Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 2022–2023

26 643

Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 1040

BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN
WETENSCHAP
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 19 juni 2023
Inleiding
Op 6 december 2022 stuurde ik u de eerste halfjaarlijkse voortgangsbrief
over het ICT-traject «Doorontwikkelen Applicatielandschap Bekostigen»
(DAB)1 over de periode mei tot en met oktober 2022. Hierbij ontvangt u de
tweede halfjaarlijkse voortgangsbrief van het vernieuwingsprogramma
DAB. Het ICT-traject DAB vervangt de verouderde ICT-systemen waarmee
DUO de bekostiging van alle onderwijsinstellingen uitvoert.
Aanleiding voor deze halfjaarlijkse voortgangsbrieven is het commissiedebat DUO2 van 7 april 2022 waarin u onder andere het definitieve
BIT-advies3 van het ICT-traject DAB met mij hebt besproken. In het debat
heb ik de toezegging gedaan halfjaarlijks te rapporteren over de
voortgang van dit ICT-traject. Tevens heb ik het Adviescollege ICT-toetsing
verzocht een vervolgtoets uit te voeren.
Uw Kamer heeft laten weten de behandeling van de eerste voortgangsbrief DAB uit te stellen tot na de vervolgtoets van het Adviescollege. Die
vervolgtoets is medio maart 2023 gestart en loopt tot en met juni 2023,
het advies wordt in juli 2023 verwacht. Ik zal vervolgens het advies met
mijn reactie aan de Kamer sturen. Om mijn toezegging aan uw Kamer
gestand te doen, informeer ik u in deze tweede voortgangsbrief over de
voortgang van het programma DAB over de periode november 2022 tot
mei 2023.

1

Kamerstuk 26 643, nr. 946.
Kamerstuk 26 643, nr. 847.
3
BIT-advies van het Adviescollege ICT-toetsing. Bijlage bij Kamerstuk 26 643, nr. 792.
2

kst-26643-1040
ISSN 0921 - 7371
’s-Gravenhage 2023

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 26 643, nr. 1040

1

Opbouw
Deze voortgangsbrief bevat allereerst een korte uitleg over de
vernieuwing van de bekostigingsprocessen. Vervolgens een overzicht van
de voortgang en huidige stand van zaken van het ICT-traject. In bijlage 14
is de meer gedetailleerde voortgangsinformatie over het traject DAB
opgenomen. In het commissiedebat hebben we ook gesproken over de
professionalisering van tactische en strategische sturing op ICT. Daarvoor
heeft DUO een verbeterplan opgesteld, het Transitieplan. In bijlage 25
wordt meer informatie gegeven over de voortgang van deze transitie bij
DUO. De risico-inventarisatie van het programma DAB is opgenomen in
bijlage 36. In bijlage 47 wordt ingegaan op de verschillende regelingen
voor bekostiging. Deze was ook opgenomen in de eerste voortgangsbrief.
En in bijlage 58 is – waar nog van toepassing – de actuele monitoringsinformatie opgenomen waar u in uw brief van 15 april 2022 om heeft
gevraagd.
Om deze tweede voortgangsbrief zelfstandig leesbaar te houden, komen
relevante delen uit de eerste voortgangsbrief in samengevatte vorm terug.
De vernieuwing van de bekostigingsprocessen
De directie Onderwijsinstellingen van de Dienst Uitvoering Onderwijs
bekostigt de onderwijsinstellingen in (Caribisch) Nederland. In 2022 ging
het in totaal om een bedrag van ruim € 41 miljard. Na de berekening van
de hoogte van het bedrag worden beschikkingen verstuurd, verplichtingen vastgelegd en het bedrag uitbetaald. Verdere taken zijn het
informeren van de instellingen over de bekostigingsstatus van hun
leerlingen, de afhandeling van de verantwoording over de bekostiging
van de onderwijsinstellingen, de voorzieningenplanning bij onder andere
het stichten van scholen en de afhandeling van bezwaar en beroep voor
het gehele concern OCW. Voorgaande wordt gerealiseerd langs vijf
hoofdprocessen, waarvan de blauwe hoofdprocessen tot de scope van het
vernieuwingsprogramma DAB behoren:

4

Zie bijlage.
Zie bijlage.
Zie bijlage.
7
Zie bijlage.
8
Zie bijlage.
5
6

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 26 643, nr. 1040

2

Het vernieuwingsprogramma DAB vindt plaats «met de winkel open».
Onderwijsinstellingen ondervinden hiervan geen hinder. De bekostiging
gaat gewoon door. In de planning is rekening gehouden met de beleidstrajecten voor de vereenvoudiging van de bekostiging po en vo. De
bestaande, verouderde, ICT-systemen worden bewust wat langer in de
lucht gehouden om als terugvalscenario te dienen in het geval er majeure
problemen optreden bij de implementatie van de nieuwe ICT-systemen.
Stand van zaken programma DAB
DUO voert het programma stap voor stap uit. In mei 2021 is de
vernieuwde applicatie voor verantwoorden opgeleverd en eind 2021 de
nieuwe basisapplicatie voor bekostiging. Met deze basisapplicatie kunnen
de belangrijkste stappen van het bekostigingsproces worden uitgevoerd:
het (verwerken van) aanvragen, plannen, berekenen, beslissen,
beschikken en uitbetalen. De specifieke bekostigingsregelingen9 per
sector worden vervolgens stapsgewijs toegevoegd aan deze basisapplicatie. Dat gaat via een zorgvuldig proces: regeling voor regeling wordt
gemodelleerd, geïmplementeerd, getest en geëvalueerd en vervolgens in
productie genomen. Voor het middelbaar beroepsonderwijs (mbo) zijn
alle bestaande regelingen toegevoegd aan de basisapplicatie en vindt de
bekostiging inmiddels succesvol plaats via de vernieuwde applicatie.
Sinds eind 2022 worden ook diverse regelingen voor de sector vo met de
vernieuwde applicatie uitbetaald (betreft circa 95% van de totale bekostiging van de vo-scholen). Alle betalingen, verricht door het nieuwe
systeem, worden tijdig en correct uitgevoerd. De implementatie heeft niet
geleid tot verstoringen voor de klant (de instellingen) en de medewerkers
zijn tevreden over de werking van het nieuwe systeem (o.a. door minder
handmatige stappen).
In januari 2023 is ook gestart met de realisatie van de applicatie voor
Voorzieningenplanning, het laatste hoofdproces binnen de scope van het
programma.
De komende periode wordt doorgewerkt aan de verdere implementatie
van de nog resterende regelingen voor de sector vo. De voorbereiding
van de implementatie binnen de sector ho is gestart. Inmiddels wordt ook
de implementatiestrategie en -planning voor de sector po verder
uitgewerkt. Meer hierover is te lezen in bijlage 1, onderdeel «voortgang
per sector».
Er wordt gewerkt aan een plan voor het uitfaseren (uitzetten) van het oude
ICT-landschap in 2025. Voor o.a. het ophalen van gegevens maakt de
vernieuwde applicatie nu nog gebruik van onderdelen van het oude
systeem. Dat zijn vaak onderdelen die sectoroverstijgend werken en
onderling «verknoopt» zijn. Deze onderdelen worden daadwerkelijk
uitgezet als ze zijn vervangen in de vernieuwde applicatie. Tevens is een
start gemaakt met een plan voor batenmanagement om te monitoren of
de in de businesscase voorziene kwantitatieve en kwalitatieve baten van
het vernieuwingsprogramma worden gerealiseerd.
Met de externe leveranciers waaronder Blueriq zijn heldere en zakelijke
afspraken vastgelegd over de governance en samenwerking. Tevens is in
samenwerking met andere uitvoeringsorganisaties en opleidingspartners
binnen het Rijk een Academy gestart voor het opleiden van Blueriq
deskundigen en het onderling uitwisselen van kennis.

9

Zie bijlage 4.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 26 643, nr. 1040

3

Verwerkingssnelheid
Punt van zorg bij het Adviescollege ICT was de verwerkingssnelheid (de
performance) van het systeem en dan met name voor de grote aantallen
scholen in de sector po. Metingen van de verwerkingssnelheid bij de
bekostiging van het mbo en vo laten zien dat de nieuwe applicatie (m.b.v.
de nieuwe ICT-systemen) in de productie-omgeving sneller is dan de door
DUO gestelde norm. Voor de sector primair onderwijs (po) is eind 2022,
vooruitlopend op de start van de migratie van die onderwijssector, een
aparte performancetest uitgevoerd. Deze test toont aan dat ook bij grote
verwachte volumes de performance binnen de norm blijft. Meer over de
gehanteerde norm is te lezen in bijlage 1.
Planning
Zoals eerder al is aangegeven, vindt de vernieuwing plaats met «de
winkel open». In het handelen van DUO staat de continuïteit van de
dienstverlening qua prioritering altijd bovenaan. De directie Onderwijsinstellingen kreeg de afgelopen periode tijdens «de verbouwing» te
maken met een grotere vraag (meer werk aan vereenvoudiging bekostiging po en vo en Covid-beleid zoals het Nationaal Programma
Onderwijs). Tegelijkertijd was er sprake van een lagere bezetting (a.g.v.
krapte op de arbeidsmarkt en ziekteverzuim). Die combinatie van factoren
maakt dat niet alles conform planning gerealiseerd is en het noodzakelijk
is om de oorspronkelijke planning qua volgordelijkheid nog eens kritisch
te beschouwen. Daarbij hanteert DUO de volgende randvoorwaarden:
1. Continuïteit dienstverlening blijft te allen tijde voorop staan;
2. Het programma DAB moet in 2024 klaar zijn en in 2025 de oude
systemen uitfaseren;
3. Haak bij live-gang zoveel mogelijk aan bij de vastgestelde bekostigingsmomenten in het jaar;
4. Voer, waar mogelijk, werkzaamheden naast elkaar uit, blijf voortgang
boeken en verbeteren.
Rekening houdend met deze randvoorwaarden wordt de planning op dit
moment herzien. Deze herziene planning wordt opgenomen in de 3e
voortgangsbrief.
Stand van zaken Transitie DUO
Het Adviescollege ICT-toetsing heeft in het eindrapport voor DAB ook een
aantal DUO-brede aanbevelingen gedaan rondom strategische en
tactische sturing, professionaliseren ontwikkel-, onderhoud- en beheerprocessen, professionaliseren van IT financieel control en het beter
aantoonbaar onderbouwen van gemaakte technologie-keuzes. Voor de
opvolging van deze DUO-brede aanbevelingen is in het eerste kwartaal
van 2022 een transitieplan (eerder nog genoemd verbeterplan) opgesteld,
dat moet resulteren in een betere besturing en beheersing van het gehele
veranderportfolio inclusief de ICT-trajecten zoals DAB.
Na de planfase is er gewerkt aan de verschillende transitie-initiatieven.
Sommigen daarvan zijn afgerond. Voor de nog doorlopende initiatieven
breekt nu de implementatie-fase aan: het daadwerkelijke gebruik van de
ontwikkelde hulpmiddelen en processen. In bijlage 2 is een opsomming
opgenomen van verbeterinitiatieven en bereikte resultaten.
Adviescollege ICT-toetsing
Zoals eerder in deze brief gemeld, verwacht ik in juli het advies van het
Adviescollege ICT-toetsing. Ik zie de adviezen van deze vervolgtoets met
belangstelling tegemoet.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 26 643, nr. 1040

4

Mede namens de Minister voor Primair en Voortgezet Onderwijs,
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
R.H. Dijkgraaf

Tweede Kamer, vergaderjaar 2022–2023, 26 643, nr. 1040

5