Landelijk kader voor invulling universitaire
ombudsfunctie

De landelijke universitaire pilot ombudsfunctie is in de periode mei-juni dit jaar geëvalueerd door
SoFoKleS. De resultaten daarvan zijn vastgelegd in een eindrapport. Het evaluatierapport kijkt niet
alleen naar de ombudsfunctie bij de vier pilot-universiteiten, maar onderzoekt ook de behoeften en
wensen van de overige instellingen. Daarbij wordt onder andere gekeken naar een zorgvuldige
inbedding van de ombudsfunctie in het systeem van de instellingen maar ook naar de taken en
toegankelijkheid van de ombudsfunctionaris.
Op donderdag 10 september hebben de werkgevers- en werknemersdelegaties in het OVW een
overzicht van de gezamenlijk gedragen aanbevelingen bij het SoFoKleS-rapport opgesteld. Deze
aanbevelingen zijn in een seminar over de ombudsfunctie op 16 september 2020 getoetst.
Daarnaast heeft er instemming op bestuurlijk niveau plaatsgevonden.
Op basis hiervan hebben de VSNU en werknemersorganisaties een landelijk kader voor de invulling
van de universitaire ombudsfunctie opgesteld. Het gaat daarbij met name om een heldere
afbakening van de rol en scope van de ombudsfunctie:
-

De ombudsfunctie wordt binnen de formele structuur van de universiteit ondergebracht
en rapporteert en adviseert direct aan het CvB.

-

De onafhankelijke en gezaghebbende positie van de ombudsfunctie wordt formeel
vastgelegd.

-

Voorafgaand aan de aanstelling van de ombudsfunctionaris worden in een reglement of
statuut de taken en bevoegdheden van de ombudsfunctionaris beschreven.

-

De ombudsman heeft de volgende bevoegdheden:
o

signaleren van ongewenste patronen (bijvoorbeeld een patroon van ongewenst
gedrag of sociale onveiligheid);

o

het gevraagd en ongevraagd advies geven;

o

contact onderhouden met alle medewerkers en studenten van de universiteit die
relevant zijn voor een melding;

-

o

het naar aanleiding van een melding zelfstandig en op eigen initiatief onderzoek doen;

o

en kan desgewenst een bemiddelende rol hebben, maar niet als mediator.

Vastlegging van het werkgebied: de ombudsfunctionaris signaleert en adviseert over
grotere trends op het gebied van sociale veiligheid, en houdt daarbij wel oog voor de
individuele casus, maar behandelt geen rechtspositionele kwesties, (individuele) meldingen
die al zijn opgepakt en zaken die expliciet belegd zijn bij een specifieke commissie zoals
ongewenst gedrag. De ombudsfunctionaris onderneemt wel actie als het een patroon
betreft.

-

De functie is een aanvulling op de hulpstructuur en mag de rollen van de
vertrouwenspersonen of commissies niet dupliceren.

-

Een goede vastlegging van de afbakening van de vertrouwenspersoon en de
ombudsfunctionaris, evenals de afbakening met andere relevante partijen zoals een
klachtencommissie. Het rapport geeft hierover het volgende aan: de vertrouwenspersoon is
in principe partijdig en ondersteunt de melder bij het aanpakken van de problematiek. De
ombudsfunctie is onpartijdig, kan onderzoek doen, en kan een bemiddelende rol spelen
tussen een melder en de organisatie. De vertrouwenspersoon is gericht op de individuele
melder, terwijl de ombudsfunctie juist breder kijkt en adviseert over achterliggende
verbeteringen die de individuele melding overstijgen.

-

Het opstellen van een profiel voor de ombudsfunctionaris. Daarbij is het van belang om
deze te spiegelen aan de beschreven karaktereigenschappen en vaardigheden die in het
rapport genoemd worden.

-

Het vastleggen van een passende invulling van de omvang van de ombudsfunctie en de
daarbij horende administratieve ondersteuning.

-

Het afleggen van verantwoording in een jaarverslag.

Eind 2022 wordt het functioneren van het instituut universitaire ombudsfunctie binnen de sector
geëvalueerd.
Daarnaast wordt in het rapport een aantal elementen genoemd waarbij een nadere invulling bij de
instelling zelf mogelijk is:
-

De ombudsfunctionaris heeft geen rol als mediator, maar kan daarvoor wel de
mogelijkheden scheppen of het initiatief nemen.

-

Voor de benaderbaarheid en het voeling houden met de sfeer binnen de universiteit, is
fysieke aanwezigheid van de ombudsfunctionaris van belang. Hiervoor is het wenselijk
een eenvoudig vindbare en bereikbare werkplek op of dichtbij de campus in te richten voor
de ombudsfunctionaris.

-

Het kunnen garanderen van vertrouwelijkheid is een waarborg, waarbij de
ombudsfunctie medewerkers helder moet informeren over de gewaarborgde privacy.
Anoniem melden wordt niet als wenselijk gezien. Als het niet bekend is wie de melder is en
wat de context van de melding is, dan kan er geen hoor- en wederhoor worden toegepast.

-

Tot slot moeten de instellingen kiezen voor een gecombineerde ombudsfunctionaris voor
zowel de medewerkers als studenten, dan wel te kiezen voor een gedeelde
ombudsfunctie met twee verschillende functionarissen (één voor medewerkers en één voor
studenten).

Bij de implementatie moet aandacht besteed worden aan hoe het functioneren van de universitaire
ombudsfunctionaris binnen de instelling wordt beoordeeld, en welke mogelijkheden daartoe zijn
binnen het kader van bijvoorbeeld de beroepsprofessionaliteit. Daarbij is vooral de vraag van
belang hoe je dat inricht zonder strijdig te handelen met bovenstaande uitgangspunten van
onafhankelijkheid en autonomie.
Als er gekozen wordt (bijvoorbeeld door cao volgers) om de ombudsfunctie te delen met meerdere
organisaties, blijven bovenstaande uitgangspunten de basis.