CONCEPT

Efficiencyonderzoeken NVWA
Rapportage Spoor 2:
Kosten ICT-beheer

1 april 2016

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse
entiteit. Alle rechten voorbehouden. Gedrukt in Nederland.

0

Inhoudsopgave

Pagina
1. Achtergrond

2

2. Methodiek & aanpak

5

3. Huidige ICT-beheerkosten

9

4. Toekomstige beheerkosten

13

5. Investeringen

22

6. Conclusie

28

Bijlagen

31

I.

Interviews

II.

Geraadpleegde documentatie

III.

Schets van het toekomstige landschap

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

1

1. Achtergrond

1. Achtergrond

Achtergrond
In de brief ‘Financieel Kader NVWA’ van 30 november 2015 aan de Tweede Kamer, is door
de staatssecretaris van Economische Zaken aangekondigd de efficiency van de NVWA
door te lichten en het opdrachtenpakket te herijken.
Hiertoe was het zaak om op korte termijn door te lichten welke efficiencyverbeteringen nog
kunnen worden gerealiseerd en in welk tempo de besparingen, zoals opgenomen in het
Plan van Aanpak, kunnen worden geëffectueerd. Dit moet voorzien in het inzicht in het
structurele kostenniveau van de NVWA.
In het Plan van Aanpak NVWA is afgesproken om inefficiënties in de interne bedrijfsvoering
van de NVWA weg te nemen om hiermee kosten te besparen. Deze inefficiënties waren
voorzien op het terrein van de arbeidsvoorwaarden en bij de beheerkosten van de ICT.
Vanwege moeizame onderhandelingen over de arbeidsvoorwaarden en technologische
ontwikkelingen is behoefte aan een herziene, realistische raming over de ‘reistijd –
werktijd’-regelingen en het ICT-beheer.
Tegelijkertijd zijn in het kader van het Plan van Aanpak de afgelopen twee jaar nieuwe
procesontwerpen voor het gehele primaire proces van de NVWA opgesteld, zijn de
voorbereidingen in volle gang om de (basis)ICT-voorzieningen te vervangen en te
moderniseren en ligt er een conceptontwerp voor een nieuwe procesgeoriënteerde
organisatie-inrichting. Er zijn aanwijzingen dat, als gevolg van de door het programma Blik
op de NVWA 2017 ontworpen procesharmonisatie, nieuwe informatievoorziening en ICT, in
de nieuwe organisatiestructuur alternatieve efficiencyverbeteringen zijn te behalen. Er
bestond bij de start van onderhavig onderzoek echter geen onderbouwde inschatting van
de omvang hiervan of van de tijd en omstelkosten die benodigd zijn om deze realistisch te
kunnen behalen.

Opdracht aan KPMG
U hebt ons gevraagd de efficiency van de NVWA door te lichten op een drietal punten:
1. Procesharmonisatie en verbeterde informatievoorziening
2. ICT-beheerkosten
3. Reistijd – werktijd

uitkomsten van de drie sporen integraal beschouwd: het efficiencypotentieel bestaat uit de
som van de drie delen. De integrale uitkomsten nemen we op in een oplegbrief, waarin de
uitkomsten per spoor met elkaar in verband worden gebracht in termen van kosten, baten
en alternatieve efficiencymogelijkheden. Het onderzoek heeft nadrukkelijk het doel de
mogelijke efficiency in kaart te brengen en – waar mogelijk – te kwantificeren, en heeft
daarmee niet het karakter van een kostprijsonderzoek, een integrale businesscase van het
verbeterprogramma of een onderzoek naar de financiering van de NVWA, DICTU en/of het
programma Blik op de NVWA 2017.

Vraagstelling
Deze rapportage spitst zich toe op spoor 2 van de opdracht aan KPMG. Deze opdracht valt
grofweg uiteen in een analyse van de huidige ICT-omgeving en -kosten en een schatting
van de toekomstige kosten van de nieuwe ICT.

Centrale onderzoeksvragen spoor 2
De centrale onderzoeksvragen van spoor 2 zijn als volgt geformuleerd:
■ Stel een analyse op van de huidige ICT-omgeving.
■ Maak een schatting van de toekomstige kosten van de nieuwe ICT, rekening houdend
met de andersoortige systemen (meer gericht op kennis, regels en modelleren i.p.v.
programmeren en beheer) zoals voorbereid in het programma Blik op de NVWA 2017.
■ Geef een bandbreedte aan van de te verwachten besparingen tussen oud en nieuw.
Zijn de huidige investeringen afdoende voor de te verwachten realisatie?
■ Zijn voorgenomen investeringen en kosten nodig of zijn er efficiëntere oplossingen
mogelijk? Gevraagd wordt in te schatten hoe snel investeringen gedaan door de NVWA
kunnen worden terugverdiend.

We hebben ons onderzoek onderverdeeld in drie deelsporen, corresponderend met
vorenstaande punten. De drie deelsporen leveren ieder een zelfstandig leesbare
eindrapportage op waarin de resultaten van het eigen spoor worden weergegeven. Om
zorg te dragen voor een adequate beantwoording van de vragen, worden de
© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

3

1. Achtergrond

Reikwijdte

Opbouw rapportage

Het onderzoek voor spoor 2 richt zich expliciet op het kwalificeren en kwantificeren van de
ICT-beheerkosten, zoals geformuleerd in het programma Blik op de NVWA 2017. Het
programma en de bijbehorende businesscases zijn kwalitatief ingestoken en bieden geen
directe handvatten voor kwantificering. Het doel van het onderzoek is om de effecten van
Blik in kaart te brengen en te kwantificeren.

De rapportage start in hoofdstuk 2 met een korte toelichting op de gehanteerde methodiek
en aanpak. Hoofdstuk 3 geeft een foto van de opbouw van de huidige ICT-beheerkosten.
Hoofdstuk 4 beschrijft enerzijds de ontwikkelingen die een rol spelen bij de toekomstige
ICT-beheertarieven; van deze ontwikkelingen wordt de huidige status weergegeven.
Anderzijds wordt in dit hoofdstuk ingegaan op de kwalitatieve effecten van deze
veranderingen op de posten ten aanzien van ICT-beheer. In hoofdstuk 5 is een analyse
Blik is opgedeeld in drie plateaus. Hieronder staan per plateau de activiteiten met
opgenomen van de voorgenomen investeringen. Vervolgens zal in hoofdstuk 6 een overallbetrekking tot ICT beschreven:
conclusie worden gegeven.
1. Bepalen: Opstellen overzicht van processen en informatiestromen, systemen en
bronnen.
2.

Realiseren: Het selecteren en inrichten van ICT-componenten. Opvatting over de
migratiestrategie en opgestelde migratieplannen, opvatting over het aangepaste ICTlandschap en nieuwe basis-informatievoorziening, inclusief externe componenten /
modules.

3.

Ondersteunen: Ingevoerde ICT, getrainde medewerkers in gebruik van de
informatievoorziening, georganiseerd beheer van de vernieuwde informatievoorziening
en uitfasering oude applicaties;

Het zwaartepunt wat betreft ICT en de bijbehorende kosten ligt in plateau 2 en 3. Het
programma Blik bevindt zich momenteel in plateau 2. De Basisvoorziening is geselecteerd
(Blueriq en enkele andere componenten) en daarnaast wordt momenteel onderzocht welke
additionele componenten nodig zijn, zoals een Planning- en Rooster Voorziening (PRV).
Het programmaplan voor plateau 3 wordt momenteel ontwikkeld en zal naar verwachting
begin april in definitieve vorm beschikbaar zijn. Wel is de inhoud van een conceptversie
van het programmaplan in deze analyse meegenomen.
Op basis van bovenstaande informatie zijn in deze rapportage de door de NVWA
geraamde investeringen m.b.t. het programma Blik opgenomen en gekeken naar het
tijdspad waarin het efficiencypotentieel geeffectueerd kan worden.

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

4

2. Methodiek &
aanpak

2. Methodiek en aanpak onderzoek
Methodiek
De keuze voor de gehanteerde methodiek is gelegen in de context waarbinnen de opdracht is
uitgevoerd:
■

Het verbeterplan van de NVWA is opgesteld om het toezicht kwalitatief te versterken en te
verbeteren. Hiertoe wordt een aantal herzieningen in de organisatie beoogd. Het realiseren van
efficiency was daarmee geen primaire doelstelling, maar is de resultante van het verbeterplan om
een kwalitatieve slag te maken.

■

Het verbeterplan van de NVWA wordt op dit moment doorgevoerd. Dit betekent dat er continu
uitvoering wordt gegeven aan de maatregelen zoals deze in het verbeterplan zijn benoemd. Het
ontwerp van de toekomstige situatie is nog niet volledig; het toekomstig NWWA ICT-landschap is
een logisch model, een verdere uitwerking is nog beperkt aanwezig.

■

De beantwoording van de vragen diende binnen een zeer kort tijdsbestek plaats te vinden. Dit
betekende dat dit onderzoek in een korte doorlooptijd uitgevoerd diende te worden en waarbij de
eerste inzichten in resultaten na 6 weken zijn opgeleverd.

De geschetste context heeft geleid tot een hypothese-gedreven methodiek, waarbij:
■

een ‘due diligence stijl’-aanpak is toegepast; waarbij gelet op de korte doorlooptijd (aantal weken)
de kwantificering zo veel mogelijk wordt gebaseerd op reeds aanwezige data en gegevens;

■

verschillen oude en nieuwe situatie inzichtelijk zijn gemaakt; door het maken van zo scherp
mogelijke foto’s van het nieuwe ICT-landschap en het uitfilteren van de verschillen t.o.v. het
huidige landschap;

■

selectief is gedetailleerd; in werksessies is ingezoomd op de verschillen tussen oud en nieuw om
deze gedetailleerd te onderbouwen met feiten en data van de NVWA (hiermee ligt de focus dus
niet op het maken van twee volledige foto’s);

■

de analyse is gedaan op basis van de reeds bij de NVWA aanwezige data en informatie; deze data
zijn verzameld en vervolgens gevalideerd (en er zijn eventueel correcties toegepast). Waar nodig
en mogelijk, is gewerkt met ramingen en aannames vanuit de betrokken specialisten van Blik en
Informatiemanagement;

■

alleen die effecten gekwantificeerd zijn die met harde data en/of met redelijke aannames van
betrokken specialisten binnen de NVWA kunnen worden onderbouwd. Effecten waar dat (nog) niet
mogelijk is, worden kwalitatief beschreven.

Hypothese gedreven methodiek: top down aanpak
© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

6

2. Methodiek en aanpak onderzoek

Aanpak in vier stappen

Voorbereiden

Dit onderzoek heeft plaatsgevonden in de periode tussen 4 januari 2016 en 22 maart 2016. De voorbereidingsfase stond in het teken van de informatieverzameling. Het betrof hier o.a.
In deze periode is intensief samengewerkt en gevalideerd met betrokkenen van de NVWA informatie met betrekking tot:
en de begeleidingsgroep. Om de ICT-beheerkosten in kaart te brengen zijn op hoofdlijnen
■ kostprijsmodellen en begroting(s)(opbouw) van ICT-componenten om te bepalen of, en
vier stappen doorlopen:
zo ja, welke kengetallen gebruikt kunnen worden voor kwantificering van de huidige ICT
1. Voorbereiden
kosten;
2.

Identificeren

3.

Uitwerken

■ programma- en projectplannen van Blik om te bepalen in welke richting de
componenten van het ICT landschap van NVWA zich ontwikkelen.

Met de NVWA is gekeken naar die componenten die verschillen t.o.v. het huidige
landschap waarvan het vermoeden bestaat dat die een effect ten opzicht van het huidige
Onderstaande figuur geeft een overzicht van deze stappen en de volgordelijkheid. Hierna landschap zouden kunnen betekenen.
volgt een nadere duiding van de bijbehorende activiteiten die binnen deze stappen zijn
Het resultaat van deze fase was een overzicht van benodigde informatie en een lijst van te
uitgevoerd.
interviewen personen.
4.

Rapporteren

Identificeren

Aanpak gericht op identificeren van verschillen
Voorbereiden
2

1

Dataverzameling
en oriënterende
interviews

3
In kaart brengen
huidige ICTomgeving en kosten

In kaart brengen
ontwikkelingen /
verschillen
Voorbereiding
werksessies en
interviews

Uitwerken

Identificeren

4

Doorrekenen

Tijdens deze fase is een foto op afstand gemaakt van de huidige ICT-beheerkosten.
Hiertoe zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:
■

Verrijken

Modelleren
Afstandfoto
maken huidige
en toekomstige
situatie

Rapporteren

Opstellen
rapportage

Houden van interviews. Hierbij is met medewerkers van de NVWA gekeken naar de
huidige ICT-kosten, gemaakte afspraken, werkplekkosten, kosten voor ICT-beheer, de
inrichting van de IT-governance/functie en overheadkosten (algemene kosten, allocatie)
o.b.v. eerdere onderzoeken. Tevens is gesproken over oplopende kosten op basis van
DICTU-tarieven en oplopende kosten op basis van veroudering inclusief nonharmonisatie.

■ Documentonderzoek ten behoeve van het creëren van inzicht in de huidige en
geprognosticeerde kosten en inzicht in huidige verdeling van de ICT-functie.

Valideren

Afstemming met betrokkenen

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

7

2. Methodiek en aanpak onderzoek

Identificeren (vervolg)

Uitwerken

Tevens zijn in deze fase de verschillen tussen de huidige situatie en de toekomstige In deze fase zijn de bevindingen uit de vorige fase verder uitgewerkt en gevalideerd.
situatie in kaart gebracht. Hiertoe zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:
Hiertoe zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:
■ Houden van interviews. Hierbij is met medewerkers die betrokken zijn bij Blik ■ Duiden van de ‘witte vlekken’ in informatie en verrijken van de analyse op basis van
gesproken over de globale veranderingen op het gebied van ICT als gevolg van Blik.
invulling daarvan.
Vervolgens is ingegaan op de specifieke componenten die veranderen als gevolg van
■ Potentiele effecten vertalen naar geschatte bedragen op basis waarvan monetaire
Blik. Hierbij is focus aangebracht op het verschil tussen oud en nieuw langs de
effecten meer meetbaar worden gemaakt.
volgende lijnen:
■ Analyse van de huidige investeringen en ramen van de verwachte terugverdientijd.
– Nieuwe componenten
■ Analyse op basis van de verkregen informatie of de voorgenomen investeringen en
– Vervallen componenten
kosten noodzakelijk zijn of dat er efficiëntere oplossingen mogelijk zijn.
– Vervangen componenten
Rapporteren
■ KPMG-expertsessie gericht op het inbrengen van ervaringen met zaakgerichte
Tijdens deze stap zijn de resultaten uit het onderzoek verwerkt in deze rapportage. Hiertoe
systemen en het budgetteren hiervan en andere effecten in relatie tot toekomstige ICTis in totaal twee keer een conceptrapportage opgesteld en besproken in de begeleidingskosten.
commissie. De voorliggende rapportage bevat de definitieve resultaten van het onderzoek.
■ Verdiepende workshop om het kwalitatieve effect als gevolg van de bovengenoemde Concreet betekent dat het volgende voor de inhoud:
wijzigingen in ICT in kaart te brengen. Ook zijn daar waar mogelijk de kwantitatieve
■ In deze rapportage wordt een compleet en kwalitatief beeld geschetst van de
effecten onderdeel geweest van de workshop.
geïdentificeerde effecten langs de lijnen nieuwe, vervallen en vervangen componenten.
Het resultaat van deze fase was een foto op afstand van de huidige ICT-kosten, een foto
■ Een aantal van de effecten is gekwantificeerd. Van een aantal effecten is duidelijk dat
van de beoogde verschillen tussen het huidige ICT-landschap en het toekomstige ICTer geen kwantificering mogelijk is (in dit document wordt aangegeven voor welke
landschap en een set van geïdentificeerde effecten.
effecten dat geldt en waarom).
Het resultaat van deze fase was een gecompleteerd inzicht van de toekomstige kosten.
■ De analyse van de investeringskosten van Blik is opgenomen in dit document. Er is een
analyse gedaan op de beschikbare informatie en een eerste inschatting opgesteld van
de investeringskosten voor ontbrekende componenten.
■ Op basis van de hiervoor genoemde punten is een conclusie op het niveau van de
verschillende effecten en investeringen en een overall-conclusie opgenomen, waarin
gestructureerd antwoord wordt gegeven op de centrale vragen.

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

8

3. Huidige ICTbeheerkosten

3. Huidige ICT-beheerkosten

Huidige ICT-beheerkosten – Opbouw ICT-beheerkosten

Inleiding
In dit hoofdstuk worden de huidige ICT-beheerkosten weergegeven. Deze kosten zijn in
kaart gebracht met als doel een vergelijk te kunnen maken met de toekomstige kosten
van ICT-beheer. Bij het in kaart brengen van de ICT-beheerkosten is de
meerjarenbegroting als uitgangspunt genomen.

Totale ICT-beheerkosten 2015

Opbouw ICT-beheerkosten

Afschrijvingskosten
projecten
10%

De ICT-beheerkosten van de NVWA, zijn opgebouwd uit vier componenten (zie figuur
rechts):
1.

Informatiemanagementkosten: De informatiemanagementfunctie en het functioneel
applicatiebeheer wordt uitgevoerd door de afdeling Informatiemanagement (verder
IM) van de NVWA. Deze post bestaat uit de kosten voor het personeel van de
afdeling IM.

2.

Inhuur IM-projecten: Deze post bevat de kosten voor externe inhuur door
Informatiemanagement in het kader van ICT-investeringsprojecten die niet
geactiveerd mogen worden. Hieronder valt ook de overige inhuur van ICT.

3.

DICTU-beheerkosten: DICTU is de exclusieve leverancier van de NVWA voor ITdiensten. Deze diensten omvatten werkplekken, infrastructuur, technisch
applicatiebeheer en onderhoud. Deze diensten worden waar mogelijk volgens het
P*Q-principe ingekocht volgens de geldende tarieven van DICTU welke jaarlijks
worden vastgesteld.

4.

IM kosten
13%

Inhuur IMprojecten
3%
DICTU
beheerkosten
74%

Afschrijvingen projecten: Deze post bestaat uit de afschrijvingen als gevolg van
investeringen uit het verleden en van investeringen die in de planning staan,
waarvoor een afschrijvingstermijn van 4 jaar wordt gehanteerd.

Hierna zijn de verschillende componenten verder geduid. Hierbij is per component een
(kwalitatieve) beschrijving opgenomen van wat de betreffende component behelst en zijn
de omvang en de kosten geschetst.

ICT-beheerkosten NVWA

2015
(x EUR miljoen)

1. Informatiemanagementkosten

5,0

2. Inhuur IM-projecten

1,4

3. DICTU-beheerkosten

28,5

4. Afschrijvingen projecten

3,8

Totale ICT-beheerkosten NVWA*

38,7

* Overzicht van de ICT-beheerkosten op basis van de meerjarenbegroting.
© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

10

3. Huidige ICT-beheerkosten

Huidige ICT kosten – Posten en omvang
Ad 1. Informatiemanagement

Ad 3. DICTU-beheerkosten

De NVWA heeft een IM-afdeling die verantwoordelijk is voor (beleids)advies, de
ontwikkeling (projecten) en het functioneel beheer van haar informatievoorziening. Het
technisch beheer, onderhoud en contacten met leveranciers wordt voor de NVWA
verzorgd door DICTU. De IM-afdeling maakt deel uit van de Directie Bedrijfsvoering en
wordt momenteel ad interim aangestuurd door de directeur Bedrijfsvoering.

De post DICTU-beheerkosten betreft de dienstverlening van DICTU en omvat diensten
voor werkplekken, infrastructuur, technisch applicatiebeheer en onderhoud. In
onderstaand overzicht is opgenomen wat de prognose is van de reële DICTUbeheerkosten voor 2015.

De IM-afdeling is opgebouwd uit vier teams plus een staf bestaande uit het hoofd,
secretaresse en een senior adviseur Bedrijfsvoering. Het team Project en Business
Intelligence bestaat uit 10,6 fte met functieschalen tussen de 10 en 13. Dit team draagt
zorg voor de uitvoering van projecten en (management)informatievoorziening, onder
andere ten behoeve van meer risicogestuurd toezicht. Het team Proces en
Informatiemanagement van de afdeling IM richt zich op Beleidsontwikkeling en bestaat uit
13,4 fte in functieschalen tussen de 10 en 13. Daarnaast zijn er twee teams Functioneel
Beheer met in totaal 33,9 fte in functieschalen tussen de 8 en 11 (met uitzondering van
de twee teamleiders). Het totaal te beheren applicatielandschap bevat 224 applicaties
conform de laatste telling van het team Concernarchitectuur.
Omvang en kosten
De bezetting van de IM-afdeling bestaat in 2015 uit 60,7 fte. De totale kosten voor de IMafdeling (ambtelijke salariskosten en p-gerelateerde kosten) bedroegen EUR 5 miljoen in
2015.
Ad 2. Inhuur IM-projecten
Jaarlijks stelt NVWA een projectenkalender op. Alle actuele en verwachte projecten zijn
opgenomen in deze kalender. De ICT-projecten in het kader van Blik op NVWA 2017 zijn
niet in de projectenkalender verwerkt. Ten behoeve van de uitvoering van de projecten
wordt gebruikgemaakt van externe inhuur.

DICTU-beheerkosten

Prognose 2015
in EUR

A. Werkplekservices

12.217.062

B. Regulier beheer

3.948.592

C. Infra exploitatie

8.132.218

D. Spoedeisend onderhoud

240.000

E. Releasematig onderhoud

1.976.640

F. Oracle EBS-kosten

2.174.759

DICTU-beheerkosten

28.689.269

Hierbij merken wij op dat de werkelijke DICTU-beheerkosten blijkens het Intern
Jaarverslag 2015 van de NVWA EUR 27,8 miljoen bedragen. In de
leveringsovereenkomst NVWA-DICTU 2016 is vervolgens opgenomen dat voor de totale
DICTU-beheerkosten EUR 30,6 miljoen is voorzien.
Ad A. Werkplekservices:
De post werkplekservices bestaat uit kosten voor mobiele werkplekken, voor vaste
werkplekken en kosten voor telefonie. Sinds 2015 zijn hier kosten voor leenlaptops voor
de mobiele helpdesk en ‘KA+’-kosten bij gekomen. In verhouding is het aantal mobiele
werkplekken (ongeveer 2.500) relatief hoog ten opzichte van de vaste werkplekken
(ongeveer 600). Daarnaast zijn de kosten voor mobiele werkplekken logischerwijs hoger
dan vaste werkplekken. De totale omvang betreft EUR 12,2 miljoen in 2015.

Omvang en kosten
Ad B. Regulier beheer:
Van de 18 lopende projecten op de Projectenkalender 2015, zijn er 7 projecten per
oktober 2015 afgerond. De projecten op deze kalender zijn te kenschetsen als
onderhoudsprojecten, ingegeven door bijvoorbeeld wijzigingen in wet- en regelgeving. De
totale kosten voor de inhuur met betrekking tot deze onderhoudsprojecten bedroegen
EUR 1,4 miljoen in 2015.

De kosten voor het regulier beheer betreffen technisch (applicatie)beheer en
licentiekosten. Er wordt een onderscheid gemaakt in de volgende clusters: NVWA
basisvoorziening (EUR 165K), NVWA bedrijfsvoering en gegevensbeheer (EUR 419K),
NVWA handhaving (EUR 1.119K), NVWA import en export (EUR 1.253K)*, klantcontact
(EUR 463K), NVWA lab (EUR 275K), en NVWA visserij (EUR 253K). De totale kosten
betreffen EUR 3,9 miljoen in 2015. Een uitsplitsing van de kosten op het niveau van
applicaties is niet beschikbaar.
* De kosten voor de applicatie Client maken hier geen onderdeel vanuit: deze worden extracomptabel bijgehouden.

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

11

3. Huidige ICT-beheerkosten

Huidige ICT kosten – Posten en omvang

Ad C. Infra exploitatie

Conclusie huidige ICT-beheerkosten

De kostenpost ‘infra services’ is voor 60% opgebouwd uit kosten op basis van P*Q. De
overige 40% zijn toegerekende generieke kosten. Deze post bestaat uit housing en
hosting van infrastructuur. De totale omvang betreft EUR 8,1 miljoen.

De totale ICT-beheerkosten van de NVWA bedragen EUR 38,7 miljoen per augustus
2015, het merendeel van deze kosten bestaat uit de kosten voor DICTU (circa 74%).
Voor 2016 worden de ICT-beheerkosten op een gelijkblijvend bedrag begroot. De periode
2012-2015 laat een duidelijke stijging van de DICTU-beheerkosten zien. De NVWA heeft
ten aanzien van applicatierationalisatie stappen gezet. De grotere en duurdere applicaties
komen pas met Blik aan bod.

Ad D. Spoedeisend onderhoud
De berekening voor deze kostenpost is gebaseerd op een schatting door de afdeling
Functioneel Beheer van de NVWA; per jaar wordt er een schatting gemaakt van het
benodigde aantal uur maal het tarief voor spoedeisend onderhoud. Het uurtarief voor
spoedeisend onderhoud is bewust hoger dan het regulier beheer, om het gebruik te
ontmoedigen. De totale kosten betreffen EUR 240.000.
Ad E. Releasematig onderhoud

Deze huidige ICT-beheerkosten zijn gebaseerd op (het beheer van) het huidige ICTlandschap van de NVWA. Om te komen tot een schatting van de toekomstige ICTbeheerkosten, wordt eerst gekeken naar de verschillen tussen het huidige landschap en
het beoogde landschap (als gevolg van Blik). Deze verschillen zijn geduid in het volgende
hoofdstuk (hoofdstuk 4) van deze rapportage.

Deze post bestaat uit adaptief en correctief onderhoud van de applicaties zoals in beheer
bij DICTU. De samenstelling van de release komt in overleg tussen NVWA en DICTU tot
stand. De totale kosten betreffen EUR 1,9 miljoen.
Ad F. Oracle EBS
NVWA maakt gebruik van EBS Finance zoals geleverd en beheerd door DICTU voor het
voeren van de financiële informatie. Naast beheer bevat deze post de licentiekosten. De
totale kosten betreffen naar verwachting EUR 2,2 miljoen.
Ontwikkelingen
De kosten voor de dienstverlening van DICTU zijn in de periode 2012-2015 jaarlijks
toegenomen, van EUR 23,5 miljoen in 2012 naar EUR 27,8 miljoen in 2015. De NVWA
kan de kosten in enige mate beïnvloeden door keuzes in het applicatielandschap
(applicaties uitfaseren) en de diensten die volgens P*Q worden afgenomen. Het effect
hiervan is de afgelopen jaren beperkt geweest. De toename verhoudt zich tot wijzigingen
in tariefstelling van de dienstverlening van DICTU. Tenslotte merken wij op dat de
DICTU-beheerkosten voor gedurende 2015 verschillende cijfers tonen, maar circa 74 %
van de totale ICT-beheerkosten bedragen (meerjarenbegroting = EUR 28,5 miljoen,
Prognose = EUR 28,6 miljoen, jaarverslag = EUR 27,8 miljoen).
In de periode 2012-2015 heeft de NVWA ten aanzien van applicatierationalisatie stappen
gezet met een bepekt effect op de kosten. Een aantal kleinere applicaties zijn
uitgefaseerd maar de grotere en duurdere applicaties zijn buiten de scope voor
rationalisatie gebleven, o.a. in afwachting van Blik.
© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

12

4. Toekomstige
ICT-beheerkosten

4. Toekomstige ICT-beheerkosten

Toekomstige ICT kosten – Inleiding

Inleiding
Dit hoofdstuk richt zich op een schatting van de toekomstige kosten van ICT-beheer.
Hiertoe wordt allereerst ingegaan op de globale veranderingen op het gebied van ICT als
gevolg van Blik. Een overzicht hiervan is opgenomen in bijlage III. Vervolgens wordt
ingegaan op de componenten welke veranderen als gevolg van Blik. Hierbij is focus
aangebracht op het verschil tussen oud en nieuw langs de volgende lijnen:
1.

Nieuwe componenten

2.

Vervallen componenten

3.

Vervangen componenten

Ten slotte worden aan de hand van deze componenten de kwalitatieve en kwantitatieve
effecten op de huidige posten voor ICT-beheer weergegeven, te weten voor de posten
‘informatiemanagement’ en ‘projecten’.

Uit het programmaplan van Blik op 2017 komt naar voren dat naast de behoefte aan
een efficiënter en effectiever primair proces, ook de huidige staat van de ICT binnen de
NVWA aanleiding tot modernisering vormt. De ICT wordt hierbij gekenmerkt als
gebrekkig en ondersteunt de medewerkers in onvoldoende mate. Ook wordt
aangegeven dat daarnaast sprake is van slechte beheersbaarheid, aanpasbaarheid en
hoge exploitatielasten.
Planning Blik
Blik wordt programmamatig aangestuurd op basis van de best practice-methode MSP.
De basis vormt het programmaplan dat is opgedeeld in drie plateaus. Hieronder staan
per plateau de activiteiten met betrekking tot ICT beschreven:
1.

Bepalen (afgerond per 1 april 2015). Overzicht van processen en
informatiestromen, systemen en bronnen; inzicht in ICT-mogelijkheden, eisen aan
de informatievoorziening en opvattingen over de toepassing van de
bedrijfsprocessen in relatie tot informatiestromen en ICT.

2.

Realiseren (1 maart 2015 t/m 31 december 2017). Het selecteren en inrichten van
ICT-componenten. Opvatting over de migratiestrategie en opgestelde
migratieplannen, opvatting over het aangepaste ICT-landschap en nieuwe basisinformatievoorziening, inclusief externe componenten/modules.

3.

Ondersteunen (1 februari 2016 t/m 1 november 2018). Ingevoerde ICT, getrainde
medewerkers in gebruik van de informatievoorziening, georganiseerd beheer van
de vernieuwde informatievoorziening en uitfasering oude applicaties.

Blik
De NVWA heeft zich ten doel gesteld om in 2017 effectiever en efficiënter te kunnen
werken. Om deze verandering te realiseren is het Verbeterplan opgesteld met vier
horizontale thema’s. Dit zijn:
1.

Kennisgedreven & risicogerichte aanpak

2.

Procesvernieuwing, informatie & ICT

3.

Effectief instrumentarium

4.

Mensen als motor

Thema 2 vormt de basis voor het programma Blik op NVWA 2017, gedocumenteerd in het
‘Programmaplan Blik: Verbeterlijn Procesvernieuwing, Informatie & ICT’. Binnen dit
programma zijn weer zeven thema’s benoemd. De thema’s Procesuniformering en
vernieuwing en Moderne en passende ICT-systemen leiden tot veranderingen binnen de
informatievoorziening van de NVWA. In eerste instantie worden nieuwe processen en
informatiestromen gedefinieerd welke leiden tot behoefte aan moderne en passende ICTsystemen.

Het zwaartepunt wat betreft ICT en de bijbehorende kosten ligt in plateau 2 en 3. Het
programma Blik bevindt zich momenteel (maart 2016) in plateau 2. De Basisvoorziening
is geselecteerd (Blueriq en enkele andere componenten) en daarnaast wordt
momenteel nog onderzocht welke additionele componenten nodig zijn, zoals een
Planning- en Rooster Voorziening (PRV). Het programmaplan voor plateau 3
(plateauplan 3) wordt momenteel ontwikkeld en is in concept beschikbaar. Dit plan gaat
onder andere in de op de transitievolgorde en bevat naast een inschatting van de
doorlooptijd een kostenraming. Bij deze raming worden de IT-kosten als gevolg van de
transitie buiten beschouwing gelaten.

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

14

4. Toekomstige ICT-beheerkosten

Toekomstige ICT kosten – Veranderingen en effecten

Veranderingen

Overige effecten

1.

Naast een direct effect op de DICTU-beheerkosten hebben de verschillen ook afgeleide
effecten op de overige posten van de begroting voor ICT-beheer, te weten:

Nieuwe componenten: Een van de doelstellingen van Blik is het realiseren van
passende en moderne informatievoorziening. Om aan deze doelstelling te voldoen is
ervoor gekozen een nieuw ICT-platform te realiseren: de Basisvoorziening. Deze
Basisvoorziening is samengesteld uit enkele nieuwe ICT-systemen in combinatie met
enkele bestaande systemen en zal het merendeel van de primaire processen gaan
ondersteunen. Aan de hand van de verschillen kunnen de effecten op de kosten
geduid worden. Deze kosten vallen in de volgende categorieën:

■ Veranderingen in de samenstelling en omvang van de IM-organisatie.
■ Veranderingen in de behoefte aan projecten en daaraan gerelateerde investeringen en
inhuur.
■ Veranderingen in de afschrijvingen als gevolg van investeringen in projecten.

– Nieuwe kosten voor regulier beheer.
– Nieuwe kosten voor infrastructuur.
– Nieuwe kosten voor spoedeisend en releasematig onderhoud.
2.

Vervallen componenten: De introductie van de Basisvoorziening maakt dat een
significant deel van het huidige applicatielandschap overbodig wordt en dus komt te
vervallen. Hierdoor kunnen besparingen behaald worden op de volgende gebieden:
– Besparingen op regulier beheer.
– Besparingen op infrastructuur.
– Besparingen op spoedeisend en releasematig onderhoud.

3.

Vervangen: Het beheer van de nieuwe componenten zal plaatsvinden in de Cloud
welke door DICTU wordt aangeboden. Daarnaast zullen de applicaties die niet door de
Basisvoorziening vervangen worden ook op termijn naar de Cloud gemigreerd worden.
Dit brengt de volgende veranderingen met zich mee:
– Kosten voor infra nieuwe componenten.
– Wijziging in de kosten voor te behouden applicaties.

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

15

4. Toekomstige ICT-beheerkosten

Toekomstige ICT kosten – Nieuwe componenten

Veranderingen

(plateau 2) is afgerond. De omvang van deze kosten zal naar verwachting eind
plateau 2 (31 december 2017) inzichtelijk moeten kunnen zijn.

Zoals hiervoor beschreven levert het programma Blik een nieuwe Basisvoorziening op.
Deze Basisvoorziening resulteert in nieuwe kosten voor regulier beheer, infra exploitatie en ■ De kosten voor de infrastructuur voor de Basisvoorziening zijn nog niet inzichtelijk. De
NVWA is hiervoor afhankelijk van de eerder genoemde offerte die bij DICTU is
spoedeisend en releasematig onderhoud.
opgevraagd.
Effecten
■ Er zijn geen historische cijfers over behoefte aan spoedeisend en releasematig
1. Het in beheer nemen van de Basisvoorziening heeft een effect op de post regulier
onderhoud voor de Basisvoorzienig om het benodigde budget op te baseren. Dit zal
beheer. Er komen nieuwe kosten bij voor het beheer van de Basisvoorziening in de
moeten blijken op basis van ervaring na de ingebruikname van de Basisvoorziening.
vorm van uren voor technisch beheer. De aanname op dit moment is dat DICTU deze
Daarnaast is nog onduidelijk in hoeverre onderhoud in de licentiefee voor het gebruik
kosten gaat bepalen op basis van het functiepuntenmodel. De NVWA heeft voor deze
van de Basisvoorziening is opgenomen.
kosten nog geen indicatie ontvangen van DICTU. Deze kosten worden per 1 januari
2018 opgenomen in de reguliere beheerlast die DICTU aan de NVWA in rekening Financiële impact
brengt. Reguliere beheerlasten voor dat moment komen ten laste van het
■ In afwachting van de offerte van DICTU heeft het programma Blik zelf een inschatting
programmabudget. Daarnaast brengt het in beheer nemen van de Basisvoorziening
gemaakt van de kosten voor het technisch beheer van de Basisvoorziening. Hierbij is
nieuwe licentiekosten met zich mee voor het gebruik van onder meer de Blueriqde norm van SIG*) gehanteerd welke uitgaat van 15% van de herbouwwaarde van een
componenten en de PRV.
applicatie om deze op een stabiel kwaliteitsniveau te houden. Voor de Basisvoorziening
2. Het in beheer nemen van de Basisvoorziening heeft een effect op de post infra
komt dat uit op een jaarlijkse beheerlast van EUR 3.889.800. Als de DICTU-opslag van
exploitatie. Er komen nieuwe kosten bij voor de infrastructuur waar de
21,1% voor indirecte kosten (tarief 2016) wordt meegerekend komt dit uit op
Basisvoorziening gebruik van maakt. Deze kosten worden berekend aan de hand van
EUR 4.710.547 (afgerond EUR 4,7 miljoen).
de gebruikte infrastructuur (Q) en de Cloud-tarieven van DICTU, (P). Conform de
■ Daarnaast heeft het programma een indicatie van de jaarlijkse licentiekosten voor
offerte van DICTU voor het implementeren van de Basisvoorziening worden
Blueriq afgegeven. Deze bedragen EUR 475.000 (o.b.v. 2.000 concurrent-users en
exploitatielasten voor infrastructuur gedurende het implementatietraject duidelijk. De
16.000 web-users) inclusief nieuwe releases. Inclusief DICTU-opslag komt dit neer op
implementatie is op dit moment afgerond, cijfers over de huidige exploitatielasten zijn
EUR 575.225 (afgerond EUR 0,6 miljoen).
niet aangetroffen. Daarbij is het onduidelijke of de huidige infrastructuurfootprint, de Q,
al is berekend op productiegebruik of alleen voor de inrichtingsfase.
■ Voor infra exploitatie, spoedeisend en releasematig onderhoud kan de financiële impact
in dit stadium nog niet worden bepaald.
3. Jaarlijks reserveert de NVWA een budget voor spoedeisend en releasematig
onderhoud dat door DICTU wordt uitgevoerd. Ook voor de Basisvoorziening zullen
*)
Definitie SIG norm: De genoemde 15% is een ervaringscijfer, het is gebleken dat voor gezonde applicaties er ± 15%
deze vormen van onderhoud naar verwachting benodigd zijn. De mate waarin, zal
van de herbouwwaarde (in manmaanden) aan technisch onderhoud/beheer wordt besteed. Hierin zit:
naar verwachting eind plateau 2 (31 december 2017) inzichtelijk moeten kunnen zijn.
– bug fixing / correctief onderhoud
Onzekerheid toekomstbeeld
■ De reguliere beheerkosten van de Basisvoorziening zijn nog niet in kaart gebracht. De
NVWA is hiervoor afhankelijk van de offerte die bij DICTU is opgevraagd.

– preventief onderhoud (versiebeheer etc.)
– (klein) adaptief onderhoud
Het gaat hierbij om de design-, ontwikkel- en (unit- en systeem)test-activiteiten, welke doorgaans door een
ontwikkelteam worden uitgevoerd.

■ DICTU heeft aangegeven dat het functiepuntenrekenmodel nog in ontwikkeling is en
dat definitieve vaststelling van de beheerlast pas mogelijk is als de inrichtingsfase
© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

16

4. Toekomstige ICT-beheerkosten

Toekomstige ICT kosten – Vervallen componenten

Veranderingen
Volgens de ‘Was-wordt lijst applicatielandschap: Basisrapport applicaties’ (IST-SOLL-lijst)
maakt de NVWA momenteel gebruik van 224 applicaties, waarvan 35 applicaties bij
externe partijen in beheer zijn en 67 applicaties geen impact kennen van het programma
Blik. De overige 122 applicaties worden vervangen door de Basisvoorziening en zijn na
ingebruikname van de Basisvoorziening overbodig.
Effecten
1.

2.
3.

applicaties bedragen volgens de opgave van DICTU EUR 3,6 miljoen. Daarnaast
hebben NVWA en DICTU een raming opgesteld van de exploitatiekosten per applicatie
aan de hand van de IST-SOLL-lijst. Op basis van deze inschatting bedraagt het
besparingspotentieel EUR 3,95 miljoen (17 grootste plus overige applicaties). De
definitieve afname in kosten wordt door DICTU vastgesteld wanneer de applicatie
daadwerkelijk uitgefaseerd is. Het is onduidelijk of uitfaseren van applicaties tot een
een-op-een afname van kosten leidt. Mogelijke effecten zoals versnelde afschrijving
van infrastructuur kan de kostenbesparing tijdelijk drukken. Daarnaast zijn de huidige
kosten per applicatie niet voor alle applicaties inzichtelijk.

De reguliere beheerkosten voor de uit te faseren applicaties komen te vervallen vanaf
het moment van uitfaseren. Op basis van de IST-SOLL-lijst is het mogelijk om een ■ Er zijn geen historische cijfers over behoefte aan spoedeisend en releasematig
onderhoud voor de Basisvoorzienig om het benodigde budget op te baseren. Dit zal
inschatting te maken van de omvang van deze besparing.
moeten blijken op basis van ervaring na de ingebruikname van de Basisvoorziening.
Op basis van de IST-SOLL-lijst is het mogelijk om een inschatting te maken van de
Daarnaast is nog onduidelijk in hoeverre onderhoud in de licentiefee voor het gebruik
omvang van de besparing op de kosten voor infra exploitatie.
van de Basisvoorziening is opgenomen. Wel is een overzicht beschikbaar van de 17
grootste applicaties die door Blik zullen worden vervangen. De kosten voor infra
Wat betreft spoedeisend en releasematig onderhoud is de verwachting bij de NVWA
exploitatie van deze applicaties bedraagt EUR 0,5 miljoen.
dat het aantal incidenten en de behoefte aan releases zullen afnemen als gevolg van
de harmonisatie en modernisatie van het ICT-landschap die het resultaat is van de Financiële impact
invoering van de Basisvoorziening. Hierdoor is er mogelijk sprake van een afname in
de kosten voor deze vormen van onderhoud. Daarnaast kunnen naar verwachting ■ In onderstaande tabel is het gekwantificeerde effect van de vervallen componenten
weergegeven.
meer onderhoudswerkzaamheden door de NVWA zelf worden verricht op de
Basisvoorziening in vergelijking met het huidige applicatielandschap, waardoor minder
Post
Raming 17 grootse
Overige applicaties
inhuur van DICTU nodig zal zijn. Dit zal ook een effect hebben op de kosten.
applicaties
(x EUR miljoen)

(x EUR miljoen)

Reguliere beheerkosten

2,2

PM

Infra exploitatie

3,6

0,45

Spoedeisend en releasematig
onderhoud

0,5

PM

Onzekerheid toekomstbeeld
■ Er bestaat noch bij de NVWA noch DICTU een integraal beeld van de afname van
beheerkosten voor uitgefaseerde applicaties. Wel is een overzicht beschikbaar van de
17 grootste applicaties die door Blik zullen worden vervangen. De totale reguliere
beheerkosten van deze applicaties bedragen volgens de opgave van DICTU EUR 2,2
miljoen. De definitieve afname in kosten wordt door DICTU vastgesteld wanneer de
applicatie daadwerkelijk uitgefaseerd is.
■ Voor de infrastructuurkosten is een overzicht beschikbaar van de 17 grootste
applicaties die door Blik zullen worden vervangen. De infra exploitatiekosten van deze

■ De kwalitatieve effecten van de reguliere beheerkosten en spoedeisend en
releasematig onderhoud zijn anders dan voor de 17 grootste applicaties niet geraamd.
Deze kosten zijn naar verwachting van een relatief beperkte omvang.

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

17

4. Toekomstige ICT-beheerkosten

Toekomstige ICT kosten – Vervanging
■ In de memo ‘Toelichting op Cloud kosten niet opgenomen in Cloud tarieven’ wordt
melding gemaakt van de project- en frictiekosten die DICTU maakt voor de invoering
DICTU werkt aan de opbouw van een private Cloud die onderdeel zal zijn van de
van de Cloud. Deze kosten worden in rekening gebracht bij de opdrachtgevers van
Rijkscloud. Het doel van deze Cloud is een grotere beschikbaarheid en betrouwbaarheid
DICTU, waaronder de NVWA, ongeacht of zij gebruikmaken van de Cloud. Voor de
van de infrastructuur, tegen lagere kosten. De NVWA zal als afnemer van DICTU ook
periode 2016-2020 komt dit voor NVWA neer op een totaal van EUR 1,8 miljoen.
Cloud-diensten afnemen van DICTU. Het eerste grote project van de NVWA dat op de
Cloud wordt ingericht is de Basisvoorziening. Doel van het programma Cloud van DICTU is ■ Voordat een applicatie naar de Cloud gemigreerd kan worden, moet deze voldoen aan
bepaalde aansluitvoorwaarden. De belangrijkste is een actuele versie, N-1 of N, waarbij
om alle applicaties bij DICTU in beheer (maar minimaal 65%) te migreren naar de Cloud.
N door DICTU bepaald wordt. Als er is voldaan aan de aansluitvoorwaarden kan er, in
Effecten
gezamenlijk overleg tussen DICTU en NVWA, een migratie gestart worden. Noch bij de
NVWA, noch bij DICTU bestaat momenteel een integraal beeld van de kosten om alle
1. De Basisvoorziening zal gebruik gaan maken van infrastructuur volgens de Cloudapplicaties van de NVWA aan de aansluitvoorwaarden te laten voldoen. De inspanning
methodiek.
voor de migratie bestaat uit 2-3 weken testen voor Functioneel Beheer bij de NVWA,
2. Op voorspraak van de CIO-office van EZ is de intentie om 60% van de applicaties te
conform de vuistregel van DICTU van 40-80 uur per applicatie.
migreren naar de Cloud. De NVWA onderzoekt momenteel wat de kosten zijn voor
■ In de overgang naar de Cloud wordt er door de NVWA een onderscheid gemaakt
een migratie naar de Cloud voor de te behouden applicaties.
tussen kleinere en meer complexe applicaties. Voor de kleine applicaties wordt de
Onzekerheid toekomstbeeld
overgang naar de Cloud in principe altijd ingezet. Voor complexere applicaties wordt
gezamenlijk met DICTU een advies opgesteld. Met behulp van dit advies kan de NVWA
■ In de nota Kosten- en facturatiesystematiek Cloud, van de Werkgroep Cloud van
een
businesscase opstellen op basis van de beheerkosten en de transitiekosten en
DICTU, wordt inzicht gegeven in de kosten van de Cloud. De rekenvoorbeelden in deze
daarmee een besluit nemen over het al dan niet migreren van de applicatie.
notitie schetsen een verwachte besparing van 20-25% bij het gebruik van Cloud ten
opzichte van non-Cloud. DICTU heeft aangegeven dat de tariefstelling van de Cloud- Financiële impact
diensten zich nog in de pilotfase bevindt en dat deze tarieven in 2016, in overleg met de
afnemers, periodiek worden herijkt. Daarnaast bestaat er geen integraal beeld van de ■ De huidige status van opbouw van een private Cloud in combinatie met de hiervoor
genoemde onzekerheden, bieden onvoldoende basis om het gekwantificeerde effect
transitiekosten om bestaande applicaties naar de Cloud te brengen.
van de vervallen componenten weer te kunnen gegeven.
■ Daarnaast is het transitiescenario van belang bij de afweging of bestaande applicaties
die door de Basisvoorziening vervangen worden nog naar de Cloud gemigreerd
worden. De businesscase om een dergelijke applicatie te migreren wordt sterker
naarmate de termijn waarop deze uitgefaseerd wordt langer duurt.
Veranderingen

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

18

4. Toekomstige ICT-beheerkosten

Toekomstige beheerkosten – Informatiemanagement

Effecten

Onzekerheid toekomstbeeld

1.

Het uitwerken van de hiervoor genoemde effecten maakt deel uit van de afronding van het
traject gericht op het Voorgenomen Organisatiebesluit per 1 januari 2017. Daarnaast is de
verwachting dat het VOB ook de transitie van de huidige IM-organisatie naar de
toekomstige organisatie adresseert. Daarmee is momenteel geen formele onderbouwing of
kwantificering van deze effecten beschikbaar.

De invoering van de Basisvoorziening betekent dat de NVWA gebruik gaat maken van
ICT-systemen met een ander karakter (meer gericht op kennis, regels en modelleren)
dan het huidige applicatielandschap. Deze wijziging brengt een andere wijze van
invulling van aan digitaliseringsfuncties mee. Binnen Blik is een analyse gepleegd van
de benodigde functies. Hieruit komt naar voren dat er naast de afdeling IM een nieuwe
functie Proces- en Productontwikkeling (PPO) wordt ingericht. De product- en
procesexperts van PPO werken dan nauw samen met de systeemexperts van IM om
de digitalisering vorm te geven. De PPO-functie is een logisch gevolg van de
toenemende mate van automatisering, maar de kosten voor deze afdeling kunnen niet
a priori als ICT-beheerkosten worden gezien. Deze wijzigingen zullen ook een effect
hebben op de aard van de benodigde rollen binnen de afdeling IM. De verwachting bij
de NVWA is dat er nieuwe rollen nodig worden op gebieden zoals architectuur,
procesmodelleren en data-analyse. De functie PPO, de benodigde rollen binnen IM en
samenhang tussen de twee afdelingen zijn nog niet geformaliseerd. Momenteel
worden er binnen de NVWA nieuwe keuzes gemaakt over de inrichting van de
organisatie. De wijzigingen binnen de afdeling IM maken naar verwachting deel uit van
deze overwegingen, welke hun beslag zullen krijgen in het VOB.

2.

De vervanging van de huidige 17 kernapplicaties door de nieuwe Basisvoorziening kan
een effect hebben op het benodigd aantal functioneel beheerders. Op basis van de
SOLL-IST-lijst van applicaties is het mogelijk om een inschatting te maken van het
aantal functioneel beheerders dat overbodig wordt als gevolg van het uitfaseren van
applicaties. Daarnaast zijn er nieuwe functioneel beheerders nodig voor het beheer
van de Basisvoorziening. Bij de NVWA leeft de verwachting dat het totaalaantal
benodigde beheerders mogelijk daalt als gevolg van de harmonisatie en modernisatie
van het applicatielandschap waardoor minder beheerwerkzaamheden noodzakelijk
zijn. Deze effecten zijn nog niet onderbouwd en gekwantificeerd. Een aantal
medewerkers van IM loopt al mee met het programma om kennis op te doen van de
nieuwe Basisvoorziening.

3.

Ten slotte is vanuit de afdeling IM aangegeven dat de afdeling wordt gekanteld van
applicatiegericht beheer per domein naar proces- en ketengericht beheer. Hierbij
richten beheerders zich niet langer op het volledig beheren van enkele applicaties,
maar werken zij nauw samen met proces- en productexperts van de functie PPO om
businessprocessen te beheren in de Basisvoorziening. Op basis van de beschikbare
informatie is er geen reden om aan te nemen dat de taakverdeling tussen NVWA en
DICTU zal wijzigen.

Financiële impact
De financiële impact van de genoemde effecten kan in beperkte mate in kaart gebracht
worden aangezien de aard en omvang van de effecten nog niet bekend zijn. De volgende
kwantitatieve effecten zijn mogelijk:
■ Additionele kosten voor de nieuwe functie PPO. Deze functie zal naar verwachting
grotendeels bestaan uit huidige medewerkers.
■ Additionele kosten voor nieuwe rollen binnen de afdeling IM op gebieden zoals
architectuur, procesmodelleren en data-analyse. Deze rollen bevinden zich gemiddeld
mogelijk in een hogere salarisschaal dan nu het geval is.
■ Reductie van de kosten voor functioneel beheer door een afname in benodigd aantal
beheerders.

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

19

4. Toekomstige ICT-beheerkosten

Toekomstige beheerkosten – Projecten

Effecten

Onzekerheid toekomstbeeld

1.

De mate waarin aanpassingen projectmatig worden uitgevoerd of in de lijnorganisatie van
de NVWA worden uitgevoerd is nog niet duidelijk. Dit zal de praktijk moeten uitwijzen
wanneer de Basisvoorziening in gebruik is genomen.

2.

3.

De afschrijvingen op projecten blijven de komende jaren doorlopen aangezien deze
het gevolg zijn van investeringen uit het verleden. De huidige meerjarenbegroting laat
een stijgende trend zien in de afschrijvingskosten op immateriële vaste activa van
EUR 3,8 miljoen in 2015 naar EUR 5,4 miljoen in 2020. Daarnaast zullen de
investeringen in de vernieuwing van het ICT-landschap door Blik ook tot afschrijvingen
leiden. De huidige verwachting is dat in de periode 2016-2020 een totaal van circa
EUR 18 miljoen aan afschrijvingen als gevolg van Blik opgevoerd wordt.

Financiële impact

De financiële impact van de genoemde effecten kan in beperkte mate in kaart gebracht
worden aangezien de aard en omvang van de effecten nog niet bekend zijn. De volgende
Bij de NVWA bestaat de verwachting dat het gebruik van een standaardplatform en kwantitatieve effecten zijn mogelijk:
moderne technologie in de vorm van de Basisvoorziening mogelijk leidt tot een lagere ■ Toename in afschrijvingskosten als gevolg van de investeringen in Blik.
behoefte aan projecten. Dit omdat aanpassingen in toenemende mate door
medewerkers van IM, PPO of de business zelf doorgevoerd of gemodelleerd kunnen ■ Een mogelijke afname in de toekomstige, jaarlijkse investeringen in projecten na het in
gebruik nemen van de Basisvoorziening en het uitfaseren van legacy.
worden. De jaarlijkse projectwerkzaamheden aan applicaties die worden uitgefaseerd
komen te vervallen. De jaarlijkse behoefte aan projecten voor de Basisvoorziening is ■ Een mogelijke afname in de kosten per project als gevolg van een beperktere noodzaak
nog niet ingeschat. De huidige projectkalender kijkt niet verder dan 2016, met
tot het inhuren van externe expertise, wat in de regel duurder is dan het inzetten van
uitzondering van enkele meerjarige projecten.
eigen medewerkers.
Daarnaast heeft de flexibiliteit van de Basisvoorziening mogelijk tot gevolg dat waar
projectwerkzaamheden noodzakelijk zijn, deze in toenemende mate door de NVWA
zelf verricht kunnen worden en er minder noodzaak is om externe expertise in te
huren.

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

20

4. Toekomstige ICT-beheerkosten

Toekomstige ICT kosten – Conclusie
Conclusie
De toekomstige ICT-kosten kunnen geraamd worden aan de hand van de benoemde
effecten. Er is hierbij sprake van nieuwe componenten – met als voornaamste onderdeel
de Basisvoorziening – welke nieuwe beheerkosten met zich meebrengen. Daarnaast is er
sprake van vervallen componenten als gevolg van het invoeren van de Basisvoorziening
met als effect besparingen op de beheerkosten. Ook is sprake van vervanging wat betreft
infrastructuur als gevolg van de overgang naar de Cloud. Naast deze directe effecten is er
ook sprake van afgeleide effecten op de afdeling IM, kosten voor projecten en
afschrijvingen.

Hoofd effect

Nieuwe
componenten

De effecten van voorgenoemde wijzigingen zijn voor zowel nieuwe, vervallen als
vervangen componenten kwalitatief geduid. Een overzicht van de effecten, beschikbare
kwantificering en nog ontbrekende informatie is rechts weergegeven. Voor kwantificering
van deze effecten is de informatiepositie voor alle wijzigingen van onvoldoende niveau, met
uitzondering van de effecten op de vervallen componenten. Hiervoor zijn de volgende
verklaringen:
■ De fase waarin het programma Blik zich bevond ten tijde van het onderzoek (januarimaart 2016). Hierdoor is de volgende informatie niet beschikbaar:
– Nieuwe kosten infrastructuur.

Vervallen
componenten

– Nieuwe kosten onderhoud.
■ De tariefstelling van de Cloud is nog in ontwikkeling.
■ Fase waarin het traject gericht op het Voorgenomen Organisatiebesluit per 1 januari
2017 zich bevindt.
Op basis van de beschikbare informatie is te concluderen dat de raming van de
toekomstige kosten nog niet volledig is. Hiervoor is met name de DICTU-offerte voor
toekomstige beheerkosten aan het eind van plateau 2 van belang. Wel tekent zich een
beeld af waaruit naar voren komt dat de introductie van de nieuwe componenten resulteren
in een reguliere beheerlast van ten minste EUR 5,3 miljoen. De vervallen componenten
kunnen een besparing van EUR 2,2 miljoen op de reguliere beheerlast tot gevolg hebben.
De effecten op de kosten voor infrastructuur en onderhoud zijn nog niet in te schatten door
gebrek aan informatie over de nieuwe kosten voor deze posten. Per saldo leiden deze
effecten tot een stijgende beheerlast voor regulier beheer. De effecten van vervanging, met
name de tarieven voor de Cloud, kunnen hier mogelijk nog een positief effect op hebben.
De huidige verwachting is dat in de periode 2016-2020 een totaal van circa EUR 18 miljoen
aan afschrijvingen als gevolg van Blik opgevoerd wordt.

Vervangen
componenten

Effect

Raming (x
EUR miljoen)

Wanneer meer gegevens
beschikbaar

Nieuwe kosten regulier
beheer

4.7
0,6
=
5,3

Offerte DICTU (naar verwachting
einde plateau 2 beschikbaar)

Nieuwe kosten
infrastructuur

PM

Offerte DICTU (naar verwachting
einde plateau 2 beschikbaar)

Nieuwe kosten onderhoud

PM

Inschatting NVWA / DICTU
(inclusief resultaten pilot
functiepuntenmodel) naar
verwachting einde plateau 2
beschikbaar

Besparingen regulier
beheer

2,2

Huidige kosten voor alle
applicaties m.u.v. 17 reeds
geraamde applicaties

Besparingen
infrastructuur

3,95

Besparingen onderhoud

0,5

Inschatting NVWA/DICTU (naar
verwachting einde plateau 2
beschikbaar)

Cloud

PM

Definitieve tarieven
Inschatting beheerlast per
applicatie

Veranderingen IMorganisatie

PM

VOB 2017

Veranderingen projecten

PM

Meerjarige projectenkalender
(naar verwachting einde plateau 2
beschikbaar)

Veranderingen
afschrijvingen

PM

-

Overige effecten

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

21

5. Investeringen

5. Investeringen

Investeringen – Inleiding

Inleiding
Dit hoofdstuk richt zich op de investeringen als gevolg van Blik. De investeringen hebben
wij beschouwd in het kader van het programma Blik op de NVWA 2017. Het programma is
kwalitatief ingestoken, vanuit de idee dat met verbeterprocessen een kwaliteitsslag wordt
gerealiseerd. Als zodanig zijn de ICT-investeringen dan ook noodzakelijk om de
doelstellingen van Blik te realiseren.
De huidige begroting van het programma Blik bestaat uit de investeringen noodzakelijk om
plateau 1 en 2 te realiseren. Hiervoor verwijzen wij naar het voorgaande hoofdstuk.
Daarnaast zijn er investeringen benodigd om plateau 3 te realiseren. Deze investeringen
zijn gedeeltelijk geraamd in het conceptprogrammaplan voor plateau 3. Op basis van de
begrote en niet-begrote investeringen kan er een uitspraak gedaan worden over de vragen
of er efficiëntere mogelijkheden zijn en over ramingen van de terugverdientijd. In dit kader
is gekeken naar de wijze waarop deze vorm krijgen en het hierbij gehanteerde tijdpad.
Vanuit dit perspectief komen de volgende zaken aan bod in dit hoofdstuk:
■ Geraamde investeringen van Blik voor plateau 1 en 2.
■ Geraamde investeringen voor plateau 3.
■ Efficiëntere mogelijkheden.
■ Terugverdientijd.
Begroting Blik plateau 1 en 2
De begroting van Blik spitst zich toe op plateau 1 en 2. De initiële begroting van Blik
bestond uit de posten ‘Upgrade Werkplek’ met een raming van EUR 3 miljoen, ’Dedicated
NVWA Helpdesk’ met een raming van EUR 1 miljoen, ‘Vernieuwing ICT-landschap’ voor
EUR 26 miljoen en een risico-opslag van EUR 6 miljoen. Dit resulteerde in een totale
raming voor de programmakosten van Blik voor de periode 2014-2017 van EUR 36
miljoen. De begroting is opgebouwd uit materiële kosten (inzet van mankracht) en kosten
(investeringen in ICT).
Deze initiële inschatting van het benodigde budget voor de post ‘Vernieuwing ICTlandschap’ is gedaan op basis van een schatting van het aantal benodigde functiepunten
voor de gewenste functionaliteit op basis van maatwerk. Op basis van deze inschatting is
het aantal benodigde uren, zowel extern als intern, bepaald aan hand waarvan het
benodigde budget is vastgesteld. Op basis van het selectietraject in de vorm van een
Europese aanbesteding is het economisch meest voordelige pakket geselecteerd: Blueriq.

Alhoewel Blueriq in aanschaf de goedkoopste aanbieding betrof, is er een grotere
inspanning benodigd om de functionaliteit naar wens in te richten. Dit leidt tot een
verschuiving in kosten van aanschaf (investeringen) naar inrichten (materiële kosten). De
laatste analyse geeft een totaal van EUR 16 miljoen aan voor investeringen, het restant
van het budget is voor materiële kosten. Deze ontwikkeling is nog niet in de laatste
begrotingen verwerkt. Dit geldt ook voor de beheerkosten van de Basisvoorziening
gedurende de transitieperiode.
Daarnaast was in de oorspronkelijke begroting EUR 3 miljoen opgenomen voor het
vernieuwen van werkplekken. Deze investering bleek niet nodig te zijn. Het hiervoor
gereserveerde budget is opgenomen in de post ‘Vernieuwing ICT-landschap’.
Ten slotte was in de oorspronkelijke begroting EUR 1 miljoen opgenomen voor een
dedicated helpdesk. Deze helpdesk levert 24/7 onsite-support voor ambulante
medewerkers van de NVWA. Om vanuit het programma een ‘quick win’ te realiseren is
ervoor gekozen deze activiteit in het programma onder te brengen. De meest recente
meerjarenraming is hieronder weergeven.
Verloop investeringen en kosten
De realisatie van het budget is in 2014 en 2015 achtergebleven, onder andere door een
verschuiving van kosten van aanschaf van Blueriq naar inrichten. De huidige
meerjarenbegroting, die hieronder is weergegeven, laat zien dat het volledige budget
besteed gaat worden in 2016 en 2017. Onderdeel hiervan is de nog te verwerven applicatie
PRV. Voor deze investering wordt een plafondbedrag aangehouden, waarmee een
maatregel is getroffen om de werkelijke investering binnen budget te houden. Het
beschikbare budget lijkt hiermee afdoende te zijn voor plateau 1 en 2. Daarnaast geeft een
analyse van de globale begrotingsposten niet het beeld dat er sprake is van investeringen
die niet in lijn zijn met de programmadoelstellingen.
Materiële kosten (niet activeerbaar)
(in EUR)

Totaal

Realisatie
2014

Realisatie
2015

Rest

2016

2017

Dedicated NVWA Helpdesk

870.000

163.000

195.000

512.000

195.000

-

Vernieuwing ICT-landschap

9.174.000

1.637.000

3.981.972

3.555.028

6.601.045

5.280.836

Subtotaal

10.044.000

1.800.000

4.176.972

4.067.028

6.796.045

5.280.836

Totaal

Realisatie
2014

Realisatie
2015

Rest

2016

2017

1.953.957 23.978.043

9.915.084

6.000.000

Kosten (activeerbaar)
Vernieuwing ICT-landschap

25.932.000

-

Totaal

35.976.000

1.800.000

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

6.130.929 28.045.071 16.711.129 11.280.836

23

5. Investeringen

Investeringen – Begroting Blik

Geraamde investeringen voor plateau 3

Ingegeven door het type ICT-voorzieningen dat nu ingericht wordt en op basis van
voortschrijdend inzicht met betrekking tot de kosten die met uitfaseren gepaard gaan, heeft
Binnen plateau 3 vindt het in gebruik nemen van de Basisvoorziening en het uitfaseren van
het programmamanagement van Blik aangegeven dat dit niet meer reëel is.
applicaties die door de Basisvoorziening vervangen worden plaats. Deze activiteiten
brengen kosten met zich mee welke niet in de huidige begroting van Blik zijn opgenomen. Om de kosten voor het uitfaseren vast te stellen is een definitief overzicht van uit te faseren
Het programmaplan voor plateau 3 (plateauplan 3) wordt momenteel ontwikkeld en is in applicaties (Q) vereist in combinatie met een planning voor het uitfaseren, welke gekoppeld
concept beschikbaar. Dit plan gaat onder andere in op de transitievolgorde en bevat naast is aan de planning voor implementatie. Op basis van de Q kan DICTU een offerte opstellen
een inschatting van de doorlooptijd een kostenraming. Deze raming betreft niet de IT- voor de P. Wat betreft de prijsstelling is bekend dat DICTU standaardtarieven hanteert op
kosten als gevolg van de transitie.
basis van de omvang van de applicatie. Naast deze drie categorieën is er nog een vierde
categorie voor buitengewone applicaties, waarvoor een aparte offerte wordt opgesteld.
In gebruik nemen
De NVWA heeft een RFI uitgezet bij DICTU voor de kosten van het uitfaseren van de 17
In plateau 3 zijn de activiteiten opgenomen om de Basisvoorziening in Pilot te gebruiken en
(buitengewone) kernapplicaties zoals ook genoemd in het SIG-onderzoek. Uit de reactie op
uiteindelijk definitief in gebruik te nemen en de daaraan gerelateerde omstelkosten. Het
deze RFI is gebleken dat de eenmalige kosten voor het uitfaseren EUR 10.000 per
Transitievoorstelplan bevat een aanpak en planning op hoofdlijnen voor de activiteiten van
applicatie bedragen, een totaal van EUR 170.000. Voor de overige uit te faseren
plateau 3. De ingebruikname vindt conform het Transitievoorstelplan plaats onder
applicaties heeft de NVWA een indicatie gegeven van de eenmalige kosten aan de hand
lijnverantwoordelijkheid waarbij het programma ondersteunend is. Voor een inschatting van
van de standaardtarieven van DICTU. Deze kosten bedragen circa EUR 130.000. De
de mate waarin de begroting van plateau 3 afdoende is, dient voorgenoemd plateauplan
totale, eenmalige kosten voor het uitfaseren van applicaties komen daarmee op circa
als input. In het conceptprogrammaplan voor plateau 3 wordt de benodigde personele
EUR 300.000.
capaciteit geraamd voor de implementatie met totale kosten van EUR 4,7 miljoen. Hierbij
wordt onder andere ondersteuning door Blueriq-experts voorzien naast experts uit het
primaire proces. Deze raming is geschat vanuit een aantal veronderstellingen en is nog
niet van een dusdanig niveau dat uitspraken kunnen worden gedaan over de kosten
benodigd voor specifieke ondersteuning vanuit het IT-domein. Ramingen voor de overige
materiële omstelkosten, zoals conversie-inspanningen, tijdelijke dubbele koppelingen en
fall-backvoorzieningen tijdens de implementatie, zijn nog niet bekend.
Uitfaseren legacy
De invoering van de Basisvoorziening heeft tot gevolg dat een significant gedeelte van de
huidige applicaties van de NVWA overbodig wordt. Wanneer deze applicaties niet meer
nodig zijn, dienen deze te worden uitgefaseerd, onder andere om de structurele
kostenbesparingen te realiseren. Conform het programmaplan valt het uitfaseren binnen
plateau 3. Het Transitievoorstelplan schetst een mogelijke volgorde voor uitfaseren welke
afhankelijk is van het tempo van ingebruikname van de Basisvoorziening en een aantal
ontwerpbesluiten. In Blik is bij opstelling van de initiële begroting de aanname gedaan dat
deze kosten op het geheel nagenoeg nihil zouden zijn (EUR 50.000) in relatie tot de
begroting. Vanuit deze aanname zijn de voorziene kosten niet in de initiële begroting
geëxpliciteerd.
© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

24

5. Investeringen

Investeringen – Begroting Blik

Niet-voorziene investeringen: dubbele beheerlast
Aangegeven is dat het beheer van de Basisvoorziening gedurende plateau 2, tot en met
31 december 2017, vanuit de begroting van het programma Blik bekostigd wordt. Een
specificatie hiervan is niet aangetroffen. Vanaf het moment van ingebruikname door de
business, voorzien per 1 januari 2018, komen deze beheerkosten ten laste van de
reguliere ICT-begroting van de afdeling IM, terwijl deze wel een direct gevolg zijn van de
keuzes die het programma maakt in de transitie-aanpak. Uit het globale Transitievoorstelplan komt naar voren dat het uitfaseren van applicaties, die door de Basisvoorziening vervangen worden, doorloopt tot en met medio 2019. Dit betekent dat in de
periode 2018-2019 sprake zal zijn van beheerlasten voor zowel de Basisvoorziening als de
nog niet uitgefaseerde applicaties voor rekening van de reguliere ICT-begroting: een
dubbele beheerlast. De beheerlasten voor applicaties die nog niet uitgefaseerd zijn,
worden aangemerkt als zijnde dubbele beheerlasten. Het conceptprogrammaplan voor
plateau 3 bevat dan ook geen vermelding of raming van deze kosten.

Onderstaand schema geeft een indicatie van de mogelijke omvang van de dubbele
beheerlasten. Dit is gebaseerd op de volgende informatie en aannames:


Beheer van de Basisvoorziening wordt tot en met 31 december 2017 door de
programmaorganisatie gefinancierd. Per 1 januari 2018 wordt het beheer van de
Basisvoorziening onderdeel van de beheeractiviteiten en -lasten van de afdeling IM.



Het uitfaseren van applicaties vindt grotendeels plaats in de periode 2018 tot en met
medio 2019. In 2018 wordt dan nog geen besparing op de beheerlasten voor de uit te
faseren applicaties gerealiseerd, de volledige beheerlasten tellen dat jaar als dubbele
beheerlasten (voor onderbouwing van de beheerlasten zie pagina 18).



Einde 2019 zijn alle applicaties uitgefaseerd en de besparingen gerealiseerd. Voor dit
jaar wordt nog de helft van de beheerlast als dubbel aangemerkt.



Schatting additionele P-kosten voor IM. Het is niet duidelijk geworden in hoeverre deze
kosten in 2016 en 2017 al begroot zijn en voor welke activiteiten deze bestemd zijn.



De totale dubbele beheerlasten in dit scenario bedragen (zonder P-kosten in 2016 en
2017) EUR 14,45 miljoen in de periode 2018-2019.

Dubbel beheer

Activiteiten
Blik Plateau 2
Blik Plateau 3

2015

Q2
Q3
Q4
Q1
Inrichten nieuwe componenten

2016

Q2

Q3

Q4

Q1

2017

Q2

Q3

Q4

Implementeren nieuwe componenten
Beheren Basisvoorziening door de programma-organisatie
Uitfaseren vervallen componenten
ICT beheer door afdeling IM
Beheren staande ICT voorzieningen
Dubbele beheerlasten
P-kosten Extra beheerders
Dictu beheerkosten
Regulier beheer
Infra exploitatie
Releasematig onderhoud
Inhuur IM-projecten
Afschrijvingen projecten
Totaal

1,7

0
3,75

0
0
0

1,7

Q1

2018

Q2

Q3

Q4

Q1

2019

Q2

Overgang beheer van
programma naar lijn
per 1-1-2018

Q3

Q4

In het Transitievoorstelplan van
Blik d.d. december 2015 zijn een
aantal onzekerheden genoemd
die van invloed zijn op de
omvang
van
de
dubbele
beheerlasten:


De volgorde en het tempo
waarin applicaties uitgefaseerd kunnen worden. Veel
applicaties kunnen mogelijk
pas vanaf 2018 uitgezet
worden.



Op een aantal vlakken is
aanvullende analyse nodig
om
te
bepalen
waar
componenten
van
de
Basisvoorziening moet landen
met
mogelijke
dubbele
beheerlasten tot gevolg.

Beheren Basisvoorzieningen door afdeling IM
2,5

2,5

0
0
0

2,2
3,6
0,5

1,1
1,8
0,25

3,75

8,8

5,65

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

25

5. Investeringen

Investeringen – Aard van de oplossingen

Evolutie of revolutie
Het verbeteren van de informatiehuishouding door Blik is in 2014 gestart met het
uniformeren en vernieuwen van producten en stroomlijnen van bedrijfsprocessen van de
NVWA. Nagenoeg parallel is gestart met de keuze, ontwikkeling en inrichting van nieuwe
ICT. Uitgangspunt hierbij is altijd geweest dat vanuit een ontwikkelbenadering de
bedrijfsprocessen opnieuw ingericht worden en de ICT daarbij, weliswaar met moderne
technologie, volgend is. Hiermee is impliciet gekozen voor een ontwerpaanpak van de ICT.
Ondanks de keuze voor modernere technologie is hiermee eerder sprake van een
technology ‘refresh’ dan een technology ‘leap’. Dit betekent dat meer disruptieve
mogelijkheden van technologie, zoals bijvoorbeeld die van Big Data, niet op de agenda van
Blik staan maar in andere programmalijnen, zoals ‘Effectief Instrumentarium’ van het
Verbeterplan aan bod komen. Dit betekent niet dat andere technologische keuzes of
volgorde der dingen een meer efficiënte oplossing vormen.
Blik is inmiddels reeds 2,5 jaar onderweg. De huidige investeringen en kosten bedragen
EUR 6,1 miljoen. De essentiële keuzes voor aanschaf van ICT-oplossingen zijn gemaakt.
Terugverdientijd
Een analyse van de toekomstige beheerkosten van de Basisvoorziening en de te vervallen
kosten als gevolg van het uitfaseren van applicaties schetst een beeld van stijgende
beheerkosten. De reguliere beheerkosten voor de Basisvoorziening worden geraamd op
EUR 5,3 miljoen, waar de kosten voor de te vervallen applicaties EUR 2,2 miljoen
bedragen, per saldo een toename van de beheerkosten. De effecten van vervanging, met
name de tarieven voor de Cloud, kunnen mogelijk nog een positief effect hebben op de
toekomstige beheerkosten. Op basis van de huidige ramingen ligt het niet in de lijn der
verwachting dat de investeringen in ICT binnen de ICT-begroting terugverdiend worden.
Het terugverdienen van de investeringen dient mede daarom in nauwe samenhang met
spoor 1 gezien te worden. Het doel van Blik is immers niet alleen het moderniseren van de
ICT, maar vooral het optimaliseren van de inspectie- en toezichtprocessen. De
investeringen in ICT zijn randvoorwaardelijk om deze optimalisatie mogelijk te maken.

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

26

5. Investeringen
Conclusie

Investeringen Blik
De investeringen voor plateau 1 en 2 zijn noodzakelijk voor het realiseren van de
doelstellingen van Blik. De huidige begroting lijkt afdoende te zijn voor de activiteiten
binnen plateau 1 en 2. De activiteiten binnen plateau 3 zijn noodzakelijk om de benefits van
het programma te realiseren. De kosten voor de implementatie zijn in het
conceptprogrammaplan voor plateau 3 geraamd op EUR 4,7 miljoen met daarbij
verschillende PM-posten. Ramingen voor de overige materiële omstelkosten, zoals
conversie-inspanningen, tijdelijke dubbele koppelingen en fall-backvoorzieningen tijdens de
implementatie, zijn nog niet bekend. Daarnaast zijn de kosten voor het uitfaseren van
applicaties en dubbele beheerlasten vanaf 1 januari 2018 niet geraamd. Dit brengt de
totale begrote en geraamde kosten voor het programma op EUR 40,7 miljoen, exclusief de
niet-geraamde kosten.

De kosten voor dubbele beheerlasten zijn niet voorzien in het programma, noch zijn de
kosten momenteel geraamd. Een eerste schatting van deze kosten, gebaseerd op
verstrekte documentatie en de hierbij gehanteerde aannames, leidt tot een totaal van
EUR 14,45 miljoen voor de periode 2018-2019. Een nadere inschatting van de kosten is
pas mogelijk wanneer het definitieve transitiescenario bekend is waarin gespecificeerd
wordt wanneer welke applicatie uitgefaseerd kan worden. Deze planning bepaalt per
applicatie de periode waarin er sprake is van een dubbele beheerlast.
De combinatie van begrote, geraamde en geschatte kosten voor de transitie resulteert in
een totale investering van EUR 55,45 miljoen.

Er is door de NVWA, in samenwerking met DICTU, een eerste analyse gedaan op de
kosten voor het uitfaseren van applicaties welke door de Basisvoorziening vervangen
worden. De eerste inschatting resulteert in een totaal van EUR 300.000 aan eenmalige
kosten voor het uitfaseren.
Kosten
(x EUR miljoen)

Status

Beschikbare informatie

Benodigde informatie t.b.v. analyse

Realiseren

36,00

Begroot

Programmaplan Blik
Programmaplan plateau 2
Programmabegroting

Invulling resterende componenten
toekomstige informatievoorziening
Actuele programmabegroting incl. realisatie

In gebruik
nemen

4,70

Geraamd

Schatting van benodigde tijd voor training
Globaal transitiescenario
Conceptprogrammaplan plateau 3

Implementatieplannen per proces / domein

Uitfaseren
legacy

0,30

Schatting

Overzicht uit te faseren applicaties
Globaal transitiescenario
Conceptprogrammaplan plateau 3

Offerte DICTU eenmalige kosten uitfaseren
Implementatieplannen per proces / domein

Dubbele
beheerlast

14,45

Schatting

Overzicht uit te faseren applicaties
Globaal transitiescenario
Conceptprogrammaplan plateau 3

Implementatieplannen per proces / domein
Definitief transitiescenario inclusief planning
uitfaseren applicaties

Totaal

55,45

Post

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

27

6. Conclusie

6. Conclusie (1/2)

Doel van het onderzoek is de toekomstige ICT-kosten in kaart te brengen en – waar
mogelijk – te kwantificeren als gevolg het programma Blik op de NVWA 2017. Hiertoe zijn
allereerst de huidige ICT-beheerkosten in kaart gebracht met als doel een vergelijk te
kunnen maken met de toekomstige kosten van ICT-beheer. Vervolgens is gekeken naar de
toekomstige ICT, waarbij focus aangebracht op het verschil tussen oud en nieuw langs de
volgende lijnen
1. Nieuwe componenten;
2. Vervallen componenten;
3. Vervangen componenten.
Op basis van de effecten die we hebben kunnen kwantificeren is de verandering in de ICTbeheerkosten geraamd op een stijging van EUR 3,1 miljoen voor regulier beheer. Een deel
van de effecten hebben wij echter nog niet kunnen kwantificeren. Daarmee is het
raadzaam om na de concrete uitwerking en verdere beschikbaarheid van informatie een
herijking te doen van dit onderzoek van de toekomstige ICT-kosten.
Dit hoofdstuk geeft kort en bondig de resultaten weer, door gestructureerd antwoord te
geven op de centrale vragen die ten grondslag liggen aan het onderzoek (zie ook blz.3).
Stel een analyse op van de huidige ICT-omgeving
Uit het programma Blik op de NVWA 2017 komt naar voren dat naast de behoefte aan een
efficiënter en effectiever primair proces, ook de huidige staat van de ICT binnen de NVWA
aanleiding tot modernisering vormt. De ICT wordt hierbij gekenmerkt als gebrekkig en
ondersteunt de medewerkers in onvoldoende mate. Ook wordt aangegeven dat sprake is
van slechte beheersbaarheid, aanpasbaarheid en hoge exploitatielasten. De hoogte van
deze exploitatielasten en de ontwikkeling daarvan komt tot uitdrukking in de huidige ICTbeheerkosten welke bestaat uit de posten informatiemanagement, projecten en een post
voor de kosten voor hetgeen uitbesteed aan DICTU (circa 74%). De totale ICTbeheerkosten van de NVWA bedragen EUR 38,7 miljoen per augustus 2015. Enkele
stappen zijn gezet om de exploitatiekosten te verminderen door applicaties te
rationaliseren, maar de grote sprong voorwaarts moet zijn beslag krijgen met programma
Blik op de NVWA 2017. Een ontwikkeling die samenvalt met Blik en is de introductie van
de Cloud door DICTU.

Maak een schatting van de toekomstige kosten van de nieuwe ICT, rekening
houdend met de andersoortige systemen (meer gericht op kennis, regels en
modelleren i.p.v. programmeren en beheer) zoals voorbereid in het programma Blik
op de NVWA 2017?
Met programma Blik op de NVWA 2017 vindt enerzijds een introductie plaats van meer
moderne andersoortige systemen. Anderzijds zullen de huidige systemen worden
vervangen (rationalisatie). Het geheel van deze systemen heet de Basisvoorziening. Ook
de transitie van de Cloud krijgt voor zover het deze systemen betreft zijn beslag binnen
Blik. De toekomstige kosten die voor het ICT-beheer van toepassing zullen zijn hebben dan
ook betrekking op nieuwe componenten, vervallen componenten en vervanging van de
huidige infrastructuur door een Cloud oplossing. De effecten van de nieuwe ICT, zoals
voorbereid in het programma Blik op de NVWA 2017, zijn kwalitatief gemaakt voor zover
het de verandering ten opzichte van de huidige situatie betreft. Niet al deze effecten zijn in
dit stadium te kwantificeren: de meest materiële post - kosten die samenhangen met de
exploitatie van de infrastructuur - is niet gekwantificeerd. Dit komt door de status van de
introductie van de Cloud en de status van Blik en de daarmee gepaard gaande
informatiepositie. In de onderstaande tabel is de geraamde kwantificering van de
toekomstige kosten zoals voorbereid in het programma Blik weergegeven.
Hoofd effect

Effect

Raming (x EUR miljoen)

Nieuwe kosten regulier beheer

4.7 + 0,6 = 5,3

Nieuwe kosten infrastructuur

PM

Nieuwe kosten onderhoud

PM

Besparingen regulier beheer

2,2

Besparingen infrastructuur

3,95

Besparingen onderhoud

0,5

Cloud

PM

Nieuwe componenten

Vervallen componenten

Vervangen componenten

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

29

6. Conclusie (2/2)

Geef een bandbreedte aan van de te verwachten besparingen tussen oud en nieuw. Volgens de detailplanning zoals opgenomen in plan van aanpak voor plateau 3 is Blik
Zijn de huidige investeringen afdoende voor de te verwachten realisatie?
geïmplementeerd eind oktober 2018. Op basis hiervan kan gesteld worden dat de
investeringen in ieder geval niet eerder dan eind oktober 2018 kunnen worden
Een inschatting van de bandbreedte van de kostenverschillen tussen oud en nieuw is op
terugverdiend. Daarnaast zorgen de verwachte toename in ICT-beheerkosten en de
basis van de huidige beschikbare informatie niet te maken. Dat is met name gelegen in de
huidige ramingen dat de verwachting is dat deze investeringen in ICT niet binnen de ICTbeschikbaarheid
van
informatie
over
de
toekomstige
kosten
voor
begroting terugverdiend worden. Het terugverdienen van de investeringen dient mede
infrastructuurvoorzieningen. Zoals uit het overzicht op voorgaande pagina naar voren komt
daarom in nauwe samenhang met spoor 1 gezien te worden. Het doel van Blik is immers
is de raming dat de toekomstige regulier beheerkosten van de Basisvoorziening en de te
niet alleen het moderniseren van de ICT en het rationaliseren van het applicatielandschap,
vervallen kosten als gevolg van het uitfaseren van applicaties per saldo stijgen. De
maar vooral het optimaliseren van de inspectie- en toezichtprocessen. De investeringen in
reguliere beheerkosten voor de Basisvoorziening worden geraamd op EUR 5,3 miljoen
ICT maken deze optimalisatie mogelijk.
daar waar de kosten voor de te vervallen applicaties EUR 2,2 miljoen bedragen, per saldo
een toename in plaats van een besparing op de ICT-beheerkosten voor zover het deze
post van de totale ICT-beheerkosten betreft. De toename kan worden gecompenseerd
door de effecten van met name de tarieven van de Cloud. Deze ontwikkeling zal
gevalideerd moeten worden wanneer de definitieve ICT-beheerkosten en de kosten van de
Cloud door DICTU ingeschat kunnen worden.
Zijn voorgenomen investeringen en kosten nodig of zijn er efficiëntere oplossingen
mogelijk? Gevraagd wordt in te schatten hoe snel investeringen gedaan door de
NVWA kunnen worden terugverdiend
Blik bestaat uit drie plateaus. De begroting tot eind 2017, en hierbij op basis van de meest
recente planning plateau 1 en 2, bedraagt 36 miljoen. Deze begroting lijkt afdoende te zijn
voor de activiteiten binnen plateau 1 (bedenken) en 2 (maken). De activiteiten binnen
plateau 3 (implementeren) zijn noodzakelijk om de benefits van het programma te
realiseren. Voor plateau 3 wordt thans EUR 4,7 miljoen geraamd met daarbij verschillende
PM-posten. Hiermee bedraagt de totale begroting tot eind oktober 2018 EUR 40,7 miljoen.
Een aantal investeringen is niet meegenomen in deze raming. Dit betreft de kosten voor
het uitfaseren van applicaties en dubbele beheerlasten vanaf 1 januari 2018. Inclusief de
inschattingen van de kosten voor het uitfaseren van applicaties en de dubbele
beheerlasten komt het totaal op EUR 55,45 miljoen.
De NVWA hanteert een transitie-aanpak die gebaseerd is op een gefaseerde overgang.
Gezien de veranderopgave is dat een verstandige aanpak. Het alternatief is een big-bangaanpak welke mogelijk lagere ICT-beheerkosten met zich meebrengt maar niet in lijn is met
de BIT-regels en een averechts effect kan hebben op de (organisatorische) veranderopgave.

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

30

Bijlagen

Bijlage I

Interviews

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

32

Bijlage II

Geraadpleegde documentatie

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

33

Bijlage II

Geraadpleegde documentatie

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

34

Bijlage III

Schets van het toekomstige landschap
Welke componenten gaan veranderen in de ICT?

Targetarchitectuur Basisvoorziening

Nieuwe Basisvoorziening

Koppelingen met Kernsystemen

De kern van de nieuwe informatievoorziening is dat er een
Basisvoorziening wordt geïmplementeerd die de inrichtingsinspanning weet te beperken, en waarmee zo veel mogelijk van de
huidige kernapplicaties vervangen kunnen worden.

Naast de Basisvoorziening wordt er gebruikgemaakt van een aantal
externe componenten. Grotendeels zijn dit bestaande systemen of
systemen van externe partijen. Voorbeelden hiervan zijn P-Direkt,
EBS en eDU. De Basisvoorziening zal op deze systemen moet
aansluiten, maar dit vraagt geen ontwikkelingsinspanning van de
NVWA anders dan het realiseren van koppelingen. Blik heeft een
budget beschikbaar voor het realiseren van deze koppelingen. Wij
hebben niet kunnen vaststellen dat het ontwikkelen en beheren van
externe componenten deel uitmaakt van de scope van Blik plateau 2.

Het uitgangspunt voor de nieuwe informatievoorziening is: “in de
Basisvoorziening, tenzij…”. Deze nieuwe Basisvoorziening is
gebaseerd op het BPM-platform Blueriq. Naast dit platform bestaat
de Basisvoorziening uit de volgende applicaties: Vicrea-Neuron
(relatie en registerbeheer / DKB), SAS (datawarehouse), KOFAX
(documentscanning), OAM en LDAP (authenticatie en autorisatie
voor eigen medewerkers), en TVS (toegangverleningsservice).
De inrichting van de complexe roosterfunctionaliteit is nog niet
definitief vastgesteld. Het roosteren zal deels in de Basisvoorziening
en deels in een nieuwe Plannings- en Rooster Voorziening (PRV)
worden
ondergebracht. Voor
de
verwerving
van
deze
roosterfunctionaliteit is momenteel een pakketselectietraject
onderhanden.

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG
International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

35

© 2016 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in
Nederland onder nummer 33263682, is lid van het KPMG-netwerk van
zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International
Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten
voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van
KPMG International.