Docnrl

Archiveren stukken m.b.t. besluitvorming rondom corona

Een goed archief scheelt veel werk
De coronacrisis zal op verschillende momenten geëvalueerd worden. Te beginnen door de OW.
Daarnaast lopen er al verschillende WOB-verzoeken, is de informatie nodig voor Kamervragen en
mogelijk komt er een parlementaire enquête.
Kortom: redenen te over om intern AZ vast te beginnen met het goed archiveren van stukken. Veel
documenten, zoals de annotaties en notulen voor de MR., onderraden en ministeriële commissies
worden standaard tijdens het werkproces al goed gearchiveerd in Plato. Dat geldt echter niet voor
e-mails en sms-jes, apps etc. Het is ook van belang deze documenten te archiveren om te
voorkomen dat we straks steeds opnieuw moeten zoeken, belangrijke informatie missen of bij het
vertrek van een collega informatie niet meer kunnen achterhalen.

Het Nationaal Archief heeft de uitbraak van COVID-19 bestempeld tot 'hotspot'. Dit betekent dat
alle relevante informatie zorgvuldig wordt vastgelegd en permanent bewaard bij het Nationaal
Archief. DIV heeft hiervoor een ordeningsstructuur in Plato opgezet (14.1 Pandemie COVID-19
Corona Hotspot).
Maar wat betekent dit nu concreet voor KMP?
Heel KMP sorteert en archiveert...

Elke raadadviseur, adviseur en adjunct moet kijken naar welke informatie ze moeten bewaren en
archiveren. Vuistregel is om die stukken te bewaren die noodzakelijk zijn met het oog op een
deugdelijke dossiervorming. Daarbij kan met name worden gedacht aan informatie die inzicht geeft
in het proces van totstandkoming van de besluitvorming en die gegevens bevatten die noodzakelijk
zijn om verantwoording af te leggen over het handelen van het ministerie, anders gezegd die voor
de geschiedenis en het verloop/de voortgang van het dossier van belang zijn. Daarbij is het
belangrijk om bij twijfel stukken te bewaren en te archiveren. Het is belangrijk dat AZ zijn archief
goed op orde heeft en over de relevante informatie beschikt die gewisseld is.

Van belang is dat het nu gaat over het bewaren van stukken en niet om het openbaar maken op
grond van de Wob. We hoeven niet alles te bewaren, want de stukken waar andere departementen
het secretariaat over voeren, hoeven niet in het AZ-archief.

In schema:
Moet AZ/KMP bewaren (AZ voert
secretariaat)__________
MCC-19 stukken

ACC-19 stukken

Dossier van debatten voor het deel van de MP:
de versie van de MP want die bevat alle
QandA's en reacties op moties_____________
Annotaties en stukken vijfhoek (besluitvorming
in MR)______________
Iedereen:
relevante e-mails, apps, sms

Niet voor AZ/KMP (ander departement
voert secretariaat)________
IAO, ICCB en MCCB stukken want NCTV voert
hier het secretariaat______________________
Directeuren overleg Covid-19 (voorportaal van
ACC-19; projectdirectie J&V voert secretariaat)
Sitrapps VWS/NCTV/VR (andere departementen
voeren secretariaat)
OMT-adviezen, brieven TK (zijn openbaar en
voorbereiding ligt bij VWS; evenals BAO advies)
Catshuis-sessies: was informeel overleg
waarvoor AZ geen stukken heeft; NCTV/VWS
archiveren zo nodig stukken die zij hebben
opgesteld._______________________________
BWO om 12 uur: geen stukken (van AZ)

RVD bewaart stukken over werkbezoeken
doorwerkers en persconferenties
Mogelijke andere stukken, bijv, uit internationale overleggen: bewaren conform bovenstaande lijn:
als AZ secretariaat voert: AZ bewaart alles en anders alleen de annotaties en relevante emailwisseling/sms/app.

"Voor de zomer-klus"

De meeste KMP-ers zullen echt even door de mailbox en de telefoon moeten lopen om te kijken of
er relevante e-mails zijn of sms of app. Vergeet daarbij ook de "verzonden items" niet.
Welke e-mails/sms-jes en appjes?
E-mails

Je moet denken aan e-mails waarbij de vraag wordt gesteld 'wie-wist-wat-wanneer en waarom?'
Bij twijfel dus bewaren. En bij grote twijfel DIV om advies vragen ( 5.1.2.e
of 5.1.2e

5.12.

).

I

SMS/Apps/Signa!
Sms-jes/apps/signalberichten die nodig zijn voor reconstructie van besluitvorming wel bewaren
(zie instructie). Als de inhoud van een bericht al ergens is vastgelegd (bv. in een mail) dan is het
niet nodig om de sms te bewaren.

T.a.v. aantal specifieke appjes: de Covid debat appjes zijn niet nodig om te bewaren; die app
groep is gebruikt voor werkverdeling en ter info. Alles wat daaruit bewaard moet worden, is bij de
MP terecht gekomen (zoals appreciatie van de moties) en zit al in het debatdossier van MP.

De dagelijkse Covid-19-alert app die dagelijks een update van de feiten geeft hoeft ook niet
bewaard.
Aantekeningen

Schriftjes met persoonlijke aantekeningen hoeven niet naar DIV, maar je doet er verstandig aan ze
te bewaren.
Hoe archiveer ik mijn mails en chatberichten?

Mails archiveren

Je kunt de e-mails die bewaard moeten worden mailen naar 5.1.2.
@minaz.nl (o.v.v. "graag
opslaan Covidl9"). Het is belangrijk om dit voor de vakantieperiode te doen, omdat er de
afgelopen maanden veel informatie gewisseld is die we moeten vasthouden.
Chatberichten (sms/app/signal) archiveren

Je kunt de chatberichten die je wilt archiveren per mail sturen naar 5.1.2.
@minaz.nl. NB: vermeld
daarbij in de mail de datum, tussen wie de berichten zijn gewisseld (naam en organisatie) en zo
nodig het onderwerp!
NB: De chatberichten worden in beginsel gearchiveerd op blauw, mocht je van mening zijn dat een
chatbericht op geel gearchiveerd moet worden, geef dat dan expliciet aan in je bericht aan ict-div.

Zie bijgaande instructie over hoe je chatberichten kunt exporteren naar de mail:

Wl
PLATO-#4124190-v1
-DIV_-_Instructie_op