Aan

:

Tweede Kamer der Staten-Generaal

Van
Betreft

:
:

Vaste commissie voor Binnenlandse Zaken
mrs. J.E. van Uden, A.A. Kleinhout en A.J. van Schaik
Position paper parlementair advocaat ten behoeve

:

rondetafelgesprek op 17 mei 2023 over recent uitgebrachte adviezen over
het bewaren en beheren van chatberichten bij de overheid
11 mei 2023

Datum

van

het

POSITION PAPER
1

INLEIDING
Ten behoeve van het rondetafelgesprek op 17 mei 2023 over recente adviezen
die zijn uitgebracht over het bewaren en beheren van chatberichten bij de
overheid, behandelen wij in dit position paper kort de volgende onderwerpen:
(a)

de kernpunten uit ons advies van 29 september 2022 (hoofdstuk 2);

(b)

een reflectie op de aanpak van het kabinet, zoals uiteengezet in de
Kamerbrief van 6 april 2023 (hoofdstuk 3) en

(c)

enkele beschouwende opmerkingen over aandachtspunten
informatiebeheer bij nieuwe technologieën (hoofdstuk 4).

voor

2

KERNPUNTEN ADVIES PARLEMENTAIR ADVOCAAT VAN 29 SEPTEMBER
2022

•

Archiefwet 1995 en Wet open overheid zijn technologieneutraal
Het toepassingsbereik van de Archiefwet 1995 en de Wet open overheid is niet
beperkt tot een specifiek medium. Beide wetten hebben een functionele
reikwijdte, waarbij informatie en/of documenten die gericht zijn op het uitvoeren
van overheidstaken, ongeacht hun vorm, onder voornoemde wetten vallen. De
wetten kunnen dus ook van toepassing zijn op relatief nieuwe typen digitale
media, zoals chatberichten.

•

Selectielijst leidend voor vraag welke documenten moeten worden
verwijderd
De Archiefwet 1995 en de Wet open overheid schrijven niet voor dat alle
informatie en/of documenten van rijksambtenaren die verband houden met de
'uitvoering van taken van het overheidsorgaan', altijd moeten worden bewaard.
Dit is afhankelijk van de zogeheten 'selectielijsten', die op grond van de
Archiefwet 1995 per overheidsorgaan moeten worden opgesteld en waarin wordt
uiteengezet wanneer een document moet worden verwijderd.

Onze ref. M40570256/1/20681445

1/5

•

Handreiking

bewaren

chatberichten

wijkt

op

punten

af

van

toepassingsbereik, verantwoordelijkheid en systematiek Archiefwet 1995
De Handreiking bewaren chatberichten sluit niet volledig aan bij de Archiefwet
1995, namelijk (i) de definitie van chatberichten die op basis van de Handreiking
moeten worden bewaard is te beperkt, (ii) de verantwoordelijkheid voor de
schifting zou meer bij het overheidsorgaan moeten liggen dan bij de
rijksambtenaar en (iii) aansluiting bij de selectielijsten ontbreekt.
•

Handreiking bewaren chatberichten sluit niet aan bij toepassingsbereik
Wet open overheid
Het documentbegrip uit de Wet open overheid is – anders dan in de Handreiking
bewaren chatberichten – niet beperkt tot 'bestuurlijke besluitvorming', maar ziet
op alle documenten die de publieke taak van het bestuursorgaan betreffen.

•

Advies parlementair advocaat
De parlementair advocaat heeft geadviseerd de Handreiking bewaren
chatberichten in overeenstemming te brengen met (de begrippen uit) de
Archiefwet 1995 en de Wet open overheid.

3

REFLECTIE OP KABINETSAANPAK

•

Op 6 april 2023 heeft het kabinet een reactie gegeven op de adviezen van de
parlementair advocaat, het rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en
Erfgoed,
het
advies
van
het
Adviescollege
Openbaarheid
en
Informatiehuishouding en de algemene rijksarchivaris. 1

•

Het betreft een voorstel op hoofdlijnen voor diverse maatregelen. Of deze
maatregelen in overeenstemming zijn met de Archiefwet 1995 en de Wet open
overheid is afhankelijk van de verdere uitwerking van de maatregelen en de
vormgeving van de werkprocessen.

•

Vooruitlopend op die verdere uitwerking geven wij drie punten mee ter
overweging.
1.

Sleutelfunctiemethodiek en selectielijst
Het kabinet wil de sleutelfunctiemethodiek invoeren voor chatberichten.
Dit betekent kort gezegd dat enkel van sleutelfiguren relevante
chatberichten worden bewaard. Chatberichten van niet-sleutelfiguren
worden verwijderd. In de Kamerbrief kondigt het kabinet aan dat het
Nationaal Archief hiervoor een modelselectielijst zal opstellen, waarin
wordt vastgelegd dat chatberichten van niet-sleutelfuncties door de
betrokken ambtenaar kunnen worden vernietigd. Ook wordt in de

1

Kamerstukken II 2022/23, 32802, nr. 67.

Onze ref. M40570256/1/20681445

2/5

selectielijst

bepaald

welke

functies

worden

aangewezen

als

"sleutelfiguur". Het centraal stellen van selectielijsten is onzes inziens
een positieve ontwikkeling: het sluit beter aan bij de systematiek van de
Archiefwet 1995. De keuze voor de sleutelfunctiemethodiek kunnen wij
volgen vanuit praktisch perspectief en met het oog op een deugdelijk
informatiebeheer. 2
Als iemand een openbaarmakingsverzoek doet op grond van de Wet
open overheid en een (niet-)sleutelfiguur heeft een relevant chatbericht
nog niet verwijderd conform de selectielijst, dan zal het overheidsorgaan
dat chatbericht bij het openbaarmakingsverzoek moeten betrekken. In
zoverre is dus nog steeds een (handmatige) zoekslag nodig.
2.

Automatisering
Het kabinet heeft de intentie om (op middellange termijn) de aanpak voor
het beheren en bewaren van chatberichten te automatiseren. Dit legt
naar ons oordeel de verantwoordelijkheid voor de waardering terecht
meer neer bij de zorgdrager, in plaats van de rijksambtenaar, en draagt
bij aan het duurzaam toegankelijk krijgen van documenten. Documenten
die niet op de juiste manier zijn gearchiveerd, zijn per slot van rekening
lastiger te verzamelen en eventueel openbaar te maken. Deugdelijke
dossiervorming is daarvoor essentieel.
Volledigheidshalve

merken

wij

op

dat

automatisch

archiveren

(informatiehuishouding) losstaat van de (eventuele) uiteindelijke
openbaarmaking (informatievoorziening). Bij een verzoek tot
openbaarmaking zal door de ambtelijke ondersteuning per passage nog
steeds moeten worden beoordeeld of een uitzonderingsgrond zich
voordoet die aan openbaarmaking daarvan in de weg staat.
3.

Afbakening begrip "archiefbescheiden"
Het kabinet geeft aan dat het begrip "archiefbescheiden" zal worden
verduidelijkt in de nieuwe Archiefwet 1995, namelijk door de toelichting
dat het documentbegrip techniekneutraal is en dat de relatie met de
publieke taak van het overheidsorgaan bepalend is. Vanuit juridisch
oogpunt is dit niet noodzakelijk, al kunnen wij ons voorstellen dat dit voor
het bredere publiek duidelijkheid verschaft met oog op technologische

2

We kunnen ons voorstellen dat onder omstandigheden ook chatberichten van nietsleutelfunctionarissen relevant zijn, bijvoorbeeld voor historisch onderzoek . In dat verband biedt
de archiefregelgeving ruimte om bij "bijzondere gebeurtenissen" bepaalde documenten van
niet-sleutelfiguren tóch te bewaren (de zogenoemde 'hotspots'). Daar moet dan wel (praktisch)
uitvoering aan kunnen worden gegeven. In Bijlage 2 bij de Kamerbrief wordt in dat verband nu
enkel verwezen naar het inrichten van organisatie- en bedrijfsaccounts.

Onze ref. M40570256/1/20681445

3/5

ontwikkelingen
chatberichten.
4

BESCHOUWING:
ZODANIG

en de

discussie over de

Handreiking bewaren

3

OPDRACHT

BREDER

DAN

CHATBERICHTEN

ALS

In de reactie van het kabinet wordt vooral stilgestaan bij chatberichten en e-mails.
De hoeveelheid aan informatie-uitwisseling neemt echter steeds meer toe en
krijgt een steeds vluchtiger karakter. Dat heeft gevolgen voor de toegankelijkheid
en transparantie van informatie. 4 Een toekomstbestendige aanpak is dan ook
wenselijk. Het kabinet onderschrijft in de Kamerbrief van 6 april 2023 de
noodzaak voor algemene beleidsuitgangspunten die kunnen worden toegepast
bij de invoering van een nieuw type middel of voorziening. Wij geven hieronder
alvast enkele overwegingen mee:
•

Spraakberichten
Anders dan sms-diensten bieden chatapplicaties zoals WhatsApp en
iMessage de mogelijkheid om spraakberichten te versturen. De Wet
open overheid en de Archiefwet 1995 zijn in beginsel van toepassing op
spraakberichten. Complicerende factor is dat de stem van een persoon
onder omstandigheden kan worden gekwalificeerd als een
persoonsgegeven in de zin van de privacywetgeving. Dat (delen van)
een spraakbericht (wellicht) doorgaans niet openbaar worden gemaakt
omdat
de
betreffende
persoonsgegevens
vallen
onder
uitzonderingsgronden ten aanzien van openbaarmaking, 5 betekent
echter nog niet dat spraakberichten niet moeten worden gearchiveerd.
Daarvoor kunnen passende maatregelen nodig zijn.
Bovendien geldt dat voor zover een spraakbericht wél openbaar zou
moeten worden gemaakt, informatie die onder een uitzonderingsgrond
valt, niet eenvoudig kan worden 'weggelakt' (door middel van toepassing
van bijvoorbeeld een "bleep censor"). Het spraakbericht transcriberen en
vervolgens bepaalde informatie 'weglakken' is arbeidsintensief. 6 Voor
het 'coveren' of 'vervormen' van (delen van) een spraakbericht is een
technische applicatie nodig.

3

4

5

6

Overigens zou – zonder materiele wijziging – ook kunnen worden gekozen voor de term
"informatieobject" in plaats van "document" omdat het de aard van de materie beter
weerspiegelt, conform het preadvies van Zuurmond, Lokin en Mulder, 'De informationele
zorgplicht van de overheid', in: Zorgplichten in het bestuursrecht, Den Haag: Boom juridisch
2023, p. 109.
Zie hierover bijvoorbeeld: Algemene Rekenkamer, De informatiehuishouding van de overheid,
2010, p. 14.
Artikel 5.1, tweede lid, sub e, van de Wet open overheid (uitzondering op openbaarmaking voor
onder meer persoonsgegevens). Volledigheidshalve: ook andere uitzonderingsgronden uit de
Wet open overheid kunnen zich voordoen.
De Wet open overheid en de Archiefwet 1995 verplichten overigens niet tot transcriberen.

Onze ref. M40570256/1/20681445

4/5

•

Videobestanden en (scherm)afbeeldingen
Videobestanden en (scherm)afbeeldingen kunnen ook onderdeel
vormen van een chat. Ook op deze documenten zijn de Wet open
overheid en Archiefwet 1995 in beginsel van toepassing, en ook deze
documenten zullen op een passende manier (automatisch) moeten
worden gearchiveerd. Eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer kan
wel aan openbaarmaking in de weg staan. 7
Een complicerende factor is hoe bepaalde delen van videobestanden en
(scherm)afbeeldingen waarop een uitzonderingsgrond van toepassing
is, kunnen worden geblurred, of 'weggelakt'.

•

Tijdelijke chatberichten
Foto's, video's en berichten zijn soms slechts 'tijdelijk' beschikbaar.
Diverse chatapplicaties bieden de mogelijkheid om (i) verstuurde
berichten (tekst, foto, video, etc.) te verwijderen voor een ieder, (ii) een
automatisch vervalmoment in te stellen voor verstuurde en ontvangen
berichten en (iii) documenten slechts voor eenmalige weergave te
versturen (zoals foto's of video's via WhatsApp). In dat verband rijst de
vraag hoe deze tijdelijke documenten zich verhouden tot de
geautomatiseerde verwerking van chatberichten die het kabinet voor
ogen heeft.

•

Groepsgesprekken/bestanden
Tegenwoordig wordt veelvuldig samengewerkt in online Wordbestanden en beheren soms meerdere personen samen een
(inhoudelijke) OneNote. Ook hier rijst de vraag hoe deze documenten in
beheer worden gebracht en door wie.

•

Exporteren informatie
Op dit moment is het exporteren van berichten vanuit bepaalde
berichtenapps niet mogelijk (bijvoorbeeld Signal). De vraag dringt zich
op of het gebruik van dergelijke applicaties wenselijk is met het oog op
archivering en openbaarmaking.

7

Artikel 5.1, tweede lid, sub d, van de Wet open overheid (uitzondering op openbaarmaking voor
onder meer persoonsgegevens). Volledigheidshalve: ook andere uitzonderingsgronden uit de
Wet open overheid kunnen zich voordoen.

Onze ref. M40570256/1/20681445

5/5