MINISTERIE VAN DEFENSIE

Instellingsbesluit d.d. 11 april 2019, nr. BS2019008516
De staatssecretaris van Defensie
Overwegende:
De aanbeveling uit het rapport “Sociaal Veilige Werkomgeving Defensie” rondom het instellen van
een commissie die met een frisse blik kijkt naar langlopende zaken of heikele kwesties;
Besluit:
Artikel 1

Begripsbepaling

In dit besluit wordt verstaan onder:
a. aangelegenheid: een langlopende zaak of heikele kwestie op het gebied van sociale
veiligheid binnen Defensie, die is ontstaan als gevolg van een ingediende klacht of melding
van een misstand, welke meer dan een jaar geleden is ingediend;
b. verzoeker: een (voormalige) defensiemedewerker die de commissie verzoekt kennis te
nemen van en te adviseren over een aangelegenheid;
c. betrokkene: een ander dan verzoeker, maar betrokken bij de aangelegenheid;
d. opdrachtgever: de staatssecretaris van Defensie.
Artikel 2

Instelling en werkingsduur

1. Ingesteld wordt de commissie ‘Langlopende zaken Defensie’ (hierna: de commissie).
2. De werkingsduur van dit instellingsbesluit is één jaar te rekenen vanaf 15 april 2019. De
werkingsduur van dit besluit kan worden verlengd.
Artikel 3

Taak

De commissie heeft de taak om op basis van het verzoek de aangelegenheid met een frisse blik te
beoordelen en de opdrachtgever hierover te adviseren. Indien naar het oordeel van de commissie de
beoordeling hiertoe aanleiding geeft, kan de commissie de opdrachtgever richtinggevend adviseren
over een eventuele oplossingsrichting en betrekt daarin, indien mogelijk en gewenst:
a. de (aanvullende) behoefte aan - door het ministerie van Defensie te verlenen
(na)zorg aan verzoeker
b. aspecten die betrekking hebben op het lerend vermogen van het ministerie van
Defensie
Artikel 4

Ontvankelijkheid van het verzoek

De commissie neemt een verzoek van een verzoeker in behandeling indien er naar het oordeel van
de commissie:
1. Meer dan een jaar geleden, gerekend vanaf 15 april 2019, een verzoek of klacht is ingediend
of een misstand is gemeld, welke heeft geleid tot een aangelegenheid;

2. Over de aangelegenheid geen bindend oordeel is gegeven door een onafhankelijke derde
(zoals bijvoorbeeld een rechter, de Nationale ombudsman of het Huis voor klokkenluiders);
3. Over de aangelegenheid geen vaststellingsovereenkomst is gesloten.
De commissie informeert verzoeker en opdrachtgever wanneer het verzoek niet in behandeling
wordt genomen.
Artikel 5

Commissie

1. De commissie wordt ingesteld met ingang van 15 april 2019.
2. De commissie bestaat uit een onafhankelijk voorzitter en een vast lid.
3. De voorzitter en het vaste lid worden door de staatssecretaris van Defensie voor de duur van
een jaar benoemd.
4. Indien de eerste beoordeling van een casus daartoe aanleiding geeft, kan in overleg met de
voorzitter een onafhankelijk lid met specifieke kennis van de defensieorganisatie aan de
commissie worden toegevoegd.
5. Bij tussentijds vertrek van een lid kan de staatssecretaris van Defensie een nieuw lid
benoemen.
6. Indien het aantal ingediende verzoeken hiertoe aanleiding geeft, kan de staatssecretaris van
Defensie in overleg met de voorzitter aanvullende leden benoemen.
Artikel 6

Leden

Tot de vaste leden van de commissie worden benoemd:
a. De heer drs. W.J. Deetman, tevens voorzitter;
b. Mevrouw M.A. Berndsen-Jansen, lid.
Artikel 7

Vergoeding

Op de werkzaamheden van de voorzitter en de leden is het Besluit vergoedingen adviescolleges en
commissies van toepassing.
Artikel 8

Werkwijze commissie

De commissie kan binnen de kaders van dit besluit nadere werkafspraken maken over zaken die de
commissie dienstig acht met het oog op de taakvervulling.
Artikel 9

Inwinnen van inlichtingen

1. De commissie is bevoegd zich voor het inwinnen van inlichtingen te wenden tot
defensiemedewerkers en hen te verzoeken die medewerking te verlenen die redelijkerwijs
nodig is voor de uitvoering van het onderzoek.
2. Het ministerie van Defensie verleent de commissie de verlangde medewerking en toegang
tot alle informatie die zij nodig heeft met inachtneming van de in artikel 8 bedoelde
werkwijze.
3. Medewerkers van het ministerie van Defensie zijn verplicht om de leden van de commissie
de verlangde medewerking te verlenen, voor zover deze samenhangt met hun (ambtelijke)
taak.

Artikel 10

Secretariaat

1. De commissie wordt bij haar werkzaamheden ondersteund door een secretariaat.
2. Het secretariaat wordt verzorgd door het CAOP.
3. Het secretariaat draagt zorg voor:
a. het in ontvangst nemen van de verzoeken;
b. het vervaardigen van concepten voor correspondentie, (hoor)verslagen, bevindingen en
adviezen, op aanwijzing en onder verantwoordelijkheid van de voorzitter;
c. de schriftelijke communicatie tussen de commissie, verzoeker en het in casu bevoegde
gezag;
d. al het overige dat de commissie met het oog op haar taakvervulling dienstig acht;
e. archivering.
Artikel 11

Inrichten contactpunt

Het CAOP draagt zorg voor de inrichting van een contactpunt waar (voormalige) medewerkers van
het ministerie van Defensie gedurende 12 maanden gerekend vanaf de inwerkingtreding van dit
besluit de commissie kunnen verzoeken een advies te geven over een in artikel 1 beschreven
aangelegenheid. De periode van 12 maanden kan worden verlengd.
Artikel 12

Kennisgeving in het licht van gegevensbescherming

1. De opdrachtgever heeft de Functionaris Gegevensbescherming geïnformeerd over de
instelling en werkwijze van de commissie. De opdrachtgever zal de kennisgeving aan
eventuele betrokkenen verzorgen of gelasten van het feit dat wat in het onderzoek wordt
verklaard of overgelegd, met inachtneming van hetgeen gesteld in de Algemene Verordening
Gegevensbescherming, wordt vastgelegd.
2. In een nader document wordt neergelegd hoe de commissie zal omgaan met de overige
verplichtingen die volgen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Artikel 13

Geheimhouding

1. De commissie neemt geheimhouding in acht ten aanzien van alle informatie die in het kader
van dit besluit bekend wordt en waarvan het karakter als vertrouwelijk is aan te merken.
2. De commissie zorgt er voor dat door een ieder die betrokken is bij de werkzaamheden van de
commissie, geheimhouding in acht wordt genomen ten aanzien van alle informatie die in het
kader van dit besluit bekend wordt en waarvan het karakter als vertrouwelijk is aan te
merken.
Artikel 14

Vrijwaring

Commissieleden worden gevrijwaard voor eventuele aanspraken en claims van verzoekers of
betrokkenen en eventuele andere derden, voor zover de aanspraak/claim voortvloeit uit de
behandeling van een bij de commissie ingediend verzoek en geen sprake is van handelen of nalaten
dat te wijten is aan opzet of grove schuld van het commissielid.

Artikel 15

Archief

1. Het archief van de commissie wordt bij opheffing van de commissie overgebracht naar het
archief van het ministerie van Defensie.
2. Het beheer van het archief vindt plaats met inachtneming van de door de
onderzoekscommissie in haar werkwijze aangegeven vertrouwelijkheid, waarover de
onderzoekscommissie nadere afspraken met het ministerie van Defensie maakt.
Artikel 16

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van 15 april 2019. Indien de Staatscourant waarin dit besluit
wordt geplaatst wordt uitgegeven na 31 maart 2019, treedt het besluit in werking met ingang van de
dag van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst, en werkt het terug tot en met 15
april 2019.
Artikel 17

Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit ‘Commissie Langlopende zaken Defensie’.
Den Haag, 11 april 2019

DE STAATSSECRETARIS VAN DEFENSIE

Drs. B. Visser