1

Leerzaam proces en meer inzicht

De eerste onderzoeksvraag luidt
•

hoe is het proces van totstandkoming van de notitie Uitkomsten

•

welke checks and balances zijn aanwezig geweest en hoe is omgegaan met

portfolioproces verlopen
bevindingen
1 1

Geen consequente peildatum bij rapportage portfolioproces
De notitie Uitkomsten portfolioproces is een resultaat van het proces van

inventarisatie van vraag en aanbod van IV capaciteit binnen de Belastingdienst Een
portfolioproces is een dynamisch proces dat continue doorloopt De Belastingdienst
wil elk kwartaal het portfolio inclusief de match vraag aanbod gaan actualiseren
Voor het adequaat kunnen rapporteren over de match tussen vraag en aanbod op

enig moment

is het hanteren van een peildatum gewenst

De Belastingdienst heeft
Deze datum zou

op 7 december 201B finaal besloten over het portfolio voor 2019
een iogische peildatum zijn voor de rapportage

In de conceptversies van de notitie Uitkomsten portfolioproces en in de
communicatie naar de stakeholders is deze peildatum niet consequent gehanteerd
Hierdoor Is het lastig om aansluitingen te maken

Ook in de totstandkoming van de

notitie Uitkomsten portfolioproces zelf speelde dit probleem van verschiliende

peildata

De conceptnotitie kende diverse aantallen IV dagen die deels onderling

nlet aansloten en deels niet aansloten met andere bronnen

Wij hebben ervoor

gekozen om te rapporteren naar de stand van zaken op de datum 7 december 2018
waarbij wij de besluiten van de portfolioraad van 7 december 2018 hebben
meegenomen 0ns advies Is om voortaan de gekozen peildatum consequent te
hanteren voor verantwoording en rapportages over het portfolioproces
1 2

Veel geleerd met doorlopen proces verdere groei nodig
De totstandkoming van het portfolioproces in 2018 staat op hoofdlijnen in de bijiage
van de

notitie Uitkomsten portfolioproces beschreven

De geTnterviewden hebben

aangegeven het proces als leerzaam te hebben ervaren en vinden dat business en
IV nader tot elkaar zijn gekomen

Wij vinden onderstaande punten kenmerkend voor het doorlopen proces
Het proces staat onder regie van de directie IV
Databeheersing IV D
waaronder concernportfoliomanagement is gepositioneerd
De business is meer in the lead
voor de

vraagkant

en

de ketens hebben de verantwoordelijkheid

IV voor de aanbodkant

Het is de eerste keer dat voor

alle ketens op deze wijze het portfolioproces is doorlopen

Daarvoor werd

het portfolio voornamelijk vanuit het aanbod IV opgesteid
De ketensturing is na de start ultimo 2017 in de loop van 2018 in de voile

breedte gemtroduceerd

De volwassenheid per keten verschilt

hetgeen zijn

invioed heeft op hoe elke keten het portfoliomanagement vormgeefl Bij de
ene keten was bij het opstellen van de vraag ondersteuning vanuit IV D van

belang terwiji een andere keten het portfolio vrij snel kon opieveren Het
niet uniform opereren van de ketens ten aanzien van het portfolio is mede
een oorzaak dat de initiele vraag niet uniform vastgelegd is zie 2 4
De kaders die de ketens hebben meegekregen zijn deels tijdens het
portfolioproces verder ontwikkeld
C F heeft aangegeven dat het proces erg iteratief is ingestoken dat te laat
is gestart met het organiseren van het proces om te kunnen aansluiten op
de jaarplancyclus van de Belastingdienst en dat het inzichtelijk maken van

het aanbod de nodige bijsturingen door C F heeft gevergd

9 van 27 I onderbouwing nodtie uitkomsten portfolioproces

1693499

00011

Per keten is de vraag in beeld gebracht en geconfronteerd met het aanbod
vanuit IV voor die keten Knelpunten zijn daarna in werkconferenties

•

besproken op niveau Directieteam Belastingdienst waarna vraagpunten zijn
de
uitgezocht en waar nodig bljgesteld Finaie besluitvorming over

prioritering heeft piaatsgevonden in de portfolioraad van 7
Het informeren

•

van de

december 2018

inzicht geven aan de opdrachtgevers
en keuzemogelijkheden kan beter De hoofddirectie FEZ

en betrekken van en

kneipunten

wenst ook eerder Inzicht in het portfolioproces en in de resultaten

Het nog niet op orde zijn van de managementinformatie binnen de
Belastingdienst speelt ook bij dit portfolioproces waardoorde gewenste

•

informatie niet aitijd a tempo beschikbaar is en er extra inspanning nodig is
aan dat ze voor
om de informatie op te leveren Voorbeeid een keten geeft
een

die

portfolio item twee schattingen heeft ontvangen met een omvang
elkaar liggen De keten is niet in staat te bepalen welke het meest

ver uit

reeel is
Het nog niet op orde zijn van concernbreed risicomanagement en

•

waardoor de
risicomanagement per keten spelen ook bij dit portfolioproces
kans aanwezig is dat niet alle risico s in beeld zijn en of niet de gewenste
beheersmaatregelen getroffen zijn

1 3

Inzicht in het portfolio en het portfolioproces toegenomen

Alle geintervlewden geven aan dat het goed is dat de Belastingdienst dit
in zowel het
portfolioproces heeft doorlopen wij onderschrijven dit Het inzicht
zelf
is toegenomen
het
als
in
portfolioproces
portfolio van de gehele Belastingdienst
Hierdoor
ketens
voidoende
tussen
inzichtelijk
gemaakt
vele
raakviakken
de
Ook

zijn

te
is de Belastingdienst beter in staat om op portfolio niveau doorlopend alwegingen
De
maken en de gevoigen van te maken keuzes inzichtelijk te hebben
aan dat het van belang is om het proces voort te zetten en

geintervlewden geven
door te ontwikkelen

ook zie 5 1
1 4

o a

monitoring

De Belastingdienst is al

en bijsturingsprocessen
Wij adviseren dit
bezig met deze doorontwikkeling

Initiele vraag niet uniform vastgelegd
Door FZ en FEZ is gevraagd om inzicht in welke onderdeten er in de prioritering zijn
te komen Het Is
afgevallen van de initiele vraag om tot de geprioriteerde portfolio
het inzicht
het
in
te
hier
inzicht
vergroot
verkrijgen
voor deze stakeholders handig
in de stapelingsprobtematiek

zie ook 5 2

De Belastingdienst kan de initiele vraag

niet goed weergeven door verschillende oorzaken
niet in
Sommige ketens hebben de afgevallen laag geprioriteerde vraag
als niet
maar
dan
is
de
wel
dat
bedoeling
het portfolio opgenomen terwiji

inpasbaar
•

De vraag naar IV van een van de aanbodafdelingen is pas in een later

stadium opgenomen
1 5

Meerdere checks and balances aanwezig
IV

IV

Databeheersing

IV

D

D heeft ter vergroting van de eenduidigheid en uniformiteit van de
de kaders
s een aantal kaders meegegeven aan de ketens Een van

ketenportfolio

^

vanuit IVBiD is het prioriteringskader zoals in de notitie Uitkomsten portfolioproces
over de
Tijdens werkconferenties hebben de ketens presentatles gegeven

genoemd
gehanteerde prioritering en de op dat moment bekende ketenportfolio met
onderliggende risico s Door kritische discussies nadere analyses en afstemmingen
zijn de ketenportfolio s en de raakviakken verder aangescherpt
en IV
De Belastingdienst is voornemens om de doorontwikkeling van het proces
Dat
is van
laten
te
architectuur’
onder
plaatsvinden
de komende jaren

landschap
belang gezlen
a

10 van 27

1693499

de noodzaak om complexe delen van het IV landschap te vernieuwen

I onderbouwing notitie uitkomsten portfolioproces

00011

b

de afhankelijkheden die daarbij bestaan tussen domeinen

c

de schaarste in de portfoiioruimte

Alle ketens hebben de opdracht gekregen om hiertoe in eerste instantie eind 2018
en

bijgesteld tot voor de zomer 2019 de domeinarchitecturen te actualiseren

een

Voor

groot aantat ketens ligt er al een door de concernarchitectuurboard

goedgekeurde domeinarchitectuur Na vaststeiling hiervan door het Directieteam
Belastingdienst zijn de architecten in staat om te toetsen of de portfolio s in lijn zijn
met de domeinarchitecturen
IV

D wil in 2019 architectuurcontrol als kader hanteren en integreren in het bredere

besluitvormingsproces over projecten en budgetvrijgave teneinde te borgen dat
projectvoorstellen zonder goedgekeurde architectuur niet in uitvoering worden
genomen tenzij daartoe expliciet bestuurlijk is besloten
De kaders van IV

D zijn deals tijdens het proces aangescherpt op basis van

bevindingen
opmerkingen en vormen daarmee een bijgestelde basis voor het
volgende portfolioproces
en

Control en Financien

C

F

C F is vanaf het begin van het portfolioproces betrokken bij zowel de vraagkant als

de aanbodkant C F heeft een aantal keren tussentijdse bevindingen gerapporteerd

Bevindingen hebben geleid tot nadere analyses en acties bij de ketens en IV
heeft per keten appreciaties opgesteld bij

een

werkconferenties aan de orde zijn gekomen

deel van

C

F

de stukken die op de

Deze appreciaties hebben in de meeste

gevallen tot enige aanpassingen geleid
C

F heeft voor beheer en onderhoud per keten de delta tussen de raming voor 2019

en de

realisatiegegevens 2018 onderzocht en heeft een aantal ketens een analyse

laten uitvoeren op de sterk gestegen of gedaalde post beheer en onderhoud

Deze

analyses hebben tot bijstellingen geleid
C F heeft een appreciatie control notitie opgesteld bij de notitie Stapeling
waarblj met name de proceskant Is belicht De betrokkenheid van C F is door
geinterviewden als nuttig ervaren
Hoofddirectie Financieel Economische Zaken

FEZ

FEZ Wil voor haar beoordeling van de notities Uitkomsten portfolioproces en

Stapeling gebruik gaan maken van de 1® lijnscontrole van de Belastingdienst en de
appreciatie van C F FEZ was als deelnemer aanwezig bij de werkconferenties FEZ
heeft commentaar gegeven op een conceptnotitle Stapeling
Directoraat generaal Fiscale Zaken

FZ

FZ heeft een wetgevingskalender opgesteld voor de directle Uitvoerings
van de

Handhavingsbeleid {UHB
uitvoeringstoetsoverzicht

volledigheid en juistheid

van

Belastingdienst

de notitie Uitkomsten portfolioproces beoordeeld op

Deze input van FZ is meegenomen in het vervoigtraject

Ook FZ was als deelnemer aanwezig bij de werkconferenties

gegeven op een conceptnotitle

Uitvoerings

en

en

FZ heeft bijiage 8

FZ heeft commentaar

Stapeling

Handhavingsbeleid

UHB

UHB heeft een inventarlsatie uitgevoerd van alle relevante wet

en

regelgeving en

uitvoeringstoetsen Daarnaast heeft ztj een check uitgevoerd of alle relevante wet
en regelgeving en uitvoeringstoetsen juist en volledig in de zonnewijzers van de
ketens zijn opgenomen De door UHB geconstateerde afwijkingen zijn uitgezocht en
waar nodig zijn aanpassingen doorgevoerd
Diverse partijen
Voor de beoordeling van projecten in het bestedingspian Vernieuwing hebben IV D
C

F UHB en Bureau Investeringsagenda een toetsingskader ontwikkeld Dit wordt
gebruikt om de PortfoMoraad DT te adviseren over de siaagkans en risico s van
projecten Het toetsingskader helpt de kadereteliende directles om tot een advies te
komen De kaderstellende directles wilien dit toetsingskader Belastlngdienstbreed
gaan gebruiken

11 van 27

1693499

| onderbouwlng notitie uitkomsten portfolioproces

00011

Onderbouwing Vraag

2

Het eerste dee van de tweede onderzoeksvraag luidt
met
In hoeverre is de vraag zoals opgenomen in het portfolio onderbouwd

onderliggende documentatie uit bronsystemen of andere
2 1

documentatie

Inventariseren vraag met centraal opgesteld prioriteringskader
2019 logischerwijs
Per kelen is de totale vraag naar IV geTnventariseerd waarbij
aanbod van
in beeld is dan latere jaren Uit de confrontatie tussen het

nauwkeuriger
De vraag naar
IV dagen en de vraag blijkt dat het aanbod Weiner is dan de vraag
door de
centraal
van
een
prioriteringskader
met
opgesteld
IV is vervoigens
behulp
Het
prioriteringskader
ketens nauwkeuriger vastgesteld en verder geprioriteerd

geeft voorrang aan

Het borgen van de continulteit beheer en onderhoud inclusief

jaaraanpassingen
Wetgevende trajecten waarop positieve uitvoeringstoetsen zijn afgegeven
m n Belastingplan 2019
De vijf projecten Beheerst vernieuwen uit de aprilbrief
Besloten is om alle portfolio items die nog niet in voldoende mate gekwantificeerd
de
smart zijn niet in het portfolio 2019 mee te nemen Dit betreft bijvoorbeeld
zoals toegelicht op biz 15 van de
Data Warehouse EDW

migratie van Enterprise
van de
notitie Uitkomsten portfolioproces Maar ook het verbeteren
en
het
vanuit
Managementinformatie
programme
managementinformatie
IV
die
voor
er
verbetering
capaciteit
zover
Risicomanagement valt hieronder voor
en of
vernleuwing
voor
bij
managementinformatie
nodig is IV capaciteit
in het betreffende portfolio
modernisering hoort standaard te worden meegenomen
items vanwege het
item Voor de keten Gegevens zijn veel circa de helft portfolio
2019
opgenomen
niet smart zijn niet in het portfolio
Dit betekent dat niet in het
•

•

geprioriteerde portfolio is opgenomen

zijn
regelgeving waar nog geen vastgestelde uitvoeringstoetsen
notitie
Uitkomsten
portfolioproces
zie bijiage 8 van de
alle portfolio items die nog niet in voldoende mate gekwantificeerd zijn

wet

en

van

in 2019 IV dagen
Een aantal van deze portfolio items zal naar verwachting zeker

gaan vergen

Dit is dan alleen mogelijk door andere onderdelen van het portfolio

De meeste Items die niet in het portfolio 2019
naar latere jaren zodat de vraag naar IV
verschoven
terecht zijn gekomen zijn
niet uit te voeren of uit te stellen

capaciteit in komende jaren verder opioopt
de
Gekwantificeerde Modernisering IV en vernleuwing voor zover dit niet binnen

kan worden
match van vraag en aanbod in de betreffende keten in 2019 geregeld
in de planning 2019
niet
echter
maar
niet
zijn
in
het
inpasbaar
staan wel
portfolio

opgenomen

Daarnaast is in het huidige portfolio geen rekening gehouden met mogelijke
met een opiopende vraag als
tegenvallers wat eveneens kan leiden tot vertraging

gevolg in latere jaren
2 2

Vraag ingedeeld naar categorieen
naar de categorieen
De Belastingdienst heeft het portfolio per keten ingedeeld
en regelgeving 3 MIV 4
wet
Nieuwe
2
en
onderhoud
beheer
Continulteit
1

Vernleuwing en 5 Afhankelijkheden
zwart wit in een
Het uitvoeren van projecten en programma s is tang niet altijd
worden met het
een
Zo
kan
gecomblneerd
wetgevingstraject
categorie in te delen

12 van 27 I onderbouwing notitie uitkomsten portfolioproces

1693499

00011

verminderen van de technische schuld en of jaaraanpassingen

Voor die portfolio
Loonheffingen en
Gegevens hebben wij de bevlnding dat projecten zijn ingedeeid in de ons meest
logisch lijkende categorie
items

die wij meer diepgaand hebben ondenzocht de ketens

In bijiage 3 van de notitie Uitkomsten portfolioproces

zijn van elke keten

zogenaamde zonnewijzers opgenomen In de zonnewijzers is van eike keten voor de
periode tot en met 2023 de vraag portfolio items naar IV capaciteit weergegeven
uitgesplitst over de hiervoor genoemde categorieen In de zonnewijzer zijn de
vastgestelde uitvoeringstoetsen bij doorde Kamer goedgekeurde wetgeving
gekleurd weergegeven De uitvoeringstoetsen met een andere status zijn wit
weergegeven Kleinere of repeterende uitvoeringstoetstrajecten zijn voor het
behoud van overzicht en leesbaarheid opgenomen onder Jaaraanpassingen en
derhalve niet zelfstandig in de zonnewijzers zichtbaar echter wel in het portfolio
opgenomen voor zover geprioriteerd
2 3

Beheer en onderhoud

aandacht voor mogelijke verlaging kosten

De onderbouwing van beheer en onderhoud is veelal gebaseerd op een combinatie

realisatiegegevens van voorgaande jaren en expertschattingen Deze
expertschattingen zijn mede gebaseerd op een berekening van benodigde
functiepunten Deze methode van functiepuntanalyse is een veel gebruikte
methode Er bestaan weinig andere mogelijkheden voor een nauwkeurige
onderbouwing Per functiepunt geldt per ontwikkeltaal een norm aantal uren De IV
organisatie monitort de realisatie van de gereaiiseerde functiepunten zie ook 3 4
Wij hebben geen nader onderzoek gedaan near de berekeningen voor de benodigde
functiepunten
C F heeft per keten de delta tussen de raming voor 2019 en de realisatiegegevens
van

2018 onderzocht en heeft een aantal ketens een analyse taten uitvoeren op de sterk

gestegen of gedaalde post beheer en onderhoud Deze analyses hebben tot
aanpassingen geieid Uit de activiteiten van C F en de door de IV organisatie
uitgevraagde specificaties van beheer en onderhoud in samenhang met de
gehouden interviews leiden wij af dat in elk geval de ketens Gegevens Inning en
Betalingsverkeer Loonheffingen en Toeslagen zijn nagegaan of de uren voor
beheer en onderhoud verlaagd kunnen worden
Beheer en onderhoud zijn te verlagen door in te zetten op modernisering van het
IV

landschap

Zo heeft de keten

Inkomensheffing

IH

voor

jaaraanpassingen 2019

het aantal IV dagen begroot op ruim 17 000 op een totale begroting van ruim
28 000 dagen

Dit hoge aantal benodigde dagen voor jaaraanpassingen wordt

veroorzaakt door de gehanteerde bouwtechniek waarbij de belangrijkste applicatie
elk jaar opnieuw gebouwd moet worden Verder maakt men bij de bouw van de

applicatie gebruik van een ontwikkeltaal die technisch verouderd is en naar
verwachting op middellange termijn 2026 end of life is Dat betekent dat er
sprake is van technische schuld Een investering in een vervangende applicatie is op
termijn vanwege het end of life zijn van de gehanteerde ontwikkeltaal
noodzakelijk waarbij tevens een efficiencyslag gerealiseerd kan worden De keten
Inkomensheffing zou vervanging vanuit kostenoogpunt wel eerder willen oppakken
maar heeft hier onvoldoende capaciteit voor Dit komt omdat in het portfolio
prioriteit is gegeven aan continulteit en wetgeving boven modernisering zie ook
2 5 en het aantal beschikbare IV dagen beperkt is
2 4

Wet

en

regetgeving uitvoeringstoetsen in beeld echter niet alle

opgenomen in het portfolio 2019

peiidatum 7 december 2018 staan volgens de Beiastingdienst
en regelgeving waarvoor er een vastgestelde
uitvoeringstoets is en de wetgeving door de Kamer is aangenomen Daarnaast
dienen alle uitvoeringstoetsen in de zonnewijzers te zijn opgenomen Dit dient in
In het portfolio 2019

alleen uren gepland voor wet

13 van Z7

1693499

I onderbouwing notitie uitkomsten portfolioproces

00011

overeenstemming te zijn met het door UH8 opgestelde overzicht bijiage 8 van de
notitie Uitkomsten portfolioproces
Een uitvoeringstoets kent een schatting van de benodigde IV capacitett in een vroeg

stadium waardoor deze schattingen relatief zacht zijn

dit stadium van

Deze schattingen kennen een

het proces en gezien de relatief beperkte tijd

grote bandbreedte In
vooreen uitvoeringstoets zijn deze zachte schattingen het hoogst haalbaar
De Belastingdienst probeert sinds de introductie van de uitvoeringstoetsen nieuwe
stiji de totaliteit van de vraag en de samenhang met andere uitvoeringstoetsen mee
te wegen Daarvoor was de kans groter dat er ja werd gezegd tegen sec
wetsvoorstel A en ja tegen sec wetsvoorstel B maar dat beide voorstellen samen tot
een nee had moeten leiden Stapeling binnen uitvoeringstoetsen meenemen is
overigens gezien de compiexiteit nog een ontwikkeltraject Het is ingewlkkeld door
de compiexiteit van het IV landschap de vele raakviakken tussen ketens en tussen
de diverse overgangsrechten en uitzonderingen van sommige wet
regelgeving en de beperkt beschikbare tijd voor de uitvoering van een

appiicaties

en

uitvoeringstoets

Wij hebben voor de ketens Loonheffingen en Gegevens onderzocht of voor elk
portfolio item wet en regelgeving met uren in 2019 een uitvoeringstoets is
vastgesteld en of alle uitvoeringstoetsen in de zonnewijzer zijn opgenomen Wij zijn

daarbij van uitgegaan dat bijiage 8 van de notitie Uitkomsten portfolioproces alle
uitvoeringstoetsen juist weergeeft daar deze is afgestemd tussen DGFZ en
Belastingdienst
Wij hebben hierbij de volgende opmerkingen
•
Voor de keten Loonheffingen is aangegeven dat twee uitvoeringstoetsen
voor EU zaken te weten WagwEU en EE5SI nog onderhanden zijn Deze
Europese regelgeving was er al voordat het nieuwe proces van
uitvoeringstoetsing begon Voorde voliedigheid heeft de Belastingdienst
gezegd deze uitvoeringstoetsen alsnog op te stellen Deze portfolio items
staan in het portfolio 2019 en zijn wit gekleurd in de zonnewijzer daar zij
nog geen vastgestelde uitvoeringstoets hebben
•
Voor de keten Loonheffingen zijn de portfolio items DBA ZZP en
Quotumregeling in de zonnewijzer opgenomen maar zij staan voor nul uren
in het portfolio Aangegeven is dat zij zijn opgenomen in 2019 daar er een
gerede kans is dat er uren in 2019 besteed moeten worden Op deze wijze

er

geven de zonnewijzers wel inzicht in weike zaken op de keten afkomen
maar niet in weike zaken de keten in 2019 gaat oppakken Indien deze
items prioriteit moeten krijgen dan zal dit ten koste gaan van andere items
2 5

Modernisering IV landschap MIV
gebaseerd op expertschattingen

onder druk en onderfaouwing veelal

De onderbouwing van werkpakketten van MIV is veeiai gebaseerd op
expertschattingen MIV maakt bij de planning onder andere gebruik van de

bestaande domeinarchitecturen van de ketens Daarnaast werkt de Belastingdienst
ook bij MIV met schatten en monitoren van functiepunten en meten van

softwarekwaliteit
Er is een bestedingsplan MIV waarin extra financiering is geregeld naast een deel
budget dat aan modernisering wordt besteed Het bestedingsplan Is door de

regulier

Inspectie voor de Rijksfinancien goedgekeurd
Bij de keten Loonheffingen zijn bijna alle voorgestelde MlV werkpakketten voor
2019 doorgeschoven naar latere jaren daar er geen ruimte is in het portfolio 2019
Alleen een post voor opstellen architectuur WerkGeversAdministratie is nog
opgenomen Hierdoor komt MlV geoormerkt budget vrij die door andere ketens in
2019 voor MlV werkpakketten benut kan worden De doelstelling van het
wel behaaid
programme MIV qua besteding geld aan modernisering wordt hierdoor
echter bij een andere keten dan oorapronkelijk gepland Het kan hierdoor
voorkomen dat een minder urgent MlV werkpakket voorrang krijgt De technische
schuld bij de keten Loonheffingen neemt hierdoor niet af en in latere jaren zal

14 van 27 | onderbouwing notitie uitkomsten portfolioproces

1693499

00011

binnen de keten
om

Loonheffingen

extra aan modernisering gewerkt moeten warden

de ontstane achterstand in te halen

Dit is nodig om de continuiteit op langere

termijn te kunnen borgen en om de kosten van beheer en onderhoud voor de keten
’Loonheffingen omiaag te kunnen brengen Doordat continuiteit en wetgeving

prioriteit hebben boven modernisering en er nieuwe prioritering nodig zal zijn is er
gerede kans dat modernisering alsnog in de knel komt en niet tot de gewenste
resultaten zal leiden Dit ondanks dat een kader is gezet om modernisering zodat
een keten niet eigenstandig kan besiissen om modernisering deels te laten vallen
hier is een besluit van de portfolioraad voor nodig

Bij de keten Inning en Betaiingsverkeer is vee modernisering in het portfolio
Dit komt omdat uitfaseren Enterprise Tax Management ETM is
opgenomen voor 14 000 IV dagen In de 21e halfjaarsrapportage Belastingdienst is
aangegeven waarom deze uitfasering prioriteit heeft gekregen in het portfoiio
Verder is daar aangegeven dat daardoor de stroomlijning van de
invorderingsregeigeving voor belastingen en toeslagen in de tijd gaat schuiven
opgenomen

2 6

Vernieuwing onder druk
Het bestedingsplan Vernieuwing bestaat uit budget voor de toenmaiige afdeiingen
IV accent

Data Anaiyse en Implementatie Ondersteuning samen € 110 miljoen en
budget voor projecten {€ 30 miijoen Het budget van de afdeiingen IV accent
Data Anaiyse en Implementatie Ondersteuning zit aan de aanbodkant Volgens de
door IV D opgestelde samenvatting voor de portfolioraad van 7 december 2018 is
€ 20 miljoen aan vernieuwingsprojecten opgenomen in het portfolio Aangegeven is
dat het budget aanwezig is maar dat het verkrijgen van de juiste IV capadteit het
probleem is gezien de wervingsopgave en de onderbezetting Ook hier speelt net als
bij modernisering dat omdat continuiteit en wetgeving prioriteit hebben boven
vernieuwing er een nieuwe prioritering nodig zal zijn Hierdoor ontstaat een gerede
kans dat ondanks de aanwezlgheid van benodigd budget vernieuwing niet
uitgevoerd kan worden
Voor de projecten dient voorafgaand aan de voortbrenging een businesscase te
worden opgesteld Voor de lopende projecten is deze businesscase veelal opgesteld
in de periode van de Herijking Investeringsagenda {tot eind 2017
C F en FEZ
hebben voor deze projecten controlwerkzaamheden uitgevoerd
De reguiiere Planning
Control cyclus voorziet in periodieke rapportages over het
bestedingsplan Vernieuwing aan FEZ Nieuwe trajecten worden door C F getoetst op

basis van een met FEZ afgestemd kader
Het niet tijdig realiseren van vernieuwingstrajecten heeft veelal impact op burgers
of bedrijven of op medewerkers {geen gebruikersgemak en of geen fte reductie

mogelijk
2 7

Raakviakken en afhankelijkheden tussen ketens inzichtelijk gemaakt

De Belastingdienst heeft de raakviakken tussen de ketens geinventariseerd Voor elk
raakvlak afhankelljkheid zijn een

Lead

keten en een of meerdere

Follow

ketens

benoemd

Wij hebben niet de gelnventariseerde raakviakken in detail onderzocht
de voorde hand liggende raakviakken zien wij in de matrix in elk geval benoemd

Op dit niveau heeft C F hier ook naar gekeken
Naast de aniankelljkheden tussen ketens zoals gevisualiseerd in de bijiage
raakviakkenmatrix van de notitie Uitkomsten portfolioproces is ook sprake van
andere afhankelijkheden dit is inherent aan het portfolioproces Zo heeft de
Belastingdienst laten weten aan het ministerie van Sociale Zaken en
Werkgelegenheid SZW dat realisatie van de modernisering van de
Werkgeversadministratle Wga randvoorwaardelljk is voor het kunnen realiseren
van

de werkzaamheden voor het wetsvoorstel Premiedifferentiatie WW In de

domeinarchitectuur Loonheffmgen Is beschreven dat Wga de wendbaarheid van de
keten sterk beperkt en dat daardoor nieuwe wet

en

regelgeving niet kan worden

gereatiseerd

15 van 27 I

1693499

onderbouwing notitie uitkomsten portfolioproces

00011

3

Onderbouwing Aanbod

Het tweede deel van de tweede onderzoeksvraag luidt
In hoeverre is het aanbod zoals opgenomen in het portfolio onderbouwd met

documentatie utt bronsystemen of andere documentatie
3 1

Aansluiting diverse fte aantailen lastig te maken
In de notitie Uitkomsten portfolioproces is toegelicht dat de geprognotiseerde
en 634 fte
bezetting ultimo 2018 geschat op 2 220 fte direct eigen personeel

inhuur ais uitgangspunt is genomen voor de bepaiing van het aanbod 2019
aan
Daarbovenop heeft de portfotioraad op 7 december 2018 goedkeuring gegeven
het gaan werven van 64 fte extra De Belastingdienst gaat uit van een normatief
aanta productieve dagen per jaar per medewerker
dat de
Uit onderiiggende documenten die we hebben ontvangen maken wij op
dan
de
is
bezetting
220
fte
van
2
werkelljke
hoger
bezetting

geprognotiseerde

uitimo 2018 en dat de inhuur die meegenomen moet worden voor de bepaiing van
het aanbod niet 634 fte maar 609 fte is
Hierdoor lijkt het aanbod van 370 000 dagen ultimo 2018 exclusief
Analyse DF A welke voor de berekening
Datacenterservices en Datafundament
zoals geschetst op pagina 9 van de
van het aanbod niet worden meegenomen
te
hoog weergegeven Er is sprake van een
notitie Uitkomsten portfolioproces
forse wervingsinspanning het verschil tussen geprognotiseerde en werkelijke
ultimo 2018 de 64 fte extra en vervanging van medewerkers in verband

bezetting

met verwachte uitstroom in 2019

Op basis van de door de Belastingdienst aangeleverde geactualiseerde
bezettingsoverzicht P view per uitimo januari 2019 voigt dat het beschikbare
aanbod circa 376 000 IV dagen bedraagt Het portfolio 2019 sluit op ca 378 000 IV

dagen

In hoeverre het aanbod en vraag binnen de ketens voldoende op elkaar

aansluiten hebben wij niet vastgestetd daar ons onderzoek zich gericht heeft op
keten had
peildatum 7 december 2018 en de Beiastingdienst geen informatie per

aangeieverd
Het is van belang dat de Beiastingdienst vaststelt dat bij de confrontatie per keten

is

van de
uitgegaan van de juiste bezetting uitimo 2018 inclusief een reeie inschatting
waar
dit
de
ketens
beheerste
van
de
maximaal
bij
als
opschaiing
IV

gevolg
dagen
noodzakelijk is Hierbij rekening houdend met geleidelijke Instroom inwerken
opteiding etc

3 2

Opschaiing aanbod ook business capaciteit nodig

is mogelijk een optie

De portfolioraad heeft op 7 december 2018 besloten tot een beheerste opschaiing
hen de maximaai
van 64 fte s De ketens hebben ook in beeid gebracht wat voigens

beheerste opschaiing is voor de jaren 2018 2022 zie bijiage 1 van de notitie
Uitkomsten portfolioproces In de notitie is aangegeven “Er is daarbij uitgegaan
met factoren die
van een beheerste groei dat wil zeggen dat rekening is gehouden
en
inhuur
van
ICT
personeel
het groeipotentieei begrenzen Marktaanbod
het
en
buiteniand
absorptievermogen en de
random inhuur vanuit het

regelgeving

maximale span of control voor de afdeling vormen hierin beperkende factoren Bij
het bepalen van de mogelijkheden voor beheerste groei is niet gekeken naar de
on

mogeiijkheden van financiering van die groei

16 van 27 I onderbouwing notitie uitkomsten portfolioproces

1693499

00011

De Belastingdienst heeft geconcludeerd dat werven van IV personee
moet houden om zodoende de bezetting op peil te houden

topprioriteit

De huidige arbeldsmarkt

kent schaarste zeker op het IV vlak en de verwachte uitstroom is aan de hoge
kant

Een nog grotere opschaling dan de 64 fte s fijkt op papier een optie om de mismatch
tussen vraag en aanbod te verkieinen

In de praktijk moet dan wel een aantal

voorwaarden ingevuld zijn aan de IV kant zoals

Verhoogde wervingscapaciteit gericht op specifieke capabilities
Begeleiding van nieuwe medewerkers
Huisvesting en bijbehorende zaken voor extra agile teams
Formatiekader en budget

•
•
•

•

Daarnaast is het noodzakelijk dat de opschaling aan de IV kant in balans is en blijft
met de opschaling aan de business kant

Dit beta kent voorwaarden ais

•

Voldoende business capaciteit met de julste competenties voor deelname

•

Voldoende absorptievermogen aan de busIness kant
Voldoende werk waar de agile teams mee aan de slag kunnen

aan en

•

aansturing van de extra agile teams
een

portfolio

item eist eerst meer uitwerking alvorens een agile team er mee bezig kan

Wij adviseren de Belastingdienst om volop met de werving van IV personeel door te
gaan en om op basis van informatie over de eerste 4 maanden van 2019 aangaande
de hiervoor genoemde voorwaarden voor zowel IV als business te bepalen wat de
on mogelijkheden zijn van verdere opschaling per keten Wij adviseren om de
benodigde capaciteit de werkelijke bezetting en de werkelijke opschaling per keten
aan zowel IV als business kant doorlopend te monitoren zodat tijdig noodzakelijke
bijsturingsacties in gang kunnen worden gezet

3 3

Invulling businessrollen door medewerkers IV
Bij de keten Gegevens wordt een aantal businessrollen ingevuld door medewerkers
IV Volgens planning zijn hiervoor ongeveerSOO IV dagen mee gemoeid Wij

van

hebben vernomen dat de invulling van businessrollen door IV medewerkers ook bIj

andere ketens voorkomt Dit fenomeen is binnen de Belastingdienst bestuurlljk

onderwerp van gesprek om te verkennen welke IV tnzet feitelijk bij vanuit de
business zou moeten plaatsvinden en of overheveling van medewerkers zou moeten
plaatsvinden
3 4

Aandacbt aanwezig voor verbeteren productiviteit en kwaliteit aanbod
De IV organisatie werkt al een aantal jaren met functiepuntanalyse om onder

andere de productiviteit van de IV
te verbeteren

voortbrenging te kunnen meten en waar mogelijk

De IV organIsatie stelt elk jaar een notitie Jaar

en

benchmarkanalyses op de laatste gaat over 2017 De notitie over 2018 wordt eind
april 2019 opgeleverd Dit de notitie over 2017 is af te leiden dat de productiviteit
van de IV voortbrenging Belastingdienst de laatste jaren is verbeterd Er lijkt echter
in vergelijking met benchmarks een verdere verbetering van de productiviteit
Voor beheeractiviteiten scoort de Belastingdienst vergetijkbaar met de
benchmarks De verbetermogeiijkheden liggen onder meer op het vlak van verdere

mogelijk

automatisering van het voortbrengingsproces zoals meer geautomatiseerd testen en
het geven van extra aandacht aan trajecten waar de methode Agile net start om zo
de te verwachten tijdeitjke achteruitgang van de productiviteit zo veel mogelijk te

beperken
Naast de productiviteit is er aandacht voor de softwarekwaliteit Codekwaliteit van

software wordt gemeten door de Software Improvement Group

SIG

codekwaliteit leidttot betere aanpasbaarheld onderhoudbaarheid etc

Betere
en

daarmee

tot lag ere kosten

17 van 27 I

1693499

onderbauwing notitie Jitkomsten portfolioproces

00011

prioriteringskader en consequenties

4

Aannames

4 1

Gehanteerde aannames niet altijd zichtbaar gemaakt

toegeMcht en

of

onderbouwd
Het derde deel van de tweede onderzoeksvraag luidt

In hoeverre zijn de gehanteerde relevante aannames zichtbaar gemaakt
en waar

toegelicht

mogelijk onderbouwd

De volgende aannames zijn volgens ons het meest relevant

Aanbod
a

De gehanteerde productiviteit per medewerker wordt gerealiseerd

b

De verwachte beheerste opschaling wordt gerealiseerd

c

De business capaciteit is geen knelpunt

d

Ultbesteding van IV werkzaamheden is geen optie

Vraag
e

De initiele vraag is volledig ook voor wat betreft de raakviakken en bevat

alleen noodzakelijke portfolio items
f

In de geprioriteerde vraag zijn alleen vastgestelde uitvoeringstoetsen

9

meegenomen
In de geprioriteerde vraag zijn alleen voldoende te kwantificeren portfolio
items opgenomen

h

De tot het aanbod teruggebrachte vraag matcht met het aanbod niet alleen
kwantitatief maar ook kwalitatief en niet alleen in totaal maar ook in

perioden
In de risicoparagraaf van de notitie Uitkomsten portfolioproces besteedt de
Belastingdienst aandacht aan de aannames a b en e Daarnaast Is er in andere

delen van de notitie aandacht voor de aannames c f en h Deze aannames zijn
de keten
maar niet altijd even goed onderbouwd Voor d hebben wij voor

toegelicht

is in
Inning en Betalingsverkeer een onderbouwing gezien Voor wat betreft g
maar dit blijkt
is
wat
er
niet
bekend
keten
materiaal
opgenomen
per
onderliggend

niet uit de notitie Uitkomsten portfolioproces zelf
4 2

Prioriteringskader is toegepast met paar goede uitzonderingen
Het vierde deel van de tweede onderzoeksvraag luidt
In hoeverre is tussen projecten binnen een keten en tussen ketens onderling

geprioriteerd conform het prioriteringskader
Voor de ketens die wij diepgaander hebben onderzocht is gebleken dat zij het
prioriteringskader hebben toegepast De keten Loonheffingen heeft het afronden

rationalisatie hoger geprioriteerd dan volgens het prioriteringskader nodig zou
het vernietigen
zijn De reden hiervoor is dat het niet afronden van deze projecten
van investeringen betekent en ertoe leidt dat de technische schuld niet zal dalen

van

Ook de keten Gegevens heeft gekozen voor afmaken waaraan begonnen is Wij zijn
de Belastingdienst
van mening dat dit een goede reden is Wij hebben vernomen dat
deze lijn gaat inbedden in het prioriteringskader

Bij de keten Interactie

is afgeweken van het prioriteringskader Hier heeft de

portfolioraad beslist welke vernieuwingen op bestaande portalen mogen doorgaan
Voor de overige ketens zien wij dat het prioriteringskader is toegepast en dat
daardoor modernisering IV landschap en vernieuwing minder in het portfolio voor
2019 zijn opgenomen

18 van 27

1693499

1 onderbouwing notftie uitkomsten portfolioproces

00011

4 3

Consequenties

issues en risico s

Het vijfde deel van de tweede onderzoeksvraag luidt
In hoeverre zijn de in de notitie Uitkomsten portfolioproces benoemde mogelijke

consequenties issues en risico s concreet toegeiicht en waar mogelijk onderbouwd
4 3 1

Door raakviakken vaak ook effecten bij andere ketens

Wij zien in de notitie Uitkomsten portfolioproces dat de Belastingdienst een aantai

maatregelen heeft benoemd om of de vraag te verminderen of het aanbod te
vergroten
Voor een aantai ketens hebben de ketenvoorzitters aangegeven dat voor hun keten

ingrijpende maatregelen niet nodig zijn omdat de mismatch tussen vraag en
aanbod niet onoverkomelijk groot is en de dooriopende afstemming tussen vraag en
aanbod business as usual is

Indian opdrachtgevers en Belastingdienst voor bepaalde ketens ingrijpende
bijsturingsmaatregelen gaan overwegen dan moeten zij samen in beeld brengen wat
dat gaat betekenen zowel voor de politiek de burgers en bedrijven en het opiossen
van de stapelingsproblematiek Daarbij dienen de effecten voor alle ketens in
samenhang bekeken te worden Een keten heeft bijna aitijd raakviakken met andere
ketens
4 3 2

De ketens LoonheFfingen en Gegevens hebben geen ruimte om legacy
problematiek aan te pakken

Wij merken op dat er enerzijds gewerkt wordt aan het opiossen van de legacy

problematiek onder regie van het programma Modernisering IV landschap maardat
anderzijds in bepaalde ketens de iegacy problematiek toeneemt Dit betreft onder
meer de ketens Loonheffingen en Gegevens
Binnen Loonheffingen is door de
grote hoeveelheld wetgeving er nagenoeg geen ruimte voor modernisering Ook de
keten Gegevens heeft nagenoeg geen ruimte voor modernisering Deze ruimte zai

toch gevonden moeten worden daar anders het risico op continuTteitsproblemen
toeneemt en de wendbaarheid van de systemen afneemt

Het nog verder uitbreiden
de capaciteit bij de ketens Loonheffingen en Gegevens boven de maximaal
beheerste opschaling is op korte termijn geen optie vanwege de span of control en
de te weinig voorhanden zijnde inhoudeiijke kennis in de teams Voor de langere
van

termijn kan verdere opschaling een optie zijn indien de verwachting is dat de ketens
ook op langere termijn veel werk op zich blijven zien afkomen Voor de kortere
termijn zijn dringend andere maatregelen nodig om ruimte te creeren voor

modernisering
4 3 3

Onzekerheid IV capaciteit voor implementatie AVG
De business heeft niet bij aiie ketens concreet aangegeven aan de IV organlsatie

welke werkzaamheden voor het invoeren van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming AVG door IV nog uitgevoerd moeten worden Daardoor is
geen beperkte capaciteit voor AVG maatregelen gereserveerd in het portfolio
Begin 2019 heeft de Belastingdienst besloten rekening te gaan houden met de
aanpassing als gevolg van de AVG voor wat betreft het BurgerService nummer
BSN bij de keten Omzetbeiasting Dit moet nog wel in het portfolio worden
ingepast hlervoorzal herprioritering nodig zijn Voorde keten Inkomensheffing
zijn de aanpassingen als gevolg van de AVG in releases in bet eerste kwartaal 2019
ingepland zodat deze keten votgens eigen verwachting eind mei 2019 AVG proof is
4 3 4

Er is nog geen regulier risicomanagementproces

De Belastingdienst is bezig met het ontwikkelen van een regulier

risicomanagementproces Dit is nog niet gelmplementeerd De risico s van de
stapeling zijn vanuit de ketens aangedragen en zijn daarna aan het hoger
managementniveau kenbaar gemaakt

19 van 27 | onderbouwing notitie uitkomsten portfolioproces

1693499

00011

5

Aanbevelingen en of vervoigstappen

5 1

Ontwikkel het portfolioproces door
Het is van belang om het portfolioproces door te ontwikkelen met o a de monitoring
aandacht te geven aan
van het portfolio en de bijsturing Daarbij is hetgewenst om
de volgende zaken

Zorg dat bij verantwoording en rapportering over vraag en aanbod

•

•

•
•

van

dezelfde peildatum wordt uitgegaan
Betrek de stakeholders met name opdrachtgevers en FEZ bij het hele
vanuit hun specifieke rollen
proces zodat zij van begin tot eind inbreng
kunnen geven
Behoud de rol van C F zoals in 2018 uitgevoerd bi] het proces
Wees bij uitvoeringstoetsen nog meer attent op mogelijke stapeling

het punt van Maak
Wij onderschrijven het aanpassen van het prioriteringskader op
af waaraan is begonnen zodat de investering gaat renderen Zorg daarbij voor klelne

stappen zodat er meerdere beslismomenten zijn van doorgaan
5 2

of niet

Inzicht in wat niet in het actieve portfolio zit is ook waardevol
De Belastingdienst heeft de onvoldoende gekwantificeerde zaken niet opgenomen

in

het portfolio Daarnaast zijn alleen de vastgestelde uitvoeringstoetsen opgenomen
in het portfolio behalve een aantal uit de periode voordat met de uitvoeringstoetsen
nieuwe stiji is gestart

Voorts zijn modernisering en vernieuwing

gedeeltelijk

en wetgeving
afgevallen als er geen ruimte bleek na prioritering voor continuTteit
te
de
om
krijgen alleen
prioritering scherp
Dit heeft de Belastingdienst gedaan

zaken die echt moeten en voldoende concreet zijn om echt te kunnen voortbrengen
betreffen veelal wel zaken
zijn zo opgenomen De niet geprioriteerde portfolio items
die van belang zijn het gaat bij voorbeeld om de modernisering van de keten
en om vernieuwingen die van belang zijn om fte reductie te

Loonheffingen

realiseren dan wel relevante functionaliteit voor burgers en bedrijven
Voor de opdrachtgevers is het wenselijk om ook inzicht te verkrijgen in de portfolio
items die niet uitgevoerd kunnen worden

dit vergroot het inzicht in de

stapelingsproblematiek

dat de
Voor het vergroten van het inzicht in de stapelingsproblematiek is ons advies
notitie
een totaaloverzicht opstelt vergelijkbaar met bijlage 9 van de

Belastingdienst

in
’Uitkomsten portfolioproces Per keten dient dit overzicht inzicht te verschaffen
van
items
de
mate
aanwezigheld
de initiele vraag de niet geprioriteerde portfolio
van technische schuld de planning en de realisatie daarvan

5 3

Ketens Loonheffingen

en

Gegevens hebben meer ruimte nodig voor

modernisering
er
Het is ons duldelijk geworden dat voor de ketens Loonheffingen en Gegevens
In de domeinarchltectuur van Loonheffingen
is
van
stapelingsproblematiek
sprake
nieuwe wet
staat aangegeven dat in het verieden er sprake was van steeds weinig
is van veel wet en regelgeving en dat het IV
dat er nu

sprake
regelgeving
landschap veel technische schuld omvat Voor 2019 zijn in het portfolio nagenoeg
alleen items opgenomen voor continuiteit en wetgeving Dit betekent dat
met
modernisering die hard nodig is naar achteren schuift Dit kan tot problemen

en

de continuTteit van de primaire processen en daarmee van de dienstverienlng aan
om samen met
burgers en bedrijven op langere termijn gaan leiden Wij adviseren
van de keten Loonheffingen na te gaan hoe meer
de

opdrachtgevers

ruimte capaciteit te creeren voor modernisering

Voor de keten Gegevens is de

20 van 27 | onderhouwlng notitle uitkomsten portfolioproces

1693499

00011

oorspronkelijke vraag circa 2x 20 groot als het aanbod De keten Gegevens komt
00k niet toe aan de noodzakelijke moderntsering Ook hler is het nodig om
ruimte capaciteit te creeren
Indian de opdrachtgevers en de Beiastingdienst ingrijpende bijsturingsmaatregelen
gaan overwegen dan moeten zij samen in beeid brengen wat dat gaat betekenen
zowel voor de poiltiek de burgers en bedrijven en het opiossen van de
stapeiingsproblematiek Daarbij dienen de effecten voor aile ketens in samenhang
bekeken te worden Een keten heeft bijna altijd raakvlakken met andere ketens
5 4

Besparing mogelijk op beheer en onderhoud bij keten Inkomensheffing
Bij de keten Inkomensheffing

is voor jaaraanpassingen 2019 het aantal IV dagen
begroot op ruim 17 000 op een totale begroting van ruim 28 000 dagen Dit hoge
aantai benodigde dagen voor jaaraanpassingen wordt veroorzaakt door de
gehanteerde bouwtechniek waarbij de belangrijkste appiicatie elk jaar opnieuw
gebouwd moet worden Verder maakt men bij de bouw van de appiicatie gebruik
van een

ontwikkeltaal die technisch verouderd is en naar verwachting op

mlddellange termijn
schuld

2026

end of life is Hierdoor is er sprake van technlsche

Een investering in een vervangende appiicatie Is op termijn vanwege het

end of life zijn van de gehanteerde ontwikkeltaal noodzakelijk waarbij tevens een
efficlencyslag gerealiseerd kan worden Deze besparing kan nu niet gerealiseerd
worden daar er geen capacitelt aanweztg is voor de vervanging van de appiicatie
modernise ring
5 5

Opschaling aanbod

ook business capaciteit nodig

is mogelijk een optie

Wij adviseren de Beiastingdienst om volop met de werving van IV personeel door te
gaan en om op basis van informatie over de eerste 4 maanden van 2019 aangaande
de hieronder genoemde voorwaarden voor zowel IV als business te bepalen wat de
on mogelijkheden zijn van verdere opschaling Voorde actualisatie van het
portfolio adviseren wij om te blijven uitgaan van het aanbod zonder verdere
opschaling daar verdere opschaling te veel onzekerheden in zich heeft met name
gezien de krapte op de arbeidsmarkt Het is hierbij noodzaak de benodigde en de
aanwezige business capaciteit ook goed in beeid te hebben

Voorwaarden IV
•

•
•
•

Verhoogde wervingscapaciteit gericht op specifieke capabilities
Begeleiding van nieuwe medewerkers
Huisvesting en bijbehorende zaken voor extra agile teams
Formatiekader en budget

Voorwaarden business
•

•
•

Voldoende business capaciteit met de juiste competenties voor deelname
aan en aansturing van de extra agile teams
Voldoende absorptievermogen aan de business kant
Voldoende werk waar de agile teams mee aan de slag kunnen een portfolio
item eist eerst meer uitwerking alvorens een agile team er mee bezig kan

5 6

Andere punten inzake onderbouwingen

5 6 1

Verhogen productiviteit IV
Wij hebben de verwachting dat de productiviteit van IV organisatie kan stijgen door
een grotere inzet van automatisering van de IV processen bijvoorbeeld waar

mogelijk door meer inzet van bouwblokken en geautomatiseerd testen Om dit te
reallseren Is echter een beroep nodig op hetzelfde IV aanbod Dit blijkt ook uit de
notitie Jaar

en

benchmarkanalyses over 2017

zie ook 3 4

21 van 27 | onderbouwing notitie uitkomsten portfolioproces

1693499

00011

5 6 2

AVG
Nagaan benodigde 1\ capadteit voor implementatle

welke
De business heeft niet concreet aangegeven aan de IV organisatie
moeten
werkzaamheden voor het invoeren van de AVG door IV nog uitgevoerd
worden Daardoor is geen beperkte capaciteit voor AVG maatregeien gereserveerd
zo ja welke IV
in het portfoiio Wij adviseren om nogmaals na te gaan of en
aan de AVG
voldoen
te
kunnen
om
is
capaciteit nodig
5 7

Twijfelsover vervolgonderzoek hardheid expertschatlingen
Uitkomsten
In de komende Doorlichtlng ICT zoals genoemd in de notitie
voor de kosten van beheeren
portfolioproces zal er naar verwachting aandacht zijn

onderhoud

voor kosten

MIV voor bouwblokken en geautomatiseerd testen

de hardheid van de expertschatlingen
Wij betwijfelen of een vervolgonderzoek naar
en SIG metingen zijn gerenommeerde methoden Wij

zinvol is

Functiepuntanaiyses

naar voren zal brengen
denken dat een vervolgonderzoek vooral de bekende zaken
testen
meer
keten
geautomatiseerd
Inkomensheffing
zoals jaaraanpassingen
voor benoemen
nu
daar
dat
vervolgonderzoek
Vandaar
geen
etcetera
wij

Wei mogelijk is een vervolgonderzoek naar de benodigde
en zaken die hiermee verband houden

en

de aanwezige business

capaciteit

22 van 27

1693499

| onderbouwing notitie uitkomsten portfolioproces

00011

6

Verantwoording onderzoek

6 1

Werkzaamheden en afbakening

Object van onderzoek is de definitieve notitie Uitkomsten portfolioproces en
onderliggend materlaat Wij onderzoeken de volgende elementen
•
De vraagkant waarbij wij aile ketens behaive Douane FIOD IT voor IV en
Bedrijfevoering in scope hebben Wij onderzoeken de ketens op hoofdlijnen
en een tweetai ketens te weten Loonheffingen en Gegevens
onderzoeken wij diepgaand Wij onderzoeken Loonheffingen daar

Belastingdienst aangeeft dat hier veel stapelingsprobiematiek speeit en wij
•

onderzoeken Gegevens daar bij deze keten veei raakviakken voorkomen
De aanbodkant waarbij het geheie aanbod in scope is Wij onderzoeken het
aanbod voor alie ketens op hoofdlijnen en voor een tweetai ketens

Loonheffingen
•

en

Gegevens

onderzoeken wij het aanbod diepgaand

De gemaakte keuzes en de consequenties issues en risico s van die keuzes

Wij richten ons op de onderbouwing van de informatie voor 2019 en onderzoeken
niet zelf de inhoud dat wil zeggen dat de aangedragen wet en regelgeving
uitgevoerde functiepuntanalyses uitgebrachte uitvoeringstoetsen en dergelijke voor
ons een gegeven zijn
Wij richten ons op de situatie van 7 december 2018 toen de portfolioraad heeft
besloten over het portfolio 2019
Wij merken op dat de notitie Uitkomsten portfolioproces gaat over de IV vraag en
het IV aanbod en niet over de vraag naar en het aanbod van businesscapaciteit die
ook benodigd is om de IV vraag te kunnen realiseren Verder vallen de capaciteit
van

het datacenter en van DF A niet binnen het portfolio

Ons onderzoek werd bemoeilijkt doordat tijdens ons onderzoek meerdere nieuwe
versies van de notitie Uitkomsten portfolioproces
van

zijn gemaakt en het verkrtjgen

de achteriiggende informatie bij de Belastingdienst soms moeilijk verliep

Wij hebben interviews gehouden en documenten onderzocht en geanalyseerd Van
de interviews zijn concept verslagen opgesteld die voor hoor en wederhoor zijn

teruggeiegd bij de gelnterviewden
6 2

Gehanteerde Standaard
Deze opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met de Internationale

Standaarden voor de Beroepsuitoefening van Internal Auditing
In dit rapport wordt geen zekerheld verschaft omdat er geen assurance opdracht is

uitgevoerd
Wij hanteren als referentiekader voor de onderzoeksvraag algemene governance
kaders Voor deelvraag 1 is het referentiekader de vooraf vastgestelde definities
kaders [Inclusief architectuureisen en uitgangspunten Voor de eerste 2 delen van

deelvraag 2 is ons referentiekader dat de te onderzoeken informatie een
onderbouwing kent en consistent is met de onderliggende stukken Voor het derde
deel van deelvraag 2 Is het referentiekader dat aannames zichtbaar zijn gemaakt en
zijn toegelicht het volgen van het proces van portfoliomanagement en het
prioriteringskader en de recent uitgevoerde risico analyses van de Belastingdienst
en van het kerndepartement en ons eigen kennisbeeld van de Belastingdienst

23 van 27 |

1693499

onderbouwing notitie uitkomsten portfolioproces

00011

6 3

Verspreiding rapport
De opdrachtgever dhr

prof dr J J M UijIenbroek

is eigenaar van dit rapport

Dlt rapport is primair bestemd voor
met wie wij deze opdracht zijn overeengekomen In de

De ADR is de interne auditdienst van het Rijk

de opdrachtgever
ministerraad is besioten dat het opdrachtgevende ministerie waarvoor de ADR een
van de
rapport heeft geschreven het rapport binnen zes weken op de website

rijksoverheid piaatst tenzij daarvoor een uitzondering geldt
Financign

door de ADR uitgebrachte

24 van 27

1693499

De minister van

overzicht naar de Tweede Kamer met de titels van
rapporten en piaatst dit overzicht op de website

stuurt elk halfjaar een

I onderbouwing notitie uitkomsten portfolloproces

00011

7

Ondertekening

Den Haap

y^maart aotf

Auoilij cnst Rijk

25 van 27 1 ondertjouwlng notitle ultkomsten portfolloproces

1693499

00011

Bijlage Managementreactie

26 van 27 | onderbouwing notitie ultkomsten portfoHoproces

1693499

00011

Managementreactie n a v Onderzoeksrapport onderbouwing notitia uitkomsten
portfolioproces
Aan de ADR als onafhankelijke partij heb ik gevraagd onderzoek te doen naar de feitelijke

onderbouwing van de stukken die in het kader van het ICT portfolioproces van de Belastingdienst zijn
opgesteld
Ik realiseer mij dat de uitvoering van de opdracht is bemoeilijkt door de schuivende paneien

die het

gevoig zijn van de diverse besprekingen binnen het kerndepartement Waar aanvankelijk sprake was
van
achtereenvolgende versies van een stapelingsnotitie als voorwerp van onderzoek^ is dit
gewijzigd in een onderzoek van de door de directeur IV D aan mij aangeboden notitie Uitkomsten
portfolioproces Ik ben de ADR erkentelijk voor de getoonde fiexibiliteit
Het proces
De belangrijkste bevindingen zijn neergeiegd in het hoofdstuk Centrale boodschap

Een aantal

daarvan heeft betrekking op het portfolioproces De ADR onderschrijft dat het portfolioproces heeft

geieid tot meer inzicht in zowel het portfolio zelf als in het portfolioproces waardoor de
Belastingdienst beter in staat is om op portfolioniveau doorlopend afwegingen te maken en de
gevolgen van te maken keuzes inzichteiijk te hebben De Belastingdienst zet in op het
doorontwikkeien van dit proces en op het verlengen van de perlode waarop vooruit gekeken wordt
van 6Q naar lOQ naar 20Q
Tegelijkertijd erken ik dat het proces zoals dat in het najaar van 2018 is
doorlopen kinderziektes heeft gekend de ADR noemt er enkele Ik begrijp dat de dynamiek van het
proces en het iteratieve karakter ervan het werk van de ADR er niet gemakkelijker op heeft gemaakt
Vaak waren ketenmanagers al weer veel vender in hun uitwerking op het moment dat ze met de ADR
in gesprek gingen en was tijdreizen naar de beslultvorming in de Portfolioraad van 7 december 2018
niet meer mogeiijk De aanbevelingen van de ADR kunnen heipen om het proces naar de toekomst toe
beter te iaten verlopen Zowel de conciusies ten aanzien van het proces als de daarult voortvioeiende
aanbevelingen voor het toekomstige proces zoals opgenomen in hoofdstuk 5 kan ik onderschrijven De
aanbevelingen zullen bij de doorontwikkeling van het portfolioproces onder leiding van de directeur
IV

D warden meegenomen

De inhoud
Ten aanzien van de inhoud van de notitie onderschrijft het rapport de gesignaleerde risico s bij de
ketens LoonhefRngen en Gegevens de noodzaak om aandacht te besteden aan de raakvtakken en de

opiopende IV vraag in de komende jaren

Daarmee wordt de noodzaak onderstreept om met de

eigenaar en de opdrachtgever in gesprek te gaan over het portfolio 2020 en vender De gesprekken
daarover zijn binnen het kerndepartement gaande

Bij het onderzoek heeft de ADR veel aandacht besteed aan de onderbouwing van de vraag aan de
hand van ervaringscijfet^ en expertschattingen Ik constateer dat de ADR erkent dat hierbij gebruik is
gemaakt van gangbare methoden en dat een nauwkeuriger schattingsmethodiek niet echt voorhanden
is Dit laat onveriet dat de Belastingdienst blijft zoeken naar mogelijkheden om de beheer en

onderhoudslast te verminderen
Ook ten aanzien van de inhoud kan ik de conciusies en aanbevelingen van het onderzoeksrapport
De aanbevelingen zullen in de komende maanden worden betrokken bij de
gesprekken binnen het kerndepartement en bij de volgende versies van het portfolio

onderschrijven
Hoogachtend

Deze notitie Is niet verder gekomen dan versie 0 92

1693499

00011

Auditdienst Rijk
Postbus 20201
2500 EE Den Haag
070

1693499

342 77 00

00011