EFFECTMETING
i-Sociaal Domein
1

EFFECTMETING KETENBUREAU i-SOCIAAL DOMEIN
Opdrachtgever:

Stuurgroep i-Sociaal Domein

Auteurs:

Joost Zuurbier
Jurgen Vos
Iris Koopmans-Drenth

Mei 2020

2

Managementsamenvatting
Gemeenten en zorgaanbieders zijn samen verantwoordelijk voor het aanbieden van
zorg en/of ondersteuning aan kwetsbare personen op basis van de Wmo 2015 en de
Jeugdwet. Om de administratieve afhandeling hiervan te kunnen realiseren, vindt
informatie-uitwisseling plaats tussen gemeenten en aanbieders, waarbij
administratieve lasten ontstaan. Het verminderen van deze administratieve lasten
binnen de Wmo en de Jeugdwet is de missie van het Ketenbureau i-Sociaal Domein.
Het Ketenbureau valt onder de verantwoordelijkheid Stuurgroep i-Sociaal Domein
waarin de volgende partijen samenwerken; VNG, VGN, het Ministerie van VWS,
Jeugdzorg Nederland, GGZ Nederland, Valente en Actiz.
De Stuurgroep i-Sociaal Domein heeft de opdracht verstrekt aan Q-Consult Zorg voor
het ontwikkelen van een effectmeting inzake de activiteiten van het Ketenbureau iSociaal Domein. Dit betreft enerzijds het onderzoeken van het (consequent) gebruik
van de ontwikkelde diensten en producten van het Ketenbureau i-Sociaal domein en
anderzijds het inzichtelijk maken van de effecten van deze activiteiten op de ervaren
administratieve lasten bij gemeenten en aanbieders. De Begeleidingscommissie
bestaat uit een afvaardiging van het vooroverleg van de Stuurgroep.
Onderzoek aanpak
Het onderzoek bestaat uit het ontwikkelen van een herhaalbare monitor welke inzicht
geeft in enerzijds het (consequent) gebruik van de door het Ketenbureau i-Sociaal
Domein ontwikkelde diensten en producten en anderzijds de effecten van dat gebruik
op de (vermijdbare) administratieve lasten. De monitor bestaat uit een enquête voor
zowel gemeenten als zorgaanbieders, waarvan de resultaten online inzichtelijk zijn
voor de betrokken stakeholders. Daarnaast is er een pilot gedaan met het ontwikkelen
van Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) op het geautomatiseerd berichtenverkeer.
Conclusies
De activiteiten van het Ketenbureau hebben bijgedragen aan standaardisatie van
informatie-uitwisseling en daarmee aan een reductie van administratieve lasten.
Het berichtenverkeer, het accountantsprotocol en het model productieverantwoording

worden breed toegepast. De ervaren administratieve lasten zijn echter nog altijd hoog,
zowel bij zorgaanbieders als bij gemeenten. Zorgaanbieders scoren hierbij hoger op
de ervaren administratieve lasten dan gemeenten. Zowel zorgaanbieders als
gemeenten geven aan de meeste administratieve lasten te ervaren rondom de
toewijzing van de zorg.
Over de afgelopen jaren is een toename van het gebruik van het berichtenverkeer
zichtbaar. Een consistente toepassing van het berichtenverkeer draagt bij in het
verminderen van de administratieve lasten. Instellingen en gemeenten geven dit beide
aan.
Zorgaanbieders geven aan dat de hoge ervaren administratieve last ook te wijten is
aan diversiteit in afspraken tussen de verschillende gemeenten en de zorgaanbieders.
Deze diversiteit zit in de gehele keten. Naast diversiteit in het gebruik van
productcodes en de onderliggende productspecificaties betreft dit het proces van
toewijzingen, de diversiteit in aanvullende eisen met betrekking tot verantwoording
van zorg, de mate van variatie tussen gemeenten in de operationalisering van de
uitvoeringsvarianten en de afwijkingen op de normtijden voor het berichtenverkeer
zoals opgenomen in de standaard administratieprotocollen.
De invloed van organisatie van regionale inkoop en regionale backoffice op de
administratieve lasten varieert. De ervaringen hiermee zijn wisselend. Naarmate
gemeenten in de regio meer afwijken van regionale afspraken, nemen de ervaren
administratieve lasten toe. Regionaal inkopen levert minder op in de reductie van
vermijdbare administratieve lasten als de betrokken gemeenten processen en eisen
individueel gaan invullen.
Gemeenten geven over het algemeen een hoger cijfer aan de onderlinge relatie en het
ervaren vertrouwen dan zorgaanbieders. Zorgaanbieders scoren dus iets lager dan
gemeenten op het gebied van vertrouwen, waarbij de waardering vanuit beide partijen
overigens toeneemt naarmate de contractduur langer wordt.

3

Inhoudsopgave
Hoofdstuk

Pagina

Managementsamenvatting

3

1. Inleiding

5

2. Onderzoeksaanpak

9

3. Theoretisch kader: oorzaken van administratieve lasten

12

4. Bevindingen enquête

4.1 Algemeen beeld

13

4.2 Ketenbureau

14

4.3 Contractering

19

4.4 Toewijzing, registratie en declaratie

22

4.5 Verantwoording

27

4.6 Vertrouwen en samenwerking

31

5. Duiding & analyse

34

6. Conclusies

36

Bijlage - hypotheses

37

4

1. Inleiding (1)
1.1 Aanleiding en achtergrond van de effectmeting
Gemeenten en zorgaanbieders zijn samen verantwoordelijk voor het aanbieden van
zorg en/of ondersteuning aan kwetsbare personen op basis van de Wmo 2015 en de
Jeugdwet. Om de administratieve afhandeling hiervan te kunnen realiseren, vindt
informatie-uitwisseling plaats tussen gemeenten en aanbieders, waarbij
administratieve lasten ontstaan. Het verminderen van de administratieve lasten in het
sociale domein is de missie van het Ketenbureau i-Sociaal Domein. Het Ketenbureau
valt onder de verantwoordelijkheid Stuurgroep i-Sociaal Domein waarin de volgende
partijen samenwerken; VNG, VGN, het Ministerie van VWS, Jeugdzorg Nederland, GGZ
Nederland, Valente en Actiz.
De iStandaarden zijn een middel om de financieel administratieve processen tussen
gemeenten en zorgaanbieders geautomatiseerd te ondersteunen. iStandaarden
dragen bij aan de digitale uitwisseling van gegevens tussen gemeenten en
zorgaanbieders. iStandaarden bevorderen een effectieve en efficiënte
informatieoverdracht in het kader van opdrachtverstrekking en betaling van geleverde
zorg, wat zich uiteindelijk vertaalt in minder administratieve lasten.
De afgelopen jaren is een aantal onderzoeken uitgevoerd naar de vermijdbare
administratieve lasten. Uit de ‘Enquête Vermijdbare administratieve lasten’ (Jeugdzorg
Nederland, mei 2018) blijkt dat in de jeugdzorg met name het niet en/of niet
eenduidige gebruiken van de door het Ketenbureau ontwikkelde productspecificaties
tot veel administratieve lasten leidt. Een ander onderzoek is het rapport ‘Vooruitblik
2018’ (Annalise, april 2018).
Daar wordt onder andere geconcludeerd dat de deskundigheid binnen gemeenten
toeneemt, maar dat de verschillen tussen gemeenten nog steeds groot zijn en dat niet
iedere gemeente de soms complexe zorgvraag adequaat weet te adresseren. Tenslotte
heeft ook onderzoeksbureau Ape in 2018 haar ‘Eindevaluatie i-Sociaal Domein’ (Ape,
2018) gepubliceerd waarin onder meer gekeken is naar de rol van het programma op
het terugdringen van de administratieve lasten.

1.2 Doel en opzet van de effectmeting
Het Ketenbureau i-Sociaal Domein heeft namens de Stuurgroep i-Sociaal Domein een
opdracht verstrekt aan Q-Consult Zorg voor het ontwikkelen van een effectmeting
inzake de activiteiten van het Ketenbureau i-Sociaal Domein. Het doel van dit
onderzoek is enerzijds het onderzoeken van het (consequent) gebruik van de
ontwikkelde diensten en producten van het Ketenbureau i-Sociaal Domein en
anderzijds het inzichtelijk maken van de effecten van deze activiteiten op de ervaren
administratieve lasten bij gemeenten en aanbieders. Het onderzoek wordt namens de
stuurgroep begeleid door een begeleidingscommissie bestaande uit een afvaardiging
van het vooroverleg van de Stuurgroep i-Sociaal Domein.
De monitor bestaat uit twee delen. Het eerste en belangrijkste deel bestaat uit een
enquête die is uitgezet onder zowel gemeenten als zorgaanbieders. Het tweede deel
bestaat uit een analyse van het geautomatiseerd berichtenverkeer. Waar mogelijk zijn
de resultaten vanuit de enquête ondersteund met data vanuit het berichtenverkeer.
De resultaten zijn opgenomen in een database, waar een beveiligde online monitor op
draait voor het Ketenbureau en leden van de Stuurgroep.
Deze opzet maakt herhaling mogelijk, waardoor de voorliggende resultaten feitelijk
een 0-meting vormen.

Uit het onderzoek van Ape blijkt dat het grootste aandachtspunt de grote
verscheidenheid binnen verschillende onderdelen van het administratieve proces is.
De focus van het Ketenbureau ligt dan ook op uniformering binnen het gehele
administratieve proces van aanbesteding tot en met verantwoording. De diensten en
producten die het Ketenbureau i-Sociaal Domein ontwikkelt zijn daar dan ook op
gericht, waarbij een uiteindelijk doel standaardisatie zou kunnen zijn.

5

1. Inleiding (2)
Het cliëntproces versus de ervaren administratieve lasten
Het onderstaande proces beschrijft de individuele cliëntreis en de door de zorgaanbieder en
gemeente (ervaren) administratieve lasten (AL) daarin. Het proces van contractering en
verantwoording op organisatieniveau is hier buiten gelaten.

AL: start ligt vaak
voor toewijzing

Keukentafelgesprek (Wmo
2015)
Cliënt met
zorgvraag

Verantwoording

Toewijzing
beschikking

AL: in de toewijzing
komen verschillen in
productcodes en
productspecificatie tot
uiting

Einde
dienstverlening

Start
dienstverlening

Verwijzer (Jw)

AL: binnen de Jw
speelt hier de
invloed van het
woonplaatsbeginsel

AL: verantwoording
kent veel diversiteit
tussen gemeenten

Verlenging
dienstverlening
Declaratie

AL: er is veel
communicatie nodig
(buiten het
berichtenverkeer) om
toewijzing op orde te
krijgen.

AL: processen vertonen
verschillen per
gemeente
6

1. Inleiding (3)
Geautomatiseerd berichtenverkeer neemt in belangrijke mate toe
1.3 Berichtenverkeer
Het Ketenbureau i-Sociaal Domein heeft ten behoeve van de effectmeting inzicht
gegeven in het gebruik van het berichtenverkeer de afgelopen jaren. Gemeenten
en zorgaanbieders maken al sinds 2015 gebruik van het berichtenverkeer in de iSociaal Domeinketen en in de tabel rechts is te zien dat gedurende de tijd zowel
het aantal berichten als het aantal gebruikers van het berichtenverkeer toeneemt.
Alle gemeenten maken gebruik van het berichtenverkeer.

Ook bij de zorgaanbieders is een toename te zien, bijvoorbeeld wanneer gekeken
wordt naar het gebruik van het Jw315-bericht: een verzoek om een toewijzing wat
een zorgaanbieder naar een gemeente verstuurt. In 2019 werd dit verzonden door
bijna 3.000 zorgaanbieders, waar dit er in 2017 nog iets meer dan 1.800 waren.

Wanneer daarbij ingezoomd wordt op de verschillende berichttypen, dan zijn er
verschillen zichtbaar. Het aantal gemeenten dat gebruikmaakt van het Jw304bericht is in de loop van de jaren toegenomen, zoals weergegeven in
onderstaande tabel. Sinds 2020 maken (bijna) alle gemeenten gebruik van de
verschillende typen berichten.

Aantal gebruikers
(type bericht)

2017

2018

2019

Gemeenten – Jw304

309

339

353

Gemeenten – Wmo308

292

324

342

Zorgaanbieders – Jw315

1.835

2.695

2.959

Zorgaanbieders – Jw303

2.448

3.552

3.868

2017

2018

2019

Totaal aantal berichten

6,3 miljoen

9,3 miljoen

11,1 miljoen

Aantal zorgaanbieders*

4.851

5.945

6.557

Legenda
Jw303: declaratie/factuur – verzonden door zorgaanbieder
Jw304: retourbericht declaratie/factuur – verzonden door gemeente
Jw315: verzoek om toewijzing ondersteuning – verzonden door zorgaanbieder
Wmo308: retourbericht einde ondersteuning – verzonden door gemeente

7

*Het totaal aantal zorgaanbieders is 6.841. Dit is gebaseerd op het berichtenverkeer van het i-Sociaal Domein. Het is het aantal zorgaanbieders dat in 2019 gebruik heeft gemaakt van het berichtenverkeer.

1. Inleiding (4)
1.4 Leeswijzer
Hoofdstuk 1 beschrijft de inleiding en achtergrond van de effectmeting. Hoofdstuk 2
beschrijft vervolgens de onderzoeksaanpak. Hierin wordt de respons en
representativiteit van de enquête onder gemeenten en zorgaanbieders toegelicht en
een korte toelichting gegeven op het onderzoek van het berichtenverkeer.
De enquêtevragen zijn gebaseerd op hypothesen over vermijdbare administratieve
lasten in het sociaal domein. Deze hypothesen worden ontleend aan een theoretisch
kader. Dit wordt geschetst in hoofdstuk 3. De hypothesen zijn voorafgaand aan het
uitzetten van de enquête doorgenomen met de Begeleidingscommissie.
De bevindingen in hoofdstuk 4 starten met het schetsen van een algemeen beeld,
gevolgd door de effectmeting van de taken van het Ketenbureau (4.2).
De overige onderwerpen binnen hoofdstuk 4 volgen de stappen binnen het
administratieve proces van het sociaal domein, namelijk contractering (4.3), toewijzing,
registratie en declaratie (4.4) en verantwoording (4.5).
Het belangrijkste theoretische uitgangspunt voor het vermijden van administratieve
lasten in een contractrelatie betreft vertrouwen en samenwerking. Hoofdstuk 4.6
behandelt daarom de resultaten op dit aspect.
Hoofdstuk 5 geeft een aanvullende kwalitatieve duiding op enkele onderwerpen.
Hoofdstuk 6 beschrijft vervolgens de conclusies.
In de bijlage staan de hypotheses genoemd die ten grondslag liggen aan de vragen
zoals die zijn uitgezet in de enquête, gebaseerd op het theoretisch kader in hoofdstuk
3. Hiernaast worden veelgebruikte begrippen kort toegelicht.
Naast kwalitatieve vragen, was er voor de respondenten van de enquête ook ruimte
om toelichting te geven op hun antwoorden. Op een aantal slides is dergelijke
toelichting opgenomen om meer duiding en/of voorbeelden te geven bij de
resultaten. Dit is steeds weergegeven in blauwe tekstvakken.

Begrippenlijst
• Ketenbureau i-Sociaal Domein: de uitvoeringsorganisatie van
gemeenten en zorgaanbieders met als missie het verminderen van
vermijdbare administratieve lasten in het sociaal domein.
• Jeugdwet (Jw): gemeenten zijn verantwoordelijk voor alle vormen van
jeugdhulp of zorg aan kinderen en jeugdigen van 0-18 jaar. Dit is
vastgelegd in de Jeugdwet (Jw).
• Wet maatschappelijke ondersteuning: het doel van de Wet
maatschappelijke ondersteuning (Wmo 2015) is om burgers te helpen,
zodat zij zo lang mogelijk zelfstandig thuis kunnen blijven wonen en
deel kunnen nemen aan de maatschappij. Gemeenten zijn
verantwoordelijk voor uitvoering van de Wmo 2015.
• Berichtenverkeer: het berichtenverkeer is een landelijk vastgestelde
set berichten, bedrijfsregels en technische infrastructuur voor veilige en
transparante informatie-uitwisseling tussen gemeenten en
zorgaanbieders op het gebied van Wmo 2015 en Jw over
zorgproducten en -diensten.
• Vermijdbare administratieve lasten: onder vermijdbare
administratieve lasten worden administratieve handelingen verstaan die
redelijkerwijs voorkomen kunnen worden of efficiënter georganiseerd
kunnen worden.
• Productcode: de code voor een specifiek(e) product of dienst binnen
een bepaalde productcategorie t.b.v. de levering van jeugdhulp of in
het kader van de Wmo 2015. De standaard codering wordt
onderhouden door het Ketenbureau en gepubliceerd door
Zorginstituut Nederland.
• Productbetekenis / productspecifiatie: de omschrijving van het te
leveren product behorend bij een productcode.

8

2. Onderzoeksaanpak (1)
2.1 Inleiding
Zoals vermeld in de inleiding bestaat het onderzoek uit een enquête die uitgezet
is onder gemeenten en zorgaanbieders. De resultaten van deze enquête zijn waar
mogelijk aangevuld met een analyse van de data vanuit het berichtenverkeer.
Deze manier van onderzoek wordt voor het eerst op deze wijze uitgevoerd en
geldt dan ook als een 0-meting. De enquête kan in de toekomst opnieuw worden
uitgezet om zo een verschuiving in de uitkomst te kunnen meten. De opzet van
de data-analyse is binnen een pilot met 8 gemeenten uitgevoerd en zodanig
opgezet dat deze bij herhaling kan worden uitgevoerd met de data vanuit meer
gemeenten.

Het bepalen van de totale omvang van de populatie en het aantal unieke
respondenten is hierbij van belang. Op basis van de aantallen in onderstaande
tabel kan gesteld worden dat zowel voor de steekproef van zorgaanbieders als
voor de steekproef van gemeenten geldt dat de steekproeven met een foutmarge
van 7% en een betrouwbaarheidsinterval van 95% representatief zijn voor de
totale populatie.
De resultaten van de enquête en de KPI’s zijn onderdeel van een online monitor.
Naast de leden van het Ketenbureau en de Stuurgroep i-Sociaal Domein kunnen
ook alle respondenten eventueel toegang krijgen tot deze monitor, met het oog
op draagvlak voor de 1-meting.

2.2 Respons en representativiteit enquête
De enquête is online uitgezet voor twee doelgroepen; gemeenten en
zorgaanbieders werkzaam binnen het sociaal domein. In een periode van zes
weken hebben 394 respondenten vanuit zorgaanbieders en 226 respondenten
vanuit gemeenten gereageerd op de enquête.

Groep

Omvang

Gemeenten – totaal

355

Aantal respondenten

226

Om de resultaten van de enquête te kunnen extrapoleren naar de gehele
populatie, is het belangrijk te bepalen of de respondenten uit de steekproef een
goede afspiegeling vormen van deze totale populatie. Dit wordt gedaan door het
bepalen van de representativiteit. Hierbij zijn drie aspecten van belang:

Aantal unieke gemeenten

133

Zorgaanbieders - totaal

6841*

Aantal respondenten

394

1. De omvang van de populatie: de totale groep die vertegenwoordigd wordt in
de steekproef.

Aantal unieke zorgaanbieders

272

2. De betrouwbaarheid: de mate van waarschijnlijkheid dat de steekproef de
totale populatie vertegenwoordigt.
3. De foutmarge: de kans dat de populatie afwijkt van de steekproef.

*Het totaal aantal zorgaanbieders is gebaseerd op het berichtenverkeer binnen de keten. Het is het aantal zorgaanbieders dat in 2019 gebruik heeft gemaakt van het berichtenverkeer.

9

2. Onderzoeksaanpak (2)
2.3 Respondenten zorgaanbieders
Vanuit de 6.841* unieke zorgaanbieders die in Nederland actief zijn binnen het
sociaal domein in 2019, hebben 394 medewerkers gereageerd op de oproep om
de enquête in te vullen. Deze 394 respondenten vertegenwoordigen ongeveer
272 unieke zorgaanbieders. Deze zorgaanbieders zijn verspreid over het hele land.
In onderstaande kaart uit de online monitor is weergegeven hoe de spreiding
over het land is. Hoe donkerder de kleur van een provincie, hoe meer
respondenten vanuit die regio gereageerd hebben.

Provincie

Daarnaast is aan de respondenten gevraagd binnen welke wettelijke domeinen de
zorgaanbieders waarvoor zij werken actief zijn. 31% van de zorgaanbieders is
werkzaam in de Jeugdwet, 22% in de Wmo 2015 en 45% gaf aan werkzaam te zijn
binnen zowel de Jeugdwet als de Wmo 2015.
Ook is de respondenten van de zorgaanbieders gevraagd bij welke afdeling
binnen de organisatie zij werkzaam zijn. Respondenten konden meerdere
antwoorden geven op deze vraag. De reacties zijn opgenomen in onderstaande
tabel.

Afdeling

Respondenten
werkzaam

Intake/begeleiding/behandelaar

18%

Financiën

14%

Zuid-Holland

20%

Noord-Brabant

12%

Noord-Holland

12%

Gelderland

12%

Zorgadministratie

34%

Overijssel

9%

Bestuur

4%

Utrecht

9%

Backoffice overig

25%

Drenthe

8%

ZZP’er

5%

Friesland

6%

Groningen

5%

Limburg

4%

Zeeland

2%

Flevoland

0%

*Het totaal aantal zorgaanbieders is gebaseerd op het berichtenverkeer van het i-Sociaal Domein. Het is het aantal zorgaanbieders dat in 2019 gebruik heeft gemaakt van het berichtenverkeer.

10

2. Onderzoeksaanpak (3)
2.4 Respondenten gemeenten
Vanuit de 355 gemeenten in Nederland hebben 226 medewerkers de online
enquête ingevuld. Deze 226 respondenten vertegenwoordigen 133 unieke
gemeenten. Deze gemeenten zijn verdeeld over het land, zoals weergegeven in
onderstaande kaart. Op de kaart is zichtbaar bij welke gemeenten de verschillende
respondenten werkzaam zijn. Hoe donkerder de groene kleur, hoe meer
respondenten vanuit die gemeente gereageerd hebben. Op de kaart is een
gelijkmatige spreiding over het land zichtbaar.

De respondenten vanuit de gemeenten is gevraagd binnen welk domein zij met
name werkzaam zijn. 18% is werkzaam in de Jeugdwet, 22% in de Wmo 2015 en
54% van de respondenten gaf aan werkzaam te zijn binnen zowel de Jeugdwet als
de Wmo 2015 (5% van de respondenten heeft iets anders ingevuld).
Ook is aan de respondenten gevraagd binnen welke stap van het administratief
proces zij werkzaam zijn. Respondenten konden meerdere antwoorden geven op
deze vraag. De reacties zijn opgenomen in onderstaande tabel.

Processtap

Respondenten
werkzaam

Contractering

16%

Toewijzing

28%

Declaratie/facturatie

27%

Verantwoording

18%

Overig

10%

11

3. Theoretisch kader: oorzaken van administratieve lasten
Het theoretisch kader beschrijft de basisoorzaken van administratieve lasten. Op basis
van het theoretisch kader zijn bij aanvang van het onderzoek hypothesen opgesteld,
welke weergegeven zijn in de bijlage. De enquêtevragen zijn gebaseerd op deze
hypothesen. Binnen de conclusies zal een relatie worden gelegd tussen de activiteiten
van het Ketenbureau en de hieronder beschreven basisoorzaken van (ervaren)
administratieve lasten.

2. Opportunisme
De tegenhanger van opportunisme is vertrouwen, waarbij de contractpartners uitgaan
van een gezamenlijk belang. Organisaties die aangeven dat er weinig transparantie in de
relatie is, en dus afstand en eigenbelang, zullen hogere administratieve lasten ervaren,
omdat zij hun proces dan moeten aanpassen. Opportunisme uit zich ook in het zich niet
willen conformeren aan standaarden.

Administratieve lasten vloeien voort uit zorgcontractering. De theorie hierachter is de
agentschapstheorie. Deze economische gedragstheoretische benadering behandelt de
relatie tussen een uitvoerder (agent) en een formele opdrachtgever (principaal).

3. Cultuur
Cultuur heeft betrekking op de waarden en normen en de omgangsvormen binnen de
gemeente als contracterende partij en de zorgaanbieder als opdrachtnemer. Praktische
uitwerkingen van cultuur die van invloed zijn op het proces zijn bijvoorbeeld de wijze
van onderlinge communicatie en interactie.

Centraal in de theorie staat de vormgeving van een beloningsstructuur voor de agent,
om hem te motiveren, ondanks een belangentegenstelling, te handelen in het belang
van de principaal. Zowel de principaal als de agent sluiten daarom op vrijwillige basis
een contract.
Het afsluiten, monitoren en verantwoorden van het contract leidt vervolgens aan beide
zijden tot administratieve lasten. Deze komen voort uit de volgende fasen in de
contractering.
•

Oriëntatie en informatieverzameling.

•

Onderhandelingen en besluitvorming.

•

Monitoring en handhaving (Dahlman 1979, Valentinov 2008).

De bovenstaande activiteiten die samen het onderhandelingsproces vormen, worden
vervolgens beïnvloed door een aantal factoren, waardoor er verschillen ontstaan in de
complexiteit van het proces. Hoe groter de complexiteit, hoe hoger de ervaren
administratieve lasten.
1. Begrensde ratio
Hoe beter men ingevoerd is en hoe beter de medewerkers zijn opgeleid in de materie,
hoe meer expertise zij hebben en dus hoe beter zij de informatie juist en tijdig kunnen
verwerken en interpreteren. Dit reduceert het aantal vragen over en weer en dus de
ervaren administratieve lasten.

4. Onzekerheid
Onzekerheid is een externe factor waarmee beide partijen te maken hebben, zoals de
zorgvraag en de zorgzwaarte. Het niet goed kunnen inschatten van deze onzekerheid,
leidt tot risicomijdend gedrag, hetgeen zich uit in aanvullende eisen, en dus grote
administratieve lasten in de monitoring daarvan.
5. Kleine aantallen
Naarmate er meer en kleinere contracten worden afgesloten, neemt de complexiteit toe.
Voor ieder contract moet namelijk wel ieder van de 3 fasen worden doorlopen, hetgeen
bij ieder contract dus opnieuw leidt tot administratieve lasten. Organisaties die te maken
hebben met veel contractpartijen, hebben last van kleine aantallen en ervaren dus
hogere administratieve lasten.
6. Informatie-asymmetrie
Naarmate er bij de gemeenten meer kennis is van het werkveld en de zorgzwaarte, zijn
er minder vragen om additionele informatie en minder aanvullende eisen.
Elk van deze zes factoren is op zichzelf te beïnvloeden in de contractrelatie, waarbij de
mate van beïnvloedbaarheid door gemeente of zorgaanbieder per situatie verschilt.
De mogelijke beïnvloeding door activiteiten vanuit het Ketenbureau verschilt overigens
per onderwerp. Op basis van deze factoren zijn hypothesen opgesteld voorafgaand aan
de uitvraag aan het veld. De hypothesen staan beschreven in de bijlage.

12

4.1 Algemeen beeld
Ervaren administratieve lasten bij zorgaanbieders en gemeenten nog altijd groot
In de enquête zijn de respondenten bevraagd over hun ervaren administratieve
last. De enquête heeft hierbij steeds het werkgebied van het sociaal domein als
kader meegegeven aan de respondenten. Hen is gevraagd de vragen vanuit dat
oogpunt te beantwoorden.

Zorgaanbieders

Het algemeen beeld dat naar voren komt uit de enquête is dat de administratieve
lasten binnen de Jw en de Wmo 2015 nog steeds als groot worden ervaren.
Zorgaanbieders (links) ervaren meer administratieve lasten dan gemeenten
(rechts), waarbij de zorgaanbieders eerder een 8 scoren, daar waar de gemeenten
eerder een 7 als score aan de administratieve last toekennen. Als we kijken naar
de (gewogen) gemiddelden, geven alle gemeenten samen de administratieve
lasten een 5,6 en de zorgaanbieders een 7,4.
Gemeenten

13

4.2 Bevindingen – Ketenbureau (1)
Het Ketenbureau is goed bekend binnen het veld, zeker bij de gemeenten
Aan de respondenten is gevraagd of zij bekend zijn met het Ketenbureau, dit is
weergegeven in de linker grafiek. Hieruit komt naar voren dat het Ketenbureau bij
68% van de zorgaanbieders bekend is en bij 83% van de gemeenten.

Ook is gevraagd wie van de respondenten weleens contact heeft gehad met het
Ketenbureau, zie de rechter grafiek. Het aantal respondenten vanuit de
gemeenten dat contact heeft gehad met het Ketenbureau ligt met 63% ook hoger
dan bij de zorgaanbieders waar 42% van de respondenten aangeeft contact te
hebben gehad met het Ketenbureau.
Het Ketenbureau is dus breed bekend, waarbij er nog onbenut potentieel lijkt te
liggen.

Kent u het Ketenbureau i-Sociaal Domein?
90%

Heeft u wel eens contact gehad met het
Ketenbureau i-Sociaal Domein?

83%
70%

80%
68%

70%

63%
58%

60%

60%

50%

50%
40%

32%

gemeenten

40%

zorgaanbieders

30%

42%
37%
gemeenten
zorgaanbieders

30%
17%

20%

20%
10%

10%

0%

0%
ja

nee

ja

nee

14

4.2 Bevindingen – Ketenbureau (2)
Producten op het gebied van contractering worden gebruikt
In de enquête is gevraagd naar het gebruik van producten op het gebied van
contractering. In onderstaande tabellen is weergegeven hoeveel respondenten
hebben aangegeven gebruik te maken van de standaardartikelen voor de
verschillende uitvoeringsvarianten. Zo is te zien dat zowel aanbieders als
gemeenten het vaakst aangeven gebruik te maken van de standaardartikelen voor
de inspanningsgerichte outputvariant.
Zorgaanbieders

De respondenten hebben meerdere antwoorden kunnen aanvinken bij deze
vraag. Op de y-as is het aantal respondenten weergegeven dat een bepaalde
optie heeft aangevinkt in het antwoord.

Gemeenten

15

4.2 Bevindingen – Ketenbureau (3)
Producten op het gebied van toewijzing, administratie en declaratie worden gebruikt
In de enquête is gevraagd naar het gebruik van producten op het gebied van de
toewijzing, administratie en declaratie. In onderstaande tabellen is weergegeven
hoeveel respondenten hebben aangegeven gebruik te maken van de
verschillende standaard administratie protocollen (SAP’s) en van de standaard
productcodelijsten.
Zorgaanbieders

De respondenten hebben meerdere antwoorden kunnen aanvinken bij deze
vraag. Op de y-as is het aantal respondenten weergegeven dat een bepaalde
optie heeft aangevinkt in het antwoord.

Gemeenten

16

4.2 Bevindingen – Ketenbureau (4)
Producten op het gebied van controle en verantwoording worden gebruikt
Ook is de respondenten gevraagd aan te geven van welke producten op het
gebied van controle en verantwoording zij gebruikmaken. Onderstaande
grafieken geven weer hoeveel van de respondenten de verschillende producten
toepassen. Producten die met name hoog scoren in gebruik zijn het landelijk
accountantsprotocol en de modellen productieverantwoording voor zowel
Jeugdwet als Wmo 2015.

Zorgaanbieders

Zowel zorgaanbieders als gemeenten geven aan dat het landelijk
accountantsprotocol en het model productieverantwoording voor zowel
Jeugdwet als Wmo 2015 leiden tot een vermindering van de administratieve
lasten ten opzichte van de situatie waarin deze producten nog niet breed gebruikt
werden. De grafieken tonen een vergelijkbaar beeld voor zorgaanbieders en
gemeenten. Dit ligt in de lijn der verwachting, omdat gemeenten het gebruik vaak
vastleggen in de inkoopvoorwaarden. Overigens zou een juist, tijdig en volledig
toepassen van het geautomatiseerde berichtenverkeer de separate
productieverantwoording overbodig kunnen maken.
Gemeenten

17

4.2 Bevindingen – Ketenbureau (4)
Communicatie naast het berichtenverkeer
De respondenten is gevraagd om aan te geven of zij naast het berichtenverkeer
op andere wijze communiceren met de andere partij. Hieruit blijkt dat dit
inderdaad het geval is en dat deze communicatie voornamelijk per e-mail en
telefonisch plaatsvindt (grafiek links).
“Er is niet altijd voldoende ruimte in het berichtenverkeer om toelichting te
geven. Als er een verzoek om toewijzing wordt afgewezen krijgen we hier
geen respons op. Daar ga ik dan achteraan bellen om te vragen wat de reden
is dat deze nog niet is binnengekomen. Sowieso is telefonisch contact sneller
met de meeste gemeenten.

Gebruikte communicatiekanalen naast het
berichtenverkeer
40%

Waar gaat deze communicatie met name over?
25%
20%

41%
38%

15%

34%34%

35%

“Overleg vindt bijvoorbeeld plaats wanneer informatie in het berichtenverkeer
onduidelijk is. Bijvoorbeeld wanneer beschikkingen halverwege een maand aflopen,
hoe wil men de facturatie dan inrichten?”
-Zorgaanbieder

-Zorgaanbieder

45%

Aan de zorgaanbieders is ook gevraagd waar deze communicatie voornamelijk
over gaat. De antwoorden hierop zijn weergegeven in onderstaande grafiek.
Hierin is te zien dat deze communicatie naast het berichtenverkeer met name gaat
over toewijzing, verzoek om toewijzing en declaratie.

10%

30%

5%

25%

gemeenten

20%

15%

11%
8%

10%

0%

zorgaanbieders

15%
10%
4% 5%

5%
0%
Mail

Telefoon

Post

Portaal

Overig

18

4.3 Bevindingen - contractering (1)
Contractering voor middellange termijn meest toegepast
De respondenten zijn gevraagd aan te geven voor welke termijn de meeste van
hun contracten zijn afgesloten. In de antwoorden van zowel de zorgaanbieders als
de gemeenten valt op dat contractering voor middellange termijn (langer dan 1
jaar maar korter dan 3 jaar) landelijk het meest wordt toegepast.

“Het afsluiten van een meerjarencontract geeft zeker meer zekerheid en
daarmee rust. Wat
nog meer zou helpen is dat binnen zo’n
meerjarencontract tarieven (automatisch) jaarlijks worden bijgesteld.
Het zou ook fijn zijn als alle gemeenten met bijvoorbeeld
driejarencontracten zouden werken. Nu kennen wij veel diversiteit, wat
allemaal bijgehouden moet worden.”
-Zorgaanbieder

19

4.3 Bevindingen - contractering (2)
Invloed van regionale contractering op ervaren administratieve lasten is wisselend
Gemeenten kunnen ervoor kiezen de inkoop van zorg regionaal te organiseren.
De respondenten is gevraagd of zij kunnen aangeven of dit in hun beleving zorgt
voor een vermindering van de administratieve lasten of niet. De antwoorden van
zowel de gemeenten als de zorgaanbieders zijn onderstaand opgenomen. Hierbij
valt op dat de reacties wisselend zijn. Regionaal inkopen levert minder op in de
reductie van vermijdbare administratieve lasten als de betrokken gemeenten
processen en afspraken individueel gaan invullen. Dit leidt tot een diversiteit aan
aanvullende eisen tussen gemeenten en dus tot administratieve lasten bij
zorgaanbieders.
Zorgaanbieders

“Regionaal inkopen vermindert onze administratieve last, maar het
kan nog veel beter. Grootste pijnpunt daarbij zijn gemeenten die
afwijken van de aanbesteding en naast regionale afspraken met eigen
aanvullende afspraken komen.”
- Zorgaanbieder

Gemeenten

20

4.3 Bevindingen - contractering (3)
Invloed van regionale backoffice op ervaren administratieve lasten is wisselend
Naast regionaal inkopen, kan ook de backoffice regionaal georganiseerd worden.
Ook voor dit onderwerp zijn zowel de zorgaanbieders als de gemeenten gevraagd
hoe zij de invloed van de regionale backoffice op de administratieve lasten
ervaren. Net als bij de regionale inkoop zijn de meningen verdeeld. Wel valt op
dat de gemeenten over het algemeen de invloed van de regionale backoffice
positiever ervaren. Zij geven relatief vaker aan het helemaal eens te zijn met de
stelling.

Zorgaanbieders

“Er zijn nog altijd verschillen tussen gemeenten. Uniforme werkwijze
tussen gemeenten zou bij regionale samenwerking verplicht moeten
worden.”
- Gemeente

Gemeenten

21

4.4 Bevindingen - toewijzing, registratie en declaratie (1)
Administratieve lasten rondom de toewijzing van zorg
De financiële administratieve processen in de Wmo 2015 en de Jeugdwet vragen
om een zekere vorm van administratie en zijn daarmee een bron voor het ervaren
van administratieve lasten. In de enquête is de respondenten gevraagd om aan te
geven in welk deel van het proces zij de grootste vermijdbare administratieve
lasten ervaren.

In de reacties op deze vraag is te zien dat beide groepen aangeven de grootste
vermijdbare administratieve last te ervaren rondom de toewijzing van de zorg;
39% van de gemeenten en 43% van de zorgaanbieders geven in de enquête aan
dat het verzoek om toewijzing en de toewijzing de grootste vermijdbare lasten
geven. Daarna scoort de verantwoording voor zowel gemeenten als
zorgaanbieders hoog.

In welk deel van het proces ervaart u de grootste
vermijdbare administratieve last?
25%
28%

verantwoording

“In [deze regio] mag de aanbieder in het geval van een gemeentelijke verwijzer het
berichtenverkeer (JW315) niet gebruiken voor het aanvragen of verlengen van een
zorgtoewijzing.

43%
39%

toewijzing

zorgaanbieders
gemeenten

20%
22%

declaratie/facturatie

- Zorgaanbieder

11%
11%

contractering

0%

10%

Dit heeft tot gevolg: veel (moeizaam) telefonisch contact en via (onbeveiligde) mail
tussen behandelaar, zorgadministratie en lokale toegang. Tevens is er veel
onduidelijkheid over de doorlooptijd van de aanvraag. Ik zou willen pleiten voor het
gebruik van het berichtenverkeer óók in het geval van een gemeentelijke verwijzer.”

20%

30%

40%

50%

22

4.4 Bevindingen - toewijzing, registratie en declaratie (2)
Levering van zorg start voordat de toewijzing is ontvangen
In de enquête is aan de zorgaanbieders gevraagd hoe vaak de levering van zorg
start, voordat een toewijzing is ontvangen. In onderstaande grafiek zijn de
antwoorden van de zorgaanbieders op deze vraag weergegeven. Hierbij valt op
dat 18% van de zorgaanbieders aangeeft dat in 76 tot 100% van de toewijzingen,
de levering van zorg start voordat er een toewijzing is afgegeven. 12% van de
zorgaanbieders geeft aan dat in 51 tot 75% van de toewijzingen, de levering van
zorg start voordat er een toewijzing is afgegeven. Levering van zorg wordt dus
vaak gestart door aanbieders voordat de toewijzing van de gemeente formeel is
ontvangen. Voor de zorgaanbieder leidt dit tot een verantwoordingsrisico en
daarom moeten zij bij het ontbreken van een toewijzing gaan bellen en e-mailen,
soms met meerdere contactpersonen, om de toewijzing alsnog te ontvangen.

“Gemeenten eisen een korte
doorlooptijd, maar zijn geregeld
in het proces zelf te laat met
het
afgeven
van
een
zorgtoewijzing.

18%

51-75%

12%

26-50%

17%

11-25%

22%

1-10%

De aanbieder moet wachten
met het starten van de zorg óf
loopt een financieel risico als
de
toewijzing
niet
wordt
afgegeven.”

24%

Nooit

- Zorgaanbieder

7%
0%

5%

10%

15%

20%

In het eerste beeld van de data van 8 pilotgemeenten is gekeken naar het aantal
dagen tussen het verzenden van het verzoek om toewijzing door de
zorgaanbieder en het verzenden van de toewijzing door de gemeente. Hierin is
duidelijk een overschrijding zichtbaar van het aantal dagen ten opzichte van de
afgesproken norm als onderdeel van het SAP. Op dit moment gaat het echter om
gegevens van 8 gemeenten, wat onvoldoende is om dit signaal te kwantificeren.
Het geeft echter wel een indicatie van waar verbeterpunten liggen.
In de enquête is uitgevraagd of de respondenten bekend zijn met deze termijnen
en of zij zich hieraan houden. Hierin geven de meeste respondenten aan zich
inderdaad aan de termijnen te houden. Dit beeld vanuit de enquête strookt niet
met de pilotgegevens uit het berichtenverkeer.

Hoe vaak start de levering van zorg
voordat er een toewijzing is
afgegeven?
76-100%

Het Standaard Administratie Protocol schrijft voor dat de gemeente binnen 5
werkdagen na ontvangst van het verzoek om toewijzing, de toewijzing verstuurt.
Gemeenten hebben de mogelijkheid om hier langer de tijd voor te nemen, mits
de zorgaanbieder daarover geïnformeerd wordt. Dit kan op dit moment echter
niet via het berichtenverkeer.

25%

“Het zou handig zijn en veel tijd besparen als we een afwijzing zouden kunnen
sturen op een Verzoek om Toewijzing. Het is onlogisch dat deze niet ingebouwd is
in het berichtenverkeer omdat een verzoek om toewijzing eigenlijk een soort
aanvraag is. Bij een afwijzing kunnen we dit schriftelijk niet bevestigen, maar bij een
toewijzing krijgen ze een beschikking. Volgens mij is dit juridisch niet correct omdat
een gemeente ook altijd moet aangeven waarom er afgewezen is, daarnaast
scheelt het een hoop qua administratieve werkzaamheden als hier eenvoudig een
afwijzing via het berichtenverkeer voor gestuurd kon worden.”
- Gemeente

23

4.4 Bevindingen - toewijzing, registratie en declaratie (3)
Productcodes en productspecificaties
Door het Ketenbureau i-Sociaal Domein is een pilot gedaan in samenwerking met
acht gemeenten. Binnen deze pilot is het berichtenverkeer tussen deze
pilotgemeenten en hun zorgaanbieders verder ontsloten. Om dit mogelijk te
maken zijn alle randvoorwaarden in het kader van de AVG ingevuld. Door deze
verdere ontsluiting kan een analyse gedaan worden op alle berichten die in de
periode van juli 2019 tot en met februari 2020 tussen de pilotgemeenten en hun
zorgaanbieders uitgewisseld zijn. Hierdoor kan het berichtenverkeer in kaart
gebracht worden en kunnen analyses gedaan worden op de inhoud van het
berichtenverkeer. Op deze data is een dashboard gebouwd waarin gegevens
worden weergegeven op een aantal KPI’s. Het dashboard kan periodiek worden
ververst zodat het Ketenbureau de lokale situatie per gemeente kan analyseren en
waar nodig kan adviseren.

“Waarom zijn er geen landelijke afspraken wat betreft
productcodes en de onderliggende productspecificaties, alle
regio's hebben een eigen werkwijze met daarbij eigen codes en
regeltjes.
Neem als voorbeeld de Wlz.”

Opvallend in de data van de pilotgemeenten, is het gebruik van de productcodes
zoals deze jaarlijks gepubliceerd worden in de landelijke productcodelijsten van
het Ketenbureau. Wanneer gekeken wordt naar alle berichten die tussen deze
acht gemeenten en hun zorgaanbieders heen en weer gestuurd zijn en we deze
vergelijken met de landelijke productcodelijsten van het Ketenbureau, valt op dat
53% van de verzonden berichten afwijkt van de productcodelijsten.
Het gebruik van de productcodes komt binnen de onderzochte pilotgemeenten
dus ook voor 47% wél overeen met de productcodelijsten. Dat zegt echter nog
niets over de onderliggende productbetekenissen (ook wel productspecificaties
genoemd). Deze kunnen op inhoud nog altijd afwijken van de
productbetekenissen zoals opgesteld door het Ketenbureau.
Als hierbij een uitsplitsing gemaakt wordt tussen Jeugdwet en Wmo 2015, is te
zien dat het percentage afwijkende productcodes in de Jeugdwet met 57% hoger
is dan binnen de Wmo 2015 (47%). In de respons op de enquête is terug te zien
dat zowel gemeenten als zorgaanbieders hierdoor vermijdbare administratieve
lasten ervaren.

- Zorgaanbieder

“Het lijkt mooi dat de gemeentes zelf de regie hebben, maar de
versnippering in regels en productcodes is zeer ongewenst.
Vooral wanneer je met verschillende gemeentes in
verschillende regio's werkt. Gelukkig doet meestal ieder zijn of
haar best.”

“Een groot verbeterpunt zou het hanteren van minder
productcodes zijn. Gaat het om begeleiding, laat dan landelijk
gewoon de producten en codes hetzelfde zijn.”
- Gemeente

- Zorgaanbieder

24

4.4 Bevindingen - toewijzing, registratie en declaratie (4)
Standaard administratie protocol vermindert administratieve lasten
In de enquête is gevraagd naar de invloed van producten op het gebied van de
toewijzing, administratie en declaratie op de ervaren administratieve lasten. In
onderstaande tabellen is weergegeven hoeveel respondenten hebben
aangegeven dat het gebruik van de verschillende standaard administratie
protocollen (SAP’s) en van de standaard productcodelijsten leiden tot een
vermindering van de administratieve lasten.

Zorgaanbieders

De respondenten hebben meerdere antwoorden kunnen aanvinken bij deze
vraag. Op de y-as is het aantal respondenten weergegeven dat een bepaalde
optie heeft aangevinkt in het antwoord.

Gemeenten

25

4.4 Bevindingen - toewijzing, registratie en declaratie (5)
Opvallende punten Jeugdwet
In de resultaten van de enquête is onderzocht of er specifieke punten te
herkennen zijn voor zorgaanbieders die werkzaam zijn binnen de Jeugdwet en
zorgaanbieders die werkzaam zijn binnen de Wmo 2015.
Overgang 18- / 18+
Zorgaanbieders die werkzaam zijn in de Jeugdwet geven aan administratieve
lasten te ervaren wanneer jeugdigen 18 jaar oud worden. Hierbij geven zij aan dat
de overgang naar een andere financieringsstroom ervoor zorgt dat zij een nieuwe
toewijzing moeten aanvragen voor de zorg bij dezelfde gemeente. Dit wordt als
belastend ervaren.

“De mogelijkheid zou er moeten komen voor aanbieders om via VECOZO of een
ander portaal een BRP opvraag m.b.t. woonplaatsbeginsel te kunnen doen op een
bepaalde peildatum. Dit blijft van toepassing ook bij het nieuwe woonplaatsbeginsel en
zou tot aanzienlijke administratieve lastenverlichting leiden.”
- Zorgaanbieder

Woonplaatsbeginsel
Het woonplaatsbeginsel wordt door aanbieders die werkzaam zijn binnen de
jeugdwet aangedragen als bron van administratieve lasten. Afhankelijk van de
woonplaats van de ouder of voogd, moet een zorgaanbieder dan ook bij die
betreffende gemeente een contract afsluiten en zich verdiepen in de specificaties
en regelingen. Dat alles soms voor maar één cliënt. Wanneer gevraagd wordt naar
het nieuwe woonplaatsbeginsel geeft 66% van de respondenten aan te
betwijfelen of het nieuwe woonplaatsbeginsel tot een vermindering van de
administratieve lasten zal leiden. Met name voor instellingen die met vele
gemeenten afspraken moeten maken blijven de administratieve lasten op dit punt
aanwezig.

Grote jeugdzorgaanbieders
Grote aanbieders van jeugd-GGZ ervaren administratieve lasten op het gebied van
het verkrijgen van de toewijzingen van de verschillende gemeenten. Vanwege het
grote aantal gemeenten waarmee zij samenwerken, gaat er veel tijd zitten in het
verkrijgen van de toewijzingen.

“We werken samen met 220 gemeenten. Als er zelfs maar 10% van hen de
toewijzing niet op tijd levert (het ware percentage ligt vele malen hoger) moeten wij
al 22 gemeenten bellen. Waarvan de helft later nóg een keer gebeld moet worden
voordat we daadwerkelijk de toewijzing ontvangen. Het financiële risico ligt al die tijd
bij ons.”
- Zorgaanbieder

26

4.5 Bevindingen - verantwoording (1)
Verantwoording veroorzaakt administratieve lasten
Verantwoorden vindt plaats op verschillende wijzen. Enerzijds door middel van
het digitaal declareren, waarmee productie en budgetafspraken worden
verantwoord. Anderzijds vindt zorginhoudelijke verantwoording plaats. Ten slotte
is er de jaarlijkse verantwoording zoals de accountantscontrole op productie.
Naast het proces rondom de toewijzing zoals beschreven in 4.4 geven zowel de
zorgaanbieders (links) als ook de gemeenten (rechts) aan binnen de
verantwoording hoge administratieve lasten te ervaren, zoals weergegeven is in
onderstaande grafieken. Goed om hierbij te weten is dat in de enquête het begrip
verantwoording breed geïnterpreteerd is. Het gaat hierbij dus niet uitsluitend om
de financiële verantwoording.
Zorgaanbieders

“De verantwoording per contract verschilt enorm. Overigens
ook
inhoud
en
frequentie.
Wij
hebben
een
verantwoordingskalender moeten opstellen om geen
onderdelen te vergeten. Daarnaast houden begeleiders
lijstjes bij om aan de vraag van financiers te kunnen voldoen.
Dit alles bij elkaar kost erg veel tijd.”
- Zorgaanbieder

Gemeenten

27

4.5 Bevindingen - verantwoording (2)
Landelijk accountantsprotocol en model productieverantwoording verminderen administratieve lasten
Zowel zorgaanbieders als gemeenten zijn bevraagd over de producten van het
Ketenbureau in relatie tot de ervaren administratieve lasten. Onderstaande
grafieken geven de antwoorden weer, respondenten konden meerdere
mogelijkheden aanvinken. Zorgaanbieders en gemeenten geven aan dat het
landelijk accountantsprotocol en het model productieverantwoording voor zowel
Jeugdwet als Wmo 2015 leiden tot een vermindering van de administratieve
lasten ten opzichte van de situatie waarin deze producten nog niet breed gebruikt
werden. Echter, het invullen van de productieverantwoording wordt door
zorgaanbieders wel ervaren als een administratieve last.
Zorgaanbieders

“Schaf de productieverantwoording af. Bij declaratie wordt
alles al gecontroleerd door de gemeente. Het voelt als dubbel
werk en onnodig om dat aan het eind van het jaar te
herhalen.”
- Zorgaanbieder

Gemeenten

28

4.5 Bevindingen - verantwoording (3)
Diversiteit in eisen vanuit gemeenten leidt tot administratieve lasten
Zoals in paragraaf 4.5(1) is aangegeven vindt verantwoording plaats op
verschillende wijzen en op verschillende momenten. Bijvoorbeeld door middel van
digitaal declareren, waarmee productie en budgetafspraken worden verantwoord.
Daarnaast is er sprake van jaarlijkse verantwoordingen, zoals de
accountantscontrole op productie. Ook vindt er verantwoording plaats op inhoud
van geleverde zorg. Deze laatste uit zich onder andere in de “eisen vanuit de
gemeenten” welke, zoals in onderstaande grafiek zichtbaar is, door 36% van de
zorgaanbieders als een oorzaak van administratieve lasten wordt aangegeven.
Met name grote, landelijke werkende jeugdzorgaanbieders die te maken hebben
met een groot aantal contractpartijen, ervaren deze administratieve lasten.

Een groot deel van de zorgaanbieders antwoordt “helemaal eens” of “eens” op de
stelling dat het belang van controle soms boven het belang van de doelgroep lijkt
te staan. Dit kan bijdragen aan het ervaren gevoel van administratieve last binnen
het verantwoorden.
“De financiële verantwoording per zorgaanbieder/gemeente met de diverse afspraken
per gemeente zijn zeer belastend voor de totale zorgkosten Wmo 2015/Jeugd.”
- Gemeente

Zorgaanbieders

29

4.5 Bevindingen - verantwoording (4)
Opvallende punten Jeugdwet en Wmo 2015
In de resultaten van de enquête is bekeken of er specifieke punten te herkennen
zijn voor zorgaanbieders die werkzaam zijn in de Jeugdwet en zorgaanbieders die
werkzaam zijn binnen de Wmo 2015. Voor het onderwerp verantwoording is er
een aantal onderwerpen dat hierbij in het oog springt.
Productieverantwoording grote jeugdzorgaanbieders
Bij aanbieders van jeugd-ggz wordt een grote administratieve last ervaren op het
gebied van de productieverantwoording. Met name wanneer er contracten zijn
met een groot aantal gemeenten drukt de productieverantwoording elk jaar
zwaar op de financiële afdeling van zorgaanbieders. Ook geven aanbieders aan
dat de accountantskosten zijn toegenomen door de controle op de
productieverantwoordingen. Overigens wordt het feit dat er een model is voor
deze productieverantwoording wel ervaren als een vermindering van de
administratieve last, omdat dit in elk geval de variatie beperkt.
Meerdere keren wordt het pijnpunt aangedragen dat het hierbij gaat om
informatie die voor een groot deel ook al in het berichtenverkeer beschikbaar is.
Het feit dat het (deels) gaat om beschikbare informatie vergroot de ervaren
administratieve last bij zorgaanbieders. Dit punt wordt niet zo specifiek gedeeld
door kleinere jeugdzorgaanbieders of zorgaanbieders die werkzaam zijn binnen
de Wmo 2015.
Veel tijd naar een beperkt deel van de zorg
Aanbieders die zorg leveren vanuit de Wmo 2015, geven in veel gevallen aan dat
zij ook zorg leveren vanuit de Wlz en/of de Zvw. Vaak is de omzet vanuit de Wmo
2015 beperkt in vergelijking met de andere financieringsstromen. Zorgaanbieders
ervaren dat er relatief veel tijd gaat zitten in de verantwoording van de zorg die
een beperkt deel van de omzet levert.

“Als je een contract hebt met meer dan 200 gemeenten voor de Jeugdwet,
betekent dat ook elk jaar in april meer dan 200 (!) productieverantwoordingen
opstellen, afstemmen, controleren en versturen. Overzichten van informatie
die al inzichtelijk is voor gemeenten! Waarom kunnen zij de optelsom niet zelf
maken?”
- Zorgaanbieder

“10% van onze omzet zit in de Wmo 2015, de rest is Wlz en Zvw. Toch
komen 90% van de administratieve lasten vanuit de Wmo 2015, met name
door het opstellen van de productieverantwoording en het voldoen aan alle
verschillende verantwoordingseisen vanuit de verschillende gemeenten.”
- Zorgaanbieder

30

4.6 Bevindingen - vertrouwen en samenwerking (1)
Gemeenten geven het onderlinge vertrouwen een hoger cijfer dan zorgaanbieders
Vertrouwen bevordert een goede onderlinge samenwerking. Waar een lage mate van
vertrouwen leidt tot een verminderde samenwerking, leidt het tegenovergestelde tot
een goede en efficiënte samenwerking. Vertrouwen zorgt dat opportunisme,
onzekerheid en informatie-asymmetrie, zoals benoemd in het theoretisch kader, niet of
minder leidt tot het stellen van aanvullende eisen vanuit de gemeenten.
Het begrip vertrouwen is geoperationaliseerd op het hebben van regelmatige
voortgangsoverleggen, begrip voor elkaars standpunten en onderlinge transparantie.
Respondenten is gevraagd of zij regelmatig voortgangsoverleg hebben met de andere
partij over de voortgang en realisatie in relatie tot de gemaakte afspraken.
Respondenten mochten daarbij zelf bepalen wat zij als regelmatig beschouwen. In
onderstaande grafiek zijn de antwoorden van zowel de gemeenten als de
zorgaanbieders procentueel weergegeven. Hierin is te zien dat beide groepen in de
meeste gevallen aangeven het eens te zijn met de gegeven stelling en dus regelmatig
voortgangsoverleg hebben.

Daarnaast is de respondenten gevraagd een cijfer tussen 1 en 10 te geven aan het
onderlinge vertrouwen tussen gemeente en zorgaanbieder. De gegeven scores van
zowel de gemeenten als de zorgaanbieders zijn onderstaand procentueel weergegeven.
Hierin is te zien dat de meeste respondenten het onderlinge vertrouwen een 6 of een 7
geven, maar ook achten en onvoldoendes komen voor. Opvallend is dat de cijfers die
gegeven zijn door de respondenten vanuit de gemeenten wat hoger liggen dan de
cijfers gegeven door respondenten die werkzaam zijn bij zorgaanbieders.
De zorgaanbieders geven gemiddeld een 6,4 aan het ervaren onderlinge vertrouwen en
de gemeenten gemiddeld een 6,8.

31

4.6 Bevindingen - vertrouwen en samenwerking (2)
Gemeenten ervaren een positiever beeld van de samenwerking dan zorgaanbieders
Voor een goede samenwerking in de regio, is het onderlinge begrip voor elkaars
standpunten onderzocht. Bijna 60% van de gemeenten geeft aan op goede voet
met zorgaanbieders te leven, waar dit bij zorgaanbieders ongeveer 50% is.

Ook de onderlinge transparantie tussen zorgaanbieders en gemeenten is
onderzocht. Van de zorgaanbieders geeft 15% aan het oneens te zijn met
onderstaande stelling tegenover 8% van de gemeenten.

Bijna 5% van de zorgaanbieders geeft aan het oneens te zijn met deze stelling,
terwijl dit bij de gemeenten 1% is.

Deze resultaten zijn in lijn met het algemene beeld dat is geschetst: gemeenten
ervaren over het algemeen een positiever beeld van de samenwerking dan
zorgaanbieders.

32

4.6 Bevindingen - vertrouwen en samenwerking (3)
Onderling vertrouwen in relatie tot contractduur
In de antwoorden die de respondenten op de enquêtevragen hebben gegeven is
bekeken of er een relatie zichtbaar is tussen het gegeven cijfer aan het ervaren
onderlinge vertrouwen en de lengte van de contracten die de beide partijen met
elkaar aangaan. Wanneer het gewogen gemiddelde cijfer berekend wordt dat
partijen geven om het ervaren onderlinge vertrouwen te scoren, ontstaat het beeld
in de grafiek hieronder.
In de enquête is gevraagd naar de gemiddelde lengte van de afgesloten
contracten. Wanneer dit gekoppeld wordt aan de gegeven scores voor het ervaren
onderlinge vertrouwen zien we dat zowel zorgaanbieders als gemeenten met
langere contracten, het onderlinge vertrouwen gemiddeld een hoger cijfer geven.
Daarbij dient opgemerkt te worden dat de verschillen beperkt zijn.

“Er moet inzicht en vertrouwen in elkaars organisatie en werkwijze ontstaan. Als
dit inhoudelijk wordt belegd (horizontaal toezicht) is veel van de administratieve
last niet meer nodig voor een betrouwbaar oordeel over elkaars functioneren.”
- Gemeente

Gewogen gemiddeld cijfer voor het ervaren
onderlinge vertrouwen i.r.t. de lengte van
afgesloten contracten
7
6,9
6,8
6,7
6,6
6,5
6,4
6,3
6,2
6,1
6

6,9
6,8

6,8

6,6
6,5
6,3

gemeenten
zorgaanbieders

korte termijn (korter middellange termijn lange termijn (langer
dan 1 jaar)
(langer dan 1 jaar,
dan 3 jaar)
korter dan 3 jaar)

33

5. Duiding & analyse (1)
De sheets geven per onderwerp de uit de enquête opgehaalde resultaten weer.
Waar van toepassing zijn hierbij voorbeelden weergegeven uit de kwalitatieve
informatie (open antwoorden in de enquête) die uit de enquête opgehaald kon worden.
Naast deze voorbeelden zijn de open antwoorden geanalyseerd om nadere duiding te
geven aan de resultaten van de enquête op een aantal onderwerpen.
Gebruik producten Ketenbureau i-Sociaal Domein
In de enquête zijn de respondenten bevraagd over het gebruik van de verschillende
producten van het Ketenbureau. Ook is hen gevraagd in hoeverre deze producten, in
hun ervaring, bijdragen aan het verminderen van de administratieve lasten binnen het
sociaal domein. Hierbij is te zien dat de verschillende producten in meer of mindere
mate gebruikt worden door het veld én dat het gevoel is dat deze producten bijdragen
aan het verminderen van de administratieve lasten. Echter, er worden wanneer we kijken
naar de gegeven scores, nog altijd administratieve lasten ervaren in het veld. In de
toelichtingen die respondenten in de open vragen van de enquête hebben gegeven is
terug te lezen dat men begrijpt dat administratie onvermijdelijk is. Ook is terug te lezen
dat men een verbetering ervaart ten opzichte van de beginfase van de decentralisatie.
Desalniettemin worden er nog altijd vermijdbare administratieve lasten ervaren door de
respondenten van zowel de gemeenten als de zorgaanbieders. De voornaamste oorzaak
die hiervoor terug te vinden is in de toelichting van de respondenten is de variatie die
optreedt tussen verschillende contractpartijen, op allerlei vlakken. De voornaamste
afwijkingen die daarbij benoemd worden zijn;
1. Afwijkingen op details binnen standaardcontracten die in een regio gebruikt
worden, door individuele gemeenten binnen die regio en;
2. Afwijkingen van productbetekenissen (productspecificatie) bij gebruik van dezelfde
productcodes tussen verschillende gemeenten.

Dit beeld sluit aan bij de bevindingen in hoofdstuk 4 van deze rapportage.
Aanvullende communicatie naast het berichtenverkeer
Respondenten van zowel zorgaanbieders als gemeenten geven in de enquête aan dat er
naast het berichtenverkeer ook aanvullende onderlinge communicatie plaatsvindt. Dit is
weergegeven in hoofdstuk 4 van deze rapportage.

Wanneer de toelichtingen hierbij bekeken worden, valt op dat deze communicatie in
twee groepen uiteenvalt.

1. Communicatie aanvullend op het berichtenverkeer.
2. Communicatie die overlapt met het berichtenverkeer.
Bij het eerste punt gaat het om informatie die geen onderdeel is van het
berichtenverkeer. Men moet daarbij bijvoorbeeld denken aan zorginhoudelijke
verantwoording. Respondenten geven aan het begrijpelijk te vinden dat deze
communicatie niet via het berichtenverkeer verloopt, het is er immers geen onderdeel
van. Het tweede punt gaat om informatie die overlap vertoont met het
berichtenverkeer. Hierbij moet men bijvoorbeeld denken aan (1) correspondentie
rondom de toewijzing en aan (2) productiegegevens die op aanvraag in een gemeentespecifiek Exceldocument aangeleverd moeten worden. Informatie die ook op basis van
het berichtenverkeer opgesteld kan worden, maar waarover apart gecommuniceerd
wordt. Respondenten geven aan dat de ervaren administratieve last met name voort
komt uit aanvullende communicatie naast berichtenverkeer voor dit tweede punt.
Aanvullende eisen vanuit gemeenten

Bij contractering worden afspraken gemaakt tussen gemeenten en zorgaanbieders.
Naast procesafspraken stellen gemeenten eisen welke deels gaan over verantwoording.
De productieverantwoording wordt inmiddels ondersteund door middel van een
landelijk controleprotocol en een model productieverantwoording. Respondenten
geven aan dat deze tools helpen bij het verminderen van de administratieve lasten.
Aanvullend wordt in de open ruimte in de enquête, door respondenten aangegeven dat
zij ook vanuit eisen van gemeenten veel administratieve lasten ervaren. Dat lijkt
tegengesteld te zijn ten opzichte van het voorgaande, maar uit de toelichting die wordt
gegeven door respondenten in de enquête blijkt dat de ervaren last voor een groot deel
zit in aanvullende eisen vanuit gemeenten. Hierbij valt te denken aan zorginhoudelijke
verantwoording die niet plaatsvindt door middel van het berichtenverkeer. Aanvullend
vragen veel gemeenten om (periodieke) aanlevering van lijstjes. Zorgaanbieders geven
aan dat die informatie, in ieder geval ten dele, ook via het berichtenverkeer is te
genereren. Dit soort aanvullende informatie verschilt vaak per gemeente, waarbij er ook
onderscheid kan zijn tussen Wmo 2015 en Jeugdwet. Zorgaanbieders geven aan dat
deze aanvullende eisen een flinke bijdrage leveren aan de ervaren administratieve last.

34

5. Duiding & analyse (2)
Productcodes en productspecificaties

Woonplaatsbeginsel

Er is een landelijke productcodelijst met als doel het verkrijgen van eenduidigheid in het
berichtenverkeer. Het effect op een vermindering van de administratieve last is vanuit
twee oorzaken nog niet optimaal. Enerzijds worden er in het land door gemeenten
productcodes gebruikt die afwijken van de landelijke productcodelijst. Anderzijds is er
geen landelijke beschrijving van de inhoud van de productcodes, oftewel de
productbetekenis of productspecificatie. Als gevolg hiervan ontstaat de situatie dat
gemeenten de landelijke productcodes kunnen gebruiken, maar verschillen in de
inhoudelijke interpretatie van deze productcodes.

Het effect van het woonplaatsbeginsel is dat zorgaanbieders contractering aan moeten
gaan met verschillende gemeenten, soms maar voor één cliënt. Dit kan ook gedurende
het jaar plaatsvinden, bij aanmelding van een nieuwe cliënt waar vanuit het
woonplaatsbeginsel een contract moet worden aangegaan met een andere gemeente.
Dan moet men zich op dat moment verdiepen in contractering en voorwaarden van
deze nieuwe gemeente. Zaken zoals productcodes en tarieven moeten worden
ingevoerd in het systeem. Dit vereist veel handelingen die door respondenten als een
administratieve last worden ervaren. Het woonplaatsbeginsel gaat per 2022 veranderen,
maar respondenten van de enquête geven aan als gevolg hiervan geen grote
vermindering van de administratieve lasten te verwachten.

Als gevolg daarvan is er zelfs bij gebruik van de landelijke productcodelijst sprake van
afwijking op zorginhoud, verwachte inzet en tarieven. Zorgaanbieders dienen deze per
gemeente specifiek in de systemen in te regelen, waarbij er, ook bij gebruik van
dezelfde codes, geen eenduidigheid is, en die wordt dan ook niet ervaren. Wel draagt
deze diversiteit bij aan de ervaren administratieve last. Dit speelt uiteraard bij
zorgaanbieders die contracten hebben afgesloten met meerdere gemeenten.
Verzoek om toewijzing en toewijzing
Rondom toewijzing spelen met name twee zaken. Enerzijds blijkt zowel uit de enquête
als ook uit de data, dat de toewijzing regelmatig plaatsvindt nadat de zorg al is gestart,
en dat het in sommige gevallen erg lang duurt voordat een toewijzing wordt ontvangen.
Dat zorgt voor onzekerheid bij zorgaanbieders en is niet conform afspraak. Anderzijds
gaat een aanzienlijk deel van de communicatie buiten het berichtenverkeer om over de
toewijzing. Zowel door zorgaanbieders als ook door gemeenten wordt het proces
rondom de toewijzing van zorg als een grote administratieve last aangegeven.

35

6. Conclusies
Deze effectmeting is gericht op het ontwikkelen van een monitor om inzicht te geven in
het (consequent) gebruik van de door het Ketenbureau i-Sociaal Domein ontwikkelde
producten en diensten enerzijds en de effecten op de (vermijdbare) administratieve
lasten binnen het sociaal domein, van deze producten en diensten anderzijds. In deze
rapportage is een samenvatting en interpretatie gegeven van de resultaten uit de
monitor. De monitor is online beschikbaar.

5. Zorgaanbieders geven aan dat de hoge ervaren administratieve last ook te
wijten is aan diversiteit in afspraken tussen de verschillende gemeenten. Deze
diversiteit zit in de gehele keten. Naast productcodes en productspecificaties betreft
dit:

1. het proces van toewijzingen. Zowel uit de enquête als uit een aanvullende
pilot blijkt dat dit een belangrijke veroorzaker van administratieve lasten is;

1. Het werk van het Ketenbureau heeft bijgedragen aan standaardisatie en
daarmee aan een reductie van administratieve lasten. Het berichtenverkeer, het
accountantsprotocol en het model productieverantwoording worden breed
toegepast.

2. de diversiteit in aanvullende eisen met betrekking tot verantwoording van
zorg;

2. De ervaren administratieve lasten zijn echter nog altijd hoog, zowel bij
zorgaanbieders als bij gemeenten. Zorgaanbieders scoren hierbij hoger op de
ervaren administratieve lasten dan gemeenten. Zowel zorgaanbieders als gemeenten
geven aan de meeste administratieve lasten te ervaren rondom de toewijzing van de
zorg.

4. de afwijkingen op de normtijden voor het berichtenverkeer zoals
opgenomen in de standaard administratieprotocollen.

3. Over de afgelopen jaren is een toename van het berichtenverkeer zichtbaar.
Het berichtenverkeer wordt echter nog niet in alle gevallen consistent toegepast.
Een consistente toepassing van het berichtenverkeer draagt bij aan het verminderen
van de administratieve lasten. Zorgaanbieders en gemeenten geven dit beide aan.
4. In een analyse van een pilot bij het berichtenverkeer van 8 gemeenten blijkt
dat de verzonden berichten tussen gemeenten en zorgaanbieders in ruim de
helft van de gevallen (53%) afwijken van de landelijke productcodelijsten. Vaak
wordt de landelijke productcodelijst niet gebruikt. Daarnaast is er, wanneer deze wel
wordt gebruikt, sprake van een verschil in de inhoudelijke invulling van de
productcodes tussen gemeenten (productbetekenis of productspecificatie). Door
deze grote mate van variatie in producten, productcodes en productomschrijvingen
(productspecificaties en/of productbetekenissen), ontstaat een groot deel van de
administratieve lasten bij zorgaanbieders.

3. de mate van variatie tussen gemeenten in de operationalisering van de
uitvoeringsvarianten;

6. De invloed van organisatie van regionale inkoop en regionale backoffice op de
administratieve lasten varieert. De ervaringen hiermee zijn wisselend. Naarmate
gemeenten in de regio meer afwijken van regionale afspraken nemen de ervaren
administratieve lasten toe. Regionaal inkopen levert minder op in de reductie van
vermijdbare administratieve lasten als de betrokken gemeenten processen en eisen
individueel gaan invullen.
7. Gemeenten geven over het algemeen een hoger cijfer aan de onderlinge relatie
en het ervaren vertrouwen dan zorgaanbieders. Zorgaanbieders scoren dus iets
lager dan gemeenten op het gebied van vertrouwen, waarbij de waardering vanuit
beide partijen overigens opschuift naar boven naarmate de contractduur langer
wordt.

36

Bijlage - hypothesen
Hypothese 1: de producten van het Ketenbureau iSociaal Domein dragen bij aan een
vermindering van de administratieve lasten.

Hypothese 13: het model productieverantwoording leidt tot een vermindering van de
administratieve last.

Hypothese 2: zorgaanbieders/gemeenten die samenwerken met meer
gemeenten/zorgaanbieders ervaren een hogere administratieve last.

Hypothese 14: wij hebben gezamenlijk een contractvorm gekozen en hebben regelmatig
voortgangsoverleg als aanbieder en gemeente over de realisatie in relatie tot de afspraak.

Hypothese 3: de MR over vermindering administratieve lasten Wmo 2015 en Jeugdwet is
bekend.

Hypothese 15: minder transparantie leidt tot minder vertrouwen, met hogere
administratieve lasten als gevolg.

Hypothese 4: met hoe meer uitvoeringsvarianten een gemeente of zorgaanbieder te
maken heeft, hoe hoger de ervaren administratieve lasten zijn.

Hypothese 16: gemeenten ervaren een kennisachterstand ten opzichte van
zorgaanbieders.

Hypothese 5: het afsluiten van meerjarencontracten leidt tot een vermindering van de
administratieve lasten.

Hypothese 17: zorgaanbieders vinden het vervelend om te merken wanneer de
contracterende partij een kennisachterstand heeft ten opzichte van de zorgaanbieder.

Hypothese 6: wanneer er sprake is van regionale inkoop (vanuit de gemeente) leidt
dat tot een vermindering van de administratieve last.

Hypothese 18: gemeenten en zorgaanbieders die op goede voet met elkaar leven en
begrip hebben voor elkaars standpunten, ervaren lagere administratieve lasten.

Hypothese 7: wanneer er sprake is van regionale backoffice (vanuit de gemeente) leidt dat
tot een vermindering van de administratieve last.

Hypothese 19: wanneer het belang van rechtmatigheid en controle voor het belang van
onze doelgroep gaat, leidt dit bij zorgaanbieders tot hogere administratieve lasten.

Hypothese 8: hoe meer variatie in producten en productcodes, hoe groter de ervaren
administratieve last.
Hypothese 9: het starten van zorg voordat een toewijzing ontvangen is zorgt voor een
grotere administratieve last.

Hypothese 10: de toepassing van het nieuwe woonplaatsbeginsel zorgt voor een afname
van de administratieve lasten.
Hypothese 11: het contact met zorgaanbieders náást of aanvullend op het
berichtenverkeer leidt tot een toename van de vermijdbare administratieve lasten.
Hypothese 12: het landelijk accountantsprotocol leidt tot een vermindering van de
administratieve last.

37

EFFECTMETING KETENBUREAU i-SOCIAAL DOMEIN
Opdrachtgever:

Stuurgroep i-Sociaal Domein

Auteurs:

Joost Zuurbier
Jurgen Vos
Iris Koopmans-Drenth

Contact: samenwerken@qconsultzorg.nl

38