Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport
Versie 2.0 , vastgesteld Staatscourant nr. 2559, d.d. 21 januari 2021

Status: Definitief

Ingangsdata:
•
•
•
•

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (Kern): 18 maart 2013;
Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ): 1 januari 2020;
College ter beoordeling van geneesmiddelen (CBG) en Agentschap (aCBG): 30 augustus 1963;
Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP): 30 maart 1973.

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Versiegeschiedenis
Versie

Datum

Status

Omschrijving wijziging

1.0 (c4)

18 okt. 2019

Concept

Initiële conceptversie; IGJ-selectielijst toegevoegd, onderdelen
1, 2 en 3 aangepast aan concernbrede reikwijdte, overzicht
afgesloten en ingetrokken selectielijsten aangepast,
verwijzingen naar generieke selectielijst vervangen door
verwijzingen naar concernlijst, afkortingenlijst aangevuld en
verplaatst naar de hoofdstukken met de bijlagen.

1.0

21 okt. 2019

Concept
Consensus

1.1

28 nov. 2019

Concept ten
behoeve van
vaststelling

1.2

7 dec. 2019

Concept ten
behoeve van
terinzage

1.3

10 maart 2020

Concept ten
behoeve van
publicatie

Gegevens publicatie toegevoegd.

1.4

22 juli 2020

Concept

Toevoeging consensus selectielijsten van SCP en (a)CBG.
Toevoeging van taalkundige wijzingen.

1.5

Concept ten
behoeve van
vaststelling

Verwerking advies van de extern deskundige.

1.6

Concept ten
behoeve van
terinzage

1.7

Concept ten
behoeve van
publicatie

Gegevens publicatie toegevoegd.

Verwerking advies van de extern deskundige.

1.8

17 sept. 2020

Concept ten
behoeve van
vaststelling

1.9

15 okt. 2020

Concept ten
behoeve van
terinzagelegging

2.0

21 jan. 2021

Concept ten
behoeve van
publicatie

Verwerking advies van de extern deskundige.

Gegevens publicatie toegevoegd.

Pagina 2 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Colofon
Secretaris Generaal / plv. Secretaris Generaal
Directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel

Bezoekadres:
Rijnstraat 50 2515 XP Den Haag

Versienummer

2.0

Aantal pagina’s

148

Pagina 3 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Inhoud
Versiegeschiedenis ........................................................................................................................................................2
Colofon ..........................................................................................................................................................................3
1

2

Inleiding .................................................................................................................................................................8
1.1

Aanleiding ....................................................................................................................................................8

1.2

Reikwijdte.....................................................................................................................................................9

1.3

Afsluiten en intrekken selectielijsten .........................................................................................................10

1.4

Leeswijzer ...................................................................................................................................................11

Toelichting op de concernlijst .............................................................................................................................12
2.1

Selectiedoelstelling van het Nationaal Archief ..........................................................................................12

2.2

Verantwoording systematiek van waarderen ............................................................................................13

2.2.1

Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid als basis ............................................................................13

2.2.2

Systeemanalyse .....................................................................................................................................14

2.2.3

Risicoanalyse Ministerie van VWS .........................................................................................................17

2.3

3

4

Criteria voor het maken van uitzonderingen .............................................................................................19

2.3.1

Hotspots .................................................................................................................................................19

2.3.2

Overige uitzonderingen .........................................................................................................................20

2.4

Verslag besluitvorming ...............................................................................................................................21

2.5

Afspraken en vooruitkijken ........................................................................................................................21

Missie, beleidsterreinen en organisatie VWS .....................................................................................................22
3.1

Missie VWS .................................................................................................................................................22

3.2

Beleidsterreinen VWS ................................................................................................................................22

3.3

Organisatorische indeling van VWS per 1-1-2012 en verdere evolutie .....................................................26

Selectielijst processen kerndepartement ............................................................................................................29
4.1

Taken kerndepartement ............................................................................................................................29

4.1.1

Stafdirecties ...........................................................................................................................................29

4.1.2

DG Volksgezondheid (DGV) ...................................................................................................................32

4.1.3

DG Curatieve Zorg (DGCZ)......................................................................................................................34

4.1.4

DG Langdurige Zorg (DGLZ) ....................................................................................................................35

4.2

Sturing van de organisatie ..........................................................................................................................36

4.3

Ordeningsstructuur en informatiesystemen ..............................................................................................36

4.4

Toelichting op de selectielijst processen....................................................................................................37

4.4.1

Verantwoording uitvoering systeemanalyse en risicoanalyse ...............................................................37

4.4.2

Hotspotmonitor .....................................................................................................................................37

4.5

Processen kerndepartement ......................................................................................................................38

Pagina 4 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

5

Selectielijst processen Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) ......................................................................54
5.1

Inleiding ......................................................................................................................................................54

5.2

Verantwoording waardering ......................................................................................................................54

5.2.1

Risicoanalyse ..........................................................................................................................................54

5.2.2

Systeemanalyse .....................................................................................................................................54

5.2.3

Criteria voor uitzonderingen ..................................................................................................................54

5.3
5.3.1

Ontstaan en ontwikkeling van de organisatie .......................................................................................55

5.3.2

Missie, doelstelling en kerntaken van de organisatie ............................................................................56

5.3.3

Structuur van de organisatie..................................................................................................................58

5.3.4

Besluitvormende overlegstructuren van de organisatie .......................................................................59

5.3.5

Relatie van de organisatie met andere organisaties..............................................................................60

5.3.6

Processen van de organisatie ................................................................................................................61

5.3.7

(Basis)registraties van de organisatie ....................................................................................................61

5.4

6

Taken en Organisatie .................................................................................................................................55

Ordeningsstructuur en informatiesystemen ..............................................................................................62

5.4.1

Verhouding papier-digitaal ....................................................................................................................62

5.4.2

Archiefsystemen ....................................................................................................................................62

5.4.3

Ordening ................................................................................................................................................63

5.5

Processen IGJ .............................................................................................................................................63

5.6

Bijlage: Verslag risicoanalyse IGJ ................................................................................................................73

Selectielijst processen College ter beoordeling van geneesmiddelen (CBG) en Agentschap (aCBG) .................75
6.1

Inleiding ......................................................................................................................................................75

6.2

Toelichting op de Selectielijst van het CBG en agentschap........................................................................75

6.2.1

Verantwoording systematiek van waardering .......................................................................................75

6.2.2

Criteria voor het maken van uitzonderingen .........................................................................................76

6.3

Taken en Organisatie van het CBG en agentschap.....................................................................................76

6.3.1

Ontstaan en ontwikkeling van de organisatie .......................................................................................76

6.3.2

Missie, doelstelling en kerntaken van de organisatie ............................................................................79

6.3.3

Structuur van de organisatie..................................................................................................................81

6.3.4

Processen van de organisatie ................................................................................................................82

6.3.5

Besluitvormende overlegstructuren van de organisatie .......................................................................83

6.3.6

Relatie van de organisatie met andere organisaties..............................................................................85

6.3.7

(Basis)registraties van de organisatie ....................................................................................................87

6.4
6.4.1

Ordeningsstructuur en informatiesystemen ..............................................................................................87
Verhouding papier-digitaal ....................................................................................................................87

Pagina 5 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

6.4.2

Archiefsystemen ....................................................................................................................................88

6.4.3

Ordening ................................................................................................................................................89

6.5

Processen CBG en aCBG .............................................................................................................................90

6.6

Bijlage: Verslag risicoanalyse CBG en agentschap ...................................................................................102

7

Selectielijst processen Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) ..........................................................................104
7.1

Inleiding ....................................................................................................................................................104

7.2

Verantwoording waardering ....................................................................................................................104

7.2.1

Risicoanalyse ........................................................................................................................................104

7.2.2

Systeemanalyse ...................................................................................................................................104

7.2.3

Criteria voor uitzonderingen ................................................................................................................104

7.3

Taken en Organisatie ...............................................................................................................................105

7.3.1

Ontstaan en ontwikkeling van de organisatie .....................................................................................105

7.3.2

Missie, doelstellingen en taken van de organisatie .............................................................................105

7.3.3

Organisatiestructuur ............................................................................................................................106

7.3.4

Besluitvormende overlegstructuren van de organisatie .....................................................................110

7.3.5

Relatie van de organisatie met andere organisaties............................................................................111

7.3.6

Processen van de organisatie ..............................................................................................................112

7.3.7

(Basis)registraties van de organisatie ..................................................................................................113

7.4

Werkwijze en organisatie dossiervorming en structuur ..........................................................................113

7.4.1

Werkwijze ............................................................................................................................................113

7.4.2

Organisatie dossiervorming en inhoud dossiers ..................................................................................113

7.4.3

Substitutie (papier door digitaal) .........................................................................................................114

7.4.4

Dossiervormende informatiesystemen ...............................................................................................115

7.4.5

Ordening ..............................................................................................................................................115

7.5

Processen Sociaal en Cultureel Planbureau .............................................................................................116

8

Selectielijst processen Centraal Informatiepunt Beroepen in de Gezondheidszorg (CIBG) ..............................122

9

Selectielijst processen Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) ................................................122

10

Selectielijst processen Gezondheidsraad (GR) ..................................................................................................123

11

Selectielijst processen Nederlandse Sportraad .................................................................................................123

12

Selectielijst processen Raad voor de Volksgezondheid en Samenleving (RVS) .................................................123

13

Selectielijst processen Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I) ...................................................123

14

Selectielijst processen Tuchtcolleges, Toetsings- en beoordelingscommissies ................................................123

15

Selectielijst processen Zorgverzekeringskantoor BES (ZVK) en Jeugdzorg en Gezinsvoogdij Caribisch Nederland
(JGCN) ................................................................................................................................................................123

16

Selectielijst processen commissies, bijzondere samenwerkingsverbanden en tijdelijke organisatieonderdelen
124

Pagina 6 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

17

Bijlage: Afkortingenlijst .....................................................................................................................................125

18

Bijlage: Overzicht verhouding waarderingen ....................................................................................................129

18.1

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (Kern) .......................................................................129

19

Bijlage: Voorbeeld hotspotlijst ..........................................................................................................................135

20

Bijlage: Verslag overleg NA, VWS en (a)CBG en SCP (conform Archiefbesluit 1995) ........................................136

Pagina 7 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

1 Inleiding
1.1 Aanleiding
Gedurende de totstandkoming van de Selectielijst van het kerndepartement van het Ministerie van
Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) is de wens ontstaan om de selectielijsten van het Ministerie en van de
concernonderdelen onder te brengen in een concernbrede selectielijst, verkort concernlijst. Aanleiding hiervoor is
dat veel van de bestaande selectielijsten (ook wel ‘basisselectiedocumenten (BSD)’) verouderd waren of volledig
ontbraken. Deze praktische behoefte sluit bovendien aan op de Rijksbrede ontwikkeling van een efficiëntere
methode voor het waarderen en selecteren van archiefbescheiden die geschikt is voor de toepassing in digitale
informatiesystemen.
De concernlijst kent een aantal voordelen:
1.

2.

3.
4.

Elke organisatie heeft kent vergelijkbare processen met eenzelfde waardering (denk bijvoorbeeld aan
de PIOFACH: Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Administratieve organisatie,
Communicatie en Huisvesting). Deze worden in de concernlijst eenmalig beschreven voor het
Ministerie en indien mogelijk hergebruikt door de concernonderdelen.
De doorlooptijd, van ontwerp tot goedkeuring, wordt aanzienlijk verkort. Ook wijzigingen worden
eenvoudiger. Op vaste momenten kunnen diverse wijzigingen bij verschillende organisatieonderdelen
in één keer worden doorgevoerd.
De concernlijst vraagt meer aandacht van de organisatie(onderdelen). Hierdoor is continu aandacht
voor de onderwerpen vernietigen, bewaren en overbrengen.
Een efficiënte methode voor het waarderen en selecteren van archiefbescheiden die geschikt is voor
de toepassing in digitale informatiesystemen.

De concernlijst is een doorvertaling van het in 2012 opgestelde Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid (GWR)
1
versie 2.0 .

1

https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/veelgestelde-vragen-over-waarderen-enselecteren#collapse-446

Pagina 8 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

1.2 Reikwijdte
De voorliggende concernlijst is van toepassing op:
-

het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).
Hieronder wordt verstaan alle diensten, inspecties, raden, (uitvoerende) instellingen, toetsings)
commissies en (tucht en advies) colleges die onder de zorgdragerschap van de minister van VWS vallen.
De voorliggende lijst is voor het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) van toepassing
vanaf 18 maart 2013, de datum waarop het informatiesysteem van het departement in productie is
genomen.

-

de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ).
De voorliggende lijst is voor de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) van toepassing vanaf 1 januari
2020, de datum van aanvang van een nieuw kalenderjaar.

-

het College ter beoordeling van geneesmiddelen (CBG) en het Agentschap College ter beoordeling van
geneesmiddelen (aCBG).
De voorliggende lijst is voor het CBG en het aCBG van toepassing vanaf 30 augustus 1963, de datum de
datum waarop het CBG geïnstalleerd werd.

-

het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP).
De voorliggende lijst is voor het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) van toepassing vanaf 30 maart
1973, de datum van instelling van het SCP.

Op een later moment worden de overige organisatieonderdelen van het concern toegevoegd:
-

het CIBG;
het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM);
de Gezondheidsraad (GR);
de Nederlandse Sportraad;
de Raad voor de Volksgezondheid en Samenleving (RVS);
de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I);
de Tuchtcolleges, Toetsings- en beoordelingscommissies;
het Zorgverzekeringskantoor BES (ZVK);
Jeugdzorg en Gezinsvoogdij Caribisch Nederland (JCGN);
eventuele commissies, bijzondere samenwerkingsverbanden en tijdelijke organisatieonderdelen

De (tijdelijke) commissies die zijn (worden) ingesteld door het Ministerie, vallen ook onder de reikwijdte van de
voorliggende concernlijst. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt in digitale en papieren archiefbescheiden.
Personeelsdossiers vallen buiten de reikwijdte van deze concernlijst en worden geselecteerd aan de hand van de
2
selectielijst: 168 Overheidspersoneel P-Direkt (‘P-dossier is mens-en-werk ’).
De neerslag van de handhavingstaak van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) valt onder de
toepassing van de selectielijst voor de archiefbescheiden van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat en

2

https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/bsd-voor-p-direkt-het-deelbeleidsterrein-vanpersoneelszaken-tw-het

Pagina 9 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en taakvoorgangers vanaf 2000. Hetzelfde geldt voor de
neerslag van de taken van het aCBG op het gebied van diergeneesmiddelen.

1.3 Afsluiten en intrekken selectielijsten
Met de vaststelling van deze concernlijst worden de onderstaande selectielijsten van de zorgdrager Minister van
VWS per organisatieonderdeel afgesloten. Selectielijsten waarvan in de titel een eindcesuur (zoals ‘-2000’) was
opgenomen, zijn ondanks deze formulering maximaal 20 jaar na vaststelling geldig (Ab. Art. 2 lid 2). Zij worden dan
ook eveneens per ingangsdatum van deze selectielijst per organisatieonderdeel ingetrokken of afgesloten.
Kerndepartement, ingetrokken per 18 maart 2013
-

Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Staatscourant nr.
13588 d.d. 10-03-2020

Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), ingetrokken per 1 januari 2020
-

Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Staatscourant nr.
13588 d.d. 10-03-2020

College ter beoordeling van geneesmiddelen (CBG) en Agentschap College ter beoordeling van geneesmiddelen
(aCBG) en voormalige Commissie ex artikel 14 van het Sera- en Vaccinsbesluit, ingetrokken per 30 augustus 1963 .
-

Geneesmiddelen en medische hulpmiddelen. Staatscourant nr. 192 d.d. 03-10-2006.

Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP), ingetrokken per 30 maart 1973.
-

Algemene Wetenschappelijke Beleidsvoorbereiding. Staatscourant nr. 22, 02-02-1999;
Rijksbegroting. Staatscourant nr. 194, d.d. 18-10-2001 en nr. 62, d.d. 31-03-2005;
Rijkshuisvesting. Staatscourant nr. 142, 26-07-2007;
Arbeidsverhoudingen bij de overheid. Staatscourant nr. 200, 16-10-2001 en nr. 201, d.d. 17-10-2001;
Arbeidsvoorwaarden rijkspersoneel. Staatscourant. nr. 200, 16-10-2001 en nr. 201, d.d. 17-10-2001;
Formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling en mobiliteit. Staatscourant nr. 201,
d.d. 17-10-2001;
Arbeidsomstandigheden bij de overheid. Staatscourant nr. 201, d.d. 17-10-2001;
Personeelsinformatievoorziening en -administratie. Staatscourant nr. 201, d.d. 17-10-2001;
Overheidsinformatievoorziening. Staatscourant nr. 202, d.d 11-07-2003;
Organisatie van de Rijksoverheid. Staatscourant nr. 245, d.d. 16-12-2005.

Pagina 10 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

1.4 Leeswijzer
In de voorliggende concernlijst is hoofdstuk 1 een algemene inleiding op de gehele lijst, gevolgd door een
toelichting en een algemene beschrijving van de missie, beleidsterreinen en organisatie van de zorgdrager VWS.
Vanaf hoofdstuk 4 zijn de deellijsten per organisatieonderdeel opgenomen. In hoofdstuk 17 is in een bijlage een
afkortingenlijst opgenomen.

Pagina 11 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

2 Toelichting op de concernlijst
In dit hoofdstuk wordt een algemene toelichting gegeven op deze concernlijst. Met name de paragrafen uitvoering
systeem- en risicoanalyse (2.2) en criteria voor het uitzonderen van vernietiging (2.3) worden per
organisatieonderdeel in de deellijst nader toegelicht.

2.1 Selectiedoelstelling van het Nationaal Archief
Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en veiligstellen van bronnen die
het voor individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te
ontdekken en het verleden van staat en samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen die
archieven of onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:
a.
b.
c.

representatief zijn voor hetgeen in de samenleving is vastgelegd;
representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van een samenleving;
door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de belangrijke,
bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten, personen en organisaties in een
3
bepaalde periode weerspiegelen .

Voor VWS houdt het waarderen en selecteren in het vroegtijdig bepalen welke belangen voor welke termijnen
gediend moeten worden, ten einde te kunnen voldoen aan de geformuleerde algemene doelstellingen. We
4
archiveren informatie om de volgende redenen :
a.

b.

c.

d.

Werk goed te doen: medewerkers hebben informatie nodig om hun werk goed te kunnen doen. Ze
moeten bijvoorbeeld weten wat besproken wordt in bepaalde vergaderingen en welke besluiten
genomen zijn. Maar ook waar installaties in een gebouw zitten of welke informatie al verzameld is bij een
bepaald onderzoek.
Verantwoording af te leggen: de overheid is een publieke organisatie. Publieke organisaties moeten zich
kunnen verantwoorden over hun werk. Denk bijvoorbeeld aan een WOB-verzoek, parlementair
onderzoek, maar ook aan managementrapportages en auditrapporten.
Rechtszekerheid: als burger en bedrijf wil je kunnen terugvinden wat je rechten zijn. Diploma’s moeten
goed geregistreerd staan, je moet kunnen vinden of bepaalde grond van jou is en je wilt graag een
Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) ontvangen als dat nodig is.
Onze geschiedenis: Tot slot is het belangrijk dat informatie bewaard blijft vanuit een erfgoedperspectief.
De verhalen van vandaag zijn de geschiedenis van ons land van morgen.

3

Kamerbrief van OCW en BZK aangaande Selectieaanpak archieven, van 17 december 2010.
Website van het Nationaal Archief benaderd op 25 mei 2018,
https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/wat-is-archiveren
4

Pagina 12 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

2.2 Verantwoording systematiek van waarderen
2.2.1 Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid als basis
De concernlijst is uitgewerkt op basis van het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid (GWR) versie 2.0. Het
GWR is een Rijksbreed model voor het ontwerpen van selectielijsten. In het GWR staan processen die gerangschikt
zijn in zes functies volgens het model architectuur rijksoverheid (MARIJ). Deze zes functies zijn:
A.
B.
C.
D.
E.
F.

Sturing en inrichting van de organisatie.
Primaire functies.
Handhaving en Toezicht.
Kennis en Advies.
Ondersteunende functies.
Uitvoering.

Vervolgens zijn binnen deze functies de daaronder vallende procescategorieën en processen weergegeven,
hieronder schematisch weergegeven.
A (interne) Sturing en inrichting van de organisatie
Categorie 1

Maken en uitvoeren van afspraken inzake de inrichting en besturing van de organisatie.

B Primaire (bedrijfs)functies (beleid en uitvoering)
Categorie 2

Maken, verantwoorden en uitdragen van beleid.

Categorie 3

Maken van wet- en regelgeving..

Categorie 4

Het (mede) opstellen van de rijksbegroting en de ramingen voor de volgende jaren

Categorie 5

Geven van voorlichting en verstrekken van informatie aan burgers, bedrijven, instellingen en
andere overheden.

C Handhaving en Toezicht
Categorie 6

Uitoefenen van toezicht op overheidsorganisaties.

Categorie 7

Controleren op naleving van wet- en regelgeving en handhaving ervan.

D Kennis en Advies
Categorie 8

Het (laten) verrichten van onderzoek en het rapporteren hierover.

E Ondersteunende bedrijfsfuncties (PIOFACH)
Categorie 9

Verlenen van ondersteunende diensten.

F Uitvoering (bedrijfsvoering overig: dienstverlening, handhaving, toezicht)
Categorie 10

Leveren van producten en diensten aan personen, bedrijven, instellingen en (lagere of
andere) overheden.

Categorie 11

Het heffen en innen bij en het uitkeren aan burgers, bedrijven en instellingen.

Pagina 13 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Categorie 12

Vertegenwoordigen van de Minister of de Staat in bestuursrechtelijke procedures voor
(inter)nationale gerechtelijke instanties.

Categorie 13

Onderhouden van (internationale) betrekkingen en samenwerkingsverbanden.

Categorie 14

Leveren van overheidsdiensten bij crises en calamiteiten.

De concernlijst voor het kerndepartement en organisatieonderdelen is gebaseerd op het GWR en hanteert
grotendeels dezelfde indeling als dit model. Vanaf hoofdstuk vier van de voorliggende concernlijst is per
organisatieonderdeel een lijst opgenomen met de processen uit het GWR die door het kerndepartement en de
verschillende dienstonderdelen van VWS worden uitgevoerd. Elk proces is voorzien van een bewaartermijn voor de
documenten en andere producten die in het proces gegenereerd worden. Veel processen zijn daarnaast
verduidelijkt door middel van een toelichting en/of voorbeelden van producten. De nummering van de categorieën
en processen komt zoveel mogelijk overeen met de nummers in het GWR. Bepaalde GWR processen zijn
opgesplitst, waarbij het nummer is onderverdeeld. Processen die niet door het kerndepartement of de
verschillende organisatieonderdelen van VWS worden uitgevoerd, zijn vervallen en niet opgenomen in de
concernlijst.

2.2.2 Systeemanalyse
Bij het waarderen van de processen die worden uitgevoerd door het kerndepartement en de
organisatieonderdelen is in eerste instantie het hoofdonderscheid aangebracht tussen processen waarvan de
neerslag permanent bewaard moet worden en processen waarvan de neerslag vernietigd moet worden.
Archiefbescheiden die op termijn vernietigd moeten worden, zijn alleen van belang voor de uitvoering van de
taken van de organisatie en voor de maatschappelijke en politieke verantwoording op de relatief korte termijn. De
termijn waarop de archiefbescheiden worden vernietigd, wordt bepaald door specifieke wetgeving of door de
organisatie zelf, waarbij is ingeschat hoelang informatie beschikbaar moet zijn. Met de systeemanalyse wordt in
kaart gebracht welke informatie structureel van blijvende waarde is. De hotspotmonitor richt zich daarentegen op
de actualiteit en het incidentele. In onderliggend hoofdstuk wordt hier verder op in gegaan.

Systeemanalyse voor processen die worden gewaardeerd met B (bewaren)
Welke processen beschouwd worden als kerntaak wordt bepaald door de missie en kerntaken van een organisatie
als uitgangspunt te nemen. Om dit te kunnen bepalen zijn vijf Systeem Analyse - Bewaarcriteria (SA-B)
geformuleerd.

Pagina 14 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Selectiecriterium

Toelichting

SA-B1

Hieronder wordt verstaan de neerslag van de belangrijkste besluitvormingsorganen
en -routes die betrekking hebben op de kerntaken/ doelen van de organisatie en de
inrichting van de organisatie.

Processen die
betrekking hebben op
de besluitvorming

Denk daarbij aan structurele overleggen op het hoogste niveau binnen de organisatie,
maar ook aan cruciale besluitvorming die langs andere wegen verloopt, bijvoorbeeld
via ambtelijke voorportalen.
Niet alle besluitvormingsorganen komen in aanmerking voor bewaring. Alleen
besluitvorming op de hoogste politieke en ambtelijke niveaus komt in aanmerking
voor blijvende bewaring.
In het algemeen geldt dat besluitvormingsorganen in aanmerking komen voor
blijvende bewaring als:


ze van belang zijn om het handelen van de organisatie op hoofdlijnen te
kunnen reconstrueren;



sprake is van een belangrijk informatieknooppunt.

N.B. Voor overleggen geldt dat de besluitvorming alleen gereconstrueerd kan worden
als ook de stukken op grond waarvan de besluiten zijn genomen als onderdeel van het
proces gearchiveerd worden. Juist de aanwezigheid van deze stukken maakt dat een
overleg beschouwd kan worden als een informatieknooppunt.
SA-B2
Processen die
betrekking hebben op
de besluitvorming die
de organisatie
overstijgt

SA-B3
Processen die
betrekking hebben op
(tijdelijke) cruciale
ontwikkelingen cq.
procedures

Een deel van de besluitvorming ligt buiten de organisatie, maar wordt wel binnen de
organisatie voorbereid of door de organisatie geadministreerd. Voorbeelden zijn:


Overleg tussen organisaties: wanneer de organisatie het secretariaat voert
en het gaat om overleg op hoog ambtelijk niveau (SG, DG, enzovoort) komt
het overleg in aanmerking voor blijvende bewaring.



Internationale besluitvorming: de voorbereiding van besluitvorming binnen
de Benelux, EU, NAVO en VN komt in aanmerking voor bewaring als een
organisatie verantwoordelijk is voor de coördinatie van de Nederlandse
inbreng. NB: de vergaderstukken van sommige internationale gremia mogen
niet bewaard worden.

Hieronder wordt verstaan de (tijdelijke) processen die als cruciaal worden beschouwd,
omdat ze een goed beeld geven van nieuwe initiatieven, koerswijzigingen en
belangrijke ontwikkelingen.
Hierbij kan gedacht worden aan beleid op bepaalde terreinen (kerntaken), wet- en
regelgeving op bepaalde terreinen, bijzondere commissies en werkgroepen,
reorganisatietrajecten, enzovoort. Uitvoerende, repeterende processen zullen niet in
aanmerking komen voor bewaring.

Pagina 15 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

SA-B4
Processen die
betrekking hebben op
verslaglegging en
planvorming

SA-B5
Processen die
betrekking hebben op
de (Basis)registraties

Verslagen en plannen die een goed beeld geven van de ontwikkeling en planvorming
op een van de beleidsterreinen van de organisatie of de ontwikkeling binnen de
organisatie zelf.
In geaggregeerde vorm wordt in verslaglegging en planvorming vaak veel vastgelegd
over het actuele functioneren, de inrichting en de doelen van de organisatie. Niet alle
rapportages en plannen komen in aanmerking voor bewaring, maar alleen die
verslagen en plannen die betrekking hebben op de hele of een groot deel van de
organisatie, op een kerntaak of een belangrijk beleidsterrein. Daarbij dient te worden
bepaald of alleen het eindproduct in aanmerking komt voor blijvende bewaring of
heel het proces. Met name bij planvorming op een bepaald beleidsterrein zal het
proces mogelijk ook van belang zijn.
Hieronder wordt verstaan de grootschalige registraties die een waardevolle bron zijn
voor toekomstig historisch onderzoek, statistische analyse enzovoort.
Basisregistraties komen altijd in aanmerking voor bewaring. Voor andere registraties
kan het zijn dat deze zulke waardevolle en unieke informatie bevatten dat deze
eveneens voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Wanneer het gaat om registraties waarin persoonsgegevens voorkomen, wordt op
voorhand bepaald of de data als dusdanig of in geanonimiseerde of
gepseudonimiseerde vorm bewaard worden. Dat is afhankelijk van andere wetgeving.
Dat een register persoonsgegevens bevat is op zich geen reden om het te vernietigen.
Het is wel reden om met de beschikbaarstelling van deze informatie zeer zorgvuldig
om te gaan.

Pagina 16 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

2.2.3 Risicoanalyse Ministerie van VWS
Hieronder zijn de risicocategorieën van de uitvoering van de processen bij het ministerie van VWS in kaart
gebracht. Op basis van die risico-inschatting zijn de termijnen bepaald voor de neerslag van de processen die voor
vernietiging in aanmerking komt. Deze risico-inschatting gebeurt vanuit het perspectief van de proceseigenaar,
vanuit zijn verantwoordelijkheid om alle belangen bij informatie te dienen. Om het risico te kunnen bepalen, wordt
er een onderscheid gemaakt tussen de onderstaande risicocategorieën. In de praktijk kunnen deze
risicocategorieën elkaars risicoverloop beïnvloeden, maar het risicoverloop hoeft niet overeenkomstig te zijn. De
verschillende categorieën kunnen in elkaar overlopen, maar het uitgangspunt is dat ze ook elk afzonderlijk een rol
kunnen spelen.
Risicocategorie

Definitie

Bestuurlijk-politiek risico

Het potentiële nadeel dat de organisatie ondervindt in de kwaliteit van sturing van
de organisatie en de publieke verantwoording over de hierover genomen
beslissingen.

Operationeel risico

Het potentiële nadeel dat de organisatie ondervindt in de kwaliteit en
mogelijkheden van de uitvoering van de door de organisatie gestelde doelen.

Juridisch risico

Het potentiële nadeel dat de organisatie ondervindt doordat de belangen van de
organisatie niet behartigd kunnen worden in geschillen met derde partijen.

Financieel risico

Het potentiële nadeel dat de organisatie ondervindt in de vorm van extra
uitgaven, kosten of de vermindering van inkomsten.

Afbreukrisico

Het potentiële nadeel dat de organisatie ondervindt op haar uitstraling, gezag en
imago.

De grootte van een risico wordt bepaald door kans maal impact. De kans dat het risico zich voordoet is geen
constante en de impact van een bepaald risico is dat evenmin. Beide factoren zijn tijdsafhankelijk en
procesafhankelijk en daarom staat hier het verloop van het risico door de tijd heen centraal. Dat punt in de tijd
waarop het risico op nadeel voor de organisatie bij formele vernietiging laag genoeg is, dient te worden bepaald.
Ook de vernietigingstermijnen in de oude selectielijsten zijn tot stand gekomen met behulp van een risicoanalyse.
De definitieve vernietigingstermijnen in de concernlijst zijn tot stand gekomen door de advieswaardering van
processen in het Generiek Waarderingsmodel te leggen naast die uit de oude selectielijsten. Daar waar significante
verschillen naar voren kwamen, is de definitieve termijn tot stand gekomen door samen met de proceseigenaar
een risicoanalyse uit te voeren.
Binnen het departement zijn verschillende directies en rollen aan te wijzen die bedrijfsrisico’s in de gaten houden:
a.
b.

c.

d.

Directie Organisatie, bedrijfsvoering en personeel. Hier is de informatiebeveiliging van de applicaties
belegd.
Bureau Integrale Veiligheid ondersteunt alle directies en medewerkers van VWS bij zaken waarbij
veiligheid van belang is. Van het beveiligen van informatie en bewindslieden tot het ondersteunen bij
calamiteiten
De Coördinatoren Informatiebeveiliging zijn voor de medewerkers binnen de directie het eerste
aanspreekpunt t.a.v. beveiligingsincidenten, en dragen zorg voor de uitvoering van taken in het kader van
de Planning & Control cyclus op het gebied van informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens.
Dossiereigenaren. Elk dossier in het documentmanagementsysteem heeft een dossiereigenaar. Deze
bepaalt voor wie een dossier moet worden opengesteld.

Pagina 17 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

In het navolgende overzicht is weergegeven welke processen worden gewaardeerd met V (vernietigen) en welke
termijn daar dan voor geldt.
Een vernietigingstermijn kan enerzijds voortkomen uit de afweging van bedrijfsbelangen en anderzijds gebaseerd
zijn op wet- en regelgeving:
a.

b.

De vernietigingstermijn voor documenten die een groot bedrijfsbelang vertegenwoordigen, zoals
langdurige contracten, is meestal langer dan die voor documenten die een kleiner bedrijfsbelang
vertegenwoordigen, zoals vergaderzaalreserveringen.
(internationale en nationale) wet- en regelgeving kunnen voorschrijven dat archiefbescheiden na een
bepaalde periode vernietigd moeten worden. Voorbeelden hiervan zijn:
- Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo);
- Wet afbreking zwangerschap;
- Jeugdwet;
- Belastingwet;
- Etc.

Risicoanalyse voor processen die worden gewaardeerd met V (vernietigen)
Algemeen selectiecriterium

Toelichting

Processen waarvan het bedrijfsbelang vervalt na Het gaat om stukken met een korte behandelingstermijn,
2 jaar (na beëindiging, intrekking, goedkeuring, zoals stukken die ter kennisname worden toegezonden.
afwikkeling, vervallen van benoeming, schorsing,
ontslag, contract).
Processen waarvan het bedrijfsbelang vervalt na Het gaat om stukken met een beperkt archiefbelang, zoals
5 jaar (na beëindiging, intrekking, goedkeuring, uitnodigingen en geschenken, burgerbrieven, en meldingen
afwikkeling, vervallen van benoeming, schorsing, die na verwerking uiterlijk 5 jaar bewaard blijven.
ontslag, contract).
Processen waarvan het bedrijfsbelang vervalt na
7 jaar (na beëindiging, intrekking, goedkeuring,
afwikkeling, vervallen van benoeming, schorsing,
ontslag, contract).

Het gaat om stukken met fiscaal belang, zoals stukken met
betrekking tot de planning- en control cyclus en financiële
jaarverslagen. Daarnaast benoeming- en ontslagvoorstellen;
Ministerraadstukken ter kennisname; aanwijzingsbesluiten;
Inspectierapporten; financiële bescheiden; vergunningen;
ontheffingen.

Processen waarvan het bedrijfsbelang vervalt na
10 jaar (na beëindiging, intrekking, goedkeuring,
afwikkeling, vervallen van benoeming, schorsing,
ontslag, contract).

Het gaat om stukken die als geheugen voor de organisatie
dienen, zoals werkafspraken en werkoverleg; interne
organisatieadviezen; functiewaarderingen; uitvoeren van
intern beleid op het gebied van organisatie, personeel,
diversiteit en huisvesting; (jaar)verslagen PIOFACH. Ook WOBverzoeken,
subsidies,
vergunningen,
bezwaaren
beroepschriften, inspectierapporten.

Processen waarvan het bedrijfsbelang vervalt na
15 jaar (na beëindiging, intrekking, goedkeuring,
afwikkeling, vervallen van benoeming, schorsing,
ontslag, contract).

Het gaat dan bijvoorbeeld om boeterapporten. In verband met
de mogelijkheid van recidive (een bedrijf gaat na een boete
opnieuw de fout in en krijgt een dubbele boete) wordt de
vernietigingstermijn van 15 jaar gehanteerd.

Pagina 18 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Processen waarvan het bedrijfsbelang vervalt na
20 jaar (na beëindiging, intrekking, goedkeuring,
afwikkeling, vervallen van benoeming, schorsing,
ontslag, contract).

Voor VWS kan een afbreukrisico bestaan. Het gaat dan
bijvoorbeeld om verantwoording met betrekking tot
formatiebeleidsplannen; adviezen over beleid en over wet- en
regelgeving.

2.3 Criteria voor het maken van uitzonderingen
In een aantal specifieke gevallen kan de neerslag van processen die gewaardeerd is met ‘vernietigen’, toch voor
blijvende bewaring in aanmerking komen. Hier zijn twee mogelijkheden te onderscheiden, te weten:
1.
2.

het betreft zogenaamde hotspots, of
het betreft een overige uitzondering gebaseerd op artikel 5, eerste lid, onder e, van het
Archiefbesluit 1995.

2.3.1 Hotspots
Definitie en criteria
Met de hotspot-monitor worden gebeurtenissen, kwesties en vraagstukken in de samenleving geïdentificeerd die
grote invloed hebben op de activiteiten waarbij het ministerie van VWS, en elk dienstonderdeel, verantwoordelijk
is of een belangrijke rol of bedrage aan heeft gehad. Het doel van een periodieke hotspotmonitor is om er voor te
zorgen dat de archiefbescheiden die betrekking hebben op hotspots in de samenleving worden aangewezen voor
blijvende bewaring. De hotspotmonitor resulteert in de identificatie en selectie en het veiligstellen van blijvend te
bewaren archiefbescheiden.
5

Een hotspot voldoet aan een of meer van de volgende criteria :
a.
b.
c.
d.

5

Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke
beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media;
Er is sprake van een gebeurtenis, kwestie of vraagstuk die belangrijke principiële tegenstellingen tussen
burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties los;
Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het
functioneren van de Nederlandse overheid;
Er is sprake van een politieke kwestie of vraagstuk waardoor de positie van de minister of het Kabinet
ernstig is bedreigd.

Belangen in Balans, Nationaal Archief, 2015

Pagina 19 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces
Elk jaar, aan het einde van het tweede kwartaal, wordt de hotspot-monitor, in afstemming met het Nationaal
Archief, binnen het Strategisch Informatie Overleg (SIO) vastgesteld. De volgende processtappen worden gevolgd
om de jaarlijkse hotspotlijst vast te stellen.
1.

2.
3.
4.

5.
6.

De hotspot-monitor wordt jaarlijks door de beleidsverantwoordelijke afdeling binnen het ministerie van
VWS opgesteld en geregisseerd. Vanuit de organisatieonderdelen binnen ministerie van VWS (de eigenaar
van de informatie) en de archief beherende afdeling worden gebeurtenissen of vraagstukken
voorgedragen. Deze resultaten worden verzameld in een conceptlijst. Uitvoeringsorganisaties en ZBO’s
die onder het organisatiebesluit van het ministerie van VWS vallen worden eveneens gevraagd om input
te leveren, ten behoeve van de hotspot-monitor, aan de beleidsverantwoordelijke afdeling binnen het
ministerie van VWS. Ook kan vanuit het ministerie van VWS ongevraagd advies worden gegeven om
gebeurtenissen, kwesties en vraagstukken bij uitvoeringsorganisaties en ZBO’s op te voeren als een
hotspot.
Na intern beraad, waar waardering en prioritering wordt besproken, en eventuele nadere afstemming
wordt de conceptlijst voor advies voorgelegd aan en besproken met het Nationaal Archief.
Ter voorbereiding van de definitieve vaststelling kan de informatie binnen de hotspots proactief en
preventief veiliggesteld worden.
Dit advies wordt in het Strategisch Informatie Overleg (SIO) besproken en vastgesteld. Bij dit overleg zijn
ten minste de CIO van de directie OBP alsmede algemene rijksarchivaris en de externe deskundige
aanwezig en betrokken.
De in het SIO vastgestelde hotspotlijst wordt door het Nationaal Archief gepubliceerd op haar website,
zodat de uitkomst van het proces transparant is voor de burger.
Na vaststelling wordt de informatie binnen de hotspots, voor zover dit nog niet is gedaan, door de archief
beherende afdeling veiliggesteld en voor blijvende bewaring aangemerkt.

Vervolgens gelden de regels voor overbrenging naar het Nationaal Archief. Wanneer een rechtzoekende burger
informatie omtrent een hotspot wil opvragen, dan wendt deze zich tot de betreffende organisatie alwaar de
informatie zich bevindt.
In Bijlage 19 is een voorbeeld van een hotspotlijst dat gebruikt kan worden voor het beschrijven van hotspots.

2.3.2 Overige uitzonderingen
Ook in de hieronder vermelde gevallen kunnen, op basis van artikel 5, eerste lid, onder e van het Archiefbesluit
1995, informatie-objecten van vernietiging uitgezonderd worden:
a.
b.
c.
d.

betreffende zaken of gebeurtenissen met een voor het eigen werkgebied uniek of bijzonder karakter;
betreffende personen, die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn;
dubbelen (kopieën/afschriften) van teloor gegane blijvend te bewaren informatieobjecten;
informatieobjecten, die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de te bewaren
informatieobjecten zouden verstoren.

Pagina 20 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

2.4 Verslag besluitvorming
In september 2020 is de concept concernlijst ingediend bij het Nationaal Archief met het verzoek om de
concernlijst vast te stellen. Dit concept werd in juli 2020 voorgelegd aan een externe deskundige, in
overeenstemming met artikel 3, sub d, van het Archiefbesluit 1995. Van het overleg over de concernlijst in de
periode januari tot en met september 2020 is een verslag opgesteld.
Vanaf 1 november 2020 lag de concernlijst gedurende zes weken ter publieke inzage bij de registratiebalie van de
studiezaal en op de website van het Nationaal Archief, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant. Van
(historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.
Daarop werd de concernlijst op 22 december 2020 door de algemene rijksarchivaris namens de minister voor
Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media en door de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport vastgesteld.
Dit besluit is gepubliceerd in de Staatscourant (Stcrt. nr. 2559, d.d. 21 januari 2021).

2.5 Afspraken en vooruitkijken
De onderdelen van de concernlijst VWS worden bij elke tussentijdse iteratie door de reeds opgenomen
concernonderdelen van VWS en het Nationaal Archief geëvalueerd. Daarvoor zijn twee redenen:
1.

Experimenteel karakter van het GWR

De concernlijst is gebaseerd op het GWR en is daarmee een geheel nieuw soort selectielijst. Het gaat om een
generiek instrument voor de Rijksoverheid dat voor alle organisatieonderdelen van VWS, nader is uitgewerkt. Naar
verwachting zal deze lijst beter toepasbaar zijn dan de af te sluiten selectielijsten. Een belangrijk voordeel is dat er
nu een selectielijst geldt voor alle processen (met uitzondering van personeelsdossiers) in plaats van vele
verschillende selectielijsten met soms tegenstrijdige waarderingen. De concernlijst gaat bovendien uit van
processen en niet van formele taken (handelingen). De processen uit de concernlijst sluiten aan op de ordening
zoals die binnen de digitale informatiesystemen worden gehanteerd. Dat maakt het mogelijk te selecteren bij
vorming. De verwachting is daarom dat deze concernlijst een grote vooruitgang zal zijn. Als selectie-instrument is
dit type selectielijst getest in de verschillende projecten en pilots rondom het GWR. Desondanks gaat het om een
betrekkelijk experimenteel instrument. Of alle voordelen in de praktijk ook daadwerkelijk behaald worden en de
concernlijst VWS goed toepasbaar is, zal daarom tijdig worden geëvalueerd. Daarbij spelen onder andere de
volgende vragen:
a.
b.

c.

Sluiten de processen uit de concernlijstvoldoende aan op de daadwerkelijke werkprocessen bij VWS?
Is een nadere differentiatie van processen in de concernlijst nodig om scherp te kunnen waarderen en
selecteren en om rekening te kunnen houden met regelgeving op het gebied van bescherming
persoonsgegevens?
Kan de organisatie en met name de dossierbeheerder overweg met de concernlijst?

Daar het selectie-instrument van experimenteel karakter is, vergt het van de betrokken organisatieonderdelen de
nodige alertheid op de ontwikkelingen rond dit instrument.
2.

Waarderingen

De B-waarderingen in de concernlijst VWS zijn op conventionele wijze tot stand gekomen. De algemene
selectiecriteria zijn gebruikt om te bepalen welke processen voor bewaring in aanmerking komen (zie paragraaf
2.2).
In het Strategisch Informatieoverleg (SIO) tussen het Nationaal Archief en het concern zullen nadere afspraken
worden gemaakt over:

Pagina 21 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

a.
b.

De wijze waarop de toepasbaarheid van de concernlijst VWS wordt geëvalueerd;
De toepassing van de nieuwe waarderingsmethodiek.

3 Missie, beleidsterreinen en organisatie VWS
3.1 Missie VWS
De missie van VWS is: Nederland gezond en wel. VWS heeft algemene doelstellingen geformuleerd waarmee ze
deze missie nastreeft:
-

-

-

Een goede volksgezondheid, waarbij mensen zo min mogelijk bloot staan aan bedreigingen van hun
gezondheid én zij gezond leven;
Een kwalitatief goed en toegankelijk stelsel voor curatieve zorg tegen maatschappelijk verantwoorde
kosten;
Een stelsel voor maatschappelijke ondersteuning en langdurige zorg dat ieder mens in staat stelt om zijn
leven zo lang mogelijk zelf in te vullen, waarbij ondersteuning en zorg worden aangeboden op grond van
de complexiteit van de zorgvraag én de kwetsbaarheid van de burger. Er wordt gestreefd naar
welbevinden en een afname van de afhankelijkheid van ondersteuning en zorg. Dit alles tegen
maatschappelijk aanvaardbare kosten;
Het scheppen van randvoorwaarden om het zorgstelsel te laten werken zodat de kwaliteit, de
toegankelijkheid en de betaalbaarheid van de zorg voor de burger is gewaarborgd;
Kinderen in Nederland groeien gezond en veilig op, ontwikkelen hun talenten en doen mee aan de
samenleving;
Een sportieve samenleving waarin voor iedereen een passend sport- en beweegaanbod aanwezig is en
waarin uitblinken in sport wordt gestimuleerd;
De zorg voor verzetsdeelnemers en oorlogsgetroffenen uit de Tweede Wereldoorlog (WOII) is geborgd en
mensen beseffen, mede op basis van de gebeurtenissen uit WOII, wat het betekent om in vrijheid te
kunnen leven;
Zorg dragen voor een tegemoetkoming in de kosten van premie van de zorgverzekering en
inkomensondersteuning voor mensen die geconfronteerd worden met meerkosten als gevolg van een
handicap of chronische ziekte.

3.2 Beleidsterreinen VWS
VWS is primair actief op de beleidsterreinen Volksgezondheid, Curatieve Zorg, Langdurige Zorg en ondersteuning,
Zorgbreed beleid, Jeugd, Sport en Oorlogsgetroffenen en Herinnering Tweede Wereldoorlog. De in deze paragraaf
weergegeven beleidsterreinen zijn gebaseerd op de beleidsartikelen in hoofdstuk XVI van de Rijksbegroting voor
2015. Daarnaast zijn er nog relaties met andere beleidsterreinen. Zie hiervoor de lijst opgenomen in paragraaf 1.3.
Volksgezondheid
Een belangrijke beleidsopgave van de minister van VWS is het beschermen en bevorderen van de gezondheid van
burgers. Dit laat onverlet dat mensen in eerste instantie zelf verantwoordelijk zijn voor hun gezondheid en zichzelf
– waar mogelijk – dienen te beschermen tegen gezondheidsrisico’s. Bij externe risicofactoren, zoals infectieziekten
en rampen/crises ligt hier een belangrijke rol voor de overheid. De verantwoordelijkheid voor veilig voedsel en
veilige producten ligt primair bij het bedrijfsleven. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA), per
oktober 2017 een agentschap van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV), ziet namens
VWS onder meer toe op de naleving van de Warenwet, de Tabakswet en de Wet op de Dierproeven. Hiertoe heeft

Pagina 22 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

6

de minister van VWS een mandaat verleend aan de Inspecteur-Generaal van de NVWA . Op het terrein van
volksgezondheid heeft de minister van VWS uiteenlopende rollen van stimuleren, financieren, regisseren tot
(doen) uitvoeren. De rol en invulling daarvan verschilt per terrein en hangt af van de taken en bevoegdheden van
andere actoren die ieder vanuit hun eigen rol bijdragen aan de doelstellingen op het terrein van de
volksgezondheid. Met name de gemeenten hebben op het terrein van de publieke gezondheid een belangrijke
eigenstandige verantwoordelijkheid. Belangrijke wet- en regelgeving voor gemeenten betreft de Wet Publieke
Gezondheid, de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Wet Veiligheidsregio’s, de Wet Kinderopvang, de Dranken Horecawet en de Warenwet.
Curatieve zorg
De minister van VWS is verantwoordelijk voor een goed werkend en samenhangend stelsel voor curatieve zorg. De
Zorgverzekeringswet (Zvw) vormt samen met de zorgbrede wetten, zoals de Wet marktordening gezondheidszorg
(Wmg) en de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi), de wettelijke basis van dit stelsel. Om het zorgstelsel goed te
laten functioneren is het samenspel van zorgprofessionals, cliënten, zorginstellingen, zorgverzekeraars en
toezichthouders van groot belang. De minister van VWS richt zich in beginsel op het formuleren van de
voorwaarden waarbinnen dit samenspel tot goede resultaten kan leiden en op het inzetten van aanvullende
instrumenten waar het samenspel (nog) niet leidt tot voldoende kwaliteit, toegankelijkheid of betaalbaarheid van
de curatieve zorg. Een deel van die instrumenten betreft subsidies, opdrachten, en bijdragen waarmee de minister
een regisserende, stimulerende of financierende rol uitvoert.
Langdurige zorg en ondersteuning
De minister is verantwoordelijk voor een goed werkend en samenhangend stelsel voor langdurige zorg en
maatschappelijke ondersteuning dat randvoorwaarden schept om de toegankelijkheid, de kwaliteit en de
betaalbaarheid hiervan te waarborgen voor de burger. De Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de
Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) vormen de wettelijke basis voor dit stelsel. De minister financiert
de AWBZ en via het Gemeentefonds worden de Wmo, het verslavingsbeleid, de openbare geestelijke
gezondheidszorg en de decentralisatie-uitkeringen vrouwenopvang en maatschappelijke opvang gefinancierd.
De minister stimuleert de ontwikkeling en brede verspreiding van kennis, waaronder goede voorbeelden en
innovaties op het gebied van langdurige zorg en maatschappelijke ondersteuning en initiatieven om de kwaliteit en
het innoverend vermogen van de zorg en de ondersteuning te versterken.
De minister is (mede)financierder door onder meer de rijksbijdrage in de kosten van kortingen (BIKK) in de Wet
langdurige zorg (Wlz) en door het financieren van partijen die een belangrijke rol vervullen binnen het stelsel, zoals
het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) en Centrum voor Consultatie en Expertise (CCE).
De minister regisseert de Wmo en de AWBZ/Wlz door onder meer het stellen van wettelijke kaders, het maken van
bestuurlijke afspraken en het monitoren van de uitkomsten. De minister is daarnaast verantwoordelijk voor de
uitvoering van het bovenregionaal sociaal-recreatief vervoer en het afwikkelen van de regeling maatschappelijke
ondersteuning betreffende het mantelzorgcompliment waarvan de beëindiging is voorzien op 1 januari 2015.
Zorgbreed beleid
De minister bevordert de werking van het stelsel door partijen in staat te stellen hun rol te spelen en door
belemmeringen weg te nemen die een goede werking van het stelsel in de weg staan. Daar waar publieke
belangen in het geding zijn, die niet voldoende door (partijen in) het stelsel behartigd kunnen worden, bevordert
de minister dat deze belangen worden behartigd.

6

Besluit van de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 12 december 2005, nr. VGP/VL 2642611,
houdende de regeling mandaat aan IG-VWA inzake het verlenen van bepaalde erkenningen.

Pagina 23 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

De verantwoordelijkheid van de minister wordt tevens ingevuld door te stimuleren dat er voldoende capaciteit aan
zorgverleners beschikbaar komt en blijft. Daarvoor worden onder andere verbeteringen in de kwaliteit en
toegankelijkheid van de zorgopleidingen bevorderd, wordt de totstandkoming van een toekomstgericht
opleidingscontinuüm met de juiste kwaliteit en gewenste instroom bewaakt en wordt er gestuurd op de
totstandkoming van een innovatieve en kwalitatieve beroepenstructuur (voor bijv. geneeskundigen,
verpleegkundigen en verzorgenden).
De minister heeft voor een goede werking van het zorgstelsel verschillende zelfstandige bestuursorganen
opgericht die een taak hebben op het gebied van markttoezicht, pakketbeheer, kwaliteit en transparantie. Ook zijn
er randvoorwaarden gecreëerd om het innoverend vermogen van de gezondheidszorg te waarborgen en wordt
gezondheidsonderzoek en het gebruik van de ontwikkelde kennis gestimuleerd.
In Caribisch Nederland wordt een passend aanbod van zorg en jeugdzorg gerealiseerd.
Jeugd
Ouders/verzorgers zijn primair verantwoordelijk voor de opvoeding en verzorging van hun kinderen. De minister
van VWS is verantwoordelijk voor het kader waarbinnen kinderen in Nederland gezond en veilig opgroeien, zich
ontwikkelen en participeren. Kinderen die in hun ontwikkeling worden bedreigd, moeten zorg krijgen en indien
nodig in bescherming worden genomen.
De minister is verantwoordelijk voor het wettelijk kader rond zorg voor jeugd waarbinnen gemeenten, provincies,
grootstedelijke regio’s, lokale en landelijke organisaties, bureaus Jeugdzorg, zorgverzekeraars en zorgaanbieders
hun verantwoordelijkheden realiseren. Gemeenten zijn op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning
(Wmo) en de Wet publieke gezondheid (Wpg) verantwoordelijk voor het preventief jeugdbeleid en het
basistakenpakket Jeugdgezondheidszorg. Provincies zijn op grond van de Wet op de Jeugdzorg verantwoordelijk
voor de geïndiceerde jeugdzorg. Deze vorm van zorg doet zich voor wanneer sprake is van ernstige opgroei- en
opvoedproblemen bij jongeren. Op grond van de Zorgverzekeringswet (Zvw) respectievelijk de Algemene Wet
Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) vindt financiering plaats van Jeugd- geestelijke gezondheidszorg (Jeugd-ggz)
respectievelijk de zorg voor jeugdigen met een licht verstandelijke beperking (Jeugd-lvb).
Met de invoering van de Jeugdwet op 1 januari 2015 zijn gemeenten bestuurlijk en financieel verantwoordelijk
voor de ondersteuning, hulp en zorg van jeugdigen (jeugdhulp) die voorheen viel onder de Wet op de jeugdzorg,
de Zorgverzekeringswet (jeugd-geestelijke gezondheidszorg) en de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (zorg
voor jeugdigen met een verstandelijke beperking). De Minister is systeemverantwoordelijk voor het
gedecentraliseerde stelsel van jeugdhulp (jeugdstelsel). Daarnaast is de Minister verantwoordelijk voor het
wettelijk kader (Jeugdwet) en aanspreekbaar op de algemene publieke doelen als toegankelijkheid, kwaliteit,
doelmatigheid en doeltreffendheid van het jeugdstelsel.
Ten aanzien van de verschillende onderdelen op het terrein van de zorg voor jeugd heeft de minister van VWS
uiteenlopende rollen van stimuleren, financieren, regisseren tot (doen) uitvoeren. De rol en invulling daarvan
verschilt per terrein en hangt af van de taken en bevoegdheden van andere actoren die ieder vanuit hun eigen rol
bijdragen aan de doelstellingen op het terrein van de jeugdzorg.
Sport en bewegen
Aan het sportbeleid van de rijksoverheid ligt vooral de maatschappelijke betekenis van sport ten grondslag. Sport
en bewegen dragen in belangrijke mate bij aan een betere gezondheid, aan het verbeteren van leefbaarheid,
sociale samenhang en integratie, aan het verbeteren van schoolprestaties en het verminderen van schooluitval.
Daarnaast erkent de Rijksoverheid de intrinsieke waarde van sport.
Vanuit haar stimulerende rol bevordert de minister de samenwerking tussen partijen uit verschillende sectoren,
zodat op lokaal niveau een passend en veilig sport- en beweegaanbod tot stand komt en blijft. Door het scheppen

Pagina 24 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

van randvoorwaarden voor talenten en topsporters in Nederland, kunnen zij op een professionele en
verantwoorde wijze uitblinken in sport. Ook tijdens topsportevenementen in eigen land. De minister faciliteert en
financiert mede de ambitie van de georganiseerde sport om bij de tien beste topsportlanden van de wereld te
willen horen. Voor het functioneren van de sportsector in Nederland zijn innovatie, kennisontwikkeling en
kennisdeling van wezenlijk belang. Dat zijn essentiële hulpmiddelen bij zowel het realiseren van een passend sporten beweegaanbod als bij het aangaan van de internationale competitie binnen de topsport.
Oorlogsgetroffenen en herinnering Tweede Wereldoorlog
De minister vervult een regisserende rol met betrekking tot het actueel houden van de wet – en regelgeving voor
verzetsdeelnemers en oorlogsgetroffenen van WOII en het in stand houden van een infrastructuur die het mogelijk
maakt om de herinnering aan WOII blijvend betekenis te laten houden. De minister van VWS is (mede)financier
van maatschappelijk werk en sociale dienstverlening aan erkende deelnemers aan het voormalig verzet en
oorlogsgetroffenen, door het subsidiëren van de zogenoemde begeleidende instellingen. Vanuit de rol van
«uitvoerder» verstrekt de minister van VWS opdrachten aan de zelfstandige bestuursorganen Pensioen- en
Uitkeringsraad (PUR) en Sociale Verzekeringsbank (SVB) voor de uitvoering en toepassing van de wetten en
regelingen voor verzetsdeelnemers en oorlogsgetroffenen WOII. Ook is zij opdrachtgever van en houdt zij toezicht
op het Nationaal Comité 4 en 5 mei voor het in mandaat verstrekken van projectsubsidies.
Tegemoetkoming specifieke kosten
De Zorgtoeslag is een inkomensafhankelijke tegemoetkoming van het Rijk in de kosten van de premie van de
zorgverzekering en valt als zodanig onder de Algemene wet inkomensafhankelijke regelingen (Awir). De minister
van VWS is verantwoordelijk voor de vaststelling van de hoogte van de Zorgtoeslag en de vormgeving van het
stelsel van wet- en regelgeving. Dit hangt samen met de verantwoordelijkheid van de minister van VWS voor
betaalbare zorg. De minister van Financiën is wettelijk verantwoordelijk gesteld om de zorgtoeslag uit te voeren.
De uitvoering van de zorgtoeslag is opgedragen aan de Belastingdienst. Dit is vastgelegd in de Wet op de
Zorgtoeslag. In het jaarverslag van het Ministerie van Financiën en het beheersverslag van de Belastingdienst
wordt over de uitvoering van de zorgtoeslag verantwoording afgelegd.
VWS verzekerde tot en met het uitvoeringsjaar 2013 (uitbetaling in ultimo 2014 en uitloop in 2015) de financiering
van de tegemoetkoming voor chronisch zieken en gehandicapten die geconfronteerd werden met meerkosten als
gevolg van hun aandoening. Tot dat jaar was de Minister verantwoordelijk voor het vaststellen van het niveau van
de forfaitaire tegemoetkoming en de vormgeving van het stelsel van wet- en regelgeving. De minister was voorts
verantwoordelijk voor het financieren van de tegemoetkoming voor personen die in de inkomstenbelasting hun
uitgaven voor specifieke zorgkosten als gevolg van heffingskortingen niet of niet geheel konden verzilveren.

Pagina 25 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

3.3 Organisatorische indeling van VWS per 1-1-2012 en verdere evolutie
Het Ministerie van VWS bestaat uit een kern en een aantal overige organisatieonderdelen, zoals diensten,
instellingen, raden en commissies. De ambtelijke leiding van het departement bestaat uit de Bestuursraad, met
aan het hoofd de Secretaris-Generaal. Deze weergave is gebaseerd op het Organisatiebesluit VWS 2013.

Pagina 26 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

In de periode 1-1-2013 t/m 1-10-2018 hebben de volgende organisatiewijzigingen plaatsgevonden:
Bij het Ministerie

Bij de organisatieonderdelen

2013
Eenheid Programma’s en Projecten opgeheven.
UGJ toegevoegd aan directie Jeugd.
MEVA verplaatst van DGLZ naar SG.
FEZ verplaatst van PSG naar SG.

2015
Samenvoeging van de Raad voor Maatschappelijke
Ontwikkeling (RMO) en de Raad voor de
Volksgezondheid en Zorg tot Raad voor
Volksgezondheid en Samenleving (RVS).

2014
EST uitgebreid tot ESTT: Eenheid Secretariaten
Tuchtcolleges en Toetsingscommissies.
Jeugdinstellingen Almata en De Lindenhorst zijn
7
geprivatiseerd.

2016
Instelling Nederlandse Sportraad.

2015
Stafdirecties Bedrijfsvoering en Organisatie en
Personeel samengevoegd tot 1 stafdirectie OBP.
Onder de SG: programmadirectie Innovatie &
Zorgvernieuwing (I&Z).
Onder de pSG: Dienst Uitvoering Subsidies aan
Instellingen (DUS-I).
2016
Directie Communicatie is verplaatst van pSG naar SG.
IZ van pSG naar DGV.

2017
Samenvoeging Inspectie Gezondheidszorg en Inspectie
voor de Jeugdzorg tot Inspectie voor de
Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). De Inspectie
Jeugdzorg (IJZ) en de Inspectie voor de
Gezondheidszorg (IGZ) zijn verantwoordelijk voor het
uitvoeren van onafhankelijk toezicht op de aanbieders
van jeugdhulp.
2018
GR, ESTT en CCMO van DGV naar pSG.
RVS van SG naar pSG.

2017
FBZ, opgegaan in directie Markt en Consument.
Naamsverandering directie Markt en Consument in
Patiënt en Zorgordening (PZo).
Oprichting als pSG stafdirectie: Directie
Informatiebeleid / CIO.
2018
Onder de pSG: projectdirectie EMA.
Onder de pSG: programma PGB.
ESTT verplaatst van DGV naar pSG.
Directie Jeugd van DGV naar DGLZ.

7

In overleg met het Nationaal Archief en de Erfgoedinspectie zal bij selectie van dit archief gebruik gemaakt
worden van de handelingen uit het basisselectiedocument (BSD) 152.2 Kinderbescherming en Justitiële Jeugdzorg
voor de zorgdrager Justitie.

Pagina 27 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Voor bijkomende informatie omtrent de (historische en/of toekomstige) ontwikkeling van het Ministerie, diens
taken en diens organisatie kunnen de onderstaande bronnen worden geraadpleegd. Deze bronnen worden
periodiek bijgewerkt.
-

-

-

-

De organisatiebesluiten van VWS, gepubliceerd in de Staatscourant;
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/uitgebreidzoeken/officielebekendmakingen
Het organisatiebesluit is het formele document waarin is vastgelegd hoe de sturing en verantwoording in
de organisatie is georganiseerd.
AVG-verwerkingsregister;
https://www.avgregisterrijksoverheid.nl/
In het AVG-register wordt bijgehouden binnen welk proces, welke persoonlijke gegevens worden
geregistreerd.
Actorenregister;
https://actorenregister.nationaalarchief.nl/welkom
In het actorenregister van het Nationaal Archief is veel historische informatie terug te vinden over de
naamswijzigingen, reorganisaties en taakveranderingen van overheidsorganisaties.
Rijksoverheid.nl;
https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-volksgezondheid-welzijn-en-sport
Op de website van de rijksoverheid is onder andere de volgende informatie van het Ministerie VWS en
zijn buitendiensten terug te vinden:
o Beleidsprioriteiten;
o Rapporten;
o Gepubliceerde documenten;
o Organogram, met diensten en instellingen;
o Begroting en jaarverslag;
o Geschiedenis;
o Commissies;
o Volmachten en mandaten.

Pagina 28 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

4 Selectielijst processen kerndepartement
De concernlijst is zo ontworpen dat deze toepasbaar is op alle digitale informatiesystemen waar documenten in
worden opgeslagen en op de reeds aanwezige papieren archieven.

4.1 Taken kerndepartement
Voor een aanvullend historisch overzicht van voormalige organisatieonderdelen van VWS zie het online
raadpleegbare Actorenregister van het Nationaal Archief op https://actorenregister.nationaalarchief.nl/welkom.

4.1.1

Stafdirecties

Directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ)
De directie BPZ is verantwoordelijk voor het coördineren van het ambtelijk en politiek advies aan de
bewindspersonen, de informatiestromen en de raad- en politieke adviseurs.
Directie Bedrijfsvoering (DBV)
De directie DBV draagt zorg voor de bedrijfsvoering binnen het kerndepartement VWS en levert producten en
diensten aan klanten bij VWS op het gebied van bedrijfsvoering. De directie is verantwoordelijk voor de afdelingen:
Regie, Uitvoering, Eenheid Informatiestrategie, Inkoop en het Stafbureau.
Directie Financieel Economische Zaken (FEZ)
De medewerkers van de directie FEZ dragen zorg voor een departementsbrede besluitvorming over beleid en geld.
Zij zijn een partner voor de departementsleiding en de directies. De directie heeft de klassieke taak van
concerncontroller. Die is wettelijk geregeld. FEZ toetst VWS-plannen en -werkzaamheden en adviseert daarover onafhankelijk, gevraagd en ongevraagd. Daarbij kijkt de directie naar budget en doelmatigheid. Verder is FEZ
verantwoordelijk voor bijvoorbeeld de opstelling van de begroting en het jaarverslag en de informatievoorziening
die daarbij hoort.
Directie Organisatie en Personeel (DO&P)
De directie Organisatie en Personeel is een samenvoeging van de directie Personeel en Organisatie en de eenheid
Programma’s en Projecten. Vanuit haar concernrol richt DO&P zich op zowel de organisatie- en
personeelsontwikkeling van VWS, met als doel 'het in samenhang ontwikkelen van organisatie en medewerkers,
teneinde een bijdrage te leveren aan de realisatie van de doelstellingen van VWS'. Die verantwoordelijkheid wordt
belegd door strategische kaders te ontwikkelen voor het concern. De directie is verantwoordelijk voor de
werkvelden: concern- en talentontwikkeling, personeel en interim.
Directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP) vanaf 2015
De directie OBP is een samenvoeging van de directie Bedrijfsvoering en de directie Organisatie en Personeel. De
directie ondersteunt VWS op het terrein van personeel en organisatie, ICT, financiën, inkoop en facilitaire zaken en
huisvesting. OBP is verantwoordelijk voor het beleid op het terrein van personeel en organisatie en zet het beleid
om in activiteiten en instrumenten. Daarnaast worden de leidinggevenden binnen het kerndepartement voorzien

Pagina 29 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

van ondersteuning en advies. De directie is tevens verantwoordelijk voor de implementatie van Rijksbrede kaders
bij VWS en voor specifieke kaderstelling en specialistische advisering ten behoeve van het VWS-bestuur en de
VWS-kerndepartementonderdelen op het gebied van informatievoorziening, faciliteiten, huisvesting en inkoop.
Daarnaast ondersteunt de directie alle directies en medewerkers van het kerndepartement van VWS bij zaken
waarbij veiligheid van belang is. Van beveiligen van informatie en bewindslieden tot ondersteunen bij calamiteiten.
Directie Communicatie (DCo)
De werkzaamheden van DCo vallen onder de pSG en worden uitgevoerd om de ambtelijke en politieke top te
ondersteunen. DCo werkt aan de implementatie van beleidsvoornemens en het zoveel mogelijk proactief
uitdragen, verklaren en verdedigen van deze voornemens op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Dit op
basis van de door de Bestuursraad vastgestelde communicatiestrategie, waarin onder andere de
beleidsprioriteiten zijn opgenomen. Verder ondersteunt DCo de (interne) personeels- en
bedrijfsvoeringscommunicatie en de crisiscommunicatie. DCo heeft een regiefunctie bij de communicatie van de
verschillende organisaties binnen het VWS-concern.
Directie Wetgeving en Juridische Zaken (WJZ)
De directie WJZ ondersteunt het beleid op de terreinen wetgeving, wetstoepassing en juridische procedures met
als doel een juridisch en bestuurlijk juist en consistent handelen, in dienst van de beleidsdoelstellingen van VWS.
Directie Internationale Zaken (IZ)
De directie Internationale Zaken (IZ) is verantwoordelijk voor de internationale vertegenwoordiging van VWS.
Hiertoe beschikt de directie onder andere over een attachénetwerk op de ambassades in het buitenland. De
directie draagt bij aan de beleidsontwikkeling op dossiers met een sterk internationaal karakter. Ook is de directie
primair verantwoordelijk voor het beleid, de organisatie en de uitvoering van de zorg in Caribisch Nederland en
voor de Koninkrijksrelaties.
Programmadirectie Innovatie en Zorg (I&Z) vanaf 2015
Het programma Innovatie & Zorgvernieuwing is opgezet om het innovatieklimaat en innoverende bewegingen in
zorg en ondersteuning te bevorderen, met een nadruk op ‘low tech / high impact’ proces- en sociale innovatie, al
dan niet digitaal ondersteund. Doelstelling is dat in Nederland optimaal gebruik wordt gemaakt van de enorme
mogelijkheden die innovaties bieden om mensen tegen lagere kosten de zorg te bieden die bij hen past en die
tegemoet komt aan wat zij in hun individuele situatie nodig hebben. Dit programma is een netwerkorganisatie en
ressorteert onder de Secretaris-Generaal. In het programma werkt een groot aantal betrokkenen van buiten en
binnen het departement samen, ondersteund door een kleine vaste kern van ca. 5 fte. In het veld wordt
samengewerkt met patiënten(organisaties), zorgaanbieders, innovatoren, verzekeraars, gemeenten, investeerders
en kennisorganisaties. Interne betrokkenheid komt van alle beleidsdirecties.
Directie Informatiebeleid/CIO (DI/CIO) vanaf 2017
Informatievoorziening is essentieel voor goede zorg en voor het verbeteren van de positie van de patiënt en de
cliënt en waarmee zij de regie over hun eigen leven kunnen blijven voeren. De directie Informatiebeleid stelt
informatiebeleid op voor VWS-brede beleidsonderwerpen en zorgt voor inpassing in Rijksbrede onderwerpen op
dit gebied. DI coördineert informatie- en ICT- onderwerpen binnen het ministerie en richting het veld voor een
eenduidige aanpak, sectorbrede afstemming en prioritering. DI ontwikkelt kaders voor informatie- en ICTactiviteiten en toetst deze. Zij verzorgt de VWS bijdrage aan interdepartementale informatieonderwerpen en
verzorgt de Chief Information Officer functie (CIO) voor VWS. CIO is verantwoordelijk voor een goed en efficiënt
beleid op het gebied van informatievoorziening en ICT. De medewerkers van CIO adviseren bestuurders,
beleidsmedewerkers en de bestuursraad over alles wat te maken heeft met informatievoorziening en ICT.

Pagina 30 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Projectdirectie Anthonie van Leeuwenhoekterrein (Pd-ALt) vanaf 2013
De (tijdelijke) projectdirectie is in 2013 in het leven geroepen om een aantal organisatiespecifieke onderdelen te
verzelfstandigen, te weten het Facilitair Bedrijf ALt (FB-ALt) voor het beheer van het Anthonie van
Leeuwenhoekterrein en voor het aldaar gevestigde Instituut voor Translationele Vaccinologie (Intravacc), met
inbegrip van het Animal Research Center (voorheen Gemeenschappelijk Proefdierlaboratorium (GPL)).
Inmiddels is het Antonie van Leeuwenhoekterrein sinds 1 januari 2015 overgedragen aan Bilthoven Biologicals
(BBio). Het Facilitair Bedrijf ALt (FB-ALt) is bijgevolg sinds 1 januari 2015 onderdeel geworden van Bilthoven
Biologicals. BBio heeft daarmee het beheer en onderhoud van het Antonie van Leeuwenhoekterrein overgenomen
van PD-ALt.
Het Instituut voor Translationele Vaccinologie (Intravacc) is een onderzoeksinstituut dat onderzoek doet naar
nieuwe vaccins. Dit onderdeel is voortgekomen uit het Nederlands Vaccin Instituut (NVI).
Per 1 januari 2011 werden de publieke functies van het Nederlands Vaccin Instituut (NVI) weer ondergebracht bij
het RIVM. Het ging hierbij om de publieke taken met betrekking tot inkoop, opslag, distributie en onderzoek &
ontwikkeling van vaccins. De productietaken werden per die datum ondergebracht bij Bilthoven Biologicals (BBio).
In 2012 werd BBio verkocht aan het Serum Institute of India (SII).
Per 1 januari 2013 werden de resterende taken van het RIVM verder opgesplitst. De publieke (adviserende) taken
bleven bij het RIVM; de taken op het gebied van research & development werden ondergebracht bij Intravacc. Het
is de bedoeling dat Intravacc op termijn wordt geprivatiseerd (2019).
Intravacc houdt zich als één van de weinige instituten in de wereld bezig met zgn. translationeel vaccinonderzoek,
dat wil zeggen het instituut vertaalt de resultaten uit fundamenteel onderzoek naar toepassing in de praktijk.
Het instituut levert met name een bijdrage aan het ontwikkelen van nieuwe en verbeterde vaccins en van
alternatieve toedieningsvormen. Daartoe wordt het eerdergenoemde translationeel onderzoek verricht (met name
op het gebied van bacteriële vaccintechnologie, van virale vaccintechnologie, van innovatieve -synthetische en
therapeutische- vaccins en van alternatieve toedieningsvormen) en technology transfer ondersteund.
Onderdeel van Intravacc is het Animal Researh Center (ARC; eerder het Gemeenschappelijk Proefdierlaboratorium
(GPL) van het NVI en RIVM). Dit onderdeel verricht proefdierkundig onderzoek in relatie tot vaccinontwikkeling en
–controle. Ook het ARC zal op termijn worden geprivatiseerd (2019).
Jeugdinstellingen Almata en De Lindenhorst (geprivatiseerd per 2014)
Per 1 juli 2014 zijn de JeugdzorgPlus-instellingen ‘De Lindenhorst – Almata’ (met vestigingen in Den Dolder en
Zeist) en ‘Almata Ossendrecht’ geprivatiseerd. De beide rijksinstellingen voor gesloten jeugdzorg vielen sinds 1
februari 2009 onder het ministerie voor Jeugd en Gezin, en waren in de eerste periode actief onder de naam
‘Almata’ (met vestigingen in Den Dolder en Ossendrecht) en ‘De Lindenhorst’ (gevestigd te Zeist).
In 2013 vond een reorganisatie plaats waarbij de geografisch bij elkaar gelegen vestigingen van Almata in Den
Dolder en De Lindenhorst in Zeist werden samengevoegd; de vestiging van Almata in Ossendrecht ging verder
onder de naam ‘Almata Ossendrecht’.
In de periode vóór 2009 vielen beide instellingen onder het ministerie van Justitie en waren het zgn. justitiële
jeugdinrichtingen (‘Den Engh’ in Den Dolder en Ossendrecht resp. ‘De Heuvelrug, locatie De Lindenhorst’ in Zeist).
In beide instellingen werden jongeren met ernstige gedragsproblemen behandeld. Zonder behandeling kunnen
deze jongeren een risico vormen voor zichzelf of hun omgeving. Tijdens de behandeling kan de vrijheid van de
jongere worden ingeperkt.

Pagina 31 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

4.1.2 DG Volksgezondheid (DGV)
Directie Publieke Gezondheid (PG)
De directie Publieke Gezondheid bestrijkt het terrein van de zorg voor publieke gezondheid in Nederland. Zij richt
zich op het bevorderen van ieders algehele gezondheidstoestand, het voorkomen van ziekten, het voorzien in een
goede geneeskundige structuur bij crises en rampen en ethische vragen en dilemma's in de zorgverlening en
organisatie van de zorg. Verder stimuleert de directie dat het bedrijfsleven, gemeenten en andere overheden die
gezondheidsbeleid maken.
In het oog springende dossiers van de directie zijn: jeugdgezondheidszorg en lokaal gezondheidsbeleid,
infectieziektebestrijding, rijksvaccinatieprogramma, en screeningsprogramma's voor de aanpak van chronische
ziekten. Tevens draagt de directie de verantwoordelijkheid voor een aantal wetten zoals Wet levensbeëindiging op
verzoek en hulp bij zelfdoding, Wet afbreking zwangerschap en Wetenschappelijk medisch onderzoek bij mensen.
Directie Sport (S)
Een sportieve samenleving waarin voor iedereen passende en veilige sport- en beweegmogelijkheden aanwezig
zijn en waarin uitblinken in sport wordt gestimuleerd. Aandachtsgebieden:
-

Het wegnemen van drempels en het bevorderen dat iedereen in de nabije omgeving kan deelnemen aan
sport en bewegen.
Het bevorderen van een veilig sportklimaat waarin iedereen kan genieten van sport en bewegen zonder
zich daarbij bedreigd of onveilig te voelen, op welke wijze dan ook.
Het bevorderen van een eerlijke sportbeoefening en goed sportbestuur.
Het versterken van de kennisbasis voor sport en bewegen en het stimuleren van innovaties ten behoeve
van sport en bewegen.
Top10 ambitie in de topsport voor zowel valide sporters als sporters met een beperking.
Het doen realiseren van internationale aansprekende en nationaal/regionaal/lokaal inspirerende
sportevenementen.

Directie Voeding, Gezondheidsbescherming en Preventie (VGP)
Voeding, Gezondheidsbescherming en Preventie (VGP) is een beleidsdirectie van VWS gericht op het bevorderen
en beschermen van de gezondheid van de burger. Dit beleid betreft een gezonde leefstijl, gezond gewicht,
gezonde voeding, voedselveiligheid, letselpreventie, productveiligheid, alcohol, drugs en tabak. Voorlichting,
hulpverlening, zelfregulering, wetgeving, handhaving, accijnsheffing, onderzoek en internationale samenwerking
zijn daarbij de beleidsinstrumenten.
Directie Jeugd (DJ)
De Directie Jeugd is verantwoordelijk voor het stelsel van preventie en jeugdhulp, zoals dit in de Jeugdwet is
8
vastgelegd. De Jeugdwet maakt gemeenten bestuurlijk en financieel verantwoordelijk voor het leveren van de
voorzieningen op dit gebied. Aandachtsgebieden zijn:

8

De wet op de Jeugdzorg, voorloper van de Jeugdwet, was tot januari 2015 van kracht. Met de komst van de
Jeugdwet is bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid voor rijksjeugdinstellingen in handen van private instellingen
gesteld en zijn taken overgedragen aan de gemeenten.

Pagina 32 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

-

-

-

Kwaliteit van jeugdhulpvoorzieningen, onder meer door het ondersteunen van een programma voor de
professionalisering van jeugdhulpverleners, het bevorderen van 'evidence based' en innovatieve
interventies, het stimuleren van veilige en gepaste zorg, de verbinding tussen jeugdhulp en onderwijs en
het versterken van de positie van de cliënt.
Bestuurlijke en financiële aspecten van het stelsel van jeugdhulp, zoals de ondersteuning van gemeenten,
de verdeling van de financiële middelen over de gemeenten en de uitvoering van enkele
subsidieregelingen (schippersinternaten, transitiekosten jeugdhulp).
Participatie van jongeren en preventie, met speciale aandacht voor de kinderrechten, jongerenparticipatie
en opvoedvraagstukken die bijvoorbeeld samenhangen met nieuwe media.
Risicogroepen, waarbij prioriteit gegeven wordt aan de aanpak van kindermishandeling en de opvang van
slachtoffers van loverboys.
Kennisbeleid en internationale samenwerking, onder andere door het uitbrengen van de jeugdmonitor,
waarin informatie wordt verzameld over de situatie van de jeugd en het gebruik van jeugdhulp.

Uitvoeringseenheid Gesloten Jeugdzorg (UGJ)
De Uitvoeringseenheid Gesloten Jeugdzorg verricht de uitvoerende taken die bij het aansturen van de gesloten
jeugdzorginstellingen horen. UGJ verricht werkzaamheden voor alle instellingen gesloten jeugdzorg en onderhoudt
de contacten met de individuele instellingen. De eenheid is onder meer belast met het voorbereiden en toekennen
van de subsidieaanvragen en de beoordeling van (ver)bouwaanvragen door instellingen gesloten jeugdzorg.
Daarnaast verzorgt de eenheid managementinformatie over de instellingen.
Eenheid Secretariaten Tuchtcolleges (en Toetsingscommissies) (EST(T))
De onafhankelijke Regionale Tuchtcolleges voor de Gezondheidszorg (RTG) beoordelen klachten van patiënten
over hun zorgverlener. Zijn de klachten gegrond, dan kunnen de tuchtcolleges maatregelen opleggen aan de
behandelaar. Krijgt de patiënt in eerste instantie geen gelijk, dan is hoger beroep mogelijk bij het Centraal
Tuchtcollege in Den Haag. Zo wordt van mogelijk gemaakte fouten geleerd, en de kans op herhaling verkleind.
Soms biedt de zorg geen uitzicht meer op genezing en wordt het leven ondraaglijk. Als medici er alles aan hebben
gedaan om een patiënt beter te maken en het lijden te verlichten, maar er is onvoldoende resultaat, dan kan de
patiënt besluiten tot euthanasie of hulp bij zelfdoding. De arts mag meewerken aan die wens, zolang hij handelt
volgens de zorgvuldigheidseisen. Ieder geval van euthanasie of hulp bij zelfdoding wordt beoordeeld door één van
de onafhankelijke Regionale Toetsingscommissies Euthanasie (RTE). Zij oordelen of aan alle zorgvuldigheidseisen is
voldaan. Is dat niet het geval, dan wordt het dossier overgedragen aan het Openbaar Ministerie en de Inspectie
voor de Gezondheidszorg.
De secretariaten voor de toetsingscommissies en tuchtcolleges zijn georganiseerd in de directie Eenheid
Secretariaten Tuchtcolleges en Toetsingscommissies (ESTT). In 2014 heeft een fusie plaatsgevonden van Eenheid
Secretariaten Tuchtcolleges (EST), de Secretariaten van de Regionale Toetsingscommissies Euthanasie (RTE)
inclusief de centrale deskundigencommissie late zwangerschapsafbreking en levensbeëindiging pasgeborenen.
Het directieteam is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de secretariaten en wordt daarin ondersteund
door een bedrijfsbureau. ESTT is op geen enkele wijze betrokken bij het inhoudelijke werk van de onafhankelijke
toetsingscommissies en tuchtcolleges.

Pagina 33 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

4.1.3 DG Curatieve Zorg (DGCZ)
Directie Curatieve Zorg (CZ)
De directie Curatieve Zorg streeft naar een kwalitatief goed, toegankelijk en betaalbaar aanbod van curatieve zorg
in Nederland. Dit betreft onder meer de ziekenhuiszorg, de (kortdurende) geestelijke gezondheidszorg en de
eerstelijns- en ketenzorg. De directie is, vanuit het perspectief van het zorgaanbod, verantwoordelijk voor de
inrichting en werking van het zorgstelsel, zowel waar dit de relatie tussen zorgaanbieder en patiënt als de relatie
tussen zorgaanbieder en zorgverzekeraar betreft. De verbetering van de kwaliteit van leven van de burger staat
hierin centraal. Daarbij gaat het om het creëren van de bestuurlijke, kwalitatieve, juridische en financiële
randvoorwaarden om de curatieve zorgverlening optimaal te laten functioneren. De curatieve zorg beslaat
ongeveer de helft van de gezondheidszorg in ons land.
Directie Geneesmiddelen en Medische Technologie (GMT)
Geneesmiddelen, medische hulpmiddelen, bloedproducten, menselijke weefsels en organen, radiotherapie.
Allemaal producten die van wezenlijk belang zijn voor de gezondheidszorg. De overheid heeft hier een bijzondere
verantwoordelijkheid. Nederlandse burgers moeten verzekerd zijn van doelmatige zorg met kwalitatief
hoogwaardige en veilige producten. Daar schept GMT de voorwaarden voor, vanuit de doelstelling: "De
toegankelijkheid waarborgen van medische producten, die effectief en veilig zijn tegen een maatschappelijk
aanvaardbare prijs, aan de eisen van de tijd voldoen en doelmatig worden gebruikt.".
GMT werkt op de driesprong van krachtige commercie, wetenschappelijke ontwikkeling en het publieke belang. Op
die wegen lopen burgers, zorgverzekeraars, zorginstellingen, artsen en apothekers, fabrikanten, groothandels,
wetenschappers, nationale en internationale organisaties, advies- en uitvoeringsorganen en Nederlandse en
Europese beleidsmakers. Het spreekt voor zich dat in een dergelijk sterk krachtenveld een zorgvuldige afweging
van alle belangen noodzakelijk is. GMT draagt hier zorg voor.
Directie Markt en Consument (MC)
De directie Markt en Consument staat voor een sterke positie voor mensen die zorg nodig hebben en voor ruimte
en rekenschap voor de partijen die deze zorg leveren. Daartoe maakt MC beleid dat zowel van toepassing is op het
voorkomen van zorg (preventie), op zorg die op genezing is gericht (cure) en op zorg die mensen krijgen wanneer
zij langdurig afhankelijk zijn van deze zorg (care). Belangrijke taken van de directie zijn:
-

-

-

de (rechts)positie van de cliënt/patiënt in de zorg optimaliseren door middel van de nieuwe Wet
cliëntenrechten zorg (Wcz);
relaties onderhouden met de patiënten-, gehandicapten- en ouderenorganisaties (pgo-organisaties),
onder andere door subsidies;
beleid maken ten aanzien van goed bestuur van instellingen (eveneens met de Wcz). Het gaat zowel om
de relatie raad van bestuur - raad van toezicht en raad van bestuur - professionals (waaronder medisch
specialisten). Ook de schaalgrootte van instellingen (waaronder fusies) maakt onderdeel van goed bestuur
uit;
het speelveld voor zorginstellingen bepalen door middel van beleid ten aanzien van de ordening van de
markt en de bekostiging van de zorg. Dit beleid maakt MC zowel voor de curatieve als de langdurige zorg.
De Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) is daarvoor het instrument;
coördineren van het departementale kwaliteitsbeleid. Transparantie en informatievoorziening maken
daar een belangrijk onderdeel van uit, onder andere door middel van Zichtbare Zorg, Kiesbeter, het
Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording en de ontwikkeling van indicatoren;
- een bijdrage leveren aan het ontwikkelen van het Kwaliteitsinstituut;

Pagina 34 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

-

beleid op markttoezicht maken;
accounthouder van een aantal ZBO’s in de zorg: de NZa, het CBZ en het CSZ.

In 2017 is de naam van de directie Markt en Consument veranderd in directie Patiënt en Zorgordening (PZo).

4.1.4 DG Langdurige Zorg (DGLZ)
Directie Langdurige Zorg (LZ)
De directie Langdurige Zorg zorgt ervoor dat er een effectief systeem is dat zorg biedt aan mensen met chronische
beperkingen als gevolg van een blijvende aandoening van fysieke, verstandelijke of mentale aard. Hoofddoelen van
de directie Langdurige Zorg zijn:
-

-

-

Het borgen van de toegankelijkheid van zorgvoorzieningen onder meer door een goed systeem van
indicatiestelling, door de mogelijkheid van een persoonsgebonden budget te bieden, door voldoende
initiatieven van aanbieders te stimuleren;
Het borgen van de kwaliteit van de voorzieningen onder meer door het faciliteren van
kwaliteitsprogramma’s in het kader van ZorgvoorBeter, het faciliteren van kennisbeleid, het stimuleren en
faciliteren van innovaties, het maken van bestuurlijke afspraken met sectorpartijen;
Het borgen van de doelmatigheid van de voorzieningen onder meer door maatregelen die de Wlz
beheersbaar houden, door bestuurlijke en financiële arrangementen van de juiste incentives te voorzien.

Directie Zorgverzekeringen (Z)
De directie Zorgverzekeringen ontwikkelt het beleid inzake de ziektekostenverzekeringen. Uitgangspunten daarbij
zijn de samenhang binnen het stelsel, de financiering ervan en de inhoud en omvang van de aanspraken.
Directie Macro-Economische Vraagstukken en Arbeidsmarkt (MEVA)
Aan de directie MEVA de opdracht ervoor te zorgen dat ook in de toekomst zorg kan worden geleverd. Daarbij gaat
het specifiek om de financiering en om de arbeidsmarkt.
Wat betreft de financiering: MEVA is verantwoordelijk voor het uitwerken van een langetermijnstrategie voor
VWS. Ook het is de taak van MEVA om datgene wat er binnen het kabinet wordt besloten over financieeleconomisch beleid, te vertalen naar de beleidsterreinen van VWS.
Wat betreft de arbeidsmarkt: MEVA draagt hieraan bij door samen met de veldpartijen en andere directies binnen
VWS te werken aan het opleiden van voldoende mensen, het realiseren van een goede aansluiting tussen
opleidingen en arbeidsmarkt, het behoud van personeel in de sector, een goede beroepenstructuur en het
verbeteren van de arbeidsproductiviteit. Daarnaast is MEVA verantwoordelijk voor het creëren van de juiste
randvoorwaarden waaronder een veilige gegevensuitwisseling in de zorg kan plaatsvinden.
Directie Maatschappelijke Ondersteuning (DMO)
Maatschappelijke ondersteuning gaat over het bevorderen van maatschappelijke participatie, van 'meedoen' in de
samenleving. Denk daarbij aan:
-

het ondersteunen van mantelzorg en vrijwilligerswerk,
leefbaarheid van buurten, en;
aan het ondersteunen van mensen die niet geheel zelfstandig in staat zijn maatschappelijk te participeren.

In het domein maatschappelijke ondersteuning is de directie niet de enige speler. Integendeel, de gemeenten
vervullen veelal een spilfunctie en hebben de regie. Instellingen en maatschappelijke organisaties zijn

Pagina 35 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

verantwoordelijk voor de (kwaliteit van de) uitvoering van activiteiten en voorzieningen. De missie van de
directie Maatschappelijke Ondersteuning luidt dan ook:
“De burger participeert vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid en eigen kracht in de samenleving. Daar waar
dat niet lukt bieden gemeenten en veldpartijen ondersteuning met als doel de burger zoveel en zolang mogelijk
te laten deelnemen aan de samenleving. Het is de taak van de directie maatschappelijke ondersteuning om
gemeenten en veldpartijen in een positie te brengen om tot meer effectieve en efficiënte
ondersteuningsarrangementen komen.”

4.2 Sturing van de organisatie
De ambtelijke leiding wordt gevormd door de Secretaris-Generaal, plaatsvervangend Secretaris-Generaal en de
Directeuren-Generaal. De inrichting van het ministerie van VWS is vastgelegd in het organisatiebesluit. Dit besluit
wordt periodiek in de Staatscourant gepubliceerd. Kaders voor beleid en organisatie (beleidsontwikkeling,
organisatieontwikkeling, planning & control en departementsbrede aangelegenheden) worden in onderling
overleg vastgesteld in de Bestuursraad (voorzitter SG, leden pSG en DG's) waarbij de SG, indien nodig, het laatste
woord heeft (besluitvormende overlegstructuur). De Bestuursraad Bedrijfsvoering (voorzitter pSG, leden pDG’s,
pIG, directeuren stafdirecties) bespreekt strategische bedrijfsvoeringszaken en organisatieontwikkeling onder
eindverantwoordelijkheid van de Bestuursraad of de SG. Binnen de algemene VWS-kaders zijn de leden van de
Bestuursraad als portefeuillehouder verantwoordelijk voor de inzet van mensen, middelen en budget. In mandaat-,
volmacht-, en budgetregelingen wordt geregeld wie bevoegd is tot het nemen van welke beslissingen op het
terrein van mensen, middelen en budget.

4.3 Ordeningsstructuur en informatiesystemen
Digitaal archief
Artikel 5, lid 2, van het Archiefbesluit 1995 eist dat de systematische opsomming van categorieën
archiefbescheiden in een selectielijst in overeenstemming is met de ordeningsstructuur. De ordeningsstructuur in
het huidige informatiesysteem, dat bij onder andere het kerndepartement van VWS als digitaal archiefsysteem
fungeert, is op dossierniveau verbonden met de processen van de voorliggende concernlijst van VWS. De metadata
van elk dossier verwijzen naar het relevante proces en de bijbehorende bewaartermijn. Projecten kunnen met het
metadata-veld dossiertype gekoppeld worden aan een categorie in het domein Beleid of Ondersteuning. Indien
dossiers op enige wijze aan elkaar gerelateerd zijn, geldt de termijn van het dossier met de langste termijn.
Hiermee voldoet VWS aan de eisen gesteld in het Archiefbesluit 1995.Papieren / fysiek archief
Papieren / fysiek archief
9

Het kerndepartement van VWS heeft een besluit digitale vervanging genomen, waardoor de aanwas van het
papieren archief minimaal is. Het besluit is van kracht vanaf het moment dat het informatiesysteem in productie is
10
genomen op 18 maart 2013. Een zeer beperkte groep documenten mag of kan niet worden gedigitaliseerd en
moet in papieren vorm bewaard worden. Deze documenten worden verzameld in dagdozen en worden handmatig
gewaardeerd en geselecteerd aan de hand van de voorliggende concernlijst voor het kerndepartement.

9

Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden informatiesysteem Marjolein, Staatscourant 31 juli
2015, nr. 22769
10
Zie hiervoor het bijbehorende Handboek substitutie VWS

Pagina 36 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

4.4 Toelichting op de selectielijst processen
In deze paragraaf wordt ingegaan op de wijze waarop de concernlijst voor het kerndepartement tot stand is
gekomen.

4.4.1 Verantwoording uitvoering systeemanalyse en risicoanalyse
11

Hieronder volgen de stappen die uitgevoerd zijn voor de systeemanalyse, waarbij wordt aangeven of voor het
kerndepartement deze gezet zijn, en zo ja, waar de uitkomst in het voorliggende document gevonden kan worden.
1.
2.
3.

4.

5.

6.
7.
8.

Analyseer missie, doelstellingen en kerntaken. Zie daarvoor in dit document hoofdstuk 3 Beleidsterreinen
en organisatie VWS, paragraaf 3.1 en hoofdstuk 4 Selectielijst processen kerndepartement, paragraaf 4.1.
Stel vast hoe de organisatie is gestructureerd. Zie daarvoor in dit document ook hoofdstuk 3, paragraaf
3.2.
Breng de besluitvormende structuren in kaart. Zie daarvoor ook hoofdstuk 4, paragraaf 4.2. Op dit punt is
nog bijkomende actie nodig. Er is eenvoudig een overzicht te leveren van alle formele, interne
overlegorganen waar besluitvorming plaatsvindt. Maar aanwijzen waar of door wie nu exact de werkelijke
beslissingen worden genomen, daarvoor ontbreekt nog de nodige informatie.
Bepaal wat bewaard moet blijven. Zie voor het resultaat paragraaf 2.2 voor de algemene selectiecriteria
en voor de sturing op het bepalen van voor bewaring in aanmerking komende bescheiden de
procesblokken 1.3 en 1.4 in paragraaf 4.5 Processen kerndepartement.
Bepaal van welke andere organen binnen de organisatie archiefbescheiden bewaard moeten blijven. Zie
daarvoor de afzonderlijke procesblokken van de andere organen. Op dit punt is nog bijkomende actie
nodig.
Bepaal welke verslagen en plannen in aanmerking komen voor bewaring. Zie ook daarvoor de
procesblokken in paragraaf 4.5.
Identificeer (tijdelijk) cruciale processen. Zie ook daarvoor de procesblokken in paragraaf 4.5.
Bepaal welke (basis)registraties in aanmerking komen voor blijvende bewaring. Deze stap is niet van
toepassing aangezien bij het kerndepartement van VWS geen basisregistraties voorkomen. Er komen wel
registraties voor bij organisatieonderdelen zoals het CIBG.

Voor de risicoanalyse zijn ter voorbereiding van de generieke selectielijst concernlijst de processen en de
bijbehorende waarderingen aan de directeuren ter beoordeling voorgelegd met de vraag of zij daarin risico’s zien.
Indien het antwoord bevestigend was, heeft afstemming plaatsgevonden om tot een aanvaardbare herwaardering
te komen. In paragraaf 2.2.3 is het risicoprofiel ten behoeve van de generieke selectielijst concernlijst voor VWS
opgenomen.

4.4.2 Hotspotmonitor
De hotspotmonitor is nader beschreven in paragraaf 2.3.1.

11

Als basis hiervoor is het stappenplan uit de Handreiking “Belangen in Balans” van het Nationaal Archief gebruikt

Pagina 37 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

4.5 Processen kerndepartement
VWS heeft het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid doorvertaald naar de praktijk van het ministerie. Binnen
het kerndepartement van VWS worden niet alle processen uitgevoerd die in het GWR zijn opgenomen. De
processen die niet door het kerndepartement worden uitgevoerd, zijn dan ook niet opgenomen in de selectielijst
van het kerndepartement. Een aantal processen zijn uitgesplitst voor een betere aansluiting op de
ordeningsstructuur en de werkprocessen van het kerndepartement, waarbij de waardering soms is
gedifferentieerd.
Uitzonderingen t.b.v. selectie
De hieronder vermelde gevallen kunnen informatie-objecten van vernietiging uitgezonderd worden:
a.
b.
c.
d.

betreffende zaken of gebeurtenissen met een voor het eigen werkgebied uniek of bijzonder karakter;
betreffende personen, die op enig gebied van bijzondere betekenis (geweest) zijn;
dubbelen (kopieën/afschriften) van teloor gegane blijvend te bewaren informatieobjecten;
informatieobjecten, die bij daadwerkelijke vernietiging de logische samenhang van de te bewaren
informatieobjecten zouden verstoren.

Zie voor meer informatie over mogelijke uitzonderingen ten behoeve van de selectie: hoofdstuk 2.3.
A. Sturing en inrichting
Categorie 1. Het maken en uitvoeren van afspraken inzake de inrichting en besturing van de organisatie
Binnen het bereik van deze categorie valt alle neerslag met betrekking tot de inrichting van de organisatie, zoals
bijvoorbeeld het instellen van dienstonderdelen. Voorbeelden van overige neerslag zijn: jaarplannen,
managementcontracten, directieplannen, samenwerkingsovereenkomsten, het afleggen van verantwoording over
geleverde ondersteuning aan de organisatie (rapportages).
Proces 1.1

Het inrichten van de organisatie.

Waardering

SA-B1

Toelichting

Het instellen moet met een formeel instellingsbesluit gebeuren. Het betreft hier
organisatieonderdelen, raden, commissies enzovoort op de beleidsterreinen
Volksgezondheid, Welzijn, Sport. Ook het verzelfstandigen en inrichten van
organisaties met overheidstaken inzake uitvoering, normstelling en controle
(agentschappen en zbo’s) en de voorbereiding door kwartiermakers. Denk hierbij
ook aan archiefbescheiden waarvan de inhoud leidt tot wijzigingen / aanpassingen /
vernieuwingen in / van de organisatie.

Voorbeeld producten

Formele instellingsbesluiten; overeenkomsten; wijzigingsvoorstellen; evaluaties;
maatregelen; overeenkomsten en eindverslagen.

Proces 1.2

Het benoemen, schorsen of ontslaan van voorzitters, secretarissen, leden en
ambtelijke adviseurs van formeel ingestelde adviesorganen, stuurgroepen en
organisaties, alsook het toekennen van vergoedingen voor de verrichte diensten.

Waardering

V 7 na afhandeling van dossier

Pagina 38 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Toelichting

Hier ook het benoemen, detacheren, etc. van ambtenaren bij internationale
organisaties. Emolumenten (vergoedingen) worden hier ook opgenomen, omdat dit
binnen hetzelfde werkproces wordt uitgevoerd. Publicatie vindt plaats in de
Staatscourant. Hieronder valt ook het toekennen van vergoedingen voor de verrichte
diensten. Ten aanzien van benoemingen heeft de neerslag uitsluitend betrekking op
benoemingen waarbij geen sprake is van een rechtspositionele verhouding. In
gevallen waarin wel sprake is van een rechtspositionele verhouding dan moet
gebruik gemaakt worden van de selectielijst voor personeelsdossiers van de
rijksoverheid (P-direct).

Voorbeeld producten

Benoeming- en ontslagvoorstellen en -besluiten; afspraken over vergoedingen.

Proces 1.3

Het sturen van de organisatie op het niveau van SG, DG, pSG en pDG.

Waardering

SA-B1

Toelichting

Onder sturing dient te worden verstaan gerichte beïnvloeding door de bestuurders
zodat door invoering en handhaving van een stelsel van maatregelen en procedures
(beheersing) de zekerheid ontstaat dat de organisatie de gepubliceerde
beleidsdoelstellingen blijvend kan realiseren. Denk hierbij ook aan archiefbescheiden
waarvan de inhoud leidt tot wijzigingen/aanpassingen/vernieuwingen in/van de
organisatie.

Voorbeeld producten

Verslagen Bestuursraad; gespreksverslagen met de Ondernemingsraad (OR);
strategische visies op de taakvervulling; jaarplannen en meerjarenplannen;
advisering aan de ambtelijke top; hoofdlijnen van het beleid en beleidsprioriteiten;
het sluiten van overeenkomsten met (overheids)organisaties ter uitvoering van
beleid en het nemen van maatregelen op dit gebied. Dit onder meer in de vorm van
het afsluiten en toetsen van convenanten, bestuursovereenkomsten, monitoring- en
uitvoeringsprogramma’s, organisatie- en mandaatbesluiten.

Proces 1.4

Het sturen van de organisatie op het niveau van directies en afdelingen (niet
SG/DG/pDG of pSG).

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Onder sturing dient te worden verstaan gerichte beïnvloeding door de bestuurders
zodat door “het invoeren en handhaven van een stelsel van maatregelen en
procedures” (de beheersing) de zekerheid ontstaat dat de organisatie de
gepubliceerde beleidsdoelstellingen blijvend kan realiseren.

Voorbeeld producten

Nadere uitwerking van (management)werkafspraken tussen directies (rapportage
over voortgang; afronding en evaluatie van werkafspraken en structureel overleg
over de werkafspraken); werkoverleg; opstellen en vaststellen van jaarlijkse directieen afdelingsplannen.

Pagina 39 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 1.5

Het beheersen van de organisatie.

Waardering

V 7 na afhandeling van dossier

Toelichting

Planning en control-cyclus, werkgroepen m.b.t. inrichten van de organisatie, het
besturen van de organisatie onder meer door de inzet van
managementinstrumenten en het houden van hierop gericht overleg, het centraal
overleg met de medezeggenschap.
Hieronder ook werkgroepen. Zie proces 1.1 voor commissies die zijn ingesteld met
een formeel instellingsbesluit. Zie proces 9.4 voor financiële stukken met betrekking
tot de uitvoering.

Voorbeeld producten

Stukken van de planning- en control-cyclus; verslagen van overleg met de
Ondernemingsraad (OR) die ter kennisname zijn ontvangen. Stukken met betrekking
tot de concerncontrollersrol en het toezicht op een doelmatige en doeltreffende
financiële bedrijfsvoering.

B. Primaire functies
Categorie 2. Het maken, verantwoorden en uitdragen van beleid
Voorbeelden van producten die hieronder vallen zijn: beleidsnotities, nota’s, verkenningen, rapporten, adviezen,
strategieplannen, meerjarenprogramma’s, visiedocumenten, rekenkameronderzoeken, jaarverslagen (op het
gebied van beleid en uitvoering) en verslagen van (buitenparlementaire) acties.
Proces 2.1

Het maken, verantwoorden en uitdragen van beleid.

Waardering

SA-B3

Toelichting

Dit is het beleid waarvoor VWS is ingesteld. Het betreft het adviseren van politieke
en ambtelijke leiding, ontwikkelen en evalueren van beleid, gereed maken van beleid
voor implementatie, beantwoorden van Kamervragen en vragen van Europees
Parlement, het (internationaal) uitdragen van beleid, organiseren van
(internationale)
congressen,
conferenties,
symposia,
burgerpanels
en
burgerenquêtes betreffende het beleid, overleg met betrokken actoren. Denk hierbij
ook
aan
archiefbescheiden
waarvan
de
inhoud
leidt
tot
wijzigingen/aanpassingen/vernieuwingen in/van beleid.

Voorbeeld producten

Verdragen; beleidsnotities; -nota’s; verkenningen; rapporten; (ontvangen) adviezen
(van andere overheidsorganisaties); strategieplannen; ministerraadadviezen;
meerjarenprogramma’s; visiedocumenten; jaarverslagen op het gebied van beleid;
jaarverslagen op het gebied van uitvoering (handhaving en toezicht); monitorinstrumenten (VWS-monitor, jeugdmonitor, enzovoort); verslagen van
buitenparlementaire acties; beantwoorden van Kamervragen (ook op PIOFACHgebied); verslagen Algemeen Overleg (AO) met de Kamer; het afleggen van
verantwoording aan de Staten-Generaal (of Europese instellingen), vragen Europees
parlement; parlementaire enquêtes; verslagen van overleg (met betrokken actoren);
de voorbereiding van een standpunt ter inbrenging in de ministerraad, onderraden,
Staten-Generaal en (inter)nationale gremia; voorlichtingsbeleid; doorberekening van
beleidsvoornemens.

Pagina 40 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 2.2

Het opstellen en verantwoorden van het beleid op het gebied van ondersteuning
van de organisatie (Personeel, Informatie en ICT, Organisatie, Financiën, Algemene
zaken, Communicatie en Huisvesting).

Toelichting

Dit proces is in de lijst van VWS opgenomen onder 9.1

Proces 2.3

Het adviseren van andere overheidsorganisaties over (uitvoering van) beleid.

Waardering

V 20 na afhandeling van dossier door zorgdrager

Toelichting

Het adviserende departement vernietigt, het ontvangende departement bewaart
Zie voor ontvangen adviezen proces 2.1.

Voorbeeld producten

Adviezen.

Proces 2.4

Het voorbereiden van, voeren van overleg met en het terugkoppelen uit
verschillende overlegstructuren op rijks- en inter- en intradepartementaal niveau.

Waardering

V 7 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het betreft hier met name vergaderverslagen van overleggremia die op rijks- of
inter- of intradepartementaal niveau worden gevoerd. Tevens het secretariaat wordt
niet gevoerd door VWS. Denk bijvoorbeeld aan SG-beraad, CIO-beraad, ICBR,
Gemeenschappelijk Ondernemingsraad (GOR).

Voorbeeld producten

Onder meer vergaderverslagen; rapporten.

Categorie 3. Het maken van wet- en regelgeving.
Het gaat binnen deze categorie om een breed spectrum van wetgeving. Er zijn wetten die alleen van toepassing
zijn op het grondgebied van Nederland, maar er zijn ook wetten die gelden voor het gehele grondgebied van het
Koninkrijk der Nederlanden. Daarnaast zijn er BES-wetten, die betrekking hebben op Bonaire, St. Eustatius en Saba.
Verder is er Europese wet- en regelgeving.
Proces 3.1

Het maken van wet- en regelgeving.

Waardering

SA-B3

Toelichting

Wanneer het departement zichzelf als (mede-) wetgever beschouwt. Hieronder ook
het wijzigen, intrekken en evalueren van wet- en regelgeving en het implementeren
van internationale regels in bestaande of nieuwe regelgeving op nationaal niveau.
Denk hierbij ook aan archiefbescheiden waarvan de inhoud leidt tot wijzigingen
/aanpassingen/vernieuwingen van/in wet- en regelgeving.

Voorbeeld producten

Wetsontwerpen; wetten; Europese regelgeving; Algemene Maatregelen van Bestuur;
Koninklijk Besluiten; (internationale) verdragen; ministeriële regelingen.

Pagina 41 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 3.2

Het adviseren over wet- en regelgeving aan andere departementen.

Waardering

V 20 na afhandeling van dossier

Toelichting

Wanneer het departement zichzelf niet als (mede-) wetgever beschouwt. Het advies
blijft bewaard bij de ontvangende partij.

Voorbeeld producten

Adviezen.

Categorie 4. Het (mede) opstellen van de rijksbegroting en de ramingen voor de volgende jaren.
Voorbeelden van neerslag van de processen in deze categorie zijn: Rijksbegrotingen, begrotingsstukken per
Ministerie, voorjaar- en najaarsnota’s, memories van toelichting, wetsontwerpen, meerjarenramingen
jaarrekeningen (inclusief accountantsverklaringen), financieel jaarverslagen Rijk (FJR).
Proces 4.1

Het (mede) opstellen van de rijksbegroting en de ramingen voor de volgende jaren.

Waardering

V 7 na afhandeling van dossier

Toelichting

VWS levert de gegevens aan bij het Ministerie van Financiën. Het betreft onder
andere het voorbereiden van de begroting en het voeren van intern overleg over de
begroting. Zie proces 1.5 voor de stukken met betrekking tot de planning- en control
cyclus.

Voorbeeld producten

Verslagen van intern overleg; interne jaarrekeningen; begrotingsvoorstellen;
begrotingsrapport; financiële jaarverslagen.

Categorie 5. Het geven van voorlichting en verstrekken van informatie aan burgers, bedrijven, instellingen en
andere overheden.
Voorbeelden van neerslag van de processen in deze categorie zijn: folders, WOB-verzoeken, burgerbrieven,
adviezen, Koningsbrieven
Proces 5.1

Het verrichten van woordvoering en publieksvoorlichting.

Waardering

SA-B4 (eindproducten), V 5 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het voorbereiden, opstellen, verrichten en evalueren van publieksvoorlichting.
Hierbij valt aan te tekenen dat uitingen op het internet uit naam van de organisatie
hier ook onder vallen. Zie ook proces 9.6.

Voorbeeld producten

Bijvoorbeeld internetsites; uitingen op social-media; persberichten; toespraken;
publicaties tv-campagnes; Postbus 51-campagnes.

Pagina 42 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 5.2

Het afhandelen van verzoeken om informatie door de Nationale Ombudsman en
door burgers.

Waardering

V 5 na afhandeling van dossier

Toelichting

Toelichting voor verzoeken om informatie door de Nationale Ombudsman. De
geleverde informatie zal bij de Nationale Ombudsman bewaard worden. Zaken die
leiden tot beleidswijziging worden opgenomen bij proces 2.1.
Hieronder valt ook het afhandelen van verzoeken om informatie van burgers,
zogenaamde burgerbrieven. Onder burgerbrieven wordt verstaan: Elk schriftelijk
stuk dat een overheidsinstantie van een burger ontvangt. Het medium (bijvoorbeeld
brief, fax, social media of e-mail) maakt daarbij niet uit. Ook het begrip burger is
breed. Hieronder worden niet alleen individuele burgers verstaan, maar ook groepen
burgers en organisaties. Er zijn vier categorieën burgerbrieven te weten:
-

Aanvragen (verzoek om informatie) (als bedoeld in de AwB)

-

Bezwaarschriften (als bedoeld in de AwB)

-

Klaagschriften (als bedoeld in de AwB)

-

WOB-verzoeken (zie hiervoor proces 5.3)

-

Andere soortgelijke brieven afkomstig van burgers (overige burgerbrieven)
vallen onder dit proces.

N.B. Dit kan ook een organisatie zijn met een commercieel belang of met een
publieke taak.
Voorbeeld producten

Brieven (informatieverzoek, antwoordbrief).

Pagina 43 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 5.3

Het afhandelen van verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid
van bestuur (WOB).

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Een WOB verzoek kan toegewezen dan wel afgewezen worden. Bij een toewijzing
wordt na de afhandeling het WOB besluit met de bijbehorende openbaar gemaakte
informatie gepubliceerd op de daarvoor bestemde Rijksbrede website.
Voor de waardering van klaag-, bezwaar- en beroepschriften zie proces 10.2.
N.B. Dit kan ook een organisatie zijn met een commercieel belang of met een
publieke taak.

Voorbeeld producten

Brieven (informatieverzoek, antwoordbrief).

C. Handhaving en toezicht
Het (periodiek) bekijken door de ene overheid (door of namens kerndepartement) of ten uitvoer gebracht beleid
door een andere overheid (zelfstandige organisatie met een publieke taak binnen of buiten de rijksdienst) voldoet
aan de wettelijke voorschriften en daaraan gestelde eisen. Dit is inclusief de terugkoppeling ervan naar alle
belanghebbende partijen (i.c. regering, Tweede Kamer, Europese Commissie en andere belanghebbenden) en het
doen van de daarmee gepaard gaande heroverwegingen en aanbevelingen ter verbetering van dat beleid en de
sturing van die zelfstandige organisatie met publiekrechtelijke taak. Ook het kwaliteitstoezicht op andere
overheden hieronder valt hieronder. Andere term: interbestuurlijk toezicht.
Categorie 6. Het uitoefenen van toezicht op overheidsorganisaties en buitendiensten
Dit kan ook een zelfstandige organisatie zijn die een publieke taak uitvoert.
Proces 6.2

Het houden van toezicht op overheidsorganisaties en buitendiensten.

Waardering

V 7 na afhandeling van dossier

Toelichting

Dit heeft betrekking op de ambtelijke toezicht op de buitendiensten en
overheidsorganisaties binnen het beleidsterrein van VWS. Hieronder valt ook
bestuursdwang en het nemen van maatregelen. Voorbeelden van buitendiensten
zijn: CAK, CCMO, College sanering zorginstellingen.

N.B. Zie voor eindrapporten e.d. proces 2.1.
Voorbeeld producten

Verslagen; rapporten; evaluaties.

Pagina 44 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Categorie 7. Het controleren op naleving van wet- en regelgeving en handhaving ervan.
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen kerndepartement, omdat het kerndepartement geen
processen uitvoert in deze categorie. Deze taken worden uitgevoerd door andere uitvoeringsorganisaties (met
name IGJ en NVWA).
D. Kennis en advies
Voor de gehele beleidscyclus wordt gebruik gemaakt van verschillende vormen van kennis en advies ter
ondersteuning van de kwaliteit van het beleidsproces en het beleid. De politiek maakt gebruik van adviezen door
(bijv.) de ingestelde onafhankelijke adviesraden. De kerndepartementen maken gebruik van diverse vormen van
kennis en advies. Deels is de kennis- en adviesfunctie ondergebracht binnen de Rijksdienst zelf, maar ook
daarbuiten, zowel publiek als privaat.
Categorie 8. Het (laten) verrichten van onderzoek en het rapporteren hierover.
Het kerndepartement beschouwt de onderzoeken als een integraal onderdeel van de (primaire of
ondersteunende) processen waarvoor deze zijn uitgevoerd. Om deze reden zijn er geen aparte processen in deze
categorie opgenomen.
E. Ondersteunende -secundaire- functies (PIOFACH)
Bedrijfsfuncties die direct dan wel indirect de primaire functies faciliteren. Ondersteunende functies worden ook
wel aangeduid als ‘PIOFACH-functies’. In tegenstelling tot primaire functies zijn ondersteunende functies niet
rechtstreeks te relateren aan de doelstellingen en het eindresultaat.
Categorie 9. Het verlenen van ondersteunende diensten (PIOFACH)
Ondersteunende functies zijn gericht op het ter beschikking stellen van mensen, gebouwen en middelen aan de
Rijksdienst zelf ten behoeve van het zo goed mogelijk uitvoeren van de primaire taken. Onder de bedrijfsvoering
vallen alle bedrijfsprocessen die ervoor zorgen dat een overheidsorgaan functioneert. De neerslag van deze
processen is zeer omvangrijk en veelvormig. Jaarverslagen van de Auditdiensten betreffende het afleggen van
verantwoording aan de Kamer vallen onder categorie 2. Het opstellen en verantwoorden van het beleid op het
gebied van ondersteuning (PIOFACH) van de organisatie valt onder proces 2.2. (in de onderhavige lijst is dit proces
9.1). Sinds 2010 is het beheer van de personeelsdossiers van VWS ondergebracht bij P-Direkt. De waardering van
deze dossiers (individuele gevallen) valt onder de waardering van het BSD voor P-Direkt (BSD 168).
Proces 9.1.1

Het opstellen en verantwoorden van het intern beleid voor de interne
bedrijfsvoering.

Waardering

SA-B4

Toelichting

Het betreft hier het voorbereiden, opstellen, vaststellen en evalueren van (eigen
intern) beleid op het gebied van Personeel, Informatie, Organisatie, Faciliteit,
Archief, Communicatie en Huisvesting (PIOFACH).
Voor het beantwoorden van Kamervragen op het gebied van PIOFACH: zie proces
2.1. Voor de verdere uitwerking: zie proces 9.9.
N.B. Dit proces staat vermeld in het GWR als proces 2.2.

Voorbeeld producten

Jaarverslagen; organisatie- en formatieplannen; beleidskaders voor duurzaam
informatiebeheer (zoals beheersregelingen) vaststellingstrajecten en eventuele
publicatie van beleidskaders.

Pagina 45 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 9.1.2

Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van personeel.

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Personeelsorganisatieadviezen en departementale maatregelen met betrekking tot
het
personeel,
functiewaarderingen,
centrale
opleidingsvoorzieningen,
personeelsactiviteiten en -verenigingen, ARBO-diensten, (schending van) integriteit.
In alle gevallen is het niet gericht op individuen. Voor individuele gevallen: zie het
personeelsdossier.

Voorbeeld producten

Organisatieadviezen; functiewaarderingen; adviezen over de uitvoering m.b.t.
primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.

Proces 9.2.1

Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van duurzame informatievoorziening
en –huishouding (verantwoordingsproducten).

Waardering

SA-B3

Toelichting

Hieronder vallen de verklaring van vernietiging, overbrenging, vervreemding, ter
beschikkingstelling, besluit beperking van openbaarheid.

Voorbeeld producten

Verklaringen
van
vervreemding;
-overbrenging
en
-vernietiging;
basisselectiedocumenten; beschrijvende inventarissen; beheersregels.

Proces 9.2.2

Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van duurzame informatievoorziening
en –huishouding .

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Informatie: attenderingen, nieuwsoverzichten, abonnementen, archiefbeheer
(uitvoering van selectie en waardering) en documentatie.
Automatisering: inrichting technische infrastructuur, applicatiebeheer, uitleen
apparatuur, helpdeskservices, informatiebeveiliging (gebruik spamfilter, gebruik
internet etc.), Het initiëren, begeleiden en evalueren van projecten ten aanzien van
overheidsinformatievoorziening voor het eigen departement, gebruikersopleidingen.

Voorbeeld producten

Attenderingen; nieuwsoverzichten; abonnementen; documentatie.

Pagina 46 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 9.3

Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van organisatie.

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

De archiefbescheiden m.b.t. het vastleggen van de procedures van de
administratieve organisatie, juridische zaken die niet zijn opgeslagen bij het
betreffende werkproces, (interne) regelgeving en privacy. Alsmede ook advisering
m.b.t. beveiliging / veiligheid van personen en panden en de advisering richting de
buitendiensten.

N.B. het verdient de voorkeur om het advies te bewaren in (relatie met) het dossier
van het betreffende onderwerp.
Voorbeeld producten

Adviezen op financieel, juridisch; organisatorisch informatie technisch, facilitair
gebied; Procedures; milieuregels.

Proces 9.4

Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van financiën.

Waardering

V 7 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het voeren van de boekhouding, verrichten en ontvangen van betalingen alsook de
administratieve verwerking daarvan, de inkoop (beheer “kleine kas”).
Zie voor stukken met betrekking tot de planning- en controlcyclus het proces 1.5.

Voorbeeld producten

Financiële bescheiden; begrotingsuitvoeringsplan; bestedingsplan;
bankafschriften; kasstaten; rekeningcourantoverzichten.

facturen;

Proces 9.5

Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van algemene zaken.

Waardering

V 2 na afhandeling van dossier

Toelichting

Onder ‘algemene zaken’ wordt verstaan: zaken als vergaderzaalreserveringen,
reprodiensten, catering, schoonmaakdiensten, post- en koerierdiensten, beveiliging,
chauffeursdiensten en ter kennisname ontvangen stukken.

Voorbeeld producten

Reserverings- en afhandelingsbonnen, chauffeursstaten; Meldingen; dagstaten;
rapportages van (pand)beveiliging.

Pagina 47 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 9.6

Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van communicatie.

Waardering

V 5 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het betreft hier uitsluitend communicatie die gericht is op de eigen interne
organisatie. In fysieke vorm, maar ook digitaal (via intranet).

Voorbeeld producten

Folders; nieuwsoverzichten; nieuwsbrieven; interne aankondigingen.

Proces 9.7

Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van huisvesting.

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het regelen van de huisvesting voor organisatieonderdelen, beheer en onderhoud
van ambtswoningen, opstellen van huur- en koopcontracten, verbouwingen,
inrichten van de gebouwen, aanvragen gemeentelijke vergunningen.

Voorbeeld producten

Documenten met betrekking tot onderhoud en verbouwing, beheer.

Proces 9.8

Het opstellen, wijzigen en intrekken van interne kaders en regelgeving.

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het betreft de uitwerking van beleid zoals genoemd in proces 9.1.

Voorbeeld producten

Richtlijnen, regelingen, protocollen, dienstverleningsafspraken gericht op het
uitvoeren van proces 9.1.

Proces 9.9

Het voorbereiden, vaststellen, implementeren en evalueren van de uitvoering van
het beleid en interne kaders en regelgeving op het gebied van PIOFACH.

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Denk hierbij aan de vertaling van Rijksbrede regels/procedures naar interne kaders
en regelgeving binnen PIOFACH.

Voorbeeld producten

Procedures, regels op het gebied van organisatie- en formatiebeheer; werving en
selectie;
loopbaanontwikkeling;
opleidingsplannen;
functiewaarderingen;
vertrouwenszaken;
disciplinaire
maatregelen;
plannen
van
aanpak;
archiefbewerkingsplannen; beslisdocumenten; huisvestingsplannen; handboeken;
handleidingen; opleidingsmateriaal.

Pagina 48 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

F. Uitvoering
Deze functie verenigt alle primaire uitvoerende processen van de overheid die gericht zijn op burgers, bedrijven en
instellingen. Grofweg wordt onderscheid gemaakt tussen de bedrijfsfuncties dienstverlening en handhaving.
Voorbeelden zijn: het verlenen van vergunningen, het verstrekken van subsidies, het heffen van belastingen en het
handhaven van verkeersregels. De uitvoering kan onderdeel uitmaken van de Rijksdienst (waaronder
agentschappen en ZBO's), lagere publiekrechtelijke lichamen, gemeenten, provincies en waterschappen, of
zelfstandige (private) organisaties met een publiekrechtelijke taak.
Categorie 10. Het leveren van producten en diensten aan personen, bedrijven, instellingen en (lagere of andere)
overheden
De producten en diensten worden geleverd op basis van een wettelijk opgelegde publieke taak.
Proces 10.1.1

Het leveren van producten en diensten.

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het betreft producten en diensten die niet zijn toe te kennen aan één van
onderstaande specifieke processen. Bijvoorbeeld: aanwijzingen, verklaringen van
toelating, toestemming. Het beantwoorden, verstrekken of verlenen van
eenvoudige/routinematige aanvragen, vergunningen, subsidies, rijksbijdragen (bijv.
garanties, leningen), ontheffingen, licenties, vrijstellingen, erkenningen,
goedkeuringen.

N.B. Behandeling van klachten, beroep en bezwaar zijn in de definitie van de
Nationale Ombudsman ‘burgerbrieven’ (zie toelichting proces 5.2).
Voorbeeld producten

Aanvraagbrieven; afwijsbrieven; toestemmingen; vergunningen; ontheffingen;
licenties; vrijstellingen; erkenningen; goedkeuringen.

Proces 10.1.2

Het verlenen van onderscheidingen en ereblijken.

Waardering

V 20 na afhandeling van dossier

Toelichting

Decoratievoorstellen,
hofleverancier.

Voorbeeld producten

Boeterapport;
kennisgeving;
dwangsommen; inning.

Proces 10.2

Het heffen en innen van bedragen bij burgers, bedrijven en instellingen anders dan
door de Belastingdienst.

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het opleggen van sancties en boetes. Indien het opleggen van een boete uitmondt in
een rechtszaak zie proces 12.2.

Voorbeeld producten

Sancties en boetes.

Besluiten,

advies

aanvraag

predicaat

boetebeschikking;

vordering;

koninklijk

of

aanmaning;

Pagina 49 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 10.3

Het behandelen van klachten, bezwaar- en beroepschriften.

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Behandeling van klachten, beroep en bezwaar.
Let op! Bezwaar en beroep zijn afzonderlijke processen die in relatie tot elkaar staan.
N.B. Behandeling van klachten, beroep en bezwaar zijn in de definitie van de
Nationale Ombudsman ‘burgerbrieven’ (zie toelichting proces 5.2).

Voorbeeld producten

Bezwaarschriften; beroepschriften; beschikkingen.

Proces 10.4

Het toekennen van een schadevergoeding of het verlenen van een bijdrage als
tegemoetkoming voor schade.

Waardering

V 7 na afhandeling van dossier

Toelichting

Na aanleiding van de behandeling van een klacht, beroep en bezwaar kan een
schadevergoeding of het verlenen van een bijdrage als tegemoetkoming voor schade
toegekend worden.

Voorbeeld producten

Aanvragen; toekenningen.

Categorie 11. Het heffen en innen bij en het uitkeren aan burgers, bedrijven en instellingen, specifiek uitgevoerd
door de Belastingdienst
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen kerndepartement, omdat het kerndepartement geen
processen uitvoert in deze categorie.
Categorie 12. Het vertegenwoordigen van de Minister of Staat in bestuursrechtelijke procedures voor
(inter)nationale gerechtelijke instanties.

Proces 12.1

Het vertegenwoordigen van de Minister of Staat in internationale procedures.

Waardering

SA-B2

Toelichting

Het betreft staatsrechtelijke procedures.

Voorbeeld producten

Processtukken.

Proces 12.2

Het vertegenwoordigen van de Minister of Staat in nationale procedures.

Waardering

V 20 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het betreft staatsrechtelijke procedures.

Pagina 50 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Voorbeeld producten

Processtukken, verzoeken om advies, adviezen landsadvocaat.

Categorie 13. Het onderhouden van (internationale) betrekkingen en samenwerkingsverbanden
Deze categorie ligt meer in de sfeer van het presenteren van de organisatie aan de (internationale) gemeenschap
zoals de organisatie van (inter)nationale congressen, conferenties, symposia etc. betreffende het
(uitvoerings)beleid. Voor inbreng van standpunten in internationaal overleg zie categorie 2.
Proces 13.1

Het verzorgen van gastheerschap voor vertegenwoordiging van landen en
internationale organisaties.

Waardering

SA-B2

Toelichting

Denk hier bijvoorbeeld aan de voorzitterschap van de Europese Unie, multilateraal
overleg, Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling, Verenigde
Naties, World Health Organization, Raad van Europa.

Voorbeeld producten

Correspondentie.

Proces 13.2

Het inhoudelijk bijdragen aan staatsbezoeken.

Waardering

SA-B2

Toelichting

Het voortouw ligt bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de
vakdepartementen leveren een inhoudelijke bijdrage. Wanneer het overduidelijk
een staatsbezoek betreft, wordt dit proces toegepast. Zie ook proces 2.1.

Voorbeeld producten

Correspondentie over staatsbezoeken.

Proces 13.3

Het uitvoeren van belangenbehartiging.

Waardering

SA-B2

Toelichting

Het verzorgen van multi- en bilaterale samenwerking, het onderhouden van relaties
met (multilaterale) organisaties. Behartiging van Nederlandse belangen in het
buitenland.

Voorbeeld producten

Correspondentie.

Proces 13.4

Het verzorgen van het gastheerschap voor individuele personen.

Waardering

V 5 na afhandeling van dossier

Toelichting
Voorbeeld producten

Nota’s, adviezen protocollaire en representatieve taken

Pagina 51 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 13.5

Het verzorgen van (logistiek van) staatsbezoeken, bezoeken van regeringsleiders,
hoge ambtenaren, handelsmissies en uitwisselingsprogramma’s.

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het logistiek voorbereiden en verzorgen van: binnenkomende en uitgaande
staatsbezoeken, bezoeken van regeringsleiders en hoge ambtenaren.

Voorbeeld producten

Uitnodigingen voor reizen en of bezoeken; stukken over congressen; symposia,
workshops.

Proces 13.6

Het verrichten van representatieve taken en diplomatieke uitingen.

Waardering

V 5 na afhandeling van dossier

Toelichting

Onder dit proces vallen bijvoorbeeld door particuliere instellingen of organisaties
gedane uitnodigingen aan bewindslieden en (hoge) ambtenaren voor al dien niet
meerdaagse bezoeken (bijvoorbeeld congressen), al dan niet in het buitenland.

Voorbeeld producten

Uitnodigingen voor reizen; bezoeken en geschenken.

Proces 13.7

Het aangaan van samenwerkingsverbanden.

Waardering

SA-B2

Toelichting

Het aangaan van samenwerkingsverbanden op het terrein van volksgezondheid,
welzijn en sport.

Voorbeeld producten

(Correspondentie over) samenwerkafspraken; overeenkomsten.

Proces 13.8.1

Het deelnemen aan (internationale) organisaties en commissies.

Waardering

SA-B2

Toelichting

Het betreft organisaties en commissies waarvan het secretariaat bij VWS ligt.

Voorbeeld producten

Uitnodigingen voor
vergaderstukken.

Proces 13.8.2

Het deelnemen aan (internationale) organisaties en commissies.

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het betreft organisaties en commissies waarvan het secretariaat niet bij VWS ligt.

Voorbeeld producten

Vergaderstukken; correspondentie.

reizen

bezoeken

en

geschenken;

correspondentie;

Pagina 52 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Categorie 14. Het leveren van overheidsdiensten bij crises en calamiteiten
Deze categorie is gericht op de bescherming van de volksgezondheid tegen alle denkbare bedreigingen.

Proces 14.1

Het coördineren van en het treffen van maatregelen bij een crisis of calamiteit.

Waardering

SA-B3

Toelichting

Het betreft bijvoorbeeld rampen waarbij de volksgezondheid bedreigd wordt. Denk
hierbij
ook
aan
stukken
waarvan
de
inhoud
leidt
tot
wijzigingen/aanpassingen/vernieuwingen in/van maatregelen.

Voorbeeld producten

Rampenplan; bescheiden betreffende
aandachtsgebieden; steunmaatregelen.

Proces 14.2

Het toetsen van voorbereidingsmaatregelen in het geval van een crisis of
calamiteit.

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het betreft ook het (mede) toetsen van de voorbereidingsmaatregelen inzake
crisisbeheersing door middel van training en oefening. Het proces is extern gericht.

Voorbeeld producten

Rapportages; controlelijsten; kennisgevingen.

een

crisisstaf;

(nood)wetgeving;

Pagina 53 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

5 Selectielijst processen Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ)
5.1 Inleiding
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) is een organisatieonderdeel van het Ministerie van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport en de taken vallen daarom geheel onder de Archiefwet 1995.
De IGJ heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid en is daarom geen zorgdrager in de zin van de Archiefwet. Concreet
houdt dit in dat de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport formeel zorgdrager (bestuurlijk
verantwoordelijk) is voor de informatie van de IGJ.
De IGJ valt onder de ‘Regeling documentair informatiemanagement VWS 2015’, welke nadrukkelijk de
verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer aan de Chief Information Officer (CIO) van de IGJ toewijst.

5.2 Verantwoording waardering
5.2.1 Risicoanalyse
De IGJ heeft gebruikgemaakt van het VWS-model voor de risicoanalyse (zie 2.2.3). De definitieve
vernietigingstermijnen in de selectielijst van het kerndepartement zijn tot stand gekomen door de
advieswaardering van processen in het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid te leggen naast die uit de oude
selectielijsten. Omdat de IGJ een onderdeel is van VWS, is de door het kerndepartement gekozen
waarderingsmethodiek hier overgenomen. Daar waar significante verschillen naar voren kwamen, is de definitieve
termijn tot stand gekomen door samen met de proceseigenaar een risicoanalyse uit te voeren. Zie voor de
uitwerking hiervan ‘hoofdstuk 5.6 Bijlage: Verslag risicoanalyse IGJ’. Sectorale wetgeving speelde overigens geen
rol omdat deze geen IGJ-specifieke bewaartermijnen bevat.

5.2.2 Systeemanalyse
De IGJ heeft gebruikgemaakt van het VWS-model voor de systeemanalyse (zie 2.2.2). Voor de uitvoering van de
systeemanalyse heeft de IGJ de handreiking van het Nationaal Archief gevolgd. Binnen deze handreiking dient de
omschrijving van de organisatie en haar taken als handvat voor de systeemanalyse. Deze is uitgewerkt in 5.3.

5.2.3 Criteria voor uitzonderingen
De IGJ hanteert dezelfde criteria voor het maken van uitzonderingen als die gehanteerd worden door VWS (zie
2.3).
De verantwoordelijkheid voor het documentair informatiemanagement van de IGJ valt onder de Chief Information
Officer (CIO) van de IGJ. Voor de hotspotmonitor is het raadzaam om dit op het niveau van het overkoepelende
ministerie van VWS op te pakken. Immers, de IGJ zal ‘eigen’ onderwerpen hebben voor de hotspotlijst, maar vaker
nog zullen deze onderwerpen de eigen organisatie overstijgen. In overleg met het kerndepartement is daarom
gekozen voor vaststelling van de onderwerpen voor de hotspotlijst in het SIO op VWS-niveau (zie 2.3).

Pagina 54 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

De IGJ draagt zorg voor het leveren van input aan de hotspot-monitor op VWS-niveau. Concreet wordt jaarlijks, op
het einde van het kalenderjaar, een lijst van mogelijke hotspots opgesteld door de archiefbeheerder(s) van IGJ en
indien nodig vervolgens via de CIO aan het Management Team (MT) voorgelegd, met de vraag om de lijst te
bespreken en zo nodig aan te vullen of aan te passen. De CIO van IGJ stuurt het concept vervolgens naar de
beleidsverantwoordelijke afdeling binnen het ministerie van VWS.

5.3 Taken en Organisatie
5.3.1 Ontstaan en ontwikkeling van de organisatie
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) ontstond in 2018 na de fusie van de Inspectie voor de
12
Gezondheidszorg (IGZ) met de Inspectie Jeugdzorg (IJZ) . Vanaf 1 oktober 2017 waren de IGZ en IJZ reeds actief als
IGJ i.o. (in oprichting). In de overgangsperiode naar de definitieve samenvoeging van de organisaties werden
formele besluiten daarom nog vanuit de IGZ en IJZ zelf gegeven.
De IGZ en IGJ waren actief onder de naam IGJ i.o. gedurende de behandeling in de Eerste en Tweede Kamer tot de
samenvoeging per 1 augustus 2018 formeel in de wet was geregeld.
De IGZ en IJZ waren overigens zelf ook het resultaat van verschillende fusies en reorganisaties. IGZ was in 1995
ontstaan door de samenvoeging van de Geneeskundige Inspectie voor de Volksgezondheid, de Geneeskundige
Inspectie voor de Geestelijke Volksgezondheid en de Inspectie van de Volksgezondheid voor de Geneesmiddelen.
IJZ zag in 2004 het licht als de rechtsopvolger van de Inspectie Jeugdhulpverlening en Jeugdbescherming (IJHV/ JB),
13
die vanaf de oprichting in 1988 tot 1994 bekend stond als de Inspectie Jeugdhulpverlening . Deze fusies waren
niet zozeer ingegeven door bezuinigingen maar door de grote overeenkomsten tussen de inspecties en door de
ingezette (geografische) centralisatie, waarbij afgestapt werd van het concept van regiokantoren.
De belangrijkste wettelijke grondslagen voor de IGJ zijn de huidige Gezondheidswet (Gezw) en Jeugdwet (Jw). De
eerste regelt het staatstoezicht op de volksgezondheid, de tweede het toezicht op de jeugdhulp, de
jeugdbescherming en jeugdreclassering en de andere aanbieders in het jeugddomein. De Algemene wet
bestuursrecht (Awb) regelt in het algemeen toezichtsbevoegdheden waar de Inspectie als toezichthouder gebruik
van kan maken. Tot slot waakt de IGJ over de uitvoering van een groot aantal andere wetten. Ten minste de
volgende zijn te noemen:
-

Beginselenwet justitiële jeugdinrichtingen (Bjj);
Embryowet (Embw);
Geneesmiddelenwet (Gw);
Jeugdwet (Jw);
Kernenergiewet (Kew);
Opiumwet (Opw);

12

‘Wet van 21 maart 2018 tot wijziging van diverse wetten op het terrein van de volksgezondheid in verband met
de fusie van de Inspectie voor de Gezondheidszorg en de Inspectie jeugdzorg tot de Inspectie gezondheidszorg en
jeugd. Staatsblad 2018, 94.’ In werking getreden op 1 augustus 2018 bij:
‘Besluit van 4 juli 2018, houdende vaststelling van het tijdstip van inwerkingtreding van de wet van 21 maart 2018
tot wijziging van diverse wetten op het terrein van de volksgezondheid in verband met de fusie van de Inspectie
voor de Gezondheidszorg en de Inspectie jeugdzorg tot de Inspectie gezondheidszorg en jeugd, Staatsblad 2018,
224’
13
Webpagina https://www.igj.nl/over-ons/geschiedenis-igj, geraadpleegd op 8-5-2019.

Pagina 55 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

-

Wet afbreking zwangerschap (Wafz);
Wet bijzondere medische verrichtingen (Wmbv);
Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Wet Bopz);
Wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers (Wet COA);
Wet donorgegevens kunstmatige bevruchting (WDKB);
Wet foetaal weefsel (WFW);
Wet inzake bloedvoorziening (WBV);
Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz);
Wet langdurige zorg (Wlz);
Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo 2015);
Wet medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen (WMO);
Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG);
Wet op de medische hulpmiddelen (Wmh);
Wet op de orgaandonatie (WOD);
Wet op het bevolkingsonderzoek (WBO);
Wet opneming buitenlandse kinderen ter adoptie (Wobka);
Wet publieke gezondheid (Wpg);
Wet toelating zorginstellingen (WTZi);
Wet veiligheid en kwaliteit lichaamsmateriaal (Wvkl);
Wet veiligheidsregio’s (Wvr);
Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (Wvggz), per 2020;
Wet zorg en dwang (2020) (Wzd).

5.3.2 Missie, doelstelling en kerntaken van de organisatie
Missie
Het toezicht van de IGJ richt zich op het professioneel handelen van zorgaanbieders en zorgprofessionals binnen
wetten, normen en regelgeving, waarbij de IGJ haar taak uitvoert in een toenemende complexiteit van het
zorgveld, te midden van vele andere toezichthouders.
Doelstellingen
-

-

-

-

Als toezichthouder kan de IGJ vroegtijdig risico’s voor de gezondheidszorg signaleren en agenderen. Haar
signalerende rol naar minister, departement en andere stakeholders versterkt zij verder en trends
agendeert ze vroegtijdig om de kwaliteit van de gezondheidszorg te bevorderen. Door een betere
uitwisseling met collega-toezichthouders en patiënten streeft de IGJ naar een effectiever toezicht voor
het gehele zorgveld.
De IGJ wil misstanden zoveel mogelijk voor zijn. De IGJ zal in een noodgeval sneller reageren en haar
bevindingen ook snel presenteren. Daarnaast zal de IGJ haar werkwijze sneller aanpassen op basis van
gesignaleerde en gevalideerde trends.
De IGJ houdt vanaf 2018 ISO-gecertificeerd toezicht om haar grip te verstevigen op planning en realisatie
van de voorgenomen activiteiten. Ze blijft haar effectiviteit continu verbeteren, evenals haar
werkprocessen en vaardigheden.
Ten slotte richt de IGJ haar toezicht op sector overstijgende zorg meer multidisciplinair in, informeert zij
meer over het toepassen van medische technologie, geneesmiddelen en medische producten en versterkt
zij haar deelname in de Europese fora.

Pagina 56 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Taken
14

De IGJ heeft verschillende instrumenten om het toezicht uit te voeren en toe te zien op de veiligheid en kwaliteit
van de zorg en van de jeugdhulpverlening.
Risicotoezicht
Met risicotoezicht zet de IGJ zich in op de grootste risico’s in de zorg. Dit doet de IGJ door proactief informatie te
verzamelen om zicht te krijgen op risico’s die zorg- of sector breed gelden. Het gaat om informatie die IGJ zelf
heeft opgebouwd of van buiten heeft ontvangen. De IGJ verzamelt gegevens over individuele zorgaanbieders en
bedrijven. De verzamelde informatie wordt gebruikt om te beoordelen welke zorgaanbieder of welk bedrijf wordt
bezocht. De analyse van deze verschillende data levert risicoprofielen op. De IGJ gaat daarna ter plekke bij de
zorgaanbieder of fabrikant na of dit profiel klopt. Als blijkt dat sprake is van (potentieel) risico, dan wordt
opgetreden.
Incidententoezicht
Met incidententoezicht reageert IGJ op meldingen van burgers, zorgaanbieders, fabrikanten, gemeenten en
andere instanties. Meldingen over incidenten, misstanden en terugkerende tekortkomingen zijn voor de IGJ een
belangrijke bron van informatie. Ze kunnen een signaal zijn voor een terugkerend risico. Iedereen kan een melding
doen, maar zorgaanbieders en fabrikanten zijn voor bepaalde incidenten verplicht deze bij de IGJ te melden. Deze
meldingen komen binnen bij het Meldpunt IGJ. Meldingen van burgers komen via het Landelijk Meldpunt Zorg.

Op basis van de ernst, de maatschappelijke invloed en de beoordeling van het lerend vermogen van de
zorgaanbieder besluit de IGJ om verder onderzoek te doen. Als dit het geval is, betrekt de IGJ de patiënt/cliënt
en/of naaste(n). Waar nodig werkt de IGJ bij behandeling van een melding samen of stemt af met andere partijen,
zoals andere toezichthouders of justitie.
Handhaving
Als de IGJ vaststelt dat de kwaliteit van zorgverlening onvoldoende is of dat door zwakke plekken in het zorgproces
de kans op vermijdbare schade te groot is, dan wordt er ingegrepen. Verschillende maatregelen zijn mogelijk, zoals
een bevel of een boete. De IGJ heeft ook opsporingsambtenaren in dienst die meer bevoegdheden hebben dan
een inspecteur. Deze mensen worden ingezet bij het opsporen van strafbare feiten. Bijvoorbeeld bij vermoeden
van seksueel misbruik door een zorgverlener. De IGJ werkt bij dit soort zaken nauw samen met politie, douane en
de FIOD.
De IGJ ziet ook toe op de verplichting voor zorgaanbieders om jaarlijks een Jaardocument Maatschappelijke
Verantwoording (JMV) of Jaardocument Jeugdzorg aan te leveren. Deze verplichting geldt voor zorginstellingen die
onder de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi) of de Jeugdwet vallen. Voldoet een zorgaanbieder niet aan deze
verplichting, dan legt de inspectie namens de minister van VWS een last onder dwangsom op.

14

Webpagina www.igj.nl/onderwerpen/hoe-werkt-ons-toezicht, geraadpleegd op 26-8-2019.

Pagina 57 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

5.3.3 Structuur van de organisatie

Figuur 1: Organogram 6-6-2018

Pagina 58 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

De IGJ telt drie domeinen voor uitvoerende taken en twee directies voor ondersteunende taken.
De drie domeinen bestaan uit verschillende eenheden die zich richten op toezicht en handhaving, het zogeheten
'primair proces'. Deze eenheden hebben elk een manager. De hoofdinspecteurs zijn eindverantwoordelijk voor
deze domeinen. De twee ondersteunende directies hebben een directeur. Allen vallen onder leiding van de
Inspecteur-Generaal, welke verantwoording aflegt aan het ministerie van VWS.
De drie domeinen van het toezicht zijn:
-

Curatieve Gezondheidszorg / Geneesmiddelen en Medische Technologie
Domein Maatschappelijke zorg
Domein Jeugd

De ondersteunende directies zijn:
-

Directie Beleid, Juridische zaken, Communicatie en Bureau Opsporing en Boetes
Directie Bedrijfsvoering

In enkele gevallen worden afdelingen twee keer vemeld, gevolgd door een nummer. De verklaring is dat de ‘span
of control’ op een gegeven moment te groot wordt voor één afdelingshoofd: op dat moment wordt een tweede
afdelingshoofd aangeduid en onderhouden zij (zeer) nauw contact. Dit heeft verder geen impact op de manier van
organiseren.
Daarnaast kent de IGJ nog een afdeling Toezicht Sociaal Domein / Samenwerkend Toezicht Jeugd, waarin wordt
samengewerkt met 3 andere inspecties op dit gebied (te weten Inspectie van het Onderwijs, Inspectie Justitie en
Veiligheid en Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid). De afdeling valt direct onder de Inspecteur-Generaal.

5.3.4 Besluitvormende overlegstructuren van de organisatie
De IGJ is, in de kern, een uitvoeringsorganisatie. Dit wil zeggen dat er minder beleid geschreven en vastgesteld
wordt dan bij bijvoorbeeld het kerndepartement VWS. De IGJ stelt wel eigen beleid vast, maar dit richt zich in veel
gevallen specifiek op inspectiebeleid.
Binnen de IGJ zijn er de volgende besluitvormende overlegstructuren op strategisch niveau:
-

Management Team (MT)
Domein Sturingsoverleg (per domein)
Directie overleg (per directie)

Zelf niet besluitvormend, maar wel van belang voor de besluitvorming is de permanente raad van advies: deze
adviseert de inspecteur-generaal over strategische vraagstukken en de ontwikkeling van de organisatie.
Door de IGJ zijn nog meer overlegstructuren als besluitvormend aangemerkt, maar deze zijn in hun aard
operationeel of tactisch. Het gaat hierbij om overleggen zoals het overleg risicotoezicht, het meldingen overleg en
het afdelings- of teamoverleg.

Pagina 59 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

5.3.5 Relatie van de organisatie met andere organisaties
De IGJ staat relatief gezien aan het einde van de zorgketen om toe te zien op uitoefening en de kwaliteit van de
zorg. Binnen deze keten is het echter van groot belang om de interactie op te zoeken. Met name op het gebied van
(inspectie)beleid dient de IGJ in nauw contact met haar omgeving te staan. De inspectie werkt dus nationaal en
15
internationaal samen met andere organisaties, diensten en bedrijven .
De IGJ speelt ook een rol in VWS-breed beleid door het aanleveren van informatie en het participeren in het
vormgeven van nieuw beleid op VWS niveau. In dit laatste geval is VWS degene die de informatie rond
besluitvorming borgt.
Daarnaast heeft de IGJ een rol in de zorgketen. De IGJ kent daarom ook beleid dat met anderen uit deze keten
wordt vastgesteld. Dit kan op Europees niveau zijn, met andere (rijks)overheidsinstanties maar ook met een
vakgroep uit een specifiek domein. De rol van de IGJ in dergelijke overlegstructuren zowel faciliterend als
participerend zijn.
Op nationaal niveau werkt de IGJ momenteel onder meer samen met:
-

-

-

De minister van VWS voor overleg met, en advies aan, de minister;
Het ministerie van VWS en andere ministeries door deelname aan (inter)departementaal overleg en door
participatie in de vormgeving van nieuw beleid op VWS-niveau. In dit laatste geval is VWS degene die de
informatie rond besluitvorming borgt;
De andere rijksinspecties en Wmo-toezichthouders in het sociaaldomein voor de afstemming van het
toezicht;
De politie, FIOD en douane op het gebied opsporing;
Het Openbaar Ministerie (OM) voor de afstemming van de samenloop van de handhaving;
De andere (rijks)overheidsinstanties, zoals met de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) voor de bevordering
van het toezicht op goed bestuur en integere bedrijfsvoering, voor de bevordering van het toezicht op de
transparantie en de aanpak van zorgfraude, en, tot slot, voor de ontwikkeling en implementatie van
kwaliteitstandaarden
Het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG), voor de coördinatie van het Meldpunt
geneesmiddelentekorten en –defecten;
De partijen uit het zorgveld zelf.

Op internationaal niveau richt de aandacht van de IGJ zich nu op:
-

-

15

Caribisch Nederland, Aruba, Curaçao en Sint Maarten:
o Toezicht houden op de BES-eilanden
o Samenwerken met de inspecties van Aruba, Curaçao en Sint Maarten
De Europese Unie (EU) en dan meer in het bijzonder op:
o Het toezicht op geneesmiddelen via het European Medicines Agency (EMA);
o Het toezicht op medische technologie via Competent Authorities for Medical Devices (CAMD);
o De opsporing van illegale handel in geneesmiddelen via de Working Group of Enforcement
Officers (WGEO);
o De Europese samenwerking rondom waarschuwingsmechanisme voor disfunctionerende
zorgverleners via het informatiesysteem voor de interne markt (IMI)

Zie ook Werkplan IGJ 2019., Utrecht, december 2018, 36 p.

Pagina 60 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

5.3.6 Processen van de organisatie
De IGJ ziet toe op alle zorgaanbieders en zorgverleners die in Nederland en Caribisch Nederland werkzaam zijn.
Met zoveel zorgaanbieders en zorgverleners kan de IGJ deze niet allemaal bezoeken. Daarom is het toezicht
risicogestuurd. Dat wil zeggen dat de aandacht van de IGJ vooral uitgaat naar waar risico’s groter zijn.
In het toezicht zijn er verschillende signalerende bronnen. Dit kunnen actuele maatschappelijke thema’s,
periodieke inspecties of trend-analyses door specialisten zijn (ook wel risicogestuurd toezicht). Daarnaast kunnen
dit ook meldingen van burgers of bedrijven zijn (ook wel incidentgestuurd toezicht). Wat hierin naar voren komt,
kan aanleiding geven tot het verder onderzoeken van meldingen (individuele gevallen), of onderwerpen die
individuele zorgverleners overstijgen maar waar sector-breed de veiligheid of kwaliteit beter kan. (Actuele)
voorbeelden van risicotoezicht zijn netwerkzorg, infectiepreventie, medicatieveiligheid over de hele keten, of een
veilige cultuur op werkvloer in het zorgveld. Uiteindelijk kunnen toezichts-activiteiten leiden tot uiteenlopende
maatregelen met verschillende impact. Via deze risico gestuurde strategie wil de IGJ effectief toezicht kunnen
houden op een uitgebreide sector.
Naast de reguliere inspectieprocessen heeft de IGJ ook een apart proces in het geval van crisistoezicht. Dit middel
wordt ingezet daar waar direct handelen noodzakelijk is om de kwaliteit van de zorg te borgen. Een recent
voorbeeld (2018) hiervan is de sluiting van twee Amsterdamse ziekenhuizen.
De IGJ beschikt over een divers handhavingsinstrumentarium. Binnen het inspectieproces kan de IGJ handhaving
inzetten via het bestuursrecht en/of sectorspecifieke wetgeving. Indien de inspectie handhavend optreedt wordt
dit een interventie genoemd.
Bij bestuursrechtelijke interventies kan worden gedacht aan het geven van een bevel, een aanwijzing, of het
opleggen van een last onder dwangsom of een last onder bestuursdwang. Daarnaast heeft de inspectie
bevoegdheden om een bestuurlijke boete op te leggen. Een interventie kan ook een niet-wettelijk karakter
hebben, de zogenoemde informele interventie, zoals bijvoorbeeld wanneer de inspectie een verbeterplan aan de
zorgaanbieder of zorgverlener vraagt of wanneer de inspectie verscherpt toezicht instelt. Verder kan de inspectie
het tuchtrecht inzetten door een klacht in te dienen bij een tuchtcollege of een voordracht te doen bij het College
van medisch toezicht.
De IGJ kan ook aangifte doen, indien zij strafrechtelijke overtredingen constateert tijdens haar toezicht.

5.3.7

(Basis)registraties van de organisatie

De IGJ ontvangt en registreert gegevens omtrent zorgaanbieders en individuele zorgverleners. Dat omvat ook de
volgende, wettelijk verankerde registraties:
-

-

-

Het ‘register van gevestigde apothekers’ op grond van de Geneesmiddelenwet. Degene die de leiding
heeft over een openbare apotheek moet zich op eigen verzoek inschrijven in dit register. Anders mogen
de apothekers binnen de apotheek geen receptgeneesmiddelen ter hand stellen.
De ’aantekeningen in het kader van de vergewisplicht’, ten behoeve van de controle van het
arbeidsverleden bij de werving van een zorgverlener op grond van de Wet kwaliteit, klachten en
geschillen zorg (Wkkgz). Zorgaanbieders kunnen navraag doen bij de IGJ of de IGJ een aantekening heeft
geplaatst. De IGJ doet dit als een zorgverlener een ernstige bedreiging kan vormen voor de veiligheid van
cliënten.
Het ‘register van zelfbindingsverklaringen’ op grond van de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische
ziekenhuizen (Bopz). Op grond van deze wet kan een patiënt samen met zijn behandelend psychiater een
zelfbindingsverklaring opstellen waarin hij vastlegt onder welke omstandigheden hij in een psychiatrisch

Pagina 61 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

ziekenhuis wil worden opgenomen (met een Zelfbindingsmachtiging) en op welke manier en hoe lang
(maximaal 6 weken) hij dan mag worden behandeld tegen zijn wil (indien van toepassing ook na opname
met een voorlopige machtiging of een Inbewaringstelling). De IGJ houdt ter bescherming van de patiënt
een register bij van deze verklaringen. Het register zal tot 1 januari 2020 worden gehandhaafd. Binnen de
nieuwe wet Wvggz vervalt dit register en wordt deze verantwoordelijkheid belegd bij de Officier van
Justitie.
De website van de IGJ geeft mogelijk de indruk dat de IGJ ook het Landelijk Implantaten Register (LIR) en het
Bijwerkingenregister Implantaten beheert. Deze registers worden echter door het CIBG beheerd, de IGJ is hiervan
wel afnemer.

5.4 Ordeningsstructuur en informatiesystemen
5.4.1 Verhouding papier-digitaal
De IGJ heeft (nog) geen vervangingsbesluit genomen. Dit wil zeggen dat zij de bij haar binnengekomen informatie
in beginsel nog op papier verwerkt. Als voorfase voor het vervangingsbesluit is sinds 2015 gestart met het (laten)
digitaliseren van binnenkomende post (van toen nog de IJZ en de IGZ) bij de scanstraat van de Belastingdienst in
Heerlen. De fysieke documenten worden vervolgens opgeslagen in dagdozen bij een andere partij, Doc-Direkt.
Doc-direkt draagt hierbij zorg voor het bewerken en beheren van de papieren archieven van de IGJ.
De IGJ hoopt op termijn een vervangingsbesluit te kunnen nemen. Momenteel wordt gewerkt aan het ontwikkelen
van de systemen en procedures, welke randvoorwaardelijk zijn voor een dergelijk besluit.

5.4.2 Archiefsystemen
De IGJ verkeert op het gebied van de informatiehuishouding momenteel in een periode van transitie. Deze
transitie is zowel van toepassing op de transitie van papier naar digitaal, alsook van verschillende document- en
archiefbeheersystemen naar een zaaksysteem.
Termijnlijst
Het huidig archiefbeheersysteem ‘Termijnlijst’ is door de IGZ gebouwd in Oracle Apex. Deze eenvoudige applicatie
maakt het mogelijk om op dossierniveau metadata te registeren, zoals onderwerp, classificatie en handelingen.
Doordat deze goed bijgehouden wordt en gerichte zoekopdrachten mogelijk maakt, is deze applicatie
instrumenteel voor opvragen en raadplegen van papieren en andere analoge documenten’. Binnen de applicatie
wordt de term ‘Handeling’ gebruikt, waar in deze selectielijst de term ‘proces’ gebruikt wordt. De nieuwe
selectielijst zal binnen deze applicatie verwerkt worden.
SPEC
De IGJ is in 2016 gestart met de aanbesteding voor een zaaksysteem. Uit deze aanbesteding kwam ‘Rijkszaak’ als
winnaar uit de bus. Lokaal wordt het zaaksysteem ‘SPEC’ genoemd. In december 2018 heeft de eerste afdeling van
de IGJ SPEC geïmplementeerd. Naar verwachting zal de rest van de organisatie in de periode 2019 – 2020 SPEC
gaan gebruiken.
Met SPEC beoogt de IGJ een belangrijke stap te maken naar digitaal archiefbeheer en een vervangingsbesluit. Dit
wordt gerealiseerd doordat bij dit zaaksysteem een archieffunctionaliteit is ingebouwd, een voorbeeld van
‘archivering by design’. Hierbij loopt de indeling van de ‘zaaktypen’ gelijk met de desbetreffende categorieën van

Pagina 62 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

de selectielijst. Daarnaast zal SPEC mogelijkheid bieden tot selectie, vernietiging en overbrenging van permanent
te bewaren dossiers naar het Nationaal Archief.
WPM
De IGJ heeft sinds 2006 het systeem WPM in huis. Dit CRM-systeem bevat de registraties van zorgverleners en
zorgaanbieders. In de toekomst zal dit systeem afgebouwd worden en de functionaliteit overgezet worden naar
SPEC.
Sharepoint
De IJZ gebruikte hoofdzakelijk Sharepoint voor de administratie van de werkzaamheden. Ook de registratie van
inkomende en uitgaande post valt hieronder. In de toekomst zal dit systeem afgebouwd worden en de
functionaliteit overgezet worden naar SPEC.

5.4.3 Ordening
Artikel 5, lid 2, van het Archiefbesluit 1995 bepaalt dat de systematische opsomming van categorieën
archiefbescheiden in een selectielijst in overeenstemming is met de ordeningsstructuur.
Het inspectieproces van de IGJ is in de context van deze selectielijst geanalyseerd om de aansluiting te borgen op
het zaaksysteem. Deze analyse geeft een helder beeld van de samenhang van de (inspectie)processen en de
mogelijke uitkomsten. De ordeningsstructuur in het huidige archiefbeheersysteem ‘Termijnlijst’, kan op
dossierniveau worden verbonden met de processen van de voorliggende selectielijst. De metadata van elk dossier
verwijzen naar het relevante proces en de bijbehorende bewaartermijn.
Binnen SPEC zal gewerkt gaan worden met een zogenoemd zaaktypecatalogus om de ordening weer te geven die
in deze selectielijst wordt weergegeven. Dit vergt verder geen aanpassingen meer aan deze selectielijst, aangezien
deze al procesgericht is ingericht. Alle overige geautomatiseerde systemen (WPM, Sharepoint, WBS, Topdesk, enz.)
kunnen eenvoudig en één-op-één gekoppeld worden aan een desbetreffend proces in de selectielijst.

5.5 Processen IGJ
De IGJ heeft, naar voorbeeld van het kerndepartement, het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid door
vertaald naar de praktijk. Binnen de IGJ worden niet alle processen uitgevoerd die in het GWR zijn opgenomen. De
processen die niet door de IGJ worden uitgevoerd, zijn dan ook niet opgenomen in de Selectielijst processen
Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Een aantal processen zijn uitgesplitst voor een betere aansluiting op de
ordeningsstructuur en de werkprocessen van de IGJ, waarbij de waardering soms is gedifferentieerd. Tot slot is ook
uitzonderen van vernietiging zoals benoemd in de Selectielijst processen kerndepartement, paragraaf 4.5.
A. Sturing en inrichting
Categorie 1. Het maken en uitvoeren van afspraken inzake de inrichting en besturing van de organisatie
Binnen het bereik van deze categorie valt alle neerslag met betrekking tot de inrichting van de organisatie, zoals
bijvoorbeeld het instellen van dienstonderdelen. Voorbeelden van overige neerslag zijn: jaarplannen,
managementcontracten, directieplannen, samenwerkingsovereenkomsten, het afleggen van verantwoording over
geleverde ondersteuning aan de organisatie (rapportages).

Pagina 63 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 1.1

Het inrichten van de organisatie

Waardering

SA-B1

Toelichting

Het instellen moet met een formeel instellingsbesluit gebeuren. Het betreft hier
organisatieonderdelen, raden, commissies enzovoort op de beleidsterreinen Volksgezondheid,
Welzijn, Sport. Ook het verzelfstandigen en inrichten van organisaties met overheidstaken
inzake uitvoering, normstelling en controle (agentschappen en zbo’s) en de voorbereiding
door kwartiermakers. Denk hierbij ook aan archiefbescheiden waarvan de inhoud leidt tot
wijzigingen / aanpassingen / vernieuwingen in / van de organisatie.

Voorbeeld
producten

Formele instellingsbesluiten, overeenkomsten; wijzigingsvoorstellen; evaluaties; maatregelen;
overeenkomsten en eindverslagen.

Proces 1.2

Het sturen van de organisatie op het niveau van IG, MT, Domeinen en Directies

Waardering

SA-B1

Toelichting

Onder sturing dient te worden verstaan gerichte beïnvloeding door de bestuurders zodat door
invoering en handhaving van een stelsel van maatregelen en procedures (beheersing) de
zekerheid ontstaat dat de organisatie de gepubliceerde beleidsdoelstellingen blijvend kan
realiseren. Denk hierbij ook aan archiefbescheiden waarvan de inhoud leidt tot
wijzigingen/aanpassingen/vernieuwingen in/van de organisatie.

Voorbeeld
producten

Gespreksverslagen met de Ondernemingsraad IGJ (ORIGJ), strategische visies op de
taakvervulling; jaarplannen en meerjarenplannen; advisering aan de ambtelijke top;
hoofdlijnen van het (inspectie)beleid, het sluiten van overeenkomsten met
(overheids)organisaties ter uitvoering van beleid en het nemen van maatregelen op dit
gebied. Dit onder meer in de vorm van het afsluiten en toetsen van convenanten,
bestuursovereenkomsten, monitoring- en uitvoeringsprogramma’s, organisatie- en
mandaatbesluiten.

Proces 1.3

Het sturen van de organisatie op het niveau van afdelingen en teams

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Onder sturing dient te worden verstaan gerichte beïnvloeding door de bestuurders zodat door
“het invoeren en handhaven van een stelsel van maatregelen en procedures” (de beheersing)
de zekerheid ontstaat dat de organisatie de gepubliceerde beleidsdoelstellingen blijvend kan
realiseren.

Voorbeeld
producten

Nadere uitwerking van (management)werkafspraken binnen directies (rapportage over
voortgang, afronding en evaluatie van werkafspraken en structureel overleg over de
werkafspraken), werkoverleg, opstellen en vaststellen van jaarlijkse afdelingsplannen.

Pagina 64 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 1.4

Het beheersen van de organisatie

Waardering

V 7 na afhandeling van dossier

Toelichting

Planning en control-cyclus, werkgroepen m.b.t. inrichten van de organisatie, het besturen van
de organisatie onder meer door de inzet van managementinstrumenten en het houden van
hierop gericht overleg, het centraal overleg met de medezeggenschap.
Hieronder ook werkgroepen.

Voorbeeld
producten

Stukken van de planning- en control-cyclus; verslagen van overleg met de Ondernemingsraad
(OR) die ter kennisname zijn ontvangen; Stukken met betrekking tot de concerncontrollersrol
en het toezicht op een doelmatige en doeltreffende financiële bedrijfsvoering.

B. Primaire functies
Categorie 2. Het maken, verantwoorden en uitdragen van beleid
Voorbeelden van producten die hieronder vallen zijn: beleidsnotities, nota’s, verkenningen, rapporten, adviezen,
strategieplannen, meerjarenprogramma’s, visiedocumenten, rekenkameronderzoeken, jaarverslagen (op het
gebied van beleid en uitvoering) en verslagen van (buitenparlementaire) acties.
Proces 2.1

Het maken, verantwoorden en uitdragen van beleid

Waardering

SA-B3

Toelichting

Het betreft het adviseren van politieke en ambtelijke leiding, ontwikkelen en evalueren van
beleid, gereed maken van beleid voor implementatie, het (internationaal) uitdragen van
beleid, overleg met betrokken actoren. Denk hierbij ook aan archiefbescheiden waarvan de
inhoud leidt tot wijzigingen/aanpassingen/vernieuwingen in/van beleid.

Voorbeeld
producten

Verdragen; beleidsnotities; -nota’s, verkenningen; rapporten, (ontvangen) adviezen; (van
andere
overheidsorganisaties);
strategieplannen;
ministerraadadviezen;
meerjarenprogramma’s; visiedocumenten; jaarverslagen op het gebied van beleid;
jaarverslagen op het gebied van uitvoering (handhaving en toezicht verslagen van
buitenparlementaire acties; beantwoorden van Kamervragen (ook op PIOFACH gebied);
verslagen Algemeen Overleg (AO) met de Kamer; het afleggen van verantwoording aan de
Staten-Generaal (of Europese instellingen); vragen Europees parlement, parlementaire
enquêtes; verslagen van overleg (met betrokken actoren); de voorbereiding van een
standpunt ter inbrenging in de ministerraad, onderraden, Staten-Generaal en (inter)nationale
gremia; voorlichtingsbeleid; doorberekening van beleidsvoornemens

Pagina 65 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 2.2

Het adviseren van andere overheidsorganisaties over (uitvoering van) beleid.

Waardering

V10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Indien de IGJ adviseert over beleid wat bij andere organisaties en/of het kerndepartement
vastgesteld wordt. Zie voor ontvangen adviezen proces 2.1.

Voorbeeld
producten

Adviezen.

Proces 2.3

Het voorbereiden van, voeren van overleg met en het terugkoppelen uit verschillende
overlegstructuren op rijks- en inter- en intradepartementaal niveau.

Waardering

V10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het betreft hier met name vergaderverslagen van overleggremia die op rijks- of inter- of
intradepartementaal niveau worden gevoerd. Tevens het secretariaat wordt niet gevoerd
door IGJ. Denk bijvoorbeeld aan SG-beraad, CIO-beraad.

Voorbeeld
producten

Onder meer vergaderverslagen; rapporten.

Categorie 3. Het maken van wet- en regelgeving.
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen IGJ, omdat de IGJ geen processen uitvoert in deze
categorie.
Categorie 4. Het (mede) opstellen van de rijksbegroting en de ramingen voor de volgende jaren.
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen IGJ, omdat de IGJ geen processen uitvoert in deze
categorie.
Categorie 5. Het geven van voorlichting en verstrekken van informatie aan burgers, bedrijven, instellingen en
andere overheden.
Voorbeelden van neerslag van de processen in deze categorie zijn: folders, WOB-verzoeken, burgerbrieven,
adviezen, Koningsbrieven.
Proces 5.1

Het adviseren in het kader van en het uitvoeren van de Wet openbaarheid van bestuur
(Wob) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Waardering

V10 na afhandeling van het dossier

Toelichting

Het adviseren van het kerndepartement bij het behandelen van verzoeken op grond van de
Wob of het zelf behandelen van verzoeken op grond van de AVG.

Voorbeeld

Verzoek; correspondentie.

Pagina 66 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

producten

Proces 5.2

Het actief openbaar maken van documenten ter uitvoering van de Gezondheidswet, de
Jeugdwet en de Wet open overheid (Woo)

Waardering

SA-B4

Toelichting

Het actief openbaar maken van (al dan niet geanonimiseerde) documenten in het kader van
wetgeving.

Voorbeeld
producten

Inspectierapporten anders dan rapportages over meldingen, interventies, beleidsnotities.

Proces 5.3

Het verrichten van woordvoering en publieksvoorlichting

Waardering

SA-B4 (eindproducten), V 5 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het voorbereiden, opstellen, verrichten en evalueren van publieksvoorlichting. Hierbij valt aan
te tekenen dat uitingen op het internet uit naam van de organisatie hier ook onder vallen.

Voorbeeld
producten

Websites; uitingen op social-media; persberichten; toespraken; publicaties; tv-campagnes;
Postbus 51-campagnes.

C. Handhaving en toezicht
Het (periodiek) bekijken door de ene overheid (door of namens kerndepartement) of ten uitvoer gebracht beleid
door een andere overheid (zelfstandige organisatie met een publieke taak binnen of buiten de rijksdienst) voldoet
aan de wettelijke voorschriften en daaraan gestelde eisen. Dit is inclusief de terugkoppeling ervan naar alle
belanghebbende partijen (i.c. regering, Tweede Kamer, Europese Commissie en andere belanghebbenden) en het
doen van de daarmee gepaard gaande heroverwegingen en aanbevelingen ter verbetering van dat beleid en de
sturing van die zelfstandige organisatie met publiekrechtelijke taak. Ook het kwaliteitstoezicht op andere
overheden hieronder valt hieronder. Andere term: interbestuurlijk toezicht.
Categorie 6. Het uitoefenen van toezicht op overheidsorganisaties en buitendiensten
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen IGJ, omdat de IGJ geen processen uitvoert in deze
categorie.
Categorie 7. Het controleren op naleving van wet- en regelgeving en handhaving ervan
Binnen deze categorie valt de kern van het handelen van de Binnen het bereik van deze categorie valt alle neerslag
met betrekking tot de uitvoering van het toezicht.
Proces 7.1

Het verwerken van een melding

Waardering

Indien geen wettelijke interventie - V10 na afhandeling van dossier

Pagina 67 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Indien wettelijke interventie – V15 na afhandeling van dossier
Toelichting

Een melding bestaat uit een gebeurtenis die bij de IGJ gemeld wordt door burgers,
(individuele) zorgaanbieders en andere organisaties met signalen over mogelijke
tekortkomingen in de zorg.

Voorbeeld
producten

Schriftelijke meldingen (dossiers) en digitale meldingen (meldingenregistratiesysteem);
correspondentie; telefoonnotities; e-mailberichten; melding tuchtrecht.

Proces 7.2

Het verwerken van een aanvraag of verzoek

Waardering

Indien geen wettelijke interventie - V10 na afhandeling van dossier
Indien wettelijke interventie – V15 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het beoordelen van en vervolgens adviseren of toestemmen, BOPZ aanmerkingen,
Opiumverlof, lidmaatschappen, toestemming, aanvragen, verzoeken.

Voorbeeld
producten

Adviezen en beoordelingen voor vergunningen; Toestemmingsaanvraag;
Advies bij
toekenning onderscheidingen en ereblijken; Aanvraag lid beroepsgenoot voor zitting in een
tuchtcollege; Aanvraag Bopz-aanmerking; Opium Verlof.

Proces 7.3

Het behandelen van vragen over het toezicht op de zorg

Waardering

V2 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het beantwoorden van vragen over het toezicht op de gezondheidszorg, de volksgezondheid
of de jeugdzorg.

Voorbeeld
producten

Correspondentie; rapportage; webformulieren; registratie informatieverzoeken.

Proces 7.4

Het monitoren van en adviseren bij klachten over de zorg

Waardering

V5 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het adviseren en begeleiden van burgers met klachten over de kwaliteit van de
gezondheidszorg en het volgen van de klachtafhandeling bij de zorgaanbieders.

Voorbeeld
producten

Correspondentie; rapportage; webformulieren; registratie informatieverzoeken.

Proces 7.5

Het verwerken van een registratie

Waardering

V2 na afhandeling van dossier

Pagina 68 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Toelichting

Het verwerken van een registratie in een register of overzicht van opgaven en overzichten van
instellingen, beroepsbeoefenaren, producenten in de gezondheidszorg.

Voorbeeld
producten

Correspondentie; (web)formulieren; gegevensberichten.

Proces 7.6

Het beheren en muteren van administraties ter ondersteuning van het toezicht op de
volksgezondheid

Waardering

V30 na beëindiging activiteit zorgaanbieder
V90 na geboortedatum voor individuele zorgverleners

Toelichting

Het verwerken van een registratie in een register of overzicht van opgaven en overzichten van
instellingen, beroepsbeoefenaren, producenten in de gezondheidszorg.

Voorbeeld
producten

Databankgegevens; lijsten; registers

Proces 7.7

Het uitvoeren van risicotoezicht

Waardering

Indien geen wettelijke interventie - V10 na afhandeling van dossier
Indien wettelijke interventie – V15 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het, al dan niet thematisch, uitoefenen van toezicht op instellingen, beroepsbeoefenaren en
producenten in de gezondheidszorg.

Voorbeeld
producten

Toezichtdossiers zorgaanbieders; databankgegevens;
correspondentie; telefoonnotities; e-mailberichten.

vragenlijsten;

bezoekverslagen;

D. Kennis en advies
Voor de gehele beleidscyclus wordt gebruik gemaakt van verschillende vormen van kennis en advies ter
ondersteuning van de kwaliteit van het beleidsproces en het beleid. De politiek maakt gebruik van adviezen door
(bijv.) de ingestelde onafhankelijke adviesraden. De kerndepartementen maken gebruik van diverse vormen van
kennis en advies. Deels is de kennis- en adviesfunctie ondergebracht binnen de Rijksdienst zelf, maar ook
daarbuiten, zowel publiek als privaat.
Categorie 8. Het (laten) verrichten van onderzoek en het rapporteren hierover.
Proces 8.1

Het (laten) uitvoeren van intern of extern (wetenschappelijk) onderzoek

Waardering

V10 na afhandeling van dossier
Indien eindrapport of gespecificeerde en gevalideerde dataset – SA-B4

Toelichting

Het uitvoeren of het geven van de opdracht tot de uitvoering van een intern of extern

Pagina 69 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

(wetenschappelijk) onderzoek betreffende het toezicht op de gezondheidszorg, de
volksgezondheid en jeugd.
Voorbeeld
producten

Opdracht; correspondentie; databases; eindrapport.

E. Ondersteunende -secundaire- functies (PIOFACH)
Bedrijfsfuncties die direct dan wel indirect de primaire functies faciliteren. Ondersteunende functies worden ook
wel aangeduid als ‘PIOFACH-functies’. In tegenstelling tot primaire functies zijn ondersteunende functies niet
rechtstreeks te relateren aan de doelstellingen en het eindresultaat.
Categorie 9. Het verlenen van ondersteunende diensten (PIOFACH)
Ondersteunende functies zijn gericht op het ter beschikking stellen van mensen, gebouwen en middelen aan de
Rijksdienst zelf ten behoeve van het zo goed mogelijk uitvoeren van de primaire taken. Onder de bedrijfsvoering
vallen alle bedrijfsprocessen die ervoor zorgen dat een overheidsorgaan functioneert. De neerslag van deze
processen is zeer omvangrijk en veelvormig.
De IGJ maakt voor deze categorie gebruik van dezelfde processen als die van het kerndepartement. Deze zijn
omschreven in de lijst van het kerndepartement onder E. Ondersteunende -secundaire- functies (PIOFACH) in
Categorie 9. Het verlenen van ondersteunende diensten (PIOFACH).
F. Uitvoering
Deze functie verenigt alle primaire uitvoerende processen van de overheid die gericht zijn op burgers, bedrijven en
instellingen. Grofweg wordt onderscheid gemaakt tussen de bedrijfsfuncties dienstverlening en handhaving.
Voorbeelden zijn: het verlenen van vergunningen, het verstrekken van subsidies, het heffen van belastingen en het
handhaven van verkeersregels.
Categorie 10. Het leveren van producten en diensten aan personen, bedrijven, instellingen en (lagere of andere)
overheden
De producten en diensten worden geleverd op basis van een wettelijk opgelegde publieke taak.
Proces 10.1

Het behandelen van klachten over de organisatie

Waardering

V10 na afhandeling van het dossier

Toelichting

Het behandelen van klachten van burgers, bedrijven en instellingen ingediend op grond van
hoofdstuk 9 van de Awb tegen de IGJ. Tevens klachten via de Nationale Ombudsman, Kamers
der Staten Generaal of het Kabinet van de Koning.

Voorbeeld
producten

Klachten; onderzoeksverslag; correspondentie; afdoeningsbrief; bevindingenrapport.

Categorie 11. Het heffen en innen bij en het uitkeren aan burgers, bedrijven en instellingen, specifiek uitgevoerd
door de Belastingdienst.
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen IGJ, omdat de IGJ geen processen uitvoert in deze
categorie.

Pagina 70 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Categorie 12. Het vertegenwoordigen van de Minister of Staat in bestuursrechtelijke procedures voor
(inter)nationale gerechtelijke instanties.
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen IGJ, omdat de IGJ geen processen uitvoert in deze
categorie.

Pagina 71 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Categorie 13. Het onderhouden van (internationale) betrekkingen en samenwerkingsverbanden.
Deze categorie ligt in de sfeer van het presenteren van de organisatie aan de (internationale) gemeenschap zoals
de organisatie van (inter)nationale congressen, conferenties, symposia etc. en het samenwerken met andere
inspecties op internationaal niveau.
Proces 13.1

Het
deelnemen
aan
samenwerkingsverbanden

Waardering

SA-B2 indien secretariaat bij IGJ

(internationale)

organisaties

en

commissies

en

V10 indien geen secretariaat
Toelichting

Dit betreft de neerslag van (het meewerken aan) (internationale) organisaties, commissies en
samenwerkingsverbanden

Voorbeeld
producten

Uitnodigingen voor reizen; bezoeken en geschenken; correspondentie; vergaderstukken.

Categorie 14. Het leveren van overheidsdiensten bij crises en calamiteiten
Deze categorie is gericht op de bescherming van de volksgezondheid tegen alle denkbare bedreigingen. Voor de
IGJ heeft deze categorie met name betrekking op het houden van toezicht op de kwaliteit van zorg ten tijde van
een crisissituatie.
Proces 14.1

Het uitvoeren van crisistoezicht

Waardering

SA-B3

Toelichting

Het uitoefenen van toezicht op instellingen, beroepsbeoefenaren en producenten in de
gezondheidszorg ten tijde van crisissituaties.

Voorbeeld
producten

Toezicht dossiers zorgaanbieders; databankgegevens; vragenlijsten; bezoekverslagen;
correspondentie; telefoonnotities; e-mailberichten.

Pagina 72 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

5.6 Bijlage: Verslag risicoanalyse IGJ
In het kader van de risicoanalyse hebben er gesprekken plaatsgevonden tussen de informatiemanager en het team
dat het nieuwe informatiesysteem aan het inrichten is. In het kader van de inrichting van dit nieuwe systeem
hebben in de afgelopen twee jaar diverse gesprekken plaatsgevonden met interne stakeholders om het
informatiesysteem aan te laten sluiten op de organisatie. Hierbij is in beginsel ook het BSD 2009 gebruikt voor de
initiële inrichting. Inmiddels heeft er vergaande afstemming plaatsgevonden om alle drie de uitgangspunten op
elkaar aan te sluiten. Hiermee zijn de organisatie, het informatiesysteem en de selectielijst dus op één lijn
uitgekomen.
Het schema uit figuur 3, is een schematische weergave van de uitkomst van deze sessies. Aanvullend is in dit
schema vervolgens de waarderingsmethodiek, zoals omschreven in paragraaf 2.2 van dit document, gebruikt om
de bewaartermijnen te duiden van de verschillende onderdelen. Hier kwamen een aantal conclusies uit naar
voren.
Korte doorloop – V2/V5 (groen)
De IGJ heeft als primaire taak het toezicht op de kwaliteit van zorg. Echter naast meldingen die gerelateerd zijn
aan, of leiden tot, een inspectie, krijgt de IGJ ook vragen, klachten en registraties binnen. Het betreft kortlopende
processen met een minimale verdere waarde voor het inspectieproces. In beginsel is hier de termijn V2 gekozen
vanwege het kortlopend karakter. Dit is binnen de organisatie besproken. Hierna kwam de vraag kwam of dit
specifiek voor vragen opgerekt kon worden naar V5, omdat hier data-analyses op worden verricht.
Organisatiegeheugen – V10 (oranje)
Het belangrijkste proces van de organisatie is het inspectieproces. Deze kent een aantal aanleidingen waarna het
proces gaat lopen. De belangrijkste zijn hier de melding en de aanvraag/verzoek. Deze vertegenwoordigen een
externe prikkel om het inspectieproces te starten en wordt ook wel incidententoezicht genoemd. Er kan ook
sprake zijn van een interne prikkel. Dit wordt ook wel risicogestuurd toezicht genoemd. Hierbij is er sprake van een
(informatie) analyse die leidt tot de start van een toezichtsproces. Binnen het proces zelf worden vervolgens
keuzes gemaakt over het wel of niet starten van een inspectie, het wel of niet toepassen van een interventie én
indien er een interventie is gepleegd, over het eventueel nogmaals starten van het inspectieproces ter monitoring
en controle. Het betreft hier de primaire taak van de IGJ, waarbij men dus spreekt over het organisatiegeheugen.
Recidive – V15 (rood)
In enkele gevallen leidt een inspectie tot een gerechtelijke interventie (dit kan verschillende wettelijke grondslagen
hebben). Indien dit het geval is, verandert de waardering van het volledige dossier in V15, vanwege een mogelijke
recidive.
Gegevensregistraties – V30 / V90 (niet in schema)
De IGJ heeft een zeer groot belang bij een actueel beeld van zorgverleners en zorgaanbieders. Hiertoe houdt de IGJ
een administratie bij van zorgverleners en zorgaanbieders. Er speelt hier echter ook een belang in het kader van de
AVG. De IGJ moet kunnen aantonen dat deze informatie nodig is voor haar toezichtstaak. Er schuilt een risico in
registraties van zorgverleners en zorgaanbieders die niet meer actief zijn. Om dit te kunnen ondervangen is zowel
gekeken naar het risico dat een zorgaanbieder doorstart, waar aannemelijk is dat dit na een termijn van 30 jaar
niet meer zal gebeuren. Dit is tevens de verjaringstermijn. Voor individuele zorgverleners is een termijn gekozen
van 90 jaar ná geboortedatum. Dit omdat individuen gedurende hun levensloop wederom actief kunnen worden
als zorgverlener. Uit het oogpunt van recidive zal een zorgverlener dus een leven lang in beeld blijven.
Het betreft hier nadrukkelijk geen dossiers, waar op individuele onderdelen vernietigingstermijnen zitten, maar
gegevensregistraties die aan een dossier gerelateerd zijn.

Pagina 73 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Figuur 2: Schematische weergave en risicoanalyse primair proces IGJ

Pagina 74 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

6 Selectielijst processen College ter beoordeling van geneesmiddelen
(CBG) en Agentschap (aCBG)
6.1 Inleiding
Het College ter beoordeling van geneesmiddelen (CBG) is een publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan (ZBO)
en de taken van de organisatie vallen daarom geheel onder de Archiefwet 1995. Het CBG heeft géén eigen
rechtspersoonlijkheid, is bijgevolg onderdeel van de Staat der Nederlanden en is daarom geen zorgdrager in de zin
16
van de Archiefwet . De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) is met betrekking tot het CBG
verantwoordelijk voor de sturing en het toezicht als bedoeld in de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen en de
instellingswet voor het CBG. Op grond hiervan is de minister bestuurlijk verantwoordelijk voor de archiefvorming
van het CBG.
Het agentschap College ter beoordeling van geneesmiddelen (aCBG) is een organisatieonderdeel van het
17
Ministerie van VWS en de taken vallen daarom geheel onder de Archiefwet 1995. Ook het aCBG heeft geen eigen
rechtspersoonlijkheid en is daarom evenmin zorgdrager in de zin van de Archiefwet. Concreet houdt dit in dat de
Minister van VWS formeel zorgdrager is voor de informatie van het aCBG.
Het archief van het CBG wordt aangehouden bij het aCBG middels een gezamenlijk archief.
18

Het aCBG valt onder de Regeling documentair informatiemanagement VWS 2015 , welke nadrukkelijk de
verantwoordelijkheid voor een goed en efficiënt beleid op het gebied van Informatie en ICT (en daarmee dus ook
op het gebied van archiefbeheer) aan de Chief Information Officer (CIO) van het aCBG toewijst (zie artikel 6, lid 3).
Het aCBG verricht ook uitvoerende werkzaamheden op het terrein van diergeneesmiddelen. Zij bereidt de
besluitvorming rondom diergeneesmiddelen voor, onder meer voor de Commissie Registratie Diergeneesmiddelen
(CRD). Deze Commissie adviseert de minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, die beleidsmatig en
politiek verantwoordelijk is. De processen m.b.t. diergeneesmiddelen blijven in deze concernbrede selectielijst
VWS dan ook buiten beschouwing. Tot nu toe zijn deze waarderingen vastgelegd in: ”Vaststelling selectielijst
neerslag handelingen Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit beleidsterrein ‘Gezondheid en welzijn
19
van dieren’ vanaf 1945 ” van 18 juni 2008.

6.2 Toelichting op de Selectielijst van het CBG en agentschap
6.2.1 Verantwoording systematiek van waardering
Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid als basis
Net als die van het kerndepartement, zijn ook de processen van het CBG en agentschap uitgewerkt op basis van
het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid (GWR) versie 2.0. Meer hierover in paragraaf 2.2.1.
Systeemanalyse
16

Zie: https://www.inspectie-oe.nl/toezichtvelden/overheidsinformatie/geinspecteerdeinstellingen/publiekrechtelijke-zelfstandige-bestuursorganen
17
Zie: https://wetten.overheid.nl/BWBR0040606/2019-03-06
18
Zie: https://wetten.overheid.nl/BWBR0036912/2015-08-01
19
Zie: https://wetten.overheid.nl/BWBR0024116/2008-07-09/0

Pagina 75 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Het aCBG heeft gebruik gemaakt van het VWS-model voor de systeemanalyse (zie paragraaf 2.2.2). Voor de
uitvoering van de systeemanalyse heeft het aCBG de handreiking van het Nationaal Archief gevolgd. Binnen deze
handreiking dient de omschrijving van de organisatie en haar taken als handvat voor de systeemanalyse. Deze is
uitgewerkt in paragraaf 6.3.
Risicoanalyse
Het aCBG heeft gebruik gemaakt van het VWS-model voor de risicoanalyse (zie paragraaf 2.2.3). De definitieve
vernietigingstermijnen in de selectielijst van het CBG en het aCBG zijn tot stand gekomen door de
advieswaardering van processen in het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid te leggen naast die uit de oude
selectielijsten en de sectorale wetgeving. Verder zijn diverse stakeholders uit het primaire en secundaire proces
tijdens een risicoanalyse-sessie bevraagd en zijn de bewaar- en vernietig-eisen vanuit de organisatie
geïnventariseerd. Deze zijn bevestigd en vastgesteld door de directie van het agentschap en door het College.

6.2.2 Criteria voor het maken van uitzonderingen
Het aCBG (en hier sluit het CBG zich bij aan) hanteert dezelfde criteria voor het maken van uitzonderingen als die
gehanteerd worden door VWS (zie paragraaf 2.3).
Voor de hotspotmonitor is het raadzaam om dit op het niveau van het overkoepelende ministerie van VWS op te
pakken. Immers, het aCBG zal ‘eigen’ onderwerpen hebben voor de hotspotlijst, maar vaker nog zullen deze
onderwerpen de eigen organisatie overstijgen. In overleg met het kerndepartement is daarom gekozen voor
vaststelling van de onderwerpen voor de hotspotlijst in het SIO op VWS-niveau (zie paragraaf 2.3.1).
Het aCBG draagt zorg voor het leveren van input aan de hotspot-monitor op VWS-niveau. Concreet wordt jaarlijks,
op het einde van het kalenderjaar, een lijst van mogelijke hotspots opgesteld door de archiefbeheerder(s) van het
aCBG en indien nodig vervolgens via de CIO aan het Directie Adviesteam (D-AT) en het College voorgelegd, met de
vraag om de lijst te bespreken en zo nodig aan te vullen of aan te passen. De CIO van het aCBG stuurt het concept
vervolgens naar de beleidsverantwoordelijke afdeling binnen het ministerie van VWS.

6.3 Taken en Organisatie van het CBG en agentschap
6.3.1 Ontstaan en ontwikkeling van de organisatie
Het College is in 1958 op grond van artikel 29 van de Wet op de geneesmiddelenvoorziening (Wog, Stb. 1958, 408)
20
ingesteld als het ‘College ter beoordeling van verpakte geneesmiddelen ’. Met deze wet probeert de Nederlandse
wetgever in te spelen op talloze nieuwe ontwikkelingen, zoals de opkomst van drogisten, de ontwikkeling van de
21
farmaceutische industrie en de groeiende populariteit van het ‘verpakte geneesmiddel’. Het Softenon-drama zou
enkele jaren later het belang van de wet pijnlijk duidelijk maken. Nadere voorschriften over samenstelling en
werkwijze zijn gegeven in het Besluit op het College ter beoordeling van verpakte geneesmiddelen, (Stcrt. 1961,
90). Het College wordt belast met de registratie en de intrekking van de registratie van verpakte geneesmiddelen,
overeenkomstig de bij of krachtens deze wet gegeven voorschriften. Op 30 augustus 1963 wordt in Den Haag het
College ter beoordeling van verpakte geneesmiddelen geïnstalleerd.
20
21

‘Wet op de Geneesmiddelenvoorziening’, in: Nederlands Tijdschrift Geneeskunde, 1963; 107:1673-5.
Website https://www.softenon.nl/over-softenon/geschiedenis, geraadpleegd op 03-02-2020.

Pagina 76 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

In 1978 wijzigen de naam en de taak van het College. De nieuwe naam wordt: College ter beoordeling van
geneesmiddelen (CBG; ingesteld bij Stb. 1975, 519). Het CBG neemt in 1993 de taken over van de Commissie ex
artikel 14 van het Sera- en Vaccinbesluit aangezien vanaf dat moment deze immunologische producten als
geneesmiddelen beschouwd worden. Datzelfde jaar wordt het ook bevoegd voor radiofarmaceutica, een jaar
eerder voor homeopathische producten.
Het CBG wordt sinds 1987 bijgestaan door de directie College ter beoordeling van geneesmiddelen (dCBG). Deze
directie, afgesplitst van de Hoofdinspectie van de Volksgezondheid voor de Geneesmiddelen, ressorteert onder het
directoraat-generaal van de Volksgezondheid van het toenmalige ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en
Cultuur (WVC). De directie wordt belast met de voorbereiding en de uitvoering van de besluiten van het College
ter beoordeling van geneesmiddelen. Bovendien wordt het rond het midden van de jaren 1990 ook
22
verantwoordelijk voor de coördinatie van de geneesmiddelenbewaking . Hierbij bijgestaan door LAREB, die in
opdracht van het CBG het landelijke meldpunt Bijwerkingen beheert en deze meldingen verzamelt en analyseert.
In 1996 wordt de directie CBG afgesplitst van het kernministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en
omgevormd tot het agentschap College ter beoordeling van geneesmiddelen (aCBG).
In 2007 is de Wet op de geneesmiddelenvoorziening vervangen door de Geneesmiddelenwet. De wet is
eenvoudiger gemaakt en voldoet aan de EU-richtlijnen. Het bestaan van het CBG als zelfstandig bestuursorgaan
wordt in deze wet bevestigd. De taken zijn nu in artikel 9 van de Geneesmiddelenwet vastgelegd.
Na 2014 is het aCBG meer gaan investeren in het actief stimuleren van goed en veilig gebruik van geneesmiddelen
door geneesmiddelgebruikers. Vanaf 2017 ligt ook de coördinatie van geneesmiddelen¬tekorten en -defecten en
het meldpunt bij het aCBG en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ).
De wettelijke grondslag voor het CBG is de Geneesmiddelenwet 2007. Deze wet regelt in Nederland zaken rondom
de productie, de handel, het voorschrijven en verstrekken van geneesmiddelen. De wet bevat ook voorschriften
om een veilig gebruik van geneesmiddelen te stimuleren. De Algemene wet bestuursrecht bevat de algemene
regels voor de verhouding tussen de overheid en de individuele burgers, bedrijven en dergelijke. Daarnaast zijn er
andere wetten die de werkzaamheden van het CBG op diverse beleidsterreinen bepalen (anno 2020).

Wet- en regelgeving op grond van informatie en archiefbeheer:
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐
‐

Archiefwet 1995 (Aw)
Archiefbesluit 1995 (Ab)
Archiefregeling 2009 (Ar)
Compatibiliteitswet 2016 (Cw)
Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who)
Regeling documentair informatiemanagement VWS 2015
Wetsvoorstel Digitale Overheid (Wdo – In voorbereiding)
Wetgeving op het gebied van beveiliging en privacy
Algemene Verordening Gegevensbescherming (Avg)

Overige wetgeving op het gebied van beveiliging en privacy is niet in deze lijst opgenomen.

22

Kamerstukken II 1994/95, 24145, 1.

Pagina 77 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Wetgeving op grond van openbaarheid van informatie:
‐
‐
‐

Algemene wet bestuursrecht (Awb)
Wet openbaarheid van Bestuur 1991 (Wob)
Wetsvoorstel Open Overheid (Woo – In voorbereiding)

Sectorale wetgeving humaan:
‐
‐
‐
‐

Geneesmiddelenwet 2007 (Gnw)
Regeling Geneesmiddelenwet 2012
Wet op de medische hulpmiddelen 1970 (Wmh)
Wet medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen (Wmwo)

Overig:
‐
‐

Kaderwet zelfstandige Bestuursorganen 2006 (Kzbo)
Regeling agentschappen 2017

Op Europees niveau:
Wetgeving op grond van openbaarheid van informatie:
‐

Verordening (EG) Nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees
Parlement, de Raad en de Commissie

Sectorale wetgeving humaan:
‐
‐
‐

‐

Richtlijn 2001/83/EG tot vaststelling van een communautair wetboek betreffende geneesmiddelen
voor menselijk gebruik;
Richtlijn 2010/84/EU tot wijziging, wat de geneesmiddelenbewaking betreft, van Richtlijn 2001/83/EG
tot vaststelling van een communautair wetboek betreffende geneesmiddelen voor menselijk gebruik;
Verordening (EU) Nr. 1235/2010 tot wijziging, wat de geneesmiddelenbewaking van geneesmiddelen
voor menselijk gebruik betreft, van Verordening (EG) nr. 726/2004 tot vaststelling van
communautaire procedures voor het verlenen van vergunningen en het toezicht op geneesmiddelen
voor menselijk en diergeneeskundig gebruik en tot oprichting van een Europees
Geneesmiddelenbureau, en Verordening (EG) nr. 1394/2007 betreffende geneesmiddelen voor
geavanceerde therapie;
Uitvoeringsverordening (EU) Nr. 520/2012 betreffende de uitvoering van werkzaamheden op het
gebied van geneesmiddelenbewaking als bepaald in Verordening (EG) nr. 726/2004 van het Europees
Parlement en de Raad en Richtlijn 2001/83/EG van het Europees Parlement en de Raad.

Pagina 78 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

6.3.2 Missie, doelstelling en kerntaken van de organisatie
Missie
In 2019 heeft het CBG voor zichzelf het volgende doel geformuleerd: ‘Goede medicijnen goed gebruikt, voor mens
en dier, door een (a)CBG dat is toegerust voor zijn taak en toekomst, omgevingsbewust is, en wetenschap en
praktijk met elkaar verbindt’.
Het Strategisch Business Plan 2020-2024 omschrijft deze doelstellingen als volgt:
Aan onze ambities geven we concrete invulling door middel van drie strategische hoofdlijnen. Deze worden
hieronder nader beschreven, inclusief de activiteiten waar het CBG en agentschap zich de komende jaren op willen
23
inzetten .
‐

‐

‐

Het beoordelen van kwaliteit, veiligheid en werkzaamheid van geneesmiddelen blijft essentieel voor de
gezondheid van mens en dier en daarmee de kern van ons werk. Daarin hebben we blijvende aandacht
voor de patiënt en zorgverleners, en blijven ons werk en onze organisatie doorontwikkelen. Door
bestaande activiteiten te bestendigen in onze werkwijze en onze werkwijze te verbeteren of te
vernieuwen, zorgen we ervoor dat wij ook in de toekomst onze werkzaamheden goed kunnen blijven
uitvoeren.
We stimuleren goed gebruik van geneesmiddelen en leveren informatie op maat voor patiënten en
zorgverleners. Ook wordt uitwerking gegeven aan het streven van het aCBG om patiënten en
consumenten goede geneesmiddelen goed te laten gebruiken. Dit doen we door te blijven werken aan
het verbeteren van informatie over en bij geneesmiddelen en door een kritische blik te hebben op
toegelaten geneesmiddelen.
We dragen bij aan goede beschikbaarheid van nieuwe geneesmiddelen voor mens en dier door
regulatoire optimalisatie en innovatie, door stroomlijning van ontwikkeling, toelating en vergoeding, door
tekorten en kwaliteitsdefecten actueel en volledig in kaart brengen en middels doorontwikkeling van
wetenschappelijk advies (op maat)

Taken
De wettelijke taken van het College ter beoordeling van geneesmiddelen zijn te vinden in de Geneesmiddelenwet
24
2007 (Gnw) artikel 9 . Globaal betreft het de volgende taken:
‐

Het nemen van besluiten met betrekking tot toekennen, schorsen, wijzigen en intrekken van
handelsvergunningen en parallelhandelsvergunningen voor geneesmiddelen voor menselijk gebruik.
Het College beoordeelt de balans tussen de werkzaamheid en risico’s van geneesmiddelen. Daarnaast
kijkt het College of de kwaliteit van het geneesmiddel goed is en blijft. Wanneer het oordeel positief
is, laat het CBG het geneesmiddel toe tot de Nederlandse markt. Het College houdt een openbaar
register bij van geneesmiddelen waarvoor door hem een handelsvergunning of een
parallelhandelsvergunning is verleend en schrijft geneesmiddelen waarvan de handelsvergunning is
ingetrokken dan wel van rechtswege is vervallen, uit het register. Tevens beoordeelt het CBG een

23

In Nederland hebben geneesmiddelengebruikers toegang tot zo’n 20.000 geregistreerde geneesmiddelen. Bij het
bepalen of een geneesmiddel op de markt mag komen, kijkt het CBG naar de balans tussen werkzaamheid en
risico's, de kwaliteit moet goed zijn en de bijsluiter compleet.
24
Deze wet is ook van toepassing op kruidengeneesmiddelen, homeopathische- en antroposofische producten.

Pagina 79 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

‐

‐
‐

‐

aanvraag om een handelsvergunning op verzoek van de ter zake bevoegde geneesmiddelenautoriteit
van een andere lidstaat of verstrekt het daaraan informatie.
Het desgevraagd verstrekken van wetenschappelijk advies over farmaceutische, preklinische en
klinische proeven met geneesmiddelen aan de fabrikant of onderzoeker die aan het College het
voornemen heeft geuit een handelsvergunning aan te vragen. Met dit wetenschappelijk advies
dragen we bij aan een verantwoorde ontwikkeling van geneesmiddelen. Het advies kan ook gaan over
de kwaliteit, de veiligheid en het nut van een geneesmiddel dat in een medisch hulpmiddel is
verwerkt.
Het nemen van besluiten met betrekking tot de afleverstatus voor Nederland (Uitsluitend op Recept,
Uitsluitend Apotheek, Uitsluitend Apotheek en Drogist en Algemene Verkoop).
Het proactief en reactief controleren van de geneesmiddelenbewaking door de handelsvergunninghouder. Op basis van bijvoorbeeld gemelde bijwerkingen, gemelde productieproblemen en andere
informatie wordt de veiligheid van het geneesmiddel bewaakt en wordt ingegrepen als deze
veiligheid in gevaar is. Dit alles samen met onze nationale en Europese partners.
Het uitvoering geven aan richtlijnen en verordeningen van de Raad van de Europese Unie, van de
Raad en het Europees Parlement gezamenlijk of van de Commissie van de Europese Unie, voor zover
betrekking hebbend op taken die bij of krachtens deze wet aan het College zijn toebedeeld, alsmede
aan beschikkingen van de Raad of de Commissie die zijn gericht tot het College. In voorkomende
gevallen maakt het CBG deel uit van de Nederlandse delegatie bij comités en organen van de
Europese Unie.

Bij het uitvoeren van zijn taken werkt het College veel samen met ketenpartners in Nederland, met andere
nationale autoriteiten in Europa en de Europese geneesmiddelenautoriteit EMA (zie ook paragraaf 6.3.6.
Voorts beoordeelt het aCBG de veiligheid van nieuwe voedingsmiddelen onder de regelgeving voor
voedingsmiddelen. In dit geval is het niet het CBG, maar het Ministerie van VWS dat verantwoordelijk is voor de
goedkeuring van nieuwe voedingsmiddelen.

Pagina 80 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

6.3.3 Structuur van de organisatie
Onderstaande gegevens over de structuur en organisatie zijn ook terug te vinden op cbg-meb.nl.

Figuur 3: Organogram aCBG mei 2020

Het College ter beoordeling van geneesmiddelen bestaat uit een voorzitter en ten minste negen en ten hoogste
zeventien leden, de voorzitter daaronder begrepen (artsen, apothekers en wetenschappers). Voorzitter en leden
worden benoemd door de Minister van VWS. De ambtstermijn van de voorzitter en de leden is vier jaar en kan
twee keer worden verlengd met vier jaar door herbenoeming. De werkwijze en verantwoordelijkheden van het
College zijn vastgelegd in de Geneesmiddelenwet.
Het College laat zich ondersteunen door het agentschap. Dat bestaat uit het primair proces, ondersteunende
afdelingen en verschillende programma’s. De afdelingen binnen het primair proces zijn verantwoordelijk voor de
beoordeling en bewaking van geneesmiddelen, ieder vanuit hun eigen expertise. De ondersteunende afdelingen en
programma’s ondersteunen dit primaire proces.

Pagina 81 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

6.3.4 Processen van de organisatie
Primair proces
Alle geneesmiddelen voor menselijk gebruik worden beoordeeld door vier farmacotherapeutische groepen (FTgroepen). Deze FT-groepen zijn ingedeeld naar indicatiegebieden. Zo beoordeelt de ene FT-groep bijvoorbeeld de
dossiers van groepen geneesmiddelen over het centrale zenuwstelsel, pijnstillers en is een andere FT-groep
verantwoordelijk voor de beoordeling van onder andere oncologische geneesmiddelen.
De afdeling Regulatoir Informatie Centrum (RIC) is verantwoordelijk voor de verwerking van de inkomende en
uitgaande gegevens en doet een deel van het case management (zoals wijzigingen in het geneesmiddelendossiers).
Daarnaast zijn er afdelingen met specialistische kennis die op specifieke onderdelen van het beoordelingsproces
ingeschakeld worden. Zo wordt gecontroleerd of de constante kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van het
geneesmiddel voldoende is gewaarborgd. Daarbij wordt onder andere gekeken naar de kwaliteitscontroles op
grondstoffen en de hulpstoffen, de bereiding in de fabriek(en), de geschiktheid van de verpakking en eventuele
hulpmiddelen en naar de houdbaarheid (afdeling Kwaliteit). Verder wordt beoordeeld hoe de werkzame stof van
het geneesmiddel zich in het lichaam gedraagt en wordt gekeken naar de wisselwerking tussen geneesmiddelen
(afdeling Farmacologie, Toxicologie en Kinetiek).
Na beoordeling door het agentschap, neemt het College een besluit over de handelsvergunning voor het
geneesmiddel voor de Nederlandse markt. Ook wanneer een geneesmiddel eenmaal toegelaten is tot de
Nederlandse markt blijft het aCBG de risico’s bewaken. Zo beoordeelt de afdeling Geneesmiddelenbewaking
signalen van nieuwe risico’s en/of bijwerkingen.
Naast de beoordeling van geneesmiddelen voor menselijk gebruik, beoordeelt het Bureau Nieuwe
Voedingsmiddelen de veiligheid voor de consument van nieuwe voedingsmiddelen. Het aCBG is niet
verantwoordelijk voor de besluitvorming en het verstrekken van handelsvergunningen van nieuwe
voedingsmiddelen. In Nederland is het ministerie van VWS hiervoor verantwoordelijk. In 1 januari 2018 is de
Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid (EFSA) in Parma opgericht. Er heeft een herverdeling van
verantwoordelijkheden plaatsgevonden tussen EFSA en de lidstaten, waarbij het Bureau nieuwe voedingsmiddelen
verantwoordelijkheid draagt voor beleidsondersteuning aan het kerndepartement bij de toelating van nieuwe
voedingsmiddelen, en voor specifieke beoordelingen (o.a. voor traditionele nieuwe geneesmiddelen, of voor
dossiers over de status van producten).
Verder loopt er anno 2020 een programma voor het stimuleren van goed gebruik van geneesmiddelen.

Wetenschap
Het College ter beoordeling van geneesmiddelen en het agentschap zetten zich in voor een sterk academisch
netwerk en goede samenwerking met externe partijen. Dit doet het CBG middels het programma Regulatory
Science. Door samen te werken en te investeren in promotieprojecten en afstudeeronderzoek, ontwikkelt en
valideert het CBG nieuwe standaarden en instrumenten voor het beoordelen van geneesmiddelen om zo
efficiënter het regulerende werk te doen en de doeltreffendheid van geneesmiddelen te vergroten.
Het wetenschappelijk programma van het CBG sluit aan bij de drie domeinen van de levenscyclus van
geneesmiddelen:
‐
‐

Ontwikkeling en Innovatie
Regelgeving en Besluitvorming

Pagina 82 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

‐

Gebruik en Veiligheid van Consumenten

Het CBG werkt veel samen op het gebied van regulatory science. In Nederland, binnen Europa, maar ook
daarbuiten. Deze samenwerkingsverbanden dragen bij aan een kwalitatief hoogstaande beoordeling van de
werkzaamheid en de risico's van geneesmiddelen. De Commissie Wetenschap van het CBG bepaalt bij welke
onderzoeken het CBG betrokken is en welke onderzoeken voor vergoeding in aanmerking komen. Ook borgt de
Commissie de wetenschappelijke kwaliteit tijdens de verschillende onderzoekstrajecten.
Het CBG organiseert ieder jaar de CBG Wetenschapsdag om beoordelende geneesmiddelenautoriteiten, de zorg,
de academische wereld en de industrie samen te brengen.

6.3.5 Besluitvormende overlegstructuren van de organisatie
Binnen het CBG en agentschap zijn er anno 2020 de volgende besluitvormende overlegstructuren op strategisch
niveau;
‐
‐

‐

‐

‐

‐

CBG college:
Het College vergadert op dit moment 1 keer per maand in de voltallige bezetting en 1 keer per maand in
een kleinere (gemandateerde) bezetting. Ook vergaderen de voorzitter en vicevoorzitters wekelijks over
specifieke vragen over het medicijndossier (Q-overleg). Tijdens deze vergaderingen worden besluiten
genomen over het toekennen van nieuwe handelsvergunningen voor medicijnen en het wijzigen van
bestaande handelsvergunningen voor nationale registraties of worden aanbevelingen voorbereid voor
EMA commissies en de EC in geval van centrale en decentrale registraties.
CBG bestuur:
Het CBG Bestuur is in 2011 ontstaan uit het overleg tussen de voorzitter van het College en de directie van
het agentschap, zoals vormgegeven in het bestuursreglement. Dit overleg dient om de inhoudelijke
wensen van het College af te stemmen met de mogelijkheden qua capaciteit van het agentschap en ook
om elkaar zoveel mogelijk te informeren over lopende zaken.
Primair Proces Overleg (PPO en PPO+):
Dit overleg versterkt de verbinding tussen de directie en het primaire proces. Tijdens dit overleg is er tijd
en ruimte om organisatie-brede vraagstukken te bespreken en te verkennen; het PPO heeft een eigen
mandaat en is besluitvormend voor onderwerpen binnen de uitvoering van het jaarwerkplan. Eens per
maand sluiten ook leidinggevenden vanuit bedrijfsvoering aan (PPO+).
Daarnaast wordt 4 x per jaar een managementoverleg georganiseerd. Dit zijn kwartaalbijeenkomsten voor
gezamenlijk gesprek en discussie van alle leidinggevenden over visie en strategie, waarbij collectieve
verbinding en sturing plaatsvindt op onderwerpen als bijv. het Strategisch Business Plan (SBP), het
jaarplan etc.
Commissie Wetenschap:
Neemt beslissingen over deelname aan grotere en kleinere onderzoeksprojecten en de financiering
daarvan binnen het kader van het onderzoeksbudget van het CBG en monitort dit onderzoek.

Pagina 83 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Verder zijn er een aantal adviserende organen:
‐

‐

Directie Adviesteam (D-AT):
Bij dit overleg laat de directie zich adviseren door een vaste groep leidinggevenden die op persoonlijke
titel of vanuit een specifieke expertise zitting hebben in het adviesteam.
De Raad van Advies:
Deze heeft tot taak het CBG onafhankelijk en kritisch te adviseren over hoofdlijnen van het beleid en
andere aspecten van het taakgebied. De Raad adviseert door met een strategische blik te kijken naar de
omgeving waarin het CBG opereert. De Raad prikkelt, confronteert, inspireert en adviseert.

Door het aCBG zijn nog meer overlegstructuren als besluitvormend aangemerkt, maar deze zijn in hun aard
operationeel of tactisch (zoals bijv. het Regulatory Project Leader overleg en het IV-overleg).

Pagina 84 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

6.3.6 Relatie van de organisatie met andere organisaties
Het College ter beoordeling van geneesmiddelen en het agentschap werken aan goede en betrouwbare
geneesmiddelen in Nederland. Dit kunnen ze niet alleen. Daarom werken ze nauw samen met verschillende
nationale en internationale ketenpartners en (patiënten)organisaties (hieronder de situatie anno 2020).
Het College heeft vijf commissies, waarmee contact wordt onderhouden met externe stakeholders
(patiëntenorganisaties, beroepsgroepen/zorgverleners en handelsvergunninghouders):
‐
‐
‐
‐
‐

Commissie praktijk (met artsen, apothekers, drogisten, apothekersassistenten en verpleegkundigen);
Commissie Patiënt en consument (met patiëntenverenigingen en consumentenorganisaties);
Commissie Advanced Therapy Medicinal Products (ATMP);
Contact Commissie Registratie (CCR) (met koepelorganisaties van de farmaceutische industrie);
Het Jong CBG, opgericht om jong en excellent talent te betrekken bij het werk van het CBG. De leden
staan dicht bij de klinische en wetenschapspraktijk en zijn onder meer uitgekozen vanwege een scherp
oog voor vernieuwende ontwikkelingen. Het CBG neemt deze nieuwe ideeën graag mee in zijn
beoordelingen en besluitvorming.

Op nationaal niveau werken het CBG en/of het agentschap momenteel onder meer samen met:
‐
‐

‐

Het ministerie van VWS voor overleg met, en advies aan de minister en voor uitvoeren van programma’s;
Het ministerie van VWS en andere ministeries door deelname aan (inter)departementaal overleg en door
participatie in de vormgeving van nieuw beleid op VWS-niveau. In dit laatste geval is VWS degene die de
informatie rond besluitvorming borgt;
Partijen uit de geneesmiddelen- en zorgketen. Het CBG is onderdeel van een geneesmiddelenketen van
aan het ministerie van VWS verbonden organisaties, die ieder een eigen verantwoordelijkheid hebben op
onderdelen van het totale proces van ontwikkeling, toelating, bewaking en toezicht van/op
geneesmiddelen. Het ministerie van VWS is de regisseur in de geneesmiddelenketen. Er is een convenant
tussen VWS en het aCBG waarin inhoudelijke en/of procedurele afspraken tussen partijen wordt
toegelicht. De Directeur Generaal Curatieve Zorg (DGCZ) vervult voor het aCBG de rol van coördinerend
opdrachtgever en wordt hierbij ondersteund door de directie Geneesmiddelen en Medische Technologie
(GMT). Belangrijke ketenpartners zijn:
o Het Nederlands Bijwerkingen Centrum Lareb verzamelt en analyseert in opdracht van het CBG de
nationale meldingen van bijwerkingen door artsen, apothekers en patiënten en wisselt deze
informatie uit met het aCBG en de EMA.
o Het aCBG en de Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd (de IGJ) werken intensief samen als er
problemen zijn met de kwaliteit van een geneesmiddel. Ook in geval van in Nederland
optredende geneesmiddelentekorten wordt samen met het IGJ risicocommunicatie opgesteld en
verspreid ten behoeve van verschillende partijen in de Zorgketen.
o De Centrale Commissie Mensgebonden Onderzoek (CCMO) is verantwoordelijk voor de
bescherming van proefpersonen bij medisch-wetenschappelijk onderzoek. De Commissie toetst
hierbij, samen met de medisch-ethische toetsingscommissies of de onderzoeken aan de
wettelijke eisen voldoen.
o Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) onderzoekt onder andere de veiligheid
en het gebruik van geneesmiddelen en brengt daarover advies uit aan organisaties als het CBG.
o Zorginstituut Nederland (ZiN). Op dit moment werken het aCBG en het Zorginstituut onder
andere aan het verkorten van de tijd tussen de registratie en de vergoeding van een
geneesmiddel via de pilot ‘Parallelle Procedures CBG-ZiN’. Daarnaast geeft het aCBG samen met
het ZiN wetenschappelijk advies als een firma vragen heeft over zowel de registratie als het
vergoedingstraject van geneesmiddelen.

Pagina 85 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

o

‐

‐

Een overeenkomst tussen het aCBG en de Stichting Portaal voor Patiëntveiligheid/CMR (PvP)
inzake de samenwerking op het gebied van de Geneesmiddelenwet en de Europese regelgeving.
o De Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit (NVWA). Het CBG en de NVWA werken bijvoorbeeld
samen via de Adviesgroep Statusbepaling. Specifiek voor nieuwe voedingsmiddelen is de NVWA
verantwoordelijk voor het toezicht op en optreden tegen nieuwe voedingsmiddelen die zonder
toestemming op de markt worden gebracht of niet op de Unielijst staan.
o Partijen uit de geneesmiddelen- en zorgketen. Het aCBG levert informatie aan organisaties die
ieder een eigen verantwoordelijkheid hebben op onderdelen van het totale proces van
ontwikkeling, toelating, bewaking van en toezicht op geneesmiddelen, zoals Zorginstituut
Nederland, Centraal Bureau Drogisterijbedrijven (CBD), Nederlands Kenniscentrum
Farmacotherapie bij Kinderen (NKFK), Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering der
Pharmacie (KNMP), het CIBG en Health Base (expertisecentrum voor farmaceutische en
medische informatie).
Handelsvergunninghouders. Medewerkers van het aCBG hebben bij afhandeling van zaken, procedures en
wetenschappelijke adviezen meerdere contactmomenten met de handelsvergunninghouders. Het aCBG
streeft ernaar de contacten met aanvragers via vastgestelde procedures te laten verlopen, en niet op ad
hoc basis of buiten een gereguleerde context. Aanvullende contactmomenten betreffen pipeline meetings
die vier maal per jaar worden georganiseerd. Daarnaast organiseert het CBG jaarlijks een dag voor de
relaties, de Collegedag, waar maatschappelijke thema’s en onderwerpen betreffende geneesmiddelen
worden behandeld.
‐Patiënten- en consumentenorganisaties. Het CBG organiseert 4 keer per jaar een overleg met patiëntenen consumentenorganisaties waarbij wordt gediscussieerd over onderwerpen die voor ons en de
patiënten en consumenten van belang zijn en wordt er informatie uitgewisseld. Ook organiseert het CBG
overleg met beroepsorganisaties waar onder andere gediscussieerd kan worden over de
gebruiksvriendelijkheid van medicijnen. Sinds 2015 heeft een patiëntvertegenwoordiger zitting in het
College.

Op internationaal niveau richten de aandacht van het CBG en/of het agentschap zich op:
‐

‐

Het Heads of Medicines Agencies (HMA), een samenwerkingsverband van alle Europese
geneesmiddelenautoriteiten voor de coördinatie van de decentraal (nationaal) geregistreerde
geneesmiddelen. De agenda en de werkzaamheden van de HMA worden gestuurd door de HMA
Management Group, waarvan de directeur van het CBG permanent lid is. Onder de HMA, voor een deel
gezamenlijk met de EMA, vallen ruim 30 werkgroepen en task forces. In die groepen participeren
medewerkers van het aCBG actief.
Het Europees Geneesmiddelen Agentschap (European Medicines Agency of EMA) is een agentschap van
de Europese Commissie voor o.a. de markttoelating van centraal geregistreerde geneesmiddelen. De EMA
heeft als belangrijkste taken het organiseren, faciliteren en ondersteunen van een aantal
wetenschappelijke comités die aanbevelingen geven aan de Europese Commissie. De leden van de EMAcomités worden voorgedragen door de lidstaten. De directeur van het aCBG is lid van de EMA
Management Board.
o Via diverse comités van de EMA worden aanbevelingen gegeven aan de Europese Commissie
over de markttoelating van centraal geregistreerde geneesmiddelen. Bijv.:
 Geneesmiddelenbewakingscomité PRAC (Pharmacovigilance Risk Assessment
Committee)
 Geneesmiddelenbeoordelingscomité voor mensen CHMP (Committee for Medicinal
Products for Human Use)
 Comité voor weesgeneesmiddelen COMP (Committee for Orphan Medicinal Products)

Pagina 86 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021



‐

‐

‐

Besluitvormend orgaan CMDh (Coordination group for Mutual recognition and
Decentralised procedures human)
o En verder diverse werkgroepen, zoals:
 Wetenschappelijk advies werkgroep SAWP (Scientific Advice Working Party;
 Kwaliteit en veiligheid QWP (Quality Working Party) en SWP (Safety Working Party).
Het CBG levert anno 2020 een grote bijdrage aan de optimalisatie en continuïteit van regulatoire
processen in het Europees netwerk, door betrokkenheid bij de uitvoering van het HMA MAWP (Multi
Annual Work Plan), de Regulatory Optimisation Group (ROG), de projectleidersrol voor GSRS (Global
Substance Registration System) en inspanningen voor het opvangen van de gevolgen van de Brexit.
International Collaboration Program (ICP). Het aCBG heeft in 2018 binnen het kader van ICP geïnvesteerd
in de geneesmiddelenagentschappen van tien lidstaten die voorheen minder capaciteit beschikbaar
hadden, door relaties op te bouwen, te investeren in capaciteit en kennis te versterken door middel van
trainingen (via het EU Network Training Centre – EU NTC of individueel) en uitwisselingen van
beoordelaars (dit betreft een tijdelijke samenwerking).
En verder diverse internationale werkgroepen zoals:
o Multinational assessment teams (MNAT’s – samenwerken bij uitvoeren van beoordelingen);
o International Coalition of Medicines Regulatory Authorities (ICMRA – samenwerken aan
informatie-uitwisseling, afspraken, normen en regels op het gebied van geneesmiddelen).

6.3.7 (Basis)registraties van de organisatie
In de Geneesmiddelenwet – 2007, § 4. Register en vergoedingen, Artikel 53 is wettelijk bepaald dat er een
openbaar register wordt bijgehouden van geneesmiddelen waarvoor door het CBG een handelsvergunning of een
parallelhandelsvergunning is verleend. Nog volgens deze wet bevat het register ‘ten minste de aanduiding van het
nummer waaronder het geneesmiddel is geregistreerd, de benaming van het geneesmiddel en de naam van de
vergunninghouder’. Ook schorsingen van een handelsvergunning worden geregistreerd. Aan deze registerfunctie
wordt invulling gegeven door de Geneesmiddeleninformatiebank (GIB). Dit register is benaderbaar via
https://www.geneesmiddeleninformatiebank.nl/ en voldoet aan de wettelijk voorgeschreven vereisten.
Daarnaast voert het aCBG in eigen beheer en niet publiek toegankelijk een voor humaan en veterinair
gecombineerde geneesmiddelenadministratie voor geneesmiddelen, stoffen en ingrediënten, indieningen van
elektronische dossiers, indiener-gegevens en zaken, inclusief alle historische gegevens en documenten.

6.4 Ordeningsstructuur en informatiesystemen
6.4.1 Verhouding papier-digitaal
Digitaal archief
Het aCBG werkt sinds 2012 volledig digitaal. Verzamelen, registreren en delen van informatie is daarmee veel
eenvoudiger geworden. Bij incidentele binnenkomst van papieren stukken, worden deze gedigitaliseerd en verder
digitaal behandeld.
Het aCBG heeft middels een bestandsoverzicht een scherp beeld van alle documenttypen en hun opslaglocaties.
Papieren en microfilm archief

Pagina 87 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Het aCBG heeft van voor de introductie van het ICI systeem in 2006 een groot papieren archief t.b.v. het primaire
proces. Dit archief is sinds 2012 in beheer bij een externe partij. Deze partij digitaliseert op verzoek van het aCBG
een specifiek dossier op het moment dat deze documenten worden opgevraagd t.b.v. een beoordeling, Na
ontvangst van de bestanden worden deze geüpload in de primaire procesapplicatie en op deze wijze beschikbaar
gesteld aan de aanvrager. De gescande papieren dossiers blijven bewaard.
Voor de ondersteunende processen worden de (schaars) binnenkomende papieren stukken als routinematige
vervanging al enige tijd gedigitaliseerd middels een eigen scanapparaat. De originele fysieke documenten zijn de
afgelopen jaren opgeslagen in een lokaal eigen (klein) archief, geordend op ontvangstdatum.
In 2021 zal met terugwerkende kracht een vervangingsbesluit worden genomen zodat na accordering van dit
besluit (als het vervangingsproces aan de randvoorwaardelijke eisen voldoet) de opgeslagen papieren documenten
alsnog kunnen worden vernietigd.
Het aCBG bezit ook een microfilmarchief uit de periode van 1963 t/m 2006. Dit microfilmarchief is extern
opgeslagen en wordt regelmatig geraadpleegd. In 2021 zal een onderzoek gestart worden naar de mogelijkheden
dit microfilmarchief te digitaliseren.

6.4.2 Archiefsystemen
Het aCBG staat op het gebied van de informatiehuishouding aan het begin van een periode van transitie. De
transitie van papier naar digitaal is jaren geleden al afgerond, maar de transitie van het bestaande zaaksysteem
naar een nieuwe oplossing, met een verbeterd digitaal documentbeheer staat anno 2020 op het punt van
beginnen.
ICI
Het aCBG maakt sinds 2006 gebruik van het systeem ICI (Informatie en Communicatie Infrastructuur), dat door het
aCBG zelf gebouwd is in IBM FileNet en Java. Dit zaaksysteem bevat de registratie van geneesmiddelen, aanvragen
en registratiehouders. In de toekomst zal dit systeem afgebouwd worden en de functionaliteit overgezet worden
naar een nieuw te realiseren systeem.
ICI Vervanging
Het aCBG start in 2020 met de voorbereidingen en de aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem. Nu nog met de
werknaam ’ICI-Next Vervanging’. Met ‘ICI-Next’ beoogt het aCBG een belangrijke stap te maken naar een
verbeterd digitaal documentbeheer, een verbeterd metadatamanagement systeem en een structureler
vervangingsproces o.b.v. een nog te publiceren vervangingsbesluit. Een van de eisen die gesteld zal worden aan
‘ICI Next is om een mogelijkheid te bieden tot selectie, vernietiging en overbrenging van permanent te bewaren
dossiers naar het e-depot van het Nationaal Archief.
SharePoint
Het aCBG gebruikt SharePoint voor samenwerking tijdens het schrijven van beoordelingsdocumenten. Dit gebruik
van SharePoint zal de komende jaren verder worden uitgebouwd om ook bij andere interactieve processen de
samenwerk-mogelijkheden middels deze tool vaker in te zetten.

Pagina 88 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

6.4.3 Ordening
Artikel 5, lid 2, van het Archiefbesluit 1995 eist dat de systematische opsomming van categorieën
archiefbescheiden in een selectielijst in overeenstemming is met de ordeningsstructuur. Om de aansluiting op de
digitale informatiehuishouding te bevorderen, komt deze selectielijst overeen met de ordening van de informatie
en met de bedrijfsprocessen van het aCBG. Binnen het primair proces is op basis van de naamgeving van het
document altijd het bijbehorende geneesmiddelendossier te traceren. De ordeningsstructuur in het huidige
document management systeem (onderdeel van ICI) is zodanig dat binnen het dossierniveau alle stukken kunnen
worden verbonden met de processen van de voorliggende selectielijst. De metadata van elk dossierstuk verwijst
naar het relevante proces en de bijbehorende bewaartermijn. Verbeteringen op het gebied van
metadatamanagement staan voor de komende jaren op de planning bij het aCBG. De inrichting daarvan is op dit
moment nog niet bekend.

Pagina 89 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

6.5 Processen CBG en aCBG
Het aCBG heeft, naar voorbeeld van het kerndepartement, het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid
doorvertaald naar de praktijk. Binnen het CBG en agentschap worden niet alle processen uitgevoerd die in het
GWR zijn opgenomen. De processen die niet worden uitgevoerd, zijn dan ook niet opgenomen in de onderstaande
processen. Wel is de nummering, zoals gehanteerd door het kerndepartement, zoveel mogelijk intact gehouden.
Een aantal processen zijn uitgesplitst voor een betere aansluiting op de ordeningsstructuur en de werkprocessen
van het aCBG, waarbij de waardering soms is gedifferentieerd. Tot slot is ook uitzonderen van vernietiging, zoals
benoemd in de Selectielijst van het kerndepartement, paragraaf 4.5, van toepassing.
A. Sturing en inrichting
Categorie 1. Het maken en uitvoeren van afspraken inzake de inrichting en besturing van de organisatie
Binnen het bereik van deze categorie valt alle neerslag met betrekking tot de inrichting van de organisatie, zoals
bijvoorbeeld het instellen van dienstonderdelen. Voorbeelden van overige neerslag zijn: jaarplannen,
managementcontracten, directieplannen, samenwerkingsovereenkomsten, het afleggen van verantwoording.
Proces 1.1

Het inrichten van de organisatie

Waardering

SA-B1

Toelichting

Het instellen moet met een formeel instellingsbesluit gebeuren. Het betreft hier
organisatieonderdelen, raden, commissies, enz. op de beleidsterreinen van het CBG
en agentschap. Ook het verzelfstandigen en inrichten van organisaties met
overheidstaken inzake uitvoering, normstelling en controle (agentschappen en
ZBO’s) en de voorbereiding door kwartiermakers. Denk hierbij ook aan
archiefbescheiden waarvan de inhoud leidt tot wijzigingen/ aanpassingen/
vernieuwingen van de organisatie

Voorbeeld producten

Formele instellingsbesluiten; overeenkomsten; organisatiewijzigingsvoorstellen;
evaluaties; maatregelen; overeenkomsten en eindverslagen.

Proces 1.2

Het benoemen, schorsen of ontslaan van Collegevoorzitter, -secretaris, -leden en
directie en bestuursleden van het aCBG, alsook het toekennen van vergoedingen
voor de verrichte diensten.

Waardering

V7 na ontslag of terugtreding

Toelichting

Emolumenten (vergoedingen) worden hier ook opgenomen, omdat dit binnen
hetzelfde werkproces wordt uitgevoerd. Publicatie vindt plaats in de Staatscourant.
Hieronder valt ook het toekennen van vergoedingen voor de verrichte diensten. Ten
aanzien van benoemingen heeft de neerslag uitsluitend betrekking op benoemingen
waarbij geen sprake is van een rechtspositionele verhouding. In gevallen waarin wel
sprake is van een rechtspositionele verhouding dan moet gebruik gemaakt worden
van de selectielijst voor personeelsdossiers van de rijksoverheid (P-direkt).
Hier ook het aanwijzen van personen om namens het College zitting te nemen in
nationale of internationale comités van advies op het gebied van registratie van
geneesmiddelen.

Pagina 90 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Voorbeeld producten

Benoeming- en ontslagvoorstellen en -besluiten; afspraken over vergoedingen.

Proces 1.4.1

Het sturen van de organisatie op het niveau van Collegevoorzitter en-secretaris,
Directie en MT

Waardering

SA-B1

Toelichting

Onder sturing dient te worden verstaan gerichte beïnvloeding door de bestuurders
zodat door invoering en handhaving van een stelsel van maatregelen en procedures
(beheersing) de zekerheid ontstaat dat de organisatie de gepubliceerde
beleidsdoelstellingen blijvend kan realiseren. Denk hierbij ook aan archiefbescheiden
waarvan de inhoud leidt tot wijzigingen/aanpassingen/vernieuwingen in/van de
organisatie.

Voorbeeld producten

Strategische visies op de taakvervulling; jaarplannen; meerjarenplannen en
strategische businessplannen; advisering aan de ambtelijke top; gespreksverslagen
met de Ondernemingsraad van het aCBG; hoofdlijnen van het regulatoir beleid; het
sluiten van overeenkomsten met (overheids)organisaties ter uitvoering van beleid en
het nemen van maatregelen op dit gebied. Dit onder meer in de vorm van het
afsluiten en toetsen van convenanten, bestuursovereenkomsten, monitoring- en
uitvoeringsprogramma’s, organisatie- en mandaatbesluiten. Hieronder vallen ook de
verslagen en stukken van de besluitvormende en adviserende overlegstructuren van
de organisatie (zoals genoemd in paragraaf 6.3.5).

Proces 1.4.2

Het sturen van de organisatie op het niveau van afdelingen en teams

Waardering

V10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Planning en control-cyclus, werkgroepen m.b.t. inrichten van de organisatie, het
besturen van de organisatie onder meer door de inzet van
managementinstrumenten en het houden van hierop gericht overleg, het centraal
overleg met de medezeggenschap.

Voorbeeld producten

Nadere uitwerking van (management)werkafspraken ten behoeve van de directie
(rapportage over voortgang, afronding en evaluatie van werkafspraken en
structureel overleg over de werkafspraken), werkoverleg, opstellen en vaststellen
van de jaarlijkse afdelingsplannen, georganiseerde afdelingssessies.

Proces 1.5

Het beheersen van de organisatie

Waardering

V7 na afhandeling van dossier

Toelichting

Planning en control-cyclus, werkgroepen m.b.t. inrichten van de organisatie, het
besturen van de organisatie onder meer door de inzet van
managementinstrumenten en het houden van hierop gericht overleg, het centraal
overleg met de medezeggenschap.

Voorbeeld producten

Stukken van de planning- en control-cyclus; verslagen van overleg met de
Ondernemingsraad (OR) die ter kennisname zijn ontvangen; Stukken met betrekking

Pagina 91 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

tot de concerncontrollersrol en het toezicht op een doelmatige en doeltreffende
financiële bedrijfsvoering.

B. Primaire functies (beleid en sturing van de uitvoering)
Categorie 2. Het maken, verantwoorden en uitdragen van beleid
Voorbeelden van producten die hieronder vallen zijn: beleidsnotities, nota’s, verkenningen, rapporten, adviezen,
strategieplannen, meerjarenprogramma’s, visiedocumenten, rekenkameronderzoeken, jaarverslagen (op het
gebied van beleid en sturing van de uitvoering) en verslagen van (buitenparlementaire) acties.
Proces 2.1

Het maken, verantwoorden, evalueren en uitdragen van beleid

Waardering

SA-B1

Toelichting

Dit betreft het regulatoir beleid dat het College en agentschap maakt en uitdraagt
over het uitvoeren van zijn taken. Het betreft bijv. het beleid betreffende afgifte van
handelsvergunningen, toetsingscriteria voor de controle van de in te sturen
documenten (bijsluiter, verpakking, SmPC), beleid op registratie van
geneesmiddelen, beoordelingsbeleid bij de diverse soorten procedures,
risicominimalisatie maatregelen, toelating en beschikbaarheid, beleid op
geneesmiddelenbewaking, –tekorten en -kwaliteitsdefecten.

Voorbeeld producten

Verdragen; beleidsdocumenten; nota’s; verkenningen; rapporten; (ontvangen)
adviezen (van andere overheidsorganisaties of van andere deelnemers in de
geneesmiddelenketen); strategieplannen; visiedocumenten; jaarverslagen op het
gebied van beleid; jaarverslagen op het gebied van uitvoering (beoordelen, bewaken
en toezicht); monitorinstrumenten; auditrapporten en certificeringsresultaten;
advies over Kamervragen (ook op PIOFACH-gebied), het afleggen van
verantwoording aan Europese instellingen; vragen Europees parlement;
parlementaire enquêtes; verslagen van overleg (met betrokken actoren); de
voorbereiding van een standpunt ter inbrenging in (inter)nationale gremia;
voorlichtingsbeleid; doorberekening van beleidsvoornemens.

Proces 2.2

Het maken, verantwoorden, evalueren en uitdragen van beleid op het gebied van
bedrijfs-ondersteuning (PIOFACH - Personeel, Informatievoorziening, Organisatie,
Financiën, Administratieve Organisatie, Communicatie en Huisvesting).

Waardering

SA-B4

Toelichting

Het betreft hier het voorbereiden, opstellen, vaststellen en evalueren van (eigen
intern) beleid op het gebied van Personeel, Informatievoorziening, Organisatie,
Financiën, Administratieve organisatie, Communicatie en Huisvesting (PIOFACH).
Voor het beantwoorden van Kamervragen op het gebied van PIOFACH: zie proces
2.1. Voor de verdere uitwerking: zie proces 9.9.

Voorbeeld producten

Jaarverslagen; organisatie- en formatieplannen; beleidskaders voor duurzaam
informatiebeheer (zoals beheersregelingen) vaststellingstrajecten en eventuele
publicatie van beleidskaders.

Pagina 92 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 2.4.1

Het voorbereiden van, voeren van overleg met en het terugkoppelen uit
verschillende overlegstructuren op rijks- en inter- en intradepartementaal niveau
(aangaande beleidszaken).

Waardering

V10

Toelichting

Het betreft hier met name vergaderverslagen van overleggremia die op rijks- of
inter- of intradepartementaal niveau worden gevoerd. Het secretariaat wordt niet
gevoerd door het aCBG. Denk bijvoorbeeld aan CIO-beraad.

Voorbeeld producten

Onder meer vergaderverslagen; rapporten en voorbereidende stukken.

Proces 2.4.2

Het voorbereiden van, voeren van overleg met en het terugkoppelen uit
verschillende overleggen met andere partijen uit de Geneesmiddelen- en
Zorgketen (aangaande beleidszaken).

Waardering

SA-B2

Toelichting

Het betreft hier het maken van afspraken over de werkprocessen en
verantwoordelijkheden in de geneesmiddelenketen. Met name vergaderverslagen
van overleggremia met bijv. EMA, HMA en EU. Het secretariaat wordt soms gevoerd
door het aCBG.

Voorbeeld producten

Onder meer vergaderverslagen; rapporten en voorbereidende stukken.

Categorie 3. Het maken van wet- en regelgeving.
Deze categorie is niet van toepassing in de selectielijst processen aCBG, omdat het aCBG geen processen uitvoert
in deze categorie.
Categorie 4. Het (mede) opstellen van de rijksbegroting en de ramingen voor de volgende jaren.
Voorbeelden van neerslag van de processen in deze categorie zijn: begrotingsstukken van het aCBG, memories van
toelichting, meerjarenramingen, jaarrekeningen (inclusief accountantsverklaringen), financiële jaarverslagen, maar
bijv. ook de jaarlijks nieuwe tarieflijsten voor dienstverlening.

Proces 4.1

Het (mede) opstellen van de rijksbegroting en de ramingen voor de volgende jaren.

Waardering

V7 bij VWS ingediende stukken
V10 verantwoordingsstukken die niet zijn ingediend bij VWS

Toelichting

Het aCBG dient jaarlijks een jaarplan en begroting in bij VWS die deze op
departementaal niveau bundelt en op zijn beurt doorgeeft aan het Ministerie van
Financiën. Het betreft hier onder andere de jaarrekening en het voorbereiden van de
begroting en het voeren van intern overleg over de begroting.
Waardering V10: De interne begroting, onderbouwing van het financieel jaarverslag
en jaarrekening en andere niet bij VWS ingediende stukken gelden als officiële

Pagina 93 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

jaarstukken.
Voorbeeld producten

Verslagen van intern overleg, interne en externe jaarplannen en begrotingen;
interne en externe financiële jaarverslagen en jaarrekeningen; auditrapporten van
de Audit Dienst Rijk, zowel van het CBG (Zbo) alsook het aCBG.; Ook het jaarlijks
tariefoverzicht valt hier onder.

Categorie 5. Het geven van voorlichting en verstrekken van informatie aan burgers, bedrijven, instellingen en
andere overheden.
Proces 5.1

Het verrichten van woordvoering en publieksvoorlichting.

Waardering

SA-B4 (eindproducten)
V5 na afhandeling van het dossier (overige neerslag)

Toelichting

Het voorbereiden, opstellen, verrichten en evalueren van publieksvoorlichting.
Hierbij valt aan te tekenen dat uitingen op het internet uit naam van de organisatie
hier ook onder vallen. Zie ook proces 9.6.

Voorbeeld producten

Bijvoorbeeld internetsites; uitingen op social-media; persberichten; toespraken;
publicaties; tv-campagnes; Postbus 51-campagnes.

Proces 5.2

Het afhandelen van verzoeken om informatie door burgers en/of door de
Nationale Ombudsman.

Waardering

V2 na afhandeling van het (vraag)dossier
V5 het overzicht van gestelde vragen en antwoorden (zonder persoonsgegevens).

Toelichting

Hieronder valt het afhandelen van verzoeken om informatie van burgers,
zogenaamde burgerbrieven. Onder burgerbrieven wordt verstaan: Elk schriftelijk
stuk dat een overheidsinstantie van een burger ontvangt. Het medium (bijvoorbeeld
brief, fax, social media of e-mail) maakt daarbij niet uit. Ook het begrip burger is
breed. Hieronder worden niet alleen individuele burgers verstaan, maar ook
fabrikanten, zorgverleners en overige organisaties (bijv. met een commercieel belang
of met een publieke taak). Er zijn twee categorieën verzoeken om informatie te
weten:
‐
‐

Aanvragen (verzoek om informatie, als bedoeld in de Awb).
Andere soortgelijke brieven afkomstig van burgers (overige burgerbrieven)
vallen onder dit proces.

Toelichting voor verzoeken om informatie door de Nationale Ombudsman: De
geleverde informatie zal bij de Nationale Ombudsman bewaard worden. Zaken die
leiden tot beleidswijziging worden opgenomen bij proces 2.1.
Voorbeeld producten

Brieven (informatieverzoek “Stel-Uw-Vraag”, antwoordbrief); vragen via social media
en of e-mails.

Pagina 94 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 5.3.1

Het adviseren in het kader van en het uitvoeren van de Wet openbaarheid van
bestuur (Wob) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Waardering

V5 na (volledige) afhandeling van het dossier

Toelichting

Een Wob verzoek kan toegewezen, gedeeltelijk toegewezen dan wel afgewezen
worden. Bij een toewijzing wordt na de afhandeling het Wob besluit met de
bijbehorende openbaar gemaakte informatie gepubliceerd op de daarvoor bestemde
Rijksbrede website.
In geval van een AVG inzageverzoek en/of een vervolg verzoek om gegevens te
wissen of te verwijderen volgt een antwoord op het verzoek.

Voorbeeld producten

Informatieverzoek; Wob-besluit; AVG beantwoording; overige correspondentie.

Proces 5.3.1

Het behandelen van klachten, bezwaar- en beroepschriften.

Waardering

V10 na (volledige) afhandeling van een dossier

Toelichting

Behandeling van klachten, bezwaar- en beroepschriften en hoorzittingen.
Let op: Bezwaar en beroep zijn afzonderlijke processen die in relatie tot elkaar staan.
N.B. Behandeling van klachten, bezwaar en beroep zijn in de definitie van de
Nationale Ombudsman ‘burgerbrieven’ (zie toelichting proces 5.2).

Voorbeeld producten

Bezwaarschriften;
beroepschriften;
oplegnotities
bezwaarprocedures
en
hoorzittingen; verweerschriften; adviezen bezwaarschriftencommissie, verslagen van
bijeenkomsten bezwaarschriftencommissie; beslissing op bezwaar of uitspraak op
beroep.

Proces 5.4

Het actief openbaar maken van het geneesmiddelenregister en de documenten ter
uitvoering van de Geneesmiddelenwet (Gnw) en de Wet open overheid (Woo).

Waardering

SA-B5

Toelichting

Het actief openbaar maken van geneesmiddelen gegevens en (al dan niet
geanonimiseerde) documenten in het kader van wetgeving.

Voorbeeld producten

Geneesmiddelengegevens getoond via de Geneesmiddeleninformatiebank (GIB);
Handelsvergunningen; Bijsluiters; SmPC’s (Uitgebreide productinformatie voor arts
en apotheker (wetenschappelijke bijsluiter)); Staatscourant informatie; DHPC’s (Brief
aan artsen en/of apothekers met belangrijke veiligheidsinformatie over
geneesmiddelen); beleidsnotities.

Pagina 95 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

C. Handhaving en toezicht
Het aCBG heeft geen handhavende of toezicht houdende taak. Zij werkt wel samen met andere instanties, die
handhaven en toezicht houden. Bijvoorbeeld: IGJ, CCMO, NVWA, ZIN, etc.
Categorie 6. Het uitoefenen van toezicht op overheidsorganisaties en buitendiensten
Deze categorie is niet van toepassing in de selectielijst processen aCBG, omdat het aCBG geen processen uitvoert
in deze categorie.
Categorie 7. Het controleren op naleving van wet- en regelgeving en handhaving ervan
Deze categorie is niet van toepassing in de selectielijst processen aCBG, omdat het aCBG geen processen uitvoert
in deze categorie.

D. Wetenschap
Bedrijfsfuncties in het kader van (wetenschappelijk) onderzoek en kennisadministratie.

Categorie 8. Het (laten) verrichten van onderzoek en het rapporteren hierover.
Voorbeelden van producten die hieronder vallen zijn: wetenschappelijk onderzoek aanvragen en
(tussen)resultaten, diverse afstudeer- en promotie¬onderzoeken, bibliotheken, Wiki’s, handboeken, voorbeeld
rapporten, nieuwsbrieven.
Proces 8

Het (laten) uitvoeren van intern of extern (wetenschappelijk) onderzoek

Waardering

SA-B3 Onderzoeksopdracht en eindrapport/resultaten van het onderzoek
V10 Overige neerslag (correspondentie, tussenresultaten, ruwe onderzoeksdata,
etc.).
N.B. Bij elk onderzoek moet worden bepaald, welke onderzoeksdata van belang is,
met de mogelijkheid om deze alsnog uit te sluiten van vernietiging, en blijvend te
bewaren. Hierbij moet de aard, de waarde, persoonsgegevens, de manier van opslag
en de mogelijkheid tot hergebruik van data in ogenschouw worden genomen.
De Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit (2018) geeft richtlijnen
aan voor het bewaren van onderzoeksdata, maar geen specifieke bewaartermijnen.

Toelichting

Het uitvoeren of het geven van de opdracht tot de uitvoering van een intern of
extern (wetenschappelijk) onderzoek en het vaststellen van de onderzoeksresultaten
in een eindrapport.
Dit bedrijfsproces brengt wetenschap (WO-instellingen) en de praktijk van
geneesmiddelenbeoordeling (CBG) bij elkaar. Van belang is dat ruwe onderzoeksdata
bewaard kunnen blijven voor toekomstig hergebruik (dan niet meer als
archiefexemplaar, maar als kennisbron voor de organisatie).

Voorbeeld producten

Onderzoeksopdracht; correspondentie; bijeenkomstverslagen; notities; ruwe
onderzoeksdata;
eindrapport/onderzoeksresultaten;
afstudeerverslagen;
promotieonderzoeken.

Pagina 96 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

E. Ondersteunende functies (PIOFACH)

Bedrijfsfuncties die direct dan wel indirect de primaire functies faciliteren. Ondersteunende functies worden ook
wel aangeduid als ‘PIOFACH-functies’. In tegenstelling tot primaire functies zijn ondersteunende functies niet
rechtstreeks te relateren aan de doelstellingen en het eindresultaat van het aCBG.
Categorie 9. Het verlenen van ondersteunende diensten (PIOFACH)
Ondersteunende functies zijn gericht op het ter beschikking stellen van mensen, middelen en gebouwen aan de
Rijksdienst zelf ten behoeve van het zo goed mogelijk uitvoeren van de primaire taken. Onder de bedrijfsvoering
vallen alle bedrijfsprocessen die ervoor zorgen dat een overheidsorgaan functioneert. De neerslag van deze
processen is zeer omvangrijk en veelvormig.
Het aCBG maakt voor deze categorie gebruik van dezelfde processen als die van het Kerndepartement (zie
paragraaf 4.5. Deze zijn omschreven in de lijst van het Kerndepartement onder: E. Ondersteunende, secundaire
functies (PIOFACH), Categorie 9. Het verlenen van ondersteunende diensten (PIOFACH).
Het CBG hanteert dezelfde bewaar- en vernietigtermijnen als het kerndepartement, met alleen een verschil voor
proces 9.4: “Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van financiën”. De CBG waardering voor dit proces staat
hieronder aangegeven:
Proces 9.4

Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van financiën.

Waardering

V10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het voeren van de boekhouding, verrichten en ontvangen van betalingen alsook de
administratieve verwerking daarvan, de inkoop (beheer “kleine kas”).
Zie voor stukken met betrekking tot de planning- en controlcyclus het proces 1.5.

Voorbeeld producten

Financiële bescheiden; begrotingsuitvoeringsplan; bestedingsplan;
bankafschriften; kasstaten; rekeningcourantoverzichten.

facturen;

F. Uitvoering

Deze functie verenigt alle primaire uitvoerende processen van het CBG en agentschap die gericht zijn op burgers,
bedrijven en instellingen. Grofweg wordt onderscheid gemaakt tussen de bedrijfsfuncties Beoordelen
(Humaan/Veterinair/BNV), geneesmiddelenbewaking, geneesmiddelentekorten/-defecten en wetenschappelijk
advies. Voorbeelden zijn: initiële indiening, variaties (wijzigingen), intrekkingen, wijziging vergunninghouder, PSURs
(Periodiek veiligheidsrapport van de vergunninghouder over een geneesmiddel of werkzame stof), eRMRs
(monitoring rapport als signaal), meldingen tekort/defect en wetenschappelijke advies aanvragen. Dit zijn allemaal
externe triggers om een “beoordelings”proces te starten. Er kan ook sprake zijn van een intern ontstane trigger.
Dit wordt ook wel risico gestuurde geneesmiddelenbewaking genoemd. Hierbij is er sprake van een analyse die kan
leiden tot een signaal aan de vergunninghouder.

Pagina 97 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Categorie 10. Het leveren van producten en diensten aan personen, bedrijven, instellingen en (lagere of andere)
overheden
De producten en diensten worden geleverd op basis van een wettelijk opgelegde taak (zie de Geneesmiddelenwet
2007 (Gnw)).

Proces 10.1.1

Het beoordelen en bewaken van de werkzaamheid, risico's, kwaliteit en
beschikbaarheid van geneesmiddelen en/of voedingsmiddelen voor de mens

Waardering

SAB-3 voor Innovatieven, Hybriden en Stof aanvragen, V10 voor overige
geneesmiddelen en/of voedingsmiddelen.

Toelichting

De termijn start na afwijzing van de aanvraag of intrekking van de
handelsvergunning, respectievelijk de afgifte van de beoordeling van de
voedselveiligheid.
Het proces behelst o.a. de ontvangst van een indiening, melding of aanvraag, de
opstelling van een wetenschappelijk advies, de beoordeling, de risicogestuurde
bewaking, de verzameling en het beheer van bijwerkingmeldingen, de verstrekking
van een vergunning , respectievelijk de beoordeling
Innovatieven zijn geneesmiddelen in de zin van Richtlijn 2001/83/EG, Artikel 8(3),
hybriden geneesmiddelen in de zin van Richtlijn 2001/83/EG, Artikel 10(3).

Voorbeeld producten

Correspondentie; rapporten; nota’s; notities; bijeenkomstverslagen; initiële
indiening; variaties (wijzigingen); intrekkingen; wijziging vergunninghouder; PSURs
(Periodiek veiligheidsrapport van de vergunninghouder over een geneesmiddel of
werkzame stof); eRMRs (monitoring rapport als signaal); meldingen
geneesmiddelentekort/ -defect; bijwerking melding; voorstel tot het inschrijven in
het register van verpakte geneesmiddelen; wijzigen of doorhalen van die
inschrijving; eindbeoordelingsrapporten; registerbladen inclusief afleverstatus;
eindbeoordelingsrapport GMB; eindbeoordelingsrapport BNV; informatie over
bijwerkingen; RMP’s (plan waarin een vergunninghouder de mogelijke toekomstige
risico’s van een geneesmiddel evalueert en een plan opstelt om die te beheersen);
bijwerking melding; signaleringen; adviesopdracht; advies eindrapport; DHPC’s (Brief
aan artsen en/of apothekers met belangrijke veiligheidsinformatie over
geneesmiddelen); besluit registratie geneesmiddelen; besluit handelsvergunning;
besluit tot verlenging van een vergunning; intrekkingsbesluit; etc.

Proces 10.1.2

Het uitvoeren van intern beleid op grond van redundant zekerstellen van
inkomende en uitgaande primair proces gegevens

Waardering

V2 na ontvangst of versturen van gegevens

Toelichting

Het aCBG stelt bij ontvangst van derden en bij versturen aan derden gegevens extra
zeker, zodat in geval van een verstoring tijdens een verwerkings- of
communicatieproces altijd teruggevallen kan worden op de origineel ontvangen of
verstuurde gegevens.
Naast deze (redundante) zekerstelling bij ontvangst of versturen worden deze

Pagina 98 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

gegevens altijd vastgelegd in het bedoelde primair proces systeem, waar de
gegevens bewaard worden conform de proceswaarderingen in de voorliggende
Selectielijst van het aCBG.
Voorbeeld producten

Zekerstellingen van nieuw ontvangen indieningen van de EMA of de HMA;
zekerstellingen van nieuw ontvangen meldingen van het meldpunt
geneesmiddelentekorten en -defecten; indieningen ontvangen op digitale
gegevensdragers; database en data backups; redundante email-archieven van
dienstpostbussen; etc.

Proces 10.2

Het beheren/administreren van een geneesmiddelenadministratie

Waardering

SAB-5

Toelichting

Het registreren van het volledige geneesmiddelendossier per geneesmiddel. Ook het
schorsen (en opheffen van die schorsing), afwijzen en intrekken van die registratie
maakt daar onderdeel van uit.

Voorbeeld producten

Beslissingen tot het inschrijven in het register van verpakte geneesmiddelen;
wijzigingen of doorhalingen van die inschrijving; verpakking-gegevens; lijst van
farmaceutische producten; SmPC’s; bijsluiter, Letter of Access (machtiging om een of
meerdere stoffen te gebruiken bij het samenstellen van een geneesmiddel); ASMF
(vertrouwelijk document met 'know-how' van de fabrikant over de stof en de
kwaliteitseigenschappen waaraan de stof dient te voldoen); compacte bijsluiter; etc.
Deze (interne) geneesmiddelenadministratie beslaat zowel geneesmiddelen bedoeld
voor de hele Europese Unie (na een Centrale Procedure via de EMA) als ook
geneesmiddelen bedoeld voor één of enkele landen van de Europese Unie (na een
Decentrale of Nationale Procedure).

Categorie 11. Het heffen en innen bij en het uitkeren aan burgers, bedrijven en instellingen, specifiek uitgevoerd
door de Belastingdienst
Deze categorie is niet van toepassing in de selectielijst processen aCBG, omdat het aCBG geen processen uitvoert
in deze categorie.

Pagina 99 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Categorie 12. Het vertegenwoordigen van de Minister of Staat in bestuursrechtelijke procedures voor
(inter)nationale gerechtelijke instanties.
In het kader van beroepsprocedures wordt het aCBG betrokken in de behandeling van pre judiciële vragen bij het
Europees Hof van Justitie te Luxemburg. Zonodig ook advies aan Ministerie in andere Europese procedures.

Proces 12.1

Het verlenen van advies bij Europese procedures

Waardering

SA-B2

Toelichting

Het betreft staatsrechtelijke procedures.

Voorbeeld producten

Adviesrapporten; Processtukken.

Proces 12.2

Het verlenen van advies bij nationale procedures

Waardering

V20 na afhandeling van een dossier

Toelichting

Het betreft staatsrechtelijke procedures.

Voorbeeld producten

Adviesrapporten; Processtukken.

Categorie 13. Het onderhouden van (internationale) betrekkingen en samenwerkingsverbanden
Deze categorie ligt in de sfeer van het presenteren van de organisatie aan de (internationale) gemeenschap zoals
de organisatie van (inter)nationale congressen, conferenties, symposia, etc. en het samenwerken met andere
inspecties op internationaal niveau.
Proces 13.1

Het
deelnemen
aan
samenwerkingsverbanden

(internationale)

organisaties,

commissies

en

Waardering

SA-B2
V2 voor allerlei overige tussenresultaten vanuit een commissie of samenwerking,
zoals uitnodigingen, organisatorische zaken, etc.

Toelichting

Dit betreft de neerslag van (het meewerken aan) (internationale) organisaties,
commissies en samenwerkingsverbanden m.b.t. geneesmiddelenonderzoek.
Verder overleggen met bijv. CCMO, CCR, Commissie praktijk, etc. Een opsomming
van dergelijke nationale en internationale overleggen is terug te vinden in paragraaf
6.3.6.

Voorbeeld producten

Voorbeelden van te bewaren stukken (SA-B2) zijn:
Voorbereiding, vaststelling, wijziging of intrekking van een commissie of
samenwerking
(Instellingsbeslissingen,
opheffingsbesluiten);
Definitieve
vergaderstukken, vergaderverslagen, brieven en nota’s.
Voorbeelden van te vernietigen stukken (V2) zijn:
Uitnodigingen voor reizen, bezoeken en geschenken; correspondentie, etc.

Pagina 100 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Categorie 14. Het leveren van overheidsdiensten bij crises en calamiteiten
Deze categorie is gericht op de bescherming van de volksgezondheid tegen alle denkbare bedreigingen. Voor het
aCBG heeft deze categorie met name betrekking op het houden van toezicht op de kwaliteit van zorg ten tijde van
een crisissituatie.
Proces 14.1

Het coördineren van en het treffen van maatregelen bij een crisis of calamiteit

Waardering

SA-B3

Toelichting

Het betreft bijvoorbeeld rampen waarbij de volksgezondheid bedreigd wordt. Denk
hierbij
ook
aan
stukken
waarvan
de
inhoud
leidt
tot
wijzigingen/aanpassingen/vernieuwingen in/van maatregelen.

Voorbeeld producten

Rampenplan; bescheiden betreffende een
aandachtsgebieden; steun- en noodmaatregelen.

Proces 14.2

Het toetsen van voorbereidingsmaatregelen in het geval van een crisis of
calamiteit.

Waardering

V10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het betreft ook het (mede) toetsen van de voorbereidingsmaatregelen inzake
crisisbeheersing door middel van training en oefening. Het proces is extern gericht.

Voorbeeld producten

Business Continuity plannen en maatregelen; Uitwijkplanne;. Het ontwikkelen en
onderhouden van handboeken, draaiboeken, protocollen en checklists op gebied van
crisisbeheersing; En ook rapportages, controlelijsten, kennisgevingen over de
deelname aan rampenoefeningen (toetsing).

crisisstaf;

(nood)wetgeving;

Pagina 101 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

6.6 Bijlage: Verslag risicoanalyse CBG en agentschap
In het kader van de risicoanalyse hebben er gesprekken plaatsgevonden tussen de informatiearchitect (projectlid
van Informatiehuishouding op Orde) en een representatieve delegatie (interne stakeholders) van CBGmedewerkers (waaronder ook afdelingsmanagers). Tijdens dit overleg zijn wettelijke bewaarverplichtingen, AVGvereisten, gebruikerswensen en de GWR-adviezen tegen elkaar afgewogen en is besloten tot het bewaar-,
vernietigregime zoals in dit document voor het CBG voorgesteld. Hiermee zijn dus wettelijke vereisten, AVG en
organisatie op één lijn uitgekomen en zijn de uitkomsten in deze selectielijst verwerkt.
Figuur 4 is een schematische weergave van de uitkomst van deze sessies. Aanvullend is in dit schema vervolgens
de waarderingsmethodiek, zoals omschreven in paragraaf 2.2.3 van dit document, gebruikt om de
bewaartermijnen te duiden van de verschillende onderdelen. Hier kwamen een aantal conclusies uit naar voren.
Primair proces en overige dienstverlening – SA B3 en V10 na afwijzing of intrekking
Het belangrijkste proces van de organisatie is het beoordelingsproces en wetenschappelijke advisering. Dit proces
kent een aantal aanleidingen waarna het proces gaat lopen. De belangrijkste zijn de initiële indiening, variaties
(wijzigingen), intrekkingen, wijziging vergunninghouder, PSURs (Periodiek veiligheidsrapport van de
vergunninghouder over een geneesmiddel of werkzame stof), eRMRs (monitoring rapport als signaal), meldingen
geneesmiddelentekorten/-defecten en wetenschappelijke advies aanvragen. Dit zijn allemaal externe triggers om
een “beoordelings”-proces te starten. Er kan ook sprake zijn van een intern ontstane trigger. Dit wordt ook wel
risicogestuurde geneesmiddelenbewaking genoemd. Hierbij is er sprake van een analyse die kan leiden tot een
signaal aan de vergunninghouder. Het betreft hier de primaire taak van het aCBG, waarbij men dus spreekt over
het organisatiegeheugen. De meest gehanteerde bewaartermijn is hier SA-B3/V10 (documenten van innovatieven,
hybriden en stoffen worden blijvend bewaard, de overige worden na afwijzing of intrekking van de
handelsvergunning voor het geneesmiddel na 10 jaar (V10) vernietigd ( Alle documenten blijven dus beschikbaar
gedurende de tijd dat het geneesmiddel op de markt verkrijgbaar is.)
De bewaartermijn is vastgesteld na een belangenafweging waarbij het organisatiegeheugen, de mogelijkheid tot
hergebruik van kennis en het algemeen belang zwaar hebben gewogen. Vandaar ook de drie hierboven genoemde
uitzonderingen voor vernietiging. Buiten deze drie uitzonderingen volstaat een bewaartermijn voor
geneesmiddelendocumenten van 10 jaar na intrekking, omdat het hier veelal generieke of gelijksoortige
geneesmiddelen betreft. Ook het AVG-belang (principe van dataminimalisatie en opslagbeperking) is daarin
meegenomen omdat in een geneesmiddelendossier soms een beperkte hoeveelheid ‘gewone’ persoonsgegevens
noodzakelijk is voor de uitvoering van de wettelijke taak van het CBG.
Er geldt een Bewaarplicht (SA-B1) voor alle overlegstukken en verslagen van Besluitvorming overleggen. Althans
met betrekking tot die gremia waarvoor wij zelf het secretariaat voeren (zoals het College en het Q-overleg).
Tenslotte is het van groot belang een altijd actueel en volledig beeld te hebben van alle historische en actuele
geneesmiddelengegevens in een betrouwbare geneesmiddelenadministratie (SA-B5).
Voor overige, primair proces gerelateerde dienstverlening geldt een wisselend vernietigbeleid, variërend van V5
voor Verzoek om informatie en Burgerbrieven tot B5 voor voorlichting en openbare registers. We volgen hierin het
Generieke Waarderingsmodel Rijk (GWR).

Pagina 102 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Bedrijfsondersteuning; Relatief korte bewaartijd – V2 / V5 / V7 / V10
Bedrijfsondersteuningsprocessen van het aCBG hebben een relatief korte bewaartijd. Afhankelijk van de aard van
het proces is dit V2 (kortlopend), tot V5 / V7 / V10 als wettelijke vereiste (zie bijv. de AVG en Algemene wet inzake
rijksbelastingen) of omdat hier data-analyses op worden verricht. Het betreft hier meestal gegevens met een
minimale verdere waarde voor het beoordelingsproces.
CBG inrichting en sturing van de organisatie
Gegevens m.b.t. de bedrijfsprocessen rondom het maken en uitvoeren van afspraken inzake de inrichting en
besturing van de organisatie en ook het maken, verantwoorden en uitdragen van beleid worden nooit vernietigd,
maar voor eeuwig bewaard (categorie A en B van de GWR).

Figuur 4: Risicoanalyse CBG en agentschap

Pagina 103 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

7 Selectielijst processen Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP)
7.1 Inleiding
Het Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) is een organisatieonderdeel van het Ministerie van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport en de taken vallen daarom geheel onder de Archiefwet 1995.
Het SCP heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid en is daarom geen zorgdrager in de zin van de Archiefwet.
Concreet houdt dit in dat de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport formeel zorgdrager (bestuurlijk
verantwoordelijk) is voor de informatie van het SCP.
Het SCP valt onder de ‘Regeling documentair informatiemanagement VWS 2015’, welke nadrukkelijk de
verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer aan het hoofd van het SCP, de directeur toewijst. De taak is
gedelegeerd aan de regievoerder ICT van het SCP.

7.2 Verantwoording waardering
7.2.1 Risicoanalyse
Het SCP heeft gebruik gemaakt van het VWS-model voor de risicoanalyse (zie 2.2.3). De definitieve
vernietigingstermijnen in de selectielijst van het kerndepartement zijn tot stand gekomen door de
advieswaardering van processen in het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid te leggen naast die uit de oude
selectielijsten. Omdat het SCP een onderdeel is van VWS, is de door het kerndepartement gekozen
waarderingsmethodiek hier overgenomen. Daar waar significante verschillen naar voren kwamen, is de definitieve
termijn tot stand gekomen door samen met de proceseigenaar een risicoanalyse uit te voeren.
Archiefbescheiden die op termijn vernietigd moeten worden, zijn alleen van belang voor de uitvoering van de
taken van de organisatie en voor de maatschappelijke en politieke verantwoording op de relatief korte termijn. De
termijn waarop de archiefbescheiden worden vernietigd, is bepaald door het SCP, op basis van de generieke
selectielijst van VWS, en de Nederlandse Gedragscode voor Wetenschappelijke integriteit. Die laatste bepaalt dat
oorspronkelijke onderzoeksmateriaal minimaal 10 jaar bewaard moet worden.
Verder worden er (bijzondere) persoonsgegevens gebruikt in SCP-onderzoek, en de aanwezigheid hiervan heeft
ook meegewogen bij het bepalen van de bewaartermijnen. De bewaartermijnen van (bijzondere)
persoonsgegevens worden geregistreerd in het AVG-register.

7.2.2 Systeemanalyse
Het SCP heeft gebruikgemaakt van het VWS-model voor de systeemanalyse (zie 2.2.2). Voor de uitvoering van de
systeemanalyse heeft het SCP de handreiking van het Nationaal Archief gevolgd. Binnen deze handreiking dient de
omschrijving van de organisatie en haar taken als handvat voor de systeemanalyse. Deze is uitgewerkt in 7.3.

7.2.3 Criteria voor uitzonderingen
Het SCP hanteert dezelfde criteria voor het maken van uitzonderingen als die gehanteerd worden door VWS (zie
2.3).

Pagina 104 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

De verantwoordelijkheid voor het documentair informatiemanagement van het SCP is gedelegeerd aan de
regievoerder ICT van het SCP. Voor de hotspotmonitor is het raadzaam om dit op het niveau van het
overkoepelende ministerie van VWS op te pakken. Immers, het SCP zal ‘eigen’ onderwerpen hebben voor de
hotspotlijst, maar vaker nog zullen deze onderwerpen de eigen organisatie overstijgen. In overleg met het
kerndepartement is daarom gekozen voor vaststelling van de onderwerpen voor de hotspotlijst in het SIO op VWSniveau (zie 2.3).
Het SCP draagt zorg voor het leveren van input aan de hotspot-monitor op VWS-niveau indien daar reden toe is.

7.3 Taken en Organisatie
7.3.1 Ontstaan en ontwikkeling van de organisatie
25

Het SCP is opgericht bij Koninklijk Besluit van 30 maart 1973 op gronden van ‘het wenselijk is door een
wetenschappelijk fundering en oriëntering een samenhangend en doelmatig overheidsbeleid, gericht op het
sociaal en cultureel welzijn, te bevorderen’ en ’dat daartoe kan worden bijgedragen door de instelling van een
orgaan voor studie, te noemen Sociaal en Cultureel Planbureau’.
Dit Koninklijk Besluit is per 1 april 2012 vervangen door de 'Regeling van de minister-president, Minister van
26
Algemene Zaken, houdende de vaststelling van de Aanwijzingen voor de Planbureaus' met het oog op een
eenduidige juridische en financiële grondslag voor de planbureaus en ter uitvoering van de brief aan de Tweede
Kamer (Kamerstukken II 2008/09, 31 490, nr. 20) van 6 april 2009.

7.3.2 Missie, doelstellingen en taken van de organisatie
Het SCP is een onderzoeksinstituut en volgt, verklaart en verkent het sociaal en cultureel welzijn van inwoners in
Nederland. Het SCP verricht de monitoring van onder meer de leefsituatie en kwaliteit van leven in Nederland,
evalueert in dat kader het overheidsbeleid en verricht verkenningen ten behoeve van toekomstig beleid. Het SCP is
een professionele organisatie die wetenschappelijk werkt en dat op onafhankelijke wijze doet. Als kennisinstelling
van de overheid verricht het SCP beleidsrelevant wetenschappelijk onderzoek.
Het SCP werkt vooral vanuit een sociaalwetenschappelijke invalshoek en geeft in het bijzonder aandacht aan de
verhouding tussen overheid en burger.
Het SCP heeft de volgende taken:

25
26

-

wetenschappelijke verkenningen verrichten met het doel te komen tot een samenhangende beschrijving
van de situatie van het sociaal en cultureel welzijn in Nederland en van de op dit gebied te verwachten
ontwikkelingen;bijdragen tot een verantwoorde keuze van beleidsdoelen en het aangeven van voor- en
nadelen van de verschillende wegen om deze doeleinden te bereiken;

-

informatie verwerven met betrekking tot de uitvoering van interdepartementaal beleid op het gebied van
sociaal en cultureel welzijn, om de evaluatie van deze uitvoering mogelijk te maken.

https://wetten.overheid.nl/BWBR0002873/1992-03-26
https://wetten.overheid.nl/jci1.3:c:BWBR0031972&z=2012-04-01&g=2012-04-01

Pagina 105 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

7.3.3 Organisatiestructuur
Het SCP heeft diverse organisatorische veranderingen doorgemaakt sinds de oprichting in 1973, die in dit
onderdeel op de hoofdlijnen geschetst worden.
In de Staatsalmanak 1977 stond voor het eerst de organisatie-indeling geschreven. Deze zag er als volgt uit:
-

Afdeling Algemene en Financiële Zaken;
Afdeling Wiskundige adviezen;
Afdeling Rapportage en Advies;
Afdeling Beleidscoördinatie en Planningsvraagstukken;
Afdeling Systeemanalyse.

In de loop der jaren wijzigde er weinig aan de organisatie, slechts enkele naamswijzigingen van de verschillende
afdelingen. In 1982 zag de organisatie er als volgt uit:
-

-

Afdeling Algemene en Financiële Zaken;
Afdeling Wiskundige Adviezen en Data;
o Afdeling Rapportage en Advies, onderverdeeld in onderzoekssecties:
o Sectie Arbeid;
o Sectie Cultuur en Recreatie;
o Sectie Educatie;
o Sectie Emancipatie;
o Sectie Gezondheidszorg en Maatschappelijke Dienstverlening;
o Sectie Justitie;
o Sectie Ruimtelijke Ordening;
o Sectie Sociale Zekerheid;
o Sectie Volkshuisvesting;
Afdeling Beleidscoördinatie en Planningsvraagstukken. Het hoofd van de afdeling was tevens secretaris
van de Interdepartementale Coördinatiecommissie Welzijn (ICW);
Afdeling Systeemanalyse.

Ook in de jaren 1990 veranderde er niet veel. Er waren nog steeds vijf afdelingen: twee stafafdelingen die samen
zorg droegen voor de infrastructuur van de organisatie en drie afdelingen zich bezig hielden met onderzoek en
advies:
-

Afdeling Algemene en Financiële Zaken (AFZ), later Bedrijfsvoering (BV);
Afdeling Informatievoorziening en Automatisering (A&I).
Afdeling Rapportage en Advies (R&A);
Afdeling Verdeling en Allocatie (VERAL);
Afdeling Bestuur en Beleid (B&B).

Pagina 106 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Vanaf 2009 zag de organisatiestructuur er als volgt uit:
organogram
directie

arbeid, inkomen en sociale zekerheid
educatie en minderheden

communicatie
&
voorlichting

bedrijfsvoering

emancipatie, jeugd en gezin
participatie en bestuur

informatievoorziening
&
automatisering

quartaire sector
tijd, media en cultuur
wonen, leefbaarheid en veiligheid
zorg
onderzoeksgroepen

stafafdelingen

Van 1 april 2010 tot 1 januari 2015 was het secretariaat van de Raad voor de Maatschappelijke Ontwikkeling
(RMO) samengevoegd met het secretariaat van het SCP. Zie onderstaande organogram. Per 1 januari 2015 is de
RMO opgegaan in de Raad voor volksgezondheid en samenleving (RVS).

Pagina 107 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Directie

Arbeid, inkomen en sociale zekerheid
Dr. Cok Vrooman

Bedrijfsvoering
Antoinette Knevel

Secretariaat Raad
voor Maatschappelijke Ontwikkeling
Dr. Rienk Janssens

Educatie en minderheden
Dr. Jaco Dagevos
Emancipatie, jeugd en gezin
automatisering
Prof. dr. Saskia Keuzenkamp
Stoop
Participatie en bestuur
Prof. dr. Paul Dekker

Informatievoorziening
&
Dr. Ineke
stafafdelingen

Quartaire sector
Drs. Evert Pommer
Tijd, media en cultuur
Prof. dr. Jos de Haan
Wonen, leefbaarheid en veiligheid
Dr. Vic Veldheer
Zorg
Drs. Joost Timmermans
onderzoeksgroepen

In 2013 vond een reorganisatie plaats. Uitgangspunten van de nieuwe organisatie waren globalere
afdelingsthema’s, minder afdelingen minder afdelingshoofden. Daarnaast vond uitbreiding plaats van het aantal
senior wetenschappelijk medewerkers.
directie

Arbeid en Publieke Voorzieningen

bedrijfsvoering

-secretariaat

Onderwijs, Minderheden en Methodologie

Participatie, Cultuur en Leefomgeving

Zorg, Emancipatie en Tijdsbesteding
onderzoekssectoen

Pagina 108 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

In 2017 vond een nieuwe reorganisatie plaats. Uitgangspunten voor de nieuwe organisatie waren verbetering van
de cultuur en de interne samenwerking door een accentverschuiving naar dienend leiderschap, het elkaar tot bloei
brengen, het laag leggen van verantwoordelijkheden, een betere vorm van kwaliteitsbewaking en een
evenwichtige en sluitende capaciteitsplanning in samenspraak met medewerkers. Voorts werden twee
carrièrelijnen ingevoerd: een lijn naar meer inhoudelijke expertise op relevante SCP-thema’s en een lijn naar meer
organisatieverantwoordelijkheid (leidinggeven). Uit deze reorganisatie ontstond de huidige organisatiestructuur
van het SCP. Bij het SCP zijn anno 2020 circa 100 mensen werkzaam. De directie van het SCP bestaat uit een
directeur en een adjunct-directeur. De directie van het SCP is (eind)verantwoordelijk voor het management, de
bedrijfsvoering, de externe representatie van het SCP en de wetenschappelijke kwaliteit van onderzoeken,
rapporten en adviezen.
Het onderzoeksdomein van het SCP is opgedeeld in acht programma’s, waarin verwante thema's samenkomen.
Deze zijn: Inkomen en bestaanszekerheid, Dynamiek op de arbeidsmarkt, Opgroeien en leren, Zorg en
ondersteuning, Gezondheid en welzijn, Maatschappelijke participatie, Waarden en zingeving, en Duurzame
samenleving. De programma’s worden elk drie jaar geëvalueerd en kunnen daarna worden aangepast aan de hand
van actueel maatschappelijke thema’s.
Er zijn drie wetenschappelijk strategen op de perspectieven Kwaliteit van leven, In- en uitsluiting en Veranderende
verzorgingsstaat. De wetenschappelijk strateeg heeft een SCP-brede blik, loopt voorop in zijn/haar vakgebied,
geniet relevante externe erkenning op dit vakgebied, weet wat er speelt en kan dit vertalen naar het SCP. De
wetenschappelijk strateeg geeft een positieve impuls aan de kwaliteit van het werk van het SCP, weet SCP’ers op
inhoud te inspireren en te verbinden en vervult een gidsfunctie als het gaat om innovatie en het toekomstige SCPbrede werkprogramma.
De afdeling Methodologie draagt op verschillende manieren bij aan de kwaliteit van de SCP-data en het SCPonderzoek. Het SCP gebruikt voor dit onderzoek surveydata, maar ook registraties en kwalitatieve gegevens. De
methodologen geven advies en ondersteuning bij de uitbesteding van dataverzameling, de onderzoeksopzet, het
steekproefontwerp, het design van de vragenlijst, het monitoren van veldwerk, het analyseren van data en
kwalitatieve onderzoeksmethoden.
De afdeling Bedrijfsvoering (BV) adviseert en ondersteunt de directie van het SCP bij de ontwikkeling en uitvoering
van het integraal management. Daarnaast is Bedrijfsvoering verantwoordelijk voor een optimale ondersteuning
van het primaire proces.
De communicatieafdeling ondersteunt het SCP vanuit de volgende drie strategische communicatiedoelstellingen.
Het versterken en consolideren van de externe positionering en de profilering van de kennis van het SCP. Het
ondersteunen en adviseren op gebied van externe kennisdeling waarbij het doel is dat stakeholders op basis van
de kennis en expertise van het SCP kunnen handelen, en het SCP-onderzoek impact heeft. Het bewaken van de
reputatie van het SCP als organisatie, gelet op communicatie over de onafhankelijkheid en de kwaliteit van ons
wetenschappelijk onderzoek.
De directiesecretaris speelt een belangrijke rol in de verbinding van het werkprogramma met de inhoud van het
onderzoekswerk en in de ondersteuning van de beleids- en besluitvorming door de directie. Ook adviseert de
directiesecretaris de directie van het SCP op het gebied van strategische communicatie, woordvoering en mediaoptredens. De directiesecretaris is tevens verantwoordelijk voor de aansturing van de afdeling communicatie.

Pagina 109 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Bovenstaande is de situatie in 2020.

7.3.4 Besluitvormende overlegstructuren van de organisatie
Vanaf 1973 kende het SCP de volgende organisatiebrede besluitvormende overleggen.
Centrale Staf overleg (1973-2001)
Dit overleg vond wekelijks plaats. Vaste deelnemers waren de directie en de afdelingshoofden. Het centrale
stafoverleg nam beslissingen over projectplannen van onderzoeken, publicatie van rapporten, lopende zaken met
betrekking tot bedrijfsvoering, communicatie en organisatieontwikkeling.
Stafoverleg (2001 – juli 2017)
Dit overleg vond wekelijks plaats. Vaste deelnemers waren de directie, de afdelingshoofden en de
directiesecretaris. Projectleiders van vast te stellen projectplannen en rapporten namen deel op afroep. Het
stafoverleg nam beslissingen over projectplannen van onderzoeken, publicatie van rapporten, lopende zaken met
betrekking tot bedrijfsvoering, communicatie en organisatieontwikkeling.
Directieoverleg (DO) (januari 2017 – heden)
Dit overleg vindt wekelijks plaats. Vaste deelnemers zijn de directeur, de adjunct-directeur en de directiesecretaris.
Projectleiders van vast te stellen projectplannen en rapporten en andere leidinggevenden nemen deel op afroep.
Het directieoverleg neemt beslissingen over projectplannen van onderzoeken, publicatie van rapporten, lopende
zaken met betrekking tot bedrijfsvoering, communicatie en organisatieontwikkeling.(van januari tot en met juli
2017 werden bovengenoemde onderwerpen besproken in het stafoverleg en in het DO alleen organisatiebrede
onderwerpen besproken, zoals bijv. verslag van de bespreking met de pSG) Ook wordt de stand van zaken rondom
de visie en strategie en zaken uit het Managementoverleg (MO) en tot en met juni 2017 zaken uit het
innovatieoverleg en capaciteitsoverleg besproken.
Innovatieoverleg en capaciteitsoverleg (september 2017 – juni 2018)
Naar aanleiding van de reorganisatie van 2017 werd besloten om als aanvullende besturing naast het
directieoverleg het innovatieoverleg en het capaciteitsoverleg te stellen.
Het innovatieoverleg vond 1 keer in de 4 weken plaats en moest ervoor zorgen dat de inhoudelijke lijn van het SCP
gevormd en gevolgd wordt voor zowel de korte als lange termijn. Dit gebeurde doordat 1) het werkprogramma in
een participatief proces tot stand kwam en dat 2) signalen uit de ‘buitenwereld’ werden opgepakt voor dat

Pagina 110 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

werkprogramma. Vaste deelnemers waren de adjunct-directeur, programmaleiders en afdelingshoofden, de
wetenschappelijk strategen, de communicatieadviseur (bij relevante agendapunten) en een notulist.
De getoetste relevante ideeën werden vervolgens een week later besproken in het capaciteitsoverleg, dat 1 keer in
de 4 weken plaats vond en waar vervolgens gekeken werd of er ook capaciteit was om het te realiseren. Doel van
dit overleg was overzicht krijgen van realisatie, capaciteit en werkdruk binnen het SCP. Deelnemers waren de
adjunct-directeur, programmaleiders en afdelingshoofden, HR-adviseur (1 keer per kwartaal), de financieel
adviseur en een notulist.
Managementoverleg (MO) (september 2018 – heden)
In 2018 werd de conclusie getrokken dat het de overlegcyclus van het innovatieoverleg en capaciteitsoverleg niet
effectief en efficiënt was. Daarom werd besloten om in plaats van verschillende overleggen 1 keer per week 1
managementoverleg te houden.
Tijdens het overleg is er onder andere aandacht voor inhoudelijke voorstellen, overdracht uit het directieoverleg,
onderlinge informatie-uitwisseling en managementonderwerpen zoals HRM-beleid. Vaste deelnemers zijn de
adjunct-directeur, programmaleiders en afdelingshoofden en een notulist. Verder zijn er agendaleden. De
directeur schuift bijvoorbeeld aan bij onderwerpen rondom organisatieontwikkeling (bijvoorbeeld het strategisch
communicatiebeleid). De directiesecretaris schuift structureel aan bij het agendapunt ‘overdracht uit de directie’
en de strategen bij onderwerpen die het werkprogramma of hun perspectieven raken.

7.3.5 Relatie van de organisatie met andere organisaties
Het SCP voert overleg met andere organisaties. Zo is de directeur onder andere lid van de Sociaal-Economische
Raad (SER), de Nederlandse Sportraad en de Adviesraad van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk
Onderzoek (NWO). Ook vindt regelmatig overleg plaats met de directeuren van het Centraal Planbureau (CPB) en
het Planbureau voor de Leefomgeving (PBL). Met die andere twee planbureaus wordt ook samengewerkt aan
diverse projecten, zoals bijvoorbeeld het project Verkenning Brede Welvaart.
Omdat de onderwerpen van onderzoeken van het SCP ook grensoverschrijdend en EU-breed kunnen zijn en omdat
internationale samenwerking een meerwaarde heeft is het SCP op verschillende manieren actief geweest op het
Europese of internationale toneel. Zo heeft het SCP deelgenomen aan Europese projecten, zoals Core Scientific
team European Social Survey, EU kids online, Herziening van de publicatie Countries compared on public
performance en Causes and Consequences of Early Socio-Cultural Integration Processes Among New Immigrants in
Europe. Medewerkers van het SCP zijn aangesloten bij verschillende internationale netwerken, zoals bijvoorbeeld
European Group on Museum Statistics(EGMUS), International Society for Quality-of-Life Studies (ISQOLS) en
International workshop on Comparative Survey Design and Implementation (CSDI). Onderzoekers gebruiken ook
vaak gegevens over landen buiten Nederland. Veelgebruikte internationale bestanden zijn bijvoorbeeld European
Social Survey (ESS), European Values Study (EVS) en Health Behaviour in School-aged Children (HBSC).

Pagina 111 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

7.3.6 Processen van de organisatie
Het SCP verricht onderzoek, zowel op eigen initiatief als op verzoek of op initiatief van een ander (internationaal)
orgaan dan het SCP. Een paar voorbeelden hiervan zijn: de Tweede Kamer, het ministerie van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport en het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Dit onderzoek is soms terugkerend, om
een beeld van ontwikkelingen in tijd te geven. De resultaten van deze onderzoeken worden gepubliceerd in
onderzoeksrapporten. Deze rapporten zijn gebaseerd op bestaande bronnen of uit enquêtes die het SCP zelf laat
uitvoeren. De bestaande bronnen zijn bijvoorbeeld de cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), of
gegevens van departementen, universiteiten of specifieke organisaties op een bepaald terrein. Ook levert het SCP
niet projectgebonden advies aan parlement en ministeries door bijvoorbeeld deelname aan
rondetafelbijeenkomsten van kamercommissies.
Projecten vonden in het verleden vooral plaats in opdracht van ministeries of volgens een jaarlijks in overleg met
ministeries vastgesteld werkprogramma. De komende jaren zullen de onderzoeken veeleer plaatsvinden volgens
een meerjarenprogrammering, op basis van door het SCP zelf vastgestelde kernthema’s.
De SCP programma’s verdelen het onderzoek inhoudelijk naar de verschillende onderwerpen/thema’s. Elke
programmamanager is als hoofd verantwoordelijk voor de projecten binnen diens programma en daarmee voor de
aansturing van de projectleiders.
De primaire activiteiten worden georganiseerd in projecten, waar capaciteit aan gebonden is. Elk project heeft
voor de uitvoering een verantwoordelijke projectleider. De projectleider heeft integrale verantwoordelijkheid voor
het project, wat wil zeggen dat die de verantwoordelijkheid draagt voor zowel het proces, de gebruikte middelen
als de resultaten van het project, en daarmee ook voor de projectverantwoording als ‘dossierhouder’.
Een project begint met bestuderen van literatuur/beleid, gesprekken met interne en externe stakeholders, het
formuleren van onderzoeksvragen, doelstelling en methoden. Daarna wordt er een projectbegroting aangemaakt
en vindt er een intake plaats met afdeling Communicatie ten behoeve van de communicatiestrategie van het
project en met de afdeling Methodologie. Vervolgens wordt er een projectplan opgesteld, dat meestal samen met
het verslag van de methodologische intake, het communicatieplan, de projectbegroting ter goedkeuring wordt
voorgelegd aan het Directieoverleg. Na goedkeuring vindt het veldwerk plaats, al dan niet uitbesteed aan
onderzoekbureaus waarmee dienstverleningsovereenkomsten worden aangegaan volgens de aanbestedingsregels.
Voorts wordt het eindrapport geschreven waarvan de conceptversies worden beoordeeld door een leescommissie,
bestaande uit medewerkers buiten het projectteam, soms ook extern. Ook vind soms communicatie plaats met
stakeholders en opdrachtgevers. Het definitieve concept van het rapport wordt beoordeeld door het
Directieoverleg, samen met het eindverslag van de leescommissie, documenten van eerdere, bovengenoemde
processen en het concept persbericht. Na goedkeuring van het Directieoverleg worden het rapport gepubliceerd
en het persbericht en een aankondiging aan bewindslieden verzonden. Het onderzoeksmateriaal wordt
geconsolideerd.
Een SCP Begeleidingscommissie als kerntaak:
-

adviseren van de directie van het SCP bij het uitvoeren van zijn taak;
toezicht houden op de wetenschappelijke kwaliteit van het werk van het planbureau, waaronder in ieder
geval de zorg voor periodieke visitaties wordt verstaan, en;
toezicht houden op de maatschappelijke relevantie van het werk van het planbureau.

Pagina 112 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

7.3.7 (Basis)registraties van de organisatie
Het SCP houdt zelf geen basis- of andere grootschalige registraties bij.

7.4 Werkwijze en organisatie dossiervorming en structuur
7.4.1 Werkwijze
De primaire processen van het SCP bevatten standaardactiviteiten met een bijbehorende kwaliteitsborgings- en
documentatieverantwoording maar bieden daarbinnen wel ruimte voor enige interpretatieruimte en flexibiliteit.
Elk project heeft vanuit de bedrijfsvoering gezien dezelfde kenmerken (bijv. projectvoorstel, intake methodologie,
project budget, communicatieplan, disseminatieplan, goedkeuring directie). SCP heeft een generieke lijst van
projectdocumentatie die vastgelegd moet worden in het projectdossier. Alleen de in deze lijst opgenomen
documenten worden opgenomen in het formele projectdossier. De werkversies en informele documenten niet. De
projectleiders hebben nu nog geen toegang tot het EDRMS. De stukken van de onderzoeken worden door hen
opgeslagen in de (afgeschermde) netwerkschijven. In 2020 worden deze schijven gekoppeld aan het EDRMS
(HPRM) waarbij de map in HPRM geldt als de authentieke versie van het dossier. DIV past selectie en vernietiging
van deze dossiers in HPRM tegelijkertijd toe op de mappen op de netwerkschijven. Hiermee wordt de
dossierverantwoording duurzaam en conform archiefeisen gearchiveerd.
Voor de ondersteunende processen en de besturing van de organisatie geldt dat elk onderkend (deel)proces een
gedelegeerde procesverantwoordelijke heeft die verantwoordelijk is voor het proces, de gebruikte middelen en de
resultaten. Deze ‘proceseigenaar’ is daarmee ook verantwoordelijk voor het bijbehorende dossier als
‘dossierhouder’.

7.4.2 Organisatie dossiervorming en inhoud dossiers
Het doel van dossiervorming en de archivering is de voor de uitvoering en het resultaat van elk SCP-proces
relevante informatie in de vorm van (digitale) documenten en gebruikte onderzoeksdata zodanig te registreren, te
beheren en ontsluiten, dat:
1.
2.
3.

Het SCP op basis van de informatie besluiten kan nemen over de lopende processen, en zich daar achteraf
(publiek) over kan verantwoorden;
De informatie op basis van zijn context effectief (her)gebruikt kan worden door het SCP en door anderen;
De zodanig aangemerkte informatie als historisch (digitaal) erfgoed voor het nageslacht bewaard blijft.

In de uitvoering van de werkprocessen ontstaan digitale documenten en objecten als weerslag van deze
uitvoering. De dossiervorming bestaat uit het bewaren van de relevante documenten en objecten om de wijze van
uitvoering aantoonbaar en de resultaten reproduceerbaar te maken. Veel van wat medewerkers in hun dagelijkse
werkzaamheden aan digitale bestanden creëren wordt géén dossierstuk, maar blijven werkversies. Een dossierstuk
ontstaat pas als een (digitaal) document of object in één van de dossiervormende informatiesystemen (EDRMS)
wordt opgenomen (geregistreerd). Welke systemen dit bij het SCP zijn, staat in paragraaf 7.4.4.

Pagina 113 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Levenscyclus (dossier)informatie
Het SCP heeft meerdere dossiervormende systemen (zie 4.6), maar er is momenteel geen verplichting om de
dossiers op te nemen in HPRM. De dossiers worden momenteel niet compleet in HPRM gearchiveerd. In 2020
worden de EDRMS-systemen en dossiers gesynchroniseerd en wordt HPRM de centrale opslagplaats voor
archiefwaardige documenten van dossiers. Werkversies worden dan buiten HP-RM opgeslagen. Het
proceseigenaar (of projectleider) is integraal verantwoordelijk voor de volledigheid van het dossier. Het
Archiefbeheer (DIV) van het SCP bewaakt dat dossiers worden gevormd volgens de binnen het SCP geldende
afspraken omtrent de juiste aanmaak van dossiers, de juiste plaatsing van dossiers en welke stukken gearchiveerd
moeten worden.
Selecteren van dossiers voor overbrenging of vernietiging
De dossiers van het SCP zullen, na het plegen van achterstallig onderhoud en het implementeren van duurzaam
archiveren als onderdeel van het onderzoeksproces, na vaststelling van de voorliggend selectielijst worden
geselecteerd voor overbrenging of vernietiging conform de voorliggende selectielijst’.
De ordeningsstructuur van het SCP geeft vanuit de aard van elk proces aan welke informatie relevant is om bij de
uitvoering in het dossier te hebben. Niet alle informatie die een proces creëert of gebruikt komt dus in een dossier
terecht, maar alleen de informatie die relevant is.
Elk projectdossier van het SCP bevat in ieder geval de volgende informatie:
-

Projectplannen (ook internationaal) met daarmee samenhangende correspondentie
opdrachtbrieven);
Verslagen van methodologische intake;
Communicatieplannen;
Correspondentie met betrokkenen/stakeholders, bepalend voor het verloop van onderzoeken;
Verslagen van besprekingen met betrokkenen, van leescommissies, begeleidingscommissies;
Aangeleverde stukken in directieoverleg en verslag bespreking/goedkeuring directieoverleg;
Eindrapporten;
Persberichten en bericht aan bewindslieden van publicatie;
Onderzoekdata en verwijzingen naar onderzoekdata, syntaxbestanden.

(o.a.

In dit overzicht staan géén financiële projectdocumenten, zoals inkoopopdrachten, offertes en-beoordelingen,
omdat deze in de bedrijfsvoeringadministratie apart worden opgeslagen en bewaard. In de SCP-ordeningsstructuur
zijn dit daarom aparte dossiers onder het proces 9.4. Links kunnen wel gelegd worden van het financieel dossier
naar het projectdossier en omgekeerd.
Behalve projectdossiers kent het SCP ook geconsolideerde datadossiers. Deze worden niet opgenomen in HP-RM
maar in DANS van het KNAW-Instituut. (zie 7.4.4).

7.4.3 Substitutie (papier door digitaal)
Het SCP heeft (nog) geen vervangingsbesluit genomen. Dit wil zeggen dat zij de bij haar geringe binnengekomen
informatie op papier in beginsel nog op papier verwerkt. Wel worden de papieren bescheiden sinds 2015
gedigitaliseerd. De fysieke documenten worden opgeslagen in het papieren archief.
Het SCP hoopt op termijn een vervangingsbesluit te kunnen nemen. Momenteel wordt gewerkt aan het
ontwikkelen van de systemen en procedures, welke randvoorwaardelijk zijn voor een dergelijk besluit.

Pagina 114 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

7.4.4 Dossiervormende informatiesystemen
Het SCP gebruikt meerdere dossiervormende informatiesystemen, getypeerd als elektronisch dossier- en
recordmanagement systeem (EDRMS).
Netwerkschijven
Onderzoeksprojectinformatie en overige informatie ontstaat op de netwerkschijven van het SCP. De
projectmedewerkers kunnen hier hun informatie opslaan, bewerken en delen met collega’s. Voorbeelden zijn
documenten, datasets en infographics.
HP Record Manager (HP-RM)
Het SCP gebruikt HP-RM als informatiesysteem voor dossiervorming en archivering. HP-RM is het DMS/RMA bij het
ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). De reden voor gebruik van dit systeem was een beoogde
samenwerking met de andere planbureaus die op hetzelfde adres als het SCP gevestigd zijn. PBL maakt immers al
gebruik van HP-RM en valt onder het ministerie van IenW. HP-RM is zodanig ingericht dat het voldoet aan de
duurzaamheidseisen voor een EDRMS, en de erin opgenomen informatie met de juiste metadata op de juiste wijze
overgebracht kan worden naar het Nationaal Archief, of vernietigd kan worden na aflopen van het vastgestelde
vernietigtermijn. De applicatie ondersteunt de volledige audit-trail op de inhoud van dossiers, zodat aantoonbaar
is wat er met opgenomen records en de bijbehorende contextinformatie (metadata) gebeurt. ‘Zomaar’ weggooien
of veranderen van opgenomen informatie is niet mogelijk, er is sprake van mogelijkheid tot versiebeheer en
metadata (contextinformatie) worden vastgelegd.
Exact
Exact is het informatiesysteem van SCP voor project- en capaciteitsmanagement (per project één dossier) en
inkoop (per inkooptraject één dossier). De belangrijkste stukken - zoals het projectvoorstel - zijn ook te vinden in
HP-RM. Exact wordt nu nog als bronsysteem voor financiële informatie gebruikt.
DANS
DANS Easy is een duurzame repository (archief) voor onderzoeksdata van het KNAW-instituut, DANS. Data uit
onderzoek kunnen via EASY worden gedeeld met anderen. Hiermee zorgen we samen voor duurzame toegang tot
en hergebruik van onderzoeksdata. De geconsolideerde data in DANS worden bewaard in het kader van
duurzaamheid en reproduceerbaarheid. Er vind een periodieke plaatsing plaats van data van de netwerk van het
SCP naar DANS, na controle door de methodologen van het SCP. Alle afspraken zijn vastgelegd in een
overeenkomst en een verwerkersovereenkomst.

7.4.5 Ordening
De dossiers van het SCP vanaf 2009 zijn in het DMS geordend volgens het GWR, dat de basis vormt voor de
voorliggende selectielijst. Van de fysieke dossiers, die het SCP heeft gevormd tot 1 januari 2017, zijn
projectdossiers gevormd op grond van projectnummers en overige dossiers gevormd naar een destijds door DIV
van SCP zelf opgezet ordeningsplan. Deze dossiers maar zijn bij de migratie naar HPRM in 2019 gekoppeld aan de
volgens het GWR ingedeelde processen in HPRM en kunnen ook eenvoudig aan de processen in de voorliggende
selectielijst gekoppeld en bijgevolg gewaardeerd worden.

Pagina 115 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

7.5 Processen Sociaal en Cultureel Planbureau
Het SCP heeft, naar voorbeeld van het kerndepartement, het Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid
doorvertaald naar de praktijk. Binnen het SCP worden niet alle processen uitgevoerd die in het GWR zijn
opgenomen. De processen die niet door het SCP worden uitgevoerd, zijn dan ook niet opgenomen in de
Selectielijst processen Sociaal en Cultureel Planbureau. Een aantal processen zijn uitgesplitst voor een betere
aansluiting op de ordeningsstructuur en de werkprocessen van het SCP, waarbij de waardering soms is
gedifferentieerd.

A. Sturing en inrichting
Categorie 1. Het maken en uitvoeren van afspraken inzake de inrichting en besturing van de organisatie
Binnen het bereik van deze categorie valt alle neerslag met betrekking tot de inrichting van de organisatie, zoals
bijvoorbeeld het instellen van dienstonderdelen. Voorbeelden van overige neerslag zijn: jaarplannen,
managementcontracten, directieplannen, samenwerkingsovereenkomsten, het afleggen van verantwoording over
geleverde ondersteuning aan de organisatie (rapportages).
Proces 1.1

Het inrichten van de organisatie

Waardering

SAB-4

Toelichting

Het instellen moet met een formeel instellingsbesluit gebeuren. Het betreft hier
organisatieonderdelen, raden, commissies enzovoort op de beleidsterreinen
Volksgezondheid, Welzijn, Sport. Ook het verzelfstandigen en inrichten van
organisaties met overheidstaken inzake uitvoering, normstelling en controle
(agentschappen en zbo’s) en de voorbereiding door kwartiermakers. Denk hierbij
ook aan archiefbescheiden waarvan de inhoud leidt tot wijzigingen / aanpassingen /
vernieuwingen in / van de organisatie.

Voorbeeld producten

Formele instellingsbesluiten; institutionele overeenkomsten; wijzigingsvoorstellen;
reorganisatiebesluiten; evaluatierapporten van visitatiecommissies.

Proces 1.2

Het benoemen, schorsen of ontslaan van voorzitters, secretarissen, leden en
ambtelijke adviseurs van formeel ingestelde adviesorganen, stuurgroepen en
organisaties, alsook het toekennen van vergoedingen voor de verrichte diensten.

Waardering

V 7 na vervallen benoeming, schorsing of ontslag

Toelichting

Hier ook het benoemen, detacheren, etc. van ambtenaren bij internationale
organisaties. Emolumenten (vergoedingen) worden hier ook opgenomen, omdat dit
binnen hetzelfde werkproces wordt uitgevoerd. Publicatie vindt plaats in de
Staatscourant. Hieronder valt ook het toekennen van vergoedingen voor de verrichte
diensten. Ten aanzien van benoemingen heeft de neerslag uitsluitend betrekking op
benoemingen waarbij geen sprake is van een rechtspositionele verhouding. In
gevallen waarin wel sprake is van een rechtspositionele verhouding dan moet
gebruik gemaakt worden van de selectielijst voor personeelsdossiers van de
rijksoverheid (P-direct).

Pagina 116 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Voorbeeld producten

Benoeming- en ontslagvoorstellen van SCP-directieleden en -medewerkers SCP
raden; commissies; leden begeleidingscommissie en OR; leerstoelen van het SCP aan
universiteiten; afspraken over vergoedingen.

Proces 1.3

Het sturen van de organisatie op het niveau van directie en management

Waardering

SAB-1

Toelichting

Onder sturing dient te worden verstaan gerichte beïnvloeding door directie en
management.

Voorbeeld producten

Meerjarenprogrammering; verslagen van: directie- en managementoverleg; overleg
met DG's, met de SG en pSG van Ministerie van VWS; vergaderingen van de directie
met de ondernemingsraad; vergaderingen van de Begeleidingscommissie;
vaststelling van werkprogramma's.

Proces 1.4

Het sturen van de organisatie op het niveau van programma’s en afdelingen

Waardering

V 10 na afhandeling van dossier

Toelichting

Onder sturing dient te worden verstaan gerichte beïnvloeding op afdelingsniveau
zodat door invoering en handhaving van afspraken en procedures (beheersing) de
zekerheid ontstaat dat de organisatie de gepubliceerde meerjarenprogrammering
blijvend kan realiseren.

Voorbeeld producten

Nadere uitwerking van (management)werkafspraken binnen programma’s en
afdelingen (rapportage over voortgang; afronding en evaluatie van werkafspraken en
structureel overleg over de werkafspraken); verslagen van afdelingsoverleg/
programmaoverleg; opstellen en vaststellen van jaarlijkse afdelingsplannen.

Proces 1.5

Het beheersen van de organisatie

Waardering

V 7 na afhandeling van dossier

Toelichting

Vaststelling intern beleid, jaarplannen, financieringsmodellen, planning & control
cyclus.

Voorbeeld producten

Stukken van de planning- en control-cyclus; verslagen van overleg van de
Ondernemingsraad (OR) die ter kennisname zijn ontvangen; Stukken met betrekking
tot de concerncontrollersrol en het toezicht op een doelmatige en doeltreffende
financiële bedrijfsvoering.

Pagina 117 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

B. Primaire functies
Het omzetten van middelen (geld, mensen, informatie, enz.) in producten/prestaties die zijn gericht op het
realiseren van de taken en doelen van de organisatie. De primaire functies dragen dus rechtstreeks bij aan het
realiseren van de doelstellingen van de Rijksdienst. In die hoedanigheid zijn ze direct te relateren aan het leveren
van (domeinafhankelijke) diensten aan bewindslieden, burgers, bedrijven en instellingen (waaronder andere
overheidsorganisaties).
Bedrijfsfuncties in dit cluster zijn: Beleidsvorming, beleidsontwikkeling, en beleidsimplementatie, wet- en
regelgeving, externe voorlichting, beleidsevaluatie.

Categorie 2. Het maken, verantwoorden en uitdragen van beleid
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen SCP, omdat het SCP geen processen uitvoert in deze
categorie.
Categorie 3. Het maken van wet- en regelgeving.
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen SCP, omdat het SCP geen processen uitvoert in deze
categorie.
Categorie 4. Het (mede) opstellen van de rijksbegroting en de ramingen voor de volgende jaren.
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen SCP, omdat het SCP geen processen uitvoert in deze
categorie.
Categorie 5. Het geven van voorlichting en verstrekken van informatie aan burgers, bedrijven, instellingen en
andere overheden.

Proces 5.1

Het geven van publieksvoorlichting

Waardering

SA-B4 (eindproducten), V 5 (overige stukken) na afhandeling van dossier

Toelichting

Het verrichten van publieksvoorlichting

Voorbeeld producten

Websites; uitingen op sociale media; persberichten (niet project-gerelateerd);
toespraken; (verzoeken medewerking aan) publicaties (niet project-gerelateerd); tv
campagnes en Postbus 51; organisatie en deelname van/aan congressen; interviews;
jaarverslagen.

Proces 5.2

Het afhandelen van verzoeken om informatie door de Nationale Ombudsman en
door burgers

Waardering

V 5 na afhandeling dossier

Toelichting

Het afhandelen van communicatie door- en aan burgers

Voorbeeld producten

Burgerbrieven; WOB- verzoeken en verzoeken om informatie door de Ombudsman.

Pagina 118 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Categorie 6. Het uitoefenen van toezicht op overheidsorganisaties en buitendiensten
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen SCP, omdat het SCP geen processen uitvoert in deze
categorie.
Categorie 7. Het controleren op naleving van wet- en regelgeving en handhaving ervan.
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen SCP, omdat het SCP geen processen uitvoert in deze
categorie.
D. Kennis en Advies
Voor de gehele beleidscyclus wordt gebruik gemaakt van verschillende vormen van kennis en advies ter
ondersteuning van de kwaliteit van het beleidsproces en van beleid. De politiek maakt gebruik van adviezen door
(bijvoorbeeld) de ingestelde onafhankelijke adviesraden. De kerndepartementen maken gebruik van diverse
vormen van kennis en advies. Deels is de kennis- en adviesfunctie ondergebracht bij de Rijksdienst zelf, maar ook
daarbuiten, zowel publiek als privaat.
Categorie 8. Het (laten) verrichten van onderzoek en het rapporteren hierover.
Onder het bereik van deze categorie vallen niet alleen incidentele onderzoeksopdrachten aan overheidsorganen of
externe onderzoeksbureaus, maar ook de structurele onderzoeksopdrachten van een aantal instellingen en niet
projectgebonden advies aan parlement en ministeries. Hierbij kan worden gedacht aan de taken van het Centraal
Planbureau, het Centraal Bureau voor de Statistiek, het KNMI en het RIVM. De onderzoeksdata worden
gewaardeerd op basis van de waarde van deze gegevens voor de bedrijfsvoering van het onderzoeksinstituut. De
data van bijvoorbeeld het CBS, KNMI en RIVM worden permanent bewaard.

Proces 8.1

Het uitvoeren van onderzoeksopdrachten

Waardering

SAB-3

Toelichting

Het SCP verricht onderzoek, zowel op eigen initiatief als op verzoek of initiatief van
een ander (internationaal) orgaan dan het SCP. Dit onderzoek is soms terugkerend,
om een beeld van ontwikkelingen in tijd te geven. De resultaten van deze
onderzoeken worden gepubliceerd in onderzoeksrapporten. Deze rapporten zijn
gebaseerd op gegevens uit bestaande bronnen of uit enquêtes die het SCP zelf laat
uitvoeren. Ook levert het SCP adviezen aan parlement en ministeries. De bestaande
bronnen zijn bijvoorbeeld de cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS),
of het NIBUD en gegevens van departementen, universiteiten of specifieke
organisaties op een bepaald terrein.

Voorbeeld producten

Projectplannen
met
daarmee
samenhangende
correspondentie
(o.a.
opdrachtbrieven); verslagen van methodologische intake; communicatieplannen;
correspondentie met betrokkenen/stakeholders; bepalend voor het verloop van
onderzoeken; verslagen van besprekingen met betrokkenen (van leescommissies of
begeleidingscommissies; aangeleverde stukken in directieoverleg en verslag
bespreking/goedkeuring directieoverleg; eindrapporten; persberichten en bericht
aan bewindslieden van publicatie; adviezen aan parlement en ministeries.

Pagina 119 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Proces 8.2

Het verkrijgen en beheren van ruwe onderzoeksdata

Waardering

V10
V 0,5 (half jaar), indien ruwe data (bijzondere) persoonsgegevens bevatten

Toelichting

Documenten met betrekking tot verkrijgen data: betreft niet projectgebonden
documenten met betrekking tot het verkrijgen van reeds bestaande gegevens van
bronnen als bijvoorbeeld het CBS of het NIBUD of van departementen, universiteiten
of specifieke organisaties op een bepaald terrein. Voor documenten met betrekking
tot inkoop uitbesteding onderzoek zie 9.4. Deze type data worden beheerd conform
de Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit van de Vereniging van
Universiteiten (VSNU), door SCP onderschreven. Daarin staat: Beheer de verzamelde
data zorgvuldig en bewaar zowel de ruwe als de bewerkte versies gedurende een
voor de discipline en methodologie passende termijn.

Voorbeeld producten

Samenwerkingsovereenkomsten voor gebruik van bestaande gegevens met bijv.
CBS; ruw (onbewerkt) onderzoekmateriaal; syntaxbestanden.

Proces 8.3

Het consolideren van onderzoeksdata en -gegevens

Waardering

SA-B3

Toelichting

Dit zijn geconsolideerde bestanden voor zowel kwalitatief- als kwantitatief
onderzoek.

Voorbeeld producten

Aanschrijfbrieven; correspondentie, eventueel als verwijzing naar een/het
archiefsysteem; sampling-criteria; vragen- en topiclijsten; Codelijst, codeboek en
verantwoording, veldwerkverslag (naam bureau, aantal deelnemers etc.); logboek,
informed consentformulieren; transcripten; bewerkt onderzoeksmateriaal.

E. Ondersteunende -secundaire- functies (PIOFACH)
Bedrijfsfuncties die direct dan wel indirect de primaire functies faciliteren. Ondersteunende functies worden ook
wel aangeduid als ‘PIOFACH-functies’. In tegenstelling tot primaire functies zijn ondersteunende functies niet
rechtstreeks te relateren aan de doelstellingen en het eindresultaat.

Pagina 120 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Categorie 9. Het verlenen van ondersteunende diensten (PIOFACH)
Ondersteunende functies zijn gericht op het ter beschikking stellen van mensen, gebouwen en middelen aan de
Rijksdienst zelf ten behoeve van het zo goed mogelijk uitvoeren van de primaire taken. Onder de bedrijfsvoering
vallen alle bedrijfsprocessen die ervoor zorgen dat een overheidsorgaan functioneert. De neerslag van deze
processen is zeer omvangrijk en veelvormig.
Het SCP maakt voor deze categorie gebruik van dezelfde processen als die van het kerndepartement. Deze zijn
omschreven in de lijst van het kerndepartement onder: ‘E. Ondersteunende -secundaire- functies (PIOFACH) in
Categorie 9. Het verlenen van ondersteunende diensten (PIOFACH)’.
Proces 9.4

Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van financiën

Waardering

V 7 na afhandeling van dossier

Toelichting

Het voeren van de boekhouding, verrichten en ontvangen van betalingen alsook de
administratieve verwerking daarvan, de inkoop, en de financiële verantwoording.

Voorbeeld producten

Financiële bescheiden; begrotingsuitvoeringsplan;
bankafschriften; rekeningcourantoverzichten.

bestedingsplan;

facturen;

F. Uitvoering
Deze functie verenigt alle primaire uitvoerende processen van de overheid die gericht zijn op burgers, bedrijven en
instellingen. Grofweg wordt onderscheid gemaakt tussen de bedrijfsfuncties dienstverlening en handhaving.
Voorbeelden zijn: het verlenen van vergunningen, het verstrekken van subsidies, het heffen van belastingen en het
handhaven van verkeersregels. De uitvoering kan onderdeel uitmaken van de Rijksdienst (waaronder
agentschappen en ZBO's), lagere publiekrechtelijke lichamen, gemeenten, provincies en waterschappen, of
zelfstandige (private) organisaties met een publiekrechtelijke taak.
Categorie 10. Het leveren van producten en diensten aan personen, bedrijven, instellingen en (lagere of andere)
overheden
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen SCP, omdat het SCP geen processen uitvoert in deze
categorie.
Categorie 11. Het heffen en innen bij en het uitkeren aan burgers, bedrijven en instellingen, specifiek uitgevoerd
door de Belastingdienst
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen SCP, omdat het SCP geen processen uitvoert in deze
categorie.
Categorie 12. Het vertegenwoordigen van de Minister of Staat in bestuursrechtelijke procedures voor
(inter)nationale gerechtelijke instanties.
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen SCP, omdat het SCP geen processen uitvoert in deze
categorie.

Pagina 121 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Categorie 13. Het onderhouden van (internationale) betrekkingen en samenwerkingsverbanden
Deze categorie ligt meer in de sfeer van het presenteren van de organisatie aan de (internationale) gemeenschap
zoals de organisatie van (inter)nationale congressen, conferenties, symposia etc. betreffende het
(uitvoerings)beleid.
Proces 13.7

Het aangaan van samenwerkingsverbanden

Waardering

SA-B2

Toelichting

Het aangaan van samenwerkingsverbanden op het terrein van Sociaal en cultureel
welzijn, bijvoorbeeld met de SER en de andere Nederlandse planbureaus.

Voorbeeld producten

(Correspondentie over) samenwerkafspraken; overeenkomsten.

Proces 13.8

Het deelnemen aan (internationale)
samenwerkingsverbanden

Waardering

SA-B2 indien secretariaat bij SCP
V10 indien geen secretariaat

Toelichting

Dit betreft de neerslag van (het meewerken aan) (internationale) organisaties,
commissies en samenwerkingsverbanden met andere partners, zoals bijvoorbeeld de
planbureaus en het CBS.

Voorbeeld producten

Uitnodigingen; correspondentie; vergaderstukken.

organisaties

en

commissies

en

Categorie 14. Het leveren van overheidsdiensten bij crises en calamiteiten
Deze categorie is vervallen in de selectielijst processen SCP, omdat het SCP geen processen uitvoert in deze
categorie.

8 Selectielijst processen Centraal Informatiepunt Beroepen in de
Gezondheidszorg (CIBG)
Het CIBG heeft een eigen selectielijst. Gepubliceerd op 27 augustus 2018 in Staatscourant nr. 47836. Deze zal t.z.t.
opgenomen worden in deze selectielijst.

9 Selectielijst processen Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu
(RIVM)
Het RIVM heeft een eigen selectielijst. Gepubliceerd 14 april 2017 in Staatscourant nr. 20886. Deze zal t.z.t.
opgenomen worden in deze selectielijst.

Pagina 122 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

10 Selectielijst processen Gezondheidsraad (GR)
Wordt toegevoegd bij opname van dit VWS-onderdeel in deze selectielijst.

11 Selectielijst processen Nederlandse Sportraad
Wordt toegevoegd bij opname van dit VWS-onderdeel in deze selectielijst.

12 Selectielijst processen Raad voor de Volksgezondheid en
Samenleving (RVS)
Wordt toegevoegd bij opname van dit VWS-onderdeel in deze selectielijst.

13 Selectielijst processen Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen
(DUS-I)
Wordt toegevoegd bij opname van dit VWS-onderdeel in deze selectielijst.
De Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen in oprichting (DUS-I i.o.) is gestart per 1 september 2015. Per 1
januari 2017 zijn de letters ‘i.o.’ vervallen en is de afkorting zodoende DUS-I.
De dienst is opgericht voor het uitvoeren van subsidieregelingen van het ministerie van VWS, OCW en SZW. Dit
gebeurt op basis van de ‘Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS’ (Stcrt. 7388 d.d. 10 februari 2016; in werking
sinds 1 april 2016) en op basis van een aantal specifieke subsidieregelingen. De nieuwe kaderregeling vervangt de
eerdere kaderregelingen van de drie ministeries. Zo kende het ministerie van VWS de ‘Kaderregeling VWSsubsidies’ (geldend sinds 1 juli 2011).
De kaderregeling kent twee soorten subsidie, te weten projectsubsidies (zijn eenmalig en voor de looptijd van het
project) en instellingssubsidies (zijn structureel van aard en worden per kalenderjaar verstrekt).

14 Selectielijst processen Tuchtcolleges, Toetsings- en
beoordelingscommissies
Wordt toegevoegd bij opname van dit VWS-onderdeel in deze selectielijst.
Het betreft hier de tuchtcolleges voor de gezondheidszorg, de regionale toetsingscommissies euthanasie en de
beoordelingscommissie late zwangerschapsafbreking en levensbeëindiging bij pasgeborenen

15 Selectielijst processen Zorgverzekeringskantoor BES (ZVK) en
Jeugdzorg en Gezinsvoogdij Caribisch Nederland (JGCN)
Wordt toegevoegd bij opname van dit VWS-onderdeel in deze selectielijst.

Pagina 123 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Zorgverzekeringskantoor BES (ZVK)
Sinds 1 januari 2011 geldt voor alle inwoners van de eilanden Bonaire, Sint Eustatius en Saba (de zgn. BESeilanden) een verplichte ziektekostenverzekering. Deze verzekering voorziet in geneeskundige zorg (de ‘cure’) en in
langdurige zorg (de ‘care’). Het Zorgverzekeringskantoor voert de zorgverzekering uit op de BES-eilanden; het
werkt in opdracht en onder verantwoordelijkheid van het ministerie van VWS. Organisatorisch is het ZVK een
onderdeel van de Rijksdienst Caribisch Nederland (RCN), behorend tot het ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties (BZK). Het ZVK contracteert zorgaanbieders zodat verzekerden kunnen worden geholpen bij hun
zorgaanspraken conform het Besluit zorgverzekering BES.
Jeugdzorg en Gezinsvoogdij Caribisch Nederland (JGCN)
De uitvoering van de (zwaardere) jeugdzorg en van de (gezins-)voogdij op de BES-eilanden gebeurt onder
verantwoordelijkheid van het ministerie van VWS; het ministerie van Justitie en Veiligheid is politiek
verantwoordelijk voor de (gezins-)voogdij aldaar. De medewerkers van JGCN zijn in dienst van de Rijksdienst
Caribisch Nederland (RCN), onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

16 Selectielijst processen commissies, bijzondere
samenwerkingsverbanden en tijdelijke organisatieonderdelen
Voor het uitvoeren van onder andere adviserende, coördinerende en onderzoekstaken worden door de
bewindslieden van VWS regelmatig commissies en bijzondere samenwerkingsverbanden ingesteld. In de specifieke
instellingsbesluiten zijn de taken, looptijden en samenstelling van deze commissies en samenwerkingsverbanden
beschreven. VWS is formeel zorgdrager van de archieven die door de commissies en bijzondere
samenwerkingsverbanden worden geproduceerd. In de instellingsbesluiten is opgenomen dat na afronding van de
taken de archieven aan de zorgdrager aangeboden dienen te worden.

Pagina 124 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

17 Bijlage: Afkortingenlijst
Afkorting

Omschrijving

Bron Bron Bron Bron

A&T

Automatisering & Informatievoorziening

aCBG

Agentschap College ter beoordeling van geneesmiddelen

AFZ

Afdeling Algemene en Financiële Zaken

AO

Algemeen Overleg

VWS

IGJ

AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming

VWS

IGJ

CBG

Awb

Algemene wet bestuursrecht

VWS

IGJ

CBG

AWBZ

Algemene wet Bijzondere Ziektekosten

VWS

Awir

Algemene wet inkomensafhankelijke regelingen

VWS

B&B

Bestuur & Beleid

BBio

Bilthoven Biologicals

VWS

BES

Openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba

VWS

BIKK

rijksbijdrage in de kosten van kortingen

VWS

Bjj

Beginselenwet justitiële jeugdinrichtingen

BNV

(afdeling) Botanicals en Nieuwe Voedingsmiddelen

BSD

Basis Selectie Document

BV

Bedrijfsvoering

CAMD

Competent Autorities for Medical Devices

CBG

College ter beoordeling van geneesmiddelen

CBS

Centraal Bureau voor de Statistiek

CBZ

College Bouw Zorginstellingen

VWS

CCE

Centrum voor Consultatie en Expertise

VWS

CCMO

Centrale Commissie voor Mensgebonden Onderzoek

VWS

CCR

Contact Commissie Registratie

CIBG

Centraal Informatiepunt Beroepen in de Gezondheidszorg

VWS

CIO

Chief Information Officer

VWS

CIZ

Centrum Indicatiestelling Zorg

VWS

CPB

Centraal Planbureau

CRM

Customer Relation Management

CSDI

International Workshop on Comparative Survey Design and Implementation

CSZ

College Sanering Zorginstellingen

DANS

Data Archiving and Networking Services

DG

Directeur-generaal

DMS

Document managementsysteem

SCP

DO

Directieoverleg

SCP

DUS-I

Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen

EC

Europese Commissie

EDRMS

Elektronisch dossier- en recordmanagement systeem

SCP

EGMUS

European Museum on Museum Statistics

SCP

EMA

European Medicines Agency

SCP
CBG
SCP

SCP

IGJ
CBG
VWS

IGJ
SCP
IGJ

VWS

IGJ

CBG
SCP

CBG
CBG
CBG
IGJ

CBG
SCP

IGJ
SCP
VWS
SCP
VWS

VWS
CBG

IGJ

CBG

Pagina 125 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Embw

Embryowet

IGJ

ESS

European Social Survey

EU

Europese Unie

CBG

EU NTC

EU Network Training Centre

CBG

EVS

European Values Survey

FIOD

Fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst

GMB

Geneemiddelenbewaking

Gnw

Geneesmiddelenwet

GPL

Gemeenschappelijk Proefdier Lab

VWS

GR

Gezondheidsraad

VWS

GWR

Generieke Waarderingsmodel Rijksoverheid

VWS

HBSC

Health Behaviour in School-Aged Children

HMA

Head of Medicines Agencies

ICW

Interdepartementale Coördinatiecommissie Welzijn

SCP

IenW

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

SCP

IGJ

Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd

VWS

IGJ

IGZ

Inspectie voor de Gezondheidszorg

VWS

IGJ

IJHV/JB

Inspectie Jeugdhulpverlening en Jeugdbescherming

IJZ

Inspectie voor de Jeugdzorg

IMI

Informatiesysteem voor de interne markt

Intravacc

Instituut voor Translationele Vaccinologie

ISQOLS

International Society for Quality-of-Life Studies

Jeugd-ggz

Jeugd- geestelijke Gezondheidszorg

VWS

Jeugd-lvb

Jeugdigen met een licht verstandelijke beperking

VWS

JMV

Jaardocument maatschappelijke verantwoording

IGJ

Jw

Jeugdwet

IGJ

Kew

Kernenergiewet

IGJ

KNAW

Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen

SCP

KNMI

Koninklijke Nederlandse Meteriologisch Instituut

SCP

MO

Managementoverleg

MT

Management team

Nibud

Stichting Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting

NVI

Nederlands Vaccin Instituut

VWS

NVWA

Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit

VWS

NWO

Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

NZa

Nederlandse Zorgautoriteit

Opw

Opiumwet

OR

Ondernemingsraad

ORIGJ

Ondernemingsraad IGJ

PBL

Planbureau voor de Leefomgeving

PGO

Patiënten-, Gehandicapten- en Ouderenorganisaties

VWS

PIOFACH

Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Administratieve Organisatie,
Communicatie, Huisvesting

VWS

SCP

SCP
IGJ
CBG
IGJ

CBG

IGJ

CBG

SCP
SCP

CBG

CBG

IGJ
VWS

IGJ
IGJ

VWS
SCP

SCP
IGJ
SCP
CBG
SCP
VWS

IGJ
IGJ
SCP
IGJ
SCP
IGJ

CBG

SCP

Pagina 126 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

pSG

plaatsvervangend Secretaris-Generaal

VWS

SCP

R&A

Rapportage & Advies

R&D

Research and Development

VWS

RIVM

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu

VWS

RMO

Raad voor de Maatschappelijke Ontwikkeling

RTE

Regionale Toetsingscommissies Euthanasie

VWS

RTG

Regionale Tuchtcolleges voor de Gezondheidszorg

VWS

RVS

Raad voor de Volksgezondheid en Samenleving

VWS

SCP

SCP

Sociaal en Cultureel Planbureau

VWS

SCP

SER

Sociaal-Economische Raad

SG

Secretaris-Generaal

VWS

SIO

Strategisch Informatie Overleg

VWS

Stb.

Staatsblad

Stcrt.

Staatscourant

VWS

SVB

Sociale Verzekeringsbank

VWS

VERAL

Verdeling en Allocatie

VOG

Verklaring Omtrent het Gedrag

VSNU

Vereniging van Universiteiten

Waz

wet afbreking zwangerschap

VWS

IGJ

WBO

wet op het bevolkingsonderzoek

VWS

IGJ

Wcz

wet cliëntenrechten Zorg

VWS

IGJ

Wdkb

wet donorgegevens kunstmatige bevruchting

VWS

IGJ

Wet BIG

wet op de Beroepen in de individuele Gezondheidszorg

VWS

IGJ

Wet Bopz

wet Bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen

VWS

IGJ

Wet COA

wet Centraal Orgaan opvang asielzoekers

Wfw

wet foetaal weefsel

WGEO

Working Group of Enforcement Officers

WiBV

wet inzake bloedvoorziening

VWS

IGJ

Wkkgz

Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg

VWS

IGJ

Wlz

wet langdurige Zorg

VWS

IGJ

Wmbv

wet Bijzondere medische verrichtingen

VWS

IGJ

Wmg

wet marktordening Gezondheidszorg

VWS

IGJ

Wmh

wet op de medische hulpmiddelen

VWS

IGJ

Wmo

wet maatschappelijke ondersteuning

VWS

IGJ

Wmwo

wet medisch-wetenschappelijk Onderzoek met mensen

VWS

IGJ

CBG

Wob

wet Openbaarheid van Bestuur

VWS

IGJ

CBG

Wobka

wet opneming buitenlandse kinderen ter adoptie

WOD

wet op de orgaandonatie

Woo

wet Open Overheid

Wpg

wet publieke gezondheid

VWS

IGJ

WTZi

wet Toelating Zorginstellingen

VWS

IGJ

Wvggz

wet verplichte geestelijke Gezondheidszorg

VWS

IGJ

WVKL

wet veiligheid en kwaliteit lichaamsmateriaal

VWS

IGJ

SCP
CBG

SCP
SCP

SCP
IGJ
CBG

SCP

CBG
CBG
SCP
VWS
SCP

IGJ
VWS

IGJ
IGJ

CBG

SCP

IGJ
VWS

IGJ
IGJ

CBG

Pagina 127 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Wvr

wet veiligheidsregio’s

Wzd

wet Zorg en dwang

ZBO

Zelfstandige Bestuursorgaan

ZIN

Zorginstituut Nederland

Zvw

Zorgverzekeringswet

IGJ
IGJ
VWS

CBG

SCP

CBG
VWS

Pagina 128 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

18 Bijlage: Overzicht verhouding waarderingen
18.1 Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (Kern)
In principe heeft VWS de waarderingsvoorstellen van het GWR overgenomen. De waarderingsvoorstellen van het
GWR zijn vergeleken met de waarderingen in de af te sluiten selectielijsten. In een aantal gevallen is in de GWR
niet voorzien in bepaalde processen die voor het kerndepartement van belang zijn. Voor de helderheid van de
selectielijst zijn hiervoor aparte beschrijvingen opgenomen met een eigen waarderingsvoorstel. Deze processen
zijn ook vergeleken met de af te sluiten selectielijsten.
Nr.

Proces GWR

Waardering Waardering
GWR
afgesloten
selectielijsten

Nr.

Proces kerndepartement

Waardering
kerndepartement

1.1

Het inrichten van de
organisatie

B

B

1.1

Het inrichten van de
organisatie.

SA-B1

1.2

Het benoemen, schorsen V 7
of ontslaan van
voorzitters, secretarissen,
leden en ambtelijke
adviseurs van formeel
ingestelde adviesorganen,
stuurgroepen en
organisaties, alsook het
toekennen van
vergoedingen voor de
verrichte diensten

V 10

1.2

Het benoemen, schorsen of V 7 na
ontslaan van voorzitters,
afhandeling van
secretarissen, leden en
dossier
ambtelijke adviseurs van
formeel ingestelde
adviesorganen, stuurgroepen
en organisaties, alsook het
toekennen van vergoedingen
voor de verrichte diensten.

1.3

Het sturen van de
organisatie op het niveau
van SG/DG

B

B

1.3

Het sturen van de organisatie SA-B1
op het niveau van SG, DG,
pSG en pDG.

1.4

Het sturen van de
organisatie op het niveau
van directies/afdelingen
(niet SG/DG)

V 10

V 20 (143.134) 1.4

Het sturen van de organisatie V 10 na
op het niveau van directies
afhandeling van
en afdelingen (niet
dossier
SG/DG/pDG of pSG).

1.5

Het beheersen van de
organisatie

V7

V 7 (143.285,
143.301)

1.5

Het beheersen van de
organisatie.

V 7 na
afhandeling van
dossier

2.1

Het maken,
verantwoorden en
uitdragen van beleid

B

B

2.1

Het maken, verantwoorden
en uitdragen van beleid.

SA-B3

2.2

Het opstellen en
verantwoorden van het
beleid op het gebied van
ondersteuning (PIOFACH)

V 20

V 20 jaar
(143.282,
143.287)

2.2

Het opstellen en
verantwoorden van het
beleid op het gebied van
ondersteuning van de

Dit proces is in
de lijst van VWS
opgenomen

Pagina 129 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

van de organisatie

2.3

Het adviseren van andere
overheidsorganisaties
over (uitvoering van)
beleid

V 20

organisatie (Personeel,
Informatie en ICT,
Organisatie, Financiën,
Algemene zaken,
Communicatie en
Huisvesting).

onder 9.1

Het adviseren van andere
overheidsorganisaties over
(uitvoering van) beleid.

V 20 na
afhandeling van
dossier door
zorgdrager

2.4

Het voorbereiden van,
voeren van overleg met en
het terugkoppelen uit
verschillende
overlegstructuren op rijksen inter- en
intradepartementaal niveau.

V 7 na
afhandeling van
dossier

V 20 (015.415, 2.3
143.310)

3.1

Het maken van wet- en
regelgeving

B

B

3.1

Het maken van wet- en
regelgeving.

SA-B3

3.2

Het adviseren over weten regelgeving aan
andere departementen

V 20

B (015.415)

3.2

Het adviseren over wet- en
regelgeving aan andere
departementen.

V 20 na
afhandeling van
dossier

4.1

Het (mede) opstellen van
de rijksbegroting en de
ramingen voor de
volgende jaren

V7

B, V5 en V7
(015.281)
V5 (015.281)
V7 (015.281)

4.1

Het (mede) opstellen van de
rijksbegroting en de
ramingen voor de volgende
jaren.

V 7 na
afhandeling van
dossier

5.1

Het geven van
publieksvoorlichting

B (eindproducten)
V 5 (overig)

B en V 5
(046.204)

5.1

Het verrichten van
woordvoering en
publieksvoorlichting.

SA-B4
(eindproducten),
V 5 na
afhandeling van
dossier

5.2

Het afhandelen van
verzoeken om informatie
door de Nationale
Ombudsman, WOBverzoeken en
burgerbrieven

V5

B (o.a
133.11/14)
V 2 (o.a.
133.13/14)
V5 (o.a.
133.14)

5.1

Het afhandelen van
verzoeken om informatie
door de Nationale
Ombudsman en door
burgers.

V 5 na
afhandeling van
dossier

5.3

Het afhandelen van
verzoeken om informatie op
grond van de Wet
openbaarheid van bestuur
(WOB).

V 10 na
afhandeling van
dossier

Pagina 130 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

6.2

Het houden van toezicht
op overheidsorganisaties
en buitendiensten

9.1

Het uitvoeren van intern
beleid op het gebied van
personeel

9.2

Het uitvoeren van intern
beleid op het gebied van
informatievoorziening

V7

B (o.a. 117.39) 6.2
V 10 (117.39)
V 5 (117.48)
9.1.1

Het houden van toezicht op
overheidsorganisaties en
buitendiensten.

V 7 na
afhandeling van
dossier

Het opstellen en
SA-B4
verantwoorden van het
intern beleid voor de interne
bedrijfsvoering.

V 10

V 20 (143.282) 9.1.2
V 5 (143.282)

Het uitvoeren van intern
beleid op het gebied van
personeel.

V 10 na
afhandeling van
dossier

V 10

9.2.1

Het uitvoeren van intern
SA-B3
beleid op het gebied van
duurzame
informatievoorziening en –
huishouding
(verantwoordingsproducten).

9.2.2

Het uitvoeren van intern
beleid op het gebied van
duurzame
informatievoorziening en –
huishouding

V 10 na
afhandeling van
dossier

9.3

Het uitvoeren van intern
beleid op het gebied van
organisatie

V 20

9.3

Het uitvoeren van intern
beleid op het gebied van
organisatie

V 10 na
afhandeling van
dossier

9.4

Het uitvoeren van intern
beleid op het gebied van
financiën

V7

Geen
9.4
waarderingen
Deze
handelingen
vielen niet
onder
BeleidsterreinBSD’SV 5-7
(015.296)

Het uitvoeren van intern
beleid op het gebied van
financiën

V 7 na
afhandeling van
dossier

9.5

Het uitvoeren van intern
beleid op het gebied van
algemene zaken

V2

9.5

Het uitvoeren van intern
beleid op het gebied van
algemene zaken

V 2 na
afhandeling van
dossier

9.6

Het uitvoeren van intern
beleid op het gebied van
communicatie

B voor
V 5 (046.204)
eindproduct
V 5 voor
overige

9.6

Het uitvoeren van intern
beleid op het gebied van
communicatie

V 5 na
afhandeling van
dossier

9.7

Het uitvoeren van intern
beleid op het gebied van
huisvesting

V 10

9.7

Het uitvoeren van intern
beleid op het gebied van
huisvesting

V 10 na
afhandeling van
dossier

Pagina 131 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

9.8

10.1

Het opstellen / wijzigen /
intrekken van interne
regelgeving op PIOFACHgebied

Het leveren van
producten en diensten

V 1 na
intrekking /
vervallen

V 10

V 2 (143.357)

9.8

Het opstellen, wijzigen en
intrekken van interne kaders
en regelgeving.

V 10 na
afhandeling van
dossier

9.9

Het voorbereiden,
vaststellen, implementeren
en evalueren van de
uitvoering van het beleid en
interne kaders en
regelgeving op het gebied
van PIOFACH.

V 10 na
afhandeling van
dossier

10.1.1 Het leveren van producten
en diensten.

V 10 na
afhandeling van
dossier

10.1.2 Het verlenen van
onderscheidingen en
ereblijken.

V 20 na
afhandeling van
dossier
V 10 na
afhandeling van
dossier

10.2

Het innen van bedragen
anders dan door de
Belastingdienst

V

10.2

Het heffen en innen van
bedragen bij burgers,
bedrijven en instellingen
anders dan door de
Belastingdienst.

10.3

Klachten, beroep en
bezwaar

V 1 -20
V 2 (143.357)
tenzij
bewaarbelang is
aangetoond

10.3

Het behandelen van
V 10 na
bezwaar- en beroepschriften. afhandeling van
dossier

10.4

Het toekennen van een
V 7 na
schadevergoeding of het
afhandeling van
verlenen van een bijdrage als dossier
tegemoetkoming voor
schade.

12.1

Het vertegenwoordigen
van de Minister of de
Staat in internationale
procedures

B

V 2 (143.357)

12.1

Het vertegenwoordigen van
de Minister of Staat in
internationale procedures.

SA-B2

12.2

Het vertegenwoordigen
van de Minister of de
Staat in nationale
procedures

V 5 – 20 na V 2 (143.357)
afhandeling

12.2

Het vertegenwoordigen van
de Minister of Staat in
nationale procedures.

V 20 na
afhandeling van
dossier

13.1

Het verzorgen van
gastheerschap voor
vertegenwoordiging van

B

13.1

Het verzorgen van
gastheerschap voor
vertegenwoordiging van

SA-B2

Pagina 132 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

landen en internationale
organisaties

landen en internationale
organisaties.

13.2

Inhoudelijke bijdragen
aan staatsbezoeken

B

B (14.24,
13.2
110.13,
115.16,
129.11/64/88)

Het inhoudelijk bijdragen aan SA-B2
staatsbezoeken.

13.3

Uitvoering van
belangenbehartiging

B

B (14.24,
13.3
110.13,
115.16,
129.11/64/88)

Het uitvoeren van
belangenbehartiging.

SA-B2

13.4

Het verzorgen van
gastheerschap voor
individuele personen

V5

13.4

Het verzorgen van het
gastheerschap voor
individuele personen.

V 5 na
afhandeling van
dossier

13.5

Het verzorgen van
V5
(logistiek van)
staatsbezoeken,
bezoeken van
regeringsleiders, hoge
ambtenaren,
handelsmissies en
uitwisselingsprogramma’s

13.5

Het verzorgen van (logistiek
van) staatsbezoeken,
bezoeken van
regeringsleiders, hoge
ambtenaren, handelsmissies
en
uitwisselingsprogramma’s.

V 10 na
afhandeling van
dossier

13.6

Het verrichten van
representatieve taken en
diplomatieke uitingen

13.6

Het verrichten van
representatieve taken en
diplomatieke uitingen.

V 5 na
afhandeling van
dossier

13.7

Aangaan van
V 5 tenzij
samenwerkingsverbanden bewaarbelang is
aangetoond

13.7

Het aangaan van
samenwerkingsverbanden.

SA-B2

13.8

Deelname aan
(internationale)
organisaties

B (14.24,
13.8.1 Het deelnemen aan
110.13,
(internationale) organisaties
115.16,
en commissies.
129.11/64/88)

SA-B2

V5

V5

13.8.2 Het deelnemen aan
(internationale) organisaties
en commissies.

V 10 na
afhandeling van
dossier,
secretariaat ligt
niet bij VWS

14.1

Het coördineren/treffen
van maatregelen bij een
crises en/of calamiteit.

B

B (49.661/
353/ 377)

14.1

Het coördineren van en het
treffen van maatregelen bij
een crisis of calamiteit.

SA-B3

14.2

Het toetsen van
voorbereidings-

V 10

V 10 (49.653)

14.2

Het toetsen van
voorbereidingsmaatregelen

V 10 na
afhandeling van

Pagina 133 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

maatregelen in het geval
van een crises of
calamiteit

in het geval van een crisis of
calamiteit.

dossier

Pagina 134 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

19 Bijlage: Voorbeeld hotspotlijst
Hotspots [naam organisatie]
Uniek nummer

[nr.]

Hotspot

[titel]
[beknopte omschrijving]

Datering

[datum] – [datum]

Criteria

☒ Maatschappelijke beroering /
media-aandacht

☒ Debat functioneren overheid

☒ Tegenstellingen tussen burgers /
emoties

☒ Positie minister/kabinet

Nadere omschrijving

[toelichting hotspot en relevante criteria]

Rol organisatie

[toelichting rol]

Mogelijke
andere
betrokken organisaties

[opsomming]

Persoonsgegevens

☒ Niet van toepassing

☒ Algemene aard

☒ Bijzondere aard

☒ Strafrechtelijke aard

[Eventuele beschrijving persoonsgegevens]
[Eventuele bewerkingsgrondslag]

Pagina 135 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

20 Bijlage: Verslag overleg NA, VWS en (a)CBG en SCP (conform
Archiefbesluit 1995)
Verslag van het ingevolge artikel 5, eerste lid sub d. van het Archiefbesluit 1995 gevoerde
overleg tussen het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en het Nationaal
Archief met betrekking tot de selectielijst, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het
Archiefbesluit 1995, voor de archiefbescheiden van het kerndepartement van het Ministerie
van Volksgezondheid, Welzijn en Sport over de periode van 18 maart 2013, de Inspectie
Gezondheidszorg en Jeugd over de periode vanaf 1 januari 2020, het College ter
beoordeling van geneesmiddelen (CBG) en Agentschap (aCBG) over de periode vanaf 30
augustus 1963 en het Sociaal Cultureel Planbureau over de periode vanaf 30 maart 1973

Den Haag, oktober 2020
Geert Leloup
Selectiedoelstelling en belangen

Tijdens het opstellen van de selectielijst en tijdens het gevoerde overleg is rekening
gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de
archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het onder sub d van
hetzelfde artikel genoemde belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens
voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Als uitgangspunt van het overleg gold de selectiedoelstelling voor blijvend te bewaren
archief, die in 2010 als volgt is geformuleerd:
Waardering, selectie en acquisitie van archieven heeft tot doel het bijeenbrengen en
veiligstellen van bronnen die het voor individuen, organisaties en maatschappelijke
groeperingen mogelijk maken hun geschiedenis te ontdekken en het verleden van staat en
samenleving (en hun interactie) te reconstrueren. Daartoe dienen de archieven of
onderdelen van archieven veilig gesteld te worden die:
a. representatief zijn voor wat in de samenleving is vastgelegd;
b. representatief zijn voor de activiteiten van de leden (personen en organisaties) van
een samenleving;
c. door waarnemers als belangrijk, bijzonder of uniek worden beschouwd omdat ze de
belangrijke, bijzondere en unieke maatschappelijke ontwikkelingen, activiteiten,
personen en organisaties in een bepaalde periode weerspiegelen.
(Kamerbrief van OCW en BZK aangaande selectieaanpak archieven, 17 december 2010).
Organisatie van het overleg

Het overleg over de concept-selectielijst tussen de vertegenwoordigers van de zorgdrager
en de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vond mondeling en schriftelijk
plaats in de periode januari 2020 tot en met september 2020. De concept-selectielijst werd
tevens voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, lid 1,
sub d, van het per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit 1995.

Pagina 136 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Aan dit overleg werd door de volgende personen deelgenomen:
als archief- en materiedeskundigen namens de zorgdrager:
Luit Humbert, Senior Adviseur Informatiemanagement Ministerie van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport
Ricco van den Hoorn, Informatiemanager College ter beoordeling van geneesmiddelen
Gé Schellen, Informatie architect College ter beoordeling van geneesmiddelen
Evert Florijn, Informatie architect College ter beoordeling van geneesmiddelen
Kirsty Wilson, Senior Adviseur Bedrijfsvoering Sociaal Cultureel Planbureau
Erik Bordewijk, Medewerker Informatiebeheer Sociaal Cultureel Planbureau
als vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris:
Geert Leloup, Senior Medewerker Waardering en Selectie
als externe deskundige:
Cecile aan de Stegge
Daarbij aansluitend is op 24 september 2020 een Strategisch Informatie Overleg (SIO)
gehouden. Aan dit overleg werd door de volgende personen deelgenomen:
namens de zorgdrager:
Marc Salimans, ‎Directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel
Nico Baars, hoofd van de afdeling CIO-kern en Informatiemanagement van de directie
Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel
Véronique Frinking, programmamanager Informatie op orde
Luit Humbert, Senior Adviseur Informatiemanagement Ministerie van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport
Remko Koning, Senior Adviseur Informatiemanagement Ministerie van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport
Evert Florijn, Informatie architect College ter beoordeling van geneesmiddelen
Kirsty Wilson, Senior Adviseur Bedrijfsvoering Sociaal Cultureel Planbureau
Erik Bordewijk, Medewerker Informatiebeheer Sociaal Cultureel Planbureau
namens het Nationaal Archief:
Marens Engelhard, de algemene rijksarchivaris
Olga Raam, strategisch adviseur
als externe deskundige:
Cecile aan de Stegge
Verslag van het overleg
Reikwijdte van de selectielijst

De voorliggende selectielijst geldt voor de periode vanaf 18 maart 2013 voor het
kerndepartement van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, vanaf 1 januari
2020 voor de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), vanaf 30 augustus 1963 voor het
College ter beoordeling van geneesmiddelen (CBG) en Agentschap (aCBG) en vanaf 30
maart 1973 voor het Sociaal Cultureel Planbureau.

Pagina 137 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

De volgende selectielijsten worden ingetrokken of afgesloten:
Voor het kerndepartement, ingetrokken per 18 maart 2013, en voor de Inspectie
Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), ingetrokken per 1 januari 2020:
 Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.
Staatscourant nr. 13588 d.d. 10-03-2020.
Voor het College ter beoordeling van geneesmiddelen (CBG) en Agentschap (aCBG) en voor
de voormalige Commissie ex artikel 14 van het Sera- en Vaccinsbesluit, ingetrokken per 30
augustus 1963:
 Geneesmiddelen en medische hulpmiddelen. Staatscourant nr. 192,
d.d. 03-10-2006.
Voor het Sociaal Cultureel Planbureau, ingetrokken per 30 maart 1973:
 Algemene Wetenschappelijke Beleidsvoorbereiding. Staatscourant nr. 22, 02-021999;
 Rijksbegroting. Staatscourant nr. 194, d.d. 18-10-2001 en nr. 62, d.d. 31-03-2005;
 Rijkshuisvesting. Staatscourant nr. 142, 26-07-2007;
 Arbeidsverhoudingen bij de overheid. Staatscourant nr. 200, 16-10-2001 en nr. 201,
d.d. 17-10-2001;
 Arbeidsvoorwaarden rijkspersoneel. Staatscourant. nr. 200, 16-10-2001 en nr. 201,
d.d. 17-10-2001;
 Formatiebeleid, arbeidsmarktbeleid en personeelsontwikkeling en mobiliteit.
Staatscourant nr. 201, d.d. 17-10-2001;
 Arbeidsomstandigheden bij de overheid. Staatscourant nr. 201, d.d. 17-10-2001;
 Personeelsinformatievoorziening en -administratie. Staatscourant nr. 201, d.d. 1710-2001;
 Overheidsinformatievoorziening. Staatscourant nr. 202, 11-07-2003;
 Organisatie van de Rijksoverheid. Staatscourant nr. 245, 16-12-2005.
Selectiedoelstelling en waarderingsgrondslag

Waardering en selectie vindt tegenwoordig plaats in het kader van de hierboven
opgenomen, in 2010 geformuleerde selectiedoelstelling, en met behulp van de in 2015 door
het Nationaal Archief geïntroduceerde nieuwe waarderingsmethodiek (zie de publicatie
Belangen in balans, een handreiking voor waardering en selectie van archiefbescheiden in
de digitale tijd), waarbij waarderingen tot stand zijn gekomen na uitvoering van een
systeemanalyse en een risicoanalyse. De nieuwe waarderingsmethodiek is verder uitgewerkt
door het gebruik van vijf Systeem Analyse - Bewaarcriteria (SA-B).
Deze bewaarcriteria worden aangevuld met de mogelijkheden tot uitzondering van
vernietiging van archiefbescheiden op basis van artikel 5, eerste lid, sub e, van het
Archiefbesluit 1995: deze worden omschreven in onderdeel 2.3 van de selectielijst.
Algemene opmerking

Voor een goed begrip wordt eerst opgemerkt dat de voorliggende selectielijst een verdere
uitwerking is van de betrekkelijk recent vastgestelde ‘Concernbrede selectielijst van het
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport’ (Stcrt. nr. 13588 d.d. 10-03-2020).
Belangrijkste aanpassing is de toevoeging van de selectielijst voor de organisatieonderdelen

Pagina 138 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

College ter beoordeling van geneesmiddelen (CBG) en Agentschap (aCBG) en het
organisatieonderdeel Sociaal Cultureel Planbureau (SCP), die kaderen in de stapsgewijze
creatie van een selectielijst voor alle organisatieonderdelen van het VWS-concern.
College ter beoordeling van geneesmiddelen (CBG) en Agentschap (aCBG)
Opmerkingen bij de toelichtende tekst
De vertegenwoordigers van de zorgdrager leggen in onderdeel 1.3 voor het CBG en aCBG
de ingangsdatum aanvankelijk vast op 1 januari 2020, de datum van aanvang van een
nieuw kalenderjaar. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris begrijpt deze
keuze, maar waarschuwt wel dat het gevolg kan zijn dat eventueel gewijzigde waarderingen
pas vanaf die datum zullen gelden. Met name de neerslag van het kernproces van het CBG
wordt in het Basis Selectie Document 013 Geneesmiddelen en medische hulpmiddelen
gewaardeerd als te vernietigen, terwijl deze in de voorliggende selectielijst wordt
gewaardeerd als deels te bewaren. De vertegenwoordigers van de zorgdrager zijn het eens
dat dit vermeden moet worden en kiezen daarom als ingangsdatum voor 30 augustus 1963,
de datum waarop het CBG geïnstalleerd werd. Zij verzekeren de vertegenwoordiger van de
algemene rijksarchivaris dat de processen ook voor deze vroegere periode volledig en goed
toepasbaar zijn.
De vertegenwoordigers van beide partijen hebben bijzondere aandacht besteed aan de
afbakening van de reikwijdte en dan met name aan de verhouding tussen enerzijds het CBG
als ZBO zonder rechtspersoonlijkheid en anderzijds het aCBG als organisatieonderdeel van
het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Dat onderscheid is op het moment
van het opstellen van de selectielijst minder relevant omdat zowel CBG als aCBG volgens de
Archiefwet onder het zorgdragerschap van de minister van Volksgezondheid, Welzijn en
Sport vallen. Dat kan echter veranderen bij de inwerkingtreding van de aangekondigde
nieuwe Archiefwet aangezien ZBO’s zonder rechtspersoonlijkheid dan een zelfstandige
zorgdrager (‘verantwoordelijk overheidsorgaan’) worden. Vanuit die wetenschap luidt het
advies van de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris om nu al een duidelijk
onderscheid tussen beide te maken. De vertegenwoordigers van de zorgdrager
verduidelijken daarom in onderdeel 6.1 dat het aCBG in realiteit de enige archiefvormer en
dus ook de enige zorgdrager is.
De externe deskundige polst naar aanleiding van de verwijzing naar het Ministerie van
Landbouw in datzelfde onderdeel 6.1 naar de verhouding tussen het CBG en dit
departement in het geval van een crisis. Zij haalt daarbij het voorbeeld van Q-koorts aan.
De vertegenwoordigers van de zorgdrager verduidelijken dat het CBG zowel aan het
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport als aan het Ministerie van Landbouw,
Natuur en Voedselveiligheid advies inzake geneesmiddelen kan verlenen. De informatie valt
in dat laatste geval evenwel niet onder de reikwijdte van de voorliggende selectielijst. Bij
een infectieziekte als Q-koorts die van dieren op mensen kan overgaan (zoönose) zullen in
eerste instantie zowel het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport als het
Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselveiligheid betrokken partij zijn. Pas na enige
tijd wordt duidelijk welk departement het voortouw neemt: het CBG sluit dan voor de
toepassing van de selectielijst op die afbakening aan.
De beschrijving van de taken en de organisatie van het CBG en het aCBG in onderdeel 6.3
wordt op vraag van de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris op enkele punten

Pagina 139 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

uitgewerkt zodat deze de rol van systeemanalyse vervullen.
De externe deskundige vraagt in haar advies hoe het in onderdeel 6.3.4 vermelde Bureau
nieuwe voedingsmiddelen van het aCBG zich verhoudt tot de Nederlandse Voedsel- en
Warenautoriteit (NVWA), ook op archiefgebied. Daarop verduidelijken de
vertegenwoordigers van de zorgdrager in onderdeel 6.3.4 de evoluerende rol van het
Bureau nieuwe voedingsmiddelen en in onderdeel 6.3.6 de rol van de NVWA. En bij proces
10.1.1 dat dit proces ook van toepassing is op deze voedingsmiddelen. De
vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris voegt daaraan toe dat het recentere
archief van de NVWA wordt gewaardeerd en geselecteerd op basis van de ‘selectielijst voor
de archiefbescheiden van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat en het
Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en taakvoorgangers vanaf 2000’.
Bij onderdeel 6.3.6 is de externe deskundige van mening dat de verwijzing naar het
ministerie van VWS als de ‘regisseur in de geneesmiddelenketen’ te algemeen is. De
vertegenwoordigers van de zorgdrager werken daarop dit onderdeel verder uit door de
verhouding van het aCBG met en de rol van het departement en in het bijzonder van de
directie Geneesmiddelen, Medische hulpmiddelen en Technologie (GMT) te beschrijven en
nader toe te lichten. Onder andere door melding te maken van het convenant dat tussen
VWS en het aCBG afgesloten is. Voorts polst de externe deskundige naar de verhouding tot
en de mogelijke rol van patiënten- en consumenten(organisaties), bijvoorbeeld waar het
gaat om de geschiktheid van verpakkingen. De vertegenwoordigers van de zorgdrager
merken op dat het CBG wel degelijk op diverse manieren patiënten en consumenten betrekt
en voegen informatie hierover toe aan onderdeel 6.3.6.
Het onderdeel 6.4.1 wordt naar aanleiding van het advies van de externe deskundige verder
uitgewerkt. Concreet voegen de vertegenwoordigers van de zorgdrager toe hoe de oudere,
nog niet vervangen analoge archiefbescheiden beheerd en gedigitaliseerd (kunnen) worden.
Bij onderdeel 6.4.3 merkt de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris op dat de
verwijzing naar één geneesmiddelendossier in tegenspraak is met de vermelding van een
groot aantal daarop betrekking hebbende werkprocessen in de selectielijst. Hij meent dat
dit strijdig kan zijn met artikel 5, lid 2 van het Archiefbesluit, dat stelt dat de systematische
opsomming van de categorieën archiefbescheiden in overeenstemming is met de voor het
archief geldende ordeningsstructuur. De vertegenwoordigers van de zorgdrager passen
daarop de desbetreffende processen in de selectielijst aan.
De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vraagt tot slot of het mogelijk is om
een gedetailleerde, tot op handeling- en procesniveau uitgewerkte concordans tussen het
afgesloten Basis Selectie Document(en) en de voorliggende selectielijst op te stellen en als
bijlage toe te voegen. De vertegenwoordigers van de zorgdrager geven evenwel aan dat ze
niet over een dergelijke concordans beschikken en dat alsnog deze opstellen ondoenlijk is.
Bespreking van afzonderlijke werkprocessen

Werkproces 1.4.1: Het sturen van de organisatie op het niveau van Collegevoorzitter
en -secretaris, Directie en MT
Een eerste concept maakt bij een proces ‘Het besluiten/Adviseren over een zaak’ melding
van de vergaderstukken, agenda’s en verslagen van de Collegevergadering en van andere
besluitvormende overlegorganen. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris

Pagina 140 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

merkt op dat de taken van deze organen ruimer (kunnen) zijn dan het besluiten of
adviseren over zaken aangaande geneesmiddelen en adviseert deze neerslag bij dit proces
1.4.1 te vermelden. De vertegenwoordigers van de zorgdrager nemen deze suggestie over.
Het proces ‘Het besluiten/Adviseren over een zaak’ wordt bovendien helemaal geschrapt
omdat het blijkt te overlappen met zowel dit als met andere processen. De waardering
wijzigt evenwel niet.
Werkprocessen 2.4.1: Het voorbereiden van, voeren van overleg met en het terugkoppelen
uit verschillende overlegstructuren op rijks- en inter- en intradepartementaal niveau
(aangaande beleidszaken) en 2.4.2: Het voorbereiden van, voeren van overleg met en het
terugkoppelen uit verschillende overleggen met andere partijen uit de Geneesmiddelen- en
Zorgketen (aangaande beleidszaken)
De vertegenwoordigers van de zorgdrager hadden in een concept van de selectielijst één
enkel proces ‘Het voorbereiden van, voeren van overleg met en het terugkoppelen uit
verschillende overlegstructuren op rijks- en inter- en intradepartementaal niveau. Daarnaast
ook het voorbereiden van, voeren van overleg met en het terugkoppelen uit verschillende
overleggen met andere partijen uit de Geneesmiddelen- en Zorgketen’ voorgesteld en dit
gewaardeerd als ‘V10’ (vernietigen na 10 jaar). Dit proces is op aanraden van de
vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris opgesplitst in twee verschillende
processen met volgnummers 2.4.1 en 2.4.2. Voor proces 2.4.2 stelt de vertegenwoordiger
van de algemene rijksarchivaris de volgende waardering voor: ‘SAB-2 indien het CBG het
secretariaat voert. V10 indien het CBG niet het secretariaat voert’. De vertegenwoordigers
van de zorgdrager kiezen evenwel voor het criterium ‘SA-B2’ met het argument dat de
afspraken ten aanzien van verantwoordelijkheden op archivering niet eenduidig zijn
vastgelegd; om die reden wordt alle neerslag bij CBG bewaard. De vertegenwoordiger van
de algemene rijksarchivaris begrijpt dat in dat geval alle neerslag als blijvend te bewaren
gewaardeerd wordt. Hij raadt echter aan om afspraken over het secretariaat te maken of
deze te achterhalen, zodat de waardering bij een volgende actualisering van de selectielijst
alsnog gedifferentieerd kan worden op basis van het al dan niet voeren van het secretariaat.
Bij enige twijfel hieromtrent kan dan nog gekozen worden voor blijvende bewaring. Tot slot
voegen de vertegenwoordigers van de zorgdrager op eigen initiatief de woorden ‘aangaande
beleidszaken’ toe aan de beschrijvingen van de processen om het onderscheid te maken
met proces 13.1, dat betrekking heeft op de operationele overleggen over
geneesmiddelendossiers.
Werkproces 4.1: Het (mede) opstellen van de rijksbegroting en de ramingen voor de
volgende jaren
De vertegenwoordigers van de zorgdrager stellen aanvankelijk voor om dit proces geheel of
deels te waarderen als ‘SAB-1’. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris
signaleert dat dergelijke informatie doorgaans gewaardeerd wordt als te vernietigen omdat
alle historisch waardevolle informatie op het niveau van het Ministerie van Financiën
bewaard wordt. De vertegenwoordigers van de zorgdrager argumenteren dat deze
informatie de organisatie inzicht biedt in langetermijnontwikkelingen en voor interne
training dient. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris bespeurt hier eerder
een organisatiebelang dan een erfgoedbelang en raadt daarom aan om op basis van een
risicoanalyse in te schatten hoe lang de informatie voor de organisatie nut heeft, vooraleer

Pagina 141 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

deze vernietigd wordt. De vertegenwoordigers van de zorgdraqer nemen dit advies over en
kiezen uiteindelijk voor de waarderingen ‘V7’ en ‘V10’ (vernietigen na respectievelijk 7 jaar
en 10 jaar na afsluiten boekjaar).
De externe deskundige is van mening dat deze termijn mogelijk te kort is door de specifieke
financieringsmodaliteiten van het CBG. De vertegenwoordigers van de zorgdrager
antwoorden dat deze termijn niet alleen is afgestemd en afgesproken met de
proceseigenaars, maar ook in lijn is met wet- en regelgeving en met het (CBG-, VWS-,
rijksbreed) beleid. Zij behouden daarom de hoger vermelde termijnen.
Werkproces 5.2: Het afhandelen van verzoeken om informatie door burgers en/of door de
Nationale Ombudsman.
De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vraagt waarom met de waardering
‘V2 na afhandeling van het (vraag)dossier, V5 overzicht van gestelde vragen en
antwoorden’ afgeweken wordt van de eenvoudiger toe te passen waardering ‘V5’ die ook
door het kerndepartement gehanteerd wordt. De vertegenwoordigers van de zorgdrager
stellen dat dit voortvloeit uit eerder door het CBG bepaald beleid.
Werkproces 8.1: Het (laten) uitvoeren van intern of extern (wetenschappelijk) onderzoek
De vertegenwoordigers van de beide partijen zijn het eens dat de waardering van de
onderzoeksdata een uitdaging is omdat hun waarde kan variëren van onderzoek tot
onderzoek. De oplossing bestaat eruit om in de toelichting te vermelden welke
overwegingen de doorslag kunnen geven bij de keuze voor blijvende bewaring. De overige
data worden vernietigd na 10 jaar. De vertegenwoordigers van de zorgdrager zullen ook
bekijken of de waardering in de toekomst in de onderzoeksprotocollen verantwoord kan
worden.
10.1.1: Het beoordelen en bewaken van de werkzaamheid, risico's, kwaliteit en
beschikbaarheid van geneesmiddelen voor de mens
De vertegenwoordigers van de zorgdrager voorzien aanvankelijk de volgende processen met
betrekking tot de kerntaak van het CBG: Het ontvangen van een indiening, melding,
aanvraag; Het beoordelen van een geneesmiddel; Het risicogestuurd bewaken van
geneesmiddelen; Het verzamelen en beheren van bijwerkingmeldingen; Het coördineren bij
geneesmiddelentekorten en defecten; Het afronden en verwerken van een zaak; Het
besluiten/adviseren over een zaak. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris
merkt dat dit groot aantal mogelijk in tegenspraak is met de verwijzing naar één
geneesmiddelendossier in onderdeel 6.4.3. Hij meent dat dit strijdig kan zijn met artikel 5,
lid 2 van het Archiefbesluit, dat stelt dat de systematische opsomming van de categorieën
archiefbescheiden in overeenstemming is met de voor het archief geldende
ordeningsstructuur. Bovendien zijn de waarderingen voor elk proces hetzelfde. Tot slot is
het voor andere belanghebbenden (de onderzoeker, de burger) minder duidelijk waarop de
processen en waarderingen betrekking hebben. De vertegenwoordigers van de zorgdrager
vervangen deze processen door één enkel proces 10.1.1.
De waardering van dit proces was een belangrijk onderwerp van gesprek tussen de
vertegenwoordigers van de zorgdrager en deze van de algemene rijksarchivaris. De
vertegenwoordigers van de zorgdrager wijzen op het belang van de dossiers inzake hybride
geneesmiddelen, innovatieve geneesmiddelen en stofaanvragen voor wetenschappelijke

Pagina 142 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

onderzoek naar de langetermijneffecten van deze geneesmiddelen. De overige
geneesmiddelen zijn hiervan afgeleiden, wat dan weer verklaart waarom deze op termijn
vernietigd kunnen worden. De vertegenwoordigers van de zorgdrager zijn wel van oordeel
dat het door de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris voorgestelde criterium
‘SAB-3’ niet helemaal aansluit op deze verantwoording. De vertegenwoordiger van de
algemene rijksarchivaris beaamt dit, maar belooft dat dit meegenomen zal worden bij de
onlangs opgestarte doorontwikkeling van ‘Belangen in balans’.
Voorts vraagt de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris of de informatie
omtrent geneesmiddelentekorten en –defecten niet integraal voor blijvende bewaring in
aanmerking komt. De vertegenwoordigers van de zorgdrager argumenteren dat deze
informatie niet eenvoudig van andere informatie gescheiden kan worden én vaak over
eerder banale, logistieke problemen handelt. Bovendien wordt deze informatie wel blijvend
bewaard als ze betrekking heeft op hybride geneesmiddelen, innovatieve geneesmiddelen
en stofaanvragen. Voor alle overige geneesmiddelen kan dan weer gebruik gemaakt worden
van de in onderdeel 2.3 omschreven mogelijkheden tot uitzonderen van vernietiging. De
vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris stemt daarop in met het behoud van de
voorgestelde waardering.
De vertegenwoordigers van de zorgdrager vragen aan de vertegenwoordiger van de
algemene rijksarchivaris of het waarderen van een gedeelte van de ‘geneesmiddelendossiers’ als blijvend te bewaren hun overbrenging naar het Nationaal Archief impliceert. De
vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris beaamt dat dit onder de huidige
Archiefwet het geval is. Maar hij wijst ook op de aangekondigde nieuwe Archiefwet, die
onder bepaalde voorwaarden de mogelijkheid zal bieden om een ontheffing te verkrijgen
van de verplichting om documenten naar een archiefdienst over te brengen. Kern van dit
'bewaren bij de bron’ is dat blijvend te bewaren informatie niet overgaat naar de hiertoe
ingerichte archiefdienst (in dit geval het Nationaal Archief), maar in de oorspronkelijke
organisatie en ICT-omgeving duurzaam toegankelijk wordt gehouden. Hij vraagt het de
vertegenwoordigers van de zorgdrager of ze op basis hiervan in kunnen stemmen met de
voorgestelde waardering. Ook omdat deze waardering niet ter discussie staat. De
vertegenwoordigers van de zorgdrager stemmen hiermee in.
Werkproces 10.2: Het beheren/administreren van een geneesmiddelenadministratie
De vertegenwoordigers van de zorgdrager vragen aan de vertegenwoordiger van de
algemene rijksarchivaris of het waarderen van de geneesmiddelenadministratie als blijvend
te bewaren hun overbrenging naar het Nationaal Archief impliceert. De discussie en
uitkomst zijn dezelfde als deze bij het vorige proces.
Voor de externe deskundige is het niet duidelijk of dit werkproces betrekking heeft op het
openbare, dan wel niet publiek toegankelijke register. De vertegenwoordigers van de
zorgdrager verklaren dat dit proces betrekking heeft op het geheel van documentatie die
relevant is voor het verlenen van een handelsvergunning voor een specifiek geneesmiddel:
dit gaat dus verder dan een register met ‘basisinformatie’. De toelichting verduidelijkt reeds
dat dit een interne geneesmiddelenadministratie is en behoeft dus geen verdere aanpassing.
De openbare Geneesmiddeleninformatiebank (GIB) valt onder proces 5.4.
Werkproces 12.2: Het verlenen van advies bij nationale procedures
De externe deskundige is van mening dat de termijn ‘V20’ veel te kort is, bijvoorbeeld voor

Pagina 143 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

geruchtmakende zaken zoals de Q-koorts. De vertegenwoordiger van de algemene
rijksarchivaris merkt evenwel op dat deze nationale procedures gevoerd worden bij de
rechtbanken en gerechtshoven, waarvan de archieven eveneens onder toepassing van de
Archiefwet vallen en op basis van (een) selectielijst(en) gewaardeerd worden. Bovendien
kan het CBG voor het eigen archief ook steeds gebruik maken van de mogelijkheid tot
uitzonderen van vernietiging zoals omschreven in 2.3. Hij meent daarom dat deze
waardering behouden kan worden.
Werkproces 13.1: Het deelnemen aan (internationale) organisaties, commissies en
samenwerkingsverbanden
Een eerste voorstel van waardering van de vertegenwoordigers van de zorgdrager luidde:
‘SA-B2 met betrekking tot de voorbereiding, vaststelling, wijziging en intrekking van een
commissie of samenwerking. SA-B2 voor formele stukken indien secretariaat bij het CBG. V
10 indien geen secretariaat bij het CBG’. De vertegenwoordiger van de algemene
rijksarchivaris wijst evenwel op de complexiteit van deze waardering en de onduidelijkheid
over de waardering van de stukken die geen formele status zouden hebben. Beide partijen
spraken vervolgens af om de verwijzing naar de voorbereiding, vaststelling, wijziging en
intrekking van een commissie of samenwerking te schrappen omdat deze informatie reeds
op basis van processen 1.1 en 1.2 gewaardeerd kan worden. De waardering van het proces
is door de vertegenwoordigers van de zorgdrager gewijzigd in ‘SAB-2’. De
vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris stelt daarop de vraag of de informatie
die voortvloeit uit de deelname aan internationale overleggen niet na verloop van tijd
vernietigd kan worden. Of meer algemeen: van alle overleggen waarvan het CBG niet het
secretariaat verzorgt. Dergelijke informatie is mogelijk bijzonder omvangrijk en wordt ook
bewaard door een (internationaal) secretariaat. De vertegenwoordigers van de zorgdrager
argumenteren dat de afspraken ten aanzien van verantwoordelijkheden op archivering niet
eenduidig zijn vastgelegd; om die reden wordt de neerslag bij CBG bewaard. De
vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris begrijpt dat in dat geval alle neerslag als
blijvend te bewaren gewaardeerd wordt. Hij raadt echter aan om afspraken over het
secretariaat te maken of deze te achterhalen, zodat de waardering bij een volgende
actualisering van de selectielijst alsnog gedifferentieerd kan worden op basis van het al dan
niet voeren van het secretariaat. Bij enige twijfel hieromtrent kan dan nog gekozen worden
voor blijvende bewaring.
De externe deskundige is op haar beurt van mening dat de waardering ‘V2 voor allerlei
overige tussenresultaten’ te kort is. Zij wijst er op dat deze volgens de toelichting ook
uitnodigingen voor reizen, bezoeken en geschenken omvatten en dat juist dergelijke
neerslag de beïnvloeding door belangengroepen kan documenteren. De vertegenwoordigers
van de zorgdrager zijn van mening dat deze termijn volstaat omdat een aantal ‘checks and
balances’ voorzien zijn, zoals de organisatie van het CBG in de vorm van een onafhankelijk
college, de interne controle- en auditmechanismes en de verantwoording via het
jaarverslag. Wordt het CBG ondanks deze maatregelen toch geconfronteerd met een
geruchtmakende belangenverstrengeling, dan zal het uiteraard gebruik maken van de
mogelijkheden om informatie uit te zonderen van vernietiging.
Verder is een aantal werkprocessen naar aanleiding van vragen van de vertegenwoordiger
van de algemene rijksarchivaris nader verduidelijkt of toegelicht.

Pagina 144 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Over de formulering en waardering van de overige werkprocessen waren de betrokken
partijen het eens.
Sociaal Cultureel Planbureau

Opmerkingen bij de toelichtende tekst
De vertegenwoordigers van de zorgdrager leggen in onderdeel 1.3 voor het SCP de
ingangsdatum vast op 30 maart 1973, de datum van instelling van het SCP, omdat er nog
archief vanaf deze datum bewerkt dient te worden. De vertegenwoordiger van de algemene
rijksarchivaris vraagt of de werkprocessen in de selectielijst ook voor deze periode volledig
zijn en aansluiten op de ordening. De vertegenwoordigers van de zorgdrager bevestigen dat
dit het geval is. De vertegenwoordigers van beide partijen zijn het ook eens dat archieven
die onder reikwijdte van deze selectielijst vallen, maar al in bewerking zijn, bewerkt zijn of
al overgebracht zijn naar het Nationaal Archief, niet opnieuw bewerkt zullen worden op
basis van deze selectielijst. Tot slot merkt de vertegenwoordiger van de algemene
rijksarchivaris op dat het in 1999 vastgestelde BSD Algemene Wetenschappelijke
Beleidsvoorbereiding in principe niet ingetrokken hoeft te worden aangezien een selectielijst
maximaal 20 jaar geldig is. Hij begrijpt evenwel dat met deze expliciete vermelding elk
misverstand hierover uitgesloten kan worden.
De externe deskundige polst naar de door het SCP beheerde persoonsgegevens, die in
onderdeel 7.2.1 enkel in algemene zin ter sprake komen. De vertegenwoordigers van de
zorgdrager verduidelijken dat het SCP zowel gewone als bijzondere persoonsgegevens
beheert. Hun af- of aanwezigheid heeft ook een rol gespeeld bij het bepalen van de
waarderingen. Gedetailleerde informatie over de door het SCP beheerde gegevens is te
vinden in het online raadpleegbare AVG-verwerkingsregister van de Rijksoverheid
(https://www.avgregisterrijksoverheid.nl), zoals ook in onderdeel 3.3 van de selectielijst
wordt vermeld. Dat register documenteert binnen welk proces, welke persoonlijke gegevens
worden geregistreerd en hoe deze op basis van een selectielijst gewaardeerd en
geselecteerd worden.
Het proces van de hotspotmonitor van het SCP wordt door de vertegenwoordigers van de
zorgdrager verder uitgewerkt in onderdeel 7.2.3 na een suggestie in die zin van de
vertegenwoordiger van algemene rijksarchivaris. De aansluiting op het VWS-brede proces is
daarbij een belangrijk aandachtspunt.
De beschrijving van de taken en de organisatie van het SCP in onderdeel 7.3 wordt op vraag
van de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris op enkele punten uitgewerkt
zodat deze de rol van systeemanalyse vervullen.
De beschrijving van de taken in onderdeel 7.3.2 is afkomstig uit het ondertussen vervangen
koninklijk besluit van 30 maart 1973. De vertegenwoordigers van de zorgdrager verzekeren
echter dat deze taakomschrijving nog steeds relevant en geldig is.
Verder signaleren de vertegenwoordigers van de zorgdrager dat van 1 april 2010 tot 1
januari 2015 het SCP het secretariaat van de Raad voor de Maatschappelijke Ontwikkeling
(RMO) verzorgd heeft: op die laatste datum is de RMO opgegaan in de Raad voor
volksgezondheid en samenleving (RVS). De vertegenwoordiger van de algemene
rijksarchivaris veronderstelt dat bij gebrek aan afspraken de RVS stilzwijgend het
zorgdragerschap over het archief van de RMO heeft aanvaard. En dat het archief van de

Pagina 145 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

RMO buiten de reikwijdte van de selectielijst van het SCP valt. Hij raadt de
vertegenwoordigers van de zorgdrager aan om hierover contact op te nemen met de RVS.
Bij onderdeel 7.4 heeft bij de externe deskundige de indruk gewekt dat bij het SCP papier
nog steeds leidend is. De vertegenwoordigers van de zorgdrager signaleren dat het SCP wel
degelijk de overstap naar digitaal heeft gemaakt: zij passen de tekst op enkele punten aan
om dit duidelijker te onderstrepen.
Bij onderdeel 7.4.2 plaatsen de vertegenwoordigers van de zorgdrager de kanttekening dat
oudere, analoge projectdossiers ook financiële projectdocumenten kunnen bevatten. De
vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris geeft aan dat deze stukken in principe
op basis van de voorliggende selectielijst afgezonderd en vernietigd moeten worden, maar
ook dat dit op stukniveau bijzonder arbeidsintensief en foutgevoelig is. Hij raadt aan om op
het moment van de bewerking van deze dossiers met het Nationaal Archief te bekijken wat
de meest aangewezen selectieaanpak is.
De externe deskundige polst bij ditzelfde onderdeel naar het beoogde tijdspad voor de
implementatie van de selectielijst omdat de tekst de indruk wekt dat dit langere tijd in
beslag zal nemen. De vertegenwoordigers van de zorgdrager geven aan dat zij in 2021 alle
digitale archiefbescheiden naar het DMS zullen migreren en vervolgens waarderen en
selecteren. De bestaande papieren archiefbescheiden worden de komende jaren bewerkt,
afhankelijk van de beschikbare capaciteit en de Corona-gerelateerde ontwikkelingen. De
afzondering van inkoopstukken is in principe geen vertragende factor omdat de
vertegenwoordigers van de zorgdrager en van de algemene rijksarchivaris in de voorgaande
alinea voor een pragmatische oplossing gekozen hebben.
De vertegenwoordigers van de zorgdrager vermelden in onderdeel 7.4.4 dat het SCP voor
de archivering van onderzoeksdata onder andere gebruik maakt van DANS Easy. DANS Easy
is een duurzame repository (archief) voor onderzoeksdata van de Koninklijke Nederlandse
Akademie van Wetenschappen (KNAW) en de Nederlandse Organisatie voor
Wetenschappelijk Onderzoek (NWO). De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris
merkt op dat DANS geen archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet is en verwijst
daarvoor naar een eerder, gezamenlijk rapport van DANS en het Nationaal Archief en uit
2015 (zie https://dans.knaw.nl/nl/over/organisatiebeleid/samenwerking/NADANSVerkennendRapport.pdf). Hij raadt bijgevolg
vertegenwoordigers van de zorgdrager aan om de ontwikkelingen op dit gebied te volgen en
zo nodig maatregelen te nemen. Mogelijk zal ook de aangekondigde nieuwe Archiefwet op
dit punt meer mogelijkheden scheppen (zie ook de hieronder opgenomen toelichting bij
werkprocessen 8.2 en 8.3).
De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vraagt tot slot of het mogelijk is om
een gedetailleerde, tot op handeling- en procesniveau uitgewerkte concordans tussen het
afgesloten Basis Selectie Document(en) en de voorliggende selectielijst op te stellen en als
bijlage toe te voegen. De vertegenwoordigers van de zorgdrager geven evenwel aan dat ze
niet over een dergelijke concordans beschikken en dat alsnog deze opstellen ondoenlijk is.
De externe deskundige betreurt dit, maar toont ook begrip voor dit standpunt.

Pagina 146 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

Bespreking van afzonderlijke werkprocessen

Werkprocessen 1.3: Het sturen van de organisatie op het niveau van directie en
management en 1.4: Het sturen van de organisatie op het niveau van programma’s en
afdelingen
De vertegenwoordigers van de zorgdrager hadden aanvankelijk één proces ‘Het sturen van
de organisatie’ voorzien en dit gewaardeerd als blijvend te bewaren.
De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vraagt of naar het voorbeeld van het
Generiek Waarderingsmodel Rijksoverheid een onderscheid gemaakt kan worden tussen
sturing op strategisch en operationeel niveau. De eerste kan gewaardeerd worden als
blijvend te bewaren, de tweede als te vernietigen. De vertegenwoordigers van de
zorgdrager nemen deze suggestie over door twee verschillende processen en waarderingen
in die zin te voorzien.
De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris merkt voorts op dat in de
oorspronkelijke toelichting van het proces ‘Het sturen van de organisatie’ verwezen wordt
naar overleg met andere organisaties. Hij is evenwel van mening dat dit hoort onder een
ander, nog ontbrekend werkproces. De vertegenwoordigers van de zorgdrager zijn het
hiermee eens. Zij schrappen de verwijzingen naar dergelijke samenwerkingsverbanden in
de toelichting en voegen werkproces 13.8.2 Het deelnemen aan (internationale)
organisaties en commissies en samenwerkingsverbanden toe.
Werkproces 5.1: Het geven van publieksvoorlichting
Dit proces wordt in eerste concept van de selectielijst gewaardeerd als blijvend te bewaren.
Deze waardering is op vraag van de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris
gewijzigd in ‘SA-B4 eindproducten, V5 overige stukken’. Hij is immers van mening dat het
volstaat om alle eindproducten van de communicatie (websites, persberichten, publicaties,
enz.) blijvend te bewaren. Bovendien leert ervaring dat deze eindproducten vrij eenvoudig
geselecteerd kunnen worden.
Voorts antwoorden de vertegenwoordigers van zorgdrager bevestigend op de vraag van de
vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris dat ook de jaarverslagen van het SCP
onder dit werkproces vallen.
Werkproces 8.1. Het uitvoeren van onderzoeksopdrachten
De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vraagt onder welk proces het
memorandum bij de kabinetsformatie valt. De vertegenwoordigers van de zorgdrager geven
aan dat dit hoort onder dit proces 8.1 en dan met name onder de in de toelichting vermelde
‘adviezen aan parlement en ministeries’. Hetzelfde geldt voor (bijdragen aan het)
beantwoorden van Kamervragen.
Tot slot wordt naar aanleiding van het advies van de externe deskundige het veld met
waarderingen aangevuld met de bijkomende waardering ‘V 0,5 (half jaar) voor ruwe
onderzoeksdata die (bijzondere) persoonsgegevens bevatten’ opdat de selectielijst in lijn
zou zijn met het AVG-verwerkingsregister en vice versa.
Werkprocessen 8.2: Het verkrijgen en beheren van ruwe onderzoeksdata en 8.3: Het
consolideren van onderzoeksdata en -gegevens
De vertegenwoordigers van de zorgdrager hadden aanvankelijk onderzoeksdata van het SCP

Pagina 147 van 148

Concept | Concernbrede selectielijst van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport | 21 januari 2021

vermeld onder andere werkprocessen, zoals ‘Het uitvoeren van onderzoeksopdrachten’. De
vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris leidt echter uit onderdeel 12.4.4 af dat
dergelijke data afzonderlijk beheerd en bewaard worden. Zijn advies luidt om hiervoor
afzonderlijke processen te voorzien, zodat de selectielijst in overeenstemming is met de
ordening. De vertegenwoordigers van de zorgdrager nemen dit advies over door
werkprocessen 8.2 en 8.3 aan de selectielijst toe te voegen.
Een belangrijk gespreksonderwerp tussen de vertegenwoordigers van beide partijen is de
waardering van diezelfde onderzoeksdata. De consensus luidt al snel dat ruwe data op
termijn vernietigd kunnen worden en geconsolideerde data blijvend bewaard. De
syntaxbestanden vormden echter een twijfelgeval. Deze bestanden documenteren de data
die gebruikt zijn in de analyses en berekeningen van het project-eindresultaat. Na ampel
overleg worden deze in de voorliggende selectielijst gewaardeerd als te vernietigen. Wegens
de vernietigingstermijn van 10 jaar is op korte termijn nog geen sprake van effectieve
vernietiging. De afspraak luidt om deze waardering bij een actualisering van de selectielijst
nogmaals tegen het licht te houden.
De vertegenwoordigers van de zorgdrager vragen aan de vertegenwoordiger van de
algemene rijksarchivaris of het waarderen van de geconsolideerde onderzoeksdata als
blijvend te bewaren hun overbrenging naar het Nationaal Archief impliceert. De
vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris beaamt dat dit onder de huidige
Archiefwet het geval is. Maar hij wijst ook op de aangekondigde nieuwe Archiefwet, die
onder bepaalde voorwaarden de mogelijkheid zal bieden om een ontheffing te verkrijgen
van de verplichting om documenten naar een archiefdienst over te brengen. Kern van dit
'bewaren bij de bron’ is dat blijvend te bewaren informatie niet overgaat naar de hiertoe
ingerichte archiefdienst (in dit geval het Nationaal Archief), maar in de oorspronkelijke
organisatie en ICT-omgeving duurzaam toegankelijk wordt gehouden. Hij vraagt het de
vertegenwoordigers van de zorgdrager of ze op basis hiervan in kunnen stemmen met de
voorgestelde waardering. Ook omdat deze waardering niet ter discussie staat. De
vertegenwoordigers van de zorgdrager stemmen hiermee in.
Werkproces 9.4: Het uitvoeren van intern beleid op het gebied van financiën
De vertegenwoordigers van beide partijen spreken af dat dit proces wordt toegevoegd
omdat hetzelfde proces in de selectielijst voor het kerndepartement niet helemaal aansluit
op de specifieke context van het SCP.
Verder is een aantal werkprocessen naar aanleiding van vragen van de vertegenwoordiger
van de algemene rijksarchivaris nader verduidelijkt of toegelicht.
Over de formulering en waardering van de overige werkprocessen waren de betrokken
partijen het eens.
Verslag van het Strategisch Informatieoverleg

Het Strategisch Informatieoverleg heeft de ‘Concernbrede selectielijst van het Ministerie van
Volksgezondheid, Welzijn en Sport’ geaccordeerd. Tijdens het overleg zijn zowel het proces
als het eindresultaat besproken, maar dit leidde niet tot andere inzichten en bijhorende
aanpassingen.

Pagina 148 van 148