Afbakeningsdocument
Basisdocument van Ministerie van Algemene Zaken
met overzicht van de beschikbare informatie over de hotspot
‘COVID-19 crisis’

Datum:

30-9-2021

Status:
Naam desbetreffende organisatie:

In voortgang – versie projectorganisatie
hotspot
Ministerie van Algemene Zaken

Naam opsteller:

Hotspotgroep DBV/ICT, KMP en DIV

Goedgekeurd door:

Nog niet vastgesteld – versie

Definitief | |Afbakeningsdocument

Colofon

Projectnaam
Projectleider(s)
Contactpersoon
Auteurs
Versie
Bijlage(n)

pag. 2

Hotspot Covid-19 bij AZ
CIO-office
Klik hier als u tekst wilt invoeren.
0.1
Bijlage 1 Ordeningsstructuur verschillende systemen
Bijlage 2 Overzicht selectielijsten

Definitief | |Afbakeningsdocument

Inhoud

Colofon—2
Inleiding—5
1
Feitenrelaas van de COVID-19 crisis—Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1.1
Hoofdlijnen uitbraak COVID-19—Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1.2
Betrokkenheid van de Nederlandse overheid—Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd.
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5

Institutioneel overzicht—7
Overzicht van Actoren—10
Overzicht Werkprocessen—16
Overzicht Overlegstructuren—26
In relatie tot overige actoren—33
Tijdslijn—34

3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10

Overzicht van de informatie—36
Vormen informatie en systemen—36
Reeds genomen acties binnen de eigen organisatie—38
Relevante informatie bij individuele medewerkers—40
E-mails—38
Sociale Media—38
Rubricering—39
Beheer—39
Wob—39
Randvoorwaarden—39
Zoekwoorden—40

4
4.1
4.2

Bijlages—Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Bijlage 1—Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Bijlage 2—Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

5

Begrippenlijst—41

pag. 3

Definitief | |Afbakeningsdocument

pag. 4

Definitief | |Afbakeningsdocument

Inleiding

Het sjabloon afbakeningsdocument is in opdracht van het Project ‘Blijvend in ons
geheugen: nationale crisis MH17’ opgesteld. Dit is een generiek sjabloon dat toen
en in de toekomst bruikbaar is voor elke gebeurtenis die binnen de Rijksoverheid als
hotspot wordt benoemd.
Het projectplan schrijft als eerste stap voor om de informatie te identificeren. Het
identificeren gebeurt door een overzicht te maken van waar de relevante informatie
omtrent de COVID-19 crisis is gecreëerd en ontvangen.
Het project heeft zich tot doel gesteld dat er per betrokken archiefvormer 1 een
afbakeningsdocument beschikbaar is. Er is hiervoor een generiek sjabloon
opgesteld, dat handvatten biedt voor de archiefvormer om de informatie af te
bakenen. Iedere archiefvormer vult het sjabloon voor de eigen organisatie in. Het is
een intern product voor de overheid. Het project heeft niet het doel om het
afbakeningsdocument als zodanig in deze vorm te publiceren. Het ingevulde
sjabloon wordt door de archiefvormer uitgewisseld met het project. Vanuit het
project kan op basis van de ingevulde sjablonen onder meer bezien worden of alle
bij de crisis betrokken organisatie binnen de Rijksoverheid ook betrokken zijn bij het
project Hotspot COVID-19 crisis.
Het afbakeningsdocument is een basisdocument voor de desbetreffende organisatie.
Vanuit het basisdocument wordt de index opgebouwd. Per organisatie wordt er een
overzicht opgesteld waarin de rol, de werkzaamheden (werkprocessen) en de
betrokkenheid bij de COVID-19 crisis worden beschreven. Naast de beschrijving van
de soorten informatie (papier en digitaal) en informatiesystemen, wordt de
reikwijdte van de COVID-19 crisis afgebakend en zo vastgesteld op welke
werkprocessen de index betrekking heeft.
Opbouw afbakeningsdocument
Zie hieronder de visualisatie van de opbouw van het afbakeningsdocument:

1

. Er staat hier archiefvormer, maar voor AZ wordt hier feitelijk Archiefbeheerder bedoeld.
De Beheersregels Archiefbeheer AZ 2020 onderscheiden binnen AZ namelijk diverse archiefvormende onderdelen.
Dat zijn de te onderscheiden organisatieonderdelen: KMP, RVD, DPC, RVD, DBV. Dit afbakeningsdocument heeft
betrekking op de organisatie AZ als geheel.

pag. 5

Definitief | |Afbakeningsdocument

Hoofdstuk 1 geeft een kort algemeen feitenrelaas. Deze tekst is voor alle
archiefvormers globaal opgesteld. Hoofdstuk 2 en 3 zijn organisatiespecifiek en
worden door de archiefvormers ingevuld. In hoofdstuk 2 is een beschrijving
opgenomen van de actoren 2 betrokken bij de COVID-19 crisis. Daarbij zijn actoren
binnen en buiten de organisatie genoemd om zo de onderlinge verbanden zichtbaar
te krijgen. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de informatie die de archiefvormer
ontvangen heeft en zelf gecreëerd heeft en de archiefvorming ervan. In de bijlage is
een lijst opgenomen van de mappenstructuur van de desbetreffende systemen en
een lijst van de geldende selectielijsten.
Werkwijze
Het project biedt het sjabloon aan bij de contactpersonen van de betrokken
archiefvormers. Deze contactpersonen gaan intern aan de slag met het invullen van
het sjabloon, daarbij kunnen in ieder geval mensen betrokken worden uit het
primair proces en/of uit de informatiehuishouding. Gezien de verschillende
invalshoeken is dit het gewenste koppel om het sjabloon in te vullen. Het advies is
om het sjabloon binnen de eigen organisatie uit te zetten en het invullen
gezamenlijk met het primair proces en informatiehuishouding op te pakken. In het
projectplan is als acceptatiecriterium opgenomen dat de archiefvormer een intern
afgestemd product oplevert, conform de interne parafenlijn. Te denken valt aan
bijvoorbeeld het niveau van CIO.

2

Een persoon, werkgroep of organisatie die verantwoordelijk is voor of betrokken is bij het aanmaken en opnemen
van archiefbescheiden en/of processen voor informatie- en archiefbeheer. Bron: NEN-ISO 23081:2006

pag. 6

Definitief | |Afbakeningsdocument

1

Tijdlijn COVID-19 crisis

Informatie over de interdepartementale tijdlijn zoals die gepubliceerd wordt op
overheid.nl, is te raadplegen op Coronavirus tijdlijn | Rijksoverheid.nl.
De informatie op de website is actueel en wordt elk kwartaal ge-update. Dit gebeurt
na interdepartementale afstemming en goedkeuring door DOC-19, ACC-19 en MCC19. Circa 2 maanden na het betreffende kwartaal wordt deze in de MCC-19
vastgestelde update toegevoegd aan de bestaande tijdlijn en gepubliceerd op de
website.
De website van rijksoverheid.nl wordt gearchiveerd en blijft daarmee duurzaam
toegankelijk voor de toekomst.
Het proces van totstandkoming van de tijdlijn en de vastgestelde updates per
kwartaal zal blijvend worden gearchiveerd door de programma DGSC-19.
Naar behoefte vullen de individuele zorgdragers dit hoofdstuk nader aan met
bijzonderheden voor de tijdlijn van de eigen organisatie. Hierbij wordt
gekeken naar wat relevant wordt geacht vanuit de tijdlijn met het oog op
archivering van COVID-19 gerelateerde informatie en die nadere keuzes in
afbakening van de hotspot ondersteunen.
1.1

Betrokkenheid van de Nederlandse overheid
De betrokkenheid van de Nederlandse overheid is te herleiden naar (tot nu toe) 5
proceslijnen:
1. Uitbraak COVID-19 buiten Europa;
2. Uitbraak COVID-19 in Europa;
3. Uitbraak COVID-19 in Nederland – fase van inperken;
4. Uitbraak COVID-19 in Nederland –fase van verdergaande maatregelen
(vanaf 12 maart 2020 tot heden)
a.
Maximaal controleren
b.
Continuïteit vitale processen en samenleving
c.
Zorg voor kwetsbare personen
d.
Financieel / economisch
e.
Caribische delen Koninkrijk
f.
Maatschappelijk debat
5. Afschaling crisisstructuur

Beschrijving Nationale Crisisstructuur
Vanwege de brede maatschappelijke consequenties (volksgezondheid, sociaal,
financieel, economisch) wordt de nationale crisisstructuur opgeschaald, conform het
Instellingsbesluit Ministeriële Commissie Crisisbeheersing 2016 (Stcrt. 2016, nr.
48258) en het Nationaal Handboek Crisisbesluitvorming. De minister van Justitie en
Veiligheid is de coördinerend minister voor crisisbeheersing.
De Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) geeft invulling
aan deze coördinerende verantwoordelijkheid van de minister. Overige ministeries
vervullen rollen binnen die structuur, of vervullen vanuit hun beleidsveld een eigen
coördinerende rol, zoals het geval is met het ministerie van Volksgezondheid,
Welzijn en Sport voor de infectieziektebestrijding. Elk ministerie neemt maatregelen
op het eigen beleidsterrein om verdere uitbreiding van het coronavirus te
voorkomen en de maatschappelijke consequenties te beheersen.

pag. 7

Definitief | |Afbakeningsdocument

Het Nationaal Crisiscentrum (NCC), ondergebracht bij de NCTV, is 24/7
informatieloket en ondersteunt de nationale crisisstructuur en de daarbij
betrokken partijen.
De Ministeriële Commissie Crisisbeheersing (MCCb), onder voorzitterschap van de
minister-president, besluit over het geheel van maatregelen en voorzieningen met
het oog op een samenhangende aanpak ter voorkoming van verdere verspreiding
van het coronavirus en met het oog op het beheersen van de maatschappelijke
impact hiervan.
De Interdepartementale Commissie Crisisbeheersing (ICCb) is een Commissie
waar Directeuren-Generaal onder voorzitterschap van de NCTV adviezen maakt
voor de MCCb. Zo nodig en mogelijk neemt deze Commissie zelf besluiten.
ICCb en MCCb worden ondersteund en geadviseerd door een Interdepartementaal
Afstemmingsoverleg (IAO). Het IAO was in de eerste maanden van de crisis de
voorganger van het DOC-19. DOC-19 wordt naar behoefte ingezet en flexibel
ingericht en samengesteld, bijvoorbeeld voor informatievoorziening, beeld- en
oordeelsvorming, advies over specifieke aspecten, crisiscommunicatie of
parlementaire verantwoording.
Een BAO (bestuurlijk afstemmingsoverleg) volgt op elk OMT advies. In het BAO
worden de bestuurlijke en uitvoeringsconsequenties van een OMT advies besproken.
Het BAO advies kan afwijken van het OMT advies. BAO rapporteert aan het ACC en
MCC.
Het Nationaal Kernteam Crisiscommunicatie (NKC) is actief voor de organisatie en
afstemming van de publieks– en crisiscommunicatie op alle niveaus.
De gezamenlijke coördinatie en aanpak op operationeel-tactisch niveau is
vormgegeven via de werkwijze Landelijk Operationeel Coördinatiecentrum-Nationaal
(LOCC-N) / Landelijk Operationeel Team-Corona (LOT-C). Het gaat hier om een
multidisciplinair samenwerkingsverband tussen alle hulpverleningsdiensten,
defensie, bevolkingszorg, veiligheidsregio’s en ministeries.

pag. 8

Definitief | |Afbakeningsdocument

In de periode tot 1 juli 2020 werd uitgegaan van de basisstructuur, zie ook de
grafische weergave
Daarna kwam specifiek voor COVID-19 de ambtelijk en ministerieel
besluitvormende overleggen: DOC-19 (in de plaats van IAO), ACC-19 (in de plaats
van ICCb) en MCC-19 (in de plaats van MCCb). De wijze van besluitvorming is
echter hetzelfde gebleven.

pag. 9

Definitief | |Afbakeningsdocument

2

Institutioneel overzicht

Dit hoofdstuk heeft als doel om inzicht te verkrijgen welke de actoren betrokken zijn
bij de hotspot COVID-19 crisis. Om dit inzicht te verkrijgen, beginnen we met het
aanwijzen van de organisatie(onderdelen) die betrokken zijn geweest bij de COVID19 crisis en hiervoor bepaalde werkzaamheden hebben verricht. Daarbij worden ook
vragen gesteld over actoren buiten de eigen organisatie, met als doel de onderlinge
verbanden aan te geven. Dit alles bij elkaar zorgt het voor de nadere context van
de informatie.
Door het invullen van de vragen ontstaat er inzicht in het verloop van de
betrokkenheid van de betreffende organisatie bij de crisis. Verder geeft het een
indicatie van de cruciale momenten die er zijn geweest tijdens de crisis en van het
begin en mogelijk het einde van de betrokkenheid van de invullende organisatie. De
verantwoordelijkheid voor het afbakenen van de relevante informatie ligt, conform
de Archiefwet 1995, bij de archiefvormer zelf.
Welke informatie relevant is, verschilt per organisatie. Om te bepalen wat relevante
informatie is, moet in ieder geval de vraag worden gesteld of de informatie nodig is
om een bepaald proces te reconstrueren.
Hoofdstuk 3 is bedoeld om aan te geven welke categorieën van informatieobjecten
daarbij zijn gegenereerd en waar deze bewaard worden.
2.1

Overzicht van Actoren

2.1.1

Welke actoren binnen uw eigen organisatie zijn betrokken (geweest) bij de COVID19 crisis?
Hieronder geeft u een overzicht van de actoren binnen uw eigen organisatie die
betrokken zijn (geweest) bij de COVID-19 crisis.
Een actor is een persoon (zoals bij de politieke leiding), organisatieonderdeel,
werk- of projectgroep die verantwoordelijk is voor of betrokken is bij het uitvoeren
van werkzaamheden omtrent de COVID-19 crisis. Maak daarbij onderscheid tussen
de politieke leiding en het ambtelijk niveau.
Bij het ambtelijk niveau wordt gevraagd actoren op het niveau van
organisatieonderdelen, werk- of projectgroepen op te nemen. De specifieke
functionarissen komen aan bod bij vraag 3.3. m.b.t. de informatie bij specifieke
medewerkers.
Op dit moment zijn er twee lege tabellen opgenomen. Je kunt meer dan twee
actoren opnemen. Kopieer dan de tabel.
Voor uitvoeringsorganisaties, ZBO’s, etc.: Vul uitsluitend de tabel voor het
ambtelijk niveau in. Voor de politieke leiding verwijst u naar het
moederdepartement.

pag. 10

Definitief | |Afbakeningsdocument

Tabel 1. Politieke leiding:
Denk aan de minister, de staatssecretaris.
Actor 1

Toelichting

Naam van de actor en

Minister-President

eventuele gebruikte
afkortingen
Beschrijving van de rol en

De minister-president is belast met de coördinatie van het

verantwoordelijkheden

regeringsbeleid.

Op hoofdlijnen opsomming
van de werkzaamheden die
zijn uitgevoerd

Per wanneer is de actor

-

Voorzitter (Rijks)ministerraad MR/RMR
Voorzitter onderraden, ministeriele commissie
Interdepartementaal overleg
Debatten Tweede Kamer
Persconferenties
Internationaal overleg
Internationale evenementen

Betrokken vanaf begin van de crisis (januari/februari 2020)

betrokken geraakt? Neem
hier een tijdsindicatie op en
indien mogelijk koppel deze
aan een gebeurtenis

Tabel 2. Ambtelijk niveau
Denk aan Bureau SG of vergelijkbare directie, Directoraten-Generaal, Directies,
Afdelingen, Werkgroepen, Projectgroepen, etc.
Actor 1

Toelichting

Naam van de actor en

SG ( coördinator I&V) en PSG

eventuele gebruikte
afkortingen
Beschrijving van de rol en

- Ondersteuning Minister-President

verantwoordelijkheden

- Coördinatie van aangelegenheden m.b.t. de inlichtingen- en
Veiligheidsdiensten (Coördinator I&V)

Op hoofdlijnen opsomming

Het adviseren en ondersteunen van de minister-president rond de

van de werkzaamheden die

COVID-19 crisis. Deelname aan het overleg tussen SG’s (SGO).

zijn uitgevoerd
Per wanneer is de actor
betrokken geraakt? Neem
hier een tijdsindicatie op en
indien mogelijk koppel deze
aan een gebeurtenis

pag. 11

Betrokken vanaf begin van de crisis, januari/ februari 2020.

Definitief | |Afbakeningsdocument

Actor 2a

Toelichting

Naam van de actor en

Kabinet Minister President - adviseurs en raadadviseurs

eventuele gebruikte
afkortingen
Beschrijving van de rol en

Het adviseren en ondersteunen van de minister-president bij de

verantwoordelijkheden

uitvoering van de hem opgedragen taken, met name coördinatie van
het algemeen regeringsbeleid en het voorzitterschap van de
(Rijks)Ministerraad en onderraden.

Op hoofdlijnen opsomming

Het adviseren en ondersteunen van de Minister-President rond de

van de werkzaamheden die

COVID-19 crisis. Het adviseren rond debatten, beantwoording van

zijn uitgevoerd

kamervragen, adviseren bij internationale overleggen en
internationale evenementen

Per wanneer is de actor
betrokken geraakt? Neem
hier een tijdsindicatie op en
indien mogelijk koppel deze
aan een gebeurtenis

pag. 12

Betrokken vanaf begin van de crisis, januari/februari 2020.

Definitief | |Afbakeningsdocument

Actor 2b

Toelichting

Naam van de actor en

Kabinet Minister President - secretariaat ministerraad

eventuele gebruikte
afkortingen
Beschrijving van de rol en

Het verzorgen van het secretariaat van de ministerraad en van de

verantwoordelijkheden

secretariaten van de onderraden.

Op hoofdlijnen opsomming

Het verzorgen van het secretariaat van de (R)MR, KMP staf en de

van de werkzaamheden die

onderraden.

zijn uitgevoerd
Per wanneer is de actor

Betrokken vanaf begin van de crisis, januari/februari 2020.

betrokken geraakt? Neem
hier een tijdsindicatie op en
indien mogelijk koppel deze
aan een gebeurtenis

Actor 3a

Toelichting

Naam van de actor en

Rijksvoorlichtingsdienst - Communicatie Algemeen Regeringsbeleid

eventuele gebruikte

(RVD-CAR)

afkortingen
Beschrijving van de rol en

Het verzorgen van de woordvoering van de minister-president en het

verantwoordelijkheden

kabinet. Het geven van voorlichting over het algemeen
regeringsbeleid, de minister-president en het ministerie van
Algemene Zaken. Het verzorgen van de informatievoorziening over
het algemeen regeringsbeleid. Het vervullen van het voorzitterschap
van de Voorlichtingsraad (VoRa). Het coördineren, faciliteren en
adviseren inzake interdepartementale voorlichting- en
communicatiebeleid.

Op hoofdlijnen opsomming

-Voorbereiden persconferenties COVID-19 en ministerraad

van de werkzaamheden die

-Bespreking COVID-19 in voorlichtingsraad

zijn uitgevoerd

-Beantwoorden burgerbrieven
-Communicatie social media
-Verzorgen van persberichten
-Woordvoering journalisten

Per wanneer is de actor
betrokken geraakt? Neem
hier een tijdsindicatie op en
indien mogelijk koppel deze
aan een gebeurtenis

pag. 13

Betrokken vanaf begin van de crisis, januari/ februari 2020

Definitief | |Afbakeningsdocument

Actor 3b

Toelichting

Naam van de actor en

Rijksvoorlichtingsdienst Communicatie Koninklijk Huis (RVD-CKH)

eventuele gebruikte
afkortingen
Beschrijving van de rol en

-

verantwoordelijkheden

Het verzorgen van de woordvoering en het geven van
voorlichting over het Koninklijk Huis.

-

Het adviseren aan leden van het Koninklijk Huis over
publiciteitsaangelegenheden.

-

Het voorbereiden van evenementen waar het Koninklijk
Huis aan deelneemt.

Op hoofdlijnen opsomming
van de werkzaamheden die

-

Verzorgen persberichten
Ondersteuning werkbezoeken

zijn uitgevoerd
Per wanneer is de actor

Betrokken vanaf begin van de crisis, januari/februari 2020

betrokken geraakt? Neem
hier een tijdsindicatie op en
indien mogelijk koppel deze
aan een gebeurtenis

Actor 4

Toelichting

Naam van de actor en

Dienst Publiek en Communicatie (DPC)

eventuele gebruikte
afkortingen
Beschrijving van de rol en

Tijdens de COVID-19-crisis is aan DPC gevraagd om het Nationaal

verantwoordelijkheden

Kernteam Crisiscommunicatie ( NKC) te ontzorgen door een centrale
rol te spelen in de informatievoorziening richting burgers en
professionals, naast en samen met het RIVM.
De opdracht aan en het doel van dit team is:

“Gedurende de duur van de COVID-19-maatregelen in Nederland blijft
de online informatievoorziening over COVID-19 via het Platform
Rijksoverheid Online beschikbaar, bereikbaar en bruikbaar"
Het Nationaal Kernteam Crisiscommunicatie (NKC) fungeert tijdens
een crisis of incident als informatieknooppunt voor de Rijksoverheid
op het gebied van pers- en publiekscommunicatie. Het NKC maakt
onderdeel uit van de nationale crisisstructuur.
DPC/informatie Rijksoverheid verzorgt de informatievoorziening van
de Rijksoverheid. Daarvoor ontwikkelt en beheert het de websites
Rijksoverheid.nl, Government.nl en Rijkshuisstijl.nl. Ook beantwoordt
DPC alle vragen die per telefoon of e-mail binnenkomen.

pag. 14

Definitief | |Afbakeningsdocument

Op hoofdlijnen opsomming
van de werkzaamheden die
zijn uitgevoerd

-

informatievoorziening rijksoverheid
campagnes (Campagnemanagement NKC, advies en
ondersteuning DPC)

Per wanneer is de actor

Begin van de crisis, januari/ februari 2020 Vanaf 17 maart is het

betrokken geraakt? Neem

Coronateam Online Advies begonnen.

hier een tijdsindicatie op en
indien mogelijk koppel deze
aan een gebeurtenis

pag. 15

Definitief | |Afbakeningsdocument

Actor 5

Toelichting

Naam van de actor en

Coördinator verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van

eventuele gebruikte

bestuur (WOB-coördinator).

afkortingen
Beschrijving van de rol en

-

Het behandelen van WOB-verzoeken

-

In behandeling nemen WOB-verzoeken

verantwoordelijkheden
Op hoofdlijnen opsomming
van de werkzaamheden die
zijn uitgevoerd
Per wanneer is de actor

Inventariseren relevante documenten
Afstemming met andere betrokken ministeries

Vanaf april 2020 (datum eerste WOB-verzoek)

betrokken geraakt? Neem
hier een tijdsindicatie op en
indien mogelijk koppel deze
aan een gebeurtenis

Actor 6

Toelichting

Naam van de actor en

Directie Bedrijfsvoering

eventuele gebruikte
afkortingen
Beschrijving van de rol en

-

verantwoordelijkheden
Op hoofdlijnen opsomming

Het ondersteunen van het primaire proces van het
ministerie van Algemene Zaken

-

Het leveren van dienstverlening op het gebied van alle

van de werkzaamheden die

PIOFAH terreinen: Personeel & Organisatie,

zijn uitgevoerd

Informatievoorziening / ICT, Huisvesting / Facilitair en
Inkoop

Per wanneer is de actor
betrokken geraakt? Neem
hier een tijdsindicatie op en
indien mogelijk koppel deze
aan een gebeurtenis

pag. 16

Vanaf maart 2020.

Definitief | |Afbakeningsdocument

2.3

Overzicht Werkprocessen

2.3.1

Vanuit welke werkprocessen is uw organisatie betrokken bij de COVID-19 crisis?
Werkproces 1

Toelichting

Naam Werkproces

Het adviseren en ondersteunen van de minister-president als
voorzitter van de (Rijks)ministerraad en de onderraden (waaronder de
Ministeriele Commissie Covid-19 (MCC-19))

Naam Betrokken Actor

KMP – adviseurs en raadadviseurs (2a) secretariaat ministerraad (2b)

Beschrijving van het

Het voorbereiden van de ministerraad en onderraden en verzorgen

werkproces op hoofdlijnen

van de verslaglegging. Het adviseren en ondersteunen van de
Minister-President rond de COVID-19 crisis.

Tijdsindicatie: De start van

Aanvang crisis in Nederland (januari/februari 2020)

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Tijdsindicatie: Het einde van

Nog lopend

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Aan welke proceslijnen is het

2. Uitbraak Covid-19 in Europa

werkproces te koppelen?
Relatie met de

•

selectielijst(en)

Selectielijst: Ministerie van Algemene Zaken en daaronder
ressorterende diensten, agentschappen, commissies en
raden vanaf 2007

•

Categorie: 2.1, Het maken, verantwoorden en uitdragen
van beleid

•

Handeling: 4121.2 Het voeren van het secretariaat van de

•

Waardering: B SAB 2

•

Risico: Hoog .

(Rijks)ministerraad, onderraden en ministeriële overleggen

Risico: Is het te voorzien dat
het niet meer kunnen

Motivatie: De COVID-19 Pandemie is een grootschalige

beschikken over de gegevens

gebeurtenis waarvan de effecten nog jarenlang zullen

van dit werkproces op

doorklinken in de samenleving. Daarover zal ook politieke

termijn kan leiden tot

verantwoording worden afgelegd aan de Tweede Kamer,

mogelijke schade of risico’s?

mogelijk ook in de toekomst door middel van een
parlementaire enquête. Het is daarom van belang de
informatie langdurig te bewaren.

Risico: Produceert dit proces

•

Bij het verwerken van Persoonsgegevens in het kader

informatie of gegevens die

van dit proces wordt steeds het beginsel van

door niet tijdig te vernietigen

dataminimalisatie toegepast. Uitsluitend die

pag. 17

Definitief | |Afbakeningsdocument

een risico voor de organisatie

persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het

of anderen oplevert?

proces worden verwerkt.
•

Wanneer de identiteit van de betrokkenen niet (meer)
van belang is, worden de persoonsgegevens
geanonimiseerd. Wanneer dit niet mogelijk is dan wel
een onevenredige inspanning vereist, worden
persoonsgegevens gepseudonimiseerd.

•

Bijzondere persoonsgegevens worden op zodanige
wijze verwerkt dat de identiteit van de betrokkene niet
te achterhalen is, tenzij de betrokkene voor de
betreffende verwerking uitdrukkelijk toestemming
heeft verleend of de verwerking voldoet aan één van
de uitzonderingsgronden van Artikel 9 AVG en Artikel
22 & 23 UAVG..

Werkproces 2

Toelichting

Naam Werkproces

Het adviseren en ondersteunen van de minister-president rond
debatten en het beantwoorden van kamervragen

Naam Betrokken Actor

SG / PSG en KMP - adviseurs en raadadviseurs (2a)

Beschrijving van het

Het adviseren rond debatten, het beantwoorden van kamervragen.

werkproces op hoofdlijnen
Tijdsindicatie: De start van

Aanvang crisis in Nederland (januari/februari 2020)

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Tijdsindicatie: Het einde van

Nog lopend

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Aan welke proceslijnen is het

2. Uitbraak Covid-19 in Europa

werkproces te koppelen?
Relatie met de

•

selectielijst(en)

Selectielijst: Ministerie van Algemene Zaken en daaronder
ressorterende diensten, agentschappen, commissies en
raden vanaf 2007

•

Categorie: 2.1, Het maken, verantwoorden en uitdragen
van beleid

•

Handeling: 4121.1 Het adviseren aan de ambtelijke en
politieke top over beleidsmatige vraagstukken

•

Waardering: B SAB 2

•

Categorie: 2.1, Het maken, verantwoorden en uitdragen

•

Handeling: 4121.9 Het beantwoorden van (schriftelijke)

EN
van beleid
vragen van leden / commissies uit de Tweede en Eerste
Kamer

pag. 18

Definitief | |Afbakeningsdocument

Risico: Is het te voorzien dat

•

Waardering: B SAB 3

•

Risico: Hoog .

het niet meer kunnen

Motivatie: De COVID-19 Pandemie is een grootschalige

beschikken over de gegevens

gebeurtenis waarvan de effecten nog jarenlang zullen

van dit werkproces op

doorklinken in de samenleving. Daarover zal ook politieke

termijn kan leiden tot

verantwoording worden afgelegd aan de Tweede Kamer,

mogelijke schade of risico’s?

mogelijk ook in de toekomst door middel van een
parlementaire enquête. Het is daarom van belang de
informatie langdurig te bewaren.

Risico: Produceert dit proces

•

Bij het verwerken van Persoonsgegevens in het kader

informatie of gegevens die

van dit proces wordt steeds het beginsel van

door niet tijdig te vernietigen

dataminimalisatie toegepast. Uitsluitend die

een risico voor de organisatie

persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het

of anderen oplevert?

proces worden verwerkt.
•

Wanneer de identiteit van de betrokkenen niet (meer)
van belang is, worden de persoonsgegevens
geanonimiseerd. Wanneer dit niet mogelijk is dan wel
een onevenredige inspanning vereist, worden
persoonsgegevens gepseudonimiseerd.

•

Bijzondere persoonsgegevens worden op zodanige
wijze verwerkt dat de identiteit van de betrokkene niet
te achterhalen is, tenzij de betrokkene voor de
betreffende verwerking uitdrukkelijk toestemming
heeft verleend of de verwerking voldoet aan één van
de uitzonderingsgronden van Artikel 9 AVG en Artikel
22 & 23 UAVG..

Werkproces 3

Toelichting

Naam Werkproces

Het voorbereiden van en adviseren bij internationale overleggen en
internationale evenementen Minister-President

Naam Betrokken Actor

SG / PSG en KMP - adviseurs en raadadviseurs (2a)

Beschrijving van het

Voorbereiden, adviseren, begeleiden en organiseren bij internationale

werkproces op hoofdlijnen

overleggen en internationale evenementen Minister-President

Tijdsindicatie: De start van

Aanvang crisis in Nederland (januari/februari 2020)

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Tijdsindicatie: Het einde van

Nog lopend

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Aan welke proceslijnen is het
werkproces te koppelen?

pag. 19

2. Uitbraak Covid-19 in Europa

Definitief | |Afbakeningsdocument

Relatie met de

•

selectielijst(en)

Selectielijst: Ministerie van Algemene Zaken en daaronder
ressorterende diensten, agentschappen, commissies en
raden vanaf 2007

•

Categorie: 2.1, Het maken, verantwoorden en uitdragen
van beleid

•

Handeling: 4121.1 Het adviseren aan de ambtelijke en
politieke top over beleidsmatige vraagstukken

•

Waardering: B SAB 2

•

Categorie: 13.8, Deelname aan (internationale) organisaties

•

Handeling: 41138.1 Het deelnemen aan de Europese Raad,

EN

de algemene vergadering van de VN en andere
internationale topconferenties

Risico: Is het te voorzien dat

•

Waardering: B SAB 2

•

Risico: Hoog .

het niet meer kunnen

Motivatie: De COVID-19 Pandemie is een grootschalige

beschikken over de gegevens

gebeurtenis waarvan de effecten nog jarenlang zullen

van dit werkproces op

doorklinken in de samenleving. Daarover zal ook politieke

termijn kan leiden tot

verantwoording worden afgelegd aan de Tweede Kamer,

mogelijke schade of risico’s?

mogelijk ook in de toekomst door middel van een
parlementaire enquête. Het is daarom van belang de
informatie langdurig te bewaren.
•

Stel jezelf vragen als:
o

wat zou er gebeuren als mijn organisatie
verantwoording over dit proces moet afleggen?
(bijv interne controle, audit, vragen van tweede
kamer of gemeenteraad?)

o

Welke informatie is uit dit proces is nodig voor
vervolg processen bij mijn eigen organisatie of bij
anderen?

•

Te denken aan de risicogebieden: financieel, juridisch,
politiek/bestuurlijk (nationaal), veiligheid, diplomatiek
(internationaal), imago,

Risico: Produceert dit proces

•

Bij het verwerken van Persoonsgegevens in het kader

informatie of gegevens die

van dit proces wordt steeds het beginsel van

door niet tijdig te vernietigen

dataminimalisatie toegepast. Uitsluitend die

een risico voor de organisatie

persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het

of anderen oplevert?

proces worden verwerkt.
•

Wanneer de identiteit van de betrokkenen niet (meer)
van belang is, worden de persoonsgegevens
geanonimiseerd. Wanneer dit niet mogelijk is dan wel
een onevenredige inspanning vereist, worden
persoonsgegevens gepseudonimiseerd.

•

Bijzondere persoonsgegevens worden op zodanige
wijze verwerkt dat de identiteit van de betrokkene niet
te achterhalen is, tenzij de betrokkene voor de
betreffende verwerking uitdrukkelijk toestemming
heeft verleend of de verwerking voldoet aan één van
de uitzonderingsgronden van Artikel 9 AVG en Artikel
22 & 23 UAVG..

pag. 20

Definitief | |Afbakeningsdocument

Werkproces 4

Toelichting

Naam Werkproces

Het geven van voorlichting/ publiekscommunicatie over het algemeen
regeringsbeleid, de Minister-President en het ministerie van Algemene
Zaken.

Naam Betrokken Actor

RVD/CAR –Communicatie Algemeen Regeringsbeleid

Beschrijving van het

Het beantwoorden van Burgerbrieven, communiceren richting burgers

werkproces op hoofdlijnen

via social media, communiceren intern via Rijksportaal.

Tijdsindicatie: De start van

Aanvang crisis in Nederland (februari 2020)

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Tijdsindicatie: Het einde van

Nog lopend

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Aan welke proceslijnen is het
werkproces te koppelen?

2. Uitbraak Covid-19 in Europa

Relatie met de

•

selectielijst(en)

Selectielijst: Ministerie van Algemene Zaken en daaronder
ressorterende diensten, agentschappen, commissies en
raden vanaf 2007;

•

Categorie: 5.1 Het geven van publieksvoorlichting (o.a.
persberichten, toespraken, publicaties, tv campagnes en
Rijksoverheid.nl

•

Handeling: 4151.1 Het verrichten van woordvoering en
publieksvoorlichting

•

Waardering:
o
o

EN
•

Eindproducten: B SAB 3
Overige neerslag: V5

Categorie: 5.2: het afhandelen van burgerbrieven, WOBverzoeken om informatie door de Ombudsman

•

Handeling: 4152.1 Het behandelen van burgervragen

•

Waardering: V5, met steekproef bewaren SAB 3

EN
•

Categorie: 14.1 Het coördineren/treffen van maatregelen
bij een crisis en/of calamiteit

•

Handeling: 41141.1 Het signaleren en regisseren van
crises en calamiteiten

•

Waardering: B SAB 3

Risico: Is het te voorzien dat

•

Hoog

het niet meer kunnen

•

Motivatie: De COVID-19 Pandemie is een grootschalige

pag. 21

Definitief | |Afbakeningsdocument

beschikken over de gegevens

gebeurtenis waarvan de effecten nog jarenlang zullen

van dit werkproces op

doorklinken in de samenleving. Daarover zal ook politieke

termijn kan leiden tot

verantwoording worden afgelegd aan de Tweede Kamer,

mogelijke schade of risico’s?

mogelijk ook in de toekomst door middel van een
parlementaire enquête. Het is daarom van belang de
informatie langdurig te bewaren.

Risico: Produceert dit proces

•

Bij het verwerken van Persoonsgegevens in het kader

informatie of gegevens die

van dit proces wordt steeds het beginsel van

door niet tijdig te vernietigen

dataminimalisatie toegepast. Uitsluitend die

een risico voor de organisatie

persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het

of anderen oplevert?

proces worden verwerkt.
•

Wanneer de identiteit van de betrokkenen niet (meer)
van belang is, worden de persoonsgegevens
geanonimiseerd. Wanneer dit niet mogelijk is dan wel
een onevenredige inspanning vereist, worden
persoonsgegevens gepseudonimiseerd.

•

Bijzondere persoonsgegevens worden op zodanige
wijze verwerkt dat de identiteit van de betrokkene niet
te achterhalen is, tenzij de betrokkene voor de
betreffende verwerking uitdrukkelijk toestemming
heeft verleend of de verwerking voldoet aan één van
de uitzonderingsgronden van Artikel 9 AVG en Artikel
22 & 23 UAVG..

Werkproces 5

Toelichting

Naam Werkproces

Het verzorgen van de woordvoering van de Minister-President en het
kabinet

Naam Betrokken Actor

RVD/CAR - Communicatie Algemeen Regeringsbeleid

Beschrijving van het

- persconferenties ministerraad/MCC-19

werkproces op hoofdlijnen

- persconferenties specifiek over COVID-19 maatregelen
- woordvoering richting journalisten
- communicatie

Tijdsindicatie: De start van

Aanvang crisis in Nederland (februari 2020)

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Tijdsindicatie: Het einde van

Nog lopend

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Aan welke proceslijnen is
het werkproces te koppelen?

pag. 22

2. Uitbraak Covid-19 in Europa

Definitief | |Afbakeningsdocument

Relatie met de

•

selectielijst(en)

Selectielijst: Ministerie van Algemene Zaken en daaronder
ressorterende diensten, agentschappen, commissies en
raden vanaf 2007 Selectielijst: Ministerie van Algemene
Zaken en daaronder ressorterende diensten,
agentschappen, commissies en raden vanaf 2007

•

Categorie 5.1 Het geven van publieksvoorlichting (o.a.
Persberichten, toespraken, publicaties, tv campagnes en
Rijksoverheid.nl

•

Handeling: 4151.1 Het verrichten van woordvoering en
publieksvoorlichting

•

Waardering:
o
o

EN
•

Eindproducten: B SAB 3
Overige neerslag V5

Categorie 5.1 Het geven van publieksvoorlichting (o.a.
Persberichten, toespraken, publicaties, tv campagnes en
Rijksoverheid.nl

•

Handeling: 4151.2 Het voorbereiden van de persconferentie
van de Minister-President na afloop van de
Ministerraad/Ministersoverleg

•

Waardering: B SAB 3

•

Categorie 14.1 Het coördineren/treffen van maatregelen bij

EN
een crisis en/of calamiteit
•

Handeling 41141.1 Het signaleren en regisseren van crises

•

Waardering: B SAB 3

•

Eindproduct: Midden

•

Motivatie: De COVID-19 Pandemie is een grootschalige

en calamiteiten

Risico: Is het te voorzien dat
het niet meer kunnen
beschikken over de

Overige neerslag: Laag

gegevens van dit

gebeurtenis waarvan de effecten nog jarenlang zullen

werkproces op termijn kan

doorklinken in de samenleving. Daarover zal ook politieke

leiden tot mogelijke schade

verantwoording worden afgelegd aan de Tweede Kamer,

of risico’s?

mogelijk ook in de toekomst door middel van een
parlementaire enquête. Het is daarom van belang de
informatie langdurig te bewaren.

Risico: Produceert dit proces

•

Bij het verwerken van Persoonsgegevens in het kader

informatie of gegevens die

van dit proces wordt steeds het beginsel van

door niet tijdig te

dataminimalisatie toegepast. Uitsluitend die

vernietigen een risico voor

persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het

de organisatie of anderen
oplevert?

proces worden verwerkt.
•

Wanneer de identiteit van de betrokkenen niet (meer)
van belang is, worden de persoonsgegevens
geanonimiseerd. Wanneer dit niet mogelijk is dan wel
een onevenredige inspanning vereist, worden
persoonsgegevens gepseudonimiseerd.

•

Bijzondere persoonsgegevens worden op zodanige
wijze verwerkt dat de identiteit van de betrokkene niet
te achterhalen is, tenzij de betrokkene voor de
betreffende verwerking uitdrukkelijk toestemming

pag. 23

Definitief | |Afbakeningsdocument

heeft verleend of de verwerking voldoet aan één van
de uitzonderingsgronden van Artikel 9 AVG en Artikel
22 & 23 UAVG..

Werkproces 6

Toelichting

Naam Werkproces

Het voorbereiden, organiseren en begeleiden van evenementen
Minister-President

Naam Betrokken Actor

RVD/CAR –Communicatie Algemeen Regeringsbeleid

-

Beschrijving van het
werkproces op hoofdlijnen

Tijdsindicatie: De start van

Deelnemen aan nationale evenementen
Afleggen werkbezoeken door Minister-President
Ontvangen gasten door MP

Aanvang crisis in Nederland (februari 2020)

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Tijdsindicatie: Het einde van

Nog lopend

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Aan welke proceslijnen is het
werkproces te koppelen?

2. Uitbraak Covid-19 in Europa

Relatie met de

•

selectielijst(en)

Selectielijst: Ministerie van Algemene Zaken en daaronder
ressorterende diensten, agentschappen, commissies en
raden vanaf 2007 Selectielijst: Ministerie van Algemene
Zaken en daaronder ressorterende diensten,
agentschappen, commissies en raden vanaf 2007

•

Categorie 13.3, Uitvoering van belangenbehartiging

•

Handeling: 41133.4 Het voorbereiden van publieke
optredens van de minister-president

•

Waardering: B SAB 3

•

Categorie 13, Het onderhouden van (internationale)

EN
betrekkingen en samenwerkingsverbanden.
•

Handeling: 41133.5 Het organiseren van en deelnemen aan

•

Waardering: V5

Risico: Is het te voorzien dat

•

Hoog

het niet meer kunnen

•

Motivatie: De COVID-19 Pandemie is een grootschalige

congressen, conferenties, symposia, panels en enquêtes

beschikken over de gegevens

gebeurtenis waarvan de effecten nog jarenlang zullen

van dit werkproces op

doorklinken in de samenleving. Daarover zal ook politieke

termijn kan leiden tot

verantwoording worden afgelegd aan de Tweede Kamer,

mogelijke schade of risico’s?

mogelijk ook in de toekomst door middel van een
parlementaire enquête. Het is daarom van belang de

pag. 24

Definitief | |Afbakeningsdocument

informatie langdurig te bewaren.
Risico: Produceert dit proces

•

Bij het verwerken van Persoonsgegevens in het kader

informatie of gegevens die

van dit proces wordt steeds het beginsel van

door niet tijdig te vernietigen

dataminimalisatie toegepast. Uitsluitend die

een risico voor de organisatie

persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het

of anderen oplevert?

proces worden verwerkt.
•

Wanneer de identiteit van de betrokkenen niet (meer)
van belang is, worden de persoonsgegevens
geanonimiseerd. Wanneer dit niet mogelijk is dan wel
een onevenredige inspanning vereist, worden
persoonsgegevens gepseudonimiseerd.

•

Bijzondere persoonsgegevens worden op zodanige
wijze verwerkt dat de identiteit van de betrokkene niet
te achterhalen is, tenzij de betrokkene voor de
betreffende verwerking uitdrukkelijk toestemming
heeft verleend of de verwerking voldoet aan één van
de uitzonderingsgronden van Artikel 9 AVG en Artikel
22 & 23 UAVG..

Werkproces 7

Toelichting

Naam Werkproces

Het ondersteunen van de Koning

Naam Betrokken Actor

RVD/CKH

Beschrijving van het

- Het verzorgen van de woordvoering en het geven van voorlichting

werkproces op hoofdlijnen

over het Koninklijk Huis.
- Het adviseren leden van het Koninklijk Huis over
publiciteitsaangelegenheden.
- Het voorbereiden van evenementen waar het Koninklijk Huis aan
deelneemt.
- Verzorgen persberichten en ondersteuning werkbezoeken

Tijdsindicatie: De start van

Aanvang crisis in Nederland (februari 2020)

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Tijdsindicatie: Het einde van

Nog lopend

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Aan welke proceslijnen is het
werkproces te koppelen?

pag. 25

3. Uitbraak Covid-19 in Nederland - fase van inperken

Definitief | |Afbakeningsdocument

Relatie met de

•

selectielijst(en)

Selectielijst: Ministerie van Algemene Zaken en daaronder
ressorterende diensten, agentschappen, commissies en
raden vanaf 2007 Selectielijst: Ministerie van Algemene
Zaken en daaronder ressorterende diensten,
agentschappen, commissies en raden vanaf 2007

•

Categorie 5.1: Het geven van publieksvoorlichting (o.a.
Persberichten, toespraken, publicaties, tv campagnes en
Rijksoverheid.nl

•

Handeling 4151.1: Het verrichten van woordvoering en
publieksvoorlichting

•

Waardering:
o
o

OF
•

Eindproducten: B SAB 3
Overige neerslag V5

Categorie 14.1 Het coördineren/treffen van maatregelen bij
een crisis en/of calamiteit

•

Handeling 41141.1 Het signaleren en regisseren van crises

•

Waardering: B SAB 3

en calamiteiten

Risico: Is het te voorzien dat

•

Risico: Hoog

het niet meer kunnen

•

Motivatie: De COVID-19 Pandemie is een grootschalige

beschikken over de gegevens

gebeurtenis waarvan de effecten nog jarenlang zullen

van dit werkproces op

doorklinken in de samenleving. Daarover zal ook politieke

termijn kan leiden tot

verantwoording worden afgelegd aan de Tweede Kamer,

mogelijke schade of risico’s?

mogelijk ook in de toekomst door middel van een
parlementaire enquête. Het is daarom van belang de
informatie langdurig te bewaren.

Risico: Produceert dit proces

•

Bij het verwerken van Persoonsgegevens in het kader

informatie of gegevens die

van dit proces wordt steeds het beginsel van

door niet tijdig te vernietigen

dataminimalisatie toegepast. Uitsluitend die

een risico voor de organisatie

persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het

of anderen oplevert?

proces worden verwerkt.
•

Wanneer de identiteit van de betrokkenen niet (meer)
van belang is, worden de persoonsgegevens
geanonimiseerd. Wanneer dit niet mogelijk is dan wel
een onevenredige inspanning vereist, worden
persoonsgegevens gepseudonimiseerd.

•

Bijzondere persoonsgegevens worden op zodanige
wijze verwerkt dat de identiteit van de betrokkene niet
te achterhalen is, tenzij de betrokkene voor de
betreffende verwerking uitdrukkelijk toestemming
heeft verleend of de verwerking voldoet aan één van
de uitzonderingsgronden van Artikel 9 AVG en Artikel
22 & 23 UAVG..

Werkproces 8

Toelichting

Naam Werkproces

DPC verzorgt de informatievoorziening van de Rijksoverheid richting
burgers.

pag. 26

Definitief | |Afbakeningsdocument

Naam Betrokken Actor

DPC/Informatie Rijksoverheid

Beschrijving van het

Het verzorgen van de informatievoorziening van de Rijksoverheid

werkproces op hoofdlijnen
Tijdsindicatie: De start van

17-3-2020

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Tijdsindicatie: Het einde van

Nog lopend

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Aan welke proceslijnen is het

3. Uitbraak Covid-19 in Nederland - fase van inperken

werkproces te koppelen?
Relatie met de

•

selectielijst(en)

Selectielijst: Ministerie van Algemene Zaken en daaronder
ressorterende diensten, agentschappen, commissies en
raden vanaf 2007 Selectielijst: Ministerie van Algemene
Zaken en daaronder ressorterende diensten,
agentschappen, commissies en raden vanaf 2007

•

Categorie 5.1.1: Het coördineren en verstrekken van
publieksvoorlichting (namens alle ministeries)

•

Handeling 42511.1: Het verrichten van woordvoering en
publieksvoorlichting

•

Waardering:
o
o

EN
•

Eindproducten: B SAB 3
Overige neerslag V5

Categorie 14.1 Het coördineren/treffen van maatregelen bij
een crisis en/of calamiteit

•

Handeling 41141.1 Het signaleren en regisseren van crises

•

Waardering: B SAB 3

en calamiteiten

Risico: Is het te voorzien dat

•

Risico: Hoog.

het niet meer kunnen

•

Motivatie: De COVID-19 Pandemie is een grootschalige

beschikken over de gegevens

gebeurtenis waarvan de effecten nog jarenlang zullen

van dit werkproces op

doorklinken in de samenleving. Daarover zal ook politieke

termijn kan leiden tot

verantwoording worden afgelegd aan de Tweede Kamer,

mogelijke schade of risico’s?

mogelijk ook in de toekomst door middel van een
parlementaire enquête. Het is daarom van belang de
informatie langdurig te bewaren.

Risico: Produceert dit proces

•

Bij het verwerken van Persoonsgegevens in het kader

informatie of gegevens die

van dit proces wordt steeds het beginsel van

door niet tijdig te vernietigen

dataminimalisatie toegepast. Uitsluitend die

een risico voor de organisatie

persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het

of anderen oplevert?

proces worden verwerkt.
•

Wanneer de identiteit van de betrokkenen niet (meer)
van belang is, worden de persoonsgegevens

pag. 27

Definitief | |Afbakeningsdocument

geanonimiseerd. Wanneer dit niet mogelijk is dan wel
een onevenredige inspanning vereist, worden
persoonsgegevens gepseudonimiseerd.
•

Bijzondere persoonsgegevens worden op zodanige
wijze verwerkt dat de identiteit van de betrokkene niet
te achterhalen is, tenzij de betrokkene voor de
betreffende verwerking uitdrukkelijk toestemming
heeft verleend of de verwerking voldoet aan één van
de uitzonderingsgronden van Artikel 9 AVG en Artikel
22 & 23 UAVG..

Werkproces 9

Toelichting

Naam Werkproces

Het behandelen van WOB-verzoeken

Naam Betrokken Actor

Coördinator verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van
bestuur (WOB-coördinator)

Beschrijving van het
werkproces op hoofdlijnen

Tijdsindicatie: De start van

-

In behandeling nemen van WOB-verzoeken
Inventariseren relevante documenten
Afstemming met andere betrokken ministeries

Vanaf april 2020 (datum eerste WOB-verzoek)

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Tijdsindicatie: Het einde van

Nog lopend

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Aan welke proceslijnen is het

3. Uitbraak Covid-19 in Nederland - fase van inperken

werkproces te koppelen?
Relatie met de

•

selectielijst(en)

Selectielijst: Ministerie van Algemene Zaken en daaronder
ressorterende diensten, agentschappen, commissies en
raden vanaf 2007 Selectielijst: Ministerie van Algemene
Zaken en daaronder ressorterende diensten,
agentschappen, commissies en raden vanaf 2007

•

Categorie 5.2, Het afhandelen van burgerbrieven, WOBverzoeken en verzoeken om informatie door de
Ombudsman

•

Handeling 4252.3 Het behandelen van WOB- en WOO-

•

Waardering: B SAB 3

Risico: Is het te voorzien dat

•

Risico: Midden.

het niet meer kunnen

•

Motivatie: De COVID-19 Pandemie is een grootschalige

verzoeken

beschikken over de gegevens

gebeurtenis waarvan de effecten nog jarenlang zullen

van dit werkproces op

doorklinken in de samenleving. Daarover zal ook politieke

termijn kan leiden tot

verantwoording worden afgelegd aan de Tweede Kamer,

pag. 28

Definitief | |Afbakeningsdocument

mogelijke schade of risico’s?

mogelijk ook in de toekomst door middel van een
parlementaire enquête. Het is daarom van belang de
informatie langdurig te bewaren.

Risico: Produceert dit proces

•

Bij het verwerken van Persoonsgegevens in het kader

informatie of gegevens die

van dit proces wordt steeds het beginsel van

door niet tijdig te vernietigen

dataminimalisatie toegepast. Uitsluitend die

een risico voor de organisatie

persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het

of anderen oplevert?

proces worden verwerkt.
•

Wanneer de identiteit van de betrokkenen niet (meer)
van belang is, worden de persoonsgegevens
geanonimiseerd. Wanneer dit niet mogelijk is dan wel
een onevenredige inspanning vereist, worden
persoonsgegevens gepseudonimiseerd.

•

Bijzondere persoonsgegevens worden op zodanige
wijze verwerkt dat de identiteit van de betrokkene niet
te achterhalen is, tenzij de betrokkene voor de
betreffende verwerking uitdrukkelijk toestemming
heeft verleend of de verwerking voldoet aan één van
de uitzonderingsgronden van Artikel 9 AVG en Artikel
22 & 23 UAVG..

Werkproces 10

Toelichting

Naam Werkproces

Het ondersteunen van het primaire proces van het ministerie van
Algemene Zaken

Naam Betrokken Actor

Directie Bedrijfsvoering

Beschrijving van het

Het leveren van dienstverlening op het gebied van alle PIOFAH

werkproces op hoofdlijnen

terreinen: Personeel & Organisatie, Informatievoorziening / ICT,
Huisvesting / Facilitair en Inkoop

Tijdsindicatie: De start van

1-3-2020

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Tijdsindicatie: Het einde van

Nog lopend

de activiteiten in het
werkproces n.a.v. de COVID19 crisis
Aan welke proceslijnen is het

3. Uitbraak Covid-19 in Nederland - fase van inperken

werkproces te koppelen?
Relatie met de
selectielijst(en)

•

Selectielijst: Ministerie van Algemene Zaken en daaronder
ressorterende diensten, agentschappen, commissies en
raden vanaf 2007 Selectielijst: Ministerie van Algemene
Zaken en daaronder ressorterende diensten,
agentschappen, commissies en raden vanaf 2007

pag. 29

Definitief | |Afbakeningsdocument

•

Categorie 9.1, Het uitvoeren van intern beleid op het gebied
van personeel

•

Handeling 4191.1: Het beheren van de formatie

•

Waardering: V10

OF
•

Categorie 9.2, Het uitvoeren van intern beleid op het gebied
van informatievoorziening

•

Handeling 4192.1: Het beheren van de documentaire
informatie

•

Waardering:
o
o

OF
•

Plannen van aanpak: V20
Overige neerslag: V10

Categorie 9.2, Het uitvoeren van intern beleid op het gebied
van informatievoorziening

•

Handeling 4192.2: Het beheren van de ICT

•

Waardering: V5

OF
•

Categorie 9.4, Het uitvoeren van intern beleid op het gebied
van financiën

•

Handeling 4194.2: Het inkopen van producten en diensten

•

Waardering: V7

OF
•

Categorie 9.5, Het uitvoeren van intern beleid op het gebied
van algemene zaken

•

Handeling 4195.4: Het verlenen van Bedrijfshulpverlening

•

Waardering: V5

OF
•

Categorie 9.5, Het uitvoeren van intern beleid op het gebied
van algemene zaken

•

Handeling 4195.5: Het beheren van bedrijfsmiddelen

•

Waardering: V5

OF
•

Categorie 9.6, Het uitvoeren van intern beleid op het gebied
van communicatie

•

Handeling 4196.1: Het uitvoeren van de interne
communicatie

•

Waardering:
o
o

OF
•

Intranetsite: B SAB 4
Overige neerslag: V5

Categorie 9.7, Het uitvoeren van intern beleid op het gebied
van huisvesting

•

Handeling 4197.1: Het beheren van de huisvesting

•

Waardering: V5

•

Categorie 14.1 Het coördineren/treffen van maatregelen bij

OF
een crisis en/of calamiteit
•

Handeling 41141.1 Het signaleren en regisseren van crises

•

Waardering: B SAB 3

•

Risico: Laag.

en calamiteiten

Risico: Is het te voorzien dat

pag. 30

Definitief | |Afbakeningsdocument

het niet meer kunnen

•

Motivatie: De COVID-19 Pandemie is een grootschalige

beschikken over de gegevens

gebeurtenis waarvan de effecten nog jarenlang zullen

van dit werkproces op

doorklinken in de samenleving. Daarover zal ook politieke

termijn kan leiden tot

verantwoording worden afgelegd aan de Tweede Kamer,

mogelijke schade of risico’s?

mogelijk ook in de toekomst door middel van een
parlementaire enquête. Het is daarom van belang de
informatie langdurig te bewaren.

Risico: Produceert dit proces

•

Bij het verwerken van Persoonsgegevens in het kader

informatie of gegevens die

van dit proces wordt steeds het beginsel van

door niet tijdig te vernietigen

dataminimalisatie toegepast. Uitsluitend die

een risico voor de organisatie

persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het

of anderen oplevert?

proces worden verwerkt.
•

Wanneer de identiteit van de betrokkenen niet (meer)
van belang is, worden de persoonsgegevens
geanonimiseerd. Wanneer dit niet mogelijk is dan wel
een onevenredige inspanning vereist, worden
persoonsgegevens gepseudonimiseerd.

•

Bijzondere persoonsgegevens worden op zodanige
wijze verwerkt dat de identiteit van de betrokkene niet
te achterhalen is, tenzij de betrokkene voor de
betreffende verwerking uitdrukkelijk toestemming
heeft verleend of de verwerking voldoet aan één van
de uitzonderingsgronden van Artikel 9 AVG en Artikel
22 & 23 UAVG..

2.4

Overzicht Overlegstructuren
Paragraaf 2.3. is bedoeld om inzicht te krijgen bij welke overlegstructuren de
archiefvormer betrokken is of is geweest. Betrokkenheid bij een overleg of
gremium impliceert dat de archiefvormer hierover informatie heeft ontvangen en/of
gecreëerd. Door naar de overlegstructuren te kijken, brengen we de
informatieknooppunten in kaart.
De uitvraag geldt voor zowel interne overleggen, als voor interdepartementale en
internationale gremia.

2.4.1

Formele Overlegstructuren Intern

2.4.1.1

Welke formele overlegstructuren zijn er binnen uw organisatie waar het onderwerp
COVID-19 is besproken?
Formele Overlegstructuur 1

Toelichting

Naam en eventuele afkorting

Dagelijks coronaoverleg RVD-breed

Om welke reden is het

Bespreking actuele zaken

onderwerp is het
overlegstructuur behandeld?

Formele Overlegstructuur 2

pag. 31

Toelichting

Definitief | |Afbakeningsdocument

Naam en eventuele afkorting

Ministerstaf

Om welke reden is het

Bespreking actuele zaken minister-president met raadadviseurs

onderwerp is het
overlegstructuur behandeld?

Ambtelijke voorportalen
2.4.1.2

In welke ambtelijke voorportalen waarbij uw organisatie betrokken is, is de COVID19 crisis onderwerp van gesprek (geweest)?
Ambtelijk voorportaal

Toelichting

Naam en eventuele afkorting

De COVID-19 crisis is nagenoeg in alle ambtelijke voorportalen
onderwerp van gesprek geweest.

Beschrijving van de

Deelnemer, secretariaat ligt bij andere departementen.

betrokkenheid van uw
organisatie bij het overleg

2.4.2

Interdepartementale Overleggen

2.4.2.1

In welke interdepartementale overleggen waarbij uw organisatie betrokken is
(geweest), heeft er afstemming plaatsgevonden over de COVID-19 crisis?

Interdepartementaal overleg

Toelichting

Naam en eventuele afkorting

Ministerraad / Rijksministerraad

Beschrijving betrokkenheid

Minister-President is voorzitter ministerraad en rijksministerraad

van de organisatie bij het
overleg

Interdepartementaal overleg

Toelichting

Naam en eventuele afkorting

Onderraden

Beschrijving betrokkenheid

Minister-President is voorzitter van de onderraden

van de organisatie bij het
overleg

Interdepartementaal overleg

Toelichting

Naam en eventuele afkorting

Voorlichtingsraad/ woordvoerdersoverleg

Beschrijving betrokkenheid

Voorlichtingsraad: afstemming communicatie-aangelegenheden

pag. 32

Definitief | |Afbakeningsdocument

van de organisatie bij het

(COVID-19, campagnes, communicatiemiddelen,

overleg

publiekscommunicatie, bij woordvoeringsoverleg afstemming
woordvoering.

Interdepartementaal overleg

Toelichting

Naam en eventuele afkorting

DPC heeft overleggen gehad met NKC en RIVM .

Beschrijving betrokkenheid

Tijdens de COVID-19-crisis is aan DPC gevraagd om het Nationaal

van de organisatie bij het

Kernteam Crisiscommunicatie ( NKC) te ontzorgen door een centrale

overleg

rol te spelen in de informatievoorziening richting burgers en
professionals, naast en samen met het RIVM.

Interdepartementaal overleg

Toelichting

Naam en eventuele afkorting

Vijfhoek

Beschrijving betrokkenheid

Raadadviseur AZ is tijdelijk secretaris van dit gremium. In de Vijfhoek

van de organisatie bij het

worden de volgende onderwerpen behandeld: Algemeen financiële en

overleg

sociaal economische politiek, Inkomenspolitiek, inclusief
loonontwikkeling en CPB-cijfers. Deelnemers: MP, SZW, FIN, EZK,
LNV, Op uitnodiging DNB en CPB

2.4.3

Internationale Overleggen

2.4.3.1

Worden er binnen uw organisatie voorbereidende werkzaamheden getroffen voor
besluitvorming inzake COVID-19 binnen Benelux-, EU-, NAVO- en VN-of soortgelijke
verbanden? Zo ja, licht toe en vul onderstaande tabel in.
Internationaal overleg

Toelichting

Naam en eventuele afkorting

Europese Raad

Beschrijving betrokkenheid

MP vertegenwoordigt Nederland bij Europese Raad

organisatie bij overleg

2.5

In relatie tot overige actoren

2.5.1

Met welke andere actoren van de centrale overheid heeft uw organisatie contact
(gehad) over de COVID-19 crisis? Licht kort toe waarom dit contact er is/was.
Actor Centrale Overheid

Toelichting

Naam en eventuele afkorting

Catshuisoverleg

Waarom is er contact

Overleg over crisis

geweest?

pag. 33

Definitief | |Afbakeningsdocument

Naam en eventuele afkorting

Torentjesoverleg/Bewindspersonenoverleg/12-uursoverleg

Waarom is er contact

Overleg over crisis

geweest?

2.5.2

Met welke internationale actoren heeft uw organisatie contact (gehad)? Licht kort
toe waarom dit contact er is/was
Actor Internationaal

Toelichting

Naam en eventuele afkorting

De MP heeft vanuit zijn functie als minister-president en daarmee als
vertegenwoordiger van Nederland veel internationale contacten.
Aangezien COVID-19 wereldwijd speelt kan dit in veel van die
contacten een gespreksonderwerp zijn.

Waarom is er contact

De MP heeft De MP heeft vanuit zijn functie als minister-president en

geweest?

daarmee als vertegenwoordiger van Nederland veel internationale
contacten over allerlei onderwerpen. Tijdens de pandemie zal ook
COVID-19 onderwerp van gesprek zijn geweest.

2.5.3

Met welke actoren van de lokale overheid heeft uw organisatie contact (gehad)?
Licht kort toe waarom dit contact er is/was.
Actor Lokale overheid

Toelichting

Naam en eventuele afkorting

Veiligheidsberaad - Het Veiligheidsberaad bestaat uit de voorzitters
van de 25 veiligheidsregio’s die met elkaar van gedachten wisselen
over strategische en integrale veiligheidsvraagstukken en ontwikkelingen van nu en in de toekomst.

2.5.4

Waarom is er contact

De voorzitter van het veiligheidsberaad is vertegenwoordigd in de

geweest?

MCC-19 waarvan de MP voorzitter is

Met welke particuliere/niet-overheid actoren heeft uw organisatie contact (gehad)?
Licht kort toe waarom dit contact er is/was.
Actor Particulier/niet

Toelichting

overheid
Naam en eventuele afkorting

Diverse werkbezoeken minister-president

Waarom is er contact

De minister-president heeft werkbezoeken gebracht aan allerlei

geweest?

instanties/bedrijven die betrokken waren bij de bestrijding van de
crisis of bedrijven die doorwerkten ondanks de crisis (vitale beroepen)

2.6

Tijdslijn

2.6.1

Is er een tijdslijn of logboek m.b.t. de betrokkenheid van uw organisatie bij de
gebeurtenissen n.a.v. COVID-19 bijgehouden en beschikbaar? Zo ja, voeg deze toe.
Nee

pag. 34

Definitief | |Afbakeningsdocument

pag. 35

Definitief | |Afbakeningsdocument

3

Overzicht van de informatie

Dit hoofdstuk is bedoeld om inzichtelijk te maken welke soorten informatie er
worden beheerd door de archiefvormer (de invullende organisatie) en waar die
informatie is opgeslagen. Overheidsorganen zijn op basis van de Archiefwet
verplicht maatregelen te nemen om informatie toegankelijk te maken en te houden,
ongeacht de vorm. Dat geldt voor alle vormen van informatie die ontstaan bij het
uitvoeren van overheidstaken, zoals bijvoorbeeld tekstdocumenten, filmpjes, emails, websites, databasegegevens en tweets. De koppeling aan een werkproces is
leidend. Informatieobjecten, ongeacht de vorm, zijn dus in scope van het
afbakeningsdocument als deze een functie hebben gehad in een werkproces (zie
2.2.) rond de COVID-19 crisis. Voor het afbakeningsdocument wordt er geen
verdere aanduiding op documentniveau gevraagd, omdat het doel is om inzichtelijk
te krijgen wat voor soorten informatie er per organisatie wordt aangetroffen. Bij de
fase van de index kan mogelijk nadere duiding worden gevraagd.
Dit hoofdstuk levert verder een overzicht op van de systemen en informatiedragers
waar informatie over de COVID-19 crisis is vastgelegd.

3.1

Vormen informatie en systemen

3.1.1

Welke vormen van informatie worden door uw organisatie m.b.t. de COVID-19 crisis
gecreëerd en/of ontvangen?

pag. 36

Definitief | |Afbakeningsdocument

Werkproces

Vormen van informatie

In welke systemen in deze
informatie vastgelegd?

Toelichting

Toelichting

Toelichting

Noteer de naam van het werkproces zoals

Welke vormen van informatie zijn voortgekomen uit

Geef aan in welke systemen

opgenomen onder 2.2.

het werkproces?

deze informatie wordt

Denk daarbij aan informatie in zowel digitale als

opgeslagen en bewaard. Denk

papieren vorm. Zoals bijvoorbeeld e-mails,

daarbij ook aan informatie op

fotomateriaal, social media (twitter, facebook),

losse dragers (usb-sticks,

chatberichten (Whatsapp), geluidsbestanden, av-

CD’s, SD-kaartjes, etc.).

materiaal, websites, data etc.
N.B. Deze opsomming is niet uitputtend.
1.Het adviseren en ondersteunen van de

1. Digitale documenten

Vorm 1: DMS/RMA

minister-president als voorzitter van de

2. E-mails

Vorm 2: DMS/RMA

2. Het geven van voorlichting/

1. digitale documenten

Vorm 1: DMS/RMA, social

publiekscommunicatie over het algemeen

2. e-mails

media (twitter, facebook,

(Rjiks)ministerraad en de onderraden
(waaronder de Ministeriele Commissie Covid19 (MCC-19)

regeringsbeleid, de Minister-President en het

YouTube, instagram)

ministerie van Algemene Zaken.

Vorm 2: DMS/RMA

3. Het verzorgen van de woordvoering van de

1. digitale documenten

Vorm 1: DMS/RMA, social

Minister-President en het kabinet

2. e-mails

media (twitter, facebook,
YouTube, instagram)
Vorm 2: DMS/RMA

4. Het ondersteunen van de Koning

1. digitale documenten

Vorm 1: DMS/RMA, social

2. e-mails

media (twitter, facebook,
YouTube, instagram)
Vorm 2: DMS/RMA

5.DPC verzorgt de informatievoorziening van

1. digitale documenten

Vorm 1: DMS/RMA en

de Rijksoverheid richting burgers

2. e-mails

Rijksoverheid.nl
Vorm 2: DMS/RMA

3.1.2

Zijn de bij vraag 3.1.1 genoemde systemen in staat om, op basis van een query of
export, een overzicht op dossier-, document- of bestandsniveau, database niveau te
genereren van de informatieobjecten die betrekking hebben op de COVID-19 crisis?
Is het antwoord ja, voeg het overzicht toe in bijlage 1.

Systeem

1.(STG.) DMS/RMA AZ

Overzicht

Overzicht

Dossier?

Document?

Ja

Ja

Overzicht Bestand?

databases?
Ja, dat is mogelijk, maar

Het betreft gegevens

dat geeft geen inzicht in

uit 1 database.

inhoud

pag. 37

Overzicht

Definitief | |Afbakeningsdocument

2.Social media (Facebook,

Nee

Nee

Nee

Nee

Nee

Nee

Nee

Twitter, YouTube, Instagram)
3.Websites Rijksoverheid.nl

3.2

Reeds genomen acties binnen de eigen organisatie

3.2.1

Welke acties zijn er binnen uw organisatie al genomen om de informatie rondom de
COVID-19 crisis veilig te stellen en duurzaam te bewaren?
Berichtgeving via het Rijksportaal en e-mail met richtlijnen over archivering
documenten rond Covid-19.

3.3

E-mails

3.3.1

E-mails zijn veel voorkomende informatieobjecten. Hoe worden e-mails op dit
moment bij uw organisatie gearchiveerd? Welke afspraken zijn daarover gemaakt?
Medewerkers worden verzocht relevante e-mails op te slaan in het DMS.

3.3.2

Welke maatregelen zijn er genomen om de e-mails van reeds vertrokken
medewerkers veilig te stellen en te bewaren?
E-mails van sleutelfunctionarissen worden conform de Archiefwet bewaard. Dit
gebeurt echter nog niet in alle gevallen. Medewerkers worden bij aankondiging uit
dienst gevraagd de e-mails te archiveren conform Archiefwet. Dit is echter niet
controleerbaar. Het streven is om inzake het archiveren van e-mail zo snel mogelijk
te gaan werken conform de handreiking SGO/DGOO.

3.4

Sociale Media en berichtenapps

3.4.1

Vormen van sociale media, zoals Facebook, twitter en WhatsApp, die een functie
hebben gehad in het werkproces zijn informatieobjecten. Hoe worden sociale media
op dit moment bij uw organisatie gearchiveerd? Welke afspraken zijn daarover
gemaakt?

Voor Whatsapp en andere app-berichten (bijvoorbeeld Signal) kunnen we uitgaan
van de richtlijn: https://www.informatiehuishouding.nl/projecten/berichtenapps
Openbare websites van platform PRO worden nu al maandelijks gearchiveerd.
Rijksoverheid.nl en government.nl dagelijks. In de tussentijd wordt gewerkt aan een
aanbesteding voor het archiveren van openbare overheidswebsites. Dagelijkse
archivering van alle rijksoverheidswebsites. Wat echter niet wordt meegenomen is
social media en interne kanalen. Denk daarbij voor DPC aan Wiki, Jira, Slack. Er is ook
een contact centre waar burgers naar kunnen bellen voor vragen over Corona, zie:
https://www.rijksoverheid.nl/contact.
Facebook- en Twitterberichten van de minister-president worden gearchiveerd op de
bewindspersonenpagina van de minister-president op de website Rijksoverheid.nl.
Instagramberichten worden niet gearchiveerd, maar zijn voor het overgrote deel
identiek aan berichten die op Facebook en Twitter worden geplaatst.

pag. 38

Definitief | |Afbakeningsdocument

3.5

Rubricering

3.5.1

In welke bij de vraag 3.1.1 genoemde systemen zit hoger dan departementaal
vertrouwd gerubriceerde informatie?
Systeem
1.

(STG) DMS/RMA

2.geen
3 geen.Klik hier als u tekst wilt invoeren.

3.6

Beheer

3.6.1

Welke informatie van uw organisatie m.b.t. de COVID-19 crisis wordt buiten uw
organisatie beheerd? Geef aan welke organisaties en welke afspraken er over zijn
gemaakt.
N.v.t.

3.7

Wob
Doel van de vragen omtrent de Wob is om een beeld te hebben hoeveel Wobverzoeken er zijn geweest. Kan het zo zijn dat door middel van de Wob-verzoeken
reeds informatie is geïndexeerd of geordend en de vindbaarheid dus vergroot?
Daarnaast geeft het een indicatie van de publieke interesse.
Voor dit moment gaat het om een eenmalige opgave: er vindt geen specifieke
monitoring vanuit het project plaats.

3.7.1

Hoeveel Wob-verzoeken zijn er over de COVID-19 crisis bij uw organisatie
binnengekomen?
Stand van zaken 08-03-2021: 16 verzoeken

3.7.2

In hoeverre hebben de Wob-verzoeken bijgedragen aan de vindbaarheid van de
informatie in uw organisatie?
Nog onbekend

3.7.3

Hebben de Wob-verzoeken geleid tot het openbaar maken van informatie?
Nog onbekend

3.8

Randvoorwaarden

3.8.1

Welke bijzondere wet- en regelgeving geldt er voor uw organisatie, waardoor
informatie omtrent de COVID-19 crisis op termijn verplicht vernietigd zou moeten
worden?
Denk aan sectorale wet- en regelgeving, EU-wetgeving en internationale verdragen.
NAVO richtlijnen

pag. 39

Definitief | |Afbakeningsdocument

3.9

Zoekwoorden

3.9.1

In welke bij de vraag 3.1.1 genoemde systemen kan gebruik worden gemaakt van
een zoekfunctie? En welke zoekwoorden worden in de praktijk gebruikt?
Systeem

Trefwoorden

1.(STG) DMS/RMA

COVID-19, COVID 19, COVID19, CORONA.

2.Social media

COVID-19, COVID 19, COVID19, CORONA (eerst relevante kopie
maken van de social media accounts, waarna er in de kopie gezocht
kan worden op de termen)

3.Websites

COVID-19, COVID 19, COVID19, CORONA ((eerst relevante kopie
maken van de social media accounts, waarna er in de kopie gezocht
kan worden op de termen)

3.10

Relevante informatie bij individuele medewerkers (optioneel)

3.10.1

Welke medewerkers binnen uw organisatie zijn betrokken (geweest) bij de
werkzaamheden omtrent de COVID-19 crisis?
Doel van de vraag is om overzicht te krijgen welke medewerkers betrokken zijn bij
de hotspot. Betrokkenheid impliceert dat deze personen informatie hebben
gecreëerd of ontvangen. Het gaat er om te achterhalen of zich nog informatie
bevindt op hun persoonlijke schijf, in mails etc. Je kan als archiefvormer proactief
de medewerkers aanspreken op het veilig stellen van de informatie d.m.v.
persoonlijke schrijven af te halen of mails goed op te slaan. Het project hoeft in
principe niet de persoonsgegevens zoals voor- en achternamen te ontvangen. Het
advies aan archiefvormers is om zelf een gespecificeerde lijst van medewerkers op
te stellen en actief de medewerkers te benaderen met een oproep om relevante
informatie veilig te stellen, conform werkafspraken van de organisatie
Functionaris
MP
SG
PSG
Raadadviseur en adjunct VWS
Raadadviseur en adjunct Justitie
Adviseur inlichtingen- en
veiligheidsdiensten
DGRVD

pag. 40

Betrokkenheid bij Actor
1
2
2
2A
2A
2A
3A

Definitief | |Afbakeningsdocument

4

Begrippenlijst

Actor
Een actor is een persoon (zoals bij de politieke leiding), organisatieonderdeel, werkof projectgroep die verantwoordelijk is voor of betrokken is bij het uitvoeren van
werkzaamheden omtrent de COVID-19 crisis.
Archiefvormer
Persoon, groep personen of organisatie die zelfstandige archiefvorming als een van
zijn of haar activiteiten heeft.
Bron: https://archiefwiki.pleio.nl/wiki/Archiefvormer
Bestand
Groep vastgelegde gegevens of documenten bijeengebracht met een bepaald doel
en in onderlinge samenhang te raadplegen.
Bron: https://archiefwiki.pleio.nl/wiki/Bestand
Document
Geheel van samenhangende gegevens, vastgelegd op een of meer
gegevensdragers.
Bron: https://archiefwiki.pleio.nl/wiki/Document
Dossier
Logisch geheel (aggregaat) van documenten die betrekking hebben op een zaak of
een object.
Bron: https://archiefwiki.pleio.nl/wiki/Dossier
Handelingsnummer
Volgnummer van de handeling zoals vastgelegd in een ‘Basis Selectie Document’
(BSD). Het gebruik van de term ‘handeling’ is 2015 vervangen door ‘proces’.
Bron: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/veelgestelde-vragenover-waarderen-en-selecteren#collapse-46.
Hotspot
Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve
interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat dus om
zaken die veel maatschappelijke beroering veroorzaken. Het doel is om er voor te
zorgen dat de archiefbescheiden die betrekking hebben op hotspots in de
samenleving worden aangewezen voor blijvende bewaring. Bron:
http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/20150327_na_handreikingws
_belangen_in_balans_v1.0a.pdf
Informatieobject
Een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. Bron:
https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/informatieobject.
Procesnummer
Volgnummer van het werkproces zoals vastgelegd in een selectielijst. Bron:
https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/veelgestelde-vragen-overwaarderen-en-selecteren#collapse-446
Selectielijst

pag. 41

Definitief | |Afbakeningsdocument

Staat van categorieën archiefbescheiden en archiefbestanddelen die voor blijvende
bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, met opgave van de
termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden.
Bron: https://archiefwiki.pleio.nl/wiki/Selectielijst
Waardering
Activiteit binnen de selectie waarbij wordt bepaald welke categorieën
archiefbescheiden voor tijdelijke dan wel blijvende bewaring in aanmerking komen,
al dan niet onder toekenning van bewaartermijnen.
Bron: https://archiefwiki.pleio.nl/wiki/Waardering
Werkproces
Samenhangend geheel van stappen en procedures voor de uitvoering van een taak.
Bron: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/proces
Zorgdrager
Degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden.
Bron: https://archiefwiki.pleio.nl/wiki/Zorgdrager

pag. 42