Evaluatie Subsidieregeling BZK
Center for People and Buildings (CfPB)
Onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid
2015-2019

Versie

1.2

Datum

22 maart 2019

Status

Definitief

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

Colofon
Titel
Opdrachtgever

Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and
Buildings (CfPB)
Ministerie van BZK / DGOO / IFHR

Auteur

UBR|Interim

Pagina 2 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

Inhoudsopgave
1.

2.

3.

4.

5.

Vooraf ........................................................................................................................... 4
1.1.

Dankwoord ................................................................................................................. 4

1.2.

Leeswijzer ................................................................................................................... 4

1.3.

Lijst met figuren & tabellen ........................................................................................ 4

Vraagstelling en aanpak ................................................................................................ 5
2.1.

Aanleiding .................................................................................................................. 5

2.2.

Vraagstelling .............................................................................................................. 5

2.3.

Aanpak ....................................................................................................................... 6

2.4.

Verantwoording ......................................................................................................... 8

Context ....................................................................................................................... 10
3.1.

Programma FWR ...................................................................................................... 10

3.2.

CfPB en subsidie ....................................................................................................... 13

Bevindingen ................................................................................................................ 16
4.1.

Verantwoording ....................................................................................................... 16

4.2.

Doelmatigheid .......................................................................................................... 17

4.3.

Doeltreffendheid ...................................................................................................... 19

Conclusies en aanbevelingen ....................................................................................... 26
5.1.

Verantwoording ....................................................................................................... 26

5.2.

Doelmatigheid .......................................................................................................... 26

5.3.

Doeltreffendheid ...................................................................................................... 27

Bijlage 1: Geraadpleegde documenten ................................................................................ 28
Bijlage 2: Overzicht publicaties ............................................................................................ 29
Bijlage 3: Onderzoeksprogramma 2015-2019 ...................................................................... 31

Pagina 3 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

1.

Vooraf

1.1.

Dankwoord

Deze evaluatie is tot stand gekomen met inzet van velen. Daarom een speciaal woord
van dank aan het secretariaat van de opdrachtgever dat de gesprekken en locaties
voortreffelijk gepland heeft. De opdrachtgever voor haar beschikbaarheid en
scherpte tijdens de tussentijdse gesprekken over de voortgang van de opdracht. En
de dossierhouder voor zijn begeleiding en de documentatie die hij daarbij
beschikbaar heeft gesteld. En uiteraard een laatste woord van dank aan onze
gesprekspartners voor hun beschikbare tijd en openheid tijdens de gesprekken.

1.2.

Leeswijzer

Deze evaluatie start in hoofdstuk 2 met de aanleiding, de vraagstelling, de aanpak en
de verantwoording. In hoofdstuk 3 wordt de context van de Subsidieregeling
beschreven waarbij ingegaan wordt op het Programma Fysieke Werkomgeving Rijk,
de Subsidieregeling en het Center for People and Buildings. In hoofdstuk 4 worden de
bevindingen gepresenteerd langs de lijnen van de verantwoording, doelmatigheid en
doeltreffendheid. Hoofdstuk 5 sluit af met de conclusies en aanbevelingen.

1.3.

Lijst met figuren & tabellen

Figuur 1: Toetsingskader controle en verantwoording
Figuur 2: Toetsingskader Doelmatigheid
Figuur 3: Toetsingskader Doeltreffendheid
Figuur 4: Toetsingskader
Figuur 5: Fasen in het evaluatieonderzoek
Figuur 6: Doelstellingen Programma Rijkswerkplek en Programma FWR
Figuur 7: Proces van Subsidieverlening
Figuur 8: Categorieen in het Rijkshuisvestingsstelsel
Tabel 1: Meerjarig overzicht subsidies Programma FWR 2009-2019 (x€1000)
Tabel 2: Overzicht aanvraag- en verantwoordingsdocumenten (2015-2019)
Tabel 3: Wijzigingen in het FWR 2015-2019
Tabel 4: Categorie gebouwtypen

Pagina 4 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

2.

Vraagstelling en aanpak

2.1.

Aanleiding

De Rijksoverheid heeft in 2007 met de Nota Vernieuwing Rijksdienst (VRD, 2007) een
basis gelegd voor het ontwikkelingen van normen en kaders ten aanzien van de
fysieke werkomgeving bij de huisvesting van de Rijksoverheid. Hiertoe is men in 2007
het Programma Rijkswerkplek gestart, dat in 2009 is opgevolgd door het Programma
Fysieke Werkomgeving Rijk (FWR).
Ten behoeve van (wetenschappelijke) kennisontwikkeling is vanuit het DirectoraatGeneraal Overheidsorganisatie (DGOO), onderdeel van het ministerie van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) een samenwerking gestart met het
Center for People and Buildings (CfPB). Middels een subsidie wordt door het CfPB
een onderzoeksprogramma gerealiseerd gericht op wetenschappelijke
kennisopbouw ten aanzien van kantoorhuisvesting.
Artikel 4.24 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) bevat de verplichting om de
subsidies die berusten op een wettelijk voorschrift ten minste eenmaal in de vijf jaar
te evalueren, tenzij dit wettelijk anders is bepaald. Tevens hebben alle
subsidieregelingen conform artikel 4.10 van de Comptabiliteitswet verplicht een
horizonbepaling, die inhoudt dat een subsidieregeling automatisch na maximaal vijf
jaar vervalt. Als uitvloeisel daarvan heeft de ‘Subsidieregeling BZK Center for People
and Buildings’ (Hierna: Subsidieregeling) een einddatum die niet later valt dan vijf
jaar na de inwerkingtreding van de regeling. De einddatum is in de Subsidieregeling
bepaald op 1 september 2019. Verlenging van de Subsidieregeling is mogelijk nadat
deze schriftelijk ter kennis is gebracht van de Tweede Kamer der Staten-Generaal.
De evaluatieverplichting en de naderende einddatum van de Subsidieregeling zijn
voor het DGOO aanleiding geweest een evaluatie naar de Subsidieregeling uit laten
te voeren. Voor u ligt het resultaat.

2.2.

Vraagstelling

Met deze evaluatie is, conform de Regeling Periodiek Evaluatieonderzoek 2018 (RPE),
nagegaan in hoeverre het doel van de Subsidieregeling doelmatig en doeltreffend is
bereikt in de periode 2015 tot en met 2019.
Het doel van de Subsidieregeling is onderzoek te laten doen met betrekking tot de
fysieke werkomgeving voor ambtenaren van de Rijksoverheid (zie artikel 2 van de
Subsidieregeling).

Pagina 5 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

De vraagstelling die in deze evaluatie gehanteerd is, is mede gebaseerd op de RPE en
luidt als volgt:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

2.3.

Heeft met het subsidiegeld onderzoek met betrekking tot de fysieke werkomgeving
van ambtenaren van de Rijksoverheid plaatsgevonden?
Welk onderzoek is dat geweest?
In hoeverre is aan de randvoorwaarden die in de regeling worden genoemd met
betrekking tot het presteren van het CfPB voldaan?
In hoeverre is het onderzoek efficiënt uitgevoerd (efficiëntie van de throughput);
In hoeverre leiden de resultaten van het onderzoek tot financiële
opbrengsten/minder gebruik van middelen? (efficiëntie van het resultaat).
Hoe en in welke mate dragen de resultaten van het onderzoek bij tot de realisatie
van de doelstellingen van het Programma FWR (effectiviteit van het resultaat)

Aanpak

De eerste drie vragen zijn gericht op verantwoording van de Subsidieregeling door
DGOO (zie Figuur 1). Om antwoord te geven op vraag 1 en 2 is bronnenonderzoek
uitgevoerd. Een beschrijving van de resultaten van het onderzoekprogramma treft u
in paragraaf 3.2.1, een overzicht van publicaties en andere resultaten treft u in
bijlage 3. Om antwoord te geven op vraag 3 zijn de eisen uit de Subsidieregeling
geïnventariseerd. De eisen hebben betrekking op de beschikbaarheid, tijdigheid en
volledigheid van alle benodigde documenten (zie paragraaf 3.2.2). Daarna zijn deze
documenten aan de hand van de eisen beoordeeld, de bevindingen hierover zijn
beschreven van in paragraaf 4.1.1. De beantwoording van de vragen vindt plaats in
de vorm van conclusies in paragraaf 5.1.
FIGUUR 1: TOETSINGSKADER CONTROLE EN VERANTWOORDING

Vraag 4 en 5 hebben betrekking op de doelmatigheid van de Subsidieregeling. In de
RPE is doelmatigheid gedefinieerd als ‘de mate waarin het optimale effect tegen zo
min mogelijk kosten en ongewenste neveneffecten wordt bewerkstelligd’. In de
evaluatie is bij het bepalen van de doelmatigheid het accent op het kwantitatieve
gelegd: door middel van deskresearch is in kaart gebracht wat de relatie is tussen de
input en de output van de regeling. Daarbij is vooral gekeken naar de relatie tussen
de input van (financiële) middelen (de subsidie) en het werk dat het CfPB op basis
hiervan heeft opgeleverd (de kennisontwikkeling) ten behoeve van het Programma
FWR (Figuur 2). De beantwoording van de vragen vindt plaats in de vorm van
conclusies in paragraaf 5.2.

Pagina 6 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

FIGUUR 2:TOETSINGSKADER DOELMATIGHEID

Vraag 6 heeft betrekking op de doeltreffendheid van de Subsidieregeling (zie Figuur
3). In de RPE is doeltreffendheid gedefinieerd als ‘de mate waarin de
beleidsdoelstelling dankzij de inzet van de onderzochte beleidsinstrumenten wordt
gerealiseerd’. In deze evaluatie is daarom gekeken naar de mate waarin en de manier
waarop de door het CfPB ontwikkelde kennis in het kader van de Subsidieregeling
doorwerking heeft gehad in het Programma FWR. Ook is gekeken hoe de kennis,
vanuit het Programma FWR, doorwerking heeft gehad naar beleidskaders,
beschikbare (beleid)instrumenten, gebruik in de praktijk en gebouwen en hun
bewoners. Bij het vergaren van informatie is hiertoe het accent gelegd op het
kwalitatieve: door middel van gesprekken en concrete casuïstiek wordt duidelijk
gemaakt wat de doorwerking van de regeling is. De beantwoording van de vraag
vindt plaats in de vorm van conclusies in paragraaf 5.3.
FIGUUR 3: TOETSINGSKADER DOELTREFFENDHEID

Daarbij worden drie doelgroepen onderscheiden die op een verschillende wijze in
aanraking komen met het Programma FWR, namelijk:
1. De beleidsmakers, zowel interdepartementaal als departementaal, die de FWRkaders bepalen en vaststellen.
2. De gebruikers zijn de experts die in de praktijk werken met het FWR-kader en
instrumentarium (Toolkit), zoals medewerkers van het Rijksvastgoed Bedrijf
(RVB), de Concern Dienstverleners (CDV’s) en de Gedelegeerd Opdrachtgevers
(GO’s) van de masterplannen.
Pagina 7 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

3. De pandbewoners die als bestuurders, managers en medewerkers betrokken zijn
bij de huisvestingstrajecten en het (nieuwe) gebouw bewonen en beleven.
Het voorgaande resulteert tot onderstaand toetsingskader (Figuur 4).
FIGUUR 4: TOETSINGSKADER

2.4.

Verantwoording

UBR|Interim is een rijksbreed werkend onderdeel van het ministerie van BZK en
heeft ruime ervaring met onafhankelijke en openbare reviews en evaluaties binnen
de Rijksdienst. Gezien de openbaarheid van de evaluatie is voorafgaand aan de
opdracht de onafhankelijkheid van het onderzoek met de opdrachtgever besproken.
Deze is in de opdrachtverstrekking vastgelegd en tijdens de uitvoering in acht
genomen. De conceptrapportage is aan de opdrachtgever voorgelegd voor een check
op feitelijke onjuistheden.
Voor deze evaluatie is Gateway-achtige aanpak gehanteerd. Op basis van
aangeleverde informatie is een documenten- en feitenonderzoek uitgevoerd (zie
bijlage 1). Daarnaast is via een gericht aantal interviews met de belangrijkste
stakeholders informatie vergaard. Deze stakeholders zijn daarbij afkomstig uit de in
figuur 4 genoemde doelgroepen. De opdrachtgever is daarbij verantwoordelijk
geweest voor beschikbaar stellen van de documentatie en het aandragen van de
gesprekspartners.
Het onderzoek is conform onderstaande fasen uitgevoerd (zie Figuur 5). De
uitvoering heeft twee weken langer geduurd dan oorspronkelijk gepland. Na de
eerste zending in november zijn op 13/12/18, 10/01/19, 14/01/19 en 14/02/19,
aanvullende documentensets ontvangen.
Op 15 februari 2019 is de definitieve rapportage 1.0 opgeleverd aan de
opdrachtgever. Na het eindgesprek op 21 maart 2019 is versie 1.1 opgesteld waarin
een aantal kleine tekstuele schoonheidsfouten zijn hersteld.
Pagina 8 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

FIGUUR 5: FASEN IN HET EVALUATIEONDERZOEK

Voorbereiding

Deskresearch

Gesprekken

Analyse

Rapportage

• 2019 - week 47-49
• Organiseren van afspraken
• Verkrijgen van de relevante informatie voorbereiding

• 2018 - week 50
• Lezen van beschikbare informatie
• Opvragen aanvullende informatie

• 2018 - week 51-52
• Verschillende doelgroepen: Beleidsmakers, Gebruikers (RVB, CDV's) CfPB en overige experts
• Bijlage 2 overzicht van gesprekspartners

• 2019 - week 1- 5
• Verwerken informatie en gesprekken
• Bespreken eerste bevindingen met opdrachtgever

• 2019 - week 6- 7
• Concept rapportage 0.95 met feitencheck bij opdrachtgever
• Definitieve rapportage 1.0
• Eindgesprek

Pagina 9 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

3.

Context

3.1.

Programma FWR

3.1.1.

Historie & doel

De Rijksoverheid heeft in 2007 met de Nota Vernieuwing Rijksdienst (VRD, 2007) een
basis gelegd voor de ontwikkeling van normen en kaders ten aanzien van de fysieke
werkomgeving bij de huisvesting van de Rijksoverheid. Het Ministerie van BZK heeft
vanaf dat moment samen met andere ministeries de uitwerking van de Rijkswerkplek
opgepakt. Het gaat om een concept voor een werkomgeving voor ambtenaren die
flexibel, tijd- en plaats onafhankelijk (samen-)werken mogelijk maakt. De
doelstellingen van de Rijkswerkplek zijn in Figuur 6 weergegeven. Hoewel de
doelstelling van het programma breed is gedefinieerd, vond de start plaats in een
periode waarbij besparingen voor opstonden. Er waren daardoor aanvankelijk
beperkte financiële middelen beschikbaar.
Daarna is in 2009 is door de MR besloten om het “één–departement-één gebouw”
principe los te laten, waardoor ieder rijkskantoor in principe door meerdere diensten
van het Rijk worden gebruikt. Daarnaast werd besloten tot het invoeren van het
concept ‘activiteit gerelateerde werkomgeving’ voor de kantooromgeving van het
Rijk, waarbij flexibel werken uitgangspunt is. Deze uitgangspunten zijn in de periode
daarna verder uitgewerkt.
FIGUUR 6: DOELSTELLINGEN PROGRAMMA RIJKSWERKPLEK EN PROGRAMMA FWR

Pagina 10 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

Om hier invulling aan te geven is in 2007 het Programma Rijkswerkplek gestart, dat in
2009 is opgevolgd door het Programma FWR. De FWR heeft betrekking op het
functionele deel van huisvesting en is daarmee één van de deelaspecten van wat
oorspronkelijk bedoeld was als een integrale Rijkswerkplek, waar Huisvesting, ICT en
HRM onderdeel van uitmaken. Vanuit het ministerie is destijds gekozen om te starten
met het traject waar men de meeste tijd voor nodig verwachte te hebben: de
huisvesting. Destijds was de verwachting dat de onderdelen ICT en HRM twee tot
drie jaar ontwikkeltijd nodig zouden hebben.
De doelstellingen van het Programma FWR zijn divers. In de eerste plaats omvat het
ontwikkelen en bekrachtigen van kaders en normen over de diverse aspecten die
horen bij een ‘integrale gefaciliteerde Rijkswerkplek’. Ten tweede omvat het de
ontwikkeling van instrumenten, methoden en werkwijzen om deze kaders en normen
toe te passen in Rijkskantoren.
Ten derde richt het Programma FWR zich op de ontwikkeling van
(wetenschappelijke) kennis ter ondersteuning van de eerste twee doelstellingen. Ook
streeft men naar een continu leerproces bij de huisvestingsprofessionals van het Rijk
(o.a. bij het RVB, DGOO, de vier CDV’s en de ministeries). Dit leerproces wordt onder
andere bevorderd door monitoring, meerjarige evaluatie en het vastleggen van best
practises. Ten behoeve van de kennisontwikkeling in het kader van dit programma is
men in 2010 een samenwerking aangegaan met het CfPB.

3.1.2.

Kennisontwikkeling & onderzoek

Het onderzoeksprogramma van het CfPB voor DGOO heeft in de loop van de tijd
diverse bijdrages en kennistoevoegingen opgeleverd ten behoeve van het
Programma FWR. Zo heeft het bijgedragen aan een wetenschappelijke basis onder
de beleidsontwikkeling op het gebied van de fysieke kantooromgeving bij de
Rijksoverheid. Hieronder treft u een korte schets van de onderzoeksactiviteiten en –
resultaten sinds 2009, gebaseerd op jaarlijkse subsidieaanvragen van het CfPB. In
bijlage 3 is een overzicht opgenomen van publicaties uit de evaluatieperiode (2015 –
2019). In bijlage 4 treft een u meer gedetailleerd overzicht van de doorloop van de
verschillende onderdelen van het onderzoeksprogramma tussen 2015-2019.
In de eerste jaren lag de nadruk op het ontwikkelen van normen en kaders. Zo is
2009 en 2010 vooral de werkplekdefinitie en de ruimtenormering uitgewerkt. De
verantwoording over en toelichting op de normen is beschreven in de Corporate
Standaard FWR. Deze is voor het eerst gepubliceerd in 2010. In 2011 is een
geactualiseerde en meer uitgebreide versie van de Corporate Standaard FWR
verschenen, welke uitgangspunt is geweest bij de uitwerking van Masterplannen
voor de Rijkshuisvesting.
In 2013 is gestart met een kaderstelling inzake kwaliteit en kosten. Het doel daarbij
was om net als bij de ruimtenormen, tot een verantwoorde, verifieerbare en
gestructureerde afleiding van kader en normen te komen voor ingrepen in en
exploitatie van Rijkskantoren. In 2014 zijn met de rijksdoelen als vertrekpunt 114
Pagina 11 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

basiskwaliteiten geïdentificeerd waarmee een modelmatige benadering van kosten
voor kantoorrenovatie en kosten van exploitatie van Rijkskantoren mogelijk is. Met
de ontwikkeling van de kaders en normen werd het mogelijk om met een
gestandaardiseerde behoeftestelling te gaan werken. Hierdoor is ook in de wijze
waarop huisvestingsprojecten vorm worden gegeven een procesvereenvoudiging
opgetreden en een professionaliseringsslag gemaakt.
Vanaf 2015 is sprake van een focus op het door ontwikkelen van de kaders en
methodiek. In 2015 en 2016 zijn meerdere onderzoeken uitgevoerd, waaronder twee
gebouwevaluaties. Ook zijn instrumenten ontwikkeld die de praktijktoepassing van
de ruimte-, kosten- en kwaliteitsnormen ondersteunen en vereenvoudigen. Zo is in
2015 is de Toolkit FWR-beschikbaar gekomen. Dit is een platform waarop de meest
actuele kaders, onderzoeksrapporten, beleidsnota's en voor de FWR ontwikkelde
instrumenten en best practices digitaal beschikbaar zijn. De Toolkit FWR is voor
iedere medewerker van de Rijksoverheid beschikbaar.
In 2016 is de zogenaamde Diagnose-fase (D-fase) onderdeel geworden van de
projectaanpak voor kantoorhuisvestingsprojecten. Op deze manier kon de
implementatie van de FWR-kaders en -kunde in masterplanprojecten worden
gestimuleerd. In de D-fase wordt gebruik gemaakt van de instrumenten uit de Toolkit
FWR. Ook is in 2016 de evaluatie van de FWR-ruimtenormering uit 2010
gerapporteerd en is de FWR-wijzer geactualiseerd.
In 2017 is het FWR-kader uitgebreid met een gestandaardiseerde methode voor
bezettingsgraadonderzoek. Verder zijn de optimale ICT-configuraties voor de FWRwerkplekken modelmatig onderzocht en zijn er vier nieuwe ondersteunende ruimten
onderzocht en beschreven.

3.1.3.

Financiering

In het kader van het Programma FWR is aan het CfPB een subsidie verstrekt. In Tabel
1 is een overzicht opgenomen van de middelen die op deze manier zijn verstrekt.
TABEL 1: MEERJARIG OVERZICHT SUBSIDIES PROGRAMMA FWR 2009-2019 (X€1000)

2009
Begroting
Realisatie

.

*
*

2010
*

2011
*

2012
*

2013
0

2014
0

2015
0

2016
200

2017
200

2018
200

2019
200

255

*

130

298

241

180

200

200

-.

-

* informatie onbekend
- informatie nog niet beschikbaar
Bron: Rijksbegrotingen en Rijksjaarverslagen 2013-2019 (www.rijksbegroting.nl)

Pagina 12 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

3.2.

CfPB en subsidie

3.2.1.

Center for People and Buildings

De Stichting Kenniscentrum Center for People and Buildings is in mei 2001 opgericht
om kennis over mens, werk en werkomgeving toepasbaar te maken voor bedrijven
en overheden. De stichting heeft conform zijn statuten als doel het bevorderen van:
 Multidisciplinair onderzoek, productontwikkeling en kennisoverdracht op het
gebied van de relatie tussen mensen, werk en de werkomgeving, in het bijzonder
de productiemiddelen en specifiek het vastgoed.
 Multidisciplinaire samenwerking tussen de leerstoelen van verschillende
universiteiten onderling en de beroepspraktijk voor zover het de hiervoor
beschreven aandachtsgebieden betreft.
Op zijn website omschrijft het CfPB zijn werkzaamheden als volgt:
 Opsporen van behoeften aan wetenschappelijk onderzoek en onderwijs op het
gebied van de relatie tussen mensen, werk en de werkomgeving.
 Initiëren, begeleiden en uitvoeren of doen uitvoeren van fundamenteel en
toegepast wetenschappelijk onderzoek en ontwikkeling; bij voorkeur zoveel
mogelijk resulterend in toepasbare kennis en instrumenten.
 Verzorgen of doen verzorgen van kennisoverdracht.
 Verzorgen of doen verzorgen van publicaties in de vorm van tijdschriftartikelen,
onderzoeksrapporten, boeken en multimediaproducten.
 Bevorderen van maatschappelijke bedrijvigheid die voortkomt uit de hiervoor
genoemde punten, voor zover deze niet in strijd is met de onder de hiervoor
genoemde punten. De stichting zal geen maatschappelijk kapitaal investeren in
de uit haarzelf voortkomende vormen van bedrijvigheid.
Het CfPB werkt samen met organisaties die als partner participeren en willen
bijdragen aan onderzoek. Daarbij staat de onafhankelijkheid van het CfPB voor op.
De grondleggende partners waren de Rijksgebouwendienst (betrokken tot 2008), de
TU Delft, ABN AMRO (in 2001) en de Belastingdienst (vanaf 2002). Op dit moment
zijn de belangrijkste partners: TU Delft, Belastingdienst en DGOO (Bron: website
CfPB).
Het CfPB onderhoudt een veelvoud van relaties met allerlei instanties en organisaties
(Bron: website CfPB). De relaties kenmerken zich onder andere door inhoud en duur:
 Kortlopende, specifieke casus gerelateerde projecten of programma’s die input
leveren voor instrumentontwikkeling en systematische dataverzameling voor de
kennisbasis (database).
 Onderwerp gerichte projecten of programma’s voor kortere of langere tijd
waarbij op basis van een specifiek onderwerp of thema de huisvestingsvraag
wordt benaderd. Dit levert een bijdrage aan de algemene (fundamentele)
kennisbasis rondom een specifiek onderwerp of thema zoals keuze- en
besluitvormingsprocessen en de effecten van keuzes en vertaling van keuzes
naar huisvestingsconcepten. Afhankelijk van de onderzoeksmethoden levert een
dergelijk project of programma ook een bijdrage aan de systematische
dataverzameling voor de database.
Pagina 13 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019



Ontwikkelingsgerichte programma’s voor langere tijd. Deze partnerships richten
zich op algemene kennisontwikkeling rondom meerdere thema’s en
dataverzameling als input voor de algemene kennisbasis en database. Daarnaast
is er aandacht voor kennisoverdracht en professionalisering door participatief
onderzoek en actiegericht leren.

In 2017 kende het CfPB een budget van € 980.000, waarvan €475.000 in de vorm van
partnerbijdragen, waaronder € 200.000 afkomstig uit de Subsidieregeling. Daarnaast
ontving men €450.000 in de vorm van projectbijdragen van andere organisaties
(Bron: Jaarrekening CfPB 2017).

3.2.2.

Subsidieregeling

Met de Subsidieregeling wordt het mogelijk om subsidie te verstrekken aan het CfPB
voor het doen van onderzoek met de betrekking tot de fysieke werkomgeving voor
ambtenaren van de Rijksoverheid. De wet- en regelgeving die daarbij van toepassing
is bestaat uit meerdere elementen, namelijk
1. De Algemene wet bestuursrecht, waarin algemene bepaling staan ten aanzien
van het verstrekken van subsidies.
2. De Kaderwet overige BZK-subsidies, waarin algemene bepaling zijn opgenomen,
o.a. ten aanzien van de activiteiten waarvoor subsidie kan worden verstrekt.
3. Het Kaderbesluit BZK-subsidies (hierna: Kaderbesluit), waarin alle uitvoerende
elementen van verstrekking aan de orde zijn.
4. De Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings.
In het Kaderbesluit en de Subsidieregeling staan diverse bepalingen en verplichtingen
waaraan moet worden voldaan om te bepalen of de subsidie definitief kan worden
verstrekt. Deze staan hieronder opgesomd, zij vormen de basis voor de bevindingen
in paragraaf 4.1.
Verplichtingen Kaderbesluit (artikel 11, 22 en 24):
 Een aanvraag om subsidie wordt ingediend met gebruikmaking van een daartoe
beschikbaar gesteld formulier. Bij ministeriële regeling kan worden bepaald dat
gebruik moet worden gemaakt van een elektronisch formulier.
 De aanvraag bevat, tenzij bij ministeriële regeling anders is bepaald, in ieder geval
de volgende gegevens en bescheiden:
o Een overzicht van de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd.
o Een toelichting op de wijze waarop en de mate waarin de activiteiten
waarvoor subsidie wordt gevraagd een bijdrage leveren aan de doelstellingen
van de betreffende subsidieregeling.
o Een gespecificeerde begroting, die een goed inzicht geeft in de geraamde
inkomsten en uitgaven, voor zover deze betrekking hebben op de activiteiten
waarvoor subsidie wordt gevraagd.
o Een tijdsplanning van de activiteit.
o Indien voorschotten worden aangevraagd, een weergave van de
liquiditeitsbehoefte gedurende het tijdvak waarvoor subsidie wordt
gevraagd, zo mogelijk per tijdvak van drie maanden.

Pagina 14 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019







o Het bankrekeningnummer waarop het subsidiebedrag dient te worden
gestort, inclusief een bewijs dat de bankrekening op naam van de aanvrager
staat.
Een beschikking tot subsidieverlening wordt gegeven binnen dertien weken na
ontvangst van de aanvraag of, indien sprake is van een subsidieplafond en de
verdeling plaatsvindt in volgorde van rangschikking of evenredige verdeling,
binnen dertien weken na afloop van de periode waarbinnen aanvragen kunnen
worden ingediend.
De aanvraag tot subsidievaststelling wordt ingediend binnen 13 weken na afloop
van de gesubsidieerde activiteiten met gebruikmaking van een daartoe
beschikbaar gesteld formulier. De aanvraag gaat vergezeld van de in het formulier
aangegeven bescheiden, waaronder in elk geval:
o Een eindverslag omtrent de uitvoering van en de resultaten van de
activiteiten.
o Een controleverklaring.
Een beschikking tot subsidievaststelling wordt gegeven binnen 22 weken na
ontvangst van de aanvraag daarvan.

Verplichtingen Subsidieregeling
 De aanvraag moet uiterlijk op 1 oktober voorafgaand aan het boekjaar ingediend
zijn (artikel 4).
 De ontwikkelde kennis moet beschikbaar worden gesteld voor de Rijksoverheid,
de provinciale en lokale overheden (artikel 6).
 Voor publicatie van onderzoekresultaten moet vooraf overleg plaats vinden met
de minister (artikel 6).
De verplichtingen zorgen een aantal vaste stappen in het subsidieverleningsproces,
deze zijn in Figuur 7 uitgewerkt
FIGUUR 7: PROCES VAN SUBSIDIEVERLENING
Aanvraag
• Voor 1/10 (t 1)
• Inhoudelijke
toelichting
• Financiele
onderbouwing

Toekenning
• Binnen 13
weken na 1/10

Uitvoering
• Tussen 1/1 en
31/12 (t 0)
• Onderzoek
conform
afgesproken
programma

Verantwoording

Vaststelling

• Voor 1/4 ( t +1)
• inhoudelijke en
financiele
verantwoordin
g
• accountantsverklaring

Pagina 15 van 32

• Binnen 22
weken na
verantwoordin
g (t +1)

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

4.

Bevindingen

4.1.

Verantwoording

4.1.1.

De samenwerking tussen het CfPB en DGOO over de uitvoering
van het onderzoek verloopt soepel en informeel.

In de evaluatieperiode heeft onderzoek plaatsgevonden naar de fysieke
werkomgeving bij de Rijksoverheid (zie paragraaf 3.1.2 voor de beschrijving, zie
Bijlage 3 voor een overzicht van publicaties). Er vindt regelmatig overleg plaats
tussen het CfPB en DGOO. In de eerste plaats over de aanvraag. Dit leidt ertoe dat de
door het CfPB voorgestelde onderwerpen voor onderzoek bijna altijd door DGOO
wordt goedgekeurd. Een enkele keer worden onderwerpen voor onderzoek niet
overgenomen. De door DGOO goedgekeurde onderzoeksonderwerp vormen het
onderzoeksprogramma van het CfPB voor het betreffende jaar. Van de
afstemmingsgesprekken is geen schriftelijke verslaglegging ontvangen.
Gedurende het onderzoeksjaar vindt ook overleg plaats over de voortgang. Daarbij
kan tot bijstelling, aanvulling of temporisering van de voorgenomen plannen worden
besloten (zie Bijlage 4). De geïnterviewden geven aan dat dit te maken heeft met de
mate waarin een bepaald thema actueel is of dat iets kansrijk is in de besluitvorming.
Het komt voor dat een voorgesteld en goedgekeurd onderwerp niet of gedeeltelijk
wordt uitgevoerd, omdat gaandeweg het jaar blijkt dat een ander
onderzoeksonderwerp voorrang moet krijgen. Van deze gesprekken is geen
schriftelijke verslagleggen beschikbaar, wel wordt door het CfPB jaarlijks
verantwoording afgelegd over de aanpassingen.

4.1.2.

Aan de ten aanzien van de subsidieverlening gestelde eisen wordt
niet altijd volledig voldaan.

De opgebouwde kennis is beschikbaar voor de gehele rijksoverheid onder andere via
de FWR-Toolkit op het rijksbrede intranet (Rijksportaal). Daarnaast is uit de
interviews, de website van het CfPB en de database DANS van de KNAW gebleken
dat de resultaten van de onderzoeken aan een breder publiek beschikbaar zijn
gesteld.
Op basis van de interviews blijkt dat informele afstemming plaatsvindt tussen de
DGOO en het CfPB ten aanzien van de publicatie van uitkomsten van het onderzoek.
Van deze afstemming is geen verslaglegging beschikbaar.
In Tabel 2 is een overzicht opgenomen van de beschikbare documenten in het kader
van de verantwoording ten aanzien van de geldende eisen.

Pagina 16 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

TABEL 2: OVERZICHT AANVRAAG- EN VERANTWOORDINGSDOCUMENTEN (2015-2019)
2015
2016
Aanvraag
Inhoudelijk

JA 30/09/14

Financieel
Toekenning
Brief
Verantwoording
Inhoudelijk
Financieel
Accountantsverklaring
Vaststelling
Brief

JA
JA 03/11/14

JA 30/09/15 +
17/10/16
Ontbreekt

2017

2018

2019

JA 28/09/16 +
19/10/17
Ontbreekt

JA, 30/09/17

Ontbreekt

JA

JA

JA 14/12/15 Te laat: 25/01/17

Te Laat: 15/06/16
Te Laat: 01/07/16
Te Laat: 01/07/16

Te Laat: 27/06/17
Te Laat: 19/09/17
Te Laat: 19/09/17

JA 18/04/18*
JA 20/06/18*
JA 27/06/18*

Te Laat: 30/05/17

Ontbreekt

JA, 10/08/18

JA, 27/11/17 Te laat: 01/02/19

* Na verlenen van uitstel DGOO middels brief dd 31/03/18

De subsidieaanvraag door het CfPB heeft in alle jaren tijdig, voor 1 oktober,
plaatsgevonden. Bij de aanvragen voor 2016 en 2017 ontbreekt de (gespecificeerde)
begroting. Uit de gesprekken is gebleken dat ten aanzien van de interpretatie van
eisen op dit punt intern BZK door de tijd heen verschillend is gedacht. De
subsidietoekenning door DGOO heeft in de jaren 2015, 2016 en 2018 tijdig, binnen
13 weken na de aanvraag, plaatsgevonden. Voor 2017 en 2019 vond de toekenning
te laat plaats.
Ten aanzien van verantwoordingsdocumenten is gekeken naar de beschikbaarheid
van een inhoudelijke en financiële verantwoording en de beschikbaarheid van een
accountsverklaring. Al deze documenten konden worden overleg. Opvallend is dat
zowel de inhoudelijke als de financiële verantwoordingsdocumenten niet tijdig, voor
1 april van het volgende kalenderjaar, bij DGOO zijn aangeleverd. Voor het jaar 2017
is hiervoor schriftelijk dispensatie aangevraagd en verleend. De
verantwoordingsdocumenten over 2018 en 2019 zijn op het moment van uitvoeren
van deze evaluatie, logischerwijs, niet beschikbaar
De subsidievaststelling door DGOO over het jaar 2015 vond plaats in mei 2017. De
subsidievaststelling over het jaar 2016 ontbreekt. Die over 2017 heeft tijdig
plaatsgevonden. De documenten over 2018 en 2019 zijn op het moment van
uitvoeren van deze evaluatie, logischerwijs, niet beschikbaar.

4.2.

Doelmatigheid

4.2.1.

Het is beperkt mogelijk om de doelmatigheid van de subsidie vast
te stellen.

Voor de beoordeling van de doelmatigheid van de subsidie kan langs twee lijnen
worden gekeken: de efficiëntie van het resultaat en de efficiëntie van de througput
Bij de efficiëntie van het resultaat wordt de besteding van de subsidie gerelateerd
aan de besparingen die zijn gerealiseerd als gevolg van deze resultaten, in dit geval

Pagina 17 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

dus de besparingen op het gebied van de kantoorhuisvesting binnen het Rijk. Er is
hierbij echter sprake van een indirecte relatie die niet goed is vast te stellen in de
context van deze subsidie evaluatie. Dit vraagt om een meer integrale
beleidsevaluatie waarbij alle ontwikkeling in dit domein die van invloed kunnen zijn
geweest op de besparingen op het gebied van de kantoorhuisvesting binnen het Rijk
worden meegenomen.
Een andere valide benadering is het vaststellen van de efficiency van de throughput,
waarbij het aantal opgeleverde rapporten en uitgevoerde activiteiten van het CfPB in
relatie worden gebracht tot het aantal besteedde uren die met de subsidiemiddelen
zijn ingezet. Het vaststellen hiervan is om verschillende redenen beperkt mogelijk
gebleken. In de eerst plaatst omdat dit inzicht vereist in mate waarin de gehanteerde
prijstelling en het aantal bestede uren vergelijkbaar zijn met andere publieke of
private onderzoeksorganisaties. Deze informatie was niet beschikbaar.
In de tweede plaats is daarbij financiële informatie nodig die het mogelijk maakt om
een meerjarig gedetailleerd beeld op te bouwen. Deze informatie was gedeeltelijk
beschikbaar, waardoor over de jaren heen geen duidelijke relatie kan worden gelegd
tussen de besteding van de subsidiemiddelen, concrete onderdelen van het
onderzoekprogramma en de uiteindelijke realisatie van de kennisopbouw.
Voor de beoordeling hiervan is gekeken naar de drie niveaus waarop de financiële
informatie beschikbaar is, namelijk op het niveau van het onderzoeksprogramma, de
drie clusters daarbinnen (1. Implementatie, ondersteuning en opleiding; 2.
Doorontwikkeling van kaders en instrumenten; 3. Monitoring en evaluatie) en de
verschillende projecten.
Op het niveau van het onderzoeksprogramma is duidelijk voor welk bedrag subsidie
is aangevraagd en verleend. De verantwoording van de uitgaven vindt, conform de
eisen uit de subsidie, eveneens plaats op het totaal van de uitgaven. Ook is duidelijk
dat wetenschappelijke kennisontwikkeling heeft plaatsgevonden. Uit de interviews is
daarbij gebleken dat de wetenschappelijke basis die hierdoor is gecreëerd onder de
discussie over de kaders en normen voor kantoorhuisvesting als waardevol wordt
beschouwd.
Op meer gedetailleerd niveau wordt echter onvoldoende duidelijk aan welke
concrete onderdelen van het onderzoeksprogramma de middelen zijn besteed. Dit is
relevant omdat het onderzoeksprogramma bestaat uit deelprojecten die over
meerdere jaren worden uitgevoerd. Bij de aanvraag wordt in de meeste jaren alleen
op clusterniveau inzichtelijk gemaakt aan welke type onderzoek men de middelen wil
besteden. Alleen voor het jaar 2015 is er financiële informatie op projectniveau
beschikbaar gesteld. Ook is geen informatie op cluster- of projectniveau beschikbaar
over de feitelijke realisatie van de bestedingen, omdat dit geen onderdeel uitmaakt
van de geldende eisen.

Pagina 18 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

4.3.

Doeltreffendheid

4.3.1.

De subsidierelatie is een meerjarig partnerschip.

De relatie tussen DGOO met het CfPB is geen opdrachtnemer/opdrachtgever relatie.
De subsidierelatie wordt gezien als een meerjarig partnership. Het CfPB en DGOO
hebben daarbinnen ieder hun eigen rol: het CfPB als onafhankelijke kennispartner en
DGOO verantwoordelijk beleidsmaker en kadersteller.
Zowel CfPB als DGOO hechten belang aan de eisen die volgen uit de Subsidieregeling
om dat zo een neutrale verantwoording ten aanzien van de rechtmatigheid van de
bestedingen wordt gegarandeerd. DGOO werkt ook met andere wetenschappelijke
partners meerjarig samen, echter niet op basis van een subsidierelatie.
De relatie wordt gekenmerkt door een meerjarige intensieve betrokkenheid en
wederkerigheid. Zowel DGOO als CfPB geven aan dat dit vanuit onderzoeks-en
beleidsoptiek gewenst is, omdat alleen zo patronen kunnen worden ontdekt die
gefundeerde (beleids)keuzes mogelijk maken. De meerjarige relatie heeft
bijgedragen aan het opbouwen van een kennisdatabase door het CfPB. Deze is niet
beschikbaar bij andere (markt) partijen.
De geïnterviewden benadrukken allemaal het belang van wetenschappelijke
onderbouwing en onafhankelijkheid bij keuzen ten aanzien van de huisvesting.
Huisvesting roept namelijk veel emoties op, en dat vraagt om objectiviteit en
relativering. Voor de gebruikers en gebouwbewoners is het CfPB bij het FWR de
kennispartner op de achtergrond. Als organisatie is het CfPB wel bekend, maar bij
stakeholders is niet helder wat men doet in het kader van Subsidieregeling.

4.3.2.

Het Programma FWR is een beleidsdossier op wetenschappelijke
basis en een beperkt aantal aanpassingen in het FWR-kader

Het Programma FWR is geen programma meer in de klassieke zin van het woord. Het
is defacto een beleidsdossier in een complexe bestuurlijke omgeving, dat verder
doorontwikkeld wordt in de lijnorganisatie van DGOO. De belangrijkste beleidskaders
en normen voor de FWR zijn in de periode 2008-2014 opgeleverd. De beleidskaders
en normen zijn in de onderzoeksperiode niet herijkt. Geïnterviewden geven aan dat
in deze periode met opgedane kennis uit het onderzoeksprogramma
doorontwikkeling van het instrumentarium uit de Toolkit heeft plaatsgevonden.
De doorontwikkeling die in samenwerking met het CfPB plaatsvindt, heeft in de
evaluatieperiode betrekking op kennisopbouw, toetsing en eventueel nodige
technische aanpassingen op het FWR-kader en instrumentarium. Vanuit DGOO en
het Programma FWR worden deze wijzigingen periodiek aan de ICFH voorgelegd, dit
is in de evaluatie periode twee keer gebeurd. Daarnaast vinden er kleinere

Pagina 19 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

wijzigingen plaats aan de Toolkit die niet aan de ICFH hoeven worden voorgelegd. In
Tabel 3 is een overzicht opgenomen van de wijzigingen.
TABEL 3: WIJZIGINGEN IN HET FWR 2015-2019

Wijzigingen in de kaderstelling
Wanneer

Status

Wat

jan. 2015

Goedgekeurd in
ICFH
Ter informatie in
ICFH

Nota FWR Kwaliteitskader

sep. 2018

Stavaza kwantitatieve aanpassingen in de FWR vanaf vaststelling tot op heden
(sep.2018)
1. Vaststelling van de FWTE (FWR Werkplek Teleenheid) als teleenheid om
het aantal FWR‐werkplekken in Rijkskantoren in uit te drukken *
2. Bepalen behoefte aan FWTE's*
3. Doorontwikkelen Basis Werkplekruimten Mix (BWM
• BWM is onderdeel FWR‐mix.
• Van 'werkplekken' naar 'ruimten voor (werk)plekken'
• Introductie verzamelnaam 'communicatieplekken'
• Nieuwe BWM
• Andere verhouding open- omsloten
• Opmerking m.b.t. de ruimtebehoefte van de bureauwerkplek in geval
van toepassing van meerdere beeldschermen):
4. Ruimtenorm zitplaatsen van communicatie plekken:
5. De vergadermix is genuanceerd (vooruitlopend op beschikbaar komen
en vaststellen van onderzoeksresultaten nieuwe vergadernormen)

Wijzigingen in de Toolkit
Wanneer

Status

Wat

Jan. 2015

Onderzoeksrapportage Kaderstelling Fysieke Werkomgeving Rijk – Kwaliteit
en Kosten

feb. 2015

Hoofdstuk 4 is als
handreiking bij de
Nota FWR
Kwaliteitskader
vastgesteld
n.v.t.

dec. 2015

concept

Methodiek Bezettingsgraad onderzoeken

dec. 2016

Versie 2.1

FWR-wijzer

juli 2017

Versie 2.2,
gevalideerd
december 2015
*Buiten evaluatieperiode

4.3.3.

Factsheet Fysieke Werkomgeving Rijk

Ruimtebehoefte/-analyse en FWR-scan (REF)

Het FWR-kader wordt divers geïnterpreteerd en heeft een gericht
toepassingsgebied.

Vanuit beleidsoptiek is de FWR-kaderstelling een gestandaardiseerde
behoeftestelling gericht op functionele eisen: deze is onderdeel van de opdrachtbrief
voor GO’s en het RVB bij het huisvestingsprojecten. Het RVB gebruikt daarnaast haar
eigen Model Uitvraag specificaties (MUS).
Uit de gesprekken blijkt dat er verschillende beelden zijn over wat de aard van het
FWR-kader is: een verplicht kader, een niet verplicht kader, een richtinggevende
werkwijze, een ruim kader met zachte randen of een gestandaardiseerde taal om
neutraliteit en feiten in het gesprek te brengen waarbij huisvesting emotie is. Door
deze verschillende benaderingen wordt het FWR-kader ook verschillend toegepast.

Pagina 20 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

DGOO is binnen het rijkshuisvestingsstelsel verantwoordelijk voor de categorie
kantoren. Het FWR is daarmee defacto van toepassing op een afgebakend deel van
het rijkshuisvestingsstelsel (zie Figuur 8).
FIGUUR 8: CATEGORIEEN IN HET RIJKSHUISVESTINGSSTELSEL

Bron: Rijkskantoren : Het nieuwe rijkshuisvestingsstelsel voor kantoren per 1 januari 2016 Wat verandert er en
waarom? en

Het FWR-kader wordt binnen rijkskantoren verschillend toegepast. Er worden drie
categorieën gebouwtypen onderscheiden (zie Tabel 4). Het FWR-kader heeft daarbij
de grootste doorwerking op de categorie 3 trajecten. Deze trajecten komen relatief
weinig voor. Een aantal grote categorie 3 trajecten zoals ‘de Knoop’ en de Rijnstraat
waren reeds gestart voordat de FWR-methodiek gebruikt werd. De meeste
huisvestingstrajecten zijn categorie 2 trajecten, waarbij onderdelen van het FWRkader van toepassing zijn en gebruikt kunnen worden.
TABEL 4: CATEGORIE GEBOUWTYPEN

Categorie
Categorie 1:

Toelichting
Deze categorie betreft de traditionele cellenkantoren. Vanuit vastgoedperspectief
en levensduur van het pand wordt overwogen om niet te investeren in het pand. Er
worden geen fysieke maatregelen getroffen om de FWR te realiseren.

Categorie 2

Vanuit vastgoedperspectief en levensduur van het pand wordt overwogen om
beperkt te investeren in het pand om het geschikt te maken voor elementen van de
FWR. Er worden voornamelijk bouwkundige aanpassingen van het inbouwpakket
gerealiseerd. De werkvloeren worden geschikt gemaakt voor flexibeler gebruik,
maar het aantal werkplekken neemt niet of slechts beperkt toe.
Deze panden zijn strategisch van aard, vaak eigendom en liggen in de grotere steden.
Deze gebouwen worden op natuurlijke momenten grootschalig
verbouwd/gerenoveerd en voldoen daarna (vrijwel) geheel aan het FWR.

Categorie 3:

Bron: Rijkskantoren: Het nieuwe rijkshuisvestingsstelsel voor kantoren per 1 januari 2016 Wat verandert er en
waarom?

Huisvestingsprojecten nemen snel enkele jaren in beslag, bij nieuwbouw of complexe
projecten is dat nog meer. Het duurt dus lang voordat het FWR kan doorwerken in de
vastgoedportefeuille. De trajecten hebben een vaste fasering. Het FWR-kader wordt
aan het begin van een huisvestingstraject gebruikt, in de zogenaamde D-fase en
initiatief fase. In de projectbrief en de projectopdracht wordt het FWR als kader
meegegeven.

Pagina 21 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

4.3.4.

De instrumenten uit de FWR-Toolkit kunnen in praktijk beter en
meer toegepast worden.

Vanuit het FWR-beleidskader wordt primair gewerkt aan een instrumentarium voor
de professionele gebruikers die werkzaam zijn bij het RVB, de CDV’s, als GO of als
huisvestingsadviseur op een departement. De Toolkit FWR is het belangrijkste
instrument waarop alle informatie terug te vinden is. Alle gebruikers zijn bekend met
de Toolkit en de instrumenten worden gezien als complex. Het is een echte ‘expert’
Toolkit.
Alle geïnterviewden geven aan dat doorlopend behoefte is aan het delen van en
kennisopbouw over FWR. Dit omdat er in het vakgebied van Huisvesting en
Facilitymanagement veel wisselingen van personeel, rollen en functies zijn.
De meerwaarde van het FWR is gelegen in het feit dat het een gemeenschappelijke
gestandaardiseerde taal voor de professionals is. Door het Programma FWR wordt
twee keer per jaar een conferentie georganiseerd waarbij kennisdeling centraal
staat. Ook worden er kennissessies met verschillende doelgroepen georganiseerd.
Een aantal producten wordt goed gebruikt, dit zijn: het Ref-model (inclusief de
Werkplek mix) en de Diagnose tool (GO). De 114 kwaliteitscriteria (Kader voor
kwaliteit) die ook onderdeel zijn van het ReF worden in categorie 2 trajecten
nauwelijks gebruikt. Uit onderzoek is ook gebleken dat deze 114 kwaliteitscriteria
niet in het MUS van het RVB verwerkt zijn. Hierop is een verbetertraject gestart.
Geïnterviewden geven aan dat weinig experts de kennis en expertise hebben om met
het FWR-instrumentarium te kunnen spelen. Het FWR-kader wordt dan versmalt tot
de 0,7 werkpleknorm discussie of niet gebruikt. Met behulp van Super-users op het
gebied van REF wordt door DGOO ingezet op verbreding van de kennis.
De verschillende geïnterviewden geven aan dat het FWR met verstand toegepast
moet worden en geen doel op zich moet worden, dat laatste leidt tot rigide
toepassing. Het FWR-instrumentarium is geen absolute waarheid, maar biedt
handvaten voor ‘wensen binnen grenzen’. In de praktijk is het op dit moment al
mogelijk binnen het huidige FWR-kader, binnen één FWR-werkplek-mix, totaal
verschillende oplossingen te kiezen. Bij goed en flexibel toepassen van de
bouwstenen van het FWR kunnen ook nieuwe concepten, zoals Newsrooms en Agile
werken, binnen de bestaande kaders (werkplekmixen) toegepast worden.

4.3.5.

In de wisselwerking tussen kennisopbouw, het Programma FWR
en de praktijk is veel te winnen.

De beleidsmatige agendasetting voor het Programma FWR wordt door DGOO
bepaald. De directbetrokkenen hebben hier een helder beeld over. Ook weten zij hoe
de agendasetting van het onderzoeksprogramma werkt in het kader Subsidieregeling
CfPB. Indirect betrokkenen hebben dit niet.

Pagina 22 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

In de evaluatieperiode zijn naast het Programma FWR andere programma’s gestart,
zoals het programma TPAW (Tijd en Plaats Afhankelijk Werken), waarbij vanuit
gebouwoptiek verder is gekeken naar gedragsregels en digitaal werken in nieuwe
huisvestingsconcepten. In de geëvalueerde periode zijn door het ICFH geen nieuwe
beleidsmatige onderwerpen aan het Programma FWR toegevoegd. Daarnaast is
vanuit het ICT-domein gewerkt aan de digitale werkplek rijk en mobiele
toepassingen.
Voor de Toolkit en het kader is geen kennisbeheer of infrastructuur aangetroffen
waarin mutaties vanuit beleid of praktijk worden bijgehouden. De werkwijze met de
ReF superusers is niet terug te vinden in de Toolkit.
De concrete producten, methodische aanpassingen of wijzigingen in het FWR-kader,
die opgeleverd worden in het kader van de Subsidieregeling, worden besproken in
kennisgroepen en werkoverleggen. In de documentatie en gesprekken blijkt geen
gerichte terugkoppeling van uit deze kennisgroepen en werkoverleggen in relatie tot
het bepalen van de jaarlijkse onderzoeksvraag aan het CfPB.
Vanuit de interviews blijkt dat ondanks dat het gebruik van het FWR-kader is
vastgelegd in projectbrieven en projectopdrachten (bij de D-fase van de GO’s en de
initiatieffase van het RVB) het gebruik in de praktijk selectief en beperkt is. Dit wordt
grotendeels veroorzaakt doordat vrijwel alle huisvestingstrajecten categorie 2
trajecten zijn, waarbij het FWR gedeeltelijk en verschillend toegepast kan worden.
Gedurende een traject wordt het gebruik van het FWR-kader niet getoetst of
geëvalueerd.

4.3.6.

Pandbewoners hebben een andere kennis en andere praktische
instrumenten over de toepassing van FWR nodig.

Voor de pandbewoners zijn belevings- en bezettingsgraad onderzoeken de meest
zichtbare instrumenten op het gebied van kantoorhuisvesting. Het CfPB voert bij
pandbewoners belevingsonderzoeken uit. De data van deze onderzoeken komt terug
in de database van het CfPB en is daarmee een bron voor wetenschappelijke
onderbouwing van het FWR.
Vanaf de start van huisvestingstrajecten wordt TPAW, de voorbereiding van de
organisatie op de nieuwe huisvesting en het verandermanagement daarbij, als
verantwoordelijkheid gezien van de bestuurders en het management van de
organisatie die de panden gaan gebruiken. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om het
geven van richting, het tonen van voorbeeldgedrag, het maken van afspraken maken
en het elkaar aanspreken op de nieuwe werkwijze.
Vanuit de verantwoordelijkheid van DGOO is er geen directe rol met betrekking tot
het instrumentarium dat de afnemers/gebruikers nodig hebben om adequaat het
gesprek met de pandbewoners (bestuurders en bewoners) aan te gaan. De CDV’s zijn
hierin de belangrijkste schakel.

Pagina 23 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

De methodiek en het instrumentarium van het FWR, en ook het instrumentarium
voor TPAW, sluiten volgens de geïnterviewde gebruikers beperkt aan bij de
belevingswereld van bestuurders en managers. Het wordt als abstract en
wetenschappelijk ervaren en mist de aansluiting met de processen en werkwijzen in
de organisatie van de eindgebruikers.
De geïnterviewden geven aan behoefte te hebben aan een praktische vertaalslag
naar de eindgebruiker met daarbij een innovatieve, pragmatische aanpak, dan nu
beschikbaar in de Toolkit. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: meer multimediale
middelen, veranderkundige tools en tips en trucs voor gesprekken met
pandbewoners.
De adviezen/methoden van het CfPB zijn voor de meeste betrokkenen te abstract en
zijn voor de experts niet concreet genoeg om het gesprek aan te gaan met de
belanghebbenden binnen de organisaties. Bij de doorvertaling van adviezen rond
gebouwevaluaties of bezettingsgraadonderzoeken worden meestal aanvullende
deskundigen ingeschakeld om uitkomsten van onderzoeken toepasbaar te maken
naar concrete oplossingen of bestuurlijk draagvlak. Verschillende geïnterviewden
geven aan dat hierbij een andere taal nodig is dan de (wetenschappelijke) taal van
CfPB of het FWR, die aansluit bij die van de besluitvormers en overige
pandbewoners.

4.3.7.

De aandacht verschuift: van werkomgeving naar pandbewoner
en van kaders naar praktijk.

Voor de komst van de masterplannen maakte elk onderdeel van de Rijksoverheid
haar eigen beleid en kaders met betrekking tot de kantoorhuisvesting. Sinds de
introductie van het FWR-kader worden de kaders en de normering rijksbreed
bepaald door BZK. Hierdoor kan de aandacht van de CDV’s zich richten op de
dienstverlening aan de pandbewoners. Dit blijkt bijvoorbeeld uit hoe het
partnerschip van de Belastingdienst met het CfPB wordt ingevuld. Hierbij staat het
concept eindgebruiker/bewoner en wendbare organisatie centraal.
In de gesprekken komt naar voren dat deze centralisatie en standaardisatie van
kaders en normen niet alleen nodig was om een besparing op de huisvestingskosten
van de Rijksoverheid te realiseren, maar ook om nu het gesprek te voeren dan wel de
ruimte te creëren voor de volgende stap op weg naar een Integrale
Rijkswerkomgeving. De ICT, Huisvesting en HRM-domeinen komen dichter bij elkaar,
en gaan steeds meer richting integrale dienstverlening. De trend daarbij is integratie
met digitaal werken en welbevinden van medewerkers en leiderschapsstijlen van
managers. Werkbeleving is daar een onderdeel van.
In de doorontwikkeling wordt de integrale dienstverlening en werkomgeving een
strategisch instrument dat beter moet aansluiten bij het primaire proces, de
eindgebruiker en het realiseren van een wendbare overheidsorganisatie die kan

Pagina 24 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

inspelen op flexibilisering, dynamiek van mensen en organisaties en
maatschappelijke ontwikkelingen. Geïnterviewden verwachten daarbij minder
noodzaak voor aandacht voor kennisopbouw en meer aandacht voor
doorontwikkeling en toepassing van de kennis in de praktijk.
Vanuit deze verschuiving naar de praktijk is de verwachting dat in de komende
periode de CDV’s een nog belangrijkere rol gaan spelen bij de toepassing van het
FWR-kaders. Dit vraagt om een andere rol van het Programma FWR /DGOO, waarbij
de nadruk verschuift van het ontwikkelen van kennis en kaders naar het verbinden
en stimuleren van afnemers en hun onderlinge samenwerking en die met de
eindgebruikers
Er lijkt sprake van een trend waarbij kwaliteit en werkbeleving van pandbewoners
belangrijker wordt. Binnen het FWR-kader is er ruimte om invulling te geven aan
kwaliteitsaspecten van de fysieke werkomgeving. In de beleving van gebruikers
overheerst echter nog het streven naar efficiëntie (mensen boven meters).
Geïnterviewden vinden het een uitdaging kwaliteit en efficiëntie met elkaar te
verenigen.

Pagina 25 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

5.

Conclusies en aanbevelingen

In deze evaluatie staan de volgende vragen centraal:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Heeft met het subsidiegeld onderzoek met betrekking tot de fysieke werkomgeving van
ambtenaren van de Rijksoverheid plaatsgevonden?
Welk onderzoek is dat geweest?
In hoeverre is aan de randvoorwaarden die in de regeling worden genoemd met betrekking tot het
presteren van het CfPB voldaan?
In hoeverre is het onderzoek efficiënt uitgevoerd (efficiëntie van de throughput).
In hoeverre leiden de resultaten van het onderzoek tot financiële opbrengsten/minder gebruik van
middelen? (efficiëntie van het resultaat).
Hoe en in welke mate dragen de resultaten van het onderzoek bij tot de realisatie van de
doelstellingen van het Programma FWR (effectiviteit van het resultaat).

In dit hoofdstuk wordt in de vorm van conclusies antwoord gegeven op deze vragen.
In paragraaf 5.1 komt vraag 1 tot en met 3 aan bod, vraag 4 en 5 worden beantwoord
in paragraaf 5.2 en vraag 6 komt terug in paragraaf 5.3. Daarbij worden ook
aanbevelingen gegeven.

5.1.

Verantwoording

In het kader van de Subsidieregeling heeft onderzoek plaatsgevonden naar de fysieke
werkomgeving bij de rijksoverheid. De samenwerking daarbij tussen subsidieverlener
(DGOO) en subsidieaanvrager (CfPB) verloopt in informele zin goed. Daarbij is meer
aandacht gewenst voor de formele verantwoordingsaspecten van de
samenwerkingsrelatie.
Aanbeveling 1:
Organiseer de aanvraag en verantwoordingscyclus zo dat aan de eisen van de
Subsidieregeling wordt voldaan en leg tussentijds gemaakte afspraken vast.

5.2.

Doelmatigheid

De efficiëntie van de throughput en de efficiëntie het resultaat van de subsidie kan
beperkt worden vastgesteld door het ontbreken van vergelijkingsmateriaal en
(detail)informatie. Hierdoor kan geen verband worden gelegd tussen de financiële
middelen, onderdelen van het onderzoeksprogramma en de resultaten daarvan.
Aanbeveling 2:
Versterk de financiële verantwoording van het onderzoeksprogramma door deze op
het niveau van de clustering van projecten en projecten zelf te laten plaatsvinden.

Pagina 26 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

5.3.

Doeltreffendheid

Voorafgaand aan de evaluatieperiode zijn de FWR-kaders ontwikkeld. De resultaten
van het onderzoek over de periode 2015-2019 hebben geleid tot een verfijning en
doorontwikkeling van de kaders. Dit heeft gezorgd voor een geaccepteerde,
gemeenschappelijke taal en een brede kennisbasis voor gebruikers over de fysieke
werkomgeving. Het FWR-kader en instrumentarium wordt echter beperkt gebruikt
en toegepast. De effectiviteit van het resultaat kan worden vergroot. Het lijkt erop
dat daarbij voor de volgende periode focus nodig is op de toepassing van het FWR in
de praktijk.
Aanbeveling
Optimaliseer de doorwerking van het gebruik van het FWR-kader en instrumentarium door de toepassing en het leren in de praktijk vanuit DGOO te
stimuleren.
Het Programma FWR is succesvol geweest in het opbouwen van kennis op het gebied
van de fysieke werkomgeving. De toekomstige uitdagingen op het gebied van
kantoorhuisvesting vragen om een meer integrale aanpak in combinatie met ICT en
HRM.
Aanbeveling 4
Maak het FWR onderdeel van een nieuw programma gericht op de ontwikkeling van
de ‘Integrale Werkomgeving Rijk’. Verruim daarbij de Subsidieregeling, zodat deze
ook geschikt is voor integrale kennisopbouw.

Pagina 27 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

Bijlage 1: Geraadpleegde documenten
Titel document
Achtergrond Informatie

Datum

Regeling van de Minister voor Wonen en Rijksdienst van 19 september 2014, nr. 2014-0000503300, houdende
regels voor de verstrekking van subsidie aan de Stichting Kenniscentrum Center for People and Buildings
Besluit van 30 mei 2013, houdende regels voor het verstrekken van subsidies door de Minister van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Minister voor Wonen en Rijksdienst.
Wet van 13 april 2006, houdende regels inzake de verstrekking van subsidies door de Minister van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties en de Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties
Regeling van de Minister van Financiën van 15 maart 2018, houdende regels voor periodiek evaluatieonderzoek
Nota Vernieuwing Rijksdienst
RWP Plan van Aanpak 0.5
Rijkswerkplek: kennis(sen)netwerk 2009
RWP nota corporate standaard RPW versie MT jan 2010, 20.0
RWP Nota corporate standaard RPW
Subsidie KCfPB 2010
Subsidieaanvraag Center for People and Buildings
Het nieuwe Rijkskantoor v.3.1. definitief
Nota FWTE 2.0
Rijkskantoren: Het nieuwe rijkshuisvestingsstelsel voor kantoren per 1 januari 2016 Wat verandert er en
waarom? Directoraat Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk
Beleidsplan 2011-2016 CfPB, Kennis over de werkomgeving
Website CfPB (www.cfpb.nl)

26-9-2014
30-5-2013
13-4-2006
15-3-2018
1-1-2007
24-2-2009
1-1-2010
21-1-2010
31-3-2010
14-7-2010
28-10-2010
3-12-2013
18-6-2014
1-2-2016
Mei 2011

Onderzoeksresultaten
Onderzoeksrapportage Kaderstelling Fysieke werkomgeving Rijk: kwaliteit en kosten
Projectplanning FWR 2015
FWR update in vogelvlucht themabijeenkomst FH
Nota advies identiteit van het rijkskantoor
Rapportage Integrale Businesscase
Eindrapportage Rijnstraat
Rapport FWR vergaderstudie
Rapport FWR-MUS def
Voorstel FWR meta analyse
Inventarisatie gebouwinformatie
Onderzoeken FWR CfPB

1-1-2015
6-2-2015
16-4-2015
7-7-2015
24-11-2015
9-4-2018
22-6-2018
10-9-2018
17-10-2018
23-10-2018
24-10-2018

Verantwoording
Aanvraag formulier Overige BZK-subsidies 2015, 2016, 2017, 2018.
Inhoudelijke bijlage FWR Programma van onderzoeken 2014-2015, 2016, 2017, 2018.
Financiële bijlage FWR Programma van onderzoeken 2015, 2018, 2019
Brief Subsidietoekenning 2015, 2016, 2017, 2018, 2019
Subsidieverantwoording CfPB 2014-2015, 2016, 2017, 2018
Brief Subsidievaststelling 2015, 2017
Controle verklaring Zirkzee Audit 2015, 2016, 2017, 2018
Jaarrekening CfPB 2015
Jaarrekening CfPB 2017

FWR Kaders en instrumentarium
Rijksintranet - Fysieke Werkomgeving Rijk
FWR Toolkit
Overzicht kaders en Instrumentarium
Nota FWTE 2.0
Nota FWR kwaliteitskader 1.0
ICFH - Stavaza kwantitatieve aanpassingen in de FWR vanaf vaststelling tot op heden
ICFH bijlage - Overzicht aanpassingen FWR-kaderstelling (doorgevoerd in REF) sinds initiële vaststelling

Pagina 28 van 32

18-6-2014
24-10-2014
18-9-2018
26-9-2018

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

Bijlage 2: Overzicht publicaties
Het CfPB heeft sinds het begin van de samenwerking met DGOO verschillende
onderzoeken afgerond. Hieronder treft een overzicht van de daarbij behorende
publicaties.
2010
 Onderzoeksrapportage Kaderstelling Rijkswerkplek. Corporate Standard Rijkswerkplek
2010.
2011
 Onderzoeksrapportage Kaderstelling Fysieke Werkomgeving Rijk. Corporate Standard
Fysieke Werkomgeving Rijk 2011.
 Toelichting bij onderzoeksrapportage FWR.
 Flexibel huisvesten en kostenempirie. Casus Rijkshuisvesting.
 Een gebouw voor rijksambtenaren. Rapportage van de studie naar de ontwikkeling van
specificaties voor de ruimtelijke inrichting van rijkskantoren: een basismix
 Programma Fysieke Werkomgeving Rijk. Bijdrage aan de kennisbasis onder het
huisvestingsbeleid – een verkenning.
 Programma Fysieke Werkomgeving Rijk. Rijkskantoren: herkenbaarheids- en
inrichtingsaspecten (deelproject 2).
 Programma Fysieke Werkomgeving Rijk. Rapportage deelproject 3: Flexibiliteit van de
interne fysieke omgeving.
2013
 Ruimtenormen voor vergaderen. Onderzoek naar de bepaling van normen voor
vergaderplekken en vergadercentra voor de FWR.
2015
 Onderzoeksrapportage Kaderstelling Fysieke Werkomgeving Rijk – Kwaliteit en Kosten.
 FWR Kwaliteitsscore.
 Handleiding Rekeninstrument Fysieke Werkomgeving Rijk – Kwaliteit en Kosten.
 Integrale Business Case FWR.
 FWR-wijzer, Praktische gids voor de Fysieke Werkomgeving Rijk (V1.1).
 Leergangen Fysieke Werkomgeving Rijk. Een overzicht van mogelijkheden voor
kennisoverdracht.
 Interviewresultaten Toepassing FWR normering. Resultaten en aanbevelingen.
 WODI Basisrapportage Evaluatie DGOBR 2014. Totale onderzoekspopulatie.
 WODI Basisrapportage Evaluatie Rijkswaterstaat Rijswijk. Totale onderzoekspopulatie.
 Evaluatie van de kantooromgeving en TPAW in de praktijk. Locatie Bezuidenhoutseweg
73.
 Evaluatie van de kantooromgeving en TPAW in de praktijk. Locatie Rijkswaterstaat lange
Kleiweg in Rijswijk

Pagina 29 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

2016
 De Fysieke Werkomgeving Rijk. Eerste ervaringen en lessen. Flexibele kantooromgeving
en TPAW in de praktijk.
 De Fysieke Werkomgeving Rijk. Elementen voor een passende vergadermix.
 Gebruik en bezetting van rijkshuisvesting: gestandaardiseerde methodiek. Notitie.
 Telefoonplekken binnen FWR-kaders (concept).
 Input uit de FWR-evaluatie ten behoeve van update FWR-wijzer. Een notitie gebaseerd
op de evaluatie van de FWR-kaders in TPAW.
2017
 FWR-wijzer, Praktische gids voor de Fysieke Werkomgeving Rijk (V2.1).
 FWR ICT Werkplek. Een kosten/baten analyse voor de FWR-ICT werkomgeving.
 FWR: ondersteunende ruimten. Analyse en aanvulling ruimtenormen, functionele
kwaliteiten en kostennormen.
 FWR: Ondersteunende ruimten II. Inventarisatie en aanvulling ruimtenormen en
functionele kwaliteiten centrale voorzieningen.
 Fundamenten van de Fysieke Werkomgeving Rijk (concept).
2018
 Rijkskantoor Rijnstraat 8, Gebruik en beleving geëvalueerd.
 Vergelijking Functionele Kwaliteiten FWR en Model Uitvraagspecificaties. Onderzoek naar
inbedding van FWR-kwaliteiten in de standaard voor functionele eisen voor (ver)bouw
van rijkskantoren.
 FWR kaderstelling. Werking van de normering en eerste praktijkcases.
 FWR vergadermodel. Bepalen van de capaciteit van vergadercentra en rijkskantoren.

Pagina 30 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

Bijlage 3: Onderzoeksprogramma 2015-2019

Pagina 31 van 32

Definitief | Evaluatie Subsidieregeling BZK Center for People and Buildings (CfPB) | 22 maart 2019

Pagina 32 van 32