Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 2012–2013

33 605 V

Jaarverslag en slotwet Ministerie van
Buitenlandse Zaken 2012

Nr. 6

LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN
Vastgesteld 10 juni 2013
De vaste commissie voor Buitenlandse Zaken heeft een aantal vragen
voorgelegd aan de ministers van Buitenlandse Zaken en voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking over het Rapport van de
Algemene Rekenkamer bij het Jaarverslag 2012 van het Ministerie van
Buitenlandse Zaken (Kamerstuk 33 605 V, nr.2).
De ministers hebben deze vragen beantwoord bij brief van 6 juni 2013.
Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.
De voorzitter van de commissie,
Eijsink
De griffier van de commissie,
Van Toor

kst-33605-V-6
ISSN 0921 - 7371
’s-Gravenhage 2013

Tweede Kamer, vergaderjaar 2012–2013, 33 605 V, nr. 6

1

Vraag 1
Hoe wordt het gegeven verklaard, dat het ongecorrigeerde bedrag van de
fouten en onzekerheden in de financiële informatie in het jaarverslag van
het ministerie van Buitenlandse Zaken is toegenomen en dichter bij de
tolerantiegrens ligt?
Antwoord 1
Er zijn fouten geconstateerd via een steekproef. Er is geen beeld van
mogelijke fouten buiten deze steekproef. Correctie is uitsluitend mogelijk
op de in de steekproef aangetroffen fouten. De gevonden fouten uit de
steekproef die gecorrigeerd konden worden zijn gecorrigeerd.
Vraag 2
Hoeveel fte’s gaan er verloren binnen het ministerie van Buitenlandse
Zaken om de bezuinigingen te realiseren? Hoeveel fte betreft het in Den
Haag en hoeveel fte op het postennetwerk?
Vraag 3
Hoe wordt voorkomen dat er door de nieuwe bezuiniging van het kabinet
meer taken naar de Regionale Service Organisaties (RSO’s) overgaan dan
was voorzien, zonder dat hiervoor extra mensen of budget beschikbaar
komen?
Antwoord 2 en 3
Over de bezuinigingen op hoofdlijnen bij het ministerie van Buitenlandse
Zaken zal uw Kamer worden geïnformeerd via de kamerbrief over
modernisering van de diplomatie en het postennet. De nadere invulling
zal daarna ter hand worden genomen waarbij de personeelsmatige
consequenties scherper in beeld zullen komen.
Vraag 4
Welke RSO’s zijn nog in oprichting, welke zijn bezig met de implementatie
van de nieuwe inrichting en welke RSO’s zijn al volledig operationeel?
Antwoord 4
Alle RSO’s zijn inmiddels formeel opgericht en met hun werkzaamheden
gestart. De RSO’s Noord Amerika en Caribisch gebied (NAC), Zuid en
Midden Amerika (ZMA) en Zuidelijk Afrika (ZAF) zijn al volledig operationeel. De overige RSO’s zullen op een enkele uitzondering na eind 2013
volledig operationeel zijn. De laatste posten zullen begin 2014 taken aan
de RSO overdragen. Hiermee wordt de regionalisering ruim binnen de
planning (voorzien eind 2014) afgerond.
Vraag 5
Hebben de verschillen in transitiefase van de RSO’s negatieve gevolgen
op de efficiëntie van de werkzaamheden binnen de RSO’s en binnen het
ministerie van Buitenlandse Zaken?
Antwoord 5
De verschillen in transitie van de RSO’s hebben geen negatieve gevolgen
op de efficiëntie van de werkzaamheden binnen de RSO’s en binnen het
ministerie. De gefaseerde overname van taken heeft juist tot doel om de
werkzaamheden goed voorbereid door de RSO’s te laten uitvoeren en de
risico’s voor verminderde efficiëntie, kwaliteit en continuïteit te vermijden.
Vraag 6
Bij welke posten is de kwaliteit van het archief- en dossierbeheer niet, of
slechts gedeeltelijk, verbeterd?
Antwoord 6

Tweede Kamer, vergaderjaar 2012–2013, 33 605 V, nr. 6

2

Er zijn 137 posten waar een papieren archief aanwezig is. Per 31 december
2012 was bij 10 posten de kwaliteit van het archief- en dossierbeheer niet,
of slechts gedeeltelijk, verbeterd. Grootste oorzaken daarvan betreffen de
beperkte personele bezetting als gevolg van ziekte en/of onvoldoende
kennis bij betrokkenen als gevolg van functiewisseling. Inmiddels zijn
adequate acties ondernomen. Het betreft de volgende posten: Bagdad,
Bakoe, Budapest, Buenos Aires, Harare, Cairo, Londen, New York,
Santiago, Mexico City.
Vraag 7
Hoe gaat u de regie op informatiebeveiliging bij uitbesteding verbeteren?
Antwoord 7
Het ministerie heeft een actieplan opgesteld om de regie op informatiebeveiliging bij uitbesteding te verbeteren. Onderdeel van dit verbeterplan is
het stroomlijnen van de specifieke BZ Third Party Mededelingen die bij de
verschillende externe dienstverleners worden opgevraagd. Ook zal de
ADR (Auditdienst Rijk) worden ingeschakeld om binnen de contractuele
afspraken aanvullend onderzoek te doen bij die dienstverleners waar de
grootste risico’s zijn te verwachten. De voortgang van dit actieplan wordt
bewaakt door het comité Risicomanagement en Compliance (RisC).
Periodiek wordt hierover aan het audit committee van het ministerie
gerapporteerd.
Vraag 8
Wie is er verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging binnen het
ministerie van Buitenlandse Zaken?
Antwoord 8
Conform het Beveiligingsvoorschrift rijksdienst 2005 en het Besluit
voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst 2007 is de secretaris-generaal
eindverantwoordelijk voor informatiebeveiliging voor het gehele
ministerie. Voor de dagelijkse werkzaamheden ter zake heeft de secretarisgeneraal een beveiligingsambtenaar aangesteld. Het ministerie gebruikt
verscheidene informatiesystemen die door de verschillende dienstonderdelen worden gebruikt. De directeuren van die dienstonderdelen zijn
verantwoordelijk voor de beveiliging ervan.
Vraag 9
Kan er een exact overzicht worden gegeven van de personen met een
vertrouwensfunctie en de functie die zij binnen het ministerie van
Buitenlandse Zaken bekleden?
Antwoord 9
Ja, het ministerie heeft haar personeelsinformatiesysteem zo ingericht dat
dit tevens dienst doet als managementinformatiesysteem voor de
uitvoering van de Wet veiligheidsonderzoeken.
Vraag 10
Verwacht u het komende jaar een daling van het aantal medewerkers in
vertrouwensfuncties zonder geldige Verklaring van Geen Bezwaar (VGB)?
Welke specifieke ontwikkelingen zorgen voor deze verwachting?
Antwoord 10
Ja, het ministerie heeft een aantal acties in gang gezet die bijdragen aan
een daling van het aantal medewerkers in vertrouwensfuncties zonder
geldige Verklaring van geen bezwaar. Interdepartementaal wordt
voortgang geboekt bij het opstellen van een nieuwe leidraad Aanwijzing
vertrouwensfuncties. Deze leidraad biedt handvatten voor een strakkere
aanwijzing van vertrouwensfuncties. Vooruitlopend op invoering van de

Tweede Kamer, vergaderjaar 2012–2013, 33 605 V, nr. 6

3

leidraad is binnen het ministerie het project Herwaardering vertrouwensfuncties van start gegaan. Een eerste inschatting is dat hierdoor het aantal
vertrouwensfuncties zal afnemen. Ook functieclustering maakt onderdeel
uit van het project. Invoering van deze clustering maakt het onder
bepaalde voorwaarden mogelijk om van vertrouwensfunctie te wisselen
zonder dat een nieuw veiligheidsonderzoek nodig is.
Vraag 11
Welke aanvullende taken gaan er in het kader van de nieuwe taakstelling
van het kabinet mogelijk over naar de RSO’s terwijl de transitie nog loopt?
Antwoord 11
Over de bezuinigingen bij het ministerie van Buitenlandse Zaken zal uw
Kamer op hoofdlijnen worden geïnformeerd via de kamerbrief over
modernisering van de diplomatie en het postennet. De nadere invulling
zal daarna ter hand worden genomen.
Vraag 12
Welke «kleine» posten hebben op dit moment ontzorging nodig?
Antwoord 12
Er zijn momenteel 58 kleine posten. De inzet is om al deze posten zo veel
mogelijk te ontzorgen. Hiervoor is een set aanbevelingen opgesteld die
voor een belangrijk gedeelte reeds is geïmplementeerd. Verschillende van
deze aanbevelingen zijn breder getrokken naar het hele diplomatieke
postennet.
Vraag 13
Gaat de overgang van personele bezetting van RSO’s van specialistische
functies naar generalisten gepaard met een verlies aan kennis? Zo ja,
welke (negatieve) gevolgen heeft deze overgang? Komt hierdoor de
expertise en de kwaliteit van het postennetwerk in gevaar?
Antwoord 13
Een van de doelstellingen van regionalisering is om de kwaliteit met
minder middelen te kunnen borgen en waar mogelijk te verbeteren. Dit
gebeurt door de beschikbare expertise te bundelen en beschikbaar te
stellen voor een gehele regio. Op de RSO’s worden juist specialistische
functies gecreëerd. Vanwege de beperkte werkvolumes was dat voorheen
op de meeste posten niet mogelijk en werden daar generalisten ingezet
om een veelheid aan verschillende specialistische werkzaamheden uit te
voeren.
Vraag 14
Op welke manier gaat u concreet invulling geven aan de aanbeveling dat
regie nodig blijft om het geheel van bestaande en nieuwe risico’s
gedurende de transitie van de RSO’s te blijven beheersen?
Antwoord 14
Voor de inrichting van de regie met betrekking tot regionalisering is een
model vastgesteld dat direct in werking treedt na de opheffing van de
projectorganisatie in juli 2013. Het model bestaat uit een stuurgroep die
onder leiding van de plaatsvervangend Secretaris-Generaal op strategisch
niveau het beleid bepaalt. Een regiegroep met vertegenwoordigers van
alle betrokken lijnorganisaties voert de regie op tactisch-operationeel
niveau.
Vraag 15

Tweede Kamer, vergaderjaar 2012–2013, 33 605 V, nr. 6

4

Hoe verklaart u de fout van EUR 4.2 miljoen bij de uitgaven op beleidsartikel 1 «Versterkte internationale rechtsorde en eerbieding van
mensenrechten»?
Antwoord 15
Het bedrag is gebaseerd op een tweetal geconstateerde fouten van resp
EUR 35.000 en EUR 290.985 in een steekproef. De resultaten van de
steekproef worden vervolgens omgerekend naar de meest waarschijnlijke
en maximale fout op het hele artikel. Deze extrapolatie is Rijksbreed
vastgelegd. Na extrapolatie komt de totale fout uit op EUR 4.2 miljoen. De
eerste geconstateerde fout is ontstaan in de periode van overheveling van
een activiteit naar een andere afdeling, waardoor het bedrag van EUR
35.000 abusievelijk niet als voorschot werd geboekt. Deze fout wordt
beschouwd als een incidentele foutieve administratieve vastlegging. De
tweede geconstateerde fout betrof een te hoge bevoorschotting aan een
subsidieontvanger door onbekendheid met de subsidieregelgeving (of
foutieve interpretatie van de subsidieregelgeving). Inmiddels zijn
maatregelen genomen om een dergelijke fout in de toekomst te
voorkomen.
Vraag 16
Hoe verklaart u de fout van EUR 4.6 miljoen bij de uitgaven op beleidsartikel 8 «Versterkt cultureel profiel en positieve beeldvorming in en buiten
Nederland»?
Antwoord 16
Het bedrag is gebaseerd op een tweetal geconstateerde fouten van resp
EUR 170.658 en EUR 7.018 in een steekproef. De resultaten van de
steekproef worden vervolgens omgerekend naar de meest waarschijnlijke
en maximale fout op het hele artikel. Deze extrapolatie is Rijksbreed
vastgelegd. Na extrapolatie komt de totale fout uit op EUR 4.6 miljoen. De
eerste geconstateerde fout heeft betrekking op een betaling waarbij per
abuis (door een onoverzichtelijke liquiditeitsaanvraag) voorbij is gegaan
aan het nog aanwezige banksaldo; het teveel betaalde bedrag is als
onrechtmatig aangemerkt. De tweede geconstateerde fout heeft
betrekking op een betaald voorschot van 80% aan een bedrijf voor een
reguliere opdracht inzake een intern communicatieproject. Een dergelijke
bevoorschotting is op grond van de Regeling Verlening Voorschotten 2007
alleen toegestaan als er sprake is van Rijksbelang. Bedrijfsfinanciering is
geen taak van de overheid. Het bedrag van EUR 7.018 is daarom als
onrechtmatig aangemerkt. In het vervolg zal voor tussentijds verrichte
werkzaamheden een factuur ingediend worden wanneer de organisatie
dat wenst.
Vraag 17
Neemt u de aanbeveling van de Algemene Rekenkamer (ARK) over om de
onderbouwing van de subsidiebetalingen door beleidsambtenaren te
laten beoordelen?
Antwoord 17
Ja. De aanbeveling heeft betrekking op de Regeling van de MinisterPresident, Minister van Algemene Zaken, van 15 december 2009, nr.
3086451, houdende vaststelling van Aanwijzingen voor subsidieverstrekking. In deze rijksbrede regeling is bepaald dat uitbetaling van de
subsidie automatisch geschiedt zolang de subsidieontvanger niet
(substantieel) afwijkt van de subsidieverplichtingen. Bij afwijking heeft de
subsidieontvanger een actieve meldingsplicht. Afwijking kan aanleiding
zijn voor de subsidieverstrekker om de subsidie niet volgens het geplande
betaalschema te voldoen.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2012–2013, 33 605 V, nr. 6

5

De subsidieverstrekker heeft ook een eigen verantwoordelijkheid om de
uitvoering van de meldingsplicht te bewaken en vast te stellen of de
uitvoering (substantieel) afwijkt. Bij twee betalingen in 2012 is te laat de
substantiële afwijking vastgesteld en had er gekort moeten worden op de
hoogte van betaling. Dit was aanleiding om – in samenspraak met de
Auditdienst – de interne instructies met betrekking tot het betaalbaar
stellen van subsidies aan te scherpen. Bij het toezicht op de naleving van
de regeling speelt de beleidsambtenaar een nadrukkelijke rol.
Vraag 18
De Rekenkamer concludeert geen onvolkomenheden. De Rekenkamer
geeft wel aan dat de controle op de RSO’s mogelijk onvoldoende goed is
ingericht. Op welke wijze worden de aanbevelingen van de Rekenkamer
overgenomen?
Vraag 19
Hoe bent u concreet van plan tegemoet te komen aan de zorgen van de
ARK over de effectieve inrichting van het toezicht op de RSO’s en de
posten?
Antwoord 18 en 19
Het belang van een effectieve inrichting van het toezicht op de RSO’s en
de posten wordt onderschreven. In het Besluit Orgaanbeschrijving
Regionale Service Organisaties zijn de belangen en verantwoordelijkheden van het departement in Den Haag, van de regioraad en van de RSO
vastgelegd. Langs deze lijnen is ook het toezicht ingericht en zijn de
benodigde instrumenten ontwikkeld. In de tweede helft van 2013 wordt
door een onafhankelijke partij een evaluatie uitgevoerd over de invoering
van regionalisering waarin zal worden onderzocht of het besturingsmodel
en het toezicht naar behoren functioneren.
Vraag 20
Wanneer is de digitalisering van het archief- en dossierbeheer definitief
afgerond?
Antwoord 20
De digitalisering van het archief- en dossierbeheer is uiterlijk aan het eind
van het eerste kwartaal 2014 definitief afgerond.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2012–2013, 33 605 V, nr. 6

6