Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 2010–2011

26 643

Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 187

BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN ONDERWIJS, CULTUUR
EN WETENSCHAP EN VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE
ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 30 juni 2011
Hierbij bieden wij u conform eerdere toezegging1 de Archiefvisie aan die
zich richt op archiveren en de omgang met informatie in het digitale
tijdperk.
Moderne ICT en digitalisering hebben de informatiehuishouding van de
overheid ingrijpend veranderd. De Archiefwet van 1995 ging nog uit van
papieren archiefmateriaal. Papier is geduldig. Het kan na vele jaren nog in
orde worden gebracht en geselecteerd voor overbrenging naar een
openbare archiefinstelling. Daar mag 20 jaar (met een uitloop tot 30 jaar)
over worden gedaan. Nu worden we geconfronteerd met digitale
informatie die zonder voorzorg al binnen de kortste tijd is vervlogen of
ontoegankelijk geworden. De zorg voor archief begint niet meer na 20
jaar, maar al op het moment dat informatie wordt gecreëerd. Dit vergt een
geheel andere aanpak, wil informatie duurzaam beheerd worden en
bewaard voor de toekomstige generaties.
De overheid is ook onderdeel van de informatiesamenleving. Een open
samenleving, waarin digitale informatie onmiddellijk beschikbaar is. In dat
licht moeten wij ook opnieuw kijken naar openbaarheid en hergebruik. De
meeste informatie kan eerder dan na 20 jaar voor iedereen beschikbaar
zijn. Daarmee bewijst de overheid burgers een dienst. Het sterkt ook het
vertrouwen dat burgers in de overheid mogen stellen.

1
http://www.rijksoverheid.nl/documenten-enpublicaties/kamerstukken/2010/07/05/
uitstelverzoek-voor-een-motie-en-enkeletoezeggingen-cultureel-erfgoed.html

kst-26643-187
ISSN 0921 - 7371
’s-Gravenhage 2011

Zo’n 10 tot 15% procent van wat de overheid aan informatie produceert
belandt uiteindelijk bij een openbare archiefinstelling. Maar de «Archiefcollectie NL» omvat meer dan alleen overheidsinformatie. Juist de
interactie tussen overheid en samenleving levert een schat aan informatie.
Om straks de geschiedenis van nu te kunnen schrijven zijn ook archieven
van maatschappelijke organisaties en bedrijven van belang. Het veiligstellen daarvan vereist een meer gerichte aanpak. Ook moeten we als

Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 26 643, nr. 187

1

overheid zorgen dat burgers gemakkelijk toegang tot die vele informatiebronnen kunnen krijgen, als het ware door één deur.
Voorgaande overwegingen brengen ons tot de volgende uitdaging en
opgave: zorgen dat we overheidsinformatie duurzaam beheren en het
begrip openbaarheid een eigentijdse invulling geven. En dit alles onder de
overkoepelende doelstelling om de Archiefcollectie NL als maatschappelijk kapitaal voor burgers en bedrijven optimaal toegankelijk te maken
en zo te laten renderen. Aan de visie koppelen wij een aantal maatregelen
voor de korte en lange termijn en we schetsen wat dit betekent voor de
verantwoordelijkheden binnen het archiefbestel.
Deze visie op archief is veelomvattend. Ze gaat van de archiefvorming tot
en met het online beschikbaar stellen van digitaal cultureel erfgoed. Dit
brengt met zich mee dat de primaire verantwoordelijkheid van de
staatssecretaris van OCW voor archieven en cultureel erfgoed in nauwe
samenhang met de verantwoordelijkheid van de minister van BZK voor
het openbaar bestuur en de bedrijfsvoering van het Rijk wordt ingevuld.
Deze visie levert geen blauwdruk voor de komende 10 jaar. Daarvoor zijn
de ontwikkelingen op digitaal gebied te ongewis. Wie had 5 jaar geleden
de prominente rol van «social media» in de communicatie kunnen
voorspellen? Acties die in deze brief in het vooruitzicht worden gesteld
zijn dan ook vooral voorwaardenscheppend. Exacte invulling daarvan
dient plaats te vinden op basis van een innovatieagenda voor de
archiefsector. Hiervoor stelt de staatssecretaris van OCW structurele
middelen beschikbaar. Structureel wil zeggen: voor de duur van de
transitie van papier naar digitaal bij de overheid en de archiefsector.
Bij de totstandkoming van deze visie is dankbaar gebruik gemaakt van de
inbreng en reacties vanuit het bestuurlijke en professionele veld,
waaronder gemeenten en provincies, de Raad voor Cultuur, vertegenwoordigers van branche en archiefsector en individuele instellingen uit de
wereld van archief, informatie, onderwijs en cultureel erfgoed.
Leeswijzer
Iedere paragraaf begint met de centrale opgave, gevolgd door de visie
voor lange termijn en acties voor de kortere termijn (tussen nu en 2016).
In paragraaf 1 is het vraagstuk van de digitale duurzaamheid aan de orde.
Paragraaf 2 schetst hoe de overheid informatie tijdig openbaar kan
maken. Paragraaf 3 behandelt representatieve collectievorming van zowel
overheids- als niet-overheidsorganisaties. Paragraaf 4 gaat over een
betere toegang tot de Archiefcollectie NL. Paragraaf 5 behandelt de
bestuurlijke taak- en rolverdeling en de innovatieagenda en paragraaf 6
omvat de financiële middelen. De bijlage1 biedt een overzicht van
wettelijke maatregelen.
§ 1. Duurzaamheid.
Wat is de opgave?

1

Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.

De wereld waarin de Archiefwet 1995 tot stand kwam was een wereld,
waarin informatie werd vastgelegd op papier en zo werd verspreid en
bekend gemaakt. En waarin informatie 20 jaar of zelfs meer kon liggen,
voordat het werd geselecteerd om te worden overgebracht naar het
openbaar archief. Maar overheidsinformatie bestaat binnen nu en 10 jaar
vrijwel alleen nog maar uit digitale informatie, die vluchtig is en door de
korte digitale levenscyclus al gauw niet meer toegankelijk. En zonder
adequate maatregelen dus niet meer kan dienen voor verantwoording en
bewijsvoering en als cultureel erfgoed voor toekomstige generaties

Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 26 643, nr. 187

2

verloren dreigt te gaan. Het is verre van geruststellend dat vele overheden
zich nog nauwelijks bewust lijken te zijn van deze opgave. Duurzaam
informatiebeheer begint al op het moment dat informatie wordt
gecreëerd. In de toekomst wordt digitale informatie niet meer, zoals de
Archiefwet dat nu voorschrijft, op fysieke wijze overgebracht naar het
archief. Dit alles vergt een cultuuromslag bij de overheid en een visie op
informatiebeheer als «records management»1, ook in de gevolgen en
verantwoordelijkheden die hieraan verbonden zijn.
Visie
Ook in de digitale toekomst moeten we overheidsinformatie duurzaam
bewaren en ervoor zorgen dat deze betrouwbaar en toegankelijk blijft.
Voorwaarde is dat we informatie dan al goed kunnen opslaan op het
moment waarop die wordt geproduceerd. Hierbij is de deskundigheid van
archivarissen net zo onontbeerlijk als de inbreng van informatiespecialisten en ICT-architecten. Maar die inzet heeft alleen zin, wanneer we ook
beschikken over een digitale infrastructuur om deze informatie duurzaam
te bewaren en te ontsluiten: een e-depot, het archief van morgen.
Maar er is meer aan de hand. Papieren overheidsarchief wordt fysiek
overgebracht naar een openbare archiefinstelling. Bij de centrale overheid
gaat dan ook de bestuurlijke verantwoordelijkheid over op de minister van
OCW. Voor digitale informatiebestanden zal de overdracht van bestuurlijke verantwoordelijkheid blijven bestaan, maar zal de fysieke
overbrenging anders verlopen. Zij worden via beveiligde verbindingen in
het e-depot gedownload, als het ware met een druk op de knop. Informatie kan al kort na afsluiting van een zaak of afronding van een
bestuurlijk proces naar een duurzaam e-depot worden overgebracht. Een
overheidsorgaan kan er bovendien voor kiezen de eigen informatiehuishouding ruim voordat de wettelijke overbrenging aan de orde is onder te
brengen bij het e-depot van een archiefinstelling. Omgekeerd kan het zo
zijn dat een overheidsorgaan zelf over voorzieningen beschikt die aan de
eisen van een e-depot beantwoorden.
Door deze ontwikkeling zien we op langere termijn voor ons dat het
moment van «overbrenging» van informatie in de verdere toekomst niet
meer uitsluitend zal worden bepaald door het verstrijken van een termijn
of periode, maar door het takenpakket van het overheidsorgaan, het soort
informatie, de kwaliteit van de digitale infrastructuur en technische
transities die gepaard gaan met informatieverlies. Hierbij spelen ook
overwegingen van kosten en efficiëntie. Immers, het beheren en toegankelijk houden van digitale informatie kost geld. De mogelijkheid van het
(mede)gebruik van een digitale infrastructuur (e-depot) kan voor individuele archiefvormers kostenreductie en efficiencywinst betekenen.

1

Het identificeren, classificeren, archiveren,
bewaren en soms vernietigen van records. Zie
voor nadere uitleg ook http://
www.nationaalarchief.nl/informatiebeheerarchiefvorming/recordsmanagement

Zonder dat hier sprake is van een blauwdruk voor de gehele overheid –
maatwerk staat voorop – zou dit op termijn kunnen leiden tot de volgende
driedeling:
1) beleidsvormende organen brengen hun informatie op korte termijn
over naar een aan het openbaar archiefwezen verbonden e-depot;
2) tijdelijke (project- of thema-)organisaties beheren hun informatie
binnen de voorziening van het hiervoor genoemde e-depot; na
opheffing van de activiteiten worden de bestanden hier aansluitend
duurzaam bewaard;
3) uitvoeringsorganisaties bewaren hun digitale informatie binnen de
eigen digitale infrastructuur, zolang zij deze informatie voor hun
bedrijfsvoering nodig hebben.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 26 643, nr. 187

3

In dit model worden tevens passende afspraken gemaakt over de mate
van openbaarheid van informatie. Het begrip overbrenging krijgt
weliswaar ten dele een andere betekenis, maar wat blijft is dat overgebracht archiefmateriaal net als nu valt onder de werking van de
Archiefwet en daarmee (behoudens wettelijke uitzonderingen) in principe
openbaar is. De Archiefwet bepaalt wie bestuurlijk verantwoordelijk is
voor zorg en beheer van de informatie.
Acties voor de korte termijn

1
Kamerstuk TK 2008–2009, 29 362, nr. 156.
Tevens TK 2009–2010, 29 362, nr. 162 met
betrekking tot implementatie digitaal
documentbeheer Rijk tot 2015. Van de
voortgang wordt melding gemaakt in de
Jaarrapportage Bedrijfsvoering van de
Rijksoverheid. Uitvoeringsinstellingen die
digitaal archief voor blijvende bewaring willen
overdragen aan het Nationaal Archief kunnen
dat overigens al eerder doen dan de archiefwettelijke termijn.
2
Zie ook Kamerstuk TK 2008–2009, 29 362, nr.
156. De mogelijkheid tot archiefwettelijke
overbrenging naar een e-depot bestaat in
beginsel zodra een dossier is afgesloten en dit
niet meer nodig is voor beleidsvorming of het
bedrijfsvoeringsproces. Dit kan al snel,
bijvoorbeeld enkele jaren na beëindiging van
een kabinets- of bestuursperiode. Niet alle
overgebrachte archiefmateriaal wordt direct
openbaar. Op grond van de Archiefwet kunnen
door de verantwoordelijke archiefvormer of
zorgdrager beperkingen aan de openbaarheid
worden gesteld in relatie tot de persoonlijke
levenssfeer, het belang van de Staat of zijn
bondgenoten en het voorkomen van
onevenredige bevoordeling of benadeling van
betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen danwel van derden.

Digitalisering van de overheid is op zich niet nieuw. Hiervan getuigen
onder meer het Nationaal Uitvoeringsprogramma betere Dienstverlening
en e-overheid, de Digitale Werkomgeving Rijksdienst, het digitaal zaak- en
ketengericht werken en de ontwikkeling van standaarden en normen voor
ICT-architectuur. Bij deze ontwikkelingen is de rol van de archivaris in
samenhang met die van informatiespecialisten en ICT-architecten te
versterken. Hiervoor zijn overheidsbrede normen en standaarden nodig.
De ontwikkeling hiervan maakt deel uit van de innovatieagenda voor de
sector.
Daarnaast zal het Rijk voor de komende vijf jaar prioriteit geven aan het
ontwikkelen en uitbouwen van enkele centrale e-depotvoorzieningen.
Voorbeelden zijn het e-depot van het Nationaal Archief en de digitale
opslagvoorzieningen van enkele grote uitvoeringsdiensten, zoals JustId
en de Belastingdienst. Maar er zijn ook de gemeenten Amsterdam en
Rotterdam, waar al een e-depot is ingericht. Gelet op het gemeenschappelijk belang en de bredere bestuurlijke verantwoordelijkheid zullen de
ministeries van OCW en BZK met de VNG, het IPO en de UvW overleg
voeren hoe deze ontwikkelingen zijn te coördineren. Kennis op dit terrein
is schaars en streven is deze maximaal te benutten voor alle overheden.
Gezamenlijk ontwikkelen en delen van voorzieningen bespaart bovendien
kosten, met ruimte voor regionale en lokale afwegingen. Dit past ook bij
een compacte en efficiënte overheid. Streven is dat voor 2016 alle
departementen en Hoge Colleges van Staat zijn aangesloten op een
rijksbreed e-depot1. Gemeenschappelijk digitaal informatie- en archiefbeheer wordt op die manier mogelijk. Het Nationaal Archief ontwikkelt
een business- of verrekenmodel als basis van overeenkomst met
archiefvormers over kostprijs, producten en diensten. Ontwikkeling van
dit model wordt onderdeel van het kabinetsprogramma compacte
rijksdienst.
§ 2. Openbaarheid
Wat is de opgave?
De Archiefwet geeft 20 jaar de tijd voordat overheidsinformatie moet
worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats. Dat is lang,
zeker in een samenleving waar ICT en informatisering tot in de haarvaten
is doorgedrongen en burgers zich snel van informatie weten te voorzien.
Burgers mogen rekenen op een transparante en betrouwbare overheid.
Visie
In een samenleving die zich digitaal voorziet van informatie maakt de
overheid informatie tijdig openbaar. Dit dient het algemeen belang en
sterkt het vertrouwen van burgers in een transparante overheid. Digitale
overbrenging naar een archiefwettelijk e-depot maakt mogelijk dat
informatie in beginsel tijdig openbaar en toegankelijk wordt2.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 26 643, nr. 187

4

Acties voor de korte termijn
De komende jaren zullen worden benut om in nauw overleg met
archiefvormers actieve openbaarheid in praktijk te brengen. Enkele steden
experimenteren hier al mee. Het Nationaal Archief zal met enkele
onderdelen van de Rijksoverheid, zoals de Deltacommissaris, pilots
uitvoeren op het terrein van actieve openbaarheid. Doel is om informatie
die zich daarvoor leent binnen korte tijd voor burgers openbaar en
toegankelijk te maken.
Tevens zal een nieuwe selectiemethodiek in praktijk worden gebracht die
geschikt is voor de omgang met informatie in het digitale tijdperk. In onze
brief van december 2010 is reeds uiteengezet dat de overheid sneller en
efficiënter dan nu het geval is digitale informatie gaat selecteren1. De
selectielijst «nieuwe stijl» is hiervan het resultaat. Selectielijsten zijn
openbare documenten die worden gepubliceerd op grond van de
Algemene wet bestuursrecht (Awb)2. Nieuw element van de lijst «nieuwe
stijl» is dat deze niet alleen beter inzicht geeft welke informatie te bewaren
is of (op termijn) te vernietigen, maar ook wanneer de te bewaren
informatie archiefwettelijk wordt overgebracht. Voor de invoering van
deze nieuwe selectiesystematiek is het nodig dat overheidsorganen een
goed overzicht hebben van hun informatie. Bij de nieuwe aanpak zal
overheidsbreed te werk worden gegaan. Zo is in samenwerking tussen het
Nationaal Archief en het IPO reeds een generieke selectielijst opgesteld
die voor alle provincies toepasbaar is en die goed aansluit bij de voorgenomen selectielijst «nieuwe stijl». De nieuwe systematiek past binnen de
kaders van de Archiefwet 1995; op enkele onderdelen zal het Archiefbesluit worden aangepast.
De huidige archiefwettelijke termijn van 20 jaar, waarbinnen overheidsinformatie naar het openbaar archief dient te worden overgebracht, blijft in
het overgangstijdperk van papieren naar digitale informatie van belang.
Deze termijn wordt gedurende die transitie gehandhaafd, maar zonder de
uitloopmarge tot 30 jaar die nu nog bestaat. Het Archiefbesluit zal hiertoe
worden gewijzigd.
§ 3. Collectievorming overheid en niet-overheid
Wat is de opgave?
Archieven zijn dienend aan een evenwichtig en representatief beeld van
onze samenleving. De Raad voor Cultuur spreekt in dit verband van de
functies van geheugen, herinnering en geweten3. Dat kan alleen als de
Archiefcollectie NL een samenhangend geheel vormt van archiefmateriaal
van zowel overheid als particuliere organisaties (maatschappelijke
organisaties, burgers en bedrijven). Bovendien is in het digitale tijdperk
een actieve inzet geboden om waardevol particulier archief voor vergetelheid te behoeden. Gemeentearchieven en met name categoriale
archiefinstellingen zijn van oudsher actief en bedreven in het veiligstellen
van particuliere archieven. Over het geheel genomen vindt dit echter vaak
«ad hoc», passief en naar aanleiding van aanbod plaats. Vaak zijn
instellingen onvoldoende toegerust en hebben zij geen duidelijk collectieprofiel. Binnen de sector als geheel is onvoldoende sprake van
afstemming of samenwerking.
1

Kamerstukken 2009–2010, 29 362, nr. 186 met
bijlage.
2
Als zodanig staan selectielijsten open voor
beroep en bezwaar door derden.
3
Raad voor Cultuur, besteladvies archieven,
dd. 26 april 2010, http://2008.cultuur.nl/
adviezen_vervolg.php?id=4&advies=6679.

Visie
Een evenwichtige opbouw van de Archiefcollectie NL is nodig, willen we
een representatief beeld van onze maatschappij door de interactie tussen
overheid en samenleving kunnen schetsen. In onze brief van 22 december
2010 hebben wij hiertoe een nieuwe en verbrede selectiedoelstelling voor

Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 26 643, nr. 187

5

de overheid uiteengezet1. De overheid heeft een primaire verantwoordelijkheid voor haar eigen archieven. Deze verantwoordelijkheid kan verder
gaan, waar particuliere archieven of archiefcollecties van evidente
nationale betekenis in het geding zijn die om welke reden dan ook
verloren dreigen te gaan. De staatssecretaris van OCW volgt hierin het
besteladvies van de Raad voor Cultuur. Meer specifiek gaat het dan om de
interactie tussen overheid en samenleving als onderdeel van de Archiefcollectie NL.
De vele archiverende instellingen die mede de Archiefcollectie NL
vormen2 behouden echter hun eigen primaire verantwoordelijkheid voor
de collectievorming. Wel zien wij hier voor het Rijk een aanvullende rol.
Het Nationaal Archief zal in de rol van «facilitator» kennis en methodes ter
beschikking van de sector stellen en waar mogelijk verbindingen leggen
tussen instellingen. Het Rijk streeft hierbij geen nieuwe regelgeving na die
ingrijpt in de vrijheid van eigenaren om volledig over hun eigendom te
beschikken. De eigenaar blijft primair verantwoordelijk voor het bewaren
van archief.
Acties voor de korte termijn
Voor het realiseren van de verbrede selectiedoelstelling heeft het
Nationaal Archief inmiddels een praktische methodiek ontwikkeld.
Daarmee is het technische gereedschap voorhanden om zowel op
Rijksniveau als daarbuiten aan de opbouw van een representatieve
Archiefcollectie NL te werken. Waar het gaat om particuliere archieven
van evidente nationale betekenis ligt de primaire verantwoordelijkheid bij
de staatssecretaris van OCW om deze eventueel binnen de rijkscollectie
op te nemen. Als «facilitator» voor de gehele archiefsector stelt hij de
ontwikkelde selectiemethodiek ter beschikking van andere overheden en
archiefinstellingen.
Het besteladvies van de Raad voor Cultuur om een register van behoudenswaardig particulier archief in te richten wordt door de staatssecretaris
van OCW niet overgenomen. Deze taak behoort niet tot de primaire
verantwoordelijkheid van het Rijk, maar is zaak van de sector zelf. Aan de
aanbeveling van de Raad tot instelling van een separaat fonds voor
particuliere archieven die verloren dreigen te gaan kan vooralsnog geen
prioriteit worden gegeven gezien de beperkt beschikbare middelen.
Ook met het oog op het risico van digitale vergetelheid is het geven van
actieve voorlichting en advies aan particuliere archiefvormers van belang.
Het gaat dan over het belang van hun archief, over conservering,
ordening, ontsluiting en eventuele overbrenging op termijn naar een
professionele archiefinstelling. Dit alles is en blijft een verantwoordelijkheid van de gehele archiefsector.
§ 4. Toegankelijkheid van de Archiefcollectie NL
Wat is de opgave?

1

Kamerstukken 2009–2010, 29 362, nr. 186 met
bijlage.
Categoriale instellingen (bijv. Internationaal
Instituut voor Sociale Geschiedenis, Aletta –
instituut voor vrouwengeschiedenis,
Nederlands Architectuurinstituut); bedrijfsarchieven, collecties bij niet zelfstandige
archiefinstellingen van burgers en (rechts)personen.
2

Een archiefcollectie heeft pas werkelijk waarde, wanneer deze ontsloten
kan worden. De laatste jaren hebben archiefinstellingen veel inspanningen geleverd om hun collecties digitaal toegankelijk te maken voor een
breed publiek. Op dit moment bestaan er diverse digitale diensten waarin
informatie over archieven te vinden is en het aantal afzonderlijke websites
met archiefinventarissen of gedigitaliseerd materiaal groeit met de dag.
De digitale diensten staan echter onvoldoende in verbinding met elkaar en
met de algemene zoekmachines wordt archiefmateriaal niet goed
ontsloten. Een goede toegang tot de Archiefcollectie NL raakt op deze
manier steeds verder buiten bereik.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 26 643, nr. 187

6

Visie
Het realiseren van de Archiefcollectie NL is pas compleet wanneer burgers
hiertoe optimaal toegang hebben. Door een centrale toegang te creëren
die bestaande digitale initiatieven bundelt wordt de Archiefcollectie NL
zichtbaar en toegankelijk voor de samenleving. Een aanzet tot zo’n
centrale toegang bestaat in feite met het project Europeana. Dit werd in
2008 onder hoede van de Europese Commissie gelanceerd en omvat
digitaal materiaal uit archieven, bibliotheken, musea en audio-visuele
instellingen. Dit platform kan nog beter benut worden door de Archiefcollectie NL hierop aan te sluiten.
Acties voor de korte termijn
Het ontwikkelen van een centrale toegang tot de Archiefcollectie NL gaat
alle archiefinstellingen aan en slaagt alleen bij een breed draagvlak. Nodig
zijn technische expertise en onderlinge samenwerking. Maar het wiel
hoeft niet uitgevonden te worden, nu we als Nederland al zijn aangesloten
bij Europeana. Een verbinding tussen Europeana en de archiefsector is
mogelijk via het Archives Portal Europe (APE), dat eveneens wordt
ondersteund door de Europese Commissie binnen het eContentplusprogramma1, met als doel het bouwen van een internetportal voor Europese
archieven. Het Nationaal Archief is één van de trekkers van APE en heeft
een spilfunctie voor wat betreft de aansluiting van het Europese archiefportaal op Europeana.
De staatssecretaris van OCW acht bij het organiseren van een nationale,
centrale toegang op voorhand uit oogpunt van draagvlak en efficiëntie
een aantal voorwaarden als belangrijk. Ten eerste het zoveel mogelijk
gebruikmaken van de investeringen die al door afzonderlijke instellingen
zijn gedaan. Ten tweede is behoud van identiteit en zichtbaarheid van de
aanleverende partijen van belang. Ten derde is belang te hechten aan een
database achter de centrale toegang die ook gebruikt kan worden door
bredere zoekdiensten, waaronder Europeana (erfgoedbreed) en APE
(archieven). De regie over de centrale ontsluiting dient uiteindelijk in
handen van de archiefsector zelf te liggen. De sector is immers eigenaar
van de content, die onderdeel is van het publieke domein.
Voor de ontsluiting van de Archiefcollectie NL door een centrale toegang
is nader onderzoek te doen dat resulteert in een aantal uitvoeringsscenario’s. Aan de hand daarvan kan een programma van eisen worden
opgesteld, waarbij nadrukkelijk de wensen van gebruikers worden
meegenomen. Een haalbaarheidsonderzoek zal dan de investerings- en
beheerkosten in beeld brengen. De staatssecretaris van OCW is bereid om
met andere overheden en de archiefsector het initiatief te nemen voor dit
onderzoek. Hiervoor stelt hij in het kader van de innovatieagenda voor de
sector vanaf 2012 een programmabudget beschikbaar als aandeel in de
kosten.
§ 5. Bestel
Wat is de opgave?

1

http://ec.europa.eu/information_society/
activities/econtentplus/index_en.htm

De digitalisering stelt de wereld van archief en informatie voor grote
uitdagingen. Kennis en expertise zijn schaars en het samen optrekken van
overheden onderling en met archiefinstellingen is nodig om kennis zo
efficiënt mogelijk te benutten. Tegelijkertijd zien we binnen het archiefbestel een versnippering van ruim honderd, vaak kleinere instellingen. En
dit terwijl we staan voor aanzienlijke investeringen in kennis, mensen en
middelen om de benodigde innovatie tot stand te kunnen brengen.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 26 643, nr. 187

7

Visie
De archiefsector bevindt zich door de digitalisering van overheid en
samenleving volop in transitie. Achtereenvolgende adviezen en analyses
van de Raad voor Cultuur, de Erfgoedinspectie en publicaties vanuit de
sector zelf onderstrepen deze ontwikkeling. De belangen van digitale
duurzaamheid, openbaarheid en verbetering van toegang tot onze
collecties betekenen niet alleen inhoudelijke vernieuwing, maar ook
innovatie van het bestel en de sector zelf. Deze innovatieslag kan alleen
worden gemaakt als de handen in de sector ineen worden geslagen.
Benodigde voorzieningen als een e-depot zullen binnen de compacte en
efficiënte overheid zoveel mogelijk worden gedeeld of als «shared
service» benut. Binnen het bestel is een krachtige ondersteuningsstructuur nodig, die de gehele sector kan bedienen.
Acties voor de korte termijn
Bestuurlijke samenwerking tussen alle overheden en de sector is nodig
om de innovatieagenda voor de komende jaren verder uit te werken. Als
deelnemers worden hierbij naast het Rijk het IPO, de VNG en UvW en
vertegenwoordigers uit de sector als BRAIN en KVAN betrokken.Voor de
vorm waarin deze bestuurlijke afspraken worden vastgelegd kan worden
gedacht aan een charter of convenant, waarin doel, verantwoordelijkheden en afspraken door de verschillende deelnemers worden
opgenomen. De staatssecretaris van OCW is bereid hiertoe het initiatief te
nemen. Een dergelijk charter kan door gezamenlijke inzet de gewenste
impuls geven om de benodigde innovatie tot stand te brengen1.
Anders dan bij het eerder opgestelde charter voor de bibliotheeksector
2010–2012 zijn hiervoor van Rijkszijde in zeer beperkte mate middelen
beschikbaar als aandeel in de kosten. Alle overheden blijven zelf verantwoordelijk voor digitaal duurzame bewaring en toegankelijkheid van hun
archief.
Kennis- en ondersteuningsstructuur
Om de versnippering van kennis binnen de sector tegen te gaan zullen
binnen het bredere kader van de cultuursector middelen worden
herverdeeld. Op dit moment kent de erfgoedsector binnen de Basisinfrastructuur (BIS) een sectorinstituut (Erfgoed Nederland) en een ontwikkelinstelling (Stichting DEN, Digitaal Erfgoed Nederland). Het Nationaal
Archief zal door de staatssecretaris van OCW als kennis- en expertisecentrum voor de gehele sector de komende jaren worden versterkt. Het
Nationaal Archief zal ook een centrale rol krijgen bij het samen met de
archiefsector, waaronder ook de opleidingscentra, opstellen en uitvoeren
van de innovatieagenda. Hiernaast zal de stichting DEN in staat worden
gesteld om nog voor vier jaren (2013–2016) haar taken als kenniscentrum
voor het digitaal erfgoed te vervullen2.
Nationaal Archief en naburige instellingen
1

In dit digitale tijdperk is ook samenwerking
geboden van archieven met instellingen
buiten de eigen sector. Traditioneel gegroeide
schotten tussen sectoren als die van archieven, monumenten, film, foto, kunst of
bibliotheek beginnen onder invloed van
digitale media immers langzaam te vervagen.
Deze samenwerking is niet top-down op te
leggen, maar in de eerste plaats een opgave
voor de sectoren zelf.
2
Zie Kamerbrief «Meer dan kwaliteit: een
nieuwe visie op cultuurbeleid», dd. 10-06-2011
met bijlage / beleidsnota, p. 23.

Met de Koninklijke Bibliotheek zal het Nationaal Archief een verdergaande
samenwerking aangaan voor een efficiëntere bedrijfsvoering. Verdere
vormen van samenwerking, ook op terrein van kennis, zijn voor de
toekomst niet uit te sluiten.
De collecties en dienstverlening op gebied van de genealogie zal het
Nationaal Archief onderbrengen bij het inpandig gehuisveste Centraal
Bureau voor Genealogie (CBG). De rijksbijdrage aan het CBG zal primair
worden ingezet voor beheer en onderhoud van de ontwikkelde digitale
infrastructuur (zoals www.wiewaswie.nl) om genealogische bronnen beter

Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 26 643, nr. 187

8

toegankelijk te kunnen maken. Het CBG behoudt zijn taak als landelijk
expertisecentrum op het gebied van familieonderzoek1.
Wetgeving
Het kabinet acht de tijd nog niet rijp voor een «Informatiewet», al dan niet
onder algehele wijziging van de Archiefwet. Dit in aansluiting bij het
eerdere advies van de Raad voor Cultuur, dat de ontwikkelingen op terrein
van ICT en informatisering nog te snel gaan om nu al een eindbeeld te
kunnen geven2. Om die reden is het kabinet voorstander van modernisering van de Archiefwet in kleinere stappen, zonder grote ingrepen.
Wetswijziging waarbij de provincies de verantwoordelijkheid krijgen voor
het bewaren van hun eigen archieven in de Regionale Historische Centra
(RHC’s) is uitvloeisel van het regeerakkoord3. De provincies komen
hiermee als regionale bestuurslaag ook nadrukkelijker in beeld als
mogelijke voortrekker en coördinator van innovatie binnen hun regio.
Verdere wijzigingen van de archiefregelgeving zijn opgenomen in de
bijlage4 bij deze brief.
Toezicht en kwaliteitszorg

1
Vanwege de samenhang van die taak met de
rol van het Nationaal Archief als kennis- en
expertisecentrum zal de bekostiging van het
CBG vanaf 2012 via het Nationaal Archief
verlopen. Daarmee kan maximaal synergievoordeel worden behaald.
2
http://2008.cultuur.nl/adviezen_vervolg.php
?id=4&advies=6333, «Informatie: grondstof
met toekomstwaarde», advies over de
toekomst van de informatiehuishouding.
3
De afspraken tussen Rijk en provincies over
de RHC’s zijn nader vastgelegd in het
voorgenomen Bestuursakkoord dd. 21 april
2011 tussen het Rijk, het IPO, de VNG en UvW:
http://www.rijksoverheid.nl/documenten-enpublicaties/convenanten/2011/04/21/
bestuursakkoord-2011–2015.html.
4
Kamerstukken 2008–2009 29 362, nr. 156.
5
Het budget bedraagt € 1,5 miljoen in 2012
en 2013 en € 2 miljoen per jaar vanaf 2014.
Naar rato zal een onderverdeling worden
gemaakt over de drie programmaonderdelen

Met interne kwaliteitszorg en de bedrijfsvoeringscyclus van audit en
control verbetert de overheid de kwaliteit van haar informatiehuishouding. Op de resultaten van deze systematiek sluit het externe toezicht
van de Erfgoedinspectie aan: toezicht dichtbij waar het moet en toezicht
veraf waar het kan. Met de invoering van de systemen van kwaliteitszorg
gaat het Rijk onder leiding van de CIO’s de komende vijf jaar aan de slag4.
Op gemeentelijk niveau is te verwachten dat de ontwikkeling van
kwaliteitsindicatoren door het IPO, het Landelijk Overleg van Provinciale
ArchiefInspecteurs (LOPAI) en de VNG de interne en horizontale verantwoording over de informatiehuishouding de komende jaren zal
versterken.
Het wetsvoorstel revitalisering generiek toezicht noopt tot een herpositionering van de provinciale inspectiefunctie. Veel archiefinspecteurs zijn nu
reeds naast hun reguliere werk als toezichthouder bezig met onderzoek,
inventarisatie en advies. Voor de gemeentelijke archiefinspecteurs geldt
dat zij zich primair richten op een goede aansluiting tussen de lokale
archiefvormers en de archiefdienst. Voor de huidige provinciale archiefinspecteurs zien wij een nieuwe sleutelrol als kennisverspreiders en
adviseurs op landelijk, regionaal en lokaal niveau bij de uitvoering van de
innovatieagenda, zonder hierbij overigens de scheiding tussen toezicht en
advisering aan te willen tasten. De staatssecretaris van OCW zal hierover
met de betrokken partijen nadere afspraken maken.
§ 6. Financiën
Voor de uitvoering van de innovatieagenda stelt de staatssecretaris van
OCW met ingang van 2012 voor de komende 5 jaar een programmabudget ter beschikking dat oploopt tot een totaal van € 9 mln. in 2016 met
uitzicht op continuering5. Tijdig zal evaluatie en beoordeling plaatsvinden.
Zelfredzaamheid van de sector blijft uitgangspunt. De uitdaging is om met
de relatief beperkte Rijksmiddelen investeringen uit andere bron los te
maken. Het budget is bedoeld voor:
1) onderzoek en ontwikkeling van direct toepasbare kennis op gebied van
duurzaamheid en openbaarheid van overheidsinformatie; 2) toegankelijkheid en representativiteit van de Archiefcollectie NL; 3) versterking van
het bestel. Het Rijksaandeel in het innovatieprogramma is tevens een
uitnodiging aan de sector om op basis van matching hierin deel te nemen.
Nadere uitwerking zal plaatsvinden in nauwe samenwerking met het IPO,

Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 26 643, nr. 187

9

de VNG, UvW, BRAIN, KVAN en andere vertegenwoordigers uit de sector
en de wereld van onderwijs en opleiding.
Tot slot
Juist nu we door de digitalisering van de wereld van informatie en
erfgoed voor grote uitdagingen staan, is versnippering van kennis en
expertise een ongewenste situatie. Samenwerking tussen overheid en
instellingen en tussen organisaties onderling, ook met instellingen buiten
de eigen vertrouwde sector, is naast bundeling van kennis broodnodig om
onze visie te kunnen realiseren. De VNG, het IPO, de brancheorganisatie
BRAIN en het professionele veld zoals vertegenwoordigd door de KVAN
hebben de afgelopen periode voor de innovatieagenda al goede aanzetten
en suggesties gedaan1. Het stemt positief dat er ook tijdens de voorbereiding van deze visie en de regionale conferenties van najaar 2010 veel
bereidheid was om mee te denken en samen te werken. Nu gaat het erom
de innovatieagenda gezamenlijk uit te werken en uit te voeren. Deze visie
op archief en informatie biedt daartoe naar de mening van het kabinet
voldoende aanknopingspunten.
De staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,
H. Zijlstra
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
J. P. H. Donner

1

Zie de documenten op de websites
www.kvan.nl en www.archiefbrain.nl.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 26 643, nr. 187

10