Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 2013–2014

33 763

Toekomst van de krijgsmacht

Nr. 28

BRIEF VAN DE MINISTER VAN DEFENSIE
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 1 november 2013
Met deze brief informeer ik u over de stand van zaken van het verbeterprogramma beheer tot en met augustus 2013. Hiermee doe ik de
toezegging gestand om twee keer per jaar, bij de begroting en in het
jaarverslag, hierover te rapporteren.
Algemeen
Met de brief «Beheer bij Defensie» (Kamerstuk 32 733, nr. 116) van
14 februari 2013 heb ik u geïnformeerd over de aangepaste ambities voor
het op orde krijgen van het beheer in samenhang met de reorganisaties,
de invoering van ERP en «Krijgsmacht op orde». Al deze trajecten grijpen
op elkaar in en hebben tot doel de besturing van Defensie en de bedrijfsvoering te verbeteren om uiteindelijk het operationele proces zo goed en
efficiënt mogelijk te kunnen ondersteunen. Alle gelijktijdige veranderingen
leiden er toe dat problemen op het gebied van beheer wel worden
onderkend, maar niet allemaal tegelijk kunnen worden opgepakt.
Het Samenvattend Rapport van de Audit Functie Defensie (AFD)1 en het
Rapport bij het Jaarverslag over 2012 (RJv2012) van de Algemene
Rekenkamer (ARK) constateren vooruitgang over de hele breedte van het
beheer in 2012, maar concluderen gelijktijdig dat er nog werk moet
worden verzet. Volgens het RJv2012 is er over 2012 nog sprake van vijf
onvolkomenheden in het beheer. Dat zijn er twaalf minder dan over 2011.
Een mooi resultaat dat de geleverde inspanningen weerspiegelt.

1

kst-33763-28
ISSN 0921 - 7371
’s-Gravenhage 2013

Per 1 juni 2013 is de Audit Dienst Defensie (ADD) gereorganiseerd, waarbij de naam is
veranderd in Audit Functie Defensie (AFD). De reorganisatie is de eerste stap naar het opgaan
van de auditfunctie in de Audit Dienst Rijk (ADR).

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 33 763, nr. 28

1

Het financieel beheer kent nog drie onvolkomenheden. Het betreft het
financieel beheer bij het CDC en de DMO2 en de onduidelijkheden in de
doorvertaling naar interne regelgeving. Ook de onvolkomenheid in
verband met de personeelsdossiers blijft staan. Het project voor het
opschonen van de personeelsdossiers wordt eind 2013 voltooid. De vijfde
onvolkomenheid betreft het materieelbeheer, in het bijzonder de sturing
en beheersing van het materieelbeheer gerelateerd aan de nieuwe rol van
de lijnorganisatie. De zes specifieke onvolkomenheden voor materieelbeheer die nog openstonden bij de defensieonderdelen zijn opgelost. De
aanbevelingen uit beide rapporten zijn door Defensie overgenomen en
opgepakt.
De nota «In het belang van Nederland« (Kamerstuk 33 763, nr. 1) bevestigt
de in februari 2013 vastgestelde ambitie dat de lopende trajecten in het
kader van de reorganisatie, de invoering van ERP en de activiteiten om de
krijgsmacht en het beheer op orde te krijgen in die volgorde van prioriteit
zullen worden afgemaakt. De nota laat echter ook zien dat Defensie na de
reorganisaties van 2013 nog niet klaar is met veranderen. Het streven naar
een operationeel en financieel duurzame organisatie zal de komende tijd
nieuwe veranderingen met zich mee brengen. Voor een efficiënte bedrijfsvoering moet het beheer op orde zijn. Het beheer blijft daarom een
prioriteit van Defensie en heeft de aandacht bij de uitwerking van de
maatregelen uit de nota.
Besturing
Direct bij de aanvang van de verbeterprogramma’s heeft Defensie niet
alleen oog gehad voor het oplossen van specifieke problematiek. Juist de
structurele verankering van het beheer in de besturing heeft alle aandacht.
De nieuwe Hoofddirectie Bedrijfsvoering heeft in nauwe samenwerking
met de defensieonderdelen de taken en verantwoordelijkheden op het
gebied van het beheer beschreven. De defensieonderdelen zijn aan de
slag gegaan met de verdere uitwerking. De lijncommandanten zijn
integraal verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en beheer is daar een
onderdeel van.
Financieel beheer
Het Financieel Administratie en Beheerkantoor (FABK) is op 3 juni 2013
van start gegaan. De herinrichting van de controlorganisaties bij de
defensieonderdelen bevindt zich in de uitvoeringsfase. Beide vernieuwingen zijn essentieel om de kwaliteit van het financieel beheer structureel te verbeteren. Zoals ik al in mijn brief van 14 februari 2013
veronderstelde, leidt dit aanvankelijk tot een tijdelijke terugval in de
kwaliteit. Zo wordt op dit moment de norm voor het tijdig betalen van
facturen niet gehaald (85 procent in plaats van 90 procent betaald binnen
30 dagen). Er wordt hard gewerkt om de achterstanden in te halen. Ik
verwacht in 2014 weer aan de rijksbrede normen te voldoen.
De geconstateerde afwijkingen in het betaalproces, de tijdigheid van de
administratieve beheerhandelingen en het op orde zijn van de verplichtingenadministratie worden na het volledig operationeel worden van het
FABK verder verbeterd. Defensie voert op dit moment overleg met het
ministerie van Financiën over de genoemde onduidelijkheden in de
doorvertaling van de regelgeving.

2

De onvolkomenheden zijn toegekend aan deze defensieonderdelen vanwege de grote volumes
die daar omgaan. Het is niet een specifiek probleem van deze defensieonderdelen zelf.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 33 763, nr. 28

2

Materieelbeheer
Het gebruik van de monitor kwaliteit materieelbeheer (MKM) is toegenomen. Aan de hand van de tot augustus ingevulde checklists is het dit
jaar voor het eerst mogelijk om al in september aan de hand van de
monitor een tussenstand te geven van het feitelijk beheer. De AFD toetst
nog de betrouwbaarheid van de ingevulde checklists. De voorlopige
uitkomsten van de meting laten zien dat het beheer voldoet aan de
gestelde normen. Zoals ook in 2012 is gebleken, pakken de commandanten de geconstateerde gebreken aan. Daarnaast wordt in 2013 met de
MKM een nulmeting uitgevoerd naar de kwaliteit van de sturing en de
beheersing van het materieelbeheer. Hiermee wordt het advies van de
ARK opgevolgd.
Personeelsdossiers
De controle, schoning en openstelling van de personeelsdossiers worden
in 2013 voltooid. De taken van de projectorganisatie zijn op 2 oktober jl.
overgedragen aan het Diensten Centrum Human Resources (DC HR). Er
blijft een kerncapaciteit beschikbaar voor het voltooien van lopende zaken.
Alle medewerkers van wie documenten in het dossier ontbreken, zijn één
of meerdere malen aangeschreven. Ook naar de lijncommandanten zijn
rappels verstuurd. De druk van alle veranderingen zorgt er mede voor dat
de reactiesnelheid niet overal even hoog is. Om te voorkomen dat nieuwe
achterstanden ontstaan, zorgt Defensie er met een aanpassing in de
systemen voor dat het niet meer mogelijk is nieuw personeel in dienst te
nemen zonder de verplichte documenten. Deze en andere maatregelen
zullen het aantal dossiers waarin (wettelijke) documenten ontbreken,
gestaag verder doen afnemen.
MIVD
De onvolkomenheid met betrekking tot de verklaringen van geen bezwaar
(VGB) is in 2012 opgelost. De achterstanden zijn weggewerkt. De ARK
formuleert nog wel twee aandachtspunten. Het eerste betreft het structureel verbeteren van het proces rondom de verklaringen van geen
bezwaar. Daarmee is een projectgroep aan de slag gegaan. De verwachting is dat met het huidige VGB-proces, de bereikte verbeteringen en de
voorspelde werklast, de norm van minimaal 90 procent binnen acht
weken de komende jaren zal worden gehaald. Het tweede punt van
aandacht betreft het aantal medewerkers met een niet passend veiligheidsmachtingsniveau in de Bestuursstaf. Defensie heeft inmiddels
maatregelen genomen. Zo worden medewerkers die een nieuwe functie
krijgen extra gecontroleerd op het juiste machtigingsniveau. De maatregelen hebben resultaat.
Autorisaties
Het laatste aandachtspunt voor het beheer van de ARK richt zich op het
autorisatiebeheer bij Defensie. Het betreft de toekenning van rechten aan
gebruikers en beheerders om administraties in te zien of mutaties aan te
brengen. De effectuering van de verbeteringen loopt naar verwachting tot
eind 2014.
Tot slot
Zoals ik in februari aankondigde, blijkt 2013 een lastig jaar. De resultaten
stroken op dit moment met de verwachting. De geconstateerde terugval
bij het financieel beheer lijkt van tijdelijke aard, al zal deze na het

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 33 763, nr. 28

3

voltooien van de reorganisatie niet direct zijn ingelopen. De nieuwe taken,
rollen en verantwoordelijkheden moeten in praktijk worden gebracht. Dit
zal enige gewenning vergen.
De bevindingen op het gebied van beheer en de activiteiten die daarvoor
zijn ontplooid, hebben geholpen de aandacht voor beheer bij Defensie
structureel te waarborgen. De steeds meer systeemgerichte werkwijze en
de structurele verbeteringen zorgen ervoor dat het beheer de aandacht
van de organisatie behoudt. Het bredere verband tussen het beheer en
andere prioriteiten zorgt ervoor dat de resultaten van het beheer steeds in
samenhang worden bezien. In de uitwerking van de nota «In het belang
van Nederland» speelt de kwaliteit van het beheer nadrukkelijk mee.
Zoals aangekondigd in de brief van februari worden eind 2013 de doelen
voor het beheer in 2014 bepaald. Om realistische doelen te kunnen
opstellen wordt rekening gehouden met de stand van zaken van het
beheer, de voortgang van de verbetermaatregelen, de huidige reorganisaties, de nieuwe reorganisaties die volgen uit de nota «In het belang van
Nederland» en de overdracht van het programma SPEER naar de lijn.
De Minister van Defensie,
J.A. Hennis-Plasschaert

Tweede Kamer, vergaderjaar 2013–2014, 33 763, nr. 28

4