Ministerie van Financién

Albeo in Aor
Co}.

(

Ten

(Jor A

BESLISSING

de minister

oA

dled

(pee!

yoo

Sp
SG-Cluster

Directie Digitalisering &

V, by
[fe
32

Informatisering

4
N ofa

DDI 155040 beantwoording vragen van

om

Persoonsgegevens

Hijum en Omtzigt

(NSC) over chatarchivering

Datum

Aanleiding
Op 13 oktober 2023 is antwoord gegeven op vragen van de vaste commissie voor
Financién over chatarchivering en het archief voor de hotspot covid-19 bij
Financién!. Op 2 januari jl. hebben de leden van Hijum en Omtzigt hier

1 februari 2024
Notanummer

2024-0000155040

Bijlagen
1.

aanvullende vragen over gesteld.

Antwoorden

naw

Beslispunten
+»

Bent u akkoord met de aanpassingen in de beantwoording en het versturen
van

Bent
en

BEDR 117790
BEDR 243074
BEDR 318327

de bijgaande beantwoording (bijlage 2)? Als u akkoord bent dan verzoek

ik u de aanbiedingsbrief (bijlage
+

Aanbiedingsbrief

u

1) te ondertekenen.

akkoord met het openbaar maken van de nu voorliggende beslisnota

bijgevoegde eerdere nota’s (bijlagen 3, 4, 5 en 6) conform de beleidslijn

Actieve openbaarmaking nota’s?

Kernpunten
«

De beantwoording is als volgt aangepast:
o

Uw suggesties voor tekstuele wijzigingen in vragen 3,

5, 8 en 10 zijn

overgenomen.
o

In het antwoord op vraag 3 is concreter gemaakt van wie er wel en van
wie er geen chatberichten zijn veiliggesteld, op zodanige manier dat dit
niet terug te leiden is naar individuele ambtenaren.

o

In het antwoord op vraag 8 is nu aangegeven welke rijksbrede richtlijnen
beschikbaar moeten zijn voor we chatberichten in het hotspotarchief
kunnen opnemen, in

«

plaats van alleen veilig stellen.

De vragen van NSC gaan over de archivering van chatberichten door

politieke en ambtelijke top in het algemeen en voor de hotspot Covid-19 in
het bijzonder. Op uw verzoek is de beantwoording van de vragen zo
concreet mogelijk en uitgebreider dan in de voorgaande versie.
Bewindspersonen en ambtelijke leiding zijn sinds mei 2020 meerdere keren
geinformeerd dat zakelijk berichtenverkeer onder reikwijdte van Woo en
Archiefwet 1995 valt. Sinds 4 oktober 2022 worden bewindspersonen
geacht geen berichten meer te verwijderen. De instructies hiervoor zijn
steeds aangescherpt om te voldoen aan de rijksbrede richtlijnen

jz

+

!

Kamerstuk 25295-2108 Lijst van vragen en antwoorden over het afbakeningsdocument van het

ministerie van Financién met het overzicht van beschikbare informatie over de hotspot Covid-19

Pagina 1 van 3

0005

Het periodiek ophalen van chatberichten bij politieke en ambtelijke leiding is
voorzien, maar de start van de dienstverlening is aanzienlijk vertraagd. Naar
verwachting is april 2024 de eerste ronde klaar, waarbij bij de huidige
bewindspersonen en ambtelijke leiding ook de chatberichten uit de periode
van

de Hotspot Covid-19 meegenomen wordt.

Op 4 januari jl. zijn de berichten op de telefoon van mw. Kaag veiliggesteld,
met terugwerkende kracht tot 1/1/2020. Waarbij ook haar berichtenverkeer
als bewindspersoon bij BZ is meegenomen.
Van het vorige kabinet zijn alleen de chatberichten van de staatssecretaris
voor Toeslagen en Douane mw. Van Huffelen veiliggesteld.
Binnen de ambtelijke leiding zijn sinds maart 2020 (aanvang hotspot Covid19 bij FIN) op niveau van (plaatsvervangend) DG's 11 personele wisselingen
geweest. Zes functionarissen zijn nog werkzaam bij Financién, hiervan
worden de chatberichten alsnog veiliggesteld. Vijf functionarissen zijn niet
meer werkzaam bij Financién. Daarvan zijn geen chatberichten veiliggesteld.
4 daarvan zijn nog in dienst van de overheid. Met hen wordt contact gelegd
om te inventariseren in hoeverre berichten alsnog kunnen worden
veiliggesteld.
De beantwoording van de Kamervragen is afgestemd met de BZK/CIO Rijk
voor wat betreft de rijksbrede maatregelen en met BZ voor wat betreft het
veiligstellen van chatberichten van mw. Kaag als minister van BZ.

Toelichting
FIN volgt het rijksbrede beleid ten aanzien van archivering van
chatberichten van bewindspersonen.
In 2022 is al begonnen met het uitwerken van maatregelen om
chatberichten 2-maandelijks op te halen bij bewindspersonen en ambtelijke
leiding. Het opzetten vergde meer doorlooptijd dan vooraf ingeschat
vanwege enerzijds de stand van de techniek en anderzijds het uitwerken
van privacy- en beveiligingseisen. Hier was binnen het rijk nog weinig
ervaring mee en een aantal randvoorwaarden zijn, ook nu nog niet ingevuld,
zoals een advies over bewaartermijnen (model selectielijst) of het schonen
(opknippen van conversaties) en valideren (een toets op relevantie door de
bewindspersoon of topambtenaar zelf). In de tussentijd is steeds
aangegeven dat zakelijke chatberichten niet verwijderd mogen worden.
Inmiddels kan de directie D&I starten met het ophalen van chatberichten.
Verwacht wordt dat april 2024 de eerste ronde klaar is. Daarbij worden met
terugwerkende kracht tot 1 januari 2020, of datum aantreden c.q. in dienst
treden, chatberichten veiliggesteld. Periodiek wordt met alle betrokkenen
afspraken ingepland om de aanwas van berichten veilig te stellen.
De ondersteuning beperkt zich tot Whatsapp-, SMS- en iMessage berichten.
Conversaties in andere apps, zoals Signal, kunnen niet geéxporteerd
worden. Het gebruik hiervan wordt daarom vooralsnog afgeraden.
Communicatie

Woordvoering is meegenomen in de afstemming van de antwoorden.

Pagina 2 van 3

0005

Politiek/bestuurlijke context
Naar aanleiding van diverse adviezen over de archivering en verwijdering van
chatberichten door de minister-president hebben de departementen en
bewindspersonen instructie ontvangen over chatarchivering om voortijdige
vernietiging van zakelijk berichtenverkeer te voorkomen.
In het begrotingsdebat AZ op 18 januari jl. zijn door NSC wederom vragen gesteld
over chatarchivering van de MP.
Informatie die niet openbaar gemaakt kan worden
Niet van toepassing.

Pagina 3 van 3

0005

Doc nr.
1
2
3
4

Datum
Naam document
7-4-2022
Nota-min - Gebruik privé-apparatuur en -accounts voor zakelijke informatie
4-10-2022 Nota-min/stas - Veiligstellen chatberichten en sms bewindspersonen
12-12-2022 Nota - stasFB - Veiligstellen chatberichten en SMS
25-1-2024 Nota - min - Beantwoording vragen leden Van Hijum en Omtzigt over chatarchivering

Ministerie van Financién

Directie Bedrijfsvoering
TER INFORMATIE

Aan

de minister

Persoonsgegevens

i

Co,

.

Gebruik privé-apparatuur en -accounts voor zakelijke

informatie

Datum
7 april 2022

Notanummer

2022-0000117790

Bijlagen
1.
gedragsregeling digital
2.

BR notitie over archive

Aanleiding
De voormalige minister van VWS zijn vragen gesteld over het gebruik van privé emailadres voor zakelijke correspondentie. Deze nota gaat in op gebruik van privémiddelen
voor zakelijke correspondentie en openbaarheid en archivering.
Kern

Uitgangspunt is: uw zakelijke correspondentie wordt na uw ambtstermijn bewaard en
op termijn overgedragen aan het Nationaal Archief, waar deze informatie
raadpleegbaar is.
*
Sms- en WhatsApp-berichten over een bestuurlijke aangelegenheid die u tijdens uw
ambtstermijn verstuurt, moet u laten archiveren en zijn opvraagbaar onder de Wet
openbaarheid van bestuur (hierna: Wob). Ook als u hiervoor uw privé-telefoon
gebruikt.
De Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid (Bijlage 1) schrijft
voor dat een privé e-mailadres of telefoonnummer niet voor zakelijke correspondentie
wordt gebruikt.
Toelichting
Berichtenapps
e
De Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft op 20 maart 2019
geoordeeld dat sms- en WhatsApp-berichten onder de reikwijdte van van de Wob
vallen. Op 3 juli 2019 is in het SG-overleg aanvullend beleid vastgesteld voor het
gebruik van berichtenapps en het bewaren van chatberichten binnen het Rijk. Dit
beleid omvat de volgende drie speerpunten:
o
Het gebruik van berichtenapps voor formeel zakelijke communicatie wordt
zoveel mogelijk beperkt;
o
Het gebruik van berichtenapps voor bestuurlijke aangelegenheden wordt
ontraden;
o
Het berichtenverkeer dat toch plaatsvindt, wordt periodiek geschift. Te
archveren berichten worden handmatig geéxporteerd en veiliggesteld, tenzij
deze al op een andere wijze zijn vastgelegd en gearchiveerd, bijvoorbeeld in
een e-mail, nota of in een verslag. Niet archiefwaardige berichten worden
verwijderd.
«
In de BR van 26 maart 2020 is de volgende praktische aanpak vastgesteld (bijlage 2):
o
In uw chatverkeer met ambtenaren ligt het voortouw van het vastleggen van
chatberichten m.b.t. bestuurlijke besluitvorming bij de ambtenaren.

Pagina 1 van 2

0001

o

In uw chatverkeer met andere bewindspersonen of externen wordt u

berichten te herkennen dat het een

o

geacht
bestuurlijke aangelegenheid betreft en aan

te geven dat dit gearchiveerd moeten worden.
Als berichten met bestuurlijke besluitvorming consequent ook op een andere

wijze worden vastgelegd kunnen bewindspersonen en BR-leden iedere week
hun berichten wissen.

Transparantie en de Wob
LJ
Alle documenten, waaronder e-mails, notities, sms- en WhatsApp-berichten etc., met
daarin informatie over een bestuurlijke aangelegenheid, die bij een minister,
staatssecretaris of ander bestuursorgaan berusten, moeten op verzoek openbaar
worden gemaakt, tenzij de Wob een weigeringsgrond kent.
Het zakelijk corresponderen via privé e-mailadressen en telefoonnummers is
ongebruikelijk en ongewenst. Enerzijds vanwege de beveiligings- en privacy-issues die
het dit met zich mee brengt. Anderzijds vanwege de openheid die de Wob stelt aan het
handelen van een bewindspersoon. Weliswaar valt uw privécorrespondentie en
privégebruik van telefoons en andere communicatiemiddelen niet onder de Wob, maar
het zakelijk gebruik van die communicatiemiddelen wel. Dit alles tezamen maakt dat
de richtlijn binnen het Rijk is dat een privé e-mailadres of telefoonnummer niet
gebruikt wordt voor zakelijke correspondentie.
Waar het gaat om staatsgeheime informatie is zonder meer niet toegestaan om via
privémail of telefonisch te corresponderen.
Archivering van correspondentie en documenten
Overheidsinformatie wordt gearchiveerd met als doel borgen van zorgvuldigheid en
continuiteit van de bedrijfsprocessen en bij te dragen aan de publieke, democratische
controle op het besluitvormingsproces.
De zakelijke e-mailcorrespondentie van bewindspersonen wordt gezien als vallend
onder de categorieén van overheidsinformatie die permanent bewaard wordt. Dat zijn
grosso modo:

Voorbereiding, bepaling, evaluatie en verantwoording van beleid
(her)Inrichting van organisaties
o
Beleidsuitvoering die gerelateerd is aan of direct voortvloeit uit het voor het
Koninkrijk der Nederlanden bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten.
Hierbij gaat het om hotspots zoals de toeslagenaffaire of de covid-19
pandemie.
Uw privécorrespondentie via zakelijke media valt niet onder archiefwaardig materiaal.
Echter, er kan niet gegarandeerd worden dat in de totaliteit van uw mailbox geen
privémails in het archief belanden. Mede om die reden wordt afgeraden privé te
corresponderen via uw zakelijk mailaccount. Dit geldt ook voor de privé
correspondentie via de zakelijke telefoon.
Archief blijft gedurende 20 jaar op het departement, na 20 jaar! wordt het archief
overgebracht naar het Nationaal Archief en daarmee in principe openbaar. Aan die
openbaarheid kunnen beperkingen gesteld worden, vergelijkbaar met
beperkingsgronden die de Wob kent.
o
o

Informatie die niet openbaar gemaakt kan worden
Niet van toepassing.

1

In het wetsvoorstel voor de Archiefwet 2021 wordt deze termijn verkort naar 10 jaar

Pagina 2 van 2

0001

Ministerie van Binnenlandse Zaken en

Koninkrijksrelaties

Gedragsregeling voor de digitale
werkomgeving [Algemene Versie]

Versie

1.0

Datum

September 2021

Status

Definitief

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Inhoud
1

2

3

4

5

6

Positionering en SCOPE

nan nnrnaans 5

...cccemiemiiiimiimiamiemrmrisarn

BR

Yale
|

1.2

Gerelateerde dOCUMENTEN.

1.3

Eigen versie van de gedragsregeling

1.4

Parsorgle DrOCESEEIT

1.5

Beheer van het document......c.ccvvvuveirisesesroserisrosersresnnn 6

ES

.....cvuurisireiriseseariseraareserearesenns

cuveivsvs

inst

............ccvuviivinivinnnnis

stars

toss

ts

Lees

Ge

ws

ones

en

5

5

6
6

hws

Omgaan met informatie: goed en vindbaar..................... 7
2.1

Wees open en transSparant.......ccoveuiverusrissrassinsssinsrienes 7

2.2

Opslaan van informatie: maak het vindbaar..................... 7

2.3

Houd je samenwerkruimtes en netwerkschijven netjes...... 7

2.4

Bestempel informatie als vertrouwelijk

2:8

ArchiVering

2.6

Respecteer intellectueel eigendom

2.7

Hep €lKAAr

sor

nrsnermnms

....c.oeiie

mann

no

.........cccovovvvvennnnnn..

rR

RR

EE

ATER

ETRE

..........ccooveveeieiniiennnnnns.

ee

8
8

9
9

Veilig werken op kantoor........ccciiiiiiiiiiinieineienane, 10
10

3.1

Gebruik de zakelijke ICT-voOrzieningen

3.2

Wachtwoorden: maak het anderen niet te gemakkelijk.... 10

3.3

Weg van je werkplek: opgeruimd staat netjes!............... 10

3.4

Privégebruik zakelijke ICT-voOrzieningen....................... 11

3.5

Gevonden printjes: ruim ze voor elkaar 0p

3.6

Incidenten: meld en los Op

Veilig samenwerken

..............ococvuune.

.........ocouvuiins

........ccocovvvviniiiiininiiniiinsinnns

......ccccviremiinersinsressnsresnnssnsneaans.

11

12

13

4.1

Vertrouwelijke email: hou het intern

4.2

Aangetekende papieren PoSt........covciviciiiiiiiiiiiiiciiiiaiin, 13

4.3

Veilig delen van (grote) bestanden

4.4

Berichtenapps en sms: voor informeel gebruik

4.5

Video-vergaderen met de officiéle voorzieningen............ 15

...........ccoevviiiniinnns

............cccoevviviininnns

...............

13

14
14

Veilig thuiswerken.........cciceiiimimisissssmssssn
sasssna nnaass 16
5.1

Belastbaarheid: let op jezelf en op elkaar...................... 16

5.2

Zorg voor een veilige thuiswerkplek...........c.coocevevvninnnn.. 16

5.3

Gebruik privé-apparatuur: geen zakelijke informatie....... 16

5.4

Defecte apparatuur: verwijder gegevens

Veilig werken onderweg

...........cccceeueu...

.........cccicvarmiermrmrmresasmsnsasmsnsannns

17

18

Pagina 2 van 30

0001

Definitief |

7

8

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

6.1

Veilig mobiel werken met de zakelijke voorzieningen

G.2

WEI GITILBII

6.3

Mail en agenda onderweg: gebruik de tablet.................. 18

6.4

Ongewenst meeluisteren: hou afstand of bel later

6.5

Ongewenst meekijken: je buren gluren

6.6

Veilig internetverbindingen: vertrouwde wifi of 4G.......... 19

6.7

Veilig op vakantie: laat je werk thuis!

......

18

ans vasnson sms sm a ase a a a is 18

sninsminsminsnans

..........

...........ccccevuvnnnn..

............ccccvvvvvnnnnsn.

Omgaan met persoonsgegevens en Privacy

......ccceveaues

18
18

19

20

7.1

Vaak goed geregeld en bespreek aandachtspunten......... 20

7.2

Deel en bespreek gedoseerd persoonsgegevens.

7.3

Voorkom datalekken: werk Veilig........ccoovvuvuiiiiinininnnannn. 21

7.4

Datalekken melden: klein en groot

7:5

Jouw privacy op Bel WeIK

.............

..........c.coovvvvvivnininnnn,

.....c.xvsvsssvsvervanvansnnsssrasssaiye

20

21
21

Pas op voor cybercriminelen, let op je gegevens.......... 22
22

8.1

Virussen en betrouwbare software

8.2"

PHISHING: trap ar THEE TV.

8.3

Social engineering en Digitale oplichting..............cccovuuu. 23

8.4

Gratis software en apps kunnen kostbaar zijn

..........ccoeveveereeiecnenan.

coressscumnssnsersnpnvsssnumnsmnsessnsms

................

22

23

Overzicht gedragsregels..........ccccuimiiimiim
24
rn rne nm
sssnsesasasssasssnansnsans

Bijlage 1: Veilige voorzieningen........cccvccuimssimarnsesasesasasasesasnsnsnsnnns 27

Bijlage 2: Contactgegevens...........cccuiimiieinmunsasmmasmmmssssia
sana sisasass 28
Bijlage 3: Verwijzingen naar achterliggende documenten............ 29

Pagina 3 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Inleiding
Zonder informatie kunnen we ons werk niet doen. Delen van informatie
binnen en buiten de overheid hoort daarbij. Die informatie moet dan wel

correct, actueel en natuurlijk ook vindbaar zijn.
De overheid heeft een publieke taak en transparant zijn naar de

samenleving is een kernwaarde. We maken informatie waar mogelijk
openbaar en geven inzicht in besluitvorming.
Als je goed omgaat met informatie draag je dus bij aan de
betrouwbaarheid, controleerbaarheid en zorgvuldigheid van de
rijksoverheid. Burgers en bedrijven verwachten dit ook van ons.
Belangrijke bijkomende aspecten zijn informatiebeveiliging en privacy. We
zijn erg afhankelijk van informatie en we werken met persoonsgegevens
en andere vertrouwelijke informatie. Het tijdstip waarop en de plek waar
we werken is steeds flexibeler. Daarnaast zijn we steeds vaker een doelwit
van

cybercriminelen met geavanceerde digitale aanvallen gericht op

spionage, sabotage en zelfs terrorisme. Zorgvuldig omgaan met informatie
betekent dus ook veilig en privacy-verantwoord.
Ons gedrag is dus van groot belang. Met technische en organisatorische

maatregelen beperken we al veel risico’s, maar dat is niet voldoende. Deze
gedragsregeling beschrijft wat je kunt doen om goed om te gaan met
informatie zodat die volledig, actueel en vindbaar is en wat je kunt doen
om te zorgen dat die informatie veilig en de privacy gewaarborgd blijft. Als
we met zijn allen deze regels toepassen, kunnen we beter ons werk doen
en worden we digitaal weerbaarder.
Het past bij de eed of belofte waarin je hebt toegezegd om je te gedragen

zoals ‘een goed ambtenaar betaamt’. Het past ook bij de betrouwbaarheid
die de maatschappij van de overheid verwacht. Je houden aan deze regels
is dus niet vrijblijvend; die plicht volgt ook uit wet- en regelgeving zoals

de Archiefwet, AVG, Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst en BIO.
Een fout maken of je vergissen kan iedereen overkomen, maar bij opzet
en

nalatigheid kan het leiden tot personele maatregelen.

De opbouw van het document is als volgt:
*

=

positionering van het document waaronder de scope;
goede omgang met informatie;

beveiligingsaspecten in verschillende werksituaties: op kantoor, thuis,
onderweg;
privacy-aspecten;
omgang met risico’s zoals cybercriminaliteit.
Het document eindigt met enkele bijlagen, waaronder een overzicht van
gerelateerde documenten. Naar deze documenten wordt in de tekst
verwezen met een getal tussen vierkante haken, bv [1].
=

=

*

Laten we er met elkaar voor zorgen dat informatie volledig, actueel en
vindbaar is en dat we op een veilige en verantwoorde manier werken. Zo
kunnen incidenten worden voorkomen.

Help elkaar hierbij zoveel mogelijk.

Zo dragen we bij aan de betrouwbaarheid van de Rijksoverheid.

Pagina 4 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Positionering en scope

1.1

Scope
Deze gedragsregeling gaat vooral over digitale informatie en

informatiesystemen. Het gaat daarbij om het werken met
informatie zodat die volledig, actueel en vindbaar is. En het
gaat ook om een veilige en privacy verantwoorde manier van
werken. Digitaal werken raakt aan het werken met papieren
informatie en fysieke beveiliging. Die onderwerpen komen
beperkt aan bod.
Deze gedragsregeling geldt niet alleen voor Rijks- en

Defensieambtenaren maar voor alle leidinggevenden en
medewerkers die voor de Rijksoverheid werkzaamheden
uitvoert en daarbij gebruik maakt van de digitale
werkomgeving van de Rijksoverheid. Dit zijn de eigen

medewerkers en ook uitzendkrachten en andere externen,

medewerkers van zakelijke partners, stagiaires, trainees en

vrijwilligers. Deze groep wordt verder aangeduid met
(rijks)medewerkers.
Dit document beperkt zich tot regels die voor iedere
medewerker gelden. De volgende zaken vallen buiten scope:
=

regels voor staatsgeheime informatie, inclusief
bedreigingen door statelijke actoren en georganiseerde

=

specifieke regels voor reizen naar risicolanden;
informatie waarvoor andere bijzondere regels gelden,

misdaad;
=

zoals medische informatie.
Deze situaties vergen heel specifieke regels die op een klein
deel van ons van toepassing zijn.

1.2

Gerelateerde documenten
De regels in dit document zijn gebaseerd op vastgesteld

beleid. Dit document vervangt alle gedragsregelingen op het
gebied van de digitale werkomgeving van voor 2017. Hierop
gelden twee uitzonderingen:
Gedragscode Integriteit Rijk [1]: Dit omvat afspraken op
het gebied van integriteit en helpt bij het maken
beslissingen op dit gebied.
Handreiking Online Communicatie Rijksambtenaren [2]:
hierin staat hoe je integer en professioneel gebruik maakt
van online voorzieningen waaronder social media.
e

e

handleidingen en dergelijke wordt naar
achterliggende documenten verwezen (zie bijlage 3).

Voor werkinstructies,

Pagina 5 van 30

0001

Definitief |

1.3

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Eigen versie van de gedragsregeling
Organisaties binnen de Rijksoverheid kunnen een eigen versie
van de gedragsregeling digitale werkomgeving uitbrengen:
In de bijlagen kunnen organisaties aanvullingen doen
voor de eigen contactpersonen, voorzieningen en
verwijzingen.
Organisaties binnen de rijksoverheid kunnen in
samenspraak met hun medezeggenschap ook
aanvullende (zwaardere) regels vaststellen (lichter is niet
toegestaan), bijvoorbeeld omdat de organisatie veel
+

vertrouwelijke informatie verwerkt of omdat de
organisatie extra gevoelig is voor incidenten en negatieve
berichtgeving in de media.
Als een organisatie een eigen versie maakt, wordt de naam
van

1.4

de organisatie toegevoegd in de titel op de voorpagina.

Personele processen
Iedere rijksmedewerker is zelf verantwoordelijk voor zijn

eigen gedrag en de keuzes die hij maakt. Het aan de
gedragsregeling houden is belangrijk en niet vrijblijvend [23].
Fouten en vergissingen maken is menselijk. Maar je niet aan
deze regels houden kan een blijk zijn van disfunctioneren,

plichtsverzuim en niet-integer gedrag.
Als een rijksmedewerker zich niet aan de gedragsregels

houdt, kan dat diens leidinggevende aanleiding zijn om dat te
bespreken. Dit kan leiden tot nadere afspraken, een training
en bij ernstiger situaties tot een aantekening in je

personeelsdossier en integriteitonderzoek [24]. Dit is iets
tussen jou en je leidinggevende en loopt via de daarvoor

vastgestelde procedures.
1.5

Beheer van het document

Voortdurend komt er nieuwe wet- en

regelgeving, zoals de
(Woo) en de nieuwe Archiefwet. En ook
zijn er programma’s zoals Hybride werken, Ambtelijk
Vakmanschap en Verbetering Informatiehuishouding (IHH).
Deze leiden tot nieuwe en vernieuwde gedragsregels. Het is
daarom belangrijk dat het document actueel blijft. Dit geldt
ook voor verwijzingen naar de achterliggende documenten. Er
Wet Open Overheid

zijn twee type wijzigingen op dit document:
¢
Wijzigingen waarbij hoofdregels, zie het overzicht vanaf
pagina 25, veranderen. In dat geval veranderen de regels
is brede afstemming noodzakelijk en hernieuwde
instemming van de GOR Rijk. Voor Defensie loopt dit via
Centrale medezeggenschapscommissie Defensie;
Tekstuele wijzigingen waarbij een toelichting, een link of
een voorbeeld wordt aangepast. Deze wordt vastgesteld
door de CIO rijk en gaat ter informatie naar het CIOberaad en de GOR Rijk.
en

¢

Pagina 6 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Omgaan met informatie: goed en vindbaar

2.1

Wees open en transparant
Maak informatie openbaar volgens de afspraken binnen jouw

organisatie.
De overheid heeft een
en

publieke taak en daarbij zijn openheid
transparantie naar de maatschappij kernwaarden. Dit doen
als overheid vanuit onszelf en ook naar aanleiding van

we

wetgeving zoals de Wob (Wet openbaarheid van bestuur) en
de privacywetgeving.
Openbaar maken is dus belangrijk en moet zorgvuldig

gebeuren zodat die informatie betrouwbaar is [3]. Het is dus
niet de bedoeling dat je zelf informatie over
je werk op het
internet zet of vragen van journalisten beantwoordt. Iedere
organisatie heeft hiervoor regels en procedures opgesteld.
Hier zijn vaak juristen,
en

2.2

beleidsmedewerkers, woordvoerders
communicatiespecialisten bij betrokken [4].

Opslaan van informatie: maak het vindbaar
Sla informatie op zodat jij en anderen kunnen terugvinden: op
de juiste locatie en met een duidelijke naam.
Informatie slaan we op zodat jij en je collega’s deze weer
kunnen terugvinden en opnieuw kunnen gebruiken.

Collega’s

kunnen niet bij informatie in

jouw mailbox, je persoonlijke
schijf of op je telefoon.
Maak intern afspraken over het
opslaan van informatie, bv over
naam van het bestand, het
onderwerp, versienummer,
auteur e.d. Gebruik de

dienst? Draag je
werkzaamheden en je

informatie op tijd over.
Als je steeds je
informatie goed opslaat,
is dat zo gebeurd!

Rijkshuisstijl bij het opstellen
van

Ga je binnenkort uit

documenten: die hebben

plek voor dergelijke informatie. Documenten sla je op de
gedeelde netwerkschijf op of in
Werk je met
een ‘document-

een

personeelsdossiers?

Tip: werk die een voor
één af, dan voorkom
dat stukken van de één

managementsysteem’ (DMS)
DigiJust. [5].
Hiermee voorkom je tijdrovende
speurtochten naar informatie.
zoals DigiDoc en

in het dossier van de

ander komen.

Je persoonlijke schijf gebruik je
voor

persoonlijke informatie die

niet voor anderen bedoeld is.

2.3

Houd je samenwerkruimtes en netwerkschijven

netjes

Maak afspraken over wie en hoe je samenwerkingsruimtes en

netwerkschijven netjes houdt.

Pagina 7 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Voorkom verweesde

netwerkschijven en
samenwerkruimtes, waar
niemand zich verantwoordelijk
voor voelt. Spreek (intern) met
elkaar af waar je de informatie
opslaat, op welk moment en

Werk je in

groepsverband intensief
aan een

document met

daardoor veel versies?

Tip: neem de datum op
in de naam van het

document.

vooral wie de informatie in het
archief deponeert als de

samenwerking eindigt. Met name wanneer in tijdelijke
projecten en samenwerkingsverbanden dossiers ontstaan,
wordt het deponeren naar het archief vaak vergeten.
2.4

Bestempel informatie als vertrouwelijk
Rubriceer en merk je documenten: ontvangers zien dan dat
een document (extra)

vertrouwelijk is.

Zorg dat je weet wat het belang van de informatie die je
hanteert. Sommige informatie is
Op zoek naar de
gevoelig en mag alleen in kleine
Rijkshuisstijlsjablonen?
kring gedeeld worden. Geef
Tip: Deze zijn vaak
vertrouwelijke documenten een

rubriceringsniveau en/of een
merking mee. In de Rijkshuisstijl
[5] kan je dit aangeven.

onderdeel van de

Benoem het eventueel ook nog

via het Windows-logo.

werkplek bv als menu in
Word of als menu-item

aanvullend in de tekst van een
mail. Hierdoor weten de ontvangers van informatie dat de

inhoud (extra) vertrouwelijk is. Ze kunnen dan zelf ook

passende maatregelen nemen.
Vraag de afzender of je gerubriceerde of gemerkte informatie
mag delen.
Als je informatie ontvangt die gerubriceerd of gemerkt is,

gelden daar extra maatregelen voor. Doorgaans mag je niet
zelf besluiten om die informatie met een ander te delen. Toch
kan het voor het werk nodig zijn om deze informatie te delen
met een collega. Vraag dan toestemming aan de afzender.

2.5

Archivering

Archivering gebeurt niet altijd vanzelf. Weet wat jij actief
moet doen in het archiveringsproces.
De overheid is eigenaar van alle informatie die de overheid

produceert of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken.
Informatie van de overheid valt onder de Archiefwet:

documenten, informatie in applicaties, email, WhatsApp, sms
en papieren post. Met de archiefwet en selectielijsten wordt

vastgesteld hoe lang we informatie minimaal bewaren. Dit
verschilt per proces, applicatie en het type document.
Archiveren wordt in bepaalde gevallen automatisch geregeld.
Dit geldt bijvoorbeeld voor informatie in applicaties. In andere
gevallen moet je zelf een actieve rol hebben. Dit geldt vaak
voor documenten op het netwerk. Zorg daarom dat weet
je

Pagina 8 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

hoe archivering werkt binnen jouw organisatie en wat je zelf
actief moet doen.

Op deze manier voldoen we aan de

vereisten van volledigheid, toegankelijkheid

en

beschikbaarheid.

2.6

Respecteer intellectueel eigendom
Voor informatie en afbeeldingen die je van het internet of

andere media haalt, gelden drie regels:
.

Pas bronvermelding toe;

.

Gebruik zoveel mogelijk rechtenvrij materiaal;

.

Schaf waar nodig betaald materiaal aan.

Op het internet staat veel informatie, filmpjes, muziek en
afbeeldingen die voor het werk nuttig zijn. Dit materiaal kan
beschermd worden door het auteursrecht.
Soms is materiaal

rechtenvrij en mag je dat gratis gebruiken

met bronvermelding. In zoekmachines zoals Google, kan je je

resultaten daarop filteren.
Via de Mediatheek Rijksoverheid is het ook mogelijk om

beeldmateriaal op te vragen. Zij beheren overeenkomsten
met beeldbanken

[6].

Als je het toch beschermd materiaal nodig

hebt, moet je het

laten aanschaffen.
2.7

Help elkaar
Voorkom incidenten: help elkaar, stel vragen en maak de

ander bewust de goede omgang met informatie.
In de drukte van alle dag is het makkelijk om iets te vergeten

fout te maken. Help elkaar bijvoorbeeld door de
computer voor de ander te vergrendelen en vertel hem dat als
hij er weer is. Verwijder een mailtje dat niet voor jou bedoeld
is en meldt dit bij de afzender. Als je denkt dat een collega
niet weet hoe hij iets moet doen, laat het een keer zien.
en een

Door elkaar op die manier te helpen, voorkomen we dat zaken

misgaan. Als je dit lastig vindt, zijn er natuurlijk ook andere
mogelijkheden om iets aan te kaarten, zoals dit melden bij je
leidinggevende of een vertrouwenspersoon.

Pagina 9 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Veilig werken op kantoor

3.1

Gebruik de zakelijke ICT-voorzieningen
Gebruik zakelijke ICT-voorzieningen om je werk uit te voeren.
Om je werk te kunnen doen,

krijg je toegang tot informatie,
applicaties
ICT-voorzieningen. Als je iets mist, kan je
aanvullende zaken aanvragen via je leidinggevende. In bijlage
1 staat een overzicht van veilige ICT-voorzieningen. Jouw
eigen organisatie heeft mogelijk (ook) andere voorzieningen
en regels rond het gebruik van eigen apparatuur: vraag
daarnaar bij de servicedesk, je collega’s of je leidinggevende.
en

Commerciéle voorzieningen toepassen, kan risico’s met zich

meebrengen (zie 8.4).
3.2

Wachtwoorden: maak het anderen niet te gemakkelijk
Leen je account en wachtwoord niet uit en gebruik

wachtwoorden die niet makkelijk te raden zijn.
Je krijgt toegang tot ICTBen je nieuwsgierig hoe veilig

voorzieningen op basis
van een persoonlijke
gebruikersnaam. Je

voorzieningen zijn? Op
eigen houtje hacken mag niet.
Tip: ga op zoek naar teams
onze

account en wachtwoord

die dit als taak hebben. Die
zijn van jou en die leen je
Zijn altijd op zoek naar
niet uit. Dit geldt ook voor
enthousiaste collega's!
je toegangspas, zoals de
om
Rijkspas,
toegang te
krijgen tot gebouwen. Jij bent verantwoordelijk voor wat er
met jouw account wordt gedaan.
In bepaalde situaties, zoals bij thuiswerken, moet je ook een
2-factor authenticatie gebruiken [8]. Je gebruikt naast je
wachtwoord een tweede middel, bijvoorbeeld een sms-code,

|

om

je te identificeren. Hierdoor kunnen anderen niet in jouw

account te komen.

Veel wachtwoorden? Gebruik een wachtwoordenkluis.
Er zijn nog diverse voorzieningen en applicaties met een eigen
wachtwoord. Al die wachtwoorden onthouden is moeilijk. Veel

rijksorganisaties hebben daarom een ‘wachtwoordenkluis’
[9] Hierin kan je alle wachtwoorden veilig
opslaan. Ook kunnen die wachtwoorden voor je bedenken
zodat je steeds andere wachtwoorden gebruikt.
zoals KeePass.

3.3

Weg van je werkplek: opgeruimd staat netjes!

Vergrendel je computer, laptop, tablet of telefoon.
Vergrendel als
je apparatuur als je wegloopt van je (thuis)
Zo
voorkom
werkplek.
je dat een bezoeker, collega of
huisgenoot toegang krijgt tot jouw email, documenten en
systemen (voorbeeld P-Direkt). Je zakelijke telefoon en tablet
vergrendel je door kort op de aan/uitknop te drukken. Hoe je
je de computer en laptop vergrendelt, varieert:

Pagina 10 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

e

via hetslotje in je scherm;

e

via ctrl+alt+del en daarna de spatiebalk;

e

via de toetscombinatie Windowslogo +L

Eenmaal terug op de werkplek, kun je na het intypen van het

wachtwoord of de pincode weer verder.

Berg papieren op in een gesloten lade, locker of kast.
Als je een langere tijd van je (thuis)werkplek weggaat,

berg
papieren op in een gesloten lade, locker of kast. Daarmee
voorkom je dat een bezoeker, collega of huisgenoot toegang
krijgt tot die documenten. Op flexplekken zorg je zo dat je
collega aan een opgeruimd bureau kan werken.
dan

3.4

Privégebruik zakelijke ICT-voorzieningen
Hou privégebruik van zakelijke ICT-voorzieningen beperkt.

Beperkt privé gebruik van
ICT-voorzieningen is
De voorwaarde

toegestaan.
is dat het je eigen werk en
dat van je collega’s niet
hindert. Sommige

rijksorganisaties hebben
hiervoor aanvullende

Stuur
je een privé mailtje of
sla je een

privé document

op, op het werk? Tip: zet
deze in een aparte map

‘Prive’: dan is dit duidelijk
voor

je collega’s en bij een

formeel informatieverzoek.

regels.
Surf bewust: blijf weg bij riskante sites
Het bezoeken van sommige sites is op het werk niet
toegestaan, ook niet beperkt. Dit betreft bijvoorbeeld
pornografische, extremistische, terroristische en goksites.
Integriteit is een grondhouding en is een belangrijk onderdeel
van de manier waarop je je functie uitoefent [1]. Blijf dus weg
bij dergelijke sites.
Sommige sites zijn om andere redenen ongewenst. Op het

internet komen ook malafide websites voor, bijvoorbeeld waar

je gratis films, muziek en software kan krijgen. Je loopt daar
extra risico’s op virussen en je kan auteursrechten schenden

(zie 2.5).
3.5

Gevonden printjes: ruim ze voor elkaar op

Printjes bij de printer: geef ze aan de eigenaar of gooi ze in
de papiercontainer.
Ook als je met je toegangspas print, kunnen printjes langere
tijd bij de printer liggen. Dit kan komen door
vergeetachtigheid, door een printerstoring of door verzending
naar de verkeerde printer.
Loopt de printer vast?
Geef gevonden printjes aan
Tip: verwijder de
de eigenaar of gooi ze in de
opdracht via het lokale
beveiligde papiercontainer.
menu van de printer.
Die staat meestal in dezelfde
ruimte als de printer.

Pagina 11 van 30

0001

Definitief |

3.6

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Incidenten: meld en los op

Als je een beveiligingsincident veroorzaakt, meld dit en help
waar

mogelijk bij het oplossen.

Fouten maken en je vergissen is menselijk. Je kunt

bijvoorbeeld klikken op een verkeerde link in een mailbericht,
document achterlaten in het OV of je telefoon kan worden
gestolen. Fouten maken kan, ervan leren moet.
een

Als er iets misgaat of dreigt mis te gaan, (1) meld je dit en

(2) los je het op/laat je het oplossen.
Hoe dit werkt, verschilt per organisatie en is afhankelijk van
het type incident. In bijlage 2
staan de gegevens voor

contactpersonen en de
servicedesk die gelden voor
jouw organisatie.
Bij diefstal en verlies van
mobiele apparatuur moet je

Je zakelijke toestel

gestolen of kwijt? Meld je
toestel ook bij Apple of

Google als gestolen of
zoek [10]

dit melden bij de servicedesk. Soms moet je ook aangifte

doen. Overleg dit met je leidinggevende.

Pagina 12 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Veilig samenwerken

4.1

Vertrouwelijke email: hou het intern
Mail vertrouwelijke informatie alleen naar Rijksmedewerkers.
Binnen de rijksoverheid kunnen we veilig

mailen, omdat we
beveiligd netwerk sturen. Buiten de
rijkoverheid is dat niet het geval. Mail die over het internet
verstuurd wordt, is niet beveiligd tenzij je extra maatregelen
neemt. Stuur dus geen vertrouwelijke informatie via het
de informatie over een

internet.
Stuur geen mail naar je privé mailadres.

Ook deze mail is onderweg niet beveiligd. Bovendien is privé-

apparatuur in het algemeen niet veilig genoeg. Stuur dus
geen mail naar huis, maar maak gebruik van de

thuiswerkvoorziening, de zakelijke tablet of de
samenwerkruimte [11]. Stuur dus ook niet (standaard)
vergaderverzoeken naar je privé-mailadres.
Kies het juiste mailadres.

Een tikfout is zo gemaakt en namen worden in de mail
aangevuld. Let dus op
Bij het intypen van een
naar wie je mail stuurt.
Gaat het toch mis en

mailadres wordt de naam

betreft het vertrouwelijke

automatisch aangevuld. Soms

informatie? Meld dit als

incident, vraag die
persoon het mailtje direct
te verwijderen en dat te

bevestigen.

staat hier een oud of verkeerd

mailadres.

Tip: ga achter dat mailadres
staan en klik op het kruisje:
dan komt die niet meer terug.

Versleutel documenten.
Mail je toch vertrouwelijke documenten naar een externe
zakelijke partner? Versleutel de documenten dan vooraf met
een goed wachtwoord. Daar zijn voorzieningen voor zoals
7Zip, Eclips en LUNA [12]. Als
je die niet kent of niet goed
weet hoe je ze moet gebruiken, vraag een collega om hulp.
Andere mogelijkheden om gegevens te delen staan in 4.2 en
4.3.
4.2

Aangetekende papieren post
Aangetekende papieren post is soms een goed alternatief om
informatie te versturen.
De papieren post is wettelijk goed beschermd met het

briefgeheim. Op schending hiervan staan sancties, waaronder
boetes en zelfs gevangenisstraffen. Door informatie
aangetekend te versturen, kan papieren post soms een nuttig
en veilig alternatief zijn.
In het bezorgproces raakt een poststuk weleens zoek: meld
dit als incident (zie 3.6).

Pagina 13 van 30

0001

Definitief |

4.3

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Veilig delen van (grote) bestanden
Wissel (grote) bestanden met de samenwerkruimte of andere
veilige voorzieningen.
Gebruik het DMS of de netwerkschijf om bestanden te delen
met directe collega’s. Dit werkt niet voor collega’s elders
binnen de overheid of met zakelijke partners. Hiervoor maak
je gebruik van de samenwerkruimte. Deze is ook toegankelijk
voor partners buiten de rijksoverheid.
Diverse Rijksorganisaties hebben eigen voorzieningen voor
bestandsuitwisseling, zoals SecureTransfer [13] en de
Bestandenpostbus [14]. Deze hebben niet de risico’s van
commerciéle toepassingen zoals Dropbox en WeTransfer (zie
8.4).
Sommige Rijksorganisaties stellen beveiligde USB-sticks ter
beschikking. Die zijn soms een praktisch alternatief. Draag de
stick met het bestand dan wel persoonlijk over.

4.4

Berichtenapps en sms: voor informeel gebruik
Sms

-

alleen voor algemene mededelingen

Sms is steeds minder veilig: de inhoud kan onderschept
worden. Voor een tijdelijke beveiligingscode, zoals voor

thuiswerken, is het wel geschikt. Gebruik het zelf alleen voor
algemene mededelingen die niet vertrouwelijk zijn. Melden dat
je iets later bent of ‘ik bel je zo terug’ als je een telefoontje
niet kunt opnemen, is bijvoorbeeld prima.

Berichtenapps

-

voor informeel

gebruik

De inhoud van berichten in en gesprekken met WhatsApp,

Signal en Threema zijn veilig en alleen toegankelijk voor de
zender en ontvangers. Gebruik berichten-apps alleen voor
informele zaken, zoals een interessant artikel delen, een

hulpvraag stellen of sparren met collega’s. Gebruik ze niet
voor

persoonsgegevens en voor formele zaken, zoals

bestuurlijke aangelegenheden: app met beleid maar niet over
beleid.
De berichten

(en bijlages) staan namelijk alleen lokaal op
Hierdoor kunnen we niet centraal WOB- en AVGtoestel.
jouw
verzoeken beantwoorden en is de informatie niet vindbaar
voor

anderen.

Voor de berichtenapps is Rijksbreed geen standaard

vastgesteld. Sommige rijksorganisaties hebben dit wel
gedaan: informeer binnen je organisatie of er specifieke
regels zijn [15].
Toch formeel ingezet? Sla het op.

Tijdens een crisis e.d. kunnen berichten-apps toch voor
formele zaken zijn ingezet. Sla de berichten op die van belang

zijn voor besluitvorming. Gebruik hiervoor de instructies van
jouw organisatie [16]. Dit is van belang voor onderzoek en
evaluatie achteraf en ook voor Wob-verzoeken.

Pagina 14 van 30

0001

Definitief |

4.5

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Video-vergaderen met de officiéle voorzieningen
Gebruik Webex of de videovoorzieningen die jouw organisatie
gebruikt.
Overleggen en vergaderen zijn steeds vaker digitaal. Niet
iedere voorziening is veilig of gaat zorgvuldig om met jouw
persoonsgegevens. Gebruik daarom de voorzieningen die
jouw organisatie aanbiedt. Rijksbreed is dit Webex [17] en
sommige organisaties hebben ook eigen voorzieningen.

Uitnodiging van een zakelijke partner
Als een betrouwbare externe partner
je uitnodigt via een

andere voorziening zou dit voldoende veilig moeten zijn. Voor

gecontracteerde leveranciers is dit onderdeel van het
Programma van Eisen.
Als je twijfelt, kan je het voorstel doen om de vergadering via
de voorziening van jouw organisatie te laten lopen. Ook kan je
afspreken om heel vertrouwelijke zaken niet te bespreken.

Pagina 15 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Veilig thuiswerken

5.1

Belastbaarheid: let op jezelf en op elkaar
Hanteer vaste werktijden en een aparte werkplek.
Thuiswerken kan leiden tot overbelasting. Werk en

privéleven

raken met elkaar vervlochten. Alles speelt zich dicht bij elkaar
af en soms zelfs in dezelfde ruimte. Als je je niet prettig voelt

bij de situatie, bespreek dit dan met je collega’s, je
leidinggevende, preventie-medewerker of eventueel een
vertrouwenspersoon. Het helpt ook om thuis vaste werktijden
te hanteren en daarna je apparatuur uit te zetten of uit het
zicht te leggen. Het hebben van een aparte werkplek zorgt er
ook voor dat je niet de hele dag op één plek zit.
Neem (samen) pauze.
Kom regelmatig los van je scherm. Neem pauze en maak

bijvoorbeeld een wandeling. Dit kan eventueel ook met een
collega, want contact houden is belangrijk. Ook digitaal kan je
samen koffiedrinken. Dan kan je het over andere zaken dan je
werk hebben, bijvoorbeeld over hoe het gaat.
5.2

Zorg voor een veilige thuiswerkplek
Bijna alle kantoorwerkzaamheden kan je ook thuis doen. Je
kan met je organisatie in gesprek gaan om een Arbo
verantwoorde thuiswerkplek in te richten. Thuiswerken brengt
ook een verantwoordelijkheid met zich mee.

Zorg er
bijvoorbeeld voor dat je de werkplek thuis vergrendeld als je
wegloopt en belangrijke documenten opbergt. Voorkom bij
overleggen dat iedereen kan meeluisteren.
5.3

Gebruik privé-apparatuur: geen zakelijke informatie
Houd zakelijke informatie op zakelijke apparatuur.
Van privé-apparatuur is de veiligheid niet gegarandeerd. Ook
is bekend dat deze vaak virussen

hebben en andere

beveiligingsissues. Zet dus geen
documenten via de mail of een
USB-stick op je privé-apparaat.

Zakelijk en privé: hou
je software en
virusscanner actueel
en voer

updates uit.

Maak gebruik van de zakelijke

apparatuur (smartphone, laptops, tablet etc). Wel is het bij de
meeste organisaties toegestaan om met je eigen computer
gebruik te maken van de thuiswerkomgeving (zoals Flex2Rijk
en Connect). In het ontwerp hiervan is rekening gehouden
met het gebruik van privé-apparatuur. In sommige
organisaties wordt privé-apparatuur breder ingezet. Hiervoor
zijn kaders opgesteld. Check wat voor jou van toepassing is.

Pagina 16 van 30

0001

Definitief |

5.4

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Defecte apparatuur: verwijder gegevens

Verwijder zakelijke gegevens voordat je privé-apparatuur laat
repareren.
Als je apparatuur laat repareren, verwijder eerst van zakelijke
gegevens op het apparaat. Voor

zakelijke apparatuur is dit
eenvoudig. Je levert het in via
de servicedesk en in hun
processen wordt dit geregeld.
Op privé apparatuur staan als
het goed is geen zakelijke
documenten

maar

misschien

Wil je gegevens op je

mobiele telefoon of
tablet verwijderen? Tip:

gebruik de optie
‘terugzetten naar
fabrieksinstellingen’.

wel contactgegevens. Verwijder

zakelijke informatie voorafgaand aan de reparatie. Doe dit ook
als je privé-apparatuur verkoopt of weggooit.

Pagina 17 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Veilig werken onderweg

6.1

Veilig mobiel werken met de zakelijke voorzieningen
Je kan je voorzieningen en apparatuur veilig onderweg

gebruiken.
Je kan onderweg veilig werken via de thuiswerkomgeving op
je laptop, tablet of telefoon. Hiermee kun je je mail bekijken
en versturen en kan je bij andere zakelijke informatie.
6.2

Werk digitaal
Print zo min mogelijk en werk zoveel mogelijk digitaal.
Wil je mobiel werken? Doe dit dan zoveel mogelijk digitaal.

Als je met geprinte documenten of notitieboekjes werkt, is de

kans groter dat je deze verliest en de informatie direct
zichtbaar is. Je kunt onderweg

inloggen op de digitale
werkomgeving op je laptop, tablet of telefoon. De
thuiswerkomgeving brengt
je naar de veilige omgeving van je
organisatie.
6.3

Mail en agenda onderweg: gebruik de tablet
Gebruik de zakelijke tablet of smartphone om thuis of
onderweg te mailen.
Met een zakelijke tablet of smartphone kan je mail
afhandelen, afspraken bekijken en ook documenten lezen.
Hiervoor worden apps gebruikt zoals BlackBerry en Mobile
Iron. Dit werkt snel en eenvoudig en je hebt geen laptop
nodig. Zeker onderweg is dat heel praktisch. Veel organisaties
beschikken over dergelijke mogelijkheden: vraag hiernaar bij
jouw organisatie (zie bijlage 1).

6.4

Ongewenst meeluisteren: hou afstand of bel later
Bel je in het openbaar? Houd dan afstand tot anderen of stel
het gesprek uit.
In het openbaar luisteren anderen mee, ook bijvoorbeeld in

de lift. Let dus op wat je er bespreekt. Zoek een rustig

plekje

op en houd afstand tot anderen. Ook kan je aan je
gesprekspartner voorstellen om het gesprek later te voeren:
niet alles heeft haast.

6.5

Ongewenst meekijken: je buren gluren
Zorg dat anderen niet kunnen meekijken op je scherm.
Ga ervan uit dat je buurman in trein,
Werk je veel in het OV of
café of andere openbare plekken
mensen
Als
meekijkt:
zijn nieuwsgierig.
| in het openbaar? Tip:
vraag een privacy-scherm
iemand naast of achter je zit, zorg dan
aan, dan kunnen je buren
dat je geen vertrouwelijke informatie
niet meer meegluren.
op je scherm hebt staan.

Pagina 18 van 30

0001

Definitief |

6.6

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Veilig internetverbindingen: vertrouwde wifi of 4G
Werk via vertrouwde wifi, je persoonlijke hotspot of

3G/4G/5G.

[18] beschikbaar en sommige
rijksorganisaties hebben een eigen veilig wifi-netwerk. Werk
daarbuiten via VPN of de 4G-simkaart in je laptop of telefoon.
Je kunt ook je telefoon instellen als een wifi-hotspot om
daarmee op je laptop te werken. [19].
In rijkskantoren is gov-roam

Verwijder openbare wifi-netwerken na gebruik
Soms moet je toch via een openbaar wifi-netwerk werken

(toegang zonder wachtwoord). Het is belangrijk dat je na
gebruik het wifi-netwerk weer uit je opgeslagen netwerken
verwijderd. [20] Cybercriminelen kunnen namelijk misbruik
maken van opgeslagen openbare wifi-netwerken. [21]
6.7

Veilig op vakantie: laat je werk thuis!
Zakelijke mobiele apparaten mee op vakantie? Weet dan waar
je op moet letten.
Laat je werkapparatuur thuis.

Als je op vakantie bent, ben je vrij. Het is vaak niet nodig dat

je bereikbaar moet zijn. Laat daarom je werkapparatuur thuis.
Voor dienstreizen naar het buitenland gelden aparte regels
[1].
Buiten Europa: pas op met datagebruik.
Als je in overleg met je leidinggevende toch je zakelijke

apparatuur meeneemt op vakantie, pas dan op met

datagebruik. Binnen de EU gelden dezelfde voorwaarden als in
Nederland. Maar buiten de EU kunnen hoge tarieven gelden.
Hou het gebruik dan strikt zakelijk.

Pagina 19 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Omgaan met persoonsgegevens en privacy

7.1

Vaak goed geregeld en bespreek aandachtspunten
Ga ervan uit dat je persoonsgegevens rechtmatig gebruikt.

Twijfel je hierover en zie je een risico? Spreek het uit!
We werken dagelijks met persoonsgegevens, d.w.z. gegevens

die direct of indirect te

herleiden zijn tot een persoon.
Dit doen we met een goede

reden, bijvoorbeeld om onze
wettelijke taken te kunnen uit
voeren

of voor onze interne

processen.
De overheid heeft veel

Beoordeel je brieven en
CV's van sollicitanten? Tip:

Verwijder ze binnen vier
weken na afloop van de
procedure conform de
richtlijn van de AP.

aandacht voor privacy, maar het kan toch voorkomen dat er
gegevens dan nodig verwerkt worden of dat deze langer
nodig bewaard blijven. Maak je je hier zorgen over?
Bespreek dit dan in je team of vraag het aan een privacyspecialist in je organisatie.
meer

dan

Als je voor je werk persoonsgegevens gebruikt, mag je ze niet
zomaar gebruiken voor een ander doel.

Soms lijkt het een goed idee om persoonsgegevens die je al
hebt ook voor een iets ander doel inzetten. Dat mag als dat
nieuwe doel voldoende past bij het oorspronkelijke doel
waarvoor de

gegevens zijn verzameld. Om dit te beoordelen,

bespreek je dit in je team of met een privacy-specialist.
7.2

Deel en bespreek gedoseerd persoonsgegevens
Deel en bespreek niet meer informatie over personen dan

nodig voor je werk en voor het werk van de collega.
Ook zonder privacywetgeving is het vanzelfsprekend dat je
zorgvuldig met persoonsgegevens omgaat. Je wilt zelf ook
graag dat een ander zorgvuldig
Rapportages bevatten
omgaat met jouw gegevens. Als
het voor je werk en van je collega

nodig is om persoonsgegevens te
delen en daarover te praten, is
dat prima.

Echter, deel en

bespreek niet meer informatie
over

| Meestal geen

persoonsgegevens. Tip:

stuur de brongegevens
niet mee: die bevatten

vaker persoonsgegevens.

personen dan nodig voor dat

doel. Met trots en plezier praten over je werk is uitstekend,
maar

pas op welke (persoons)gegevens je daarbij deelt.

Pagina 20 van 30

0001

Definitief |

7.3

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Voorkom datalekken: werk veilig
Pas de regels voor informatiebeveiliging toe, dan bescherm je

ook persoonsgegevens en voorkom je datalekken.
Een belangrijk privacy-onderwerp is het goed beschermen van

persoonsgegevens. Je moet
kunnen gebruiken voor

ze

Wat is een datalek? Een

je werk, maar anderen

datalek ontstaat als de

moeten er niet zomaar bij

verkeerdere personen toegang,

kunnen. Door veilig om te
gaan met gegevens
bescherm je de privacy van

burgers en medewerkers.
De clean desk policy, de

krijgen tot persoonsgegevens
en wanneer

persoonsgegevens

| vernietigd worden zonder dat
dit de bedoeling is.

papiercontainer, nadenken
wat je bespreekt in de openbare ruimte etc. dragen ook bij
aan

7.4

privacybescherming.

Datalekken melden: klein en groot
Meld een datalek, ook als ze klein zijn, volgens de procedures
die gelden binnen jouw organisatie.
Ook als je heel zorgvuldig werkt, kan je toch een datalek
veroorzaken. Dit kan ook buiten je schuld zijn als bijvoorbeeld

post zoekraakt met daarin persoonsgegevens.
Datalekken zijn informatiebeveiligingsincidenten en moet je
melden volgens de procedures in jouw organisatie (zie ook
3.6). Meld wanneer persoonsgegevens bij de verkeerde
persoon terecht komt. Doe dit ook als het risico voor de
betrokkenen beperkt is. Door consequent te melden, zien we

ook waar ruimte is voor verbetering in proces, systeem en
instructie. In de verdere afhandeling wordt ervoor gezorgd dat

impactvolle datalekken gemeld worden bij de Autoriteit
Persoonsgegevens (AP). Het is belangrijk dat je een potentieel
datalek direct meldt zodat we deze tijdig kunnen melden bij
de AP. Ook is de administratie op orde bij vragen van de AP
de administratie op orde.
7.5

Jouw privacy op het werk

Ga naar de servicedesk als je vragen hebt over jouw privacy
op het werk.
Op het werk heb je ook recht op privacy,

bijvoorbeeld met
betrekking tot je mail en je home directory/persoonlijke schijf.
Sommige handelingen met ICT worden digitaal gelogd en
gemonitord. Het voornaamste doel hiervan is ICT-beheer
waaronder het oplossen van verstoringen en het detecteren
van dreigingen. Verder kunnen loggegevens worden ingezien
met heel goede redenen en via vastgestelde procedures, zoals
voor AVG-inzageverzoeken of integriteitsonderzoek. Heb je
vragen over
je eigen privacy? Stel ze bij de Servicedesk. Als
zij jouw vraag niet kunnen beantwoorden, verwijzen ze je
door naar de juiste collega.

Pagina 21 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Pas op voor cybercriminelen, let op je

gegevens

8.1

Virussen en betrouwbare software
Installeer op je telefoon en tablet alleen maar apps vanuit de
Appstore en Playstore.
In de erkende appstores (App Store, Google Play, BlackBerry
World, Windows Store, etc.) staan betrouwbare apps. Apps
die van andere plekken komen, kunnen virussen e.d.
bevatten. Virussen kunnen documenten op slot zetten
waardoor organisaties langdurig niet kunnen werken en het

herstel daarvan is kostbaar.
Installeer op de laptop alleen software rechtstreeks van de

leverancier.

Sommige medewerkers kunnen zelf software op hun computer
of laptop installeren. Populaire software kan je overal
downloaden en soms krijg je daarbij gevaarlijke extra's.
Installeer alleen software die rechtstreeks van de leverancier
komt of via een link op de website van de leverancier.
Ondanks dat we goed beschermd zijn en ook als je goed

oplet,

kan het misgaan. Meld dat (zie 3.6).

8.2

Phishing: trap er niet in!
Laat niet zomaar je gegevens achter.

Bij twijfel: neem

rechtstreeks contact op met de afzender.

Cybercrminelen willen graag inloggegevens en financiéle
gegevens (bv. creditcard) van je organisatie. Dit doen ze via
phishing: via een link in een
Wil je beter phishingmails
mailtje kom je op een website
leren herkennen. Op het
terecht die bijna niet van echt
te onderscheiden is. Daar
moet je dan

inloggen en

gegevens achterlaten.

Vervolgens ben je je gegevens
kwijt en kunnen die misbruikt

internet is daar veel

informatie over. Enkele

voorbeelden staan

| achterin [22]

worden voor identiteitsfraude. Cybercriminelen vallen met

phishingmails ook organisaties aan. Er zijn phisingmails die
virussen verspreiden en bijvoorbeeld bestanden op slot zetten
met losgeld als doel.

Klik dus nooit zomaar op linkjes in mailtjes. Als je toch denkt
dat het een 'echt' bericht is, klik dan niet op de link, maar ga
zelf naar de website en log daar in. Of neem zelf rechtstreeks
contact op per telefoon of mail.

Phishing kan grote gevolgen
Dagelijks worden
organisaties door dergelijke software platgelegd en het herstel
kost veel tijd en geld.
hebben voor de organisatie waarin je werkt.

Pagina 22 van 30

0001

Definitief |

8.3

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Social engineering en Digitale oplichting

Vraagt een collega plotseling om geld? Bel hem!
Cybercriminelen misbruiken je gegevens hebben om geld mee
te verdienen. Ze doen zich

bijvoorbeeld als jou voor
Cybercriminelen willen je
(‘social engineering’) en
WhatsApp-account
overnemen. Tip: stel
vragen je vrienden, familie
of collega’s om geld.
‘verificatie in twee stappen’
in via instellingen/account.
Phishing leidt zo tot digitale
oplichting. Als je zo'n
bedelbericht (of mail) krijgt, bel die persoon dan op om te
controleren of er echt iets aan de hand is of dat hij slachtoffer
is van cybercriminelen.
8.4

Gratis software en apps kunnen kostbaar zijn
Maak gebruik van de standaard voorzieningen.
Het internet is zoveel mogelijk vrij toegankelijk. Je kan dus
gebruik maken van allerlei handige gratis diensten. Handig is
niet altijd veilig. Daarnaast kan je zo het eigenaarschap
kwijtraken van je gegevens. Maak dus zoveel mogelijk gebruik
van de veilige voorzieningen (zie bijlage 1).

Geef je gegevens niet zomaar weg voor een gratis app.
Een gratis dienst is nooit echt gratis: de aanbieders van die

diensten moeten ook geld
verdienen. Soms is dat

simpelweg door reclameinkomsten. Soms handelen
in je gegevens en heb je
daar bij het installeren van
ze

de app toestemming voor
gegeven. Geef je gegevens
niet zomaar weg voor een

In-app aankopen kunnen
veel geld kosten. Tip: zet
in de instellingen aan dat
je altijd toestemming
moet geven voor

aankopen.

handige app, maar denk na of het je dat wel waard is.

Pagina 23 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Overzicht gedragsregels
Wees open en transparant: Maak informatie openbaar volgens de
afspraken binnen jouw organisatie

Opslaan van informatie: maak het vindbaar: Sla informatie op zodat
jijzelf en anderen deze kunnen terugvinden: op de juiste locatie en met
een duidelijke naam.
Houdt je samenwerkruimtes en netwerkschijven netjes: Maak

afspraken over wie en hoe je samenwerkingsruimtes en netwerkschijven
netjes houdt.

Bestempel informatie als vertrouwelijk
-

Rubriceer en merk je documenten: ontvangers zien dan dat een

document (extra) vertrouwelijk is.
-

Vraag de afzender of je gerubriceerde of gemerkte informatie mag
delen.

Archivering: Archivering gebeurt niet altijd vanzelf. Weet wat jij actief
moet doen in het archiveringsproces.
Respecteer intellectueel eigendom
Voor informatie en afbeeldingen die je van het internet of andere media

haalt, gelden drie regels:
-

-

-

Pas bronvermelding toe;

Gebruik zoveel mogelijk rechtenvrij materiaal;
Schaf waar nodig betaald materiaal aan.

Help elkaar: voorkom incidenten door elkaar te helpen. Stel vragen en
maak de ander van regels en gedrag bewust.
Gebruik je zakelijke ICT-voorzieningen voor je werk: ga na welke

voorzieningen jouw organisatie heeft.
Wachtwoorden: maak het anderen niet te gemakkelijk.
Leen je account en wachtwoord niet uit en gebruik wachtwoorden die
niet eenvoudig te raden zijn.
-

-

Gebruik een wachtwoordmanager om je wachtwoorden veilig in op te
slaan.

Weg van je werkplek: zet de boel op slot:
Vergrendel je computer, laptop, tablet of telefoon.
Berg papieren documenten op in een gesloten lade, locker of kast.
-

-

Privégebruik zakelijke ICT-voorzieningen
Hou het privégebruik van de zakelijke ICT-voorzieningen beperkt.

-

-

Surf bewust en blijf weg

bij riskante sites.

Gevonden

printjes: ruim ze voor elkaar op: geef ze aan de eigenaar of
gooi ze in de beveiligde papiercontainer.
Incidenten: meld en los op: als je een beveiligingsincident veroorzaakt
of ziet, meld dit en

help waar mogelijk bij het oplossen.

Vertrouwelijke email: hou het intern
Mail vertrouwelijke informatie alleen naar Rijksambtenaren.
Stuur geen mail naar je privé mailadres.
Versleutel documenten als je buiten de rijksoverheid mailt.
-

-

-

Pagina 24 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Aangetekende papieren post is soms een goed alternatief voor het
digitaal versturen van informatie.
Veilig delen van (grote) bestanden: gebruik samenwerkruimte of
andere veilige voorzieningen.
Berichtenapps en sms: voor informeel gebruik:
Gebruik sms alleen voor algemene mededelingen.
Gebruik de app alleen voor informele mededelingen en overleg.
Toch formeel ingezet? Sla het op!

-

-

-

Video-vergaderen met de officiéle voorzieningen: Gebruik Webex en
de videovoorzieningen die jouw organisatie gebruikt.
Belastbaarheid: let bij thuiswerken op jezelf en op elkaar
-

-

Hanteer vaste werktijden en een aparte werkplek.
Neem (samen) pauze.

Zorg voor een veilige thuiswerkplek
Gebruik privé-apparatuur: sla geen zakelijke informatie op,

maar

hou

zakelijke informatie op zakelijke apparatuur.
Defecte apparatuur: Verwijder eventuele zakelijke gegevens voordat je

privéapparatuur laat repareren.
Veilig mobiel werken onderweg: gebruik gewoon de zakelijke
voorzieningen en apparatuur.
Werk onderweg digitaal: werk zo min

mogelijk van papier.

Alleen mail en agenda onderweg: gebruik de zakelijke tablet of

smartphone.
Bellen in het openbaar: hou afstand tot anderen of stel het gesprek uit.
Werken in het openbaar: zorg dat anderen niet kunnen meekijken op je
scherm.
Gebruik veilig internetverbindingen:
-

-

Werk via vertrouwde wifi, je persoonlijke hotspot of 4G.
Verwijder openbare wifi-netwerken na gebruik.

Veilig op vakantie: laat je werk thuis!
Laat je werkapparatuur thuis.
Toch mee? Pas op met datagebruik buiten de EU.
-

-

Privacy is vaak goed geregeld: twijfel je hierover en zie je een risico?
Bespreek het met je team of leidinggevende. Gebruik persoonsgegevens
voor het oorspronkelijke doel en niet zomaar voor iets anders.
Deel en bespreek gedoseerd persoonsgegevens: doe dit zover dat
logisch is voor jouw werk en voor het werk van de collega.

Voorkom datalekken: hou je aan de regels voor informatiebeveiliging en
dan bescherm je ook persoonsgegevens.
Meld datalekken: gebruik de procedures van jouw organisatie om
datalekken te melden. Doe dit ook als het een klein datalek is.

Pagina 25 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Jouw privacy op het werk: ga naar de servicedesk als vragen hebt
over

jouw privacy op het werk: zij helpen je verder.

je

Voorkom virussen en andere malware:
-

Installeer op je telefoon en tablet alleen maar apps vanuit de Appstore
en

-

Playstore.

Installeer op de laptop alleen software rechtstreeks van de leverancier.

Trap niet in phishing: laat niet zomaar
je gegevens achter. Als je twijfelt
of het echt is, neem dan rechtstreeks contact op met de afzender.
Pas op met digitale oplichters: Vraagt een vriend plotseling digitaal om
geld of vertrouwelijke informatie? Bel hem eerst om te checken of het
klopt.
Gratis software en apps kunnen kostbaar zijn
-

-

Maak gebruik van de standaard voorzieningen.
Geef je gegevens niet zomaar weg voor een gratis app.

Pagina 26 van 30

0001

Definitief | Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Bijlage 1

—-

Veilige voorzieningen

Naren 5
Samenwerkingsruimte

DepV/BBN2

i-SWF intern

Samenwerkingsruimte

DepV/BBN2

e-SWF extern

Mail

DepV/BBN2, mits binnen

rijksoverheid, zie 4.1
Mail + Eclips* of LUNA*

DepV of STG-C

Harde schijf encryptie/
Safeguard*

DepV

Mobiele

DepV

telefoon/tablet:
Blackberry Work-apps
USB-sticks: Ironkey¥,

DepV

datAshur* en Kobil*
*

op basis van evaluatie door de AIVD,

https: //www.aivd.nl/onderwerpen/informatiebeveiliging/beveiligingsproduc
ten/geevalueerde-producten,

en er moet dus voldaan

worden aan de

betreffende inzetadviezen.

Vanier

[Naam van de

voorziening]

bic

[tot welk niveau biedt het
bescherming]

Pagina 27 van 30

0001

Definitief |

Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Bijlage 2

—

Contactgegevens

Servicedesk <eigen organisatie>
es
Telefoonnummer
¢

Mailadres

¢

Webpagina

Vragen over informatiebeveiliging
Beveiligingsautoriteit (BVA): <naam, telefoonnummer, mailadres>
Beveiligingscoérdinator (BVC): <naam, telefoonnummer,
+

mailadres>
e

+

e¢

Chief Information Security Officer (CISO): <naam,
telefoonnummer, mailadres>
Informatiebeveiligingsfunctionaris/Security Officer: <naam,
telefoonnummer, mailadres>
Security Operations Center (SOC): <naam, telefoonnummer,

mailadres>

Vragen over privacy
Chief Privacy Officer (CPO): <naam, telefoonnummer, mailadres>
Functionaris Gegevensbescherming (FG): <naam,
e

»

e¢

telefoonnummer, mailadres>
Privacy Jurist: <naam, telefoonnummer, mailadres>
Privacy Officer: <naam, telefoonnummer, mailadres>

Vragen over archivering en duurzame opslag
Archivaris: <naam, telefoonnummer, mailadres>
¢

Vragen over openbaarmaking gegevens en WOB
Afdeling communicatie: <mailadres, telefoonnummer>
(Codrdinator WOB: <naam, mailadres, telefoonnummer>
WOB-jurist: <naam, mailadres, telefoonnummer>
¢
e

¢

Pagina 28 van 30

0001

Definitief | Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

Bijlage 3

—-

Verwijzingen naar achterliggende

documenten

[1] Gedragscode Integriteit Rijk,
https: //www.rijksoverheid.nl/documenten/richtliinen/2017/12/01/gedrags
code-integriteit-rijk-gir

[2] Handreiking Online Communicatie Rijksambtenaren
https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2010/06/30/uitgangs

punten-online-communicatie-rijksambtenaren
[3] Kenniskaart werken met informatie
Kenniskaart werken met informatie: waarom is belangrijk en wat willen we
bereiken: https://www.informatiehuishouding.nl/projecten/medewerkeraan-

informatie/Producten+%26+publicaties/instrumenten/2019/09/17/kennisk
aart-werken-met-overheidsinformatie

[4] Instructie voor openbaar maken:
Handreiking: Actief openbaar maken doe je zo! | Instrument |
Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding

[5] Rijkshuisstijl
http://portal.rp.rijksweb.nl/iri/portal/?NavigationTarget=HLPFS://cisrijksp
ortaal/cisfacilitair/ciscommunicatie/cismiddelen/cishuisstiijl/cisrijkshuisstijlg

ids

[6] Beeldbankfotografie
http:

//portal. Ip.rijksweb. nl/irj/portal/?NavigationTarget= HLPFS: [[cisrijksp

ediensten

1/cisfotografie/cisfotostock

[7] instructie wachtwoorden, op te vragen bij auteurs.
[8] Instructie flex2rijk: https://www.sscict.nl/documenten/handleidingen/2020/06/08/handleiding---flexibelwerken-met-een-software-token

[9] instructie Keepass: https://www.sscict.nl/documenten/handleidingen/2019/07/09/handleiding-keepass

[10] Instructie voor diefstal/verloren telefoon/tablet
Apple: https://support.apple.com/nl-nl/HT201472

eo

.

Android:

https://support.google.com/accounts/answer/6160491?hl=nl

[11] Instructie voor samenwerkruimten:
http://portal.rp.rijksweb.nl/irj/portal/?NavigationTarget=HLPFS://cisrijksp

ortaal/cisfacilitair/cisicteninformatievoorziening ommmenmerhindione)
isfacilitair/cisicteninformatievoorziening L/cissBmenwerkiunctionalitelt 4
[12] instructie voor Luna, Eclipse, 7Zip, op te vragen bij auteurs

Pagina 29 van 30

0001

Definitief | Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving Rijksoverheid |

[13] Instructie Securetransfer: DAP (rijkscloud.nl)
[14] instructie bestandenpostbus: Bestandenpostbus (rijksweb.nl)
[15] Handreiking mbt berichtenapps:
https: //www.informatiehuishouding.nl/Producten+%26+publicaties/richtlij
nen/2018/02/07/beleidslijn-berichtenapps

https: //www.informatiehuishouding.nl/app-met-beleid
[16] Handreiking opslaan chatberichten:
App met beleid; niet over beleid | Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale

Informatiehuishouding

[17] instructies voor Webex: Rijksportaal (rijksweb.nl),
Best Practices For Working Remotely (webex.com)
Helpcentrum van Webex

[18] Aanvragen WIFI:
http://portal.rp.rijksweb.nl/irj/portal/?NavigationTarget=HLPFS://cisriiksp
ortaal/cisfacilitair/cisicteninformatievoorziening
wifi

1/ciswifi

_rijksbreed /cis

rijksbreed 28&NavigationContext=HLPFS://cisrijksportaal/cisfacilitair/

cisicteninformatievoorziening 1/ciswifi

rijksbreed

en

http://portal.rp.rijksweb.nl/irj/portal/?NavigationTarget=HLPFS://cisrijksp
ortaal/cisfacilitair/cisicteninformatievoorziening

1/ciswifi

rijksbreed /cisb

zk turfmarkt

[19] Gebruik hotspot
Instructie voor instellen telefoon als hotspot apple en android en voor

verwijderen opgeslagen wifi-netwerken.
Android: https: //www.youtube.com/watch?v=VBriRsmPAds
.

.

iPhone: https://www.youtube.com/watch?v=cSdI6rCloTk

[20] Instructie verwijderen wifi-netwerken
Apple: https://www.youtube.com/watch?reload=9&v=geFYCvcXakA

.

.

Google/Android: https://www.youtube.com/watch?v=50eblYQIF2w

[21] Handreiking mbt Wifi thuis van NSCS:

https: //www.ncsc.nl/documenten/publicaties/2019/mei/01/wifi-onderweggebruik-een-vpn
[22] Herkennen phishing
https: //www.youtube.com/watch?v=1s0LBmmhQOvY en
www.veiliginternetten.nl

[23] Burgerlijk wetboek, Artikel 7:677 en 678
Wetboek-online.nl | Burgerlijk Wetboek Boek 7 | Artikel 677 (wetboek-

online.nl) en Wetboek-online.nl | Burgerlijk Wetboek Boek 7 | Artikel 678
(wetboek-online.nl)

[24] Integriteitsschendingen en Baseline Intern persoonsgericht onderzoek
integriteits- of beveiligingsincident (BIPO): Rijksportaal
(rijksweb.nl)
na een

Pagina 30 van 30

0001

352

Ministerie van Financién

DL

Ca

Directie Juridische Zaken
TER BESLISSING VOOR DE BR

Directie Bedrijfsvoering

Aan

Directie Communicatie

De leden van de Bestuursraad

Inlichtingen

Persoonsgegevens

notitie

Datum

Archivering

van

chatberichten

26 maart 2020
Notitienummer
2020-0000061554
Auteur

Aanleiding
In de BR van 18 november 2020 is gesproken over de instructie van het SGo (zie

bijlage 1) omtrent het archiveren van chatberichten. De BR heeft naar aanleiding
van deze bespreking gevraagd om een verdere uitwerking van deze instructie. In
deze notitie komt aan de orde hoe de medewerkers en bewindspersonen van het
Ministerie van Financién dienen om te gaan met het archiveren van chatberichten,
enkele punten over de bedrijfsvoering en de communicatie over dit onderwerp.

Persoonsgegevens

Van

Kopie aan

Beslispunt
De leden van de BR worden gevraagd om in te stemmen met de volgende
werkwijze indien chatberichten met betrekking tot bestuurlijke besluitvorming
moeten worden opgeslagen:
Iedere ontvanger en/of verzender moet zelf de berichten exporteren naar
zijn of haar mail en vervolgens sturen naar de dossierhouder die het
opslaat.
Wanneer de dossierhouder deelnemer is van het chatgesprek, slaat de
dossierhouder de relevante berichten op. Het vastgelegde bestuurlijke
besluit moet worden afgestemd met de verantwoordelijk directeur.
Als de dossierhouder niet aan het gesprek deelneemt, maak dan
-

-

-

afspraken over wie de berichten doorzet naar de dossierhouder. De
dossierhouder zorgt ervoor dat het chatbericht wordt opgeslagen.
-

De dossierhouder is: De eigenaar van het dossier waar het chatbericht

betrekking op heeft. Dit kan ook een DG of directeur zijn.
Toelichting
Het gebruik van berichtenapps zoals Whatsapp en Signal voor bestuurlijke

besluitvorming wordt afgeraden.
Om wat voor soort berichten gaat het?
Berichten die betrekking hebben op bestuurlijke besluitvorming en de

toekomstige reconstructie ervan. Dat wil zeggen:
a) Het bericht met het besluit zelf;
En ter verheldering van a):

b)

De berichten die duidelijk maken wat het onderwerp is waarop een besluit
wordt genomen;

Pagina 1 van 4

0001

c)
d)

De berichten die duidelijk maken wat de onderbouwing is van het besluit;
De relevante informatie die eraan voorafging en als aanleiding kunnen

gelden voor het besluit.!
Moeten chatberichten m.b.t. bestuurlijke besluitvorming altijd worden

opgeslagen?
Als de informatie uit de berichten in een ander document, zoals een notitie in

Digidoc of in een e-mail, wordt vastgelegd en opgeslagen, hoeven deze
chatberichten niet te worden bewaard.
«

Vermijd bestuurlijke besluitvorming via chatberichtenapps. Als het toch
gebeurt, maak dan afspraken over wie de inhoud van de berichten m.b.t.
bestuurlijke besluitvorming overhevelt naar een ander document dat
wordt vastgelegd en opgeslagen, zoals een e-mail of een notitie. Dan
hoeven de chatberichten niet meer te worden gearchiveerd.

+

Het vastleggen van de inhoud van

besluitvormingsberichten wordt gedaan

door de dossierhouder als deze deelnemer is van het chatgesprek. Het

¢

e

vastgelegde bestuurlijke besluit moet worden afgestemd met de
verantwoordelijk directeur.
Als de dossierhouder niet aan het gesprek deelneemt, maak dan
afspraken over wie de berichten doorzet naar de dossierhouder. De
dossierhouder zorgt ervoor dat de bestuurlijke besluitvorming wordt
vastgelegd en opgeslagen.
Chatberichten kunnen worden gewist op het moment dat een chatbericht
op de juiste manier is gearchiveerd of op het moment dat de inhoud van
het chatbericht ergens anders is vastgelegd, zoals in een document in

Digidoc of een e-mail.
Wanneer moeten chatberichten worden opgeslagen?
e

Als de inhoud van een chatbericht m.b.t bestuurlijke besluitvorming niet
is vastgelegd in een document of e-mail, moeten deze berichten apart

worden gearchiveerd. Zie het stappenplan hieronder voor de instructies.
+

¢

Een situatie die voorkomen dient te worden is dat er een Wob-verzoek

binnenkomt, en dat er op dat moment nog niet gearchiveerde of niet
overgehevelde berichten op telefoons staan die zien op dit Wob-verzoek.
Overhevelen mag dan niet meer, omdat er dan een standstill beginsel in
werking treedt (zie ook bullet 4 bij de volgende vraag). In die gevallen
dient ieder de relevante chatberichten aan te leveren aan de relevante

dossierhouder.
Welke richtlijnen gelden voor bewindspersonen en de BR-leden?
De Wob geldt voor iedereen en chatberichten vallen onder de Wob. Praktisch

vraagt dit om de volgende aanpak voor de politieke en ambtelijke top:
In chatverkeer tussen bewindspersonen en DG's, directeuren en anderen
e

e

ligt het voortouw van het vastleggen van chatberichten m.b.t.
bestuurlijke besluitvorming bij DG's, directeuren en medewerkers.
In chatverkeer tussen bewindspersonen of BR-leden onderling wordt hen
verzocht om zelf dit soort berichten te herkennen en afspraken te maken
over hoe deze worden opgeslagen en door wie (voorkeur heeft wel de

dossierhouder).?
e

Als berichten met bestuurlijke besluitvorming op de juiste manier worden

overgeheveld/'gewit’ kunnen bewindspersonen en BR-leden iedere week
hun berichten wissen.

1

Het gaat hierbij niet om: afstemmen over een woordvoeringslijn; een nadere toelichting vragen op een
kwestie/document; afspreken om met elkaar te bellen; een presentatie of werkbezoek toezeggen of weigeren;
een oordeel geven over iemand of iets; persoonlijke conversaties over bijvoorbeeld thuiswerken, ziekmeldingen,
verjaardagen en familie; partijpolitieke chatconversatie; verwijzingen naar/toelichtingen op artikelen en

internetberichten.
2?

De dossierhouder kan ook een DG of directeur zijn.

Pagina 2 van 4

Hoe worden deze richtlijnen gecommuniceerd binnen Financién?
De richtlijnen omtrent het archiveren van chatberichten m.b.t.

bestuurlijke
besluitvorming gelden voor alle medewerkers binnen Financién (ook externen). Er
is een communicatieplan en de middelen zijn in de maak. Ook staan er
informatiepunten (zie tabel) klaar om te helpen met specifieke vragen.
Type vragen

Communicatiemiddel en -inzet

Bewustwording +

+

Informatiepunten

Artikel op Rijksportaal met bijlages

FAQ Daarna met regelmaat
onder de aandacht brengen d.m.v.
interviews, poll etc.
Via leidinggevende:

Algemene vragen
over onderwerp

en een

o
°

Telefoon + ICT = SSC-ICT mailbox

Digidoc vragen

=

docdirekt mailbox

Juridische inhoudelijke vragen

=

wobverzoekendjz@minfin.nl

Via een e-mail;3 &
Periodiek aandacht voor
vragen vanuit een MT

Opnemen in introductieprogramma

«

nieuwe medewerkers

Vragen over het

PDF met instructies voor iPhone en

exporteren van

Samsung, per chatberichtenapp.

SSC-ICT

berichten

Vragen over

«

opslaan van

PDF met instructies over

Voor Digidoc: Doc-Direkt servicepunt

stappenplan en uitleg per stap

(informatieenarchiefdiensten@minbzk.nl
of 070 342 6903)

berichten
Hoe moeten chatberichten m.b.t.

bestuurlijke besluitvorming
gearchiveerd worden?
Chatberichten met besluitvorming die niet wordt overgeheveld via Digidoc of via
e-mail, kunnen door middel van het volgende stappenplan gearchiveerd worden.
Een visuele instructie wordt hiervoor beschikbaar. Tevens is hierbij ondersteuning
mogelijk (zie hierboven).
1.

Identificeren:

Het herkennen van de inhoud van een chatbericht als zijnde bestuurlijke

besluitvorming.
2.

Selecteren: Het vaststellen dat de informatie rondom de bestuurlijke besluitvorming in
het chatbericht moet worden bewaard, omdat het niet op andere wijze is vastgelegd in
het DMS.

3.

Exporteren: Het overbrengen van het chatbericht of de chatberichten uit de berichtenapp
naar een

daarvoor aangewezen locatie.

4.

Verzending: Verzenden van de chatberichten naar de juiste dossierhouder

5.

Opslaan: Het vastleggen van de informatie uit het chatbericht in het DMS.

Consequenties van niet goed archiveren van berichten met bestuurlijke
besluitvorming
Een departement behoort zijn informatiehuishouding op orde hebben. Het
wissen van niet juist vastgelegde bestuurlijke besluitvorming kan daarom
juridische, organisatorische en bestuurlijke gevolgen hebben. Uiteindelijk
kan ook een bewindspersoon ter verantwoording worden geroepen over
het niet op orde hebben van zijn of haar informatiehuishouding.
Daarnaast wordt er ook gechat met derden. Voorkomen dient te worden
dat chatberichten m.b.t. bestuurlijke besluitvorming bij Financién niet
goed worden vastgelegd, maar dat deze informatie bij derden wel is
gearchiveerd.
Uit de Wob
bevestigd in de Rijksbrede instructie
volgt dat de
+

«

+

-

—

documenten die op dat moment beschikbaar zijn onder het verzoek
vallen. Er treedt dan een standstill in: berichten kunnen niet worden

3

Directeuren wordt verzocht om een door de CIO opgestelde informatiemail te versturen aan de eigen

medewerkers. Naar verwachting wordt deze mail 6 april a.s.

naar

directeuren verstuurd.

Pagina 3 van 4

0001

gewist. Bij de inventarisatie van de documenten die onder een Wobverzoek vallen, wordt vervolgens beoordeeld of de chatberichten
onderdeel vormen van het Wob-besluit.

Pagina 4 van 4

0001

Ministerie van Financién

SG Cluster
TER BESLISSING

Directie Bedrijfsvoering

Aan

de minister
de staatssecretaris van Financién
de staatssecretaris van Financién

N ota

-

-

Fiscaliteit en Belastingdienst
Toeslagen en Douane

i

3

f

Veiligstellen chatberichten en sms bewindspersonen

Persoonsgegevens

Datum

ET
Notanummer

2022-0000243074

Bijlagen

Aanleiding
Op 3 oktober 2022 heeft de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (hierna:
Inspectie OE) het rapport "De archivering van chatberichten bij het ministerie van
Algemene Zaken"” gepubliceerd. Naar aanleiding van de bevindingen en aanbevelingen
in het rapport heeft het kabinet medegedeeld dat de chatberichten van alle
kabinetsleden veiliggesteld en bewaard zullen worden in afwachting van advies over
aanpassing van de rijksbrede chatinstructie.

1.

Instructie BZK

2.

Nota aan BR

Beslispunt
We adviseren voor het veiligstellen gebruik te maken van ondersteuning vanuit de

eenheid Informatisering (hierna:

BEDR/I). Als u hiervan afziet dan zult u het

veiligstellen zelf moeten organiseren.
-

U wordt gevraagd aan te geven of u gebruik van wilt maken van
ondersteuning bij het maandelijks veiligstellen van uw chatberichten.

Kernpunten
U wordt door BZK geadviseerd zich aan de volgende uitgangspunten te houden bij

het gebruik van SMS en berichtenapps:
o

Beperk het gebruik van SMS en berichtenapps voor zakelijke
communicatie.

o

Scheid privé, partij politieke en zakelijke communicatie. Maak bij voorkeur

gebruik van een zakelijke telefoon én een privé-telefoon.
Zorg ervoor dat ‘automatisch verwijderen van berichten’ uitgezet is.
Verwijder geen berichten van de eigen telefoon totdat het beleid rond SMS
en chatberichten is aangepast. Nb: partijcorrespondentie en privéberichten mogen desgewenst wel worden verwijderd,.
o
Maak binnen de organisatie afspraken met welke frequentie berichten
worden veiliggesteld en wie dit doet.
Deze uitgangspunten zijn door BZK met alle departementen gedeeld.
De BR is op 8 juli geinformeerd over de noodzaak voor het veiligstellen van
zakelijke chatberichten. De BR leden en hun plaatsvervangers kunnen op basis
van vrijwilligheid gebruik maken van I-ondersteuning voor het maandelijks
ophalen van berichten.
Om de toezegging van het kabinet in te vullen, wordt u geadviseerd, net als de
BR-leden, gebruik te maken van de mogelijkheid om maandelijks de chatberichten
op uw zakelijke telefoon veilig te laten stellen. Indien u daarmee instemt zal
hiervoor via het secretariaat een afspraak gemaakt worden.

Pagina 1 van 3

0002

Toelichting
Archivering van chatberichten
De zakelijke correspondentie van bewindspersonen, waaronder chatconversaties
via sms of bijv. Whatsapp, valt onder de reikwijdte van de Archiefwet, de Wet
open overheid (hierna: Woo) en de Wet parlementaire enquétes (hierna: Wpe). Dit
is ook van toepassing op de zakelijke correspondentie tussen bewindspersonen
onderling.
Om die reden adviseren wij u een strikte scheiding aan te brengen: gebruik uw
zakelijke telefoon voor zakelijke correspondentie en uw privé telefoon voor privé
en partijpolitieke correspondentie.
BEDR/I kan het veiligstellen van sms- en WhatsAppberichten voor u verzorgen. De
berichten zijn daardoor beschermd tegen verwijdering en beschikbaar voor
informatieverzoeken.
Het veiligstellen gebeurt met de standaard exportfunctie van bijv. Whatsapp. De
veiliggestelde chatberichten worden op een usb-stick bewaard in de kluis van het
gerubriceerd archief.
Er kan niet gegarandeerd worden dat in de totaliteit van uw chatverkeer helemaal
geen privé of partijpolitieke conversaties veilig gesteld worden. Omgekeerd valt
zakelijke correspondentie op een privételefoon ook onder de reikwijdte van Woo
en

Archiefwet.

Om privé- en partijpolitieke correspondentie via de zakelijke telefoon zo veel

mogelijk uit te sluiten kunt u zelf aangeven van welke contacten geen conversaties
geéxporteerd hoeven worden. Bij twijfel of vermenging van zakelijke,
partijpolitieke en privé berichten worden de conversaties vooralsnog geheel
veiliggesteld.
Indien u onverhoopt toch zakelijke conversaties op uw privételefoon heeft dan
kunt u dit bij de i-ondersteuning aangeven. Hier kunt u dan ook een, eenmalige,
export van laten maken.
Verwijder geen berichten, zelfs al is de verwijdering rechtmatig, bijvoorbeeld
omdat het geen zakelijke informatie is, dan kan het alshog de schijn hebben van
achterhouden van informatie. De verwijdering van niet zakelijke berichten zal op
controleerbare wijze plaats vinden bij de daadwerkelijke archivering.
Dit betreft een tijdelijke werkwijze. Wanneer de rijksbrede instructie gereed komt,
brengt BEDR/I de procedure hiermee in overstemming. Gedurende de tijdelijke
werkwijze veiliggestelde berichten die daar volgens de instructie voor in
aanmerking komen, zullen dan digitaal gearchiveerd worden. Andere berichten
worden verwijderd.
Wet open overheid
*

Sms en chatberichten zijn opvraagbaar onder de Woo. Het raadplegen en leveren

berichten voor bijvoorbeeld een Parlementaire Enquéte of Woo-verzoek
geschiedt na toestemming van de directeur BOA.
Verzamelen van chatberichten voor een informatieverzoek gebeurt door
medewerkers bij BEDR. Het doornemen van de verzamelde chats op relevantie, en
het lakken, geschiedt door ambtelijke ondersteuning bij BOA (eventueel in
samenwerking met uw[P-gv.] Alle medewerkers hebben een vertrouwensfunctie.
Wanneer een Woo-verzoeker chatberichten opvraagt, wordt altijd getoetst of deze
op grond van de Woo openbaar gemaakt kunnen worden of dat er een
uitzonderingsgrond van toepassing is.
Het spreekt voor zich dat u tijdig en vooraf wordt geinformeerd als berichten van u
worden geopenbaard.
van

Pagina 2 van 3

0002

Politiek/bestuurlijke context
Naar aanleiding van een publicatie en debat in de Tweede Kamer op 19 mei jl.
over de archivering en verwijdering van chatberichten van de minister president
heeft de Inspectie OE een onderzoek ingesteld naar de archivering van
chatberichten bij AZ. Het rapport hierover is op 3 oktober jl. gepubliceerd.
De Inspectie OE oordeelt dat de werkwijze van de minister president in lijn is met
de rijksbrede Instructie bewaren chatberichten, maar dat deze instructie niet
voldoet aan de Archiefwet. De Inspectie OE beveelt de minister van BZK aan deze
met de wet in lijn te brengen. Een advies hierover wordt voor het einde van het
jaar verwacht.
Tot die tijd is besloten voor de in deze nota beschreven werkwijze, om te voldoen
aan de wet en om tegemoet te komen aan de wensen van de Kamer.
Informatie die niet openbaar gemaakt kan worden
Niet van toepassing.

Pagina 3 van 3

0002

Chatberichtenarchivering
voor

bewindspersonen

Inleiding
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft onderzoek gedaan naar de archivering van chatberichten bij het
ministerie van Algemene Zaken. In haar rapport van 3 oktober 2022 oordeelt de Inspectie dat de huidige Instructie

bewaren chatberichten (de chatinstructie) niet voldoet aan de eisen van de eisen van de Archiefwet en doet de
aanbeveling de instructie daarmee in lijn te brengen.
Met de aanbieding van het inspectierapport aan de Kamer door AZ (mede namens OCW en BZK) is aangegeven dat

de regeringscommissaris informatiehuishouding als ook het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding
zich over dezelfde materie buigen waarbij het Adviescollege door de minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties is gevraagd om alle onderzoeken in samenhang te bezien. Dat advies wordt voor het einde van
het jaar verwacht waarna het kabinet op de kortst mogelijke termijn hier nader op zal reageren.
In afwachting daarvan wordt onderzocht op welke wijze de chatinstructie aanpassing vergt. In deze tussenfase

worden de chatberichten van de leden van het kabinet bewaard ten behoeve van veiligstelling en archivering en
worden er dus geen chatberichten verwijderd. Met uitzondering van partij-politieke en privé-berichten, die vallen
immers niet onder de reikwijdte van de Archiefwet zoals de Inspectie zelf ook concludeert (paragraaf 2.4.7, p.13)

Uitgangspunten
e

Beperk het gebruik van SMS en berichtenapps.

e

Scheid privé, partij politieke en zakelijke communicatie.
Maak bij voorkeur gebruik van een zakelijke telefoon én een privé-telefoon

e

Zorg ervoor dat ‘automatisch verwijderen van berichten’ uitgezet is.

e

Verwijder geen berichten van de eigen telefoon totdat het beleid rond sms en chatberichten
is aangepast (Nb: partijcorrespondentie en privé-berichten mogen desgewenst wel worden verwijderd)

«

Maak binnen de organisatie afspraken (en leg die vast) met welke frequentie berichten worden
veiliggesteld en wie dit doet. Informatiespecialisten kunnen hier ondersteuning bij bieden.

Tijdelijke instructie (tot het beleid is aangescherpt)
Voor de tussenfase
is ten behoeve van de bewindspersonen een instructie gevraagd voor het gebruik, opslaan en

veilig stellen van de sms- en chatberichten voor de periode tot de nieuwe handreiking/instructie chatberichten is
vastgesteld. Gedurende deze periode worden sms- en chatberichten niet verwijderd.
Deze instructie beschrijft hoe de functie “automatisch verwijderen” correct kan worden ingesteld op de mobiele

telefoon.

Correcte instelling voor “"Automatisch verwijderen

-

uit”

Het uitzetten van de functie automatisch in Whatsapp en Signal verwijderen gaat als volgt:

Bij’ Whatsapp:
.

.

.

.

.

.

Open de app Whatsapp
Ga naar“instellingen” [Rechtsonder]
Ga naar Accounts

Ga naar Privacy
Zoek naar “Berichten met vervaldatum”
Zet de optie Standaardtimer voor berichten op ‘UIT

Bij Signal:
.

.

.

.

.

.

Opende app Signal
Klik op je eigen foto [Linksboven]
Ga naar“instellingen”
Ga naar “Privacy”
Zoek naar “Verlopende berichten”
Zetde optie “Standaard-tijdspanne voor toekomstige

(af=tsTola(=1 (<Talo] oll ¥ J i Jd

0002

Chatberichtenarchivering
voor ondersteuners

Instructie voor opslaan van sms en chatberichten
Deze instructie beschrijft hoe sms- en chatberichten kunnen worden opgeslagen.
Het opslaan van chatberichten (inclusief meta-data) via de export van Whatsapp gaat als volgt:

Wise
ole ll = elo]gelVie lol al{OSH {| Ha lela
l=) I

Whatsapp Export voor Android (Samsung):
.

Opende app WhatsApp.

BO]

le]

ollaT=)dler=1 0] 0) = [a H{ © p Fo iT
0]gl al=t loft
=o] =) la F= {MURA [W(=D'q
To | i =] ¢ = s Wal=F= (C1

SN

0

.

A

.

mail. Doe dit door op de naam van de

(slo]gie=Neiuol=li=lolo]a Mu=Mul

fi

Sa efoVi=
ot = Ta Tn

=Telgests
To) = alo)oflactif ol (el (oe a= na WA0 We (=e |1)

SN

| le Jy TT=0 of» Ty AZo T=Yo [= Wo iN T3 AVe L=Te [=To WAVES
Ta na l=To
18
waardoor bijlagen inde chat wel/niet worden

Tik op het Email

¢ =1q8

a l=l eT ol a [=Igna Moto le [=i o = F=1
1 1 MV
TaNG =)

persoon.

Tik op Meer > Tik op Chat exporteren.

a

.

Het chatgesprek wordt omgezet naar een zipo=ti
iz ale =Ta BA e= Fe full] g We (= oT | = To [<=
Ta We [SIRE
t= || II AY] o)

A=
a BURT Te [<1 Bg FT Ve |
van een centraal email postbus.

1&0]o Jl = qo lo] mu ={=] gel a= | i=l fo] a=
= [ile o (=Y i 1n Wln=
instellingenscherm.
1 SleTo IV o[<Ta Mug t=Ta
t= a1) olan We [SM UTI[SIWIESST=N
( [= MR ito) do ISS
video's en documenten mee te sturen. Wilt u dat

niet, tik dan op Zonder media.

icoontje

lel gl]
9.

Open het gesprek dat u wilt exporteren naar uw

contactpersoon te tikken.

Vici [fefe[=F u=] [a
.

|

8

mail. Doe dit door op de naam van de

puntjes.
.

1 1

CY Ns] 0
ilo] a=]wl = 1 0] 0] [=Ta li @]g = ii

oll allo[<iR=To]olf)

.

<l0d Maldit=Ta [gl=1S

Tik op E-mail.
Het chatgesprek wordt omgezet naar een zipbestand en staat in de bijlage van de e-mail. Typ
achter 'Aan' uw eigen mailadres of het adres van
een

Verstuur de mail zoals u gewend bent.

9;

IOR(E- MaF-F=
1 @lU A= [=]gl=T an F=1| B=]aa To} Tal [o= Te a [=X el de lanl
=} a

centraal email postbus.

Verstuur de mail zoals u gewend bent.

10.Ga naar uw eigen email en download de foto met

Selg==lal
lol (S))

11.Sla de foto op in een beveiligde/beheerde applicatie
van de organisatie bv. het Document Management

$8

Sells
ae €S)

= We [=H ie dello nll lg W=llaM ol =iVi= 1 [Te fe[=dol=lp
[=(=Tne Shel)
I (ets Rull=)
organisatie bv. het Document Management

van de

Systeem:.

Systeem.
Het opslaan van SMS en Signal chatberichten (exclusief meta-data) via de screenshot van mobiele telefoons

gaat als volgt:

Slog =l=lal alo] h"eTe)gh ISH =Ts BST Te Ta t=] ¥/oe]a=1 I [=H = [Si fale g ISH
0]Ne [H=Teslic Miso) =e p=
©) o1=]gla [Wel g =] dele] g\A atc 1H I=
BN

.

.

Maak screenshots van de sms- of chatberichten.
Ga op de mobiele telefoon naar de app waarin foto's worden opgeslagen
lair elo [=Rile} role}if Hojo
d-hVi= Talo [R{elg=I=
al a old (=)

=

V(t
U6] ga [= fe ule =) AVA = Ha [== LC NL CCR [NEETp al het= Te [=Ta = an t= 11=To I =Xole)ila [= t=Te [= tsVa=Tn =T=Tel=
gl d= Fo | =Tn
a b= ololsi
do U SSS
a [hul=Yel
= [o]o), le) al Wel=l [H=Tnnt=T| Holoksid
[hh
ile]
AUT
(SHU
Boy] [oF={a ls
fol
g=T=T l=! plo)e
TI VAR 0 11
i
alu =|
eH [8
BO

NS]

= Wa (= fe] {ole ll

a Mn 1=AVA=T] [fafa <Vllal=] al=T= gla (R= Tos] I[ef= Ru

W=1=]

[a He [Hel do = allot:
[<a )Vasl a=)alDloTel8
[nal =la idl ii I= Tal=To lpn cll doa AS = lea

=A\VE=

0002

Ministerie van Financién

SG-Cluster
TER BESPREKING

Directie Bedrijfsvoering

Aan

de leden van de Bestuursraad

Persoonsgegevens

N ota

Archiveren SMS en chatberichten

Datum

24 juni 2022
Notanummer

2022-0000153254

Aanleiding
In de Tweede kamer zijn op 16 mei jl. vragen gesteld

over

het gebruik van sms-

berichten en het verwijderen daarvan door de minister-president. De manier

Bijlagen
geen

waarop de MP omgaat met zijn sms-berichten, lijkt op de werkwijze uit de

beleidslijn ‘Bewaren appberichten’ zoals ook de bewindspersonen (hierna: bwp)
bij FIN wordt geadviseerd. Tijdens het plenaire debat in de Tweede Kamer van
19 mei bleek de werkwijze van de MP bepaald niet onomstreden. Op 14 juni jl.
heeft de Tweede Kamercommissie voor binnenlandse zaken een rondetafel-

bijeenkomst gehouden over de vraag of de beleidslijn en uitwerking ervan in de
RDDI-handreiking ‘Bewaren appberichten’ stroken met de Archiefwet en de Woo.
Het voorgaande toont aan dat dit onderwerp in het brandpunt van de (politieke)
belangstelling staat. Om die reden wordt in deze nota ingegaan op vraag hoe de
beleidslijn bij FIN is geimplementeerd en hoe hier feitelijk uitvoering aan wordt
gegeven. Deze nota bevat tevens een advies over de vervolgstappen.

fg aster
-

-

Hak

PIOO
BOA

oe

Kern
+

e

»

In maart-mei 2020 is de beleidslijn ‘Bewaren chatberichten’ door de BR

vastgesteld. De beleidslijn is van toepassing op alle ambtenaren van het
departement en op de bewindspersonen. De beleidslijn is, voor het
beleidsdepartement voorzien van werkinstructies en FAQ's, gecommuniceerd
op het Rijksportaal en via alle directeuren.
De minister is op 11 april jl. in de bwp-staf geinformeerd over het gebruik van
privémiddelen voor zakelijke correspondentie in relatie tot openbaarheid en
archivering. Ter voorbereiding is de nota over ‘archivering van chatberichten’
gedeeld met alle deelnemers van de bwp-staf.
In Digidoc zijn bij controle slechts enkele chatberichten aangetroffent.
Medewerkers zijn sinds maart 2020 niet op grote schaal overgegaan tot het
archiveren van conversaties. Dit is niet op voorhand als onjuist te betitelen,
maar roept
indachtig de recente politieke discussie vragen op over: a. de
naleving van de beleidslijn en b. over de volledigheid en betrouwbaarheid van
—

-

het archief van FIN kernministerie.

!

Kanttekening: deze berichten zijn moeilijk te vinden, omdat ze niet als een aparte
informatiecategorie opgenomen worden, maar als een e-mail, plaatje, pdf of een csv
bestand.

Pagina 1 van 4

0002

«

Naar aanleiding van de discussie in de Tweede kamer over het sms-gebruik
van

de minister-president onderzoekt de Inspectie Overheidsinformatie en

Erfgoed of AZ in strijd met de Archiefwet heeft gehandeld. De uitkomst van
interdepartementale beleidslijn leiden.
Dit zal naar verwachting einde van het jaar zijn.
Interdepartementaal is door Rijksprogramma Duurzame Digitale
Informatiehuishouding (RDDI) in maart
jl. ten aanzien van de implementatie
van de beleidslijn geconcludeerd dat een specifiekere invulling van het beleid
met een centrale aanpak wenselijk is. Dit is nog niet geconcretiseerd.
De Tweede Kamer deed in het debat van 19 mei jl. een duidelijke oproep om
te komen tot een uniforme werkwijze (aangenomen motie van het lid motie
Ellian (VVD), Kamerstukken II 2021/22, 35 925 III, nr. 24), maar drong nog
niet aan op het wekelijks uitlezen en veiligstellen van telefoons (verworpen
motie van het lid Dassen (Volt), Kamerstukken II 2021/22, 35 925 III, nr.
22). Om die reden adviseren wij u om niet al te ferm voor de troepen uit te
willen lopen.
Tegelijkertijd blijkt duidelijk uit het debat van 19 mei jl. dat de persoonlijke
selectie van te archiveren en te verwijderen berichten de politieke en
ambtelijke top kwetsbaar maakt. Om die reden kunnen wij ons voorstellen dat
Financién op dit vlak wel een stap wil zetten. Hiervoor zijn wij te rade gegaan
bij andere departementen (SZW, BZK, VWS). Een deel van de
bewindspersonen of BR-leden kiest voor het op basis van vrijwilligheid
laten uitlezen van een telefoon en het veiligstellen van berichten door de
organisatie. Die veiliggestelde berichten kunnen op een later moment door de
bewindspersoon of door het BR lid zelf worden doorzocht. Op basis van
vrijwilligheid kan ambtelijk FIN dat voor hen doen.
Voor de Parlementaire Enquéte Fraudebeleid en Dienstverlening (PEFD) is
recentelijk gestart met een pilot voor het ondersteunen van de verzameling
van chatberichten bij bwp en BR. Dit kan voor sms- en WhatsAppberichten op
iPhones? door een back-up van de berichten te maken op een laptop. Waarbij
berichten alleen worden veiliggesteld, selectie en archivering zijn nu nog
buiten scope. De berichten zijn zo beschikbaar voor informatieverzoeken. De
werkwijze wordt door de eenheid Informatisering en BOA tijdens het
zomerreces verder uitgewerkt. De procedure moet voldoen aan de vereisten
van uit AVG en BIO. Voor het raadplegen en het mogen leveren van de
berichten van BR-leden ten behoeve van bijvoorbeeld een Parlementaire
Enquéte geschiedt middels de procedure Raadplegen digitaal berichtenverkeer
uit het personeelsreglement.
het onderzoek kan tot aanpassing van

e

e

e

—

«

2

-

Voor andere apps of besturingssystemen is dit mogelijk middels apps op de telefoon zelf.

Pagina 2 van 4

0002

Advies

Gegeven dat de beleidslijn nog gaat worden aangepast (a.g.v. de discussie in de
TK), zal dat impact gaan hebben op de nog in te voeren nieuwe werkwijze. De
bestuursraad wordt derhalve geadviseerd:
pas over te gaan tot aanpassing van de werkwijze bij FIN als de beleidslijn
in interdepartementale context is aangepast. De huidige werkwijze
e

derhalve voorlopig te handhaven, aangevuld met enkele maatregelen die
nu

ook al door enkele andere departementen worden gehanteerd:

o

o

Het op basis van vrijwilligheid periodiek veiligstellen van sms- en
chatberichten van de bwp door de eenheid Informatisering.
De BR-leden worden in staat gesteld vrijwillig van dezelfde
dienstverlening gebruik maken en hun berichten veilig te laten

stellen.

Managers en medewerkers van Financién worden nogmaals geinformeerd over het

gebruik van berichtenapps en de archivering ervan, middels communicatie op het
Rijksportaal en in de roadshow Informatiebeheer (zie nota BEDR 155226 gebruik
email en persoonlijke schijven).
Toelichting
De Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft op 20 maart 2019
geoordeeld dat sms- en WhatsApp-berichten vallen onder de reikwijdte van de
Wob (na 1 mei 2022: Woo). Op 3 juli 2019 is in het SG-overleg aanvullend beleid
vastgesteld voor het gebruik van berichtenapps en het bewaren van chatberichten
binnen het Rijk. Dit beleid omvat de volgende drie speerpunten:
1.

berichtenapps voor formeel zakelijke communicatie wordt
mogelijk beperkt;
Het gebruik van berichtenapps voor bestuurlijke aangelegenheden wordt
ontraden;
Het berichtenverkeer dat toch plaatsvindt, wordt periodiek geschift. Te
archiveren berichten worden handmatig geéxporteerd en veiliggesteld, tenzij
deze al op een andere wijze zijn vastgelegd en gearchiveerd, bijvoorbeeld in
een e-mail, nota of in een verslag. Niet archiefwaardige berichten worden
verwijderd. Als berichten niet worden geschift, vastgelegd of gearchiveerd,
mogen berichten, zonder overduidelijk privékarakter, in ieder geval niet
worden verwijderd.
Het gebruik van

zoveel
2.

3.

Discussie over de beleidslijn in het publieke domein en TK

De discussie spitst zich toe op enerzijds de smalle definitie van te archiveren
berichten, namelijk alleen de berichten over bestuurlijke besluitvorming. Een term
die de Archiefwet niet kent. Vanuit de Archiefwet geldt dat alle vastgelegde
zakelijke informatie gearchiveerd moet worden.
Anderzijds zijn er vragen over de rechtmatigheid van het ongecontroleerd
verwijderen van berichten. De Archiefwet staat vernietigen van zakelijke

informatie slechts toe mits dit informatietype in een selectielijst staat. De Woo
verbiedt verwijdering, zolang er een informatieverzoek loopt.
Zelfs al is de verwijdering

van

berichten door bwp rechtmatig,

bijvoorbeeld omdat

het geen zakelijke informatie is, dan nog kan het de schijn hebben van
achterhouden van informatie.
\

Pagina 3 van 4

0002

Invulling beleidslijn bij andere departementen
Bij andere departementen (o0.a. SZW, BZK, VWS) worden berichten van BR-leden
en bewindspersonen al actief veiliggesteld en gearchiveerd.
Bij VWS worden in het kader van de archivering van de Covid-19 pandemie
relevante chatberichten van ongeveer 120 sleutelfiguren maandelijks opgehaald
en gearchiveerd. Dit is een dagtaak voor één ondersteunend medewerker.
Advies t.a.v. gebruik
«

«

«

Zie af van het gebruik van berichtenapps om

bestuurlijke
aangelegenheden te bespreken: “App met beleid, niet over beleid”;
Gebruik je privételefoon niet voor zakelijke communicatie, als je dat wel
doet bij gebruik van 1 telefoon, gebruik dan verschillende apps voor privé
en voor zakelijk gebruik;
Gebruik geen timers of andere opties die berichten na een periode
automatisch verwijderen (na veiligstellen en archivering kunnen
desgewenst alle berichten worden verwijderd op de telefoon);

Informatie die niet openbaar gemaakt kan worden
Niet van toepassing.

Pagina 4 van 4

0002

Ministerie van Financién

SG Cluster
TER ADVISERING

Directie Bedrijfsvoering

Aan

de minister

de staatssecretaris van Financién
de staatssecretaris van Financién

N ofa

-

-

Fiscaliteit en Belastingdienst

Toeslagen en Douane

i.

Persoonsgegevens

Datum

.

Veiligstellen chatberichten en SMS

12 december 2022

Notanummer
2022-0000318327

Bijlagen
BEDR 243074

Aanleiding
In de bijgevoegde nota BEDR 243074 bent u

geinformeerd over de noodzaak om

chatberichten periodiek veilig te stellen en de mogelijkheid om dit middels een

periodieke export van berichten te laten uitvoeren. Bij FIN is voorgesteld dit te
doen door de chatberichten te exporteren, waarbij de telefoon even uit handen
gegeven wordt. In recent interdepartementaal overleg heeft BZK aangegeven dat
er nog een tweede manier is om berichten veilig te stellen. Om die reden leggen

wij u (allen) deze twee mogelijkheden voor.
Advies
U wordt gevraagd aan te geven of u gebruik wilt maken van veiligstellen van

chatberichten middels:
1.

@)

Periodieke export of
Automatische opslag van een back-up in de iCloud,
minste 1 medewerker van het ministerie

toegang toe heeft.

uzelf ten

waprp-gv.
TEER,|eveneens

(bijvoorbee d

—

Kernpunten
¢

24 071.23
/,
:

are 8 En
-

Shag ry

Werkbaar alternatief. Naast de mogelijkheid van periodieke export is het

P-gv.

tijdelijk ook mogelijk
om chat- en smsberichten veilig te stellen als
automatische back-up in de iCloud. Dit is toegestaan vanuit BZK onder
voorwaarde dat een ambtenaar, bijvoorbeeld de politiek adviseur,

e

20
-

toegang heeft tot deze back-up. Zo berusten de berichten niet alleen bij
u, maar ook onder (een vertegenwoordiger van) de organisatie.
Tijdelijk. De bestaande beleidslijnen rondom het archiveren van berichten
zullen in de toekomst nog aangepast gaan worden. Wanneer het beleid
opnieuw is vastgesteld kan niet meer volstaan worden met veiligstellen in
de iCloud. De aldaar tijdelijk veiliggestelde berichten moeten daarna
worden gearchiveerd; uiteraard voor zover deze berichten o.b.v. de
aangepaste beleidslijn zijn aan te merken als archiefwaardig. Voor nieuwe
berichten geldt daarna hetzelfde.

e

e

Wij herhalen om die reden dat het aanbeveling verdient om terughoudend
gebruik te maken van berichtenapps.
Vrijstelling. Zeker is dat privéberichten vrijgesteld zijn van veiligstellen
(en archivering). Partijpolitieke conversaties zijn ook een uitzondering,
maar moeilijker om eenduidig te identificeren.

Pagina 1 van 3

0003

Toelichting
iCloud: Alternatief voor het uitlezen of exporteren van chatberichten
Zoals u heeft kunnen lezen in de nota BEDR 243074 geldt dat berichten

veiliggesteld moeten worden tot er een aangepaste beleidslijn voor het archiveren
van chatberichten is. Dit volgt uit een toezegging van de MP aan de Tweede
Kamer. Door BZK is hieraan de voorwaarde verbonden dat de berichten uit het

persoonlijke domein van de bewindspersoon zijn gehaald en onder het beheer van
ministerie zijn geplaatst.
Vanuit BZK is inmiddels aangegeven dat ook gebruik gemaakt mag worden van
de mogelijkheid om sms- en chatberichten automatisch naar een

back-up in de

iCloud weg te schrijven, mits een ambtenaar van het ministerie toegang tot de

back-up heeft. Dit is tijdelijke oplossing tot vanuit BZK nadere instructies
beschikbaar zijn. Indien u van deze optie gebruik wilt maken, dan kan dat mits
bijvoorbeeld uw politiek adviseur toegang krijgt tot de back-up. Om automatische
back-up mogelijk te maken moeten de instellingen van de telefoon aangepast
worden. Hiervoor kan de VIP ondersteuning ingezet worden.
Overheidsinformatie: berichten die de onder Archiefwet vallen
Naar verwachting zal het adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding

het door BZK gevraagde advies op donderdag 19 januari 2023 uitbrengen, de
verwachting is dat BZK snel daarna met de aangepaste beleidslijn en
werkinstructies voor de archivering van berichtenverkeer komt. Waarover u te

zijne tijd geinformeerd wordt.
Bij beide methodieken van veiligstellen geldt dat er vooralsnog geen berichten
verwijderd mogen worden, behalve privé of partijpolitieke berichtenverkeer,
omdat die niet onder de Archiefwet vallen. Hieronder volgen generieke
uitgangspunten voor het archiveren, die mogelijk nog worden verbijzonderd in de
geactualiseerde beleidslijn. Naar onze mening is dat laatste onontkoombaar.
Voorop blijft staan dat terughoudend gebruik gemaakt moet worden van
berichtenapps.

Overheidsorganen archiveren met als doel de reconstructie van
overheidshandelen mogelijk te maken. Voor dit doel is de archivering belangrijk
van berichten die betrekking hebben op de inhoud en de uitvoering van beleid en
regelgeving van FIN en de besluitvorming daarover.
Praktische invulling
Concreet betekent dit dat al het berichtenverkeer over, de uitvoering van en

besluitvorming over, beleid en regelgeving van FIN valt onder de noemer
overheidsinformatie en moet als zodanig gearchiveerd worden. Het gaat dan
concreet om:
il

a)
b)
c)
d)

berichtenverkeer met ambtenaren;
berichtenverkeer met andere bewindspersonen;
berichtenverkeer

0)

voorliggende beleidsvoorstellen; ’
met[ P-gv. pverzoals
berichtenverkeer met
externen,

bedrijven en andere overheden.

burgers, belangenorganisaties,

A

Wr
Pagina 2 van 3

0003

Uitgesloten van archivering zijn:
e) het berichtenverkeer met de eigen politieke partijgenoten,- organen;
f) het berichtenverkeer over privé aangelegenheden met familie, vrienden,
maar ook

met ambtenaren of externe contacten.

Bij de inventarisatie voorafgaand aan het ophalen van het berichtenverkeer zal u

gevraagd worden welke contacten per definitie onder categorie e en f vallen. Deze
kunnen op voorhand van veiligstellen en archivering uitgesloten worden en mogen
van

de telefoon verwijderd worden.

Het berichtenverkeer (categorie a t/m d) dat uiteindelijk veiliggesteld

is, wordt
volgens de archiveringscriteria uit de aangepaste beleidslijn. Dit
gebeurt door archiefmedewerkers op het moment van daadwerkelijke archivering.
nog geschoond

Eventueel gebruik privé telefoon

Uitgangspunt is dat de zakelijke telefoon gebruikt wordt voor het zakelijke
berichtenverkeer. Als een bewindspersoon ervoor kiest hiervoor een privételefoon
te gebruiken dan ontslaat dit de bewindspersoon niet van de verantwoordelijkheid
om deze berichten te archiveren. De bewindspersoon moet zelf aangeven dat
dergelijke berichten er zijn. Bij de archivering kan ondersteuning geboden
worden.
Eenheid van kabinetsbeleid

Sommige departementen gebruiken de eenheid van kabinetsbeleid als argument
om berichtenverkeer tussen bewindspersonen niet openbaar te maken onder de
Woo. Dit is echter geen belemmering om dergelijke berichten veilig te stellen of te
archiveren.

Archiveren betekent niet dat deze informatie per definitie openbaar wordt.
Berichten worden voor openbaar maken altijd beoordeeld op relevantie en of er
wettelijke uitzonderingsgronden van toepassing zijn.

Politiek/bestuurlijke context
Naar aanleiding van een publicatie en debat in de Tweede Kamer op 19 mei jl.
over de archivering en verwijdering van chatberichten van de minister president
archive
heeft de Inspectie OE een onderzoek
ingesteld naar de
chatberichten bij AZ. Het rapport hierover is op 3 oktober
jl. gepubliceerd.
1

EE

Informatie die niet openbaar gemaakt kan worden
Niet van toepassing.

Pagina 3 van 3

0003

Sven ssp ro bo ef
Persoonsgegevens

gril

no

fer

ves nr

Aopfodtoly of : A

TER BESLISSING
Aan

2

Ministerie van Financién

de minister

bs

SG-Cluster
Directie Digitalisering &

Informatisering

Persoonsgegevens

N ota

Beantwoording vragen leden Van Hijum en Omtzigt
(beiden NSC) over chatarchivering

Datum

25 januari 2024
Notanummer
2024-0000048234

Bijlagen
1.
Aanbiedingsbrief
Antwoorden

al

Aanleiding
Op 13 oktober 2023 is antwoord gegeven op vragen van de vaste commissie voor
Financién over chatarchivering en het archief voor de hotspot covid-19 bij
Financién®. Op 2 januari jl. hebben de leden van Hijum en Omtzigt hier
aanvullende vragen over gesteld.

Lilo

BEDR 117790
BEDR

243074

BEDR 318327

Beslispunten
»

e

Bent u akkoord met het versturen van de bijgaande beantwoording

(bijlage 2)? Als u akkoord bent dan verzoek ik u de aanbiedingsbrief
(bijlage 1) te ondertekenen.
Graag uw akkoord voor het openbaar maken van de nu voorliggende nota
en 3 eerdere nota’s (bijlagen 3, 4 en 5) aangaande chatarchivering,
conform de beleidslijn Actieve openbaarmaking nota’s.

Kernpunten
e

De vragen gaan over de archivering van chatberichten door politieke en

ambtelijke top in het algemeen en voor de hotspot Covid-19 in het
e

«

bijzonder.
Bewindspersonen en ambtelijke leiding zijn sinds mei 2020 meerdere
keren geinformeerd dat zakelijk berichten verkeer onder reikwijdte van
Woo en Archiefwet 1995 vallen. De instructies hiervoor zijn meerdere
keren aangescherpt.
Het periodiek ophalen van chatberichten is voorzien, maar de uitrol is
vertraagd. Naar verwachting is eind Q1/Begin Q2 2024 de eerste ronde
afgerond, waarbij ook de chatberichten uit de periode van de Hotspot
Covid-19 meegenomen wordt.

e

e¢

e

I

Op 4 januari jl. zijn de berichten op de telefoon van mw. Kaag
veiliggesteld, met terugwerkende kracht tot 1/1/2020.
Van het vorige kabinet zijn alleen de chatberichten van de staatssecretaris
voor Toeslagen en Douane veiliggesteld.
Binnen de ambtelijke leiding zijn sinds maart 2020 (aanvang hotspot
Covid-19 bij FIN) op niveaus van (plaatsvervangend) DG's 11 personele

Kamerstuk 25295-2108 Lijst van vragen en antwoorden over het afbakeningsdocument van het

ministerie van Financién met het overzicht van beschikbare informatie over de hotspot Covid-19

Pagina 1 van 2

0004

wisselingen geweest. Zes functionarissen zijn nog werkzaam bij Financién,
hiervan worden de chatberichten alsnog veiliggesteld. Vijf functionarissen

+

zijn niet meer werkzaam bij Financién. Daarvan zijn geen chatberichten
veiliggesteld. Met hen wordt contact gelegd hierover om te inventariseren
in hoeverre berichten alsnog kunnen worden veiliggesteld.
De beantwoording van de Kamervragen is afgestemd met de BZK/CIO
RIJK voor wat betreft de rijksbrede maatregelen en met BuZa voor wat
betreft het veiligstellen van chatberichten van mw. Kaag als minister van
BuZa.

Toelichting
FIN volgt het rijksbrede beleid ten aanzien van archivering van
chatberichten van bewindspersonen.
«

e

In 2022 is al

begonnen met het uitwerken van maatregelen om

chatberichten 2-maandelijks op te halen bij bewindspersonen en

ambtelijke leiding. Het opzetten vergde meer doorlooptijd dan vooraf
ingeschat vanwege enerzijds de stand van de techniek en anderzijds het
uitwerken van privacy- en beveiligingseisen. Hier was binnen het rijk nog
weinig ervaring mee en een aantal randvoorwaarden zijn, ook nu nog niet
ingevuld, zoals een advies over bewaartermijnen (model selectielijst) of
het schonen (opknippen van conversaties). In de tussentijd is steeds
aangegeven dat zakelijke chatberichten niet verwijderd mogen worden.
«

Inmiddels kan de directie D&I starten met het ophalen van chatberichten.
Verwacht wordt dat eind Q1/Begin Q2 2024 de eerste ronde klaar is.

Daarbij worden met terugwerkende kracht tot 1 januari 2020, of datum
aantreden c.g. in dienst treden, chatberichten veiliggesteld. Periodiek

4

wordt met alle betrokkenen afspraken ingepland om de aanwas van

3

berichten veilig te stellen.
e

De ondersteuning

beperkt zich tot Whatsapp-, SMS- en iMessage

berichten. Conversaties in andere apps, zoals Signal, kunnen niet

geéxporteerd worden. Het gebruik hiervan wordt daarom vooralsnog
afgeraden.
Communicatie

Woordvoering is meegenomen in de afstemming van de antwoorden.

Politiek/bestuurlijke context
Naar aanleiding van diverse adviezen over de archivering en verwijdering van

chatberichten door de minister-president hebben de departementen en

bewindspersonen instructie ontvangen over chatarchivering om voortijdige
vernietiging van zakelijk berichtenverkeer te voorkomen.
In het begrotingsdebat AZ op 18 januari jl. zijn door NSC ook vragen gesteld over
chatarchivering van de MP.
Informatie die niet openbaar gemaakt kan worden
Niet van toepassing.

Pagina 2 van 2

0004