Eindrapportage

Organisatorische vertaling
Verordening & Richtlijn
gegevensbescherming

Datum
27 maart 2017

Opdrachtgever
Autoriteit Persoonsgegevens

Contact
Ido Smits/Moritz Knapp

Referentie
GA40/eindrapportage.docx

Managementsamenvatting

Introductie en vraagstelling
Op 25 mei 2018 moeten de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Richtlijn voor
gegevensverwerkingen voor politiële en justitiële doeleinden geïmplementeerd zijn. Dit
betekent grote veranderingen voor de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
De AP heeft AEF daarom gevraagd:
Welke capaciteit en welk budget heeft de AP nodig in mei 2018 (en verder) en wat zijn de
transitiekosten?
Wijzigingen
De grootste wijzigingen zijn in detail in hoofdstuk 2 beschreven. Wat met name opvalt is dat
de oude en nieuwe situatie nauwelijks te vergelijken zijn. Zo zal de AP duidelijk meer en op
een andere manier klachten moeten behandelen dan nu. Ook is er sprake van uitgebreide
Europese samenwerking. Last but not least zal de AP naast het klassieke ambtshalve
onderzoek ook surveillance en systeemtoezicht toepassen. Dit heeft allemaal grote
consequenties voor werkwijzen en volumes van de AP.
Aannames zaakstromen (volumes)
Voor de capaciteitsberekening gaan wij uit van de volgende zaakstromen:
Scenario
“laag”

Scenario
“midden”

Scenario
“hoog”

Voorlichtings-/adviesaanvragen
(telefonisch)

8.000

10.000

12.000

Klachten Nederland

8.000

9.000

12.000

Waarvan telefonisch

3.000

3.000

4.000

Waarvan schriftelijk

5.000

6.000

8.000

Klachten EU

50

100

500

Ambtshalve geïnitieerd toezicht NL

35

45

50

Ambtshalve geïnitieerd toezicht EU

5

8

10

6.000

8.000

10.000

Meldingen datalekken

GA40

3

Kosten (structureel)
Benodigde capaciteit (fte)

Scenario “laag” Scenario
"midden"

Scenario “hoog”

Voorlichting & advisering (telefonisch)

5,0

6,0

7,0

Voorafgaande raadpleging

5,9

6,4

6,9

Systeemtoezicht

20,0

25,0

30,0

Datalekken

5,8

7,7

9,7

Klachten Nederland

31,1

37,3

49,4

Klachten EU

0,4

0,9

4,6

Ambtshalve onderzoeken NL

14,5

18,6

20,7

Ambtshalve geïnitieerd toezicht EU

2,5

2,5

5,0

Internationaal

13,4

15,5

19,1

Strategie & beleid

2,0

2,0

3,0

Staftaken juridisch

3,7

4,7

4,7

Sanctionering

9,9

12,8

16,1

Bezwaar

24,0

30,4

34,9

Beroep

14,9

18,1

23,9

Wetgevingsadvisering

2,0

2,0

2,0

Communicatie intern

2,9

2,9

2,9

Communicatie extern

8,5

9,5

9,7

Bedrijfsvoering

16,0

17,0

18,0

College/directie

3,0

3,0

3,0

185,3

222,4

270,7

Inschatting kosten personeel (ex.
overhead)

€ 16,2 mln

€ 19,5 mln

€ 23,8 mln

Inschatting kosten personeel (incl.
overhead

€ 19,6 mln

€ 23,7 mln

€ 29,4 mln

Totaal

NB kosten medeafhankelijk van keuze organisatiemodel

GA40

4

Inhoud
Managementsamenvatting

3

1 Inleiding

6

1.1
1.2
1.3

Verordening & Richtlijn ....................................................................................................... 6
Vraagstelling ....................................................................................................................... 7
Aanpak................................................................................................................................. 7

2 De belangrijkste wijzigingen
2.1
2.2
2.3

Algemeen........................................................................................................................... 10
Vervallen taken ................................................................................................................. 12
Nieuwe/gewijzigde taken ................................................................................................. 12

3 Werkstromen
3.1
3.2
3.3
3.4

20

Toelichting werkstromen ................................................................................................. 20
Aantallen ........................................................................................................................... 20
Afhandeling zaakstromen................................................................................................. 25
Bezwaar/beroep................................................................................................................ 28

4 Overzicht benodigde formatie (structureel)
4.1
4.2
4.3

10

31

Benodigde formatie (structureel) ..................................................................................... 31
Overige structurele kosten ............................................................................................... 36
Monitoringsafspraken ....................................................................................................... 36

Bijlage 1: Berekening werkstromen

40

Bijlage 2: Lijst gesprekspartners

48

Bijlage 3: Tabel wijzigingen AVG/Richtlijn

49

Bijlage 4: Appellabele besluiten

56

Bijlage 5: Huidige bezetting

60

GA40

5

1 Inleiding

1.1 Verordening & Richtlijn
In april 2016 heeft het Europese Parlement ingestemd met de nieuwe EU-verordening
"Algemene Verordening Gegevensbescherming" (AVG), die de huidige Europese
privacyrichtlijn (95/46/EG) vervangt. Dit betekent dat de verordening binnen twee jaar (tot 25
mei 2018) in de lidstaten geïmplementeerd dient te zijn. Ook is de nieuwe Richtlijn over
gegevensverwerking voor politiële en justitiële doeleinden (richtlijn gegevensbescherming
opsporing en vervolging) tot stand gekomen, die tot mei 2018 omgezet dient te zijn in
nationaal recht.
De wijzigingen die de nieuwe Verordening en Richtlijn op het gebied van gegevensbescherming voorzien zijn groot. De huidige richtlijn gegevensbescherming (Richtlijn
95/46/EG) wordt dan ook niet aangevuld, maar ingetrokken. Met de nieuwe Europese
regelgeving verandert ook de rol van de nationale toezichthouder. Zo krijgt de toezichthouder
andere taken en bevoegdheden, de opdracht om met de Europese collega-toezichthouders
nauw samen te werken en de voorzitter wordt ambtshalve lid van de European Data
Protection Board (EDPB).
In Nederland is de voor gegevensbescherming aangewezen nationale toezichthouder de
Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en valt budgettair onder het ministerie van Veiligheid en
Justitie (VenJ), Directoraat-Generaal Rechtspleging en Rechtshandhaving (DGRR). In een
interne analyse (zomer 2016) heeft de AP de belangrijkste wijzigingen van Verordening en
Richtlijn in kaart gebracht (zie bijlage: tabel wijzigingen).
Uit deze analyse blijkt dat de impact van de wijzigingen van de taken en bevoegdheden en de
daaruit voortvloeiende processen groot zijn. Naast de blijvende bestaande taken komen er
nieuwe taken bij, vallen er bestaande taken weg en wijzigen er taken. Door nieuwe
verplichtingen kunnen volumes en werkwijzen als gevolg van de implementatie van de
Verordening en de Richtlijn sterk wijzigen. Dit is ingewikkeld in te schatten, omdat een
historie ontbreekt. Maar ook een kwantificering van de toekomstige verandering in volumes is
lastig in te schatten.
Om dat te kunnen doen is het nodig om zo goed mogelijk - ex ante! - de consequenties te
verkennen van de AVG en de Richtlijn op de benodigde capaciteit en daarmee het voor de
taakuitoefening benodigde budget. AP en het ministerie van VenJ hebben daarom hun
behoefte aan een externe en onafhankelijke analyse en validatie van de gevolgen van de AVG
en Richtlijn geuit.

GA40

6

1.2 Vraagstelling
De AP heeft AEF gevraagd om te helpen bij de organisatorische vertaling van de AVG en de
Richtlijn naar taken, capaciteit/formatie en werkprocessen van de eigen organisatie. De
resultaten van het onderzoek worden gebruikt voor de bespreking van budgetten met het
ministerie van VenJ. Hierbij dient rekening te worden gehouden met incidentele en
structurele kosten. De centrale onderzoeksvraag luidt:
Welke capaciteit en welk budget heeft de AP nodig in mei 2018 (en verder) en wat zijn de
transitiekosten?

1.3 Aanpak
Quick scan
Om de wijzigingen zo snel mogelijk in kaart te brengen hebben wij eerst een quick scan
uitgevoerd. In deze quick scan is onderzocht wat de belangrijkste wijzigingen zijn die
voortvloeien uit de Verordening en de Richtlijn en wat de verwachte impact is in termen van
lage/midden/hoge werkbelasting. Voor het in kaart brengen van de wijzigingen is onder
andere gebruik gemaakt van een interne analyse van de AP (zie bijlage: tabel wijzigingen).
Deze quickscan is zowel met AP als VenJ besproken en vormt een gezamenlijke basis voor het
verdere onderzoek.
Verdiepend onderzoek
Vervolgens is voor deze onderwerpen verdiepend onderzoek uitgevoerd, waarbij per taak
onderzocht is welke capaciteit er in de toekomst nodig zal zijn. Voor het in kaart brengen van
de benodigde capaciteit per taak was het noodzakelijk om te onderscheiden of de taak
inhoudelijk ongewijzigd is, wijzigt of nieuw is. Taken waarvan de inhoud en het volume niet
wijzigen, zijn één op één overgezet. Hetzelfde geldt voor taken met een minimale impact in
termen van inhoudelijke wijziging of volume. Het verdiepend onderzoek heeft zich vooral
toegespitst op de items met hoge impact en/of grote wijzigingen.
Uitgangspunt berekening en opbouw rapport
Gedurende het onderzoek is gebleken dat door de komst van de AVG en in mindere mate de
Richtlijn de taken en de inzet van bevoegdheden en de daaraan gekoppelde processen
ingrijpend veranderen ten opzichte van de huidige situatie. De impact van deze verandering is
dusdanig dat de bestaande processen niet passend zijn om de uit de AVG en de Richtlijn
voortvloeiende taken en bevoegdheden te dragen. Nieuwe processen en werkwijzen dienen
daarvoor te worden gedefinieerd. Het één op één overzetten van processen en de daaruit
voortkomende werklast is dan ook noch zinvol noch mogelijk. Er is daarom gekozen om
alleen het totaalplaatje van de organisatie weer te geven en geen is-wordt-overzicht in
termen van werklast.
Uitvoering verdiepend onderzoek
Door een p*q-benadering per taak zijn de werkprocessen, tijdsbesteding en de volumes in
kaart gebracht. Ook zijn per proces varianten in tijdsbesteding opgenomen: soms duurt een
procesvariant bijvoorbeeld bijzonder lang, soms bijzonder kort. Daarnaast zijn de
procentuele verhoudingen van de procesvarianten in kaart gebracht: hoeveel procent van
een proces valt in de categorie “zwaar”, hoeveel onder “midden” en hoeveel onder “licht”?
Met het inventariseren van zware, middelzware en lichte varianten van eenzelfde proces en
het bepalen van de verhoudingen kan recht gedaan worden aan verschillen in werklast
zonder dat er een artificieel gemiddelde gebruikt hoefde te worden.

GA40

7

De werklast en de consequenties van de wijzigingen zijn in kaart gebracht door gebruik te
maken van gegevens uit de computersystemen van de AP, gesprekken, werksessies en een
“reality check”.
De gesprekken zijn gevoerd met deskundigen van de AP, van het ministerie van VenJ en
externe deskundigen (zie bijlage: gesprekspartners). Dit diende vooral om een beter beeld te
krijgen van de consequenties van de wijzigingen, maar ook om tussentijdse bevindingen te
toetsen.
In de (Delphi-)werksessies hebben medewerkers van de AP processen beschreven en
inschattingen gegeven van de tijdsbesteding per proces(stap). Dit is een beproefde werkwijze
die al in veel onderzoeken is toegepast. Voor bestaande processen is dit makkelijker dan voor
nieuwe processen. Nieuwe processen moeten immers eerst ontwikkeld worden en voor
sommige processtappen is er niet veel referentiemateriaal beschikbaar. Daarom heeft AEF
voor nieuwe processen samen met deskundigen van de AP voorlopige1 processen beschreven
en waar mogelijk vergelijkbare processen van andere organisaties als referentie gebruikt. Op
basis daarvan konden de deskundigen inschattingen van tijdsbesteding geven. Deze
inschattingen zijn vervolgens door AEF getoetst en met andere bronnen vergeleken (reality
check). Uitgangspunt voor het beschrijven van de (voorlopige) processen was het behalen
van een zo groot mogelijke efficiëntie.
Voor de reality check is o.a. gebruikgemaakt van procesbeschrijvingen en gegevens uit andere
(vergelijkbare) organisaties, die als benchmark en als triangulatiemateriaal zijn gebruikt.
Hierbij is er vooral naar de Nationale Ombudsman (klachtafhandeling) en de Raad van State
(wetgevingsadvisering, efficiency in sanctieoplegging en bezwaar en beroep) gekeken. De AP
zelf heeft in haar inschatting ervaringen uit gesprekken met andere toezichthouders
verwerkt.
De opgehaalde informatie is verwerkt in een capaciteitsmodel. Voor sommige onderwerpen
moest met aannames gewerkt worden, bijvoorbeeld als het gaat om tijdsbesteding voor
nieuwe processen of toekomstige volumes. Deze aannames zijn in dit rapport geëxpliciteerd
en onderbouwd. Het capaciteitsmodel geeft de totale capaciteitsbehoefte als eindbeeld met
verschillende scenario’s weer. Het betreft daarbij nadrukkelijk een raming. De scenario’s zijn
gebaseerd op mogelijke – autonome – ontwikkelingen van volumegevoelige processen. Het
betreft dus geen “keuze”.

Deze voorlopige processen kunnen dus nog wijzigen, maar geven een eerste indicatie van
de te verrichten werkzaamheden.
1

GA40

8

Omdat de AP niet één keer tot de benodigde sterkte zal (en kan) groeien, hebben wij een
ingroeimodel ontwikkeld waarin een transitie van de huidige organisatie naar het eindbeeld
wordt beschreven. Dit is in een aparte transitienotitie meegenomen.
Tot slot zijn nog de incidentele transitiekosten berekend. Ook deze kosten zijn in de aparte
transitienotitie meegenomen.
Disclaimer & Monitoring
In het kader van kwaliteitszorg is met het vier-ogen-principe gewerkt en zijn alle
berekeningen intern gecontroleerd. Waar mogelijk zijn gegevens door benchmarks en
ervaringscijfers gevalideerd.
Er zitten een aantal belangrijke factoren in het model, die voor een groot deel de toekomstige
werklast van de AP bepalen: dit zijn met name de volumes (daarom is ook met scenario’s
gewerkt). Een deel van de volumes is op dit moment nog lastig in te schatten, vooral omdat zij
afhankelijk zijn van de buitenwereld (bijvoorbeeld aantal klachten, telefoontjes, e.d.) en deels
duidelijk anders zijn dan de huidige processen (zo is bijvoorbeeld de huidige manier van
klachtafhandeling niet te vergelijken met de toekomstige manier). Voor het inschatten van de
scenario’s is daarom conservatief gerekend.
Omdat het in sommige gevallen om grote aantallen gaat, is het cruciaal dat de
daadwerkelijke volumes en het daadwerkelijke capaciteitsbeslag goed worden gemonitord,
vooral in de transitiefase en in de eerste maanden en jaren na mei 2018. Hoe eerder en hoe
beter de daadwerkelijke tijdsbesteding en de daadwerkelijke volumes in kaart zijn gebracht,
des te eerder en des te beter kan op mogelijke wijzigingen in capaciteitsbehoefte worden
ingespeeld. Met dit rapport kan in ieder geval een eerste bandbreedte worden geschetst van
de verwachte kosten. In hoofdstuk 4 wordt geschetst hoe monitoringsafspraken vorm kunnen
worden gegeven.
Dit rapport betreft een inschatting van de kosten op basis van de taken en bevoegdheden die
uit de Verordening en Richtlijn voortkomen. De AP heeft naast een cijfermatige input geen
input gegeven gebaseerd op inhoudelijke strategische keuzes. Het ontwikkelen van een
missie, visie en strategie wordt in een vervolgfase opgepakt en zal (deels) gelijklopen aan de
inrichting en opbouw van de (nieuwe) organisatie.
De AP heeft een Raad van Advies. Deze raad is en wordt door de AP meegenomen in het
gehele proces van de implementatie van de Verordening en de Richtlijn en de consequenties
van deze transitie voor de organisatie.

GA40

9

2 De belangrijkste wijzigingen

2.1 Algemeen
Aanvullende taken buiten AVG en Richtlijn
Naast de Verordening en de Richtlijn zijn er nog andere bronnen van werklast, bijvoorbeeld
toezeggingen in de Kamer (o.a. gegevensuitwisseling in de zorg, meer systeemtoezicht), maar
ook de e-Privacy-Verordening, toezicht op het Europese Entry/Exit-systeem en de komst
Europol-Verordening per 1 mei 2017.
Niet van alle (mogelijke) bronnen van werklast zijn de effecten nu al duidelijk. Zo zijn de
e-Privacy-Verordening en de Verordening waarin een Europees Entry/Exit-systeem wordt
voorgesteld (en waarin het toezicht erop wordt geregeld), nog in concept en kunnen
veranderen. We hebben deze elementen daarom in dit rapport buiten beschouwing gelaten;
we wijzen er echter wel op dat een verdere verschuiving van taken naar de AP wederom tot
een toename van de werklast zal leiden, waarvan een gedeelte een reallocatie zal zijn van
bestaande toezichthouders. De Europol-Verordening zal overigens leiden tot een zeer
marginale groei van de werklast van de AP en is dan ook als zodanig niet meegenomen in dit
rapport.
Strategie/doelstellingen AP, redelijkheid
Grotendeels wordt de werklast bepaald door Verordening en Richtlijn. De daadwerkelijke
werklast is echter ook medeafhankelijk van de strategische keuzes die de AP maakt. Dit zijn
vooral de “productmix” van instrumenten en de doelstellingen voor het toezicht-,
handhavings- en nalevingsniveau. Hierbij wordt van redelijkheid en streven naar efficiency
uitgegaan.
- Aanname: AP moet taken naar behoren en naar redelijkheid binnen de beschikbare
capaciteit kunnen uitvoeren.
- Invulling AP (nog open): strategie/doelstellingen voor manier waarop werk wordt
afgehandeld.
Efficiency
De wijzigingen uit Verordening en Richtlijn zullen voor sommige onderwerpen en processen
grote volumegevolgen hebben (zie toelichtingen hieronder). Dit betekent dat sommige
processen die nu niet met grote regelmaat worden doorlopen, straks veel vaker uitgevoerd
worden. AEF verwacht dan ook dat voor deze processen een duidelijke efficiencyslag kan
worden gehaald ten opzichte van nu. Zo zal er bijvoorbeeld vaker volgens een
gestandaardiseerde manier gewerkt kunnen worden, doen medewerkers ervaring op in het
afhandelen van bulkprocessen en kunnen zij deze sneller uitvoeren. De efficiencyslag is voor
verschillende processen reeds in de berekening van de werklast in fte meegenomen.

GA40

10

- Aanname: efficiencyslag mogelijk bij processen met grote volumes.
- Invulling AP: alle processen worden zo efficiënt mogelijk ingericht.
Opportuniteitsbeginsel
We hanteren de aanname dat het opportuniteitsbeginsel voor ambtshalve onderzoeken
principieel zal blijven bestaan. Bij de afdoening van klachten blijft de mogelijkheid tot
verschillende manieren van invulling (bijvoorbeeld alternatieve interventies/quick wins,
onderzoek, et cetera).
Flexibiliteit
Voor sommige elementen kan de AP zelf haar werklast beïnvloeden, maar op belangrijke
punten is de AP sterk afhankelijk van externe factoren. Zo zijn het aantal klachten, bezwaaren beroepzaken, datalekken, verzoeken van andere Data Protection Authorities (DPA’s), et
cetera nauwelijks tot niet te beïnvloeden door de AP. Vooral wanneer de AP op drukke
momenten ook nog tot medewerking met andere DPA’s wordt gedwongen, zal de AP de
nodige flexibiliteit moeten hebben, om hierop in te gaan, zonder dat de gewone zaken
hieronder lijden (denk bijvoorbeeld aan termijnen) en de organisatie andere belangrijke
taken niet meer naar behoren kan uitvoeren. Maar een deel kan de AP zelf beïnvloeden,
bijvoorbeeld hoeveel ambtshalve onderzoeken zij op eigen initiatief gaat uitvoeren, hoe
prioriteringscriteria in dat kader worden toegepast, hoe vaak en wanneer zij andere DPA’s om
medewerking vraagt en naar de European Data Protection Board (EDPB) escaleert, et cetera.
Effecten FG’s
Onduidelijk is nog hoe de effecten van meer Functionarissen Gegevensbescherming (FG’s)
gaan uitpakken. FG’s krijgen een prominentere rol binnen organisaties en worden geacht met
de AP samen te werken en een interne accountantsrol aan te nemen, maar zijn geen
vooruitgeschoven post van de AP als toezichthouder. De AP dient haar toezichthoudende
taken in volledige onafhankelijkheid uit te voeren. Wel kunnen de FG’s onderdeel uitmaken
van systeemtoezicht. Dit kan op termijn tot meer compliance leiden en dat de AP haar
toezichtstaak op een efficiëntere wijze kan uitvoeren. Het is echter nog onduidelijk of en
wanneer dit daadwerkelijk gebeurt. Ook zouden hiervoor relaties met de FG’s moeten worden
opgebouwd.
- Aanname: het zal nog enkele jaren duren voordat kwaliteit van FG’s een niveau bereikt
heeft dat zij effectief kunnen bijdragen aan systeemtoezicht.
Systeemtoezicht
De systematiek van Verordening en Richtlijn leidt ertoe dat de AP tot systeemtoezicht moet
komen. Dit volgt ook uit de expliciete wensen uit de politiek (bijvoorbeeld
gegevensuitwisseling in de zorg). Voor systeemtoezicht zal de AP echter nog een strategie per
systeem/sector moeten ontwikkelen. Daarin zal ook bepaald moeten worden wat de
productmix van instrumenten is, bijvoorbeeld welke rol certificeringen en gedragscodes
zullen krijgen. De sectoren zelf hebben een grote rol hierin.
Strategie & beleid
Voor systeemtoezicht zal structurele ondersteuning in strategie en beleid nodig zijn. Deze
ondersteuning is er momenteel niet. Mede daardoor is er ook (nog) geen eenduidige strategie
voor het toezicht per sector. Om straks wel goed in te kunnen spelen op veranderingen in de
buitenwereld en om internationaal beter af te kunnen stemmen zal een afdeling/groep
mensen nodig zijn die zich structureel hiermee bemoeit. Ook zal deze groep zich bezighouden
met het optimaliseren van de effectiviteit en efficiency van het toezichtinstrumentarium en
dit periodiek herzien.

GA40

11

Monitoring
De AP krijgt meerdere nieuwe taken en/of taken waarbij de volumes wijzigen. Niet voor alle
taken is daarbij duidelijk hoe de volumes zich gaan ontwikkelen of hoe de werkprocessen er
uiteindelijk uit zullen zien. Daarom wordt aanbevolen vooral deze taken goed te monitoren/te
evalueren en indien nodig de financiering naar boven of beneden bij te stellen. Het door AEF
opgestelde model kan hiervoor als basis dienen. Zie ook het voorstel voor monitoringsafspraken in hoofdstuk 4.

2.2 Vervallen taken
Voorafgaand onderzoek en meldingen
Deze taak vervalt. Daarmee vervalt tevens de mogelijkheid om tegen en VO bezwaar en
beroep in te stellen. Maar: er zijn nu maar weinig bezwaar-/beroepszaken die met VO te
maken hebben.

2.3 Nieuwe/gewijzigde taken
2.3.1 Voorlichting, advisering, informatievoorziening en communicatie
Verordening en Richtlijn geven voorlichting en advisering een veel sterkere rol dan nu het
geval is bij de AP. Dit betekent dat de AP meer naar burgers toe zal moeten gaan,
verantwoordelijken beter moet voorlichten over de rechten/plichten en daarbij ook gebruik
zal moeten maken van moderne communicatiemiddelen en betere (telefonische)
bereikbaarheid (nu maar 8 uur per week). Een concrete bereikbaarheidsdoelstelling in uren
per week is niet gegeven vanuit de Verordening.
Voorlichting valt uiteen in twee grote doelgroepen: burgers en verantwoordelijken. Bij het
laatste moet ook worden gedacht aan op verzoek meedenken over maatschappelijke
innovaties. Hierbij moet dan wederom een onderscheid gemaakt worden naar subgroepen:
kinderen, algemeen publiek; sectoren, et cetera.
Belangrijk is dat hierbij een onderscheid gemaakt wordt naar incidentele (2017-2018) en
structurele kosten (na 2018). Zo is het ontwikkelen van voorlichtingsmateriaal bijvoorbeeld
een tijdelijke inspanning die niet elk jaar herhaald hoeft te worden2. Ook kan een onderscheid
gemaakt worden in het op de hoogte brengen van burgers en verantwoordelijken aan de ene
kant (actief), en het “er zijn” voor vragen aan de andere kant (passief).
Eerste resultaten van een lopend onderzoek in opdracht van de AP (Motivaction, 2017) tonen
aan dat er veel behoefte is aan voorlichting en advisering bij zowel verwerkingsverantwoordelijken als ook bij burgers.
Structurele veranderingen
Voorlichting & advies geven telefonisch (bereikbaarheid verhogen)
Voorlichting & advies geven website (updaten)
Voorlichting geven ter plekke (bijeenkomsten/presentaties)

2

Wel kan incidenteel behoefte aan ontwikkeling van nieuw materiaal ontstaan

GA40

12

Structurele veranderingen
Algemeen adviseren brancheorganisaties en individuele organisaties
Internationaal afstemmen van communicatie met overige DPA’s
Schrijven & plaatsen teksten voor website
Updaten website
Mogelijk andere vormen van communicatie in het kader van systeemtoezicht
Aannames
- Aanname: meer/betere voorlichting leidt tot meer compliance bij verantwoordelijken.
- Aanname: meer/betere voorlichting leidt tot minder risicovol gedrag bij burgers maar
mogelijk tot een toename van klachten/handhavingsverzoeken.
- Aanname: meer voorlichting en advisering leidt met name bij het bedrijfsleven tot minder
onzekerheid bij innovaties.
- Aanname: meer voorlichting en publiciteit leidt tot meer informatiebehoefte bij burgers
en verantwoordelijken.
- Aanname: het bieden van tools/hulpmiddelen voor verantwoordelijken om te kunnen
naleven zal tot betere naleving leiden.
- Aanname: er is grote behoefte aan voorlichting bij verantwoordelijken in aanloop naar
mei 2018, maar ook daarna. Hetzelfde geldt voor burgers (zie lopend onderzoek
Motivaction, 2017).
- Aanname/invulling AP: AP gaat samenwerking zoeken met andere DPA’s/organisaties om
kosteneffectief materiaal te ontwikkelen en te verspreiden.
- Invulling AP: AP gaat naar brancheorganisaties meer (algemeen) adviserend optreden en
hulpmiddelen ontwikkelen voor zelftoets organisaties.
- Invulling VenJ/Rijksoverheid: ondersteuning AP hierin?

2.3.2 Voorafgaande raadpleging n.a.v. DPIA
Voorafgaande raadpleging (VR) n.a.v. DPIA (art. 36 AVG) zal een vergelijkbaar proces zijn als
voorafgaand onderzoek (VO). In de volgende punten verschilt het echter:
- VR moet aan meer criteria worden getoetst en zal op meer onderwerpen dan een VO van
toepassing zijn. Consequentie: duidelijk meer volume.
- In sommige gevallen zullen meer internationale partijen betrokken zijn (dit zal leiden tot
meer afstemming).
- Veel kortere termijnen (8 weken in plaats van 24), daardoor hogere werkdruk.
- Het eindproduct (advies) wordt waarschijnlijk gelijkgesteld aan een appellabel besluit (in
dit geval dan ook bezwaar/beroep).
- Mogelijk (op termijn) meer efficiency door FG’s bij organisaties.
De AP kan er ook voor kiezen om een eigen lijst op te stellen met additionele high-riskverwerkingen waarvoor zij een VR verplicht wil stellen. Daarnaast zou de AP nog een whitelist
kunnen opstellen waarvoor zij vrijstellingen van VR verleent.
Indien het advies dat de AP geeft (of de weigering van VR) wordt gezien als een besluit, zal dit
appellabel zijn en zou de werklast vanwege bezwaar- en beroepsprocedures gaan toenemen.

GA40

13

Aannames
- Aanname: volume zal toenemen vergeleken met Voorafgaande onderzoeken (op meer
onderwerpen van toepassing).
- Aanname/invulling: advies en afwijzing worden gezien als appellabele besluiten.
- Invulling AP: geen aanvullende whitelist.
- Invulling AP: voorlopig geen aanvullende (van huidige situatie afwijkende) lijst DPIAplichtige verwerkingen (beleidsneutraal).

2.3.3 Certificering/accreditatie
Voor certificering en accreditatie (Artt. 42, 43 AVG) bestaan er twee soorten:
- Aan de ene kant de mogelijkheid tot accrediteren van organisaties om toezicht uit te
oefenen op de naleving van goedgekeurde gedragscodes (geldt niet voor
overheidsorganisaties).
- Aan de andere kant het certificeren van verwerkingsverantwoordelijken, met daarbij de
opties:
- a) AP accrediteert certificeringsorganen die wederom andere organisaties gaan
certificeren (relatief weinig structurele werklast)
- b) AP certificeert zelf (hoge structurele werklast)
Voor het inrichten van een certificeringsstelsel is goedkeuring door/afstemming met de EDPB
nodig. Oprichting van een certificeringsstelsel kost daarnaast zeer veel tijd (en zal per sector
moeten gebeuren), maar zodra het er is zal de werklast enigszins meevallen. Het ligt voor de
hand om een mogelijk certificeringsstelsel te integreren in systeemtoezicht.
Dit betekent dat vooral een voorinvestering gedaan moet worden:
- inrichten stelsel per sector
- afstemmen met Europa.
Daarna geldt structureel:
- (her)accrediteren van certificeringsorganen
- toezichthouden.
Aannames
- Aanname: er is momenteel weinig animo bij verantwoordelijken om zich te laten
certificeren (huidige kans op controle/detectie is al zeer laag), daarom inbedding in
bredere toezichtstrategie nodig (surveillance/systeemtoezicht).
- Invulling AP: er wordt niet voor gekozen om organisaties zelf te certificeren, maar om dit
door AP-geaccrediteerde bureaus te laten doen.
- Invulling AP (nog open): welke rol geeft de AP het instrument certificering?
- Invulling AP: inbedden in nog te ontwikkelen systeemtoezicht, beginnen met een pilot (in
begin sterke focus op één sector, bijvoorbeeld zorg), later uitbreiden.

2.3.4 Klachten/bemiddeling/handhavingsverzoeken
Een belangrijke wijziging betreft de afhandeling van klachten/handhavingsverzoeken (art. 57
AVG art. 31a Implementatiewetgeving Richtlijn). De AP zal straks alle klachten “to the extent
appropriate” in behandeling moeten nemen. De AP is er echter in beginsel relatief vrij in om te
bepalen wat er vervolgens mee gebeurt (bijvoorbeeld uitgebreid onderzoek, quick wins).
Momenteel is de werkwijze anders: er is geen formele klachtenprocedure, maar klachten
kúnnen wel in behandeling worden genomen (en dan bijvoorbeeld ook leiden tot onderzoek
of quick wins). Dit geldt vooral voor als zodanig geformuleerde handhavingsverzoeken. De
huidige beleidsvrijheid over het wel/niet in behandeling nemen van klachten verdwijnt.

GA40

14

De huidige werkwijze waarin de AP relatief vrij is om zelf te bepalen wat zij wel of niet in
behandeling neemt, zal dus moeten veranderen. Voor het bepalen van criteria voor de wijze
van in behandeling nemen van klachten is afstemming met de EDPB vereist. Daarnaast dient
het indienen van klachten elektronisch gefaciliteerd te worden (bijvoorbeeld door een online
klachtenformulier).
Een belangrijke vraag is welk effect deze wijzigingen zullen hebben op de volumes. Het
huidige aantal als zodanig geformuleerde handhavingsverzoeken is zeer laag (19 in 2015),
maar het aantal signalen dat de AP binnenkrijgt is duidelijk hoger (rond de 7.000). Deze
signalen dienen nu vooral als input voor ambtshalve onderzoeken, maar zullen in de
toekomst (gezien de strekking van deze signalen) bijna altijd als formele klacht behandeld
moeten worden.
Daarnaast zullen de voorlichtingsactiviteiten van de AP en het online klachtenformulier een
aanzuigende werking hebben. Uit eerste resultaten van een lopend onderzoek van
Motivaction in opdracht van de AP (2017) blijkt dat burgers nog niet goed bekend zijn met de
AP. Naarmate de voorlichtingsactiviteiten van de AP stijgen, is de verwachting dat ook de
bekendheid van burgers met de AP zal stijgen – en daarmee ook het aantal mensen dat via de
AP een klacht wil indienen.
De veranderingen in volumes van klachten zullen ook consequenties hebben voor bezwaar en
beroep (elk besluit, ook een afwijzing, kan tot bezwaar en beroep leiden, hetgeen weer tot
extra werklast zal leiden).
Aannames
- Aanname: het aantal klachten en bemiddelingsverzoeken zullen sterk toenemen (o.a.
aanzuigende werking online klachtenformulier, meer bekendheid met Verordening en
Richtlijn)
- Aanname: AP moet alle klachten in behandeling nemen en “to the extent appropriate”
onderzoeken, maar is er in beginsel relatief vrij in om te bepalen wat er vervolgens mee
gebeurt/hoe de klachten worden behandeld (bijv. onderzoek, quick wins)
- Aanname: meer bezwaar/beroep
- Uitgangspunt AP: zoveel mogelijk zelfredzaamheid van burgers verhogen

2.3.5 Datalekken
Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Vanaf 25 mei 2018 zullen de gevallen
waarin datalekken gemeld moeten worden aan de AP licht veranderen (art 33, 58 AVG):
- Nu: verplicht als er aanzienlijke kans op ernstige gevolgen is
- Straks: verplicht, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk leidt tot een risico voor de
rechten en vrijheden van individuen
Ook de gevallen waarin datalekken gemeld moeten worden aan betrokkene zullen licht
veranderen:
- Nu: bij ongunstige gevolgen voor de persoonlijke levenssfeer
- Straks: als de inbreuk waarschijnlijk leidt tot een hoog risico voor de rechten en vrijheden
van individuen
- Straks: geen meldingen meer als er vervolgens maatregelen zijn getroffen.
Verder zal op grond van de Richtlijn de reikwijdte van de meldplicht straks ook deels voor
politie en justitie gelden, wat tot een toename van volume zal leiden. Ook zal het uitdelen van

GA40

15

boetes tot extra werklast leiden (tot nu toe zijn er nog geen boetes uitgedeeld).
Aandachtspunt hierbij is dat in de huidige monitor datalekken nog geen boetes/handhavend
optreden/mogelijke bezwaren/beroepen zijn meegenomen.
Aannames
- Aanname: lang niet alle datalekken worden gemeld
- Aanname: volume zal toenemen (grotere reikwijdte meldplicht, o.a. politie/justitie)
- Aanname: Door de potentiele hoge sancties voor het niet/te laat melden zal het aantal
meldingen toenemen
- Aanname AP: bij vastgestelde overtreding is het uitgangspunt handhaving
- Aanname: bij opleggen van boetes zullen bezwaar- en beroepszaken toenemen nu het
gaat om punitieve sancties.

2.3.6 Toezicht- en handhavingsinstrumentarium
De meeste toezicht- en handhavingsinstrumenten zullen qua werkwijze nauwelijks
veranderen. Wel zullen er meer internationale onderzoeken plaatsvinden en zullen door de
verhoogde toezichtbehoefte de volumes van alle instrumenten toenemen.
Er zijn grofweg twee soorten inputstromen voor de AP:
- Input vanuit de buitenwereld (bijv. klachten, verzoeken van andere toezichthouders)
- Ambtshalve activiteiten (zoals ambtshalve onderzoek, systeemtoezicht, e.d.)
Op het eerste kan nauwelijks invloed uitgeoefend worden, hoogstens in de gekozen manier
van afdoening (bijvoorbeeld focus op quick wins in plaats van veel uitgebreide onderzoeken).
Op het laatste kan de AP invloed uitoefenen door een bepaalde strategie te kiezen die recht
doet aan haar toezichtsopdracht. De werkstromen zijn in hoofdstuk 3 nader toegelicht.
Aannames
- Aanname: AP heeft nauwelijks invloed op instroom vanuit buitenwereld
- Invulling AP: AP kan eigen strategie bepalen voor ambtshalve activiteiten (zoals in huidige
situatie ook), maar moet wel effectief kunnen optreden.

2.3.7 Europese samenwerking
Richtlijn en Verordening leggen bijzondere nadruk op Europese samenwerking. Een centrale
rol krijgt daarbij de nog op te richten European Data Protection Board (EDPB), die door de
European Data Protection Supervisor (EDPS) met een klein secretariaat wordt ondersteund.
Niet alle werklast wordt echter bij de EDPB belegd, maar veel ook bij de DPA’s zelf. De
voorzitter van de AP wordt tevens ambtshalve bestuurslid van de EDPB.
Europese samenwerking valt uiteen in verschillende soorten samenwerking (zie vooral art 57
1e lid, art 60):
- Consistency mechanism, waaronder formele besluitvorming door de EDPB
- Mutual assistance
- Joint operations
- Overleggen in het kader van EDPB (vroeger: WP29-overleggen).
Coördinatie/internationale zaken & verdere (beleids-)ontwikkeling
Los van het daadwerkelijk uitvoeren van bijvoorbeeld gezamenlijke onderzoeken is er het
volgende nodig:
- Dagelijks contact met Brussel (EDPB) (one-stop-shop)
- Dagelijks contact met overige toezichthouders(one-stop-shop)

GA40

16

- Monitoring van zaken in het buitenland, 28 lidstaten (wat is relevant voor AP/Nederland?)
- Coördinatie intern
- Ontwikkeling beleid EDPB, extra werk in subgroups
Onduidelijk is nog of er een centraal systeem komt voor alle zaken die in het buitenland
spelen en die mogelijk ook voor Nederland relevant zijn.
- Voor de coördinatie en verdere (beleids)ontwikkeling zal extra personeel nodig zijn
- De termijnen in Europa zijn strak
- Europese samenwerking kan ook consequenties hebben voor volumes van de overige APprocessen in Nederland.
Capaciteit is afhankelijk van:
- Wel/niet zelf monitoren zaken buitenland
- Wat gaat EDPB zelf regelen?
- Aantallen verzoeken Consistency Mechanism/Joint Operations/Mutual Assistance
Aannames
- Aanname: voorlopig geen centraal Europees systeem van alle zaken die in buitenland
spelen en mogelijk relevant zijn voor AP, wel coördinerende rol EDPB
- Vooral in beginfase grote behoefte aan normuitleg (hoog volume).
Structurele benodigdheden
Dagelijks contact met Brussel (EDPB) (one-stop-shop)
Dagelijks contact met overige toezichthouders(one-stop-shop)
Monitoring zaken buitenland, 28 lidstaten (wat is relevent voor AP/Nederland?)
Coördinatie intern
Ontwikkeling beleid en formele besluitvorming EDPB, extra werk in subgroups

Consistency mechanism
Het consistency mechanism (CM) kan worden ingeroepen voor:
- Geschillenbeslechting
- Goedkeuren van bijvoorbeeld lijsten hoogrisico-DPIA’s, BCR’s, etc.
- Overige vragen, bijvoorbeeld normuitleg
In dit proces worden onderwerpen van discussie gezamenlijk met andere toezichthouders
afgestemd, bijvoorbeeld als men het niet met elkaar eens is over normuitleg. De AP kan
daarbij als lead DPA, concerned DPA of lid van de EDPB optreden.
Er moet rekening worden gehouden met (strakke) termijnen en hoge werklast: het betreft een
tijdrovende procedure, deels vergelijkbaar met het schrijven van WP29-opinies en het
opstellen van BCR’s.
Vooral in de beginfase zal er veel behoefte aan normuitleg zijn en zullen de volumes dus hoog
zijn.
Aannames
- Aanname: beleidsproces EDPB lijkt op WP29-opnies/BCR’s
- Aanname: elke DPA kan op elk moment “concerned DPA” worden

GA40

17

- Aanname: DPA’s zullen vooral in het begin vaker het CM inroepen, omdat er veel
onderwerpen zijn waarop de standpunten tussen DPA’s nog verschillen.

- Aanname/invulling AP: AP zal bij alle onderwerpen die voor Nederland relevant zijn
“concerned DPA” worden.
Mutual assistance
Er zijn verschillende vormen van mutual assistance: ”simpele” informatieverzoeken van
andere DPA’s, maar ook bijvoorbeeld verzoeken om gezamenlijk onderzoek ter plaatse te
doen (met potentieel groot beslag op de eigen capaciteit). Verzoeken kunnen in principe niet
geweigerd worden – dit betekent dat men voor volumes dus afhankelijk is van andere DPA’s.
Ook betekent dit dat er flexibele capaciteit nodig is om desnoods in te kunnen springen.
Aannames
- Aanname: zowel AP als overige DPA’s gaan in beginsel terughoudend om met het
inroepen van mutual assistance, gezien potentieel groot beslag op capaciteit
- Aanname/invulling: flexibiliteit nodig binnen de organisatie om mutual assistanceoproepen te kunnen volgen (mogen niet geweigerd worden)
Joint operations
Middels joint operations kunnen met andere DPA’s gezamenlijke acties (bijvoorbeeld
onderzoeken) worden uitgevoerd. Gezamenlijke acties zijn nu ook al mogelijk, maar worden
straks formeler geregeld. Joint operations kunnen worden geweigerd, maar alsnog via
verzoek mutual assistance afgedwongen worden. Voor verricht werk worden geen
vergoedingen betaald.
Aannames
- Aanname volume: het zal enige tijd duren voordat er veel gebruik van wordt gemaakt (in
de beginfase zullen DPA’s vooral uitproberen hoe effectief het instrument werkt)
- Aanname: de AP zal prudent optreden in de keuze wanneer zij wel/niet de een
prominente rol in gezamenlijke onderzoeken wil innemen
- Aanname/invulling: er is flexibiliteit nodig binnen de organisatie om aan joint operations
deel te kunnen nemen (wel minder het geval dan bij mutual assistance).

2.3.8 Privacyshield
In het kader van de privacyshield moet de AP voorbeoordelingen uitvoeren van klachten
gericht aan de Amerikaanse Ombudspersoon. Ook hierbij is een sterke afhankelijkheid van
het gedrag van burgers/organisaties: hoe vaak zullen zij hiervan gebruik maken? Onduidelijk
is bovendien in welke taal gecommuniceerd moet worden en wie een mogelijke vertaling
uitvoert oftewel moet betalen. De voorbeoordelingen in het kader van de privacyshield
vloeien niet direct voort uit de AVG/Richtlijn.
Aannames
- Aanname: volumes zullen (voorlopig) meevallen.

2.3.9 Prejudiciële vragen op verzoek van belanghebbenden (privacyshield)
De AP kan straks een procedure initiëren om prejudiciële vragen te stellen op verzoek van
belanghebbenden. Ook hierbij is een sterke afhankelijkheid van het gedrag van
burgers/organisaties: hoe vaak zullen zij hiervan gebruik maken? Ook dit is een element dat
niet direct voortvloeit uit de AVG/Richtlijn. Opgemerkt dient hier wel te worden dat deze taak

GA40

18

niet verward moet worden met de procedures bij het Hof van Justitie van de EU die
voortvloeien uit de toepassing van met name de AVG.
Aannames
- Aanname: volumes zullen (voorlopig) meevallen.

2.3.10 Sanctionering
Door de toename aan klachten zal ook sanctionering toenemen. Dit houdt punitieve sancties
en herstelsancties in. Wanneer er meer routine in sanctionering wordt opgebouwd, zal de AP
ook duidelijk efficiënter kunnen werken. Dit geldt vooral voor sancties uit gelijksoortige
overtredingen, zoals bijvoorbeeld datalekken. Bij strak ingerichte productieprocessen zou de
efficiencywinst in een eerste inschatting rond de 50% kunnen liggen.
Aannames
- Aanname: meer sanctionering door grotere zaakinstroom.
- Aanname: efficiencywinst 50%.

2.3.11 Bezwaar & beroep
De groei van het aantal bezwaar- en beroepszaken is in grote mate afhankelijk van de
toename van het aantal af te handelen klachten en meer in het algemeen de toename van het
toezicht- en handhavingsniveau. Het aantal is daarnaast afhankelijk van het feit of iets
wel/niet een appellabel besluit is. Zie hiervoor de bijlage “tabel overzicht appellabele
besluiten”.
Door de gestegen aantallen zal er meer routine ontstaan in bezwaar- en beroepsprocedures
en zullen efficiencywinsten kunnen worden behaald, ook bijvoorbeeld door het gunstiger
plannen van hoorzittingen.
Aannames
- Aanname: Appellabele besluiten (zie bijlage overzicht appellabele besluiten).
- Aanname: Percentages bezwaar/beroep (zie hoofdstuk 3 percentages bezwaar/beroep).
- Aanname: efficiencywinst 30%.

2.3.12 Overhead
De benodigde overhead (secretarieel, bedrijfsvoering, ICT, HRM (waaronder ook
arbeidsmarktcommunicatie), etc.) zal naar mate de organisatie groeit mee moeten groeien.
Ook zullen extra managementfuncties nodig zijn om de span of control behapbaar te houden.
Aannames
- Aanname: groei van de organisatie leidt tot relatieve groei aan overhead (niet lineair).
- Aanname: groei van de organisatie leidt tot relatief meer medewerkers die wederom
leidinggevenden nodig hebben.

GA40

19

3 Werkstromen

3.1 Toelichting werkstromen
Een groot deel van de werklast van de AP is afhankelijk van zaakinstromen. Er zijn grofweg
zes instroomsoorten:
- voorlichtings- en adviesverzoeken (telefonisch)
- datalekken
- klachten vanuit Nederland
- klachten vanuit de EU
- ambtshalve geïnitieerd toezicht (zoals ambtshalve onderzoeken, surveillance en
systeemtoezicht)
- vanuit de EU geïnitieerd toezicht (zoals onderzoeken op verzoek van een collega-DPA).
Deze verschillende instromen kunnen wederom verschillende vervolgacties tot gevolg
hebben, bijvoorbeeld onderzoeken, alternatieve interventies, sancties, bezwaar/beroep, etc.
De inschatting van volumes van deze instromen en vervolgacties is daarmee sterk bepalend
voor de uiteindelijk benodigde capaciteit. Het is dan ook noodzakelijk om de inschatting goed
te onderbouwen en aannames te expliciteren.

3.2 Aantallen
Voor de zaakinstroom hanteren we de volgende aantallen als uitgangspunt:
Scenario
“laag”

Scenario
“midden”

Scenario
“hoog”

Voorlichtings-/adviesaanvragen
(telefonisch)

8.000

10.000

12.000

Klachten Nederland

8.000

8.000

12.000

Waarvan telefonisch

3.000

3.000

4.000

Waarvan schriftelijk

5.000

6.000

8.000

Klachten EU

50

100

500

Ambtshalve geïnitieerd toezicht NL

35

45

50

Ambtshalve geïnitieerd toezicht EU

5

8

10

6.000

8.000

10.000

Meldingen datalekken

GA40

20

Deze aantallen worden hieronder toegelicht.
Telefonische voorlichtings- en adviesverzoeken
De AP zal een sterker voorlichtende en adviserende rol dan nu moeten innemen. Dit betekent
ook dat de AP haar telefonisch spreekuur (huidig: 8 uur per week) zal moeten uitbreiden om
aan de voorlichtings- en adviseringsvraag vanuit het veld te kunnen voldoen. De mate waarin
de AP bereikbaar moet zijn voor telefonische verzoeken is niet vastgelegd in de Verordening.
Vergelijkbare organisaties zoals andere toezichthouders in Nederland en Europa en de
Nationale Ombudsman zijn doorgaans vijf dagen per week bereikbaar, meestal 7-8 uur per
dag. De AP kiest ervoor om ook op 5 dagen per week bereikbaar te zijn.
In 2016 heeft de AP rond de 6.000 telefoontjes aangenomen tijdens het telefonisch spreekuur
(het daadwerkelijke aanbod3 tijdens het spreekuur lag 20% hoger). Mensen die buiten het
spreekuur proberen op dit nummer te bellen zijn hierbij dus niet meegenomen. Daarnaast
heeft de AP rond de 900 terugbelverzoeken van het callcenter omtrent datalekken gekregen.
Vanwege capaciteitsbeperkingen4 is het telefonisch spreekuur bij de AP in het tweede
kwartaal van 2016 gereduceerd van 15 naar 8 uur per week. Er zijn echter maar 10% minder
telefoontjes binnengekomen.
Buiten het spreekuur proberen bellers workarounds te vinden: zo krijgt de AP naar eigen
inschatting op de 5 werkdagen per week (op momenten zonder spreekuur en op momenten
wanneer beide lijnen bezet zijn) meer dan 10 telefoontjes per dag binnen op het algemeen
nummer die gekwalificeerd kunnen worden als voorlichtings- of adviesvragen of klachten.
Daarnaast wordt het nummer voor perscontacten ook één tot twee keer per dag ‘misbruikt’
voor voorlichtings- en adviesverzoeken of klachten. In totaal worden deze workaroundbellers
op rond de 2.500 per jaar geschat. Op telefoontjes die via deze workarounds binnenkomen
worden echter geen antwoorden gegeven: zij worden verwezen naar het spreekuur. Bellers
die op deze manier geen gehoor krijgen, bellen dus mogelijk later nog een keer of proberen
andere manieren van contact.
Bron

Aantal telefoontjes (2016)

Telefonisch spreekuur (aangenomen)

6.000

Terugbelverzoeken callcenter datalekken

900

Telefonisch spreekuur (niet aangenomen)

1.200

Workaround-bellers via algemeen
nummer/nummer perscontacten

2.500

Totaal aangenomen

6.900

Totaal niet aangenomen

3.700

We verwachten dat het voorlichtings- en adviesbehoefte hoog is. Dit wordt ook ondersteund
door eerste resultaten van een onderzoek dat de AP laat uitvoeren door Motivaction. Ook het
Onder aanbod wordt verstaan het aantal bellers. Het verschil met aangenomen
telefoontjes ligt in het feit dat sommige bellers (te) lang in de wacht staan en dan weer
ophangen.

3

4

Er was niet voldoende capaciteit om alle telefoontjes ook daadwerkelijk te verwerken

GA40

21

bedrijfsleven vraagt sterk om meer mee te denken en sneller duidelijk te maken wat wel of
niet kan bij maatschappelijke innovaties. Voorlichting en advisering kan hierin een grote rol
spelen. Dit kan tevens sterk bijdragen aan het verhogen van de rechtszekerheid bij en na het
van kracht worden van de Verordening.
De AP wil haar telefonisch spreekuur verruimen naar meerdere dagen per week. De
verwachting is dan ook dat het aantal telefoontjes sterk zal toenemen. We gaan daarom uit
van 8.000 – 12.000 telefonische voorlichtings- en adviesvragen. Dit is exclusief mogelijke
vragen over klachten (zie hieronder). Ter vergelijking: de Nationale Ombudsman kreeg in 2015
rond de 25.000 telefonische verzoeken (waaronder klachten) binnen.
Telefoontjes5

2015

2016 Scenario Scenario Scenario
Laag Midden
Hoog

Telefoontjes totaal (aangenomen)

6.700

6.900

11.000

13.000

16.000

…waarvan voorlichtings-/adviesvragen

3.350

3.900

8.000

10.000

12.000

…waarvan klachten

3.350

3.000

3.000

3.000

4.000

Klachten
In de huidige situatie zijn er maar weinig klachten die de AP kwalificeert als formele
handhavingsverzoeken (19 in 2015). Dit is mede te verklaren door het feit dat de AP
handhavingsverzoeken vanwege de beperkte capaciteit niet aanmoedigt en een streng
prioriteringsbeleid hanteert. De AP acteert wel selectief ambtshalve op signalen.
Wel komen er nu al veel signalen binnen die straks wel als klacht moeten worden
gekwalificeerd. Zo zijn er in 2016 rond de 4.200 tips via het tipformulier binnengekomen die in
de nieuwe situatie als klacht/handhavingsverzoek zouden kunnen worden beschouwd (dit
zijn circa 50% meer dan in 2015). Volgens de AP betreffen daarnaast de helft van de ruim
6.000 telefoontjes ook onderwerpen die gezien de aard van de signalen in de nieuwe situatie
als klacht zouden kunnen worden beschouwd. Totaal komt dit dus neer op rond de 6.350 tot
7.500 signalen.
Bron “klachten” huidig

2015

2016

Schriftelijke verzoeken

300

300

Tipformulier

2.700

4.200

Telefoon

3.350

3.000

Totaal

6.350

7.500

Deskundigen van de AP gaan ervan uit dat de meeste van dit soort signalen straks als
klachten dienen te worden behandeld. Daarnaast zal het aantal klachten door twee factoren
toenemen: (1) een online klachtformulier ter facilitering van het indienen van klachten en (2)
betere bekendheid van de AP en het feit dat zij klachten in behandeling neemt. Punt (2) zal

Voor 2015 en 2016 is dit een kunstmatige scheiding: deze scheiding wordt in de praktijk
(nog) niet gemaakt. De verhoudingen zijn gebaseerd op een interne inschatting van de
medewerkers aan de telefoon.
5

GA40

22

vooral door middel van voorlichtingsactiviteiten bereikt worden. Momenteel is de
bekendheid nog relatief laag (zie lopend onderzoek Motivaction).
Hoeveel klachten er uiteindelijk binnenkomen is zeer lastig in te schatten. Gezien de
genoemde factoren is een verdubbeling van het aantal klachten (lees: verzoeken om
handhaving) in de komende jaren niet onwaarschijnlijk. Klachten dienen volgens de Awb op
schrift ingediend te worden. Van het totale aantal klachten zal echter ook een deel telefonisch
binnenkomen. Dit gedeelte zal niet schriftelijk afgehandeld worden en daarmee juridisch wel
een klacht zijn6, maar de telefonische afhandeling is niet appellabel. Een deel van deze
verdubbeling zal daarom telefonisch binnenkomen en ook telefonisch worden afgedaan,
waardoor deze klachten niet vatbaar zijn voor bezwaar en beroep.
De AP streeft ernaar om ook de zelfredzaamheid van burgers en verantwoordelijken te
verhogen en wil deze klagers ook telefonisch over vervolgstappen adviseren. Zo kan al via de
telefoon advies worden gegeven of het überhaupt zinvol is om een klacht in te dienen, of om
bijvoorbeeld zelf met de FG te bellen. Daarmee heeft het telefonisch contact een filterwerking
voor de klachtafhandeling: wanneer klagers het advies van de AP volgen, zal de kwaliteit en
slagingskans van de binnenkomende klachten hoger zijn. Klachten die weinig uitzicht op
succes hebben, kunnen daarmee voor een deel uitgefilterd worden. Echte klachten kunnen
natuurlijk alsnog formeel via het online klachtformulier worden ingediend. Duidelijke
voorlichting op de website over klachten kan ook een filterwerking hebben.
De AP schat in dat 3.000-4.000 van de klachten via de telefoon binnenkomen en dat
uiteindelijk tussen de 5.000 en de 8.000 klachten7 formeel via het online formulier worden
ingediend. Het uiteindelijke aantal klachten zal uiteraard goed gemonitord moeten worden.
Ter vergelijking: de Nationale Ombudsman heeft in 2015 in totaal rond de 38.000 verzoeken
(waaronder klachten) binnengekregen, waarvan ca. 13.000 schriftelijk.
Klachten8

2015

2016 Scenario Scenario Scenario
Laag
Midden
Hoog

Klachten totaal

6.350*

7.500*

8.000

9.000

12.000

…waarvan telefonisch

3.350*

3.000*

3.000

3.000

4.000

…waarvan schriftelijk

3.000*

4.500*

5.000

6.000

8.000

*Let op: van de huidige klachten (2015/2016) wordt maar een zeer klein deel als formeel
handhavingsverzoek beschouwd en dusdanig afgehandeld. De aantallen zijn daarom in termen
van werklast niet vergelijkbaar met de toekomstige situatie!
Klachten EU
Voor klachten vanuit andere lidstaten (via een andere toezichthouder) is de AP vooral
afhankelijk van de andere toezichthouders en hoe duidelijk zij hun burgers voorlichten over
6
Volgens de Verordening kan een klacht ook telefonisch worden ingediend, maar de
verdere afhandeling wordt volgens de Awb niet als besluit gezien. Er kan daaruit dan ook
geen bezwaar/beroep volgen.

Hieronder vallen dus klachten die direct via het klachtformulier zijn ingediend, maar ook
klachten waarvoor eerst telefonisch contact is gezocht met de AP en die vervolgens door
de klager alsnog formeel via het klachtformulier zijn ingediend (=handhavingsverzoeken).

7

Onder “klachten” in 2015 en 2016 vallen in deze tabel ook klachten die alleen in de nieuwe
situatie als zodanig zouden kunnen worden beschouwd. Zie hiervoor ook de toelichting in
de tekst.

8

GA40

23

de mogelijkheid om in Nederland een klacht in te dienen. Het is op voorhand moeilijk in te
schatten hoeveel klachten dit zullen zijn. De artikel-29-werkgroep gaat in de komende
periode onder de lidstaten een inventarisatie doen van de inschattingen. Naar verwachting
zullen in het tweede kwartaal van 2017 eerste bevindingen beschikbaar zijn.
Deskundigen van de AP die bij de inrichting van het Europese klachtenproces betrokken zijn,
schatten nu in dat er voorlopig niet heel veel klachten vanuit andere lidstaten zullen komen.
Dit omdat er in Nederland waarschijnlijk duidelijk minder persoonsgegevens van nietingezetenen worden verwerkt dan van mensen in Nederland. Grote internationale bedrijven
die hun hoofdvestiging in Nederland hebben, zouden echter sneller in deze categorie vallen.
Voorlopig gaan wij uit van een bandbreedte van tussen de 50 en 500 klachten vanuit andere
lidstaten. Ook deze aantallen vragen echter om goede monitoring. De eerste uitkomsten uit
de lopende inventarisatie onder de lidstaten kunnen binnenkort meer duidelijkheid geven.
Ambtshalve geïnitieerd toezicht Nederland
In de huidige situatie voert de AP rond de 50 ambtshalve onderzoeken per jaar uit. De keuze
voor welke onderzoeken de AP doet, wordt mede gevoed door de signalen die de AP
binnenkrijgt. In de toekomst zullen de signalen (klachten) vaker direct tot onderzoek leiden
en niet ambtshalve geïnitieerd moeten worden. Ook zal met de introductie van surveillance
en systeemtoezicht de focus in de strategie verschuiven naar meer horizontaal toezicht.
Daarom zal de AP in de toekomst met minder ambtshalve onderzoeken dan nu kunnen
werken, wel met behoud van het het algemene toezicht- en nalevingsniveau.
Ambtshalve geïnitieerd toezicht EU
Vanuit andere lidstaten kunnen naast klachten ook andere zaken instromen bij de AP. Het
gaat hierbij dan vooral om onderzoeken (al dan niet gezamenlijk) en verzoeken om “mee te
lopen” met een andere toezichthouder. Deze instroom is vooral afhankelijk van de andere
toezichthouders en hun bereidheid om zaken door te sluizen naar Nederland, maar ook van
de vraag waar een organisatie haar hoofdkantoor heeft. Vaak is dat in Nederland – de AP kan
dan gevraagd worden om als Lead DPA op te treden in een zaak waarin een dergelijke
organisatie betrokken is.
Vooral in de eerste jaren verwachten wij echter dat de zaakinstroom via deze lijn redelijk
beperkt zal zijn. De AP verwacht dat de collega-toezichthouders met een klein aantal
gezamenlijke acties zullen beginnen om ervaring met het instrument “Joint Operations” op te
bouwen. Goede monitoring zal echter ook hier noodzakelijk zijn.
Monitoring & fasering
Omdat de aantallen sterk kunnen veranderen, is het belangrijk om goede
monitoringsafspraken te maken. Zie hiertoe ook hoofdstuk 4.

GA40

24

3.3 Afhandeling zaakstromen
3.3.1 Telefonische voorlichting & advisering
Via de telefoon zullen verzoeken om voorlichting en advies, maar ook tips/signalen en
verzoeken om klachtafhandeling binnen komen. De afhandeling hiervan is hieronder
schematisch weergegeven.

De verhoudingen van afhandeling zijn voor de capaciteitsberekening niet relevant, omdat de
tijdsbesteding voor alle soorten ongeveer gelijk zal zijn. Registratie bij afhandeling van de
telefonische instroom zal later laten zien hoe de verhoudingen precies eruitzien.

3.3.2 Klachten Nederland
De instroom- en de afhandelingsmogelijkheden van klachten afkomstig uit Nederland is in
het schema hieronder weergegeven.

Het dient opgemerkt te worden dat niet alle klachten via een uitgebreide schriftelijke
procedure (bijvoorbeeld onderzoeken of schriftelijke alternatieve interventies) behandeld
hoeven te worden, maar dat voor een groot deel ook telefonische interventies mogelijk zijn.
De AP hecht voorkeur aan een laagdrempelige, snelle en efficiënte afhandeling van klachten
en zal proberen zo veel mogelijk via alternatieve interventies op te lossen. Dit is een

GA40

25

werkwijze die bijvoorbeeld ook de Nationale Ombudsman toepast. Voor alle afhandelingen is
een zo groot mogelijke efficiëntie een uitgangspunt om zo het aantal formele
besluitvormingsprocedures zoveel mogelijk te beperken.
Voor het rekenmodel hanteren we de volgende percentages voor de afhandeling van klachten
afkomstig uit Nederland (deze cijfers zijn gebaseerd op ervarings- en streefcijfers van de AP):
Soort afhandeling
Alternatieve interventies

85%

Bemiddeling (Richtlijn)

1%

Onderzoek

5%

Doorgeleiden buitenland

0,1%

Doorgeleiden andere bestuursorganen

0,1%

Afwijzing

10%

Voortijdige beëindiging/ingetrokken9
Sanctie (herstel & punitief)

85-90%
2,5%

NB: door combinatie van afhandelingsmogelijkheden hoeft de tabel niet tot 100% op te tellen.
Een koppeling van percentages aan elke stap (pijl) van het stroomschema hierboven is op basis
van de ervaringscijfers niet mogelijk, maar ook niet relevant voor de berekening van de
werklast.

Voorbeeld: combinatie afhandelingsmogelijkheden klacht
Een burger heeft een klacht over de verwerking van zijn persoonsgegevens door een bedrijf. De
burger vult daarom het klachtformulier op de website van de AP in. Het ingevulde
klachtformulier wordt na bijvoorbeeld een geautomatiseerde analyse doorgestuurd naar een
klachtbehandelaar voor een eerste beoordeling. De klachtbehandelaar toetst of de klacht aan
alle criteria voor klachtbehandeling voldoet en verzamelt aanvullende informatie. De
klachtbehandelaar schat in dat het onderwerp zich leent voor een alternatieve interventie. Hij
belt daarom met de FG van het betreffende bedrijf om de overtreding te beëindigen. Het bedrijf
stelt echter dat er geen sprake is van een overtreding. Daarom wordt alsnog een onderzoek
opgestart. Uit het onderzoek blijkt dat er daadwerkelijk sprake is van een (systematische)
overtreding. Er wordt een sanctie opgelegd. Het bedrijf gaat hiertegen in bezwaar. Het bezwaar
wordt ongegrond verklaard en de sanctie gaat door. Het bedrijf maak geen gebruik van verdere
rechtsmiddelen en accepteert de sanctie.

3.3.3 Klachten EU
De instroom van klachten vanuit andere lidstaten verloopt vergelijkbaar met de stroom in
Nederland. Echter zal er meer contact met de desbetreffende toezichthouder in het
buitenland zijn. Omdat de verwachte aantallen relatief gering zijn, wordt de afhandeling van
klachten uit de EU hier niet nader toegelicht.
9

Gaat uit van een bevredigend resultaat voor de klager (na interventie AP)

GA40

26

3.3.4 Ambtshalve geïnitieerd Nederland
De AP kan op eigen initiatief (ambtshalve) onderzoeken starten. Bijvoorbeeld wanneer er
signalen zijn dat er bij een bepaalde organisatie mogelijk sprake is van een overtreding.
Omdat er normaliter pas uitgebreid onderzoek wordt gedaan als er sterke aanwijzingen zijn
dat er sprake is van een overtreding, is de “hit rate” bij een dergelijk onderzoek ook vaak
hoog. In de huidige situatie leiden rond de helft van alle onderzoeken tot een
handhavingstraject/sanctie.
Er zijn geen aanwijzingen waarom dit in de toekomst anders zou zijn. De AP heeft tot nu toe
nog geen ervaring met het opleggen van boetes. Dit sanctie-instrument zal in de toekomst
makkelijker inzetbaar zijn en daarom ook vaker worden toegepast. Daarmee zal het
percentage sancties zelfs hoger uit kunnen komen.
Op basis van de ervaringscijfers en aanvullende inschattingen van de AP gaan we daarom uit
van de volgende afhandelingspercentages voor ambtshalve onderzoeken:
Soort afhandeling ambtshalve onderzoeken

Percentage afhandeling

Voortijdige beëindiging

5-10%

Herstelsanctie

40-55%

Punitieve sanctie

20-45%

NB: door combinatie van sanctie-instrumenten kunnen de percentages boven de 100%
uitkomen.
Naast ambtshalve onderzoeken zal de AP ook systeemtoezicht en surveillance uitvoeren.
Hiervoor worden (ook) andere werksoorten ingezet dan onderzoeken, bijvoorbeeld
certificeringen, het versturen van vragen en contact met FG’s. Welke werkzaamheden dit
straks precies zijn is nu nog niet te zeggen en afhankelijk van hoe de AP systeemtoezicht gaat
inrichten. Ervaring vanuit andere toezichthouders leert echter dat systeemtoezicht
arbeidsintensief is.

3.3.5 Ambtshalve geïnitieerd EU
Via collega-DPA’s geïnitieerde onderzoeken (bijvoorbeeld door joint operations of mutual
assistanceverzoeken) kunnen bij de AP als volledig onderzoek binnenkomen (met
afstemmingsmomenten met de collega-DPA’s) of als verzoek om onderzoeken te
faciliteren/mee te mogen lopen bij een onderzoek.
Voor de verdere afhandeling van onderzoeken gaan wij uit van dezelfde percentages als bij
nationale ambtshalve onderzoeken.

3.3.6 Datalekken
De meldplicht datalekken is nog relatief nieuw (sinds 1 januari 2016). Er is daarom ook nog
niet zo veel ervaring in de verdere afhandeling opgedaan als met bijvoorbeeld ambtshalve
onderzoeken. De AP is tot nu toe nog niet handhavend opgetreden, maar heeft vooral ingezet
op voorlichting en bereiken van compliance.

GA40

27

Schendingen van de meldplicht datalekken zijn doorgaans evidente overtredingen. De AP zal
daarom in de toekomst in gevallen waar sprake is van een overtreding ook gaan
sanctioneren. Dit volgt uit de beginselplicht tot handhaving.
Overtredingen van de meldplicht datalekken worden daarmee op de volgende manier
afgehandeld:
Soort afhandeling van overtreding
meldplicht datalekken

Percentage afhandeling

Punitieve sanctie

80-90%

Herstelsanctie

30-45%

NB: door combinatie van sanctie-instrumenten kunnen de percentages boven de 100%
uitkomen.

3.4 Bezwaar/beroep
3.4.1 Bezwaar
In het model hanteren we de volgende percentages voor de afhandeling van
bezwaarschriften. Voorlopig gaan we uit van de lagere varianten. Voor bezwaarprocedures
gaan we vanwege de hoge aantallen procedures uit van een efficiencywinst van 30%.
Van de besluiten gaat in bezwaar
Voorafgaande raadpleging

10-20%

Afwijzing handhavingsverzoek

30-45%

Boete (licht)

65-75%

Boete (zwaar)

80-95%

Herstelsanctie

45-65%

Voorafgaande raadpleging
Het advies van de AP naar aanleiding van een voorafgaande raadpleging is gelijkgesteld aan
een besluit, waartegen bezwaar en beroep openstaan. Bij een negatief advies zou de
verwerker niet met de verwerking door mogen gaan (of wachten op handhaving). Hoe eerder
in dit geval naar de rechter wordt gegaan, hoe sneller er duidelijkheid komt voor de
aanvrager. Om dit te bereiken, zou de aanvrager in bezwaar moeten gaan. De AP verwacht
daarom dat 10-20% van de totale aanvragen in bezwaar gaan.
Afwijzing handhavingsverzoeken
Handhavingsverzoeken betreffen vaak principiële zaken waarin mensen hun grondrechten
aangetast zien. Sommige belangenorganisaties zullen verder een hoge procesbereidheid
hebben. Daarnaast zal de zeefwerking minder groot zijn wanneer er belangen van derden op
het spel staan. Daarom gaan wij ervan uit dat nog steeds een redelijk groot percentage in
bezwaar gaat.

GA40

28

Sancties
Voor boetes (vooral hoge boetes) verwachten wij dat een groot deel in bezwaar zal gaan,
gelet op het karakter van de sanctie. Ook worden voor de behandeling van het bezwaarschrift
geen kosten in rekening gebracht. Dit maakt het zeer aantrekkelijk om tegen boetes in
bezwaar (en beroep) te gaan.
Bezwaarpercentages voor herstelsancties zijn gebaseerd op ervaringscijfers van de AP.
Op dit moment is niet in de uitvoeringswet opgenomen dat het in bezwaar gaan tegen een
boetebesluit geen schorsende werking heeft. Dit heeft tot gevolg dat, om de betaling van de
boete te bevriezen, om een voorlopige voorziening dient te worden verzocht bij de
voorzieningenrechter. Deze processtap dient door een overtreder na het besluit op bezwaar
nogmaals belopen te worden hangende de beroepsprocedure. Dit heeft zijn weerslag op de
werklast en zal waarschijnlijk een beslag leggen op 50% van de capaciteit die benodigd is
voor de afhandeling van beroepsprocedures (15-30 fte). Voor dit rapport gaan we ervan uit dat
de schorsende werking alsnog analoog met de huidige Wbp wordt opgenomen.

3.4.2 (Hoger) Beroep
Wij hanteren de volgende percentages voor (hoger) beroepsprocedures:
Van de besluiten in bezwaar gaat in
beroep
Voorafgaande raadpleging

10-20%

Afwijzing handhavingsverzoek

35-50%

Boete (licht)

65-85%

Boete (zwaar)

70-90%

Herstelsanctie

40-60%

Prejudiciële procedure

1-3 per jaar

Analoog met de bezwaarfase zal ook een groot deel van de bezwaren van afgewezen
handhavingsverzoeken in beroep gaan, omdat het vaak principiële zaken betreft waarin
burgers stellen dat zij hun grondrechten aangetast zien.
Ervaringscijfers van andere toezichthouders bij boetebesluiten laten zien dat de zeefwerking
van de bezwaarfase zeer beperkt zal zijn. Zo schrijven Jans & Outhuisje (2013) “bij de NMa
gaat 71% van de bezwaar makende overtreders alsnog in beroep, bij de OPTA is dit 91% en bij
de CA 67%”10. We gaan daarom uit van een beroepspercentage van tussen de 65% en 90% bij
boetes.
Vanaf een bepaald volume bezwaarschriften die tot beroep leiden, zou het mogelijk zinvol
zijn om voor mediation of een externe bezwaarschriftcommissie te kiezen. Een andere

10
Bron: Jans, J. H., & Outhuijse, A. (2013). De afschaffing van de bezwaarfase bij
boetebesluiten van de ACM. SEW: tijdschrift voor Europees en economisch recht, 2013(1), 211.

GA40

29

mogelijkheid zou zijn de bezwaarfase bij boetes over te slaan (hiervoor zijn wijzigingen in de
wetgeving nodig).
Gezien het karakter van een herstelsanctie verwachten wij een sterkere zeefwerking van de
bezwaarfase dan bij een boete.
Ook voor beroepsprocedures gaan we vanwege de hoge aantallen procedures uit van een
efficiencywinst van 30%.

GA40

30

4 Overzicht benodigde formatie (structureel)

4.1 Benodigde formatie (structureel)
4.1.1 Toelichting scenario’s
In de berekening van de capaciteit maken we gebruik van drie scenario’s. De scenario’s
verschillen vooral in de verwachte volumes.
In het lage scenario gaan we ervan uit dat de aantallen klachten en meldingen datalekken
enigszins meevallen. In het middenscenario vallen de klachten ook mee, maar neemt de rest
licht toe. In het hoge scenario pakt alles op de meest ongunstige manier uit – het is daarmee
een extreem scenario waarvan niet op voorhand wordt uitgegaan, maar geeft wel de uiterste
grens van de bandbreedte weer.
Laag

Midden

Hoog

Voorlichtings-/adviesaanvragen
(telefonisch)

8.000

10.000

12.000

Klachten Nederland (inclusief telefonische
“klachten”)

8.000

9.000

12.000

waarvan telefonisch

3.000

3.000

4.000

waarvan schriftelijk

5.000

6.000

8.000

Klachten EU

50

100

500

Ambtshalve geïnitieerd toezicht NL

35

45

50

Ambtshalve geïnitieerd toezicht EU

5

8

10

6.000

8.000

10.000

Meldingen datalekken

De scenario’s gaan uit van de benodigde structurele capaciteit – het betreft daarmee het
“eindbeeld”. Om er te komen is er een ingroeimodel ontwikkeld (zie memo transitiekosten).

GA40

31

4.1.2 Overzicht benodigde capaciteit
Benodigde capaciteit (fte)

Scenario “laag” Scenario "midden" Scenario “hoog”

Voorlichting & advisering (telefonisch)

5,0

6,0

7,0

Voorafgaande raadpleging

5,9

6,4

6,9

Systeemtoezicht

20,0

25,0

30,0

Datalekken

5,8

7,7

9,7

Klachten Nederland

31,1

37,3

49,4

Klachten EU

0,4

0,9

4,6

Ambtshalve onderzoeken NL

14,5

18,6

20,7

Ambtshalve geïnitieerd toezicht EU

2,5

2,5

5,0

Internationaal

13,4

15,5

19,1

Strategie & beleid

2,0

2,0

3,0

Staftaken juridisch

3,7

4,7

4,7

Sanctionering

9,9

12,8

16,1

Bezwaar

24,0

30,4

34,9

Beroep

14,9

18,1

23,9

Wetgevingsadvisering

2,0

2,0

2,0

Communicatie intern

2,9

2,9

2,9

Communicatie extern

8,5

9,5

9,7

Bedrijfsvoering

16,0

17,0

18,0

College/directie

3,0

3,0

3,0

185,3

222,4

270,7

Inschatting kosten personeel (ex.
overhead)

€ 16,2 mln

€ 19,5 mln

€ 23,8 mln

Inschatting kosten personeel (incl.
overhead

€ 19,6 mln

€ 23,7 mln

€ 29,4 mln

Totaal

NB: kosten medeafhankelijk van keuze organisatiemodel. Kosten personeel (excl. overhead)
bevatten loonkosten voor alle genoemde fte. Voor kosten incl. overhead zie toelichting.

GA40

32

Bovenstaande tabel geeft weer met welke bandbreedte rekening dient te worden gehouden
voor de financiering van de AP. Zoals in de inleiding vermeld, betreffen de scenario’s geen
“keuzes” maar zijn gebaseerd op autonome groei van aantallen in de werkstromen. De AP
heeft hier weinig invloed op.
Er zitten een aantal belangrijke factoren in het model, die voor een groot deel de toekomstige
werklast van de AP bepalen: dit zijn met name de volumes (daarom is ook met scenario’s
gewerkt). Een deel van de volumes is op dit moment nog lastig in te schatten, vooral omdat zij
afhankelijk zijn van de buitenwereld (bijvoorbeeld aantal klachten, telefoontjes, e.d.) en deels
duidelijk anders zijn dan de huidige processen (zo is bijvoorbeeld de huidige manier van
klachtafhandeling niet te vergelijken met de toekomstige manier). Voor het inschatten van de
scenario’s is daarom conservatief gerekend.
Omdat het in sommige gevallen om grote aantallen gaat, is het cruciaal dat de
daadwerkelijke volumes en het daadwerkelijke capaciteitsbeslag goed worden gemonitord,
vooral in de transitiefase en in de eerste maanden en jaren na mei 2018. Hoe eerder en hoe
beter de daadwerkelijke tijdsbesteding en de daadwerkelijke volumes in kaart zijn gebracht,
des te eerder en des te beter kan op mogelijke wijzigingen in capaciteitsbehoefte worden
ingespeeld. Met dit rapport kan in ieder geval een eerste bandbreedte worden geschetst van
de verwachte kosten.
Toelichting kosten overhead
Voor de berekening van overheadkosten is gebruik gemaakt van de Handleiding
overheidstarieven 2017. De handleiding definieert overheadkosten als “kosten die
samenhangen met de uitvoering van de PIOFACH-functies binnen het Rijk”. Onder PIOFACH
wordt verstaan: personeel, informatie, organisatie, financiën, administratie, communicatie en
huisvesting. De kosten per fte voor overhead worden in de handleiding bepaald op € 31.500.
Om de overheadkosten te berekenen dienen alle fte die onder PIOFACH vallen, afgetrokken te
worden van het totaal aantal fte en het resterende aantal fte te worden vermenigvuldigd met
€ 31.500.
Bij de AP vallen de volgende onderwerpen onder PIOFACH (overhead):
Secretariaat
- ICT
- Bedrijfsvoering
- HRM
- Staftaken juridisch
- Communicatie voor zover niet primair proces.
Een bijzonderheid bij de AP ten opzichte van de gemiddelde overheidsorganisatie is dat een
groot deel van de communicatiewerkzaamheden onder het primair proces valt (en daarmee
niet onder overhead). We rekenen hiertoe vooral de compliancebevorderende activiteiten:
- Communicatieadviezen en -plannen over primair proces
- Stakeholdercommunicatie & voorlichting t.b.v. compliancebevordering (waaronder het
geven van presentaties, ontwikkelen van voorlichtingsmateriaal,
voorlichtingsbijeenkomsten, etc.)
- Schrijven van Q&A-content (waaronder handleidingen voor burgers & organisaties)
- Persvoorlichting (grotendeels)
- Strategievorming.

GA40

33

In totaal ligt de verhouding overhead vs. primair proces bij 1/3 vs. 2/3. Dit komt neer op rond
de 8 fte communicatie die deel uitmaken van het primaire proces en dus niet vallen onder
overhead.

4.1.3 Toelichting categorieën
In bovenstaand overzicht zijn meerdere processen samengevoegd. Daarom volgt hieronder
een toelichting op de genoemde categorieën.
Telefonische voorlichting & advisering
Onder voorlichting en advisering vallen:
- Spreekuur
- Alternatieve interventies/Quick wins
- Frontoffice.
Dit is exclusief de processen die zijn opgenomen in “communicatie extern”
Voorafgaande raadpleging
- Voorafgaande raadpleging
- Verzoek om zienswijze
- Ontheffing 23 Wbp.
Systeemtoezicht
Onder systeemtoezicht vallen contact met FG’s, vragen aan organisaties, maar ook
certificering, gedragscodes en audits.
Datalekken
Hieronder vallen alle processen rondom de meldplicht datalekken, behalve sanctionering en
bezwaar/beroep.
Klachten
Onder klachten zijn alle vervolgprocessen meegenomen (zoals quick wins, alternatieve
interventies, onderzoeken, etc.) behalve sanctionering en bezwaar/beroep.
Ambtshalve onderzoeken
Hieronder vallen alle ambtshalve onderzoeken, exclusief sanctionering en bezwaar/beroep.
Ambtshalve toezicht EU
Onder ambtshalve toezicht EU vallen gezamenlijke onderzoeken (zoals joint operations) en
overige toezichtsverzoeken van collega-toezichthouders.
Internationaal
Hieronder valt:
- Doorgifte derde landen/BCR’s
- Opinies WP29 (straks EDPB)
- WP29 plenaire (straks EDPB)
- WP29 subgroups (straks EDPB)
- Deelname aan andere internationale groepen
- Internationale vragen/Vragen EU
- Consistency Mechanism
- Mutual-assistanceverzoeken (het deel dat geen onderzoek is)
- Coördinatie EU/buitenland
- Privacyshield.

GA40

34

Strategie & beleid
Hieronder valt alleen strategie en beleid.
Wetgevingsadvisering
Hieronder valt alleen wetgevingsadvisering.
Staftaken juridisch
Onder staftaken juridisch vallen: klachten hfst 9 Awb, procedure Ombudsman, Wobverzoeken, ondersteuning JZ, interne advisering bedrijfsjuridisch, compliance officer en FG
(intern), vaststellen dwangsom bij niet tijdig beslissen, opstellen beleid inzake de uitvoering
en beheer van de organisatie.
Sanctionering
Onder sanctionering valt: boetes, herstelsancties, openbaarmakingsbesluit, meekijken
afwijzing handhavingsverzoeken, adviseren primair proces, beoordelen VB/DB,
nalevingscontrole, innen.
Bezwaar
Hieronder vallen bezwaarprocedures.
Beroep
Hieronder vallen beroepen incl. Bestuurlijke lus, hoger beroep, Voorlopige voorzieningen en
procedures bij het HvJ.
Communicatie intern
Onder interne communicatie valt
- Algemene interne communicatie
- Intranet
- Kennisdeling en –borging
- Coördineren raad van advies.
Communicatie extern
Onder externe communicatie valt:
- Communicatieadviezen en -plannen over primair proces
- Stakeholdercommunicatie & voorlichting t.b.v. compliancebevordering (waaronder
geven van presentaties, ontwikkelen voorlichtingsmateriaal, voorlichtingsbijeenkomsten,
etc.)
- Schrijven van Q&A-content
- Persvoorlichting
- Public affairs
- Strategievorming
- Website (inhoudelijk en communicatief)
- (Half)jaarverslag
- Corporate communicatie
- Arbeidsmarktcommunicatie.
Bedrijfsvoering & overhead
Hieronder valt:
- Secretariaat
- ICT
- Bedrijfsvoering
- HRM.

GA40

35

4.2 Overige structurele kosten
De overige structurele kosten zijn meegerekend in de integrale loonkosten conform
handleiding overheidstarieven 2017.

4.3 Monitoringsafspraken
Efficiënt & effectief
Zoals herhaaldelijk benadrukt in dit rapport, zijn goede monitoringsafspraken van groot
belang. Dit houdt in dat monitoringsafspraken efficiënt en effectief zijn:
- Efficiënt, zodat geen onnodige werklast ontstaat door het monitoren.
- Effectief, zodat monitoring ook daadwerkelijk consequenties heeft en ingespeeld kan
worden op veranderingen in werklast.
Dimensies & onduidelijkheden
Voor het maken van efficiënte monitoringsafspraken (en het ontwikkelen van een monitor) is
het allereerst nodig om te bepalen wat er precies gemonitord dient te worden. Hiervoor kan
worden gekeken naar de dimensies die gemonitord kunnen worden en naar de punten
waarop nog onduidelijkheid heerst of wijzigingen verwacht worden (dit is immers de
aanleiding voor het maken van monitoringsafspraken). Daarnaast is het verstandig zich in de
monitor op alleen die onderwerpen te richten, die er qua werklast ook toe doen: waar maar
kleine mogelijke verschillen verwacht worden is het normaliter niet efficiënt om te gaan
monitoren.
De dimensies die zich bij de AP voor monitoringsafspraken lenen zijn tijdsbesteding aan
processen (en variaties ervan), volumes en verhoudingen tussen procesvariaties. Per
onderwerp (bijvoorbeeld klachten) kan dan worden gekozen of, wat en hoe er precies
gemonitord zal worden. Monitoring zal vooral logisch zijn bij onderwerpen waar
onduidelijkheid heerst of waar wijzigingen verwacht worden (bijvoorbeeld volumegevoelige
processen). De tabel hieronder geeft schematisch weer voor welke soort onderwerpen het
logisch zal zijn om monitoringsafspraken te maken.
Niet monitoren

Wel monitoren

Tijdsbesteding per keer
(en variaties in proces)

Bestaand, ongewijzigd proces;
“klein” proces (“peanuts”)

Nieuw proces;
Sterk gewijzigd proces;

Volumes (en
verhoudingen
procesvariaties)

Bekende volumes;
“klein” proces (“peanuts”);

Onduidelijke volumes;
Onduidelijke verhoudingen
procesvariaties;

De focus zal dus liggen op nieuwe processen (tijdsbesteding per proces) en
onbekende/wisselende volumes en verhoudingen.
Voorstel onderwerpen van monitoring AP
In onderstaande tabel zijn de onderwerpen uit het rapport samengevat met daarbij een
voorstel voor het wel of niet monitoren ervan.

GA40

36

Onderwerpen

Eigenschappen

Voorlichting & advisering
(telefonisch)

Nieuw proces;
Onduidelijke volumes

√

√

Voorafgaande raadpleging

Deels nieuw proces;
Deels onduidelijke volumes

√

√

Systeemtoezicht

Nieuwe processen;
Onduidelijke volumes

√

√

Datalekken

Gewijzigd proces;
Volumegevoelig

√

√

Klachten Nederland

Nieuw proces;
Onduidelijke volumes

√

√

Klachten EU

Nieuw proces;
Onduidelijke volumes

√

√

Ambtshalve onderzoeken NL Volumegevoelig

-

√

Ambtshalve geïnitieerd
toezicht EU

Nieuw proces;
Onduidelijke volumes

√

√

Internationaal

Deels nieuwe processen;
Deels volumegevoelig

√ (deels)

√ (deels)

Strategie & beleid

Nieuw proces;
Maar niet volumegevoelig

-

-

Staftaken juridisch

Ongewijzigd

-

-

Sanctionering

Gewijzigd proces (efficiency);
Onduidelijke volumes

√

√

Bezwaar

Gewijzigd proces (efficiency);
Onduidelijke volumes

√

√

Beroep

Gewijzigd proces (efficiency);
Onduidelijke volumes

√

√

Wetgevingsadvisering

Geen relevante wijzigingen

-

-

Communicatie intern

Geen relevante wijzigingen

-

-

Communicatie extern

Geen relevante wijzigingen

-

-

Bedrijfsvoering

Geen relevante wijzigingen

-

-

College/directie

Geen relevante wijzigingen

-

-

GA40

Monitoring
Monitoring
tijdsbesteding volumes

37

Manieren van monitoring
Er zijn verschillende manieren van monitoring. Welke manier uiteindelijk gebruikt wordt, is
mede afhankelijk van de indicatoren die men kiest.
- Volumes en verhoudingen: Vastleggen in systemen (registratie), turven, casestudies, etc.
- Tijdsbesteding per proces: tijdschrijven, casestudies, multimomentopnames,
expertsessies, etc.
Per proces dient bezien te worden welke manier van monitoring mogelijk, nuttig en efficiënt
is. Dat kan soms pas later duidelijk worden (bijvoorbeeld: kunnen aantallen in een IT-systeem
bijgehouden worden?). In de uiteindelijke monitoringsafspraken kan dus een combinatie van
monitoringsinstrumenten gebruikt worden.
Tijdstippen van monitoring
Het monitoren zelf gaat in principe het hele jaar door. Op bepaalde momenten, bijvoorbeeld
één keer per kwartaal of per half jaar kan worden afgesproken nieuwe inzichten met elkaar te
delen of een rapportage op te leveren. Het zal zinvol zijn dit vóór het indienen van een
(aanvullende) begroting (voorjaar/najaar) te doen.
Voor een aantal onderwerpen zal binnenkort al nieuwe informatie binnenkomen. Zo is er een
uitvraag gestart onder Europese DPA’s over de inschatting van o.a. aantallen Europese
klachten. De uitkomsten hiervan kunnen zo snel mogelijk worden meegenomen in de
monitor. Ook kunnen kwartiermakers voor systeemtoezicht en de Europese processen na een
tijd beter inschatten welke capaciteit daadwerkelijk nodig zal zijn. Voor andere onderwerpen
zal pas nadat de processen zijn ingericht en een aantal keer zijn doorlopen meer duidelijkheid
ontstaan. De tabel hieronder geeft een eerste inschatting van wanneer meer duidelijkheid te
verwachten is over de boven geïdentificeerde onderwerpen.
Onderwerpen

Meer duidelijkheid
over tijdsbesteding

Meer duidelijkheid
over volumes

Voorlichting & advisering (telefonisch)

Q4 2017

Q4 2017

Voorafgaande raadpleging

Q1 2018

Q1 2018

Systeemtoezicht

Q1 2018

Q1 2018

Datalekken

Q4 2017

Q1 2018

Klachten Nederland

Q4 2017

Q2 2018

Klachten EU

Q4 2017

Q2 2017

-

Q2 2018

Ambtshalve geïnitieerd toezicht EU

Q2 2018

Q3 2017

Internationaal

Q2 2018

Q3 2017

Sanctionering

Q3 2018

Q4 2018

Bezwaar

Q3 2018

Q4 2018

Beroep

Q3 2018

Q4 2018

Ambtshalve onderzoeken NL

GA40

38

Periode van monitoring & wijzigingen in monitoring over de tijd heen
Het zal zinvol zijn om zo vroeg mogelijk te starten met monitoren. Vooral in de ingroeifase is
het essentieel dat zowel tijdsbesteding als volumes van de genoemde processen goed in
kaart worden gebracht.
Niet alles hoeft elke keer weer opnieuw in kaart te worden gebracht. De tijdsbesteding van
nieuw ingerichte processen is hier een voorbeeld van. Zodra duidelijk is hoe de processen
eruitzien en wat de tijdsbesteding van per keer doorlopen van het proces is, hoeft dit niet elke
keer te worden herhaald. Er kan dan bijvoorbeeld worden overgegaan naar monitoring van
alleen nog maar de volumes.
Effectiviteit: afspraken over consequenties
Monitoring heeft weinig nut als er geen consequenties aan verbonden worden. Het maken
van goede afspraken over consequenties is daarom cruciaal: bijvoorbeeld, wat gebeurt er als
de volumes van een proces veel hoger of juist veel lager uitpakken? De partijen die zich aan
de monitor committeren dienen voorbereid te zijn op de mogelijke uitkomsten van de
monitor. Dat betekent dus dat er ruimte moet worden gelaten voor een mogelijke toename
van capaciteit, maar ook voor afname. Zo kan de AP bijvoorbeeld met tijdelijke contracten
werken en het ministerie ruimte reserveren in de begroting.

GA40

39

Bijlage 1: Berekening werkstromen

Toelichting algemeen
- Gegeven: werkbare uren per jaar per fte: 1.380 (Rijksoverheid)
- Percentages hoeven niet altijd tot 100% op te tellen, omdat combinaties mogelijk zijn: bijvoorbeeld kan een alternatieve interventie alsnog tot een
onderzoek leiden.
Klachten NL
- De AP wil zo efficiënt mogelijk werken. Dit houdt in zo veel mogelijk via de telefoon afhandelen en zo min mogelijk een schriftelijke fase ingaan. Dit is echter
niet altijd in de hand van de AP. Voor verdere afhandeling probeert de AP zo veel mogelijk via alternatieve interventies af te doen.
- Soms zullen onderzoeken nodig zijn. De AP introduceert hiervoor een nieuwe “lichte” variant van onderzoeken, in aanvulling op de bestaande uitgebreide en
lang durende onderzoeken. Het merendeel van de onderzoeken zal de nieuwe, lichte variant betreffen (40 uur i.p.v. 300-900 uur).
- Sancties en bezwaar en beroep zijn zowel in deze tabel opgenomen als ook in de aparte secties sancties/bezwaar/beroep.
- Voor afwijzingen geldt: Als een Alternatieve Interventie niet tot gewenst resultaat van klager leidt (bijvoorbeeld als er geconstateerd is dat er geen
overtreding heeft plaatsgevonden en het verzoek is afgewezen), kan klager alsnog via klachtenformulier verzoek indienen. Daardoor dan ook mogelijk
bezwaar/beroepsstroom.

Afhandeling klachten

Gemiddelde tijdsbesteding
per stuk in uur

Procentuele verdeling
afhandeling

Aantal per Aantal per
jaar (laag) jaar
(midden)

Aantal
per jaar
(hoog)

Fte
Fte
Fte
(laag) (midden) (hoog)

2

100%

5.000

6.000

8.000

7,2

8,7

11,6

6,7

10%

500

600

800

2,4

2,8

3,4

Doorgeleiden (buitenland)

2

1%

25

30

40

0,0

0,0

0,1

Doorgeleiden (andere bestuursorganen)

1

1%

25

30

40

0,0

0,0

0,0

Alternatieve interventie

2,6

85%

4.250

5.100

6.800

7,9

9,4

12,6

Bemiddeling

19

1%

50

60

80

0,7

0,8

1,1

Onderzoek12

68

5%

250

300

400

12,2

14,8

19,7

Communicatie-advies

24

15

18

24

0,3

0,3

0,4

Beoordeling klacht
Eerste beoordeling
Vervolgacties11
Afwijzing (incl. afwijzingsbesluit)

Sanctie (alle sancties n.a.v. klachten)

31,3

2,5%

125

150

200

2,8

3,4

4,5

Voortijdige beëindiging/intrekking

1

1%

50

60

80

0,0

0,0

0,1

11
Hierbij zijn ook combinaties mogelijk: zo kan bijvoorbeeld eerst een alternatieve interventie opgestart worden, en vervolgens alsnog een onderzoek worden uitgevoerd. Ook kan
bijvoorbeeld een onderzoek zijn uitgevoerd en vervolgens de klacht voortijdig beëindigd worden.
12

Bij onderzoeken bestaat er een groot verschil tussen de lichte variant (40 uur en de zware variant 300-900 uur), zie boven. De AP streeft ernaar om zo efficiënt mogelijk te werken.

Afhandeling klachten

Gemiddelde tijdsbesteding
per stuk in uur

Procentuele verdeling
afhandeling

Aantal per Aantal per
jaar (laag) jaar
(midden)

Aantal
per jaar
(hoog)

Fte
Fte
Fte
(laag) (midden) (hoog)

0,25

70%

350

420

560

0,1

0,1

0,1

61

30%

150

180

240

6,6

8

7,6

Voortijdig beëindigd

1

30%

75

90

120

0,1

0,1

0,1

Geen overtreding (Afwijzing)

40

5%

13

15

20

0,4

0,4

0,6

Sanctie (zie sancties boven)13

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Accepteert

0,5

35%

74

89

119

0,0

0,0

0,0

Dient bezwaar in

54,3

65%

138

166

221

5,4

6,5

6,2

0,5

70%

97

116

155

0,0

0,0

0,1

137,7

30%

86

104

138

8,6

10,3

13,8

Indien afwijzing
Accepteert
Dient bezwaar in
Indien onderzoek

Indien sanctie

Indien bezwaar
Accepteert en betaalt/beëindigt overtreding
Gaat in (hoger) beroep

13

De berekeningen voor deze sancties zijn reeds meegenomen onder “vervolgacties” (zie boven)

Ambtshalve onderzoeken
Ambtshalve onderzoeken zullen nauwelijks wijzigen. De AP doet nu al veel om het aantal onderzoeken te beïnvloeden, maar is daarbij ook afhankelijk van
incidenten waar zij bijvoorbeeld als “brandweer” moet optreden.

Afhandeling ambtshalve onderzoeken

Gemiddelde Procentuele verAantal per Aantal
Aantal Fte
Fte
Fte
tijdsdeling afhandeling jaar (laag) per jaar per
(laag) (midden) (hoog)
besteding
(midden) jaar
per stuk in
(hoog)
uur

Ambtshalve onderzoeken
Onderzoek

35

40

50

559,2

100%

35

40

50

14,2

16,2

20,3

2

5%

1,75

2

2,5

0

0

0

Sanctie “licht” (lichte boetes)

31,2

35%

12,3

14

17,5

0,3

0,3

0,4

Sanctie “zwaar” (herstelsanctie & zware boetes)

116,0

60%

21

24

30

1,8

2,0

2,5

Rapport Voorlopige Bevindingen (VB)
en Definitieve Bevindingen (DB)

49,0

90%

32

41

45

1,1

1,4

1,6

Communicatie-advies

24,0

57%

20

26

29

0,3

0,4

0,5

Bezwaar

74,5

50%

16,6

19,0

23,8

0,9

1,0

1,3

Beroep

154,0

35%

5,8

6,7

8,3

0,6

0,7

0,9

Voortijdige beëindiging

Onderzoeken EU

Afhandeling ambtshalve onderzoeken Gemiddelde
Procentuele
Aantal per Aantal
Aantal Fte
Fte
Fte
EU
tijdsbesteding verdeling afhandeling jaar (laag) per jaar per jaar (laag) (midden) (hoog)
per stuk in uur
(midden) (hoog)
Onderzoeken EU
Onderzoek

559,2

100%

5

5

10

2,2

2,2

4,4

Coördinatie EU

84

100%

5

5

10

0,3

0,3

0,6

Voortijdige beëindiging

2

0%

0

0

0

Punitieve sanctie

31,2

35%

1,8

1,8

3,5

0

0

0

Herstelsanctie

116,0

60%

3

3

6

0,3

0,3

0,5

Rapport Voorlopige Bevindingen (VB)
en Definitieve Bevindingen (DB)

49,0

90%

4,5

7,2

9

0,2

0,2

0,4

Communicatie-advies

24,0

90%

4,5

7,2

9

0,1

0,1

0,2

Bezwaar

74,5

50%

2,4

2,4

4,8

0,1

0,1

0,3

Beroep

154,0

35%

0,8

0,8

1,7

0,1

0,1

0,2

Extra element t.o.v. ambtshalve onderzoeken NL: coördinatie EU

Sanctionering
Afhandeling sancties

Gemiddelde
tijdsbesteding
per stuk in uur

Procentuele
Aantal per Aantal per
verdeling afhandeling jaar (laag) jaar
(midden)

Aantal per Fte
Fte
Fte
jaar
(laag) (midden) (hoog)
(hoog)

Vanuit klachten

31,3

2,5%

125

150

200

2,8

3,4

4,5

Vanuit datalekken

4,5

24%

1440

1920

2400

4,7

6,3

7,8

Vanuit onderzoek NL (punitief)

31,2

35%

12,3

14

17,5

0,3

0,3

0,4

Vanuit onderzoek NL (herstel)

116

60%

21

24

30

1,8

2,0

2,5

Vanuit sanctie punitief (onderzoek EU)

31,2

35%

1,8

1,8

3,5

0,0

0,0

0,1

Vanuit sanctie herstel (onderzoek EU)

116

60%

3

3

6

0,3

0,3

0,5

NB: lees deze tabel als “2,5% van alle klachten leiden tot sanctionering”

Bezwaar
Afhandeling bezwaar

Gemiddelde
tijdsbesteding
per stuk in uur

Procentuele
Aantal per Aantal per
verdeling afhandeling jaar (laag) jaar
(midden)

Aantal
per jaar
(hoog)

Fte
Fte
Fte
(laag) (midden) (hoog)

Vanuit afwijzing (klachten)

52,1

30%

150

180

240

6

7

6,5

Vanuit sanctie (klachten)

54,3

65%

138

166

221

5,4

6,5

6,2

Vanuit sanctie (datalekken)

25,6

40%

576

768

960

10,7

14,2

17,8

Vanuit sanctie (onderzoek NL)

74,5

50%

16,6

19

23,8

0,9

1

1,3

Vanuit sanctie (onderzoek EU)

154,0

50%

2,4

2,4

4,8

0,1

0,1

0,3

NB: lees deze tabellen als “x% van alle klachten leiden tot bezwaar/beroep”
Beroep
Afhandeling beroep

Gemiddelde
tijdsbesteding
per stuk in uur

Procentuele
Aantal per Aantal per
verdeling afhandeling jaar (laag) jaar
(midden)

Aantal per Fte
Fte
Fte
jaar
(laag) (midden) (hoog)
(hoog)

Vanuit bezwaar (klachten)

137,7

30%

86

104

138

8,6

10,3

13,8

Vanuit bezwaar (datalekken)

32,0

30%

172,8

230,4

288

4,0

5,3

6,7

Vanuit bezwaar (onderzoeken NL)

154,0

35%

5,8

6,7

8,3

0,6

0,7

0,9

Vanuit bezwaar (onderzoeken EU)

154,0

35%

0,8

0,8

1,7

0,1

0,1

0,2

Voorlichtings- en adviesverzoeken (telefonisch) en telefonische klachten
Voorlichting & advies

laag

midden

Hoog

Aantal bellers

8.000

10.000

12.000

Tijdsbesteding per telefoontje (uren)

0,25

0,25

0,25

Bezetting

4-8 u per werkdag

4-8 u per werkdag

4-8 u per werkdag

Klachten (telefonisch)

laag

midden

Hoog

Aantal bellers

3.000

3.000

4.000

Tijdsbesteding per beller (uren, gemiddeld)14

0,5

0,5

0,5

Bezetting

4-8 u per werkdag

4-8 u per werkdag

4-8 u per werkdag

Datalekken

laag

midden

Hoog

Aantal meldingen

6.000

8.000

10.000

Meldingen bekeken

60%

60%

60%

… daarvan % overtredingen

40%

40%

40%

Datalekken

14

Uitgangspunt voor telefonische afhandeling van klachten is dat klachten waarbij de afhandeling langer zou duren dan een half uur per beller doorgaan naar een schriftelijke fase.

Bijlage 2: Lijst gesprekspartners

Organisatie

Afdeling

Functie

Ministerie van VenJ

DWJZ

Wetgevingsjurist

Ministerie van VenJ

DGRR

Raadadviseur

Ministerie van VenJ

DGRR

Raadadviseur/plv. Hoofd Juridische
Zaken

Ministerie van VenJ

Servicecentrum
Privacy en Veiligheid

Coördinator Servicecentrum Privacy
en Veiligheid

Ministerie van BZK

Senior beleidsmedewerker

Autoriteit
Persoonsgegevens

Alle afdelingen

Verschillende medewerkers

Raad van State

Advisering

Directeur

Nationale Ombudsman

Directiesecretaris/programmamanager

Autoriteit Financiële
Markten

Programmamanager Innovatie &
Fintech

Met de afdeling DGRR van het ministerie van VenJ en de AP heeft gedurende het onderzoek
wekelijks afstemmingsoverleg plaatsgevonden, waarin onder ander conceptversies van dit
rapport zijn besproken.

GA40

48

Bijlage 3: Tabel wijzigingen AVG/Richtlijn

Eerste interne analyse AP (d.d. 17-08-2016)
Taakomschrijving
Wbp

Artt.
Wbp

Meldingen incl.
voorafgaand
onderzoek/ zwarte
lijst

Artt 27,
31, 32

15

Taakomschrijving Verordening

O= ongewijzigd, N = nieuw, G = gewijzigd, V = vervallen en W = wens.

Artt Ver.1

O/N/G/ indien proces gewijzigd: aangeven waaruit de wijziging
V/ W15 bestaat
V

Deze processen komen als zodanig te vervallen.

Taakomschrijving
Wbp

Artt.
Wbp

Taakomschrijving Verordening

Artt Ver.1

O/N/G/ indien proces gewijzigd: aangeven waaruit de wijziging
V/ W15 bestaat

Verzoeken om
Art. 47
bemiddeling
(waaronder de zaken
ivm het recht om
vergeten te worden

In de verordening zijn de rechten
Afdeling 2
weergegeven van betrokkenen mbt
en 3 van
informatie en toegang tot
hfst 3
persoonsgegevens, waaronder recht op
inzage, rectificatie, recht op
vergetelheid etc.

OG

De taak om te bemiddelen wordt op zichzelf niet genoemd in
de verordening, maar vloeit voort uit de breder
geformuleerde taakomschrijving en de bepaling over
klachtbehandeling. Het proces zal nagenoeg gelijk blijven,
maar mogelijk wel in volume toenemen.

wetgevingsadvisering Art 51

wetgevingsadvisering

Art 57,
eerste lid,
onder c

O

Is deels afhankelijk van de op nationaalniveau geregelde
procedure. De inschatting is dat het interne proces
ongewijzigd blijft.

Klachten/ verzoek
om handhaving

In behandeling nemen klachten/
verzoeken om handhaving

Art 57,
eerste lid
onder f en
het
tweede lid

O/G

Gaat waarschijnlijk verder dan het in behandeling nemen
van verzoeken/ klachten van burgers in NL, houdt ook in
behandelen doorgestuurde klachten afkomstig van andere
toezichthouders. Daarnaast dient het indienen van klachten/
verzoeken elektronisch te worden gefaciliteerd.
Het proces zal deels onveranderd blijven, zij het dat het
volume naar verwachting zal toenemen en de AP vaker
inhoudelijk zal moeten oordelen. Wat wijzigt in het proces is
dat het een Europese component krijgt in de vorm van het
mutual assistence mechanism (artt. 61 van de verordening.

Art 28,
vierde
lid,
Richtlijn

Artt Ver.1

O/N/G/ indien proces gewijzigd: aangeven waaruit de wijziging
V/ W15 bestaat

Artikel 60 Het doen van onderzoek

Art 57,
eerste lid,
onder h

O/G

Aan het bestaande proces zal worden toegevoegd de EUcomponent van samenwerking tussen toezichthouders in de
EU. De afstemming en samenwerking bij het doen van
onderzoek zal geïntensiveerd worden. Zie hierover artikel 60
t/m 62 daarover. Dit kan leiden tot de toepassing van het
coherentiemechanisme als bedoeld in artikel 63 ev.

BCR’s

Artikelen
76+77

Artt 46, 47

O

Waarschijnlijk blijft dit proces ongewijzigd blijven en is in de
verordening de bestaande werkwijze opgenomen.

Niet aanwezig

nvt

Volgen relevante ontwikkelingen

Art 57,
eerste lid,
onder i

O

Voor zover dit een proces is, vindt er geen wijziging plaats.

Meldplicht
datalekken

Artikel
34a

Meldplicht datalekken

Artt 33, 58

O

Het proces als zodanig blijft ongewijzigd. Het volume zal
toenemen gelet op de uitbreiding van hetgeen gemeld dient
te worden.

Taakomschrijving
Wbp

Artt.
Wbp

Het doen van
onderzoek

Taakomschrijving Verordening

Taakomschrijving
Wbp

Artt.
Wbp

Taakomschrijving Verordening

Artt Ver.1

O/N/G/ indien proces gewijzigd: aangeven waaruit de wijziging
V/ W15 bestaat

Niet aanwezig

nvt

Informatieverschaffing

Art 57,
eerste lid
onder b, d
en e

N

Dit betreft een nieuw proces en zal qua intensiteit verschillen
naar gelang wie de ‘betrokkene’ is.
Het publieke bewustzijn en begrip van de risico’s, regels,
waarborgen en rechten gerelateerd aan het verwerken van
persoonsgegevens proactief promoten. Activiteiten gericht
op kinderen zullen specifieke aandacht krijgen. Dit gaat
zeker de eerste paar jaar na inwerkingtreding verder dan het
hebben van een website. Er dient op meer actieve aan
voorlichting te worden gedaan.
Het bewustzijn van verantwoordelijken en bewerkers
vergroten over hun verplichtingen onder de Verordening;
Op verzoek, informatie geven aan elke betrokkene over het
uitoefenen van zijn of haar rechten onder deze Verordening
en, wanneer van toepassing, samenwerken met de
toezichthouder in een andere Lidstaat met dit doel.

Taakomschrijving
Wbp

Artt.
Wbp

Taakomschrijving Verordening

Artt Ver.1

O/N/G/ indien proces gewijzigd: aangeven waaruit de wijziging
V/ W15 bestaat

Niet aanwezig

nvt

Voorafgaande raadpleging DPIA

Art 36

O

Bij hoog risico na een DPIA dient de toezichthouder
voorafgaand te worden geraadpleegd. Het proces is
vergelijkbaar met het bestaande proces van het voorafgaand
onderzoek (zie receptuur), zij het dat ook bij dit product het
EU-afstemmingsmechanisme moet worden doorlopen. De
toetsing gaat inhoudelijk verder en is een andere dan de
huidige VO-procedure. De verwachting is dat er intensief
gebruik gemaakt gaat worden van dit product, omdat het
bedrijven en instellingen een bepaalde zekerheid geeft.

Niet aanwezig

nvt

Functionaris voor de
gegevensbescherming

H III Afd. 4

N

De AP dient intern een proces hiervoor in te richten, nu de AP
ook zelf een FG dient te hebben.

Gedragscode

Artikel 25 Gedragscode

Artt 40, 41

O/G

Het proces als zodanig zal ongewijzigd blijven, zij het dat
daarnaast een proces op EU-niveau doorlopen moet worden.
Zie de desbetreffende artt uit de verordening.

Niet aanwezig

nvt

Artt 42, 43

N

Dit proces is geheel nieuw.

Certificering

Taakomschrijving
Wbp

Artt.
Wbp

Taakomschrijving Verordening

Artt Ver.1

O/N/G/ indien proces gewijzigd: aangeven waaruit de wijziging
V/ W15 bestaat

Niet aanwezig

nvt

Interne documentatie

Art 57,
eerste lid,
onder u

N

Dit vergt zeer waarschijnlijk het inrichten van nieuwe
processen binnen en dus aanpassing van het ICT-systeem.

Niet aanwezig

nvt

Handhavingsbevoegdheid

Art 58,

O/G

Het proces op bestuursrechtelijk niveau zal waarschijnlijk
ongewijzigd blijven. Echter voordat een definitief besluit
genomen wordt, dient het ontwerp/ concept aan de andere
toezichthouders te worden voorgelegd. Deze kunnen
bezwaar maken. Indien het bezwaar niet wordt
overgenomen, kan het coherentiemechanisme worden
toegepast uit artikel 63 ev van de verordening. Dit betekent
een belangrijke wijziging op het proces en zal het
besluitvorming traject met ongeveer twee maanden
vertragen.

Artt Ver.1

O/N/G/ indien proces gewijzigd: aangeven waaruit de wijziging
V/ W15 bestaat

Art 58
Activiteitenverslag toezichthouder
van de
Wbp en
art 18 van
de
Kaderwet
ZBO

Art 59

O

Dit proces blijft hetzelfde.

Artt 51a,
61, zesde
lid, van
de Wbp

Art 57,
eerste lid,
sub g, en
art 60

G/N

Intensievere samenwerking met andere Europese
toezichthouders waarbij consensus wordt nagestreefd.
Verdergaande afstemming vereist en onderscheid leidende
toezichthoudende autoriteit die samenwerkt met andere
Europese toezichthoudende autoriteiten. Geldt ook tav
klachten van betrokkenen tav een
verwerkingsverantwoordelijke die meerdere vestigingen in
de EU heeft. Termijnen voor samenwerking en beoordeling
ontwerpbesluit. Betreft andere manier van werken en
verhoging administratieve lasten. Het hanteren van een
standaardformulier voor het vertrekken van informatie aan
andere toezichthouders.

Taakomschrijving
Wbp

Artt.
Wbp

Jaarverslag

Medewerking EUlidstaten

Taakomschrijving Verordening

Europese samenwerking
toezichthoudende autoriteiten

Bijlage 4: Appellabele besluiten

Bevoegdheden en besluiten die voortvloeien uit de AVG (versie cf. concept
Uitvoeringswet)
Onderzoeksbevoegdheden16

Artikel

Appellabel
besluit?

Last om informatie te verstrekken

58, lid 1, punt a)

ja, zie ook artikel
14, lid 4,
Uitvoeringswet

Onderzoek verrichten

58, lid 1, punt b)

nee

Certificeringen toetsen

58, lid 1, punt c)

nee

Partij in kennis stellen van gestelde
overtreding (w.o. handhavings/beschermingsverzoek?)

58, lid 1, punt d)

nee

Toegang verkrijgen tot
persoonsgegevens/informatie

58, lid 1, punt e)

nee

Toegang verkrijgen tot bedrijfsruimten (w.o.
systemen)

58, lid 1, punt f)

nee

16
de AP beschikt tevens over de onderzoeksbevoegdheden uit afdeling 5.2 van de Awb, nu
zij is ook aangewezen als toezichthouder krachtens de Awb.

GA40

56

Corrigerende maatregelen

Waarschuwing

58, lid 2, punt a),
artikel 35c, eerste lid,
punt a, Wpg (na
implementatie Rl)

nee (geen
rechtsgevolg), zie
ook artikel 14, lid 5,
Uitvoeringswet

Berisping

58, lid 2, punt b)

ja, zie artikel 14, lid
5, Uitvoeringswet

Verplichten tot het doen van een melding van
inbreuk aan betrokkene

artikel 35c, lid 1, onder
e, Wpg (na
implementatie Rl)

nee, zie artikel 35c,
lid 3, Wpg

Last om het verzoek van betrokkene in te
58, lid 2, punt c)
willigen (inzage, bezwaar tegen de verwerking
etc.)

ja, zie ook artikel
14, lid 5,
Uitvoeringswet

Zelfstandige last (algemeen)

58, lid 2, punt d)

ja, zie ook artikel
14, lid 5,
Uitvoeringswet

Last om een (openbare) mededeling te doen

58, lid 2, punt e)

ja, zie ook artikel
14, lid 5,
Uitvoeringswet

Tijdelijke of definitieve verwerkingsbeperking
(w.o. verwerkingsverbod)

58, lid 2, punt f)

ja, zie ook artikel
14, lid 5,
Uitvoeringswet

Last tot rectificatie of wissing van gegevens of 58, lid 2, punt g)
beperking van de verwerking + mededeling
daarvan

ja, zie ook artikel
14, lid 5,
Uitvoeringswet

(Last om) certificering (te doen) intrekken e.d. 58, lid 2, punt h)

ja, zie ook artikel
14, lid 5,
Uitvoeringswet

Bestuurlijke boete (o.g.v. artikel 83)

58, lid 2, punt i)

ja, vgl. ook artikel
14, lid 3,
Uitvoeringswet

Last om doorgifte op te schorten

58, lid 2, punt j)

ja, zie ook artikel
14, lid 5,
Uitvoeringswet

Last onder dwangsom (nationaal)

o.g.v. 58, lid 6 + 16, lid ja
4 en 17 Uitvoeringswet,
artikel 35c, lid1 , onder
b, Wpg (na
implementatie Rl)

GA40

57

Bestuurlijke boete (nationaal)

o.g.v. 84, lid 1 + 18
ja
Uitvoeringswet, artikel
35c, lid 1, onder c, Wpg
(na implementatie Rl)

Autorisatie- en adviesbevoegdheden

Advies (voorafgaande raadpleging)

58, lid 3, punt a), Art
33b Wpg (na
implementatie Rl)

ja, zie ook artikel
14, lid 6,
Uitvoeringswet

Advies (parlement, regering etc.)

58, lid 3, punt b)

nee, zie ook artikel
14, lid 6,
Uitvoeringswet

Wetgevingsadvies (nationaal)

15 Uitvoeringswet

nee

Voorafgaande toestemming (voorafgaande
raadpleging; artikel 36, lid 5)

58, lid 3, punt c)

ja, zie (ook) artikel
14, lid 6,
Uitvoeringswet

Advies over / goedkeuring van
ontwerpgedragscode

58, lid 3, punt d)

ja, zie (ook) artikel
14, lid 6,
Uitvoeringswet

Accrediteren certificeringsorgaan

58, lid 3, punt e)

ja, zie ook artikel
14, lid 6,
Uitvoeringswet

Afgeven certificering / goedkeuring
certificeringscriteria

58, lid 3, punt f)

ja, zie artikel 14, lid
6, Uitvoeringswet

Aannemen/vaststellen
standaard(contract)bepalingen (verwerker,
doorgifte; artikelen 28 lid 8 en 46, lid 2, punt
d))

58, lid 3, punt g)

ja, zie ook artikel
14, lid 6,
Uitvoeringswet

Toestemming voor contractbepalingen
doorgifte (artikel 46, lid 3, punt a))

58, lid 3, punt h)

ja, zie ook artikel
14, lid 6,
Uitvoeringswet

Toestemming voor administratieve regelingen 58, lid 3, punt i)
doorgifte (artikel 46, lid 3, punt b))

ja, zie ook artikel
14, lid 6,
Uitvoeringswet

Goedkeuring van bindende
bedrijfsvoorschriften

ja, zie (ook) artikel
14, lid 6,
Uitvoeringswet

GA40

58, lid 3, punt j)

58

Overige

Rechtsvordering instellen etc.

58, lid 5

nee

Afwijzing klacht (handhavingsverzoek)

o.a. 77,
artikel 31a Wpg (na
implementatie Rl) en
artikel 26 Wjsg (na
implementatie Rl)

ja, zie ook MvT
Uitvoeringswet

Toestemming verwerking persoonsgegevens
betreffende strafrechtelijke veroordelingen
etc. ten behoeve van derden (nationaal, komt
in de plaats van VO-procedure uit Wbp)

31, lid 1, onderdeel c,
onder 30,
Uitvoeringswet

ja

Ontheffing verwerkingsverbod bijzondere
persoonsgegevens (bestaand)

28, lid 1, onder c,
Uitvoeringswet

ja

Openbaarmaking beleidsregels,
onderzoeksbevindingen, corrigerende
maatregelen, last onder dwangsom
(nationaal), adviezen en beslissingen op
bezwaar (andere wettelijke grondslag, nu 8
Wob)

20 Uitvoeringswet

ja

Bemiddeling (bestaand)

34 Uitvoeringswet
artikel 31a, lid 2 en 3,
jo. artikel 35b, lid 2,
onder g, Wpg (na
implementatie Rl)

nee (geen
rechtsgevolg)

GA40

59

Bijlage 5: Huidige bezetting

Schaal

fte

5

1,89

6

3,67

7

2,61

8

3,56

9

6,58

10

2,89

11

13,25

12

19,25

13

9,61

14

5,11

15

1,00

16

1,00 (gedetacheerd buiten de organisatie)

18

1,00

19

0,83

TOTAAL

72,3

Status: juni 2016

GA40

60