RAPPORT SPECIFIEK ONDERZOEK
DOELMATIGHEID DECLARATIES
BESTUURDERS UNIVERSITEIT
UTRECHT

Status rapport: Definitief
Utrecht, augustus 2017
Documentnummer: 5103604

Voorwoord

Dit rapport bevat de resultaten van een specifiek onderzoek van de Inspectie van
het Onderwijs (hierna: de inspectie) naar de doelmatigheid van de declaraties van
en vergoedingen aan de bestuurders van de Universiteit Utrecht (hierna: de UU)
over de periode 2013 t/m 2015.
Het conceptrapport met nummer 5020516 is op 5 juli 2017 besproken met de Raad
van Toezicht in het kader van hoor en wederhoor. De UU heeft nadien een reactie
ingezonden op 25 juli 2017, die op 31 juli 2017 met de UU is besproken en voor
zover nodig is verwerkt in het definitieve rapport.
Het onderzoeksrapport wordt in de vijfde week na vaststelling openbaar gemaakt via
www.onderwijsinspectie.nl.
SPECIFIEK ONDERZOEK
De inspectie van het onderwijs kan uit eigen beweging dan wel op aanwijzing van de
minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap specifiek onderzoek verrichten bij
instellingen voor hoger onderwijs op grond van artikel 12a van de Wot.
Dit betreft onderzoek naar, onder meer, de financiële rechtmatigheid en de naleving
van, bij of krachtens onderwijswetten gegeven voorschriften.
Voor een dergelijk onderzoek wordt steeds per onderzoek een onderzoeksvraag of
meerdere onderzoeksvragen geformuleerd afhankelijk van de aard en onderwerp
van het onderzoek. Ook de onderzoeksopzet en uitvoering volgen geen vast
stramien, maar worden per geval bepaald.
De bevindingen naar aanleiding van een specifiek onderzoek worden vastgelegd in
een openbaar rapport, tenzij de aard van het onderzoek of de omvang daarvan zich
daartegen verzet.

INHOUD

Voorwoord 3
Samenvatting 7
1
1.1
1.2
1.3

Opdracht, aanpak en onderzoekskader 9
Aanleiding voor onderzoek 9
Aanpak van onderzoek 9
Onderzoekskader 10

2
2.1
2.2
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.3
2.3.1
2.3.2
2.3.3
2.3.4

Bevindingen en conclusies 12
Kostenoverzicht bestuurders 2013-2015 12
Vervoerskosten 12
Kosten dienstauto’s bestuurders 12
Taxikosten 13
Verkeersboetes 13
Kosten telefonie dienstauto’s 13
Declaraties reis- en verblijfskosten 14
Algemeen 14
Businessclassvluchten 14
Hotelkosten 14
Overige (verblijfs)kosten 15

3

Conclusie 17

Bijlage 18

Samenvatting

Medio 2016 verschenen verschillende mediaberichten over de declaraties van de
leden van het College van Bestuur van de UU aan ‘dure’ vliegtickets en
overnachtingen in ‘prijzige’ hotels in het buitenland.
In oktober 2016 heeft de Tweede Kamer vragen gesteld aan de minister van OCW
over de declaraties van de bestuurders van de UU. Bij de beantwoording van deze
vragen heeft de minister aangegeven dat de inspectie een onderzoek zal doen naar
de declaraties van en vergoedingen aan １ de bestuurders van de UU.
Tevens heeft de inspectie geconstateerd dat de UU in het jaarverslag 2015, in
vergelijking met de jaren 2013 en 2014, veel hogere uitgaven verantwoordt aan
declaraties van de bestuurders.
De inspectie heeft in deze ontwikkelingen aanleiding gezien om een onderzoek te
starten naar de doelmatigheid van de uitgaven van de bestuurders van de UU, mede
omdat er in de afgelopen jaren vaker mediaberichten zijn geweest over de kosten
van de bestuurders van de UU.
De onderzoeksvraag luidt:
‘Is er sprake geweest van ondoelmatige uitgaven door de bestuurders van de UU bij
hun declaraties over de periode 2013 t/m 2015?’
Het onderzoek is uitgevoerd op basis van de jaarverslagen 2013 tot en met 2015
van de UU en de informatie die de UU op verzoek van de inspectie heeft verzameld
voor het onderzoek.
Er is geen wettelijk kader voor de beoordeling van de doelmatigheid van declaraties.
Wel heeft de minister van OCW bij de beantwoording van de Kamervragen over de
declaraties van de bestuurders van de UU (brief OCW/1089684 van 31 oktober
2016) aangegeven dat declaratiegedrag van bestuurders in de (semi)publieke sector
een belangrijk onderdeel is van behoorlijk bestuur. De declaratienormen en het
declaratiegedrag van deze bestuurders moeten voldoen aan standaarden van
soberheid, eenduidigheid, doelmatigheid en transparantie ２. Daarom heeft de
inspectie bij haar onderzoek bekeken of de bestuurders van de UU gepaste
soberheid hebben betracht bij hun uitgaven. Om daarover uitspraken te kunnen
doen hebben we de uitgaven getoetst aan de eigen declaratie-instructie van de UU.
Waar deze instructie geen uitsluitsel bood hebben we de Reisregeling binnenland en
de Reisregeling buitenland voor rijksambtenaren gebruikt als referentiekader.
De inspectie is van mening dat een belangrijk deel van de uitgaven van de
bestuurders van de UU als doelmatig valt aan te merken. Het gaat dan met name
om:
•
de dienstauto’s, zowel het type auto als de kosten daarvan;
•
het grootste deel van de reis- en verblijfskosten en overige gedeclareerde
kosten, waaronder enkele duurdere diners.

１ Met ‘declaraties van en vergoedingen aan’ bedoelen we: alle kosten die de bestuurders maken bij uitoefening van
hun taken en die ten laste komen van de UU. In het vervolg van dit rapport schrijven we declaraties’ als we
‘declaraties van en vergoedingen aan’ bedoelen.
２ Dit hebben de Ministers OCW, VWS en WR in een gezamenlijke brief ( OCW/ 810757 d.d. 2 oktober 2015) eerder
al gemeld aan de Kamer.

Een deel van de declaraties van de bestuurders van de UU vindt de inspectie niet
doelmatig. De inspectie is hier van mening dat het bestuur onvoldoende soberheid
heeft betracht:
•
in 2014 is een bedrag van € 13.500 besteed aan datagebruik (mobiel
internet) in twee dienstauto’s van de bestuurders;
•
een van de bestuurders heeft naast het gebruik van een leaseauto voor in
totaal € 12.291 taxikosten gemaakt in 2015;
•
in een aantal gevallen zijn verkeersboetes van de dienstauto’s betaald die
niet zijn verhaald op de chauffeurs;
•
bij enkele diners zijn relatief dure flessen wijn genuttigd van in totaal € 512.
Ten slotte roepen enkele declaraties van de bestuurders van de UU vragen op over
de soberheid ervan. In deze gevallen kon de inspectie op grond van de beschikbare
informatie geen oordeel geven over de doelmatigheid van de declaraties:
•
In 2014 en 2015 hebben de bestuurders in totaal negen keer businessclass
gevlogen, voor een totaalbedrag van € 36.676.
•
In een aantal gevallen hebben bestuurders gekozen voor overnachtingen in
relatief prijzige hotels. Zo is voor zeven overnachtingen in totaal € 3.075
uitgegeven.
Op grond van deze bevindingen is de inspectie van mening dat de bestuurders van
de UU meer soberheid zouden moeten betrachten bij hun declaraties en doelmatiger
om moeten gaan met de (publieke) middelen. Wij geven de Raad van Toezicht in
overweging om scherper toe te zien op de gepaste soberheid van de declaraties van
de bestuurders van de UU.

1

Opdracht, aanpak en onderzoekskader

1.1

Aanleiding voor onderzoek
Het declaratiegedrag van de UU-bestuurders is de afgelopen jaren vaker in de media
geweest, met Kamervragen tot gevolg. In september 2016 is wederom een
krantenartikel verschenen in De Telegraaf over de declaraties van de leden van het
College van Bestuur van de UU. Het krantenartikel gaat vooral over ‘dure’
vliegtickets en overnachtingen in ‘prijzige’ hotels in het buitenland.
In oktober 2016 heeft de Tweede Kamer opnieuw vragen gesteld over de declaraties
van de bestuurders van de UU. Bij de beantwoording van deze vragen heeft de
minister aangegeven dat de inspectie een onderzoek zal doen naar de declaraties
van de bestuurders van de UU. ３
Tevens constateerde de inspectie dat de UU in haar jaarverslag 2015, in vergelijking
met haar jaarverslagen 2013 en 2014, veel hogere bedragen aan declaraties
verantwoordt.
De inspectie heeft in deze ontwikkelingen aanleiding gezien om een onderzoek te
starten naar de doelmatigheid van de uitgaven van de bestuurders van de UU, mede
omdat er in de afgelopen jaren vaker mediaberichten zijn geweest over de kosten
van de bestuurders van de UU.

1.2

Aanpak van onderzoek
De onderzoeksvraag luidt:
‘Is er sprake geweest van ondoelmatige uitgaven door de bestuurders van de UU bij
hun declaraties over de periode 2013 t/m 2015?’
Het onderzoek is uitgevoerd op basis van gedetailleerde informatie die wij, in
vervolg op ons gesprek met de UU op 25 januari 2017, van de UU hebben
ontvangen. Deze informatie betreft de declaratie-instructie van de UU,
totaaloverzichten per jaar die per bedrag zijn uitgesplitst naar kostensoort en
bestuurder, en de onderbouwingen die ten grondslag liggen aan de bedragen.
Wij hebben de uitgaven beoordeeld via een uitgebreide deelwaarneming, waarbij
voor elke uitgave de volgende vragen zijn gesteld:
•
Passen de uitgaven binnen het declaratiereglement?
•
Zijn er voor uitgaven die afwijken van het declaratiereglement
gemotiveerde keuzes gemaakt uit alternatieven (is er gezocht naar een
goedkoper alternatief)?
•
Zijn er uitgaven gedaan die niet passen binnen het onderwijsdoel én de
aard van de activiteiten van de UU?
•
Is er sprake geweest van een niet zakelijk belang (belang voor
privépersonen of derden wordt als niet–zakelijk aangemerkt)?
•
Is er sprake van onnodige luxe (geen soberheid in achtgenomen)?
•
Zijn de uitgaven proportioneel in relatie tot de activiteiten?

３

zie: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2016/10/31/beantwoording-kamervragen-overdeclaraties-bestuurders-universiteit-utrecht
Pagina 9 van 18

1.3

Onderzoekskader
Het onderzoek betreft een doelmatigheidsonderzoek. De Wet op het hoger onderwijs
en wetenschappelijk onderzoek (WHW) bevat geen concrete normen om de
doelmatigheid van bestedingen te kunnen toetsen. Daarom hebben wij de
declaratie-instructie van de UU, en daarnaast de Reisregeling binnenland
(http://wetten.overheid.nl/BWBR0005912) en de Reisregeling buitenland
rijksambtenaren (http://wetten.overheid.nl/BWBR0006914) als referentiekader
gehanteerd voor het beoordelen van de doelmatigheid.
In het rapport ‘Een lastig gesprek’ (Kamerstuk nummer 28 479, nr. 68) noemt de
Commissie Behoorlijk Bestuur (Commissie Halsema) vier principes leidend in de
verdeling van verantwoordelijkheden in de semipublieke sector. Een van die vier
principes is dat bestuurders verantwoordelijk voor en aanspreekbaar zijn op het
handelen.
In de gezamenlijke brief van 2 oktober 2015 met kenmerk OC/810757 hebben de
ministers van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), van Wonen & Rijksdienst
(WR) en van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) gemeld aan de Kamer dat de
regering de vier principes van de Commissie Halsema onderschrijft. Tevens hebben
de ministers aangegeven dat de samenleving mag verwachten dat instellingen die
vooral uit collectieve middelen worden gefinancierd, geleid worden volgens principes
van ‘goed bestuur’ en dat deze instellingen daarover publieke verantwoording
afleggen. Volgens die brief van de ministers zijn declaratienormen en declaratiegedrag van bestuurders hier een belangrijk onderdeel van en moeten ze voldoen aan
standaarden van soberheid, eenduidigheid, doelmatigheid en transparantie.
Bij de beantwoording van de Kamervragen over de declaraties van de bestuurders
van de UU heeft de minister van OCW aangegeven dat ook de declaraties van de
bestuurders van de UU moeten voldoen aan de standaarden van soberheid,
eenduidigheid, doelmatigheid en transparantie.
Bij het onderzoek is de volgende wet- en regelgeving nog van belang:
•

WHW
Op grond van artikel 2.9 van de WHW moet het instellingsbestuur jaarlijks voor
1 juli een jaarverslag indienen. Uit het verslag moet blijken in hoeverre sprake is
van een behoorlijke uitvoering van de werkzaamheden ten behoeve waarvan de
rijksbijdrage is verleend en van een doelmatige aanwending van de rijksbijdrage, mede in het licht van het instellingsplan. Als blijkt dat de rijksbijdrage
ondoelmatig is aangewend, dan kan de minister de bekostiging corrigeren (deze
bevoegdheid is gemandateerd aan de inspectie). Uit deze bepaling volgt dat de
instelling de bekostiging doelmatig moet besteden.

•

Brief Transparantie declaraties en declaratievoorschriften van 25 november 2011
met kenmerk 337429
In bestuurlijk overleg van 31 maart 2011 en 13 oktober 2011, 6 april 2011 en
13 oktober 2011 is met VH en VSNU afgesproken dat instellingen vanaf
verslagjaar 2011 de declaraties van individuele leden van het college van
bestuur van hogescholen en universiteiten openbaar maken. Op 25 november
2011 is hierover bovengenoemde brief aan de ho-instellingen gestuurd. Hiervoor
heeft de staatssecretaris gebruik gemaakt van de mogelijkheid die artikel 3i van
de Regeling Jaarverslaggeving Onderwijs (hierna: RJO) de bewindsleden biedt.
Tevens heeft de staatssecretaris met alle instellingen in het hoger onderwijs
afgesproken dat de instellingen vanaf 2012 over - voor de gehele organisatie
Pagina 10 van 18

geldende - voorschriften voor het declareren van vergoedingen beschikken. Ook
moeten de instellingen vanaf 2012 de gegevens over de declaraties van de
bestuurders conform het afgesproken format op hun website publiceren (artikel
4, derde lid, RJO).
•

Regeling Jaarverslaggeving Onderwijs
De RJO die vanaf het verslagjaar 2008 is ingegaan, is ook van toepassing op hoinstellingen. In de toelichtende brochure van de Regeling Jaarverslaggeving
Onderwijs heeft OCW nadere aanwijzingen gegeven voor het opstellen van de
jaarstukken. Volgens artikel 4 lid 3 van de RJO nemen ho-instellingen in het
jaarverslag een overzicht op van de vergoedingen aan en de declaraties van de
individuele bestuurders volgens het format conform bijlage 2 bij deze regeling,
en publiceren zij dit tevens op de website van de onderwijsinstelling.
In de jaarverslagen moeten de ho-instellingen per bestuurder een opgave doen
voor de volgende vergoedingsonderdelen:
a) representatiekosten;
b) reiskosten binnenland;
c) reiskosten buitenland;
d) overige.

•

Onderwijsaccountantsprotocol
Vanaf 1 juli 2012 is in het Onderwijsaccountantsprotocol (OAP) opgenomen dat
bij de ho-instellingen de instellingsaccountant de naleving van de declaraties en
de declaratievoorschriften controleert.
Volgens sub-paragrafen ‘2.3.11 Declaraties sector HO’ en ‘2.4.5 Declaratiereglement sector HO’ van het OAP moet de instellingsaccountant controleren of
de instelling de voorschriften heeft nageleefd zoals die in de brief van
staatssecretaris Zijlstra d.d. 25 november 2011 (kenmerk 337429) zijn
opgenomen. Dat betekent dat de instellingsaccountant het volgende controleert:
•
de instelling beschikt over - voor de gehele organisatie geldende voorschriften voor het declareren van de vergoedingen;
•
de instellingsaccountant richt zijn controle zodanig in dat hij een redelijke
mate van zekerheid kan verkrijgen dat geen vergoedingen voorkomen
met een belang dat groter is dan 5% van de totale omvang van de
declaraties(vergoedingen), die niet in overeenstemming zijn met de voor
de gehele organisatie geldende declaratievoorschriften;
•
in het jaarverslag is een overzicht opgenomen met de vergoedingen aan
de individuele leden van het CvB, conform artikel 4 lid, lid 3 van de RJO.

Gezien de omvang van de exploitatie van de ho-instellingen zal het niet naleven van
de declaratievoorschriften door een instelling bijna nooit leiden tot een nietgoedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening. Wel moet de accountant over
alle afwijkingen rapporteren (rapportagetolerantie 0%).

Pagina 11 van 18

2

Bevindingen en conclusies

2.1

Kostenoverzicht bestuurders 2013-2015
Wij hebben geconstateerd dat de in het jaarverslag 2015 verantwoorde bedragen
van declaraties van de bestuurders (in totaal € 262.085) veel hoger zijn dan de
bedragen aan declaraties die in de jaarverslagen over 2013 (€ 2.734) en 2014
(€ 4.892) zijn verantwoord.
In het kader van het onderzoek heeft de UU ons een specifieke opgave verstrekt
met de bedragen per bestuurder per jaar. Onderstaand totaaloverzicht geeft de
kosten weer van de bestuurders ４ over de periode 2013-2015.
Bestuurder 1 Bestuurder 2 Bestuurder 3 Bestuurder 4
2013
2014
2015
Totaal

40.073
99.082
112.962
252.117

35.576
39.442
43.168
118.186

98.735
11.209
0
109.944

0
91.965
105.955
197.920

Totaal
174.384
241.698
262.085
678.167

* In de bijlage is een overzicht opgenomen met de bedragen per bestuurder en per kostensoort .

De bedragen van 2015 in de specifieke opgave sluiten aan bij de bedragen volgens
het jaarverslag 2015. De bedragen van 2013 en van 2014 in de specifieke opgave
wijken af van de bedragen volgens de jaarverslagen 2013 en 2014. Uit de
mondelinge toelichtingen van de UU blijkt dat de instelling bij de verantwoording
over 2013 en 2014 een andere interpretatie heeft gegeven aan de term
‘declaratie’ ５. Daarom zijn in de jaarverslagen over 2013 en 2014 alleen de kosten
opgenomen die door de bestuurders zelf zijn betaald en achteraf bij de instelling zijn
gedeclareerd. De kosten die rechtstreeks door de UU en/of via creditcards zijn
betaald, zijn in die gevallen niet opgenomen in de jaarverslagen. In de specifieke
opgave die de UU ons voor dit onderzoek heeft verstrekt, heeft de UU de bedragen
voor 2013 en 2014 zodanig aangepast dat ze vergelijkbaar zijn met die voor 2015.

2.2

Vervoerskosten

2.2.1

Kosten dienstauto’s bestuurders
Voor het vervoer van haar bestuurders gebruikt de UU vanaf 2013 twee dienstauto’s
(Volvo S-80 D). Daarnaast heeft een van de bestuurders sinds 2014 ook de beschikking over een leaseauto (Volkwagen Passat D) waarbij rekening wordt gehouden
met de fiscale bijtelling en een maandelijkse vaste eigen bijdrage voor privégebruik.
Dit contract is per 31 december 2016 beëindigd.
Voor de twee dienstauto’s zijn in 2013 leasecontracten afgesloten met eenzelfde
looptijd en kilometrage. Eind november 2015 heeft de leasemaatschappij deze
leasecontracten voor de dienstauto’s aangepast; de looptijd van de contracten is
verkort en het maandelijkse leasetarief is verhoogd, omdat het werkelijk
kilometrage van de twee auto’s afweek van het vooraf ingeschatte jaarkilometrage.
De kosten van de aanpassingen bedroegen voor de UU € 23.800.

４ Het College van Bestuur van de UU bestaat uit de voorzitter en twee leden.
５ Brief VSNU kenmerk VSNU 16/214 U d.d. 7 september 2016
Pagina 12 van 18

Uit de contractaanpassingen van de leasemaatschappij blijkt dat de bestuurders veel
kilometers maken. Het type leaseauto is vergelijkbaar met het type dat bij andere
universiteiten en bij de Rijksoverheid wordt gebruikt voor dienstauto’s. We hebben
dan ook geen aanwijzingen dat er sprake is van ondoelmatigheid bij de keuze en het
gebruik van de leaseauto’s (en bijbehorende contracten).

2.2.2

Taxikosten
Naast de kosten van twee dienstauto’s en een leaseauto heeft de UU voor de
bestuurders in totaal € 57.374 aan taxikosten betaald (2013 tot met 2015 resp.
€ 34.676, € 7.390 en € 17.308). Volgens de UU komt het regelmatig voor dat de
drie bestuurders op hetzelfde moment vervoerd moeten worden. In principe moet de
bestuurder die een leaseauto heeft in zo’n situatie zijn leaseauto gebruiken als de
leaseauto op dat moment ook op dezelfde locatie beschikbaar is. Volgens de UU is
dat niet altijd het geval. Op die momenten maakt de UU gebruik van taxivervoer.
Uit de toerekening van de kosten blijkt dat de bestuurder die een eigen leaseauto
heeft voor een bedrag van € 12.291 gebruik maakte van de taxi in 2015. Volgens
een grove schatting (op basis van informatie over taxiprijzen op de site van
Rijkoverheid.nl) kan voor dit bedrag ongeveer 3000 km afgelegd worden. Daaruit
volgt dat de bestuurder in kwestie per taxi relatief grote afstanden heeft afgelegd
en/of relatief frequent van de taxi gebruik heeft gemaakt. De inspectie acht het
onwaarschijnlijk dat in al deze gevallen de bestuurder niet kon beschikken over zijn
leaseauto. De taxikosten passen daarmee voor een deel niet bij de gepaste
soberheid die van het bestuur verwacht mag worden. Voor de Raad van Toezicht zou
dit een signaal moeten zijn om scherper toe te zien op de doelmatigheid van de
declaraties van de bestuurders.

2.2.3

Verkeersboetes
Over 2013 t/m 2015 heeft de UU in totaal € 1.083 aan boetes betaald voor de
verkeersovertredingen van de dienstauto’s. Het betreft parkeerboetes en boetes
voor te hard rijden. Volgens de interne regels van de UU moeten alle verkeersboetes
verhaald worden op de chauffeur. De UU heeft van het genoemde bedrag € 363
verhaald op de chauffeurs.
In zijn toelichting heeft de UU aangegeven dat het niet altijd haalbaar bleek om de
boetes te verhalen. Zo heeft UU boetes ontvangen voor ‘fout’ parkeren ondanks het
feit dat de dienstauto’s over een parkeervergunning beschikten.
Wij stellen vast dat de UU zich bij het verhalen van de verkeersboete niet aan de
eigen interne regels heeft gehouden. Als de opgelegde boete betwist wordt dan kan
de chauffeur (of de UU namens deze) de bestaande beroeps- en bezwaarmogelijkheden gebruiken om ze ongedaan te maken. Het is dus niet aan de UU om te
oordelen over de rechtmatigheid van de boetes en op grond daarvan te bepalen of
en hoeveel er verhaald wordt op de chauffeurs. Daarom beschouwen we de uitgaven
aan niet-verhaalde boetes als ondoelmatig. Daarbij gaat het ons niet zozeer om de
hoogte van het bedrag, maar om het principe dat elke medewerker onderworpen is
aan de wet en aan de eigen interne regels en zich daaraan dient te houden.

2.2.4

Kosten telefonie dienstauto’s
De twee dienstauto’s van de bestuurders van de UU beschikken over een
ingebouwde mobiele internetaansluiting. In 2014 heeft de UU voor in totaal
€ 13.500 aan telefoniekosten betaald voor die twee aansluitingen, vooral wegens
Pagina 13 van 18

extra datagebruik. De UU heeft in de loop van 2014 maatregelen genomen
(aanpassing abonnement) ter voorkoming van dergelijke hoge autotelefoonkosten.
Wij vinden dat de UU had kunnen en moeten weten dat de (data-)limieten in
ernstige mate werden overschreden. Bovendien waren in de genoemde jaren al
abonnementen beschikbaar voor onbeperkt bellen en onbeperkt dataverkeer tegen
vaste tarieven die beduidend lager waren dan het genoemde totaalbedrag. De UU
heeft hier niet de gepaste soberheid betracht die verwacht mag worden. Een deel
van de uitgaven aan telefonie in de dienstauto’s is daarmee als ondoelmatig aan te
merken.

2.3

Declaraties reis- en verblijfskosten

2.3.1

Algemeen
Het algemene uitgangspunt bij de declaratie-instructie van de UU is soberheid. Dit is
als volgt verwoord: “verblijfskosten mogen worden gedeclareerd naar in de horeca
gangbare termen over eenvoudige maaltijden en hotels en businessclass vliegen is
in principe niet toegestaan, tenzij om dringende redenen onder goedkeuring van de
mandataris”.
Deze formulering suggereert een bepaalde soberheid, ook al is verder niet
gespecificeerd wat verstaan moet worden onder ‘in de horeca gangbare termen’
over verblijfskosten. Daarom hebben we de door bestuurders van de UU gemaakte
reis- en verblijfskosten ook vergeleken met de normeringen uit de Reisregeling
buitenland rijksambtenaren.

2.3.2

Businessclassvluchten
In 2014 en 2015 hebben de bestuurders voor een dienstreis in totaal negen keer
businessclass gevlogen. In alle negen gevallen betrof het intercontinentale vluchten
met een reistijd van minimaal zes uur. De kosten hiervoor bedroegen voor de UU in
totaal € 36.676. De Raad van Toezicht heeft voor alle negen vluchten - achteraf zijn goedkeuring verleend.
De voorwaarden die de UU hanteert voor businessclassvluchten komen overeen met
die van de Reisregeling buitenland rijksambtenaren die per 1 januari 2017 van
toepassing is voor alle rijksambtenaren. De declaratieregeling van de UU zegt:
“Business class vliegen is in principe niet toegestaan, tenzij om dringende redenen
onder goedkeuring van de mandataris”. Daaruit leiden wij af dat de RvT vooraf
toestemming had moeten geven voor de businessclassvluchten.
Omdat de RvT in alle gevallen pas achteraf toestemming heeft verleend voor de
businessclassvluchten, moeten wij vaststellen dat de RvT geen afweging vooraf
heeft kunnen maken. De UU heeft op onze vraagstelling per reis toelichtingen
verstrekt, maar geen toetsbare documenten waaruit blijkt dat een zorgvuldige
afweging achteraf heeft plaatsgevonden.
Op grond van de beschikbare informatie kan de inspectie niet tot een eenduidig
oordeel komen over de doelmatigheid van deze declaraties.

2.3.3

Hotelkosten
De declaratie-instructie van de UU bevat geen normbedragen voor de
verblijfskosten. Zoals gezegd hebben wij de hotel- en overige verblijfskosten
Pagina 14 van 18

getoetst aan de maximumbedragen volgens de Reisregeling buitenland
rijksambtenaren.
Wij constateren dat voor vier declaraties de gedeclareerde hotelkosten (€ 3.075
voor in totaal 7 overnachtingen) per overnachting ruim uitkomen boven de
maximumbedragen per overnachting volgens de Reisregeling buitenland
rijksambtenaren.
Volgens de UU is in alle gevallen om acceptabele redenen gekozen voor duurdere
hotels: in twee gevallen koos de UU om efficiencyredenen voor het hotel waar de
vergadering plaatsvond die de bestuurder bezocht. In het derde geval waren andere
hotels niet meer beschikbaar, vanwege de speciale conferentie die de bestuurder
bezocht. Het boeken van dit (dure) hotel bleek volgens de UU het best passend. In
het laatste geval is op verzoek van de zakelijke relatie in hetzelfde hotel verbleven
zodat er ook gelegenheid was voor een gezamenlijk overleg.
Het is de inspectie niet duidelijk in hoeverre de UU in deze gevallen daadwerkelijk
gezocht heeft naar goedkopere alternatieven. Er zijn ons geen documenten verstrekt
waaruit blijkt dat een zorgvuldige afweging heeft plaatsgevonden.
Al met al plaatsen wij vraagtekens bij de doelmatigheid van de genoemde
declaraties voor hotelkosten van de bestuurders. De declaraties zijn niet gedaan in
de geest van de soberheid die in het eigen reglement wordt nagestreefd. Ook in
vergelijking met de Reisregeling buitenland rijksambtenaren wijken de declaraties
sterk af.
Op grond van de beschikbare informatie kan de inspectie niet tot een eenduidig
oordeel komen over de doelmatigheid van deze declaraties.

2.3.4

Overige (verblijfs)kosten
Wij hebben de overige gedeclareerde verblijfskosten beoordeeld naar het
soberheidsprincipe zoals dat als algemeen uitgangspunt in de declaratie-instructie
van de UU is verwoord. Het gaat hier om de verantwoorde representatiekosten en
overige kosten volgens het kostenoverzicht bestuurders dat is opgenomen in de
bijlage, maar ook het gedeelte van die kosten dat centraal is gedragen door de UU
(en dus niet is opgenomen in het kostenoverzicht bestuurders). Het betreft o.a. de
kosten van heisessies van het CvB, zakelijke diners, afscheidsdiners en overige
representatiekosten.
Wij hebben vastgesteld dat in 2014 en 2015 bij in totaal vier heisessies van het CvB
gekozen is voor een duurdere fles wijn dan gebruikelijk. Tevens is in 2015 bij twee
diners gekozen voor een duurder restaurant dan gebruikelijk. Volgens de UU betrof
het een zakelijk diner voor vijf personen met de permanente vertegenwoordiging uit
Brussel en een afscheidsdiner voor vier personen van een commissievoorzitter.
Wij vinden de declaraties voor de flessen wijn niet in overeenstemming met de
soberheid die de UU volgens het eigen reglement nastreeft. Ook in vergelijking met
de Reisregeling binnenland Rijksambtenaren wijken de declaraties af. Daarom
beschouwen we een deel van de uitgaven aan deze flessen wijn als ondoelmatig.
Daarbij gaat het ons niet zozeer om de omvang van het bedrag (€ 512 voor 6
flessen wijn), maar om het principe dat de bestuurders de publieke middelen
waarover zij beschikken te allen tijde met gepaste soberheid dienen uit te geven.

Pagina 15 van 18

Wat de twee diners betreft: alhoewel de declaraties voor deze diners niet geheel
aansluiten bij de gepaste soberheid die de UU volgens het eigen reglement
nastreeft, hebben wij gezien de aard van de bijeenkomsten geen aanwijzingen dat
de UU hier ondoelmatig heeft gehandeld. Het lijkt aannemelijk dat de declaraties in
dit geval in overwegende mate het belang van de UU hebben gediend.

Pagina 16 van 18

3

Conclusie

Op basis van de uitkomsten van het onderzoek is de inspectie van mening dat de
bestuurders van de UU meer soberheid zouden moeten betrachten bij hun
declaraties en doelmatiger om moeten gaan met de (publieke) middelen.
Wij geven de Raad van Toezicht in overweging om scherper toe te zien op de
gepaste soberheid van de declaraties van de bestuurders van de UU.

Pagina 17 van 18

Bijlage

Uitsplitsing kostenoverzicht bestuurders 2013-2015 naar kostensoort
Bestuurder 1 Bestuurder 2 Bestuurder 3 Bestuurder 4
2013 o.b.v. onderzoek
Representatiekosten
Reiskosten binnenland
Reiskosten buitenland
Overige kosten
Totaal 2013

Totaal

123
32.963
4.913
2.074
40.073

238
29.609
3.669
2.060
35.576

354
97.287
0
1.094
98.735

-

715
159.859
8.582
5.228
174.384

0
0
0
0
0

0
0
348
647
995

60
0
0
1.679
1.739

-

60
0
348
2.326
2.734

381
94.023
3.205
1.473
99.082

353
22.809
14.807
1.473
39.442

121
8.617
2.471
0
11.209

157
77.237
13.793
778
91.965

0
0
117
1.408
1.525

0
0
697
1.484
2.181

0
0
0
1.186
1.186

-

2015 o.b.v. onderzoek
Representatiekosten
Reiskosten binnenland
Reiskosten buitenland
Overige kosten
Totaal 2015

429
106.696
4.635
1.202
112.962

291
25.226
16.449
1.202
43.168

-

563
93.184
11.006
1.202
105.955

1.283
225.106
32.090
3.606
262.085

Verantwoord in het
jaarverslag 2015
Representatiekosten
Reiskosten binnenland
Reiskosten buitenland
Overige kosten
Totaal 2015

429
106.696
4.635
1.202
112.962

291
25.226
16.449
1.202
43.168

-

563
93.184
11.006
1.202
105.955

1.283
225.106
32.090
2.404
262.085

Totaal 2013 t/m 2015
o.b.v. onderzoek

252.117

118.186

109.944

197.920

678.167

Totaal 2013 t/m 2015
volgens verantwoording
in de jaarverslagen

114.487

46.344

2.925

105.955

269.711

Verantwoord in het
jaarverslag 2013
Representatiekosten
Reiskosten binnenland
Reiskosten buitenland
Overige kosten
Totaal 2013
2014 o.b.v. onderzoek
Representatiekosten
Reiskosten binnenland
Reiskosten buitenland
Overige kosten
Totaal 2014
Verantwoord in het
jaarverslag 2014
Representatiekosten
Reiskosten binnenland
Reiskosten buitenland
Overige kosten
Totaal 2014

1.012
202.686
34.276
3.724
241.698

0
0
814
4.078
4.892

Pagina 18 van 18