Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 2010–2011

32 602

Instellen tijdelijke baten-lastendienst Doc-Direkt

Nr. 1

BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN
KONINKRIJKSRELATIES

Ter griffie van de Tweede Kamer der StatenGeneraal ontvangen op 19 januari 2011.
De wens over het voorgenomen besluit
nadere inlichtingen te ontvangen kan door of
namens de Kamer of door ten minste dertig
leden van de Kamer te kennen worden
gegeven uiterlijk op 1 maart 2011.
De Kamer kan zich tegen het voorgenomen
besluit uitspreken uiterlijk op 1 maart 2011
dan wel binnen veertien dagen na het
verstrekken van de in de vorige volzin
bedoelde inlichtingen.
Bij de termijnen is rekening gehouden met de
recesperiode van de Tweede Kamer.

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 17 januari 2011
In overeenstemming met de voorhangprocedure van artikel 10 van de
Comptabiliteitswet 2001 informeer ik u over mijn voornemen over te gaan
tot het instellen van de baten-lastendienst Doc-Direkt. Indien uw kamer
zich niet binnen 30 dagen na ontvangst van deze kennisgeving of binnen
14 dagen na het verstrekken van nadere inlichtingen uitspreekt tegen het
voorgenomen besluit, dan zal Doc-Direkt op 1 januari 2011 met terugwerkende kracht van start gaan als baten-lastendienst met tijdelijke status.
Het instellen Doc-Direkt
Het oprichten van één archiefbewerkingsorganisatie voor het Rijk vloeit
voort uit betreffend kabinetsbesluit van 7 juli 20091 om invulling te geven
aan het wegwerken van archiefbewerkingsachterstanden en een nieuwe
manier van waarderen en selecteren. Met de bundeling van de archiefbewerking voor het Rijk in één organisatie wordt beoogd effectiever en
efficiënter te werken aan het bewerken en beheren van de reguliere
aanwas van archieven, het wegwerken van de archiefbewerkingsachterstanden van na 1976 en het professionaliseren van digitale archiefbewerking. De nieuwe organisatie Doc-Direkt wordt bij het ministerie van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ondergebracht vanwege haar
verantwoordelijkheid voor rijksbrede bedrijfsvoeringsfuncties en valt
onder de verantwoordelijkheid van de minister van Binnenlandse Zaken
en Koninkrijksrelaties. De oprichting van Doc-Direkt past ook binnen het
strategisch perspectief voor bundeling van rijksbrede en departementsoverstijgende uitvoeringsorganisaties op gebied van de bedrijfsvoering.

Kamerstuk TK 2008–2009, 29 362, nr. 156.
Kamerstuk TK 2005–2006, 29 362, nr. 101,
Kabinetsvisie «Informatie op Orde; Vindbare
en toegankelijke overheidsinformatie», d.d.
29 juni 2006.

In het kader van de kabinetsvisie Informatie op Orde uit 20062 werkten de
departementen aan een gezamenlijke aanpak van de archiefachterstanden
vanaf 1976. Versterkt door de Vernieuwing Rijksdienst is door de
SamenwerkingsProjecten Archieforganisaties Rijksdienst (SPAR) in 2008
een Businesscase uitgewerkt waarin 5 scenario’s werden geschetst,
verlopend van steeds verdergaande samenwerking tot centralisatie. Het

kst-32602-1
ISSN 0921 - 7371
’s-Gravenhage 2011

Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 32 602, nr. 1

1
2

1

toenmalige pSG beraad besloot op 3 juli 2008 om het scenario «centralisatie» nader uit te laten werken. Op 7 juli 2009 besloot het kabinet tot de
inrichting van één gemeenschappelijke archiefbewerkingsorganisatie voor
het Rijk. Onderdelen van de departementale documentaire informatievoorziening eenheden, te weten de eenheden semi-statisch archief en de
gehele Centrale Archief Selectiedienst (CAS) zullen per 1-1-2011 hierin
opgaan. Ik heb u hierover in 2009 een brief met het onderwerp «Modernisering informatiehuishouding Rijk» van 7 juli 2009 (kenmerk
2009–0000334182) reeds over geïnformeerd.
Vanuit bedrijfsvoeringperspectief is de schaalvergroting door samenvoeging van de diverse departementale archiefbewerking- en beheeractiviteiten effectief en efficiënt. De gemeenschappelijke kennisbasis, de
vergelijkbare werkzaamheden en de gedeelde vraagstukken van de
mensen die in de wereld van de documentaire informatieverzorging
werkzaam zijn, geeft een coherente basis voor centralisatie en standaardisering. Deze binding komt ook tot uiting in de specifieke opleidingseisen,
de vergelijkbare bedrijfsmatige productieomgeving en de specifieke weten regelgeving die voor elke medewerker van toepassing is. Deze
eigenheid leent zich veel minder voor een combinatie met andere soorten
bedrijfsvoering.
Doc-Direkt bewerkt en beheert archieven ten behoeve van een toegankelijke, tijdige en transparante informatievoorziening van de rijksoverheid.
Doc-Direkt draagt op die manier bij aan het zijn van een betrouwbare
rijksoverheid en zorgt ervoor, samen met haar ketenpartners, dat de
rijksoverheid op het vlak van documentaire informatiehuishouding op
orde is. Alle departementen en Hoge Colleges van Staat zullen gebruik
gaan maken van Doc-Direkt.
De instellingsvoorwaarden
Voor het verkrijgen van de tijdelijke status van baten-lastendienst moet
Doc-Direkt voldoen aan de instellingsvoorwaarden uit artikel 2 van de
Regeling Baten-Lastendiensten 2007 en wel de volgende:
1. De kandidaat-dienst geeft vooraf aan hoe hij doelmatiger gaat werken
en hoe dat aantoonbaar is;
2. Er zijn voldoende doelmatigheidsprikkels ingebouwd in het resultaatgerichte sturingsmodel;
3. Er is een kostprijsmodel dat de koppeling legt tussen producten en
kosten.
Bovenstaande instellingsvoorwaarden zijn door Financiën getoetst en zij
concludeert dat Doc-Direkt op de goede weg is naar een baten-lastendienst met tijdelijke status. Financiën geeft Doc-Direkt i.o. «groen» licht
voor de status van baten-lastendienst met tijdelijke status per 1 januari
2011.
In het voorbereidingstraject is door het ministerie van Financiën en mijn
ministerie gezamenlijk het startdocument «Baten-lastendienstvorming
Doc-Direkt met tijdelijke status» op 3 november 2010 opgesteld en
ondertekend. Dit document maakt vooraf helder op welke aspecten
Doc-Direkt zal worden getoetst ter voorbereiding op de verkrijging van de
definitieve status van baten-lastendienst, uiterlijk per 1 januari 2014. De
nadruk zal liggen op het juist hanteren van het sturingsmodel dat het
ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties hanteert voor
haar baten-lastendiensten en op de ontwikkeling van de doelmatigheid. In
het onderstaande wordt toegelicht op welke wijze Doc-Direkt zal realiseren
dat zij uiterlijk 1 januari 2014 aan de toetspunten zal voldoen.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 32 602, nr. 1

2

1. Een aantoonbare verbetering van de doelmatigheid
Een belangrijkste doelstelling van de vorming van een baten-lastendienst
is de verbetering van de doelmatigheid. Basisindicatoren daarvoor zijn de
kostprijs en kwaliteit van de producten en diensten. Doelmatigheid kan
worden bereikt door een lagere kostprijs (bij gelijke kwaliteit) of een
hogere kwaliteit (bij gelijke kostprijs). Deze kengetallen geven in opeenvolgende jaren inzicht in de ontwikkeling van de doelmatigheid. Doc-Direkt
heeft een aantal indicatoren ontwikkeld, waaronder de kostprijs en de
verwerkte aantallen meters archief, waarmee zij periodiek inzicht geeft in
de doelmatigheidsverbetering. Deze doelmatigheid zal met name bereikt
worden door de archieforganisaties te centraliseren en onder één regie te
brengen, waardoor de coördinatie tussen departementen, de afstemming
van werkprocessen en de grip op de gezamenlijke bedrijfsvoeringprocessen verbetert.
In het jaarverslag van mijn ministerie over 2011 zal voor het eerst worden
gerapporteerd over de ontwikkeling van de doelmatigheid. Voor de
periode 2011 tot en met de eerste helft van 2012 houdt de leiding rekening
met de wetmatigheid dat het «zetten» van de organisatie leidt tot
éénmalige inefficiencyeffecten en dat de leereffecten van centralisatie en
standaardisatie pas na verloop van tijd leidt tot efficiencywinsten.
2. Voldoende doelmatigheidsprikkels in het resultaatgerichte
sturingsmodel
De tweede instellingsvoorwaarde houdt in dat het sturingsmodel van een
baten-lastendienst resultaatgericht is en voldoende doelmatigheidsprikkels bevat. Bij Doc-Direkt wordt dit gerealiseerd door de verschillende
belangen die de eigenaar en de opdrachtgevers van Doc-Direkt (als
opdrachtgevend bestuur verenigd in de Interdepartementale Commissie
Chief Information Officers (ICCIO) hebben. De directeur-generaal
Organisatie Bedrijfsvoering Rijk is als eigenaar van Doc-Direkt verantwoordelijk voor de continuïteit van de organisatie en zal vanuit die
verantwoordelijkheid bewaken dat Doc-Direkt tegen kostendekkende
tarieven producten en diensten levert. De opdrachtgevers van Doc-Direkt
zullen echter streven naar een zo mogelijke hoge kwaliteit tegen zo laag
mogelijk tarief. Door deze verschillende belangen wordt Doc-Direkt
gedwongen inzichtelijk te maken dat zij zo doelmatig mogelijk opereert.
De eigenaar zal ook prestatieafspraken met Doc-Direkt maken over de
doelmatigheid van de bedrijfsvoering. Doc-Direkt zal daarover rapporteren
in het kader van de planning- en controlcyclus.
3. Koppeling tussen producten en kosten
Een baten-lastendienst moet door middel van een kostprijsmodel de
koppeling leggen tussen producten en kosten. Het kostprijsmodel moet
voldoen aan de criteria van transparantie en betrouwbaarheid en moet
zodanig zijn ingericht dat een voor- en nacalculatie en verschillenanalyse
gemaakt kunnen worden. Doc-Direkt heeft een dergelijk kostprijsmodel
opgesteld aan de hand waarvan de kostprijs van haar producten en
diensten wordt bepaald. Aan dit kostprijsmodel zijn ook heldere afspraken
gekoppeld over de wijze van bekostiging van producten en diensten (op
basis van facturatie van werkelijk bewerkte en/of beheerde archieven) en
het verrekenen van meer- en minderwerk.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 32 602, nr. 1

3

Stand van zaken rond financieel en materieel beheer
Naast de instellingsvoorwaarden moet het departement, waaronder
Doc-Direkt valt, een goedkeurende verklaring van de Auditdienst hebben.
Deze verklaring is over 2009 aan het ministerie van BZK verstrekt.
Een goed financieel beheer blijft een eis voor elke overheidsorganisatie.
Bij de vorming van een baten-lastendienst geldt dit punt nog meer omdat,
op aandrang van de Tweede Kamer, het principe van het departementale
moratorium geldt. Het moratorium is van toepassing wanneer het
financiële beheer (opzet en werking) bij de op te richten baten-lastendienst of bij bestaande baten-lastendiensten bij hetzelfde Ministerie
ernstige tekortkomingen vertoont. De toepassing van het moratorium is
afhankelijk van de weging bij eventuele aanmerkingen van de departementale auditdienst/RAD inzake het financiële beheer. De consequentie
van het instellen van het moratorium is uitstel van de status van batenlastendienst.
Als Doc-Direkt per 1 januari 2011 de status van baten-lastendienst met
tijdelijke status heeft verkregen,zal bij eerste suppletore begroting 2011,
overeenkomstig de Rijksbegrotingsvoorschriften (RBV), een aparte
paragraaf met de baten-lastenbegroting van Doc-Direkt worden
opgenomen. Vervolgens wordt Doc-Direkt opgenomen in het reguliere
proces van begroting en verantwoording.
Tot slot
Ik ben ervan overtuigd dat Doc-Direkt op verantwoorde wijze zal functioneren als een naar doelmatigheid en effectiviteit strevende batenlastendienst en vertrouw er daarom op dat u mijn voornemen tot het
instellen van de baten-lastendienst Doc-Direkt met tijdelijke status steunt.
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,
J. P. H. Donner

Tweede Kamer, vergaderjaar 2010–2011, 32 602, nr. 1

4