Defensie Materieel Proces
bij de tijd

2

Defensie Materieel Proces bij de tijd

Defensie Materieel Proces bij de tijd

INLEIDING
Een snel veranderende wereld vraagt om een juist uitgeruste krijgsmacht die zich kan
aanpassen. Om de krijgsmacht up-to-date te houden, investeert Defensie continu in nieuw
materieel. Defensie is daarmee een grote investeerder van de Nederlandse overheid.
Deze brochure beschrijft het Defensie Materieel Proces (DMP). Hierin zijn de aanbevelingen
verwerkt uit het evaluatierapport ‘DMP bij de tijd’, waarover de Tweede Kamer is
geïnformeerd op 15 december 2015.1 Met dit DMP kan Defensie adequaat inspelen op
veranderende materieelbehoeften en is er ruimte om stappen, die geen toegevoegde
waarde hebben, over te kunnen slaan. Dit resulteert in een korter proces.
De opbouw van deze brochure is als volgt: De brochure begint met een beschrijving van de
algemene aspecten van het DMP, gevolgd door een verdere toelichting van de specifieke
aspecten per fase.

1 Kamerstuk 27 830, nr.166.

3

4

Defensie Materieel Proces bij de tijd

ALGEMEEN
Het DMP beschrijft de wijze van informatievoorziening van de politiek-ambtelijke leiding
van het ministerie van Defensie aan de Tweede Kamer voor materieel-, vastgoed- en
IT-projecten met een projectvolume vanaf 25 miljoen euro. Het betreft de afspraken over
de informatievoorziening, zodat een goede afweging bij de besluitvorming over grote of
gevoelige projecten mogelijk is. Deze afspraken geven richting aan het voorzien-in-proces
bij Defensie.
Het DMP is afgestemd op het defensiebeleid, de wet- en regelgeving over de verwerving
van materieel en houdt rekening met internationale afspraken op het gebied van
wapenbeheersings- en wapenexportaspecten. Het DMP bestaat bij ‘kopen van de plank’
standaard uit drie fasen, namelijk: A (behoeftestelling), B (onderzoek) en D (verwerving). De
C-fase (vervolgonderzoek) is uitsluitend aan de orde als sprake is van een ontwikkeltraject.

A

B
Behoeftestelling
A-brief

D
Onderzoek

Verwerving
B-brief

D-brief

C

D
Vervolgonderzoek
C-brief

Verwerving
D-brief

Fig. 1. Processchema DMP

In het DMP kent elke fase een afsluiting met een DMP-brief waarin een voorstel wordt
gedaan voor het verdere verloop van het proces. De besluitvorming aan het einde van een
DMP-fase is voorbehouden aan de minister van Defensie. De Tweede Kamer wordt hierover
in de DMP-brieven geïnformeerd, zodat zij het voorgelegde besluit kan controleren.
In de eerste brief, de A-brief, wordt de Tweede Kamer geïnformeerd over het ‘waarom’ en
het ‘wat’ van de behoeftestelling. De kern van de A-brief is de functionele beschrijving
van de capaciteit die Defensie wil verwerven. Het besluit over de wijze van invulling van
de behoefte, het ‘hoe’, valt buiten deze fase. Die vraag, met alle details die daarbij horen,
wordt in de onderzoeksfase (B-fase) beantwoord. Door de behoeftestelling zo functioneel
mogelijk te formuleren blijven in de onderzoeksfase de opties open voor de invulling
van de capaciteitsbehoefte, de inventarisatie van kansrijke verwervingsalternatieven, de
mogelijkheden voor internationale materieelsamenwerking en samenwerking met de
industrie.
Na onderzoek in de onderzoeksfase (B-fase) of de vervolg-onderzoeksfase (C-fase) legt
Defensie zich pas vast op Product, Tijd en Geld (PTG). Op basis van een integrale afweging
over de mogelijkheden voor het kopen van de plank, samenwerking met de markt,
internationale samenwerking en de investerings- en levensduurkosten (Life Cycle Cost)
wordt de Tweede Kamer geïnformeerd over hoe de behoefte kan worden gerealiseerd, de
financiële onderbouwing en de alternatieven.

Defensie Materieel Proces bij de tijd

Mandatering
De minister van Defensie informeert de Tweede Kamer over alle materieelprojecten boven
de 25 miljoen euro met een A-brief. Bij de vervolgfasen wordt onderscheid gemaakt tussen
gemandateerde en niet-gemandateerde projecten. De minister van Defensie informeert de
Tweede Kamer over het besluit tot mandateren.
Projecten met een financiële omvang tussen 25 miljoen euro en 100 miljoen euro worden
gewoonlijk gemandateerd. Mandatering van eenvoudige, weinig risicovolle en politiek
ongevoelige investeringsprojecten met een financiële omvang van meer dan 100 miljoen
euro is mogelijk. Defensie beargumenteert dit voornemen in de A-brief. Bij gemandateerde
projecten vindt de besluitvorming plaats op ambtelijk niveau en informeert de minister
de Tweede Kamer na de A-brief via het jaarlijkse Materieel Projecten Overzicht (MPO). Bij
belangrijke wijzigingen, zoals wijzigingen van de behoeftestelling, grote tegenvallers of
overschrijdingen, informeert de minister de Tweede Kamer tussentijds.

Fast track procurement
Een uitzondering op de procesgang is de fast track procurement (FTP). In de praktijk is gebleken
dat de periode tussen het informeren van de Tweede Kamer over een voorgenomen
militaire missie en het begin van de missie, soms te kort is om al het benodigde materieel
volgens het DMP aan te schaffen. Voor een missie kan aanvullend of missie-specifiek
materieel nodig zijn. De behoefte hieraan ontstaat vaak pas in de aanloop naar, of tijdens
een missie. Het kan hierbij ook behoeften betreffen met een financiële omvang vanaf
25 miljoen euro die daarmee onder het DMP vallen. Om toch op tijd in het benodigde
materieel te kunnen voorzien zonder de zorgvuldigheid van het proces aan te tasten,
doorlopen dergelijke projecten een spoed- of fast track proces door:

5

6

Defensie Materieel Proces bij de tijd

• het (waar mogelijk) parallel uitvoeren van activiteiten;
• het (zo nodig) samenvoegen van stappen in het DMP;
• het beschikbaar stellen van extra personele capaciteit en/of
• het stellen van prioriteiten bij de informatievoorziening en de besluitvorming.

Regeling grote projecten
De Kamer kan een DMP-project aanmerken als groot project binnen de rijksbrede Regeling
Grote Projecten (RGP)2, als zij van mening is dat haar controlerende taak vereist dat een
meer toegesneden, periodiek te verstrekken, informatievoorziening noodzakelijk is.
Overwegingen hierbij kunnen zijn de complexiteit van het project, de grootte van de
uitvoeringsrisico’s en de financiële gevolgen.
In de RGP is vastgelegd waaraan de rapportage moet voldoen. Naast de rapportage ontvangt
de Tweede Kamer tevens een rapport van de Auditdienst Rijk (ADR). De ADR voert voor
de Tweede Kamer een audit uit naar de kwaliteit en volledigheid van de informatie, het
projectbeheer, de toegepaste calculatiemethoden en risicoanalyses, het realiteitsgehalte
van de financiering en de budgettaire inpassing.

Audits
De (politieke) leiding van Defensie kan, bijvoorbeeld na vragen van de Algemene
Rekenkamer of de Tweede Kamer, de ADR opdracht geven een audit uit te voeren. Verder
voert de ADR, op vraag van verwervende instanties, onderzoeken uit bij leveranciers naar de
prijsstelling van contracten. De ADR rapporteert haar bevindingen aan de opdrachtgevers
ter zake.
2 http://wetten.overheid.nl/BWBR0021424/2006-06-22

Defensie Materieel Proces bij de tijd

DE FASEN
De behoeftestellingsfase (A-fase)
De A-fase beschrijft het “wat” en “waarom” van de behoefte. Alle aspecten die Defensie
tijdens het DMP-traject uitwerkt zijn, direct of indirect, hiervan afgeleid. Defensie wil
daarmee de Kamer in een vroeg stadium betrekken bij nut en noodzaak van de behoefte.
Daarbij staat de te realiseren (operationele) capaciteit centraal.
Het “wat” wordt beschreven in functionele kenmerken en is kort en bondig geformuleerd.
Daarbij geeft de samenhang met andere capaciteiten, behoeften en projecten mede
richting aan deze functionele kenmerken. Het functioneel formuleren van het “wat” laat
ruimte voor effectieve, efficiënte en innovatieve oplossingen. Het vormt ook een goed
uitgangspunt voor toekomstige samenwerking met partners met soortgelijke behoeften.
Het “waarom” wordt beargumenteerd op basis van de beleids- en
inzetbaarheidsdoelstellingen van Defensie. Defensie brengt hierbij tevens in beeld hoe
rekening is gehouden met de capaciteitstekorten van de NAVO en van de EU.

7

8

Defensie Materieel Proces bij de tijd

De functioneel gespecificeerde A-brief wordt naar de Tweede Kamer gestuurd voordat
Defensie intensief met externe partijen gaat onderzoeken hoe in de behoefte kan worden
voorzien. Er is in deze fase ruimte voor de pre-behoeftestellingsconsultatie zoals beschreven
in de Defensie Industrie Strategie (DIS).
In de A-fase wordt een raming gemaakt van de te verwachten kosten inclusief een
financiële reservering voor onzekerheden en risico’s, voor zover deze niet met andere
beheersmaatregelen kunnen worden afgedekt. Logischerwijs ontbreekt in deze fase
nauwkeurige financiële informatie. Daarom zal de financiële informatie, net als bij het
MPO, in de A-brief bestaan uit het aangeven van een financiële bandbreedte waarin de
behoefte qua financieel volume valt.
De te hanteren financiële bandbreedten zijn:
- € 25 miljoen tot € 100 miljoen
- € 100 miljoen tot € 250 miljoen
- € 250 miljoen tot € 1 miljard
- € 1 miljard tot € 2,5 miljard
- Meer dan € 2,5 miljard

Defensie Materieel Proces bij de tijd

Er zijn situaties waarbij het zinvol is het standaardproces aan te passen aan de
karakteristieken van het project om zo de verwerving te versnellen. Bijvoorbeeld bij
projecten waar, door het ontbreken van alternatieven in de behoeftestellingsfase, feitelijk
de invulling van de behoefte al vaststaat. In dergelijke gevallen kan na de parlementaire
behandeling van de A-brief, met daarin álle relevante informatie die anders in de B-brief
zou staan, direct de D-fase beginnen.

De onderzoeksfase (B-Fase)
De B-fase gaat in op het “hoe”. Defensie inventariseert in deze fase alternatieven waarmee
zij in de behoefte kan voorzien. Deze vergelijkt Defensie op gestructureerde wijze. Het
betreft een vergelijking volgens de functionele kenmerken die zijn vastgesteld in de A-fase
én van alle consequenties van de alternatieven zoals:
- levensduurkosten, verder verbijzonderd naar kosten investering, instandhouding en
afstoting;
- mogelijkheden en beperkingen voor internationale samenwerking;
- mogelijkheden voor en effecten op de Nederlandse DVI en de kennisinstellingen;
- consequenties voor organisatie, personeel, materieel-logistiek, bedrijfsvoering,
integratie, gereedstelling, voor de informatievoorziening en informatiebeveiliging,
infrastructuur, milieu;
- risico’s.

9

10

Defensie Materieel Proces bij de tijd

Voor DMP-projecten voert Defensie een alternatieveninventarisatie en –vergelijking uit.
Bovendien worden voor niet-gemandateerde projecten de meest kansrijke alternatieven
vergeleken met een kostenbaten analyse (KBA). Defensie zal de KBA-systematiek stapsgewijs
uitwerken en invoeren. Het besluit waaraan de KBA ten grondslag ligt, wordt na de
onderzoeksfase in de B-brief aan de Kamer voorgelegd.
Conform het sourcingbeleid van Defensie wordt in deze fase een sourcing afweging
gemaakt. Defensie onderzoekt dan of zij een investering, dienst of activiteit (volledig) zelf
moet uitvoeren of dit (beter) kan verkrijgen door samenwerking of uitbesteding. Sourcing
is er altijd op gericht de uitvoering van de kerntaken van Defensie zo doeltreffend en
doelmatig mogelijk te ondersteunen.
In de onderzoeksfase wordt ook de verwervingsstrategie bepaald. Dit gebeurt onder andere
door het bekijken van de verschillende mogelijkheden om in de behoefte te voorzien,
met inachtneming van de wettelijke eisen en randvoorwaarden waaraan Defensie als
overheidsopdrachtgever gehouden is.
Aan het einde van de B-fase volgt het besluit, dat in een brief aan de Tweede Kamer wordt
voorgelegd. De brief gaat vergezeld van een commercieel vertrouwelijke bijlage met
financiële informatie in de vorm van een bandbreedte. Deze bandbreedte is afgestemd op
het project en betrouwbaarder dan in de A-fase, omdat bij het onderzoek meer informatie
over de kosten en risico’s beschikbaar is gekomen.
Bij kopen van de plank is aan het eind van de B-fase voldoende informatie beschikbaar om
over te kunnen gaan tot de verwervingsvoorbereiding. Daarom volgt op de B-fase direct de
D-fase. Alleen als in de B-fase wordt besloten dat Defensie een ontwikkeltraject gaat volgen,
volgt eerst nog de C-fase. Defensie streeft er naar om alleen bij uitzondering materieel zelf
te laten ontwikkelen. Daarbij wordt het toetsingskader ‘Verwerving van de plank’3 toegepast
om de voordelen van en noodzaak tot ontwikkelen te toetsen. Alleen onder specifieke
voorwaarden kan worden afgeweken van het beleid om van de plank te kopen.

De vervolg-Onderzoeksfase (C-Fase)
In deze fase wordt vervolgonderzoek verricht op de uitkomsten van de B-fase. De C-fase
is uitsluitend aan de orde bij en wordt gebruikt voor de uitwerking en aanpassing van
ontwikkeltrajecten. Afhankelijk van het ontwikkeltraject, kunnen beproevingen worden
uitgevoerd. Soms wordt in deze fase, nadat een en ander op doel- en rechtmatigheid is
getoetst, een overeenkomst gesloten voor een ontwikkeltraject of voor de aanschaf van
prototypes voor beproeving. Aan het einde van de C-fase ontvangt de Tweede Kamer een
brief met de resultaten van het vervolgonderzoek inclusief een update van de kosten in een
commercieel vertrouwelijke bijlage.

De verwervingsvoorbereidingsfase (D-Fase)
In de D-fase wordt de keuze gemaakt voor een bepaald product en de leverancier. Defensie
vraagt tijdens de verwervingsvoorbereidingsfase, op basis van de eisen en de vigerende
regelgeving op gebied van verwerving, offertes op bij de potentiële leveranciers. Na
bestudering van de aanbiedingen en eventuele onderhandelingen met de leveranciers
wordt, in de D-brief, het besluit over de keuze voor een bepaald product en de leverancier
voorgelegd aan de Tweede Kamer. Nadat parlementaire goedkeuring en een akkoord voor
kredietopening is verleend, wordt de overeenkomst met de leverancier bekrachtigd.
3 Bijlage bij Kamerstuk 32 733, nr. 77 van 11 juli 2012

Defensie Materieel Proces bij de tijd

De behoefte wordt in deze fase waar mogelijk functioneel beschreven in de contractdocumenten, om de leverancier ruimte te bieden voor geschikte oplossingen die zo goed
mogelijk passen in de productlijn van de leverancier. De behoefte wordt waar nodig
technisch beschreven om de samenhang met andere capaciteiten, behoeften en projecten
te waarborgen. Omdat het in deze fase specifieke eisen voor de toekomstige overeenkomst(en) betreft, moeten alle eisen SMART zijn geformuleerd, zodat een objectieve beoordeling
van het geoffreerde en geleverde kan plaatsvinden.

De Evaluatie (E-Fase)
Indien er sprake is van projectomstandigheden die vallen onder de beginselen van de RGP
volgt nog een evaluatie (E-fase). Overwegingen hierbij kunnen zijn de complexiteit van het
project zelf of van de samenhang met andere projecten, of bijzondere aspecten die verband
houden met internationale samenwerking, politieke gevoeligheid, commerciële facetten,
financiële omvang, of publieke belangstelling.
Bij voltooiing van de E-fase voert de ADR onderzoek uit naar de kwaliteit en volledigheid
van de informatie in de evaluatierapporten. Over de resultaten van de evaluatie wordt de
Tweede Kamer per brief geïnformeerd.

11

UITGAVE
Ministerie van Defensie
September 2016
LAYOUT
MediaCentrum Defensie | Den Haag
TEKST
Ministerie van Defensie
FOTO’S
MediaCentrum Defensie | Den Haag
INTERNET
www.defensie.nl/materieelprojecten