de Rechtspraak
Raad voor de
rechtspraak

De minister voor Rechtsbescherm ing
drs. S. Dekker
Postbus 20301
2500 EH DEN HAAG

Afdeling Strategie

bezoekadres
Kneuterdijk 1
2514 EM Den Haag
correspondentieadres
Postbus 90613
2509 LP Den Haag

datum

t (088) 361 00 00
(088) 361 00 22
www.rechtspraak. ni

10 anril 2018

contactpersoon
e-mail
ons kenmerk
bijlage(n)
onderwerp

UIT 10891 STRATIRL
1 (Rapport TR Consult)
Reset digitaliseririg van de Rechtspraak

Geachte heer Dekker,
KEI wordt gereset. De digitalisering van de Rechtspraak wordt kleiner, eenvoudiger en beheersbaarder
en krijgt één hoofddoe!; digitale toegankelijkheid voor rechtzoekenden en professionals. Dat is
samengevat hoe de Raad voor de rechtspraak (de Raad) zorgt dat hij de controle terug krijgt over de
digitalisering van de Rechtspraak en vervolgens ook behoudt. In deze brief licht de Raad toe welke
stappen hiertoe worden ondernomen, welke gevolgen dat heeft en gaat de Raad in op vragen en reacties
naar aanleiding van de zevende voortgangsrapportage’ over de digitalisering van de Rechtspraak,
waaronder de vragen die u richt aan de Raad in uw brie hierover aan de Tweede Kamer.
Het lijkt van belang eerst kort af te bakenen, op welke punten deze brief betrekking heeft. Allereerst
formuleert de Raad in deze brief een reactie op het review-rapport van een door hem ingestelde
onafhankelijke externe review commissie
. Uit de analyse van wat niet goed is gegaan bij de realisatie
3
van het programma KEI worden immers belangrijke lessen getrokken voor de inrichting van de verdere
digitalisering. Daarbij hanteert de Raad onverminderd als uitgangspunt dat digitalisering van de
Rechtspraak een onontkoombare ontwikkeling is die gegeven het niveau van digitalisering van onze
samenleving maatschappelijk zeer gewenst is. Vervolgens wordt ingegaan op de richting waarin de
digitalisering zich verder zal ontwikkelen. Daarbij gaat het om het bestuursrecht en civiel recht en niet
om de digitalisering binnen het strafrecht. De digitalisering van het strafrecht wordt vorm gegeven
binnen de strafrechtketen in nauwe afstemming met de partners in die keten.
—

—

Bij het formuleren van de richting voor digitalisering in bestuursrecht en civiel recht gaat degelijkheid
voor snelheid. Dat is een van de geleerde lessen. Deze brief geeft dus nu geen antwoord op de
mogelijk levende vragen, zoals: ‘Wanneer kan de digitalisering van de Rechtspraak (wel) worden
voltooid?’ en ‘Welke kosten zijn met de nieuwe opzet voor de digitalisering gemoeid en welke
opbrengsten mogen worden verwacht?’. Onderdeel vai3 de nieuwe aanpak zal zijn dat gewerkt wordt
‘Bijlage bij Kamerstuk Tweede Kamer, vergaderjaar 20 17-2018, 29279, nr. 405
Tweede Kamer, vergaderjaar2ol7-20l8, 29279, nr. 405
Review commissie samengesteld uit Dr. T.A. Rodrigues, F. [-laverkamp, ir. J. Froger

2 Kamerstuk

de Rechtspraak
Raad voor de
rechtspraak

datum
kenmerk
pagina

10 april 2018
UIT 10891 STRAT/RL
2 van 11

met veel kortere cycli en dat veel vaker alleen voor een beperkt onderdeel van digitalisering en een
beperkte termijn kan worden geraamd wat de doorlooptijd, kosten en opbrengsten zullen zijn. Daarbij
zal worden gewerkt vanuit het besef dat de digitalisering naar alle waarschijnlijkheid nooit ‘af’ zal
zijn. Natuurlijk wordt wel getracht over een wat kortere periode concrete doelen te formuleren. Bij kort
cyclisch digitaliseren past dat wij het doel verder digitaliseren van de rechtspraak— in kortere
stappen met goed geformuleerde tussentijdse doelen realiseren. Dat alles is alleen al dringend
noodzakelijk voor een goede begroting en personeelspianning. Bij dit proces geldt voor de Raad
overigens als belangrijk uitgangspunt dat bij de uitvoering van de reset de beschikbare middelen
leidend zijn.
—

De Raad realiseert zich dat dit besluit ook vervelende gevolgen heeft voor ketenprocespartijen, zoals
de advocatuur, de IND en gerechtsdeurwaarders. Vanuit de Rechtspraak is met hen in de afgelopen
jaren intensief gewerkt aan de voorbereiding en invoering van cligitaal procederen. Zij hebben
daarvoor ook de nodige investeringen gedaan. Wij waarderen de opgebouwde samenwerking zeer en
zetten die graag voort.
In het najaar kunnen wij u naar verwachting informeren over meer concrete mijlpalen en planning van
de nieuwe digitaliseringsaanpak. De uitwerking van de reset van de digitalisering is een ingrijpend
proces dat zich op dit moment volop ontwikkelt. De primaire verantwoordelijkheid voor dit proces
berust onverminderd bij de Raad.
Externe review van het KEI-programma
in de zevende voortgangsrapportage benoemt de Raad een aantal knelpunten. Zo kost de digitalisering
veel meer tijd dan was voorzien. Als gevolg daarvan lopen de kosten langer door en worden de baten
later gerealiseerd. Tevens is geconcludeerd dat de aansturing en de tijdelijke structuur niet meer passen
bij de structurele aard van werkzaamheden. Ook is uit een door Deloitte uitgevoerde review gebleken
dat de architectuur herzien moet worden om tot betrouwbare, onderhoudbare en schaalbare systemen te
komen. Daarop zijn maatregelen geformuleerd in de voortgangsrapportage. Het is terecht dat daarmee
de aandacht is komen te liggen bij hetgeen niet goed is gegaan in de Rechtspraak bij de uitvoering van
het KEI-programma. Daarmee wordt het KEI-programma echter in zekere zin onrecht aangedaan.
Ondanks de problemen is een aantal goede resultaten opgeleverd. Dle resultaten zijn eerder genoemd in
de zevende voorgangsrapportage en betreffen de digitalisering bij toezicht (curatele en bewind), digitaal
procederen in asiel- en bewaringzaken en de start in pilotvorm van het digitaal verloop van alle
handeisvorderingen in de rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland. in het strafrecht zullen naar
verwachting aan het eind van 2018 nagenoeg alle zaken digitaal kunnen worden behandeld.
—

—

Tegelijkertijd realiseert de Raad zich volledig dat er eerder meer had moeten worden bereikt. Hoewel de
Raad gedurende het programma ettelijke expert reviews heeft gevraagd en zich voortdurend heeft laten
adviseren door gerenommeerde adviseurs (Boston Consulting Group en PA Consultirig Group) is het
resultaat van alle inspanningen toch onvoldoende. Om er zeker van te zijn dat de digitalisering weer op
het juiste spoor komt heeft de Raad daarom in de afgelopen maand de voornoemde externe review
commissie ingesteld en deze laten onderzoeken of de beheersing van de digitalisering van de
Rechtspraak, zoals deze de afgelopen jaren heeft gefunctioneerd, door de Raad adequaat was ingericht,

de Rechtspraak
Raad voor de
rechtspraak

datum
kenmerk
pagina

10april2018
UIT 10891 STRAT/RL
3 van 11

of de maatregelen die in de zevende voortgangsrapportage zijn geschetst doeltreffend zijn om de control
verder te verbeteren en of alle risico’s zijn geïnventariseerd en voldoende worden beheerst.
Deze review commissie heeft vastgesteld dat de digitalisering van de Rechtspraak een groot business
ICT programma is, van een buitengewone complexiteit binnen een buitengewoon complexe omgeving.
De complexiteit betreft een combinatie van een meerjarig programma, het harmoniseren en
standaardiseren van werkprocessen, nieuwe architectuur, een agile ontwikkelomgeving in een
organisatie die dat nog moet leren. Ook de review commissie wijst op de wél behaalde resultaten, maar
stelt vast dat de cultuur van de Rechtspraak niet voldoende decisiegeriçht is en dat meer collectiviteit
nodig is in ambitie, in onderlinge taken, rollen en verantwoordelijkheden en vooral in eigenaarschap.
De commissie wijst erop dat dit vraagt om een nieuwe verhouding tussen Raad, gerechten en ITorganisatie.
De commissie noemt voorts een viertal basiscondities voor een dergelijk complex programma,
waaraan niet goed is voldaan.
Ten eerste is bij aanvang van het programma het ambitieniveau onderschat en was het door
bijvoorbeeld de werkprocessen bij aanvang niet of niet voldoende te harmoniseren te complex.
Daarbij stonden de gerechtshestuurders, maar volgens de onderzoekers ook de advocatuur en uw
departement op te grote afstand van het programma en hadden zij zich niet of onvoldoende aan de
digitalisering verbonden. De complexiteit werd nog eens versterkt doordat de wetgeving uiteindelijk
niet het gewenste niveau van vereenvoudiging in zich had. Onder druk van het maatschappelijke veld
en de politiek zijn veel van de aanvankelijk voorgenomen vereenvoudigingen uiteindelijk niet
gehonoreerd. Bij de aanvang van het programma is niet in kaart gebracht wat het uitblijven van de
vereenvoudiging voor consequenties heeft. Indien u mogelijkheden ziet de noodzakelijke
vereenvoudiging alsnog ter hand te nemen, wil de Raad zich graag inzetten om u daarbij terzijde te
staan.
Ten tweede is de governance in de Rechtspraak complex vormgegeven waarbij de verschillende rollen,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden, niet duidelijk zijn vastgelegd. Dit geldt met name voor de
driehoek tussen de Raad, de gerechten en de IT-organisatie. Er is een sturingsstructuur ontstaan met ten
minste 4 managementlagen zonder duidelijke mandaten. Er is onduidelijkheid en verwarring over de
vraag wie waarover beslist. Deze governance moet strak georganiseerd worden, waarbij glashelder is
wie waarvoor verantwoordelijk is, maar dan ook beslissingsbevoegd is.
Ten derde zijn onvoldoende kaders vastgesteld voor de architectuur van de ICT en is de bewaking
daarvan in onvoldoende mate vormgegeven.
Ten vierde ten slotte heeft de review commissie geconstateerd dat de taakvolwassenheid voor een
complexe digitaliseringsoperatie tekort schiet, zowel in de IT-organisatie die de slag moest maken van
beheren naar (agile) ontwikkelen
als ook binnen de gerechten die zich moeten ontwikkelen naar een
bewust eigenaarschap op procesverbetering en modernisering.
—

—

—

—,

Doordat aan dit viertal basiscondities niet is voldaan is een onbalans ontstaan in de uitvoering van de
digitalisering. Door achterblijvend eigenaarschap bij de gerechten is onder invloed van de toenemende
complexiteit het programma verder naar het IT-domein verschoven. De daarmee samenhangende
risico’s (geen eenvoudig, geharmoniseerd werkproces toch digitaliseren) worden gezien, maar onder

de Rechtspraak
Raad voor de
rechtspraak

datum
kenmerk
pagina

10april2018
UIT 10891 STRAT/RL
4 van 11

druk van de noodzaak nieuwe releases tijdig op te leveren niet van krachtige besluitvorming voorzien.
Binnen de gerechten is KEI teveel als een eenmalige ontwikkelopgave gezien in plaats van als een
start van een voortdurende digitaliserings- en automatiseringsontwikkeling waarin alle functionaliteit
direct gerealiseerd moet worden. De behoefte aan functionaliteit nam daardoor steeds verder toe en ging
veel verder dan de zogenaamde must haves.
—

-

Ten aanzien van het risicomanagement heeft de review commissie geconstateerd dat de inventarisatie
van risico’s meer dan op orde is; alle denkbare risico’s zijn in beeld gebracht. Het risicomanagement is
volgens de review commissie echter niet op het vereiste niveau. Een constatering is bijvoorbeeld dat de
besluitvorming naar aanleiding van de risico-inventarisatie te lang op zich heeft laten wachten. De Raad
ziet daarvoor de volgende oorzaken:
tussen business en IT-organisatie bestond geen gezamenlijk beeld van de urgentie en business en IT
zijn er niet in geslaagd voldoende prioriteit te geven aan de opvolging van de gesignaleerde risico’s
in verband met de dominante druk om de functionaliteit op tijd de realiseren;
de besturing van de Rechtspraak zoals ingericht in de Wet op de rechterlijke Organisatie is
ingewikkeld en steunt in hoge mate op inspraak, overleg en consensus, waarbij verticale èn
horizontale sturing door elkaar lopen en heldere hiërarchische beslissingsbevoegdheden bepaald
niet vanzelfsprekend zijn.
-

-

—

—

De Raad herkent in het algemeen het door de review commissie geschetste beeld. De Raad realiseert
zich volledig dat het digitaliseringsprogramma onder zijn verantwoordelijkheid is uitgevoerd en trekt
daaruit de nodige lessen. Ondanks ons bewustzijn dat het zeer risicovol is te starten met digitaliseren
van werkprocessen, is het ons niet gelukt vöéraf te voldoen aan de daarvoor vereiste harmonisering van
werkprocessen én vereenvoudiging van die processen, waar nodig met behulp van wetgeving. Verder is
de Raad zich ervan bewust dat hij nog meer en actief bij bestuurders en gebruikers over het voetlicht
had moeten laten brengen dat de stap naar digitalisering voor hen gepaard zou gaan met een periode van
ongemakken, gewenning en minder maatwerk binnen de werkprocessen. Ook een belangrijke les is dat,
als de IT-organisatie nog niet rijp is om binnen strakke kaders aangestuurd het werk agile uit te voeren,
nog niet gestart moet worden met complexe digitalisering.

Daarbij tekent de Raad aan dat de gerechtsbesturen zich op punten minder herkennen in het rapport en
dan met name op het punt van het eigenaarschap. Mogelijk speelt daarbij een rol dat de
gerechtsbesturen niet voldoende in de gelegenheid zijn gesteld via interviews een bijdrage te leveren
aan het onderzoek van de review commissie.
De belangrijkste aanbevelingen van de review commissie zijn:
a. Zorg voor betere besluitvorming (emancipatie van dialoog en decisiegerichtheid). Dat vraagt om
een cultuur- en systeemdoorbraak, waarin de Raad met zakelijke doorzettingsmacht in een goede
dialoog de toegekende positie krijgt om toekomstgerichte beslissingen te nemen
b. Zorg voor een betere IT-business-alignment. Dat vraagt om een andere cultuur van vertrouwen en
samenwerken aan een gemeenschappelijk doel. Dat vraagt om meer besef van eigenaarschap aan de
kant van de gerechten en de bereidheid ook ongemakkelijke stappen te zetten. Het vraagt verder om

de Rechtspraak
Raad voor de
rechtspraak

datum
kenmerk
pagina

10 april 2018
UIT 10891 STRAT/RL
5 van 11

c.
d.
e.

een urgentieprogramma richting volwassenheid van business en IT en om duidelijke en
afgebakende taken, rollen en verantwoordelijkheden voor Raad, gerechtsbesturen, gerechten en ITOrganisatie.
Zorg voor een heldere governance met duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
Bepaal opnieuw samen de te bereiken doelen, resultaten en prioriteiten en ‘kijk’ alle stakeholders
daarop vast.
Maak een IT-urgentieprogramma waarbij de belangrijkste knelpunten worden aangepakt.

Maatregelen digitalisering
In de zevende voortgangsrapportage heeft de Raad al een aantal maatregelen voor de beheersing van de
digitalisering van de Rechtspraak aangekondigd. Sinds het opstellen van de voortgangsrapportage zijn
de maatregelen verder vormgegeven en aangevuld, mede n.a.v. de aanbevelingen van voornoemde
review commissie. Hieronder worden deze maatregelen benoemd. De maatregelen richten zich met
name op de digitalisering van de bestuurs- en civielrechtelijke procedure. Op het terrein van toezicht is
digitalisering al verder gevorderd; daar gaat het met name om doorontwikkeling en verdere innovaties.
1. Lager a,nbitieniveau
Een ingrijpende maatregel is het terugbrengen van de ambities. De digitalisering gaat zich focussen op
de digitale toegankelijkheid van rechtspraak voor rechtzoekenden en professionals. De prioriteit ligt bij
het realiseren van papierloos werken in de procesvoering. Ook externe partijen als advocatuur en andere
instanties kunnen digitaal zonder papier met de Rechtspraak communiceren.
—

—

Door de focus te verleggen van de procesgerichte aanpak naar een informatiegerichte aanpak kan sneller
functionaliteit worden gerealiseerd. De nadruk ligt dan niet meer op het uitwerken van de processen
maar op het zorgen dat gegevens digitaal beschikbaar zijn. Deze maatregel maakt de implementatie
beheersbaarder omdat het aansluit bij het volwassenheidsniveau van de
Informatievoorzieningsorganisatie van de Rechtspraak en het recht doet aan de bestaande verschillen
tussen de gerechten. Een vanzelfsprekend uitgangspunt bij deze maatregel is dat voldaan blijft worden
aan de wetgeving die aan de basis ligt van de digitalisering.
De andere oorspronkelijk geformuleerde doelen raken niet uit zicht, maar worden volledig buiten de
digitalisering belegd. Een voorbeeld daarvan is het verkorten van de doorlooptijden, dat een speerpunt
van de Rechtspraak blijft waaraan via andere mogelijkheden dan digitalisering gewerkt blijft worden.
Activiteiten die niet meer goed passen binnen de ambitie om te vereenvoudigen, zoals eKanton, worden
direct beëindigd. De gevolgen van deze maatregel voor externe gebruikers die nu al in
bestuursrechtelijke of civiel rechtelijke zaken digitaal werken worden nader onderzocht en uitgewerkt.
De Rechtspraak voert hierover nauw overleg met ketenprocespartijen, zoals de Nederlandse Orde van
Advocaten.
De indruk zou kunnen ontstaan dat de ambitiemaatregel er voor zorgt dat vereenvoudiging en
harmoniseren van werkprocessen niet meer aan de orde is. Dat is voor de eerste stap wei het geval
maar voor vervolgstappen niet. Ook deze maatregel zal veel van het aanpassingsvermogen van de
professionals in het primaire proces vergen. En bij verdere doorontwikkeling en optimalisatie zal
vereenvoudig en harmonisatie van processen noodzakelijk zijn. Er zullen vooraf duidelijke keuzes

de Rechtspraak
Raad voor de
rechtspraak

datum
kenmerk
pagina

10april2018
UIT 10891 STRAT/RL
6 van 11

moeten worden gemaakt met betrekking tot wie de ‘proceseigenaar’ is en wie daarmee
beslissingsbevoegd is, indien over noodzakelijke harmonisatie en/of vereenvoudiging binnen de
gerechten geen overeenstemming kan worden bereikt, of een enkel gerecht zich niet wil conformeren.
2. Vereenvoudigen besturing
De besturing van het digitaliseringsproces wordt vereenvoudigd en rollen, verantwoordelijkheden en
bevoegdheden binnen het digitaliseringsproces worden verduidelijkt. Dit wordt onder andere bereikt
door het digitaliseringsprogramma als zodanig te beëindigen en de afzonderlijke projecten onder te
brengen in de Informatievoorzieningsorganisatie. De focus komt te liggen op kleine stappen en kleine
projecten. Daarmee is niet langer sprake van een programmastructuur en zijn de werkzaamheden beter
geborgd, is de aansturing vereenvoudigd en zijn taken en verantwoordelijkheden formeel en structureel
duidelijk belegd.
De digitalisering wordt ook op orde gebracht door onder andere de gesignaleerde knelpunten nader te
inventariseren en aan te pakken en vervolgens met de verschillende interne en externe belanghebbenden
goed te kijken wat in kleine stappen realiseerbaar is en hoe die stappen moeten worden ingericht,
waarbij wordt gefocust op die stappen die de hoogste waarde hebben voor rechtzoekenden,
ketenprocespartijen en interne gebruikers. Er gaat gewerkt worden met een heldere planning en
duidelijke mijlpalen, die als het ware een parelsnoer van series van kleine successen en verbeteringen
gaan vormen.
3. Versterken architectuuifunctie
In de tot voor kort gehanteerde werkwijze zijn architecten inhoudelijk onvoldoende sturend. Er gaat
consistent en strak gestuurd of ontwikkeld worden op één uitgewerkte architectuur waarin business,
informatie, applicatie en technologie in samenhang zijn vastgelegd en worden bijgehouden. De
governance op architectuur wordt expliciet uitgewerkt met als resultaat dat er samenhang is in het werk
van architecten in verschillende disciplines. De architecten worden binnen de
informatievoorzieningsorganisatie duidelijk gepositioneerd. Ze krijgen het mandaat sturend op te treden
en op die wijze te borgen dat geleverde oplossingen binnen de gestelde architectuurkaders vallen. De
versterking van de competenties van architecten wordt gerealiseerd via opleiding, coaching en werving.
Resultaat van deze maatregel is dat voorafgaand aan elk realisatietraject duidelijk is binnen welke
architectuurkaders de oplossing wordt gerealiseerd.
4. Flexibiliseren technologietoepassing
De technologiestrategie wordt grondig herzien. De ingezette en gerealiseerde architectuur en
technologie is complex en weinig flexibel Ook is de onderhoudbaarheid, schaalbaarheid en
betrouwbaarheid daarvan laag. Daarbij is door een leverancier aangekondigd dat een aantal van de door
de Rechtspraak gebruikte producten aan het einde van hun levenscyclus zijn. Er wordt nog wel
onderhoud op gepleegd door de leverancier, maar er vindt geen doorontwikkeling meer plaats. De
Rechtspraak wil toewerken naar een flexibele architectuur, die het mogelijk maakt standaardoplossingen
uit de markt in te zetten voor het leveren van functionaliteit. In het kader van de reset zal de Raad in de
komende weken een besluit moeten nemen over verdere uitrol van civiel-handelsvorderingen. Voor die
beslissing is met name van belang of de mogelijkheden van bepaalde gebruikte producten in combinatie

de Rechtspraak
Raad voor de
rechtspraak

datum
kenmerk
pagina

10april2018
UIT 10891 STRAT/RL

7 van 11

met de aankondigde ‘end of1fe’ van die producten een voldoende stabiele en robuuste landelijke uitrol
van deze release mogelijk en verantwoord maken.
5. Doelarchitecluurfocus! op digitale toegankelijkheid
Digitale toegankelijkheid van rechtspraak stelt eisen aan de ondersteunende technologie en vraagt een
specifieke doelarchitectuur, dat wil zeggen een architectuur van de gewenste eindsituatie. Er wordt een
coherent ontwerp gemaakt van deze doelarchitectuur, waarin een oplossing geschetst wordt voor de
problemen van de huidige technologie en ondersteuning, die belangrijke omissies in zich hebben ten
aanzien van beschikbaarheid, schaalbaarheid en onderhoudbaarheid.

6. Beheersing softwareontwikkeling
Het voortbrengingsproces van softwareontwikkeling wordt gestandaardiseerd. Daarmee is het niet meer
mogelijk om binnen elk project een eigen proces van softwareontwikkeling in te richten. Hierdoor
worden fouten in de softwareontwikkeling voorkomen en verlopen voortbrengingsprocessen efficiënter.
Daarbij wordt ook de beheersing van de softwareontwikkeling verbeterd door een betere aansturing en
een betere inzet van beheersinstrumenten als risicomanagement, voortgangsbewaking en
kwaliteitsborging.
7. Coinpetentienanageinent toespitsen op digitale toegankelijkheid
De in de informatievoorzieningsorganisatie aanwezige competenties worden in lijn gebracht met de
competenties die nodig zijn voor de realisatie van de ambitie digitale toegankelijkheid, door
bijvoorbeeld gerichte opleidingen, training on-the-job en de uitbesteding van taken.
Voor zover niet al hier benoemd, worden alle overige maatregelen genomen die in de zevende
verantwoordingsrapportage al zijn beschreven. Alle maatregelen bij elkaar worden beschreven in een
overkoepelend plan. Voor de daaruit voortvloeiende nieuwe projectplannen vraagt de Raad een toets
aan ter uitvoering door het Bureau ICT-toetsing (BIT). Op het advies dat de Raad daarop van het BIT
ontvangt schrijfi de Raad een beleidsreactie. De Raad biedt vervolgens zijn beleidsreactie en het advies
aan u aan en vervolgens kunt u, al dan niet voorzien van een inhoudelijke reactie van uw hand, de
Tweede Kamer hierover informeren.
Aandacht voor soft controls
De Raad realiseert zich dat het succes van de reset voor een belangrijk deel ook afhangt van het gedrag
en de attitude van de mensen in de Rechtspraak; de cultuur in de Rechtspraak. Deze vinden hun basis in
het domein van de soft controls. Belangrijke aspecten daarvan zijn: intermenselijke relaties, vertrouwen
in elkaar, elkaar willen helpen, de motivatie en de wil tot samenwerking, eigenaarschap, geloof in en
commitment aan doelstellingen, leergedrag en creativiteit, autonomie, invloed, tone-at-the-top,
integriteit, trots, ethiek en openheid.
Digitaliseren vraagt om andere en nieuwe competenties van bestuurders en medewerkers, waarop zij
zorgvuldig moeten worden voorbereid. Van bestuurders, maar ook rechters en andere medewerkers
worden eigenaarschap van en verbintenis aan de digitalisering verwacht. Er bestaat nu een zekere
mentale kloof tussen de business en de IT-organisatie; er bestaat lang niet altijd voldoende wil tot
samenwerken en het samen vinden van gedragen oplossingen voor issues die doorgaans eigen zijn aan

de Rechtspraak
Raad voor de
rechtspraak

datum
kenmerk
pagina

10 april 2018
UIT 10891 STRAT/RL
8 van II

digitalisering. Soms leidt focus op het eigen werk tot een gebrek aan inzicht dat digitalisering niet
mogelijk is zonder nauwe samenwerking tussen de professionals van het recht en de professionals van
de IT. De mentale kloof dient te worden overbrugd, want de digitalisering brengt hoe dan ook
verandering in de werkprocessen. Die overbrugging zal gevonden worden, als Raad en
gerechtsbestuurders eerst waar mogelijk proactiefanticiperen op vragen, zorgen en onzekerheden van
medewerkers en daarbij ruimte bieden voor reflectie en voortschrijdende inzichten en vervolgens
volledige verantwoordelijkheid aanvaarden voor de gekozen weg, de positieve en negatieve
consequenties aanvaarden en in hun Organisatie het doorzetten van besluiten en afspraken voor hun
rekening nemen.
Inzicht in de soft controls heeft een verklarende werking over attitude en gedrag en heeft een
voorspellende waarde voor de resultaten die met de reset worden behaald. Dit vraagt om effectief
leiderschap en daarmee om versterking van het verandermanagement met monitoring en besturing van
het verandervermogen én veranderbereidheid. Om de ‘zachte’ kant van de reset goed uit te kunnen
voeren en het domein van de soft controls beter te beheersen, wordt ter ondersteuning van de Raad en
de gerechten de vereiste veranderkennis en -kunde binnen de organisatie gebracht.
Extern toezicht
Om in control te blijven en blinde vlekken te voorkomen blijft de Raad reviews uitvoeren op uitvoering
van de digitalisering en de uitvoering van de te nemen maatregelen. Hiertoe richt de Raad een externe
review board in als onafhankelijk toezichtsorgaan op de digitalisering van de Rechtspraak. De board
richt zich op zowel de uitvoering van de digitalisering als op de uitvoering van de afspraken die worden
gemaakt op het gebied van samenwerken en soft controls. De board voert voor een periode van 4 jaar
zijn taken uit, met de mogelijkheid de periode te verlengen.
Vervolg reorganisatie
In 2018 en 2019 worden er binnen de rechtsgebieden civiel en bestuur minder releases geïmplementeerd
dan aanvankelijk gepland. Dit betekent dat er in ieder geval voorlopig binnen deze rechtsgebieden
minder werk zal vervallen dan was ingeschat en dat de periode waarbinnen dit verval van werk optreedt
langer wordt. Dit speelt weliswaar niet bij straf en toezicht, maar het heeft toch gevolgen voor de wijze
waarop de effecten van de reorganisatie optreden. Tegelijk heeft ook de focus op digitale
toegankelijkheid toch gevolgen voor het verval van werk. Voor medewerkers in de administratieve
functies is het te betreuren dat de reset een langere periode van onzekerheid over hun dienstverband met
zich brengt.
Net als de Raad, neemt u als uitgangspunt dat de digitalisering van de Rechtspraak een onontkoombare
ontwikkeling is, die maatschappelijk zeer gewenst is De digitalisering van de Rechtspraak heeft, ook
met de focus op digitale toegankelijkheid, tot gevolg dat administratief werk dat gekoppeld is aan
gegevensverwerking en -behandeling vaak niet meer benodigd is binnen de Rechtspraak, vanwege het
feit dat deze gegevens veelal al door ketenprocespartijen of rechtzoekenden worden ingevoerd.
Administratieve functies op het gebied van gegevensverwerking en —behandeling van het niveau schaal

de Rechtspraak
Raad voor de
rechtspraak

10 april 2018
UIT 10891 STRAT/RL
9 van II

datum
kenmerk
pagina

4 en schaal 54 vervallen hierdoor in hun geheel. Van de administratieve functies op het gebied van
gegevensverwerking en —behandeling van niveau schaal 6 en 7 is in de toekomst een ruim deel niet
meer benodigd.
De totaal te behalen reductie van functies, destijds gesteld op 49% van de administratieve functies bij
rechtbanken, respectievelijk 35% bij gerechtshoven, is opnieuw bezien. Uit analyse blijkt dat het
reductiepercentage op basis van digitalisering uiteindelijk na voltooiing van het digitaal ontsluiten van
de Rechtspraak uitkomt op maximaal 40% voor rechtbanken. Voor de hoven levert de vergelijkbare
analyse een reductiepercentage van maximaal 30% op. Dit is dus het percentage waarvan verwacht
wordt dat het uiteindelijk op de langere termijn gerealiseerd kan worden na volledige afronding van de
digitalisering. Het betreft nog steeds ‘maximum’ percentages die gaandeweg worden herijkt naar
aanleiding van de meest recente planningen, inzichten en praktijksimulaties.
Binnen de reorganisatie blijven de landelijke afspraken omtrent de wijze van handelen met betrekking
-kandidaten van kracht. Dat wil zeggen dat gerechten geschikte VWNW-kandidaten van•
5
tot VWNW
andere gerechten plaatsen op eventuele vacatures. Vooralsnog is een looptijd van de reorganisatie
afgesproken tot en met 31 december 2020. Het is mogelijk om deze termijn op landelijk niveau te
verlengen in overleg met de medezeggenschap (Centrale Ondernemingsraad Rechtspraak en bonden).
Financiële consequenties van de maatregelen
De keuze om te focussen op digitale toegankelijkheid voor rechtszoekenden en professionals heeft
uiteraard ook effect op de te verwachten interne besparingen. Ongeveer een vijfde van de in 2014
beoogde personele besparingen was gebaseerd op automatisering (naast digitalisering); deze baten
kunnen binnen de bijgestelde ambities niet worden gerealiseerd. De batenprognose voor de lange
termijn, op basis waarvan de reorganisatie tot nu toe is ingericht, is derhalve naar beneden bijgesteld
van 49% naar 40% van de administratieve functies. Op de batenprognose voor 2018 en 2019 heeft de
keuze om eerst te digitaliseren nauwelijks effect, daar de baten in deze jaren grotendeels voortkomen uit
releases van IT-systemen die al (grotendeels) inclusief automatisering ontwikkeld zijn. Het later
realiseren van de relea.ses die gepland stonden voor 2018 en 2019 heeft uiteraard wel invloed gehad op
de batenprognose voor 2018 en 2019. De verwachte baten op basis van de huidige releaseplanning
bedragen ongeveer € 7 mln. voor 2018 en € 12 mln, voor 2019. De temporisering alsmede de bijstelling
van ambities op het vlak van automatisering hebben effect op de ultimo 2016 gevormde
reorganisatievoorziening. Door de temporisering zal er naar verwachting sprake zijn van een hoger
natuurlijk verloop en de bijstelling van de ambities (en de daarmee samenhangende lagere
personeelsreductie) zal leiden tot een lagere (gedwongen) uitstroom. Wat de exacte gevolgen zijn voor
de omvang van de reorganisatievoorziening wordt in de loop van 2018 duidelijk.
Daar waar de focus van de digitalisering op digitale toegankelijkheid zorgt voor een bijstelling van de
interne baten, heeft deze geen invloed op de uiteindelijk beoogde structurele maatschappelijke baten
(ca. € 270 mln. per jaar), bestaande uit een efficiënter gebruik van kapitaal, kostenbesparing bij
ketenprocespartijen en tijdsbesparing bij burgers.
‘

Schalen conform Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984
Van werk naar werk kandidaten

de Rechtspraak
Raad voor de
rechtspraak

datum
kenmerk
pagina

10april2018
UIT 10891 STRAT/RL

10 van 11

Naar een succesvolle reset
De review commissie heeft de Raad er in haar toelichting op het rapport op gewezen dat in de praktijk
succesvolle ICT-veranderprogramma’s een gemeenschappelijke hoofdstructuur hebben, bestaande uit
twee pijlers met een overkoepelend algemeen management met beslissingsbevoegdheid. De ene pijler
betreft het primaire proces, waarbinnen medewerkers, managers en bestuurders er voor zorgen dat
werkprocessen worden verbeterd, vereenvoudigd en geharmoniseerd zodanig dat deze goed
gedigitaliseerd kunnen worden. De andere pijler moet er voor zorgen dat de nieuwe werkprocessen
gedigitaliseerd worden. Het overkoepelend algemeen management heeft mandaat om snel, krachtige en
gedragen beslissingen te kunnen nemen op momenten dat de spelers in de twee pijlers er samen niet uit
komen. Een dergelijke structuur, die veelal aan de basis ligt van succesvolle IT-verandertrajecten,
ontbreekt op het gebied van het genoemde ‘overkoepelend algemeen management’ in de rechterlijke
organisatie, met haar structuur van in beginsel zelfstandige gerechten en een Raad.
Een succesvolle reset van de digitalisering is naar het oordeel van de Raad alleen mogelijk als vooraf
duidelijk is wie proceseigenaar is van de werkprocessen en administratieve processen en daarmee
beslissingsbevoegd is op het punt van de harmonisering en vereenvoudiging van die processen.
Enerzijds is immers de les van KEI dat succesvolle digitalisering niet mogelijk is, als niet eerst de
werkprocessen vergaand zijn geharmoniseerd en vereenvoudigd, maar anderzijds is niet goed denkbaar
dat de digitalisering zou worden uitgesteld, omdat over harmonisering en vereenvoudiging geen
consensus kan worden bereikt. Daarnaast is een succesvolle reset alleen met succes door te voeren als
de IT-organisatie taakvolwassen is en goed hiërarchisch wordt aangestuurd. En dan moet niet in de
laatste plaats de beslissingsbevoegdheid zijn ingeregeld die in het hiervoor genoemde voorbeeld van
succesvolle IT-trajecten in andere organisaties belegd is bij het algemeen management.
Op korte termijn gaat de Raad met de gerechtsbesturen en leden van de Landelijke Overleggen
Vakinhoud (LOV’s) over deze besturingskwesties in overleg. De Raad gaat ervan uit dat de met deze
aanbevelingen gemoeide vraagstukken op zeer korte termijn tot een oplossing kunnen worden gebracht
nu er binnen de Rechtspraak sprake is van een breed gevoelde urgentie op het digitaliseringsdossier.
Ten slotte
De Raad onderschrijft uw opvatting
6 dat de wettelijke positionering van de Raad een
verantwoordelijkheid met zich brengt t.a.v. de materiële en ook financiële oplossingen voor de langere
termijn. Het hoe en onder welke voorwaarden hieraan invulling te geven bespreekt de Raad graag
verder met u. Hierbij betrekken wij de financieringssystematiek van de Rechtspraak en de wijze waarop
het systeem wordt toegepast, omdat naar de mening van de Raad hier ook mede oorzaken en mogelijke
oplossingen voor ontstane financiële tekorten liggen.

6

Zie Kamerstuk Tweede Kamer, vergaderjaar 20 17-2018, 29279, nr. 405

de Rechtspraak
Raad voor de
rechtspraak

datum
kenmerk
pagina

10 april 2018
UIT 10891 STRAT/RL
ii van 11

De Raad zal u nauwgezet over de voortgang informeren en zal ook een beroep op u doen om alsnog te
komen tot de oorspronkelijk beoogde vereenvoudiging en harmonisering van wetgeving. De Raad gaat
overigens graag naar aanleiding van deze brief met u in gesprek over de inhoud van de reset van
digitalisering van de Rechtspraak en de wijze waarop u daarover geïnformeerd blijft. Over de
uitkomsten van de dialoog met de gerechtsbestuurders en de leden van de LOV’s over
proceseigenaarschap en beslissingsbevoegdheid zal de Raad u voor het zomerreces informeren.
Hoogachtend,

mr. F.C. Bakker
Voorzitter Raad voor de rechtspraak

‘

r

— —

-

-