Rondetafelgesprek Archiefwet
Position paper decentrale overheden
Op 23 februari vindt een
rondetafelgesprek plaats over de
archiefwet. Namens de provincies,
gemeenten en waterschappen zal
Edward Stigter hieraan
deelnemen. Hij is gedeputeerde
van Noord-Holland.
Meer ambitie nodig voor duurzame toegankelijkheid
Het wetsvoorstel voorziet in het terugbrengen van de huidige termijn voor overbrenging van te bewaren
digitale documenten naar de archiefdienst van 20 jaar naar 10 jaar. Daarmee wordt voorkomen dat blijvend
te bewaren digitale documenten onvindbaar en onleesbaar worden. De koppeling van overbrenging aan
openbaarmaking betekent dat over te brengen archieven ook eerder openbaar worden. Deze regel gaat
echter pas in voor nieuwe informatie. Dat betekent concreet dat informatie uit 2023 pas in 2033 zal worden
overgebracht, terwijl digitale informatie uit 2020 uiterlijk in 2040 wordt overgebracht. Daarvoor komt de
maatregel te laat. Het ambitieniveau kan verhoogd worden door oudere archieven met terugwerkende
kracht volgens de verkorte termijn over te brengen. Hieraan zijn wel financiële gevolgen verbonden.

Verbeteren kwaliteit informatiehuishouding pas helder met uitwerking
De verbinding tussen de Archiefwet 2021 en de Woo is een gelukkige, omdat deze duidelijker maakt waar
de archivering toe dient: transparantie van de overheid ondersteunen. De doelstelling maatregelen te
treffen om de duurzame toegankelijkheid van de digitale informatie te borgen zal in het algemeen
bijdragen aan verbetering van de kwaliteit van de informatiehuishouding. Het biedt tevens ruimte om te
differentiëren en verschillende beheerregimes voor informatie van verschillend belang en bewaartermijn te
hanteren. De Archiefwet 2021 biedt het algemene kader. De uitwerking krijgt zijn beslag in het
Archiefbesluit en de Archiefregeling. Daaraan wordt nog gewerkt. Wij kunnen pas met enige zekerheid de
doelstelling rond de kwaliteit van de informatiehuishouding beoordelen als beide beschikbaar zijn en er
een uitvoeringstoets bij de decentrale overheden heeft plaatsgevonden.

Inhaalslag nodig om de informatiehuishouding op orde te brengen
De Wet open overheid (Woo) draagt bestuursorganen op om de informatiehuishouding op orde te
brengen, hierbij verwijzend naar de Archiefwet. Voor de goede uitvoering van de Archiefwet 2021 zullen
gemeenten, provincies en waterschappen een inhaalslag moeten maken om de duurzame
toegankelijkheid te borgen en de informatiehuishouding op orde te brengen. Volgens de Maatschappelijke

Kosten en Batenanalyse (MKBA) op het gewijzigde wetsvoorstel Woo (2018) is een investering nodig in de
orde van grootte van € 765 miljoen - waarvan €454 miljoen bij decentrale overheden – om de
informatiehuishouding op orde te brengen.
In het wetsvoorstel voor de Archiefwet opgemerkt dat het Rijksprogramma ‘Open op orde’ (met een budget
van €800 miljoen uit de POK-middelen) zal bijdragen aan de naleving van de archiefwettelijke eisen. In het
Meerjarenplan Woo van de VNG, IPO en UvW zijn voor decentrale overheden vergelijkbare doelstellingen
geformuleerd. Wij vinden het echter niet terecht dat decentrale overheden geen middelen voor dit thema
hebben ontvangen. De belastingbetaler is er immers bij gebaat dat alle archieven op orde zijn.

Investeer in de kwaliteit van de archivaris
De meerwaarde van de verplichte aanwijzing van een archivaris wordt ondergraven door het vervallen van
de diploma-eis en het ontbreken van duidelijke eisen waaraan de archivaris moet voldoen. Eenmalige
opleiding van archivarissen is niet genoeg, maar moet structureel worden geborgd. Vraag de minister het
initiatief van KVAN voor een beroepsregister van archivarissen te steunen. Vraag de minister van OC&W om
structureel te blijven investeren in gemoderniseerde reguliere opleidingen voor archivarissen nu de
Archiefwet de aanstelling van een archivaris verplicht stelt.
Momenteel laat de Archiefwet 1995 toe om de taken van de gemeentearchivaris te beleggen bij de
gemeentesecretaris. Een aantal gemeenten heeft dat ook zo geregeld. De uitvoering door de
gemeentesecretaris is minder intensief in vergelijking met die van een archivaris. Deze eis houdt daarom
een verzwaring in. Wij vragen uw steun voor ons verzoek aan de minister om gemeenten voor de
meerkosten becijferd op structureel € 3,9 miljoen (inclusief gemeenschappelijke regelingen) te
compenseren.

Behoud de rol van algemene rijksarchivaris
Het archiefveld staat voor grote uitdagingen vanwege de digitalisering. Het is daarom van belang dat de
minister en de algemene rijksarchivaris – zoals in de huidige Archiefwet 1995 - een wettelijke taak en rol
behouden in het bevorderen van de kwaliteit van het archiefbestel als geheel. Nuttige programma’s van het
Nationaal Archief zoals Kennisnetwerk Informatie en Archieven (KIA), die uitwisseling in het veld bevorderen
en bijdragen aan innovatie, verdienen structurele voortzetting. Borg deze rollen en taken in de nieuwe
Archiefwet.

Borg continuïteit dienstverlening Regionale Historische Centra
Het Rijk heeft aangekondigd op termijn uit de gemeenschappelijke regelingen voor Regionale Historische
Centra (RHC’s) te willen treden. Door dit voorgenomen besluit lopen de decentrale overheden die
deelnemen in de Gemeenschappelijke Regelingen een risico in het ontstaan van exploitatieproblemen bij
de RHC’s. Ook moeten zij een alternatieve leverancier van e-depotvoorzieningen zoeken nu de toegang tot
het e-depot van het Nationaal Archief wordt afgesloten.