Ministerie van Financien

BVA office

InUchtingen

l@minfin nl
WWW

minfin nl

Datum
31 maart 2021
Nummer verslag
001

verslag
Vergaderdatum

Begeleidingscommissie OZ 21007

Auteur

I

VI

h

31 maart 2021

Aannrezig

Afwezig
Kopie aan

1

Kennismaking

I

Eerste bijeenkomst begeleidingscommissie

I heet iedereen welkom

Hierna voIgt een kennismaking door de leden van
begeleidingscommissie Afgesproken wordt dat PwC zorgt voor de agenda
en MinFin voor de venslaglegging
Afspraak
Vastgesteld wordt om deze vergadering driewekelijks terug te laten komen

de

Actiepunt

Besluit

Leden begeleidingscommissie en onderzoeksteam PwC
Naam

Functie

Rol

Secretaris Generaal

Organisatie

Voorzltter Begeleidingscommissie

Pensoneel beleidsdepartement

Vertegenwoordiger Belastingdienst
Beveiligingsambtenaar Ministerie van Financien
Sr Onderzoeker OIF

Vertegenwoordiger Toeslagen
Partner PwC Forensic Services
Senior director PwC Forensic Services
Senior Manager PwC Forensic Services
Director PwC Forensic Services

u
2

Secretaris

Plan van Aanpak
PwC geeft een toelichting op het plan van aanpak voor dit

onderzoek

De volgende onderwerpen zijn

besproken

Opdracht
Werkzaamheden

Mogelijke knelpunten
Planning en coordinatie

Pagina 1 van 4

1057198

00001

De leden van de begeleidingscommissie hebben een kopie van het plan van
aanpak ontvangen
De volgende punten worden

besproken

Naar aanleiding van de onderzoeksopdracht benadrukt PwC dat men een

feitenonderzoek uitvoert en zich realiseert dat het een

politiek gevoelig
onderwerp is en dat waar mogelijk zaken openbaar zullen worden
gemaakt PwC benadrukt verderdat het geen persoonsgericht onderzoek
betreft en de onderzoekens van PwC onafhankelijk zijn
De begeleidingscommissie vraagt aandacht voor het feit dat het
onderzoek gevoelig ligt bij MinFin BD medewerkers Er zit veel emotie bij
medewerkers Afgesproken wordt dat communicable naar medewerkers
een onderwerp is wat aandacht behoeft en met communicable opgepakt
moet worden

Actiepunt

Besproken wordt het memo I^F Prf |ces digitale gegevensverwerking
Financien geeft aan dat zowel
van het kerndepartement
KD
a Is
da
Ivan de Belastingdienst CBD zijn betrokken bij dit voorstel en
dat
KD positief advies geeft er
|bD nog niet Zijn reactie is
De
leden
van
de
bijgevoegd
begeleidingscommissie kunnen reactie
geven op het voorstel van PwC Besproken wordt dat erte alien tijde
risico s zijn bij een gegevensoverdracht delen van informatie met externe
partijen zowel vanuit informatiebeveiliging als privacy Flet voorstel
beoogt deze risico s te beheersen en acceptabel te maken De
begeleidingscommissie gaat akkoord onder de randvoorwaarden dat
handelen plaatsvindt binnen wettelijke en rechtspositionele kaders en
waarborgen en de hierna genoemde afspraken over communicable met
het voorstel voor gegevensoverdracht De begeleidingscommissie gaat
akkoord met het voorstel voor gegevensoverdracht
Besluit
Afgesproken wordt dat PwC een lijst maakt met geselecteerde informatie
en e

mailboxen ten behoeve van het beantwoorden van de

onderzoeksvragen die specifieke goedkeuring van SG vraagt en daarbij
ook op persoonsniveau de onderbouwing aanlevert voor proportionaliteit
en subsidiariteit
Die heeft de werkgever Financien nodig om zich te
kunnen verantwoorden jegens de medewerkers gelet op de gewenste
raadplegingen over het verstrekken van deze informatie De lijst kan
uitgebreid worden gedurende het onderzoek maar pas na akkoord van de
SG

Actiepunt

Voordat de geselecteerde e mailboxen worden verwerkt en doorzocht
vindt er eerst communicable plaats door Financien aan de betrokken

medewerkers

Er wordt door Financien geen toestemming

gevraagd

maar

de betrokkene wordt geinformeerd en in de gelegenheid gesteld om te
bezwaar te maken

reageren

Dat geldt waar mogelijk ook voor

medewerkers die niet meer in dienst zijn

worden

als die nog bereikt kunnen

Gedacht wordt aan een reactietermijn van circa een week

Actiepunt
Naar aanleiding van discussie over proportionaliteit en de moeite die het

kost om informatie te verzamelen ten behoeve van onderzoek
SG aan dat Financien 100

medewerking zal verlenen

geeft de

Tevens doet hij

beroep op de onderzoekers om zich bewust te zijn van de grote druk die
de werknemers ondervinden vanwege meerdere onderzoeken die lopen
en

de emotionele lading die het

Toeslagendossier heeft bij medewerkers
voormalig

Vandaar het verzoek om sensitief met het benaderen van de

Pagina 2 van 3

1057198

00001

collega s om te gaan

Dit staat medewerking echter niet in de weg

Voorop staat dat Financien volledig meewerkt
Er wordt tenslotte ook nog over de planning

gesproken

Deze is strak en

de infomnatieverzameling kost meertijd dan voorzien

Vooralsnog \wordt
vastgehouden aan de pianning en wordt nagestreefd deze planning te
haien

Bijiagen
Deze bijiagen zijn

besproken

Titei

Aangeleverd

Ter

Info

Besluitvorming

Akkoord dd

Info

Verdere afstemming met

door
PWC

digits le

MF Proces

31 03 2021

qeqevensverwerkinq
PWC

Memo MInFIn_extern

MinFin

communicatieprotocol
PWC

Memo MInFIn_ voortgang

Info

BVA

Besproken

Informatieverstrekkinq

Actiepuntenlijst
Actiehouder

Nr

Omschrijving

1

Vergaderlng driewekelljks plannen

Info

Afgerond

Verzoektot co host

Aanvraag

rechten bij PWC

Ingestuurd dd
01 04 2021

2

Communicatie

richting medewerkers bezlen gezlen

qevoellqheden rondom dIt onderzoek
3

LIjst opmaken met onderbouwing met te
onderzoeken Informatle

e

PWC

mallboxen waarvoor

specifieke aanvullende toestemming nodIg is van
SG

4

Communicatie rIchtIng medewerkers oppakken over

OIF

onderzoek mallboxen

5

informeren van te Intervlewen [voormallg

collega s

OIF

Besluiten en afspraken
Nr

Besluit

Omschrijving

Info

Datum

Afspraak
1

PWC zorqt voor agenda

Afspraak

31 03 2021

2

OIF zorgt voor venslag

Afspraak

31 03 2021

3

Plan van aanpak

Besluit

31 03 2021

Afspraak

31 03 2021

zie memo

Wijze van informatieverzameling

MF Proces

digitate

qeqevensverwerkinq
4

De formatle van de begeleldingscommissle kan

wljzigen

a I

naargelang de behoefte

Pagina 3 van 3

1057198

00001

Ministerie van Financien

BVA office

InUchtingen

l@minfin nl
WWW

minfin nl

Datum
23

april 2021

Nummer verslag
002

versiag

Begeleidingscommissie OZ 21007

Vergaderdatum

Auteur

21 april 2021

Aannrezig

[
Afwezig

]

Kopie aan

1

Tweede bijeenkomst begeleidingscommissie

Opening door de voorzitter |
stelt de twee
Zaken

|

nieuwe deelnemers

■

Hij Meet iedereen welkom en
Directie Juridische

voor

zij zal eenmalig deelnemen en daarna vervangen worden door I
en
J Directie Bestuursondensteuning Advies]

~|

Leden begeleidingscommissie en onderzoeksteam PwC
Naam

Functie

Rol

Secretaris Generaal

Organisatie

Voorzitter Begeleidingscommissie

Pensoneel beleidsdepartement

Vertegenwoordiger Belastingdienst
Beveiligingsambtenaar Ministerie van Financien
Sr Onderzoeker OIF

Vertegenwoordiger Toeslagen
Vertegenwoordiger Directie Juridische Zaken
Vertegenwoordiger Directie Bestuursondersteuning

Advies

Partner PwC Forensic Services
Senior director PwC Forensic Services
Senior Manager PwC Forensic Services
Director PwC Forensic Services
Secretaris

2

Vaststellen agenda
De agenda is vastgesteld

Er zijn geen aanvullende agendapunten

aangeleverd

Pagina 1 van 4

1057200

00002

3

Verslag 31 03 2021

I

4

I bedankt de aanwezigen voor de input De input wordt verwerkt en het
| de
conceptvenslag wordt goedgekeurd Het versiag is definitief zodra |
| heeft gecontroleerd
aanpassing van |
De volgende punten zijn besproken

Update voortgang onderzoek
sheets een presentatie zie bijiage
presentatie geeft PwC een samenvatting van de voorbereiding op het
digitale onderzoek De onderwerpen zijn
Vomngeven en toelichten gegevensverwerking
PwC

Geeft a d h v

In hun

Faciliteren communicatieprotocol
Identificatiegesprekken
Zoek

gegevensuitwisseling

vind

Faciliteiten gegevensverwerking op locatie
Betrekken waarnemers

Digitaie connponenten van eerdere onderzoeken
Verkriiaen en verwerken digitale gegevens en informatieverstrekking

Jzijn bij het onderzoek betrokken Tevens zijn

De

IV en OIF als waarnemers aanwezig

bij

er

medewerkers van

het digitaie onderzoek

De pianning is om donderdag 22 april 2021 het systeem

digidoc

te

benaderen met de zoekstrategie
I nte r V i e wp rotoco I

PwC vraagt of zij de inhoud van het interviewprotocol mogen delen met de te
interviewen pensonen

Er stond nog een vraag open of het memorandum

bijgevoegd kon worden Aanvulling [
] Bedoeld is het Memo Palmen De
akkoord
met
het delen van de inhoud van deze
begeleidingscommissie gaat
documenten met de te interviewen personen
PwC heeft een nieuwe versie van het interviewprotocol opgesteld naar
aanleiding van de input van de leden van de begeleidingscommissie Na het
overleg zijn erdoor DJZ nog opmerkingen geplaatst PwC heeft deze
aanvullende aanpassingen doorgevoerd Deze versie v03 is vastgesteld en

akkoord
Memo Verzoek goedkeuring verwerken data
De uitvraag van de e mailboxen

De voorbereidingen kunnen worden getroffen
bewindspersonen bewindspersonen oud
medewerkers en medewerkers vanaf piv DG te informeren en doorzoeken
Dit geldt nog niet voor de groep medewerkers onder het niveau van piv DG
Hiervoor wordt eerst een advies afgewacht van de landsadvocaat Vanuit DJZ
is een adviesvraag verstuurd aan de landadvocaat De verwachting is dat er

om

de e mailboxen van oud

binnen een week een antwoord is van de landsadvocaat
PwC heeft verzocht In dIt memo onder andere om de laptop van de voormalig

] heeft dit verzocht en heeft als antwoord ontvangen

SG veilig te stellen

dat de laptop opnieuw is uitgegeven

en

hierdoor niet meer beschikbaar is

PwC verzoekt of mevrouw Palmen haar e mailbox al benaderd kan worden

daar zij een prominente rol heeft in dit onderzoek
af te stemmen en met een advies te komen
en

1^^ verzoekt om dit intern

Actie

stemt dit intern af

komt met een advies

Nadere toelichting

initiele

zoekstrategie
Deze is als voIgt

PwC presenteert de zoekstrategie

De zoekstrategie kenttwee methoden

Pagina 2 van A

1057200

00002

Volgen van het memo Palmen door te starten bij mevrouw Palmen en
vervolgens na te gaan via digitaat onderzoek
en het houden van interviews
wie het memo vervolgens verkregen heett en
bij welke bijeenkomsten het memo Palmen besproken is
2 Het uitvoeren van digitaal onderzoek in notulen en emailbetichten om na te
1

gaan of het memo Palmen aan andere

personen is verstuurd of op een ander moment is besproken

anders dan

gebleken uit het volgen van het memo
Palmen en de reeds bekende informatle ult het POK onderzoek

Aangevuld met
Digitaal onderzoek in informatie verkregen uit eerdere onderzoeken
Zoektermen afgestemd op verschil in data bronnen
•

Urenbesteding PwC t m 15 4 2021
PwC Doordat er veel tijd besteed is aan interne afstemming en professionele
waarborgen rondom de informatie inwinning ioopt het onderzoek vertraging
op PwC geeft aan dat hierdoor ook rekening gehouden moet worden met de
eventuele uitloop qua te besteden uren
I
I geeft aan dat hierover separaat contact met de opdrachtgever kan worden
opgenomen
PwC Door de opgeiopen vertraging die o a komt door de professionele
waarborgen en de inhoudelijke discussie op de documenten wordt
gewaairschuwd dat de beoogde opieverdatum van 1 juii 2021 naar alie
waarschijnlijkheid niet zai worden gehaaid Door eventueie meevaliers kan dit
achterhaald worden maargezien de huidige omstandigheden is dit mogelijk
niet haalbaar
De prognose van het aanleveren is 2^^ helftjuli 2021 maareen
nieuwe pianning kan pas door PWC worden opgesteid zodra er meer zicht is op
de planning van mailboxen onderzoek
Zodra dit is doorgegeven moet dit in de interne voortgangsrapportage worden

opgenomen
5

Wvttk
PwC

Rondvraag

Graag aandacht voor het proces waarneming bij het digitale onderzoek

Er moet een terugkoppeling komen van de waarnemers aan

terugkoppeling kan presenteren in de begeleidingscommissie
geborgd worden Actie
BVA

die de
Dit proces moet

BVA

Een college van Toeslagen heeft aangegeven

richting zijn leidinggevende

dat hij overweegt een klacht in te dienen over de bejegening van PWC

Met

betrokkene heeft daarover een gesprek plaatsgevonden binnen Financien en

afgesproken is PWC daarover te informeren en dit te melden in
begeleidingscie Er wordt in overleg met PWC opvolging gegeven aan de door
betrokkene geuite zorgen Er is op dit moment geen sprake van een formele
klacht
6

Afsluiting
Resume

Er is een akkoord voor het interviewprotocol en er was reeds een

akkoord voor het memo Proces

digitale gegevensverwerking Er wordt nog
gewerkt aan zo snel mogelijk medewerking kunnen geven aan het verzoek om
digitale gegevens van gevraagde 33 personen PWC ontvangt daarover nog
formeel reactie
] benadrukt nogmaals dat voortvarendheid en zorgvuldigheid
van belang zijn in dit onderzoek en sluit hiermee de vergadering

Pagina 3 van A

1057200

00002

Bijiagen

Titel

Aangeleverd

Info

Ter

door
PWC

Interviewprotocol V03

Kennisneming

PWC

Slides begeleidingscommissie

Info

200421
PWC

Info

Memo MinFin_Verzoek

goedkeuring verwerken data

Actiepuntenlijst
Actiehouder

Nr

Omschrijving

1

Vergadering driewekelljks plannen

Info

Afgerond

Verzoektot co host

Aanvraag

rechten bij PWC

Ingestuurd dd
01 04 2021

2

richtlng medewerkers bezien gezien

Communicatle

d d

gevoeligheden rondom dit onderzoek

22 4 2021 Is dit

besproken met
directle
communicatle

3

Lijst opmaken met onderbouwing met te
onderzoeken informatle

e

PWC

Besproken

OIF

d d

mallboxen waarvoor

specifleke aanvullende toestemming nodig is van 5G
4

Communicatle richting medewerkers oppakken over

onderzoek mailboxen

22 4 2021 is dit

besproken met
directle
communicatle

5

Informeren van te interviewen

[voormalig} collega

s

OIF

Lijst is opgesteld en
is een verdeling
gemaakt wie contact
er

opneemt [d d

23 4

2021

6

Advies

Palmen

BVA

7

Informatieborging vanuit waarnemers naar BVA

BVA

b t

m

benaderen e mailbox mw

Reeds afgerond

23 4 2021

Info

Datum

Besluiten en afspraken
Nr

Besluit

Omschrijving

Afspraak
1

PWC zorgt voor agenda

Afspraak

31 03 2021

2

OIF zorgt voor verslag

Afspraak

31 03 2021

3

Plan van aanpak

Besluit

31 03 2021

Afspraak

31 03 2021

zie memo

Wijze van informaitieverzameling

MF Proces

digitate

gegevensverwerking
4

De formatie van de begeleidingscommissie kan

wijzigen

aI

naargelang de behoefte

Pagina 4 van 4

1057200

00002

Ministerie van Financien

BVA office

InUchtingen

l@minfin nl
WWW

minfin nl

Datum
14 mei 2021
Nummer verslag
003

versiag

Begeleidingscommissie OZ 21007

Vergaderdatum

Auteur

12 mei 2021

Aannrezig

Afwezig
Kopie aan

Derde bijeenkomst begeleidingscommissie

1

Opening doorde voorzitter [

]
Communicatie

2

sluiten voor het eerst aan

] Hij Meet iedereen welkom
Directie

waarvoor dank

Vaststellen agenda
Er zijn geen aanvullende agendapunten

De agenda is vastgesteld
aangeleverd
3

I

Directie Juridische Zaken

Verslag 21 04 2021

I

I bedankt de aanwezigen voor de input
akkoord bevonden en verwerkt

De input die aangeleverd is

wordt

Hierna is het conceptverslag definitief

Oproep

de voorzitter om tijdig reacties op het verslag doorte geven zodat op
vergadering het verslag en eventuele wijzigingen kunnen worden vastgesteld
van

4

De volgende punten zijn besproken

Advies raadplegen mail n a v verzoek PwC

I

ligt het advies van de Landsadvocaat toe op dit moment wordt nog
uitgezocht of het advies openbaar gemaakt kan worden Dit wordt nader
besproken op de departementen Zodra de uitkomst er is van dit gesprek kan
de brief met of zonder vermelding van het ingewonnen advies naar de kamer
gestuurd worden

Advies landsadvocaat
Het advies is

naar

hierna LA

toegang e mail

oud medewerkers

de begeleidingscommissie gestuurd en iedereen heeft hier

kennis van kunnen nemen
PwC had graag

gezien dat de LA contact had opgenomen met PwC zodat zij

direct toelichting

verduidelijking hadden kunnen geven
Pagina 1 van 4

1057205

00003

Besloten wordt conform de eerder afgestemde werkwijze

SG

volgens

opdracht het werk te hervatten
Ter besluitvorming SG

Deze beslisnotitie
bijiage 4 bij agenda Raadplegen mail n a v PwC is
voorgeiegd aan de begeieidingscommissie en de leden zijn na het verwerken
van de input akkoord
Hiermee wordt ook het besiuit van SG bevestigd dat er
onderzoek komt in de betreffende e maiiboxen conform het afgesproken
proces Naast de eerste groep met voormalige college s vanaf piv DG
kunnen nu ook de college s tot pIv DG worden benaderd

Voortgang informeren medewerkers over onderzoek mailboxen

Bijgevoegd is een conceptbrief aan oud medewerkers daarvoor waarin advies
LA is verwerkt De coilega s van
benaderen de voormalig coiiega s
telefonisch aivorens zij een e maii ontvangen Vrijdag 14 mei 2021 worden de
eerste brieven verzonden

Hierna is er een reactietermijn van een week

PwC

Update voortgang onderzoek
PwC is een stuk vender gekomen met het digitale onderzoek Er wordt in het
bijzijn van waarnemers van MinFin informatie overgedragen De ingewonnen
data uit voorgaande onderzoeken geeft een goede basis om de nadere
zoekstrategie te bepalen Tevens kan PwC hiermee uitzoeken hoe deze
informatie kan worden gebruikt in het verdere verloop van het onderzoek
PwC geeft aan dat zij een verzoek gaan indienen om van een geselecteerde
iijst met daarin betrokkenen de telefoons WhatsApp te doorzoeken Zij
benadrukken dat dit een weloverwogen Iijst met namen is Er wordt specifiek
gekeken naar een bepaalde periode Ditzal opgenomen worden in het
verzoek Vanuit de begeieidingscommissie is verzocht om dit verzoek zeer
goed te onderbouwen
Datum eindrapport

PwC

Het is moeiiijk om een

inschatting te maken op weike datum zij het

rapport kunnen inleveren De eerder beoogde datum van ljuli 2021 zal niet
worden behaald

Zodra PwC de beschikking heeft over de e maiiboxen

kan

betere inschatting worden gemaaktten aanzien van de beoogde

een

einddatum De SG verzoekt aan PwC om in de voigende begeieidingscommissie

beoogde datum in te brengen Actie

een

PwC

Kosten

Zoals reeds is aangegeven in de vorige begeieidingscommissie

PwC

prognose dat zij

meer uren

is de

nodig hebben voor het onderzoek dan begroot is

De begeieidingscommissie verzoekt om een opgave te maken en te

presenteren in de voigende begeieidingscommissie Actie

PwC

Signaal PWC
PwC is in een vroeg stadium van het onderzoek benaderd door een

medewerker van de Belastingdienst

De persoon in kwestie was reeds op de

hoogte dat PwC het onderzoek gegund was en dat een specifieke onderzoeker
betrokken zou zijn bij dit onderzoek Besproken wordt dat dit punt
samenhangt met interne communicatie Dit voorstel staat op de agenda
Interviews
PwC heeft aan

een overzicht aangeleverd met daarop de namen van
collega s waarbij zij een interview af willen nemen De voormalig
medewerkers die op deze Iijst staan worden op korte termijn ingelicht door □
en zullen hierop worden benaderd door PwC

oud

Impact huidige politieke ontwikkelingen op onderzoek
PwC bespreekt o a de situatie en eventuele samenhang rondom de notulen
van

de ministerraad die openbaarzijn gemaakt

Pagina 2 van A

1057205

00003

BOA heeft op basis van contact over mailbox verzoek begrepen dat bij twee
personen waarvan de e mailbox wordt onderzocht anonimiteit voor hen een
zorgpunt is PwC geeft aan dat zij er alles aan doen om het comfort te bieden
maar dat

stellen
men

5

het niet gegarandeerd kan zijn

Indien er vragen zijn

kan men deze

Communicatie hierover voIgt middels telefoon en e mail

Daar kan

op reageren en eventueel vragen stellen

Communicatieplan van Aanpak

interne communicatie

Communicatie licht het document toe

Communicatie wil z s

m

een

bericht

plaatsen op de intranetsites en verzoekt de aanwezigen om op haarconcept
bericht te reageren In dit document staat o a een paragraaf waarin de Q A s
zijn opgenomen Ook hiervoor vraagt communicatie om input Het verzoek aan
de begeleidingscommissie vul aan en lever input zodat op voorhand zoveel als

mogelijk kan worden uitgelegd Besloten wordt niet te wachten met interne
communicatie

ook niet op Kamerbrief o i d

communiceren op het portaal

6

Wvttk

maar z s m

intern te

Actie communicatie

Rondvraag

PwC verzoekt om hen te betrekken op het moment dat PwC geciteerd wordt in
communicatie

Men geeft aan dat dit tot op heden

zoals bij de communicatie

rondom de kamerbrief de brief aan medewerkers en ook het vraagstuk van
RTL

goed is gelopen maar benadrukt het belang ook voor de toekomst

Het is volgens PwC niet de bedoeling dat medewerkers van de Belastingdienst

zelf contact opnemen met medewerkers van PwC

Het contact loopt in principe

via de BVA op verzoek van PwC
De vakbonden en ondernemingsraad zijn geinformeerd over de start van het

onderzoek

Ter info

Bijiagen die zijn meegezonden besproken
Reactie MinFin aan PWC op verzoek

Bijlage 6

Ter info

Kamerbief opdrachtformulering
Dit proces

loopt

er

Bijiage 7
voIgt nog afstemming tussen de stas van o a

BZK en

MinFin

Vragen en concept antwoorden RTL over onderzoek memo P
BVA dit proces loopt communicatie heeft hierin de leiding Vanuit PwC is de
woordvoerder geattendeerd Het is mogelijk dat de media PwC benadert met
vragen over dit onderzoek

Zij zullen indien deze situatie zich voordoet
verwijzen naar de woordvoerder van het Ministerie
Aangepaste brief mailboxen concept na advies Landsadvocaat

Bijiage 9
Ter info

verzoek input te leveren aan BVA

Bijiagen bij verslag

Aangeleverd

extra

Titel

Info

door
BVA

Definitief verslag 20210421

BVA

Definitief verslag 20210331

Pagina 3 van A

1057205

00003

Actiepuntenlijst
Omschrijving

Actiehouder

1

Prognose opieverdatum rapport

PwC

2

Overzicht urenbesteding en te besteden uren

PwC

3

Interne communlceren

Communicatle

Nr

Info

Afgerond

Aangeleverd

Nee

Info

Datum

4
5
6
7
8
9
10

Besluiten en afspraken
Nr

Besluit

Omschrijving

Afspraak
1

PWC zorgt voor agenda

Afspraak

31 03 2021

2

OIF zorgt voor venslaq

Afspraak

31 03 2021

Besluit

31 03 2021

Afspraak

31 03 2021

Besluit

12 05 2021

3

Plan van aanpak
zie memo

Wijze van Informatieverzameling

MF Proces

digitale

gegevensverwerking
4

De formatie van de begeleidingscommissie kan

wijzigen al naargelang de behoefte
5

Beslisnotitie onderzoek e mailboxen
Starten met interne communicatle

Pagina 4 van 4

1057205

00003

Ministerie van Financien

BVA office

Iniichtingen

l@minfn nl
www

mlnfin nJ

Datum

2juni 2021
Nummer verslag

004

vers ag

Begeleidingscommissie OZ 21007

Vergaderdatum en

1 juni 2021

tijd

Vergsderplaats

Auteur

09 00

10 00 uur

Webex

Deelnemers

Agendapunten

1

Aanvang

begeleidingscommissie

De voorzitter heet iedereen welkom

Communicatie
van

2

MinFin en

|

]

Directie

sluit voor het eerst aan Voor agendapunt 5 sluiten de

Belastingdienst aan

Vaststellen agenda
De voorzitter stelt de agent
verzoek heeft ingediend bij

nadat opgemerkt is dat PwC een nieuw
voor

uitbreiding in het digitale onderzoek

Daarvan wordt afgesproken dat dit nog niet aan de huidige agenda wordt

toegevoegd maar eerst zal het verzoek Memo MinFin_Verzoek goedkeuring
ver\Aferken data_aanvulling 1 naar de leden van de begeleidingscommissie
wordt opgestuurd ter advisering voor SG
3

Verslag 12 05 2021
De voorzitter heeft nagevraagd of een ieder akkoord is met de aangepaste
input en deze wordt vastgesteld

4

Beslispunt verwerkingsovereenkomst
Doel van dit agendapunt is om duidelijkheid te verschaffen over het volgende
De verstrekking van gegevens zoals vorige begeleidingscommissie is
besloten te duiden als een verwerking in het kader van de AVG en de
minister aan te merken als verantwoordelijke voorde verstrekking van de
gevraagde gegevens en PwC voor de verdere verwerking van de e mails aan
te merken als verantwoordelijke Derhalve de verwerkingsovereenkomst in
deze strekking te wijzigen

Pagina 1 van 4

1057201

00004

Dit is door DJZ ingebracht

PwC gaat hier mee akkoord

MinFin DJZ zal het

nieuwe

hetopstellen
verwerkingsovereenkomst en daar ook PwC bij betrekken
voortouw nemen t a v

Actie
5

BVA

van een

D3Z

Faciliteren oud medewerkers

Besproken wordt het memo Advies verzqek beschikbaar maken e
van Belastingdienst en MinFin
mailbox_V1 0 opgemaakt door de
Zij
sluiten voor dit gesprek aan en geven een toelichting hoe dit memo tot stand
is gekomen Zij geven beknopt aan dat het inzien van de mailboxen
beveiligingsrisico s met zich meebrengt en hebben in hun memo een advies
meegegeven
De voorzitter bedankt hen voor deze memo

De e mailboxen worden onder

voorwaarden

Het advies van de

optie 2 beschikbaar gesteld

wordt

hiermee overgenomen door de begeleidingscommissie
De voorzitter verzoekt om

een

bericht op te maken dat alleen naar de

betreffende medewerkers verstuurd wordt

dit betreft de voormalig collega s]

Uitgangspunt vormt de geadviseerde optie 2 waarbij de strekking van het
bericht aan de medewerkers moet zijn dat zij gefaciliteerd zullen worden
indien zij gebruik willen maken van het aanbod om hun agenda e mail in te
kunnen zien De voorzitter geeft aan dat het goed is om rekening te houden
met beveiligingsrisico s maar dat dat niet de toon van de boodschap zou
moeten

bepalen

De voorzitter vraagt aan PwC of zij akkoord zijn met de keuze dat MinFin BD

de voormalig medewerkers wil faciliteren

zijn Actie Communicatie
6

O

P

en

zij geven aan dat ze akkoord

BVA

Stand wan zaken BVA e mailbox

bellijst
besluitvorming ook nog aan de sg aangeboden ter
ondertekening inclusief de lijst van personen en de extra onderbouwing
vanuit Toeslagen
ledereen op de lijst is inmiddels benaderd en is bereikt Er zijn nog twee
mensen die bezwaar hebben op inzage van hun e mailbox en een college
De beslisnotitie is na

heeft nog bezwaar tegen het interview
PwC kan de e mailboxen van de personen die aangegeven hebben geen

bezwaar te hebben instemming te geven gaan benaderen en vanuit de
begeleidingscommissie wordt het gesprek aangegaan met de college s die nog
bezwaar hebben Er zal daarnaast worden verkend wat de mogelijkheden en
onmogelijkheden zijn als men blijft bij het bezwaar weigeren PwC geeft aan
dat betreffende medewerkers bronnen met bezwaar wel een belangrijke rol
hadden en dus van belang zijn
Actie benaderen collega s met bezwaren BD BVA
Mogelijkheden onmogelijkheden bij bezwaar DJZ
7

Concept memo aangepast budget
PwC heeft een concept memo ingezonden Concept memo aangepast budget
PwC waarin zij aangeeft dat de kostenberekening die in eet^te instantie is

gemaakt

niet meer strookt met de huidige stand

van

zaken en moet worden

aangepast
De voorzitter constateert dat er sprake is van een zeer forse overschrijding

verzoekt om nader te onderzoeken wat er nodig en mogelijk is
vorm

met advies van de experts van

inkoop

Daarnaast wil de voorzitter

hierover in gesprek met de partner van PwC Actie
8

en

in kleinere

BVA

Inkoop

DORtechnische briefing
en
Onlangs is er een technische toelichting gehouden door[
] bij de
DOR Daar is gesproken over dit onderzoek Na dit gesprek is er door de DOR
een brief gestuurd daarin zijn vragen gesteld en opmerkingen geplaatst
Deze brief gericht aan de sg is naar de leden van de begeleidingscommissie
doorgestuurd Antwoord op de brief wordt verzorgd vanuit O P en zal
schriftelijk en mondeling worden toegelicht Belangrijk punt uit het gesprek is

Pagina 2 van A

1057201

00004

is dat de DOR meer betrokken zou willen worden

bij dit onderzoek

De

voorzitter verzoekt om de relevante documenten door te sturen en verzoekt
om

9

de DOR maximaal te informeren Actie

O

P

Communicatie

BVA

Communicatie

] stelt zichzelf voor vertelt over de acties die communicatie heeft
uitgezet
Er voIgt een korte bespreking waarin even terug wordt gekeken naar de
communicatie tot nu toe Daar zijn verbeterpunten uit geput O a de timing
van

het plaatsen van een bericht

bezig met het voorbereiden van een informatiepagina
Op deze pagina komt o a een Q A en informatie rondom dit onderzoek Het
Communicatie is voiop
moet een

vindplaats worden waar voornamelijk leidinggevenden antwoorden

vinden op vragen die zij niet kunnen beantwoorden
reacties intranet

BVA opgeslagen t

m

27 5 2021

Er zijn reacties geweestop het beeidkrantbericht rondom de start van dit
onderzoek
heeft veei reacties gehad Niet aileen inhoudeiijk
maar ook over

de dag van het beeidkrantbericht

De voorzitter benadrukt het belang van goede en warme communicatie

Q

A Communicatie Overzicht

De voorzitter verzoekt om naast de Q

A ook goed in te springen op alle

misverstanden die zich rondom dit onderzoek opspelen

Hij verzoekt aan communicatie om een omschrijving van de geruchten te
piaatsen en daarbij aan te geven dat dit gerucht niet juist is
De voorzitter verzoekt om

menselijk contact te onderhouden met de
voormaiig coiiega s BVA geeft aan dat dit tot op heden ook zo
wordt ingevuld ledereen is gebeld van tevoren waarvan de mailbox is
gevraagd te onderzoeken Met de bewindspersonen is gesproken en ook alle
personen die per mail vragen erover hadden gesteld of bezwaar tegen
hebben gemaakt zijn persoonlijk benaderd Daarnaast is het voornemen met
hulp van Communicatie om op Rijksportaal een terugbelverzoek knop o i d te
betrokken

maken zodat ook personen buiten het onderzoek die met zorgen emoties
zitten

persoonlijk benaderd kunnen worden

10 PwC

Update voortgang onderzoek
Interviews
De interviews zijn aangevangen en lopen de komende weken door
Vanuit Belastingdienst en O

P wordt aangegeven dat zij via coiiega s

hebben vernomen dat het niet als interview wordt ervaren maar als

verhoor zij zich afvragen of dit niet beter als

gesprek kan worden
aangekondigd en niet als interview De huidige tekst voor de uitnodiging
is van tevoren afgestemd Gevraagd wordt om nieuwe tekst suggesties
om de uitnodiging eventueel te wijzigen
Digitaal onderzoek
De e mailboxen van de Belastingdienst en van het Ministerie van
Financien worden op dit moment overgedragen voor verwerking door PwC
het doorzoekbaar maken

filteren enz

De documenten van de POK en

Commissie Donner zijn doorzochten worden

onderzocht op relevantie

nu

verder gefilterd en

Ook Digidoc is doorzocht de documenten

worden verwerkt en onderzocht De netwerkschijven worden doorzocht
dit proces loopt nog
van

DigiDoc

Een struikelblok hierin is de capaciteit van de servers

De performance en capaciteit van deze servers wordt op de

proef gesteld door de voor deze server meer ongebruikelijk hoeveelheid te
exporteren documenten
11 Ter info

Pagina 3 van A

1057201

00004

Onderbouwing onderzoek medewerkers TSL Bijiage 5
Deze bijiage is ter info venstuurd en hiermee is voldaan aan het verzoek
van de begeleidingscommissie
Dit document is toegevoegd aan het formele
traject naarde sg ter ondertekening
Vraag en antwoord van aan
Deze bijiage geeft weer wat de vragen zijn die voormalig college s hebben
gesteld in navolging van het bericht n a v de uitvraag e mailbox en
interview en de gegeven antwoorden

12 Wvttk

rondvraag

Mevrouw Palmen heeft aangegeven dat zij een onveilig gevoel heeft bij de
reacties die zij gelezen heeft op o a

intranet

beeidkrant

BVA is met

communicatie in gesprek om te bezien welke actie daar op

mogelijk is en zal
terugkoppelen aan mevr Palmen Verzoek is om haarvooraf te informeren
indien er een bericht wordt geplaatst waarin zij wordt genoemd het
onderzoek wordt genoemd
Mevrouw Palmen haar e mailbox was tijdelijk niet bereikbaar afgesloten door
BD ondanks alle voorzorgsmaatregelen waarschuwing van tevoren is dit
toch gebeurd Het is inmiddels via escalatie hersteld
Actiepuntenlijst
Nr

Omschrijving

Actie houder

1

Nieuwe versie verwerkinqsovereenkomst maken

DJZ

2

Faciliteren oud medewerkers

BVA

3

Collega s benaderen met bezwaren

BVA

4

DOR relevante stukken toesturen

BVA

5

Aangepast budget advies sg opstellen

BVA

Info

Afgerond

Info

Datum

BD

Inkoop

6
7

Besluiten en afspraken
Nr

Omschrijving

Besluit

Afspraak
1

DOR maximaal informeren

Afspraak

2
3
4

Pagina 4 van 4

1057201

00004

Ministerie van Financien

BVA office

Iniichtingen

l@minfn nl
www

mlnfin nJ

Datum

lJuli 2C21

Nummer verslag

005

vers ag

Begeleidingscommissie OZ 21007

Vergaderdatum en

23 juni 2021

Auteur

tijd

Vergsderplaats

17 00

18 00 uur

Webex

Deelnemers

Agendapunten

1

Aanvang

begeleidingscommissie

De voorzitter heet iedereen welkom

dit overleg is een week naar voren
geschoven in verband met de aangeleverde verzoeken vanuit PwC die z s m

uitgezet moeten worden
2

Zie vender hiervoor onder punt 2

Vaststellen agenda
De voorzitter stelt de agenda vast

toegevoegd

er

worden twee agendapunten

PwC heeft een aanvullend verzoek gedaan om

inzage te krijgen
persoonlijke schijven Daarnaast
het verzoek om onder agendapunt 7 het onderwerp DT DOR
medezeggenschap toe te voegen
in 16 e mailboxen en drie home directories

3

4

Verslag 1 6 2021
Deze wordt vastgesteld
WhatsApp

berichten

Ter besluitvorming
voor
om

Bijiage 3

4 en 5

Erzijn twee brieven en een notitie bij de documenten

dit overleg gevoegd en ter besluitvorming SG aangeboden

Het verzoek

inzage in digitale communicatie op de mobiele telefoons betreft drie oud
oud Stas oud SG oud DG en
|
|
[ Voorstel is hen alien op vrijwillige basis medewerking te vragen

collega s

waarbij vanwege het verschil in arbeidsrelatie gekozen wordt voor een lets
andere communicatie in het geval van de medewerker die nog in dienst is
van

wie vanwege die bestaande relatie iets meer verwacht mag worden qua

medewerking

De exacte uitwerking indien betreffende pensonen willen

Pagina 1 van 4

1057207

00005

meewerken is maatwerk en wordt in overleg tussen betrokkene
MinFin nader bepaald
en om

5

PwC en

Besloten wordt op deze wijze medewerking te vragen

deze voorbeeldbrieven te gebruiken

PwC

5 1 Voortgang PwC deelt een presentatie deze wordt meegestuurd bij dit
verslag Kort samengevat
a

Interviews

De interviews zijn in voile gang

er is een lijst gestuurd met daarop
collega s die PwC wenst te interviewen De meeste
zullen korte gesprekken worden die telefonisch kunnen
een

aantal

oud

PwC verzoektom

na

te denken over het delen van het

interviewverslag nadat het rapport is opgeleverd Er zijn
gei nterviewden die mogelijk over hun interviewverslag willen
beschikken Gelet op de privacy van andere oud collega s zal er een
keuze gemaakt moeten worden hoe geanonimiseerd
dit
worden
aangeleverd gaat
b

Digitaal onderzoek Bespreekpunten
Ook het digitale onderzoek loopt nog door hier is extra capaciteit

ingezet bij PwC om te versnellen
c

Nieuwe aanvraag e mailboxen en home directory
PwC heeft een nieuwe

aanvullende

lijst ingezonden met daarin het
collega s mee te nemen in
het onderzoek Ten aanzien van home
profiel directories nagaan
wat technisch mogelijk beschikbaar is Waar mogelijk het contact
verzoek om de e mailboxen van 16

oud

combineren met ver^oeken voor gegevens van mobiele telefoons

aangezien het om dezelfde personen gaat

1 minder

De

begeleidingscommissie is hiermee akkoord onder dezelfde
voorwaarden en zorgvuldigheden als het eerste verzoek dat wil
zeggen persoonlijke benadering gevolgd door een e mail met
informatie en het verzoek om te reageren door wel geen bezwaar

of

instemming bij oud medewerkers of bewindspersonen
d

Openstaande bezwaren tegen onderzoek in mailboxen en interviews
Op het moment van deze begeleidingscommissie zijn nog twee
collega s die bezwaar hebben tegen onderzoek op mailbox en
interview Donderdagochtend 24 juni 2021 gaat de SG in gesprek met
deze collega s
5 2 Impact recente ontwikkelingen op onderzoek
Er wordt kort stilgestaan bij de opmerkingen vanuit het vragenuur en reacties
uit de media PwC geeft in haar rapport antwoord op de vragen die in de
opdracht staan gesteld Daarvoor is goed onderzoek nodig
5 3

Aangepaste planning en budget

PwC heeft in de presentatie een slide gevoegd waarin zij de nieuwe planning

laat zien
Deze planning

bijiage loopt door tot en met week 36

PwC geeft aan dat er

ruimschoots de tijd wordt genomen voor hoor en wederhoor i v m

de

vakantieperiode
Er wordt benadrukt dat het gesprek over het

aanpassen van

niet aan de orde is maar apart besproken wordt

budget hier nu

Hiervoor wordt een afspraak

gemaakt met inkoop bedrijfsvoering
6

Communicatie

Q

A lijst

Bijiage 6

De informatiepagina omtrent dit onderzoek staat online op intranet Toeslagen

Belastingdienst Feitenonderzoek memo
staat een verkorte versie van de Q

Toeslagen

belastinQdienst nl

Er

A op deze pagina

Bij elk nieuw nieuwsbericht staat er een link naar deze pagina

Communicatie

verzamelt de reacties op de diverse intranetpagina s en kijkt of hierop

Pagina 2 van A

1057207

00005

gereageerd moet worden

Er wordt van gedachten gewisseld over het idee om

webinar te organiseren over dit onderwerp

een

PwC merkt op dat het niet in

het belang van het onderzoek is wanneer betrokkenen bij het onderzoek hier

onderling met elkaar over in gesprek gaan althans niet lopende het
onderzoek Daarover vindt geen besluit plaats en er blijft aandacht vanuit
communicatie voor eventuele informatiebehoefte vanuit medewerkers en hoe

hierin te voorzien Zo voIgt nog interne berichtgeving zodra ook de Kamer
wordt geinformeerd overde nieuwe planning Actie Communicatie
7

Zorgpunt DT BD en medezeggenschap

Ingebracht door BD
geeft aan dat er een hoop zorgen leven
onder de Belastingdienst DT leden over de impact van het onderzoek naar
het memo Palmen op de veiligheid en het welbevinden van alle medewerkers
en het
vanwege de aard van het onderzoek gevoel van ontbreken van steun
vanuit werkgeverszijde voor de betrokken medewerkers Directeuren melden
dat er een grens lijkt te zijn overschreden die een enorme doorwerking heeft
en

nog zal hebben in de manier van werken en het omgaan met eikaar

Dit signaai wordt besproken en gehoord

gelegenheid is om direct met SG

Voorzitter merkt op dat DT in

contact op te nemen hierover

ook van hen verwacht gezien de inhoud van deze boodschap
recent nog

en

dat hij dit

Hij heeft ze

gesproken en toen is dit niet naarvoren gebracht

DOR

de DOR

heeft een signaai afgegeven dat zij van mening zijn dat de wijze waarop het
onderzoek plaatsvindt in de toekomst op een andere manier moet

plaatsvinden

De DOR en de SG hebben onlangs een gesprek gehad en de

uitkomst is dat dit een goed gesprek is geweest

de rechter overwogen

maar

De DOR heeft een stap

hebben hier na dit gesprek vanaf gezien

naar

Ze

blijven wel zeer kritisch en afgesproken is dat de werkwijze in een regeling
bij worden betrokken

wordt vastgelegd voorde toekomst waar zij
8

Ter info
Reactie colleqa

Bijiage 7

heeft een bericht ontvangen

I

hier kennis van te nemen

aandacht te brengen van SG
aan

zie bijiage

Verzoek van

|

om

De betreffende college vraagt dit onder de

begeleidingscommissie

waarop deze wijze

tegemoet wordt gekomen Daarnaast is het verzoek hierover na te

denken en in de rapportage fase zal dit aan bod komen

Rapportage 7de VGR Bijiage 8
^^
Er is een tekstvoorstel doorgegeven aan SRB v w b de 7 VGR
is als bijiage tkn

9

De tekst

meegestuurd

Wvttk

rondvraag
Er is een overleg geweest tussen PwC en MinFin over de
verwerkingsovereenkomst De uitkomst ervan is dat er een nieuwe
verwerkingsovereenkomst wordt opgemaakt waarin beide partijen zich
PwC

kunnen vinden
PwC

Diverse betrokkenen

aangegeven

zowel mailbox als interview

zowel bij PwC als Fin

graag eerder nauw

hebben
er

geinformeerd betrokken te worden bij het conceptrapport en de duiding
ervan
Deze behoefte kan in de volgende fase rapportage besproken
worden en dan kan besloten worden welke groepen hoe te
informeren betrekken
MinFin

kunnen

mensen

die nog niet zijn benaderd

zich opgeven omtrent

dit onderzoek lets te verklaren
PwC geeft aan bereid te zijn iedereen die meent dat hij lets toe te voegen

heeft te woord te staan
worden gedaan

maar

onderzoek vertraagt

Overwogen wordt of er actief een oproep moet

dit kan juist ook heel veel

ruis

opieveren

wat het

Afgesproken wordt dat iedereen die aangeeft dat hij

PwC wil spreken actief in contact wordt gebracht met PwC optie oproep
wordt geparkeerd nader overwogen in kleiner gezelschap van adviseuns

Actie

PwC en MinFin

Communicatie

Pagina 3 van A

1057207

00005

Verzoek vanuit MinFin

voorbereiding

en

graag z s m

oproep voor interview i v m

vakantie

Actiepuntenlijst
Nr

Omschrijving

Actiehouder

1

Informatiebehoefte verzamelen en voorstel voor

Communicatie

Info

Afgerond

Info

Datum

communicatie msken

2

Oproep om mensen die informatie hebben omtrent

Communicatie

het onderzoek zich te melden

MinFin

3

Besluiten en afspraken
Nr

Besluit

Omschrijving

Afspraak
1

Benaderen

[oud

medewerkens

bew

Pers middels

Besluit

23 6 2021

brleven inzake onderzoek aan telefoon en

pensoonlijke schijf
2

Akkoord om de pensonen te benaderen die op de

uitvraag

van e

mailboxen staan

23 6 2021

Besloten is om dit

persoonlijk aan te kondigen gevolgd door een brief
met informatie

3
4

Pagina 4 van 4

1057207

00005

Ministerie van Financien

BVA office

Iniichtingen

l@minfn nl
www

mlnfin nJ

Datum
16 juli 2021

Nummer verslag

006

vers ag

Begeleidingscommissie OZ 21007

Vergaderdatum en

7 juli 2021

Auteur

tijd

Vergsderplaats

09 15

10 15 uur

Webex

Deelnemers

Agendapunten

1

Aanvang

2

Vaststellen agenda

begeleidingscommissie

Agenda wordt zonder nadere inbreng vastgesteld
3

Verslag 23 06 2021
Het verslag wordt met de aangeleverde wijzigingen vastgesteld

4

Inzage eigen e mailbox
In de begeleidingscommissie van 1 juni 2021 is door de voorzitter
aangegeven datde voormalig medewerkers goed gefaciiiteerd dienen te

worden om inzage te krijgen in hun e mail en agenda ter voorbereiding op
hun interview De notitie die er lag was te specifiek gericht op de risico s
bezien vanuit informatiebeveiliging OIF heeft een alternatief plan van aanpak
aangeleverd dit is reeds afgestemd met o a BOA De voorgestelde werkwijze
wordt vastgesteld Deze werkwijze is als bijiage meegestuurd en de
voorwaarden worden zoals hierin beschreven gebruikt bij de inzage van de e
mailbox
5

PwC

a] Update onderzoeksproces
Interviews
De reaches van geinterviewden worden waarmogelijk verwerkt in het

interviewverslag

wat leidt tot een nieuwe verbeterde versie

Dit wijkt af van

Pagina 1 van 3

1057202

00006

het interviewprotocol

De input van betrokkenen

ligt hieraan ten grondslag

De geinterviewden wforden op de hoogte gesteld van deze wfijzigiing

Digitaal onderzoek
staan vermeld in een

PwC geeft een update over de stand van zaken Deze
presentatie die wordt meegestuurd met het verslag van

deze bijeenkomst
b

Rapportage

PwC geeft in een presentatie weer hoe het rapport wordt opgebouwd

De

slides hierover worden met het verslag

meegestuurd PwC verzoekt een
besluit te nemen en verzoekt om de rode draden venslagen anders in te
vullen dit is echter wel specifiek in de offerte meegenomen PwC wijst er
nogmaals op dat het rapport van PwC zich zal beperken tot feiten PwC kan
wel conclusies trekken m b t de feiten maar geen condusies die een duiding
of waardering van de feiten betreffen
De voorzitter verzoekt om dit verzoek wat betreft rode draden separaat te

bespreken daar deze vraag expliciet is opgenomen in de offerte en een
nadrukkelijke vraag vanuit de TK was en dus ook verwacht wordt PwC stelt
voor om dit niet apart maar bij de diverse hoofdstukken te verwerken
PwC
geeft verder aan dat men voornemens is om het rapport op functieniveau te
schrijven vanaf het niveau p DG De voorzitter geeft aan dat PwC dezelfde
lijn kan overwegen om die gehanteerd is bij de POK De instructie die
daarvoor gebruikt is wordt door BOA met PwC gedeeld
c

Proces van wederhoor

Voorafgaand aan het proces van wederhoor zal de opzet van de rapportage
besproken worden met leden van de begeleidingscommissie In het proces
van wederhoor zal perfunctie worden beoordeeld wie welk gedeelte
toegezonden krijgt om te beoordelen Op deze wijze hoeft niet iedereen het
hele rapport te beoordelen

d] Update budget
Er is door de sg

een

akkoord gegeven op het voorstel

nieuw gesprek met PwC en directeur Inkoop

kosten waarover eerder geen overeenstemming was
de begeleidingscommissie om opgepakt

aanleiding van een
opiossing over de extra

naar

voor een

Dit wordt verder buiten

e] Oproep intranet
Gesproken wordt over de vraag of iedereen die informatie heeft zich ook kan
melden bij PwC Er wordt niet gekozen voor een nieuwe actieve brede oproep
omdat dit op zichzelf niets toevoegt aan de mogelijkheden die er al zijn Het is
aannemelijk dat alle betrokkenen in beeld zijn en een dergelijke oproep zou
wel weer nieuwe onrust kunnen veroorzaken Wel wordt in de reguliere
communicatie nadrukkelijk aangegeven dat men te alien tijde in contact kan
komen met de onderzoekers

indien men van mening is dat de informatie van
belang is in dit onderzoek Signalen van medewerkers die bij de leden van de
begeleidingscommissie bekend zijn die prijs stelden op contact zijn allemaal
opgevoigd
6

Communicatie

Op intranet is gecommuniceerd over de kamerbrief de VGR en de nieuwe

planning Besproken wordt hoe voor het reces nog een update kan komen op
intranet ten aanzien van het onderzoek Actie
7

COM

Reactietermijn bezwaar
De sg is in gesprek met een bezwaarmaker en is voornemens om dit voor het
reces af te ronden
Belangrijk bezwaarpunt is dat betrokkene in de
wil
gelegenheid
zijn om de inhoud van het memo zoals deze dit ziet in het
te
laten
rapport
opnemen terwiji het onderzoek zich richt op feiten Er zal
worden bekeken op welke wijze binnen de kaders van het onderzoek en de

opdracht recht kan worden gedaan aan dit punt

Pagina 2 van 3

1057202

00006

Komende begeleidingscommissie

8

Dit agendapunt is ingebracht om af te stemmen welke vorm de komende
vergaderingen van de begeleidingscommissie krijgen gedurende de zomer en
afwezigheid van personen Ingestemd wordt met het voorstel om de
begeleidingscommissie doorgang te laten vinden in de zomerperiode De

leden zorgen zelf voor vervanging
Wvttk

9

O

rondvraag

P

Benadrukt het belang dat individuele afspraken worden vastgelegd tijdens de
komende periode

laat weten dat BVA en O
zaken

P

binnenkort de DOR bijpraten over de stand van

technische briefing

Actiepuntenlijst
Nr

Omschrijving

Actiehouder

1

Voortgangsinformatie op intranet voor zomerreces

COM

Info

Afgerond
9 jull in bericht
over

POK

2
3

Besluiten en afspraken
Nr

Omschrijving

Besluit

Info

Datum

Afspraak
1
2
3
4

Pagina 3 van 3

1057202

00006

Ministerie van Financien

BVA office

Iniichtingen

l@minfn nl
www

mlnfin nJ

Datum
26 juli 2021

Nummer verslag

007

vers ag

Begeleidingscommissie OZ 21007

Vergaderdatum en

28 juli 2021

Auteur

tijd

Vergaderplaats

11 00

12 00 uur

Webex

Deelnemers

Afwezig

Agendapunten

1

Aanvang 7de begeleidingscommissie

2

Vaststellen agenda
De agenda wordt vastgesteld zonder aanvullende agendapunten

3

Verslag 07 07 2021
De vraag van I
I
] onder 5a van het verslag over welke collega s
hebben
de
betrokkenen
in het onderzoek is beantwoord het
input
geleverd
wordt
en
is
hierna
verslag
hierop aangepast
vastgesteld

4

PwC
PwC geeft a d h v

een

presentatie een update overde voortgang van het

onderzoek Deze presentatie wordt meegestuurd bij dit verslag
De volgende punten kwamen tersprake

Update onderzoeksproces interviews
dit zijn een beperkt aantal uitgebreide interviews
en verder korte
telefonische gesprekken Vier korte gesprekken volgen nog
34 interviews afgenomen

Update onderzoeksproces info verzameling

digitaal onderzoek

Totaal gaat het om 51 e mailboxen die worden onderzocht twee zijn er nog
niet overgedragen

Er wordt nagegaan waarom deze twee nog niet

Pagina 1 van 3

1057214

00007

beschikbaar zijn

hangen

want er zijn

bij het ministerie geen mailboxen bekend die

in bezwaar of personen die niet zijn bereikt

nagegaan en met PwC kortgesloten

E e a

wordt door OIF

Er wordt tevens aangegeven welke

volumes er zijn doorzocht en wat er daadwerkelijk wordt meegenomen in het
onderzoek in het onderzoekssysteem van PwC

presentatie

inmiddels 3 personen medewerking gegeven
is

Ookdit is na te lezen in de

Van het onderzoek op de telefoon berichtenverkeer hebben
waarvan

1 persoon nog in dienst

1 is reeds uitgevoerd en de andere 2 worden gepiand

De 4® persoon geeft

geen medewerking

Inzage rapport begeleidingscommissie
de presentatie de planning zien van het verdere verloop van

PwC laat a d h v

het onderzoek
In de eerste week van September kan het rapport volgens

ingezien door de leden van de begeleidingscommissie

planning worden

Daarvoor is wel

noodzakelijk dat het vereiste wederhoor heeft plaatsgevonden en personen
zijn bereikt en hebben gereageerd zie ook volgende punt OIF spreekt nog
met PwC een proces af met PwC voor de wijze van

inzage reactie door

begeleidingscommissie op het rapport
De voorzitter verzoekt dit punt te bespreken op de volgende
begeleidingscommissie of een ingelast overleg er volgen namelijk wat acties
uit die uitgezet dienen te worden om dit praktisch te organiseren Ook kan
Financien zich voorbereiden om zodra het rapport er is eigen acties te
organiseren zoals een begeleidende Kamerbrief en communicatie om een
viotte voortgang te garanderen Hiervoor wordt tevens een aparte intern
Financien afspraak ingepland Hij verzoekt de leden om mee te denken over
het proces en de acties die intern uitgezet dienen te worden

Rapportage inzage betrokkenen
PwC wil vanaf de derde week augustus inzage bieden op het ministerie in Den

Flaag en op de locatie BD Utrecht voor het proces hoor en wederhoor PwC
trekt vervolgens twee weken uit voor de inhoudelijke wederhoor op het
De voorzitter geeft aan dat de twee weken voor de
begeleidingscommissie kort is in de vakantietijd maar dat dit een bekende
factor was PwC vraagt Financien mee te helpen om te zorgen dat
ondersteuning hiervoor beschikbaar is en in deze periode hier prioriteit aan

rapport

geven
De voorzitter verzoekt aan PwC om deze termijn indien dit mogelijk is te
verlengen vervroegen met een week zodat de genodigde voor wederhoor
de kans krijgt om zich goed in te lezen en een reactie te kan formuleren

Rode draden verslag
PwC geeft aan dat zij toch een rode draden overzicht opneemt in het rapport
In de vorige begeleidingscommissie werd gevraagd of dit wel of niet gewenst

Een rode draden verslag is conform de afspraken en zoals ook toegezegd

was
aan

de Kamer

Mailbox en interview bezwaarmaker
PwC heeft toestemming ontvangen van de SG om de e mallbox van de enige

bezwaarmaker mee te nemen in het onderzoek

Deze e mailbox wordt net als

alle andere e mailboxen verwerkt in het digitale onderzoek PwC maakt geen

gebruik van een interview
Per functie vaststellen welk stuk ter inzage wordt gegeven bij

wederhoor
Dit punt wordt de volgende begeleidingscommissie wederom op de agenda

gezet

Pagina 2 van 3

1057214

00007

Communicatie

5

Er is een oproep geplaatst op intranet met het verzoek aan collega s die

inhoudelijke informatie hebben omtrent dit onderzoek zich te melden Er is
inhoudelijke reactie gekomen op deze oproep Er is wel een
reactie geplaatst maar hierin stond geen relevante informatie die in het

tot dusver geen

onderzoek meegenomen zou moeten worden
Communicatie heeft een bericht geplaatst over de bespreking met de DOR

er

zijn geen reacties geplaatst die in de begeleidingscommissie besproken dienen
te worden

Wvttk
DJZ

rondvraag

WOB verzoek ontvangen vanuit de media op het memo Palmen en het

onderzoek De strekking is omvangrijk en heeft betrekking op het gehele
onderzoek PwC wil graag geinformeerd worden hierover

krijgt inzage in het rapport daags voordat het finale
Palmen is gehonoreerd zodat
zij zich kan voorbereiden op een reactie die van haargevraagd zal worden
PwC

Mevrouw Palmen

rapport opgeleverd wordt Dit verzoek van mw

door o a

de media

Financier zal intern ook nog de communicatie van het

rapport bespreken en daarbij ook het verzoek van diverse betrokkenen bezien
die hebben gevraagd geinformeerd te worden over de uitkomsten

Actie p u nte n li jst
Nr

1

Omschrijving

Actiehouder

Begeleiding Mw Palmen bij inzage en na publicatie

BVA

Info

Afgerond

Info

Datum

COMM

finale rapport

2

Reactie formuleren op rapport door Toeslaqen

T5L

3

Informeren TK door Toeslagen

TSL

4

Kamerbriefen reactie Toeslagen

TSL

5

Communicatieplan

en

publiceren finale rapport

COMM

Besluiten en afspraken
Nr

Omschrijving

Besluit

Afspraak
1
2

3
4

Pagina 3 van 3

1057214

00007

Ministerie van Financien

BVA office

Iniichtingen

l@minfn nl
www

mlnfin nl

Datum
17

augustus 2021

Nummer verslag

008

vers ag

Begeleidingscommissie OZ 21007

Vergaderdatum en

17 augustus 2021

tijd

Vergaderplaats

Auteur

11 00

12 00 uur

Webex

Deelnemers

1

Afwezig

Agendapunten

®

1

Aanvang 8^

2

Vaststellen agenda

begeleidingscommissie

De agenda wordt vastgesteld zonder aanvullende agendapunten
3

Verslag 28 07 2021
Opmerking
] was op 28 7 2021 niet aanwezig maar vervangen door
Vraaq

Waarom

krijgtalleen mevrouw Palmen daags voor opievering

inzage in het finale rapport

Er wordt verwezen naar de media aandacht maar

dit geldt ook voor andere betrokkenen

Bovendien vraagt|

| zich af wat

effect dit heeft op de interne communicatie en de beeldvorming op
licht toe dat Financien het concept vet^lag een week
onafhankelijkheid I
voor

eerder krijgt om feitelijkheden te checken en zich voor te bereiden
Palmen krijgt het finale rapport daags voor opievering

om

Mevrouw

zich voor te kunnen

| aan dat dit geen
Desgevraagd qeeft |
het
hele
finale
Zij krijgt
rapport te
lezen I
I voegt hieraan toe dat het rapport naar haar is genoemd en het
draait om haar memo |
| geeft aan dat ook anderen benaderd kunnen
worden door de pers omdat hun naam al in de media is genoemd I
I licht
bereiden op vragen vanuit de pens

onderdeel is van het wederhoor proces

Pagina 1 van 4

1057203

00008

toe dat de betrokkenen

die mogelijk in verband worden gebracht met

meineed ook in de wederhoorfase het hele rapport krijgen in te zien
Met inachtneming van de opmerking en vraag van[
goedgekeurd

wordt het verslag

Kamerbrief en reactie Toeslagen

4

Taeslagen wardt verzocht am op voorhand sen graep te formeren die een
inhoudelijke reactie kunnen geven en de kamerbrief gaan opmaken

I

I geeft aan dat dit is besproken in het DT van Toeslagen
daar nog wat vragen bij

Het DT had

Wordt Toeslagen ondersteund door BOA of

[

Communicatie of moeten ze zelf initiatief nemen

geeft aan dat

Communicatie vanuit het beleidsdepartement ondensteuning zal bieden

I

geeft aan dat dit ook geldt voor BOA en stelt voor om dit na afioop van
Afgesproken is dat Toeslagen

dit overleg intern te bespreken met Finanden
het voortouw neemt

Rapport delen door PwC

5

Wat is het voorstel van PwC

Voorstel

vanuit BVAJ

de rapporten

personaiiseren d m v watermerkin

pdf toe te passen
Reaches met pagina aanleveren aan PwC

I

I geeft een update
interviews zijn klaar

Alle zaken

zoals mailboxen e d

De informatie wordt verwerkt

zijn ontvangen de

9 geinterviewden hebben

inmiddels akkoord gegeven Van 27 geinterviewden is nog geen reactie

ontvangen Van sommigen wordt via de mail een auto reply ontvangen maar
van sommigen worden geen reactie ontvangen
PwC zal een lijst verstrekken
van laatstgenoemden en vraagt Finanden contact met hen op te nemen om te
reageren Dit zijn veitragende factoren mogelijk veroorzaakt door de
1 aan dat een ultimatum stellen om
vakantieperiode Desgevraagd geeft
te reageren niet in overeenstemming is met de beroepscode van PwC PwC
kan wel aan Finanden als werkgever vragen om de medewerkers te
benaderen om te vragen dat ze moeten reageren PwC wil maandag starten
met het wederhoor en trekt daar twee weken

voor

uit

PwC werkt er hard

zodat in de loop van September het rapport naar de kamer kan

aan

PwC geeft aan dat Finanden een week de gelegenheid
te controleren

krijgt om feitelijkheden

PwC kan een watermerk op persoon in het rapport zetten

is aan Finanden hoe het rapport wordt verspreid

het ook aan

aan

betrokkenen

Het

PwC kan

als opdrachtgever sturen en het verder aan hem laten wie

het krijgt Ook een optie is om het rapport in een digitale omgeving relativity
platform zetten waar het ingezien kan worden
gaat nog na of Finanden

[

een
en

6

beveiligde omgeving heeft om het concept rapport te kunnen verspreiden

becommentarieren

PwC
a

b
c

Update onderzoeksproces interviews
Update onderzoeksproces info verzameling digitaal onderzoek
Rapportage

Zie agendapunt 5

Communicatie

7

Voorstel interne communicatie bij opieveren rapport
Webinar met SG

Persoontijk bericht aan betrokkenen met rapport vanuit SG

I

I ligt toe dat communicatie een plan van aanpak heeft opgesteld en
afgestemd met Toeslagen en de woordvoerders Op de dag van publicatie van
het finale rapport zal er een gepersonaliseerde e mail vanuit de SG worden
Pagina 2 van A

1057203

00008

verzonden

naar alle

betrokkenen met een telefoonnummer voor als er vragen

zijn of als ze een gesprek willen

Ook zal een intranetbericht worden geplaatst
woordvoerderslijn wordt gevoigd Als de uitkomst van het rapport
grote gevolgen heeft voor de organisatie kan twee dagen na het uitbrengen
een webinar worden georganiseerd met de SG en DG Toeslagen
Tot slot
wordt de media gemonitord |
| vraagt aandacht voor het feit dat welke
waar de

uitkomst dan ook

dit zal leiden tot reacties en adviseert een actievere

houding

[

en

interne aandacht

meer

] onderschrijft dit en adviseert ondanks de uitkomst een webinar
neemt dit mee terug en komt met een

voorstel

vraagt of er een reactie van het Ministerie Kamerbrief zelf bij zit
I geeft aan dat dit in principe niet het geval is maar dat het

departement met een aangepast voorstel kan komen
] merkt op dat een
kamerbrief minstens even belangrijk is aangezien het hier over
merkt op dat dit interdepartementaal
verwachtingenmanagement gaat
moet worden besproken voor een strategie zodra PwC het finale rapport heeft
|
overgedragen aan |

I

I vraagt [

naar

de suggestie om een telefoonnummer in de

individuele e mails achter te laten

[

dit telefoonnummer zit

] wil weten welke functionaris achter

dat ze hierbij dachten aan
geeft
besproken worden wie hiervoor de
leidinggevenden
| geeft het belang aan dat deze
aangewezen personen moeten zijn
maar er

aan

moet nog

persoon wel iets moet kunnen toevoegen

I

I merkt op dat Communicatie zijn antwoorden klaar moet hebben
voordat het finale rapport wordt uitgebracht De pens zal bovenop het rapport
gaan zitten
] geeft aan dat Communicatie van Financien kan
samenwerken met Communicatie van PwC
communiceren over het finale rapport

8

zal

en

[

afstemming over

ziet hier nog graag nadere
Met name ook interdepartementaal metAZ i v m de

toezegging MP

SZW

naar

I

PwC gaat niet apart

gelet op de onafhankelijkheid

Communicatie van Financien verwijzen
en

I merkt op dat de DOR betrokken is maar vraagt hoe zij hierin worden
I neemt dit mee naarl
1 en zal dit nog terugkoppelen
meegenomen I
Proces onderzoek

Voortgang hoar en wederhoor
Zoals besproken en aangegeven bij punt 5 zal volgende week maandag het
proces van wederhoor beginnen waarvoor 2 weken wordt uitgetrokken

De

in eerste instantie om hier deze week al mee te beginnen maar

planning
gelet op de vakantieperiode is dit niet haalbaar gebleken
was

9

Voortgang WOB verzoek

Vergadering met Financien en PwC is beiegd op 23 augustus 2021
Geen bijzonderheden
10 Wvttk

rondvraag

Geen

Pagina 3 van A

1057203

00008

Actiepuntenlijst
Nr

1

Omschrijving

Actiehouder

Begeleiding mw Pal men bij inzage en na publicatle

BVA

Info

Afgerond

COMM

finale rapport

2

Reactie formuleren op rapport door Toeslagen

TSL

3

Informeren TK door Toeslagen

TSL

4

Kamerbriefen reactie Toeslagen

TSL

5

Communicatieplan en publiceren finale rapport

COMM

6

Rapport delen door PwC

BVA

BVA komt met een

voorstel

7

Reactietermijn akkoord verslag

BVA

8

Beveiligde omgeving becommentariering rapport

BVA

9

Lijst

VOLGENDE KEEROP
AGENDA

I

van

gei nterviewden geen akkoord mailen naar

I en in cc naarl

PWC

|

Besluiten en afspraken
Nr

Omschrijving

Besluit

Info

Datum

Afspraak
1
2
3
4

Pagina 4 van 4

1057203

00008

Ministerie van Financien

BVA office

Iniichtingen

l@minfn nl
www

mlnfin nl

Datum
9 September 2021

Nummer verslag

009

vers ag

Begeleidingscommissie OZ 21007

Vergaderdatum en

9 September 2021

tijd

Vergaderplaats

Auteur

15 30

16 30 uur

Webex

Deelnemers

Afwezin

Agendapunten

1

Aanvang

2

Vaststellen agenda

begeleidingscommissie
Bijiage 1

De agenda wordt vastgesteld

3

4

er

zijn geen nieuwe agendapunten ingebracht

Verslag 17 08 2021 Bijiage 2]
Ter vaststelling Er is geen input geleverd op het verslag
hiermee vastgesteld
Planning

Het verslag is

Ter bespreking

Het concept rapport wordt gepresenteerd op 20 September 2021
aan

dat de leden van de begeleidingscommissie

moeten houden met de

kosten

planning

BVA geeft

ontvangst rekening
Het lezen en toetsen van het rapport zal tijd
na

Waar nodig kunnen ieden van de begeieidingscommissie anderen

betrekken bij hun toets

doorsturen concept rapport

wel wordt afgesproken
vertrouwelljkheid in dit stadium daarom zal dit
in onderling overleg gebeuren zodat bekend blijft wie het concept rapport al

dat dit beperkt zal zIjn l v m
heeft ontvangen

De voorzitter beaamt dat dit tijd kost en geeft aan dat er alles aan gedaan
moet worden zodat de deadline van

wordt gehaald

opieveren aan de kamer in September
indien aangeleverd op

Hieronder is een tijdspad als voorzet

20 September

Pagina 1 van 5

1057209

00009

20 September ochtend
aan

Ontvangst rapport van PwC verspreiding via PwC

leden begeleidingscie Deze lezen rapport

achterban

en

raadplegen zo nodig

stellen individueel concept reactie punten feitelijke

onjuistheden op
20 September TSL start met voorbereiding reacde op rapport Kamerbrief
22 September Bespreking rapport reacties intern Fin 5G n a i v m
Prinsjesdag
24 September ochtend Reaches van begeteidingscommissie naar PwC
datum

concept Kamerbrief naar Stas door TSL

iiiterlijk 28 September ochtend ontvangst dehnitief rapport van PwC
28 September check op wijzigingen t b v Kamerbrief door TSL
29 September verzending Kamerbrief en rapport
29 September communiceren aan betrokken medewerkers zie
communicatieplan
29 September persbericht en media opioop zie communicatieplan
Afhandeling WOB verzoek nazorgfase voor medewerkers en afhandeling
inkoop zijn buiten deze planning gehouden
De planning is strak maar iedereen

PwC en begeleidingscommissie

maximaal inspannen om dit te realiseren

zal zich

De planning zal ook als

uitgangspunt dienen voor de input op de 8® VGR die aanstaande is

5

PwC

a] Voortgang hoor wederhoor
Op dit moment is PwC op het eind van het proces rondom de wederhoor
proces is

Dat

indien zich ergeen bijzonderheden voordoen

maandag 13
2021
Hierna
wil
PwC
eind
September
afgerond
volgende week 17 September
2021 een concept rapportage gereed hebben De voorzitter benadrukt dat
het van een groot belang is dat het rapport niet nog meer vertraging opioopt
daarde professionele reactie vanuit het Ministerie van Financien ook nog
moet worden geformuleerd
Er wordt gevraagd of er nog gespreksverslagen zijn die voor oponthoud
kunnen zorgen PwC geeft aan dat zij nog van drie personen een reactie nodig
hebben om te voldoen aan hun beroepsregels Van 8 personen is het
interviewverslag nog niet definitief maar PwC verwacht dit aankomende week
af te ronden PwC verwacht dit echter snel af te ronden en vraagt geen hulp
daarvoor BVA heeft hulp aangeboden en hier is in de afgelopen week ook
gebruik van gemaakt Inmiddels is er contact geweest De voorzitter geeft
aan dat hier hoge prioriteit aan is gegeven door betrokkenen en of hun
leidinggevenden te benaderen vanuit de werkgever
b] Aanpassing boor wederhoor
PWC heeft mevrouw Palmen uitgenodigd voor een regulier hoor wederhoor
de inzage vindt dus niet plaats op de laatste dag voordat het rapport wordt
opgeleverd
c

Rapportage

PwC geeft aan dat er met veel zorg wordt gewerkt aan een duidelijk rapport
Er wordt veel tijd

gestoken in het rapport zij gaan er vooralsnog vanuit dat
maar geeft aan dat er vanuit de hoor en wederhoor
toch zaken naar voren kunnen komen die meer tijd kosten om te controleren
de 20^® wordt gehaald

Ingestuurde vraag

wel

geen gebruik van persoonsnamen in bet

rapport
DJZ heeft een vraag

dat zij functies

ingestuurd om te bespreken

PwC geeft als reactie

functienamen gebruiken en geen persoonsnamen

hanteren in het rapport

De voorzitter heeft graag dat nagegaan wordt

hoe de functienamen zijn geformuleerd

Dit is een zorgpunt omdat deze in

sommige gevallen een op een herleidbaar zijn naar namen van
medewerkers Afgesproken wordt dat PwC en BVA samen kijken naarwat

mogelijk en haalbaar is waarbij het uiteindelijk aan PwC is om af te

Pagina 2 van 5

1057209

00009

wegen waar ze in haar rapport mee uit de voeten kan zonder afbreuk te

doen aan de leesbaarheid van het rapport
voor de

maar

met maximale aandacht

identiteit van medewerkers in die gevallen \Afaarin dit functioneel

niet bijdraagt aan de inhoud

van

het rapport Actie Pwc BVA

Wijze van aanleveren rapport

becommentariering rapport

overgenomen uitvorige begeleidingscommissie
PwC verzoekt dit nader te bespreken met o a
te leiden

BVA om dit in goede banen

De uitkomst hiervan wordt later toegestuurd

een

keuze kan zijn

dat PWC ervoor zorgt dat de leden van de begeleidingscommissie een

eigen stuk ontvangen via hun
commentaarte voorzien

portaal

om

door te lezen en van

PwC zal met BVA verkennen of er alternatieven

zijn aan de kant van Financien om dit veilig en vertrouwelijk te
organiseren Actie PwC BVA
Rode draden rapport
PwC is door het proces van hoor en wederhoor tot de conclusie gekomen

dat het rode dradenrapport wordt ervaren als dubbelop en daarmee

onduidelijkheid veroorzaakt terwiji hetjuistaan een goed begrip zou
moeten bijdragen
Zij zijn voornemens om het uit het rapport te halen
De voorzitter geeft aan dat dit expliciet is gevraagd in de opdracht gelet
op de wens van de Kamer en hier ook al in sommige gevallen zoals bij
overleg over het WOB verzoek bij externe partijen naar verwezen is Het
is aan PwC om het wel of niet op te nemen en vooral goed te
beargumenteren waarom dit eventueel niet is opgenomen Inhoudelijk
kan de begeleidingscommissie hierover niet beslissen
6

Nazorg medewerkers
Lijst met geinterviewden en betrokkenen naarTSL voor nazorgtraject
Nazorg aan medewerkers is met name vanuit Belastingdienst een punt
waarvoor aandacht

is gevraagd In eerder overleg heeft TSL toegezegd dit op
pakken door betrokken medewerkers te benaderen Er is iemand voor
gelabeld maar die heeft voor en goede aanpak behoefte aan inzicht welke
medewerkers concreet in het onderzoek betrokken zijn BVA heeft door zijn
praktische betrokkenheid bij het onderzoek een betrouwbaar overzicht van de
mensen die meegewerkt hebben en kan TSL hierin dan ook op ondersteunen
door een lijst aan te leveren Actie TSL BVA
te

7

Communicatie

zie bijiage 3

Ter vaststeUing

Communicatie heeft zoals afgesproken een plan

uitgewerkt afhankelijk van
Dit is reeds besproken
met de pSG De input vanuit de begeleidingscommissie wordt verwerkt in een

scenario lichte grote impact van rapport of uitlekken
nieuwe versie door communicatie

Het verzoek aan communicatie om deze

hierna te delen Actie communicatie

Afgesproken wordt dat de begeleidingscommissie op 22 September definitief
het scenario kiezen Los van de uitkomst houdt de voorzitter rekening met
een grote impact
Hij verzoekt om er alle gevallen uit te gaan van maximale
impact zowel in als extern los van de specifieke inhoudelijke uitkomst van
het onderzoek en scenario s waar o b v het plan voor gekozen wordt
Communicatie wordt attent gemaakt op de cp bij TSL die zich nadrukkelijk zal
bekommeren over nazorg aangezien ook in het communicatieplan met een
vorm van nazorg rekening wordt gehouden
8

Wvttk

rondvraag

Aandacht voor WOB verzoek voortgang en samenhang met rapport
PWC
DJZ heeft de voortgang van het WOB verzoek toegelicht

Er zit in de

Als het
beantwoording
samenhang
van het WOB verzoek door het uitkomen van het
goed is wordt circa 90
rapport en onderzoekdossier beantwoord doordat zoveel als mogelijk
een

met het rapport en dossier door PwC

Pagina 3 van 5

1057209

00009

openbaar is
Kosten

Inkoop

Dit proces loopt los van de begeleidingscommissie en er wordt vender niet op
in gegaan

Dataretentie
PwC verzoekt om een gesprek met de

dataretentie goed af te stemmen

om

bet proces rondom

Ook de BVA sluit hierbij aan Actie BVA

Pagina 4 van 5

1057209

00009

Actiepuntenlijst
Nr

1

Omschrijving
Begeleiding mw

Palmen bij inzage en na publicatie

Actiehouder

Info

BVA

17 8 2021

COMM

Afgerond

finale rapport

2

Reactie formuleren op rapport door Toeslagen

TSL

17 8 2021

3

Informeren TK door Toeslagen

TSL

17 8 2021

4

Kamerbriefen reactie Toeslagen

TSL

17 8 2021

5

Communicatieplan en publiceren finale rapport

COMM

Verwerken met input

6

Rapport delen door PwC

BVA

09 09 2021
BVA komt met een

17 8 2021

voorstei

7

Wijze van aanleveren rapport

becommentariering

BVA

PwC

17 8 2021

rapport
8

Bespreken hoe de functienamen zijn qeformuleerd

DJZ

BVA

9

Lijst

betrokkenen opstellen voor nazorgtraject

TSL

BVA

10

Gesprek met PwC

van

en

BVA i v m

dataretentie

PwC

9 9 2021
9 9 2021

BVA

9 9 2021

Besluit

Info

11

Besluiten en afspraken
Nr

Omschrijving

Datum

Afspraak
1

Bespreken conceptrapport op 22 September

Afspraak

2
3
4

Pagina 5 van 5

1057209

00009

Ministerie van Financien

BVA office

Iniichtingen

l@minfn nl
www

mlnfin nJ

Datum
22

September 2021

Nummer verslag

010

vers ag

Begeleidingscommissie OZ 21007

Vergaderdatum en

22 September 2021

tijd

Vergsderplaats

Auteur

11 00

12 30 uur

Webex

Deelnemers

J

J

Afweziq

Agendapunten

1

Aanvang
Voorzitter is

2

begeleidingscommissie
SG is afwezig de bijeenkomst is digitaal via Webex

Vaststellen agenda
De volgende agendapunten zijn op verzoek PwC aangeleverd

bij aanvang

begeleidingscommissie
Functieaanduidingen
Reactie wederhoor

Redacten lakken Bijiagen
Terugkoppeling
Openstaand wederhoor
Verspreiding Rapport en Bijiagen
Rondvraag
3

Verslag 17 08 2021
Het verslag van 09 09 2021 en van dit verslag van 22 09 2021 zal worden
aangeboden bij de begeleidingscommissie van 27 09 2021

4

PWC

Functie aanduidingen

PwC bespreekt de wijze waarop zij de functie aanduiding hebben verwerkt in

het rapport De begeleidingscommissie wordt gevraagd om feedback en dit

punt wordt kort besproken In algemeenheid kan de begeleidingscommissie
volgen hoe het is opgenomen Daar waar de begeleidingscommissie nog
vragen of opmerkingen heeft wordt dit op de plek inde rapportage

Pagina 1 van 3

1057208

00010

aangegeven op het feedbackformulier dat vrijdag 24 9 2021 wordt

aangeleverd aan PwC

Daarnaast wordt de opmerking gemaakt om een

trekken in het rapport waar verwijzing
5

naar

lijn te

hij zij staat

Reactie inhoudelijk wederhoor
PwC heeft reacties ontvangen van mensen die in het wederhoor proces zijn

betrokken

die volgens hen

nu

ook worden betrokken bij de check op feiteiijke

dat dit als afzonderiijke sporen worden
onjuistheden
]geeft
De
reactie
de
ingericht
feiteiijke
bestuurlijke reactie en het proces van
wederhoor zijn drie aparte sporen
Het dringende verzoek is om de feiteiijke
reacties van collega s via de afgesproken lijn lid in de
begeleidingscommissie laten toetsen en insturen Reacties op het wederhoor
is een proces tussen PwC en de gei nterviewden
Geconstateerd wordt dat het niet wenselijk is dat mensen die onderzocht
zijn nu reageren in de feitencheck vanuit opdrachtgever TSL licht toe hoe
dat is gegaan bij TSL waarbij een aantal mensen i v m de bestuurlijke reactie
het rapport hebben ontvangen en waar deze sporen door elkaar lijken te
iopen Afgesproken wordt deze sporen nadrukkelijk gescheiden te houden en
waar nodig extra aandacht te hebben voor uitleg hierover aan betrokken
medewerkers en waar nodig corrigerend op te treden PwC heeft in 1^
instantie de keuze gemaakt om de wijzigingen na wederhoor niet opnieuw
voor wederhoor voor te ieggen
Vanuit begeieidingscommissie wordt
dat
dit
eerst
anders
was begrepen en dat het wellicht goed is dit
aangegeven
te heroverwegen i v m soms uitgebreide reacties PwC overweegt aile
betrokkene bij wederhoor het verwerkte commentaar alsnog aan te bieden
om daarmee het playing fieid in zekere zin weer te ieveiien en het proces
HWH zuiverte houden Afgesproken wordt dat PwC en BVA hierover later nog
aan

^

contact hebben

6

Redacten

lakken bijiagen

PwC vraagt hoe het redacten lakken is overgekomen of dit aansiuit bij de

richtlijnen vanuit Financien Afgesproken wordt dat PwC hiervoor direct kan
schakeien met DJZ die hierin niet kan beslissen maarwel kan meedenken
vanuit algemene regelgeving

Daarnaast wordt ook hierin aangegeven dat

daar waar de begeieidingscommissie vragen of opmerkingen heeft dit wordt
aangegeven op het feedbackformuiier dat vrijdag 24 9 2021 wordt

aangeieverd aan PwC
7

Terugkoppelingl
PwC heeft ook bij de

MinFin en

Belastingdienst stukken uit de

rapportage aangeboden over het proces van informatieoverdracht o a Hen is
gevraagd om een reactie Deze reactie wordt uiterlijk vrijdag 24 augustus
2021 verwacht

8

Openstaande wederhoor
PwC verzoekt om contact met een persoon die nog open staat i v m
van

die persoon

op korte termijn af te kunnen ronden

van

veriof en dit kan op korte termijn gebeuren

verlof

Die persoon is terug

9

Verspreiding Rapport en Bijiagen
PwC vraagt of men nog rekening moet houden met het rapport opstellen
i v m de technische verspreiding
Gelet op o m de omvang van de bijiagen
aantai Mb
Communicatie en BOA geven aan dat zij dit oppakken en dat
PwC zonder tegenbericht geen actie daarin hoeft te nemen Dit gebeurt vaker

10

Rondvraag
Is het mogelijk om te zoeken in de bijiagen

TSL

OIF stuurt uitleg hoe het mogelijk is

maar dat

heeft als oorzaak doordat het gescande
Hoe

BVA

nu

het geen garanties geeft Dit
pdf documenten zijn secretaris

verder met de input

de secretaris verzamelt de feedback vanuit de begeieidingscommissie en

Pagina 2 van 3

1057208

00010

zal deze versturen

naar

de collega s ter toetsing

Aanstaande vrijdag komen

de collega s bij elkaar om de lijst door te nemen en hierna zal de lijst worden

ingezonden naar PwC
Tijdlijn ambtelijke reactie
TSL Verwachting is dat de concept ambtelijke reactie begin volgende week
gereed is week 39 Zodra deze voldoende gereed is wordt het ookgedeeld
met PwC zodat zij kunnen nagaan wat de eventuele impact voor PwC is

Inregelen opvang nazorg voor medewerker s
Mogelijk is er behoefte aan na zorg bij medewerkers dit is een bestaand als
actiepunten wordt vanuit TSL georganiseerd

Pagina 3 van 3

1057208

00010

Ministerie van Financien

BVA office

Iniichtingen

l@minfn nl
www

mlnfin nJ

Datum
30

September 2021

Nummer verslag

11

vers ag

Begeleidingscommissie OZ 21007

Vergaderdatum en

27 September 2021

Auteur

1

tijd

Vergsderplaats

14 45

15 45 uur

Webex

Deelnemers

PwC

PwC

[

Price Waterhouse Coopers

PwC
van
van

van

PwC

Afweziq

Agendapunten

1

begeleidingscommissie

Aanvang

De bijeenkomst is digitaal via Webex

Vaststellen agenda

2

Bijiage 1

Er warden geen extra agendapunten toegevoegd

3

Verslag 09 09 2021 Bijiage 2]
Ter vaststeUing Door het ingelaste overleg van 22 09 2021 warden beide
verslagen in concept aangeboden

4

Verslag 22 09 2021
Ter vaststeUing Zie 3

5

Planning
Ter bespreking

Bijiage 3}

PwC geeft een korte toelichting over de stand van zaken

Zie

ook onder 6 Het proces van wederhoor is nog in voile gang Er is ook in de
tweede ronde gebruik gemaakt van de mogelijkheid van het proces wederhoor
door betrokkenen

De check op Feitelijke onjuistheden loopt ook nog

PwC

verwacht de planning aan te houden die is afgestemd PwC geeft aan dat het

mogeiijk is dat het rapport ondanks alle inspanningen toch een dag later dan
gepland wordt opgeleverd Zodra hetafis ontvangt de opdrachtgever het
rapport Vooralsnog is de planning
24 September Reacties van begeieidingscie naar PwC gestuurd
datum

concept Kamerbrief naar Stas door TSL

Pagina 1 van 2

1065042

00011

uiterlijk

28 septemberochtend

28 September

ontvangst definitief rapport van PwC

check op wijzigingen t b v

Kamerbrief door TSL

verzending Kamerbrief en rapport
29 September communiceren aan [betrokken medewerkers
29 September persbericht en media opioop
29 September

Afhandeiing WOB verzoek nazorgfase voor medewerkers en afhandeiing
inkoop zijn buiten deze pianning gehouden
6

PwC
a

Voortgang wederhoor

PwC geeft aan dat er door een aantal

voormalig collega s gebruik gemaakt

wordt van de mogelijkheid om image te krijgen in de reievante deien van het

concept rapport wederhoor
er nog

nodig
b

Op maandag 27 en dinsdag 28 September staan

akpraken met voormalig

om

medewerkers gepland PwC heeft ook tijd

de input uit deze wederhoor te toetsen en te verwerken

Rapportage

De reacties vanuit de begeleidingscommissie zijn ingestuurd naar PWC PwC

kan bij vragen terecht bij o a ieden van de begeleidingscommissie

Een

punten wordt besproken om e e a te verduldelljken Het rapport wordt
veelal aangeduid ats het rapport Memo Palmen PwC geeft aan toch te willen

aanta

biijven spreken over memo Palmen Dit is ook de term zoals gehanteerd in
opdrachtvenstrekking PwC licht in het rapport ook duidelijk toe dat het memo
niet a I tijd zo is aangeduid
7

Nazorg medewerkers
Actiepunt uit begeleidingscommissie 22 09 2021
Er wordt gewerkt aan tivee afzonderlijke berichten die vanuit de SG verstuurd
gaan warden aan aite betrokkenen

1

aankondiging van het rapport

2

rapport met aanbod voor individuele zorg

Het is aan de betrokkene zelfom wel of geen gebruik van het huipaanbod te

maken Er warden geen groepsbijeenkomsten georganiseerd maar er wordt

ingezet op individuele huip

DG TSL organiseert de nazorg centraal Een

aanta personen wordt persoonlijk benaderd en ook aan hen wordt huip

aangeboden
De DG s zorgen zelf voor opvang en nazorg

Persoonlijke benadering is

gewensC hiermee vervalt ook de noodzaak voor een webinar De zorg in de
lijn is bij de DG s beiegd
Verzoek om met grate zorg

p

vertrouwelijk

om

te gaan met lijstjes waarin

betrokkenen warden genoemd
8

Verspreiding rapport Communicatie
Communicate geeft de huidige stand van zaken door Zie hiervoor ook punt 5
en 7 Zij geven aan datzij o a
werken aan e mail aan betrokkenen alle
ieidinggevenden informeren DOR en bonden video boodschap woordvoering
persbericht aankondiging in SGO en MR
De dag voor de publicatie van het rapport stuurt communicatie alle
Ieidinggevenden een e maii met informatie wanneer het rapport gedeeld
wordt en waar men het rapport na publicatie kan vinden

9

Wvttk

rondvraag

WOB verzoek

verzoek om de TK te voorzien van alle documenten die ook

door de aanvrager van het WOB verzoek zijn ingediend
10

Afsiuiting door voorzitter
De voorzitter sluit af met een waord van dank voor alle inspanningen van een

ieder

Pagina 2 van 2

1065042

00011