Om te begrijpen moet
ie goed luisteren"
November 2009

basisvoorzieningen

14

m
'm
«wMKzaam en dtonstbMM'»

PlPLITIE

KJ;

'0'
KJ
KJ
0'
2

V\^rkgrDep gebruik basisvoorzieningen

r

'O'

Voorwoord
In opdracht van het Korpsbeheerdersberaad i.o. ^ heeft de Weritgroep Gebruik
Basisvoorzieningen onderzoek gedaan naar de kritische signalen over het gebruik van de
basisvoorzieningen handhaving, opsporing en capaciteitsmanagement door de gebruikers in
de politiekorpsen.
De korpschef van regiokorps Limburg Noord en tevens de voorzitter van de RKC-board
Handhaving, de heer B. Rookhuijzen, heeft de werkgroep voorgezeten. Bij het samenstellen
van de wericgroep heeft de voorzitter gekozen voor een evenwichtige vertegenwoordiging
vanuit de gebruikers (vakorganisatie en de Coöperatieve Ondernemingsraden Politie), de
oiganisatorisch verantwoordelijken (koipschefe en chief information officers), de
implementatieverantwoordelijken (vts Politie Nedertand), BZK en het Openbaar Ministerie.
De werkgroep is als volgt samengesteld:
Dhr. B. Rookhuijzen (vz). korpschef Limburg Noord / vz. Board Handhaving
Dhr. O. Dros, korpschef Groningen / voorzitter stuurgroep BVH
Dhr. H. Busker, voorzitter vakorganisatie NPB
Dhr. G. van de Kamp, voorzitter vakorganisatie ACP
Mw. K. Rietveld, voorzitter Coöperatieve Ondernemingsraden Politie
Dhr L. Hoeben, secretaris Coöperatieve Ondernemingsraden Politie
Dhr. H. Ophuizen, ClO Hollands-Midden
Dhr. M. Huting, landelijk projectleider BVH
Dhr. J. Oostveen, landelijk projectleider BVO
Mw. E. van Drunen, landelijk projectleider BVCM
Dhr. L. Kee, beleidsmedewerker BZK
Dhr. J. Vroege, directeur bedrijfsvoering parket Den Bosc^
Dhr. G. Watzeeis (secretaris), beieidsadviseur NPI

RKC i.o.
RKC i.o.
NPB
ACP
COP
COP
do's
VtsPN
vtsPN
vtsPN
BZK
OM
NPI

Voor u liggen de t}evindingen en het advies van de werkgroep.
Namens de werkgroep gebruik basisvoorzieningen,
De voorzitter,
B. Rookhuijzen

0
' De formele naam luidt het t^orpsbeheerüersberaad in oprichUng. Voor de leesbaartieid is hter gekozen voor
Korpsbeheerdersberaad.

^
'^

M
«I
3

Vytorkoro^> gofaruHc basisvDordeninoen

JM

Samenvatting
JLanleldizig
Uit de politiekorpsen komen al sinds de start van de invoering kritische signalen naar voren
over het gebruik van de basisvoorzieningen handhaving, opsporing en
capaciteitsmanagement. Het Korpsbeheerdersberaad heeft in de zomer van 2009 de
Wericgroep Gebruik Basisvoorzieningen ingesteld met de opdracht deze signalen naderte
onderzoeken en voorstellen te doen voor de aanpak van de achteriiggende problemen.

Signalen
Uit de inventarisatie van signalen door de werkgroep blijkt dat de signalen zich richten op:
a.
de verwachtingen bi] gebruikers
b.
de gebruiksvriendelijkheid van systemen
c.
het gevoel serieus genomen te worden bij klachtafhandeling
d.
technische problemen.

Advies
De beleving van de gebruiker heeft de werkgroep centraal gesteld bi] zijn advies, De
werkgroep adviseert de voigende verbeteracties:
a.
Repareer het venwachtingenmanagement
b.
Organiseer een tweede ronde 'opieiding / begeleiding op maat*
c.
Organiseer een bypass
d.
Benoem en voer 'quick wins' uit
e.
Laat de professie meer nadrukkelijk positie innemen in de sturing van grote
projecten
De werkgroep stelt voor de verbeteracties onder verantwoordelijkheid van de politieberaden utt
te voeren. Voor de uitvoering zullen middelen beschikbaar gesteld moeten worden.
De werkgroep adviseert om nu geen afspraken te maken over tussentijdse resultaten, maar
zich primair te richten op de uitvoering van bovenstaande verbeteracties
Tot slot merkt de werkgroep op dat in het advies de verbeteracties op de huidige
basisvoorzieningen handhaving, opsporing en capaciteitsmanagement zijn weergege^n. Bij
toekomstige 'opvolgers' van deze systemen zal lering getrokken moeten worden uit de huklige
ervaringen. Reeds in een vroeg stadium dient nagedacht te worden over de
systeemvoorwaarden waarbi] expliciet het gebruiksgemak en de invoertijden aan de orde
komen.

10

a
4

Werkgroep gebruik baitovoorzlenlneen

\1

0

1

Aanleiding

In het Coalitieakkoord in 2007 gaf het kabinet aan een extra impuls te willen geven aan het
veiliger maken van Nederiand. Als onderdeel hiervan is afgesproken dat de Nedertandse
politie één landelijke informatiehuishouding gaat gebruiken, waardoor er geen belemmeringen
meer bestaan voor het uitwisselen van operationele informatie. Middels een majeure operatie
moesten de systemen voor de handhaving, de opsporing van misdrijven, de inzet van
personeel en de onderliggende technische infrastructuur op dezelfde leest worden geschoeid.^
In 2008 heeft de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid (lOOV) de voortgang van de invoering
van de basisvoorzieningen onderzocht. Hierbi] is gekeken naar de technische en
organisatorische implementatie van de nieuwe systemen Basisvoorziening Handhaving (BVH).
Basisvoorziening Opsporing (BVO) en Basisvoorziening Capaciteitsmanagement (BVCM).
Uit de korpsen waar de nieuwe basisvoorzieningen reeds zijn ingevoerd geven vanaf het begin
gebnjikers (= de feitelijke eindgebruikers) kritische signalen af. De meeste signalen richtten
zich hierbi] op het gebruik van de BVH. Deze signalen werden versterkt door de uitkomsten
van enquêtes die de Socialistische Partij en de politievakorganisatie ACP hebben gehouden.
Gezien de resultaten van het ondeneoek lOOV uit 2008, het aankomende lOOV-onderzoek in
2010 en de enquêtes, heeft het Korpsbeheerdersberaad de Werkgroep gebruik
basisvooaieningen gevraagd zich te verdiepen in de signalen van de gebmikers van de
basisvoorzieningen (politieagenten en -medewerkers). Deze signalen kwamen via
verschiliende kanalen naar boven. Het Korpsbeheerdersberaad stelde daarbi] de vraag of naar
aanteiding van deze signalen aanvullende acties nodig zijn en zoja, welke. Randvoorwaarde
voor het Korpsbeheerderberaad was dat de invoering van de basisvoorzieningen, conform de
samenweritingsafspraken tussen Korpsbeheerdersberaad en de minister van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), wordt behaald. Tenslotte vroeg het
Korpsbeheerdersberaad de werkgroep te reageren op de suggestie van de minister van BZK
om afspraken te maken over tussentijdse resultaten; de werkgroep is aansluitend daarop
gevraagd met eventuele voorstellen te komen.

1.1

De basisvoorziening

Onder de naam Wenkend Perspectief 2006-2010 is begin 2006 een nieuwe strategische visie
op het informatiemanagement en de bijbehorende technologie geformuleerd. Deze visie is
geaccordeerd door de Raad van Hoofdcommissarissen en het Korpsbeheerdersberaad. Met
Wenkend Perspectief'\s meer aansluiting gezocht bi] de wericprocessen van de politie zoals
opsporing, handhaving en bedrijfsvoering. In de visie is gekozen voor een beter gebruik van
bestaande applicaties - eventueel met een nieuwe grafische schil - in plaats van de
ontwikkeling van nieuwe applicaties. Dit betekent dat voor de Nederiandse politie niet is
gekozen vcx)r het vernieuwen van de technologie maar voor het standaardiseren van
systemen. Na de fase van standaardisering vindt de fase van vemieuwing plaats.
De belangrijkste - want voor de korpsen de meest ingrijpende - pnajecten onder Wenkend
Perspectief waren de projecten Basisvoorziening Handhaving (BVH), Basisvoorziening
Opsporing (BVO) en Basisvoorziening Capaciteitsmanagement (BVCM, voorheen CMS).
Uit de samenwerkingsafspraken poWe 2008 tussen minister BZK, minister Justitie en korpsbeheerders d.d. 1 juni
2007.

CJ
Ki
O
KJ
KJ
O
i,4

5

Werkgroep gebruik basisvoorzieningen

Ay

De projecten bestonden uit een informatietechnisch en organisatorisch deel. Het
Informatietechnisch deel bestond uit het centraal realiseren en decentraal t}eschikbaar stellen
van het systeem aan alle korpsen. Het organisatorisch deel betrof het door korpsen opleiden
en in gebnjik nemen van het beschikbaar gestelde landelijke systeem. Het snijvlak tussen het
informatietechnische en organisatorische deet werd beschouwd als een gezamenlijke
verantwoordelijkheid van korpsen en de voorziening tot samenwerking Politie Nederland
(VtsPN).

1.2

Banpak werkgroep

De werkgroep heeft ervoor gekozen om zich te richten op de mening van de kritische
gebruiker. Binnen de wericgroep is de keuze voor de basisvoorzieningen niet ter discussie
gesteld. Deze keuze is als uitgangspunt genomen. De werkgroep doet ook geen uitspraken
over de techniek van de basisvoorzieningen. De werkgroep richt zich volledig op de beleving
bij de gebruiker. De werkgroep heeft ervoor gekozen om goed naar de signalen van de
gebruikers te luisteren met als doel om zich op die manier goed in te kunnen leven in de
beleving van de gebruiker. Dit is waarom dit rapport de titel Om te begrijpen moetje goed
luisteren heeft meegekregen.
De werkgroep heeft voor het onderzoek verschillende bronnen gebruikt: een enquête van de
werkgroep die is uitgezet binnen de korpsen, de inventarisatie van klachten over de
Basisvoorziening Handhaving van de vakorganisatie ACP, de vragen van de vaste
kamercommissie van de Tweede Kamer voor BZK aan de minister van BZK in mei 2009 en
het forum op de intranetsite van het regiokorps Brabant Zuid-Oost.
De vragen in de enquête van de wericgroep richtten zich op het inventariseren van de top 5klachten van de gebruiker, de mate waarin de gebruikers begrip en besef hebben voor de
reden en/of noodzaak van de komst van dit nieuwe systeem, de mate waarin de gebruikers de
logica achter het systeem en proces begrijpen en de mate waarin zij de aandacht van de
leiding bij de klachten als voldoende ervaren.
De wericgroep acht het van betang om nadrukkelijk te vermelden dat de werkgroep zich bij de
inventarisatie, constateringen en advies - conform de opdracht - heeft gericht op de kritische
signalen. De wericgroep heeft in de bevraging van de gebmikers niet gericht op het
verzamelen van - ook bestaande - positieve meldingen over de systemen.
Op basis van de reacties heeft de wericgroep een indeling van de klachten gemaakt naar
• verwachtingen bij gebruikers
• gebnjiksvriendel ijkheid van systemen
• het gevoet serieus genomen te worden bij klachtafhandeling
• technische problemen
De rapportage van de wericgroep is rond deze thema's opgezet. Per categorie wordt de vraag
uitgewerict.

0
KJ
0
KJ
KJ

0
>.»
6

«Mrkgroep gebnjHt ba&isvoorzieningen

^

2

Bevindingen werkgroep

2.1

Verwachtingen bij gebmikers

Uit de inventarisatie komt naar voren dat veel gebruikers andere - hogere - venwachtingen
hadden bij de introductie van de nieuwe systemen dan waargemaakt konden worden. Veel
gebruikers venvachtten bij de introductie van de basisvoorzieningen een aanzienlijke
verbetering van de systemen.

lie trvaar QUV\. vcrbrtCKi*ig tcw, opzichte vaw, hct vorige systcew..
Het systeeiw. oogt yuLodtrvi wtSBr btytet ouiierw^s.
De wericgroep constateert dat bij de implementatie van de systemen - achteraf gezien onvoldoende aandacht is besteed aan het managen van de venvachtingen. Dit valt te
veridaren vanuit de opdracht. Deze was immers om vanuit een bestaand systeem te werken
en dit - met nieuwe grafische schil - als gestandaardiseerd systeem bij de korpsen te
introduceren. Het vertïeteren van de gebruiksvriendelijkheid van het systeem heeft de
implementatie van een gestandaardiseerd systeem binnen de korpsen nooit primair tot doel
gehad. Deze innovatieslag zal en kan pas plaatsvinden nadat alle korpsen hetzelfde
wericproces hanteren en hiervoor hetzelfde systeem gebruiken.

2.2

Gebmiksvriendelijkheid systemen

De signalen over de gebruiksonvriendelijkheid van de basisvoorzieningen vormen de
hoofdmoot van het totaal aan geïnventariseerde signalen. Veel van deze signalen richten zich
op specifieke situaties of onderdelen van het systeem. De signalen die gaan over de
gebruiksonvriendeiijkheid van de systemen worden gekenmerict door termen als: ingewikkeld,
complex, niet-logisch, omslachtig, "ik snap het systeem niet", "het systeem snapt mij niet'. De
gebruiker heeft aangegeven dit als grote bron van frustratie te ervaren.

•

Hct systccio*. sLwlt kuctflflw.btj de pi^tetyte.
Hct systceiot begnjpt ^Ke vuct.
lie teflw -(orvMditrtvL ew leoprpcluA^ei^ luct vtKtctcvt.
Ite Mtoct tcvccL hflkWPtetXvvgcrt, witvoet^cw waartloor hct VKC tcvcct tyri teost.

De werkgroep constateert dat opleiding en begeleiding van de gebruiker intensiever,
langduriger en meer op maat (naar behoefte) had mogen plaatsvinden. Met name lijkt
behoefte te bestaan aan begeleiding op de werkvloer waardoor g^ruikers tijdens het gebruik
van de systemen geholpen worden bij onduidelijkheden. Het niet begrijpen van het systeem, of
het systeem complex vinden, zal volgens de werkgroep in de praktijk leiden tot foutieve
handelingen of het omzeilen van het systeem. De werkgroep kan niet technisch oordeten of de
systemen daadwerkelijk onnodig complex of omslachtig zijn. De beleving bij de gebruiker is
echter wel duidelijk.
Tevens stett de wericgroep vast dat de mogelijkheid bestaat dat de gebruiker in de praktijk een
eventuele verwerking van gegevens in de systemen probeert te omzeilenA/cx>rkomen.
Bijvoorbeeld door het niet melden van bepaalde incidenten of zelfe het ontwijken van situaties

0

a
KJ
KJ
CJ
^•*

Z

Werkgroep gebruik tMisisvoorzieningen

..

waartïij melding in systemen vereist zou zijn. De werkgroep benadrukt dat hier geen concrete
praktijkvoorbeelden van bekend zijn maar dat dit in theorie wel mogelijk is.
Gezien het bovenstaande gaat de werkgroep uit van de constatering dat de systemen door de
gebruiker als onnodig complex en omslachtig worden ervaren. In aanvulling hierop constateert
de werkgroep dat de gebruiker een gebrek aan voldoende opleiding en begeleiding ervaart;
dat de gebruiker het als onoverkomelijk ervaart dat bij de implementatie van het nieuwe
systeem rekening moet worden gehouden met een 'gewenningsperiode'; bij de implementatie
de I-component onterecht een sterker accent heeft gekregen dan de O-component.

2.3

Het gevoel serieus genomen te worden bij klachtafhandeling

Op grond van de inventarisatie blijkt dat de gebruiker het gevoel heeft dat er weinig tot niets is
gebeurd met de afgegeven klachten, signalen en verbetervoorstellen over het gebruik van de
systemen. Veel gebruikers vinden dat de landelijke beslissers (stuurgroepen, RKC, boards.
VtsPN) een verkeerd besluit hebben genomen met de keuze, werking en inrichting van de
systemen.

•
•

Br worelt i^iets Qtdaa v\, wtct teKHcte tv^ veKbetervoorsteLLcto, door dt gcbrvtüeers.
v>i \/crteccrde «te^tsew- (LctdCktg ei^ vfePN) bepntei^ hct systeetu cw,-pióotitcitci^.

De werkgroep constateert dat de gebruiker het gevoet heeft niet serieus te woixten genomen
dcwrdat er geen concrete acties en verbeteringen zichtbaar zijn tenwijl hiertoe wel voldoende
klachten en signalen worden afgegeven. Hoewel in de implementatie- en beheerfase is
voorzien in mogelijkheden voor de gebruiker om klachten en signalen te melden, blijkt de
gebruiker dit onvoldoende als zodanig te en/aren. De werkgroep wil benadrukken dat het
onmogelijk is om elke wens van elke gebruiker te realiseren omdat wensen ook met elkaar
kunnen conflicteren. Daarnaast heeft de werkgroep geconstateerd dat - op grond van de
diverse klachten en signalen - door de beheerder van de systemen al vele acties in gang zijn
gezet om de systemen te verbeteren. Het doorvoeren van wijzigingen in de systemen vindt
echter plaats volgens een complex en langdurig proces van besluitvorming en techniek dat
een lange doortooptijd geeft.

2.4

Technische problemen

Uit de inventarisatie komen meldingen over technische problemen naar voren. Het systeem
zou naar de mening van de gebruiker traag zijn en zou met enige regelmaat vastlopen.

•
•
•

ifetertjgveel fbwtmcLdu^gckt.
Het systeckvi reageert traag tv^ loop tc vante vast.
*&lj fjutmcldl^gcvt duurt hct Lan^ voorrfat er techkUsGhctoystaktdU.

De werkgroep kan niet oordelen of deze technische problemen zich vaker en in ernstigere
mate voordoen dan 'gebruikelijk' bij dit soort systemen. Mogelijk dat een deel van deze
signalen is te veridaren doordat is gekozen voor ombouwen van reeds bestaande 'oudere'
applicaties in plaats van de ontwikkeling van nieuwe applic:aties. Er heeft derhalve geen
vemieuwing van de technologie plaatsgevonden.
De werkgroep constateert dat de technische ondersteuning van de systemen bij de vtsPN is
belegd. De wericgroep is van mening dat het functioneren van deze technische ondersteuning
ondenwerp hoort te zijn van de reguliere klant/leverancier-afspraken tussen korpsen en de
vtsPN. Bij de implementatie van de systemen in de eerste korpsen hebt>en zich in het begin

8

Weritgroep gebnjik t>aslBvooizienino«n

tecihnische proble rnen i voorgedaan die^met technischeVondersteuinjng;zijn'yerhoipen,of in
latere„yersies yan hët systeem zijn opgelost.

0
hJ
0

KJ
AJ'
0'
:9'

. WérkgiTsépgébruik' basisvoorzieningen

-

3

Advies werkgroep

De werkgroep heeft de beleving bij de gebruiker als uitgangspunt genomen voor de
beoordeling van de klachten overde Basisvoorzieningen Handhaving, Opsporing en
Capaciteitsmanagement. De werkgroep merict op dat een groot deel van de gesignaleerde
gebreken, met name ten aanzien van de gebruiksonvriendeiijkheid. verklaard kunnen worden
door de oorspronkelijke doelstelling van de nieuwe systemen:" Voor de Nederlandse politie is
niet gekozen voor het vernieuwen van de technologie maar voor het standaardiseren".
De gebruiker verwachtte een vertsetering ten opzichte van de toenmalige systemen, tenwijl dit
niet de doelstelling was van de implementatie van de nieuwe systemen. De werkgroep
constateert verder dat de gebruiker mettertijd de systemen als gebruiksvriendelijker gaat
en/aren doorde gewenning aan nieuwe routines.
Gezien het bovenstaande, acht de wericgroep het echter wel noodzakelijk dat er concrete
acties plaatsvinden voor het verbeteren van de beleving van de gebruiker. De werkgroep
adviseert om - onder de harde randvoorwaarde dat wordt voorzien in financiering - uitvoering
te geven aan de volgende adviezen:
•
Reparatie van het venwachtingenmanagement
•
Organiseren van tweede ronde 'opleiding / begeleiding op maat'
•
Organiseren van een bypass
•
Benoemen en nakomen quick wins
•
Professie meer nadrukkelijk positie laten nemen in de sturing van grote projecten
Ter afsluiting adviseert de wericgroep op de vraag van het Korpsbeheerdersberaad om te
reageren op de suggestie van de minister om afspraken te maken over tussentijdse resultaten.
Het uitvoeren van de adviezen van de werkgroep ligt binnen het bereik van de mogelijkheden
en bevoegdheden van de politieberaden. Om deze reden adviseert de werkgroep de
politieberaden de verantwoordelijkheid te nemen voor de uitvoering van deze adviezen.
Gezien de huidige - gevorderde - fase van de implementatie van de systemen verdient het
aant>eveling dat deze concrete uitvoering begin 2010 zal plaatsvinden.
Het voorzien in de benodigde financiering wordt als randvoonvaarde gesteld voor het kunnen
uitvoeren van de adviezen. Hierbij kan positief worden ingegaan op het aanbod van de
minister van BZK om een rot te vervullen.

Advies 1

Reparatie van het verwachtingenmanagement

De wericgroep constateert dat het merendeel van de gebruikers bij de komst van de nieuwe
systemen een gebruiksverbetering hadden venwacht ten opzichte van de 'oude' systemen. Hel
feit dat een gebruiksverbetering van de systemen ncx)it onderdeel uitmaakte van de
doelstelling ('niet vernieuwing maar standaardisatie') is niet duidelijk gecommuniceerd en/of
niet duideiijk aangekomen bij de gebruiker. De venvachtingen van de gebruikers zijn duidelijk
niet voldoende gemanaged.
De wericgroep adviseert om het verwachtingenmanagement te repareren door de doelstelling
van de implementatie van de nieuwe systemen alsnog duidelijk en intensief uit te leggen aan
de gebruikers. Dit zal bijdragen tot meer begrip voor de wijze waarop de systemen zijn

0
^^
KJ
Kji

CJ
10

Werkgroep gebruik basisvoorzieningen

^

CJ

ingericht en werken. Voorstel is om de vakorganisaties en medezeggenschap een belangrijke
rol te laten vervullen bij de communicatie. Daarnaast adviseert de wericgroep om bij
toekomstige projecten meer aandacht te besteden aan het managen van de venwachtingen.

Advies 2

Organiseren van een tweede ronde 'opleiding /
begeleiding op maat*

Als onderdeel van de implementatie van de nieuwe systemen zijn gebruikeis opgeleid en
begeleid. Op basis van de geïnventariseerde signalen constateert de wericgroep evenwel dat
het in de praktijk voor de gebruiker moeilijk blijkt om de bestaande wericwijze los te laten en
over te gaan op het nieuwe uniforme wericproces dat door het systeem wordt ondersteund.
Hier speelt ook een gebrek aan kennis en inzicht in het nieuwe wericproces mee.
Waar het de gewenning aan het gebruik van nieuwe systemen betreft, adviseert de wericgroep
een meer uitgebreide en continue begeleiding, dichter op de werkvloer. De ervaren
comptexiteit en omslachtigheid van de systemen zal met deze begeleiding niet worden
vertïeterd, echter wel de beleving hiervan bij de gebruikers. Naar venwachting zal dit een beter
gebmik, met minder kans op fouten, tot gevolg hebben.

Advies 3

Organiseren van een bypass

Omdat veel gebruikers het gevoel hebben dat klachten over de systemen niet worden
gehoord, adviseert de wericgroep te voorzien in een bypass-constmctie die de geluiden van de
gebruikers via medezeggenschap en vakorganisaties kanaliseert richting de
verantwoordelijken voor de systemen. Deze bypass-tx)nstructie dient als alternatief op het
moment dat de gebruiker het idee heeft dat de klachten via de gebruikelijke kanalen niet
voldoende gehoord worden. Het meenemen van de mening van de gebruiker wordt met deze
bypass-constructie stnjctureel geborgd bij de verdere doorontwikketing van de systemen.
Mogetijk valt hierbij aan te sluiten bij het uitvoeringsoverleg onder het CGOP.

Advies 4

Benoemen en nakomen quick wins

De gebruiker heeft aangegeven het gevoel te hebben niet serieus te worden genomen doordat
er geen concrete verbeteringen zichtbaar zijn. terwijl wel voldoende klachten en signalen
worden afgegeven. De werkgroep adviseert richting de gebruiker concrete resultaten op korte
tennijn mericbaar en zichtbaar te laten zijn.
De werkgroep geeft hierbij het volgende concrete voortseetd: Op het politie-extranet kan een
website worden gerealiseerd waar de gebmiker middels een 'poll', vanuit 10 tot 20 vooraf
gedefinieerde en realiseert^are verbeterpunten. kan stemmen op de voor hem/haar
belangrijkste veriaeterpunten van de systemen. De gekozen top 5 verbeterpunten van deze
'poll' moeten binnen een jaar worden gerealiseerd. De communicatie rondom deze 'poll' kan
tevens gebnjikt worden als medium om het venwachtingenmanagement bij de gebmiker te
repareren.

Advies 5

Professie meer nadrukkelijk positie laten nemen in de sturing
van grote projecten

De werkgroep adviseert de professie een meer nadrukkelijke positie te geven in de sturing van
grote proiecten. Dit is te realiseren door de sturing van grote projecten aan te laten sluiten bij

11

CJ
^^
CJ
KJ
KJ
CJ

Werkgroep gebruik bastsvoorzieningen

C3

de reeds bestaande landelijke overieggremia van de politieberaden en ICT govemace
structuur. Een RKC-board kan bijvoorbeeld fungeren als stuur- of regiegroep bij dit soort grote
projeclen.
Hierbij dienen, naast de inhoudelijke input van onder andere functioneel beheerders en
proceseigenaren, ook de feitelijke eindgebruikers positie te worden gegeven in de
govemance-StolKtuur. Hierbij is het van belang dat de professie ('het blauw') in gevoel en
emotie beseft dat het om systemen gaat die landelijk worden gebruikt.

Advies 6

Meting van tussentijdse resultaten

Het Korpsbeheerdersberaad heeft de werkgroep gevraagd een reactie te geven op de
suggestie van de minister om afspraken te maken over tussentijdse resultaten.
De werkgroep adviseert om geen tijd en capaciteit te investeren in het meten van tussentijdse
resultaten, maar deze tijd en capaciteit zinvol te besteden aan de invulling van voorgaande
adviezen van de werkgroep. Door middel van uitvoering van de hierboven vermelde adviezen
van de wericgroep wordt voldoende voorzien in een structurele borging van verbetering van de
systemen.

M
M
1 2 Werkgroep gebnih bashvoor^ningen

Bijlage 1 De opdrachtformulering
Opdrachtformulering werkgroep gebruik basisvoorzieningen
d.d. 21 augustus 2009
Aanleiding
In de samenwerkingsafspraken politie zijn afspraken gemaakt over de invoering van een
aantal basisvoorzieningen in 2008 en 2009 met als doel tol één landelijke
informatiehuishouding te komen binnen de Nederiandse politie, tn 2008 heeft de lOOV de
voortgang van deze invoering in beetd gebracht waarbij gekeken is naar de technische en
organisatorische implementatie van de nieuwe systemen. Begin 2010 zal de lOOV in opdracht
van de minister een tweede meting uitvoeren naar het behalen van de afgesproken resultaten.
Uit de korpsen waar de nieuwe basisvoorzieningen reeds zijn ingevoerd, geven gebruikers
kritische signalen af met name ten aanzien van de tangere invoertijden bij BVO en BVH en de
uitwisselbaarheid van informatie. Deze signalen zijn o.a, naar voren gekomen in een enquête
van de SP, inventarisatie van de ACP, brieven van politiemedewerkers aan de minister en
kritische vragen van de vaste kamercommissie.
Een aantal vooriDeelden van deze signalen:
•
Uit een brief aan de minister van BZK:".. .een collega is 2,75 uur bezig om een
koppeling te maken in hetsysteem om een dossier af te kunnen boeken. Daarvoor
moet hij ongeveer 140 handelingen vem'chten omdat anders het bewuste dossier niet
afgeboekt kan worden. Raadplegen en werken in dit nieuwe systeem is een ramp die
veel politiemensen van onderzoeken en de straat weet te houden. Honderden
klachten die op ons intemet worden gezet worden doorde korpsleiding genegeerd
met de opmerking 'we moeten eraan wennen'. Maar het is werkelijk onwerkbaar."
•
Uit een brief aan de minister van BZK: 'Met een eenvoudig verkeersongeval ben j e al
minimaal 2 tof 3 zolang bezig om alles in de computer te zetten. Komt niet omdat men
nog moet wennen, maar gewoon omdat j e verschrikkelijk veel moet invoeren en zelfs
dat invoeren gebeuri op een heel onlogische manier."
•
Van het BVH-fomm op het intranet van Brabant Zuidoost: 'Welnu, u heeft ons een
systeem bezorgd, waar geen kop en geen staari aan zit. Waar de logica, ook na de
seniorcursus, niet valt te ontdekk&i. Waar de gebruiker continu wordt geconfronteerd
met onmogelijkheden in plaats van mogelijklieden. Ik heb inmiddels drie o e . 's. Geen
ervan voldoet om mijn werk naar behoren te kunnen doen. Om nog maar te zwijgen
over de besloten registraties. Die vind ik niet eens terug, terwijl ik als
sporencoördinator bij FTO wél geacht wonjt daar weri< in te verrichten. Er zit geen één
FTO-formulier in BVH dat werkt, tenvijl daarvoor een hele werkgroep aan de gang is
geweest."
•
Uit de kamervragen van de vaste kamercommissie: "Hoe kan het dat appltoaties
tijdens het invoeren van gegevens bij de B VH vastlopen, er dataveriies ontstaat en
waardoor een dusdanig slechte periormance wordt geleverd?'
tn het Kbb van 20 juni 2009 is de voortgang van de samenwericingsafspraken aan de orde
geweest. Op basis van deze voortgangsrapportgage heeft het Kbb geconstateerd dat er extra

13

Werkgmep getirufk basisvoorzieningen

c:i
KJ
CJ
KJ
KJ
CJ
h*
CJ

aandacht nodig is voor de organisatorische implementatie van de basisvoorzieningen BVH,
BVO en BVCM, oftewel het daadwerkelijk gebruik door de eindgebruikers. Het Kbb heeft
daarom besloten om een kleine werkgroep in te stellen, die zich richt op de signalen uit het
vetd over het gebruik van de basisvoorzieningen en die adviseert of aanvullende acties nodig
zijn.
In het overieg tussen db Kbb en minister op 9 juli 2009 is eveneens gesproken over het
gebruik van de basisvoorzieningen, in het bijzonder BVH, Ook de minister heeft haar zorgen
geuit over de signalen die haar bereiken omtrent het gebruik. Zij heeft het db Kbb gevraagd
om hier aandacht aan te besteden en heeft eveneens gevraagd of het departement in deze
kwestie hulp kan bieden.
Bovendien heeft de minister de suggestie gedaan om afspraken te maken over tussentijdse
resultaten, bijvoorbeeld ten aanzien van de invoertijden.

Doelstelling
Het Kbb wenst inzicht in de signalen uit het veld ten aanzien van het gebruik van de
basisvoorzieningen en een advies gericht op een eventuele verbetering van dit gebruik.

Opdracht
Het Kbb geeft de werkgroep de volgende opdracht mee;
• Geef een samenvattend overzicht van de signalen uit het veld over het gebruik van de
basisvoorzieningen.
• Adviseer of er aanvullende acties nodig zijn naar aanleiding van deze signalen over
het gebruik van de basisvoorzieningen en benoem deze eventueel benodigde acties.
Geef daarbij aan op welke termijn en onder wiens verantwoordelijkheid deze acties
moeten plaatsvinden. Bekijk ook of het ministerie van BZK hierin een rol kan vervullen.
• Geef een reactie op de suggestie van de minister om afspraken te maken over
tussentijdse resultaten en doe daarvoor evt, een aantal voorstellen.
De wericgroep zal bij de uitvoering van deze opdracht zoveel mogelijk aansluiten bij reeds
bestaande gremia, zoals gebruikersplatforms. De werkgroep dient de resultaten in november
2009 op te leveren bij het Kbb.

Randvoorwaarde
Het behalen van de samenwericingsafspraken is een randvoorwaarde.

a

M
M
«I
14

Werkgroep gebruik baelsvoorzienlngen

^-

Bijlage 2 De basisvoorzieningen
Basisvoorziening Handhaving (BTH)
BVH is een gestandaanJiseerd systeem voor alles wat met de basispolitiezorg te maken heeft.
Met BVH heeft iedere executieve politiemedewerker rechtstreeks toegang tot
handhavinglnformatie uit het hele land. BVH vervangt de handhavingsystemen BPS, Genesys
en Xpol (en de eigen varianten per korps). BVH t>orduurt voort op Xpol en is voorzien van een
grafische schil. Alte Nedertandse korpsen gaan BVH gebmiken. Iedereen wordt voor BVH
opgeleid, óók de korpsen die nu Xpol gebruiken.
In de 'samenwerkingsafspraken politie 2008' tussen ministers van BZK en Jusiitie en
korpsbeheerders is hel volgende afgesproken over BVH: "De invoering van de
Basisvoorziening Handhaving stari in 2007 conform een door het bestuur van de vtsPN
vastgesteld implementatieplan. Eind 2008 hebben minstens 13 korpsen de implementatie
afgerond, een aantal korpsen is met de implementatie gestari en de resterende korpsen zullen
in 2009 volgen. Eind 2008 kan met zekeriieid worden gesteld dat de implementatie in 2009
wordt afgerond."
Per november 2009 is BVH reeds bij 24 korpsen operationeel. Volgens plan zal BVH eind
2009 bij alle korpsen geïmplementeerd zijn.

Basisvoorzienii^ Opsporing (BTO)
BVO wordt hét landelijke informatiesysteem voor het eenduidig vastleggen, verrijken en
t>eheren van opsporingsinfonnatie. BVO dekt het totale rechercheproces van de Nederiandse
politie. BVO is een doorontwikkeling van het beslaande recherchesysteem RBS met grafische
schil. BVO vervangt bestaande opsporingssystemen. Alle Nederiandse korpsen gaan BVO
gebmiken.
In de 'samenwericingsafspraken politie 2008' tussen ministers van BZK en Jusiitie en
korpsbeheerders is hel volgende afgesproken over BVO:" De invoering van de
Basisvoorziening Opsporing stari in 2007 conform een door het t)estuur van de vtsPN
vastgesteld implementatieplan. In 2008 zullen tenminste 20 korpsen de implementatie hebben
afgerond, de overige korpsen zijn met de implementatie gestari. Eind 2008 kan met zekerheid
worden gesteld dat de implementatie in 2009 wordt afgemnd."
In novemt>er 2008 is BVO volgens plan bij alle korpsen geïmplemenleerd en operationeel.

Basisvoorziening Capaciteitsmanagement (BTCM)
Hel doel van de BVCM is tweeledig. Allereerst gaat het om het uniformeren en
professionaliseren van het inzetten van politiemedewerkers met respect voor de belangen van
de organisatie en de arbeidsomstandigheden van de medewericers. Ook het terugbrengen van
Arbeidstijdenwet-overtredingen speelt hierin mee. Daarnaast gaat het om standaardisatie
conform het Wenkend Perspectief-concept: het implementeren van één t}asaal, standaard
systeem, BVCM. BVCM is een nieuwe versie van het CMS-systeem dat voorheen bij 5
korpsen in gebmik was.

IS

Werkgroep gobruik basisvoorzieningen

CJ
KJ
O
KJ
KJ
CJ
._

Het gaat om meer dan het invoeren van een nieuw systeem. Om BVCM goed te laten landen,
wertct elk korps mee aan de organisatorische randvoonwaarden. Alle Nederiandse korpsen
gaan BVCM gebruiken voor het maken van roosters en registreren van werkzaamheden. De
managementinformatie die vervolgens over de inzet ter beschikking komt, wordt gebruikt voor
het bijstellen van plannen,
In de 'samenwerkingsafspraken politie 2008" tussen ministers van BZK en Justitie en
korpsbeheerders is het volgende afgesproken over BVCM:" De invoering van de
Basisvoorziening Capaciteitsmanagement stari begin 2008 volgens een door het bestuur van
de VtsPN vastgesteld implementatieplan. In 2008 zullen tenminste 12 korpsen de
implementatie hebben afgerond, de overige korpsen zijn met de implementatie gestari. Eind
2008 kan met zekerheid worden gesteld dat de implementatie in 2009 wordt afgerond. "
Per november 2009 is BVCM bij 25 korpsen geïmplementeerd en operationeel. Volgens plan
zal BVCM eind 2009 bij alle korpsen geïmplementeerd zijn.

CJ
KJ
0
KJ
Kï
0
16

Werkgroep gebruik basisvoorzieningen

r

«3

BIJIiAGE 3: Een greep uit de signalen
(op basis van de enquête)
Basisvoorziening Handhaving (BTH)

•

17

Waar zijn de formulieren gebleven die ik altijd gebruik, geen begrip landelijke BVH.
Waarom kan ik de rol t)elrokkene niel meer gebmiken, vroeger was hel beter
BVH is traag en begrijpt mij niet
Meer blauw binnen dan op straat, het zou toch sneller worden
Wie maakt uit hoe ik mijn weric moet inrichten, ik zelf t<x;h.
Traag bij opstarten en in het gebruik en vastlopen in verschillende werkzaamheden
Ingewikkeld programma, veel verplichte velden, lastig om echt eigen te maken
Coördinatie en sturing van activiteiten op de wericvloer niet ondersteund vanuit BVH
Herstel van fouten en tekortkomingen duurt vreselijk lang
Sluit niet aan bij de dagelijks uit te voeren activileiien
Veel meer invoer dan in BPS
Minder (onvoldoende) Zichl op Zaken
Geen routine
BVH is niet togisch
Sysieem is traag
Traag. Bijv. modeldossier kost veel tijd.
BVH kosl veel lijd agv optwuw schermen, keuzemenu's e d.
BVH betekent op een aantal punten omslachtiger invoer agv inrichtingskeuzes die landelijk zijn
gemaakt.
Systeem is complex, inconsequent en zeer onlogisch: gebmikersonvriendelijk.
Het kost veel meer tijd om zaken te registreren: tijdrovend.
Fouten in formulieren en ontbrekende formulieren
Technische fouten: vastlopen en dataveriies
Beslotenheid en raadplegen (besloten) registraties
Gegevenst>eheer BVH: geen opleiding, geen houvast, verschilt van BPS
Niet alle wetsartikelen zijn opgenomen: tabellen
Meerdere malen afboeken van registraties (Core. ZoZ. bij iedere wijziging in de registratie)
Ontbrekende rollen bij MK's: met name de rol betrokkene: tabellen
Onbetrouwbare GIDS-cijfers doordat bijv. een aangifte op 7 manieren kan worden ingevoerd
Raadplegen in andere regio's
De filosofie achter BVH past niet bij een regio die met zo min mogelijk mensen weric
binnenhaalt en dit via coördinatie verdeelt, sturing-bedrijfsvoering en cultuur.
Layout oogt modern, sysieem zelf is oudenvets, voldoet niel aan huidige digitale tijdperk.
Formulieren: er zitten vee! fouten in de formulieren, zowet juridische onvolkomenheden ais
functionele gebreken.
Tat}ellen: de labellen zijn deels onvoldoende gevuld.
Dataveriies: het komt nog steeds voor dat gebruikers ingevoerde tekst kwijt raken.
Traagheid van hel sysieem: bij het genereren van formulieren, vooral in zaken met veel
vervolggebeurten issen treedt een lange wachttijd op, met als gevolg productieveriies. ook het
wisselen en opbouwen van schermen wordt als te traag ervaren.
De doork>oplijd van aanpassingen/noodzakelijke veriseteringen/oplossen van geconstateerde
problemen wordt als veel te lang ervaren.
Minder functonaliteit met BVH dan met Xpol en BPS
Zitten nog veel fouten in BVH (m.n. formulieren)
Afs er probleem is duurt het veet te lang voordat fouten zijn hersteld, ook als oplossing heel
simpel is
Men moet vaak temgvallen op word (knippen/plakken) in verband met gebrekkige formulieren

Werkgroep gebnjttc basisvoorzieningen

CJ
KJ
CJ
KJ
KJ
C3
^j

•
•

Het duurt onacceptabel lang voordat wijzigingen (ook die zijn ingegeven door veranderde
wetgeving) zijn doorgevoerd in de BVH (tabellen en formulieren)
Door tabelversimpeling kun je in veel gevallen niet op ambtseed/belofte een goed inhoudelijk
juridisch correct PV opmaken (gebruiker wordt gedwongen tot creatief cq. niet integer
handelen)

Basisvoorziening Opsporing (BTO)
Geen/onvoldoende sturing op het gebmik
Tijdgebrek, andere prio stellen.
Geen aanmaak registratie, ondanks duidelijke afspraken
Geen onderhoud MRO
Sluiten registratie
Koppeling BVO - BVH nog niet gerealiseerd.
Er is geen koppeling met de landelijke straatnamen- en postcode tatiet.
Performance BVO is minder dan van RBS.
In de Gegevensset Opsporing ontbreken nog de nodige relaties en kenmericen.
Werkplek voor de visueel gehandicapte medewerker nog immer niet gerealiseerd.
dubbele invoer in BVO en BVH en het hier mee gemoeide tijdsbeslag.
Invoer is le omslachtig (m.n. leggen relaties).
Gewenste koppelingen laten op zich wachten.
Tap module niet gebruiksvriendelijk
Sturingsmogelijkheden niet al te groot
Dit komt er weer bij, hebben we niet om gevraagd gebruiksonvriendelijk
Kost veel tijd
Heb er "zelf'in Ie instantie geen profijt van
Extra invoer ivm geen koppelingen
Systeem is bewertcelijk
Dubbele invoer van gegevens in meerdere systemen
Verouderde functionaliteiten en voldoet in veel situaties niet aan de behoefte
Slechie tekstverwerker
Asynchroom lopen van de interface en applicatie met vastlopen als gevolg
Arbeidsintensief
Informatie-systeem en geen productiesysteem

Basisvoorziening Capaciteitsmanagement (BTCM)
Binnen het systeem zou een beleidsvoorbereidend deel moeten worden opgenomen.
Het gebruik van het roostervoo rstelappa raat moet gebruikersvriendelijker gemaakt worden
Er zou een eensluidende regeling moeten komen voor de afwikkeling van studenten/
aspiranten.
Het managen van capaciteit is niet mogelijk in de VCM.
Als er te veel activiteiten gepland worden, is het erg tijdrovend (A plannen en B
verantwoorden)
Hel gebruik van roosten/oorstelautomaat levert niets op.
Het makkelijk inzichtelijk maken van actuele daginformatie is erg lastig tot onmogelijk en
uitdraaien BVCM slechts bruikbaar voor briefings.
Onvoldoende cq slechte begeleiding en kwalitatief slechte opleidingen.
Voor planners springt het moster standaard op een week en moet steeds opnieuw ingesteld
worden.
De bewerkelijkheid van het maken van werkplannen
De RVA zou socialer moeten plannen
Niet kunnen inschrijven op diensten
Overzichtelijkheid en regiobrede transparantie vwb roosters

Jj
^

0
18

Vlterkgroep gebruik basisvoorzieningen

^M

Rooslen/oorstelaulomaat werkt niet naar behoren, dit zou de winstpakker van het systeem zijn;
Geen goed overzicht over meerdere plangroepen.
veel handmatige klikken bij het maken/invullen van roosters (muisarm)
grote hoeveelheid kleurtjes waardoor overzicht moeilijk is
omslachtigheid van fiatteren
Het is wel BV maar geen CM! Je kunt niet (of met heel veel omwegen) vooru it-wericen/p la nnen.
Zeer bewerkelijk; OC's zijn er veel te veel tijd mee kwijt, planners idem
Erg onoverzichtelijk,
Jaarwerkplan totalen nog steeds niet beschikbaar voor de individuele medewerker
fiatteren kan nog veel eenvoudiger (lees; minder bureacratie);
Het niet vooruit kunnen kijken in het systeem (ontbreken 26-weeks indicatief rooster)
Overzicht en inzicht i_AR/ATW overtredingen is onvoldoende.
Lezen Jaanverkplan lastig (veel onduidelijkheid over juiste gegevens bijv. over meer/mindemren).
Bewerkelijk systeem voor planners en leidinggevenden.
Roosters zijn niet overzichtelijk/lijn ontbreekt.

CJ
KJ
CJ
KJ
KJ
CJ
H*
19

werkgroep gebruik basisvoorzieningen

.-