DIOR
BECIS
Rapport
Fit gap analyse Archiefwet 1995 en Archiefwet 2021

Ministerie van Financien
versie 1 1

■Z L
’
■

V

k

\

•

i I

|BI

Id

I

V

V

I

S

m
A

w

\

r

m
I’T

ip^

iT
rt

Cl

BECIS I DIOR

Bezoekadres Amsterdam
Henri Polaklaan 38 1018 CT Amsterdam 020 403 11 47

Bezoekadres Den Haag

Bezuidenhoutseweg 1 2594 AB Den Haag 070 8200 628

1803131

00001

Opdrachtgever
Naam

Persoonsgegevens

Auteurs

Persoonsgegevens

Naam

Persoonsgegevens

Organisatie Ministerie van Financien
Datum

DIOR

Akkoord

Datum 11 april 2023

alien BECIS |

2

1803131

00001

Managementsamenvatting
Het Ministerie van Financien heeft BECIS | DIOR in het najaar van 2022 opdracht gegeven te

onderzoeken of de informatiehuishouding voidoet aan de huidige en nieuwe Archiefwet en in het

geval zij daar niet aan voidoet aan te geven weike maatregelen moeten worden getroffen om daar
wel aan te voldoen Het onderzoek heeft door de beschikbaar gestelde
van een

uitgebreide verkenning gekregen

ondersteunende processen BOP

doorloop tijd het karakter

In het onderzoek ligt de focus op de bestuurlijk

de uitvoering van de Wet open overheid en de uitvoering van

vorderingen voortkomend uit Parlementaire Enquetes De informatie huishouding van de primaire
processen maakt veelal gebruik van taak

en

procesapplicaties waarbinnen informatie geordend

wordt bewaard en is buiten beschouwing gebleven

De scope van het onderzoek omvat vier onderdelen van het ministerie het Beleidsdepartement de

Douane de dienst Toeslagen en de Belastingdienst De laatstgenoemde is halverwege hettraject

aangesloten
Voldoen aan de Archiefwetgeving^ is alleen mogelijk als de algehele informatiehuishouding in alle

opzichten op orde is

Het onderzoek omvatte daartoe twee delen

een

quickscan en de verdieping

In

de quickscan zijn met betrokkenen van de Informatie op orde programma s van de onderdelen de
verbeterinitiatieven onderzocht In de verdieping is vooral vanuit de praktijksituatie naar de kwaliteit
van de

informatiehuishouding gekeken

De kwaliteit van de informatiehuishouding wordt

weergegeven in een volwassenheidsmodel dat 5 fasen kent De gemiddelde volwassenheidsscore van

alle onderdelen tezamen is 2 6

waarbij 1 het laagst en 5 het hoogst is

Het onderzoek heeft zich ook gericht op de eisen voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie

DUTO eisen

kortweg DUTO

DUTO is een raamwerk waarmee overheidsorganisaties kunnen

bepalen weike passende maatregelen ze moeten nemen voor de duurzametoegankelijkheid van hun
informatie en geeft een kader om te bepalen of aan de Archiefwetgeving wordt voldaan

Om de informatiehuishouding en

voorziening te verbeteren is binnen het ministerie van Financien

het Programma Informatiehuishouding op Orde PlOO PlOO gestart PlOO kent een centraal

opdrachtgeverschap van de Bestuursraad

BR

en voert

regie op programma s en projecten van de

onderdelen

Op basis van de gevoerde gesprekken en bestudering van relevante stukken zijn de volgende
conclusies getrokken
1

Het ministerie voidoet nog niet aan de DUTO eisen en nog niet aan de Archiefwetgeving

Tekenend is dat bi] de uitvoer van de fit gap analyse een deel van de ondervraagden aangaf
dat ze de informatiehuishouding van het ministerie als chaotisch ervaren Het Ministerie van
Financien is op dit moment niet in control over haar informatie en voidoet daarmee niet aan

de Archiefwetgeving of aan DUTO
2

De programmaorganisatie informatie op orde wordt door deelnemers aan het onderzoek

beschouwd als een verzameling instrumentele verbeteringen

^

Informatiehuishouding op orde

Wij hebben gekozen voor de term Archiefwetgeving indien zowel de oude als de nieuwe archiefwet worden bedoeld
Indien er specifiek een van beide is bedoeld dan is dat aangegeven

Archiefwet 1995 en Archiefwet 2021

3

1803131

00001

brengen vraagt echter ook een cultuurverandering De programmaorganisatie mist die
cultuurverandering en moet daaraan invulling geven
3

De executiekracht van het informatie op orde programma en de actieplannen van de

onderdelen is momenteel nog gering De plannen moeten zich ook richten op het

aanbrengen van praktische verbeteringen in de informatieverzamelingen
4

De organisatieonderdelen van het ministerie hebben behoefte aan een informatie omgeving

die snel beschikbaar is en aansluit op hun eisen

Voor meer uitleg over de conclusies verwijzen wij naar hoofdstuk 6 van dit rapport

Op basis van de conclusies kunnen wij de volgende aanbevelingen formuleren
ministerie van Financien en de onderdelen in de

waarmee het

nabije toekomst kunnen voldoen aan de

Archiefwetgeving
1

Realiseer een cultuurverandering

2

Zorg voor meer executiekracht in de uitvoering van de actieplannen en daaruit
voortvioeiende projecten

3

Los de versnippering van het informatielandschap zo snel mogelijk op

4

Realiseer een tijdelijk centraal document management systeem in afwachting van het

toekomstig Content Services Platform
5

De storing en monitoring van de compliancy van de organisatieonderdelen aan de

Archiefwetgeving en de DUTO eisen
6

CSP

moet door de Bestuursraad bi] PlOO worden gelegd

Stel een actieplan op voor het Beleidsdepartement

Daarnaast zijn er enkele kleinere aanbevelingen gedaan Voor een toelichting en uitwerkingen per

aanbeveling en voor de kleinere aanbevelingen verwijzen wij naar hoofdstuk 7 van dit rapport

4

1803131

00001

Inhoudsopgave
1

Managementsamenvatting

3

Documentbeheer

6

1

Introductie

7

2

Werkwijze

10

3

Archiefwet en DUTO eisen

12

4

Voldoet het Ministerie van Financien aan de DUTO eisen

17

5

Bevindingen

20

6

Conclusies

32

7

Aanbevelingen

36

Bijiagen

40

Bijiage 1 Format volwassenheidsmodel

40

Bijiage 2 Bronnen

43

Bijiage 3 Afkortingen

44

Bijiage 4 Gesprekken

45

5

1803131

00001

Documentbeheer

Versiebeheer

Versie

Datum

Gedistribueerd aan

0 5

23 02 2023

Feedback verwerkt

0 9

06 03 2023

Feedback verwerkt

0 96

14 03 2023

0 97

16 03 2023

1 0

27 03 2023

Opievering definitieve versie

1 1

11 04 2023

ersoonsgegevens

Persoonsgegevens

Wijzigingen

Feedback verwerkt
Feedback verwerkt

Redactionele

aanpassingen

hfst

6

en

opnemen 7

6

1803131

00001

1

Introductie

Om de informatiehuishouding en

voorziening te verbeteren is bet ministerie van Financien bet

programma PlOO gestart PlOO kent een centraal opdracbtgeverscbap van de Bestuursraad

BR

en

voert regie op programma s en projecten van de onderdelen

Vraag van de opdrachtgever
Binnen bet Ministerie van Financien is de beboefte ontstaan aan duidelijkheid over de vraag in

hoeverre de informatiebuishouding voldoet aan de Archiefwetgeving Daartoe beeft bet ministerie

gevraagd een rapport op te stellen dat
een

samenvatting geeft van de vernieuwingen in de nieuwe Arcbiefwet ten opzicbte van de

Arcbiefwet 1995 Dit is uitgewerkt in boofdstuk 3
de huidige situatie bescbrijft voor bet departement

kwaliteitsbeoordelingen

en af te nemen interviews

aan

de band van reeds bescbikbare

Zie hiervoor boofdstuk 4 en 5

bet verscbil tussen de buidige en de gewenste situatie weergeeft Ook dit is verwerkt in
hoofdstuk4 en 5
definieert of

en zo

ja in welke mate met de al voorziene PiOO projecten bet verscbil wordt

verkleind Dit komt in boofdstuk 5 aan bod
definieert welke doelen gesteld dienen te worden om de gewenste situatie te bereiken Dit is in
boofdstuk 6 t m 7 opgenomen
adviseert over de vervoigstappen

biervoor boofdstuk 6 t

m

en de

bijbeborende doorlooptijd begroting en besturing

Zie

7

Dit adviesrapport is gericbt op bet informatiebebeer en de informatiebuishouding van bet Ministerie
van

Financien en de bijbeborende uitvoerende directoraten generaal

•

bet Beleidsdepartement

•

de Belastingdienst

•

de Dienst Toeslagen en

•

de Douane

DG

waaronder vallen

In dit rapport worden deze gezamenlijk aangeduid als de onderdelen

Doelstelling
Het doel van dit adviesrapport is om inzicht te geven in

1

De gap tussen de buidige informatiebuishouding binnen bet Ministerie en de gewenste

informatiebuishouding met als doel te voldoen aan de Arcbiefwet 2021^ en de buidige
Arcbiefwet 1995
2

Aan te geven welke stappen op dit terrein kunnen worden gezet en boe deze stappen passen

binnen de bestaande plannen en structuren

^

De Archiefwet 2021 is de gangbare benaming van de nieuwe Arcbiefwet Deze wet is nog niet van kracht Dit voIgt naar

verwachting in 2024
7

1803131

00001

Aanleiding en achtergrond
Naar aanleiding van het rapport Ongekend onrecht

over de

Kindertoeslagenaffaire van 17

december 2020 is het kabinet Rutte III in 2021 afgetreden Het rapport toonde aan dat duizenden
ouders in problemen zijn gekomen doordat de Belastingdienst ouders die kinderopvangtoeslag

kregen onterecht aanmerkten alsfraudeur^
Wat het rapport ook aan het licht bracht de informatiehuishouding van de Belastingdienst is niet op

orde Mede doordat de informatiehuishouding niet op orde was duurde het lang om Kamervragen
over de

kindertoeslagenaffaire te beantwoorden

bron

nulmeting 2021 Op dit moment

maart

2023 duurt het ook lang Woo verzoeken binnen de wettelijk termijn te honoreren Het Ministerie
van

Financien staat er op dit moment het slechtst voor en doet er 211 dagen over om Woo

verzoeken te behandelen bron NOS

De kindertoeslagenaffaire heeft voor maatschappelijke en politieke drukgezorgd om overheids

informatie op orde te krijgen Door het Rijksbrede plan Open Overheid 2020 wordt elke

overheidsinstelling geacht de informatiehuishouding de komende jaren onder controle te krijgen en
te openbaren

Het Ministerie van Financien committeert zich aan de oproep om

informatiehuishouding duurzaam te her structureren en aan de Archiefwet 2021 te gaan voldoen
Op basis van dit vertrekpunt heeft BECIS | DIOR een onderzoek uitgevoerd

Afbakening
•

In het onderzoek ligt de focus op de bestuurlijk ondersteunende processen BOP
van de Wet open overheid en de

uitvoering

van

de uitvoering

de vordering voortkomend uit Parlementaire

Enquetes De informatiehuishouding van de primaire processen maakt veelal gebruik van taak
en

procesapplicaties waarbinnen informatie geordend wordt bewaard en is buiten beschouwing

gebleven
•

Voldoen aan de Archiefwetgeving kan alleen als de organisatie haar informatiehuishouding op
orde heeft Het onderzoek richt zich daarom op de informatiehuishouding van het Ministerie van
Financien Om precies te zijn het Beleidsdepartement de dienstToeslagen de Belastingdienst en

de Douane De andere onderdelen die vallen onder het Ministerie van Financien zijn buiten

beschouwing gebleven
•

De Archiefwet 1995 wordt deels herzien in de Archiefwet 2021 Omdat de Archiefwet 2021 nog
niet in working is getreden wordt voor deze fit gap analyse ook gekeken naar de Archiefwet

1995 Als de organisatie voldoet aan de Archiefwet 1995 kan in detoekomst alvast

voorgesorteerd worden op de Archiefwet 2021
•

De Belastingdienst heeft er in eerste instantie voor gekozen zelf onderzoek te doen langs de

onderzoekslijnen die zijn opgesteld door BECIS | DIOR Na de quickscan is de Belastingdienst

aangesloten bij het lopende onderzoek

^

Kabinet treedt af vanwege vernietiEend rapport over toeslaeenaffaire I Politiek I NU nl

8

1803131

00001

Verantwoording
•
De fit gap analyse is uitgevoerd in een tijdsbestek van 5 maanden en heeft ca 1000 uur tijd
gekost

In deze tijdspanne is het niet mogelijk geweest de gehele

complexe context van het

Ministerie van Financien volledig in kaart te brengen De resultaten zijn gebaseerd op een aantal

gesprekken met deskundigen en direct betrokkenen {zie bijlage 4
relevant materiaal zie bijlage 2

en op

bestudering van

Hierdoor gelden beperkingen ten aanzien van de

representativiteit van het onderzoek Het betreft een momentopname van de situatie

Er is door

BECIS I DIOR niet voor alle punten om verantwoording gevraagd vanuit de

organisatieonderdelen bijvoorbeeld of selectielijsten dekkend zijn met alle processen en of
aanwezig kwaliteitssysteem iControl voldoet aan de normen

De opgehaalde informatie is

echter afdoende om een beeld te krijgen over de status van de informatiehuishouding van de
verschillende onderdelen
•

Wi] hebben algemene bevindingen geformuleerd over de informatiehuishouding van de
onderzochte onderdelen van het ministerie van Financien Uiteraard moet in acht worden
genomen dat de onderdelen van elkaar verschillen

•

De Archiefwet 2021 is op dit moment maart 2023 nog in wording

Op basis van gesprekken met

het Nationaal Archief en het Ministerie van OCW en de memorie van toelichting is vastgesteld in
hoeverre de nieuwe wet verschilt ten opzichte van de Archiefwet 1995 Deze inzichten zijn

integraal verwerkt in het rapport
•

De resultaten van de analyse zijn gebaseerd op de huidige situatie tijdens het onderzoek

maar

niet op de mogelijke situatie na uitvoering van de plannen en voornemens
•

BECIS

I DIOR is een adviesbureau en geen inspectie Resultaten van dit onderzoek moeten dus

ook in dit licht gelezen worden BECIS | DIOR adviseert over eventuele verbeteringen van
programma s en de aansluiting op de Archiefwetgeving en de daaruit voortkomende DUTO

eisen

9

1803131

00001

2

Werkwijze

De gehanteerde werkwijze omvat de volgende stappen

1

Quickscan
Om inzicht te krijgen in de staat van de informatiehuishouding en de lopende acties is ervoor

gekozen eerst een quickscan uit te voeren

De quickscan was erop gericht om per

organisatieonderdeel een beeld van de informatiehuishouding te krijgen Daartoe zijn
verkennende gesprekken gevoerd met experts op het gebied van programma s en projecten voor
de verbetering van de informatiehuishouding van de deelnemende onderdelen

De resultaten van de gesprekken zijn in een BECIS | DIOR volwassenheidsmodel weergegeven

Wij hebben ervoor gekozen om een door ons ontwikkeld volwassenheidsmodel te gebruiken en
dat zelf te laten invullen met als doel de objectiviteit van de resultaten te bevorderen en een
breder zicht op de situatie te creeren Dit volwassenheidsmodel is deels gebaseerd op een al
bestaand BECIS | DIOR model en is toegespitst op de Archiefwetgeving Het volwassenheidsmodel
kent vijf fases

van onbeheerd naar

voorspellend

Het model geeft daarnaast een overall inzicht

in de kwaliteit van de informatiehuishouding Voor het volwassenheidsmodel

verwijzen wij naar

bijiage 1 in dit document
Het ministerie heeft zelf de nulmeting Informatiehuishouding op Orde toegepast Het

Rijksprogramma zegt daarover

Bron

Nulmeting RDDI

De nulmeting richtzich op de specifieke verbeterdoelen uit het Actieplan Open op Orde met

bijbehorende specifieke instrumenten inspanningen oftewet de 4 actielijnen} hetgeen een
grote bijdrage moet leveren aan het generieke hoofddoei het beoogde effect informatie op
orde j dat is gespecificeerd als de informatie is

volledig

j

betrouwbaar en duurzaam

toegankeiijk conform de definities in de Baseline InformatieHuishouding Rijksoverheid
BIHR

De nulmeting meet dus niet ofvoldaan wordt aan olle eisen procesnormen uit de

Archiefwet en andere regelingen en omvat dus niet alle elementen uit de lOE monitor
Duurzame Toegankelijkheid van Overheidsinformatie DUTO

verantwoordelijkheid

van elke

organisatie

om

scan en de BIHR

Het blijft de

daar wel aan te voldoen Anders gezegd als je

de nulmeting uitvoertzal je als organisatie daarnaast nog steeds gehouden zijn om
toereikend invulling te geven aan de overige eisen van de BIHR

Om te beoordelen of de onderdelen aan de Archiefwet voldoen worden er naast het

volwassenheidsmodel ook de DUTO eisen getoetst zie hoofdstuk 3

2

Terugkoppeling van de resultaten quickscan
De resultaten en de ingevulde volwassenheidsmodellen zijn in de begeleidingsgroep besproken
en door de experts per onderdeel

weergave

en

gevalideerd

daarmee het oordeel

Die validatie bestond eruit na te gaan of de

feitelijk juist is

Het volwassenheidsmodel is vertaald naar een sterdiagram om visueel inzichtelijkte maken hoe

de organisatie scoort op de dimensies uit het volwassenheidsmodel

10

1803131

00001

3

Verdieping
Vanuit de quickscan is een verdiepingsslag gemaakt met als doel de volwassenheidscore uit de

quickscan te toetsen en de feitelijke kwaliteit van de informatiehuishouding te bepalen

Daarvoor

zijn gesprekken gevoerd met een aantal CIO s en een aantal procesdeskundigen over de

informatiehuishouding in de dagelijkse praktijk We hebben vragen gesteld over hoe met
informatie wordt omgegaan met name bij creeren zoeken delen

opslaan archiveren

publiceren en overdragen van informatie De processen die wij hebben bestudeerd zijn

Bestuurlijk Ondersteunende Processen

BOP

processen rond de Wet open overheid Woo

en

de vordering vanuit de Pariementaire Enquetes Ook zijn de plannen rondom PlOO per

organisatieonderdeel geanalyseerd
4

Resultaten
De resultaten van de quickscan en de verdiepende gesprekken

zijn verwerkt tot een

volwassenheidsscore per aspect

Alle resultaten conclusies en aanbevelingen zijn verwerkt in dit rapport

11

1803131

00001

3

Archiefwet en DUTO eisen

In dit hoofdstuk schetsen we de achtergrond van de Archiefwetgeving en de eisen die daaruit

voortvioeien We gaan in op het verschil tussen de bestaande en de nieuwe Archiefwet en we geven
een

toelichting op de DUTO eisen

Vergelijking Archiefwet 1995 en Archiefwet 2021
Op 17 november 2021 is het wetsvoorstel tot intrekking van de Archiefwet 1995 en vervanging door
de Archiefwet 2021
het huidige

ingediend

digitale tijdperk

De Archiefwet 1995 wordt gemoderniseerd zodat deze voldoet aan

en informatie duurzaam

digitaal toegankelijk blijft Het bekendste en

misschien wel grootste verschil is dat het Kabinet wil dat archieven na 10 jaar worden overgebracht
naar het

Nationaal Archief Onder de Archiefwet 1995 is dat 20 jaar Door de informatie na 10 Jaar

overte brengen naar het Nationaal Archief is deze eerder toegankelijk voor gebruikers en actueler
van aard

^

In detabel hieronder zijn de belangrijkste verschillen tussen de Archiefwet 1995 en Archiefwet 2021
voor centrale

overheden benoemd

Onderwerp®

Archiefwet 1995

Terminologie

Zorgdrager

Archiefwet 2021

Zorgdrager is vervangen door

Archiefbescheiden

verantwoordelijk overheidsorgaan

Archiefbewaarplaats

Dit is een technische aanpassing en

Goede

geen inhoudelijke wijziging

geordende en

Archiefbescheiden

toegankelijke staat

isgewijzigd naar

documenten

Selectielijst

Archiefbewaarplaats vervangen
door archiefdienst
Goede

geordende en toegankelijke

staat wordt vervangen door

duurzame toegankelijkheid

Selectielijst wordt vervangen door
selectiebesluit
Rol Archivaris

De Archiefwet 1995 vereist
een

diploma archivistiek voor

De diploma eis komt met de nieuwe
Archiefwet te vervallen

het vervullen van de functie
van archivaris in

de zin van de

wet

^

Disclaimer

tijdens het opstellen van deze rapportage is de nieuwe Archiefwet nog niet goedgekeurd door de

Eerste en Tweede Kamer Er kunnen dus nog wijzigingen plaatsvinden
^

De informatie uit bovenstaande tabel komt uit de Memorie van Toelichting Tweede Kamer

2021 2022 35 968
®

nr

vergaderjaar

3 en uit een gesprek met beleidsmedewerkers van het Ministerie van OCW

De selectielijst en het selectiebesluit is bepalend voor de archivering van informatieobjecten en bepaalt

welke objecten hoe lang moeten worden bewaard In deze rapportage gebruiken wij de term selectielijst

12

1803131

00001

Onderwerp^

Archiefwet 1995

Opbouw Archiefwet

De Archiefwet 1995 kent een

De Archiefwet 2021 is ingedeeld aan de

wetsindeling die gerelateerd is

hand van de

aan de

documenten Dit is gedaan om de

opbouw

Archiefwet 2021

van de

levensloop van

overheid en haar verschillende

inzichtelijkheid van de wet te vergroten

bestuurslagen

Ook moet het eenvoudiger worden voor
mensen die niet vertrouwd

zijn met de

Archiefwet om de wet te lezen en

begrijpen
Selectielijst

Selectielijsten zijn 20Jaar

geldig

Selectieiijst wordt vervangen door
Selectiebesluit De geldigheidsduur wordt
verkort naar 10 jaar Er komt een

overgangsregeling voor de selectielijsten
die op grond van de Archiefwet 1995 zijn
opgesteld
Bij kleinere wijzigingen mag voortaan van
het selectiebesluit worden afgeweken
zonderdatde gehele
vaststellingsprocedure opnieuw moet
worden doorlopen
Archiefbescheiden

Archiefbescheiden

Document

hun vorm
van een

ongeacht

Er moet sprake zijn

ruime en techniek

neutrale uitieg

waarbij de

precieze drager waarop de

Archiefstuk wordt vervangen door

document

om zo

betere aansluiting bij

deWoote vinden
Document wordt

een

schriftelijk stuk of

ander geheel van vastgelegde gegevens
Dit is geen inhoudelijke wijziging

gegevens zijn vastgelegd in

In een digitale context is een document

niet van belang is voor de

verzameling van aan elkaar
gerelateerde vastgelegde gegevens die
voor de gebruiker als logische eenheid
wordt gepresenteerd Digitale
documenten zijn dus minder statisch dan
fysieke documenten

vraag of van documenten kan

worden gesproken

een

Ook is aan de definitie toegevoegd dat
het document naar zijn aard verband
dient te houden met de publieke taak van
het overheidsorgaan Het gaat niet alleen
om

de documenten die direct gerelateerd

zijn aan het uitoefenen van
bestuurstaken maarookom documenten

die randvoorwaardelijk zijn voor de

uitoefening van een publieke taak

13

1803131

00001

Archiefwet 1995

Archiefwet 2021

Archiefbewaarplaatsen

In de Archiefwet 1995 wordt

In de nieuwe Archiefwet wordt

Archiefdiensten

de term

archiefbewaarplaatsen

archiefbewaarplaatsen

archiefdiensten

gebruikt De wet maakt daarbij

benadrukken dat het in de eerste plaats

onderscheid tussen

om een

Onderwerp^

vervangen door

Dit is gedaan om zo te

organisatie of een onderdeel

verschillende soorten

daarvan gaat en minder om de plaats

archiefbewaarplaatsen en

waar documenten

verschillende bestuurslagen

bewaard

fysiek worden

Digitale faciliteiten en diensten

Ook maakt de wet onderheid

zijn niet meer aan een bepaalde plaats

tussen de centrale overheid

gebonden

die zijn rijksarchiefplaats in
Den Haag heeft en de

rijksarchiefbewaarplaatsen in
de andere

provinciehoofdsteden
Overbrenging archief

De overbrengingstermijn is 20

De overbrengingstermijn wordt 10 jaar

jaar

Er komt geen overgangsregeling en het

gaat gelden voor alle documenten die

gemaakt worden na de inwerkingtreding
van de wet

Voor de documenten die al

bestaan op het moment dat dit
wetsvoorstel in werking treedt zal de

overbrengingstermijn van 20 jaar blijven

gelden

Dit zorgt ervoor dat er wel

eenmalig 10 jaar

extra

archief zal

moeten worden overgebracht omdat er

10 jaar archief zal zijn dat nog valt onder

de oude overbrengingstermijn van twintig

jaar en archief dat valt onder de nieuwe

termijn van tien Jaar
Gronden voor uitstel van

De enige reden waarom de

De gronden voor uitstel van

overbrenging vernietiging

openbaarheid van

overbrenging vernietiging veranderen

overheidsarchieven beperkt

naar

gronden van de Woo

mag worden zijn de

eerbiediging van de

Als de nieuwe Archiefwet in gaat kan niet

persoonlijke levenssfeer het

meer worden

belang van de Staat of zijn

de oude gronden

overgebracht op basis van

bondgenoten of het
voorkomen van onevenredige

Er komt geen overgangsregeling

bevoordeling of benadeling
van betrokken

natuurlijke

personen of rechtspersonen of
van

derden

Archiefwet artikel

15 lid 1 onder a b en c

14

1803131

00001

Onderwerp^

Archiefwet 1995

Meldplicht

Geen meldplicht

Archiefwet 2021

Een verantwoordelijk overheidsorgaan

dient melding te doen van de

dreigende

beschadiging vermissing het verlies of
anders ontoegankelijk worden van een of
meer

belangrijke documenten of van een

groot aantal documenten ten gevolge van
een calamiteit aan

de door de Minister

aangewezen hoofdinspecteur De

meldplicht heeft betrekking op zowel te
vernietigen als blijvend te bewaren
documenten

Belangrijke documenten zijn die
documenten die belang hebben voor de

uitvoering van de publieke taken van het

overheidsorgaan of de publieke taken van
andere overheidsorganen

voor het

kennisnemen van en het uitoefenen van
rechten en plichten

voor onderzoek en

als deel van cultureel erfgoed

Samenwerkingsverbanden

Geen verplichting

Het verplicht de verantwoordelijke

overheidsorganen die bij een

samenwerkingsverband betrokken zijn
om voor documenten die

binnen een

samenwerking worden gemaakt of
ontvangen afspraken te maken Er mag
worden afgesproken dat de taken bij een
van

hen wordt belegd

Er moet sprake zijn van een meer dan

incidentele onderlinge samenwerking
van een

om

samenwerkingsverband te

kunnen spreken

Innovatie

Geen digitale innovatie

Het is straks mogelijk om digitaal toegang
te krijgen tot overgebrachte documenten

bij het Nationaal Archief De drempel
wordt lager want hierdoor hoeft er niet
meer

fysiek naar het Nationaal Archief

worden gegaan Er wordt aan een digitaal

portaal gewerkt zodat er op afstand
documenten kunnen worden ingezien

Toelichting DUTO eisen
DUTO staat voor een set eisen die betrekking hebben op de Duurzame Toegankelijkheid van

Overheidsinformatie De Archiefwet 1995 vormt de basis onder de DUTO eisen De DUTO eisen
kunnen daarom worden gezien als een instrument om te toetsen of overheidsorganisaties aan de
Archiefwet voldoen

Hierbij wordt vooral naar de gebruiker van de informatie gekeken

Overheidsorganen zijn op grond van de Archiefwet 1995

Art 3 verplicht al hun informatie duurzaam

15

1803131

00001

toegankelijk te maken en te vernietigen wanneer dat nodig is Als een overheidsorgaan volledig aan
de DUTO eisen voldoet

zou ze daarmee ook moeten voldoen aan

de Archiefwet Een groot deel van

de DUTO eisen is immers ontleend aan de Archiefwet archiefbesluit en archiefregeling

Bron

website Nationaal Archief
DUTO eis

Informatiemodel

Omschrijving
Er is een informatiemodel waarin alle objecten zijn beschreven die de organisatie

ontvangt en creeert
Risicoklassen

Informatieobjecten zijn ingedeeld in risicoklassen Per klasse is Met
toegankelijkheidsniveau bepaald waaraan de betreffende informatieobjecten
moeten voldoen

Vastgestelde selectielijst

Er is een vastgestelde selectielijst waarin is beschreven hoelang
informatieobjecten bewaard worden Deze eis komt voort uit Artikel 5 van de

Ar^iefwet 1995
Vindbaar

_

Er is een zoekfunctie waarmee alle informatieobjecten vindbaar zijn binnen

redelijke tijd en inspanning
Weergave

Van elk informatieobject is een weergave beschikbaar binnen redelijke tiJd en

Export

Van elk informatieobject is een export beschikbaar binnen redelijke termijn en

Inzagerecht

inspanning
Een informatieobject is toegankelijk voor iedereen die op basis van regelgeving
en beleid inzagerecht heeft

Gedeeltelijke weergave

Als een informatieobject slechts gedeeltelijk openbaar is dan zijn er een

inspanning

_

_

Beveiligd
Metagegevens

_

_

gedeeltelijke weergave en export beschikbaar waarin alien de openbare delen
zijn opgenomen
Informatieobjecten zijn beveiligd tegen onbedoelde en onbevoegde wijziging
conform de geldende standaarden voor informatiebeveiliging
De weergave en export van informatieobjecten bevat minimaal volledige en
actuele metagegevens zoals voorgeschreven in de richtlijn metagegevens

^verheid
Vernietiging

Informatieobjecten worden niet eerder of later vernietigd dan is aangegeven in
de selectielijst Na vernietiging van een informatieobject is er een verklaring van

Overbrenging

vernietiging beschikbaar
Een blijvend te bewaren informatieobject wordt binnen 20 Jaar overgebracht
naar een archiefbewaarplaats
Deze eis komt voort uit artikel 12 van de
Archiefwet 1995

16

1803131

00001

4

Voldoet het Ministerie van Financien aan de DUTO eisen

Wij hebben aan de experts van de onderdelen van het ministerie van Financien gevraagd aan te
geven of hun organisatie aan de DUTO eisen voldoet Ook hebben we een dialoog gehouden met de

experts over degegeven antwoorden
DUTO eis

Informatiemodel

In onderstaande tabel zijn de resultaten hiervan weergegeven

Omschrijving

Departement

Belastingdienst

Toeslagen

Douane

Nee

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Ja

Ja

Ja

Nee

Nee

Nee

Nee

Ja

Nee

Nee

Nee

Nee

Nee

Nee

Onbekend

Er is een informatiemodel

waarin alle objecten zijn
beschrevendiede

organisatie ontvangt en
creeert

Risicoklassen

Informatieobjecten zijn
ingedeeld in risicoklassen
Per klasse is het

toegankelijkheidsniveau

bepaald waaraan de
betreffende

informatieobjecten moeten
voldoen

Vastgestelde
selectielijst

Er is een vastgestelde
selectielijst waarin is
beschreven hoelang
informatieobjecten

_bewaard worden ^
Vindbaar

Er is een zoekfunctie
waarmeealle

informatieobjecten
vindbaarzijn binnen
redelijke tijd en inspanning
Weergave

Van elk informatieobject is
een weergave beschikbaar

binnen redelijke tijd en

inspanning
Export

Van elk informatieobject is
een

export beschikbaar

binnen redelijke termijn en

inspanning
Inzagerecht

Een informatieobject is
toegankelijk voor iedereen
die op basis van regelgeving
I en beleid inzagerecht heeft

Ja

Nee

Nee

Onbekend

Gedeeltelijke

Als een informatieobject

Ja

Nee

Nee

Ja

weergave

slechts gedeeltelijk

Ja

Nee

Ja

Nee

openbaar is dan zijn er een
gedeeltelijke weergave en
export beschikbaar waarin
alleen de openbare delen

zijn opgenomen
Beveiligd

Informatieobjecten zijn
beveiligd tegen onbedoelde
en onbevoegde wijziging
conform de geldende

^

Binnen de onderdelen worden vaak meerdere selectielijsten gehanteerd

Een deel van de selectielijsten wordt op dit moment

geactualiseerd

17

1803131

00001

DUTO eis

Omschrijving

Departement

Belastingdienst

Toeslagen

Douane

Nee

Nee

Nee

Nee

Nee

Nee

Nee®

Nee

Ja

Nee

Nee®

Nee

standaarden voor

mformatiebeveiliging^
Metagegevens

De weergave en export van

informatieobjecten bevat
minimaal volledige en
actuele metagegevens zoals

voorgeschreven in de

richtlijn metagegevens
Overheid

Vernietiging

Informatieobjecten worden
niet eerder of later

vernietigd dan is
aangegeven in de

selectielijst Na vernietiging
informatieobject is
er een verklaring van
vernietiging beschikbaar\
Een blijvend te bewaren
informatieobject wordt
binnen 20 jaar
overgebracht naar een
archiefbewaarplaats
van een

Overbrenging

Uit de tabel blijkt dat het ministerie op dit moment niet aan alle DUTO eisen voldoet

Toelichting
•

Het beleidsdepartement voldoet niet aan de Archiefwetgeving

Zij beschikt over een werkende

selectielijst en brengt delen over naar het Nationaal Archief Het papieren archief is nagenoeg op
ordcj het digitale archief niet De zoekfunctie is geavanceerdj maar niet alle gevraagde
informatie wordt gevonden Het zoekproces is hieraan mede debet
•

De Belastingdienst voldoet op een eis na niet aan de DUTO eisen

selectielijsten

Men hanteert meerdere

die momenteel echter wel geactualiseerd worden De afstand tot het voldoen aan

de Archiefwetgeving is groot vooral ook gegeven het aantal informatieverzamelingen en de
omvang daarvan
•

De dienst Toeslagen heeft vastgestelde selectielijsten
voor de secundaire processen
aan

een voor de

primaire processen en een

Er wordt gewerkt aan actualisatie Voor wat betreft het voldoen

de Archiefwetgeving moet nog aan een groot aantal eisen worden voldaan Wij merken op

dat overbrenging gezien de leeftijd van de dienst nog niet aan de orde is Ook is er momenteel
een
•

vernietigingsstop die elke vorm van vernietiging van informatie blokkeert

De Douane heeft momenteel een nieuwe selectielijst die wordt beoordeeld door het Nationaal

Archief Op twee eisen heeft de Douane geen inzicht in de stand van zaken export en

inzagerecht

op grond waarvan de eisen zijn beantwoord met onbekend

Ook hiergeldt dat de

afstand tot de Archiefwetgeving groot is
Gezien de omvang en complexiteit van de onderdelen is het voor de experts vaak lastig om een

eenduidig antwoord voor een geheel onderdeel op de DUTO eisen te geven

De hier door de

8 Ten aenzien van de informatieobjecten van Toeslagen geldt een vernietigingsstop

9 Toeslagen bestaat nog geen 20 jaar

18

1803131

00001

onderdelen zelf gegeven beoordeling is dan ook een benadering De toepasbaarheid van de

ingevulde tabel is dat zij een indicatie geeft van hetgeen per onderdeel meet worden ontwikkeld
Ons advies is om DUTO op te nemen in het kwaliteitssysteem omdat DUTO een goed instrument is
om te beoordelen of een

overheidsorganisatie aan de Archiefwet voldoet

19

1803131

00001

5

Bevindingen

In dit hoofdstuk analyseren wij de resultaten uit de gesprekken en de volwassenheidsscores Per

onderdeel lichten we de uitslag van deze metingen toe De uitschieters of meest opvallende zaken
hebben wij uiteengezet in de toelichting

In totaal hebben 16 gesprekken plaatsgevonden In bijlage 5 is een overzicht

van

de gesprekken

terug te vinden Zij gaven een beeld van de impact van de actieplannen en hoe de werkvioer de

huidige working van de informatiehuishouding ervaren in hun werkzaamheden
5 1 Algemene bevindingen
Kwaliteit informatiehuishouding
De informatiehuishouding wordt door gesprekspartners letterlijk omschreven als chaotisch

Informatieobjecten van het Ministerie van Financien worden versnipperd bewaard onder meer in
Outlook en HCL Notes mailboxen prive archieven
en op

netwerkschijven

berichtenapps iBabs SharePoint ConnectPeople

Er ligt voor de onderzochte processen

nog geen centraal vastgestelde

ordening aan de structuur van de bijbehorende informatieverzamelingen ten grondslag Het is voor
wat betreft deze processen niet bekend welke informatie in welke omgeving wordt bewaard Het

ontbreekt de organisatie op dit punt aan een volledig overzicht

Het bewaren van e mails is in de dagelijkse praktij k persoonsgebonden en vindt niet structureel en

niet volgens richtlijnen plaats Ook is de totale verzameling e mails niet beschreven en is de inhoud
van de

verzameling niet in beeld

Dit alles werkt belemmerend op de verdere ordening van informatieobjecten

dossiers of zaken

en daarmee op

in bijvoorbeeld

de kwaliteit van zoekresultaten Illustratief is het gegeven dat voor

de vordering van de Parlementaire Enquete Fraudebestrijding en Dienstverlening binnen de

Belastingdienst in 2022 110 extra medewerkers zijn ingezet om informatie te zoeken te structureren
en te schonen

Dit heeft impact op de dagelijkse gang van zaken
•

hoge inefficiency door arbeidsintensief zoeken en extra controleslagen op de resultaten

•

lange doorlooptijden voor de beantwoording van zoekvragen

•

onvolledige informatievoorziening incomplete beantwoording van vragen

Kortom het Ministerie van Financien is niet in control over haar informatie en voldoet momenteel
niet aan de huidige en de nieuwe Archiefwet

Document Management Systeem DMS
Het ministerie van Financien zet Digidoc in ter ondersteuning van de stukkenstroom

De uitvoerende

onderdelen maken hiervan gebruik voor het paraferen voor besluitvorming van bepaalde
beleidsstukken
•

De inrichting van Digidoc is gebaseerd op de selectielijst van het beleidsdepartement en wordt

beoordeeld als werkbaar de processen zijn geprogrammeerd en de werking is gedegen
•

Het is een niet gebruikersvriendelijke omgeving en vooral ingegeven vanuit de techniek

20

1803131

00001

•

Digidoc staat geen samenwerking toe^ want het betreft geen samenwerkingstool

niet binnen de

applicatie en ook niet met andere applicaties
•

Veel informatieobjecten die in iBabs staan worden niet naar Digidoc overgebracht Dit zorgt voor

incomplete besluitvormings

en

vergaderdossiers Ook worden er documenten in Prisma

geplaatst waardoor er informatieredundantie optreedt geen single point of truth omdat
informatie op meer dan een plaats is opgeslagen en dus meer dan eens voorkomt

soms in

verschillende versies
•

Er is geen centraal en volledig dekkend informatieplatform voor de bestuurlijke stukkenstroom

dat binnen de onderdelen wordt ingezet en waar alle medewerkers informatie kunnen creeren

opslaan delen publiceren en archiveren
samenwerkingsnetwerkschijf
•

en in

Dit gebeurt nog altijd op persoonlijke en

de mailboxen

Het streven is een aanbesteding te doen voor een Content Services Platform dat de

functionaliteit van Digidoc kan overnemen en ook in de behoefte van de uitvoerende onderdelen
kan voorzien
•

Digidoc online is de onlineversie van Digidoc Digidoc online is al beschikbaar en wordt binnen
het Beleidsdepartement uitgerold
inzetten in haar niet

Toeslagen heeft inmiddels besloten dat zij Digidoc online gaat

primaire processen Belastingdienst en Douane maken nog geen gebruik van

Digidoc online
Kortom

er

is geen sprake van het vastleggen van informatie op een centrale plek

er is geen

leidende

informatieverzameling die alle noodzakelijke informatieobjecten geordend omvat er zijn veel
losstaande en ongestructureerde informatieverzamelingen met onbekende inhoud Het werken met
informatie wordt hierdoor ernstig bemoeilijkt

Plannen
In de praktijk merken medewerkers dat veranderingen traag tot stand komen en dat veel acties niet

de directe en noodzakelijke impact hebben Medewerkers die werken aan de Woo de

Parlementaire Enquete en of

Bestuurlijk Ondersteunende Processen

moeten dagelijks een

buitenproportioneel grote inspanning leveren om met informatie te kunnen werken
de actieplannen van de onderdelen die zijn opgesteld

Daarnaast zijn

nog niet direct merkbaar op de werkvioer

Veel plannen zijn in ontwikkeling en worden later uitgerold Dat neemt niet weg dat bepaalde

urgente activiteiten nu wel kunnen worden ondernomen zoals opschonen en ordenen van

informatieverzamelingen op netwerkschijven
opiossen

van de

programma

en

praktijkvraagstukken

van

Het lijkt alsof het gevoel van urgentie

vandaag

en de

gericht op het

daarbij horende executiekracht in de

projectorganisatie ontbreken Het commitment aan de plannen is hoog

maar er is

in

die plannen weinig ruimte voor het oppakken van de dagelijkse problemen waar de medewerkers in
de processen tegenaan lopen

Er lijkt overigens een significant verschil te zijn tussen hoe actieplannen gezien worden door de
programma

en

projectexperts en de hoe de actieplannen worden ervaren door de medewerkers

Een mogelijke verklaring hiervoor is de rol en positie die experts hebben ten opzichte van de
programma s en projecten in vergelijking met de mensen die in de praktijk werken

veranderopgave

waar PlOO voor staat

Bij de

is het van groot belang dat de medewerkers volledig op de

hoogte zijn van het programma en daarbinnen de te behalen resultaten

21

1803131

00001

Overigens lijkt bovenstaande niet voor medewerkers van de Douanete gelden actieplannen worden
binnen dit onderdeel vanuit eigenaarschap uitgedragen

Op de plannen komen we in paragraaf 5 4 uitbereid terug

Selectielijst
Om te weten wat er met informatieobjecten meet gebeuren is een selectielijst noodzakelijk artikel
5 van de Archiefwet 1995

De selectielijst beschrijft welke behandeling informatieobjecten ten deel

vallen bewaren vernietigen

hotspots

De selectielijst is dan ook de ruggengraat van het archief

Binnen het ministerie van Financien beschikken alle onderdelen over een of meerdere selectielijsten
Een deel van de selectielijsten wordt op dit moment geactualiseerd

Het uit veiligheidsoverwegingen bewaren van alle informatie zonder de toepassing van een

selectielijst

is een opiossing die er in ieder geval in voorziet dat informatie niet verloren gaat Echter

wanneer alle

informatie zou worden bewaard is het ministerie van Financien in overtreding van

zowel de Archiefwet als de AVG voldoen aan de Woo is hierdoor eveneens onmogelijk

5 2 Volwassenheidsscore
De score van de volwassenheid van de informatiehuishouding van de deelnemende onderdelen van

het ministerie van Financien hebben we in onderstaande tabel weergegeven De scores zijn het
resultaat van de quickscan en verdiepende gesprekken die daarna hebben plaatsgevonden De scores
komen voort uit het volwassenheidsmodel zie bijiage 1

en

ziJn ook per onderdeel weergegeven in

sterdiagrammen
Onderstaande tabel toont de aspecten van het volwassenheidsmodel en de scores per onderdeel

Douane

Aspect

Beleidsdepartement

Strategie

5

5

Toeslagen
5

Belastingdienst
5

Strategie in actie

3

3

3

3

Personeei IV

2

3

2

2

Beheerd onbeheerd

2

2

2

2

Systemen en applicaties

2

2

2

2

Vindbaarheid

3

2

2

3

Archiefproces

3

2

2

2

Bewustwording

1

1

1

1

Commitment

4

4

4

4

Toelichting per aspect
•

Op de onderdelen commitment en strategie is de volwassenheid ingeschat op gemiddeld

respectievelijk een 4 en een 5

De actieplannen van alle onderdelen zien er veelbelovend uit

Daarnaast is er commitment vanuit de top voor deze plannen ledereen die heeft deelgenomen
aan

de gesprekken begrijpt heel goed dat de informatiehuishouding sterk moet verbeteren Het

commitment van alle mensen die hebben deelgenomen is in dit opzicht groot De

gesprekspartners uit de quickscan ervaren eveneens betrokkenheid bij de verbeterprogramma s
Aan de top van de organisatie werkt men vanuit eigenaarschap en dat wordt sterk uitgedragen
22

1803131

00001

naar de

organisatie Ook is er een gemeenschappelijke strategic en visie als basis voor een

ambitieus programma en actieplannen Informatie op Orde 100
•

Voor wat betreft

strategic in actie is de volwassenheid voor alle onderdelen vastgesteld op een

omdat er binnen de programma

en

projectorganisatie veel gebeurt Echter het blijkt in de

praktijk dat concrete verbeteracties in de informatiehuishouding op dit moment nog geringe

daadwerkelijke en meetbare verbeteringen opieveren

De executie van de plannen uit de

projecten reikt nog niet of slechts in beperkte mate tot in de praktijk De

programma s en

uitvoering van de plannen richt zich nu vooral op het realiseren van randvoorwaarden eerder
dan op het verbeteren van de praktijksituatie Men merkt daarom in de praktijk nog weinig van
de verbeteringen

er wordt geen orde in de informatiechaos“

aangebracht informatie wordt

niet beter vindbaar en de werkzaamheden verlopen daardoor niet efficienter sneller of beter
•

De volwassenheidsscore van de onderdelen

personeel IV

beheerd onbeheerd

scoren een

gemiddeld volwassenheidsniveau 2 Wi] constateren dat elk onderdeel kampt met een tekort aan
personeel op het gebied van informatievoorziening

IV

Het personeel IV bestaat uit specialisten

ondersteuning van medewerkers uit de praktijk komt vanuit deze discipline momenteel slechts

beperkt voor Veruit hetgrootste deel van de informatie is onbeheerd een klein deel is beheerd
Dit betreft vooral de informatie in Digidoc De precieze verhouding beheerd onbeheerd is niet

bekend
•

Systemen en applicaties scoren gemiddeld een 2

er

is een DMS

Digidoc

maar de daaraan

voorafgaande processen binnen de diensten maken gebruik van netwerkschijven mailboxen en
andere opslaglocaties Veel besluitvormingsinformatie bevindt zich juist vanwege die

besluitvorming

in iBabs

Overigens is iBabs geen formeel beheerde omgeving op het gebied van

informatiehuishouding
Er worden tools gelanceerd binnen de onderdelen

gesteld

waarvan de

gebruikers niet op de hoogte zijn

Het ministerie bepaalt in overleg met SSC ICT met behulp van een roadmap welke tools

wanneer in

gebruik worden genomen

maar het communiceren van de

basisregels omtrent het

gebruik van deze tools is onvoldoende Hierdoor wordt de informatiechaos vergroot
•

Vindbaarheid

krijgt voor wat betreft de onderzochte processen eveneens een

volwassenheidsscore van 2 a 3 toebedeeld In de praktijk is vinden niet alleen een kwestie van
het gebruik van de applicatie Zoek en Vind of
en vinden

veelal een trial and error proces is

grote rol spelen ken je de juiste mensen

opiossen

Het aantal hits neemt sterk af

Panagenda

Het blijkt dat in de praktijk zoeken

waarbij persoonlijke relaties in de organisatie een

Daarnaast blijkt dat deze applicaties ook niet alles
maar

uiteindelijk moeten toch een paar

honderdduizend e mails handmatig op relevantie worden doorgenomen

Deze functionaliteit

biedt echter wel de mogelijkheid breder dan alleen in Digidoc te zoeken en heeft daarmee dus
wel een belangrijke functie in het zoeken en vinden van informatie
•

Het archiefproces krijgt een score van gemiddeld 2 Er wordt wel informatie bewaard

bijvoorbeeld

maar

in Digidoc

het betreft hier een relatief klein deel van alle informatieobjecten van de

gehele organisatie In bijna alle gevallen bewaren individuele medewerkers of teams informatie
ook op netwerkschijven in Connect People in SharePoint en in mailboxen Deze versnipperde
manier van bewaren is archivistisch gezien onvoldoende en veroorzaakt een informatiechaos

Slechts in enkele gevallen wordt informatie aan het Nationaal Archief overgebracht vooral door
het Beleidsdepartement die dan ook een hogere score 3

“

krijgt

Het betreft hier eer citaat uit een van de interviews

23

1803131

00001

•

Bewustwording krijgt een gemiddelde volwassenheidsscore 1 Hoewel bewustwording de

drijvende kracht is achter elke verandering wordt dit aspect door geinterviewden laag
gewaardeerd

onboarding

Dit heeft te maken met de momenteel achterblijvende kwaliteit van de

van nieuwe

medewerkers de geringe inzet van opieidingen en trainingen het

ontbreken van gedegen en relevante werkinstructies en het ontbreken van aandacht in de

dagelijkse praktijk voor het onderwerp informatiebeheer

Nieuwe medewerkers worden niet of

beperkt ingewijd in de do s en don ts van het werken met informatie Gedurende hun loopbaan
worden er op dit moment mondjesmaat opieidingen op dit terrein aangeboden en bij vertrek van
medewerkers worden mailboxen verwijderd en in het geval van het beleidsdepartement
bewaard als back up Bestanden blijven bij vertrek van medewerkers op netwerkschijven of

papieren in kasten verweesd achter
5 3 Volwassenheidscore per onderdeel

Aanvullend op de algemene bevindingen die voor het ministerie gelden vallen de volgende

bevindingen per onderdeel op
Beleidsdepartement
Volwassenheidsscore Beleidsdepartement
strategie
5

commitment

4

strategie in actie

3

1

bewustwording

■

personeel IV

beheerd onbeheerd

archiefproces

vindbaarheid

systemen en

applicaties

Personeel IV scoort volwassenheidsniveau 2 Er zijn specialisten op hetgebied van IV

maar de

gebruikersondersteuning komt door capaciteitsproblemen in het geding Er wordt gewerkt aan
de personele invulling

maar dat

proces verloopt moeizaam

Vindbaarheid wordt gewaardeerd op een score 3 Door het gebruik van Zoek en Vind kan in
meerdere applicaties worden gezocht De zoekprocessen zijn echter onvoldoende ingericht en de
werkvioer geeft aan dat zoeken en vinden nog altijd veel tijd en inspanning kost Ook de

reproduceerbaarheid van de zoekresultaten is beperkt
Commitment krijgt een 4 als volwassenheidsscore Het blijkt dat men gemotiveerd is en vanuit
een

duidelijke overtuiging het werk verricht

24

1803131

00001

Douane

Volwassenheidsscore Douane
strategic
5

commitment

strategic in actie

4
3

2
1

bewustwording

personeei IV

beheerd onbeheerd

archiefproces

systemen en

vindbaarheid

•

applicaties

Strategie scoort een volwassenheid van 5 De voorgenomen acties zijn veelbelovend Douane
werkt volgens de PDCA cyclus^

^

en

maakt gebruik van een toezichthouder die plannen en

projecten monitort
•

De Douane zet hoog in op bewustwording en verandermanagement Medewerkers zijn
meegenomen in de aanstaande ontwikkelingen en ondersteunen de plannen

Zij kennen de

initiatieven maar missen in het algemeen de bewustwording over het onderwerp

informatiebeheer

De volwassenheidsscore die hierwordtgepresenteerd is een

momentopname opgesteld voorafgaand aan de start van de bewustwordingscampagne
Vandaar dat
•

bewustwording op dit moment een 1 scoort

Het archiefproces krijgt de score 2

Op dit moment ligt de geactualiseerde selectielijst nog ter

goedkeuring bij het Nationaal Archief Daarna kan deze in werking treden Deze lijst moet nog
gei mplementeerd worden Vender zijn er achterstanden en is er op veel plekken nog verbetering

mogelijk

“

Cirkel van Deming Plan

do

check

act

25

1803131

00001

Toeslagen
Volwassenheidsscore Toeslagen
strategie
5

commitment

strategie in actie

4

3
2

1

bewustwording

archiefproces

\

vindbaarheid

•

personeel IV

beheerd onbeheerd

systemen en

applicaties

Archiefproces wordt gewaardeerd op een 2 Dit omdat er niet wordt gearchiveerd er worden
geen informatieobjecten in een DMS RMA^^ geplaatst

Op dit moment worden de selectielijsten

geactualiseerd Op dit moment wordt alle informatie van Toeslagen bewaard dit vanwege de
vernietigingsstop Ook meet de hotspot Toeslagenaffaire worden ingericht
•

Meerdere aspecten hebben een lage volwassenheidsscore
en

archiefproces beheerd onbeheerd

systemen en applicaties Dit is ook door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed

waargenomen De Inspectie heeft Toeslagen onder verlengd toezicht geplaatst Dit is in een brief
van

19 december 2022 aangekondigd De belangrijkste opmerkingen van de Inspectie over de

informatiehuishouding binnen dienst waren
o

Ten aanzien van archiefvernietiging

wanneer worden de

tijdelijke maatregelen m b t het

stopzetten van vernietiging omgezet naar structurele maatregelen en hoe zien die er dan
uit
o

Ten aanzien van het op orde brengen van de informatie op netwerkschijven en in email

boxen de genoemde maatregelen DMS zaakgericht werken zijn maatregelen die enige

tijd vragen om gerealiseerd te worden

Welke kortetermijnmaatregelen treft Toeslagen om

Informatie in de tussentijdniet onbeheerd te laten
Wij constateren dat de inspectie hier twee belangrijke punten raakt Het eerste punt gaat over
het beleid om uit veiligheidsoverwegingen alle informatieobjecten te bewaren De vraag die de

Inspectie stelt wijst op het normaliseren
beleid conform de Archiefwetgeving
archieven een rol spelen

van

het bewaarbeleid in de vorm van archiverings

waarbij zaken als selectielijsten en het beschrijven van de

De tweede vraag strookt met de eerdere constatering dat te treffen

maatregelen veel tijd vragen en dat het noodzakelijk is juist op korte termijn verbeteringen aan
te brengen en informatieverzamelingen in beheerte nemen

DMS

Document Management Systeem RMA

Record Management Applicatie Deze laatste wordt gebruikt

alsarchief voordigitale documenten

26

1803131

00001

Belastingdienst
Volwassenheidsscore Belastingdienst
strategie
5

commitment

strategie in actie

4

3
2

1

bewustwording

personeel IV

beheerd onbeheerd

archiefproces

vindbaarheid

•

systemen en

applicaties

De Belastingdienst scoort volgens het volwassenheidsmodel op het aspect vindbaarheid

een

3

Let wel het zoeken en vinden van informatie in het kader van de Woo de Parlementaire

Enquete of het samenstellen van bestuursdossiers

is voor de Belastingdienst zonder

hulpmiddelen als een DMS RMA of een GDA Generiek Document en Archiefbeheer tijdrovend
en arbeidsintensief
•

De Belastingdienst maakt gebruik van zeer veel systemen

geautoriseerd

waarvoor niet elke

medewerkers is

Dit heeft totgevolg dat gebruikers informatie niet op dejuiste plek kunnen

vastleggen en dat daardoor samenwerking wordt belemmerd Vandaar dat volwassenheidsscores
op de aspecten systemen en applicaties

beheerd onbeheerd

en

vindbaarheid relatief laag

zijn

5 4 Programmaplan Informatie op Orde
Het Departementaal Programmaplan Informatie op Orde PlOO 2021 2026 biedt kaders aan alle

onderdelen van het ministerie en fungeert ook als actieplan voor het beleidsdepartement Dit

departement heeft dus geen eigen actieplan
Het programmaplan is afgeleid van het Rijksbrede programma Open Overheid en overkoepelend aan

de actieplannen en programma s die op het niveau van de onderdelen in dit kader worden uitgerold
Het doel is kort en goed het verbeteren van de algehele informatiehuishouding en

voorziening

De opbouw van het plan is op hoofdlijnen als voIgt

27

1803131

00001

Ir teractre nel

Programmaplan
Gateway reflectiedag —^

—^

ClO advies

ConsLitatie sessie

Ambtelijk
Vakmanschap

Aareljynm
1

Professiona^ea t aformDtiEfceheer

2

Volume en nard ran deinlbrmatie

H Departement^al

I

acciepLan

^

Aanvullentot

I

^ prc^rammaaian I

3 hfoirnoiie^ystemen

—

Continurteit
E

Ontvlechting

a Stur nd en aalewng

BZKOpdrachtbrief

Nulmeting —^

5 IVen PoUtlekeAmbtelijke

I

Verhoudingen

I

Verdiepen en concretiseren

Uitvoering5toet5 —^
Verander en
mmmunlcatie

stratKgie

Stakeholder

Ksico

Actieplan

Aitieplan

Actieplan I

analyse

analyse

Belastingdienst

Toeslagen

Douane

Bron

I

Departementaal Programmaplan Informatieop Orde

In het onderzoek is het volgende beeld van PlOO ontstaan

er is een

100 2021 2026

uitgebreid strategisch plan

waarin veel onderdelen worden geraakt en aangepakt Er wordt weinig tot niets aan het toeval

overgelaten en men werkt uitermate gestructureerd Voortgang en resultaten worden gemeten en
het geheel wordt periodiek gemonitord De mensen die betrokken zijn bij PlOO en de actieplannen

zijn gemotiveerd en hebben zich gecommitteerd aan de doelstellingen

Er wordt veel werk verzet van

hoge kwaliteit
PlOO is een regieprogramma

hetgeen inhoudt dat de verantwoordelijkheid voor de uitvoering bij de

onderdelen ligt en in de actieplannen is vastgelegd Het is de vraag of een dergelijke

benadering leidt tot het gewenste resultaat
een zaak van

en ookeen

afstandelijke

Immers het verbeteren van de informatiehuishouding is

lange adem waarbij weerstand moet worden geboden aan incidentele en urgente zaken

organisatiebrede cultuurverandering meespeelt

De opbouw van het programmaplan en de onderliggende actieplannen voIgt de actielijnen van het

overheidsprogramma Het consequent werken met deze actielijnen maakt alle actieplannen
inzichtelijk en vergelijkbaar

Toelichting Programmaplan
Het programmaplan begint met de zes voorwaarden voor succes
voorwaarden een rol spelen in de actieplannen

Het is onduidelijk of deze

er wordt verder niet op

teruggekomen Elementen

uit deze voorwaarden zijn wel in de actieplannen aanwezig

In actielijn 1

professionals en informatiebeheer wordt aangegeven dat er 17 projecten worden

uitgevoerd waarvan 4 departementaal en de overige 13 verdeeld over de onderdelen Belangrijke
departementale projecten zijn onder andere het Strategisch Personeelsplan en de uitvoering van het
Communicatie

en

Veranderplan De projecten die binnen de onderdelen worden uitgerold betreffen

de implementatie van het kwaliteitsraamwerk en opieidingen en trainingen in het kader van het
verbeteren van het vakmanschap
In actielijn 2 volume en aard van de informatie

Archiefwetgeving

aan

komt onder andere de implementatie van

bod Op alle onderdelen van de Archiefwetgeving zijn daarvoor projecten
28

1803131

00001

geformuleerd

De portfolio van deze actielijn omvat 43 projecten De vele informatie die momenteel

op netwerkschijven staat wordt in actielijn 2 niet met name genoemd
voor deze
een

grote hoeveelheid aan informatie

Het is noodzakelijk dat ook

concrete acties worden opgesteld Het betreft immers

omvangrijk volume aan ongestructureerde informatieobjecten die in beleids

en

besluitvorming

mogelijkeen rol hebben gespeeld
In actielijn 3 processen en informatiesystemen

benoemd totaal 24 projecten

en worden onder

andere de architectuurprojecten en de ontwikkeling van een departementaal Document

Management Systeem genoemd Ook het onderwerp Gebruikerstrainingen wordt hier genoemd

Actielijn 4 bestuur en naleving

is een voorwaarde om de informatiehuishouding en

voorziening te

verbeteren en voorziet in de sturing van de projecten

Veranderdocumenten
Het document

Departementale verander en communicatiestrategie gaat in op de aanpak van de

veranderingen die aanstaande zijn Het is opvallend dat de gebruikers nauwelijks een actieve rol
krijgen in dit document

Het risico daarvan is dat de gebruikers bij opievering van producten niet

krijgen wat ze nodig hebben en dat er geen draagviak is voor de gereaiiseerde producten

Het

document is vrij hoog over

In het document
opgenomen
van de

Departementale verander

en

communicatiestrategie is de kenniskaart

Dit is een goed hulpmiddel vooral voor gebruikersacceptatie

Archiefwetgeving

en

bestrijkt grote delen

Dit is tevens een manier om gebruikersgedrag te toetsen en te monitoren

De kaart is gemaakt door de Argumentenfabriek in opdracht van het Ministerie van Onderwijs

Cultuur en Wetenschap Hier wordt in duidelijketaal uitgelegd waarom en wat gebruikers met
overheidsinformatie moeten doen Dit is een bruikbare aanvulling op het Programmaplan

iWerkt is een bewustwordingscampagne voor de gebruikers van een MinFin account die ervoor
moet zorgen dat medewerkers weten hoe ze met informatie moeten omgaan

drie delen instructie

De campagne omvat

ondersteuning en voorbeeldgedrag van de leidinggevende De effecten zijn nog

niet bekend omdat de campagne nog moet starten

Analyse iWerkt
•

Er wordt op traditionele manier intranet nieuwsbrief

poster geprobeerd houding en gedrag te

veranderen
•

De beschikbaarheid en invulling van de benodigde ondersteunende capaciteit wordt niet verder

uitgewerkt is er formatie is er geld wat gaan de ondersteuners precies doen

Dit moet wel

gebeuren
In PlOO is de cruciale pijier van verandermanagement op programma niveau onvoldoende ingevuld
De huidige bewustwordingsinspanningen zijn onvoldoende van inhoud en omvang om een

noodzakelijke cultuurveranderingteweegte brengen PlOO moet hierin het voortouwnemen
hoofdstukken met conclusies en aanbeveling gaan we hier dieper op in

In de

29

1803131

00001

5 5 Actieplannen per onderdeel

Belastingdienst
Het Programma Regie Informatiehuishouding op Orde Belastingdienst

PRIO BD is opgezet volgens

de actielijnen van het PIOO Het programma bevat vooronderzoeken voortzetting van bestaande

projecten en nieuwe projecten Allefacetten van archivering komen aan bod alle informatieobjecten
worden genoemdj de benodigde applicaties komen aan bod en de storing is uitgebreid

Projecten betreffen bijvoorbeeld de selectielijsten en de soorten informatieobjecten in scope

archivering email sociale media apps etc

Daarnaast worden projecten benoemd die vanuit de

Archiefwetgeving zijn ingegeven zoals taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen
projecten verbeterplannen i control dienst Inzicht in Ongestructureerde Bestanden
Generiek Document en Archiefbeheer

lOB

en GDA

De Belastingdienst moet daarbij aandacht schenken aan het

beheer van de archieven die zij creeert Ook is er een project voor het op orde krijgen van het fysieke
archief

Ontwikkeling GDA Dit project staat nu

maart 2023

stil en wordt heroverwogen De geplande

opievering is onzeker Dit is een groot risico voor wat betreft het voldoen aan de Archiefwetgeving
Er moet zo snel mogelijk een tijdelijke opiossing worden gecreeerd omdat de gehele informatie-

huishouding zonder GDA onder druk komt te staan
implementatie

van een

Ook de besluitvorming rondom de

DMS Digidoc wordt hierdoor geraakt

De communicatiestrategie richt zich o a op de bewustwording Waar de strategie in het begin vooral

focust op informerende pagina s op intranet en Connect People zal het in de toekomst meer gaan

focussen op maatwerk per doelgroep In de veranderstrategie is ook focus op het verhogen van

bewustwording binnen de organisatie cultuur en gedrag de al lopende projecten worden erbij
betrokken De organisatie wordt hierbij meegenomen in de beoogde verandering In het actieplan is
eveneens een

project opgenomen voor doorontwikkeling deskundigheid en bewustwording Dit is

positief
De Belastingdienst kan na een succesvolle uitvoering van de genoemde projecten en initiatieven

papier

aan de

Archiefwetgeving voldoen

op

Risico s zijn dat de Belastingdienst door haar omvang de

grote mate van complexiteit en legacy het eindresultaat niet haalt Tevens vormen wijzigingen in de

prioritering en het uitblijven van de implementatie van het GDA en DMS een bedreiging voor het
resultaat

Dienst Toeslagen
Het actieplan van de dienst Toeslagen

Informatiehuishouding Open op Orde IHH 00 2021 2026

onderkent de problemen met de informatiehuishouding Er zijn projecten en werkpakketten

opgestart in alle actielijnen Een belangrijkaandachtspunt daarbij is de timing in actielijn 3 De dienst
kan zich niet permitteren lang te wachten op een adequate opiossing voor informatiebeheer de
achterstanden lopen immers steeds verder op Het is zaak snel stappen te ondernemen om de
informatie in kaart te brengen te ordenen en sorteren en te ontdubbelen Dit kan nu zonder
aanvullende middelen al worden ingezet en behoeft nog geen andere instrumenten

30

1803131

00001

In het actieplan is aangegeven dat de bewustwordingscampagne iBewust

begin 2023 van start gaat

Dat is een positieve ontwikkeling Ook de focus op kennisontwikkeling van zowel IV medewerkers als
niet IV medewerkers zowel intern als extern

wordt als positief gezien Een onderdeel is ook de

capaciteit op orde te brengen Het actieplan van Toeslagen bestrijkt alle onderdelen van de

informatiehuishouding en komttegemoet aan de Archiefwet artikel 3

Alle informatiesoorten en

bronnen worden genoemd

Deze veranderaanpak werkt met boegbeelden ambassadeurs en kadersteller CIO

Daarnaast

worden medewerkers betrokken bij de uitvoering van de verbeteringen Dit is positief aangezien dit
leidttot voorbeeldgedragen eigenaarschap bij medewerkers In combinatie met de

bewustwordingscampagne en kennisontwikkeling vanuit actielijn 1 is dit een goede aanpak Ook in
de communicatiestrategie speelt bewustwording een grote rol Deze strategie richt zich op het
ontwikkelen van willen

en

kunnen

Er wordt zowel een bottom up als en top down benadering

toegepast
Douane
In het actieplan van de Douane

Douane Informatiehuishouding op Orde DlOO 2021 2026 vallen de

volgende zaken op
Actielijn 1 geeft aan dat de Douane stuurt op kwaliteit inzetbaarheid en professionaliteit van de
medewerkers Dit blijkt bijvoorbeeld uit het voornemen elke medewerker is informatiespecialist
Douane benadert haar projecten in de eerste plaats als veranderkundige vraagstukken en pas daarna

alstechnisch organisatorische vraagstukken Dit zorgt voor relatief veel aandacht voor de
veranderkant en de positie van de gebruikers In het kader daarvan is bijvoorbeeld een intern project

gestart voor bewustwording en omgaan met overheidsinformatie Ook loopt een project om alle
medewerkers structureel op te leiden op het gebied van IHH Dit kan een belangrijke bijdrage leveren
aan

de verbetering van de informatiehuishouding

Het Project Datacatalogus de organisatie creeert een overzicht van de informatie die aanwezig is

wie verantwoordelijk is voor het beheer van die informatie

zijn en hoe lang deze informatie bewaard moet worden

voor wie

de informatie toegankelijk moet

Dit is positief omdat hiermee de basis van

de informatiehuishouding wordt gelegd Ook zijn er projecten op het gebied van selectielijsten en de

implementatie van de Archiefwet

En lopen er projecten voor berichten

e

mail

en sociale media-

archivering
Daarnaast loopt er een project Kaders en Richtlijnen Dit betreft het opstellen en naleven van

eenduidig beleid over de omgang met informatie ter bevordering van de duurzame toegankelijkheid

31

1803131

00001

6

Conclusies

De conclusies naar aanleiding van het onderzoek en de analyse zijn de volgende in hoofdstuk 7

wordt dieper ingegaan op de aanbevelingen

Aanbevelingen

Het ministerie voldoet nog niet aan de DUTO eisen en nog niet aan de Archiefwetgeving

1

Tekenend is dat bij de uitvoer van de fit gap analyse een deel van de ondervraagden aangaf dat ze
de informatiehuishouding van het ministerie als chaotisch ervaren
De informatiehuishouding is versnipperd vormgegeven

Het ministerie van Financien heeft daardoor

geen centrale grip op de informatiehuishouding en het is onbekend waar specifiek welke

relevante informatie wordt bewaard en beheerd Informatie is momenteel in diverse omgevingen

netwerkschijven

e

mailboxen en systemen opgeslagen Dit heeft tot gevolg dat dezelfde informatie

op verschillende plekken wordt opgeslagen

onduidelijk is welke informatie relevante is welke versie

het betreft en wat dubbel of meervoudig wordt opgeslagen Het verzamelen van informatie rondom
een thema of dossier is daardoor zeer

ingewikkeld en erg arbeidsintensief Daarbij is ergeen

zekerheid te geven over de compleetheid van de informatie Door een deel van de ondervraagden
wordt de huidige informatievoorziening dan ook letterlijk omschreven als

chaos

een

rommel

De impact hiervan op de dagelijkse gang van zaken is
•

hoge inefficiency door arbeidsintensief zoeken en extra controleslagen op de resultaten

•

lange doorlooptijden voor de beantwoording van zoekvragen

•

onvolledige informatievoorziening incomplete beantwoording van vragen

•

informatie is in de huidige situatie niet duurzaam toegankelijk vindbaar juist

volledig en dus

betrouwbaar

Het ministerie van Financien is niet in control over haar informatie en voldoet daarom momenteel
nog niet aan de huidige en toekomstige Archiefwet

Voor het verbeteren van de informatiehuishouding en informatievoorziening is het ministerie van
Financien in 2021 het departementaal programmaplan Informatie op Orde

PlOO

gestart

Het

programmaplan is definitief vastgesteld op 1 februari 2022 PlOO kent een centraal
opdrachtgeverschap van de Bestuursraad en voert regie op programma s en projecten van de
onderdelen PlOO en de actieplannen zorgen er tezamen voor dat het ministerie van Financien en de

afzonderlijke onderdelen aan de Archiefwetgeving kunnen voldoen
programma s en actieplannen zijn daarbij afgeleid van het rijksbrede

Orde

De inrichting van de

generiek actieplan Open op

Gezegd moet worden dat er geen actieplan is voor het beleidsdepartement

De analyse heeft een aantal risico s geidentificeerd die de resultaten van PlOO en de actieplannen

mogelijk negatief bei nvloeden
benadering

De risico s betreffen voornamelijk de instrumentele technische

van het programme

onderbelicht is

en de

waarbi] de veranderkundige kant van het programme nog teveel

praktische executiekracht van het programme en de projecten Daarmee loopt

het op orde brengen van het informatielandschap vertraging op en is de kans van slagen lager

Met urgentie moet de versnippering van het informatielandschap binnen het ministerie van
Financien en de afzonderlijke onderdelen worden aangepakt Voor het duurzaam beheren van

digitale

informatie en om deze voor nu en de toekomst optimaal toegankelijk te houden moet deze
32

1803131

00001

zo veel

mogelijk centraal worden opgeslagen en beheerd

Daarmee wordt relevante informatie

eenvoudigertoegankelijk en kunnen het ministerie van Financien en haar onderdelen zich 24 7
verantwoorden over hun handelen Concreet betekent dit het opschonen structureren en
metadateren van de informatie en deze onderbrengen in een archiefsysteem

2

De programmaorganisatie informatie op orde wordt door deelnemers aan het onderzoek

beschouwd als een verzameling instrumentele verbeteringen

Informatiehuishouding op

orde brengen vraagt echter ook een cultuurverandering De programmaorganisatie mist

die cultuurverandering en moet daaraan invulling geven
Momenteel lopen binnen alle onderdelen van het ministerie van Financien plannen ter verbetering
van de

informatiehuishouding en voorziening

Het gaat om actieplannen en de daaruit

voortvioeiende projecten die daar invulling aan geven

Het programme en de actieplannen zetten in op het structured verbeteren van de

informatiehuishouding het rechtzetten van een scheefgegroeide situatie door het gestructureerd en
op projectmatige wijze realiseren van verbeteringen

focus van de actieplannen en het programma

ze

Dit blijkt uit de aard van de projecten en de

zijn vooral instrumenteel gericht Ze richten zich op

het trainen en opieiden van medewerkers in het omgaan met informatie systemen

het werven en

selecteren van de juiste medewerkers en op het ontwikkelen van een grote hoeveelheid

hulpmiddelen om informatie te kunnen beheren

Er is te weinig aandachtvoor cultuurverandering en

het doormaken van deze transitie De verandering moet zich richten op het organisatiebreed creeren
van een nieuwe

stabiele cultuur Het uiteindelijke doel is een constant hoge kwaliteit van de

informatiehuishouding Bewustwording moet van volwassenheidsscore 1 gericht op mijn eigen
informatie

naar een score 5

gericht op de informatie van de overheid

Het veranderingsproces moet gaan over het anders denken over informatie anders omgaan met

informatie anders werken en anders samenwerken De cultuurverandering moet niet alleen de

systemen en processen raken

maar

juist ook de houding en instelling van medewerkers De

verandering raakt uiteraard ook de werkzaamheden en taken verantwoordelijkheden de aard van
de samenwerkingtussen medewerkers en afdelingen de bevoegdheden van medewerkers en de

procesinrichting
Dit alles betekent dat de verandercomponent in de plannen een prominente plaats moet hebben
Dat is nu onvoldoende het geval Douane is in dit opzicht een relatieve uitzondering op de regel

zij

benaderen hun verbeterprogramma meer als een veranderkundig traject

Bij een dergelijke transitie hoort dat de aandacht verdeeld wordt over enerzijds het creeren van een
nieuwe houding en gedrag van mensen de cultuurverandering

en

anderzijds het creeren van

voorwaardelijke en ondersteunende middelen zoals beleid richtlijnen en spelregels een vernieuwde
procesinrichting en daarvoor ontwikkelde applicaties Om deze transitie te bewerkstelligen moet de
Bestuursraad op beide aspecten meer verantwoordelijkheden geven aan PlOO het is noodzakelijk
dat PlOO meer grip krijgt op de kwaliteit van de behaalde resultaten

PlOO betreft een gedegen strategisch programmaplan waarin zeergemotiveerd en uiterst

gestructureerd wordt gewerkt aan de verbetering van de informatiehuishouding PlOO is een regie

33

1803131

00001

programma met zogenaamde V rollen verbinden

verdiepen verbreden versterken versnellen

veranderen voorbereiden en verantwoorden staan centraal De daadwerkelijke uitvoering hiervan is

bij de afzonderlijke onderdelen en binnen hun actieplannen vastgelegd Aandachtspunt hierbij is dat
dit nu te instrumentaal technisch wordt aangepakt met te weinig aandacht naar de

organisatiebrede cultuurverandering die dit noodzaakt
Als PlOO uitsluitend strategisch en te technisch instrumentaal wordt uitgevoerd worden de
resultaten niet breed binnen de organisatie herkend en gedragen Dit leidt ertoe dat gebruikers de
resultaten niet optimaal toepassen De uitvoering van de programma s en projecten kan alleen
succesvol zijn met focus op de verbeteringen

instrumenteel

en de

verandering cultuur die dat

binnen de organisatie met zich mee brengt i bewustzijn

De executiekracht van het informatie op orde programma en de actieplannen van de

3

onderdelen is momenteel nog gering De plannen moeten zich ook richten op het

aanbrengen van praktische verbeteringen in de informatieverzamelingen
Binnen het ministerie van Financien staat de informatiehuishouding van de onderdelen er slecht
voor
van

De organisatie moet een aantal praktische vraagstukken direct oppakken zoals het ordenen

informatie op netwerkschijven en in mailboxen en het wegwerken van achterstanden De

executiekracht van het programma en de actieplannen is echter

voor wat betreft de

kwaliteit van de

informatiehuishouding momenteel nog gering In de praktijk blijkt datfeitelijke meetbare
verbeteringen die in de actieplannen zijn opgenomen tot nu toe nog niet merkbaar zijn op de
werkvioer Medewerkers geven aan dat zij in hun dagelijkse werkgeen effect zien van het
programma en de projecten en dat zij weinig van het programma vernemen

Zij constateren dat hun

werk tot op heden niet is verbeterd

Concreet betekent dit
•

er

zijn geen informatieverzamelingen in beeld gebracht

•

er

zijn geen spelregels en richtlijnen bekend gemaakt ten aanzien van het werken met

informatie
•

medewerkers verkeren in onwetendheid over wat er nu precies gaat gebeuren

Acties die nu moeten worden opgepakt vinden plaats onder het motto maak van onbeheerd

beheerd Het gaat dan om
ordenen sorteren en schonen van de onbeheerde omgevingen
invoeren van richtlijnen en spelregels voor medewerkers teams

informatie

over het werken met

passend bij de processen van het team

aansluitend op het invoeren van richtlijnen is het aan te raden kwaliteitsmedewerkers en

informatiespecialisten aan te stellen die het verbeterproces begeleiden vragen beantwoorden
en waar

nodig medewerkers actief ondersteunen

gebruikers

van de informatie

In de gesprekken met de werkvioer

is duidelijk naar voren gekomen dat die behoefte er momenteel is

In alle bovengenoemde stappen dienen de bestaande selectielijsten toegepast te worden

Hierdoor wordt een voorschot genomen op de toekomstige archivering

34

1803131

00001

4

De organisatieonderdelen van het ministerie hebben behoefte aan een informatie

omgeving die snel beschikbaar is en aansluit op hun eisen
Op dit moment is Digidoc het document management systeem DMS dat nu binnen alle onderdelen
wordt ingezet en de bestuurlijke processen ondersteunt
Online Dit is de onlineversie van hetzelfde DMS
Services Platform te implementeren

Digidoc wordt opgevolgd door Digidoc

Uiteindeiijk is het de bedoeling een nieuw Content

waar meerdere

ministeries gebruik van maken waaronderook

het ministerie van Financien en de daarbij behorende onderdelen Deze vervanging zal naar

verwachting pas overenkele jaren kunnen plaatsvinden
De onderdelen hebben echter nu al behoefte aan een

tijdelijke opiossing om de vraagstukken van

vandaag zoals het opslaan van opgeschoonde informatie en het vinden van de juiste en de volledige
informatie te kunnen beantwoorden

De acties die onder maak van onbeheerd beheerd zijn opgenomen

en

dan met name de

opschoonacties verbeteren de informatiehuishouding van de onderdelen sterk De vraag blijft in
welke omgeving de onderdelen de komende jaren de opgeschoonde informatie gaan opslaan en
beheren in afwachting van het Content Service Platform

Hiervoor moet een goede opiossing

komen

Een andere

belangrijke constatering is dat er door externe partijen tools worden gelanceerd binnen

de onderdelen Gebruikers zijn hier vaak niet op de hoogte gesteld Dit werkt versnippering van het

informatielandschap in de hand en vergroot daarmee de reeds door medewerkers ervaren chaos

35

1803131

00001

7

Aanbevelingen

Op basis van de conclusies komen wij tot de volgende aanbevelingen

Aanbeveling 1 Reaiiseer een cultuurverandering
PlOO en onderliggende actieplannen moeten zich meer richten op een brede cultuurverandering
een transitie

Nu richten zij zich vooral op instrumentale verbeterprojecten Een organisatiebrede

nieuwe stabiele informatiecultuur moet het doel zijn zodat er een constante

hoge kwaliteit van de

informatiehuishouding ontstaat Bewustwording moet van volwassenheidsscore 1 gericht op mijn
eigen informatie

naar een score

5

gericht op de informatie van de overheid

groeien Een

dergelijke cultuurverandering kost meerdere jaren en vraagt continu aandacht van PlOO de
projectorganisaties en de bestuurlijke laag
De Bestuursraad moet als opdrachtgever voor PlOO deze cultuurverandering

onderschrijven en

uitdragen Van daaruit moet binnen PlOO een extra actielijn aan de cultuurverandering worden

gewijd waarin de veranderkundige uitgangspunten doelstellingen en acties expliciet worden
benoemd De al lopende veranderinitiatieven van de onderdelen kunnen in deze actielijn worden

ondergebracht
Doelstellingen van de nieuwe veranderkundige aanpak zijn onder andere
•

het creeren van inzicht
en de

begrip en draagviak bij de medewerkers met betrekking tot de noodzaak

impact van de transitie

•

het vergroten van de betrokkenheid van de medewerkers bij de initiatieven

•

het begeleiden van de medewerkers in het veranderproces dat zij doormaken

•

het onder de aandacht houden van het belang van informatiebeheer bij alle medewerkers

nu en

in de toekomst

Uitgangspunt hierbij is dat op het aspect bewustwording een volwassenheidsscore van 5 wordt
behaald

Voor het verantwoord functioneren van de overheid is alle informatie van belang

DIt

houdt in dat alle medewerkers bewust met informatie omgaan en weten wat voor hun eigen

organisatie en voor de overheid als geheel op dit vlak van belang is

Het uiteindelijke doel is dat alle

leden van de organisatie bewust met informatie omgaan en dat dat ten goede komt aan de

transpara nte overheid

Het ministerie van Financien en de onderdelen lopen het risico uiteindelijk niet in control te komen
van hun

informatiehuishouding wanneer zij geen breed gedragen cultuurverandering realiseren

Dan

kunnen zij ook niet voldoen aan de Archiefwetgeving en de DUTO eisen

Aanbeveling 2 Zorg voor meer executiekracht in de uitvoering van de actieplannen en daaruit
voortvioeiende projecten
Om meer executiekracht te realiseren adviseren wij om binnen elk van de vier onderdelen twee

projectteams samen te stellen
•

een team

dat bestaat uit beleidsmedewerkers kwaliteitsmedewerkers en informatiespecialisten

dat zich richt op de theoretische randvoorwaarden zoals selectielijsten het inrichten van

systemen en het ontwikkelen van naamgevingsconventies spelregels en richtlijnen Dit team
moet een permanente status in de organisatie krijgen

36

1803131

00001

•

een

praktijkteam dat zich richt op het effectief en efficient opschonen van hun eigen informatie

omgevingen het ontdubbelen daarvan en het metadateren van informatieobjecten

Dit team

kan bestaan uit meerdere wisselende kleine projectteams zie ook aanbeveling 3

Deze beide teams werken binnen de vier onderdelen samen aan de verbeteringen Deze aanpak kan
in actielijn 2 worden opgenomen in de actieplannen van de onderdelen PlOO meet zich in haar rol

ookfocussen op het sturen en monitoren van deze praktische verbeteringen zie actielijn 1

Binnen deze aanbeveling vallen verschillende acties
•

Invoeren van richtlijnen en spelregels voor medewerkers teams

informatie

over het werken

met

passend bi] de processen van het team Deze richtlijnen gaan over de vraag hoe om

te gaan met bestanden zonder dat er een op dit moment al een Document Management

Systeem kan worden gebruikt omdat dit niet geimplementeerd is zie hiervoor ook aanbeveling
6

Het kan daarbij gaan over afspraken op hetgebied van naamgeving toekennen van

kenmerken omgaan met versies het samenwerken aan een bestand het opbouwen van een

mappenstructuur het omgaan met reviews het verlenen van toegang tot bestanden en mappen
en

het plaatsen van bestanden in de mappen Ook kunnen afspraken worden gemaakt over de

wijze van beheer en de uitvoering van controle op naleving van de richtlijnen
•

Aansluitend op het invoeren van richtlijnen is het aan te raden kwaliteitsmedewerkers en

informatiespecialisten aan te stellen die het verbeterproces begeleiden vragen beantwoorden
en waar

nodig medewerkers actief ondersteunen

In de interviews met de medewerkers uit de

praktijk is duidelijk naar voren gekomen dat die behoefte er momenteel is

Aanbeveling 3 Los de versnippering van het informatielandschap zo snel mogelijkop
We adviseren de actieplannen die het tegengaan van de versnippering in hun informatielandschap

nog niet dan wel in te geringe mate hebben opgenomen uit te breiden met het aanpakken van de

versnippering van het informatielandschap De opschoning moet gestructureerd en met van tevoren

vastgestelde kwaliteitscontroles worden aangepakt Omdat informatie versnipperd is opgeslagen
moet gestart worden met het verzamelen van informatie

Het creeren van inzicht en overzicht is van

het grootste belang Begin klein en werk gestructureerd en planmatig alle digitale achterstanden
weg De volgende stappen horen hierbij

1

Informatie verzamelen
Breng bij het ministerie van Financien en de afzonderlijke onderdelen in kaart welke afdelingen
betrokken zijn bij het verzamelen van welke informatie en waar deze informatie mogelijk is
opgeslagen Bepaal welke informatieverzamelingen het eerst moeten worden opgeschoond
Begin hierin kleinschalig maar houdt rekening met verzamelingen waarbij de organisatie het
meeste risico loopt Benader hiervoor de betrokken afdelingen om deze nog ongestructureerde
informatie door middel van een datadump op te halen

2

Informatie ordenen en classificeren via Al saftware en een te vormen projeetteam
De verschillende locaties waar informatie is opgeslagen netwerkschijven mailboxen etc
moeten worden geschoond en geordend Gezien de omvang van de informatie moet deze in een
beveiligde omgeving via Al software worden opgeschoond beoordeeld en geordend Doc Direkt
kan deze Al software leveren De ongestructureerde informatie moet met behulp van
gespecialiseerde data analisten bekend met die specifieke Al software worden ontdubbeld
gestructureerd en geclassificeerd Daarna moet de informatie voorzien aangevuld worden met
37

1803131

00001

de juiste metadata
zo min

3

Al software biedt hiervoortechnische mogelijkheden zodat het project met

mogelijk inzet van medewerkers kan worden uitgevoerd

Informatie onderbrengen in een archiefwaardig systeem
Nadatde informatie is opgeschoond en alleen de relevante informatie gestructureerd is en is
voorzien van metadata dient deze te worden ondergebracht in een archiefwaardig systeem

inrichting

van

De

het systeem moet in nauw overleg met de gebruikersorganisatie plaatsvinden Zie

hiervoor ook aanbeveling 6

4

Gebruikersorganisatie s

meenemen

Gebruikers moeten worden meegenomen in de inrichting en de werking van het gekozen

archiefwaardig systeem

gebruik

en

maar vooral

beheer van informatie

ook het belang daarvan i bewustzijn cultuurverandering in

Zie hiervoor ook aanbeveling 4

In de eerste drie stappen dienen de selectielijsten toegepast te worden

Hierdoor wordt een

voorschot genomen op de toekomstige archivering Veelal moeten de selectielijsten nog worden

gemaakt of worden vastgesteld

Dit moet ook zeker aangepakt worden

Aanbeveling 4 Realiseer een tijdelijk centraal document management systeem in afwachting van
het toekomstig Content Services Platform CSP
Het is dringend noodzakelijk de versnippering in het informatielandschap gestructureerd en met van
te voren vastgestelde kwaliteitscontroles aan te pakken

Op dit moment beschikt het ministerie van

Financien over een centraal Document Management Systeem

Digidoc binnenkort Digidoc online

is al bekend dat er in de toekomst een Content Services Platform wordt gei mplementeerd

Er

Dat is

echter nog niet op korte termijn gerealiseerd In de tussentijd kan mogelijk gebruik gemaakt worden
van

Digidoc Online als tussenoplossing richting het nieuwe Content Services Platform

Wij adviseren een apart project te benoemen en in te richten dat vooruitlopend op het nieuwe
Content Services Platform

een

tijdelijke opiossing realiseert Dit projectteam moet per onderdeel

maatwerk leveren zodat de opiossing naadloos aansluit op de behoefte van het betreffende
onderdeel

Neem in dit project ook de tools mee die door externe partijen zijn gelanceerd binnen de

onderdelen Zo wordt een sterke start gemaakt met het realiseren van een uniform en overzichtelijk

informatielandschap

Aansluiting bij SSC ICT is hierbij belangrijk Zij beschikken over systemen kennis en kunde waar het
ministerie van Financien en de onderdelen gebruik van kunnen maken

Het ministerie bepaalt dan in

overleg met SSC ICT met behulp van een roadmap welke tools wanneer in gebruik worden genomen
Dit moet ook goed gecommuniceerd worden aan de werkvioer Dit kan het ministerie van Financien

beter zelf in de hand houden zodat er communicatie op maat plaats vindt Dit

verhoogt de

effectiviteit ervan

Het verdient aandacht bij de invoering van nieuwe tools tevens het gebruik en het beheer van deze

tools te organiseren Het gaat dan bijvoorbeeld om het aanbieden van opieidingen het stellen van

basisregels het introduceren van handleidingen en het opstellen van een beheerplan

38

1803131

00001

Ook is het noodzakelijk dat de impact van nieuwe tools op de informatiehuishouding voor de
introductie wordt bepaald zodat de nieuwe tools een positieve bijdrage leveren aan de verbetering
van

het informatiebeheer

Aanbeveling 5 De sturing en monitoring van de compliancy van de organisatieonderdelen aan de
Archiefwetgeving en de DUTO eisen moet door de Bestuursraad bij PlOO worden gelegd
PlOO bevat al een uitgebreid {strategisch

programmaplan dat alle onderdelen raakt en aanpakt

De

opbouw van het programma en de onderliggende plannen voIgt de actielijnen vanuit generiek
actieplan Open op Orde

Met het opieveren van de vastgestelde prioriteiten voldoet Financien

technisch instrumenteel gezien aan de nieuwe Archiefwet

Wij adviseren dat PlOO op strategisch vlak en vanuit hun huidige regiefunctie V rol blijft monitoren
en

sturen op het realiseren van de prioriteiten zoals opgenomen en vastgesteld in het

programmaplan en vanuit de actieplannen van de afzonderlijke onderdelen

Dit moet de

Bestuursraad formeel bij PlOO beleggen

Aanbeveling 6 Stel een actieplan op voor het Beleidsdepartement
Het PlOO programma richt zich zowel op het Beleidsdepartement als op het departementale
programma
voor het

maar heeft voor het

Beleidsdepartement geen afzonderlijk actieplan Het is wenselijk

Beleidsdepartement net als voor de andere onderdelen een eigen actieplan op te stellen

Dit actieplan bevat specifieke acties die voor het Beleidsdepartement van toepassing zijn Daardoor

kan gericht gewerkt worden om aan de Archiefwetgeving en de DUTO eisen te voldoen Vanuit de

regiefunctie V rol kan PlOO als overkoepelend departementaal programmaplan worden gebruikt

Overige aanbevelingen
In het onderzoek zijn uiteenlopende kleinere bevindingen gedaan In onderstaande tabel hiervan
een overzicht

Bevinding

Aanbeveling

Sturing

De onderdelen van het

DUTO eisen opnemen in het kwaliteitssysteem

BR en PlOO

Zoekresultaten zijn

Dit is naast technische oorzaken ook een kwestie van

Onderdelen

onvoldoende

goed ingerichte zoekprocessen zoektermen

ministerie worden niet op de
realisatie van de DUTO eisen

gemeten

metadata

afstemming werkzaamheden toegang tot

informatieverzamelingen Deze processen moeten
worden ingericht

Toeslagen

alle informatie

wordt bewaard

er is een

vernietigingsstop

Toeslagen moet zich nu voorbereiden op het

Toeslagen

beeindigen van de vernietigingsstop voor die delen
van

het archief die niet onder de hotspot toeslagen

vallen Acties ordenen beoordelen selectielijst

opstellen
Alle onderdelen lessons learned
worden onderling onvoldoende

Zie aanbeveling 3

Organiseer dit vanuit PlOO en neem dit op in de

PlOO en

actieplannen

onderdelen

uitgewisseld
39

1803131

00001

Bijiagen
Bijiage 1

Format volwassenheidsmodel

Dimensie

Strategie beleid visie

Strategie in actie

Fase 1 Onbeheerd

Fase 2

Fase 3 Lerend

Beginnend

Geen visie en geen

Geen visie

strategie

lokale strategie Lokale

i

initiatieven van het 2® en 3^

□rganisatieonderdelen

echelon

Geen visie en of strategie

Verschillende lokale

i erschillende lokale

projecten zijn opgestart

projecten zijn opgestart

Geen actieplan

actiepian programma

mogeiijk wel

Fase 4

Responsfef

Fase 5

Voorspellend

Gemeenschappelijke strategie en Gemeenschappelijke strategie

Integrale visie ondersteund

isie van meerdere

door het bestuur op

en visie van

integrale

risicomanagement

meerdere

organisatieonderdelen

programma basis

Verschillende projecten in

Er loopt een programma

samenhang waarbij

inclusief PDCA cyclus en een

risicomanagement een

rol van toezichthouder

onderdeel is van de projecten

Organisatie personeel

Lokale initiatieven ontstaan Er worden specialisten de

IV

vanuitgenerieke rollen
i p v

Informatiebeheer

specialisten

Informatie is onbeheerd

beheerd onbeheerd

Informatiebeheer

Specialisten zorgen ervoordat

Een deel van de organisatie

De gehele organisatie draagt

organisatie binnen gehaald

medewerkers worden

draagt bijaan

actief bijaan

digitaal beheer

ondersteund in het

informatiebeheer

informatiebeheer

informatiemanagement

informatiebeheer

Delen van de informatie zijn

Een deel van de informatie is

Een groot deel van de informatie Alle informatie is beheerd

beheerd Een groot deel van

beheerd Een deel van de

is beheerd Een klein deel van de

de informatie is onbeheerd

nformatie is onbeheerd

informatie is onbeheerd

Realisatie van samenvoeging van Volledig digitaal platform

Versnipperd

Er wordt gewerkt aan het

foewerkend naar samenvoeging

systemen applicaties

applicatielandschap geen

verbinden van applicaties in

van

DMS RMA file shares

overzicht

een

Erwordt

gewerkt op persoonlijke

applicatielandschap

wordt gewerkt op

Er

primaire

naar

en secundaire proces

DMS en RMA

primaire en secundaire proces

waarin alle

naar DMS en

informatieobjecten zijn

RMA

ondergebracht

netwerkschijven

1803131

00001

bimensie

Fase 1 Onbeheerd

Fase 2

Fase 3 Lerend

Beginnend

Fase 4

Fase 5

Responsief

Voorspellend

persoonlijke

netwerkschijven

Vindbaarheid

Beperkte

Geavanceerde

loekmachine

zoekmogelijkheden binnen zoekmogelijkheden binnen

Beperkte zoekmogelijkheden

Geavanceerde

binnen meerdere applicaties

zoekmogelijkheden binnen
meerdere applicaties

applicatie

applicatie

Gebru ikersvriendelijk

Alleen specialisten kunnen

Een klein deel van de

heid^^

werken met

medewerkers werken onder werken met

informatiebeheer

leiding

applicaties

met

van de

Enterprise search

Een deel van de medewerkers kan Een groot deel van de

specialisten

nformatiebeheerapplicaties

Alle medewerkers werken op

medewerkers werken met

een

informatiebeheerapplicaties

maniermet

effidente en effectieve

informatiebeheerapplicaties

informatiebeheerapplicaties
Archiefproces

Erisgeenseiectielijst er

Eriseen selectielijst Er

Er is een selectielijst Er wordt een Er is een selectielijst en er wordt Alle informatie is

overbrenging

wordt geen informatie

wordt niet actief mee

deel van de informatie zo nodig

gewerkt

\

NA bewaren en

en er wordt

vernietigd

vernietiging artikel 5

geen informatie

12

overgedragen naar het

conform deze lijst gewerkt De

geselecteerd zo nodig

ernietigd of overdragen naar het achterstanden worden

vernietigd en of

NA Er is een achterstand

weggewerkt

overgebracht naar het NA

Voor het functioneren van mij en

Voor het verantwoord

Voor het verantwoord

mijn afdeling is de informatie en

functioneren van de organisatie functioneren van de

informatie en de

de vindbaarheid daarvan

is alle informatie van belang

vindbaarheid daarvan

belangrijk

NA

Bewustwording

Mijn eigen informatie is
voor

mij het belangrijkst

Voor het functioneren van

mij

en

mijn team is de

”

overheid is alle informatie
van

belang

belangrijk

Gebruikersvriendelijkheid is gegeven de beperkte schaal van het onderzoek niet getoetst en niet meegenomen in de resultaten
41

1803131

00001

bimensie

Fase 1 Onbeheerd

Commitment eigenaar

schap
top medewerkers

Fase 2

Fase 3 Lerend

Beginnend

Fase 4

Responsief

Fase 5

Voorspellend

Niemand neemt

Eigenaarschap en initiatieven Eigenaarschap en initiatieven bij

Eigenaarschap en initiatieven bij Eigenaarschap ligt volledig bij

eigenaarschap

bij enkele managers

bestuur

directies

uitvoering bij T

echelon directie
van

en een deel

de medewerkers

het bestuur CIO en

lijnmanagement en alle
medewerkers

42

1803131

00001

Bijlage 2

Bronnen

Titel

Versie

Datum

Status

2 0

28januari2022

definitief

Openbare bronnen

Departementaal Programmaplan Informatie op Orde 2021
2026

Nu nl Kabinet treedt af vanwege vernietigend rapport over

15 januari 2021

toeslagenaffaire | Politiek | NU nl
Nationaal Archief | Eisen voor de duurzame toegankelijkheid
van overheidsinformatie

DUTO eisen

28februari 2023

^^

NOS I Nieuwe wet leidt nog niet tot snellere openbaarmaking
van

09maart 2023

documenten

Memorie van Toelichting Tweede Kamer vergaderjaar 2021
2022 35 968

nr

18november2021

3

Nulmeting informatiehuishouding voor

1 0

16junl2021

0 8

Juni 2022

Programma Open op Orde
Interne bronnen

Architectuurvisie op Duurzame Toegankelijkheid
Overheidsinformatie voor primair domein Douane

Bijlage Verbeterplan IHH

definitief

2022092

Enterprise Architectuur van het Ministerie van Financien

1 0

26 oktober 2018

Informatiearchitectuur Digidoc

26juM2016

Kleurrapportage Overheidsinformatie monitor 2019 2020

Oktober 2020

Kleurrapportage Overheidsinformatie Monitor 2021 2022
Memo Voorstel tot toedeling archiefbeheerderrol Douane

definitief

Mei 2022
0 93

Monitor Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed domein
Overheidsinformatie

Voorstel

19 mei 2022

17 maart 2022

Toeslagen

Nota iWerkt medewerkers opieiden hoe om te gaan met

7 november 2022

informatie

Rapportage Monitor Informatiehuishouding i Control 2022
Belastingdienst DG Douane
1 meting 2022 Informatie op Orde

1

10 november 2022

Definitief

https www nu nl politiek 6100724 kabinet treedt af vanwege vernietigend rapport over
toeslagenaffaire html
15
~

text De 20DUTO 2Deisen 20zijn 20een de 20toegan
https www nationaalarchief nl archiveren duto
kelijkheid 20van 20de 20informatie
https nos nl artikel 2466755 nieuwe wet leidt nog niet tot snellere openbaarmaking van documenten

1803131

00001

Bijiage 3 Afkortingen

Afkorting

Uitleg

BOP

Bestuurlijk Ondersteunende Processen

BR

Bestuursraad

BIHR

Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid

DG

Directoraat generaal

DGBD

Directoraat generaal Belastingdienst

DGD

Directoraat generaal Douane

DGT5L

Directoraat generaal Toeslagen

DUTO

DUurzame TOegankelijkheid van de informatie in de informatiesystemen van

overheidsorganisaties
GDA

Generiek Document en Archiefbeheer

100

Informatie opOrde

NA

Nationaal Archief

PE

Parlementaire Enquete

TVB

Taken

Woo

Wet Open Overheid

verantwoordelijkheden bevoegdheden

44

1803131

00001

Bijiage 4 Gesprekken
Functie

Organisatieonderdeel

Datum interview

Beleidsdepartement

17 november 2022

Douane

23 november 2022

Toeslagen

5 december 2022

OCW BZK

16 december 2022

Nationaal Archief

12 januari 2023

Douane

5 januari 2023

Beleidsdepartement

12 januari 2023

Toeslagen

17 januari 2023

Toeslagen

17 januari 2023

Douane

18 januari 2023

Beleidsdepartement

19 januari 2023

Beleidsdepartement

19 januari 2023

Beleidsdepartement

19 januari 2023

Persoonsgegevens en WOO jurist

Douane

23 januari 2023

Parlementaire enquete

Belastingdienst

2 februari 2023

Belastingdienst

7 februari 2023

Belastingdienst

7 februari 2023

Quickscan
2 IV medewerkers

Persoonsgegevens
Medewerker CIO office

Programma adviseurs
Senior informatiehuishouding
2 sr adviseurs

medewerkers CIO office

Archiefwetgeving

Gesprek met 2 medewerkers over de
Archiefwet

Gesprek met projectleider over de Archiefwet
Verdiepingssiag
CIO office

Persoonsgegevens
Persoonsgegevens

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens
ioonsgegevens

Persoonsgegevens
Medewerker WOO

Persoonsgegevens

persoonsgegevens

Persoonsgegevens
Persoonsgegevens
Persoonsgegevens

en medewerker IV

45

1803131

00001