2677_omslag_a5

18-04-2006

15:21

Pagina 1

Procesbeschrijving
&
Werkinstructie Incidentenroutine

Een Ander Justitie

Project incidentenstrategie

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 1

Procesbeschrijving Incidentenroutine

Ministerie van Justitie
Programma Een Ander Justitie • Project Incidentenstrategie

Geerte Burgers
Thelma Lexmond
Stavros Zouridis

maart 2006

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 2

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 1

Procesbeschrijving Incidentenroutine
1. Doel
Tijdig en nauwkeurig conform de incidentenroutine afhandelen van politiekbestuurlijke incidenten binnen het bestuursdepartement van het Ministerie van
Justitie en de hoofdkantoren van de taakorganisaties.

2. Inleiding
De incidentenroutine waar onderhavige procesbeschrijving op gebaseerd is, heeft
tot doel een bijdrage te leveren aan de (meer) adequate afhandeling van toekomstige incidenten binnen het Ministerie van Justitie. Op basis van genoemde routine is een instructieset opgesteld. Deze set bestaat naast onderliggende procesbeschrijving uit een werkinstructie en rolinstructies en heeft tot doel om de incidentenroutine inzichtelijk te maken en om te fungeren als praktisch hulpmiddel bij de
toepassing van de routine.
De procesbeschrijving geeft middels een stroomschema de mogelijkheden in het
verloop van het proces weer. De verschillende te nemen stappen worden nader
beschreven in de werkinstructie, die tevens een meer algemene toelichting op de
incidentenroutine geeft. De bijgevoegde rolinstructies betreffen een praktisch
hulpmiddel voor de verschillende spelers binnen de incidentenroutine en geven
per rol de uitgangspunten en kernachtige taakomschrijving weer.

Procesbeschrijving Incidentenroutine • pagina 1

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 2

Schematische procesbeschrijving
WIE
1.

WAT
DG

TOELICHTING
1. Zie werkinstructie

1.
Signaleren gebeurtenis

A. DG
A1. DG

A.
Is er sprake van
een incident?

1a. DG

ja

B. DG
1b. DG

B.
Kan het incident
afgevangen
worden?

nee

A1.
Is het nodig de
Minister(s) te
informeren?
nee
ja
Geen nadere
acties vereist

ja

1a. Minister(s)
informeren

1b.
Maatregelen nemen om
incident af te vangen

A. Zie werkinstructie
A1. Zie werkinstructie

1a. Zie werkinstructie
B. Zie werkinstructie
1b. Zie werkinstructie

nee
C.

DG

1c. DG

C.
Raakt het
incident andere
DG’s ?
nee

D.

DG

DG

1c.
Organiseer coördinatie
b.v. via het ochtendberaad

D.
Inzet DCC’er
gewenst?
ja

2.

C. Zie werkinstructie
ja
1c. Zie werkinstructie

D. Zie werkinstructie

nee

2. Bijeenroepen DG-tafel

Pagina 3

Procesbeschrijving Incidentenroutine • pagina 2

2. Zie werkinstructie

2677_bw_a5_lexmond_2

WIE

18-04-2006

15:20

Pagina 3

WAT

TOELICHTING
Pagina 2

E. DG

E.
Uitvoeringsof beleidskwestie?
Uitv.
kwestie

I Bedrijfsrisico
II Ordeverstoring
III Nieuw Fenomeen
IV Gekend maatsch. fenomeen

E. Zie werkinstructie

Beleids
kwestie
3. Zie werkinstructie

3. DG

4. DG-tafel
5. DG-tafel
6a. Leider
informatiepunt
6b. Leider
communicatiepunt
6c. DG
7a. Informatiepunt
7b. Communicatiepunt

3. Verantwoordelijkheden verdelen
I.g.v. uitvoeringskwestie:
I.g.v. beleidskwestie:
• Leider informatiepunt
• Leider informatiepunt
• (hoofddirecteur)
• beleidsdirecteur
taakorganisatie
• Leider DG-tafel - DG
• Leider communicatiepunt/lid van de DG-tafel - directeur
voorlichting of diens vervanger in de betreffende beleidskolom
• Juridisch adviseur/directie wetgeving
• Journaalhouder - een staffunctionaris van de DG
• Lid van de DG-tafel - beleidsdirecteur of (hoofd)directeur
taakorganisatie die niet als leider informatiepunt wordt
aangewezen
• Eventueel DCC-er
4.
Eerste lijn afhandelingen
incident bepalen

4. Zie werkinstructie
6a, b*

5. Volgend(e) overlegmoment(en) bepalen
6a. Mobiliseren informatiepunt

6b. Mobiliseren communicatiepunt

5. Zie werkinstructie
6a, 6b, 6a,b* en 6c.
Zie werkinstructie

6c. DG informeert SG en Minister(s)
7a. Opstellen feitenrelaas

7b. Opstellen lijn externe communicatie

8. Tweede bijeenkomst DG-tafel

Procesbeschrijving Incidentenroutine • pagina 3

7a en 7b.
Zie werkinstructie

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 4

Procesbeschrijving Incidentenroutine • pagina 4

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 5

Werkinstructie Incidentenroutine

Ministerie van Justitie
Programma Een Ander Justitie • Project Incidentenstrategie

Werkinstructie Incidentenroutine • pagina 5

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 6

Werkinstructie Incidentenroutine • pagina 6

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 7

Werkinstructie Incidentenroutine
Algemeen
De incidentenroutine voorziet in de eerste stap van de incidentafhandeling en in
het bevorderen van rolvastheid gedurende de afhandeling. Onder incidenten verstaan we in deze routine:
Justitiegerelateerde situaties of gebeurtenissen die (plotseling) opduiken in de
‘Haagse’ arena van parlement, pers en bewindspersonen en dan snel dreigen te
escaleren in politiek-bestuurlijke zin, waardoor politiek-bestuurlijke risico’s en
kansen ontstaan.

Puntsgewijs
1. Permanent ‘monitoren’ en beoordelen DG’s de dagelijkse gebeurtenissen en
potentiële incidenten die hen worden aangereikt (vanuit de uitvoering, de
beleidsstaven, de directie voorlichting of andere stafdirecties, de SG of de
Ministers).
A;. De DG beoordeelt de ernst, het risico en de escalatiegraad van de gebeurtenis. Op basis daarvan bepaalt hij of hier sprake is van een incident.
A1; 1a. Als de DG van mening is dat er geen sprake is van een incident, maakt hij
vervolgens de afweging of het nodig is de Minister(s) over de betreffende
gebeurtenis te informeren.
1

B; 1b. Wanneer de DG mogelijkheden ziet om het incident af te vangen ,
geeft hij aan welke partijen hierop nadere actie moeten ondernemen.
C. Nogal eens raakt een incident aan de beleidskolom van meerdere DG’s.
Voorkomen moet dan worden dat een incident tussen wal en schip
terecht komt omdat DG’s op elkaar wachten. Ook moet voorkomen worden dat DG’s los van elkaar in actie komen en het incident oppakken.

1)

Dus: kunnen maatregelen worden genomen die de situatie oplossen of het risico van escalatie
aanpakken?

Werkinstructie Incidentenroutine • pagina 7

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 8

1c. Voor de coördinatie ingeval van betrokkenheid van meerdere DG’s
wordt het zogenaamde ochtendberaad benut:
1. Ten eerste worden in dat beraad signalen opgevangen voor mogelijke incidenten; deze kunnen direct na afloop worden geverifieerd en neergelegd bij de DG, dan wel de betrokken DG kan op aangeven
van de SG deelnemen aan het ochtendberaad.
2. Ook geldt voor de DG’s momenteel reeds een open uitnodiging om als zij dat
nodig vinden aan te schuiven en potentiële incidenten te agenderen. Duurt
een incident enige tijd, dan zou(den) de DG(‘s) voor de duur van het incident
kunnen participeren in het ochtendberaad.
D. De DG bepaalt of inzet van een DCC’er gewenst is. De praktische faciliteiten die nodig zijn verschillen per incident. Soms is er geen aanvullende praktische faciliteit nodig; bij andere incidenten wel. Voor deze faciliteiten stellen we voor gebruik te maken van de infrastructuur die er reeds
voor bestaat in de vorm van het Departementaal Coördinatie Centrum
(DCC). Feitelijk betekent dit dat een DCC-er kan worden uitgenodigd aan
de DG-tafel, op basis van de inschatting van de DG.
2. De DG roept de DG-tafel bijeen. Dit kan fysiek of met communicatiemiddelen
als een telefonische conferentie. Gemiddeld genomen zal deze bijeenkomst
(of telefonische conferentie) een kwestie zijn van een half uur tot een uur.
2

Aan de DG-tafel zitten :
•
•
•
•
•
•
•

2)

3)

DG.
Beleidsdirecteur.
(Hoofd)directeur taakorganisatie.
Directeur voorlichting of diens vervanger in de betreffende beleidskolo.
Een staffunctionaris van de DG3.
Juridisch adviseur/directie wetgeving.
Eventueel een DCC-er.

Overal waar in de incidentenroutine functies worden genoemd mag ook plaatsvervanger
worden gelezen. Dat kan de plaatsvervanger voor de betreffende functie zijn (plaatsvervangend
Directeur-Generaal of directeur), maar ook een afgevaardigde namens de betreffende functie.
Voor de laatsten geldt dat ze bij het activeren van de incidentenroutine buiten de reguliere lijn
treden en met een eigen mandaat in de routine opereren.
Als deze staffunctionaris vanwege het incident een aantal activiteiten van de DG moet
waarnemen (die deze ten tijde van een incident uit zijn of haar handen moet laten vallen),
wordt iemand uit de betrokken beleidsdirectie gerekruteerd.

Werkinstructie Incidentenroutine • pagina 8

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 9

De DG-tafel komt op vaste tijden bijeen, stuurt de andere punten (informatie en
communicatie) aan en legt via de DG verbindingen met Minister en SG. Brieven
aan de Kamer, antwoorden op Kamervragen en andere vormen van verkeer met
de Kamer lopen via de DG-tafel naar bureau SG. Aan de DG-tafel wordt afgesproken wie deze brieven en antwoorden concipieert en bij wie de concepten worden
getoetst (beleidsdirectie, uitvoeringsorganisatie, voorlichting, enzovoort).
E. De DG bepaalt om welk type incident het gaat en daarmee samenhangend of
het primair een uitvoerings- of beleidskwestie betreft. Er zijn in totaal vier
typen onderscheiden: het bedrijfsrisico, de ordeverstoring, het gekend maatschappelijk fenomeen en nieuw fenomeen. Onderstaand een korte toelichting per type incident.

I. Bedrijfsrisico
Bij dit type incident onderscheiden we drie varianten:
• Een zaak die bij Justitie in behandeling is en actief door pers en politiek
wordt gevolgd. Bij dit type incidenten gaat het om dossiers die naar hun
aard niet bijzonder zijn, zoals een ‘reguliere’ strafzaak of naturalisatie- of
verblijfverzoek, maar om de een of andere reden de aandacht van media
en politiek hebben getrokken, bijvoorbeeld omdat de betrokkene een
bekende Nederlander is.
• Onder het type bedrijfsrisico vinden we de uitvoeringsbeslissing of -handelen van Justitie dat achteraf omstreden wordt. Het probleem daarbij is
dat individuele kennis te kort schiet en dat handelings- en besluitvormingssituaties diffuus en ambigu zijn. Het is aan professionals om daar
over een oordeel te vellen, en achteraf gezien kan dan bepaald worden of
een oordeel goed of juist fout heeft uitgepakt. Denk hierbij bijvoorbeeld
aan een vrijspraak.
• Een derde soort bedrijfsrisico betreft de daadwerkelijke uitvoerings- of
beleidsfout die aan het licht komt, zoals een ontsnapping uit een penitentiaire inrichting of nota die uitlekt.

II. Ordeverstoring
Een ordeverstoring betreft een niet verwachte verstoring van de orde in een reguliere activiteit, bijvoorbeeld de eerste keer dat een ontsnapping plaatsvond met
een helikopter op de binnenplaats.

Werkinstructie Incidentenroutine • pagina 9

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 10

III. Nieuw fenomeen
Bij dit type incident gaat het om een onverwachte maatschappelijke gebeurtenis
die in meer of mindere mate onafhankelijk is van het handelen van Justitie, maar
die wel leidt tot een roep om Justitieoptreden. Denk bijvoorbeeld aan BabyDonna. Er is in zekere zin sprake van een nieuw beleidsmatig fenomeen.

VI. Gekend maatschappelijk risico
Dit betreft een maatschappelijke gebeurtenis die voorzienbaar is en tot een roep
om Justitieoptreden leidt, zoals reeks afrekeningen in crimineel circuit, of een
familiedrama bij gezin dat niet bekend is bij hulpverlening en kinderbescherming.
Type I (bedrijfsrisico), II (ordeverstoring) en IV (gekend maatschappelijk risico)
betreffen in het algemeen uitvoeringsincidenten, terwijl het bij type III incidenten
(nieuw fenomeen) doorgaans gaat om beleidskwesties.
3. De DG verdeelt de verantwoordelijkheden.
• De verantwoordelijkheid voor het feitenrelaas hangt af van het type incident.
Bij type I (bedrijfsrisico), II (ordeverstoring) en IV (gekend maatschappelijk
risico) incidenten berust de verantwoordelijkheid voor het feitenrelaas primair bij de (hoofd)directeur van de uitvoeringsorganisatie. Zijn meer uitvoeringsorganisaties betrokken dan wordt het proces gecoördineerd door de
beleidsdirecteur. Ook bij type III incidenten (nieuw fenomeen) is de directeur
van de beleidsdirectie hiervoor verantwoordelijk.
Dat betekent dat afhankelijk van het type incident de beleidsdirecteur of
directeur van de taakorganisatie als verantwoordelijke voor de informatie
wordt aangewezen. De primair verantwoordelijken zetten zelf gericht mensen
uit hun eigen staf of lijn in. Is de directeur van de taakorganisatie verantwoordelijk en heeft het incident indirect een beleidsdimensie (raakt aan de
beleidskaders), dan rekruteert deze directeur ook deskundigheid uit de
beleidsdirectie, en vice versa. Mutatis mutandis geldt dit ook als meerdere
taakorganisaties of beleidsdirecties bij het incident betrokken zijn. Tezamen
vormen de directeur en diens team het informatiepunt.
• De gedragslijn voor wat betreft externe communicatie naar de media.
Hiervoor wordt de DG ondersteund door een communicatiepunt.
• Voor wat betreft het in beeld brengen van de juridische dimensies en risico’s
van het incident, wordt de DG ondersteund door de juridisch adviseur/directie wetgeving.

Werkinstructie Incidentenroutine • pagina 10

2677_bw_a5_lexmond_2

•
•

18-04-2006

15:20

Pagina 11

De journaalhouder is bij elke bijeenkomst van de DG-tafel aanwezig en vervaardigt daarvan een journaal.
De eventueel aanwezige DCC-er bepaalt aan de hand van de besluitvorming
in dat centrum of en zo ja welke faciliteiten nodig zijn. De DCC-er regelt deze
direct zelfstandig en meldt dit. De DCC-er heeft geen stem aan de DG-tafel.

4. De DG-tafel bepaalt in deze eerste bijeenkomst de lijn voor de eerste periode
(uren of dagen) en hoe tot afhandeling van het incident wordt gekomen.
5. Ook bepaalt de DG-tafel wanneer weer bijeen wordt gekomen (op vaste
momenten) en gaat uit elkaar.
6a. De leider van het informatiepunt mobiliseert direct na afloop van de bijeenkomst van de DG-tafel de deskundigen/staf die het feitenrelaas vervaardigen
(waarop in een later stadium de brief aan de Kamer of de antwoorden op
Kamervragen kunnen worden gebaseerd).
Indien er sprake is van een actuele of urgente lokale probleemsituatie, dan is
de leider van het informatiepunt ook de verbindende schakel naar de lokale
autoriteiten. Voor wat betreft besluitvorming over het oplossen/aanpakken
van het (lokale) probleem blijft de daarvoor gecreëerde reguliere lijn in stand.
6b. Eveneens direct na de eerste bijeenkomst van de DG-tafel mobiliseert de leider van het communicatiepunt direct de communicatiedeskundigen en voorlichters uit de betrokken taakorganisaties4.
Onder leiding van de centrale directie voorlichting analyseren zij de berichtgeving in de media, adviseren de DG en stellen signalen of berichten naar buiten op. Eventueel wordt gebruik gemaakt van het Expertisecentrum Risico
Communicatie (ERC) bij het ministerie van BZK, dat snelle nieuwsanalyses
kan vervaardigen. De analyses van het communicatiepunt worden in eerste
instantie afgestemd met en aan de DG-tafel. Dit laat overigens onverlet de verantwoordelijkheid van de directie voorlichting om gevraagd en ongevraagd de
Minister te adviseren over externe communicatie. Wel past daarbij de spelregel dat als dat buiten de DG-tafel om gebeurt de DG hiervan direct op de
hoogte wordt gesteld5.

4)

5)

Eventueel aangevuld met deskundigen uit beleid en uitvoering die niet met de
informatieverzameling zijn belast, als de leider van het communicatiepunt daaraan behoefte
heeft.
Er wordt dan ook melding van gemaakt in het journaal.

Werkinstructie Incidentenroutine • pagina 11

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 12

6a, b* Op basis van genoemde uitgangspunten zijn we tot een routine gekomen,
die zich laat samenvatten in onderstaand model, bestaande uit drie onderdelen; een DG-tafel, een informatiepunt en een communicatiepunt.
• Afhankelijk van het gewicht van het incident is er meer of minder noodzaak
van dwarskijkers en tegenspraak. Voor zwaardere type I of type II incidenten
wordt een extra ‘dwarskijker’ ingezet als adviseur van de DG of de SG. Met
name bij type III incidenten (nieuw fenomeen) is het verstandig een extra
(zwaardere) voorziening aan te brengen: in die gevallen komt het namelijk
niet alleen aan op de feiten en de door Justitie te nemen maatregelen, maar
moet het probleem als zodanig eerst nog worden geduid. Daarvoor kan
betrokkenheid van buiten de lijn nuttig zijn. Te denken valt aan een pool van
externe deskundigen (wetenschappers, voormalig rechters, enzovoort) of het
benutten van interne voorzieningen als WODC of DAJS. Op deze manier
wordt extra distantie in de routine aangebracht en worden mogelijkheden
voor reflectie gecreëerd tijdens de operationele afhandeling van het incident.
• Afhankelijk van het type incident dient dit model nadere invulling te krijgen,
waarbij het informatie- en communicatiepunt ten opzichte van elkaar meer of
minder zwaar dienen te worden ingevuld.
Bij type I-incidenten, bedrijfsrisico’s, bestaat het gevaar dat het incident veroorzaakt wordt door een structureel probleem dat erachter schuil gaat. Het
zoekproces dient bij dit type incident dan ook relatief zwaar ingericht te worden. Voor een nieuw fenomeen, ofwel een type III-incident, geldt hetzelfde, in
dit geval vanwege de noviteiten van de casus, die mogelijk om externe expertise vragen. Het communicatiepunt kan in dit geval beperkt van opzet blijven,
aangezien ten aanzien van dit soort zaken het doorgaans de Minister zelf is die
wil beslissen wat naar buiten wordt gebracht. Bij ordeverstoringen (type II)
volstaat juist een licht informatiepunt en moeten de DG-tafel en het communicatiepunt relatief zwaar worden opgetuigd, vanwege het belang van een
eenduidige en weloverwogen communicatie naar buiten. Bij type IV-incidenten, tenslotte, ligt een licht communicatiepunt voor de hand.
6c. Direct na de eerste bijeenkomst van de DG-tafel informeert de DG de Minister
en de SG.

Werkinstructie Incidentenroutine • pagina 12

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 13

Instructies per rol
Voor alle rollen in de routine is een instructie uitgeschreven. Deze is kort en kernachtig, zodat de instructies geschikt zijn voor ‘dagelijks’ gebruik.

Leider DG-tafel
Wat te doen bij een incident:
1. Roep direct de DG-tafel bijeen (directeur beleidsdirectie en directeur uitvoeringsorganisatie, directie voorlichting, juridisch adviseur/wetgeving, stafadviseur DG, indien nodig DCC-er), fysiek, telefonisch of met videoconferentie.
Iedereen die tot de tafel behoort geeft zijn/haar mobiele telefoon af bij het
secretariaat en iedereen die daar niet toe behoort vertrekt direct.
2. Wijs in de eerste bijeenkomst van de DG-tafel de leider informatiepunt, leider
communicatiepunt en de journaalhouder aan en bespreek de lijn voor afhandeling incident (zie hulpvragen). Maak belangen van betrokkenen expliciet en
bespreek hoe met eventuele belangentegenstellingen wordt omgegaan.
3. Maak afspraken over wanneer en waartoe de DG-tafel bijeen komt.
4. Informeer de Minister/SG over keuzes, gedragslijn en vervolgaanpak en geef
nieuwe berichten telkens direct door aan alle leden van de DG-tafel.
5. Blijf doorvragen!

Hulpvragen voor de eerste bespreking van de DG-tafel:
•
•
•
•
•
•
•

Op welke feitelijke vragen moet een antwoord komen?
Wat zijn de mogelijkheden voor deëscalatie van het incident en (preventief )
oplossen lokale situatie?
Wat zijn de belangrijkste risico’s van het incident en hoe kunnen deze worden
voorkomen, respectievelijk worden beperkt?
Welke verbinding is nodig met lokale autoriteiten die het incident operationeel afhandelen?
Welke gedragslijn moet de Minister worden geadviseerd?
Welke gemeenschappelijke lijn wordt vooralsnog gehanteerd ten aanzien van
interne en externe communicatie?
Wat zijn de vervolgafspraken voor de DG-tafel (wanneer en waartoe weer bij
elkaar komen)?

Werkinstructie Incidentenroutine • pagina 13

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 14

Leider informatiepunt
Wat te doen bij een incident:
1. Ga direct naar de DG-tafel en denk onderweg na over de vragen waarop antwoord moet worden gegeven.
2. Roep zo snel mogelijk na de eerste bijeenkomst van de DG-tafel deskundigen
uit beleidsdirectie en uitvoeringsorganisatie bijeen en formuleer de vragen
waarop het feitenrelaas antwoord moet geven. Scheid daarvan de vragen naar
oordelen, schuld en te hanteren gedragslijn/acties.
3. Breng op basis van Kamerbehandeling en –discussies in kaart wat de positiebepaling van de Minister en de verschillende Kamerfracties is (geweest) op
het dossier.
4. Signaleer feiten die direct om actie van de DG vragen en belangentegenstellingen en stel deze direct aan de DG-tafel aan de orde.
5. Blijf doorvragen!
Bij crises met een operationele dimensie: houd contact met de leiding van de
lokale autoriteiten over de precieze beslissingen en de politiek-bestuurlijke
dimensie daarvan. Houd van deze contacten en de bevindingen de DG-tafel op de
hoogte.

Werkinstructie Incidentenroutine • pagina 14

•

atie aan te pakken, de gevolgen ervan te beperken of escalatie te voorkomen?

BLIJF DOORVRAGEN!

Wat is precies het probleem en hoe raakt dat aan de verantwoordelijkheid van de

BLIJF DOORVRAGEN!

Minister van Justitie of voor Vreemdelingenzaken en Integratie?

Justitie is gerelateerd?

actief door pers en politiek wordt gevolgd?

Is er sprake van een situatie die op enigerlei wijze aan handelen of besluiten van

Wie van Justitie heeft wat reeds besloten?

Welke aanwijzingen zijn er om te verwachten dat het incident ook in de toekomst
•

•

Welke operationele maatregelen heeft Justitie getroffen om de (lokale) probleemsitu-

•

•

•

Wat is er precies gebeurd?

•

Wat is er precies gebeurd?

Als zich dit type incidenten voordoet, moeten de volgen-de vragen worden beantwoord:

Bij incidenten van dit type geeft het feitenrelaas ant-woord op de volgende vragen:

Type III Nieuw fenomeen

Type IV Gekend maatschappelijk risico

hiervoor gekozen?

Wat heeft Justitie gedaan om de lokale probleemsi-tuatie op te lossen? Waarom is

doet?

BLIJF DOORVRAGEN!

•

Wat heeft Justitie gedaan om te voorkomen dat zich elders hetzelfde incident voor-

Wat heeft Justitie gedaan om escalatie van het inci-dent te voorkomen?

BLIJF DOORVRAGEN!

aangeven waarom de fout al dan niet is gecommuniceerd naar de Kamer.

Als sprake is van een evidente fout in de uitvoeringsprak-tijk, moet het feitenrelaas ook

lessen die uit de situatie zijn getrokken.

beslissing te beperken;

maatregelen die zijn genomen om de situatie te her-stellen of de gevolgen van de

•

gereageerd (wor-den)?

15:20

•

•

de wijze waarop de beslissing in de hiërarchische en politiek-bestuurlijke lijn is inge-

•

•

Hoe heeft Justitie gereageerd of hoe moet Justitie reageren? Waarom is (of moet) zo

Waarom kon dit gebeuren?

18-04-2006

bed en wat daarin de overwegingen zijn geweest;

het toenmalige beleid (en de bespreking daarvan in de Kamer);

•

die genomen is;

•

•

was;

de achtergronden en motieven voor de genomen beslissing en de precieze beslissing

•

de oorspronkelijke feitelijke situatie en wat daarvan ten tijde van de beslissing bekend

•

•

Bij dit type incident moet antwoord worden gegeven op de volgende vragen:

Ingeval van dit type incidenten is inzicht nodig in:
Wat is er precies gebeurd?

Type II Ordeverstoring

Type I Bedrijfsrisico

Hulpvragen voor het feitenrelaas bij de verschillende typen incidenten:

2677_bw_a5_lexmond_2
Pagina 15

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 16

Leider communicatiepunt
Wat te doen bij een incident:
1. Ga direct naar de DG-tafel en denk onderweg na over de precieze behoeften
aan interne en externe communicatie.
2. Roep zo snel mogelijk na de eerste bijeenkomst van de DG-tafel voorlichters
uit bestuursdepartement en uitvoeringsorganisaties bijeen. Bepaal (1) welke
berichtgeving voortdurend moet worden bijgehouden, (2) welke berichtgeving uit het verleden in kaart moet worden gebracht.
3. Voer de aan de DG-tafel afgesproken gedragslijn uit ten aanzien van interne
en externe communicatie. Zorg er daarbij voor dat de woordvoering van de
Minister, besluitvorming in/advisering van de DG-tafel en interne communicatie op elkaar zijn afgestemd.
4. Signaleer feiten die direct om actie van de DG vragen en belangentegenstellingen en stel deze direct aan de DG-tafel aan de orde.
5. Blijf doorvragen!

Spelregels bij externe communicatie:
1. Interne en externe communicatie vinden alleen plaats in onderlinge afstemming.
2. Het parlement wordt altijd eerst geïnformeerd, daarna de media.
3. Persberichten worden altijd geverifieerd bij de lokale autoriteiten.

Vuistregels voor externe communicatie bij incidenten:
1. Zo lang er nog geen grondig geverifieerd feitenrelaas is, reageert Justitie procedureel. Dat wil zeggen dat aangegeven wordt wat er aan wordt gedaan om
een feitenrelaas te vervaardigen, operationeel handelen te coördineren en
escalatie te voorkomen. Ook wordt aangegeven wanneer nieuwe berichten
kunnen worden verwacht.
2. In de – procedurele – eerste reactie wordt het incident niet gebagatelliseerd,
wordt indien dat aan de orde is medeleven, bezorgdheid en de wens om tot
een oplossing te komen geuit.
3. Liever een tijdige persconferentie waarin wordt aangekondigd dat er (mogelijk) iets aan de hand is dan radiostilte totdat de situatie volledig is uitgezocht.
4. De berichtgeving vanuit het communicatiepunt is gericht op deëscalatie van
het incident, neutraal, volledig en legt indien dat aan de orde is ook de voor
Justitie pijnlijke feiten bloot. Geen problemen zonder oplossingen: bij problemen wordt altijd aangegeven hoe Justitie deze oplost of wat eraan wordt
gedaan om tot een oplossing te komen.

Werkinstructie Incidentenroutine • pagina 16

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 17

5. Mobiliseer waar mogelijk betrokkenen in de samenleving of bij de overheid
om de communicatie van Justitie te ondersteunen. Te denken valt aan ‘ondersteunende’ persberichten of het verwijzen van journalisten naar de betrokkenen voor (gecoördineerde) reacties.

Het communicatiepunt als informatiebron richt zich op:
1. Het analyseren van de berichtgeving en de ‘framing’ van het incident door
journalisten.
2. Een metaanalyse van Kamervragen, gericht op de manier waarop Kamerleden
het incident ‘framen’.
3. Maatschappelijke reacties op het incident en de te verwachten escalatiegraad,
inclusief aanknopingspunten voor deëscalatie.

Juridisch adviseur/directie wetgeving
Wat te doen bij een incident:
1. Ga direct naar de DG-tafel en denk onderweg na over de eventuele juridische
dimensies die aan het incident verbonden zijn.
2. Denk (zonodig) mee over de vraag of het incident binnen de taken en
bevoegdheden van de Minister van Justitie valt. Zo ja, denk mee over de juridische risico’s van het incident geef deze mee aan de leider van het informatiepunt.
3. Monitor de juridische dimensie van het incident. Stel in geval van feiten die
direct om actie van de DG vragen deze onmiddelijk aan de DG-tafel aan de
orde.
4. Fungeer als juridische sparringpartner voor de overige leden van de DG-tafel.
5. Blijf doorvragen!

Journaalhouder
Wat te doen bij een incident:
1. Ga direct naar de DG-tafel.
2. Leg voor ieder besluit aan de DG-tafel vast:
a. Op welk moment precies welk besluit wordt genomen.
b. Welke feiten precies bekend zijn ten tijde van het nemen van het besluit.
c. Welke overwegingen expliciet aan de orde zijn geweest en welke motieven
aan het besluit ten grondslag liggen.
d. Welk besluit precies is genomen.

Werkinstructie Incidentenroutine • pagina 17

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 18

e. Wie verantwoordelijk is voor uitvoering van het besluit en wat over uitvoering ervan is besloten.
3. Documenteer alle informatie die de DG-tafel bereikt en zorg ervoor dat deze
met alle leden van de DG-tafel wordt gedeeld. Houd ook een lijst bij van contactpersonen en bereikbaarheidsgegevens.
4. Bewaak de termijnen die zijn afgesproken aan de DG-tafel en wijs de betrokken leden van de DG-tafel op overschrijding. Verwittig daarvan ook telkens de
DG.
5. Neem na afloop van het incident het initiatief voor evaluatie van de operationele afhandeling en zoek daarbij naar leerpunten voor preventie.

Lid DG-tafel (die niet tevens leider informatiepunt is)
Wat te doen bij een incident:
1. Ga direct naar de DG-tafel en denk onderweg na over de vragen waarop antwoord moet worden gegeven.
2. Denk mee over een eventuele beleids- dan wel uitvoeringsdimensie van het
feitenrelaas en geef deze mee aan de leider van het informatiepunt.
3. Deel alle relevante informatie die je ter ore komt met de andere leden van de
DG-tafel.
4. Fungeer desgevraagd als sparringpartner voor de overige leden van de DGtafel.
5. Blijf doorvragen op feiten en gedragslijn!

DCC-er
Wat te doen bij een incident:
1. Vraag de DG of aanwezigheid DCC gewenst is.
2. Onthoud je tijdens de bijeenkomst van inhoudelijke inmenging en bepaal als
toehoorder aan de hand van de besluitvorming aan de DG-tafel of en zo ja
welke praktische faciliteiten benodigd zijn. Denk hierbij aan beveiliging van
bijv. documentatie, bewaking, kopieerapparaten, (beveiligde) telefoonlijnen,
kluis, papiervernietiger etc.
3. Leg deze na afloop van de bijeenkomst voor aan de leider van de DG-tafel.
4. Regel na afstemming direct de gewenste faciliteiten.
5. Monitor gedurende het proces eventuele ontwikkelingen in de behoeften, leg
deze zonodig voor aan de leider van de DG-tafel en pas de faciliteiten desgewenst aan.

Werkinstructie Incidentenroutine • pagina 18

2677_bw_a5_lexmond_2

18-04-2006

15:20

Pagina 19

SG
Wat te doen bij een incident:
1. Als sprake is van een incident en initiatief van een betrokken DG blijft uit, wijs
dan een coördinerend DG aan.
2. Wacht de eerste bijeenkomst van de DG-tafel af voor terugkoppeling van de
coördinerend DG.
3. Communiceer uitsluitend over het incident met en via de verantwoordelijke
DG.
4. Adviseer gevraagd en ongevraagd de Minister en benut daarbij zonodig de
centrale staven.
5. Blijf doorvragen!

Minister
Wat te doen bij een incident:
1. Wacht de eerste bijeenkomst van de DG-tafel af voor terugkoppeling van de
coördinerend DG.
2. Communiceer intern over het incident met en via de verantwoordelijke DG.
3. Communiceer extern alleen na overleg met de verantwoordelijke DG en het
advies van de DG-tafel.
4. Benut de SG en de centrale staven als klankbord voor de inzichten en bevindingen van de DG-tafel.
5. Blijf doorvragen!

Werkinstructie Incidentenroutine • pagina 19

2677_omslag_a5

18-04-2006

15:21

Pagina 2

Justitie. Recht raakt mensen

Justitie schept orde in de samenleving. Door wetten en regels op te stellen
en de naleving daarvan te bevorderen. Door criminaliteit te bestrijden en
conflicten op te lossen. Zo brengt Justitie een veilige en rechtvaardige
samenleving dichterbij waaraan alle mensen, ongeacht hun herkomst,
volwaardig kunnen deelnemen.

Uitgave Ministerie van Justitie, Postbus 20301, 2500 EH Den Haag
September 2005

0603 2677