Tweede Kamer der Staten-Generaal

2

Vergaderjaar 2017–2018

34 803

Uitvoering van de Verordening (EU) nr.
2016/1191 van het Europees parlement en de
Raad van 6 juli 2016 betreffende de bevordering
van het vrije verkeer van burgers door
vereenvoudigde overlegging van bepaalde
openbare documenten in de Europese Unie en
tot wijziging van Verordening nr. 1024/2012
(PbEU 2016, L 200) (Uitvoeringswet verordening
overlegging openbare documenten)

Nr. 3

MEMORIE VAN TOELICHTING1

Het advies van de Afdeling advisering van de
Raad van State wordt niet openbaar gemaakt,
omdat het zonder meer instemmend
luidt/uitsluitend opmerkingen van redactionele
aard bevat (artikel 26, vijfde lid, van de Wet op
de Raad van State)

ALGEMEEN
1. Inleiding
Dit wetsvoorstel geeft uitvoering aan de Verordening (EU) nr. 2016/1191
van het Europees parlement en de Raad van 6 juli 2016 betreffende het
bevorderen van het vrij verkeer van burgers door vereenvoudigde
overlegging van bepaalde openbare documenten in de Europese Unie en
tot wijziging van Verordening nr. 1024/2012 (PbEU 2016, L 200); hierna de
verordening. De verordening is uit de aard der zaak in al haar onderdelen
verbindend en rechtstreeks toepasselijk (artikel 288 Verdrag betreffende
de werking van de Europese Unie) en geldt met ingang van 16 februari
2019. In de bijlage bij deze toelichting is een tabel opgenomen waarin
wordt aangegeven in hoeverre en op welke wijze de verordening nader
wordt uitgevoerd.
De verordening heeft tot doel de aanvaarding van bepaalde openbare
documenten, zoals met betrekking tot geboorte, overlijden, huwelijk,
geregistreerd partnerschap, woonplaats en nationaliteit, in andere
EU-lidstaten te vereenvoudigen door afschaffing van de vereisten van
legalisatie en apostillering. In paragraaf 3 wordt nader ingegaan op de
vereisten van legalisatie en het afgeven van apostilles in relatie tot de
verordening.
Daarnaast is het doel van de verordening het terugdringen van administratieve formaliteiten en kosten voor burgers alsmede het vergemakkelijken van het vrije verkeer. De verordening bevat daarom ook meertalige
modelformulieren die als vertaalhulp kunnen fungeren. Hiermee kunnen
kosten voor vertaling worden bespaard. Indien een autoriteit uit een
andere lidstaat van de Europese Unie (EU) vraagt om een geboorteakte te
overleggen, hoeft deze niet te worden gelegaliseerd en vertaald. Het is
1

kst-34803-3
ISSN 0921 - 7371
’s-Gravenhage 2017

De oorspronkelijke tekst van het voorstel van wet en van de memorie van toelichting zoals
voorgelegd aan de Afdeling advisering van de Raad van State is ter inzage gelegd bij het
Centraal Informatiepunt Tweede Kamer

Tweede Kamer, vergaderjaar 2017–2018, 34 803, nr. 3

1

voldoende om het openbare document (een afschrift van de geboorteakte)
met een meertalig modelformulier te overleggen in de andere lidstaat
(paragraaf 5).
De verordening verplicht ook tot het aanwijzen van een centrale autoriteit
die bijstand verleent indien een verzoek om informatie over de echtheid
van een document wordt gedaan. In paragraaf 4 en in de artikelsgewijze
toelichting (artikel 2) wordt ingegaan op het aanwijzen van de centrale
autoriteit.
Bij twijfel over de echtheid van een buitenlandse akte kan de nationale
autoriteit het informatiesysteem interne markt (IMI) raadplegen door de
akte te vergelijken met modelakten van het land van herkomst of door
navraag te doen bij de autoriteit van afgifte (paragraaf 6).
2. Toepassingsgebied
2.1 Openbare documenten waarop de verordening van toepassing is
Uit artikel 2, eerste lid, van de verordening blijkt dat het toepassingsgebied ziet op openbare documenten die door de autoriteiten van een
EU-lidstaat worden afgegeven en die tot doel hebben het vaststellen van
één van de volgende feiten:
– geboorte,
– in leven zijn,
– overlijden,
– naam,
– huwelijk, daaronder begrepen de bevoegdheid om een huwelijk aan te
gaan en de huwelijkse staat,
– echtscheiding, scheiding van tafel en bed en nietigverklaring van het
huwelijk,
– geregistreerd partnerschap, daaronder begrepen de bevoegdheid om
een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van een
geregistreerd partnerschap,
– ontbinding geregistreerd partnerschap, scheiding van tafel en bed of
nietigverklaring van het geregistreerd partnerschap,
– afstamming,
– adoptie,
– woon- en/of verblijfplaats,
– nationaliteit, en
– afwezigheid van een strafblad.
De verordening is op grond van artikel 2, tweede lid, ook van toepassing
op openbare documenten waarvan overlegging kan worden verlangd van
burgers van de EU die verblijven in een lidstaat waarvan zij geen
onderdaan zijn en als zij actief of passief kiesrecht willen uitoefenen voor
de verkiezingen van het Europees parlement of bij gemeenteraadsverkiezingen in de lidstaat waar men verblijf houdt onder de voorwaarden van
richtlijn 93/109/EG2 of richtlijn 94/80/EG van de Raad.3 Deze bepaling vergt
geen nadere uitvoering in wetgeving. Nederland verlangt in het kader van
deze richtlijnen overigens geen documenten van burgers die gelegaliseerd dan wel geapostilleerd moeten worden.

2

Richtlijn 93/109/EG van de Raad van 6 december 1993 tot vaststelling van de wijze van
uitoefening van het actief en passief kiesrecht bij de verkiezingen voor het Europees parlement
ten behoeve van de burgers van de Unie die verblijven in een lidstaat waarvan zij de nationaliteit niet bezitten (PbEG 1993, L 329), laatstelijk gewijzigd door Richtlijn 2013/1/EU (PbEU 2013,
L 26).
3
Richtlijn 94/80/EG van de Raad van 19 december 1994 tot vaststelling van de wijze van
uitoefening van het actieve en passieve kiesrecht bij gemeenteraadsverkiezingen ten behoeve
van de burgers van de Unie die verblijven in een lidstaat waarvan zij de nationaliteit niet
bezitten (PbEG 1994, L 368).

Tweede Kamer, vergaderjaar 2017–2018, 34 803, nr. 3

2

De verordening is daarnaast van toepassing op eensluidende gewaarmerkte afschriften van openbare documenten die zijn gemaakt door een
bevoegde autoriteit van de lidstaat waar het document is afgegeven
(overwegingen 3 en 8 en artikel 4 van de verordening). In artikel 3, eerste
lid, van de verordening is aangegeven wat onder dergelijke openbare
documenten wordt verstaan. Het betreft onder meer stukken die zijn
afgegeven door een autoriteit of functionaris die behoort tot een
rechterlijke instantie van de lidstaat, administratieve stukken en notariële
akten. Voor dit soort stukken zijn geen meertalige modelformulieren bij
deze verordening vastgesteld; daarbij is overwogen dat voor bepaalde
openbare documenten (zoals bijvoorbeeld gerechtelijke uitspraken) de
inhoud van dat document niet goed kan worden weergegeven op een
meertalig formulier (overweging 23 van de verordening). Voor deze
documenten is legalisatie op grond van de verordening niet langer
vereist, maar een EU-lidstaat kan voor deze documenten wel een vertaling
vragen.
2.2 Openbare documenten die niet onder het toepassingsbereik van de
verordening vallen
De verordening ziet niet op in een EU-lidstaat afgegeven paspoort of
identiteitskaart, omdat deze documenten niet aan legalisatie of soortgelijke formaliteit zijn onderworpen. Daarnaast is de verordening niet van
toepassing op documenten van de burgerlijke stand die zijn afgegeven op
grond van bepaalde overeenkomsten van de Internationale Commissie
voor de Burgerlijke Stand (ICBS)4 ook wel CIEC-overeenkomsten genoemd
(overwegingen 10 en 11 van de verordening). Tenslotte is de verordening
niet van toepassing op openbare documenten die door derde landen zijn
afgegeven en evenmin op diploma’s of andere verklaringen, zoals een
gehandicaptenverklaring (artikelen 2, derde lid, en 26, tweede lid, van de
verordening).
De verordening verplicht lidstaten er niet toe documenten af te geven die
niet reeds op grond van het nationale recht bestaan, zoals voor Nederland
bijvoorbeeld de verklaring inzake de bekwaamheid om een geregistreerd
partnerschap aan te gaan. De verordening ziet alleen op de vorm en
echtheid van de openbare documenten en ziet niet op de materiële
erkenning van de betreffende rechtsfeiten (artikel 2, vierde lid, en
overwegingen 7 en 18 van de verordening). Dat is conform de Nederlandse inzet tijdens de onderhandelingen over de verordening.5
3. Verhouding verordening tot bestaande rechtsinstrumenten en
internationale verplichtingen
Autoriteiten van andere landen, waaronder EU-lidstaten, willen zekerheid
over de status van elkaars documenten. Door legalisatie weten de
autoriteiten van een land dat een document dat afkomstig is uit een ander
land rechtsgeldig is volgens het land van herkomst. Legalisatie is de
formaliteit waarbij een bevestigende verklaring wordt afgegeven omtrent
de echtheid van de handtekening van een ambtenaar, de hoedanigheid
waarin de ondertekenaar van het document heeft gehandeld en, in
voorkomend geval, de identiteit van het zegel of het stempel op het
4

Het betreft onder meer overeenkomst nr. 2 inzake kosteloze afgifte en vrijstelling van legalisatie
van afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand (Trb. 1958, 168). Volgens deze
overeenkomst zijn de letterlijke afschriften of uittreksels van akten van de burgerlijke stand
vrijgesteld van legalisatie en verstrekken de verdragsluitende landen elkaar kosteloos letterlijke
afschriften van deze akten indien de aanvraag voor administratieve doeleinden of voor
onvermogenden is gedaan. Daarnaast betreft het overeenkomst nr. 16 inzake de afgifte van
meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand (Trb. 1977, 70). Nederland is partij bij
beide overeenkomsten.
5
Kamerstukken II, 2012/2013, 22 112, nr. 1628, blz. 6.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2017–2018, 34 803, nr. 3

3

document. Waar een legalisatie aan moet voldoen, wordt bepaald door
het land waarvoor de legalisatie nodig is. Soms zijn daarbij meerdere
handtekeningen nodig van instanties die op de hoogte zijn van elkaars
bevoegdheid.
Met het Apostilleverdrag6 zijn de legalisatievereisten vereenvoudigd. Het
Apostilleverdrag schaft de legalisatie niet af, maar beperkt deze tot één
legalisatie, namelijk het apostillestempel. Indien een document voorzien is
van een apostillestempel, hoeft het daarna niet meer te worden gelegaliseerd door de ambassade of een consulaat van het land waar het
document wordt gebruikt. Indien een document bedoeld is voor een land
dat het Apostilleverdrag niet heeft ondertekend, dan dient het document
te worden gelegaliseerd.
De verordening vereenvoudigt de aanvaarding van bepaalde openbare
akten nog verder door het afschaffen van legalisatie en apostilles. De
verordening gaat er echter vanuit dat het systeem van deze verordening
en andere tussen lidstaten toepasselijke systemen naast elkaar blijven
bestaan en biedt daarmee een alternatief stelsel. Dat betekent dat een
burger onder voorwaarden de keuze heeft tussen het systeem van de
verordening, het Apostilleverdrag en documenten van de burgerlijke
stand die worden afgegeven op grond van bepaalde overeenkomsten van
de ICBS.
In de overwegingen 4 en 5 van de verordening wordt nader ingegaan op
de relatie met het Apostilleverdrag. De verordening is een autonoom
instrument dat los staat van het Apostilleverdrag. Het Apostilleverdrag
kan naast de verordening op iemands verzoek nog steeds worden
gebruikt in de EU. De keuze van de burger staat voorop en is leidend. Dit
betekent dat de verordening de lidstaten vrijlaat om een apostille af te
geven als iemand daarom verzoekt. Een burger mag een apostille, die is
afgegeven in een andere lidstaat, blijven gebruiken. Lidstaten mogen
echter geen apostille eisen indien iemand een document overlegt dat
onder de verordening valt en lidstaten zijn verder verplicht om een
persoon ervan in kennis te stellen dat een apostille niet langer noodzakelijk is indien iemand een document wil overleggen ten behoeve van
apostillering terwijl het onder deze verordening valt.
De verordening laat voorts de toepassing van andere EU-bepalingen
inzake legalisatie en soortgelijke formaliteiten onverlet en vult deze
bepalingen aan.7 Indien de bepalingen van de verordening in strijd zijn
met een bepaling van een andere EU-handeling die ziet op vereenvoudiging van voorschriften met betrekking tot het overleggen van openbare
documenten, dan gaat de bepaling van de andere EU-handeling, die nog
verder vereenvoudigt, voor.8 Het gebruik van andere door de Europese
Unie ingevoerde systemen voor administratieve samenwerking op
specifieke gebieden (bijvoorbeeld op het gebied van sociale zekerheid9)
blijft naast het systeem van deze verordening bestaan (artikel 17 en
overwegingen 44 en 45 van de verordening).
Ook de toepassing van internationale verdragen waarbij één of meer
lidstaten op het tijdstip van vaststelling van de verordening partij waren
en die betrekking hebben op aangelegenheden die onder deze veror6

Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van
buitenlandse openbare akten (Trb. 1963, 28).
7
Het betreft onder meer Verordening (EG), nr. 2201/2003) van de Raad van 27 november 2003
betreffende de bevoegdheid en de erkenning en tenuitvoerlegging van beslissingen in
huwelijkszaken en inzake de ouderlijke verantwoordelijkheid (PbEG 2003, L 338).
8
Het betreft onder meer Richtlijn 2005/36/EG betreffende de erkenning van beroepskwalificaties
(PbEG 2005, L 255), Richtlijn 2006/123/EG betreffende diensten op de interne markt (PbEG 2006,
L 376) en Verordening (EG), nr. 987/2009 betreffende de coördinatie van sociale zekerheidsstelsels (PbEG 2009, L 284).
9
Verordening EG nr. 987/2009 van het Europees parlement en de Raad van 16 september 2009
tot vaststelling van de wijze van toepassing van verordening 88/2004 betreffende de coördinatie van de socialezekerheidsstelsels (PbEG 2009, L 284).

Tweede Kamer, vergaderjaar 2017–2018, 34 803, nr. 3

4

dening vallen, blijft mogelijk (artikel 19 en overwegingen 46 en 47 van de
verordening).
4. Centrale autoriteit
Artikel 2 geeft uitvoering aan artikel 15 van de verordening, op grond
waarvan iedere lidstaat ten minste één centrale autoriteit moet aanwijzen,
die tot taak heeft om bijstand te verlenen bij verzoeken om informatie die
afkomstig zijn van autoriteiten uit een andere EU-lidstaat. De centrale
autoriteit heeft met name tot taak a) dergelijke verzoeken door te geven, te
ontvangen en, zo nodig, te beantwoorden, en b) de informatie te
verstrekken die met betrekking tot die verzoeken noodzakelijk is (artikel 16
van de verordening). De centrale autoriteit doet het informatieverzoek in
beginsel binnen tien werkdagen af, maar kan in overleg met de verzoekende autoriteit een langere termijn overeenkomen.
Het voornemen bestaat om de gemeente Den Haag als centrale autoriteit
aan te wijzen. Bij de voorbereidingen van dit wetsvoorstel is gebleken dat
de gemeente Den Haag veel elementen in zich verenigt die haar bij uitstek
als zodanig kwalificeren. In algemene zin heeft de gemeente Den Haag
vanouds een zeer uitgesproken internationale oriëntatie en ambitie. Deze
komt ook tot haar recht in kwesties betreffende de burgerlijke stand. De
gemeente Den Haag heeft verder uitgebreide ervaring op het gebied van
de registratie van buitenlandse rechtsfeiten in de registers van de
burgerlijke stand en, aansluitend, in de basisregistratie personen.
Hierdoor is bij Den Haag zeer veel kennis opgebouwd, ook over de vele
verschijningsvormen van buitenlandse documenten, akten, afschriften en
uittreksels alsmede in de voorschriften over legalisatie en apostille. Voorts
bestaat bij de gemeente Den Haag een grote expertise op het gebied van
fraudebestrijding, waaronder ook documentonderzoek en -herkenning.
Ten slotte wordt in de gemeente Den Haag met zaaksystemen gewerkt om
de voortgang van dossiers te monitoren en termijnen te bewaken; dat
bevordert in de toekomst een tijdige afwikkeling van buitenlandse
informatieverzoeken.
In het overleg met de gemeente Den Haag heeft zij zich bereid verklaard
om, waar nodig, deel te nemen aan expertbijeenkomsten van de
Commissie met betrekking tot de toepassing van deze verordening.
Daarvoor is bij de gemeente capaciteit beschikbaar. Dat geldt ook voor de
invulling van de rol als centrale autoriteit. Onduidelijk is nog wat straks de
omvang van de werkzaamheden zal zijn die hiermee gemoeid zijn. Met de
gemeente is afgesproken dat zij de eerste twee jaar zelf de kosten zal
dragen die verbonden zijn aan de instelling als centrale autoriteit. Daarna
zal de gekozen werkwijze in overleg met het Ministerie van Veiligheid en
Justitie worden geëvalueerd.
Een voorontwerp van het wetsvoorstel is gedeeld met de Nederlandse
Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) en de Vereniging van Nederlandse
Gemeenten (VNG). Niet is gebleken dat het voornemen om de gemeente
Den Haag aan te wijzen als centrale autoriteit van de zijde van de NVVB en
de VNG op bezwaren stuit.
5. Meertalige modelformulieren
Eén van de doelen van de verordening is het terugdringen van administratieve formaliteiten en kosten voor burgers en het vergemakkelijken van
het vrije verkeer van openbare akten. De bij de verordening vastgestelde
meertalige modelformulieren kunnen als vertaalhulp worden gehecht aan
de openbare documenten die in artikel 1, tweede lid, staan vermeld en die
als voornaamste doel hebben het vaststellen van bepaalde (rechts)feiten,
zoals geboorte, in leven zijn, overlijden, huwelijk, geregistreerd partnerschap, woon- en verblijfplaats.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2017–2018, 34 803, nr. 3

5

Artikel 6 van de verordening geeft aan wanneer geen vertaling van een
openbaar document noodzakelijk is.
Ten eerste is dat het geval indien het openbaar document is gesteld in de
officiële taal van de lidstaat waar het document wordt overgelegd of, als
die lidstaat verschillende officiële talen heeft, in één van de officiële talen
in de plaats waar het wordt overgelegd of in een andere taal die de
lidstaat uitdrukkelijk heeft aanvaard.
Ten tweede is geen vertaling noodzakelijk indien het een openbaar
document betreft ter vaststelling van de feiten genoemd in artikel 1,
tweede lid, verordening. In dat geval is het voldoende als het openbaar
document vergezeld gaat met een ingevuld meertalig modelformulier en
indien de autoriteit waaraan het document wordt overgelegd van oordeel
is dat het meertalig modelformulier voldoende informatie bevat voor de
verwerking van het document. Nederland heeft ervoor gekozen alleen de
Nederlandse taal als officiële taal te aanvaarden. De Friese taal is
weliswaar in Nederland een officiële taal, echter de meeste meertalige
modelformulieren zien op openbare documenten (akten) van de burgerlijke stand. Het is niet noodzakelijk om de Friese taal als (tweede) officiële
taal in de zin van de verordening aan te wijzen omdat akten van de
burgerlijke stand opgemaakt door een gemeente in Friesland zowel in het
Nederlands als in het Fries worden opgesteld (artikel 16, vierde lid, Wet
gebruik Friese taal). Er kan dus altijd een akte in de Nederlandse taal
worden overgelegd.
Voor de overige openbare documenten die onder het toepassingsgebied
van de verordening vallen, zijn geen meertalige modelformulieren
beschikbaar en zal het document vertaald moet worden dan wel moet het
openbaar document gesteld zijn in de officiële taal van de lidstaat waar
het document wordt overgelegd.
Op het meertalig modelformulier worden de datum van afgifte, de
handtekening en, indien van toepassing, het zegel of het stempel van de
afgevende autoriteit aangebracht (artikel 7, tweede lid, en artikel 8 van de
verordening). In Nederland wordt sinds 1 januari 2015 geen dienststempel
meer gezet op afschriften of uittreksels van openbare akten10, omdat is
gebleken dat het dienststempel geen meerwaarde meer heeft om de
authenciteit van afschriften en uittreksels te waarborgen. De dagtekening
en ondertekening door de bewaarder van het register volstaan. Nu het
dienststempel niet meer op afschriften of uittreksels wordt aangebracht, is
het ook niet noodzakelijk, een dienststempel op het meertalig modelformulier aan te brengen. Het meertalig modelformulier wordt gehecht aan
het openbaar document en wordt gebruikt als vertaalhulp. Het meertalig
modelformulier geeft op deze wijze de inhoud weer van het openbare
document waaraan het formulier gehecht, zodat vertaling niet meer nodig
is. In artikel 8 van de verordening wordt verduidelijkt dat de meertalige
modelformulieren geen autonome juridische waarde hebben en alleen
mogen worden gebruikt in een andere lidstaat dan waar ze zijn afgegeven.
Elk meertalig modelformulier bevat een vast gedeelte met elementen die
voor alle lidstaten hetzelfde zijn. Daarnaast bevat elk meertalig modelformulier een variërend gedeelte, bestaande uit landenspecifieke omschrijvingen. De lidstaten waren verplicht om de landenspecifieke rubriekomschrijvingen uiterlijk op 16 februari 2017 mee te delen aan de Europese
Commissie. Dit is voor Nederland gebeurd, na overleg met de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB). Daarbij is ook de akte van
geboorte (levenloos) betrokken.11
Het meertalig modelformulier wordt door de afgevende autoriteit
ingevuld in de officiële taal van de lidstaat. Daarnaast worden de
10
11

Wijziging van artikel 26 Besluit Burgerlijke stand (Stb. 2014, 587).
Besluit van 22 mei 2017 tot wijziging van het Besluit burgerlijke stand 1994 in verband met de
akte als bedoeld in artikel 19i, eerste lid, van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek (Stb. 2017,
212).

Tweede Kamer, vergaderjaar 2017–2018, 34 803, nr. 3

6

modelrubriekomschrijving en de landenspecifieke rubriekomschrijving
van het meertalig modelformulier in de officiële taal van de lidstaat waar
het openbaar document moet worden overgelegd, ingevuld (artikel 10 van
de verordening).
Op het Europees e-justitieportaal staan voor iedere lidstaat – voor zover
een lidstaat het openbare document afgeeft – de meertalige modelformulieren. Deze zijn daarmee eenvoudig verkrijgbaar voor afgevende
autoriteiten, zoals bijvoorbeeld gemeenten.
6. Informatiesysteem interne markt (IMI)
De verordening verplicht lidstaten gebruik te maken van het IMI.12 Voor
het uitwisselen van gegevens en documenten is IMI het exclusieve
communicatiekanaal (artikel 20 verordening). Het IMI wordt gebruikt voor
verzoeken om informatie in geval van gegronde twijfel over de echtheid
van een document en informatie over onder meer modellen van openbare
documenten (artikelen 14, 16 en 22 van de verordening).
Artikel 14 betreft de verzoeken om informatie indien een autoriteit van een
lidstaat waar het document wordt overgelegd, gegronde twijfel heeft bij
de echtheid van een document dan wel van een eensluidend gewaarmerkt
afschrift. De twijfel over de echtheid van een document kan betrekking
hebben op de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid van de
ondertekenaar, de identiteit van het zegel of stempel of het feit dat het
document is vervalst (artikel 14, tweede lid, van de verordening).
In artikel 14, eerste lid, wordt beschreven welke stappen een autoriteit van
de lidstaat neemt om de twijfel over de echtheid van het document weg te
nemen. Ten eerste vergelijkt de autoriteit van de lidstaat het document
met de modeldocumenten die zijn opgenomen in het IMI. Indien daarna
nog twijfel bestaat, dient de autoriteit van de lidstaat via het IMI een
verzoek om informatie in bij de betrokken autoriteit die het openbaar
document heeft afgegeven of bij de centrale autoriteit van het land waar
het document naar verluidt is afgegeven.
Het verzoek om informatie bevat de gronden waarop het verzoek wordt
gedaan (motiveringsplicht) en bij het verzoek om informatie wordt het
betreffende openbaar document meegezonden via het IMI. De aangezochte autoriteit van de andere lidstaat beantwoordt zo spoedig mogelijk
het verzoek om informatie, in elk geval binnen vijf werkdagen. Indien het
verzoek door de centrale autoriteit wordt behandeld, wordt het verzoek
binnen tien werkdagen beantwoord. Zonodig kunnen de aangezochte en
de verzoekende autoriteit een andere termijn overeenkomen. Indien de
echtheid van het betreffende document niet wordt bevestigd, is de
verzoekende autoriteit niet verplicht het document te accepteren.
Op grond van artikel 22 van de verordening dienen de lidstaten uiterlijk
met ingang van 16 augustus 2018 gebruik te maken van het IMI en onder
meer mee te delen welke centrale autoriteit is aangewezen en welke
modellen van de meest gangbare openbare documenten er in de lidstaat
bestaan. Indien er geen model bestaat, worden de specifieke kenmerken
van het betreffende openbare document meegedeeld.
De informatie-uitwisseling via het IMI en tussen de nationale autoriteiten
van de lidstaten is zodanig vormgegeven dat wordt voldaan aan de
Europese privacyregels (overweging 33 van de verordening). Het gebruik
van IMI dient ten eerste in overeenstemming te zijn met verordening
1024/2012. Deze verordening bevat de nodige bepalingen die zien op de
bescherming van persoonsgegevens en de vertrouwelijkheid van de in het
IMI gewisselde informatie en omschrijft de verantwoordelijkheden van de
12

IMI is ingevoerd bij verordening nr. 1024/2012 (Verordening (EU) nr. 1024/2012 van het
Europees parlement en de Raad van 25 oktober 2012, betreffende de administratieve
samenwerking via het Informatiesysteem interne markt en tot intrekking van Beschikking
2008/49/EG van de Commissie (PbEU 2012, L 316).

Tweede Kamer, vergaderjaar 2017–2018, 34 803, nr. 3

7

Commissie. Ten tweede dient elke vorm van uitwisseling of doorgifte van
informatie door de autoriteiten van lidstaten in overeenstemming te zijn
met richtlijn 95/46/EG.13 In Nederland is deze richtlijn geïmplementeerd in
de Wet bescherming persoonsgegevens. De algemene verordening
gegevensbescherming (AVG-verordening)14 is vanaf 25 mei 2018 van
toepassing en zal richtlijn 95/46/EG vervangen. De uitvoering van de
verordening is in lijn met de AVG-verordening. Het IMI voorziet onder
meer in een beveiligde elektronische verzending van documenten
waardoor wordt voldaan aan de vereisten uit de richtlijn en de AVG.
7. Regeldruk
De uitvoering van de verordening leidt niet tot extra administratieve
lasten voor burgers. Met deze verordening wordt het voor burgers
makkelijker om bepaalde openbare documenten in andere lidstaten
aanvaard te krijgen. Burgers kunnen besparen op apostille- en legalisatiekosten. Ook worden de vertaalkosten teruggedrongen, omdat er voor
verschillende openbare documenten meertalige modelformulieren
beschikbaar zijn gesteld.
Vanaf het begin van de onderhandelingen over deze verordening zijn de
VNG en de NVVB betrokken. In het verlengde hiervan zijn zij en de
gemeente Den Haag ook betrokken bij de totstandkoming van de
uitvoeringswet. Het wetsvoorstel voorziet in de noodzakelijke uitvoeringsbepalingen, schept geen plichten voor lagere overheden en heeft als
zodanig geen bestuurlijke lasten. In paragraaf 4 is al ingegaan op het
aanwijzen van de centrale autoriteit.
ARTIKELEN
Artikel 2
Artikel 15, eerste lid, van de verordening bepaalt dat elke lidstaat voor de
toepassing van de verordening ten minste één centrale autoriteit aanwijst.
Ingevolge artikel 15, tweede lid, kunnen lidstaten meerdere centrale
autoriteiten aanwijzen. Nederland maakt geen gebruik van deze
mogelijkheid omdat zij het belangrijk vindt dat een verzoek, als dit verzoek
niet rechtstreeks wordt gericht aan de autoriteit die het document heeft
afgegeven, door één centrale autoriteit wordt behandeld. Op deze wijze
wordt voorkomen dat mogelijk meerdere autoriteiten worden benaderd
met hetzelfde verzoek en wordt ook overzicht gehouden welke soorten
verzoeken binnenkomen. De centrale autoriteit kan op deze wijze ook
expertise ontwikkelen en mogelijke signalen van fraude achterhalen
(artikel 22, eerste lid, onderdeel c, van de verordening).
Zoals in paragraaf 4 is beschreven, is de beoogde centrale autoriteit de
gemeente Den Haag.
Uit artikel 2, eerste lid, volgt dat de centrale autoriteit wordt aangewezen
door de Minister van Veiligheid en Justitie (dit is in lijn met Aanwijzingen
voor de regelgeving, aanwijzing 30, waarin is aangegeven dat uit de
ondertekening van de delegerende wet blijkt welke Minister de betreffende ministeriële regeling ondertekent),

13

Richtlijn 95/46/EG van het Europees parlement en de Raad van 24 oktober 1995, betreffende de
bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens
en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PbEG 1995, L 281).
14
Verordening EU, nr 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband
met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens
en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (PbEU, 2016, L 119).

Tweede Kamer, vergaderjaar 2017–2018, 34 803, nr. 3

8

De centrale autoriteit is bevoegd verzoeken door te geven aan de instantie
die het document heeft afgegeven, te ontvangen en indien noodzakelijk te
beantwoorden. Daarnaast heeft de centrale autoriteit tot taak om
informatie te verstrekken die noodzakelijk is met betrekking tot die
verzoeken (artikelen 14 en 16 van de verordening).
Artikel 3
Voor het verkrijgen van een meertalig modelformulier, dat gehecht kan
worden aan bijvoorbeeld een afschrift van de geboorteakte, kan een
vergoeding worden gevraagd door de afgevende autoriteit. Deze
vergoeding mag niet hoger zijn dan de kostprijs van het meertalig
modelformulier of indien die lager zijn, niet hoger dan de kosten van het
openbaar document waaraan het formulier is gehecht (artikel 11 van de
verordening).
Aan artikel 2 van de Wet rechten burgerlijke stand wordt in het eerste lid
een onderdeel (onderdeel f) toegevoegd. Door te verwijzen naar de
Europese verordening wordt duidelijk dat het gaat om de meertalige
modelformulieren, zoals deze zijn vastgesteld bij de verordening. Bij
algemene maatregel van bestuur zal, in nauw overleg met de NVVB, de
vergoeding voor de in artikel 2, eerste lid, onderdeel f, genoemde
meertalige formulieren worden vastgesteld.
Artikel 4
Er wordt afgeweken van de vaste verandermomenten omdat er sprake is
van uitvoering van een verordening. De verordening geldt voor het
overgrote deel met ingang van 16 februari 2019. Voor een aantal artikelen
is een eerdere datum vastgesteld. Het voorstel is niet referendabel op
grond van artikel 5, onder e, van de Wet raadgevend referendum, nu het
voorstel uitsluitend implementatie (uitvoering van een verordening)
betreft.
De Minister van Veiligheid en Justitie,
S.A. Blok

Tweede Kamer, vergaderjaar 2017–2018, 34 803, nr. 3

9

Bijlage bij de memorie van toelichting van het voorstel van wet
tot uitvoering van de Verordening (EU) nr. 2016/1191 van het
Europees parlement en de Raad van 6 juli 2016 betreffende de
bevordering van het vrije verkeer van burgers door vereenvoudigde overlegging van bepaalde openbare documenten in de
Europese Unie en tot wijziging van Verordening nr. 1024/2012
(PbEU 2016, L 200) (Uitvoeringswet verordening overlegging
openbare documenten)
Artikelen verordening

Artikelen uitvoeringswet

Omschrijving
beleidsruimte

Artikel 1

Behoeft geen
uitvoering
Behoeft geen
uitvoering
Behoeft geen
uitvoering
Behoeft geen
uitvoering
Behoeft geen
uitvoering
Behoeft geen
uitvoering

n.v.t.

Behoeft geen
uitvoering
Behoeft geen
uitvoering
Behoeft geen
uitvoering

n.v.t.

Artikel 2
Artikel 3
Artikel 4
Artikel 5
Artikel 6

Artikel 7
Artikel 8
Artikel 9

Artikel 10
Artikel 11

Artikel 13
Artikel 14
Artikel 15

Artikel 16
Artikel 17
Artikel 18
Artikel 19

Behoeft geen
uitvoering
Artikel 3 (wijziging
artikel 2 Wet rechten
burgerlijke stand)
Behoeft geen
uitvoering
Onderdeel b: zie
artikel 9, vierde lid
verordening.
Behoeft geen
uitvoering
Behoeft geen
uitvoering
Artikel 2

Artikel 2
Behoeft geen
uitvoering
Behoeft geen
uitvoering
Behoeft geen
uitvoering

Toelichting op de
keuzen bij de invulling
van beleidsruimte

n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Lidstaten mogen
bepalen of andere
officiële talen dan de
officiële taal van de
lidstaat wordt
aanvaard.

Gekozen is om alleen
de Nederlandse taal te
aanvaarden bij het
overleggen van
openbare documenten (zie par. 5
toelichting).

n.v.t.
Vierde lid: feitelijke
mededeling door de
lidstaten aan de
Europese Commissie welke landenspecifieke vermeldingen
op de meertalige
formulieren zijn
toegevoegd.
Is half februari 2017
meegedeeld.
n.v.t.
Geen.

n.v.t.

n.v.t.
n.v.t.
Ja. Lidstaten mogen
voor de toepassing
van de verordening
één of meerdere
centrale autoriteiten
aanwijzen.
Geen.
n.v.t.

Gekozen is om één
centrale autoriteit aan
te wijzen.
Zie toelichting bij
artikel 2.

n.v.t.
n.v.t.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2017–2018, 34 803, nr. 3

10

Artikelen verordening

Artikelen uitvoeringswet

Omschrijving
beleidsruimte

Artikel 20

Behoeft geen
uitvoering
Behoeft geen
uitvoering, want
feitelijk handelen
door de Europese
Commissie en
lidstaten.
Behoeft geen
uitvoering, want
feitelijk handelen
door de lidstaten en
de Europese
Commissie.
Behoeft geen
uitvoering, want
feitelijk handelen.
Behoeft geen
uitvoering; wel
feitelijk handelen:
de lidstaten delen de
informatie, bedoeld
in de leden 1, 2 en 4
mee aan de
Commissie:
Lid 1: uiterlijk
16-08-2018;
Lid 2: uiterlijk
16-02-2017;
Lid 4: alleen bij
wijzigingen van de
in de leden 1 en 2
bedoelde informatie.
Behoeft geen
uitvoering
Lid 1: de lidstaten
stellen de Commissie in kennis van
wijzigingen in de
landenspecifieke
vermeldingen,
bedoeld in artikel 24,
tweede lid, van de
verordening.
Behoeft geen
uitvoering
Artikel 4
Behoeft geen
uitvoering; alleen de
landenspecifieke
vermeldingen
moeten worden
meegedeeld aan de
Commissie, zie
artikel 24, tweede
lid, van de verordening.

n.v.t.

Artikel 21

Artikel 22

Artikel 23

Artikel 24

Artikel 25

Artikel 26
Artikel 27
Bijlagen I t/m XI

Toelichting op de
keuzen bij de invulling
van beleidsruimte

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.
Geen.
n.v.t.

Tweede Kamer, vergaderjaar 2017–2018, 34 803, nr. 3

11