REGELDRUK IN HET
PRIMAIR ONDERWIJS

REGELDRUK IN HET
PRIMAIR ONDERWIJS

- eindrapport -

Auteurs:
Kees van Bergen
Marja Paulussen-Hoogeboom
Marga de Weerd
Yannick Bleeker
met medewerking van Hedwig Rossing

Amsterdam, 9 september 2016

Regioplan
Jollemanhof 18
1019 GW Amsterdam
Tel.: +31 (0)20 - 5315315
www.regioplan.nl

Onderzoek, uitgevoerd door Regioplan in
opdracht van de Werkgroep Regeldrukagenda en
het ministerie van Onderwijs, Cultuur en
Wetenschap.

INHOUDSOPGAVE

Managementsamenvatting .....................................................................

I

1

Inleiding ........................................................................................
1.1
Aanleiding voor het onderzoek .........................................
1.2
Doel en onderzoeksvragen ..............................................
1.3
Werkwijze ........................................................................
1.4
Leeswijzer .......................................................................

1
1
1
2
4

2

Resultaten meldpunt .....................................................................
2.1
Inleiding ...........................................................................
2.2
Schoolleiders ...................................................................
2.3
Leerkrachten....................................................................
2.4
Ondersteunend personeel ................................................

5
5
6
7
8

3

Resultaten verdiepende ronde schoolleiders ..............................
3.1
Inleiding ...........................................................................
3.2
Thema 1: Beleid en verantwoording .................................
3.3
Thema 2: Passend onderwijs/zorgleerlingen ....................
3.4
Thema 3: Personeel en personeelsbeleid ........................

11
11
11
15
19

4

Resultaten verdiepende ronde leerkrachten ................................
4.1
Inleiding ...........................................................................
4.2
Thema 1: Registraties rond handelings-/opbrengstgericht
werken .............................................................................
4.3
Thema 2: Passend onderwijs/zorgleerlingen ....................
4.4
Thema 3: Registraties rond het volgen van
cognitieve ontwikkeling ....................................................

25
25

5

Conclusies.....................................................................................
5.1
Inleiding ...........................................................................
5.2
Problematische registraties (onderzoeksvraag 1) .............
5.3
Herkomst van de registraties (onderzoeksvraag 2) ...........
5.4
Nut van de problematische registraties (onderzoeksvraag 3) ...........................................................................
5.5
Mogelijke oplossingen (onderzoeksvraag 4) .....................

Bijlagen
Bijlage 1
Bijlage 2
Bijlage 3
Bijlage 4

........................................................................................
Responsoverzicht meldpunt regeldruk po.........................
Overige thema’s en suggesties schoolleiders ...................
Overige thema’s en suggesties leerkrachten ....................
Thema’s en suggesties ondersteunend personeel ............

25
28
31
37
37
37
38
40
41

43
45
51
55
57

MANAGEMENTSAMENVATTING

Inleiding
Het doel van dit onderzoek was het verkrijgen van inzicht in de registratieverplichtingen van schoolleiders, leerkrachten en ondersteunend personeel in
het primair onderwijs (po). De resultaten van het onderzoek moeten als input
dienen om op scholen en bij besturen en met de betrokken partijen uit de
omgeving van de school het gesprek over (vermindering van) regeldruk aan te
kunnen gaan.
De onderzoeksvragen vatten we samen in de volgende vier hoofdpunten:
1. Welke administratieve handelingen worden door onderwijsprofessionals in
het po inefficiënt en/of overbodig gevonden?
2. Wie verplicht schoolleiders en leerkrachten deze administratieve
handelingen uit te voeren?
3. Waarom worden deze administratieve handelingen uitgevoerd c.q. welk
doel wordt ermee nagestreefd?
4. Welke strategieën of oplossingen worden genoemd teneinde om te gaan
met deze registratieverplichtingen?
De onderzoeksvragen zijn enerzijds beantwoord door het openstellen van een
meldpunt voor registratieverplichtingen die in het po als problematisch worden
ervaren. Dat meldpunt is bezocht door ruim 3000 onderwijsprofessionals
(schoolleiders, leerkrachten en ondersteunend personeel).
Anderzijds is in een verdiepende ronde onderzocht wat de herkomst en het
doel is van de drie meest genoemde problematische registratieverplichtingen
voor schoolleiders en leerkrachten. In de verdiepende ronde is verder
doorgepraat met melders, maar ook met vertegenwoordigers uit de
hiërarchische keten die een rol speelden bij de onderzochte registratie.
Problematische registraties
De meldingen van schoolleiders hadden (in volgorde van het aantal
meldingen) betrekking op registraties rond:
1. beleid en verantwoording;
2. passend onderwijs;
3. personeel en personeelsbeleid;
4. eisen van de Inspectie;
5. handelings-/opbrengstgericht werken;
6. contacten met ouders;
7. het volgen van de ontwikkeling van leerlingen.

I

De meldingen van leerkrachten en ondersteunend personeel hadden (in
volgorde van het aantal meldingen) betrekking op registraties rond:
1. handelings-/opbrengstgericht werken;
2. passend onderwijs en zorgleerlingen;1
3. het volgen van de (cognitieve) ontwikkeling/leervorderingen van leerlingen;
4. communicatie met ouders;
5. het volgen van de sociaal-emotionele ontwikkeling van leerlingen;
6. de positie van de leerkracht/ondersteuner als werknemer.

Herkomst van de registraties
Wettelijke kaders en toezicht
De verschillende onderwijswetten stellen de kaders voor registraties die
worden bijgehouden, maar ook specifiek overheidsbeleid (in bijvoorbeeld
actieplannen en kwaliteitsimpulsen) doet dat.
De Inspectie houdt toezicht op wat wettelijk verplicht is, maar stelt geen eisen
aan te gebruiken systemen en formats of aan de omvang van registraties.
Door melders wordt vaak gewezen naar de Inspectie als bron van
registratieverplichtingen, ook bij registraties waar feitelijk geen wettelijke
verplichting aan ten grondslag ligt en de oorzaak voor de registratie feitelijk in
de uitvoeringsketen ligt. De Inspectie onderkent dat dit het beeld is in een deel
van het veld. Zij stelt zich op het standpunt dat registraties nooit bedoeld
kunnen zijn alleen ter verantwoording aan de Inspectie, maar uiteindelijk
instrumenten zijn voor de onderwijsprofessional en altijd ten dienste zouden
moeten staan van het onderwijs en de leerlingen. De Inspectie constateert dat
die achterliggende boodschap van het doel en het nut niet altijd overkomt.
De registratieverplichtingen waar schoolleiders mee te maken hebben, zijn
breder dan die voor leerkrachten. Er zijn voor hen naast de onderwijswetten
ook andere wetten van toepassing (zoals socialezekerheidswetten of de
Arbowet) en sectorale afspraken (zoals de cao po). Naast de Inspectie van het
Onderwijs hebben schoolleiders daardoor te maken met een breder scala aan
toezichthouders.
Partijen in de uitvoeringsketen
Er zijn in de uitvoeringsketen verschillende partijen die elk hun eigen rol
spelen bij de regeldrukveroorzakende registraties. Het gaat daarbij zowel om
afspraken over registraties als om afspraken over werkwijzen en te gebruiken
formats en systemen. In het onderzoek komen we de volgende partijen en
rollen tegen:
· Het schoolbestuur geeft de interne beleidskaders voor het proces op de
scholen en voor de registraties die daaruit voortvloeien voor schoolleiders,
leerkrachten en ondersteuners. Schoolbesturen geven daarbij soms
1

Bij leerkrachten waren registraties rondom handelings-/opbrengstgericht werken het
belangrijkste (meest genoemde probleem) en registraties rondom passend
onderwijs/zorgleerlingen het op een na belangrijkste probleem. Bij het ondersteunend
personeel was dit andersom.
II

·

·

·

·

expliciete richtlijnen voor werkwijzen en registraties. Bovendien bepalen
besturen de praktische kaders van de uitvoering (frequentie een omvang)
van beleids- en verantwoordingsregistraties voor schoolleiders.
Naast de schoolbesturen zelf zijn er de samenwerkingsverbanden waarin
zij deelnemen, zoals de samenwerkingsverbanden passend onderwijs en
bijvoorbeeld samenwerkingsverbanden po-vo. Ook op dit niveau worden
keuzes gemaakt die de aard en de omvang van de administratieve taken
voor de werkvloer (mede) kunnen bepalen. Binnen de samenwerkingsverbanden worden eigen afspraken gemaakt over procedures, over
uitwisseling van gegevens tussen scholen binnen de samenwerking en
over de formats die daarvoor gebruikt worden.
Schoolleiders en soms intern begeleiders op de scholen bepalen vaak de
praktisch invulling van specifieke werkwijzen, de keuze van eigen formats
en systemen en de kaders van de uitvoering (frequentie en omvang) van
registraties voor leerkrachten.
Onderwijskundig adviseurs kunnen een rol spelen bij de introductie op
scholen van specifieke werkwijzen en van specifieke instrumenten die voor
registraties worden gebruikt.
Uiteindelijk merken we op dat de omvang van een ervaren administratieve
last mede voortkomt uit de interpretatie van en de uitvoering door de
onderwijsprofessional zelf: wat denkt hij of zij dat de inhoud en omvang van
de te maken overzichten en registraties moet zijn en is duidelijk wat er van
hem of haar verwacht wordt?

Nut van de registraties
De ervaren administratieve last van een registratie hangt samen met de
onderkenning van het nut ervan. Als een registratie door de schoolleider,
leerkracht of ondersteuner vooral als verantwoordingseis wordt gezien en het
hem of haar niet duidelijk is wat het nut is voor de dagelijkse praktijk is de
gevoelde last sterk.
In gevallen dat men wel het achterliggende nut onderkent van een registratie
en van het bijhouden van specifieke dossiers, ligt de ervaren last veel meer in
de vorm waarin de registratie is gegoten, in het te uitgebreide of te
ingewikkelde format, in het feit dat er onvoldoende gebruik wordt (kan worden)
gemaakt van al bestaande registraties en in de organisatie van de
werkzaamheden.

Mogelijke oplossingen
We hebben de melders en de vertegenwoordigers uit de hiërarchische keten
niet alleen gevraagd naar problemen met registraties, maar ook naar
oplossingen. Hieronder volgen de belangrijkste suggesties, die

III

uiteraard een verschillende aanpak en uitvoering kennen:
· Korter en bondiger registreren
Het maken van plannen en rapportages kan kort maar krachtig en alleen
op de hoofdlijnen.
· Verbetering van de uitwisseling tussen systemen
Onnodige dubbele registraties kunnen voor een deel worden voorkomen
door de verbetering van koppelings- en uitwisselingsmogelijkheden tussen
systemen.
· Het gebruik van eenduidige formats en formulieren
Melders pleiten voor het gebruik van eenduidige en niet te ingewikkelde
formats en formulieren. Het zou bijvoorbeeld handig zijn als elke instantie
bij elk samenwerkingsverband hetzelfde formulier zou hanteren.
· Kritische evaluatie van de informatie die moet worden aangeleverd
Er wordt in een aantal gevallen een kritische heroverweging gevraagd van
de te registreren informatie, zodat niet-essentiële of niet-efficiënte
(onderdelen van) registraties kunnen worden afgeschaft of ingekort. Het
uitgangspunt zou daarbij moeten zijn dat een registratie direct nuttig is voor
het onderwijsproces en de leerlingen.
· Heroverwegen van specifieke regelgeving of afspraken ten aanzien van
procedures en registraties
Dit wordt onder andere naar voren gebracht in verband met de procedures
rond het aanvragen van toelaatbaarheidsverklaringen, maar ook rond
registraties van de verschillende aspecten van het veiligheidsbeleid en de
inschakeling van vervangend personeel.
· Heroverwegen organisatie en verdeling van administratieve taken
Melders en overige geïnterviewden doen ook suggesties voor een andere
organisatie van de administratieve taken. Dat betreft voorstellen voor de
inzet van (meer) administratieve ondersteuning. Andere suggesties van
leerkrachten zijn kleinere klassen of minder lesuren en meer uren voor het
uitvoeren van overige taken.
· Verdere professionalisering
Vooral in de verdiepingsronde wordt ook gewezen op verdere
professionalisering. Het gaat dan om de verbetering van ICT-vaardigheden
en het opbouwen van routine in het omgaan met specifieke registraties.
· Meer vertrouwen
Veel melders pleiten voor minder controle- en verantwoordingsdruk. Zij
vragen in het algemeen om meer vertrouwen in hun professionaliteit,
gebaseerd op hun opleiding en op de dagelijkse onderwijspraktijk.
Ten slotte is het belangrijk dat binnen de scholen en schoolbesturen een
open gesprek wordt aangegaan over de gevoelde administratieve last. De
angst om als klager te worden gezien, of om afgerekend te worden op een
veronderstelde gebrekkige professionaliteit, kan leerkrachten en schoolleiders belemmeren in het aankaarten van de problemen die zij ervaren.

IV

1

INLEIDING

1.1

Aanleiding voor het onderzoek
Werkdruk in combinatie met regeldruk is een permanent zorgpunt voor
werkenden in het onderwijs. Om onnodige regeldruk aan te pakken, hebben
het ministerie van OCW en de sectororganisaties afspraken gemaakt om
gezamenlijk in actie te komen: de Regeldrukagenda Onderwijs 2014-2017.

Regeldrukagenda Onderwijs 2014-2017
De Regeldrukagenda Onderwijs 2014-2017 is een uitwerking van de afspraak uit het
Nationaal Onderwijsakkoord om per sector een project in te richten waarin de
sectororganisaties en vakbonden in samenwerking met OCW in kaart brengen welke
knelpunten zich binnen de sector voordoen en welke oplossingen mogelijk zijn.
Voor de regeldrukagenda zijn drie werkgroepen ingesteld (po, vo en mbo), die
bestaan uit leerkrachten, schooldirecteuren, bestuurders, werknemersorganisaties,
sectorraden, de landelijke ouderraad, OCW, de Inspectie van het Onderwijs en DUO.
In de regeldrukagenda zijn alle betrokken partijen acties overeengekomen om de
regeldruk de komende jaren op alle niveaus aan te pakken.

De Werkgroep regeldrukagenda primair onderwijs, waarin OCW en de
betrokken werknemers- en werkgeversorganisaties zijn vertegenwoordigd1
heeft Regioplan opdracht gegeven een inventariserend onderzoek te doen
naar regeldrukveroorzakende administratieve verplichtingen in het primair
onderwijs (po). Dat onderzoek is in de eerste helft van 2016 uitgevoerd. De
resultaten ervan vindt u in dit rapport.

1.2

Doel en onderzoeksvragen
Het doel van het uitgevoerde onderzoek is:
Inzicht krijgen in de bronnen van registratieverplichtingen van leerkrachten en
schoolleiders in het primair onderwijs, waarbij de uitkomsten van het onderzoek als input moeten kunnen dienen voor het gesprek op school of binnen
het bestuur over regeldruk en registratieverplichtingen.
Dit doel is vertaald in een viertal onderzoeksvragen:
1. Welke administratieve handelingen (registraties) voeren leerkrachten en
schoolleiders uit die zij inefficiënt en/of overbodig vinden, waarvan hun het
doel niet duidelijk is en/of die zij voor vereenvoudiging vatbaar vinden?
1

In de werkgroep zijn vertegenwoordigd: OCW, DUO, Inspectie van het Onderwijs, AOb,
CNV Onderwijs, FvOv, PO-Raad, AVS, Ouders & Onderwijs, schoolleiders en leerkrachten.

1

Zijn er hierbij verschillen te zien tussen besturen of scholen naar relevante
achtergrondkenmerken (onderwijssoort, schoolgrootte, denominatie,
samenstelling van de leerlingpopulatie en bestuursgrootte)?
2. Wie verplicht hen deze administratieve handelingen (registraties) uit te
voeren? (Oftewel: wie zijn de belangrijkste veroorzakers van de regeldruk
via registratieverplichtingen?) In het geval van schoolleiders: voeren zij
deze registratieverplichtingen zelf uit of zetten zij deze door naar
leerkrachten? En in geval van dat laatste: waarom doen zij dat?
3. Waarom worden deze administratieve handelingen uitgevoerd c.q. welk
doel wordt ermee nagestreefd?
4. Welke strategieën of oplossingen worden door leerkrachten of
schoolleiders genoemd teneinde om te gaan met deze
registratieverplichtingen? Hebben zij suggesties voor verbeteringen?

1.3

Werkwijze
De uitvoering van het onderzoek heeft plaatsgevonden in vier stappen:
1. Openstelling van het Meldpunt Regeldruk PO
2. Verwerking van de binnengekomen meldingen aan de hand van text mining
3. Selectie van onderwerpen/thema’s voor verdiepend onderzoek
4. Verdiepend onderzoek op basis van telefonische interviews
1. Meldpunt Regeldruk PO
Tussen 31 maart en 31 mei 2016 konden schoolleiders, leerkrachten en
ondersteunend personeel via een speciaal daarvoor opgezet digitaal meldpunt
melding maken van problemen die zij ervaren met registratieverplichtingen. In
drie open vragen konden zij de registratieverplichting noemen waar ze last van
hadden, een toelichting geven en eventuele oplossingsmogelijkheden
aandragen. Ook werden enkele school- en baangegevens gevraagd.
Het meldpunt had een open opzet. Het ministerie van OCW heeft informatie
over en een link naar het meldpunt geplaatst op de website van de Lerarenagenda. Er zijn verder verschillende acties ondernomen om de bekendheid
van het meldpunt zo groot mogelijk te maken. Zo is het meldpunt gedurende
de openstellingsperiode meerdere malen onder de aandacht gebracht middels
e-mailberichten aan de schoolleiding en de personeelsgelding van de medezeggenschapsraad van alle po-scholen. Naast deze directe benadering van
potentiële respondenten heeft communicatiebureau Ravestein & Zwart het
meldpunt onder de aandacht gebracht via de kanalen (digitaal en print) van
relevante partijen (AOb, CNV Onderwijs, FvOv, PO-Raad, AVS, en Steunpunt
Passend Onderwijs), sociale media (Twitteraccounts @Onderwijscomm en
@MeldRegeldruk; LinkedIngroepen PO Netwerk en Onderwijscommunicatie)
en het platform onderwijs-communicatie.nl. Ook het ministerie van OCW en de
Inspectie hebben informatie gedeeld onder andere via Facebook en Twitter.
2

Uiteindelijk hebben 3111 respondenten het meldpunt bezocht. Tien procent
van hen is schoolleider, 83 procent is leerkracht. De overige zeven procent
van de melders behoort tot het ondersteunend personeel.2
2. Verwerking van binnengekomen meldingen
Ter voorbereiding op de verwerking van de binnengekomen meldingen
hebben wij een korte deskresearch uitgevoerd waarin is geïnventariseerd wat
er reeds bekend is over problematische registratieverplichtingen in het primair
onderwijs. Vervolgens zijn de door schoolleiders leerkrachten en ondersteunend personeel gemelde ervaren problemen, met behulp van text mining,
thematisch geclusterd.3 Uit deze thematische clustering kwamen voor
schoolleiders zeven hoofdthema’s naar voren. Voor leerkrachten en
ondersteunend personeel werden elk zes (dezelfde) hoofdthema’s
onderscheiden.
3. Verdiepend onderzoek
De resultaten van de thematische analyse zijn vervolgens gepresenteerd aan
de Werkgroep regeldrukagenda primair onderwijs. Op basis van deze
presentatie heeft de werkgroep besloten de drie meest genoemde thema’s
onder schoolleiders en leerkrachten nader te laten onderzoeken in een
verdiepingsronde.
In de verdiepingsronde is via telefonische interviews met betrokkenen
gesproken over de herkomst en achtergrond van de ervaren last. Daarbij zijn
we ingegaan op:
• de achterliggende regelgeving voor de registratie;
• eventueel op lokaal, regionaal, bestuurs- of schoolniveau gemaakte
afspraken over de registratie;
• de manier waarop een registratie is geïmplementeerd, georganiseerd en
wordt uitgevoerd;
• het belang dat betrokkenen hechten aan de registratie.
Daarnaast zijn we ingegaan op het doel van de betreffende registraties, en
over mogelijke oplossingen teneinde de ervaren last te verminderen. In eerste
instantie is contact opgenomen met een aantal schoolleiders en leerkrachten
die een melding hadden gedaan over de betreffende registratie en hadden
aangegeven mee te willen werken aan het vervolgonderzoek. Indien nodig zijn
er, om het beeld volledig te krijgen, ook aanvullende gesprekken gevoerd. Die
aanvullende gesprekken waren zowel binnen de hiërarchische lijn van de
organisatie waar de melders werkzaam zijn4, als met instanties als de
2

In bijlage 1 vindt u een uitgebreid responsoverzicht van het meldpunt.

3

Text mining is het geautomatiseerd verwerken en analyseren van teksten. We hebben
hiervoor gebruikgemaakt van het programma R-studio.
4

Dit hebben we alleen gedaan als de respondent daarmee instemde. Niet iedere
respondent deed dat. De reden was dan dat men niet als klager te boek wilde staan en dat
men vreesde te worden aangesproken op de klacht. Soms stemde men wel in met een
gesprek met een bestuursvertegenwoordiger, als er meerdere melders waren binnen het
bestuur.

3

Inspectie van het onderwijs, werkgevers- en werknemersorganisaties en
regionale samenwerkingsverbanden (passend onderwijs, overgang po-vo).

1.4

Leeswijzer
De resultaten van de thematische analyse van de meldingen worden
besproken in hoofdstuk 2. In dit hoofdstuk vindt u ook de resultaten van de
analyse naar achtergrondkenmerken (baankenmerken) van de respondenten
en van de scholen waarop zij werken.5
De resultaten van de verdiepende ronde onder leerkrachten en schoolleiders
worden beschreven in respectievelijk de hoofdstukken 3 en 4.6
We besluiten dit rapport met de beantwoording van de onderzoeksvragen in
hoofdstuk 5.

5

Op basis van door respondenten ingevulde identificerende gegevens van de school (naam
en vestigingsgemeente) hebben we van een aantal respondenten kunnen vaststellen hoe
representatief de scholen waarop zij werken zijn voor de totale populatie.
6

Een korte beschrijving van de thema’s van leerkrachten en schoolleiders die niet zijn
meegenomen naar de verdiepende ronde is te vinden in de bijlagen 2 en 3. Een korte
beschrijving van de thema’s van ondersteunend personeel is te vinden in bijlage 4.

4

2

RESULTATEN MELDPUNT

2.1

Inleiding
In dit hoofdstuk besteden we aandacht aan de meldingen die schoolleiders,
leerkrachten en ondersteuners achterlieten op het Meldpunt Regeldruk PO. In
totaal lieten 3111 personen een melding achter. Het gaat hier om 320
schoolleiders, 2579 leerkrachten, 202 ondersteuners en tien personen van wie
de functie onbekend is.1 Een overzicht van de samenstelling van de respons is
opgenomen in bijlage 1. Omdat er geen gerichte en gecontroleerde
benadering van respondenten is geweest, kunnen we geen harde uitspraken
doen over de respons. Op basis van de analyse op schoolniveau hebben we
echter wel indicaties voor een lichte oververtegenwoordiging van melders uit
het speciaal (basis)onderwijs, van leerkrachten uit de grotere steden,
werkzaam op grotere scholen en op scholen met weinig gewichtenleerlingen
en van schoolleiders van eenpitters (besturen met maar één school onder het
gezag).
In het navolgende gaan we eerst in op de meldingen van schoolleiders, dan
van leerkrachten en vervolgens van ondersteuners. Voor de analyse hebben
we per functie eerst een globale analyse uitgevoerd van de meldingen en
hoofd- en subthema’s geïdentificeerd. Vervolgens hebben we met behulp van
text mining een classificatie gemaakt op basis van het aantal meldingen per
thema. Daarbij kon een relatief klein deel van de meldingen niet worden
ingedeeld. Dat zijn voornamelijk meldingen waarin geen specifieke registratie
wordt genoemd, maar waarin in algemene termen wordt geklaagd over te veel
regeldruk en werkdruk, meldingen in termen die niet zijn geclassificeerd door
het text-miningprogramma en meldingen van personen die eigenlijk aangeven
geen problemen te ervaren.
Naast de resultaten van deze thematische analyse hebben we per functie ook
gekeken naar de relaties tussen thema’s en baankenmerken van de melders
en kenmerken van scholen waarop zij werken. In die analyse zijn de volgende
kenmerken betrokken: voltijd- of deeltijddienstverband, lesgevend in de
bovenbouw of in de bovenbouw, type primair onderwijs, denominatie van de
school, de omvang van de leerlingpopulatie, aantal scholen binnen het
bestuur, aantal gewichtenleerlingen op de school, de gemeentegrootte en de
regio. Als de resultaten van die analyse zowel significant als relevant zijn,
nemen we ze mee in onze bespreking.

1

De tien personen van wie de functie onbekend is, zijn niet meegenomen in de analyses.

5

2.2

Schoolleiders
Op basis van een eerste analyse van de meldingen van schoolleiders is een
indeling gemaakt naar zeven hoofdthema’s en vier subthema’s. Tabel 2.1
geeft de verdeling van de meldingen van schoolleiders in aantallen en
percentages over de subthema’s (in aflopende volgorde).

Tabel 2.1

Verdeling van meldingen over hoofdthema’s en subthema’s
schoolleiders (N=320)*
Registraties rond
Aantal
Percentage
Beleid en verantwoording
162
50,6%
regeldruk rondom schoolplannen, de schoolgids, evaluaties,
jaarverslagen, sociale veiligheid, leerplicht en inschrijving

Subthema’s
Verantwoording
Sociale veiligheid
Passend onderwijs en zorgleerlingen

45
39
151

14,1%
12,2%
47,2%

137

42,8%

41
18
56

12,8%
5,5%
17,5%

47

14,6%

35

10,9%

27

8,4%

registraties rond samenwerkingsverbanden, ontwikkelingsperspectief, groeidocumenten, toelaatbaarheidsverklaringen

Personeel en personeelsbeleid
registraties rond functioneren en beoordelen, formatie, ziekte en
vervanging, arbo(wetgeving)

Subthema’s
Ziekte en vervanging
Arbo
Eisen van de Inspectie
eisen, inspectiebezoeken, vragenlijsten

Handelingsgericht- en opbrengstgericht werken
registraties rond o.a. groepsoverzichten en groepsplannen

Communicatie met ouders
registratie van oudergesprekken en beantwoorden mail van ouders

Leerlingvolgsysteem
*

Een klein deel van de meldingen (14,1%) viel onder geen enkel thema of werd om
andere redenen niet geclassificeerd.

De helft van de meldingen gaat (onder andere) over registraties rond beleid en
verantwoording, waarbinnen ‘verantwoording’ en ‘sociale veiligheid’ de meest
voorkomende subthema’s zijn.
Twee andere hoofdthema’s die in veel meldingen voorkomen, hebben te
maken met registraties rond ‘passend onderwijs en zorgleerlingen’ en
‘personeel en personeelsbeleid’.
We hebben onderzocht of het wel of niet melden van administratieve last op
een specifiek thema samenhangt met schoolkenmerken of met baankenmerken. Zo blijken schoolleiders die voltijd werken meer geneigd om
registraties rond personeel en personeelsbeleid te melden dan schoolleiders
die deeltijd werken.
Afsluitend merken we op dat bijna zestig procent van de meldingen over een
combinatie van thema’s gaat (tabel 2.2). Meldingen van schoolleiders hadden

6

vaak betrekking op meerdere registraties binnen één hoofdthema en/of over
thema’s heen.

Tabel 2.2

Aantal hoofdthema’s per melding schoolleiders (N=320)
Aantal
Percentage
1 thema
92
28,7%
2 thema’s
84
26,3%
3 thema’s
58
18,1%
4 thema’s
27
8,4%
5 thema’s
12
3,8%
6 thema’s
1
0,3%
7 thema’s
1
0,3%
Geen geclassificeerde thema’s
45
14,1%

2.3

Leerkrachten
In deze paragraaf gaan we in op de analyse van meldingen van
regeldrukgevende registraties door leerkrachten. Tabel 2.3 laat de verdeling
van meldingen van leerkrachten over de thema’s zien (in aflopende volgorde).

Tabel 2.3

Verdeling van meldingen over hoofdthema’s en subthema’s
leerkrachten (N=2579)*
Aantal
Percentage
Handelings- en opbrengstgericht werken
1746
67,7%
Registraties rondom bijvoorbeeld groepsplannen en
groepsoverzichten

Passend onderwijs en zorgleerlingen
registraties rond samenwerkingsverbanden, ontwikkelingsperspectief, groeidocumenten, toelaatbaarheidsverklaringen

Subthema
Begeleidingsplannen
Cognitieve ontwikkeling en leervordering
waaronder registraties in leerlingvolgsystemen en het invoeren
van toetsscores

1222

47,4%

800

31,0%

1103

42,7%

470

18,2%

387

15,0%

79

3,1%

Communicatie met ouders
registratie van oudergesprekken en beantwoorden mail van
ouders

Sociaal-emotionele ontwikkeling
registraties in specifieke volgsystemen als KIJK!, ZIEN!, SCOL

Positie van de leerkracht als werknemer
registraties rond functioneringsgesprekken,
bekwaamheidsontwikkeling, scholing, beloning

*

Een klein deel van de meldingen (13,5%) viel onder geen enkel thema of werd om
andere redenen niet geclassificeerd.

Ongeveer twee derde van de meldingen van leerkrachten gaat over
registratieverplichtingen rond handelings- of opbrengstgericht werken. Ook
gaan er relatief veel meldingen over registraties rond passend onderwijs en
zorgleerlingen (bijna 50 procent). Daarvan gaat twee derde over registraties
7

voor begeleidingsplannen. Ruim veertig procent van de meldingen gaat over
het volgen van cognitieve ontwikkeling en leervorderingen.
Wanneer we kijken naar achtergrondkenmerken van de school en van de
leerkrachten zelf valt een aantal zaken op. Ten eerste maken leerkrachten die
werkzaam zijn op een school voor speciaal onderwijs relatief wat vaker een
melding van registraties rondom passend onderwijs en zorgleerlingen.
Daarnaast komen meldingen gerelateerd aan het registreren van cognitieve
ontwikkelingen en leervorderingen vaker van leerkrachten die werkzaam zijn in
de onderbouw.
Verder komt uit de analyses naar voren dat leerkrachten werkzaam op scholen
met een laag percentage gewichtenleerlingen, relatief wat meer melding
maken van registraties rond communicatie met ouders.
Ook bij leerkrachten gaan de meldingen voor het merendeel over meer dan
één hoofdthema. Tabel 2.4 laat zien, dat ruim 60 procent van de meldingen
betrekking had op een combinatie van thema’s.

Tabel 2.4

Aantal hoofdthema’s per melding leerkrachten (N=2579)
Aantal
Percentage
1 thema
642
24,9%
2 thema’s
764
29,6%
3 thema’s
524
20,3%
4 thema’s
238
9,2%
5 thema’s
59
2,3%
6 thema’s
3
0,1%
Niet geclassificeerd
349
13,5%

2.4

Ondersteunend personeel
Deze paragraaf presenteert de uitkomsten van de thematische analyse van
ondersteunend personeel. De in een eerste analyse geïdentificeerde thema’s
waar de meldingen van ondersteuners betrekking op hadden, zijn identiek aan
de thema’s van meldingen van leerkrachten. Tabel 2.5 toont de verdeling van
de meldingen over de thema’s.

8

Tabel 2.7

Verdeling van meldingen over hoofdthema’s en subthema’s
ondersteunend personeel (N=202)*
Aantal
Percentage
Passend onderwijs en zorgleerlingen
132
65,3%
registraties rond samenwerkingsverbanden, ontwikkelingsperspectief, groeidocumenten, toelaatbaarheidsverklaringen

Subthema
Begeleidingsplannen
Handelings- en opbrengstgericht werken
Registraties rondom bijvoorbeeld groepsplannen en
groepsoverzichten

71

26,6%

58

28,7%

41

20,3%

28

13,9%

9

4,5%

7

3,5%

Cognitieve ontwikkeling en leervordering
waaronder registraties in leerlingvolgsystemen en het invoeren
van toetsscores

Communicatie met ouders
registratie van oudergesprekken en beantwoorden mail van
ouders

Sociaal-emotionele ontwikkeling
registraties in specifieke volgsystemen als KIJK!, ZIEN!, SCOL
Positie van de leerkracht als werknemer
registraties rond functioneringsgesprekken,
bekwaamheidsontwikkeling, scholing, beloning

*

Een deel van de meldingen (19,3%) viel onder geen enkel thema of werd om andere
redenen niet geclassificeerd.

Bijna twee derde van de meldingen van ondersteuners gaat over registraties
rond passend onderwijs en zorgleerlingen. Binnen dit thema gaat ruim de helft
van de meldingen over begeleidingsplannen. Hiernaast gaat ruim een kwart
van de meldingen over registraties rond handelingsgericht- en
opbrengstgericht werken en een vijfde over registraties voor het volgen van
cognitieve ontwikkelingen en leervorderingen.
Als we kijken naar de achtergrondkenmerken van ondersteuners en de
scholen waar zij werken, dan valt op dat ondersteuners die werken op een
school voor regulier onderwijs vaker melding maken van registraties rond
handelingsgericht en opbrengstgericht werken dan ondersteuners die werken
op een school voor speciaal onderwijs.
Net als voor meldingen van schoolleiders en leerkrachten geldt voor
meldingen van ondersteuners dat een deel (in dit geval ruim een derde) van
de meldingen over meer dan één thema gaat (tabel 2.6).

Tabel 2.6

Aantal thema’s per melding ondersteunend personeel (N=202)
Aantal
Percentage
1 thema’s
87
43,1%
2 thema’s
48
23,8%
3 thema’s
20
9,9%
4 thema’s
8
4,0%
5 thema’s
0
0%
6 thema’s
0
0%
Geen geclassificeerde thema’s
39
19,3%
9

10

3

RESULTATEN VERDIEPENDE RONDE SCHOOLLEIDERS

3.1

Inleiding
In dit hoofdstuk doen we verslag van de verdiepende ronde onder
schoolleiders, waarbij we nader in zijn gegaan op de drie meest voorkomende
belangrijkste thema’s waarop meldingen door deze groep zijn gedaan.1
Het ging hier om:
1. registraties rondom beleid en verantwoording;
2. registraties rondom passend onderwijs/zorgleerlingen;
3. registraties rondom personeel/personeelsbeleid.
Aan het begin van elk thema geven we een korte samenvatting.

3.2

Thema 1

Beleid en verantwoording

Inleiding
Bij het meldpunt regeldruk hebben 162 schoolleiders een melding gedaan over
registratieverplichtingen die wij samen hebben genomen in de categorie
‘beleid en verantwoording’. Binnen deze categorie zijn de meest voorkomende
subthema’s: beleid, verantwoording en sociale veiligheid.
In de verdiepingsslag die in het onderzoek is gemaakt, zijn twee van de
onderwerpen in deze categorie verder uitgediept aan de hand van interviews
met zeven schoolleiders die daarvan melding hebben gemaakt bij het
meldpunt met een bestuurder en met de Inspectie. Het betreft:
· meldingen van regeldruk die wordt veroorzaakt door ‘algemene’
documenten waarvoor regelmatig informatie moet worden opgeleverd,
zoals: jaarverslagen, schoolplannen, jaarplannen, managementrapportages
en de schoolgids;
· specifiekere documenten en acties die moeten worden ondernomen in het
kader van het veiligheidsbeleid.

1

De overige gemelde registratieverplichtingen van schoolleiders worden kort beschreven in
bijlage 2.

11

3.2.1

Oplevering algemene documenten
Samenvatting
Wat is het probleem?
· Informatie die dubbel wordt opgeleverd (bijv. in de schoolgids en in Scholen op de
kaart).
· De aan te leveren informatie is te uitgebreid voor de beoogde doelgroep.
Waar komt de verplichting vandaan?
· Deels uit de WPO.
· Deels uit de praktische afspraken binnen het bestuur.
Wat is het nut van de registratie?
· Het nut wordt wel gezien (bijvoorbeeld ouders informeren). Er zijn vooral problemen
met de vorm waarin of het moment waarop informatie moet worden gepresenteerd.
Wat zijn oplossingen?
· Naar andere bronnen mogen verwijzen voor informatie.
· Een digitaal platform waarop alle informatie voorhanden is.
· Een andere planning (voor de deadline van het jaarverslag/jaarplan).

Wettelijk kader
In de Wet op het primair onderwijs (WPO) zijn artikelen opgenomen over de
verplichting van het bevoegd gezag om per kalenderjaar een jaarverslag op te
leveren, jaarlijks een schoolgids en vierjaarlijks een schoolplan vast te stellen.
Wat is het probleem?
Wanneer met de meldende schoolleiders werd doorgesproken, bleek de
omvang van het probleem per melder sterk te verschillen. Een van de melders
ervaart het probleem als zeer groot, vooral door de hoeveelheid en de
frequentie waarin hij managementrapportages op moet leveren aan zijn
algemeen directeur. Andere schoolleiders maakten vooral melding van het
jaarverslag, de schoolgids en het schoolplan. Zij hebben met name problemen
met het gegeven dat de informatie die daarin moet worden opgenomen ook al
elders is te vinden (in het bijzonder genoemd met betrekking tot de schoolgids
en het jaarverslag), of omdat ze vinden dat de betreffende documenten niet
meer van deze tijd zijn (met name genoemd voor de schoolgids en het
schoolplan). Over de schoolgids wordt gezegd dat ouders deze niet meer
lezen en dat zij op andere plekken (vooral digitaal) naar informatie zoeken. Dat
deze jaarlijks moet worden herzien en besproken met de medezeggenschapsraad (MR) wordt als overdreven ervaren.
Ten slotte vallen deadlines voor plannen, verslagen en rapportages, volgens
de melders, veelal in de drukste tijd van het jaar: voor de zomervakantie.
Waar komen de verplichtingen vandaan?
Voor sommige meldende schoolleiders is onduidelijk waar specifieke verplichtingen vandaan komen. Zij moeten hun jaarverslag en/of managementrappor-

12

tages opleveren aan het bestuur, maar weten niet of daar een wettelijke
verplichting aan ten grondslag ligt.
De taakverdeling tussen bestuur en schoolleiding is hier relevant. Het bestuur
is verantwoordelijk voor het opleveren van de wettelijke verplichte
documenten. De taakverdeling voor het aanleveren en produceren van de
daarvoor benodigde interne documenten wordt binnen het bestuur bepaald.
Schoolleiders zijn in de praktijk veelal verantwoordelijk voor het opleveren van
die interne informatie aan hun bestuur, zowel voor de genoemde verplichte
documenten als voor de interne bedrijfsvoering.
Sommige besturen verminderen de regeldruk voor de schoolleiders door een
deel van de plan- en verantwoordingsactiviteiten op zich te nemen, of door het
beschikbaar stellen van een afgebakend en praktisch format. Het tegenovergestelde gebeurt volgens de melders echter ook: dat besturen de regeldruk
nog verergeren door ‘het beste jongetje van de klas te willen zijn’ en
schoolleiders uitgebreider en/of vaker te laten rapporteren dan wettelijk
verplicht is.
De Inspectie houdt toezicht op de verplichting van het bestuur om specifieke
beleidsstukken op te leveren (jaarverslag, schoolgids, schoolplan). De
Inspectie stelt echter geen voorwaarden aan vorm of omvang van de
documenten of aan de werkwijze die erbij moet worden gevolgd.
Wat is het nut van de registratie?
De meldende schoolleiders ervaren het schrijven van het jaarverslag niet als
nuttig omdat (een deel van) de informatie die daarin moet worden aangeleverd
al op andere plekken beschikbaar is. Een schoolplan of aspecten van het
schoolplan waarin vier jaar vooruit moet worden gekeken, wordt door de
melders evenmin als nuttig ervaren: ‘het is koffiedik kijken’. Het is prima om
doelen te stellen, maar het op detailniveau voor de komende vier jaar aan
moeten geven hoe deze doelen gerealiseerd zullen gaan worden, is niet zinvol
omdat de plannen vaak ingehaald worden door de realiteit.
Degenen die administratieve last melden van managementrapportages,
vonden het nut niet in verhouding staan tot de hoeveelheid werk.
Wat zijn oplossingsmogelijkheden?
De oplossingen die worden voorgesteld liggen voornamelijk in de sfeer van de
manier waarop de gewenste informatie kan worden aangeleverd. Er zou meer
gebruik moeten worden gemaakt van digitale mogelijkheden. Ook zou met
meer compacte formats gewerkt kunnen worden of met een landelijk format
waarin alle verantwoordingsverplichtingen kunnen worden opgenomen.
In het kader van het schoolplan wordt zowel door respondenten als door de
Inspectie geopperd dat het beter zou zijn als het intern een levend document
is; een globaal richtinggevend plan voor de termijn van vier jaar op basis
waarvan jaarlijks de actuele speerpunten worden bepaald.
Daarnaast wordt genoemd dat de scholen meer vertrouwen zouden moeten
krijgen en zich minder of minder gedetailleerd zouden moeten verantwoorden.
Er wordt gesteld dat scholen zich op steeds meer punten moeten
verantwoorden, terwijl er geen extra middelen zijn voor administratieve taken.
13

Daarbij zouden scholen soms ook andere keuzes kunnen maken in hun
formatie en extra administratieve ondersteuning inzetten.
3.2.2

Veiligheidsbeleid
Samenvatting
Wat is het probleem?
· Er moet te veel geregistreerd worden.
· Het is onduidelijk wat er precies geregistreerd moet worden.
· Er moeten veel verschillende functionarissen worden aangesteld en opgeleid.
Waar komt de verplichting vandaan?
· Uit de WPO, de WOT, Arbowet, de Wet preventie en bestrijding seksueel geweld
en intimidatie in het onderwijs en uit de cao.
Wat is het nut van de registratie?
· Alle melders vinden veiligheid van belang, maar zien niet wat de verantwoording
bijdraagt aan de veiligheid in de school.
Wat zijn oplossingen?
· Meer eenduidigheid in het veiligheidsbeleid.
· Meer vertrouwen op ideeën en oplossingen van scholen.

Wettelijk kader
Het kader voor de gevoelde registratieverplichtingen wordt gevormd door
verschillende wetten: zoals de WPO, de Wet op het onderwijstoezicht (WOT),
de Wet preventie en bestrijding seksueel geweld en intimidatie in het onderwijs, de Wet
verplichte meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling, de Arbowet, en de cao
po.
Wat is het probleem?
Uit het meldpunt en de telefonische interviews blijkt dat het veiligheidsbeleid
door de melders als te omvangrijk en gedetailleerd wordt ervaren. Met name
de registratie van alle verschillende veiligheidsaspecten wordt als
problematisch ervaren. In dit verband worden onder andere genoemd:
registreren met betrekking tot de meldcode huiselijk geweld en
kindermishandeling, incidenten pesten, voorvallen bedrijfshulpverlening (BHV)
en Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E, onderdeel van de Arbowet).
Daarnaast wordt als probleem ervaren dat voor de verschillende aspecten van
het veiligheidsbeleid verschillende contactpersonen moeten worden
aangesteld zoals een aandachtsfunctionaris kindermishandeling, een antipestcoördinator, een BHV’er, een preventiemedewerker en een arbocoördinator.
Het is lastig om vooraf in te schatten hoeveel tijd met de uitvoering van de
verschillende taken gemoeid is. Het aantal en de zwaarte van de registraties
zijn voor deel afhankelijk van de hoeveelheid incidenten die zich voordoen.
Daarbij is het volgens de melders niet altijd duidelijk welke incidenten

14

geregistreerd moeten worden en op welke manier dat moet gebeuren: ‘moet
elke geplakte pleister geregistreerd worden?’
Waar komen de verplichtingen vandaan?
De verplichtingen voor de registraties komen volgens de respondenten voort
uit de verschillende eerder genoemde wetten en van de verschillende
toezichthoudende instanties.
Voor de schoolleiders die we hebben gesproken, is het vaak onduidelijk waar
de verplichting vandaan komt dat voor de verschillende aspecten van het
veiligheidsbeleid, verschillende contactpersonen moeten worden aangesteld.
Wat is het nut van de registratie?
De meldende schoolleiders zien niet op welke wijze het registreren van (alle)
incidenten de veiligheid op school ten goede komt. Zij zien dit vooral als
verantwoording.
Wat zijn oplossingsmogelijkheden?
Een deel van de melders die we in de verdiepende ronde gesproken hebben,
vraagt om meer eenduidigheid in het veiligheidsbeleid: breng alle onderdelen
van het veiligheidsbeleid onder in een wet en zorg ervoor dat voor alle
aspecten op een eenduidige manier melding kan worden gedaan.
Verder wordt voorgesteld het veiligheidsbeleid te beleggen bij een of
desnoods twee gespecialiseerde personen in de school (een voor de fysieke
en een voor de sociale veiligheid) in plaats van bij meerdere personen.
Daarnaast wordt gevraagd om meer vertrouwen: laat scholen zelf met ideeën
en oplossingen komen in plaats van eisen op te leggen.

3.3

Thema 2

Passend onderwijs/zorgleerlingen

Inleiding
Bijna de helft (47%) van de meldingen van schoolleiders had betrekking op
administratieve lasten in verband met passend onderwijs/zorgleerlingen. Het
ging daarbij vooral om de procedures die moeten worden doorlopen bij het
aanvragen van extra ondersteuning en het aanvragen van toelaatbaarheidsverklaringen. In de verdiepingsronde hebben we hierover verder gesproken
met zes meldende schoolleiders (drie van basisscholen en drie van scholen
2
voor speciaal basisonderwijs), vijf vertegenwoordigers van samenwerkingsverbanden passend onderwijs en met de Inspectie.

2

Het ging hier om drie directeuren, een voorzitter van de Commissie Toetsing Speciaal
Onderwijs en een schoolleider van een school voor speciaal basisonderwijs die namens het
bestuur betrokken is bij het samenwerkingsverband.

15

Samenvatting
Wat is het probleem?
· Ingewikkelde en uitgebreide procedures voor het aanvragen van extra
ondersteuning en het aanvragen van toelaatbaarheidsverklaringen.
· Dossieropbouw en -onderhoud kosten veel tijd.
Waar komt de verplichting vandaan?
· De Wet passend onderwijs geeft het kader: een aantal gegevens dat moet worden
overlegd, is wettelijk verplicht.
· De feitelijke procedures, criteria en formats worden binnen het samenwerkingsverband bepaald.
Wat is het nut van de registratie?
· Verantwoording van de hulpvraag en doelmatige besteding van middelen.
· Melders wijzen op inefficiëntie.
Wat zijn oplossingen?
· Aanpassen van de procedures van samenwerkingsverbanden.
· Heroverwegen aspecten van regelgeving.
· Aanpassen leerlingvolgsystemen.

Kader: passend onderwijs
In augustus 2014 werd het passend onderwijs ingevoerd. Sinds die datum is
de Wet passend onderwijs van kracht en zijn de reguliere en de speciale
scholen in een regio er samen verantwoordelijk voor dat alle leerlingen die
extra ondersteuning nodig hebben een goede onderwijsplek geboden wordt.
De in totaal 77 regionale samenwerkingsverbanden po zijn vrij in de wijze
waarop zij de extra ondersteuning inrichten en toekennen aan leerlingen.3 Ook
zijn zij vrij in de verdeling van de daarvoor toegekende middelen over de
scholen.
Wat is het probleem?
De twee belangrijkste ‘problematische registraties’ met betrekking tot passend
onderwijs die door schoolleiders worden gemeld, zijn:
· het aanvragen van extra ondersteuning (arrangementen);
· het aanvragen van toelaatbaarheidsverklaringen.
Beide procedures gaan volgens melders gepaard met veel verschillende en
ingewikkelde formulieren. Ook duurt de procedure vaak te lang, omdat deze
meteen wordt stilgelegd als er iets niet klopt. Daarnaast kost het veel tijd en
moeite om de benodigde handtekeningen te verzamelen en alle afspraken met
bijvoorbeeld ouders en deskundigen te plannen.
“Er is voor een ondersteuningsaanvraag nu veel meer papier nodig dan
vroeger voor de aanvraag van een rugzakje. Het is zoveel meer werk voor de
intern begeleiders. Er zijn besprekingen in de school, er zijn besprekingen met

3

Er bestaan geen landelijk vastgestelde criteria meer voor het toekennen van
voorzieningen.

16

een deskundigen-adviesteam, er is een toelaatbaarheidscommissie… Er zijn
veel lagen, terwijl er juist minder bureaucratie werd beloofd.”
Andere problematische registraties die werden gemeld, betroffen:
· het bijhouden en evalueren van groeidocumenten en ontwikkelingsperspectief (opp)4;
· het verslagleggen van gesprekken;
· de (te korte) geldigheid van toelaatbaarheidsverklaringen;
· problemen rondom herindicering van toelaatbaarheidsverklaringen.
De bovengenoemde problemen van schoolleiders werden door de
vertegenwoordigers van samenwerkingsverbanden herkend. Van die zijde
wordt er echter op gewezen dat er ook vroeger al veel informatie moest
worden geleverd en dat nieuwe werkwijzen en veranderingen in het begin als
‘zwaar’ kunnen worden ervaren. Maar er wordt door anderen ook op gewezen
dat er wel meer werk is gekomen: “In het primair onderwijs is afgesproken om
vanaf nu goed te overleggen met ouders en zorgverleners, maar het
organiseren en voeren van al die overleggen is in de praktijk heel belastend.”
Waar komen de verplichtingen vandaan?
De meldende schoolleiders wijzen in de gesprekken naar de wet- en
regelgeving rond passend onderwijs als bron van problematische procedures.
Maar in de gesprekken wordt ook duidelijk dat de keuzevrijheid van
samenwerkingsverbanden een belangrijke rol speelt.
Zo is een aantal gegevens die in de verschillende procedures moeten worden
overlegd wettelijk verplicht gesteld. Het gaat hier bijvoorbeeld om NAWgegevens en achtergrondgegevens van de leerling, het oordeel van twee
deskundigen, het ontwikkelingsperspectief en het akkoord van de ouders.
Wettelijk is verder alleen geregeld dat er procedures en criteria vastgelegd
moeten worden voor de toelaatbaarheidsverklaring. Hoe de samenwerkingsverbanden dit vormgeven is aan hen.
De keuzevrijheid heeft tot gevolg dat ieder samenwerkingsverband gebruikmaakt van eigen procedures, criteria en formats. De specifieke verplichtingen
rond aanvragen voor extra ondersteuning en toelaatbaarheidsverklaringen
komen daarvandaan. Bij een aantal samenwerkingsverbanden dienen scholen
bijvoorbeeld gebruik te maken van een ‘groeidocument’.5 Als de ondersteuning
eenmaal is toegekend, wordt het groeidocument door de leerkracht
bijgehouden.
Een ander voorbeeld van problemen die deels voortkomen uit wet- en
regelgeving en deels uit de samenwerkingsverbanden zelf, zijn de gemelde
problemen rondom de herindicatie van leerlingen. Daar schrijft de wet voor dat
een nieuwe toelaatbaarheidsverklaring altijd moet worden afgegeven door het
samenwerkingsverband dat deze aanvankelijk heeft toegekend. Deze
4

In dit verband werd ook nog vaak de oude term handelingsplan gebruikt.

5

Het format voor een groeidocument kan worden aangeschaft, maar er zijn ook besturen die
zelf een groeidocument hebben ontworpen.

17

verplichting geeft volgens melders veel ‘papieren rompslomp’, opnieuw omdat
ieder samenwerkingsverband zijn eigen werkwijze en procedures heeft. Met
name scholen voor speciaal onderwijs met een bovenregionale functie hebben
te maken met procedures van veel verschillende samenwerkingsverbanden.
Wat is het nut van de registratie?
Voor schoolleiders is het doel van de registraties rondom passend onderwijs
het realiseren van extra ondersteuning/zorg voor de leerling (wat ook ten
goede komt aan de leerkracht en de rest van de groep). De (te) uitgebreide
procedures en verantwoording die dit met zich meebrengt, kosten leerkrachten
en intern begeleiders echter veel tijd.
De gedachte onder vertegenwoordigers van samenwerkingsverbanden is dat
er inderdaad sprake is van veel ‘verantwoording’ en dus van veel werk. Maar
dat werk is wel heel nuttig. Voor een beroep op extra ondersteuning is, wel
een ‘goed verhaal’ nodig. Niet alleen omdat extra ondersteuning geld kost,
maar ook omdat het in het belang is van leerlingen.
Wat zijn oplossingsmogelijkheden?
Uit de gesprekken kwam een aantal mogelijke oplossingen naar voren.
Suggesties van schoolleiders luidden:
· aanpassen van de procedures voor het aanvragen van extra ondersteuning
en van toelaatbaarheidsverklaringen;
· uitbreiden/herinrichten van het leerlingvolgsysteem zodat het
groeidocument van daaruit kan worden gevuld;
· meer tijd voor leerkrachten om de groeidocumenten van kinderen op te
stellen en bij te houden.
Verder ligt er volgens de vertegenwoordigers van de samenwerkingsverbanden bij hen ook een rol om onnodige ‘ballast’ weg te nemen, bijvoorbeeld door te overleggen met trajectbegeleiders over administratieve lasten en
te zoeken naar vereenvoudiging van procedures. Het blijft volgens hen echter
een feit dat bepaalde informatie nu eenmaal moet worden overlegd, omdat er
anders geen toelaatbaarheidsverklaring kan worden afgegeven.
De suggesties van vertegenwoordigers van samenwerkingsverbanden hebben
dan ook meer betrekking op de wet- en regelgeving:
· heroverwegen van aspecten van regelgeving omtrent het aanvragen van
toelaatbaarheidsverklaringen, zoals de eis van het advies van een tweede
deskundige. “De wet eist een handtekening van twee deskundigen. Maar er
is niet altijd een tweede deskundige betrokken. Die moet er dan bij gezocht
worden. En die tekent niet zomaar, maar je moet die handtekening wel
hebben.”
Ten slotte wijzen enkele vertegenwoordigers van samenwerkingsverbanden er
op dat passend onderwijs nog ‘jong’ is en dat betrokkenen zich de nieuwe
werkwijze ook eigen moeten maken. Het vraagt ook om een professionaliseringsslag op scholen die nog niet zo ver zijn met handelingsgericht werken.
Ook de Inspectie constateert dat het proces ‘zich nog moet zetten’, maar dat
procedures binnen samenwerkingsverbanden goed moet worden geëvalueerd,
18

zowel vanuit het oogpunt van administratieve efficiëntie als vanuit de vraag of
procedures wel goed verlopen en leerlingen op tijd de ondersteuning krijgen
die ze nodig hebben.

3.4

Thema 3

Personeel en personeelsbeleid

Inleiding
320 schoolleiders hebben een melding achtergelaten over personeel en
personeelsbeleid. De meldingen binnen dit thema zijn zeer uiteenlopend van
aard. Ze hadden betrekking op registraties rond ziekte en vervanging,
taakbeleid, functioneren en beoordelen, arbowetgeving, het schoolleidersregister, e.d. Vaak worden meerdere onderwerpen in één melding genoemd.
Hier gaan we in op drie vaker voorkomende problemen, namelijk:
· vervanging van tijdelijk afwezige leerkrachten;
· het aanvragen van vergoeding van vervanging bij het Vervangingsfonds;
· registratie in het schoolleidersregister.
In de verdiepende ronde hebben we hierover gesproken met zes
schoolleiders, twee medewerkers van het Vervangingsfonds en een
medewerker van de Algemene Vereniging voor Schoolleiders (AVS).
3.4.1

Vervanging van tijdelijk afwezige leerkrachten
Samenvatting
Wat is het probleem?
· Om ervoor te zorgen dat vervanging van tijdelijk afwezig leerkrachten binnen de
wettelijke kaders plaatsvindt, moet veel worden geregistreerd.
Waar komt de verplichting vandaan?
· De Wet werk en zekerheid stelt de juridische kaders.
· De praktische invulling wordt veelal op bestuursniveau ingericht.
· Schoolleiders willen niet het risico lopen dat zij invalkrachten in dienst moeten
nemen, terwijl dit financieel gezien eigenlijk niet haalbaar is.
Wat is het nut van de registratie?
· De Wwz moet werknemers meer werkzekerheid bieden.
· Meldende schoolleiders zijn echter kritisch over de uitwerking van de wet.
Wat zijn oplossingen?
· De Wwz aanpassen op de situatie in het primair onderwijs.
· Gebruikmaken van grote, regionale vervangingspools.
· Schoolleiders zetten soms onbevoegde krachten voor de klas.

Kader: Wet werk en zekerheid
In juli 2015 trad de Wet werk en zekerheid (Wwz) in werking. Met deze wet zijn
de regels veranderd voor de inzet van flexibele arbeid. Daarmee veranderden
19

de regels voor over elkaar opvolgende arbeidsovereenkomsten voor bepaalde
tijd: een werkgever kan een werknemer maximaal drie keer een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd aanbieden of maximaal twee jaar
gebruikmaken van elkaar opvolgende arbeidsovereenkomsten zonder dat een
arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd ontstaat. Deze wet heeft ook
consequenties voor de manier waarop schoolinstellingen vervanging voor
tijdelijk afwezige werknemers regelen.
Wat is het probleem?
Meldende schoolleiders geven aan dat de nieuwe regels beperkingen met zich
meebrengen rondom vervanging van tijdelijk afwezige leerkrachten en dat ze
daardoor meer dan vroeger moeten nagaan of ze een specifieke
invalleerkracht kunnen inzetten of niet. Bovendien moet er voor elke nieuwe
invaller een aantal administratieve handelingen plaatsvinden, zoals het
aanvragen van een Verklaring omtrent gedrag (VOG).
“Ik ben het zat om telkens terug te moeten zoeken hoe vaak iemand voor de
klas heeft gestaan en om voor zo’n korte periode alles voor nieuwe
invalkrachten te moeten regelen.”
Waar komen de verplichtingen vandaan?
De Wwz stelt de juridische kaders voor het regelen van vervanging. Hoe individuele scholen aan invalleerkrachten kunnen komen en hoe de aanstellingen
worden geregeld, wordt veelal op bestuursniveau bepaald. Om schoolleiders
te ontlasten, zien we besturen die ervoor kiezen om mobiliteitscentra in te
schakelen. In de praktijk zien we echter ook dat schoolleiders alsnog eigen
administraties opzetten. Het komt namelijk voor dat mobiliteitscentra geen
beschikbare vervangers hebben of dat een vervanger wordt aangeboden die
niet geschikt is of simpelweg niet meer mag invallen.
De AVS vult aan dat schoolleiders op een haast krampachtige manier
proberen te voorkomen dat ze ‘per ongeluk’ iemand aan moeten nemen terwijl
ze zich dat eigenlijk niet kunnen veroorloven.
Wat is het nut van de registratie?
De Wwz heeft als doel om meer werkzekerheid voor werknemers te creëren.
Schoolleiders die we spraken, zijn echter zeer kritisch over de uitwerking van
de wet. Ze stellen dat het steeds lastiger wordt om adequate vervanging te
regelen. Doordat zij gebonden zijn aan het maximaal aantal invalbeurten op
een werkplek, zijn invallers bovendien vaak niet bereid om voor korte periodes
in te vallen, omdat zij daarmee de kans op langere invalbeurten laten lopen.
Wat zijn oplossingsmogelijkheden?
Naast dat schoolleiders pleiten voor een aanpassing van de Wwz, zoeken zij
in de dagelijkse praktijk naar creatieve oplossingen. Zo komt het voor dat
scholen onderling afspraken maken om invalkrachten uit te wisselen. Ook
spraken we een schoolleider die liever onbevoegd eigen personeel voor de
klas laat staan dan dat zij op zoek gaat naar vervanging. De AVS wees ons

20

erop dat er grote, regionale invalpools ontstaan waarbinnen invalleerkrachten
in vaste dienst op verschillende scholen werken.
3.4.2

Aanvragen van vergoeding van vervanging bij het Vervangingsfonds
Samenvatting
Wat is het probleem?
· Declaraties indienen bij het Vervangingsfonds brengt administratieve handelingen
met zich mee.
Waar komt de verplichting vandaan?
· Het Vervangingsfonds stelt richtlijnen op waaraan schoolleiders die declaraties
indienen zich moeten houden als zij vergoeding willen ontvangen.
· Op haar beurt is het Vervangingsfonds gebonden aan richtlijnen van de Wet
verbetering poortwachter (Wvp).
Wat is het nut van de registratie?
· Het voorkomen van het uitkeren van onrechtmatige vergoedingen.
· Meldende schoolleiders ervaren de controle als streng.
Wat zijn oplossingen?
· Communicatie tussen het Vervangingsfonds en schoolleiders verbeteren.
· Selectief handhaven.

Kader: Wet verbetering poortwachter (Wvp)
De Wvp stelt onder meer dat de werkgever bij werknemers die meer dan zes
weken ziek zijn een probleemanalyse maakt, de werkgever twee weken na de
probleemanalyse een plan van aanpak opstelt, en iedere zes weken de
voortgang met de werknemer bespreekt.
Wat is het probleem?
Schoolleiders werkzaam binnen besturen die bij het Vervangingsfonds zijn
aangesloten, kunnen vervanging bij het fonds declareren. Bij elk geval van
ziekte moet een melding worden gedaan. In gevallen van ziekte van langer
dan zes weken vraagt het Vervangingsfonds om aanvullende informatie. De
schoolleider die wij hierover spraken, stelt dat schoolleiders zelf in de gaten
moeten houden of het Vervangingsfonds aanvullende informatie nodig heeft
door in te loggen op de website van het Vervangingsfonds en lopende zaken
in te kijken.
Waar komen de verplichtingen vandaan?
Het Vervangingsfonds stelt richtlijnen voor schoolleiders op. Op haar beurt is
het Vervangingsfonds gehouden aan de plicht om alleen rechtmatige
vergoedingen uit te keren. De keuze van gegevens die het Vervangingsfonds
bij schoolleiders uitvraagt, volgt uit de Wet verbetering poortwachter (Wvp).

21

Wat is het nut van de registratie?
Schoolleiders beseffen dat het onrechtmatig uitkeren van vergoedingen voor
vervanging moet worden voorkomen. De schoolleiders die we hierover
spraken stelt echter wel dat de controle die door het Vervangingsfonds wordt
uitgevoerd als te streng wordt ervaren.
Wat zijn oplossingsmogelijkheden?
Schoolleiders stellen dat de communicatie tussen het Vervangingsfonds en
scholen verbeterd kan worden. Het ontvangen van berichten per e-mail op
momenten dat er aanvullende gegevens moeten worden aangeleverd, zou
een dergelijke verbetering zijn. Bovendien kan worden overwogen om alleen
scholen strenger te controleren die in het verleden in de fout zijn gegaan.
“Ik heb begrepen dat het fonds haar controles heeft verscherpt omdat het in
het verleden wel eens fout ging. Pak dan eerst degenen aan die dat doen!”
3.4.3

Registraties gerelateerd aan het Schoolleidersregister PO
Samenvatting
Wat is het probleem?
· Schoolleiders die zich willen (her)registreren op het Schoolleidersregister PO,
moeten veel administratieve handelingen verrichten. Dit geldt met name voor de
informele route.
Waar komt de verplichting vandaan?
· De verplichting tot registratie komt voort uit cao-afspraken.
· Het komt voor dat besturen schoolleiders opdragen om zich te registreren.
Wat is het nut van de registratie?
· Het schoolleidersregister is bedoeld om professionalisering van schoolleiders te
faciliteren en te monitoren. Meldende schoolleiders betwijfelen of dit de juiste
manier is.
Wat zijn oplossingen?
· De eisen van de registratie versoepelen.
· Meer vertrouwen op de wil van schoolleiders om zichzelf te ontwikkelen.
· Het aantal erkende opleidingen vergroten.

Kader: cao po
Volgens de geldende cao is registratie in het schoolleidersregister verplicht per
1 januari 2018 om een functie als schoolleider te kunnen uitoefenen.
Wat is het probleem?
Schoolleiders die zich inschrijven bij het schoolleidersregister schrijven zich in
eerste instantie in voor een basisregistratie. Aan deze basisregistratie gaan
administratieve handelingen vooraf. Zo moeten schoolleiders leerdoelen en
bijhorende plannen aandragen en diploma’s uploaden. Om ook een
herregistratie te bewerkstellingen, moeten casussen, reflecties en
bewijsstukken worden ingediend. Een probleem is volgens de meldende
22

schoolleiders de beperkte ruimte die ze hebben om erkende opleidingen te
kiezen. Met name de administratieve eisen om een opleiding die niet door het
register wordt erkend te laten meetellen voor de registratie (de informele
route), zijn groot.
Waar komen de verplichtingen vandaan?
De verplichting tot registratie komt voort uit cao-afspraken. De stichting
Schoolleidersregister PO wordt gedragen door de AVS, de AOb, CNV
Onderwijs en de PO-Raad. Deze stichting bepaalt de manier waarop
schoolleiders zich registreren. Besturen dragen hun schoolleiders op om zich
bij het register aan te sluiten.
Wat is het nut van de registratie?
Het nut om voortdurend te professionaliseren staat onder schoolleiders niet ter
discussie. Wel twijfelen zij eraan of een dergelijk register de juiste manier is.
Wat zijn oplossingsmogelijkheden?
Schoolleiders die een melding achterlieten, pleiten soms voor een afschaffing
van het schoolleidersregister. Zij stellen dat schoolleiders geen externe druk
nodig hebben om zichzelf te ontwikkelen. Een schoolleider die wij hierover
spraken, stelt dat meer opleidingen zouden moeten worden erkend. Dan
hoeven schoolleiders minder vaak voor de informele route te kiezen en te
kiezen voor opleidingen die eigenlijk hun tweede keus zijn.
“Ik wilde bijvoorbeeld de master onderwijskunde volgen. Deze opleiding is niet
erkend. Om een dergelijke opleiding toch aan het register toe te voegen kun je
weliswaar kiezen voor ‘informeel leren’, maar hier komt zo ontzettend veel
administratie bij kijken dat ik maar voor een andere cursus heb gekozen.”

23

24

4

RESULTATEN VERDIEPENDE RONDE LEERKRACHTEN

4.1

Inleiding
In dit hoofdstuk doen we verslag van de verdiepende ronde onder
leerkrachten, waarbij we nader in zijn gegaan op de drie belangrijkste
problemen/thema’s die door deze groep zijn gemeld.1
Het ging hier om registraties rond:
1. handelingsgericht/opbrengstgericht werken;
2. passend onderwijs/zorgleerlingen;
3. het volgen van de cognitieve ontwikkeling van leerlingen.

4.2

Thema 1
werken

Registraties rond handelings-/opbrengstgericht

Inleiding
Ongeveer twee derde van de meldingen van leerkrachten had betrekking op
administratieve last in verband met handelings- en opbrengstgericht werken.
Het ging daarbij vooral om het maken van groepsoverzichten en groepsplannen. In de verdiepingsronde hebben we hierover verder gesproken met vijf
meldende leerkrachten, twee intern begeleiders, drie bestuurders en twee
onderwijskundig adviseurs.

Samenvatting
Wat is het probleem?
· Formats voor groepsoverzichten die te ingewikkeld of uitgebreid zijn en/of niet
koppelen met het leerlingvolgsysteem.
· Groepsplannen waarvan meldende leerkrachten het nut niet zien.
Waar komt de verplichting vandaan?
· Vrijwel alle respondenten noemen de Inspectie.
· Bij de specifieke werkwijze en invulling op de scholen spelen leerkrachten zelf,
schoolleiders en ib’ers, onderwijskundig adviseurs en besturen een rol.
Wat is het nut van de registratie?
De meningen over het nut zijn verdeeld:
· Een deel van de meldende leerkrachten ziet geen nut van de groepsoverzichten
en -plannen, maar beoordeelt ze puur als een verantwoordingsinstrument.
· De overige respondenten vinden het groepsplan juist wel een nuttig instrument voor
planmatig, groepsdoorbrekend en methodeoverstijgend werken.

1

De overige problemen van leerkrachten worden kort beschreven in bijlage 3.

25

Wat zijn oplossingen?
· Meldende leerkrachten: minder aandacht voor groepsplannen en meer vertrouwen
in leerkracht.
· Overige respondenten: verdere investering in de professionaliteit van de leerkracht.
· Algemeen: praktische oplossingen voor dubbele en ingewikkelde registraties.

Kader: opbrengstgericht werken
Het ministerie van OCW bevordert het opbrengstgericht werken in het primair
onderwijs. Het begrip is 2011 nader uitgewerkt in het actieplan Basis voor
presteren. Daarbij gaat het om het verbeteren van leeropbrengsten en van
leraarcompetenties.2 In het actieplan wordt geschreven dat de Inspectie
scholen beoordeelt op de mate van opbrengstgericht werken.
Groepsoverzichten en groepsplannen zijn instrumenten die in het kader van
opbrengstgericht werken in het veld worden gebruikt.3 De Inspectie stelt deze
niet verplicht.
Wat is het probleem?
Uit de meldingen en uit de telefonische interviews maken we op dat de
belangrijkste administratieve last die wordt ervaren bij registraties voor
handelingsgericht/opbrengstgericht werken te maken heeft met
· Het maken van groepsoverzichten als basis voor de groepsplannen.
Dit wordt vooral als probleem ervaren, omdat daarvoor op scholen formats
gebruikt worden die niet (of onvoldoende) koppelen met het
leerlingvolgsysteem. Leerkrachten moeten daarom meermaals dezelfde
gegevens in verschillende systemen invoeren. De gebruikte formats
worden in een aantal gevallen ook te uitgebreid gevonden.
· De groepsplannen zelf.
Het maken van de groepsplannen wordt door de meldende leerkrachten
vooral als probleem ervaren, omdat zij het nut ervan niet zien. Ze voegen
volgens hen niets toe aan de dagelijkse praktijk en het onderwijs.
De frequentie (soms twee à drie keer per jaar) waarmee en het aantal vakken
(veelal 3) waarvoor groepsoverzichten en -plannen moeten worden gemaakt
draagt sterk bij aan de gevoelde last. Leerkrachten van combinatieklassen
kunnen daarbij een verhoogde (want dubbele) last ervaren.
Waar komt de verplichting vandaan?
In de gesprekken hebben we de verschillende actoren gesproken, die
betrokken zijn bij de wijze waarop met groepsoverzichten en -plannen op de
scholen van de melders wordt gewerkt.
2
OCW (2011). Actieplan ‘Basis voor Presteren’. Naar een ambitieuze leercultuur voor alle
leerlingen. Kamerstuk, 23-05-2011.
3

Een groepsplan is in de regel een beschrijving van de doelen en het gedifferentieerde
onderwijsaanbod voor een bepaalde periode. In het groepsoverzicht worden de gegevens
van observaties, toetsen, signaleren, gesprekken met kinderen/ouders en de evaluatie van
het vorig groepsplan verzameld, geanalyseerd en geïnterpreteerd.
http://www.slo.nl/primair/themas/jongekind/lexicon/groepsplan/

26

· In eerste instantie komt de omvang van de last voort uit de interpretatie van
de leerkracht zelf: wat denkt hij/of zij wat de inhoud van de overzichten en
plannen moet zijn en is duidelijk wat er van hem/of haar verwacht wordt?
Sommige leerkrachten lijken er, zo komt in de verdiepingsronde naar
voren, een grotere taak van te maken dan de bedoeling is.
· De verdiepende gesprekken maken verder duidelijk dat schoolleiders en
intern begeleiders op de scholen verantwoordelijk zijn voor de praktische
invulling van het werken met groepsplannen, de keuze van formats en de
praktische kaders (frequentie, omvang, vakken). Zij voeren het directe
gesprek met de betrokken groepsleerkrachten over de uitvoering.
· Het bestuur geeft in de regel de beleidskaders aan. We hebben enkele
grote besturen gesproken waar deze vorm van planmatig onderwijs deel
uitmaakt van het kwaliteitsbeleid. Besturen hebben daarin dan expliciet
opgenomen dat er gewerkt wordt met groepsplannen en in welke
frequentie dat gebeurt. In enkele gevallen gaven de besturen aan in
gesprek te gaan met scholen en leerkrachten over het nut en de noodzaak
van deze manier van werken en er ook op toe te zien dat het op hun
scholen gebeurt.
· Ib’ers en besturen in enkele regio’s wijzen ook op de rol van
onderwijskundig adviseurs (zelfstandig, van ondersteuningsbureaus of van
de vroegere Samenwerkingsverbanden Weer Samen Naar School). Die
speelden/spelen een rol bij de introductie van het werken met groepsoverzichten en opstellen van groepsplannen. Zij introduceerden soms ook
specifieke instrumenten en werkwijzen, die door betrokkenen achteraf als
ingewikkeld, niet praktisch en te uitgebreid worden bestempeld.
· Op de vraag van wie deze verplichting uiteindelijk afkomstig is, wijzen de
meldende leerkrachten vrijwel allemaal naar de Inspectie van het
Onderwijs. Ook de betrokkenen op hogere niveaus noemen de Inspectie
als bron. Volgens hen is de verplichting die de Inspectie op dit vlak zou
stellen misschien in theorie minder strikt geformuleerd, maar wordt die in
de in de praktijk toch wel ervaren. De inspecteurs vragen, volgens hen, bij
bezoeken altijd naar een aantoonbare onderbouwing van de planmatige
manier van werken.
De Inspectie zelf verwacht wel een planmatige werkwijze van de scholen,
maar stelt geen eisen aan de aard en vorm van documenten die daarvoor
worden gehanteerd. De Inspectie stelt zich op het standpunt dat geen
enkele registratie alleen maar bedoeld kan zijn voor verantwoording. Het
groepsplan zou als (zelfgekozen) instrument uiteindelijk altijd ten dienste
moeten staan van het onderwijs aan de leerlingen. De Inspectie ziet wel
dat die boodschap niet altijd overkomt.
Wat is het nut van de registratie?
Het merendeel van de meldende leerkrachten ziet het nut van de
groepsoverzichten en -plannen niet. Ze beoordelen ze vooral als een
verantwoordingsinstrument: ‘iets wat je in de kast moet hebben liggen voor als
de Inspectie komt’. Zij vinden dat ze in het dagelijkse contact voldoende
overzicht hebben over het niveau van individuele leerlingen.
27

Ook wordt door respondenten opgemerkt dat de lesmethoden van de
educatieve uitgeverijen zich steeds verder ontwikkelen en ook
groepsoverzichten opleveren, en dat de doelen van de methode voldoende
zijn om planmatig te werken.
De ib’ers en vertegenwoordigers van de besturen die we hebben gesproken
vinden het groepsplan juist wel een nuttig instrument voor de leerkracht om
met enige distantie naar het werk te kijken, los te komen van de methode,
overzicht te houden over de leerlijnen en over het tempo waarin clusters
leerlingen door de stof moeten worden geleid. Het groepsplan is dan een
hulpmiddel bij een werkwijze waarin met regelmaat resultaten worden
geanalyseerd, geëvalueerd en een groepsdoorbrekend perspectief wordt
verkregen.
Wat zijn mogelijke oplossingen?
De respondenten brengen voor het werken met groepsplannen verschillende
oplossingsmogelijkheden naar voren. Een deel van de melders (zij die menen
dat groepsplannen alleen dienen ter verantwoording) vindt dat het maken van
groepsplannen achterwege kan blijven. Zij vragen om meer vertrouwen in de
professionaliteit van de leerkracht die de leerlingen (hun niveau en hun
specifieke omstandigheden) kent vanuit de dagelijkse praktijk.
De ib’ers en vertegenwoordigers van besturen zoeken de oplossingen vooral
in een verdere investering in de professionaliteit van de leerkracht. Dat vraagt
wellicht om verdere training in het maken en gebruiken van groepsplannen ten
behoeve van de verbetering van het eigen onderwijs. Zij vinden ook dat er nog
een bepaalde routine in deze werkwijze gevonden moet worden. Dat zal de
last op den duur verminderen.
Aangaande de groepsoverzichten vindt een deel van de melders en van de
bestuurders en ib’ers dat er praktische oplossingen moeten komen voor
registraties: geen dubbele registraties (overtypen van resultaten) en geen
onnodig ingewikkelde of uitgebreide registraties.

4.3

Thema 2

Passend onderwijs/zorgleerlingen

Inleiding
Bijna de helft (47%) van de meldingen van leerkrachten had betrekking op
administratieve lasten in verband met passend onderwijs en zorgleerlingen.
Het ging daarbij vooral om het opstellen en het bijhouden van groeidocumenten/zorgdossiers en de veelheid aan verschillende, ingewikkelde
formulieren die komen kijken bij het aanvragen van extra ondersteuning. In de
verdiepingsronde hebben we hierover verder gesproken met vijf meldende
leerkrachten en twee schoolbestuurders. Daarnaast is het thema passend
onderwijs ook aan de orde geweest in gesprekken met vijf meldende schoolleiders, vijf vertegenwoordigers van samenwerkingsverbanden en met de
Inspectie. (zie paragraaf 3.3).

28

Samenvatting
Wat is het probleem?
· Veel papierwerk voor aanvragen van extra ondersteuning volgens ingewikkelde
procedures en formats.
· Dossieronderhoud (t.b.v. behouden ondersteuning) kost tijd en is niet altijd relevant.
· Gebrek aan middelen.
Waar komt de verplichting vandaan?
· Formats en procedures zijn afgesproken binnen het samenwerkingsverband.
Wat is het nut van de registratie?
· Meldende leerkrachten zien het nut van bijhouden van dossiers, maar ervaren de
registraties vooral als tijdrovende verantwoording aan het samenwerkingsverband.
Wat zijn oplossingen?
· Kritische beschouwing van de gevraagde informatie: wat is echt nodig en wat niet.
· Meer administratie-uren voor leerkrachten en intern begeleiders.
· Minder verschillende formulieren.
· Minder vaak vergaderen en evalueren.

Kader: passend onderwijs
In augustus 2014 werd het passend onderwijs ingevoerd. Sinds die datum is
de Wet passend onderwijs van kracht en zijn de reguliere en de speciale
scholen in een regio er samen verantwoordelijk voor dat alle leerlingen die
extra ondersteuning nodig hebben een goede onderwijsplek geboden wordt.
De in totaal 77 regionale samenwerkingsverbanden po zijn vrij in de wijze
waarop zij de extra ondersteuning inrichten en toekennen aan leerlingen.4 Ook
zijn zij volledig in de verdeling van de daarvoor toegekende middelen over de
scholen.
Wat is het probleem?
Uit de meldingen en de telefonische interviews met leerkrachten maken we op
dat de belangrijkste administratieve lasten rondom zorgleerlingen/passend
onderwijs te maken hebben met:
· Het opstellen en bijhouden5 van (groei)documenten/zorgdossiers voor het
aanvragen/behouden van extra ondersteuning of een arrangement.
· De vele verschillende, soms ingewikkelde formulieren/documenten
waarmee de aanvraag voor extra ondersteuning gepaard gaat.
· Het jaarlijks opnieuw moeten invullen van dezelfde documenten, terwijl dat
vaak niet relevant is omdat de problemen chronisch zijn.
· Aanvragen voor extra ondersteuning die niet worden toegekend vanwege
een gebrek aan/uitputting van middelen.
4

Er bestaan geen landelijk vastgestelde criteria meer voor het toekennen van
voorzieningen.
5

Als kinderen extra ondersteuning krijgen, moet de leerkracht hun groeidocument/
zorgdossier regelmatig aanvullen/updaten (de hierbij genoemde frequenties lopen uiteen
van een keer per maand tot vier keer per jaar).

29

Waar komen de verplichtingen vandaan?
De verplichting om bepaalde informatie volgens een bepaald format te
verstrekken, is volgens de meldende leerkrachten afkomstig van het
samenwerkingsverband.
In de gesprekken met vertegenwoordigers van samenwerkingsverbanden
wordt bevestigd dat zij eigen afspraken maken over procedures en te
gebruiken formats. De verplichting tot het opstellen en bijhouden van
groeidocumenten komt ook vanuit het samenwerkingsverband.
In welke mate de uitvoering neerkomt op de leerkracht en/of de intern
begeleider wordt op schoolniveau bepaald, maar is mede afhankelijk van de
manier waarop het samenwerkingsverband is georganiseerd. Soms is er
sprake van ondersteuningsteams die leerkrachten en intern begeleiders
bijstaan.
Leerkrachten die een gebrek aan middelen melden, zeggen dat dit zowel te
wijten is aan de ‘slechte’ afspraken die hier binnen het samenwerkingsverband
over zijn gemaakt, als aan de wijze waarop de beschikbare middelen door het
eigen bestuur worden besteed.
Wat is het nut van de registratie?
Het belangrijkste doel van de registraties is volgens de melders vooral
‘verantwoording aan het samenwerkingsverband’. Alleen door alle formulieren
op de vereiste wijze in te vullen en aan te leveren, is het mogelijk om extra
hulp te krijgen voor een kind.
Hoewel de geïnterviewde leerkrachten het bijhouden van dossiers zeker nuttig
vinden, zijn er factoren die maken dat zij de registraties in de praktijk als veel
te tijdrovend ervaren. Zo vinden sommigen dat de registratie ‘te ver’ gaat. “Ik
heb in mijn klas drie kinderen met een arrangement en ik heb bijna een
administratief medewerker nodig om in het leerlingvolgsysteem bij te houden
wat ik allemaal met deze kinderen doe.”
Anderen vinden dat de tijd die zij besteden aan de registraties uiteindelijk ten
koste gaat van de andere leerlingen. “Ik word er wel steeds handiger in, maar
het uitvoeren, evalueren en noteren van al die interventies kost tijd die ik niet
aan de groep kan besteden.”
Ook valt het leerkrachten, na alle gedane moeite, soms tegen hoeveel geld er
vrijkomt en hoeveel daarvan er vervolgens kan worden besteed aan directe
begeleiding voor het kind.
Wat zijn oplossingsmogelijkheden?
De geïnterviewden brachten een aantal mogelijke oplossingen naar voren:
· Er zou kritisch moeten worden bekeken of alle nu aan te leveren informatie
ook daadwerkelijk nodig is voor de ondersteuningsbeslissing.
· Meer uren voor leerkrachten en/of intern begeleiders voor het opstellen en
bijhouden van groeidocumenten/zorgdossiers.
· Koppelen van het leerlingvolgsysteem aan de databases waar
samenwerkingsverbanden mee werken.

30

· Minder verschillende formulieren. Het zou bijvoorbeeld handig zijn als elke
soort instantie bij elk samenwerkingsverband hetzelfde formulier zou
hebben.
· Minder vergaderen en evalueren en meer geld voor directe begeleiding.

4.4

Thema 3
Registraties rond het volgen van cognitieve
ontwikkeling
Inleiding
43 procent van de meldingen van leerkrachten had betrekking op
administratieve last rond de registratie van de cognitieve ontwikkeling van
leerlingen. De gemelde problemen hebben vrijwel allemaal te maken met de
gebruikte registratiesystemen en de gegevens die in verschillende systemen
moeten worden ingevoerd. In de verdiepingsronde hebben we hierover
gesproken met vijf melders, twee schoolleiders, twee bestuurders, een
vertegenwoordiger van een samenwerkingsverband po-vo en een
softwareleverancier.
Uit de meldingen en de interviews bleek dat dit thema in de praktijk ook veel te
maken heeft met het thema Registratie van de sociaal-emotionele
ontwikkeling. De systemen waarmee die ontwikkeling wordt gevolgd
(bijvoorbeeld ZIEN! of SCOL), zijn namelijk vaak een component van ‘het
leerlingvolgsysteem’ dat de school gebruikt (bijvoorbeeld ParnasSys of ESIS),
en waarin vaak ook de verslagen van gesprekken met ouders en/of intern
begeleiders worden vastgelegd/ingevoerd.6
Samenvatting
Wat is het probleem?
· De gemelde problemen hebben te maken met de gebruikte registratiesystemen en
de gegevens die in verschillende systemen moeten worden ingevoerd.
· Beperkte koppelings- en uitwisselingsmogelijkheden van gebruikte systemen en
daardoor dubbele gegevensinvoer.
· Systemen die nog niet zijn uitontwikkeld en regelmatig veranderen.
Waar komt de verplichting vandaan?
·
·
·

De verplichting tot het gebruik van een leerling- en onderwijsvolgsysteem komt
voort uit de WPO; de Inspectie houdt toezicht.
Besturen kiezen de systemen die moeten worden gebruikt en maken regionale
afspraken over gegevensuitwisseling.
Softwareleveranciers zijn verantwoordelijk voor de uitwisselingsmogelijkheden
tussen systemen.

6

De gebruikte leerlingvolgsystemen zijn vaak veelomvattend, en (kunnen) ook worden
gebruikt voor de leerlingadministratie (inclusief uitwisseling met BRON), het genereren van
groepsoverzichten, het maken van groepsplannen en de zorgadministratie rondom
leerlingen.

31

Wat is het nut van de registratie?
· Registratie van de cognitieve ontwikkeling en een goede uitwisseling van gegevens
bij overdracht van leerlingen worden nuttig gevonden.
· Dubbel invoerwerk en het gebruik van verschillende systemen niet.
Wat zijn oplossingen?
· Meer integratie van en compatibiliteit tussen de gebruikte systemen.
· Verbetering vaardigheden leerkrachten (ICT, efficiënt registreren).
· Administratieve taken efficiënter organiseren.

Wettelijk kader
Het wettelijk kader voor deze registratie wordt gegeven in de Wet op het
primair onderwijs (WPO, artikel 8, lid 6): De scholen gebruiken een leerling- en
onderwijsvolgsysteem waaruit de vorderingen in de kennis en vaardigheden
blijken op het niveau van de leerling, de groep en de school. Het leerling- en
onderwijsvolgsysteem bevat toetsen die kennis en vaardigheden van de
leerling meten op de terreinen, genoemd in het tweede lid.7
Wat is het probleem?
Melders hebben binnen hun school vaak te maken met veel verschillende
registratiesystemen (bijvoorbeeld voor resultaten van methodetoetsen, voor de
Cito-toetsen, voor rapporten, sociaal-emotionele ontwikkeling, absentie, voor
de overdracht van kleuters in de onderbouw, voor de overdracht van leerlingen
naar het voortgezet onderwijs). Meldingen hebben dan vooral betrekking op
beperkte koppelings- en uitwisselingsmogelijkheden van gebruikte systemen,
waardoor dezelfde gegevens meermaals moeten worden ingevoerd.
· Dubbel werk doordat systemen intern (nog) niet gekoppeld zijn.
De registratie van de leervorderingen brengt volgens de melders vaak
‘dubbel werk’ mee. De resultaten van methodegebonden toetsen moeten
(na verwerking in het registratiesysteem van de methode zelf) in het
leerlingvolgsysteem worden overgenomen. Hetzelfde geldt voor de
landelijk genormeerde Cito-toetsen. Als scholen alles in één systeem willen
onderbrengen, bijvoorbeeld om via het leerlingvolgsysteem rapporten te
maken, is het moeilijk om aan deze dubbele registraties te ontkomen.
· Volgsysteem voor kleuters sluit (nog) niet aan.
In de praktijk blijkt er voor het volgen van de ontwikkeling van kleuters vaak
een apart volgsysteem (bijvoorbeeld Pravoo of KIJK!) nodig te zijn, omdat
systemen als ParnasSys en ESIS van oudsher ingericht zijn op het volgen
van leerlingen vanaf groep 3. Dit heeft tot gevolg dat het meeste van wat er
is genoteerd in kleutervolgsysteem niet meegaat naar groep 3 en verder.
· Dubbel werk bij de uitwisseling met vo.
Ook bij de uitwisseling van specifieke gegevens met het voortgezet
onderwijs via systemen als de Plaatsingswijzer, Intergrip en Overstap
7

WPO, Artikel 8, lid 2: Het onderwijs richt zich in elk geval op de emotionele en de
verstandelijke ontwikkeling, en op het ontwikkelen van creativiteit, op het verwerven van
noodzakelijke kennis en van sociale, culturele en lichamelijke vaardigheden.

32

Service Onderwijs (OSO), is volgens de melders regelmatig dubbele invoer
nodig. De integratie van de verschillende systemen is beperkt.
· De systemen veranderen nog.
Enkele melders wijzen op veranderende versies van systemen, waardoor
men er weer opnieuw mee moet leren omgaan. Ook door een bestuurder
wordt opgemerkt dat specifieke systemen (bijvoorbeeld OSO of Intergrip)
soms de school in worden gebracht, voordat ze helemaal zijn uitontwikkeld.
Het levert irritatie op dat er daarna steeds aanpassingen plaatsvinden.
· Volgen van sociaal emotionele ontwikkeling voegt zelden iets toe.
Het volgen van sociaal emotionele ontwikkelingen vindt vaak plaats door
het enkele malen per schooljaar invullen van uitgebreide
vragenlijsten/observatielijsten over elk kind. Volgens de meldende
leerkrachten is dit veel werk, terwijl het eigenlijk niets toevoegt Er komt
namelijk zelden iets uit wat hun zelf nog niet was opgevallen.
Waar komt de verplichting vandaan?
· Het registreren van de cognitieve ontwikkeling en het registreren van de
sociaal-emotionele ontwikkeling van leerlingen zijn verplichtingen die
voortkomen uit de WPO. De Inspectie houdt toezicht op naleving hiervan
door de scholen.8 De Inspectie stelt geen eisen aan het systeem of het
format dat daarvoor wordt gebruikt.
· De specifieke keuzes voor het soort gegevens dat in het volgsysteem wordt
opgenomen, en de wijze waarop en de frequentie waarmee ze worden
geregistreerd, worden in het veld gemaakt en zijn onderdeel van de
uitvoeringsketen.
· Uit de gesprekken met directeuren en bestuurders komt daarbij naar voren
dat de keuze voor het ‘primaire’ leerlingvolgsysteem en wat daarin,
wanneer wordt vastgelegd vaak op bestuursniveau wordt gemaakt, ook ten
behoeve van het genereren van bovenschoolse informatie uit de systemen.
De keuzes met betrekking tot andere aanvullende volgsystemen ligt
eveneens vaak bij het schoolbestuur.
· Daarnaast wordt er regelmatig gewezen op regionale afspraken tussen
schoolbesturen (eventueel binnen een samenwerkingsverband po-vo), als
het gaat om de gegevens voor de overdracht van leerlingen naar andere
scholen of naar het voortgezet onderwijs en om de systemen die moeten
worden gebruikt voor de uitwisseling ervan.
· Melders wijzen regelmatig op technische beperkingen van systemen,
waardoor hun administratieve taken mede worden bepaald. De
softwareleveranciers spelen een rol waar het gaat om de technische
mogelijkheden van de gebruikte systemen voor eenvoudige
gegevensinvoer en voor uitwisselings- en koppelingsmogelijkheden.
Navraag bij één van de grote leveranciers leert dat er gewerkt wordt aan
8

Inspectie van het Onderwijs (2012). Toezichtkader po/vo 2012. Utrecht. In het Toezichtkader is onder kwaliteitsaspect 7a (De leerkrachten volgen systematisch de vorderingen van
de leerlingen) normindicator 7.1 opgenomen: De school gebruikt een samenhangend
systeem van genormeerde instrumenten en procedures voor het volgen van de prestaties en
de ontwikkeling van de leerlingen.

33

betere import- en exportfuncties. De ontwikkelaars richten zich daarbij op
de gemene deler (wat doen de meeste scholen) en proberen daarin zo
goed mogelijk te faciliteren. De leveranciers gaan niet over de inhoud,
daarvoor blijven de besturen en scholen zelf verantwoordelijk, net als voor
de privacybewaking bij uitwisseling van gegevens.
Wat is het nut van de registratie?
Het doel van de registratie van de cognitieve ontwikkeling wordt door alle
respondenten onderschreven. Het is immers belangrijk om te weten waar een
leerling ‘staat’. Ook het belang van een goede uitwisseling en overdracht wordt
ingezien. Het dubbele werk en het ‘heen en weer hoppen tussen verschillende
systemen’ die deze registratieverplichting in de praktijk met zich meebrengt,
worden (vanzelfsprekend) niet als nuttig ervaren.
Ook is het volgens de leerkrachten van belang om te weten waar een kind in
sociaal-emotioneel opzicht ‘staat’. De registratieverplichting hieromtrent wordt
door de betreffende leerkrachten echter niet als nuttig ervaren, omdat het hun
wel extra werk oplevert, maar geen extra inzichten.
Wat zijn de mogelijke oplossingen?
Uit gesprekken met directeuren en bestuurders kwam naar voren dat zij dit
probleem van ‘dubbel werk’ (h)erkennen. Volgens hen (en de meldende
leerkrachten) kan de oplossing komen uit het beter op elkaar afstemmen
(meer integratie en compatibiliteit) van de verschillende systemen.
Daaraan moet gewerkt worden door de softwareleveranciers die daar ook al
mee bezig zijn. Er wordt in verschillende verbanden (zoals het
leveranciersoverleg voor OSO, voor de Basisregistratie Onderwijsnummer
(BRON) en over de verplichte eindtoets) naar betere afstemming gezocht.
Deze platforms zouden een rol kunnen spelen in verdere
oplossingsmogelijkheden.
Daarbij wordt door een enkele geïnterviewde bestuurder en door de softwareleverancier opgemerkt dat er al veel mogelijk is in bestaande systemen. De
beschikbare mogelijkheden tot export en uitwisseling worden echter niet altijd
ten volle benut. Volgens de bestuurder komt dat mede door gebrek aan
vaardigheden en routine bij leerkrachten. Hij pleit ervoor dat een aantal van
deze taken wordt belegd bij en wordt overgelaten aan de administratief
medewerkers, die hier veel sneller en efficiënter mee om kunnen springen.
Wat betreft het volgen van de sociaal-emotionele ontwikkeling werd door
enkele leerkrachten geopperd of het wel nodig is om alles telkens weer zo
uitgebreid te bekijken voor alle kinderen. Je zou het ook alleen voor de
kinderen die op dit gebied meer aandacht nodig hebben zo uitgebreid kunnen
doen, en voor de andere kinderen wat meer basaal.
Ook is het volgens directeuren en bestuurders belangrijk dat men beseft wat
er genoteerd moet worden en waarom. Besturen, scholen en leerkrachten
moeten bewust nadenken over wat nuttig en noodzakelijk is, en hoe je dat het
efficiëntst kunt registreren.
34

“Ik wil volgend jaar met het team het gesprek aangaan. Hoe willen we de
systemen die we hebben benutten? Wat willen we volgen? Wat is relevant?
Waarschijnlijk gaan we dit doen met een paar praktijkvoorbeelden. We pakken
een paar dossiers van kinderen in groep 8 en gaan dan samen terugkijken.
Wat hebben we met z’n allen genoteerd over dit kind en hoe nuttig was dat
achteraf? We gaan dan ook praten met het zorgteam. Hun vragen welke
dingen zij gewoon altijd moeten weten. Dat leggen we dan sowieso vast.”
De oplossing voor regeldruk ligt (volgens directeuren) ook in het efficiënt
omgaan met de ‘open registraties’ in het leerlingvolgsysteem: “Leerkrachten
moeten zelf ook kritisch zijn. Bij het verslagleggen van een gesprek kun je
enkele kantjes typen, maar je kunt je ook beperken tot de aanleiding en de
gemaakte afspraken. Wij zeggen altijd, doe het zo kort mogelijk. Leerkrachten
hebben doorgaans een hoge arbeidsmoraal en zijn heel betrokken, dat kan
een valkuil zijn.”

35

36

5

CONCLUSIES

5.1

Inleiding
In de vorige hoofdstukken hebben we de door schoolleiders, leerkrachten en
ondersteuners ervaren administratieve last eerst in kaart gebracht en
vervolgens op een aantal hoofdthema’s nader onderzocht. In dit hoofdstuk
trekken we overkoepelende conclusies ten aanzien van de onderzoeksvragen.

5.2

Problematische registraties (onderzoeksvraag 1)
Uit de analyse van de door schoolleiders gemelde problemen kwamen
registratieverplichtingen op zeven thema’s naar voren. De meldingen van
schoolleiders hadden (in volgorde van het aantal meldingen) betrekking op
registraties rond:
1. beleid en verantwoording;
2. passend onderwijs;
3. personeel en personeelsbeleid;
4. eisen van de Inspectie;
5. handelings-/opbrengstgericht werken;
6. contacten met ouders;
7. het volgen van de ontwikkeling van leerlingen.
Uit de analyses van door leerkrachten en ondersteunend personeel gemelde
problemen kwamen zes (dezelfde) thema’s naar voren. De meldingen van
leerkrachten en ondersteunend personeel hadden (in volgorde van het aantal
meldingen) betrekking op registraties rond:
1. handelings-/opbrengstgericht werken;
1
2. passend onderwijs en zorgleerlingen;
3. het volgen van de (cognitieve) ontwikkeling/leervorderingen van leerlingen;
4. communicatie met ouders;
5. het volgen van de sociaal-emotionele ontwikkeling van leerlingen;
6. de positie van de leerkracht/ondersteuner als werknemer.
Leerkrachten in het speciaal (basis)onderwijs maken relatief wat vaker
melding van registraties rondom zorgleerlingen. Meldingen over het
registreren van cognitieve ontwikkelingen en leervorderingen komen relatief
wat vaker van leerkrachten werkzaam in de onderbouw. Verder komt uit de
analyses naar voren dat leerkrachten werkzaam op scholen met een laag

1

Bij leerkrachten waren registraties rondom handelings-/opbrengstgericht werken het
belangrijkste (meest genoemde probleem) en registraties rondom passend
onderwijs/zorgleerlingen het op een na belangrijkste probleem. Bij het ondersteunend
personeel was dit andersom.

37

percentage gewichtenleerlingen relatief wat meer melding maken van
registraties rond communicatie met ouders.
Voor zowel schoolleiders als leerkrachten als ondersteunend personeel geldt
dat de meldingen die zij deden vaak gingen over meerdere registraties en
betrekking hadden op meerdere thema’s en subthema’s. Bij schoolleiders en
leerkrachten gold dit voor circa zestig procent van de meldingen, bij
ondersteuners voor bijna veertig procent van de meldingen. Ook uit de
inhoudelijke analyse wordt duidelijk dat veel melders een (soms lange)
opsomming geven van alle registraties die zij moeten bijhouden. Voor hen is
het dan ook de veelheid aan registraties die regeldruk veroorzaakt.
Daarnaast kunnen we uit de inhoudelijke analyse van de meldingen
concluderen dat een belangrijk deel van de last wordt veroorzaakt doordat er
veel dubbel geadministreerd moet worden, omdat systemen en formats niet op
elkaar aansluiten. Het meermaals invoeren van dezelfde gegevens in
verschillende systemen en het opleveren van dezelfde informatie in een
andere vorm is een frustratie van een substantieel deel van de respondenten.
Wat in zijn algemeenheid ook opvalt, is ten slotte dat veel meldingen
betrekking hebben op relatief nieuwe of veranderde registraties (bijvoorbeeld
rond passend onderwijs en werkwijzen rond opbrengstgericht werken) of
uitwisselingssystemen. Deze nieuwe of veranderde registraties en
registratiesystemen leveren ook administratieve last op, omdat ze nog niet
geheel zijn uitgekristalliseerd en nog worden aangepast.

5.3

Herkomst van de registraties (onderzoeksvraag 2)
In de verdiepingsronde zijn we ingegaan op de bronnen van de regeldrukveroorzakende registraties. Dat hebben we gedaan voor de drie meest
genoemde thema’s voor leerkrachten respectievelijk voor schoolleiders.
Daarbij hebben we in de eerste plaats aandacht besteed aan de vraag waar
de verplichting voor een bepaalde registratie vandaan komt. Daarnaast
hebben we ook onderzocht waar de afspraak voor een bepaalde werkwijze of
voor het gebruik van specifieke formats of instrumenten vandaan komt.
Wettelijke kaders en toezicht
De thema’s die nader zijn onderzocht voor leerkrachten zijn rechtstreeks
gerelateerd aan het onderwijsproces en het werken met de leerlingen. Bij die
thema’s wordt in veel gevallen de overheid als belangrijkste bron voor een
registratieverplichting genoemd. De Wet op het primair onderwijs, de Wet op
het onderwijstoezicht en bijvoorbeeld de Wet op het passend onderwijs geven
de kaders voor de betreffende registraties. Maar ook specifiek overheidsbeleid
(in bijvoorbeeld actieplannen en kwaliteitsagenda’s) doet dat.
De Inspectie houdt toezicht op wat wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld het
gebruik van een leerlingvolgsysteem of het opstellen van schoolplannen). De
38

Inspectie stelt echter geen eisen aan te gebruiken systemen en formats of aan
de omvang van een verplichte registratie.
Door melders wordt vaak gewezen naar de Inspectie als bron van
registratieverplichtingen, ook bij registraties waar feitelijk geen wettelijke
verplichting aan ten grondslag ligt en de oorzaak voor de registratie feitelijk in
de uitvoeringsketen ligt. Er wordt door hen een grote verantwoordingsdruk aan
de Inspectie gevoeld. Zo zijn bijvoorbeeld groepsplannen formeel niet
verplicht, maar wordt er volgens de betrokkenen in het veld wel altijd gevraagd
naar een aantoonbare onderbouwing (in documenten) van de planmatige
manier van werken. Dit leidt bij melders tot de constatering dat deze
registraties uiteindelijk vooral dienen ter verantwoording aan de Inspectie.
De Inspectie stelt zich op het standpunt dat geen enkele registratie alleen
maar bedoeld kan zijn voor verantwoording. De registratie zou als instrument
uiteindelijk altijd ten dienste moeten staan van het onderwijs en de leerlingen.
Als procedures dat doel niet dienen, zouden ze moeten worden herzien. De
Inspectie constateert dat die achterliggende boodschap van het doel en het
nut niet altijd overkomt bij de betrokkenen in het veld.
De registratieverplichtingen waar schoolleiders mee te maken hebben, zijn
breder dan die voor leerkrachten. Naast de hiervoor al genoemde wetten zijn
voor hen bijvoorbeeld ook sociale zekerheidswetten, de Arbowet en wetten en
regelingen met betrekking tot fysieke en sociale veiligheid van belang.
Bovendien spelen sectorale afspraken uit de cao primair onderwijs een rol.
Naast de Inspectie van het Onderwijs hebben schoolleiders dan ook te maken
met een breder scala aan toezichthouders waaraan verantwoording moet
worden afgelegd voor specifieke taken (bijvoorbeeld op het gebied van
arbeidsomstandigheden en fysieke veiligheid).
Partijen in de uitvoeringsketen
Er zijn in de uitvoeringsketen verschillende partijen die elk hun eigen rol
spelen bij de regeldrukveroorzakende registraties. Het gaat daarbij zowel om
afspraken over registraties als om afspraken over werkwijzen en te gebruiken
formats. In het onderzoek komen de volgende partijen naar voren.
· Het schoolbestuur geeft de interne beleidskaders voor het proces op de
scholen en voor de registraties die daaruit voortvloeien voor schoolleiders,
leerkrachten en ondersteuners. Dat gebeurt in de regel vanuit een visie op
het onderwijs en de kwaliteitsborging. Daarbij gaat het niet alleen om de
wijze van uitvoeren van wettelijke taken, maar ook over het doorvoeren van
procedures die voortkomen uit regionale afspraken rond bijvoorbeeld
passend onderwijs, de overgang po-vo en dergelijke. Besturen geven
daarbij soms expliciete richtlijnen voor werkwijzen en registraties en
spreken schoolleiders, leerkrachten en ondersteuners soms ook aan op de
uitvoering, het aanleveren van informatie en het gebruik van instrumenten.
· Naast de schoolbesturen zijn er de samenwerkingsverbanden waarin zij
deelnemen: de al genoemde regionale samenwerkingsverbanden passend
onderwijs waarin alle besturen moeten deelnemen en niet-verplichte
verbanden als samenwerkingsverbanden po-vo. Ook op dit niveau worden
39

keuzes gemaakt die de aard en de omvang van de administratieve taken
(mede) bepalen. Zo spelen de samenwerkingsverbanden passend
onderwijs een rol bij mogelijk regeldruk veroorzakende procedures die
scholen moeten volgen. Binnen de samenwerkingsverbanden worden
eigen afspraken gemaakt over de uitwisseling van gegevens tussen
scholen en de formats die daarvoor gebruikt worden.
· De nadere gesprekken maken verder duidelijk dat schoolleiders en waar
van toepassing intern begeleiders op de scholen verantwoordelijk zijn voor
de praktische invulling van specifieke werkwijzen, voor de keuze van eigen
formats en systemen (naast het leerlingvolgsysteem) en voor de praktische
kaders van de uitvoering (frequentie en omvang) van registraties voor
leerkrachten. Deze keuzes zijn van invloed op wat er in de praktijk aan
administratieve taken van de leerkrachten en ondersteuners wordt
gevraagd.
· Ook onderwijskundig adviseurs (zelfstandig, van ondersteuningsorganisaties) kunnen een rol spelen bij de introductie op scholen van
specifieke werkwijzen en daarbij soms ook van specifieke instrumenten die
door een aantal betrokkenen als ingewikkeld, niet praktisch en te uitgebreid
worden bestempeld.
· Uiteindelijk merken we op dat de omvang van een gevoelde administratieve last mede voortkomt uit de interpretatie van de onderwijsprofessional
zelf: wat denkt hij of zij wat de inhoud van de te maken overzichten en
registraties moet zijn en is duidelijk wat er van hem of haar verwacht
wordt? Sommigen lijken er, zo komt in de verdiepingsronde naar voren,
een grotere taak van te maken dan oorspronkelijk de bedoeling is. Daarbij
wordt soms ook uit het oog verloren welk nut de registratie zou moeten
dienen.

5.4

Nut van de problematische registraties (onderzoeksvraag 3)
De ervaren administratieve last hangt samen met de onderkenning van het nut
van de registraties. Als een registratie door de schoolleider, leerkracht of
ondersteuner vooral als verantwoordingseis wordt gezien en het hem of haar
niet duidelijk is wat het nut is voor de dagelijkse praktijk, is de gevoelde last
sterk. We zagen dit bijvoorbeeld terug bij meldingen van leerkrachten over
groepsplannen en het registreren van alle oudercontacten en bij meldingen
van schoolleiders over het teveel aan managementrapportages en
incidentenregistraties. De directe link met het onderwijs en met de leerlingen
moet dus altijd helder zijn.
In de meeste gevallen onderkent men echter ook wel het achterliggende nut
van een registratie en van het bijhouden van specifieke dossiers. In die
gevallen ligt de ervaren last veel meer in de vorm waarin de registratie is
gegoten, in het te uitgebreide of te ingewikkelde format, in het feit dat er
onvoldoende gebruik wordt (kan worden) gemaakt van al bestaande
registraties en in de organisatie van de werkzaamheden. De vraag is daarbij
40

eerder of een registratie niet eenvoudiger en minder omvangrijk kan worden
ingericht of dat de uitvoering efficiënter kan worden georganiseerd.
We zagen dit bij leerkrachten bijvoorbeeld terug bij de meldingen over
registraties rond het volgen van ontwikkelingen van leerlingen en de
groeidocumenten voor passend onderwijs. Bij schoolleiders zagen we het
terug bij de verschillende beleidsrapportages, -verslagen en -plannen die
moeten worden gemaakt.

5.5

Mogelijke oplossingen (onderzoeksvraag 4)
In hoofdstuk 3 en 4 zijn belangrijkste oplossingsmogelijkheden per thema voor
respectievelijk schoolleiders en voor leerkrachten aangegeven. Hier vatten we
de suggesties voor vermindering van de administratieve last die uit de
meldingen en de verdiepingsronde naar voren komen nog eens overkoepelend
samen.
De belangrijkste suggesties zijn:
· Korter en bondiger registreren
Verslaglegging (bijvoorbeeld van gesprekken met ouders of van
overleggen) kan kort maar krachtig en alleen op de hoofdlijnen. Hetzelfde
geldt voor plannen en rapportages.
· Verbetering van de uitwisseling tussen systemen
Onnodige dubbele registraties kunnen voor een deel worden voorkomen
door de verbetering van koppelings- en uitwisselingsmogelijkheden tussen
systemen. Hier ligt een taak voor de softwareontwikkelaars. Maar ook
degenen die verantwoordelijk zijn voor de aanschaf van systemen zouden
bij hun keuzes meer alert moeten zijn op juist dit aspect van de systemen
die zij binnen de scholen introduceren.
· Het gebruik van eenduidige formats en formulieren
Melders pleiten voor het gebruik van eenduidige en niet te ingewikkelde
formats en formulieren. Het zou bijvoorbeeld handig zijn als elke instantie
bij elk samenwerkingsverband hetzelfde formulier zou hanteren.
· Kritische evaluatie van de informatie die moet worden aangeleverd
Er wordt in een aantal gevallen een kritische heroverweging gevraagd van
de te registreren informatie, zodat niet-essentiële of niet-efficiënte
(onderdelen van) registraties kunnen worden afgeschaft of ingekort.
Hiervoor is duidelijkheid bij de onderwijsprofessionals nodig over wat
minimaal geregistreerd zou moeten worden. Het uitgangspunt zou daarbij
moeten zijn wat het directe nut is voor het onderwijsproces en de
leerlingen.
· Heroverwegen van specifieke eisen en regelgeving ten aanzien van
procedures en registraties
Dit wordt onder andere naar voren gebracht in verband met de
ingewikkelde procedure rond het aanvragen van toelaatbaarheids-

41

verklaringen, maar ook rond registraties van de verschillende aspecten van
het veiligheidsbeleid en de inschakeling van vervangend personeel.
· Heroverwegen organisatie en verdeling van administratieve taken
Melders en overige geïnterviewden doen, behalve suggesties voor minder
registratieverplichtingen, ook suggesties voor een andere organisatie van
de administratieve taken. Dat betreft voorstellen voor de inzet van (meer)
administratieve ondersteuning voor schoolleiders, maar ook voor het
ontlasten van leerkrachten. Andere suggesties van leerkrachten zijn
kleinere klassen (nominaal minder leerlingregistraties) of minder lesuren en
meer uren voor het uitvoeren van overige (inclusief administratieve) taken.
· Verdere professionalisering
Vooral in de verdiepingsronde wordt ook gewezen op verdere
professionalisering. Het gaat dan enerzijds om de verbetering van ICTvaardigheden, zodat men ten volle gebruik kan maken van de
mogelijkheden die systemen wel bieden. Anderzijds gaat het om
gewenning en het opbouwen van routine in het omgaan met specifieke
registraties, zodat ze beter kunnen worden ingepast en toegepast in de
dagelijkse praktijk.
· Meer vertrouwen in de professionaliteit van betrokkenen
Veel melders pleiten voor minder controle- en verantwoordingsdruk. Zij
vragen om meer vertrouwen in hun professionaliteit, die gebaseerd is op
hun opleiding en op de dagelijkse onderwijspraktijk. Wanneer er meer
vertrouwen is, is een aantal specifieke registraties en rapportages minder
nodig.
Ten slotte merken we op dat de angst als om klager te worden gezien, of
om afgerekend te worden op een veronderstelde gebrekkige
professionaliteit, leerkrachten en schoolleiders kan belemmeren in het
aankaarten van de problemen die zij ervaren. Dit is een belangrijk
aandachtspunt bij het aangaan van het gesprek over regeldruk.

42

BIJLAGEN

43

44

BIJLAGE 1

RESPONSOVERZICHT MELDPUNT REGELDRUK PO

In dit responsoverzicht gaan we achtereenvolgens in op: de achtergrondgegevens van de respondenten en de achtergrondgegevens van de scholen
waarop zij werkzaam zijn.

Achtergrondgegevens respondenten
In het digitale formulier van het meldpunt, zijn ook enkele achtergrondgegevens (baankenmerken) van de respondenten gevraagd. In de onderstaande tabellen wordt de verdeling op die baankenmerken gepresenteerd.

Tabel B1.1

Respons naar functiecategorie*

Schoolleider
Leerkracht
Ondersteunend met onderwijsgevende taken
Ondersteunend met zorgtaken
Onbekend
Totaal
*

Percentage
10,3%
82,9%
1,1%
5,4%
0,3%
100

3,5%van de meldingen is gedaan door een persoon met meerdere functies. Zij zijn door
ons ingedeeld bij de ‘hoogst’ opgegeven functie.

Tabel B1.2

5 jaar of
korter
6 t/m 10 jr
11 t/m 15 jr
16 t/m 20 jr
21 t/m 25 jr
26 t/m 30 jr
31 t/m 35 jr
35 jr of
langer
Onbekend
Totaal
*

Aantal
320
2579
33
169
10
3111

Aantal jaren in deze functie werkzaam (percentage per
functiecategorie)*
Schoolleiders Leerkrachten Ondersteunend Ondersteunend
(onderwijstaken)
(zorgtaken)
19,7%
9,2%
12,1%
18,9%
20%
21,9%
15,9%
7,5%
8,1%
4,4%
2,2%

20,5%
18,7%
13,8%
9,8%
9,3%
7,3%
10,7%

33,3%
30,3%
9,1%
3%
9,1%
3%
0%

34,9%
19,5%
13,6%
6,5%
4,1%
1,8%
18,9%

0,3%
320

0,6%
2579

0%
33

0,6%
169

Schoolleiders zijn gemiddeld 15,5 jaar werkzaam in hun huidige functie, en leerkrachten
gemiddeld 18,8 jaar. Ondersteunend personeel met onderwijstaken en ondersteunend
personeel met zorgtaken is respectievelijk 13,5 en 12,3 jaar in hun huidige functie
werkzaam.

45

Tabel B1.3

Voltijd
Deeltijd
Onbekend
Totaal

Werktijdfactor (percentage per functiecategorie)
SchoolLeerOndersteunend
leiders
krachten
(onderwijstaken)
72,5%
36,3%
24,2%
25,3%
62,1%
72,7%
2,2%
1,6%
3,0%
320
2579
33

Ondersteunend
(zorgtaken)
14,2%
83,4%
2,4%
169

Tabel B1.4

Bouw (percentage per functiecategorie, exclusief schoolleiders)
Leerkrachten
Ondersteunend
Ondersteunend
(onderwijstaken)
(zorgtaken)
Onderbouw
43,8%
36,4%
10,1%
Bovenbouw
41,4%
24,2%
6,5%
Beide
11,5%
18,2%
46,2%
Niet van toepassing
1,8%
15,2%
33,7%
Onbekend
1,5%
6,1%
3,6%
Totaal
2579
33
169

Tabel B1.5

Type primair onderwijs (percentage per functiecategorie)
Schoolleiders
LeerOndersteunend Ondersteunend
krachten (onderwijstaken)
(zorgtaken)
Basisonderwijs
84,1%
87,0%
33,3%
78,1%
Speciaal
7,2%
5,6%
6,1%
8,9%
basisonderwijs
Speciaal
5,3%
5,4%
57,6%
11,8%
onderwijs
Onbekend
3,4%
2,0%
3,0%
1,2%
Totaal
320
2579
33
169

Tabel B1.6

Ja
Nee
Totaal

Tabel B1.6

Ja
Nee
Onbekend
Totaal

46

Bereidheid om mee te werken aan het vervolgonderzoek
(percentage per functiecategorie)
Schoolleiders
LeerOndersteunend Ondersteunend
krachten (onderwijstaken)
(zorgtaken)
53,1%
35,5%
21,2%
56,2%
46,9%
64,5%
78,8%
43,8%
320
2579
33
169

Geïnformeerd willen worden over de resultaten van het onderzoek
(percentage per functiecategorie)
SchoolLeerOndersteunend
Ondersteunend
leiders
krachten
(onderwijstaken)
(zorgtaken)
86,3%
85,2%
81,8%
88,2%
11,9%
13,7%
9,1%
10,1%
1,9%
1,1
9,1%
1,8%
320
2579
33
169

Achtergrondgegevens scholen
De 3111 melders zijn werkzaam op 1495 scholen. Het gemiddeld aantal
meldingen per school is 1,8. Het minimum aantal melders per school is 1. Dit
geldt voor 919 (61,5%) van de scholen. Het maximale aantal melders per
school ligt op 17. Dit geldt voor 2 scholen.

Tabel B1.7

Aantal meldingen per school

1
2
3
4
5
6 of meer
Totaal
*

Aantal
919
285
148
56
38
49
1495

Percentage
61,5%
19,1%
9,9%
3,7%
2,5%
3,3%
100

Het maximale aantal melders per school is 17.

In 2511 van de 2722 gevallen waarin de melder de achtergrondgegevens van
de school heeft achtergelaten, konden we op basis van deze gegevens het
brinnummer van de school opzoeken. Dit betekent dat we voor 81% (2511 van
de 3111) van de meldingen de achtergrondgegevens van de scholen in de
respons konden vergelijken met de achtergrondgegevens van de populatie
(alle po-scholen).
De onderstaande tabellen tonen de verdelingen van de verschillende
achtergrondkenmerken voor de totale respons (waarvan we het brinnummer
weten), de respons voor schoolleiders, en de respons voor leerkrachten, en
vergelijken deze met de populatie (alle 7156 po-scholen in Nederland).
Bij de respons voor schoolleiders en leerkrachten hebben we gekeken in
hoeverre deze afwijkt van de populatie. Als er sprake is van een significant
verschil, wordt dit in de voetnoot van de tabel vermeld.

Tabel B1.8

Type primair onderwijs
Totale
Respons*
respons
Schoolleiders
Basisonderwijs
87,7%
87%
Speciaal
12,3%
13%
(basis)onderwijs
Totaal
2511
253
*

Respons*
Leerkrachten
89,2%
10,8%
2084

Populatie
91,5%
8,5%
7156

Significant verschillend van de populatie.

47

Tabel B1.9

Regio

Noord
Oost
West
Zuid
Totaal
*

Totale
respons
9,0%
23,2%
41,5%
26,3%
2511

Respons
Leerkrachten*
8,7%
22,6%
41,8%
26,8%
2084

Populatie
14,9%
24,7%
38,4%
22,0%
7156

Significant verschillend van de populatie.

Tabel B1.10 Denominatie
Totale
respons
Openbaar
29,2%
RK
36,9%
PC
23,6%
Algemeen
8,5%
bijzonder
Overig
1,8%
Totaal
2511
*

Respons
Schoolleiders
13,0%
25,7%
37,2%
24,1%
253

Respons
Schoolleiders
30,0%
30,0%
30,4%
7,9%
1,6%
253

Respons
Leerkrachten*
29,4%
37,8%
23,0%
8,1%
1,7%
2084

Populatie
31,6%
30,0%
29,0%
7,6%
1,8%
7156

Significant verschillend van de populatie.

Tabel B1.11 Schoolgrootte

T/m 148 leerlingen
149 t/m 249 leerlingen
250 leerlingen of meer
Totaal
*

Totale
respons
16,8%
31,4%
51,8%
2511

48

Respons
Leerkrachten*
15,6%
31,0%
53,4%
2084

Populatie
33,9%
32,9%
33,2%
7156

Significant verschillend van de populatie.

Tabel B1.12 Gemeentegrootte
Totale
respons
G4
11,8%
G32
27,6%
Overig
60,5%
Totaal
2511
*

Respons
Schoolleiders
26,4%
35,0%
38,6%
253

Respons
Schoolleiders
9,9%
25,3%
64,8%
253

Significant verschillend van de populatie.

Respons
Leerkrachten*
12,1%
27,9%
60,0%
2084

Populatie
9,4%
23,4%
67,1%
7156

Tabel B1.13 Bestuursgrootte (aantal scholen onder bestuur)
Totale
Respons
Respons
respons
Schoolleiders* Leerkrachten
1
7,0%
11,5%
6,6%
2 tot en met 5
10,3%
9,1%
9,6%
6 tot en met 10
18,6%
16,2%
19,1%
11 tot en met 20
37,1%
42,3%
36,7%
21 tot en met 30
16,1%
12,3%
16,7%
31 of meer
11,0%
8,7%
11,2%
Totaal
2511
253
2084
*

Populatie
6,7%
9,3%
17,3%
37,9%
18,4%
10,4%
7156

Significant verschillend van de populatie.

Tabel B1.13 Percentage gewichtenleerlingen (alleen reguliere basisscholen)
Totale
Respons
Respons
Populatie
respons*
Schoolleiders Leerkrachten*
t/m 2,7%
25,0%
26,8%
24,9%
23,7%
2,7% t/m 6,2%
25,1%
21,8%
25,2%
22,8%
6,3% t/m 12,3%
25,0%
23,2%
25,6%
24,4%
12,4% of meer
25,0 %
28,2%
24,3%
29,1%
Totaal
2202
220
1858
6549
*

Significant verschillend van de populatie.

49

50

BIJLAGE 2

OVERIGE THEMA’S EN SUGGESTIES SCHOOLLEIDERS

In hoofdstuk 3 is ingegaan op de drie meest genoemde problemen met
registratieverplichtingen van schoolleiders. De overige problemen bespreken
we hieronder. Het gaat hierbij om problemen die samenhangen met
· eisen van de inspectie,
· handelingsgericht/opbrengstgericht werken,
· contacten met ouders en
· het leerlingvolgsysteem.
Afsluitend bespreken we de suggesties die schoolleiders geven om de
regeldruk te verminderen.

Overige thema’s schoolleiders
Eisen van de inspectie
Wanneer schoolleiders de inspectie noemen als regeldrukprobleem, doen zij
dit vaak in combinatie met verantwoording naar andere organisaties/
instellingen. In deze reacties gaat het vooral om de optelsom van de diverse
registraties en verantwoordingen die leiden tot de regeldruk. Veel melders
noemen vragenlijsten van de Inspectie als een registratieverplichting die zorgt
voor regeldruk. Daarnaast voelt de hoeveelheid vragenlijsten van de inspectie
voor veel schoolleiders als een (onterecht) gebrek aan vertrouwen richting de
leerkrachten.
Er is onduidelijkheid over wat wel en niet verplicht is vanuit de inspectie. Dit
geldt bijvoorbeeld voor de groepsplannen. Deze zijn niet verplicht, maar
sommige schoolleiders hebben wel het gevoel dat hun school hier op wordt
afgerekend. Daarnaast zorgt de onduidelijkheid ervoor dat er meer op papier
wordt gezet dan datgene wat verplicht is. Enkele schoolleiders geven aan dat
het beter gaat met de eisen vanuit de inspectie in vergelijking met een aantal
jaren geleden. Mogelijk verklaart dit waarom andere schoolleiders nog wel de
verplichting voelen om documenten aan te leveren die inmiddels niet meer
verplicht zijn.
Handelingsgericht/opbrengstgericht werken
Bij dit thema benoemen veel schoolleiders de regeldruk die leerkrachten
ervaren. Schoolleiders noemen hier vaak het maken van groepsplannen als
een registratie die leidt tot regeldruk. Het invullen van de groepsplannen is
tijdrovend. Enkele schoolleiders geven aan dat zij de groepsplannen overbodig
vinden. Naast groepsplannen wordt het invullen van groeidocumenten,
ontwikkelingsperspectief en ook (niet langer bestaande) handelingsplannen
51

genoemd. Hier zit dus een overlap met het thema rond passend
onderwijs/zorgleerlingen. Schoolleiders die regeldruk rond passend onderwijs
noemen, noemen dit dus vaak in combinatie met de regeldruk die leerkrachten
ervaren rond groepsplannen.
Contacten met ouders
Het vastleggen en verslag doen van gesprekken met ouders wordt genoemd
als een registratieverplichting. Ieder contact met ouders moet geregistreerd
worden en er moeten verslagen worden gemaakt van oudergesprekken. Soms
geven schoolleiders aan dat zij dit te uitgebreid vinden. Ook de vraag om
verantwoording vanuit ouders neemt dit veel tijd in beslag. Het gaat hierbij
onder andere om het beantwoorden van e-mails van ouders. Daarnaast leiden
de vele gescheiden ouders tot problemen: ouders moeten afzonderlijk worden
geïnformeerd, er moet worden bijgehouden wie het ouderlijk gezag over een
leerling heeft, en scholen moeten informatie aanleveren wanneer er sprake is
van gerechtelijke procedures. Ouders met een asiel/migratie achtergrond
kosten ten slotte ook veel tijd. Dit komt door de informatie die scholen moeten
aanleveren over deze leerlingen.
Leerlingvolgsysteem
De informatie uit het leerlingvolgsysteem moet vaak in andere formats worden
gegoten. De informatie staat dan al in het leerlingvolgsysteem, maar de
instanties die de informatie nodig hebben willen dit op een andere manier
aangeleverd krijgen. Ook wordt het leerlingvolgsysteem veel genoemd in de
optelsom van de hoeveelheid aan registratieverlichtingen. Enkele
schoolleiders noemen specifiek de registratie in het leerlingvolgsysteem als
zijnde te veel. Daarnaast wordt het sociaal emotionele volgsysteem wordt een
aantal keer genoemd als een verplichting die veel tijd kost.

Suggesties schoolleiders
· Een veelgehoorde suggestie is een kortere en bondiger registratie.
Hiervoor is duidelijkheid over wat minimaal geregistreerd moet worden een
vereiste.
· Daarnaast suggereren schoolleiders om dubbele registraties te
verminderen. Registratiesystemen zouden gekoppeld kunnen worden en
formats kunnen eenduidiger. Een andere suggestie die in dit kader wordt
gedaan is bijvoorbeeld een databank, waarbij wijzigingen automatisch
worden overgenomen. Een betere afstemming tussen organisaties kan ook
helpen om de hoeveelheid dubbele registraties te verminderen.
· Volgens een aantal schoolleiders is er meer vertrouwen nodig om minder
regeldruk mogelijk te maken. Het gaat hierbij met name om vertrouwen in
de professionaliteit van de leerkracht. Sommigen zien hierbij graag meer
vrijheid in hoe een school zich verantwoordt. Een andere suggestie is dat
de inspectie meer kijkt in de klas dan naar de verslaglegging op papier.
52

· Sommige schoolleiders zien graag dat scholen worden betrokken voordat
iets nieuws wordt geïmplementeerd. Anderen willen minder vernieuwingen
en minder veranderingen.
· Schoolleiders doen ook een aantal suggesties die niet de
registratieverplichting verminderen, maar wel de druk die hierbij ervaren
wordt. Voorbeelden hiervan zijn kleinere klassen, meer ondersteunend of
administratief personeel en meer budget voor onderwijs.

53

54

BIJLAGE 3

OVERIGE THEMA’S EN SUGGESTIES LEERKRACHTEN

In hoofdstuk 3 is ingegaan op de drie meest voorkomende type meldingen van
leerkrachten die in de verdiepingsronde nader zijn onderzocht. De overige
problemen bespreken we in deze bijlage. Dat doen we op basis van een
globale analyse van de betreffende meldingen. Het gaat achtereenvolgens om
problemen die voortkomen uit de verantwoording aan en contacten met
ouders, de sociaal-emotionele ontwikkeling en de positie van de leerkracht als
werknemer.
Tot slot bespreken we de suggesties die leerkrachten geven om de regeldruk
te verminderen.

Overige thema’s leerkrachten
Verantwoording aan ouders
De verantwoording aan ouders kost wordt door meldende leerkrachten vaak
genoemd in de opsomming van de regeldrukveroorzakende registratieverplichtingen. Veel leerkrachten wijzen hierbij op druk door de verslaglegging
van contacten met de oudergesprekken en op de beantwoording van de (vele)
mail van ouders die voor extra werkdruk zorgt.
Sociaal-emotionele ontwikkeling
Leerkrachten noemen het volgsysteem voor sociaal-emotionele ontwikkeling
als een oorzaak van regeldruk. Niet alle leerkrachten zien de toegevoegde
waarde van het sociaal-emotionele leerlingvolgsysteem. De reden hiervoor is
dat leerlingen die eruit springen in het volgsysteem ook al opvallen in de klas.
Als gevolg hiervan belanden de resultaten van het volgsysteem in de kast.
Enkele leerkrachten zeggen dat het sociaal-emotioneel volgsysteem subjectief
is, waarmee bedoeld wordt dat de uitkomst afhankelijk is van de input van de
leerkracht. Ook geven leerkrachten aan dat zij de vragenlijsten die zij
gebruiken voor het bijhouden van de sociaal-emotionele ontwikkeling te
uitgebreid vinden. Zij moeten namelijk per leerling een vragenlijst invullen.
Deze vragenlijsten moeten daarbij meerdere keren per jaar worden ingevuld.
Een aantal leerkrachten uit de onderbouw geeft ten slotte aan dat zij de
vragenlijsten die zij gebruiken voor het bijhouden van de sociaal-emotionele
ontwikkeling niet geschikt vinden voor kleuters.
Positie van leerkracht als werknemer
Veel leerkrachten noemen het lerarenregister als een problematische
registratieverplichting. Het lerarenregister is tijdrovend en wordt als een extra
55

controlemiddel ervaren.1 Daarnaast noemen een aantal leerkrachten het
bijhouden van hun portfolio als een lastgevende registratieverplichting. Ook
het bijhouden van een persoonlijk ontwikkelingsplan (pop) en een
bekwaamheidsdossier worden genoemd. Ten slotte noemt een aantal
leerkrachten de formulieren die zij moeten invullen voor een
functioneringsgesprek als registratieverplichting.
Veel leerkrachten wijzen verder op de cao po. Punten die zij hier benoemen
zijn:
· De urenverantwoording die te gedetailleerd zou zijn en waar verwarring
bestaat over wat waar moet worden geregistreerd.
· De 40-urige werkweek die niet spoort met uit te voeren taken die niet
kunnen wachten.2

Suggesties leerkrachten
· Een veel gehoorde suggestie ter vermindering van de regeldruk is korter en
bondiger registreren en niet-essentiële formulieren schrappen. Ook
eenduidiger formats kunnen helpen.
· Met name vanuit de inspectie zouden een aantal melders graag meer
duidelijkheid krijgen over wat (minimaal) verplicht is.
· Daarnaast is meer duidelijkheid gewenst over de nieuwe cao. Enkele
leerkrachten doen de suggestie om de 40-urige werkweek weer af te
schaffen.
· Leerkrachten geven verder aan dat er meer vertrouwen zou moeten zijn in
hun professionaliteit. Ze vinden dat ze teveel verantwoording moeten
afleggen.
· Leerkrachten doen de suggestie om niet elk contact met ouders te
registreren en om alleen aanleiding en afspraken te noteren in plaats van
een complete samenvatting van het gesprek.
· Wat betreft digitalisering en automatisering zien leerkrachten ook ruimte
voor verbetering. Sommige leerkrachten zien graag één systeem waar alle
informatie in wordt verzameld, anderen een automatische uitwisseling van
bepaalde informatie binnen de digitale systemen.
· Leerkrachten geven ten slotte een aantal suggesties voor een andere
werk- of taakverdeling. Zo zien veel leerkrachten graag meer klassen- en
onderwijsassistenten of meer administratieve krachten in het
basisonderwijs. Andere suggesties zijn kleinere klassen of meer
ingeroosterde uren voor het doen van de administratie.

1

Momenteel is het lerarenregister nog niet verplicht, maar naar waarschijnlijkheid wordt het
lerarenregister dat wel vanaf 1 januari 2017. Zie https://www.registerleraar.nl
2

Leerkrachten mogen volgens de nieuwe cao niet meer dan 40 uur per week werken. In ruil
hiervoor kunnen zij uren in schoolvakanties gebruiken.

56

BIJLAGE 4

THEMA’S EN SUGGESTIES ONDERSTEUNEND PERSONEEL

De meldingen van ondersteunend personeel bespreken we hieronder. Het
gaat hierbij om meldingen over zorgleerlingen, handelingsgericht/opbrengstgericht werken, cognitieve ontwikkeling/leervordering, contacten met ouders,
en de sociaal-emotionele ontwikkeling.1 Vervolgens gaan we in op de
suggesties van ondersteuners om de regeldruk te verminderen.

Thema’s ondersteunend personeel
Zorgleerlingen
Veel ondersteuners noemen de hoeveelheid aan registraties voor
zorgleerlingen, vooral de administraties rond het aanvragen van
arrangementen en het aanvragen van een toelaatbaarheidsverklaring. Melders
zeggen dat de formats voor de aanvragen verschillen per organisatie bij wie zij
de aanvraag moeten doen. Daarnaast zou het format voor het aanvragen van
arrangementen onoverzichtelijk zijn. Ondersteuners noemen ook het
aanvragen van onderzoeken voor zorgleerlingen als problematische
registratie. Het gaat dan bijvoorbeeld om dyslexie- of dyscalculieonderzoeken.
Handelingsgericht werken/opbrengstgericht werken
Veel ondersteuners noemen het groepsplan als een probleem. Vaak vinden zij
de groepsplannen wel nuttig, maar te uitgebreid. Ook is het een probleem dat
er te weinig tijd wordt vrijgemaakt voor het opstellen van de groepsplannen.
Daarnaast zou het groepsplan te vaak per jaar opgesteld moeten worden.
Cognitieve ontwikkeling/leervorderingen
Ondersteuners noemen hierbij specifiek het registreren en analyseren van
toetsresultaten als een registratieverplichting. Dit zou volgens sommigen te
uitgebreid zijn. Daarbij moet de registratie van toetsresultaten vaak dubbel (in
meerdere systemen) plaatsvinden. Daarnaast geven de ondersteuners aan
dat de registratie in leerlingvolgsystemen te uitgebreid is, en dat dezelfde
informatie vaak ook weer ergens anders moet worden neergezet.
Contacten met ouders
Ondersteuners die registratieverplichtingen melden voortvloeiend uit contacten
met ouders, noemen daarbij voornamelijk het vastleggen van ouder-

1

De positie van de ondersteuner als werknemer wordt hier niet besproken vanwege het
kleine aantal meldingen over dit thema.

57

gesprekken. Sommigen noemen ook het dagelijkse (mail)contact2 met ouders
en het afleggen van verantwoording aan ouders als een tijdrovend probleem.
Sociaal-emotionele ontwikkeling
Onder de meldingen die betrekking hebben op het volgen van de sociaalemotionele ontwikkeling van leerlingen, noemen ondersteuners de registratie
van observaties. De meldingen van ondersteuners over de sociaal-emotionele
volgsystemen komen hierbij overeen met de meldingen van leerkrachten: het
geeft niet altijd een goed beeld en de vragenlijsten zijn uitgebreid, waardoor
het veel werk is om deze voor elke leerling in te vullen.

Suggesties ondersteunend personeel
•

•

•

•

•

2

Een veelgehoorde suggestie is het minder uitgebreid registreren.
Verslaglegging kan kort maar krachtig en alleen op de hoofdlijnen.
Ondersteuners zouden vooral kortere vragenlijsten willen zien voor de
aanvragen van onderzoeken. Een gestandaardiseerd formulier zou hierbij
helpen. Veel andere suggesties hebben ook betrekking op het verminderen
van overlap. Hiervoor is afstemming tussen de organisaties nodig.
Administraties die volgens ondersteuners of bondiger mogen of mogen
worden afgeschaft, zijn het sociaal-emotioneel volgsysteem en de
groepsplannen. Het ontwikkelingsperspectief mag meer gekoppeld worden
tussen systemen en zou gebruikt kunnen worden als overdrachtsdocument
tussen scholen.
Ondersteuners zien meer vertrouwen in de leerkrachten en in de
professionaliteit van de school als een voorwaarde voor minder regeldruk.
Wanneer er meer vertrouwen is in de professionaliteit van het
onderwijspersoneel, is een uitgebreide registratie niet nodig.
Voor de verantwoording richting ouders geven ondersteuners ook een
aantal suggesties. Dit zijn onder andere het stellen van grenzen aan het
aantal e-mails van ouders en zo veel mogelijk digitaal verantwoorden,
bijvoorbeeld door ouders inzicht te geven in bepaalde informatie in
registratiesystemen. Wat betreft oudergesprekken zou het helpen wanneer
alleen afspraken genoteerd hoeven te worden, in plaats van een
samenvatting van het gesprek.
Ten slotte geven ondersteuners enkele suggesties die het aantal
registraties niet verminderen, maar die wel zorgen voor minder werkdruk,
bijvoorbeeld een (extra) administratieve kracht. Verder zouden
ondersteuners graag uren ingeroosterd willen krijgen voor het doen van de
administratie.

Specifieke zaken die genoemd worden zijn contact over plusklas-leerlingen of contact over
zorgleerlingen.

58

Regioplan
Jollemanhof 18
1019 GW Amsterdam
T 020 531 531 5
E info@regioplan.nl
I www.regioplan.nl