Employability Center: Werving & Selectie

Plan van aanpak projectmatige werving & selectie

<Label: InvesteringAgenda OF Reguliere werving OF
Bedrijfskritisch OF Douane OF FIOD OF Stages …>
Werving van ……<functiebenaming(en)>
Aantal vacatures: …
Aantal posities: …

Versie: <x.x>
Status: concept of definitief
Adviseur W&S: naam, email, mobiel

Plan van aanpak werving van <…>

versie: 1.0, status: concept of definitief
1/x

Employability Center: Werving & Selectie

Inhoudsopgave
H1

Inleiding ........................................................................................... 3

H2

Kaders & uitgangspunten .................................................................... 4

2.1 Beleidsmatige uitgangspunten .............................................................. 5
H3

Randvoorwaarden .............................................................................. 5

H4

Organisatie ....................................................................................... 6

H5

Aanpak ............................................................................................. 6

5.1 Werving ............................................................................................ 7
5.1.1

Opstellen vacatureteksten .......................................................... 7

5.1.2

Plaatsen/zichtbaarheid ............................................................... 8

5.2 Selectie ............................................................................................. 9
5.2.1

Eerste en/of tweede brief- & cv selectie ........................................ 9

5.2.2

Gebruik voorselectietest ............................................................. 9

5.2.3

Selectiegesprek ......................................................................... 9

5.2.4

Locatie ................................................................................... 10

5.2.5

Ranking .................................................................................. 10

5.2.6

Arbeidsvoorwaardengesprek ..................................................... 10

5.3 Instroom ......................................................................................... 10
5.4 Afronding ........................................................................................ 10
H6

Planning ......................................................................................... 10

H7

Rapportage ..................................................................................... 11

H8

Financiën ........................................................................................ 11

H9

Kwaliteit ......................................................................................... 12

Bijlagen .................................................................................................. 12
Versiebeheer
Versie
0.1

Datum

Aangemaakt door
Adviseur W&S

Input
<opdrachtgever,
contactpersoon,
jobmarketing, CKC
Academie, Team
assessments, HR A,
….>

Datum

Gedistribueerd aan
<opdrachtgever, contactpersoon,
jobmarketing, CKC Academie, Team
assessments, HR A, ….>

…

Distributielijst
Versie
0.1

…

Plan van aanpak werving van <…>

versie: 1.0, status: concept of definitief
2/x

Employability Center: Werving & Selectie

H1

Inleiding

Dit plan van aanpak beschrijft de werkwijzen en planning voor de werving en selectie
van:
<Naam Vacature>….. <aantal> fte / <aantal> posities ….. t.b.v.
<segment/dienstonderdeel>;
Voor de locatie <xxxx> gaat het om de volgende <naam vacature>, <aantal> fte en
<aantal> posities;
<….>
De adviseur werving & selectie is de regisseur van een transparante en objectieve
werving van de juiste kandidaten voor de gezochte vacatures.
<Soort werving, permanent, tijdelijk, …>openstelling van de vacatures van <datum> tot
en met <datum>. Streven is de nieuwe medewerker(s) in te laten stromen medio
<maand / jaar>.
<Achtergrond ontstaan van de vacature(s), zijn het bedrijf kritische functies en wat zijn
de gevolgen bij geen tijdige werving + afgesproken beheersmaatregelen, worden de
vacatures intern/extern opgesteld en waarom?>
De werving is gelabeld t.b.v. <De InvesteringAgenda OF Douane, OF FIOD, OF
Bedrijfskritisch OF Reguliere werving, OF stages …>
De vacatures zijn conform de goedkeuringsprocedure aangevraagd onderbouwd met de
vereiste goedkeuring per mail d.d. <xx-xx-xx> met onderwerp: <xxxxxxx> door Team
bedrijfsvoering DGBel.
<TER INFORMATIE OVER DE BOVENSTAANDE GOEDKEURINGSPROCEDURE: De
goedkeuringsprocedure voor alle vacatures in de werving 2017 bij de Belastingdienst
o.b.v. memo Jan Willem Millenaar d.d. 27 februari 2017
Vooraf:
In de lijn moet overeenstemming bereikt zijn over aantallen vacatures en prioriteit in
de openstelling. Dat kan plaatsvinden in de vacature overleggen in de drie kolommen,
ter fiattering in de MT’s uitvoering.
In de vacature overleggen wordt onderzocht of vacatures mogelijk kunnen worden
vervuld door collega’s die werkzaam zijn bij Switch
Vacatures Investeringsagenda moeten worden onderbouwd in de relatie met de de
implementatie van de Investeringsagenda en worden hierop getoetst. Vaststelling in
de MT’s uitvoering.
Procedure:
1. De budgethouder zendt een voorstel voor open te stellen vacatures naar team
bedrijfsvoering op DGBel, met:
- Onderbouwing vacature
- Fiat control verantwoordelijke bij budgethouder
2. Team bedrijfsvoering DGBel beoordeelt het voorstel:
- op budgettaire ruimte en onderbouwing
3. Team bedrijfsvoering DGBel zendt goedkeuring van de vacatures naar de betreffende
budgethouder, in afschrift/cc naar het Employabilty Center (EC)
4. De budgethouder meldt zich als opdrachtgever bij het EC en het proces van W/S wordt
opgestart
5. De budgethouder rapporteert de instroom van een kandidaat op een vacature/positie
aan EC en team bedrijfsvoering DGBel
Plan van aanpak werving van <…>

versie: 1.0, status: concept of definitief
3/x

Employability Center: Werving & Selectie

6. Ingeval van een vervulde vacature Investeringsagenda verstrekt team bedrijfsvoering
DGBel het benodigde IA budget aan de budgethouder.
LET OP: de schalen 14 vereisen een aparte financiële goedkeuring. Alle vacatures (intern en/of
extern) vanaf schaal 14 moeten worden voorgelegd aan FEZ/IRF. Gemotiveerde
verzoeken incl functieprofiel (conform model EC) kunnen via de postbus
DGBel.voorafgaand.toezicht@minfin.nl worden voorgelegd.>

H2
-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Kaders & uitgangspunten

Na akkoord door de opdrachtgever op dit plan van aanpak inclusief bijlagen
(vacaturetekst, selectiematrix, planning en voortgangsrapportage) zal tot publicatie
van de vacature worden overgegaan.
De <opdrachtgever> informeert de (C)OR voorafgaand aan werving en is
verantwoordelijk voor het verkrijgen van de benodigde toestemming om de
vacature(s) open te stellen.
In geval van interne en/of externe publicatie zorgt de opdrachtgever voor
toestemming vanuit de stuurgroep IA, het betreffende vacatureoverleg en/of DG-Bel.
Zonder toestemming zal niet tot publicatie worden overgegaan.
De vacaturetekst en selectiematrix worden opgesteld door het EC en tezamen
geaccordeerd door <de opdrachtgever> voorafgaand aan de publicatie. De in de
vacaturetekst aangeboden arbeidsvoorwaarden zijn door de opdrachtgever intern
afgestemd met een HR(A)-adviseur. <Voor de kolom belastingen dienen de
arbeidsvoorwaarden te zijn afgestemd met het landelijk coördinatieplatform
arbeidsvoorwaarden.>
Het EC verwacht ca. <xxx> reacties op de vacature. Maximaal kunnen er 125 cv’s per
dag door de brief en cv selectiecommissie worden behandeld. Hiervoor hebben we
afgesproken dit in <x> werkdagen te realiseren.
Een voorselectietest maakt onderdeel uit van de selectie. Bij voldoende score kan de
sollicitant worden voorgedragen voor een selectiegesprek.
Ten opzichte van het benoemen van 1 nieuwe medewerker staan 3 gesprekken met
verschillende kandidaten. In totaal zal dat neerkomen op <aantal>
selectiegesprekken. Hiervoor hebben we afgesproken dit in <x> werkdagen te
realiseren.
De selectiecommissie bestaat uit drie leden (voorzitter, materiedeskundige en HR).
Vooraf maakt de commissie afspraken met elkaar over de aanpak van het gesprek,
de vragen, het aanspreken (van elkaar), het bewaken van de objectiviteit en kwaliteit
van het proces en de beoordeling van de kandidaat.
Het selectiegesprek duurt ongeveer 60 minuten. Om een zo objectief mogelijk
selectiegesprek te kunnen voeren, hanteren wij de STAR-methode. De
selectiecommissie oordeelt of de kandidaat beschikt over de vereiste competenties,
zie
Voorafgaand aan de gesprekken volgen briefinginstructies.
Een (verkort) assessment maakt <wel/niet> onderdeel uit van de selectieprocedure.
Deze wordt samengesteld in overleg met het team Assessments.
Bij sollicitaties door dezelfde kandidaat op meerdere vacatures komt de kandidaat in
aanmerking voor de best passende match te bepalen door de selectiecommissie en in
nauw overleg met de kandidaat.
De ranking lijst wordt overgedragen aan <contactpersoon> voor het inplannen van
arbeidsvoorwaardengesprekken en de onboarding van kandidaten door de

Plan van aanpak werving van <…>

versie: 1.0, status: concept of definitief
4/x

Employability Center: Werving & Selectie

-

opdrachtgever. Het arbeidsvoorwaardengesprek wordt ingepland door een
medewerker werving & selectie. Als de kandidaat de arbeidsvoorwaarden accepteert,
volgt benoeming en wordt besproken wanneer de kandidaat instroomt. De
vacaturehouder en HR-adviseur verzorgen de administratie rondom deze instroom in
P-Direkt en zorgen dat de nieuwe medewerker tijdig zijn persoonlijke
standaarduitrusting (PSU) ontvangt.
De <opdrachtgever> informeert de CKC / Academie m.b.t. instroom
(opleidingsbehoefte en programma Onboarding) voorafgaand aan de werving.
Aanmeldingen voor on boarden worden alleen in behandeling genomen wanneer het
SAP nummer van de nieuwe medewerker is doorgegeven.

2.1 Beleidsmatige uitgangspunten
-

Het strategisch personeelsbeleid Rijk 2020 d.d. september 2013.
Het werving en selectiebeleid van de belastingdienst d.d. 1 juli 2016.
Besluit Werving en Selectie en ARAR (zie Rijksportaal A tot Z-lijst werving en
selectie).
De gestelde kaders in het functiegebouw Rijk.

H3

Randvoorwaarden

Voor een succesvolle samenwerking tussen het EC en de <opdrachtgever> voor het
werven en selecteren van de juiste persoon zijn volgende randvoorwaarden van
toepassing:
Kwaliteit van de selecteurs; alle selecteurs hebben een selectietraining gevolgd bij het
team Assessments.
De leden van de selectiecommissie:
o maken tijd vrij om de brief- en cv selectie en de selectiegesprekken te voeren.
In de strokenplanning is vastgelegd wanneer dit zal plaatsvinden (zie
bijlagen).
o dragen zorg voor een gedegen voorbereiding van de brief- cv selectie en het
selectiegesprek.
o dragen zelf tijdig zorg voor vervanging wanneer ze onverhoopt niet erbij
aanwezig kunnen zijn.
o dragen zorg voor een gedegen onderbouwing ten aanzien van het wel of niet
selecteren van de sollicitant. Dit gebeurt op basis van het door het EC
aangeleverde selectiemateriaal bestaande uit een selectiematrix t.b.v. de brief
en cv selectie, interviewformulieren en omslagvellen t.b.v. de
selectiegesprekken.
o zijn representatief gekleed als vertegenwoordiging namens het team waarvoor
wordt geworven en de belastingdienst.
Namens de opdrachtgever is een coördinator aangewezen met mandaat om namens
de vacaturehouder te kunnen beslissen en intern met het betreffende
organisatieonderdeel af te stemmen waar nodig.
De leidinggevende/vacaturehouder neemt deel aan de
arbeidsvoorwaardengesprekken en geeft aan in welk team/op welke formatieplaats de
medewerker(s) geplaatst moet(en) worden.
Alle kosten zijn voor de <opdrachtgever> bij gebruik van werving m.b.v. een detavast constructie en/of werving en selectie door een raamcontractant.

Plan van aanpak werving van <…>

versie: 1.0, status: concept of definitief
5/x

Employability Center: Werving & Selectie

H4

Organisatie

Om het project in goede banen te leiden hebben wij de volgende projectorganisatie
samengesteld.
Escalatie
<Naam opdrachtgever–functie>
/ EC <Perry Schreven, manager
W&S>

Sturing/coördinatie
<Organisatieonderdeel>:
<Naam> – functie
EC: <Naam> – sr. Adviseur W&S

Werving
<Organisatieonderdeel:
<Namen>
EC: Jobmarketing:
<Namen>
EC: Werving en
Selectie: <Namen> &
medewerker W&S
Asses.: <Namen>

Brief/ CV Selectie
<Organisatieonderdeel>:
vacaturehouder
<Namen>,
materiedeskundigen
<Namen>,
EC: <Naam>, adviseurs
W&S en medewerker W&S

Selectiegesprekken
<Organisatieonderdeel>
: vacaturehouder
<Namen>
materiedeskundigen
<Namen>,
Asses.: <Namen>
assessment
EC: <Naam>, adviseurs
W&S en medewerker
W&S

De (senior) adviseur W&S neemt het voortouw in het inplannen van een
projectteamoverleg in principe om de 3 weken. Bij het projectteamoverleg zijn in ieder
geval aanwezig:
- Vacaturehouder of diens gemandateerde contactpersoon.
- Senior adviseur W&S en/of de adviseur W&S.
- Medewerker W&S.
Afhankelijk van de fase van het project, zie de 10 stappen van het standaard
recruitmentproces, kunnen overige specialisten vanuit het EC en CKC worden
uitgenodigd.
Het eerstvolgende projectteamoverleg staat ingepland op <datum>, <tijd + ruimte> te
<plaats>.

H5

Aanpak

Om de werving en selectie tot een succes te maken, stellen we een intensieve
samenwerking voor. Dit betekent dat er samen wordt opgetrokken in de activiteiten die
worden uitgezet om de sollicitanten te werven en in te laten instromen per <datum>.

Plan van aanpak werving van <…>

versie: 1.0, status: concept of definitief
6/x

Employability Center: Werving & Selectie

Het project doorloopt standaard de onderstaande 10 stappen in het werving &
selectieproces. Het plan van aanpak wordt in stap 3 afgestemd met de opdrachtgever en
de manager W&S.

Figuur 1: Het werving & selectieproces in 10 stappen.

In de aanpak van de werving is meegenomen het advies van job marketing, team
assessments en expertise opgedaan o.a. uit eerdere wervingen. <Afhankelijk van de
klantvraag: en het advies van CKC/Academie betreffende (interne) en/of verplichte te
volgen / te ontwikkelen opleidingen.>
<De doelgroep is wel/niet lastig te werven want ….>
<De beste periode om te werven daarvoor is …, want …. >
<De vacature zal interdepartementaal worden opengesteld van <datum – datum>.
Extern wordt de vacature opengesteld van <datum – datum>. Om kandidaten zo snel als
mogelijk van dienst te zijn worden in ieder geval elke <xx – (max 4 weken)> weken brief
en cv en selectiegesprekken ingepland. >
De verwachting is dat er <xxxxx> reacties op de vacature(s) zullen plaatsvinden. Dit is
<veel / weinig> afgezet tegen het aantal wat moet worden geworven. Hiermee is
rekening gehouden doordat <de eisen zijn versoepeld of aangescherpt? / de doelgroep
verbreed of verkleint door andere opleidingseisen en/of werkervaringseisen te stellen? /
door opleidingen vanuit de belastingdienst aan te bieden (bij uitzondering of maatwerk in
samenspraak met CKC/Academie, DG-Bel en dienstonderdeel) / etc.>
Het advies van het team assessments is < ………. >/ Met het team assessments zal
worden besproken op welk niveau en overige aspecten de voorselectietest en/of
(verkort) assessment zal worden ingezet.
In overleg met job marketing is afgestemd welke on- en offline kanalen zullen worden
ingezet met als doel het zo gericht mogelijk bereiken van de potentiele kandidaten (zie
H5.1).

5.1 Werving
De werving bevat de volgende onderwerpen.

5.1.1 Opstellen vacatureteksten
De functie-eisen worden vastgesteld door <opdrachtgever> en door het EC uitgewerkt
tot vacatureteksten. <De profielen die als basis dienen voor de vacatureteksten worden
Plan van aanpak werving van <…>

versie: 1.0, status: concept of definitief
7/x

Employability Center: Werving & Selectie

opgesteld aan de hand van het Functiegebouw Rijk (FGR). Voor wat betreft de
competenties dient gebruik te worden gemaakt van de in het FGR genoemde
competenties. Het genoemde werk- en denkniveau in het FGR wordt geconcretiseerd
door het opnemen van de opleidingseis in de vacaturetekst. Vooralsnog geldt deze
werkwijze alleen bij de openstelling van individuele functies. (zie beleid W&S d.d. 1 juli
2016).
In de vacaturetekst staat aangegeven de totale selectieprocedure na sluitingsdatum
waaronder het gebruik van een voorselectietest, de data waarop de selectiegesprekken
en/of assessments plaatsvinden. En of er (interne) verplichte te volgen opleidingen zijn
die moeten worden gevolgd bij CKC/ Academie.
Na sluitingsdatum wordt tevens een instructiebrief aan alle sollicitanten verstuurd met de
meest actuele informatie.
Tezamen met de vacaturetekst wordt een goed te keuren selectiematrix aan
<contactpersoon> aangeboden. De selectiematrix is ter ondersteuning van de brief- en
cv selectie zodat op voorhand duidelijk is waarop wordt geselecteerd en zo de
objectiviteit en uniformiteit bewaakt.
<Ook worden er op maat berichten gemaakt om te plaatsen op, bv. intranet (zie de
opties onderstaande bij plaatsing/ zichtbaarheid)>.

5.1.2 Plaatsen/zichtbaarheid
Standaard wordt een vacature 5 werkdagen interdepartementaal opengesteld voor de
VWNW kandidaten en daarna Rijksbreed. Hierna volgt externe openstelling via diverse
kanalen en media zoals bijvoorbeeld: intranet, websites, social media,
informatiebijeenkomsten (studievereniging of opleidingsinstituut) en eventueel ander
promotiemateriaal.
Zichtbaarheid van de vacatures is van <datum> tot en met <datum> op de
onderstaande websites. Via deze websites kan men solliciteren op de vacatures.
Sollicitanten die op een andere manier reageren worden niet in behandeling genomen en
doorverwezen naar een van deze sites.
Voor de werving is het belangrijk om de juiste doelgroepen te benaderen en te
interesseren voor de vacature. Dit betekent dat er op verschillende kanalen/middelen
waar informatie over dit project te vinden is een eenduidig verhaal verteld wordt.
Hieronder een overzicht van de in te zetten kanalen (per te werven functie):
 Intranet belastingdienst
 Werkenbijdeoverheid.nl, werken.belastingdienst.nl
 Twitter, instagram, en m.b.v. vacaturemailer aan geregistreerde geïnteresseerden
 Advertentie op Linkedin, posten van vacature binnen netwerk van de adviseur
W&S, posten binnen groepen en bedrijfspagina op Linkedin, <…>
 Vacatureplaatsingen op de jobboards: <….>
 Banners in de nieuwsbrieven <….>, en op de (vak)sites <…..>
 Vacatureplaatsingen print in de volgende media: <…..>
 (Lopende) Mediacampagnes zoals <….>
 Eventmarketing: congressen <…>, informatiebijeenkomsten <…>, sessies <…>,
koffiemomenten <…>
 Gebruik makende van de raamcontractanten <……..> met een deta-vast oplossing
en/of werving & selectie
 Campusrecruitment op de instellingen: <….>
 Social posts op de kanalen van studieverenigingen <….>
 Database in PXS vanuit eerder wervingen.
 Gebruik maken van referral recruitment door <….>
 Innovatieve pilots: <…. zoals de game like FIOD campagne>
Plan van aanpak werving van <…>

versie: 1.0, status: concept of definitief
8/x

Employability Center: Werving & Selectie





Raadplegen van de interne (rijksbrede) talentenpool <…..>
Meeliften op de Rijksbrede campagnes: <….>
<overig maatwerk>.

Wanneer de vacature online is stemmen wij dit af met de contactperso(o)n(en) en het
verzoek het bericht zoveel als mogelijk door collegae te laten “liken & sharen” en het
bereik en zichtbaarheid te helpen vergroten. Hiervoor verstrekken wij t.z.t. een
instructiedocument.

5.2 Selectie
De selectie bestaat uit een aantal stappen, namelijk:

5.2.1 Eerste en/of tweede brief- & cv selectie
<Opdrachtgever> en EC doen samen de briefselectie op basis van de harde criteria: het
functieprofiel, de daarin vermelde functie eisen, pre’s en motivatie zoals vermeld in de
vacaturetekst en selectiematrix. De beoordelingen worden verwerkt in het recruitment
systeem PeopleXS. De afwijzingen worden binnen 5 werkdagen na beoordeling door het
EC opgemaakt en verstuurd. Gezien het verwachte aantal reacties van <xxxx> betekent
dit dat er <x> dagen wordt geselecteerd met <x> selectiecommissies. Het EC levert voor
elke selectiecommissie een adviseur W&S, het dienstonderdeel levert voor elke
selectiecommissie ten minste 1 materiedeskundige en/of leidinggevende.

5.2.2 Gebruik voorselectietest
De uitkomst van de voorselectietest, minimaal voldoende, is maatgevend om te bepalen
of een kandidaat zal worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. De uitslag van de test
is 1 jaar geldig en ook van toepassing wanneer kandidaten opnieuw reageren op een
vacature van hetzelfde niveau.

5.2.3 Selectiegesprek
Uitgangspunt is dat in het eerste selectiegesprek de kandidaat wordt bevraagd om de vijf
competenties zoals vermeld in de vacaturetekst te toetsen en worden vastgelegd in het
selectiedossier van het EC. Aan de hand van deze lijsten wordt er een ranking gemaakt
en alle kandidaten op een zelfde manier beoordeeld. Bij twijfel is het mogelijk een
tweede gesprek aan te gaan en/of bij een (verkort) assessment de aandachtspunten
eventueel mee te geven.
De selectiecommissie zal bestaan uit 3 leden, te weten een materiedeskundige van
<opdrachtgever> een mogelijk toekomstig leidinggevende en een adviseur werving en
selectie van het EC. In deze commissie moet minimaal 1 vrouw deelnemen. Als een
kandidaat na een gesprek geschikt is bevonden dan wordt de kandidaat nog dezelfde dag
door de voorzitter van de selectiecommissie gebeld. Bij een afwijzing informeert de
adviseur werving en selectie de kandidaat telefonisch met als basis de gezamenlijk
onderbouwing van afwijzing. De reden van afwijzing wordt ook op de
selectiepapieren/omslagvellen bijgehouden om te verwerken in het systeem PeopleXS.
De afwijzingen worden door het EC opgemaakt en verstuurd binnen 5 werkdagen na
beoordeling.
In totaal zal voor het werven van <aantal> fte voor <hoeveelheid> functies er zo’n
<aantal> gesprekken plaats moeten vinden. Gemiddeld genomen valt 2/3 na de selectie
gesprekken af. Er zijn hiervoor <aantal weken> ingepland (weken <nummer> en
<nummer>). Hierbij wordt gedacht aan <x> commissies die per dag <1- 4> gesprekken
voeren. In een week tijd kunnen 60 gesprekken plaatsvinden.

Plan van aanpak werving van <…>

versie: 1.0, status: concept of definitief
9/x

Employability Center: Werving & Selectie

5.2.4 Locatie
De selectiegesprekken kunnen plaatsvinden in Utrecht bij het EC aan de Herman
Gorterstraat 55 i.v.m. de bereikbaarheid en wervende uitstraling waarvoor deze locatie is
ingericht. Maar ook op de volgende <XXXXX> locatie(s) van de <opdrachtgever>
(maximaal 5 verschillende). Wanneer de selectiegesprekken plaatsvinden op locatie van
de <opdrachtgever> dan is deze verantwoordelijk voor het organiseren en inplannen van
de representatieve ruimtes. Een medewerker ondersteuning W&S neemt contact op met
de contactpersoon om de gesprekken vroegtijdig te blokken.

5.2.5 Ranking
Op basis van de selectiegesprekken worden de kandidaten gerankt.
Meerdere aspecten kunnen meewegen bij het bepalen of een kandidaat wordt
aangenomen mits van te voren aangegeven in de vacaturetekst. Bijvoorbeeld de
gewenste samenstelling van een team, afspiegeling van de samenleving en de
uitkomsten van de voorselectietest en/of (verkort) assessment. Aan de hand van de
ranking worden de <aantal> juiste kandidaten geselecteerd.

5.2.6 Arbeidsvoorwaardengesprek
Nadat de kandidaten gerankt zijn wordt de ranking lijst door het EC aan
<contactpersoon> overhandigd en zal door de medewerker werving & selectie
arbeidsvoorwaardengesprekken worden ingepland. De locatie en degene die de
arbeidsvoorwaardengesprekken voeren worden aangeleverd door <de contactpersoon.>

5.3 Instroom
<opdrachtgever> is verantwoordelijk voor de arbeidsvoorwaarden gesprekken /
benoemingen. De officiële instroom wordt verwacht per <datum>. Wanneer de kandidaat
definitief in dienst is getreden wordt dit door de coördinator van de klant aan de adviseur
W&S teruggekoppeld zodat de procedure kan worden afgerond.

5.4 Afronding
In week <nummer> worden alle procedures administratief afgerond in PeopleXS. Dit is 4
weken na het laatste arbeidsvoorwaardengesprek, waardoor voldoende tijd is om
kandidaten administratief in de PSU-tool te verwerken door de <naam dienstonderdeel>.
Tevens vindt er een eindevaluatie plaats in week <nummer>. De adviseur W&S neemt
hiervoor het initiatief. Ter afsluiting van het project wordt een eindrapportage opgeleverd
met daarin een overzicht van alle resultaten per stap (zie H.7) en een lijst met namen
die door zijn gegaan voor de arbeidsvoorwaardengesprekken.

H6

Planning

De strokenplanning van het gehele werving en selectieproces is in de bijlagen
toegevoegd. Het totale proces kunnen wij in principe doorlopen in <xx> weken wanneer
alles meezit.
Zoals nu voorzien zijn risico’s voor het binnen de planning afronden van het traject:
- ………..

Plan van aanpak werving van <…>

versie: 1.0, status: concept of definitief
10/x

Employability Center: Werving & Selectie

H7

Rapportage

Wekelijks zal er een rapportage worden verspreid (zie bijlagen) binnen de projectgroep
en aan door de klant aangegeven selecteurs. In de rapportage is de laatste stand van
zaken zichtbaar binnen de processtappen van het werving en selectieproces:
Klant : < Organisatieonderdeel >
Vacature : < Functie >
Vacature ID: <vacature ID uit PXS>
Aantal posities : <aantal te werven posities>
Contactpersoon : < bij de opdrachtgever ……>
Publicatie : <datum publicatie - sluitingsdatum>
Datum rapportage : <datum stand van zaken van deze rapportage>

Ontvangen

Sollicitaties
In behandeling

Bezwaren
Ontvangen Afgehandeld

Afgehandeld

On Hold

Prognose

Ontvangen

Prognose

Te beoordelen

Intern
Succesvol

Afgewezen

Te beoordelen

In behandeling

Intern
Succesvol

Sollicitaties
Intern
Ontvangen

Extern

Extern
Succesvol

Afgewezen

On Hold

Afgewezen

In behandeling

Extern
Succesvol

Afgewezen

On Hold

Op gesprek

Intern
Succesvol

Afgewezen

Op gesprek

Extern
Succesvol

Op assesment

intern
Succesvol

Brief - cv selectie

Voorselectietest

Afgewezen

On Hold

Afgewezen

Op assesment

Extern
Succesvol

Afgewezen

On Hold

Op gesprek

intern
Succesvol

Afgewezen

Op gesprek

Extern
Succesvol

Posities
Gevraagd

Intern
Geworven
Benoemd

Selectiegesprek

Assesments

Afgewezen

On Hold

Arbeidsvoorwaarden

Extern
Geworven
Benoemd

Benoemingen

Figuur 2: Voortgangsrapportage per vacature

H8

Financiën

Bij het inzetten van deta-vast of werving en selectie oplossingen m.b.v. externe partijen
maken wij gebruik van zorgvuldig geselecteerde raamcontractanten. Hiervoor worden de
volgende aanvullende kosten gemaakt die ten laste komen van de <opdrachtgever>.
Bij werving en selectie opdrachten moet er rekening worden gehouden met een bedrag
tussen de 17% - 24% van de bruto jaarsalariskosten (inclusief 8% vakantiegeld) per aan
te nemen kandidaat. Het exacte percentage is afhankelijk van het bureau die de
kandidaat uiteindelijk aanlevert en de specifieke salarisafspraken die met de kandidaat
worden gemaakt. Gezien de functieschaal <X> waarvoor wij <x> FTE uitvragen maakt
dat er al snel rekening moet worden gehouden met minimaal € x.xxx,- ex btw
aanvullende kosten.
Bij het inschakelen van raamcontractanten voor deta-vast oplossingen moet ook met
aanvullende kosten rekening worden gehouden. Na een periode van <min 7 - x>
maanden inhuur treed de kandidaat in dienst bij de Belastingdienst. De aanvullende
kosten zijn ook hier afhankelijk van het bureau dat de kandidaat uiteindelijk levert. De
kosten bedragen minimaal € x.xxx,- ex BTW te bepalen door 1,95 – 2,95 maal het bruto
uurloon maal de inhuurperiode.
Hiervoor hebben wij een bestelnummer nodig voor <datum xx-xx-xx> aan te leveren
door <contactpersoon>.

Plan van aanpak werving van <…>

versie: 1.0, status: concept of definitief
11/x

Employability Center: Werving & Selectie

H9

Kwaliteit

Bij het team werving & selectie streven wij continu
naar verbetering van onze dienstverlening met
behulp van action learning. Voor iedere
faseovergang, de 10 stappen uit het W&S proces,
wordt gebruik gemaakt van checklists door de
projectteamleden. De verbeterpunten voortkomende
uit (eind)evaluaties verwerken we in de stap waar
deze het beste thuishoort.
Na afloop van het project zal de werving wederzijds
worden geëvalueerd a.d.h.v. de eindrapportage en
het evaluatieformulier.

Figuur 2: De action learning cycle.

De eindrapportage dient hierbij als bron en onderbouwing van ons advies bij
vervolgwervingen.
De eerstvolgende evaluatie staat gepland op <xx-xx-xx> na de brief- en cv selectie.

Bijlagen
-

Planning (verplicht om akkoord op te geven door de opdrachtgever)
Selectiematrix (verplicht om akkoord op te geven door de opdrachtgever)
Vacaturetekst (verplicht om akkoord op te geven door de opdrachtgever)
Voortgangsrapportage (verplicht om akkoord op te geven door de opdrachtgever)
Evaluatieformulier ter afsluiting van een wervingstraject versie: 0.1 (facultatief)

Plan van aanpak werving van <…>

versie: 1.0, status: concept of definitief
12/x