Eindrapport

Datum
november

Opdrachtgever
Toezichtsraad Bureau ICT-Toetsing

Contact
Robert-Jaap Voorn
Michiel Ehrismann
Joop Rasser
Peter van Zoest

Referentie
GB

/eindrapport

Inleiding
Het functioneren van het Bureau ICT-Toetsing (BIT) dient in opdracht van de Toezichtsraad
elke twee jaar te worden geëvalueerd. Een eerste evaluatie is uitgevoerd in november
.
De voorliggende rapportage bevat de bevindingen van de tweede evaluatie. De
onderzoeksopdracht voor deze evaluatie luidde:
Onderzoek de kwaliteit, onafhankelijkheid en effectiviteit van Bureau ICT-Toetsing.
In lijn met deze opdracht zijn voor de evaluatie vier onderzoeksthema’s geïdentificeerd:
- Kwaliteit
- Effectiviteit
- Organisatie
- Onafhankelijkheid en positionering.
De vraagstelling of het zinvol is om het BIT na de tijdelijke instellingsperiode van vijf jaar te
continueren, maakt geen onderdeel uit van de opdrachtformulering voor deze evaluatie. Wel
kan de voorliggende rapportage op termijn gebruikt worden als onderlegger voor het besluit
over een eventuele verlenging.
Algemeen beeld
Het BIT heeft zich in de afgelopen twee jaar positief ontwikkeld. Het bureau acteert op
professioneel niveau en de toetsen die het oplevert zijn van hoge kwaliteit. De commissie
Elias beoogde met het BIT bij te dragen aan meer controle op ICT-projecten binnen de
Rijksoverheid. Uit de voorliggende evaluatie komt naar voren dat het BIT deze bijdrage ook
levert. Ten eerste draagt het BIT bij aan de getoetste projecten door zijn aanbevelingen. Ten
tweede levert het BIT een bijdrage aan het sturend vermogen van de departementale CIO’s en
de CIO-Rijk op ICT-projecten. Ten derde voorziet het BIT de Tweede Kamer van waardevolle
informatie die behulpzaam is in het uitvoeren van de controlerende taak.
Bij de prestaties van het BIT dient te worden aangetekend, dat het bureau weliswaar bijdraagt
aan het verbeteren van de kwaliteit van ICT-projecten binnen de overheid, maar dat deze
kwaliteit van meer factoren afhankelijk is dan alleen het BIT. Aan het effectieve functioneren
van het BIT mag om die reden niet de conclusie verbonden worden dat de uitvoering van ICTprojecten op alle fronten op orde is. De bijdrage van het BIT aan de kwaliteit van de uitvoering
van deze projecten is relatief bescheiden.

Kwaliteit
De kwaliteit van de toetsen van het BIT is hoog. Dit is het gevolg van de beschikbare expertise,
de onderzoeksmethoden die ingezet worden, de toetsinstrumenten die gehanteerd worden
en de wijze van rapporteren. Een aandachtspunt voor het BIT is de omgang met de
doorlooptijd van de toetsen. Het kan het bureau helpen om hierover meer helderheid te
geven, zodat verwachtingen beter gemanaged worden. Deze helderheid hoeft geen
belemmering te zijn voor de onafhankelijkheid van het BIT.
Aanvullend kan het BIT ermee geholpen zijn, om de kaders waarbinnen een toets wordt
uitgevoerd, altijd expliciet te benoemen. Deze kaders bepalen de vrije ruimte waarbinnen een
project uitgevoerd dient te worden en bepalen daarmee ook de grenzen van een toets. Zo kan
(de indruk) voorkomen worden dat BIT-adviezen in strijd zijn met eerdere beleidskeuzes. Het
BIT kan en wil deze beleidskeuzes alleen ter discussie te stellen als de ICT-component niet
haalbaar is.
Effectiviteit
Het BIT heeft een hoge effectiviteit. Dit hangt samen met de kwaliteit van de adviezen. Deze
kwaliteit maakt dat de rapportages van het BIT veel impact hebben. De aanbevelingen hieruit
worden, volgens de beleidsreacties in % van de gevallen geheel opgevolgd en in % van
de gevallen gedeeltelijk. In de praktijk lijkt de opvolging minder goed te zijn. Het BIT ziet in
principe niet toe op de opvolging. Een recht van naschrift op beleidsreacties zou daarin een
eerste stap kunnen zijn.
Als derdelijns controle is de toetsing door het BIT relatief diepgaand. In de praktijk blijken
hierdoor issues naar te boven komen die in de eerste- en tweedelijns controle niet in beeld
zijn gekomen. Door sterker in te zetten op de verspreiding van de geleerde lessen, kan de
kwaliteit van de eerste- en tweedelijns controle mogelijk verbeteren en kan het BIT op termijn
mogelijk toe met een minder diepgaande, meer systeemgerichte toetsing. Dit is in de huidige
praktijk echter nog niet het geval.
Een aandachtspunt is dat het BIT in de huidige situatie niet ten volle wordt benut, omdat niet
alle projecten waarvoor de verplichting van een toets geldt, aan het BIT worden voorgelegd.
De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de ministeries, die projecten moeten aanmelden. De
vraag is hoe serieus deze ministeries de verplichting nemen en ook hoe intens ze elkaar erop
aanspreken als dit niet gebeurt. Initiatieven van het BIT zelf om het aantal aanmeldingen te
verhogen, zijn merendeels pas recent genomen. Het effect hiervan is nog niet duidelijk.
Het BIT heeft in bredere zin bijgedragen aan het versterken van het CIO-stelsel. De kwaliteit
van de toetsen maakt dat de CIO’s binnen ministeries beter in positie zijn gekomen en dat hun
oordeel over de uitvoering van projecten (voorafgaand aan een BIT-toets met een openbare
rapportage die naar de Tweede Kamer gaat) meer impact heeft. Ook is hun informatiepositie
verbeterd. Dit geldt ook voor de CIO-Rijk.
Leden van de Tweede Kamer geven aan dat het BIT meerwaarde voor hen heeft, omdat de
rapportages van het BIT hun informatiepositie verstevigen. Aanvullend zijn de toetsen van het
BIT zodanig diepgaand dat deze de leden van de Tweede Kamer aanvullende inzichten bieden
ten opzichte van de eigen observaties. Een recht van naschrift voor het BIT in vervolg op de
bestuurlijke reacties op een BIT-toets kan de waarde van het BIT voor de Tweede Kamer
verder verhogen. Het BIT kan ook vaker aanbieden om technische briefings aan de Kamer te
geven.

Organisatie
Drie jaar na oprichting van het BIT is sprake van een robuuste organisatie, die de aan hem
opgedragen taken doeltreffend uitvoert. De organisatie bestaat uit hooggekwalificeerde
medewerkers. Ze worden gewaardeerd om hun kennis en ervaring. Door een aanpassing in de
formatieve invulling van de organisatie is de kwetsbaarheid afgenomen. Het BIT blijft echter
een kleine organisatie die sterk leunt op zijn medewerkers. Deze medewerkers dienen zelf
relatief veel ondersteunende (bijvoorbeeld financiële) werkzaamheden uit te voeren, wat ten
koste gaat van hun inzet op toetsen. Een belangrijk aandachtspunt voor de toekomst van het
BIT is de continuïteit van het personeelsbestand. Het BIT is in principe opgericht voor een
periode van vijf jaar. In het geval over de toekomst van het bureau te lang onduidelijk blijft,
kan dat ervoor zorgen dat medewerkers voortijdig gaan uitzien naar een andere werkkring.
De bureaumanager van het BIT wordt alom gewaardeerd, zowel vanuit haar vakkennis als ook
haar manier van opereren. Samen met de CIO-Rijk is de bureaumanager voor een belangrijk
deel verantwoordelijk voor het succes van het BIT tot nu toe. Dit maakt het bureau tot op
zekere hoogte ook afhankelijk van de bureaumanager. Een aandachtspunt voor de toekomst
is hoe deze afhankelijkheid te beperken.
De Toezichtsraad van het BIT houdt in overeenstemming met het instellingsbesluit op een
effectieve wijze toezicht op de kwaliteit, de onafhankelijkheid en de effectiviteit van het BIT.
De raad vult de eigen rol hiermee adequaat in. Wel geldt dat alle leden van de raad een
vakinhoudelijke achtergrond in de ICT hebben. Ze zijn slechts beperkt ingevoerd in de Haagse
departementale wereld. Een verbreding van de kennis en achtergrond van de raad kan de
effectiviteit van het toezicht vergroten.
Onafhankelijkheid en positionering
De onafhankelijkheid van het BIT is in de huidige situatie voldoende geborgd. Het BIT stuurt
adequaat op de inzet van onafhankelijke medewerkers. Wel zouden de formele kaders nader
geëxpliciteerd kunnen worden, zodat duidelijker is in welke gevallen medewerkers wel en niet
ingezet mogen worden bij een BIT-toets. Dit geeft binnen én buiten het BIT meer helderheid.
Positionering binnen het ministerie van BZK
Gegeven de bestaande situatie ziet AEF geen aanleiding om de positionering van het BIT
binnen het ministerie van BZK aan te passen. In de afgelopen periode is de onafhankelijkheid
van het BIT niet in het geding geweest. De formele waarborgen van deze onafhankelijkheid
ten opzichte van het ministerie van BZK functioneren naar behoren. Tegelijk bewaken de
medewerkers van het BIT (inclusief de bureaumanager) dat zij onafhankelijk kunnen
opereren. Dit heeft continu de aandacht.
Alternatieve positioneringen hebben net als de positionering binnen het ministerie van BZK
zowel voor- als nadelen. Er is geen alternatief dat evident beter is. Positionering buiten de
Rijksoverheid vergt een majeure wetswijziging die niet op korte termijn te realiseren is.
Binnen het Rijk zou het enige alternatief het ministerie van Financiën zijn. Omdat het BIT ook
daar toetsen uitvoert, heft positionering daar de nadelen van de huidige ophanging niet op.
Positionering binnen directie CIO-Rijk
AEF concludeert dat met de nieuwe positionering buiten de directie CIO-Rijk de kans op
eventuele belangenverstrengeling is afgenomen. In die zin is de nieuwe positionering meer
geschikt voor het BIT. Het BIT heeft echter geen inhoudelijke relatie met zijn huidige directie
IFHR. Een alternatief is het BIT direct onder de Secretaris-Generaal te plaatsen. Deze optie zou
nader onderzocht en afgewogen kunnen worden.

Aanbevelingen
Op basis van de conclusies van de evaluatie doen we onderstaand een aantal aanbevelingen.
Deze aanbevelingen moeten gezien worden in de context dat BIT naar behoren functioneert.
Ze zijn erop gericht om bij te dragen aan verdere verbeteringen.
.

Haal het besluit over een eventuele verlenging van het BIT naar voren. Dit is van belang
om de continuïteit van het bureau te garanderen en te voorkomen dat de
hooggekwalificeerde medewerkers door onzekerheid over de toekomst voortijdig
vertrekken.

.

Continueer de recente initiatieven om de aanmelding van projecten te verbeteren.
Monitor het effect daarvan en besluit eind
of aanvullende initiatieven nodig zijn.
Overleg in dit kader met de CIO’s over de omgang met openstaande definitiekwesties.

.

Ga gebruik maken van het recht om projecten op eigen initiatief te toetsen, vooral in
situaties waarin ministeries op al te flagrante wijze onder BIT-toetsing uit willen komen.
Het gebruik van dit recht draagt bij aan de verdere versterking van het gezag van het BIT.

.

Verbeter de communicatie over de voortgang en planning van de toetsen, zodat hier
meer duidelijkheid ontstaat. Probeer daar waar mogelijk ook de doorlooptijd van de
toetsen te verkorten, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de toetsen.

.

Vergroot (in overleg met het ministerie van BZK) de ondersteunende capaciteit binnen
het BIT, vooral daar waar het gaat om bedrijfsvoeringsondersteuning. Zet de vrijvallende
capaciteit van huidige medewerkers in voor het uitvoeren van toetsen.

.

Maak een analyse van de kosten en baten van een grotere rol van het BIT in het
uitdragen van de geleerde lessen en bepaal hiervan welke aanvullende inspanningen
eventueel gewenst zijn. Vertaal deze inspanningen naar de omvang van de formatie van
het bureau.

.

Scherp de richtlijnen om de onafhankelijkheid van medewerkers te borgen aan, door
deze in meer detail uit te werken. Breng ook de formele procedures die gelden voor
situaties waarin de onafhankelijkheid van medewerkers in het geding dreigt te komen,
nog eens onder de aandacht van medewerkers. Agendeer dit thema in de Toezichtsraad.

.

Verbreed op termijn het profiel van de Toezichtsraad door hier ook een persoon in op te
nemen met ervaring binnen de Rijksoverheid. Doe dit op een natuurlijke wijze door
gebruik te maken van het moment dat de termijn van een van de huidige leden van de
Toezichtsraad afloopt.

.

Agendeer de mogelijkheid om het BIT een recht van naschrift te geven op beleidsreacties
bij BIT-toetsen. Het BIT kan dat recht gebruiken om aan te geven of departementen de
goede maatregelen voorstellen om aanbevelingen van het BIT (daadwerkelijk) op te
volgen.
. Bied in rapportages altijd aan om de bevindingen die zijn geconstateerd, nader toe te
lichten in een technische briefing aan de Tweede Kamer.

Voor aanbeveling , rond het besluit over eventuele verlenging van het BIT is de notie van
belang, dat het bureau ten opzichte van andere controles belangrijke meerwaarde heeft. De
toetsen van het BIT brengen zaken aan het licht die in eerdere toetsen niet naar voren zijn.
Deze toetsen zijn nog niet op een zodanig niveau dat zij de rol van de BIT-toetsen zouden
kunnen overnemen.

Managementsamenvatting
Inleiding
.
.
.
.
.

Inleiding...............................................................................................................................
Achtergrond BIT ..................................................................................................................
Opdracht evaluatie .............................................................................................................
Aanpak evaluatie ..............................................................................................................
Leeswijzer ...........................................................................................................................

Kwaliteit
.
.

Kwaliteit toetstrajecten ....................................................................................................
Kwaliteit toetsrapportages ...............................................................................................

Effectiviteit
.
.

Bijdrage aan beheersing ICT-projecten............................................................................
Bijdrage aan functioneren stelsel.....................................................................................

Organisatie
.
.
.

Bureaumedewerkers ........................................................................................................
Bureauleiding ....................................................................................................................
Toezichtsraad....................................................................................................................

Onafhankelijkheid en positionering
.
.

Onafhankelijkheid.............................................................................................................
Positionering .....................................................................................................................

Conclusies en aanbevelingen
.
.

Conclusies .........................................................................................................................
Aanbevelingen ..................................................................................................................

Bijlage I: Evaluatiekader
Bijlage II: Bronnen

. Inleiding
Het Bureau ICT-Toetsing (BIT) is in
opgericht op advies van de Tweede Kamer. Het
bureau toetst ICT-projecten die uitgevoerd worden binnen ministeries, publiekrechtelijke
zelfstandige bestuursorganen en sinds kort ook de politie en de Raad voor de Rechtspraak.
Het BIT richt zich daarbij op projecten met een ICT-component met een omvang van meer
dan € miljoen.1
Volgens het Instellingsbesluit dient het functioneren van het BIT elke twee jaar door een
onafhankelijk bureau te worden geëvalueerd. Een eerste evaluatie is uitgevoerd in november
. 2 Het voorliggende rapport bevat de uitkomsten van de tweede evaluatie. Deze is in
opdracht van de Toezichtsraad van het BIT uitgevoerd door Andersson Elffers Felix (AEF).

.

Achtergrond BIT
In
en
deed de Commissie Elias onderzoek naar de uitvoering van ICT-projecten
binnen de Rijksoverheid. In het eindrapport deed de commissie de aanbeveling om een
‘tijdelijke ICT-autoriteit’ op te richten, die ICT-projecten binnen de Rijksoverheid toetst.3 Het
achterliggende doel was om vroegtijdig te bepalen of de onderzochte projecten kans van
slagen hebben. De aanbeveling voor de oprichting van de ICT-autoriteit was één van de
aanbevelingen in een breder pakket van maatregelen om de ICT-projecten binnen de
Rijksoverheid onder controle te krijgen.
Het kabinet nam de aanbevelingen van de Commissie Elias over en heeft op juli
het
Bureau ICT-toetsing opgericht. Het betreft een tijdelijke organisatie, die is ingesteld voor een
periode van vijf jaar.

1

Vanwege de leesbaarheid gebruiken we in het vervolg verkorte terminologie, bijvoorbeeld ‘grote ICT-projecten’ voor
projecten met een ICT-component van meer dan € miljoen. We lichten dit nader toe in paragraaf . .

2

Noordbeek (

3

Tweede Kamer der Staten Generaal (

) Externe evaluatie Bureau ICT Toetsing (BIT). Link
) Parlementair onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid,

nr. . Link, p.

In het Instellingsbesluit zijn de taken van het BIT als volgt gedefinieerd:
Het BIT adviseert ten behoeve van de algehele verbetering van ICT-projectbeheersing
bij ministeries en publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen (…), over de risico’s
en slaagkans van een ICT-project en geeft daarbij een oordeel over de mate van
beheersbaarheid. 4
Om deze taak in te vullen, toetst het BIT projecten op hun risico’s en slaagkans. In de praktijk
kan een dergelijke toets door het BIT worden uitgevoerd op verzoek van een minister (het
project wordt dat in feite aangemeld voor een BIT-toets), de Tweede Kamer of op eigen
initiatief van het BIT.
Het BIT bestaat uit een beperkte groep vaste medewerkers. Deze worden aangevuld met
externe medewerkers met specifieke expertises. Per toets bepaalt het bureau aan welke
expertises behoefte is. Aan het hoofd van het BIT staat een éénhoofdige leiding. Het gaat hier
om de bureaumanager, die sinds juli
ook de rol van Hoofd BIT vervult. Voor deze datum
waren deze rollen verdeeld over twee personen en werd de rol van Hoofd BIT ingevuld door
de CIO-Rijk.
Het BIT is in de huidige situatie gepositioneerd onder de directie Inkoop-, Facilitair en
Huisvestingsbeleid Rijk (IFHR) binnen het Directoraat-Generaal Overheidsorganisatie (DGOO)
van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Voorheen was dit de
directie CIO-Rijk van hetzelfde departement. De wijziging heeft vooralsnog een tijdelijk
karakter. De ambtelijke leiding van het ministerie van BZK moet nog een besluit nemen over
de definitieve positionering van het bureau.
Een Toezichtsraad houdt toezicht op de kwaliteit, onafhankelijkheid en effectiviteit van het
BIT. Deze raad bestaat uit drie leden, die worden voorgedragen door de Auditdienst Rijk, de
Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen en het CIO-platform Nederland.

.

Opdracht evaluatie
Opdrachtformulering
De onderzoeksopdracht voor de evaluatie van het BIT luidt:
Onderzoek de kwaliteit, onafhankelijkheid en effectiviteit van Bureau ICT-Toetsing.
Daarbij heeft de Toezichtraad in het bijzonder zes onderzoeksgebieden geformuleerd:
- Kwaliteit – Zien belanghebbenden de adviezen van het BIT als hoogwaardig?
- Lessons learned – Draagt het BIT de lessen uit de toetsen uit naar het veld?
- Effectiviteit – Bereikt het BIT de oorspronkelijk geformuleerde doelen?
- Capaciteit – Beschikt het BIT over voldoende menskracht en kennisniveau?
- Onafhankelijkheid – Werken het bureau en de medewerkers onafhankelijk?
- Opvolging eerdere adviezen – Zijn de aanbevelingen uit de eerdere evaluatie opgevolgd?
Scope
De evaluatie richt zich op het functioneren van het BIT in de afgelopen twee jaar. We bezien
dit functioneren binnen de context van het bredere stelsel van ICT-projectbeheersing binnen

4

Minister voor Wonen en Rijksdienst (

) Instellingsbesluit tijdelijk Bureau ICT-toetsing, nr.

. Link, p

de Rijksoverheid. De evaluatie van overige elementen binnen dit stelsel valt buiten de scope
van deze evaluatie.
Als een van de onderdelen van de vraagstelling voor de evaluatie analyseren we de
onafhankelijkheid van het BIT. Daarbij nemen we ook de huidige positionering binnen het
ministerie van BZK in ogenschouw. De reden hiervoor is dat deze positionering mogelijk van
invloed is op de onafhankelijkheid van het bureau. Op verzoek van de Toezichtsraad brengen
we ook de alternatieve positioneringsmogelijkheden (op hoofdlijnen) in beeld en wegen we
deze af tegen de bestaande positionering.
De vraag of het zinvol is om het BIT te continueren, maakt formeel geen onderdeel uit van de
opdrachtformulering voor deze evaluatie. Wel kan de voorliggende rapportage op termijn
gebruikt worden als onderlegger voor het besluit over verlening.

.

Aanpak evaluatie
AEF heeft de evaluatie uitgevoerd in vier fases:
- In fase 1: Evaluatiekader zijn vier onderzoeksthema’s geïdentificeerd: kwaliteit,
effectiviteit, organisatie en onafhankelijkheid.5 Voor elk thema zijn criteria vastgesteld
waarmee het BIT is geëvalueerd. U vindt het evaluatiekader in bijlage I.
- In fase 2: Informatie is rond elk criterium informatie verzameld. Daarvoor zijn als
methoden interviews6, documentenanalyse en data-analyse gebruikt, gericht op het
algemene functioneren van het BIT. Bijlage II geeft een lijst van geïnterviewde
functionarissen, onderzochte case studies en geraadpleegde documenten.
- In fase 3: Synthese is de informatie uit de vorige fase geanalyseerd op elk criterium uit
het evaluatiekader. Daarbij is getoetst of de bevindingen over het algemene functioneren
overeenkomen met het beeld uit de casestudies.
- In fase 4: Rapportage zijn de bevindingen vastgelegd in een conceptrapport. Dat is in het
kader van hoor en wederhoor aan het BIT voorgelegd. Vervolgens zijn de definitieve
bevindingen aan de Toezichtraad gepresenteerd in dit eindrapport.
De onderzoekers die AEF voor deze evaluatie heeft ingezet, zijn onafhankelijk. Ze hebben
geen relatie hebben met het BIT of de projecten die eerder door het BIT zijn getoetst dan wel
op de planning staan om te toetsen.

5

Dit volgt de onderzoeksgebieden uit paragraaf . met drie aanpassingen: het uitdragen van lessons learned is onderdeel
van effectiviteit want het draagt daaraan bij; de volledige organisatie-inrichting van het BIT is geëvalueerd en capaciteit is
daar een onderdeel van; het opvolgen van eerder advies is geen eigen onderzoeksgebied maar speelt op elk thema.

6

Er zijn interviews gehouden met medewerkers van het BIT, medewerkers van getoetste projecten, medewerkers van BZK
(als opdrachtgever en eigenaar van het BIT), CIO’s van departementen en drie leden van de Tweede Kamer.

.

Leeswijzer
Indeling
De voorliggende rapportage kent de volgende opbouw:
- In hoofdstuk 2 leest u onze bevindingen over de kwaliteit van werken binnen het BIT.
- In hoofdstuk 3 presenteren we onze bevindingen over de effectiviteit van het BIT.
- In hoofdstuk 4 staan onze bevindingen over organisatorische aspecten van het BIT.
- In hoofdstuk 5 beschrijven we onze bevindingen over de onafhankelijkheid van het BIT.
- In hoofdstuk 6 gaan we in op de meerwaarde van het BIT voor het CIO-stelsel.
- In hoofdstuk 7 bevat tot slot onze conclusies en aanbevelingen.
Bijlage I geeft het evaluatiekader weer. Dit kader beschrijft de onderwerpen, indicatoren en
normen die zijn gebruikt voor de evaluatie van het BIT op de vier onderzoeksthema’s. Bijlage
II beschrijft de bronnen van het onderzoek, zoals geïnterviewde personen, onderzochte case
studies en geraadpleegde documenten.
Terminologie
Met het oog op de leesbaarheid van de rapportage maken we in het vervolg gebruik van de
volgende begrippen:
- ‘ICT’ voor alle vormen van IT, IV en ICT.
- ‘Rijksoverheid’ voor ministeries, zbo’s, politie en Raad voor de Rechtspraak samen.
- ‘Grote ICT-projecten’ voor projecten met een ICT-component van meer dan € 5 miljoen.
- ‘Stelsel’ voor het geheel van activiteiten gericht op ICT-projecten bij de Rijksoverheid.
- ‘Ophanging’ voor de plek van het BIT in de organisatiestructuur van een organisatie.
- ‘Commissie Elias’ voor de Tijdelijke commissie ICT van de Tweede Kamer in 2014-2015.

In dit hoofdstuk gaan we in op de kwaliteit van het werk van het BIT. Achtereenvolgens
beschrijven we de kwaliteit van het toetstraject en de rapportages van het BIT.

. Kwaliteit toetstrajecten
Aanpak
Uit de evaluatie resulteert een positief beeld over de kwaliteit van het toetstraject dat het BIT
doorloopt. Vooral de inhoudelijke kennis en ervaring van BIT-medewerkers worden door
ondervraagden gewaardeerd. Door deze expertise weten de toetsteams van het BIT zich snel
in te leven in de inhoud van projecten. Hierdoor zijn ze in staat diepgaande analyses te
maken. Daardoor brengen BIT-toetsen soms issues naar boven die niet eerder aan de orde
zijn geweest, ook niet tijdens interne controles of gateway reviews. Zo is het BIT bijvoorbeeld
in staat om een analyse te maken van de softwarekwaliteit van bestaande ICT-systemen,
waarmee kan worden beoordeeld of de systemen wel daadwerkelijk aan vervanging toe zijn.
De aanpak van het BIT richt zich op zoveel mogelijk feitelijk onderzoek. Dit betekent dat het
naast deskresearch en interviews bijvoorbeeld ook steeds meer eigen data-analyses uitvoert.
Betrokkenen zien dit als een positieve ontwikkeling, die helpt om de kwaliteit van de toetsen
verder te verbeteren. Omdat dergelijke methoden nog niet op grote schaal worden toegepast,
is het bredere effect ervan vooralsnog nog niet goed waarneembaar.
Het feit dat het BIT de tijd neemt voor de toetsen en niet werkt met strikte deadlines,
bevordert de kwaliteit van de toetsen. Aan de doorlooptijd van de BIT-toetsen zijn geen
formele termijnen gekoppeld. Hierdoor kan het BIT zelf bepalen hoeveel tijd ze voor een toets
nodig heeft. Voor de getoetste projecten is dit minder prettig, omdat ze minder goed weten
waar ze in termen van planning aan toe zijn. In het vervolg komen we hier nader op terug.
Een punt van aandacht in de toetstrajecten is de communicatie vanuit het BIT over de
voortgang van de toets, zowel inhoudelijk als procesmatig. Betrokkenen bij de getoetste
projecten ervaren deze als te beperkt. Dit betreft vooral de communicatie over de planning.
Men geeft aan niet altijd op de hoogte zijn van de oplevermomenten van de resultaten van
een toets in hun verschillende stadia van ontwikkeling (voorconcept, concept, etc.). In het
verlengde hiervan wordt de termijn om in de laatste fase op de resultaten te reageren als te
kort ervaren.
Instrumentarium
Het BIT gaat in zijn toetsen gestructureerd te werk. Het bureau maakt hiervoor gebruik van
verschillende instrumenten:
- Er is een toetskader, dat de aspecten beschrijft waarop wordt getoetst.

- Het BIT hanteert werkdossiers, waarin informatie gestructureerd wordt vastgelegd.
- Er is een handboek, dat richtlijnen voor toetsingsprocessen en dossiervorming geeft.
- Er is sprake van intensieve kwaliteitscontrole, gebruikmakend van standaard templates.
Deze instrumenten bieden opgeteld de garantie dat toetsen op basis van een uniforme
aanpak en met een constant kwaliteitsniveau worden uitgevoerd. Betrokkenen bij de toetsen
van het BIT waarderen dat, omdat het toetsproces daardoor voorspelbaar en transparant is.
Tegelijk behoudt het BIT de ruimte om met ‘boerenverstand’ (een term van de Commissie
Elias7) naar de getoetste projecten te kijken. Het kan naar eigen inzicht specifieke aspecten
van een project nader belichten, mocht daar aanleiding voor zijn.
Doorlooptijd
De onderstaande figuur geeft een overzicht van de doorlooptijd van de uitvoering van toetsen
in de periode januari
tot en met september
.8

Voor % van de toetsen bedroeg de doorlooptijd van uitvoering vijf maanden of meer. Het
beeld vanuit de projecten is dat deze doorlooptijd korter kan. Dit is vanuit de getoetste
projecten een aandachtspunt, omdat een te lange doorlooptijd ten koste kan gaan van de
opvoedende werking van een toets. De resultaten zijn dan al verouderd of achterhaald bij
publicatie van de rapportage van het BIT. Dit effect wordt versterkt doordat er na de feitelijke
toetsing nog een traject volgt voor hoor en wederhoor. Hierin heeft het BIT weinig invloed op
de doorlooptijd, omdat de termijnen hiervoor formeel zijn vastgelegd.9
In de uitvoering van de toetsen geeft het BIT bewust voorrang aan kwaliteit boven snelheid.
Gezien het effect op de doorlooptijd delen de betrokkenen bij de getoetste projecten deze
prioritering niet altijd. Daarbij geven ze ook aan, dat het BIT niet altijd concrete afspraken wil
maken over de planning en hier ook weinig inzage in geeft. De communicatie hierover wordt
als te beperkt ervaren. Dit staat haaks op de praktische behoeften van de beleidsdirecties die
de getoetste projecten uitvoeren. Zij staan zelf veelal onder (politieke) druk om hun eigen
planning te halen. Ze ervaren het BIT hier weinig sensitief voor. Dit belemmert een effectieve
samenwerking en beperkt ook de aanmelding van te toetsen projecten. In het Handboek BIT

7

Tweede Kamer der Staten Generaal (

) Parlementair onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid,

nr. . Link, p.

8

De doorlooptijd van uitvoering is de periode waarin de toets zelf is uitgevoerd (interviews, analyses, etc.). Het BIT vermeldt
deze periode in zijn rapportages – behalve bij de eerste vier toetsen in
, daarom is hun doorlooptijd onbekend (n.v.t.).

9

Er verstrijken circa twee tot drie maanden tussen afronding van de toets zelf en publicatie. In die periode vindt
bijvoorbeeld formele hoor- en wederhoor plaats met het betreffende departement. Omdat veel hiervan bestaat uit
wettelijk vastgestelde reactietermijnen, dus het BIT heeft nauwelijks invloed op dat deel van de doorlooptijd.

zijn geen passages opgenomen over afstemming en communicatie met projectorganisaties
dan wel verantwoordelijke departementen.
Tijdsbelasting
De impact van een BIT-toets op projectorganisaties en hun verantwoordelijke departementen
is groot. Beide zijn hier intensief mee aan de slag. Ze besteden veel tijd aan het aanleveren
van documentatie en het voeren van gesprekken. De ministeries waarbinnen een project
wordt uitgevoerd, zijn verantwoordelijk voor begeleiding en reacties. Zij geven aan dat de
uitvoering van één enkele toets goed te doen is. Op het moment dat het BIT binnen een
organisatie tegelijkertijd meerdere toetsen uitvoert, wordt dit organisatorisch als erg
belastend ervaren.

.

Kwaliteit toetsrapportages
Inhoud
De door het BIT opgestelde toetsrapportages worden door de geïnterviewden als kwalitatief
zeer goed en inhoudelijk feitelijk correct ervaren. Het algemene beeld is dat het bureau
scherp is in zijn analyses, niet terugschrikt voor kritische noten en tegelijk wel redelijk is. De
bevindingen van het BIT worden gezien als het resultaat van diepgaand onderzoek. Ook de
onderbouwing van deze bevindingen is op orde.
Een aandachtspunt is de mate waarin in de rapportage rekening gehouden wordt met de
politiek-bestuurlijke context waarin projecten worden uitgevoerd. Soms raken adviezen
bovenliggende beleidskaders. Met adviezen die deze kaders ter discussie stellen, kunnen
projecten moeilijk uit de voeten. Belanghebbenden bij de toetsen geven aan dat het
belangrijk is dat het BIT zijn toetsen beperkt tot de haalbaarheid van ICT-projecten en
beleidskeuzes niet op inhoudelijke gronden ter discussie stelt.
Vorm
Geïnterviewde projecten en departementen geven aan dat ze waarde hechten aan de wijze
van rapporteren van het BIT. De rapportages van het BIT zijn vergeleken met die van andere
overheidsorganisaties helder gestructureerd en toegankelijk. Een van de redenen hiervoor is
de piramidale schrijfstijl het bureau hanteert. Deze leidt tot relatief korte rapporten. De
onderstaande tabel geeft de gemiddelde lengte van BIT-adviezen weer.
Jaar
Gemiddeld aantal pagina’s

,

,

,

De cijfers laten zien dat de omvang van de rapporten licht toeneemt.10 Medewerkers van het
BIT geven aan dat dit komt doordat zij hun adviezen steeds uitvoeriger onderbouwen, soms
(in hun beleving) tot op het niveau van een deskundigverklaring bij de rechter.

10

De uitschieter in de lengte van de rapportages in
is het gevolg van het feit dat het BIT in dat jaar het rapport schreef
over de Basisregistratie Personen. De BIT-rapportage over de Basisregistratie Personen was met pagina’s het langste
rapport tot dusver. Dit is het enige project tot dusver dat (mede) op basis van een BIT-rapportage volledig is stopgezet.

Dit hoofdstuk beschouwt de meerwaarde van het BIT. Achtereenvolgens gaan we in op de
bijdrage van het BIT aan de beheersing van ICT-projecten en aan het functioneren van het
bredere stelsel (met departementale CIO’s, CIO-Rijk, Tweede Kamer en andere organisaties).

. Bijdrage aan beheersing ICT-projecten
Aanmelding van projecten
Om het BIT effectief te laten zijn, is allereerst van belang dat alle projecten die binnen de
scope van het bureau vallen, daadwerkelijk worden getoetst. Dit is in de huidige situatie niet
het geval. De onderstaande tabel laat het aantal uitgevoerde BIT-toetsen zien vanaf januari
tot en met het derde kwartaal van
.
Ministerie

Aantal toetsen

SZW
I&W
BZK
EZK
OCW
DEF
FIN
J&V
VWS
Totaal

Alle geïnterviewden geven aan dat er in de betreffende periode van , jaar meer grote ICTprojecten zijn geweest dan de projecten die door het BIT zijn getoetst. Met name binnen de
domeinen infrastructuur, financiën en veiligheid is het aantal toetsen laag. Uit de gevoerde
gesprekken komen hiervoor twee oorzaken naar voren:
- Te beperkte actieve aanmeldingen.
- Onduidelijkheden in een aantal definities.
Op beide punten gaan we in het vervolg nader in.

Te beperkte actieve aanmeldingen
Onderstaande tabel geeft weer hoeveel toetsen het BIT heeft gepubliceerd in de afgelopen
jaren (voor het jaar
alleen de eerste drie kwartalen).
Jaar

(Q – Q )

Totaal

Aantal projecten

De bovenstaande cijfers laten geen stijgende trend zien.11 De verwachting vooraf was, dat het
aantal toetsen in de loop van de tijd wel zou toenemen. Departementen zijn volgens het
Instellingsbesluit BIT immers verplicht om grote ICT-projecten bij het BIT aan te melden12.
Naarmate de bekendheid met het BIT en met deze verplichting zou toenemen, was het beeld
dat ook het aantal toetsen zou stijgen. Ook was hierbij het beeld dat het aantal projecten dat
verplicht voorgelegd zou moeten worden aan het BIT in de loop van de jaren zou toenemen.
Mogelijk dat de stijgende trend zich nu wel langzaam inzet, omdat het aantal toetsen in
ten opzichte van
waarschijnlijk beperkt toeneemt.
Uit de gesprekken in het kader van deze evaluatie blijkt, dat in de huidige situatie niet alle
relevante projecten aangemeld worden voor toetsing. Het beeld is dat er meer projecten zijn
die aan het BIT voorgelegd zouden moeten worden dan werkelijk gebeurt. Hierbij speelt de
belemmering dat het BIT geen totaaloverzicht heeft van de ICT-projecten die binnen de
Rijksoverheid in uitvoering zijn. Het is dan ook niet inzichtelijk hoeveel projecten niet worden
voorgelegd. Beperkte aanmeldingen zijn tot nu toe niet gesignaleerd in jaarrapportages.13
In het geval een ministerie een project niet aanmeldt voor toetsing door het BIT, ligt de
verantwoordelijkheid daarvoor in de eerste plaats bij dit ministerie zelf. Deze is verplicht om
een project aan te melden. Uit de evaluatie komen verschillende redenen naar boven voor het
niet invullen van deze verplichting. Deze redenen lopen uiteen van onbekendheid met het
BIT, tot de wens om vertraging te voorkomen tot een intrinsieke afkeer van ‘pottenkijkers’.
Naast de verplichting die ministeries hebben om projecten aan te melden, kan het BIT een
proactieve rol vervullen in het stimuleren en faciliteren van de aanmeldingen van projecten.
In gesprekken geven Tweede Kamerleden en vertegenwoordigers van ministeries aan dat ze
deze rol ook van het BIT verwachten. In de periode vóór
heeft het BIT hiertoe alleen
kleinschalige initiatieven genomen. Begin
is een aantal omvangrijkere initiatieven in
gang gezet om de aanmeldingen te verhogen:
- Er komt voor 2019 een formele uitvraag aan alle ministeries om projecten aan te melden.
- Het BIT gaat het CIO-Dashboard van lopende projecten kritischer gebruiken.
- Sneller escaleren naar de ambtelijke en politieke verantwoordelijken.
- In toetsen en andere documenten vermelden of projecten juist en tijdig zijn aangemeld.
- ‘Accountmanagement’ bestaande uit regulier en ad hoc overleg met de departementen.
Het BIT mag projecten ook op eigen initiatief toetsen, maar dat is tot nu toe nog niet gebeurd.
Als reden hiervoor geeft het bureau aan, dat het geen zicht heeft op de projecten die in

11

In het laatste kwartaal van
heeft het BIT nog lopende toetsen aan onderhanden werk. Daarvan worden er naar
verwachting een beperkt aantal in
opgeleverd. In de eerste drie kwartalen van
was geen stijging waarneembaar
ten opzichte van de eerste drie kwartalen van
en
.

12

Minister voor Wonen en Rijksdienst (

13

Naast de bureauleiding brengt ook de Toezichtsraad periodieke rapportages uit. In de twee meest recente versies hiervan
is de onvolledigheid van aanmeldingen wel (kort) benoemd.

) Instellingsbesluit tijdelijk Bureau ICT-toetsing, nr.

. Link, p

aanmerking komen voor toetsing. Het CIO-dashboard, dat een overzicht van ICT-projecten
binnen de Rijksoverheid bevat, zou in deze kunnen helpen, maar is niet compleet en actueel.
Definitiekwesties
De commissie Elias heeft aangegeven in welke gevallen een project getoetst moet worden:
“Het BIT zal alle projecten van de rijksoverheid boven de miljoen euro waarbij de ICTcomponent een belangrijke rol speelt op een aantal punten toetsen voorafgaand aan
de aanbesteding. Het woord «project» wordt hierbij door de commissie ruim opgevat.
Ook proefprojecten, programma’s, trajecten, veranderingsprocessen enzovoorts,
waarbij de ICT-component leidend is of bepalend voor duur en kosten vallen onder de
term «project». Zo kan er niet gesmokkeld worden om onder de toets uit te komen.”
Uit de evaluatie komt naar voren dat een aantal begrippen uit deze omschrijving niet helder
gedefinieerd zijn:
- Tijdstip: in principe moeten BIT-toetsen worden uitgevoerd voordat ‘de aanbesteding’
naar een marktpartij start, maar dat is niet altijd één duidelijk moment. In de praktijk
vinden BIT-toetsen op allerlei momenten plaats; soms ver in de looptijd van projecten.
- Scope: de grootste uitvoeringsorganisaties hebben enorme ICT-agenda’s die bestaan uit
meerdere projecten die afzonderlijk groter zijn dan € 5 miljoen. Er is niet gespecificeerd of
dan de agenda of individuele projecten dienen te worden getoetst.
- Omvang: in een Kamerdebat op 26 september 2018 voerde minister Bruins aan dat een
BIT-toets op het donorregistratiesysteem niet noodzakelijk was. Weliswaar waren alle
ICT-kosten samen meer dan € 5 miljoen, maar het systeem zelf kostte minder.
- Verantwoordelijke: bij sommige projecten hebben overheidsorganisaties niet of
nauwelijks invloed op de uitvoering van de ICT-component. Deze ligt dan bij private
partijen. Voor een tunnel bijvoorbeeld, zal het ministerie van IenW een bouwbedrijf
contracteren. Dat wordt integraal verantwoordelijk. De aanbesteding voor de ICTcomponent ligt dan bij het bouwbedrijf.
- Continue verandering: als organisaties de ‘agile’ methodiek strikt opvatten, zullen ze
hun ICT-landschap continu bijwerken in cyclische sprints, die ieder voor zich kleiner zijn
dan € 5 miljoen. Dan is niet meer duidelijk of een BIT-toets nodig is en waarop precies.
Het BIT geeft in zijn jaarrapportage aan, dat het mogelijk is dat ministeries hun projecten
opknippen om zo onder de grens van € miljoen te blijven. Daarbij vermeldt het BIT dat het
dit verschijnsel op zichzelf niet onwenselijk vindt, omdat het (al dan niet bedoelde) bijeffect
kan zijn dat een project daardoor beter beheersbaar wordt.14
Rol van BIT-toetsen
Het BIT opereert in een stelsel waarbinnen ook andere controles op de ICT-component van
projecten plaatsvinden. De onderstaande figuur geeft dit schematisch weer.

14

1e lijn

Project
(interne kwaliteitscontrole)

2e lijn

CIO-office
(gateway review)

3e lijn

Bureau ICT-toetsing
(BIT-toets)

Bureau ICT-toetsing (

) Jaarrapportage

-

. Link, p.

De figuur laat zien dat BIT-toetsen fungeren als derdelijns controle. Na controles door
projecten zelf (al dan niet door externe bureaus) en gateway reviews binnen het ministerie,
geeft het BIT een aanvullend expertoordeel van buiten. Uit de evaluatie komt naar voren dat
dit expertoordeel een duidelijke meerwaarde biedt. Het BIT wordt gezien als uitermate
deskundig. Hierbij beschikt het BIT over de mogelijkheid om ICT-projecten onderling te
vergelijken.
Er zijn ook stemmen die aangeven dat het BIT zijn rol te ruim opvat. In hun visie zou het BIT
moeten nagaan of eerdere controles naar behoren zijn uitgevoerd in plaats van projecten zelf
volledig door te lichten. Het BIT geeft zelf aan dat uit de eigen toets in veel gevallen punten
naar boven komen die in de eerste- en tweedelijns controle niet gesignaleerd zijn en dat het
om die reden nodig is om zelf diepgaand te toetsen. 15 In deze zin heeft het BIT een
opvoedende werking in de richting van de andere controles.
Een meer systeemgerichte BIT-toets kan in de ogen van betrokkenen als voordeel hebben, dat
deze minder inzet en tijd van het bureau kosten. Als de bevindingen laten zien dat de eerstedan wel tweedelijns controle niet goed is uitgevoerd, dienen projecten daar echter mee aan
de slag te gaan, waardoor de winst voor de projecten naar verwachting beperkt is.
Impact van adviezen
Uit interviews komt naar voren dat BIT-adviezen een betekenisvolle impact op projecten
hebben. Daarvoor worden door de geïnterviewden verschillende redenen genoemd:
- De inhoudelijke kwaliteit van BIT-adviezen is hoog (zie ook hoofdstuk 2).
- De signalerende werking richting bestuurders en politiek geeft de adviezen veel gezag.
- In projecten is sprake is van bewustere keuzes, waardoor de toetsen preventief werken.
Het BIT rapporteert niet alleen over de staat van een project, maar doet ook aanbevelingen
om het project bij te sturen. Deze aanbevelingen zien betrokkenen als concreet, plausibel en
haalbaar. Wel is het beeld dat het BIT nogal eens stuurt op het mijden van risico’s, terwijl dit
in de praktijk lang niet altijd mogelijk is.
Opvolging van adviezen
Ministeries geven een bestuurlijke reactie op BIT-adviezen waarin ze formeel aangeven of ze
de adviezen overnemen. De onderstaande tabel geeft een overzicht van deze reacties vanaf
januari
tot en met het derde kwartaal van
.
Jaar

Overgenomen

Deels overgenomen Niet overgenomen

Totaal

(Q – Q )
Totaal

Uit de tabel blijkt dat ministeries in hun reacties vaak aangeven dat ze opvolging geven aan
een BIT-advies. Uit de evaluatie komt echter naar voren dat dit in de praktijk weerbarstiger is.

15

Daarvoor worden verschillende redenen gegeven. Ten eerste wordt genoemd dat het BIT veel expertise heeft die eerdere
controles niet hebben. Ten tweede wordt genoemd dat de positie van het BIT onafhankelijker is, ook onafhankelijker dan
de positie van externe bureaus die controles uitvoeren in opdracht van projecten zelf.

Ministeries geven soms op papier aan dat de aanbevelingen van het BIT worden opgevolgd,
maar in de praktijk gebeurt dit dan niet, waardoor er weinig verandert. Ook zijn reacties soms
zo diffuus geformuleerd, dat niet duidelijk is met welke aanbevelingen men aan de slag gaat.
Uit de evaluatie blijken twee mogelijkheden om de opvolging van BIT-adviezen te verbeteren:
- Ten eerste kan het BIT het recht van naschrift krijgen en dan zijn commentaar op de
formele reacties aan de Tweede Kamer meegeven. De Algemene Rekenkamer heeft dat
recht bijvoorbeeld ook.
- Ten tweede is het mogelijk een vervolgtoets uit te voeren, waarin het BIT nagaat of de
aanbevelingen zijn opgevolgd. Dit doet echter een groot beroep op de capaciteit van het
BIT als ook de projecten. Ook dreigt dan een glijdende schaal naar de uitvoering van een
hele nieuwe toets.
Verspreiding van geleerde lessen
Het BIT ziet een rol voor zichzelf weggelegd om de geleerde lessen uit de BIT-toetsen breder
te verspreiden. Daartoe heeft het BIT in de afgelopen periode een aantal initiatieven
genomen:
- Het houdt werksessies om kennis te verspreiden, nu onder de noemer ‘BIT Organiseert’.
- Het voert regulier ‘accountoverleg’ met departementen en bespreekt daarin trends.
- Het geeft ad hoc presentaties aan verschillende organisaties, zoals recent de ABD.
- Het vat terugkerende aandachtspunten bij BIT-toetsen samen in zijn jaarrapportages.
Ondanks deze initiatieven blijkt uit de evaluatie dat de geleerde lessen nog niet breed bekend
zijn binnen de ministeries. Een mogelijk oorzaak is dat veel van de initiatieven pas recent zijn
opgestart en vooralsnog een relatief klein bereik hebben. Het BIT zelf geeft aan dat het niet de
capaciteit heeft om op het verspreiden van de geleerde lessen meer inzet te plegen.
Samenhang met andere toetsen
Het merendeel van de geïnterviewden vindt niet dat werk van het BIT overlapt met dat van
andere organisaties, zoals en de Auditdienst Rijk (ADR) en de Algemene Rekenkamer (ARK).
Sinds dit jaar voert het BIT regulier afstemmingsoverleg met zowel de ADR als de ARK om
onderling af te stemmen. Een vervolgstap zou kunnen zijn, dat de organisaties hun toetsen
(deels) integreren om de (tijds)belasting voor projecten te beperken.

.

Bijdrage aan functioneren stelsel
Met de instelling van het BIT wordt invulling gegeven aan een aanbeveling die is gedaan door
de Commissie Elias. Door de bevindingen uit de voorliggende evaluatie te koppelen aan de
relevante constateringen van de Commissie Elias, ontstaat een beeld van de strategische
meerwaarde van het BIT.
Meerwaarde voor departementale CIO’s
Een van de constateringen van de commissie Elias was, dat CIO’s zich te sterk richten op de
bedrijfsvoering binnen een departement en te weinig aandacht hebben voor het monitoren
van beleidsprojecten met een ICT-component.16 De waarde van het CIO-oordeel over deze
projecten stond hierdoor te vaak ter discussie. De commissie citeerde hierbij een rapport van
de Algemene Rekenkamer.17
16

Tweede Kamer (

) Parlementair onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid,

17

Algemene Rekenkamer (

) Aanpak van ICT door het Rijk

: Lessons learned,

nr. . Link, p.
nr. . Link, p.

Uit de evaluatie blijkt dat de proces- en rapportagelijnen binnen ministeries met de komst
van het BIT veranderd zijn. Hierdoor is de functie van de CIO binnen een departement
versterkt. De tweedelijns toets door de CIO’s is nu een voorportaal voor de derdelijns toets
van het BIT. De uitkomsten van de BIT-toets worden openbaar gemaakt en gaan naar de
Tweede Kamer. Om die reden wordt binnen ministeries nu grotere waarde gehecht aan de
conclusies van de CIO.
Bovendien biedt het BIT gespecialiseerde kennis en ervaring die een individuele CIO-office
niet kan bieden. Die kennis vloeit uiteindelijk via de BIT-toetsen terug naar de CIO-office, die
daardoor een betere informatiepositie ten opzichte van de departementale ICT-projecten
krijgt. Het effect hiervan is dat niet alleen de governance rond projecten verbeterd is, maar
ook dat het CIO-oordeel meer gewaardeerd wordt.
Meerwaarde voor CIO-Rijk
Een soortgelijke situatie is ontstaan rondom de positie van de CIO-Rijk. Een van de
bevindingen van de commissie Elias was dat de CIO-Rijk te weinig mandaat had om ICTprojecten te beheersen.18 Met de (oorspronkelijke) positionering van het BIT binnen het
ministerie van BZK onder de CIO-Rijk is deze positie verstevigd en het mandaat uitgebreid.
Ook nu het BIT (al dan niet tijdelijk) niet meer onder de CIO-Rijk valt, hebben departementen
nog steeds meer prikkels om gezamenlijk met deze primus inter pares te streven naar goed
functionerende projecten. Over niet goed functionerende projecten wordt immers via een
openbare toets aan de Tweede Kamer gerapporteerd.
Daar komt bij, dat de CIO-Rijk verantwoordelijk is voor het opstellen van het projectoverzicht
van bestaande ICT-projecten. Nu het BIT dit overzicht als bron gebruikt om te bepalen welke
projecten het toetst, is het belang van dit overzicht toegenomen. Dat geeft ook weer een
betere informatiepositie voor de CIO-Rijk.
Meerwaarde voor Tweede Kamer
Geïnterviewde leden van de Tweede Kamer geven aan dat het BIT voor hen van toegevoegde
waarde is, omdat de rapportages van het bureau bijdragen aan hun informatiepositie. Het BIT
helpt de leden van de Tweede Kamer hun controlerende taak te vervullen. De expertise van
het BIT maakt, dat deze controle meer gedetailleerd is dan die van de Tweede Kamer zelf. De
rapporten van het BIT zijn voor de leden van de Tweede Kamer tevens helder gestructureerd
en gemakkelijk leesbaar.
Het BIT kan zijn meerwaarde voor de Tweede Kamer verder vergroten door in rapportages
altijd aan te bieden om zijn bevindingen nader toe te lichten in een technische briefing. De
ARK doet dat al. De leden van de Tweede Kamer ervaren dit als een nuttige mogelijkheid.
In sommige gevallen zijn de bestuurlijke reacties op een BIT-rapportage te technisch om door
de Tweede Kamer goed te doorgronden. Hierdoor kunnen de leden maar beperkt inschatten
of projecten daadwerkelijk van plan zijn de aanbevelingen van het BIT op te volgen. Een recht
van naschrift, waarbij het BIT het laatste woord heeft over een bestuurlijke reactie, zou deze
issue kunnen oplossen.

18

Tweede Kamer (

) Parlementair onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid,

nr. . Link, p.

. Bureaumedewerkers
Omvang formatie
Het BIT is in
opgericht met budget voor een formatie van fte. 19 Deze medewerkers
waren in drie, bij benadering gelijke categorieën verdeeld: een derde eigen personeel, een
derde detachering vanuit organisaties als I-Interim Rijk en een derde externe inhuur.
De afgelopen twee jaar zijn er twee wijzigingen in de personele invulling geweest:
- Het BIT gaat niet langer formatieplaatsen invullen met detachering maar met eigen
medewerkers.
- Het bureau heeft een 3 fte vaste formatie extra beschikbaar gekregen nu het BIT ook
projecten van de Raad van de Rechtspraak en de politie toetst.
In
is de verhouding daarmee gewijzigd naar twee derde eigen personeel en een derde
inhuur. Het aandeel eigen personeel is toegenomen van vijf naar dertien fte. De onderstaande
figuur geeft aan over welke functies deze medewerkers verdeeld waren (met externe formatie
omgerekend vanuit het budget voor externe medewerkers20).
Formatie BIT

20
15
10
5
0

5
5
7

5
4
1

5
1

2015

2018

Bureauhoofd BIT

Senior coördinerend Toetsspecialist

Senior Toetsspecialist

Externe formatie

Geïnterviewde medewerkers van het BIT geven aan dat deze veranderingen geleid tot een
afname van de kwetsbaarheid van het BIT. Er zijn ook meer interne mogelijkheden om te
sparren. De medewerkers ervaren dit positief, in de zin dat hun betrokkenheid bij het werk en
de organisatie is toegenomen, de onderlinge verbindingen zijn versterkt en de kwaliteit van
de toetsen in hun beleving is toegenomen.
19

DGOBR (

) O&F-rapport Tijdelijk Bureau ICT-toetsing (BIT), versie .

20

Het budget voor externe inhuur is in
berekend vanuit maal
declarabele uren per jaar. In de praktijk wordt dit
echter ingevuld door enkele tientallen verschillende personen die kort bij specifieke projecten betrokken zijn.

Kennis en ervaring
Uit interviews komt het beeld naar voren dat de medewerkers van het BIT kwalitatief goed
zijn. Ook analyse van documenten, zoals formele reacties op BIT-toetsen, wijst erop dat de
medewerkers beschikken over brede en diepgaande kennis en ervaring. Dit geldt voor zowel
de vaste medewerkers als de medewerkers die op projectbasis worden ingehuurd.
De kennisontwikkeling vindt vooral plaats door coaching on the job. Medewerkers geven aan
dat ze binnen de toetsteams intensief samenwerken, met nauwe onderlinge afstemming over
de activiteiten die uitgevoerd worden. Hierbij wordt ook tijd gemaakt voor feedback en
intervisie. Buiten de toetsen is er sprake van uitgebreide scholing en opleiding. Ook
organiseert het BIT interne kennisbijeenkomsten om gezamenlijk te werken aan
procesverbeteringen.
Capaciteitsplanning
Doordat pas laat bekend wordt welke projecten er aangemeld worden om te toetsen, kent de
capaciteitsplanning een volatiel karakter. Dit effect wordt versterkt doordat voorafgaand aan
een toetsing moeilijk in te schatten is welke expertise er benodigd is. Dit maakt de tijdige
planning van de capaciteit tot een uitdagende opgave.
Het BIT kent een poule van externe medewerkers die vaak op korte termijn inzetbaar zijn.
Hierdoor zijn capaciteitsbehoeften snel in te vullen. Dit proces verloopt echter nog niet naar
volle tevredenheid van het BIT, omdat het te maken heeft met uitgebreide procedures om de
inhuur te organiseren. Het BIT dient in deze de regels van het ministerie van BZK te volgen.
Deze kosten meer tijd dan gewenst.
Het BIT is kwetsbaar in het geval er in korte tijd veel toetsen op het bureau afkomen. In deze
situaties heeft het bureau niet de capaciteit om deze uit te voeren, ook niet door het inzetten
van externe medewerkers. Tot nu toe is dit niet voorgekomen en is het BIT voldoende in staat
geweest om alle toetsteams te bemensen. Mocht het aantal toetsen in de toekomst echter
verder toenemen, dan is dit een aandachtspunt.
Om hier beter mee om te gaan, heeft het BIT nu wel een aantal vacatures open staan en
bekijkt het hoe de poule van externen kan worden uitgebreid. Indien nodig zou het BIT voor
risico-gestuurde toetsen kunnen kiezen, waarbij projecten met veel procesmatig, inhoudelijk,
financieel of maatschappelijk risico prioriteit krijgen. Het BIT is al een verkenning gestart voor
de mogelijkheden hiervoor.
Ondersteuning
Het BIT maakt gebruik van de huisvesting en ondersteunende diensten van het ministerie van
BZK. Over de huisvesting wordt met tevredenheid gesproken – het BIT heeft sinds dit jaar een
nieuwe fysieke werklocatie.
Echter, de tevredenheid vanuit het BIT over ondersteunende diensten vanuit het ministerie
van BZK, zoals financiën, inkoop en secretariaat, is beperkt. Een van de oorzaken hiervoor is
dat de toetsmanagers zelf hun afspraken moeten plannen voor interviews in het kader van
een toets. Daarnaast dienen ze zich ook bezig te houden met activiteiten op het vlak van
communicatie, waaronder het bijhouden van de website. Medewerkers van het BIT geven aan
dat zij effectiever zouden kunnen functioneren met een uitbreiding van de ondersteuning. Zij
hebben dan meer tijd beschikbaar voor het uitvoeren van toetsen.

Werkbeleving
Een recent intern onderzoek liet zien de medewerkers van het BIT gepassioneerd, trots en
tevreden zijn over hun missie en resultaten. Ook de bureauleiding wordt geprezen door de
medewerkers. De resultaten uit dit intern onderzoek zijn in lijn met het beeld uit de evaluatie.
Dit beeld is dat medewerkers met veel bevlogenheid en intrinsieke motivatie bij het BIT
werken.
Een aandachtspunt is de doorgroeimogelijkheid voor medewerkers binnen het BIT. Deze
mogelijkheid is in termen van functies beperkt. Dit is inherent aan een kleine, platte
organisatie. Tegelijk zijn ook de doorgroeimogelijkheden daar waar het gaat om de
arbeidsvoorwaarden in de huidige situatie beperkt.
Het BIT is voor de duur van vijf jaar ingesteld. De huidige onzekerheid over de toekomst van
het bureau gaat de komende periode een steeds groter risico vormen voor de continuïteit in
het personeelsbestand. Dit risico houdt concreet in, dat medewerkers een besluit om het BIT
al dan niet te continueren niet afwachten en eerder overstappen naar een andere werkkring.
De huidige situatie op de arbeidsmarkt versterkt dit risico. Om dit risico te mitigeren zou het
helpen om tijdig een besluit te nemen over de toekomst van het BIT.

.

Bureauleiding
In de huidige situatie is de bureauleiding het gezicht van het BIT. Ze is verantwoordelijk voor
de kwaliteit, juistheid en volledigheid van de uitgevoerde toetsen. Op basis van de evaluatie is
het beeld dat ze deze verantwoordelijkheid met verve invult, zowel intern als extern. Intern
hebben medewerkers veelvuldig contact met de bureauleiding. Bij toetsen stemmen ze
intensief onderlinge af, zowel inhoudelijk als procesmatig. De communicatielijnen zijn kort.
Ook externe geïnterviewden spreken met tevredenheid over de invulling van de rol van de
bureaumanager. De ervaringen in de onderlinge contacten worden als prettig ervaren en de
onderlinge relaties zijn goed. Dit staat niet in de weg dat het BIT in het algemeen en de
bureaumanager in het bijzonder er niet voor terugdeinzen om in de toetsing kritisch zijn en
ferme conclusies trekken. Het beeld is dat de bureaumanager met lef opereert. Alhoewel dit
niet altijd gemakkelijk is, wordt dit wel gewaardeerd.
Het feit dat er nu sprake is van een éénhoofdige leiding maakt het BIT wel kwetsbaar. Dit geldt
in zowel formele als informele zin:
- Het BIT heeft geen formele plaatsvervanger aangewezen voor de bureaumanager. Wel
zijn er toetsmanagers die deze rol in geval van nood (tijdelijk) kunnen invullen. Een
formele plaatsvervanger zou de kwetsbaarheid van het BIT beperken en biedt tegelijk ook
een doorgroeiperspectief voor één van de medewerkers
- Informeel is het beeld dat de wijze waarop de huidige bureaumanager invulling geeft aan
haar rol, sterk bepalend is voor het succes en ook daarmee ook het gezag van het BIT. Dit
succes is nauw verbonden met haar persoonlijk functioneren. Zonder dat hier nu veel aan
gedaan kan worden (en hoeft te worden), is het wel van belang om dit te beseffen.

.

Toezichtsraad
Zoals beschreven in artikel van het instellingsbesluit21 houdt de Toezichtsraad toezicht op
de kwaliteit, de onafhankelijkheid en de effectiviteit van het BIT. Hierbij richt de raad zich op
de aanpak van de toetsing en de rapportering. De raad vervult geen rol in de individuele
toetsen die het BIT uitvoert.
De raad bestaat uit drie leden, die worden voorgedragen door respectievelijk de Auditdienst
Rijk, de Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen en CIO-platform Nederland.
De Toezichtsraad rapporteert over het functioneren van het BIT halfjaarlijks aan de
staatssecretaris van BZK en is opdrachtgever voor de tweejaarlijkse evaluaties.
Met de recente aanpassing in de positionering van het BIT is de rol van Hoofd BIT
overgedragen aan de bureaumanager van het BIT. Hiermee is deze het eerste aanspreekpunt
voor de Toezichtsraad geworden.22 Voor de Toezichtsraad betekent dit dat deze nu dichter bij
de uitvoerende activiteiten van het bureau is komen te staan.
Uit de documentatie blijkt dat de staatssecretaris de meningen van de Toezichtsraad in
overgrote meerderheid deelt, bijvoorbeeld als het gaat over de wijze van advisering. 23 Ook het
BIT geeft aan dat de Toezichtsraad naar tevredenheid functioneert. De leden van de raad
worden inhoudelijk zeer gewaardeerd en gerespecteerd. De constructief kritische
bevindingen van de raad dragen bij aan het verbeteren van de toetsen en bijbehorende
adviezen. Als onderdeel van de toezichthoudende rol opereert de Toezichtsraad ook als
gewaardeerd klankbord voor de bureaumanager.
Een aandachtspunt bij de huidige samenstelling van de Toezichtsraad is dat de leden allen
een vakinhoudelijke achtergrond hebben. Geen van hen heeft werkervaring in de Haagse
departementale wereld, waardoor ze slechts op hoofdlijnen bekend zijn met de wijze waarop
het spel in deze wereld gespeeld wordt. Dit kan vanuit het perspectief van onafhankelijkheid
een voordeel zijn. Tegelijk kan het ook een nadeel zijn, omdat er beperkt inzicht bestaat in de
context waarin de toetsrapportages van het BIT landen. Dit kan het oordeel over de kwaliteit
en effectiviteit van de adviezen in de weg staan.

21

Minister voor Wonen en Rijksdienst (

) Instellingsbesluit tijdelijk Bureau ICT-toetsing, nr.

. Link, p

22

Ministerie van BZ (

) Kamerbrief over wijziging ICT toetsing BIT, nr.

23

Ministerie van BZK (

) Kamerbrief Rapportage van de Toezichtsraad BIT over het eerste halfjaar van

. Link, p.
. Link

In dit hoofdstuk beschrijven we in hoeverre het BIT onafhankelijk van nevenbelangen of
bestuurlijke druk kan werken. Dat laatste is afhankelijk van de positionering van het BIT.
Zoals eerder beschreven is het BIT nu opgehangen binnen het ministerie van BZK. We
bespreken kort mogelijke alternatieven voor de positionering.

. Onafhankelijkheid
Medewerkers van het BIT dienen hun werk onafhankelijk van persoonlijke belangen uit te
voeren. Het BIT moet erop toezien dat de (externe) medewerkers volkomen onafhankelijk
opereren en voor of na een toets niet in een andere hoedanigheid bij het betreffende project
betrokken zijn. Gezien het feit dat de wereld van de ICT-projecten binnen de Rijksoverheid
relatief klein is, is dit een belangrijk uitgangspunt.
Uit deze evaluatie komt naar voren, dat het BIT hier doorgaans goed in slaagt. De
Gedragscode BIT24 beschrijft dat medewerkers geen persoonlijke betrokkenheid mogen
hebben bij toetsen die zij uitvoeren. De medewerkers geven aan bekend te zijn met deze
bepaling en deze ook na te leven. Bij twijfel beslist de bureaumanager hierover.
De constatering is wel dat de aangehaalde gedragscode nogal open is geformuleerd. Zo is niet
nader gedefinieerd wat een direct of persoonlijk belang exact inhoudt en in welke gevallen
hier sprake van is. Ook heeft het BIT geen formeel afwegingskader voor het samenstellen van
een toetsteam.25 Tot slot is in de modelovereenkomsten voor de inhuur van externe
medewerkers geen bepaling opgenomen over de termijn dat zij na het uitvoeren van een BITtoets niet betrokken kunnen zijn bij het betreffende project. Dit thema heeft ook nog niet op
de agenda van de Toezichtsraad gestaan.
Ondanks deze punten zijn er geen signalen dat er op welke wijze dan ook sprake is van
beïnvloeding van een toets. Dit geldt ook voor de omgang met de ministeries waarvoor het
BIT de toetsen uitvoert. Het BIT hanteert wel hoor en wederhoor, maar dit gaat niet ten koste
van zijn onafhankelijkheid.

24

Bureau ICT-toetsing (

) Intern Handboek Bureau ICT-toetsing, p.

25

Het Hoofd BIT kan ermee instemmen dat externe medewerkers meewerken aan een toets bij een organisatie waar ze
vroeger bij betrokken zijn geweest. De criteria die daarbij gelden (bijvoorbeeld dat het lang genoeg geleden is) staan niet
op papier beschreven (en dus is bijvoorbeeld ook niet duidelijk hoe lang ‘lang genoeg geleden’ precies is.

.
. .

Positionering
Huidige positionering
Positionering binnen ministerie van BZK
Het BIT is opgehangen binnen het ministerie van BZK. Hoewel het een zelfstandige
organisatie is - in de zin dat het een eigen instellingsbesluit en Toezichtsraad heeft – zijn de
bureaumanager en medewerkers in loondienst bij het departement. In dit licht is in het
instellingsbesluit vermeld dat de betrokken minister geen inhoudelijke aanwijzingen mag
geven en monitort de Toezichtsraad de onafhankelijkheid.
In theorie kan deze positionering de onafhankelijkheid van het BIT beperken. Er zou een
situatie kunnen ontstaan waarbij het ministerie van BZK ambtelijke of bestuurlijk invloed zou
willen uitoefenen op het BIT en dat het BIT hier gezien de positionering ontvankelijk voor is.
In de praktijk opereert BIT echter sterk onafhankelijk. De evaluatie toont aan dat er geen
sprake is van ongewenste beïnvloeding van de uitkomsten van een toetsing. Uit de
gesprekken die in het kader van dit onderzoek gevoerd zijn, zijn geen incidenten naar voren
gekomen waarin van ongewenste beïnvloeding sprake is geweest.
Hoewel het BIT in de praktijk onafhankelijk van BZK opereert, kwamen uit de interviews wel
enkele aandachtspunten naar voren die aandacht verdienen:
- In de situatie dat het BIT een toets uitvoert op een project van het ministerie van BZK,
hebben het BIT en het project dezelfde communicatie- en woordvoeringslijn. Dat kan
leiden tot belangenconflicten bij de verantwoordelijke afdeling. Het project en het BIT
kunnen dan niet op elkaar reageren.
- Medewerkers zijn niet bekend met de formele procedures voor situaties waarin zij ervaren
dat hun onafhankelijkheid in het geding komt. Het gaat hier bijvoorbeeld om de
vindbaarheid van vertrouwenspersonen of klokkenluidersregelingen. Ook interne
documentatie als het Handboek BIT maken hier geen melding van.
Tot slot geldt dat onafhankelijkheid van het BIT een kwestie van personen blijft. Naast alle
formele procedures vraagt deze onafhankelijkheid de goede intenties van de betrokken SG,
DG en CIO-Rijk en tegelijk ook een sterke bureaumanager om het BIT onafhankelijk te laten
functioneren. Op het moment wordt aan die voorwaarden voldaan, maar dit kan in de loop
van de tijd wijzigen.
Positionering binnen directie CIO-Rijk
Binnen het ministerie van BZK was het BIT in oorsprong opgehangen binnen de directie CIORijk van het DG Overheidsbeleid. Daarbij vervulde de CIO-Rijk de rol van Hoofd BIT. In juli
is deze ophanging aangepast.26 Het BIT valt sinds dit moment onder directie Inkoop-, Facilitair
en Huisvestingsbeleid Rijk en de bureaumanager acteert nu zelf als Hoofd BIT (zie
onderstaande figuur). Vooralsnog gaat het om een tijdelijke aanpassing.

26

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (

) Kamerbrief over wijziging Bureau ICT-toetsing (BIT). Link

Oorspronkelijke ophanging

Tijdelijke ophanging

Directeur-Generaal
Overheidsorganisatie

Directeur-Generaal
Overheidsorganisatie

CIO-Rijk
(tevens hoofd BIT)

Directeur
IFHR

Toezichtsraad

Toezichtsraad
Bureaumanagemer

Hoofd BIT
(tevens bureaumanager)

Toetsmanagers & Toetsspecialisten

Toetsmanagers & Toetsspecialisten

De wijziging heeft zowel voor- als nadelen. Een nadeel is dat het BIT nu geen gebruik meer kan
maken van de inhoudelijke kennis en ervaring van de functionaris CIO-Rijk en de directie CIORijk.
Een voordeel is dat het BIT nu volledig los staat van de CIO-Rijk. De CIO-Rijk kan hierdoor
onafhankelijker opereren. In de oude situatie kon sprake zijn van een verstrengeling van
belangen, vooral gezien de bredere verantwoordelijkheid van de CIO-Rijk:
- De CIO-Rijk is verantwoordelijk voor het RijksDataCenter. Als getoetste projecten ervoor
kiezen om geen gebruik te maken van dit centrum, kan deze keuze onderwerp van een
BIT-toets zijn. Het BIT moet daar dan een onafhankelijk oordeel over kunnen geven.
- De CIO-Rijk dient het CIO-stelsel zodanig uit te bouwen, dat het BIT uiteindelijk overbodig
wordt en kan worden opgeheven, en heeft een stem in de afweging wanneer het zo ver is.
Tegelijk draagt de CIO-Rijk dan de verantwoordelijkheid voor het BIT.
- Als de rol van de CIO-Rijk groeit, is het denkbaar dat de directie CIO-Rijk in de toekomst
medeverantwoordelijk wordt gehouden van een project dat door het BIT onderworpen is
aan een toets. Hierdoor kan er een belang ontstaan om projecten minder kritisch te
beoordelen.27
In de nieuwe situatie kan ook het BIT onafhankelijker van het CIO-stelsel opereren. Ondanks
dat er geen zaken gespeeld hebben waarin deze onafhankelijkheid in het geding was, is de
bewegingsvrijheid van het BIT wel toegenomen.

. .

Alternatieve positioneringsmogelijkheden
Als onderdeel van dit onderzoek schetsen we op verzoek van de Toezichtsraad een aantal
alternatieven voor de huidige positionering van het BIT.28 Voor deze positionering speelt een
afweging op drie niveaus:
- Al dan niet binnen de Rijksoverheid
- Al dan niet binnen ministerie van BZK
- Al dan niet onder de CIO-Rijk.

27

Bijvoorbeeld: als in de toekomst het BIT oordeelt dat een project beter stopgezet kan worden, kan het denkbaar zijn dat
één van de oorzaken van de ‘mislukking’ is dat het project onvoldoende steun vanuit het CIO-stelsel heeft gekregen.

28

Detailanalyse van alle opties en toetsing ervan de bij desbetreffende organisaties is buiten scope van het onderzoek.

Al dan niet binnen de Rijksoverheid
Tot de landelijke overheid behoren de ministeries, rijksdiensten (agentschappen en
zelfstandige bestuursorganen) en adviescolleges. Deze organisaties leggen allemaal in enige
vorm uiteindelijk verantwoording af aan een minister. Alleen Hoge Colleges van Staat leggen
geen verantwoording af aan een minister. Deze rapporteren rechtstreeks aan de Tweede
Kamer. Als het BIT geen onderdeel meer zou uitmaken van de Rijksoverheid, zou het
omgevormd moeten worden tot een Hoog College van Staat.
In de situatie dat het BIT buiten de Rijksoverheid wordt gepositioneerd, is er geen
tussenpersoon meer tussen het BIT en de Tweede Kamer. Dat is een voordeel, omdat er dan
geen (schijn van) belangenconflict kan bestaan. Een nadeel hiervan is dat de afstand tussen
het BIT en de ministeries toeneemt en dat de drempel om projecten ter toetsing voor te
leggen groter kan worden. Dit kan voorkomen worden door de verplichting om projecten aan
het BIT voor te leggen strikter te hanteren. Een aanvullend nadeel is dat de positie van Hoge
Colleges van Staat dusdanig geborgd is, dat alleen een majeure wetswijziging het BIT een
eigen Hoog College van Staat kan maken of het BIT bij een ander Hoog College van Staat kan
onderbrengen. De meest voor de hand liggende optie lijkt dan de Algemene Rekenkamer,
omdat die een redelijk vergelijkbare controlerende taak uitvoert.
Al dan niet binnen het ministerie van BZK
In het geval het BIT binnen de Rijksoverheid gepositioneerd blijft, is de vraag welk ministerie
hiervoor het meest geschikt is. De commissie Elias adviseerde het BIT onder te brengen bij het
ministerie van Algemene Zaken. Dat ministerie is tot nu toe geen onderwerp van BIT-toetsing
geweest, maar zou dat in de toekomst wel kunnen zijn.29 Bovendien heeft het kabinet in
positionering onder de minister-president nadrukkelijk afgewezen omdat dit “zijn taak om de
eenheid van het regeringsbeleid te bevorderen juist [zou] ondermijnen”.30 Dit departement is
dus geen alternatief.
Naast het ministerie van BZK zou het ministerie van Financiën het enig mogelijke alternatief
kunnen zijn. Dit departement richt zich (eveneens) in brede zin op de bedrijfsvoering binnen
de Rijksoverheid. Andere ministeries liggen gezien de rol van het BIT minder voor de hand.
Ook voor het ministerie van Financiën geldt dat dit projecten uitvoert die onderdeel van
toetsing door het BIT. Ongeveer % van de toetsen van het BIT betrof projecten binnen dit
departement. 31 In deze zin is er geen direct verschil met het ministerie van BZK. Wel zou de
afstand van de CIO-Rijk verder toenemen. Dit kan gezien worden als zowel een voordeel als
een nadeel. Enerzijds kan het BIT hierdoor mogelijk nog onafhankelijker opereren, anderzijds
kan het bureau te ver buiten het CIO-stelsel kunnen komen te staan, wat de interactie kan
belemmeren. Alles overwegende heeft een positionering binnen het ministerie van Financiën
weinig voordelen. Deze voordelen wegen niet op tegen de inspanningen die nodig zijn om de
herpositionering te realiseren.
Een alternatief kan nog zijn het BIT onder te brengen binnen een zelfstandig bestuursorgaan
of agentschap. Hierdoor neemt de afstand tot en daarmee de onafhankelijkheid van het
kerndepartement waarbinnen het gepositioneerd is enigszins toe. Vanwege de beperkte
omvang van het BIT zou het dan voor de hand liggen om het BIT bij een bestaande organisatie
29

Het ministerie van Algemene Zaken is relatief klein. Daardoor is de kans op ICT-projecten van meer dan € miljoen in dat
beleidsveld ook klein, maar niet onmogelijk.

30

Minister voor W&R (

31

En het BIT verwacht dat dit percentage gaat toenemen als meer projecten van de Belastingdienst gaat toetsen.

) Reactie op Parlementair onderzoek ICT-projecten bij de overheid,

nr.

. Link, p. .

onder te brengen. De meest voor de hand liggende optie zou de Auditdienst Rijk (ADR) zijn,
omdat die ook derdelijns toetsing op de overheid uitvoert. De zelfstandige positie van het BIT
wordt hierdoor mogelijk versterkt, maar ook in deze optie neemt de afstand tot het CIOstelsel verder toe.
Al dan niet binnen de directie CIO-Rijk
Bij positionering binnen het ministerie van BZK speelt de vraag waar in de structuur het BIT
het best opgehangen kan worden. Zoals beschreven in paragraaf 5.2.1 heeft positionering
onder de CIO-Rijk voor- en nadelen. De nadelen lijken hierbij zwaarder te wegen dan de
voordelen. Een alternatief voor de huidige positionering onder de directie IFHR kan zijn het
BIT direct onder de Secretaris-Generaal (SG) te positioneren. Dit biedt het BIT binnen het
ministerie van BZK een nog zelfstandigere positie. In het kader van deze evaluatie zijn de
voor- en nadelen van dit alternatief niet diepgaand onderzocht.
Samenvattend overzicht
De onderstaande figuur geeft een schematisch overzicht van de mogelijkheden voor de
positionering van het BIT.

Uitgaande van de bestaande situatie ziet AEF geen aanleiding voor aanpassing van de huidige
positionering (situatie ii, binnen ministerie van BZK maar niet bij de CIO-Rijk). De alternatieve
positioneringsmogelijkheden hebben evenals als de bestaande positionering zowel voor- als
nadelen. Er is geen alternatief dat evident beter is dan de bestaande positionering.
Een positie buiten de Rijksoverheid vergt een majeure wetswijziging, die niet op korte termijn
te realiseren is. Mocht de instelling van het BIT niet verlengd worden, is het niet mogelijk om
dit alternatief te realiseren. Binnen de Rijksoverheid zou het enige alternatief het ministerie
van Financiën zijn.
Omdat het BIT ook toetsen uitvoert op projecten binnen dit departement, heft deze
positionering de nadelen van de huidige ophanging binnen het ministerie van BZK niet op.

Tegelijk neemt de afstand tot het CIO-stelsel verder toe, wat een gevaar kan betekenen voor
de relatie met dit stelsel.
Binnen het ministerie van BZK is het belangrijk dat het BIT onafhankelijk van de CIO-Rijk kan
opereren. Dit helpt zowel de CIO-Rijk als het BIT, omdat hiermee de kans op eventuele
belangenverstrengeling voorkomen wordt.
Binnen het ministerie van BZK is een mogelijk alternatief om het BIT direct onder de
Secretaris-Generaal te positioneren. Nader onderzoek dient aan te tonen of dit alternatief
voordelen heeft ten opzichte van de huidige positionering onder de DG Overheidsorganisatie.

. Conclusies
Kwaliteit en effectiviteit BIT
Het BIT heeft zich in de afgelopen twee jaar positief ontwikkeld. Het bureau acteert op
professioneel niveau en de toetsen die het oplevert zijn van hoge kwaliteit. De commissie
Elias beoogde met het BIT bij te dragen aan meer controle op ICT-projecten binnen de
Rijksoverheid. Uit de voorliggende evaluatie komt naar voren dat het BIT deze bijdrage ook
levert. Ten eerste draagt het BIT bij aan de getoetste projecten door zijn aanbevelingen. Ten
tweede levert het BIT een bijdrage aan het sturend vermogen van de departementale CIO’s en
de CIO-Rijk op ICT-projecten. Ten derde voorziet het BIT de Tweede Kamer van waardevolle
informatie die behulpzaam is in het uitvoeren van de controlerende taak.
De goede prestaties van het BIT vloeien voort uit de kwaliteit van de rapportages, de expertise
van de medewerkers, de organisatorische invulling van het bureau en de Toezichtsraad.
Daarnaast is van belang dat het BIT met lef acteert en niet bang is kritisch te zijn. Dit heeft
ertoe geleid dat het BIT gezag heeft opgebouwd en door de ministeries die projecten ter
toetsing voorleggen zeer serieus genomen wordt. Achterliggend speelt ook het feit dat de
rapportages openbaar zijn en naar de Tweede Kamer gestuurd worden hierin een rol. De
Tweede Kamer gebruikt de toetsen om invulling te geven aan zijn controlerende rol. De
evaluatie toont aan dat de rapportages van het BIT voor dit doel goed bruikbaar zijn.
Bij de prestaties van het BIT dient te worden aangetekend, dat het bureau weliswaar bijdraagt
aan het verbeteren van de kwaliteit van ICT-projecten binnen de overheid, maar dat deze
kwaliteit van meer factoren afhankelijk is dan alleen het BIT. Aan het effectieve functioneren
van het BIT mag om die reden niet de conclusie verbonden worden dat de uitvoering van ICTprojecten op alle fronten op orde is. De bijdrage van het BIT aan de kwaliteit van de uitvoering
van deze projecten is relatief bescheiden.
De belangrijkste sterkten van het BIT die uit de evaluatie naar voren komen, zijn:
- Het BIT is diepgaand en scherp in zijn analyse en stelt aandachtspunten in projecten
kritisch aan de kaak.
- De rapporten van het BIT zijn door de piramidale schrijfstijl en beperkte omvang
toegankelijk en gemakkelijk leesbaar.
- De medewerkers van het BIT beschikken over diepgaande kennis en ervaring, waardoor
de analyses verder gaan dan die binnen andere toetsen.
- Binnen het BIT wordt ruim aandacht besteed aan kennisontwikkeling en -deling,
waardoor het bureau state of the art is en blijft.

Naast deze sterkten geeft de evaluatie eveneens inzicht in een aantal aandachtspunten om
het functioneren van het BIT verder te verbeteren:
- De doorlooptijd van toetsen is soms (te) lang en de communicatie hierover naar
betrokkenen bij deze projecten is wisselend, waardoor deze niet altijd weten waar ze aan
toe zijn.
- De richtlijnen die er zijn om de onafhankelijkheid van medewerkers te borgen, zijn weinig
gedetailleerd en daardoor voor meerdere uitleg vatbaar. Een nadere concretisering helpt
om deze onafhankelijkheid (nog) beter te borgen.
- Alhoewel de aandacht voor het uitdragen van geleerde lessen enigszins is toegenomen, is
op dit punt nog aanvullende winst te behalen. Dit vergt extra inzet van (inhoudelijke)
medewerkers, die binnen de huidige formatie niet zomaar voorhanden is.
- Het BIT heeft geen specifieke medewerkers die zich richten op ondersteunende taken,
waardoor deze taken moeten worden uitgevoerd door inhoudelijk deskundigen. Dit komt
de efficiëntie van het bureau niet ten goede.
- De Toezichtsraad van het BIT kent geen lid met langdurige werkervaring in de Haagse
departementale wereld. Het kan het BIT helpen het profiel van de Toezichtsraad te
verbreden door hier een persoon in op te nemen die deze ervaring wel heeft.
Een belangrijke bedreiging voor het BIT is de tijdelijkheid van de organisatie. Deze maakt de
toekomst voor de (hooggekwalificeerde) medewerkers onzeker, waardoor het risico bestaat
dat deze voortijdig op zoek gaan naar een nieuwe werkkring.
De evaluatie laat aanvullend zien, dat het BIT niet alle projecten onder ogen krijgt waarvoor
een toets verplicht is gesteld. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt niet primair bij het BIT,
maar bij de ministeries die de projecten uitvoeren. Deze dienen een project bij het BIT aan te
melden. Dit gebeurt niet in alle gevallen, wat de vraag oproept hoe serieus het BIT door hen
genomen wordt. De waarde van het BIT neemt verder toe in de situatie dat meer ICTprojecten ter toetsing aan het BIT worden voorgelegd. Voorwaarde hierbij is wel dat de
formatie van het BIT toereikend is om alle toetsen ook uitgevoerd kunnen worden.
Positionering BIT
De positionering van het BIT is in theorie niet ideaal. Het BIT is onderdeel van het ministerie
van BZK. Van alle toetsen die het BIT heeft uitgevoerd, was % gericht op projecten binnen
dit departement. Dit zou kunnen leiden tot vormen van belangenverstrengeling.
In de afgelopen twee jaar leverden deze omstandigheden in de praktijk echter geen
problemen op. De bureaumanager houdt scherp zicht op het onafhankelijk opereren van het
BIT, daarbij ondersteund door de Toezichtsraad. De onafhankelijkheid van de toetsing staat
bij beide hoog in het vaandel en is in de praktijk goed geborgd. De onafhankelijkheid is de
afgelopen twee jaar niet in het geding geweest. Een aandachtspunt is de bekendheid van
medewerkers met formele procedures die beschrijven hoe moet worden omgegaan met
situaties waarin de onafhankelijkheid in het geding is.
Voor de toekomst ligt een terugkeer naar een positionering onder de CIO-Rijk niet voor de
hand. Deze positionering levert in vergelijking met de huidige ophanging van het BIT meer
risico’s op een verstrengeling van belangen. De huidige positionering geeft zowel de CIO-Rijk
als het BIT meer handelingsvrijheid. Een positionering van het BIT binnen een ander
ministerie dan wel buiten de Rijksoverheid ligt niet voor de hand. Dergelijke positioneringen
hebben geen meerwaarde boven de huidige. Wel zou nader onderzocht kunnen worden of
een positionering direct onder de Secretaris-Generaal van het ministerie van BZK voordelen
heeft.

Opvolging aanbevelingen voorgaande evaluatie
In de vorige evaluatie, die in
is uitgevoerd door Noordbeek, werden drie kanttekeningen
bij het BIT gemaakt. Het BIT is daar in de afgelopen twee jaar als volgt mee omgegaan:
- Het BIT is kwetsbaar door het kleine aantal toetsmanagers in vaste dienst.
In het afgelopen jaar zijn vijf formatieplaatsen voor gedetacheerde medewerkers omgezet
in formatieplaatsen voor vaste medewerkers. Hiermee is de vaste formatie van het BIT
verdubbeld. Het BIT blijft echter kwetsbaar. Dat is per definitie een kenmerk van kleine
organisaties.
- Het tijdelijk karakter draagt niet bij aan de continuïteit van de waakhondfunctie.
Ook uit de voorliggende evaluatie komt naar voren dat het tijdelijk karakter van BIT
kwetsbaarheden met zich meebrengt. Het tijdelijk karakter is wettelijk vastgelegd en
heeft het BIT zelf niet in de hand. Op termijn dient er een besluit genomen te worden over
eventuele verlening. We doen daar hieronder aanbevelingen over.
- BIT vult de opvoedende functie nog op een te beperkte wijze in.
Het veld is nog steeds kritisch over de opvoedende functie. In de voorgaande evaluatie
werd geadviseerd om lessons learned op te nemen in jaarrapportages en actiever te
communiceren. Die aanbeveling is opgevolgd. Het is echter onzeker of deze en andere
maatregelen volledig tegemoet kunnen komen aan de wens om een sterkere opvoedende
werking vanuit het BIT. Het bureau beschikt nu niet over de capaciteit om hier invulling
aan te geven.
AEF concludeert dat het BIT met de kanttekeningen uit de vorige evaluatie aan de slag is
gaan, voor zover deze binnen het bereik van het bureau lagen.

.

Aanbevelingen
Op basis van de conclusies van de evaluatie doen we onderstaand een aantal aanbevelingen.
Deze aanbevelingen moeten gezien worden in de context dat BIT naar behoren functioneert.
Ze zijn erop gericht om bij te dragen aan verdere verbeteringen.
.

Haal het besluit over een eventuele verlenging van het BIT naar voren. Dit is van belang
om de continuïteit van het bureau te garanderen en te voorkomen dat de
hooggekwalificeerde medewerkers door onzekerheid over de toekomst voortijdig
vertrekken.

.

Continueer de recente initiatieven om de aanmelding van projecten te verbeteren.
Monitor het effect daarvan en besluit eind
of aanvullende initiatieven nodig zijn.
Overleg in dit kader met de CIO’s over de omgang met openstaande definitiekwesties.

.

Ga gebruik maken van het recht om projecten op eigen initiatief te toetsen, vooral in
situaties waarin ministeries op al te flagrante wijze onder BIT-toetsing uit willen komen.
Het gebruik van dit recht draagt bij aan de verdere versterking van het gezag van het BIT.

.

Verbeter de communicatie over de voortgang en planning van de toetsen, zodat hier
meer duidelijkheid ontstaat. Probeer daar waar mogelijk ook de doorlooptijd van de
toetsen te verkorten, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de toetsen.

.

Vergroot (in overleg met het ministerie van BZK) de ondersteunende capaciteit binnen
het BIT, vooral daar waar het gaat om bedrijfsvoeringsondersteuning. Zet de vrijvallende
capaciteit van huidige medewerkers in voor het uitvoeren van toetsen.

.

Maak een analyse van de kosten en baten van een grotere rol van het BIT in het
uitdragen van de geleerde lessen en bepaal hiervan welke aanvullende inspanningen

eventueel gewenst zijn. Vertaal deze inspanningen naar de omvang van de formatie van
het bureau.
.

Scherp de richtlijnen om de onafhankelijkheid van medewerkers te borgen aan, door
deze in meer detail uit te werken. Breng ook de formele procedures die gelden voor
situaties waarin de onafhankelijkheid van medewerkers in het geding dreigt te komen,
nog eens onder de aandacht van medewerkers. Agendeer dit thema in de Toezichtsraad.

.

Verbreed op termijn het profiel van de Toezichtsraad door hier ook een persoon in op te
nemen met ervaring binnen de Rijksoverheid. Doe dit op een natuurlijke wijze door
gebruik te maken van het moment dat de termijn van een van de huidige leden van de
Toezichtsraad afloopt.

.

Agendeer de mogelijkheid om het BIT een recht van naschrift te geven op beleidsreacties
bij BIT-toetsen. Het BIT kan dat recht gebruiken om aan te geven of departementen de
goede maatregelen voorstellen om aanbevelingen van het BIT (daadwerkelijk) op te
volgen.
. Bied in rapportages altijd aan om de bevindingen die zijn geconstateerd, nader toe te
lichten in een technische briefing aan de Tweede Kamer.

Voor aanbeveling , rond het besluit over eventuele verlenging van het BIT is de notie van
belang, dat het bureau ten opzichte van andere controles belangrijke meerwaarde heeft. De
toetsen van het BIT brengen zaken aan het licht die in eerdere toetsen niet naar voren zijn.
Deze toetsen zijn nog niet op een zodanig niveau dat zij de rol van de BIT-toetsen zouden
kunnen overnemen.

Op basis van de onderzoeksvragen zijn vier onderzoeksthema’s onderscheiden:
- Kwaliteit
- Effectiviteit
- Organisatie
- Onafhankelijkheid en positionering.
Het evaluatiekader geeft weer welke aspecten, indicatoren en normen gehanteerd zijn voor
de evaluatie op elk van de vier onderzoeksthema’s.
Kwaliteit
Voor het beoordelen van de kwaliteit van het werk van het BIT zijn drie aspecten beoordeeld:
- Kwaliteit van toetstrajecten
- Kwaliteit van toetsrapportages
- Opvolging van eerdere adviezen ten aanzien van kwaliteit.
Indicator

Norm

Kwaliteit toetstraject
Aanpak: In toetsen worden de juiste onderwerpen Expert opinion op basis van interviews met CIO’s
aan de orde gesteld
en projecten en documentenstudie reacties
Instrumentarium: De proceskaders voor trajecten Expert opinion op basis van proceskaders (PRINCE
zijn afdoende om toetsen goed uit te voeren
II, ITL
Doorlooptijd: De doorlooptijd is zo kort als
mogelijk

% toetsen met doorlooptijd maanden of meer

Belasting: BIT-toetsen worden ervaren als
proportioneel t.o.v. de benodigde inzet

Expert opinion op basis van interviews met
getoetste trajecten

Kwaliteit toetsrapportages
Inhoud: De adviezen worden door betrokken
partijen als hoogwaardig gezien

Expert opinion op basis van interviews met
getoetste trajecten, CIO’s en BIT

Vorm: Rapportages zijn bondig, informatief en
prettig leesbaar

Constante trend in gemiddelde lengte van BITrapportages over tijd

Opvolging eerdere adviezen
Er zijn aantoonbaar maatregelen genomen n.a.v.
eerder onderzoek naar het BIT

Expert opinion op basis van documentatie

Effectiviteit
Voor het beoordelen van de effectiviteit van het BIT zijn drie aspecten beoordeeld:
- Bijdrage aan beheersing ICT-projecten
- Bijdrage aan het bredere stelsel
- Opvolging van eerdere adviezen ten aanzien van effectiviteit.

Indicator

Norm

Bijdrage aan beheersing van ICT-projecten
Benutting: Het BIT wordt benut en toetst alle
projecten die daarvoor in aanmerking komen

Stijgende trend in het aantal uitgevoerde BITtoetsen

Impact: BIT-toetsen worden als inhoudelijk
waardevol gezien voor ICT projecten

Expert opinion op basis van interviews getoetste
trajecten en CIO’s en documentenstudie reacties

Opvolging: Departementen volgen de
aanbevelingen van BIT-toetsen op

Stijgende trend in het aandeel projecten dat
aangeeft de aanbevelingen over te nemen

Lerend effect: De geleerde lessen van eerdere
toetsen worden actief uitgedragen

Expert opinion op basis van interviews met CIO’s
en medewerkers van het BIT

Kwaliteit toetsrapportages
Meerwaarde CIO’s: Departementale CIO’s ervaren Expert opinion op basis van interviews met CIO’s,
meerwaarde van het BIT
CIO-Rijk en medewerkers van het BIT
Meerwaarde CIO-Rijk: CIO-Rijk ervaart
meerwaarde van het BIT

Expert opinion op basis van CIO’s, CIO-Rijk en
medewerkers van het BIT

Meerwaarde Tweede Kamer: Kamerleden Kamer
ervaren meerwaarde van het BIT

Expert opinion op basis van Kamerleden

Samenwerking: Er is geen overlap met de
taken/activiteiten van andere organisaties

Expert opinion op basis van
documentenonderzoek

Opvolging eerdere adviezen
Er zijn aantoonbaar maatregelen genomen n.a.v.
eerder onderzoek naar het BIT

Expert opinion op basis van documentatie

Organisatie
Voor het beoordelen van de kwaliteit van het werk van het BIT zijn vier aspecten beoordeeld:
- Functioneren van de medewerkers
- Functioneren van de bureauleiding
- Functioneren van de Toezichtsraad
- Opvolging van eerdere adviezen ten aanzien van organisatie
Indicator

Norm

Functioneren van de medewerkers
Capaciteit: Het BIT heeft voldoende capaciteit om Alle projecten die een toets hebben aangevraagd
alle benodigde toetsen uit te kunnen voeren
kunnen worden getoetst
Kennis en kunde: De proceskaders voor trajecten
zijn afdoende om toetsen goed uit te voeren

Expert opinion op basis van interviews getoetste
trajecten en CIO’s en documentenstudie reacties

Ondersteuning: Er is voldoende capaciteit voor
ondersteuning gericht op bedrijfsvoering

Stijging van beschikbaar aantal fte voor
ondersteunende werkzaamheden

Werkbeleving: BIT-toetsen worden ervaren als
proportioneel t.o.v. de benodigde inzet

Expert opinion op basis van interviews en
documentenanalyse van cultuuronderzoek

Functioneren van de bureauleiding
De bureauleiding voert haar taken, rollen en
verantwoordelijkheden naar behoren uit

Expert opinion op basis van interviews en
documentenanalyse van TR-rapporten

Functioneren van de Toezichtraad
De Toezichtraad voert haar taken, rollen en
verantwoordelijkheden naar behoren uit

Expert opinion op basis van interviews en
documentenanalyse van reacties op TR-rapporten

Opvolging eerdere adviezen
Er zijn aantoonbaar maatregelen genomen n.a.v.
eerder onderzoek naar het BIT

Expert opinion op basis van documentatie

Onafhankelijkheid en positionering
Voor het beoordelen van de kwaliteit van het werk van het BIT zijn drie aspecten beoordeeld:
- Onafhankelijkheid van de medewerkers
- Onafhankelijkheid van de organisatie
- Opvolging van eerdere adviezen ten aanzien van de onafhankelijkheid.
Indicator

Norm

Onafhankelijkheid van medewerkers
Kaders toewijzing: Er zijn kaders rond de
toewijzing van medewerkers aan toetstrajecten

Expert opinion op basis van
documentenonderzoek

Procedures: Er zijn procedures die integriteit van
medewerkers garanderen en deze zijn bekend

Expert opinion op basis van
documentenonderzoek

Incidenten: Er komen geen incidenten rond de
onafhankelijkheid van medewerkers naar voren

Geen ( ) incidenten rond de integriteit of
onafhankelijkheid van medewerkers

Functioneren van de bureauleiding
Positionering t.o.v. BZK: De positionering t.o.v.
van eigenaar kent geen perverse prikkels

Expert opinion op basis van
documentenonderzoek

Positionering t.o.v. CIO-Rijk: De positionering
t.o.v. van de CIO-Rijk kent geen perverse prikkels

Expert opinion op basis van
documentenonderzoek

Procedures: Er zijn procedures die de
onafhankelijkheid tegen druk beschermen

Expert opinion op basis van interviews met
medewerkers en documentenonderzoek

Opvolging eerdere adviezen
Er zijn aantoonbaar maatregelen genomen n.a.v.
eerder onderzoek naar het BIT

Expert opinion op basis van documentatie

Geïnterviewde functionarissen
Voor dit evaluatieonderzoek zijn in totaal personen geïnterviewd:
- Drie leden van de Tweede Kamer:
- Kamerlid van een coalitiepartij
- Kamerlid van een oppositiepartij
- (Oud) lid van de Commissie Elias
- Vier projectleiders en/of opdrachtgevers van getoetste ICT-projecten:
- Twee opdrachtgevers BIT-toets op Digitaal stelsel omgevingswet
- Opdrachtgever BIT-toets op DWR-Next
- Opdrachtgever BIT-toets op IGZ van Morgen
- Drie departementale CIO’s:
- CIO van Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
- CIO van Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
- CIO van Ministerie van Financiën (tevens opdrachtgever BIT-toets op de
Investeringsagenda Belastingdienst)
- Twee functionarissen in de ambtelijke leiding van het ministerie van BZK
- Secretaris-Generaal van ministerie van Binnenlandse Zaken en Werkgelegenheid
- CIO-Rijk (tevens directeur van Directie CIO-Rijk)
- Vier functionarissen uit de bureauleiding en de Toezichtraad van het BIT
- Bureaumanager Bureau ICT-toetsing
- Drie leden Toezichtsraad Bureau ICT-toetsing
- Acht medewerkers van het BIT
- Zes interne medewerkers van het BIT
- Twee externe medewerkers/adviseurs van het BIT
Case studies
Voor dit onderzoek zijn vier BIT-toetsen die het BIT in de afgelopen periode heeft uitgevoerd
in nader detail onderzocht als casestudies. De selectie van casestudies is zodanig opgesteld
dat de cases samen een representatief beeld geven van de afgelopen twee jaar in termen van
omvang, oordeel, domein, moment en gevoeligheid:32
- BIT-toets op Digitaal stelsel omgevingswet
- BIT-toets op de Investeringsagenda Belastingdienst
- BIT-toets op DWR-Next
- BIT-toets op IGZ van Morgen

32

De casestudies zijn bedoeld om nieuwe informatie te verkrijgen. Een veelbesproken casus zoals de BIT-toets
Basisregistratie Personen is geen case omdat hier reeds veel informatie over beschikbaar is in bestaande documenten.

Geraadpleegde documenten
Alle 34 afgeronde BIT-adviezen in de periode 1 januari 2016 – 30 september 2018. Deze
adviezen zijn te vinden op de website van het BIT. Link
Alle 34 bestuurlijke reacties op BIT-adviezen in de periode 1 januari 2016 – 30 september 2018.
Deze brieven zijn te vinden op de website van de Rijksoverheid. Link
Alle 11 verslagen van bijeenkomsten van de Toezichtsraad van Bureau ICT-toetsing in de
periode 16 december 2015 – 4 juli 2018.

- Algemene Rekenkamer (2013) Aanpak van ICT door het Rijk 2012: Lessons learned, 33 584
nr. 2. Link

- Bureau ICT-toetsing (2015) BIT toetskader, versie 1.1.
- Bureau ICT-toetsing (2018) Brief van Bureau ICT-toetsing inzake reactie BIT op advies

commissie BRP. Link
- Bureau ICT-toetsing (2018) Intern Handboek Bureau ICT-toetsing
- Bureau ICT-toetsing (2018) Jaarrapportage 2016-2017. Link
- Bureau ICT-toetsing (2018) Kader voor risicogebaseerd toetsen, interne memo
- Bureau ICT-toetsing (2018) Presentatie Stand van zaken en doorontwikkeling, SGO, dd. 14
maart 2018
- Bureau ICT-toetsing (2018) Projectenoverzicht BIT, dd. 5 september 2018
- Bureau ICT-toetsing (2018) Template QA-checklist, versie 1.02
- Bureau ICT-toetsing (2018) Template Wegings en verantwoordingsdocument, versie 1.02
- Bureau ICT-toetsing (2018) Template werkblad BIT-toets, versie 1.02
- Commissie BRP (2018) Niet te stoppen; onderzoeksrapport over de aansturing en
besluitvorming omtrent de operatie Basisregistratie Personen (BRP). ISBN 978-90-7529778-2. Link
- DGOBR (2015) O&F-rapport Tijdelijk Bureau ICT-toetsing (BIT), versie 0.8
- Minister voor Wonen en Rijksdienst (2015) Instellingsbesluit tijdelijk Bureau ICT-toetsing,
nr. 373449. Link
- Minister voor Wonen en Rijksdienst (2015) Reactie op Parlementair onderzoek ICTprojecten bij de overheid, 33 326 nr. 13. Link
- Ministerie van BZK (2017) Kamerbrief Rapportage van de Toezichtsraad BIT over het eerste
halfjaar van 2017. Link
- Ministerie van BZK (2017) Vierde voortgangsrapportage uitvoering kabinetsreactie op
Eindrapport Tijdelijke commissie ICT. 26643 nr. 454. Link
- Ministerie van BZK (2018) Brief van de staatssecretaris inzake reactie BIT op advies
commissie BRP. Link
- Ministerie van BZK (2018) Kamerbrief bij rapportage toezichtsraad bureau ict toetsing bit
tweede halfjaar 2017. 2018-0000328855. Link
- Ministerie van BZK (2018) Kamerbrief over wijziging Bureau ICT-toetsing (BIT). Link
- Ministerie van BZK (2018) Kamerbrief over wijziging ICT toetsing BIT, nr. 41047. Link
- Ministerie van BZK (2018) Reactie op Verzoek om BIT-advies over twee projecten. Kenmerk
2018-0000498720
- Ministerie van BZK (2018) Rijks CIO-dashboard, dd. 5 september 2018
- Ministerie van BZK (2018) Toezending en reactie op het onderzoeksrapport Niet te stoppen
van de Commissie BRP. 27859, nr. 124. Link
- Ministerie van BZK (2018) Werkwijze Toezichtsraad BIT, dd. 12 juli 2013, versie 03
- Ministerie van BZK (2018) Wijzigingsbesluit Instellingsbesluit Tijdelijk bureau ICT-toetsing,
Staatscourant nr. 41047. Link
- Ministerie van Wonen en Rijksdienst (2015) Eerste Voortgangsrapportage uitvoering
kabinetsreactie op Eindrapport Tijdelijke commissie ICT. 26 643, nr. 365. Link

- Ministerie van Wonen en Rijksdienst (2016) Derde voortgangsrapportage uitvoering
kabinetsreactie op Eindrapport Tijdelijke commissie ICT. 26643 nr. 422. Link

- Ministerie van Wonen en Rijksdienst (2016) Tweede voortgangsrapportage uitvoering
kabinetsreactie op Eindrapport Tijdelijke commissie ICT. 26643 nr. 389. Link

- Noordbeek (2015) Externe evaluatie Bureau ICT Toetsing (BIT). Link
- Tweede Kamer der Staten Generaal (2015) Parlementair onderzoek naar ICT-projecten bij
de overheid, 33 326 nr. 5. Link