Bijlage 2
Model
Bewerkersovereenkomst

Bijlage 2
Model Bewerkersovereenkomst

Deze Model Bewerkersovereenkomst is een bijlage bij het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy, Leermiddelen en Toetsen (hierna: Convenant) zoals dat gesloten is
tussen de PO-Raad, VO-raad en de brancheorganisaties van educatieve uitgeverij (GEU), distributeurs van leermiddelen (leden van sectie educatief van de Koninklijke Boekverkopersbond)
en digitale dienstverleners in het onderwijs-ICT (vDOD). De uitgangspunten van deze Model
Bewerkersovereenkomst sluiten aan bij de bepalingen in het Convenant, de Wet bescherming
persoonsgegevens (hierna: Wbp), en de uitgangspunten zoals in jurisprudentie en de toezichthouder College bescherming persoonsgegevens (hierna: CBP) deze in richtsnoeren en
uitspraken heeft aangegeven.
In het Convenant is afgesproken dat Onderwijsinstellingen en Ketenpartijen dit model
gebruiken bij het maken van afspraken. Indien geen gebruik kan worden gemaakt van
(onderdelen van) de Model Bewerkersovereenkomst, dan kan daar alleen gemotiveerd en
schriftelijk van worden afgeweken. Gezien het aantal bepalingen dat ofwel wettelijk is voorgeschreven, of waarvan het CBP aangeeft dat deze in de bewerkersovereenkomst moeten
worden opgenomen, is de ruimte voor afwijking van de bepalingen in het model beperkt.
Deze Model Bewerkersovereenkomst bevat twee bijlagen. In de Privacy Bijsluiter (Bijlage A)
wordt een beschrijving gegeven van de dienstverlening, producteigenschappen en welke
categorieën Persoonsgegevens er worden verwerkt. In de Technische en Organisatorische
Maatregelen (Bijlage B) wordt omschreven welke beveiligingsmaatregelen er worden getroffen.
De beveiliging dient een continu punt van aandacht en zorg te blijven. Beveiliging zal daarom
vast onderdeel worden van overleg in het Ketenplatform, als bedoeld in artikel 8 van het
Convenant, waarbij in gezamenlijkheid gestreefd zal worden naar een zo optimaal mogelijk
beveiligingsniveau dat bovendien passend is gelet op de belangen van de Betrokkenen en
de kosten die met de beveiliging gepaard gaan.
Meer informatie en antwoorden op vragen over privacy en de wettelijke rechten en verplichtingen voor Onderwijsinstellingen zijn te vinden op de websites van de sectorraden PO-Raad
en VO-raad.
April 2015

2

Convenant Digitale Onder wijsmiddelen en Privacy - Leermiddelen en Toetsen

Partijen:
1

Het bevoegd gezag van <naam + rechtsvorm onderwijsinstelling>, geregistreerd onder
BRIN-nummer <brin> bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het Ministerie van Onderwijs, gevestigd en kantoorhoudende aan <adres>, te (<postcode>) <plaats>, te dezen
rechtsgeldig vertegenwoordigd door <functie + naam>, hierna te noemen: “Onderwijsinstelling”.

en
2

de besloten vennootschap <Naam> B.V., gevestigd en kantoorhoudende aan <adres>,
te (<postcode>) <plaats>, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door <functie +
naam>, hierna te noemen: “Bewerker”

hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij”
Overwegen het volgende:
a

Onderwijsinstelling en Bewerker zijn een overeenkomst aangegaan waarbij <concrete
omschrijving van de door Bewerker in opdracht van Onderwijsinstelling te leveren
producten/diensten>, (‘de Product- en Dienstenovereenkomst’). Deze Product- en
Dienstenovereenkomst leidt ertoe dat Bewerker in opdracht van Onderwijsinstelling
Persoonsgegevens verwerkt.

b Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 14 Wet bescherming persoonsgegevens, in deze Bewerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen
voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.
Komen het volgende overeen:

Artikel 1: Definities
In deze Bewerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
a Betrokkene, CBP, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens, en
Verantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in artikel 1 van de Wbp;
b Beveiligingsincident: de betekenis zoals weergegeven in artikel 8 lid 1 van deze Bewerkersovereenkomst;
c Bewerkersovereenkomst: deze Bewerkersovereenkomst, inclusief Bijlagen;
d Bijlage: een bijlage bij deze Bewerkersovereenkomst, welke daarvan een onlosmakelijk
deel uitmaakt;
e Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy - Leermiddelen en
Toetsen;
f Ketenplatform: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant;
g Privacy Bijsluiter: de privacy bijsluiter zoals opgenomen in Bijlage A;
h Product- en Dienstenovereenkomst: de overeenkomst tussen Onderwijsinstelling en
Bewerker, zoals omschreven in overweging a;
i Model Bewerkersovereenkomst: het model voor een bewerkersovereenkomst die als
bijlage is bijgevoegd bij het Convenant;
j Subbewerker: de partij die door Bewerker wordt ingeschakeld (als bewerker) ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van deze Bewerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst.

Convenant Digitale Onder wijsmiddelen en Privacy - Leermiddelen en Toetsen

3

Artikel 2: Onderwerp en opdracht Bewerkersovereenkomst
1 Deze Bewerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst.
2 De Onderwijsinstelling verstrekt aan de Bewerker de opdracht tot Verwerking van
Persoonsgegevens ten behoeve van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst.

Artikel 3: Rolverdeling
1 Onderwijsinstelling is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen
van Persoonsgegevens de Verantwoordelijke. Bewerker is bewerker in de zin van de
Wbp. De Onderwijsinstelling heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het doel en
de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
2 Bewerker draagt er zorg voor dat de Onderwijsinstelling voorafgaande aan het sluiten
van deze Bewerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en)
die de bewerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie
moet de Onderwijsinstelling in staat stellen een keuze te maken met betrekking tot de
aangeboden diensten als zodanig, en daarnaast een afzonderlijke keuze te maken voor
eventueel aangeboden optionele diensten.
3 De in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, moeten in de
Privacy Bijsluiter bij deze Bewerkersovereenkomst in begrijpelijke taal zijn beschreven,
waarna de Onderwijsinstelling geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van
deze dienst(en).
4 De Onderwijsinstelling kan verplicht zijn de Verwerking van de Persoonsgegevens te
melden bij het CBP. De Onderwijsinstelling onderzoekt of zij hiervan is vrijgesteld en
doet melding bij het CBP indien zij hiertoe verplicht is.
5 Onderwijsinstelling en Bewerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de relevante privacywet- en regelgeving mogelijk te maken.

Artikel 4: Privacy convenant
1 Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en
Privacy - Leermiddelen en Toetsen.

Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens
1 Bewerker verplicht zich om de van Onderwijsinstelling verkregen Persoonsgegevens
niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en de
wijze waarvoor, de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is
Bewerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan
door de Onderwijsinstelling (mondeling, schriftelijk dan wel elektronisch) aan Bewerker
zijn opgedragen. Deze verplichting geldt zowel gedurende de looptijd van deze overeenkomst als na afloop daarvan.
4

Convenant Digitale Onder wijsmiddelen en Privacy - Leermiddelen en Toetsen

2

Een overzicht van de categorieën Persoonsgegevens en gebruik waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacy Bijsluiter bij deze Bewerkersovereenkomst.

3

Bewerker onthoudt zich van verstrekking van Persoonsgegeven aan een Derde, tenzij
deze uitwisseling plaatsvindt in opdracht van de Onderwijsinstelling of wanneer dit
noodzakelijk is om te voldoen aan een op de Bewerker rustende wettelijke verplichting.

4

Indien Bewerker op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken
aan een Derde, verifieert Bewerker de grondslag van het verzoek en de identiteit van
de verzoeker en informeert deze – indien wettelijk toegestaan - onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, Onderwijsinstelling hierover.

5

[SPECIFIEKE BEPALING IN GEVAL VAN DISTRIBUTIE VAN LEERMIDDELEN: Partijen zullen jaarlijks bij het opstellen van de leermiddelenlijsten voor het eerstvolgende schooljaar, welke
leermiddelenlijsten ten behoeve van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst
worden opgesteld, de Privacy Bijsluiter aanvullen en/of wijzigen door het opnemen van de
categorieën Persoonsgegevens en het gebruik dat van deze Persoonsgegevens wordt gemaakt, met betrekking tot de (digitale) leermiddelen die op de desbetreffende leermiddelenlijsten worden opgenomen.]

Artikel 6: Geheimhouding
1

Bewerker zorgt er voor dat een ieder, waaronder haar werknemers, vertegenwoordigers en/of Subbewerkers, die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Bewerker bewerkstelligt dat voor een
ieder die betrokken is bij de Verwerking van de Persoonsgegevens een geheimhoudingsovereenkomst of –beding is gesloten.

2

De in dit artikel bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet voor zover Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde
te verstrekken, indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Bewerker aan Onderwijsinstelling te verlenen
diensten, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de Persoonsgegevens aan
een Derde te verstrekken.

Artikel 7: Beveiliging en controle
1

Bewerker zal, gelijk de Onderwijsinstelling, zorg dragen voor passende technische en
organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of
enige vorm van onrechtmatige Verwerking. Deze maatregelen zullen, met inachtneming van de stand van de techniek en de kosten gemoeid met de implementatie en de
uitvoering van de maatregelen, een passend beschermingsniveau verzekeren, zulks
met inachtneming van de risico’s die het verwerken van Persoonsgegevens, en de aard
daarvan, meebrengen.

2

De maatregelen zoals genoemd in artikel 7.1 omvatten in ieder geval:
a maatregelen om te waarborgen dat enkel bevoegd personeel toegang heeft tot de
Persoonsgegevens die in het kader van de Bewerkersovereenkomst worden verwerkt;

Convenant Digitale Onder wijsmiddelen en Privacy - Leermiddelen en Toetsen

5

b maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen met name onopzettelijke
of onrechtmatige vernietiging, verlies, onopzettelijke wijziging, onbevoegde of onrechtmatige opslag, toegang of openbaarmaking;
c maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de Verwerking van
Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten
aan de Onderwijsinstelling;
d een passend informatiebeveiligingsbeleid voor de Verwerking van de Persoonsgegevens.
3

Bewerker zal de door haar getroffen informatiebeveiligingsmaatregelen evalueren en
verscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.

4

In Bijlage B worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, alsmede over de inhoud en de frequentie van de
rapportages die Bewerker aan de Onderwijsinstelling oplevert over de beveiligingsmaatregelen. Deze maatregelen liggen in het verlengde van de beveiligingsmaatregelen die
de Onderwijsinstelling moet treffen.

5

De Bewerker stelt de Onderwijsinstelling is staat om te kunnen voldoen aan zijn wettelijke
verplichting om toezicht te houden op de naleving van de technische en organisatorische
beveiligingsmaatregelen door de bewerker. Naast rapportages door de Bewerker kan
dat aan de hand van, maar niet beperkt tot, een geldige certificering of een gelijkwaardig
controle- of bewijsmiddel.

6

In aanvulling op artikel 7, lid 4 heeft de Onderwijsinstelling ten allen tijde het recht om,
in overleg met de Bewerker en met inachtneming van een redelijke termijn, op eigen
kosten, de door Bewerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te laten toetsen door een onafhankelijke Register EDP auditor. Partijen kunnen in
onderling overleg afspreken dat de audit wordt uitgevoerd door een door Bewerker in
te schakelen gecertificeerde en onafhankelijke auditor die een derden-verklaring (TPM)
afgeeft. De Onderwijsinstelling wordt geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.

Artikel 8: Beveiligingsincidenten

6

1

Onder een Beveiligingsincident wordt een inbreuk verstaan op de beveiliging, bedoeld in
artikel 7, die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige
nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van Persoonsgegevens die worden Verwerkt.

2

Bewerker heeft een beleid voor Beveiligingsincidenten voorhanden om te reageren op
een Beveiligingsincident. Bewerker stelt de Onderwijsinstelling in staat om passende
vervolgstappen te nemen ten aanzien van het Beveiligingsincident, waaronder het kunnen informeren van Betrokkenen.

3

Indien Onderwijsinstelling dan wel Bewerker een Beveiligingsincident vaststelt, zal deze
de andere Partij informeren en zullen beide Partijen alle benodigde maatregelen nemen
conform de wettelijke voorschriften om (verdere) schending of inbreuken betreffende
de Verwerking de Persoonsgegevens te voorkomen, of te beperken.

Convenant Digitale Onder wijsmiddelen en Privacy - Leermiddelen en Toetsen

4

In geval van een Beveiligingsincident als omschreven in lid 1, zal Onderwijsinstelling
voldoen aan wettelijke meldingsplichten. Op verzoek van de Onderwijsinstelling kan
Bewerker Onderwijsinstelling hierbij bijstaan en adviseren. De Onderwijsinstelling
zal de Betrokkenen, indien wettelijk vereist, informeren over een dergelijke inbreuk.
Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke
verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.

5

Over incidenten met betrekking tot de beveiliging die vallen buiten het bereik van lid 1,
informeert de Bewerker de Onderwijsinstelling conform de afspraken zoals neergelegd
in Bijlage B.

Artikel 9: Procedure rechten betrokkenen
1

Een klacht of verzoek van een Betrokkene met betrekking tot de Verwerking van de
Persoonsgegevens wordt door de Bewerker onverwijld doorgestuurd naar de Onderwijsinstelling, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.

2

Bewerker verleent Onderwijsinstelling – voor zover redelijkerwijs mogelijk - volledige
medewerking om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen
op grond van de Wbp, meer in het bijzonder de rechten van Betrokkenen zoals een
verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens. Partijen zullen te goeder trouw overleggen over de redelijke verdeling van de
eventuele kosten die hiermee gemoeid zijn.

Artikel 10: Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
1

Partijen zien er op toe dat voor zover Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (verder: EER) worden Verwerkt, dit alleen plaatsvindt conform wettelijke
voorschriften, en eventuele verplichtingen die in dit verband op Onderwijsinstellingen
rusten. Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt wordt dit in Bijlage A aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar de gegevens worden verwerkt.

Artikel 11: Inschakeling Subbewerker
1

Bewerker kan een Subbewerker inschakelen, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zullen worden opgenomen in de Privacy Bijsluiter.

2

Bewerker verplicht iedere Subbewerker contractueel de geheimhoudingsverplichtingen,
meldingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen na te leven met betrekking tot de
Verwerking van Persoonsgegevens welke verplichtingen en maatregelen minimaal dienen
te voldoen aan het bepaalde in deze Bewerkersovereenkomst.

3

Bewerker verplicht iedere Subbewerker contractueel om Persoonsgegevens niet verder
te verwerken anders dan in het kader van deze Bewerkersovereenkomst is overeengekomen.

Convenant Digitale Onder wijsmiddelen en Privacy - Leermiddelen en Toetsen

7

Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens
1

Onderwijsinstelling zal Bewerker adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen
die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Bewerker.
Bewerker zal de Persoonsgegevens niet langer Verwerken dan overeenkomstig deze
bewaartermijnen.

2

Onderwijsinstelling verplicht Bewerker om de in opdracht van Onderwijsinstelling Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Bewerkersovereenkomst te (doen)
vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het
kader van (wettelijke) verplichtingen, dan wel op verzoek van de Onderwijsinstelling.
De Onderwijsinstelling kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging
heeft plaatsgevonden.

3

Bewerker zal Onderwijsinstelling (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging
van de Verwerkte persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.
Bewerker zal alle Subbewerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Bewerkersovereenkomst en
zal waarborgen dat alle Subbewerkers de Persoonsgegevens (laten) vernietigen.

Artikel 13: Tegenstrijdigheid en wijziging Bewerkersovereenkomst

8

1

In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Bewerkersovereenkomst en de bepalingen van de Product- en Dienstenovereenkomst, dan zullen de
bepalingen van deze Bewerkersovereenkomst leidend zijn.

2

Indien Partijen van de artikelen in de Model Bewerkersovereenkomst door omstandigheden moeten afwijken, of deze willen aanvullen, dan zullen deze wijzigingen en/of
aanvullingen door Partijen worden beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als
Bijlage C aan deze Bewerkersovereenkomst zal worden gehecht. Het bepaalde in dit lid
geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen A en B.

3

Bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten die van
invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt, alvorens de Onderwijsinstelling de keuze hiertoe aanvaard, de Onderwijsinstelling in begrijpelijke taal geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt
in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die leidt tot
een uitbreiding ten aanzien van de te Verwerken Persoonsgegevens en het inschakelen
van een (andere) Subbewerker. De wijzigingen, zullen in Bijlage A worden opgenomen.

4

Wijzigingen in de artikelen van de Bewerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in
gezamenlijkheid worden overeengekomen.

5

In het geval enige bepaling van deze Bewerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of
anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Bewerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg
treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen
door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk
rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins
niet afdwingbare bepaling.

Convenant Digitale Onder wijsmiddelen en Privacy - Leermiddelen en Toetsen

Artikel 14: Duur en beëindiging
1

De looptijd van deze Bewerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen
Partijen gesloten Product- en Dienstenovereenkomst, inclusief eventuele verlengingen
daarvan.

2

Deze Bewerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Producten Dienstenovereenkomst. De beëindiging van deze Bewerkersovereenkomst zal
Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Bewerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren.

Convenant Digitale Onder wijsmiddelen en Privacy - Leermiddelen en Toetsen

9

Bijlage A
PRIVACY BIJSLUITER
[naam product/dienst]
Scholen maken in toenemende mate gebruik van digitale onderwijstoepassingen. Bij het
gebruik en levering van deze producten en diensten zijn gegevens nodig die te herleiden
zijn tot personen (zoals leerlingen). Scholen moeten met Bewerkers afspraken maken over
het gebruik van die Persoonsgegevens. Deze bijsluiter geeft scholen informatie over de
dienstverlening die bewerker verleent en welke persoonsgegevens de Bewerker daarbij
verwerkt. Alles bij elkaar eigenlijk over de vraag “wie, wat, waar, waarom en hoe” wordt
omgegaan met de privacy van de betrokken personen wiens gegevens worden uitgewisseld.
Het gebruik van deze Privacy Bijsluiter helpt Onderwijsinstellingen om beter te begrijpen
wat de werking van het product en/of dienst is en welke gegevens daarvoor worden uitgewisseld. In het kader van de herkenbaarheid is het wenselijk dat Bewerkers zo veel mogelijk
op uniforme wijze gebruik maken van de Privacy Bijsluiter. Afwijkingen van dit model zijn
weliswaar mogelijk, maar dienen bij voorkeur beperkt te blijven.

Indien de ruimte in deze bijlage onvoldoende is om de benodigde informatie te beschrijven, is het mogelijk de informatie op te nemen in separate Bijlage(n), welke als volgt genummerd worden: “Bijlage A1”, “Bijlage A2”, etc.. Deze Bijlagen worden aan de Bewerkersovereenkomst gehecht.

A. Algemene informatie
Naam product en/of dienst				

:

Naam Bewerker en vestigingsgegevens

:

Beknopte uitleg en werking product en dienst

:

Link naar uitgever en/of productpagina

:

		

Doelgroep (zoals PO/VO, onderbouw/bovenbouw)

:

Gebruikers (leerlingen/ouders/verzorgers/docenten) :

B. De specifieke diensten
Omschrijving van de specifiek verleende diensten en bijbehorende Verwerkingen
1 Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden dienst.
a [….]
b [….]
[….]
2
10

Omschrijving van de optionele Verwerkingen die de bewerker aanbiedt
Convenant Digitale Onder wijsmiddelen en Privacy - Leermiddelen en Toetsen

Toelichting: Het gaat hier om aanvullende diensten en bijhorende Verwerkingen die geen onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden dienst. Dit zijn bijvoorbeeld optionele diensten
voor de Onderwijsinstelling die behulpzaam kunnen zijn voor de Onderwijsinstelling t.b.v. het
primaire leerproces.
De Onderwijsinstelling dient een keuze te maken (opdracht te geven) voor het afnemen van deze
diensten. Dat kan door de keuze schriftelijk aan te geven in deze bijlage (bijvoorbeeld door het
aanvinken van een tick-box☑).
Instemming kan ook plaatsvinden doordat de Onderwijsinstelling in de praktijk de dienst
activeert, bijvoorbeeld door een product of dienst aan of uit zetten. De Onderwijsinstelling die
op deze wijze de keuze maakt, dient dit op basis van eerder verstrekte informatie (zoals bijvoorbeeld opgenomen in deze bijsluiter) te kunnen doen.

C. Categorieën en soorten persoonsgegevens
•

Omschrijving en opsomming categorieën Persoonsgegevens die gebruikt worden:

•

Eventuele optionele Persoonsgegevens (die worden niet standaard gevraagd en
opgeslagen):

•

Soorten van gegevens (zoals bijzondere gegevens, of financiële gegevens):

D. Algemene informatie over getroffen beveiligingsmaatregelen:
•

Voor de genomen veiligheidsmaatregelen wordt kortheidshalve verwezen naar Bijlage B
bij de Bewerkersovereenkomst.

•

Specifieke beveiligingsmaatregelen voor deze dienst/product [indien van toepassing]:
Eventuele certificeringen:

•

Audits/derden-verklaringen:

•

Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens:

E. Subbewerkers
•

Bewerker maakt voor dienst/product gebruik van de volgende Subbewerkers:
[partijnaam, beknopte omschrijving taak/dienst waaruit blijkt welke informatie wordt
Verwerkt door deze Subbewerker]

•

Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens (indien de Persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt wordt apart opgave gedaan van de landen
waar de Persoonsgegevens worden verwerkt):

Convenant Digitale Onder wijsmiddelen en Privacy - Leermiddelen en Toetsen

11

F. Contactgegevens
Voor vragen of opmerkingen over deze bijsluiter of de werking van dit product of deze
dienst, kunt u terecht bij: [contactgegevens]

G. Versie
[versie nummer en datum laatste aanpassing]

Deze privacy bijsluiter maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant
Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy - Leermiddelen en Toetsen -, een initiatief van de PO-Raad,
VO-raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (GEU, KBb-e en vDOD), het ministerie van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en het ministerie van Economische Zaken.

12

Convenant Digitale Onder wijsmiddelen en Privacy - Leermiddelen en Toetsen

Bijlage B
TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE BEVEILIGINGSMAATREGELEN
De Bewerker is overeenkomstig de Wbp en artikel 7 Bewerkersovereenkomst verplicht technische en
organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens.
Indien de ruimte in deze bijlage onvoldoende is om de benodigde informatie te beschrijven, is het mogelijk de
informatie op te nemen in separate Bijlage(n), welke als volgt genummerd worden: “Bijlage B1”, “Bijlage B2”,
etc.. Deze Bijlagen worden aan de Bewerkersovereenkomst gehecht.

Omschrijving van de maatregelen zoals bedoeld in artikel 7.2
Bewerkersovereenkomst
I

Omschrijving van de maatregelen om te waarborgen dat enkel bevoegd personeel toegang heeft tot
de Verwerking van Persoonsgegevens.
Meer in het bijzonder de uitwerking welke (groepen) medewerkers van de Bewerker toegang hebben
tot welke Persoonsgegevens, inclusief een omschrijving van handelingen die deze medewerkers uit
mogen voeren met de persoonsgegevens.
a (groepen van) medewerkers die toegang hebben tot welke Persoonsgegevens:
b handelingen die deze medewerkers uitvoeren met de Persoonsgegevens:

II Omschrijving van de maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen
onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies of wijziging, onbevoegde of onrechtmatige opslag, Verwerking, toegang of openbaarmaking.
Meer in het bijzonder de uitwerking van de door Bewerker getroffen technische en
organisatorische (beveiligings-)maatregelen en de daarbij gehanteerde beveiligingsnorm.
[beschrijving beveiliging applicatie/platform]
[beschrijving wijze van identificatie/authenticatie/autorisatie en beveiliging daarvan]
[beschrijving beveiliging van wijze van uitwisseling/transport van gegevens]
III Omschrijving van de maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de Verwerking
van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de
Onderwijsinstelling.
Zoals een periodieke analyse van (security) incidenten, het periodiek uitvoeren van een extern/intern
kwetsbaarhedenonderzoek (ethical hack) of het periodiek uitvoeren van controles op beveiliging van systemen.

Rapportage (artikel 7.4 van de Bewerkersovereenkomst)
Bewerker rapporteert periodiek met een frequentie van […] maal per jaar, uiterlijk op […] aan Verantwoordelijke over de door Bewerker genomen maatregelen aangaande de getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en eventuele aandachtspunten daarin.
[contactgegevens helpdesk/servicedesk voor beveiligingsincidenten]

Versie

[versie nummer en datum laatste aanpassing]
Deze bijlage maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen
en Privacy - Leermiddelen en Toetsen -, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, de verschillende betrokken
ketenpartijen (GEU, KBb-e en vDOD), het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en het ministerie
van Economische Zaken.