Ministerie van Veiligheid
en Justitie
Doorlichting Bureau Jeugdzorg Agglomeratie
Amsterdam

Ernst & Young Advisory
Wassenaarseweg 80
2596 CZ Den Haag
Postbus 90636
2509 LP Den Haag
Tel.: +31 (0) 88 - 407 1000
Fax: +31 (0) 88 - 407 1005
www.ey.nl

Ministerie van Veiligheid & Justitie
t.a.v. de heer A.P.M. Pont
Postbus 20301
2500 EH DEN HAAG

Den Haag, 5 december 2011

lp/8P6BLX-c

Geachte heer Pont,
Hierbij bieden we u het rapport ‘Eindrapportage Onderzoek Bureau Jeugdzorg Agglomeratie
Amsterdam aan. Dit rapport bevat de uitkomsten van het onderzoek dat Ernst & Young
Advisory heeft uitgevoerd.
De onderzoekswerkzaamheden zijn verricht in de periode van juni 2011 t/m eind juli 2011. De
onderzoekswerkzaamheden hebben onder meer bestaan uit het uitvoeren van een financiële
doorlichting van het Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam.
Wij bedanken de medewerkers van het Ministerie van Veiligheid en Justitie en het Bureau
Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam voor hun medewerking en openheid gedurende het
onderzoek.
Ons rapport mag alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor deze is opgesteld. Het
rapport is uitsluitend bestemd voor de opdrachtgever, aangezien anderen die niet op de
hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen interpreteren.
Het rapport mag niet zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming aan anderen
worden verstrekt, anders dan verplicht bij of krachtens wet of gerechtelijk oordeel. Tevens
mag u niet zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming uit het rapport citeren of
laten citeren, al dan niet met bronvermelding.
Wij hopen dat dit rapport een positieve bijdrage levert aan de verdere ontwikkeling van het
Bureau Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam en de bekostigingsrelatie met het Ministerie van
Veiligheid en Justitie.
Met vriendelijke groet,
Ernst & Young Advisory

Dhr. C.A van Holten

drs. J.W. Pauw
Ernst & Young Advisory is een handelsnaam van Ernst & Young Accountants LLP. Dit is een limited liability partnership opgericht naar het
recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young
Advisory wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young
Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan
Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op
onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Inhoudsopgave
0

Leeswijzer

3

1

Managementsamenvatting

4

2
2.1
2.2
2.3

Inleiding, achtergrond en onderzoeksvraag
Inleiding
Achtergrond
Onderzoeksvraag

6
6
6
7

3
3.1
3.2
3.3

Plan van aanpak
Inleiding
Uitvoering plan van aanpak
Overig

9
9
9
10

4
4.1
4.2
4.3
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
4.3.5
4.4
4.5
4.6
4.7

Uitvoering financiële doorlichting
Inleiding
Overzicht onderzoeksinformatie
Analyse van de onderzoeksinformatie
Inleiding
Liquiditeit
Solvabiliteit
Weerstandvermogen
Reserves
Onderzoek aanvullende financiering
Beoordeling financiële positie
Beoordeling doelmatigheid bestedingen
Maatregelen van BJAA om aan kostenniveau te voldoen

11
11
11
12
12
12
15
16
18
19
20
21
25

5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.5.1
5.6
5.6.1
5.6.2
5.6.3
5.6.4
5.6.5
5.6.6
5.7
5.8

Uitvoering doorlichting bedrijfsvoering
Inleiding
Belang onderzoek naar bedrijfsvoering
Ontwerp causaal onderzoeksmodel
Interpretaties en gebruik van het onderzoeksmodel
Verschillenanalyse
Verschillenanalyse personeel
Onderzoek kerncijfers
Inleiding
Verband tussen caseloads, wachtlijsten en productie
Caseload
Wachtlijsten
Productie
Verhouding kosten
Ontwikkeling en doorrekening scenario’s
Beoordeling interne sturing

26
26
26
27
28
29
29
36
36
36
36
38
39
41
42
43

6
6.1
6.2
6.3

Beantwoording onderzoeksvragen en aanbevelingen
Inleiding
Beantwoording onderzoeksvragen
Aanbevelingen

Bijlagen
Bijlage 1: Documentatie en interviews

Versie nr.

Datum

Status

Aan

1.5

5 december 2011

Finaal

Ministerie van Veiligheid en Justitie

44
44
44
44

3

0

Leeswijzer

Dit rapport is als volgt opgebouwd:
Hoofdstuk 0 bevat de leeswijzer van het rapport.
In hoofdstuk 1 is de managementsamenvatting opgenomen.
Hoofdstuk 2 van het rapport omvat de achtergrond en de
onderzoeksvraag.
In hoofdstuk 3 wordt een toelichting gegeven op de uitvoering van het
onderzoek.
In hoofdstuk 4 wordt een uitwerking gegeven van de eerste
onderzoeksvraag met betrekking tot de financiële situatie van BJAA.
Hoofdstuk 5 van het rapport omvat een uitwerking van de tweede
onderzoeksvraag met betrekking tot de doelmatig van de
bedrijfsvoering van BJAA.
In hoofdstuk 6 worden de onderzoeksvragen beantwoord en
aanbevelingen gedaan ter verbetering van de bedrijfsvoering.
Tenslotte zijn er een aantal bijlagen opgenomen in het rapport met
betrekking tot de gebruikte documenten en de geïnterviewden.

4

1

Managementsamenvatting

Inleiding
Ernst & Young heeft in opdracht van het Ministerie van Veiligheid en Justitie,
Directoraat-Generaal Preventie, Jeugd en Sancties, een doorlichting
uitgevoerd op de financiële situatie en de bedrijfsvoering van het Bureau
Jeugdzorg Agglomeratie Amsterdam (BJAA). In dit rapport wordt door de
onderzoekers van Ernst & Young inzicht gegeven en een oordeel gevormd
over de financiële situatie en de doelmatigheid van de financiële bestedingen
en de bedrijfsvoering van BJAA.
Aanleiding
In 2010 is een herijkingsonderzoek uitgevoerd naar de tarieven van de jeugdbeschermings- en jeugdreclasseringsmaatregelen van de Bureaus Jeugdzorg.
Dit onderzoek is gestart naar aanleiding van signalen van de
brancheorganisatie Jeugdzorg Nederland in 2009 dat de tarieven voor de
jeugdbescherming en jeugdreclassering ontoereikend zouden zijn. Over de
resultaten van dit onderzoek heeft op 13 januari 2011 een debat
plaatsgevonden in de Tweede Kamer. In dat debat is geconstateerd dat het
herijkingonderzoek onvoldoende beeld geeft voor een eindoordeel.
De Tweede Kamer heeft aangegeven het wenselijk te vinden dat door de
Algemene Rekenkamer onderzoek wordt gedaan naar de bureaus jeugdzorg.
De Algemene Rekenkamer heeft aangegeven hoe zij het onderzoek gaat
uitvoeren en wat daarbij de (on)mogelijkheden zijn. Een onderzoek naar de
verklaring voor de verschillen in kosten tussen de bureaus jeugdzorg acht de
Rekenkamer niet mogelijk omdat de administraties van de bureaus jeugdzorg
niet voorzien in een eenduidige toedeling van kosten aan normprijzen.
De Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie heeft de Tweede Kamer op de
hoogte gesteld van het onderzoeksvoorstel van de Rekenkamer en de
consequenties van dat voorstel. De staatssecretaris geeft daarbij aan het
onderzoek van de Rekenkamer te willen afwachten alvorens tot aanpassing
van het tarief over te kunnen gaan. In zijn brief geeft de Staatssecretaris ook
aan dat hij van 3 provincies/groot stedelijke regio’s een brandbrief heeft
ontvangen en dat hij inmiddels met deze regio’s in contact is getreden over
de wijze waarop de knelpunten met de wachtlijsten verholpen kunnen worden
en welke mogelijkheden daarbij beschikbaar zijn.
De Staatssecretaris heeft daarbij aangegeven dat, indien blijkt dat de
mogelijkheden/middelen beperkt zijn, hij onder voorwaarden bereid is
incidentele middelen ter beschikking te stellen om acute (financiële)
problemen te voorkomen. Aan het beschikbaar stellen van incidentele
middelen wordt de voorwaarde gekoppeld dat een externe onafhankelijke
deskundige in opdracht van de Staatssecretaris de financiën en de
bedrijfsvoering doorlicht. De Staatssecretaris wil zich er van vergewissen dat
de instelling de haar ter beschikking gestelde middelen doelmatig heeft
ingezet, dat sprake is van een goede bedrijfsvoering en dat geen middelen
beschikbaar zijn die ingezet zouden kunnen worden om de (financiële)
knelpunten op te lossen.

5
Beantwoording onderzoeksvragen
Onderzoeksvraag 1:
Geef inzicht en een oordeel over de financiële situatie van BJAA.
Antwoord onderzoeksvraag 1:
De financiële situatie van BJAA is zorgwekkend. De liquiditeit en het
weerstandsvermogen nemen af tot onder een acceptabel niveau. BJAA is niet
in staat om onverwachte tegenvallers of veranderingen op te vangen.
Onderzoeksvraag 2:
Geef inzicht en een oordeel over de doelmatigheid van de financiële
bestedingen en de bedrijfsvoering van BJAA.
Antwoord onderzoeksvraag 2:
BJAA opereerde in 2010 iets onder en in 2011 ruim boven de normatieve
niveau zoals gesteld door V&J. De kosten uit de doeluitkering voor Justitiële
taken wordt ingezet voor die taken, zij het tegen een hoger kostenniveau en
tegen een (ruim) hogere caseload.
Gezien de beperkte kostenelasticiteit en beperkte overhead, heeft BJAA in de
huidige situatie voornamelijk het beperken van het cliëntgebonden personeel
als mogelijkheid om de kosten te beïnvloeden. De verwachting is dat het
beperken van dat personeel leidt tot oplopende wachtlijsten.

6

2

Inleiding, achtergrond en onderzoeksvraag

2.1

Inleiding

In hoofdstuk 2 van het rapport worden de achtergrond en de vraagstelling
van het onderzoek weergegeven.

2.2

Achtergrond

In 2010 is een herijkingsonderzoek uitgevoerd naar de tarieven van de jeugdbeschermings- en jeugdreclasseringsmaatregelen van de Bureaus Jeugdzorg.
Dit onderzoek is gestart naar aanleiding van signalen van de
brancheorganisatie Jeugdzorg Nederland in 2009 dat de tarieven voor de
jeugdbescherming en jeugdreclassering ontoereikend zouden zijn. Over de
resultaten van dit onderzoek heeft op 13 januari 2011 een debat
plaatsgevonden in de Tweede Kamer. In dat debat is geconstateerd dat het
herijkingonderzoek onvoldoende beeld geeft voor een eindoordeel.
Uit het onderzoek komt wel duidelijk naar voren dat er grote verschillen
bestaan in de kosten die de bureaus jeugdzorg maken bij de uitvoering van de
maatregelen voor jeugdbescherming en -reclassering en dat het niet duidelijk
is waardoor deze verschillen precies verklaard worden.
De Tweede Kamer heeft aangegeven het wenselijk te vinden dat door de
Algemene Rekenkamer onderzoek wordt gedaan naar de bestedingen van de
bureaus jeugdzorg, naar de oorzaken van de verschillen tussen die
bestedingen en naar de vraag waarom sommige bureaus beter uitkomen met
het tarief dan andere en welke factoren daaraan ten grondslag liggen.
Op 30 maart heeft de staatssecretaris een formeel verzoek daartoe gedaan
aan de Algemene Rekenkamer1. Op 14 maart hebben de gezamenlijke
bestuurders van de bureaus jeugdzorg aangegeven het te betreuren dat de
staatssecretaris vooralsnog geen besluit neemt over aanpassing van het
tarief en eerst het onderzoek van de Algemene Rekenkamer wil afwachten.
De bestuurders geven aan dat bij enkele bureaus de financiële situatie zo
nijpend is dat direct nadere maatregelen noodzakelijk zijn, i.c. het instellen
van wachtlijsten c.q. overbruggingshulp. Begin mei 2011 hebben 3
provincies/groot stedelijke regio’s hierover een ‘brandbrief’ aan de
staatssecretaris gezonden.
De Algemene Rekenkamer heeft op 23 mei 2011 aangegeven hoe zij het
onderzoek gaat uitvoeren en wat daarbij de (on)mogelijkheden zijn. Een
onderzoek naar de verklaring voor de verschillen in kosten tussen de bureaus
jeugdzorg acht de Rekenkamer niet mogelijk omdat de administraties van de
bureaus jeugdzorg niet voorzien in een eenduidige toedeling van kosten aan
normprijzen.
Op 25 mei heeft de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie de Tweede
Kamer op de hoogte gesteld van het onderzoeksvoorstel van de Rekenkamer
en de consequenties van dat voorstel. De staatssecretaris geeft daarbij aan
het onderzoek van de Rekenkamer te willen afwachten alvorens tot
aanpassing van het tarief over te kunnen gaan.

7
In zijn brief geeft de Staatssecretaris ook aan dat hij van 3 provincies/groot
stedelijke regio’s een brandbrief heeft ontvangen en dat hij inmiddels met
deze regio’s in contact is getreden over de wijze waarop de knelpunten met
de wachtlijsten verholpen kunnen worden en welke mogelijkheden daarbij
beschikbaar zijn.
De Staatssecretaris heeft daarbij aangegeven dat, indien blijkt dat de
mogelijkheden/middelen beperkt zijn, hij onder voorwaarden bereid is
incidentele middelen ter beschikking te stellen om acute (financiële)
problemen te voorkomen. Aan het beschikbaar stellen van incidentele
middelen wordt de voorwaarde gekoppeld dat een externe onafhankelijke
deskundige in opdracht van de Staatssecretaris de financiën en de
bedrijfsvoering doorlicht.
De Staatssecretaris wil zich er van vergewissen dat de instelling de haar ter
beschikking gestelde middelen doelmatig heeft ingezet, dat sprake is van een
goede bedrijfsvoering en dat geen middelen beschikbaar zijn die ingezet
zouden kunnen worden om de (financiële) knelpunten op te lossen.

2.3

Onderzoeksvraag

Het doel van de doorlichting is dat in een kort tijdbestek inzicht wordt
geboden in:
–
de financiële situatie van het bureau jeugdzorg van de stadsregio
Amsterdam (liquiditeit, solvabiliteit en weerstandsvermogen van het
afgelopen jaar en het lopend jaar), waaronder ook de risicoreserves
jeugdzorg (afgelopen en lopende jaar).
–
de doelmatigheid van de bedrijfsvoering (w.o. de verhouding tussen
directe versus indirecte kosten (overhead)).
Deze opdracht is 2-ledig, namelijk:
- het in kaart brengen van de financiën/bedrijfsvoering, en
- het vormen van een oordeel over de doelmatigheid van de financiële
bestedingen en de doelmatigheid van de bedrijfsvoering. Onderdeel van
dit oordeel betreft ook een advies over de mogelijkheden van verbetering
van de doelmatigheid, etc.
Van de 3 provincies/groot stedelijke regio’s die een brandbrief gestuurd
hebben, heeft 1 van hen aangegeven een beroep te willen doen op incidenteel
beschikbaar gestelde middelen. Dit betreft Bureau Jeugdzorg Amsterdam. Dit
onderzoek heeft derhalve daarop betrekking. Bureau Jeugdzorg Amsterdam
en de Stadsregio Amsterdam hebben aangegeven volledig mee te werken met
een dergelijk onderzoek.
Verwacht resultaat/op te leveren producten:
–
Het resultaat van de opdracht omvat een rapport van bevindingen van
de financiële situatie en de doelmatigheid van de bedrijfsvoering.
–
Daar waar mogelijk, worden aanbevelingen gegeven ter verbetering van
doelmatigheid.

8
Specifieke elementen bedrijfsvoering:
–
Onderstaand zijn enkele specifieke elementen opgenomen die, naast de
reguliere onderdelen van een bedrijfsvoeringsonderzoek, in ieder geval
in de doorlichting dienen te worden meegenomen.
–
Genormeerde en gerealiseerde caseload voor de verschillende
producten in de jeugdbescherming (OTS en voogdij). Hoe wordt hier op
gestuurd?
–
Zijn er werkzaamheden van de gezinsvoogdijwerker bij andere
functionarissen belegd. Zo ja welke? Tot welke wijzigingen heeft deze
werkverdeling geleid in caseload/workload van de gezinsvoogd. Hoe
wordt hier op gestuurd?
–
Hoe hoog zijn de wachtlijsten? Zijn dit externe en interne wachtlijsten?
Hoe wordt gestuurd op (voorkomen) van wachtlijsten?
–
Wat zijn de gerealiseerde productie aantallen in 2010? Hoe ontwikkelt
zich dit in 2011? Wat is de prognose voor het restant van 2011?
–
Hoe wordt gestuurd op productiviteit?
–
Hoe wordt gestuurd op tijdig afsluiten van zaken/doorlooptijd?
–
Vergelijking met resultaten van onderzoek Deloitte over het jaar 2009.

9

3

Plan van aanpak

3.1

Inleiding

In hoofdstuk 3 van dit rapport is de uitvoering van het onderzoek beschreven.
Het onderzoek is gefaseerd uitgevoerd waarbij intensief is samengewerkt met
de opdrachtgever en de medewerkers van BJAA. De feitelijkheid van het
onderzoek is afgestemd met BJAA en de opdrachtgever heeft de
eindrapportage van het onderzoek vastgesteld.

3.2

Uitvoering plan van aanpak

Het plan van aanpak is gefaseerd uitgevoerd waarbij onderscheid is gemaakt
naar de voorbereiding, de uitvoering en de afronding en overdracht.
In de voorbereidende fase van het onderzoek zijn projectmatige- en
operationele afspraken gemaakt over de uitvoering van het onderzoek. Deze
afspraken zijn gemaakt en vastgesteld tijdens de kick-off van het onderzoek.
Bij de uitvoering van het onderzoek zijn op hoofdlijnen de volgende
activiteiten uitgevoerd bij onderzoeksvraag 1, de financiële doorlichting:
–
Het inventariseren van de onderzoeksinformatie.
–
Het analyseren van de onderzoeksinformatie.
–
Het verrichten van onderzoek naar aanvullende financiering.
–
Het vormen van een oordeel over de financiële positie en de
doelmatigheid van de bestedingen.
Bij de uitvoering van het onderzoek zijn op hoofdlijnen de volgende
activiteiten uitgevoerd bij onderzoeksvraag 1, de financiële doorlichting:
–
Het inventariseren van de onderzoeksinformatie.
–
Het analyseren van de onderzoeksinformatie.
–
Het verrichten van onderzoek naar aanvullende financiering.
–
Het vormen van een oordeel over de financiële positie en de
doelmatigheid van de bestedingen.
Bij de uitvoering van het onderzoek zijn op hoofdlijnen de volgende
activiteiten uitgevoerd bij onderzoeksvraag 2, de doorlichting van de
bedrijfsvoering:
–
Het opstellen van een causaal kostenmodel.
–
Het uitvoeren van een verschillenanalyse.
–
Het opstellen van scenario’s.
–
Het onderzoeken van de interne sturing.
In de laatste fase is de eindrapportage van het onderzoek opgesteld. Het
concept van de eindrapportage is in eerste instantie besproken met de
opdrachtgever. De opdrachtgever heeft getoetst of in het concept van het
eindrapport de onderzoeksvragen afdoende worden beantwoord. Vervolgens
is de eindrapportage gepresenteerd aan de opdrachtgever en daarmee
formeel vastgesteld.

10
Het onderzoek is projectmatig uitgevoerd en in de projectorganisatie zijn de
volgende rollen te onderkennen:
–
De opdrachtgever: Het Ministerie van Veiligheid en Justitie.
–
Projectleiding: externe projectleider van Ernst & Young
–
Projectuitvoering: de adviseurs van Ernst & Young.

3.3

Overig

Dit onderzoek en de hierbij behorende werkzaamheden zijn niet uitgevoerd in
het kader van een controle- of beoordelingsopdracht en derhalve kan geen
zekerheid worden verstrekt omtrent de getrouwheid van de financiële
informatie, anders dan ter zake van de aspecten, welke door ons zijn
onderzocht en waarover wordt gerapporteerd. In het kader van dit onderzoek
hebben wij derhalve geen reperformance of testwerk verricht teneinde vast
te stellen dat de weergegeven gegevens aansluiten met onderliggende data.

11

4

Uitvoering financiële doorlichting

4.1

Inleiding

In hoofdstuk 4 wordt de eerste onderzoeksvraag met betrekking tot de
financiële situatie van BJAA beantwoord. In de volgende paragrafen van dit
hoofdstuk wordt een nadere toelichting gegeven op de onderzoeksinformatie,
een analyse van de onderzoeksinformatie in termen van onder andere
liquiditeit, solvabiliteit, weerstandsvermogen en reserves, onderzoek naar
aanvullende financiering en de oordeelsvorming over de financiële positie en
de doelmatigheid van de bestedingen.

4.2

Overzicht onderzoeksinformatie

Aan de hand van een informatieverzoek en een aantal besprekingen waarin
toelichting is gegeven op het informatieverzoek, heeft BJAA de
onderzoeksinformatie verzameld en via e-mail aangeleverd aan de
onderzoekers. In bijlage I is een overzicht opgenomen met de ontvangen
documenten van BJAA.
De onderzoekers hebben deze informatie geconsolideerd en gestructureerd
om direct te kunnen gebruiken in het onderzoek. De onderzoekers hebben
ervoor gekomen om deze informatie op te nemen in het rapport zodat de
lezer van het rapport zich een goed beeld kan vormen van de financiële
situatie van BJAA. Deze informatie is de vorm van een validatie sessie
afgestemd met BJAA.
Onderstaand een overzicht van de meest relevante financiële en operationele
managementinformatie van BJAA.
Geraadpleegde documenten
Jaarverslag BJAA 2010
Jaarrekening BJAA 2010
Jaarrekening BJAA 2009
Jaarplan BJAA 2011
Begroting BJAA 2011
Kwartaalrapportage BJAA Q1 2011
Liquiditeitsprognose BJAA 1-6-2011
Subsidiebeschikkingen aan BJAA 2011
Bezetting BJAA 2010 en 2011
Kolommenbalans BJAA mei 2011

Op grond van de bovenstaande informatie hebben de onderzoekers een
analyse en een prognose van de financiële positie van BJAA gemaakt.

12

4.3

Analyse van de onderzoeksinformatie

4.3.1 Inleiding
De onderzoekers hebben een financiële analyse uitgevoerd om
onderzoeksvraag 1 met betrekking tot de financiële positie te kunnen
beantwoorden. Hierbij is onderzoek gedaan naar de liquiditeit, de solvabiliteit,
het weerstandsvermogen en de reserves van BJAA. In de volgende
paragrafen wordt een nadere uitwerking gegeven van de financiële analyse
voor 2010 en een deel van 2011.

4.3.2 Liquiditeit
In het onderzoek gebruiken wij de volgende definitie voor liquiditeit: liquiditeit
is de mate waarin een organisatie in staat is om zijn lopende
betalingsverplichtingen te voldoen.
Liquiditeit is onder te verdelen dynamische of statische liquiditeit.
–
Dynamische liquiditeit is een prognose van binnenkomende en
uitgaande geldstroom van een organisatie. Deze wordt zichtbaar
gemaakt in een liquiditeitsprognose.
–
Statische liquiditeit geeft aan of een organisatie in staat is om aan zijn
korte termijn verplichtingen te voldoen met behulp van de vlottende
activa. Statische liquiditeit wordt uitgedrukt aan de hand van
kengetallen met betrekking tot het werkkapitaal, current ratio en quick
ratio.
Bij de uitvoering van het onderzoek zijn de volgende informatiebronnen
gebruikt om de liquiditeit vast te stellen:
–
Jaarrekening BJAA 2010.
–
Begroting BJAA 2011.
–
Liquiditeitsprognose BJAA van 1 juni 2011.
–
Overzicht te ontvangen subsidies 2011.
–
Bezetting BJAA 2010 en 2011.
–
Kwartaalrapportage BJAA Q1 2011.
De grafiek op de volgende pagina geeft het verloop van de liquiditeit van
BJAA weer.
Voor de beoordeling van de dynamische liquiditeit hebben wij vier scenario’s
opgesteld. Onderstaand zijn de scenario’s nader toegelicht.
–
Liq BJAA: De onderste lijn in de grafiek. Het meest negatieve scenario.
Dit is de liquiditeitprognose opgesteld door BJAA. In deze
liquiditeitsprognose zijn alleen de in het eerste kwartaal daadwerkelijk
beschikte subsidies opgenomen en zijn de loonkosten (inclusief
afdrachten loonheffing) geraamd op basis van de formatie per 1 januari
2011.
–
Ontvangst alle begrote subsidies: De derde lijn van boven in de grafiek.
In de liquiditeitsprognose van BJAA zijn alleen subsidies opgenomen
waarvan een beschikking is ontvangen. Op het moment van opstellen
van deze prognose was voor ca. € 2.606 K van de begrote subsidies
nog niet beschikt. De subsidie van SRA inzake de Eigen Kracht
Conferenties (EKC) van € 2.467 K, BJZ Lelystad voor de Kindertelefoon

13

–
–

€ 88.475 en de aanvullende subsidie van € 50 K voor de gesloten
Jeugdzorg zijn nog niet ontvangen.
Subsidies + begrote formatie: De bovenste lijn in de grafiek. Het
meeste positieve scenario. Deze lijn geeft de liquiditeit aan indien BJAA
voldoet aan zijn begroting1.
Afbouw formatie + subsidie: De tweede lijn van boven in de grafiek.
Deze lijn geeft de liquiditeit van BJAA weer indien alle begrote subsidies
zijn beschikt en de formatie wordt afgebouwd met gemiddeld 6 FTE per
maand, wat gebaseerd is op de gemiddelde afbouw als gevolg van de
vacaturestop over het eerste kwartaal 2011.

De bovenstaande scenario’s zijn weergegeven in de onderstaande grafiek
€ 18.000
€ 16.000
€ 14.000
€ 12.000
€ 10.000
€ 8.000

Liq. BJAA
Ontvangst alle subsidies
subsidies + begrote formatie

€ 6.000

Afbouw formatie +alle sub

€ 4.000
€ 2.000
€0

In de bovenstaande grafiek is de omvang van de liquide middelen van BJAA
weergegeven van begin 2011 tot het eerste kwartaal van 2012. Alle vier de
scenario’s laten een daling zien van de liquiditeit van BJAA. In de bovenste
lijn opereert BJAA volgens de begroting. BJAA heeft een sluitende begroting
opgesteld. Bij de begroting is een risicoparagraaf opgenomen waarin is
aangegeven dat BJAA verwacht een verlies te realiseren van € 1.768 K. In
het eerste kwartaal van 2011 heeft BJAA € 1,3 mln meer aan kosten
gerealiseerd dan begroot en heeft geleid tot een verlies van € 1,3 mln in het
eerste kwartaal.
Daarnaast heeft BJAA aan het eind van het eerste kwartaal 60 FTE meer in
dienst dan begroot2.

1 Om daadwerkelijk de formatie actief af te bouwen zal een organisatie frictiekosten maken die ook een
effect hebben op de liquiditeit. Deze bijkomende frictiekosten zijn niet opgenomen in dit scenario.
2 Deze overbezetting veroorzaakt het verlies in het eerste kwartaal van 2011. Een deel van de
overbezetting wordt gefinancierd door personeel in te zetten op projecten waardoor het verlies beperkt
wordt.

14
Het aantal FTE’en boven de begrote bezetting zou afgebouwd moeten worden
alvorens BJAA in staat is op conform de begroting te opereren. De afbouw
van deze boventallige FTE’en vindt plaats aan de hand van een vacaturestop.
Indien de formatie via deze vacaturestop in het huidige tempo (6 FTE) per
maand daalt zal BJAA eind 2011 op de begrote formatie voor 2011 zitten.
Het beslag van deze overcapaciteit (ten opzichte van de begroting) op de
liquiditeit neemt hierdoor af. Door het beslag is de liquiditeit van BJAA naar
verwachting eind 2011 gehalveerd tot een bedrag van € 4 mln.
BJAA wordt t-1 gefinancierd. Een daling van de productie in 2011 heeft bij
een constant tarief een daling van de subsidieontvangsten in 2012 tot
gevolg. BJAA heeft het lopende jaar de tijd om het kostenniveau van de
uitvoering af te bouwen. Naar verwachting zal BJAA eind 2011 op zijn
gemiddeld begrote formatie voor 2011 zitten. Bij een eventuele daling van de
productie in 2011 heeft BJAA met de huidige vacaturestop niet meer de
mogelijkheid om het kostenniveau tijdig te verlagen.
BJAA heeft een gemiddelde maandelijkse cash-outflow van ongeveer € 3,8
mln. Een daling van de liquiditeit tot € 4 mln betekent dat BJAA dan nog net
voldoende geld in kas heeft om voor één maand de salarissen en rekeningen
te kunnen betalen. Onverwachte situaties die van invloed zijn op de liquiditeit
hebben tot gevolg dat BJAA niet is staat is om de salarissen van de
medewerkers te betalen. BJAA is, doordat het geen bezittingen heeft, niet in
staat om financiële middelen op de markt te lenen of bezittingen te verkopen.
Op basis van het eerste kwartaal van 2011 en de risicoparagraaf bij de
begroting van 2011 is het de verwachting dat de liquiditeit van BJAA in
2011 met 50% zal dalen tot circa € 4 mln. Met deze € 4 mln is BJAA in staat
om circa één maand de lopende verplichtingen waaronder de salarissen te
betalen. Een korte vertraging in bijvoorbeeld de bevoorschotting van de
subsidies heeft tot gevolg dat BJAA niet meer aan zijn verplichtingen kan
voldoen.
De daling van de liquiditeit stopt wanneer het kostenniveau aansluit op de
financiering van BJAA en/of de financiering stijgt tot het niveau van de
kosten van BJAA.
In de onderstaande tabel is de statische liquiditeit van BJAA weergegeven:
Ratio

31-12-2009

31-12-2010

31-3-2011

Current ratio

1,022

0,947

1,005

Quick ratio

1,022

0,947

1,005

Werkkapitaal

€ 224.276

-€ 574.009

€ 150.345

15
Toelichting op de tabel:
–
Current ratio: de current ratio wordt berekend door de vlottende activa
en liquide middelen te delen door de korte termijn verplichtingen. Een
current ratio > 1 geeft aan dat de organisatie aan de korte termijn
verplichtingen kan voldoen.
–
Quick ratio: de quick ratio wordt op de zelfde wijze berekend als de
current ratio alleen worden op de vlottende activa de voorraden in
mindering gebracht. Doordat BJAA geen voorraden heeft is de quick
ratio gelijk aan de current ratio.
–
Werkkapitaal: het werkkapitaal wordt berekend door de korte termijn
verplichtingen in mindering te brengen op de liquide middelen en de
vlottende activa. BJAA heeft eind 2010 een negatief werkkapitaal. De
daling van het werkkapitaal wordt veroorzaakt doordat een lange
termijn schuld van € 1.169 K aan de Stadsregio Amsterdam (SRA) voor
te veel ontvangen subsidies gedeeltelijk is omgezet in een kort lopende
schuld (€ 1.055 K) en gedeeltelijk is terugbetaald € 114 K. Per mei
2011 is het werkkapitaal gestegen doordat BJAA een voorschot heeft
ontvangen van de doelsubsidie van het SRA. Door dit voorschot is het
werkkapitaal van BJAA tijdelijk verbeterd.
Toelichting verloop statische liquiditeit van BJAA:
De statische liquiditeit is in 2010 gedaald. BJAA heeft door de omzetting van
de lange lopende schuld naar kort vreemd vermogen een negatief
werkkapitaal gekregen. De langlopende schuld had betrekking op de
terugbetaling van subsidiegelden over 2006. BJAA hoeft deze subsidiegelden
gedeeltelijk niet terug te betalen maar heeft afgesproken met de SRA deze
middelen in te zetten voor het transformatieplan. Aangezien de
subsidiegelden in 2006 al zijn besteed aan activiteiten in 2006 zullen de
activiteiten in 2011 gefinancierd moeten worden met middelen die BJAA in
2011 ontvangt.
In mei 2011 is het werkkapitaal gestegen tot € 150 K doordat BJAA een
voorschot heeft ontvangen voor de doelsubsidie van het SRA. Het voorschot
zorgt voor een tijdelijke verhoging van het werkkapitaal. Een negatief
werkkapitaal heeft tot gevolg dat BJAA niet in staat is om met de vlottende
activa zijn korte termijn schulden te betalen. De liquiditeitsprognose laat
daarnaast een dalende trend zien. Deze dalende liquiditeit heeft tot gevolg
dat het werkkapitaal in 2011 verder zal verslechteren.
BJAA heeft eind 2011 naar verwachting een negatief werkkapitaal. Dit
betekent dat BJAA niet in staat is om met zijn vlottende activa zijn korte
termijn schulden te betalen.

4.3.3 Solvabiliteit
In het onderzoek gebruiken wij de volgende definitie voor solvabiliteit: de
solvabiliteit geeft de mate weer waarin een organisatie in staat is om vanuit
zijn eigen vermogen aan zijn financiële verplichtingen te voldoen.

16
Solvabiliteit is op twee wijzen te berekenen:
Eigen vermogen / vreemd vermogen of eigen vermogen / totaal vermogen
Bij de uitvoering van het onderzoek zijn de volgende informatiebronnen
gebruikt om de solvabiliteit vast te stellen:
–
Jaarrekening BJAA 2009.
–
Jaarrekening BJAA 2010.
–
Kolommenbalans BJAA mei 2011.
In de onderstaande tabel is de solvabiliteit van BJAA weergegeven.
Ratio

31-12-2009

31-12-2010

31-5-2011

0,109

0,125

0,008

0,122

0,143

0,008

Eigen vermogen / Vreemd
vermogen
Eigen vermogen / Totaal
vermogen

Toelichting verloop solvabiliteit van BJAA:
De solvabiliteit wordt bepaald door de omvang van het eigen vermogen en het
vreemd vermogen. De hoogte van het vreemd vermogen van BJAA is
afhankelijk want het moment waarop subsidiegelden worden ontvangen.
Ontvangen subsidiegelden worden als ‘nog te besteden subsidie’ geboekt in
het vreemd vermogen. De solvabiliteit van BJAA fluctueert hierdoor van dag
tot dag. Solvabiliteit is daarom geen goede indicator om een uitspraak te
doen over het verloop van de financiële positie van BJAA als organisatie.
Het solvabiliteitsratio kan wel worden gebruikt om te bepalen of BJAA
solvabel is. De solvabiliteit van BJAA is dermate laag, bijvoorbeeld 0,008 in
mei 2011, dat BJAA feitelijk niet solvabel is.
Verliezen van BJAA worden ten laste gebracht van het eigen vermogen. De
verwachting is dat BJAA 2011 afsluit met een verlies van € 1,5 mln. Het
eigen vermogen van BJAA daalt hierdoor naar € 198 K. Een daling van het
eigen vermogen zorgt voor een daling van de solvabiliteit. Bij ongewijzigd
beleid zal de solvabiliteit van BJAA dus nog verder verslechteren waardoor
BJAA niet meer solvabel is.

4.3.4 Weerstandvermogen
In het onderzoek gebruiken wij de volgende definitie voor het
weerstandsvermogen: het vermogen van de organisatie om ook in ongunstige
tijden haar activiteiten te kunnen voorzetten.
De formule om het weerstandsvermogen te berekenen is als volgt:
Eigen vermogen + egalisatierekening + voorziening onderhoud + overige
voorzieningen - immateriële vaste activa - herwaarderingsreserve
Bij de uitvoering van het onderzoek zijn de volgende informatiebronnen
gebruikt om het weerstandsvermogen vast te stellen:
–
Jaarrekening BJAA 2009.
–
Jaarrekening BJAA 2010.
–
Begroting BJAA 2011.
–
Kwartaalrapportage BJAA Q1 2011.

17

In onderstaande tabel is het weerstandsvermogen van BJAA weergegeven.

Weerstandsvermogen

31-12-2009

31-12-2010

31-3-2011

31-12-20113

€ 1.698.233

€ 1.638.505

€ 818.343

€ 200.000

Het weerstandsvermogen op 31-3-2011 is berekend op basis van het
resultaat van het eerste kwartaal. Het weerstandsvermogen aan het eind van
2011 is gebaseerd op een verwachting van het resultaat.
Toelichting verloop weerstandsvermogen van BJAA:
Het weerstandsvermogen van BJAA daalt in 2011 met 88% tot circa € 200 K
of 0,44% van de totale subsidieontvangsten in 2011. Ter vergelijking:
uitvoeringsorganisaties mogen volgens de Regeling baten-lasten 2011 een
weerstandsvermogen hebben van maximaal 5% van de gemiddelde jaaromzet,
berekend over de laatste drie jaar. Voor BJAA komt dit neer op ca. € 2.200
K. Juist voor organisaties die grotendeels afhankelijk zijn van subsidiëring
waarbij sprake is van een teruglopende subsidiestroom is het van belang een
‘solide’ weerstandsvermogen te hebben. Een ‘solide’ weerstandsvermogen
stelt de organisatie in staat om de lange termijn doelstellingen te kunnen
realiseren. Bij het ontbreken van een weerstandsvermogen kan de organisatie
niets anders doen dan met korte termijn acties te reageren. In het geval van
BJAA zou bijvoorbeeld het reduceren van het personeel kunnen leiden tot
een verdere verhoging van de caseload of het vergroten van de wachtlijst.
De reden dat BJAA met de huidige bezetting eind 2011 nog een positief
weerstandsvermogen heeft, is dat de organisatie een aantal aanvullende
subsidies verwacht te ontvangen.
Deze aanvullende subsidies zijn weergegeven in onderstaande tabel:
Subsidie

Bedrag

Meeropbrengst JB/JR4

€ 352.000

MPG

€ 520.000

Pilot West

€ 300.000

Voorziening transformatieplan

€ 580.000

Pro Juventute

€ 263.000

Totaal

€ 2.015.000

Het gevaar bestaat dat BJAA subsidiegelden waarvoor BJAA in de toekomst
activiteiten moet verrichten zal gebruiken om de huidige kosten te dekken.

3 Prognose op basis van begroting
4 Deze post betreft het verschil tussen de begrote doeluitkering JB/JR (op basis van p*g t0) en de
beschikte doeluitkering JB/JR (t-1). Het betreft geen aanvullende subsidie maar wel een meeropbrengst
ten opzichte van de begrote kosten.

18
Daarnaast is de voorziening transformatieplan van € 580 K een omzetting
van subsidiegelden uit 2006 die BJAA terug moest betalen. De
subsidiegelden zijn in 2006 al besteed zodat BJAA het transformatieplan uit
bestaande middelen moet financieren. Zoals aangegeven bij de liquiditeit
zorgt de omzetting van deze langlopende schuld naar een nieuwe subsidie
voor de verslechtering van financiële positie van BJAA. Een terugbetaling had
overigens een vergelijkbare impact op de liquiditeit gehad, zonder de
voordelen die de uitvoering van het transformatieplan voor BJAA heeft.
De bovenstaande aanvullende subsidies zijn tijdelijk van aard. Gegeven de
huidige ontwikkelingen met betrekking tot subsidieverstrekking is het niet
waarschijnlijk dat deze organisaties in 2012 wederom hetzelfde bedrag aan
aanvullende subsidies zullen toezeggen waardoor het de verwachting is dat in
2012 het weerstandsvermogen zal dalen tot € 0.
De verwachte krimp van het weerstandsvermogen in 2011 met 88% heeft tot
gevolg dat de organisatie niet meer in staat is om in te springen op lopende
ontwikkelingen en bijvoorbeeld de kosten van een reorganisatie te
financieren vanuit het weerstandsvermogen. Terwijl voor organisaties die
grotendeels afhankelijk zijn van subsidiëring waarbij sprake is van een
teruglopende subsidiestroom is het van belang een ‘solide’
weerstandsvermogen te hebben. ‘Solide’ weerstandsvermogen stelt de
organisatie in staat om de lange termijn doelstellingen te kunnen realiseren.
Bij het ontbreken van een weerstandsvermogen kan de organisatie niets
anders doen dan met korte termijn acties te reageren. BJAA beschikt
daarnaast niet over de bezittingen die als onderpand kunnen dienen om lang
lopend krediet aan te trekken om tijdelijk tekorten op te kunnen vangen.

4.3.5

Reserves

In het onderzoek gebruiken wij de volgende definitie voor de reserves: Het
verschil tussen de activa en schulden (inclusief voorzieningen). Een deel van
de reserves kan met een bepaald doel zijn gereserveerd om voor een speciaal
doel te worden ingezet.
Bij de uitvoering van het onderzoek zijn de volgende informatiebronnen
gebruikt om de samenstelling en omvang van de reserves vast te stellen:
–
Jaarrekening BJAA 2009.
–
Jaarrekening BJAA 2010.
–
Begroting BJAA 2011.
–
Kwartaalrapportage BJAA Q1 2011.
Onderstaande tabel zijn de reserves van BJAA weergegeven.
Reserve

31-12-2009

31-12-2010

Algemene reserve

€ 2.987.272

€ 2.771.886

Egalisatiereserve

- € 1.719.868

- € 1.330.190

Bestemmingsreserve

€ 130.829

€ 130.829

Totale reserve

€ 1.398.233

€ 1.572.505

19
Toelichting verloop reserves van BJAA:
De berekening van de reserves wijkt niet veel af van de berekening van het
weerstandsvermogen. In het eerste kwartaal van 2011 heeft BJAA een tekort
van € 1.320 K ten opzichte van de begroting. Volgens de begroting zou BJAA
een winst van € 500 K realiseren. Gecorrigeerd voor deze winst dalen de
reserves bij dit resultaat met € 820 K naar € 750 K aan het eind van kwartaal
1 2011. Het verlies in 2011 zal verder toenemen als gevolg van een hogere
zittende formatie dan begroot. De verwachting is dat eind 2011 BJAA
nagenoeg geen reserve meer heeft.

4.4

Onderzoek aanvullende financiering

Om een compleet beeld te krijgen van de ontwikkeling van de financiële
positie van BJAA is ook onderzoek verricht naar mogelijk aanvullende
financiering vanuit de provincie, de gemeente of eigen autonome middelen.
Bij het vaststellen van de aanvullende financiering van BJAA zijn de volgende
informatiebronnen gebruikt:
–
Jaarrekening BJAA 2010.
–
Jaarplan BJAA 2011.
–
Subsidiebeschikkingen.
Onderstaand wordt een overzicht gegeven van de financiering van BJAA voor
2010 en 2011.
Subsidie

2010

SRA doeluitkering

€ 43.811.472

SRA - -Eigen Kracht Conferentie (EKC)

€ 1.224.121

Groeigelden 2010 – AMK en gezinsmanagement

€ 831.400

Noodinvesteringsplan 2010

€ 1.040.000

OVA en uitbreidingsgelden 2009

€ 1.295.587

Aanvulling Rouvoetgelden

€ 46.285

Praktijkonderwijs

€ 143.000

Totaal beschikt

€ 48.526.708

Doorgeschoven naar 2011
Totaal

Subsidie

€ 549.304
€ 47.977.404

2011

SRA doeluitkering

€ 42.210.935

Eigen kracht conferenties

€ 2.467.118

Gesloten jeugdzorg

€ 50.000

Servicepunt

€ 62.000

OMPG

€ 708.270

Totaal

€ 45.498.323

Nog te besteden subsidie MPG

€ 131.351

Nog te besteden noodinvesteringsplan

€ 417.953

Totaal te besteden subsidie 2011

€ 46.047.627

N.B. Voor de subsidie van de eigen kracht conferenties is op het moment van schrijven van het rapport €
1.648.121 beschikt.

20
BJAA is voor zijn inkomsten voornamelijk afhankelijk van de doelsubsidies
van de SRA. Een deel van deze subsidies is afhankelijk van de productie van
BJAA. Een daling van de productie zoals in 2010 heeft tot gevolg dat BJAA
minder geld ontvangt in 2011 (t-1 financiering).
Naast de bestaande financiering, de doeluitkering van het SRA ontvangt
BJAA in 2011 nog voor € 3,2 mln aan aanvullende financiering. De huidige
ontwikkeling bij gemeenten en andere overheden is een bezuiniging op
subsidies. Indien de productie daalt of de aanvullende subsidies wegvallen,
valt de dekking weg voor een deel van de organisatie. BJAA heeft een weinig
flexibele kostenstructuur. De medewerkers zijn in vaste dienst en voor de
huisvesting zijn langlopende huurcontracten5 afgesloten (zie ook paragraaf
5.6.6 voor een beschouwing van de kosten).
De kostenstructuur van BJAA heeft tot gevolg dat bij het wegvallen van
subsidies de kosten onvoldoende kunnen met de dalende inkomsten
waardoor de verliezen van BJAA zullen toenemen. Doordat het
weerstandsvermogen en de reserves in 2011 naar verwachting dalen richting
het nulpunt heeft het wegvallen van (aanvullende) subsidies tot gevolg dat
BJAA niet langer aan zijn verplichtingen kan voldoen en dat gecombineerd
met een negatief eigen vermogen zou de organisatie uiteindelijk om kunnen
vallen.

4.5

Beoordeling financiële positie

In deze paragraaf wordt de beoordeling van de financiële positie van BJAA
gegeven aan de hand van de financiële ratio’s en omvang van de posten.
Onderstaand worden de financiële ratio’s en de omvang van de posten
weergegeven voor 2010 en prognose 2011.
Ratio / post

Realisatie 2010

Prognose 2011

Verloop 2010 - 2011

Liquiditeit

€ 8.646.037

€ 4.000.000

- € 4.646.037

Solvabiliteit

0,125

0,008

- 0,017

Weerstandvermogen

€ 1.638.505

€ 200.000

- € 1.438.505

Reserves

€ 1.572.505

0

- € 1.572.505

Aanvullende financiering

€ 4.715.236

€ 3.287.388

- € 1.427.848

De onderzoekers beoordelen de financiële positie van BJAA als volgt:
Zonder aanvullende maatregelen verslechtert de financiële positie van BJAA
in 2011 zodanig dat het voor BJAA zeer moeilijk wordt om goed te kunnen
functioneren. Naar verwachting zal de liquiditeit van BJAA worden
gehalveerd in 2011 waardoor de organisatie nog net voldoende middelen
heeft om de kosten voor één maand te dekken. De organisatie is daardoor
erg afhankelijk van zijn omgeving en een tegenvaller die extra beslag legt op
de schaarse liquiditeit heeft tot gevolg dat BJAA niet in staat zal zijn om
bijvoorbeeld de salarissen van de medewerkers te betalen.
5 Voor de lange termijn heeft BJAA een plan voor de optimalisatie van de huisvesting opgesteld. Voor dat
plan is voor zover bekend geen financiering beschikbaar.

21
Daarnaast is het de verwachting dat zowel het weerstandsvermogen als de
reserves in 2011 dalen tot het nulpunt. BJAA kan geen zekerheden afgeven
waardoor het niet in staat is om (tijdelijk) geld te lenen op de financiële
markten. Daarbij zou het rente percentage op een eventuele lening zo hoog
zijn dat het niet aantrekkelijk is om geld te lenen. Door het ontbreken van
weerstandsvermogen is de organisatie niet in staat om acties te ondernemen
die de kosten van de organisatie verlagen. Zonder aanvullende maatregelen
bestaat er een reëel risico dat BJAA bij een nieuwe tegenvaller hetzij een
stijging van de kosten, hetzij een daling van de inkomsten in 2011 of in 2012
faillissement zal moeten aanvragen.

4.6

Beoordeling doelmatigheid bestedingen

In deze paragraaf wordt de beoordeling van de doelmatigheid van de
bestedingen nader toegelicht. De beoordeling van de doelmatigheid van de
bestedingen heeft plaatsgevonden aan de hand van een toetsingskader dat
wordt gevormd door de normen en tarieven zoals gerapporteerd door
Deloitte in 2010.
Bij het vaststellen van de doelmatigheid van de bestedingen van BJAA zijn de
volgende informatiebronnen gebruikt:
–
Herijkingsonderzoek tarief jeugdbescherming, Deloitte 29 november
2010.
–
Begroting BJAA 2011.
–
Gerealiseerde kosten BJAA 2010 en 2010.
–
Kosten BJAA 2011 Q1.
–
Bezetting BJAA 2011 Q1.
–
Bezetting BJAA 2010.
–
Onderbouwing normprijs OTS 2010 van het ministerie van V&J.
–
Onderbouwing normprijs Reclassering 2009 van het ministerie van
V&J.
De onderzoekers beoordelen de doelmatigheid van de bestedingen van BJAA
als volgt:
Het ministerie van V&J hanteert een normprijs per geval. Deze normprijs is
gebaseerd op de inzet van personeel, een prijs voor het personeel en een
opslag voor overhead. Daarnaast is er in 2010 een onderzoek uitgevoerd
door Deloitte waarin de kostprijs per maatregel is berekend.
De onderstaande tabel is opgebouwd uit de personele kosten die categoraal
door het onderzoeksmodel lopen. Daarbij zijn de kosten per kostenplaats
gerelateerd aan de bezetting op de kostenplaats. Voor de opbouw van de
onderliggende kosten per FTE zijn de modelkosten gehanteerd. Omdat in het
model ook doorbelastingen zijn opgenomen, kunnen de netto kosten
materieel afwijken van de werkelijke kosten. Dat is in ieder geval het geval bij
de gehanteerde kosten voor het secretariaat.

22
Norm
Directe loonkosten
Jeugdbeschermer
Directe loonkosten
Jeugdreclasseerder
Directe loonkosten
Gedragswetenschapper
Directe loonkosten
Teamleider
Directe loonkosten
secretariaat
Overige personeelskosten
(per JB/JR)
Overheadopslag8 (per
JB/JR)
Apparaatskosten (per
JB/JR)
Huisvesting (per JB/JR)
Automatiseringskosten (per
JB/JR)

Ministerie
V&J 2010

Ministerie
V&J 20116

Deloitte
2009

Deloitte
20117

BJAA
2011

€ 53.165

€ 54.478

€ 54.594

€ 56.921

€ 57.312

€ 53.165

€ 54.478

€ 54.594

€ 56.921

€ 61.018

€ 61.012

€ 62.519

€ 64.875

€ 67.641

€ 63.776

€ 68.892

€ 70.593

€ 71.718

€ 74.775

€ 80.495

€ 36.064

€ 36.955

€ 40.836

€ 42.577

€ 49.629

€ 5.894

€ 6.039

€ 16.608

€ 17.316

€ 5.295

€ 3.274

€ 3.274

€0

€0

€ 16.536

€ 7.587

€ 7.739

€ 6.390

€ 6.648

€ 6.596

€ 7.149

€ 7.292

€ 7.576

€ 7.882

€ 10.689

€ 1.866

€ 1.903

€ 2.064

€ 2.147

€ 1.219

Uit de tabel komt naar voren dat BJAA zowel ten opzichte van de tarieven de
personeelskosten hoger zijn dan de norm van het ministerie van V&J. De
personeelskosten van BJAA zijn met uitzondering van de
gedragswetenschappers hoger dan de tarieven van Deloitte. De hogere
directe salariskosten zijn het gevolg van het feit dat BJAA heeft besloten
meer ervaren medewerkers in te zetten.
De overheadkosten zijn per FTE JB/JR € 13.262 hoger dan de tarieven van
het ministerie. Om dit verschil te kunnen beoordelen is in onderstaande tabel
de kostenstructuur van BJAA weergegeven volgens de indeling van het
ministerie.

N.B. De kosten van projecten zijn integraal opgenomen in deze tabel.
6 Het tarief van V&J voor 2011 is het tarief voor 2010 verhoogd met de verwachte OVA van 2,47% en het
prijspeil met 2% conform de verhoging voor 2010.
7 Het tarief van Deloitte is gebaseerd op de kosten voor 2009. Om het te kunnen vergelijken met de kosten
van BJAA in 2011 is het verhoogd met de OVA 2010 van 1,75% en de verwachte over voor 2011 van €
2,47%. Het prijspeil is verhoogd met 2% voor 2010 en 2% voor 2011 (inschatting).
8 In het onderzoek van Deloitte in 2010 zijn de personeelskosten van de overhead opgeteld bij de overige
personeelskosten. De overige personeelskosten in de tarifering van V&J worden gevormd door een
opslag van 8,2% over de directe personeelskosten voor bijvoorbeeld woon-werk verkeer.

23
De overhead van BJAA bedraagt in het eerste kwartaal van 2011 in kosten
13% van de totale kosten en 13% van de totale FTE’en. Daarnaast zit BJAA
boven de V&J norm voor huisvestingskosten. Dat de huisvestingskosten
hoger zijn dan de norm is in ogen van de onderzoekers aannemelijk doordat
BJAA in Amsterdam gevestigd is. In Amsterdam liggen de huurprijzen van
kantoorgebouwen aanmerkelijk hoger dan het landelijk gemiddelde.
De automatiseringskosten zijn in deze opstelling lager. Dit wordt veroorzaakt
doordat BJAA automatiseringskosten gedeeltelijk boekt onder externe inhuur
als gevolg van uitbesteding. Dit verklaart voor een deel ook de hogere kosten
voor overhead.
BJAA hanteert voor Jeugdbeschermers en Jeugdreclasseerder 1.3209 uur
per directe FTE, terwijl het ministerie en Deloitte uitgaan van 1.244 directe
uren per directe FTE. Hierdoor worden de hogere kosten voor personeel,
huisvesting en apparaat gedeeltelijk goedgemaakt. In de onderstaande tabel
zijn de normen per uur JB/JR afgezet tegen de uurprijs van BJAA.
Norm

Ministerie
V&J 2011
(1.244)

Deloitte
2011
(1.244)

BJAA
2011
(1.320)

Directe loonkosten Jeugdbeschermer

€ 43,79

€ 45,76

€ 43,42

Directe loonkosten Jeugdreclasseerder

€ 43,79

€ 45,76

€ 46,23

Directe loonkosten Gedragswetenschapper

€ 50,26

€ 54,37

€ 48,32

Directe loonkosten Teamleider

€ 56,75

€ 60,11

€ 60,98

Directe loonkosten Secretariaat

€ 29,71

€ 34,23

€ 37,60

Overige personeelskosten (per JB/JR)

€ 4,85

€ 13,92

€ 4,01

Overheadopslag (per JB/JR)

€ 2,63

€0

€ 12,53

Apparaatskosten (per JB/JR)

€ 6,22

€ 5,34

€ 5,00

Huisvesting (per JB/JR)

€ 5,86

€ 6,34

€ 8,10

Automatiseringskosten (per JB/JR)

€ 1,53

€ 1,73

€ 0,92

De verhoging van het aantal directe uren van de directe medewerkers naar
1.320 uren heeft tot gevolg dat de verschillen tussen norm en realisatie
kleiner worden, bij de Jeugdbeschermers en Gedragswetenschappers zijn de
kosten per uur op basis van de norm van 1.320 uren zelfs iets lager dan het
door V&J gehanteerde tarief.
Om een indicatie te geven waar de kosten en het tarief voor de Justitiële
diensten van elkaar verschillen zijn de hierboven beschreven onderdelen van
het tarief vergeleken met het door V&J gehanteerde tarief. Voor een
inschatting van de V&J tarieven zijn de tarieven van V&J voor 2010
verhoogd met een fictieve OVA van 2,47% en het prijspeil met 2% (totaal
effect is ongeveer € 550 K).

9 De 1320 uur hanteert BJAA in de begroting en analyse. Bij dit onderzoek is geen onderzoek

gedaan naar de gerealiseerde uren per FTE.

24
NB: De tabel op de volgende pagina is een benadering van de werkelijk
gerealiseerde kosten. In hoofdstuk 5 worden de gerealiseerde kosten op basis
van de gerealiseerde bezetting per afdeling, gerelateerd aan de werkelijke
productie per afdeling toegerekend. De tabel is nadrukkelijk niet bedoeld voor
een verklaring van de verschillen, maar biedt een indicatie welke
kostensoorten de verschillen veroorzaken.
In de volgende tabellen zijn de kosten van BJAA per tariefscomponent
vergeleken met de normen van V&J en de uitkomsten van het Deloitte
onderzoek van 2010.
2010
Norm

A

B

C

FTE BJAA Norm FTE FTE
V&J

Deloitte

D

E

F

BJAA

Ministerie

Deloitte

G

H

I

Totale kosten Totale kosten Totale kosten

J

K

Verschil V&J

Verschil

BJAA (G-H)

Deloitte BJAA

2010

V&J 2010

2010

BJAA (A*D)

V&J (B*E)

Deloitte (C*F)

Directe loonkosten Jeugdbeschermer

184,80

172,46

184,15 €

57.737

€ 53.165

€ 55.358

€ 10.669.883

€

9.168.836

€ 10.194.114

€

1.501.047

€

475.769

Directe loonkosten Jeugdreclasseerder

51,36

56,12

58,16 €

69.542

€ 53.165

€ 55.358

€

3.571.815

€

2.983.620

€

3.219.708

€

588.195

€

352.107

Directe loonkosten Gedragswetenschapper (1:9)

13,83

25,40

16,15 €

73.304

€ 61.012

€ 65.783

€

1.013.435

€

1.549.569

€

1.062.659

€

536.134- €

49.223-

Directe loonkosten Teamleider (1:12)

11,62

19,05

15,14 €

79.611

€ 68.892

€ 72.722

€

925.209

€

1.312.278

€

1.101.326

€

387.069- €

176.117-

(G-I)

Directe loonkosten secretariaat (1:6)

30,20

38,10

30,29 €

47.028

€ 36.064

€ 41.408

€

1.420.353

€

1.373.918

€

1.254.183

€

46.435

€

166.170

Overige personeelskosten (per JB/JR)

236,16

228,58

242,31 €

1.315

€

5.894

€ 16.841

€

310.507

€

1.347.251

€

4.080.609

€

1.036.743- €

3.770.102-

Overheadkosten

236,16

228,58

242,31 €

21.441

€

3.274

€

€

4.315.110

5.063.481

Apparaatskosten (per JB/JR)

236,16

228,58

242,31 €

8.571

€

7.587

€

6.479

€

2.024.066

€

1.734.236

€

1.570.032

€

289.829

€

Huisvesting (per JB/JR)

236,16

228,58

242,31 €

10.121

€

7.149

€

7.682

€

2.390.108

€

1.634.118

€

1.861.434

€

755.989

€

528.674

Automatiseringskosten (per JB/JR)

236,16

228,58

242,31 €

296

€

1.866

€

2.093

€

69.896

€

426.530

€

507.128

€

356.635- €

437.232-

2.812

2.812

€ 883.453

€

429

€

296

€

883.453

€

1.206.348

€

832.599

€

322.895-

€

50.854

€

230-

€

249.320-

€

249.320

€

-

€

61

€

171.532

€

171.532-

€

-

€

22

€

82.522

€

82.522- €

€

129.565- €

Bijzondere kosten jongeren (per JB maatregel)
Overige tariefscomponenten JR per maatregel

prod JR

Taken kosten externe desk. (per JB maatregel)

prod OTS

taken JZ Nederland / Vedivo

prod JB/JR

2.812

-

€

5.063.481

Resultaat doorbelasting

€

Totaal

€ 28.212.640

€

748.371

€

-

129.565-

€ 23.489.809

€ 25.683.791

€

454.034

129.565-

€ 4.722.830 € 2.528.849

N.B. De subsidie van V&J in de tabellen komt niet overeen met de verstrekte
subsidie van het betreffende jaar. De verstrekte subsidie is gebaseerd op de
productie van het voorgaande jaar (t-1). Het in tabel opgenomen bedrag
(kolom G) is gebaseerd op de werkelijke productie van het jaar (t).
In de bovenstaande tabel worden de directe FTE’s uit het model afgezet tegen
de norm FTE’s uit het tarief V&J, gevolgd door de tarieven van BJAA, V&J en
Deloitte en de in het model toegerekende kosten BJAA, de totale
(normatieve) kosten V&J en de totale (normatieve) kosten Deloitte. De FTE
uit de kolom C (Deloitte) is voor JB gebaseerd op de caseloads en span of
controls uit het Deloitte onderzoek en voor JR bepaald aan de hand van het
Deloitte onderzoek bijgestelde tarief JR. De laatste kolommen omvat het
absolute verschil in totale kosten.
A

B

C

D

Normatieve
inzet FTE
V&J

Inzet FTE
BJAA 2011
Q1 (1.320)

Ministerie
V&J 2011

E
F
G
H
BJAA 2011 Totale Kosten Kosten BJAA Verschil (F-G)
V&J (A*D)
(B*E)

Directe loonkosten J eugdbeschermer
Directe loonkosten jeugdreclasseerder

172,46
57,57

156,21
45,18

Inzet FTE
BJAA 2011
Q1 voor
(1.244)
165,75
47,94

€ 54.478
€ 54.478

€ 57.312
€ 61.018

€ 9.395.276
€ 3.136.298

€ 8.952.708
€ 2.756.793

€ 442.568
€ 379.505

Directe loonkosten gedragswetenschapper
Directe loonkosten teamleider
Directe loonkosten secretariaat

25,56
19,17
38,5

13,17
18,39
32,79

13,97
19,51
34,79

€ 62.519
€ 70.593
€ 36.955

€ 63.776
€ 80.495
€ 49.629

€ 1.597.986
€ 1.353.268
€ 1.422.768

€ 839.930
€ 1.480.303
€ 1.627.335

€ 758.056
€ 127.035€ 204.567€ 322.833

Norm

Overige personeelskosten (per JB/JR)

€ 6.039

€ 5.295

€ 1.389.151

€ 1.066.319

Overheadopslag (per J B/JR)
Apparaatskosten (per JB/JR)

€ 3.274
€ 7.739

€ 16.536
€ 6.596

€ 753.118
€ 1.780.202

€ 3.330.185 € 2.577.067€ 1.328.368
€ 451.834

Huisvesting (per JB/JR)
Automatiseringskosten (per J B/JR)

€ 7.292
€ 1.903

€ 10.689
€ 1.219

€ 1.677.379
€ 437.747

€ 2.152.658
€ 245.494

Totaal

€ 475.279€ 192.253
€ 836.900-

In de bovenstaande tabel zijn de FTE’en van Gedragswetenschappers,
Secretariaat en Teamleiders van de directe afdelingen verdeeld over de
producten op basis van de verdeling van de directe FTE’en op de producten.
De bovenstaande opstelling van kosten en tarief, toont dat BJAA op jaarbasis
ongeveer € 800 K meer kosten maakt dan in het tarief vergoedt wordt. Dit

25
verschil wordt merendeels veroorzaakt door de component overhead. Zoals
eerder aangegeven bevat deze component tevens de kosten voor ICT. De
onderzoekers achten deze kosten niet hoog voor een uitvoeringsorganisatie
en daarnaast laten de overheadkosten een dalende trend zien ten opzichte
van 2010.

4.7

Maatregelen van BJAA om aan kostenniveau te voldoen

BJAA heeft in het kader van het onderzoek aangegeven maatregelen te
hebben genomen om de verschillen tussen de kosten die de organisatie maakt
en de vergoeding die het ontvangt voor de JB/JR dienstverlening af te
dekken.
De belangrijkste maatregelen zijn:
–
Een reorganisatie en een bezuinigingsoperatie op de totale
overheadkosten, zowel personeel als materieel.
–
Het inzetten van JHV/AMK capaciteit ten behoeve van JB/JR werk.
–
Het vergroten van het aantal netto beschikbare uren per FTE van het
direct personeel ten opzichte van de norm van V&J (1.320 uren in
plaats van 1.244 uren).
–
Het invoeren van een vacaturestop, waardoor de arbeidscapaciteit in de
loop van 2011 afneemt.
–
Het optimaliseren van het werkproces, waardoor:
–
Efficiënter gewerkt kan worden.
–
De overcapaciteit ten opzichte van de norm tijdelijk gefinancierd
kan worden uit de projectbudgetten.

26

5

Uitvoering doorlichting bedrijfsvoering

5.1

Inleiding

In hoofdstuk 5 wordt de tweede onderzoeksvraag met betrekking tot de
doorlichting van de bedrijfsvoering van BJAA beantwoord, namelijk het
bieden van inzicht in de doelmatigheid van de bedrijfsvoering van BJAA. Er
wordt door de onderzoekers een oordeel gevormd over de doelmatigheid van
de bedrijfsvoering. In de volgende paragrafen van dit hoofdstuk wordt een
nadere toelichting gegeven op de ontwikkeling van het onderzoeksmodel
(causaal kostenmodel), een verschillenanalyse, de analyse van de kerncijfers,
de scenario’s en de interne sturing van BJAA.

5.2

Belang onderzoek naar bedrijfsvoering

Aan de hand van het onderzoek naar de (doelmatigheid van de)
bedrijfsvoering vormen de onderzoekers zich een oordeel over de manier
waarop BJAA de beschikbaar gestelde middelen aanwendt om de gestelde
taken uit te voeren.
In de ogen van de onderzoekers kan dit onderwerp niet los gezien worden van
het oordeel van BJAA dat de vergoeding voor het leveren van de Justitiële
taken (Jeugdbescherming (JB) en Jeugdreclassering (JR)) onvoldoende is
om de taken naar behoren uit te voeren. BJAA heeft in het kader van het
onderzoek aangegeven maatregelen te nemen om de verschillen tussen de
kosten die de organisatie maakt en de vergoeding die het ontvangt voor de
JB/JR dienstverlening meer in evenwicht met elkaar te brengen. Zoals
beschreven in onderdeel 4.7.
Met name het eerste punt, de inzet van andere capaciteit, is een
complicerende factor in de beschouwing van de bedrijfsvoering. In eerdere
onderzoeken is de capaciteit aan de hand van de functietypering gesplitst
naar de verschillende producten. Zo zijn Jeugdbeschermers (gezinsvoogden)
gerelateerd aan Jeugdbescherming, Jeugdreclasseerders aan de
Jeugdreclassering en Ambulant hulpverleners aan Jeugdhulpverlenging. De
keuze voor het “ontschotten” van de bedrijfsvoering, impliceert dat deze
indeling (zij het vooralsnog in beperkte mate) niet meer opgaat. Daar komt bij
dat de speciale teams, zoals bijvoorbeeld het crisisteam, aansluitteam en
zorgbemiddelaars feitelijke betrokken bij de dienstverlening. De uitvoerende
capaciteit wordt in het model daarom integraal gerelateerd aan de
verschillende producten en projecten.
Het model biedt de mogelijkheid om de drie primaire administraties integraal
met elkaar te verbinden. Kosten, bezetting en productie worden aan elkaar
gerelateerd. Door de gegevens in samenhang te beschouwen, kan meer
inhoudelijk inzicht verkregen worden in de achterliggende oorzaken van
afwijkingen.
De onderzoekers hebben een onderzoeksmodel opgesteld om juist dit inzicht
te verkrijgen. Daarnaast biedt het onderzoeksmodel de mogelijkheid om de
gegevens op een alternatieve manier te doorlopen. Wanneer de uitkomsten
(materieel) verschillen van de bestaande berekeningen biedt dat
aanknopingspunten voor verder onderzoek.

27

5.3

Ontwerp causaal onderzoeksmodel

In een MS-Excel omgeving is een onderzoeksmodel ontwikkeld waarin een
kostenmodel voor BJAA is opgesteld met een causale relatie tussen
producten, processen en de inzet van middelen (mensen, ICT, huisvesting en
overige). Om meer inzicht te verkrijgen is het model één niveau dieper
gegaan dan het onderzoek van Deloitte in 2010. Deze verdieping is nodig om
de verschillen in de mix van de dienstverlening (producten zoals bijvoorbeeld
verhouding OTS / Voogdij) nader te kunnen duiden.
Onderstaand is het onderzoeksmodel schematische weergegeven.
Overslaan kosten voor
afdelingen zonder personeel

Kosten per
kostensoort
per afdeling

Directe kosten 1
op 1 toerekenen

Bezetting
per functie
per afdeling

Alle kosten per functie,
gewogen naar salaris

Direct
personeel
per afdeling

Overslaan niet-productieve
afdelingen en teammanagers

Productie
per product
per afdeling
Kosten & FTE’s
per functie per
product op basis
van caseload en
volume

Onderstaand is een toelichting gegeven op de verdelingen in het model.
Kosten per functie:
–
Sleutel: FTE gewogen met salaris per functie.
–
Overslaan van afdelingen zonder personeel over ongewogen FTE’s.
–
Afsplitsing FTE’s en kosten voor projecten en specifieke afdelingen.
Kosten directe FTE’s:
–
1 op 1 toewijzing eigen kosten.
–
Overslaan kosten niet productieve afdelingen per FTE.
–
Overslaan Teammanagers over eigen team.
Kosten per product:
–
Sleutel: normatieve FTE’s op basis van volume en caseload per product
–
Alle functies worden per afdeling over alle producten verdeeld.
–
Dat betekent dat de specifieke functies voor JB/JHV/JR werk niet
specifiek naar “eigen product” worden toegerekend. Het model rekent
de totaal beschikbare direct functies toe aan de producten.
–
Alle cliëntgebonden functies worden gebruikt om de kosten aan de
producten toe te rekenen. Voor de berekening van de caseload wordt
gekeken naar specifieke functies.

28
2010
Cliëntgebonden Functietype

2011
In caseload

Cliëntgebonden Functietype

In caseload

Jeugdbeschermer

X

Jeugdbeschermer

X

Jeugdreclasseerder

X

Jeugdreclasseerder

X

Ambulant hulpverlener

X

Ambulant hulpverlener

X

Ambulant hulpverlener"

X

Medewerker Aansluiting

X

Werkbegeleider

X

Maatschappelijk werker AMK

X

Maatschappelijk werker AMK

X

Medewerker Crisisteam Jeugd

X

Zorgbemiddelaar

X

Zorgbemiddelaar

X

Medewerker Crisisteam Jeugd

X

GZ-psycholoog

GZ-psycholoog
Vertrouwensarts
Orthopedagoog
Onderwijshulpverlener
Gedragswetenschapper

–
–
–

5.4

In het model zijn een aantal bijzondere verdelingen opgenomen zodat
de uitkomsten van het model beter aansluiten op de werkelijkheid.
Pupilkosten worden niet verdeeld als overhead maar direct toegerekend
aan de jeugdbescherming.
Capaciteit voor projecten en speciale producten zoals Kindertelefoon
worden apart toegerekend en buiten de caseload gehouden.

Interpretaties en gebruik van het onderzoeksmodel

Het onderzoeksmodel is gemaakt om inzichtelijk te maken hoe de output
(productie), bezetting en kosten van BJAA met elkaar in verband staan. Met
de inzichten uit het model kunnen verschillen en verschuivingen van
capaciteit inzichtelijk worden gemaakt. Daarnaast rekent het model kosten
toe aan de producten, waardoor het model ook een indicatieve kostprijs
berekent.
NB: De in het model gehanteerde kosten en bezettingen zijn bedoeld als
onderbouwing en beschouwing van de huidige bedrijfsvoering van BJAA. De
uitkomsten van het model zijn expliciet niet bedoeld als alternatieve
berekening voor de tarieven. Voor een dergelijk berekening is tenminste
nader onderzoek naar de feitelijke tijdsbesteding en specifieke
kostentoerekening noodzakelijk.

29

5.5

Verschillenanalyse

Aan de hand van het onderzoeksmodel van BJAA zijn verschillenanalyses
uitgevoerd waarbij normatieve tegen gerealiseerde inzet van personeel wordt
afgezet, onder andere:
–
Op basis van de ontwikkeling van de productie en de verwachte omvang
van het personeel.
–
Onderzoek naar de inzet van het type medewerker (bijvoorbeeld
gedragsdeskundige versus andere functionaris).
–
Het toetsen van de resultaten aan de uitkomsten van de onderzoeken
van Deloitte en onder andere BMC (eigen onderzoek BJAA).
Bij het uitvoeren van de verschillenanalyses van BJAA zijn de volgende
informatiebronnen gebruikt:
–
De analysebestanden voor het jaarwerk 2010 en de kwartaalrapportage
2011 voor financiële gegevens.
–
De gemiddelde bezetting voor 2010 en het eerste kwartaal 2011
–
Productie gegevens per afdeling voor 2010 en het eerste kwartaal
2011
–
De projectplanning en begrotingen voor de bezetting op projecten
–
Begroting 2011 ten behoeve van normering (caseloads)
–
Herijkingsonderzoek tarief jeugdbescherming, Deloitte 29 november
2010.
Onderstaand wordt een overzicht gegeven van de verschillen van BJAA voor
2010 en 2011.

5.5.1

Verschillenanalyse personeel

Om de inzet van het personeel te beoordelen worden de verwachte
(normatieve) inzet op basis van de normen van V&J en BJAA afgezet tegen
de werkelijke inzet op basis van de toerekening van FTE’s uit het model. Voor
JHV/AMK zijn logischerwijs geen V&J normen beschikbaar en worden de
normen uit het werklastonderzoek van BJAA gebruikt.
De uitkomsten van de realisatie van 2010 en de realisatie op basis van het
eerste kwartaal 2011 uit het model zijn opgenomen in de onderstaande
tabellen.
De gegevens die gepresenteerd worden zijn:
–
Productie: gerealiseerd productievolume.
–
Kosten: toegerekende kosten per product op basis van de directe en
toegerekende kosten per product.
–
Model FTE: de directe FTE’s van aan caseload berekening gerelateerde
functietypes per product.
–
Uren: de uren per product op basis van de norm van 1320 uren per
direct FTE.
–
Kostprijs: de indicatieve kostprijs op basis van de kosten en productie.
–
Kostprijs Q1 x 4: de kostprijs op basis van geëxtrapoleerde kosten en
productie op jaarbasis.
–
Caseload: de caseload op basis van de productie en toegerekende FTE’s.

30
Producten
Jeugdbescherming

Productie Kosten (EUR) Model FTE Uren

Kostprijs (EUR)

caseload

2.748

€ 22.180.494

184,43

243.447

€

8.072

14,90

700

€ 5.724.394

47,58

62.808 €

8.178

14,71

1.585

€ 13.038.650

108,66

143.430

€

8.226

14,59

Voogdij

451

€ 2.347.252

19,23

25.387 €

5.205

23,45

VOTS

12 € 1.070.197

8,96

11.823 €

89.183

1,34

BJAA - OTS
BJAA - OTS Verlenging

Jeugdreclassering

51,73

68.287 €

5.529

21,09

Individuele Trajectbegeleiding Criem

1.091

6 €

€ 6.032.146
9.572

0,09

115

€

1.595

69,06

Individuele Trajectbegeleiding Harde Kern

1 €

2.127

0,02

25

€

2.127

51,80

Samenloop

148

€

175.424

1,43

1.892 €

1.185

103,25

Subsidiabel

936

€ 5.845.023

50,19

66.255 €

6.245

18,65

Jeugdhulpverlening

13.753 € 14.317.024

128,86

170.093

Aanmeldingen (Vrijw/Beroepsmatig/Zorgmelding)

6.040

€

Zorgmeldingen (reageren sign 3den)

3.011

€ 3.508.299

Indicatiestellingen JHV

4.060

€ 10.074.017

Verzoek tot onderzoek RvdK

643

€

436.586

€

1.041

106,73

5.171 €

72

1.541,59

15,80

40.926 €

1.165

190,56

106,45

120.443

€

2.481

38,14
238,91

3,92

298.122

2,69

3.553 €

464

AMK

4.891

€ 2.460.455

16,32

21.537 €

503

299,76

Advies

2.957

€

322.056

2,14

2.819 €

109

1.384,57

Consult

1.273

€

Onderzoek

661

Eindtotaal

554.585

3,68

4.855 €

436

346,14

€ 1.583.814

10,50

13.864 €

2.396

62,93

22.483 € 44.990.118

381,34

503.365

Kosten (EUR) Model FTE
Projecten

€ 2.892.273

MPG

€

382.671

3,64

pilot west

€ 1.267.170

12,08

OMPG

€

711.469

7,08

EKC

€

530.963

-

Specials

€ 1.638.059

Kindertelefoon

€

Ketenunits

€ 1.228.407

-

Totaal Projecten en Specials

€ 4.530.332

22,80

Totaal Generaal

€ 49.520.450

404,13

409.652

-

Tabel 1 Modeluitkomsten realisatie 201010

10 De uitkomsten voor 2010 vertonen op basis van het model een opvallend hoge uitkomst
voor de kostprijs voor VOTS. Deze kostprijs is het gevolg van het feit dat juist deze productie
geadministreerd wordt bij het crisisteam, terwijl andere trajecten en productie waarbij het
crisisteam optreedt de productie bij de reguliere afdeling wordt geadministreerd. In het
vervolg van de analyses hieronder worden de FTE’s van het crisisteam herverdeeld over de
producten.

31
Producten
Jeugdbescherming
BJAA - OTS
BJAA - OTS Verlenging
Voogdij
Voorlopige voogdij
Jeugdreclassering

Productie Kosten (EUR) Model FTE Uren
2.753

€ 4.849.600

156,21

Kostprijs Kostprijs jaar caseload
Q1 (EUR) (EUR)
206.195 € 1.761 €
7.045
17,63

721

€ 1.436.714

46,28

61.086 € 1.992 €

1.577

€ 2.928.076

94,35 124.542

€

469.297

15,08

4 €

15.514

0,51

451

7.967

15,59

€ 1.857 €

7.429

16,71

19.899 € 1.041 €

4.162

29,92

14.320

8,56

669

€ 3.580 €

1.097

€ 1.464.635

45,13

59.568 € 1.336 €

5.342

24,30

S ubsidiabel

916

€ 1.414.302

43,51

57.438 € 1.543 €

6.174

21,06

S amenloop

164

€

44.400

1,42

1.876 €

270 €

1.081

115,62

Individuele Trajectbegeleiding Criem

13 €

4.581

0,15

196

€

352 €

1.409

87,74

Individuele Trajectbegeleiding Harde Kern

3 €

1.352

0,04

58

€

451 €

1.803

68,53

€ 1.163 €

4.654

100,39

232

301,43
165,01

Jeugdhulpverlening

3.280

€ 3.815.977

130,69

172.510

Aanmeldingen (Vrijw/Beroepsmatig/Zorgmelding)

1.706

€

396.134

22,64

29.884 €

232 €

Zorgmeldingen (reageren sign 3den)

575

€

430.863

13,94

18.399 €

749 €

749

Indicatiestellingen JHV

822

€ 2.861.004

89,96 118.747

€ 3.481 €

3.481

36,55

Verzoek tot onderzoek RvdK

177

€

127.976

4,15

5.482 €

723 €

723

170,49

482 €

AMK

1.481

€

714.232

11,58

15.290 €

482

511,42

Onderzoek

166

€

420.096

6,81

8.993 € 15.290

€

15.290

511,42

Consult

414

€

190.493

3,09

4.078 € 8.993 €

8.993

97,46

Advies

901

€

103.644

1,68

2.219 € 4.078 €

4.078

536,03

€ 10.844.444

343,61

Eindtotaal

8.611

453.563

Kosten (EUR) Model FTE
Projecten

€ 1.114.417

G gW

€

101.653

MPG

€

177.273

6,12

pilot west

€

355.031

12,08

OMPG

€

202.778

7,08

E KC

€

277.683

0,83

Specials

€

361.068

Kindertelefoon

€

92.423

2,56

G ezinsmgt

€

268.645

9,50

AW BZ Indicaties

€

Totaal Projecten en Specials

€ 1.475.486

22,80

Totaal Generaal

€ 12.319.929

366,40

-

3,50

-

Tabel 2 Modeluitkomsten realisatie Q1 2011

Tabel 3 toont de samengevatte kosten per productgroep. Voor het eerste
kwartaal 2011 zijn de kosten vermenigvuldigd met factor 4. Een vergelijk van
de cijfers tussen 2010 en 2011 toont dat BJAA voor een vergelijkbaar
productieniveau minder directe FTE’s inzet en daardoor ook minder directe
kosten maakt.
De directe kosten en indicatieve kostenprijzen per product dalen.
Tegelijkertijd nemen de gerealiseerde caseloads toe. Dat is een logisch gevolg
van de beperktere inzet van medewerkers op een ongeveer gelijkproductie
niveau.
Bij het vaststellen van de productie rekent BJAA alle cliënten mee. Als blijkt
de organisatie onvoldoende capaciteit heeft om de cliënten daadwerkelijk te
begeleiden, worden de cliënten op een wachtlijst geplaatst en krijgen dan een
minimale begeleiding. De gehanteerde caseloads zijn daarom alleen een
goede indicatie voor het geleverde werk per cliënt, wanneer de wachtlijsten
over de beschouwde periode constant zijn.

32
Omdat de wachtlijsten nagenoeg niet zijn gewijzigd in het eerste kwartaal
2011 (zie ook 5.6.4) kan aangenomen worden dat dit representatief is voor
de feitelijke uitvoering van het werk.

2010
Producten

Productie Kosten
(EUR)
2.748 €

Jeugdbescherming

Model FTE

caseload

22.180.494

184,43

14,90

Jeugdreclassering

1.091

€

6.032.146

51,73

21,09

Subtotaal JB/RJ

3.839

€

28.212.640

236,16

Jeugdhulpverlening

13.753 €

14.317.024

128,86

106,73

AMK

4.891

€

2.460.455

16,32

299,76

Subtotaal JHV/AMK

18.644 €

16.777.478

145,17

Eindtotaal

22.483 €

44.990.118

381,34

2011
Producten

Productie Kosten Q1
(EUR)

Productie op
jaarbasis

Kosten Q1 x 4 Model
(EUR)
FTE

caseload

Jeugdbescherming

2.753

€

4.849.600

2.753 € 19.398.401

156,21

17,63

Jeugdreclassering

1.097

€

1.464.635

1.097 €

5.858.538

45,13

24,30

Subtotaal JB/RJ

3.850

€

6.314.235

3.850 € 25.256.939

201,34

Jeugdhulpverlening

3.280

€

3.815.977

13.120 € 15.263.907

130,69

100,39

AMK

1.481

€

714.232

5.924 €

11,58

511,42

Subtotaal JHV/AMK

4.761

€

4.530.209

19.044

Eindtotaal

8.611

€

10.844.444

22.894 € 43.377.774

2.856.929

18.120.835,36
343,61

Tabel 3 Samenvatting modeluitkomsten 2010 en 2011

Om vast te stellen in hoeverre BJAA de beschikbaar gestelde middelen inzet
voor de daarvoor bedoelde producten worden de doeluitkering in Tabel 4
tegen elkaar uitgezet. De kosten voor de JB/JR liggen zowel in 2010 als in
2011 boven het niveau van de doeluitkering.
2010

2011

Producten

Doeluitkering

Kosten model

Verschil

Doeluitkering
€ 23.917.721

Kosten model
(Q1 x 4)
€ 25.256.939

Justitiële taken

€ 25.202.434

€ 28.212.640

€ 3.010.206-

JHV taken

€ 18.116.089

€ 16.777.478

€ 1.338.611

Verschil
€ 1.339.218-

€ 17.904.587

€ 18.120.835

€ 216.248-

Tabel 4 Vergelijking doeluitkering en kosten per productgroep 2010 en 2011

Deze resultaten zijn in lijn met de uitgangspunten die BJAA hanteert voor de
bedrijfsvoering van 2011. Gezien de beperkte financiële middelen en de
beperkte kostenelasticiteit (zie ook paragraaf 5.6.6) kiest BJAA ervoor om de
caseloads in de begroting te verhogen. En omdat de wachtlijsten in het eerste
kwartaal niet oplopen, kan de caseload als productie indicator gebruikt
worden in deze analyse. Om de inzet van het personeel te kunnen beoordelen
worden de vanuit het model toegerekende FTE’s beschouwd ten opzichte van
de normen van V&J en BJAA.

33
Producten
Jeugdbescherming

Productie CL V&J V&J Norm FTE CL BJAA BJAA norm FTE CL obv Model Model FTE CL obv corr Corr. FTE
172,46

17,11

160,57

14,90

184,43

15,24

700

13,01

53,82

15,90

44,03

14,71

47,58

14,38

48,68

1.585

15,66

101,19

15,90

99,69

14,59

108,66

14,26

111,16

Voogdij

451

27,30

16,52

28,00

16,11

23,45

19,23

22,92

19,68

VOTS

12

13,01

0,92

15,90

0,75

1,34

8,96

15,90

0,75

BJAA - OTS
BJAA - OTS Verlenging

Jeugdreclassering

2.748

1.091

56,12

180,27

24,88

43,86

21,09

51,73

20,61

52,92

Subsidiabel

936

17,04

54,93

22,00

42,55

18,65

50,19

18,23

51,35

Samenloop

148

124,40

1,19

120,00

1,23

103,25

1,43

100,93

1,47

Individuele Trajectbegeleiding Criem

6

96,00

0,06

69,06

0,09

67,51

0,09

Individuele Trajectbegeleiding Harde Kern

1

72,00

0,01

51,80

0,02

50,63

0,02
131,83

Jeugdhulpverlening

13.753

116,32

118,24

106,73

128,86

104,33

Aanmeldingen (Vrijw/Beroepsmatig/Zorgmelding)

6.040

1.501,20

4,02

1.541,59

3,92

1.506,88

4,01

Indicatiestellingen JHV

4.060

42,65

95,19

38,14

106,45

37,28

108,90

Zorgmeldingen (reageren sign 3den)

3.011

185,92

16,19

190,56

15,80

186,27

16,16

643

227,45

2,83

238,91

2,69

233,53

2,75

Verzoek tot onderzoek RvdK

-

AMK

4.891

285,78

17,11

299,76

16,32

299,76

16,32

Advies

2.957

1.320,00

2,24

1.384,57

2,14

1.384,57

2,14

Consult

1.273

-

330,00

3,86

346,14

3,68

346,14

3,68

Onderzoek

661

60,00

11,02

62,93

10,50

62,93

10,50

Eindtotaal

22.483

339,78

381,34

381,34

Tabel 5 Normatieve en model inzet per product voor 2010

Producten
Jeugdbescherming
BJAA - OTS
BJAA - OTS Verlenging
Voogdij
Voorlopige voogdij
Jeugdreclassering

Productie CL V&J V&J Norm FTE CL BJAA BJAA norm FTE CL obv Model Model FTE
2.753

15,9176

172,97

19,39

141,99

17,63

156,21

721

13,01

55,46

18,00

40,07

15,59

46,28

1.577

15,66

100,66

18,00

87,59

16,71

94,35

451

27,30

16,52

31,80

14,18

29,92

15,08

4

13,01

0,33

18,00

0,14

8,56

0,51

1.097

19,91

55,09

25,83

42,45

24,30

45,13

S ubsidiabel

916

17,04

53,77

22,40

40,91

21,06

43,51

S amenloop

164

124,40

1,32

120,00

1,37

115,62

1,42

Individuele Trajectbegeleiding Criem

13

96,00

0,14

87,74

0,15

Individuele Trajectbegeleiding Harde Kern

3

72,00

0,04

68,53

0,04

Jeugdhulpverlening

3.280

118,78

110,46

25,10

130,69

Aanmeldingen (Vrijw/Beroepsmatig/Zorgmelding)

1.706

1.501,20

4,55

75,36

22,64

Indicatiestellingen JHV

822

36,77

90,43

9,14

89,96

Zorgmeldingen (reageren sign 3den)

575

185,92

12,37

41,25

13,94

Verzoek tot onderzoek RvdK

177

227,45

3,11

42,62

4,15

AMK

1.481

314,85

18,82

127,86

11,58

Advies

901

1.320,00

2,73

536,03

1,68

Consult

414

330,00

5,02

134,01

3,09

Onderzoek

166

60,00

11,07

24,36

6,81

Eindtotaal

8.611

313,71

343,61

Tabel 6 Normatieve en model inzet per product voor het eerste kwartaal van 2011

In de bovenstaande tabellen worden op basis van de caseloads, zoals
gehanteerd door V&J en BJAA de verwachte directe FTE’s gepresenteerd. In
de rechterkolommen worden de door het model toegerekende FTE’s en
daaruit voortvloeiende caseloads weergegeven.
Om te corrigeren voor de effecten van de incorrecte toerekening van het
crisisteam aan VOTS in 2010, zijn de FTE’s van het crisisteam toegerekend
aan de producten van JB, JR en JHV aan de hand van de al toegerekende
directe FTE’s.

34
Bij de beoordeling van de caseload berekening voor de producten van JHV en
AMK in het eerste kwartaal, moet rekening gehouden worden met het feit dat
de productievolumes voor die producten niet op basis van gemiddelde
trajecten per periode worden vastgesteld, maar absolute aantallen zijn. Om
tot een caseload berekening te komen, zijn de volumes vermenigvuldigd met
een factor 4.
De verschillen tussen de normatieve en werkelijk in zet worden hieronder
samengevat in Tabel 7. De inzet van personeel ligt zowel in 2010 iets boven
de normen zoals gehanteerd door V&J. In 2011 zet BJAA ongeveer 27 FTE
minder in voor JB en JR dan volgens de V&J norm verwacht wordt. Dit is een
gevolg van de vacaturestop waardoor het personeelbestand afneemt.
Om te beoordelen of de inzet van arbeidscapaciteit van JHV/AMK personeel
naar JB/JR zich voordoet, zou dat moeten blijken uit vergelijking van de
gerealiseerde inzet van personeel ten opzichte van de eigen normen van
BJAA. In 2010 toont het model een iets lagere inzet van personeel op
JHV/AMK dan de norm (met uitzondering voor indicatiestellingen). En veel
hogere inzet op JB/JR.
In 2011 neemt de hogere inzet op JB/JR af, hetgeen met name een gevolg is
van enerzijds de verhoging van de caseload normen om binnen de financiële
kaders te passen (zie Tabel 5 en Tabel 6) en anderzijds de hoger dan begrote
bezetting.
Nadere beschouwing van de beschikbare werklastnormen voor JHV/AMK
leert dat de in 2010 vastgestelde normen voor JHV onvoldoende
representatief zijn. Ten behoeve van dit onderzoek hebben de onderzoekers
met BJAA een zo reëel als mogelijk werklast vastgesteld. De vraag is in
hoeverre deze werklast de werkelijkheid voldoende representeert.
Opmerkelijk is dat er geen landelijke normen zijn voor de JHV dienstverlening
en de financiering ook niet gebaseerd is op de productie en/of inzet van de
Bureaus Jeugdzorg.
BJAA zet zowel in 2010 als in 2011 personeel in boven de eigen gehanteerde
normen. Opvallend is dat daarbij dat voor JB en JR deze hogere inzet voor
alle producten geldt. Een verklaring ligt merendeels bij de vervanging van
capaciteit voor bovennormatieve ziekte, zwangerschap etc.
Bij JHV geldt dat alleen voor indicatiestellingen. Nadere analyse leert dat
deze overschrijding het gevolg is van de toerekening van 11,5 FTE
zorgbemiddeling. Deze inzet was niet meegenomen in de werklastmeting en
viel derhalve buiten de norm. In 2011 worden de nieuw gecreëerde
functietypes “medewerker aansluiting” toegerekend aan aanmeldingen bij
JHV. Deze medewerkers waren nog niet in de norm opgenomen, waardoor er
een sterk verschil tussen norm en realisatie ontstaat.

35
2010
Producten
Jeugdbescherming

2011

Rea - V&J REA - BJAA Rea REA V&J
BJAA
7,81
19,70
-16,77
14,22

BJAA - OTS

-5,14

4,65

-9,19

6,20

BJAA - OTS Verlenging

9,97

11,48

-6,31

6,76

Voogdij

3,16

3,57

-1,45

0,89

VOTS

-0,17

-

0,17

0,37

Jeugdreclassering

-3,30

9,07

-9,97

2,67

Subsidiabel

-3,58

8,80

-10,26

2,61

Samenloop

0,28

0,23

0,10

0,05

Individuele Trajectbegeleiding Criem

0,03

0,15

0,01

Individuele Trajectbegeleiding Harde Kern

0,01

0,04

0,00

Jeugdhulpverlening

13,59

20,23

Aanmeldingen (Vrijw/Beroepsmatig/Zorgmelding)

-0,02

18,09

Indicatiestellingen JHV

13,71

-0,47

Zorgmeldingen (reageren sign 3den)

-0,03

1,57

Verzoek tot onderzoek RvdK

-0,07

1,04

AMK

-0,80

-7,23

Advies

-0,10

-1,05

Consult

-0,18

-1,93

Onderzoek

-0,51

-4,25

Eindtotaal

4,51

41,56

-26,73

29,90

Tabel 7 Samenvatting verschillen normatieve en toegerekende capaciteit per product

Ten aanzien van de inzet van direct personeel geeft BJAA aan dat de
zorgbemiddelaars en het crisisteam deel uitmaakt van de directe capaciteit.
Deze FTE’s zijn dan ook naast de JB-ers, JR-ers, ambulant hulpverleners
(JHV) en AMK-ers opgenomen bij de caseload berekeningen.
Bevindingen
–
BJAA opereerde in 2010 voor JB/JR boven het normatieve niveau van
V&J. BJAA zet meer FTE’s ingezet dan op basis van de norm te
verwachten is.
–
BJAA opereert in 2011 onder JB/JR onder het normatieve niveau van
V&J. BJAA zet minder FTE’s in dan op basis van de norm te verwachten
is.
–
De ter beschikking gestelde doeluitkeringen voor de reguliere
dienstverlening worden volledig ingezet ten behoeve van de uitvoering
van de daarbij behorende taken.
–
De bezetting van BJAA is niet op het niveau van de begroting, hetgeen
blijkt uit het feit dat in 2011 ruim boven de interne door BJAA
gehanteerde norm wordt gewerkt.

36

5.6

Onderzoek kerncijfers

5.6.1

Inleiding

Aan de hand van het onderzoeksmodel zijn in de volgende paragrafen
kerncijfers met betrekking tot de caseload, de wachtlijsten, de productie en
de verhouding tussen kostensoorten onderzocht ten aanzien van de
bedrijfsvoering van BJAA.
Omdat de financiële cyclus op kwartaalbasis is geënt en de gegevens
beschikbaar waren t/m het eerste kwartaal 2011 heeft het onderzoek
hierboven betrekking op die periode.
Bij de beschouwing van de kerncijfers is de periode in 2011 met twee
maanden uitgebreid. Dat is gedaan omdat gedurende het onderzoek een
trendbreuk geconstateerd is in juist deze gegevens.

5.6.2

Verband tussen caseloads, wachtlijsten en productie

Voor een goed begrijp van de onderstaande kerncijfers is het van belang om
scherp te hebben waar de gegevens voor staan en hoe de cijfers invloed
hebben op elkaar.
De productie van BJAA wordt vastgesteld door alle cliënten te tellen (hetzij
gemiddeld per maand (JB/JR), hetzij absolute aantallen (JHV/AMK)).
Wanneer in de praktijk blijkt dat er geen directe medewerkers beschikbaar
zijn om de cliënt te begeleiden, wordt de cliënt op de (interne) wachtlijst
geplaatst. Dat betekent dat de cliënt een minimale dienstverlening krijgt. Bij
het vaststellen van de caseload hanteert BJAA de volledige productie -dat wil
zeggen inclusief de wachtlijst- en deelt deze door de bezetting.
Als gevolg van deze methode is de caseload een goede indicator voor de inzet
van arbeidscapaciteit per cliënt zolang er geen wachtlijsten zijn. Als er
cliënten op de wachtlijst worden geplaatst zal tegelijkertijd de caseload
toenemen.
Operationeel hanteert BJAA ook in 2011 voor de directe medewerkers de
“reguliere” caseloads uit 2010. Dat betekent dat voor bijvoorbeeld OTS een
caseload van 15,9 voor een medewerker wordt gehanteerd. Wanneer alle
beschikbare capaciteit is verbruikt zal een wachtlijst gevormd worden.
Voor de goede orde: in het eerste kwartaal waren er geen wachtlijsten en kan
de caseload als indicator voor de inzet van arbeidscapaciteit gebruikt worden.

5.6.3

Caseload

In het onderzoek gebruiken wij de volgende definitie voor caseload: de
productie per medewerker. Afhankelijk van het type product betekent
productie: gemiddeld aantal maatregelen (JB/JR) of absoluut aantal trajecten
(JHV/AMK). Bij BJAA wordt een onderscheid tussen netto en bruto caseload.
Het verschil tussen bruto en netto caseload is dat de netto caseload een
caseload gecorrigeerd is voor ziekte, zwangerschaps- en ouderschapsverlof
en uitleen. Medewerkers die niet beschikbaar zijn voor bijvoorbeeld ziekte

37
kunnen niet worden ingezet bij cliënten. De netto caseload is dus hoger dan
de bruto caseload.
Bij de uitvoering van het onderzoek zijn de volgende informatiebronnen
gebruikt om de caseload vast te stellen:
–
Productie BJAA op afdelingsniveau voor 2010 en Q1 2011.
–
Bezetting BJAA op afdelingsniveau voor 2010 en Q1 2011.
–
Caseload overzichten BJAA 2010 en 2011 Q1.
Onderstaande grafiek geeft het verloop van de caseload van BJAA.
24,0
22,0

Caseload

20,0

JB netto
JB bruto

18,0
16,0
14,0

JR netto
JR bruto
Norm JB
Norm JR

12,0

In bovenstaande grafiek zijn de caseload normen van het ministerie (15 voor
JB en 17,04 voor JR) welke zijn gebaseerd op 1.244 directe uren
omgerekend naar een caseload van 1.320 directe uren omdat BJAA deze
1.320 als norm hanteert voor de inzet van directe medewerkers. (15,9 voor
JB en 18,08 voor JR)
De bruto caseload van JB laat sinds het begin van 2011 een stijgende lijn zien
en komt in mei 2011 boven de gestelde normen uit. De bruto caseload van JR
is eind 2010 gedaald tot onder de norm maar laat in 2011 een stijgende lijn
zien. Vanaf februari 2011 realiseert BJAA een hogere caseload op JR dan de
norm. De netto caseloads van BJAA liggen gedurende 2010 en 2011 boven
de norm van het ministerie.
BJAA kiest er voor de operationele caseload niet te verhogen. Dat resulteert
dan ook in het oplopen van de wachtlijsten in de maanden april, mei en juni
2011, zoals in de volgende paragraaf nader wordt beschouwd.

38
Zou BJAA de operationele caseload laten stijgen dan heeft dat tot gevolg dat
het gemiddeld aantal uren dat per cliënt besteed wordt daalt, waardoor
waarschijnlijk de kwaliteit van de zorg die de cliënt ontvangt af zal nemen.
BJAA heeft momenteel een vacaturestop ingesteld om de formatie, welke
hoger is dan de begroting te verlagen. Door deze vacaturestop zal het aantal
beschikbare medewerkers dalen waardoor de caseload zal stijgen.
Een stijging van de caseload zorgt voor een stijging van de werkdruk bij de
medewerkers van JB/JR. De toegenomen werkdruk kan mogelijk tot een
verhoging van het ziekteverzuim leiden waardoor het verschil tussen netto en
bruto caseload toe zal nemen.

5.6.4

Wachtlijsten

In het onderzoek gebruiken wij de volgende definitie voor wachtlijst: een
wachtlijst zijn cliënten die zich nieuw aanmelden maar waarvoor geen
jeugdbeschermers beschikbaar zijn om de juiste zorg te ontvangen.
Daarnaast heeft BJAA een interne wachtlijst. Op de interne wachtlijst staan
cliënten die t.g.v. ziekte of vertrek van de (gezins)voogd tijdelijk een
contactpersoon hebben in plaats van een (gezins)voogd).
Bij de uitvoering van het onderzoek zijn de volgende informatiebronnen
gebruikt om de wachtlijsten vast te stellen:
–
Wachtlijstinformatie jeugdbescherming en AMK, 25 januari 2011.
–
Wachtlijstinformatie jeugdbescherming en AMK, 8 februari 2011.
–
Wachtlijstinformatie jeugdbescherming en AMK, 22 februari 2011.
–
Wachtlijstinformatie jeugdbescherming en AMK, 10 maart 2011.
–
Wachtlijstinformatie jeugdbescherming en AMK, 22 maart 2011.
–
Wachtlijstinformatie jeugdbescherming en AMK, 21 april 2011.
–
Wachtlijstinformatie jeugdbescherming en AMK, 7 juli 2011.
Onderstaande grafiek geeft het verloop van de wachtlijsten van BJAA weer.
Wachtlijsten
160

Aantal op de wachtlijst

140
120
100
80
60
40
20
0

JB extern
JB intern
JR intern
JR extern
AMK
Toegang

39
In de bovenstaande grafiek is zichtbaar dat begin 2011 de wachtlijsten zowel
intern als extern nagenoeg waren weggewerkt. Per maart 2011 stijgen de
wachtlijsten voor JB. In april 2011 stijgen de wachtlijsten zowel intern als
extern. Ook ontstaan er wachtlijsten bij JR en toegang. Oorzaak hiervan is de
toenemende werkdruk bij de teams van jeugdbescherming.
BJAA geeft aan dat het capaciteit van andere afdelingen inzet bij JB om de
werkdruk en wachtlijsten te verlagen.
De stijging van de wachtlijsten in de tweede helft van 2011 liggen buiten de
scope van het onderzoek en zijn derhalve niet door de onderzoekers
onderzocht. Een logische verklaring voor de stijging lijkt de onderzoekers te
liggen in het feit dat de vacaturestop, die vooral van invloed is op de directe
FTE’s, leidt tot een zodanige bezetting dat de wachtlijsten oplopen.
De wachtlijsten worden gedeeltelijk opgevangen door de caseload te laten
stijgen, zoals zichtbaar was in de vorige paragraaf. De stijging van de
caseload betekent dat de tijd per eenheid product verminderd wordt, een
medewerker kan gemiddeld minder tijd besteden aan een cliënt. Daarnaast
neemt door de stijgende caseload (werkdruk) en wachtlijsten het risico op
ziekteverzuim en een hoger verloop toe. Hiermee kan BJAA in een vicieuze
cirkel terecht komen waarbij personeel uitvalt als gevolg van de hogere
werkdruk, het overige personeel dit moet opvangen met een extra stijging
van de caseload en werkdruk als gevolg. Tevens heeft de ingestelde
vacaturestop tot gevolg dat vertrekkend personeel niet wordt vervangen
waardoor de druk op het aanwezig personeel toeneemt.
In de paragraaf 5.7 worden scenario’s doorgerekend. In de scenario’s wordt
ook de gevolgen voor de wachtlijsten meegenomen.

5.6.5

Productie

In het onderzoek gebruiken wij de volgende definitie voor productie: de
gerapporteerde hoeveelheid per product uit de rapportages. Dat betekent dat
bij JB/JR er sprake is van gemiddeld aantal maatregelen gerapporteerde
periode en bij JHV/AMK van aantallen trajecten.
Bij de uitvoering van het onderzoek zijn de volgende informatiebronnen
gebruikt om de productie vast te stellen:
–
Productie informatie per team.
–
Jaarwerk 2010, kwartaal analysebestand Q1 2011.
–
Volumecijfers BJAA per maand e-mail 29 juni 2011.

40
Onderstaande grafiek geeft het verloop van de productie van BJAA weer.
Productie BJAA
3500
3000
2500
2000
1500
1000
500
0
Jan
2010

Feb
2010

Maa
2010

Apr
2010

Mei
2010

Jun
2010

Jul
2010

Aug
2010

Sep
2010

Okt
2010

Nov
2010

Dec
2010

Jan
2011

3.

Jeugdbescherming

4.

Jeugdreclassering

2.

Jeugdhulpverlening

5.

Indicatiestellingen

1.

AMK

Feb
2011

Maa
2011

In de grafiek is zichtbaar dat de productie van BJAA op de jeugdbescherming
daalt gedurende de periode terwijl de jeugdreclassering gelijk blijft. De
productie van JHV schommelt sterk gedurende periode. De dalende productie
maakt het voor BJAA niet mogelijk om aanspraak te maken op extra
financiering vanuit het ministerie van V&J op basis van de hardheidsclausule.
De financiering voor 2010 van BJAA was gebaseerd op de productie van
2009 omdat BJAA t-1 wordt gefinancierd.
Op de volgende pagina de productie van BJAA over 2009, 2010 en de
prognose voor 2011 weergegeven.
2009

2010

Prognose
2011

869

751

797

1.556

1.602

1.481

468

453

471

Regulier (12 maand gemidd):

1.005

939

915

Samenloop (12 mnd gemidd):
ITB Harde kern
(begeleidingsmaanden):

187

154

161

108

80

132

ITB Criem (begeleidingsmaanden):

118

133

180

Aanmeldingen:

7.249

6.627

5.200

waarvan zorgmeldingen:
Melding Raad voor de
Kinderbescherming:

1.345

2.004

2.051

653

622

721

3.417

3.355

3.811

3.417

3.355

3.811

603

539

522

2.305

2.105

2.346

Productcategorie

Product

Jeugdbescherming

OTS korter dan 1 jaar (12 mnd
gemidd):
OTS langer dan 1 jaar (12 mnd
gemidd):
Voogdijmaatregelen (12 mnd
gemidd):

Jeugdreclassering

Jeugdhulpverlening

Indicatiestellingen

Casemanagement geïndiceerde zorg
(jeugdhulp):
Indicatiebesluiten met
casemanagement:
Indicatiebesluiten via derden (zijinstroom):
Indicatiebesluiten JB/JR:

41
Productcategorie
AMK

Product

2009

2010

Prognose
2011

Indicatiebesluiten AWBZ/PGB:

1.427

1400

1.400

Onderzoeken:

645

711

700

Consulten:

1.426

1.260

1.254

Adviezen:

2.943

2.911

2.821

Ten opzichte van 2009 is in 2010 de productie van alle producten gedaald.
Omdat BJAA wordt gefinancierd op basis van de productie op t-1 waren had
de daling voor de productie in 2010 nog geen gevolgen voor de financiering
van BJAA in 2010. In 2011 wordt BJAA echter gefinancierd op basis van de
lagere productie over 2010. In 2010 ontving BJAA in feite meer financiering
dan nog was voor de productie op basis van de normen van het ministerie. De
krimp in de productie in 2010 is verwerkt in de financiering voor 2011. De
kosten van BJAA zijn in 2010 en 2011 zijn niet met hetzelfde niveau
afgenomen als de productie met een tekort in het lopende jaar als gevolg.
In 2011 is BJAA gestart met een andere wijze van het tellen van producten
voor JHV. De producten die tot 2010 werden geteld bleken geen duidelijke
indicator voor de werklast. De realisatie van producten JHV in 2011 wijkt
daardoor af van de prognose over 2011 en de jaren voor 2011.

5.6.6

Verhouding kosten

In het onderzoek gebruiken wij de volgende definitie voor de verhouding van
de directe en indirecte kosten en de bijbehorende kostenelasticiteit:
–
De directe kosten zijn de kosten gerelateerd aan de cliëntgebonden
capaciteit.
–
De indirecte kosten zijn gerelateerd aan de overhead capaciteit.
–
De kostenelasticiteit staat voor de op korte termijn beïnvloedbaarheid
van de kosten.
Bij de uitvoering van het onderzoek zijn de volgende informatiebronnen
gebruikt om de verhouding van de kosten vast te stellen:
–
De personele bezetting 2010 en Q1 2011.
–
De gerealiseerde kosten 2010 en Q1 2011.
–
Het causaal kostenmodel (en bijbehorende bronnen).
In de onderstaande tabel zijn de directe en indirecte kosten voor 2010 en
2011 Q1 weergegeven.

NB: De kosten voor projecten zijn inclusief kosten voor indirecte kosten voor
huisvesting, overhead etc.

42
80% van de bezetting is direct personeel, waarvan 75% cliëntgebonden is. Het
grootste gedeelte van zijn kosten maakt BJAA voor direct personeel (60%).
Gegeven de relatieve omvang van het directe personeel kan 80% van de
huisvestingskosten en automatiseringskosten als direct worden aangemerkt.

5.7

Ontwikkeling en doorrekening scenario’s

Aan de hand van het MS-Excel onderzoeksmodel (kostenmodel en kerncijfers)
zijn er scenario’s opgesteld door de onderzoekers. Er zijn 2 scenario’s
opgesteld. Als baseline is de doorrekening voor het eerste kwartaal 2011
gehanteerd, geëxtrapoleerd naar het hele jaar. De berekende scenario’s zijn
het opereren binnen het financieel kader (met effect op de wachtlijsten) en
een scenario waarbij het effect van de V&J caseload op BJAA kostenniveau
wordt beschouwd.
Vervolgens zijn deze scenario’s doorgerekend aan de hand van het
onderzoeksmodel inclusief een inhoudelijke duiding van de uitkomsten.
Hierbij zijn onder andere de effecten op de gemiddelde caseload, de inzet van
de medewerkers van het bureau jeugdzorg, de ontwikkeling van het
kostenniveau en de wachtlijsten doorgerekend. De scenario’s hebben
betrekking op de JB/JR producten.
Bij de uitvoering van het onderzoek is de volgende informatiebron gebruikt
om de scenario’s vast te kunnen opstellen en doorrekenen:
–
Het onderzoeksmodel
1. Scenario binnen financieel kader
Producten

Kosten (EUR)

Clientgebonden
Doeluitkering
Benodigde Bezetting
Rea productie Q1 verw achte
Toevoeging aan
kosten
bijstelling
2011
productie
w achtlijst
19.398.401 €
11.557.374 € 18.408.355
91%
142,83
2.753
2.517,47

Jeugdbescherming

€

B JAA - OTS

€

5.746.856

42,31

721

660

62

B JAA - OTS Verlenging

€

11.712.303

86,27

1.577

1.442

135

Voogdij

€

1.877.188

13,78

451

412

39

Voorlopige voogdij

€

62.054

0,46

4

4

0

Jeugdreclassering

€

5.858.538 €

40,61

1.080,67

972,56

108,11

S ubs idiabel

€

5.657.207

39,16

916

825

S amenloop

€

177.599

1,28

164

148

16

Eindtotaal

€

25.256.939

183,44

3.834,00

3.490,03

343,97

€

3.490.459 €

15.047.832

€

5.509.366

90%

23.917.721

235,86

92

Tabel 8 Doorrekening scenario financieel kader

Uitgaande van het financiële kader en de al uitgevoerde reductie van de
overhead, is het uitgangspunt dat de kosten bijgesteld worden op het cliënt
gebonden personeel. Cliëntgebonden kosten zijn 50% van de totale kosten.
Door de bezetting op het niveau van de benodigde kosten te stellen, wordt
een bezetting vastgesteld. Aan de hand van de gerealiseerde caseload wordt
dan een verwachte productie berekend.
In het hiervoor geschetste scenario moeten de cliëntgebonden FTE’s voor JB
en JR met respectievelijk 9 en 10% verlaagd worden. Uitgaande van het feit
dat de instroom gelijk blijft, zou dat bij gelijkblijvende productie een
vergroting van de wachtlijst bij JB van 235 betekenen. De wachtlijst bij JR
zou dan 108 worden.

43
2. Scenario hanteren formele caseloads
Producten

Kosten (EUR)

Jeugdbescherming

€

19.398.401

Clientgebonden
Bezetting
CL V&J
kosten
€
11.557.374
142,83

Productie

benodigde
bezetting
2.753

Meerkosten
172,97

€

2.439.809

Totale kosten volgens
V&J caseload
€
21.838.210

B JAA - OTS

€

5.746.856 €

3.423.919

42,31

13,01

721

55,46

€

1.064.056

€

6.810.912

B JAA - OTS Verlenging

€

11.712.303

€

6.978.073

86,27

15,66

1.577

100,66

€

1.164.092

€

12.876.395

Voogdij

€

1.877.188 €

1.118.410

13,78

27,30

451

16,52

€

222.035 €

2.099.222

Voorlopige voogdij

€

62.054

36.971

0,46

13,01

4

Jeugdreclassering

€

5.858.538 €

3.490.459

40,44

S ubs idiabel

€

5.657.207 €

3.370.508

39,16

17,04

S amenloop

€

177.599

€

105.812

1,28

124,40

Eindtotaal

€

25.256.939

€

15.047.832

183,27

€

0,33 €

-10.374

€

51.680

1.097

55,09

€

1.261.031

€

7.095.838

916

53,77

€

1.257.571

€

6.914.778

3.460

€

181.060

3.700.840

€

28.934.048

164
3.850,00

1,32 €
228,07

€

Uitgaande van de instroom uit het eerste kwartaal 2011 en de formele
normen, kan de benodigde bezetting berekend worden. Gegeven de
bestaande kostenstructuur, waarbij de overhead (en bijkomende kosten)
constant worden veronderstelt, zou BJAA ongeveer € 3,7 mln meer kosten
maken.

5.8

Beoordeling interne sturing

Aan de hand van desk research en een toelichting van de Controller van BJAA
is onderzoek naar interne sturing verricht. Aspecten van onderzoek zijn de
sturing op productie, de sturing op productiviteit, de sturing op (gemiddelde)
caseload, de sturing op wachtlijsten en de sturing tijdig sluiten van de
dossiers.
Bij het vaststellen van de beoordeling van de interne sturing van BJAA zijn de
volgende informatiebronnen gebruikt:
–
Jaarverslag.
–
Kwartaalrapportage.
–
Managementrapportages.
–
Management informatie systeem.
De onderzoekers beoordelen de interne sturing van BJAA als volgt:
De BJAA brede maandrapportages omvatten kosten, liquiditeit, personeel en
productie. In de kwartaalrapportages wordt een meer inhoudelijke analyse
van de ontwikkeling van de productie gemaakt. Daarbij worden aanvullende
prestatie indicatoren gehanteerd, zoals tijdigheid en doorlooptijd. Daarbij
wordt ook de bruto (op basis van de bezetting van directe FTE’s) en netto (op
basis van feitelijk beschikbare FTE’s) een caseload berekening gemaakt. De
gerealiseerde cijfers worden afgezet tegen de begroting en targets voor de
aanvullende PI’s.
Voor de operationele sturing maken managers van het BJAA een plan per
medewerker. Daar wordt op basis van de bruto beschikbare uren een planning
gemaakt van de beschikbare productie uren.
Aan de hand van de urennorm (bijvoorbeeld 83 uur per cliënt OTS) wordt
vastgesteld hoeveel cliënten een medewerker gaat begeleiden.

44
Periodiek wordt gedurende een jaar de inzet van het personeel getoetst en
wordt getoetst of de medewerker het afgesproken aantal cliënten haalt.
Daarbij wordt verwacht dat als een medewerker meer directe tijd beschikbaar
krijgt, deze ook wordt ingezet voor cliënten. Deze operationele sturing wordt
ondersteund door ICT-tools waarin afspraken van medewerkers worden
vastgelegd en wekelijks actuele informatie over de werkelijke productie van
de medewerkers beschikbaar is voor de managers.

6

Beantwoording onderzoeksvragen en aanbevelingen

6.1

Inleiding

In dit hoofdstuk worden de onderzoeksvragen beantwoord en worden er
aanbevelingen gedaan ten aanzien van de verbetering van de bedrijfsvoering
van BJAA.

6.2

Beantwoording onderzoeksvragen

In deze paragraaf worden de onderzoeksvragen beantwoord. In hoofdstuk 4
en 5 van dit rapport wordt een nadere toelichting gegeven op de
beantwoording van de onderzoeksvragen.
Onderzoeksvraag 1:
Geef inzicht en een oordeel over de financiële situatie van BJAA.
Antwoord onderzoeksvraag 1:
De financiële situatie van BJAA is zorgwekkend. De liquiditeit en het
weerstandsvermogen nemen af tot onder een acceptabel niveau. BJAA is
naar verwachting niet in staat om onverwachte tegenvallers of veranderingen
op te vangen.
Onderzoeksvraag 2:
Geef inzicht en een oordeel over de doelmatigheid van de financiële
bestedingen en de bedrijfsvoering van BJAA.
Antwoord onderzoeksvraag 2:
BJAA opereerde in 2010 iets onder en in 2011 ruim boven de normatieve
niveau zoals gesteld door V&J. De doeluitkering voor Justitiële taken wordt
ingezet voor die taken, zij het tegen een hoger kostenniveau en tegen een
(ruim) hogere caseload.
Gezien de beperkte kostenelasticiteit en beperkte overhead, heeft BJAA in de
huidige situatie voornamelijk het beperken van de inzet van het
cliëntgebonden personeel als mogelijkheid om de kosten te beïnvloeden. De
verwachting is dat het beperken van dat personeel leidt tot oplopende
wachtlijsten.

6.3

Aanbevelingen

In deze paragraaf worden aanbevelingen gedaan ten aanzien van de
verbetering van de doelmatigheid van BJAA. Gezien de beperkte
kostenelasticiteit, het beperkte weerstandsvermogen en de reserves, zien we
geen significante mogelijkheden tot verbetering van de doelmatigheid op
korte termijn (binnen 6 maanden).

45
Onderstaand de aanbevelingen ten aanzien van de verbetering van de
doelmatigheid voor de middellange termijn (6 tot 18 maanden):
De personeelskosten kunnen op langere termijn meer variabel gemaakt
worden door een flexibele schil op te zetten voor het cliëntgebonden
personeel. Daarbij moet in aanmerking worden genomen dat variabiliteit in
het algemeen hogere kosten met zich meebrengt.
Omdat flexibiliteit in arbeid meer kosten met zich meebrengt, is het van
belang om gezamenlijk met de financiers expliciete afspraken te maken ten
aanzien van de omvang en kosten van de flexibele schil en de manier waarop
over de flexibele schil wordt verantwoord.
Voor de huisvestingskosten zou BJAA moeten overwegen of goedkopere
huisvesting gevonden kan worden. Gegeven de huidige situatie in de vastgoed
sector is het de moeite waard om te onderzoeken of goedkopere huisvesting
gevonden kan worden. Daarbij kan ook de mogelijkheid van het beperken van
het aantal locaties worden meegenomen.
BJAA heeft voor de huisvesting een business case “Professionele
werkomgeving” waar aan de hand van de aflopende contracten per 2013 een
alternatieve invulling van de huisvesting is voorgesteld. Voor zover bij ons
bekend is er geen financiering ter beschikking gesteld voor de uitvoering van
het plan.
Tenslotte bevelen de onderzoekers aan om met de financiers een periodieke
cyclus in te richten waarbij minimaal op jaar niveau een analyse wordt
gemaakt van de gerealiseerde kosten in relatie tot de financiering. Daarbij is
het van belang om niet alleen de financiële, maar vooral ook de operationele
parameters integraal te betrekken. De verschillen tussen norm, plan en
realisatie zouden regelmatig met elkaar vergeleken moeten worden. Een
beter (gestandaardiseerd) kostenmodel dat rechtstreeks is verbonden met de
gehanteerde stuurparameters is daarbij een noodzakelijk hulpmiddel.

46

Bijlage 1: Documentatie en interviews
De onderstaande tabel bevat de brondocumenten van het onderzoek.
Nummer

Naam document

1

Eindrapport Deloitte 2010

2

Jaarverslag 2010

3

Jaarrekening 2010

4

Jaarplan 2011

5

Begroting 2011

6

Bijlagen begroting 2011

7

Maandrapportage BJAA april 2011

8

Maandrapportage BJAA feb 2011

9

Maandrapportage BJAA jan 2011

10

Overzicht subsidies/Beschikkingen

11

(On)zin in de financieringsstructuur van BJAA

12

Transformatieplan BJAA

13

Reorganisatieplan Servicecentrum 2e fase

14

Investeringsplan BJAA 2009-2012

15

Voorschotbrief 2011 SRA

16

Subsidieverlening 2011 SRA

17

Subsidiebeschikking MPG 2011 gem. Amsterdam

18

Verdeling groeigelden 2011 SRA

19

Toekomstbeeld

20

Kwartaalrapportage Q1 2011

21

PID competentiemanagement

22

PID Implementatie reorganisatie middenkader BJAA

23

Subsidieverordening BJAA 2005

23

Toelichting bij subsidieverordening

24

Eindrapport BMC JB/JR

25

Eindrapport BMC AMK

26

Wachtlijstrapportage JB/AMK aan SRA 29/11/10

27

Wachtlijstrapportage JB/AMK aan SRA 13/12/10

28

Wachtlijstrapportage JB/AMK aan SRA 13/12/10

29

Wachtlijstrapportage JB/AMK aan SRA 25/01/11

30

Wachtlijstrapportage JB/AMK aan SRA 08/02/11

31

Evaluatie PvA Verbetering risicomanagement BJAA 01/02/11

32

Wachtlijstrapportage JB/AMK aan SRA 22/02/11

33

Wachtlijstrapportage JB/AMK aan SRA 10/03/11

34

Wachtlijstrapportage JB/AMK aan SRA 22/03/11

35

Wachtlijstrapportage JB/AMK aan SRA 31/05/11

36

Bezetting +/- per maand 2010/2011

37

Businesscase Professionele Werkomgeving

47
Nummer

Naam document

38

Normen en tarieven OTS en Jeugdreclassering V&J

39

Subsidieaanvraag OMPG 2010

40

Subsidieaanvraag OMPG 2011

41

Begroting Pilot West 2010

42

Begroting MPG 2010 SRA

43

MPG begroting SRA 2011-2 op instroom

44

Begroting 2010 extern def.xls

45

Begroting 2010 boekje extern def

46

Analyserapportage Q1 2011

47

20110626 Volume overzicht zending2.xls

48

Amsterdam.xls

49

Brief HHC2009 Amsterdam

50

Amsterdam.pdf

51

Volume_JHV_JB_JR_BJAA_2011.xlsx

52

Format productie tm dec 2010 vzv.xlsx

53

Subsidiebeschikking EKC 2011

54

Verantwoording inzet BJ ketenunits 2010

55

Begroting Generiek Gezinsgericht werken PID versie 2

56

Verschil begroting en realisatie – wachtlijst en caseload.xlsx

57

Volumes JHV per team 2011.xlsx

58

e-mail normering en aantallen JHV dd 5 juli 2011

59

Wachtlijstbrief peildatum 5 juli

48
De onderstaande tabel bevat de namen van de geïnterviewden.
Nummer

Naam

Organisatie

1

Mariëlle van der Ackerveken

BJAA

2

Erik Gerritsen

BJAA

3

Mohammed Dahmane

BJAA

4

Robert Thijsen

BJAA

5

Nanette Heutinck

BJAA