Source: Basiswettenbestand
URL: data/BWBR0049440/2024-03-08_0/xml/BWBR0049440_2024-03-08_0.xml

Document:
Regeling archiefbeheer UWV 20232024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  Regeling archiefbeheer UWV 20232024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
    
  Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen,
  
    Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995;
  
  
    Besluit:
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
    
      
  
    Hoofdstuk
    1
    Algemene bepalingen
  
  
    Artikel
    1
    Definities
  
  In deze regeling wordt verstaan onder:
  
    
      a.
      
        archiefbescheiden: bescheiden (informatie objecten) als bedoeld in artikel 1 van de Archiefwet 1995 en nader gespecificeerd in het ordeningsstructuurplan, inclusief de bijbehorende context en metadata die direct hieraan verbonden zijn;
    
    
      b.
      
        archiefbestanddeel: Geheel van archiefbescheiden binnen een archief, bijeengebracht met een bepaald doel en in onderlinge samenhang te raadplegen;
    
    
      c.
      
        archiefomgeving: ruimte, zowel fysiek als digitaal en alle daarbij behorende fysieke, elektronische en digitale (hulp)middelen, bestemd voor de goede, geordende en toegankelijke opslag van archiefbescheiden die hetzij op termijn worden vernietigd, hetzij op termijn worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
    
    
      d.
      
        archiefstructuurplan: overzicht van de gebruikte archiefstructuren waarmee de organisatie permanent overzicht en inzicht heeft waar welke archiefbescheiden zijn opgeslagen, en op welke wijze deze gevonden kunnen worden binnen het logisch archief;
    
    
      e.
      
        archivaris: een door de zorgdrager belegde rol met de in de artikelen gedefinieerde taken en verantwoordelijkheden;
    
    
      f.
      
        archief: het geordende geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, organisatie, persoon of groep personen en die naar hun aard bestemd zijn om onder een persoon, bestuur of orgaan te berusten;
    
    
      g.
      
        beheer van archiefbescheiden: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede de wettelijke verplichtingen die er op rusten uit te voeren;
    
    
      h.
      
        beheereenheid: (onderdeel van) een afdeling waar taken van beheer van archiefbescheiden zijn neergelegd al dan niet toegespitst op een bepaald deel van het archief van UWV;
    
    
      i.
      
        besturingsprogrammatuur: Programmatuur die bestemd is ter besturing van een informatiesysteem;
    
    
      j.
      
        context: informatie direct verbonden aan het archiefobject waarin het ontstaan, de betekenis en het gebruik ervan is vastgelegd;
    
    
      k.
      
        documentaire informatievoorziening: het geheel van activiteiten dat ervoor zorgt dat een organisatie over de archiefbescheiden beschikt die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van haar wettelijke taken;
    
    
      l.
      
        informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, gearchiveerd, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
    
    
      m.
      
        Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed: het op basis van de Archiefwet 1995 ingestelde toezichthoudende orgaan dat bewaakt of de vorming en het beheer en behoud van de archieven van de centrale overheid goed plaatsvindt en daartoe onder meer de registratie van archiefbescheiden toetst en de toegankelijkheid, veilige en duurzame opslag, selectie en vernietiging alsmede de juiste en tijdige overbrenging van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden controleert.
    
    
      n.
      
        IV-verantwoordelijke: een door de zorgdrager belegde rol met de in de artikelen gedefinieerde taken en verantwoordelijkheden;
    
    
      o.
      
        Nationaal Archief (of diens rechtsopvolger): de wettelijk aangewezen archiefbewaarplaats waar de blijvend te bewaren archieven van UWV komen te berusten en waar de zorgplicht voor bewaring en openbaarmaking van die archieven na de overbrenging wordt overgenomen;
    
    
      p.
      
        ordeningsplan: een plan waarin de relaties worden gedefinieerd tussen de taken die UWV uitvoert, het wettelijk kader waarbinnen dit gebeurt, de producten die het UWV levert, de wijze waarop de administratieve organisatie daartoe is ingericht en de neerslag van het handelen in de vorm van verzamelingen van archiefbescheiden die hier het resultaat van is.
    
    
      q.
      
        overbrenging: het fysiek of digitaal overbrengen van archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en die ouder zijn dan 20 jaar naar het Nationaal Archief;
    
    
      r.
      
        postregistratie: het registreren van informatiedocumenten, het bijhouden van de verblijfplaats, de voortgang en de afdoening en de controle hierop;
    
    
      s.
      
        proceseigenaar: eindverantwoordelijke van een UWV bedrijfsproces dat zelfstandig archiefbescheiden registreert, ordent en beheert, en daarbij gebruik maakt van informatiesystemen;
    
    
      t.
      
        proces-verbaal van selectie en vernietiging: een schriftelijke verklaring van de archivaris voor de zorgdrager over het verloop en de resultaten van het selectie- en het vernietigingsproces, zoals bedoeld in artikel 8 van het Archiefbesluit.
    
    
      u.
      
        Raad van Bestuur: de Raad van Bestuur UWV als bedoeld in artikel 1, onder letter f. jo. art. 2 van de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen;
    
    
      v.
      
        selectielijst: het concretiserende besluit van algemene strekking van UWV waarin voor UWV is omschreven welke archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen dan wel op welke termijn ze vernietigd worden;
    
    
      w.
      
        SZW: Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
    
    
      x.
      
        toepassingsprogrammatuur: de programmatuur die bestemd is voor de ondersteuning van de uitvoering van een werkproces;
    
    
      y.
      
        UWV: Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen;
    
    
      z.
      
        vernietiging: het dusdanig materieel of digitaal bewerken van een informatiedrager dat de daarop vastgelegde informatie niet meer te reconstrueren is;
    
    
      aa.
      
        vervanging: het proces van in de plaats stellen van reproducties van archiefbescheiden voor de originele archiefbescheiden, waarna laatstgenoemde bescheiden vernietigd worden;
    
    
      bb.
      
        vervreemding: het overdragen van de zorgplicht op de archiefbescheiden op een andere zorgdrager;
    
    
      cc.
      
        Wet SUWI:
        Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen;
    
    
      dd.
      
        zorgdrager: Raad van Bestuur van UWV die verantwoordelijk is voor het archiveren van de archiefbescheiden die qua aard bestemd zijn onder UWV te berusten, volgens de regels bij of krachtens de Archiefwet 1995.
    
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-20242024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
      
  
    Hoofdstuk
    2
    Reikwijdte
  
  
    Artikel
    2
    Reikwijdte
  
  
    1
    Deze regeling is integraal van toepassing op alle organisatieonderdelen van UWV en op alle daaronder berustende onderdelen van het archief van UWV, waaronder mede begrepen zijn de archiefonderdelen gehouden voor derden als bedoeld in het tweede lid.
  
  
    2
    Binnen UWV kunnen archiefbescheiden voorkomen van derden, waarvoor UWV in opdracht van derden op grond van artikel 5 Wet SUWI het beheer in het kader van uitvoering van andere werkzaamheden op zich heeft genomen.
  
  
    3
    De in deze regeling opgenomen aanvullende bepalingen voor zowel fysieke als digitale archiefbescheiden zijn, tenzij uit de bepaling anders voortvloeit, van toepassing op zowel blijvend te bewaren archiefbescheiden als te vernietigen archiefbescheiden.
  
  
    4
    De voor de ordening en toegankelijkheid gebezigde metadata bij zowel fysieke als digitale archiefbescheiden maken onverbrekelijk deel uit van de archiefbescheiden waarop ze betrekking hebben.
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-20242024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
      
  
    Hoofdstuk
    3
    Zorg, verantwoordelijkheden en overleggen voor het archiefbeheer
  
  
    Artikel
    3
    Zorg
  
  
    1
    De zorg voor de archiefbescheiden bij het UWV berust bij de zorgdrager. De zorgdrager voorziet daartoe in het inrichten en in standhouden van voldoende en doelmatige archiefomgevingen waarbinnen de opslag en bewaring van archiefbescheiden mogelijk is en die te allen tijde voldoen aan de wettelijke vereisten.
  
  
    2
    De zorgdrager maakt de aanstelling van voldoende deskundig personeel mogelijk, dat verantwoordelijk is voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en de archiefomgevingen.
  
  
    3
    De zorgdrager verschaft de middelen voor de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden die noodzakelijk zijn voor het behoud, de integriteit en de authenticiteit van deze archiefbescheiden.
  
  
    4
    De zorgdrager verschaft de middelen waarmee ervoor gezorgd kan worden dat de kwaliteit van het verantwoordelijke personeel, het onderhoud, eventuele aanpassingen aan archiefomgevingen, alsmede het instrumentarium bestemd voor blijvend te bewaren archiefbescheiden, voldoen aan de eisen die de Archiefregeling daaraan stelt.
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
    Artikel
    4
    Verantwoordelijkheden
  
  
    1
    De zorgdrager heeft de archivaris aangemerkt als degene die belast is met:
    
      
        a.
        Het toezicht op het beheer van het archief van UWV en de daarin opgenomen archiefbescheiden van UWV, alsmede de archiefbescheiden van derden als bedoeld in artikel 2, tweede lid;
      
      
        b.
        de bewaking op voldoende financiële middelen, personeel en opleidingen ten behoeve van het beheer van het UWV archief;
      
      
        c.
        het toezicht op de voorzieningen die de duurzaam toegankelijke staat, de integriteit, de bewaring, de ordening en de authenticiteit van de archiefbescheiden garanderen;
      
      
        d.
        de voorbereiding en het opstellen van het UWV beleid en de beleidslijnen aangaande het archief van UWV;
      
      
        e.
        het toezicht op de functionele werking van het archiefdeel van informatiesystemen die behoren bij een geheel aan archiefbescheiden en die worden ingezet als onderdeel van het archief van UWV;
      
      
        f.
        het ingevolge de eisen van de Archiefwet 1995 opstellen en onderhouden van:
        
          
            1e.
            de selectielijst, voor dat deel waarvoor UWV verantwoordelijk is,
          
          
            2e.
            het ordeningsplan,
          
          
            3e.
            het archiefstructuurplan.
          
        
      
      
        g.
        het ontwerpen en onderhouden van uitvoeringsregels die betrekking hebben op de taken die voortvloeien uit deze regeling;
      
      
        h.
        het uitvoeren van audits op het archief van UWV;
      
      
        i.
        het adviseren en ondersteunen van de zorgdrager met betrekking tot alle taken die voortvloeien uit deze regeling;
      
      
        j.
        het verlenen van de noodzakelijke medewerking aan onderzoeken en inspecties van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed;
      
      
        k.
        het aanmaken en in standhouden van een register waarin informatie over blijvend te bewaren archiefbescheiden is opgenomen;
      
      
        l.
        het maken van afspraken met de proceseigenaren van de informatiesystemen over de te volgen richtlijnen aangaande:
        
          
            1e.
            back- ups van data;
          
          
            2e.
            de besturingsprogrammatuur;
          
          
            3e.
            de toepassingsprogrammatuur en bijbehorende data die ingezet wordt bij het beheer van het archief en de archiefbescheiden van UWV.
          
        
      
    
  
  
    2
    De zorgdrager acht de proceseigenaar verantwoordelijk voor de tijdige en juiste overdracht van de door hem ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden aan een beheereenheid ter archivering. De proceseigenaar houdt daarbij rekening met de relevante archiefbeleidskaders.
  
  
    3
    De zorgdrager heeft de IV- verantwoordelijke aangemerkt als degene die belast is met:
    
      
        a.
        de technische werking van de apparatuur en programmatuur die wordt ingezet voor het archief van UWV, overeenkomstig de functionele eisen die in samenwerking en onder verantwoordelijkheid van de archivaris zijn opgesteld;
      
      
        b.
        het inrichten, bewaken en monitoren van de back-ups en bijhorende back-up procedure aangaande de digitale archiefbescheiden en het archief van UWV.
      
    
  
  
    4
    De zorgdrager heeft de mogelijkheid aanvullende taken en opdrachten te beleggen bij de archivaris en de IV verantwoordelijke.
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
    Artikel
    5
    Overleg
  
  
    1
    De archivaris voert periodiek overleg met de Raad van Bestuur over de gang van zaken rondom de archiefomgeving van UWV, de archiefbescheiden en de beheertaken die hier op betrekking hebben.
  
  
    2
    De archivaris voert periodiek overleg met de IV verantwoordelijke aangaande de toegepaste archiefarchitectuur.
  
  
    3
    De archivaris voert in het kader van de toezichtrol periodiek overleg met de proceseigenaren aangaande de status en werking van de archiefdelen die bij de proceseigenaren in beheer zijn.
  
  
    4
    De archivaris voert periodiek overleg met de IV verantwoordelijke over de gang van zaken rondom de digitale archiefbescheiden, de daartoe in gebruik zijnde informatiesystemen en de ict- middelen die op enigerlei wijze betrokken zijn bij de ontvangst, het ontstaan, de behandeling en het afstoten van digitale archiefbescheiden of de overdracht van de zorgplicht voor de blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden naar het Nationaal Archief.
  
  
    5
    De archivaris onderhoudt contacten en voert zo nodig overleg met degenen die de documentaire informatievoorziening verzorgen bij ketenpartners van UWV en SZW.
  
  
    6
    De archivaris onderhoudt contacten en voert zo nodig periodiek overleg met het Nationaal Archief en de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.
  
  
    7
    De archivaris onderhoudt contacten en voert overleg met derden zoals bedoeld in artikel 2, tweede lid.
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-20242024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
      
  
    Hoofdstuk
    4
    Beheer van archiefbescheiden
  
  
    Artikel
    6
    Maatregelen t.b.v. in geordende en toegankelijke staat houden archiefbescheiden
  
  
    1
    Gelet op artikel 4, eerste lid stelt de archivaris kaders en richtlijnen en houdt deze actueel op de hieronder genoemde punten van het archiefbeheer.
    
      
        a)
        Bij het opmaken en bewaren van archiefbescheiden wordt gebruik gemaakt van middelen, materialen en formaten volgens de standaarden voorzien bij of krachtens de Archiefbesluit 1995 opdat de duurzaamheid daarmee gewaarborgd kan worden.
      
      
        b)
        Het opstellen en uitvoeren van conversies of migraties wordt tijdig ter hand genomen indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van apparatuur, besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur, niet langer voldaan kan worden aan de toegankelijke staat en authenticiteit van digitale archiefbescheiden.
      
      
        c)
        Bij het bewaren, overdragen of vernietigen van archiefbescheiden worden de bij of krachtens de Archiefwet 1995 gegeven regels betreffende selectie en vernietiging toegepast.
      
      
        d)
        De bij het beheer van het archief van UWV ingeschakelde medewerkers wordt de benodigde kennis bijgebracht en er worden voldoende instructies gegeven aangaande de kaders en richtlijnen van het vakgebied.
      
      
        e)
        Er zijn afspraken over de duurzaamheid van de (digitale) archiefsystemen en archiefbescheiden met de IV-verantwoordelijke die zorgt voor het technische- en functionele beheer en het technisch onderhoud van de bij UWV in gebruik zijnde informatiesystemen.
      
      
        f)
        Ten aanzien van archiefbescheiden zijn kenmerken zodanig vastgelegd, dat de archiefbescheiden met behulp daarvan op een tijdige en eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
      
      
        g)
        Er zijn uitvoeringsregels voor de bewaring en ordening van archiefbescheiden volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
      
      
        h)
        Er zijn overzichten van al dan niet blijvend te bewaren archiefbestanddelen die worden ingericht volgens een ordeningsplan.
      
      
        i)
        De toegankelijke staat van archiefbescheiden is zodanig gewaarborgd dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken is.
      
    
  
  
    2
    De zorgdrager stelt het door de archivaris opgestelde ordeningsplan vast. De archivaris is belast met het periodieke onderhoud van het ordeningsplan.
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
    Artikel
    7
    Beveiliging en toegang verlenen tot archiefbescheiden
  
  
    1
    De zorgdrager draagt zorg voor een adequate informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van:
    
      
        a.
        onrechtmatig gebruik,
      
      
        b.
        wijzigingen,
      
      
        c.
        verwijdering,
      
      
        d.
        kopiëring, of
      
      
        e.
        vernietiging
      
    
    van archiefbescheiden die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
  
  
    2
    De archivaris ziet er op toe dat toegang tot de archiefbescheiden alleen plaatsvindt met in acht neming van de regels en richtlijnen betreffende beheer en verkeer van informatie, persoonsgegevens daaronder begrepen, voorzien in:
    
      
        a.
        de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG),
      
      
        b.
        de Wet SUWI,
      
      
        c.
        de Wet open overheid,
      
      
        d.
        de interne richtlijnen van UWV.
      
    
  
  
    3
    De archivaris beslist over incidentele verzoeken van derden tot het beschikbaar stellen van of het toegang verlenen tot archiefbescheiden. Het beschikbaar stellen van of het toegang verlenen tot archiefbescheiden vindt plaats overeenkomstig door de zorgdrager vastgestelde uitvoeringsregels. De archivaris ziet er op toe dat er met de derde een overeenkomst wordt gesloten inzake het beschikbaar stellen van of toegang verlenen tot archiefbescheiden. In deze overeenkomst wordt geregeld op welke wijze, onder welke omstandigheden en onder welke voorwaarden de archiefbescheiden beschikbaar worden gesteld dan wel tot de archiefbescheiden toegang wordt verleend.
  
  
    4
    Raadplegen en het beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan derden is alleen mogelijk, indien er sprake is van een gerichte vraag van de verzoeker voor een duidelijk gebruiksdoel. Bij de beoordeling van het verzoek betrekt de archivaris onder meer de rechtmatigheid van de toegang en de noodzakelijkheid van de toegang voor het door de verzoeker aangegeven gebruiksdoel.
    Door de archivaris wordt getoetst of het verzoek in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten zonder dat daarvoor raadpleging van de archiefbescheiden noodzakelijk is.
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
    Artikel
    8
    Verhuizing van archiefbescheiden
  
  Bij het verhuizen van het archief van UWV worden de daarvoor door de zorgdrager vastgestelde uitvoeringsregels gevolgd.
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
    Artikel
    9
    Organisatieverandering, fusie en afsplitsing
  
  
    1
    De zorgdrager is verantwoordelijk voor het afsluiten van het archief van UWV bij een reorganisatie en voor een nieuw te vormen archief in de nieuwe organisatie.
  
  
    2
    Bij aanpassing van het archiefbeheer in geval van organisatieverandering worden de daarvoor door de zorgdrager vastgestelde uitvoeringsregels gevolgd.
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
    Artikel
    10
    Vervanging van archiefbescheiden
  
  
    1
    De zorgdrager neemt een besluit over vervanging van archiefbescheiden door reproducties. Het besluit hiervoor wordt opgesteld door de archivaris.
  
  
    2
    De archivaris stelt kaders en richtlijnen aan de vervanging van archiefbescheiden.
  
  
    3
    De archivaris houdt een substitutieregister bij waarin is opgenomen welke soort archiefbescheiden binnen UWV wordt vervangen, met welke reden dit plaatsvindt en op welke manier. Het substitutieregister vormt de basis voor de jaarlijkse verklaring van vervanging.
  
  
    4
    Van de vervanging wordt door de archivaris jaarlijks een verklaring opgesteld.
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
    Artikel
    11
    Vervreemding van archiefbescheiden
  
  
    1
    De zorgdrager neemt op grond van een advies van de archivaris een besluit over vervreemding van archiefbescheiden aan derden.
  
  
    2
    Van de vervreemding wordt door de archivaris een verklaring opgemaakt, die een specificatie bevat van de te vervreemden archiefbescheiden en aangeeft op grond waarvan de vervreemding gebeurt. Ook moet hierin worden aangegeven op welke manier de vervreemding zal plaatsvinden. De verklaring wordt namens de zorgdrager ondertekend door de voorzitter van de Raad van Bestuur en de ontvangende partij van de vervreemde archiefbescheiden. Verklaringen van vervreemding worden blijvend bewaard.
  
  
    3
    Voor vervreemding is een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij de vervreemding plaatsvindt ter uitvoering van een wettelijk voorschrift.
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
    Artikel
    12
    Selectie van archiefbescheiden
  
  
    1
    De archivaris is belast met:
    
      
        ○
        het ontwerpen van de selectielijst;
      
      
        ○
        het onderhouden van de selectielijst;
      
      
        ○
        het voorleggen van de selectielijst ter instemming aan de zorgdrager;
      
      
        ○
        het ter vaststelling aanbieden van de selectielijst aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
      
      
        ○
        het toepassen en in gebruik stellen van de selectielijst.
      
    
  
  
    2
    Bij het ontwerpen en wijzigen van een onderdeel van de selectielijst dat betrekking heeft op het taakveld van een proceseigenaar, betrekt de archivaris de vertegenwoordiger van de proceseigenaar alsmede een jurist van de afdeling BZ Juridische Zaken die ter zake deskundig is.
  
  
    3
    Eén keer per jaar vindt controle plaats op de noodzakelijkheid van onderhoud van de selectielijst. Onderhoud van de selectielijst vindt tevens plaats bij een ingrijpende organisatieverandering.
  
  
    4
    De zorgdrager stelt de uitvoeringsprocedures vast voor de selectie van archiefbescheiden.
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
    Artikel
    13
    Vernietiging van archiefbescheiden
  
  
    1
    De archivaris is belast met:
    
      
        a.
        het toezicht op de tijdige voorbereiding van de vernietigingsprocedure;
      
      
        b.
        het toezicht op de tijdige selectie van de voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden;
      
      
        c.
        de voordracht van te vernietigen archiefbescheiden aan de zorgdrager of diens hiervoor gemandateerde;
      
      
        d.
        het toezicht op de uitvoering van de vernietiging met inachtneming van de regels in de selectielijst en de aanwijzingen in het tweede tot en met het zesde lid.
      
    
  
  
    2
    Alleen de zorgdrager is bevoegd tot het beslissen over de vernietiging van archiefbescheiden.
  
  
    3
    De archivaris stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden wordt overgegaan, in overleg met de proceseigenaar een vernietigingslijst op van de te vernietigen archiefbescheiden.
  
  
    4
    Voorafgaand aan de vernietiging wordt door de archivaris uit de vernietigingslijsten als bedoeld in het vorige lid, een integrale vernietigingslijst opgemaakt. In deze lijst wordt op hoofdlijnen duidelijk vastgelegd welke archiefbescheiden in aanmerking zijn gebracht voor vernietiging en uit welk processen deze zijn voortgekomen. Deze lijst wordt ondertekend door de voorzitter van de Raad van Bestuur, of diens hiervoor gemandateerde. Door ondertekening van de integrale vernietigingslijst is deze vastgesteld en wordt de toestemming voor de vernietiging bevestigd.
  
  
    5
    Vernietiging van archiefbescheiden vindt zodanig plaats dat noch gehele, noch gedeeltelijke reconstructie mogelijk is.
  
  
    6
    De vernietiging van archiefbescheiden vindt zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen één jaar plaats, nadat de bewaartermijn is verstreken. De verantwoording over het vernietigingsproces vindt jaarlijks plaats middels een proces-verbaal door de archivaris aan de zorgdrager.
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
    Artikel
    14
    Overbrenging van archiefbescheiden
  
  
    1
    De archivaris is belast met het toezicht op het overbrengen van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar het Nationaal Archief.
  
  
    2
    Ter voorbereiding op de overbrenging van archiefbescheiden overlegt de archivaris met de afdeling BZ Juridische Zaken over het al dan niet stellen van beperkingen aan de openbaarheid ervan. Zo nodig wordt hierop door de archivaris een besluit beperking openbaarheid opgesteld en vastgesteld door de Raad van Bestuur.
  
  
    3
    De overbrenging van archiefbescheiden vindt plaats conform de termijn als genoemd in de Archiefwet 1995 nadat de bewaarperiode van de archiefbescheiden is verstreken. De daartoe benodigde verklaring van overbrenging wordt opgesteld door de archivaris en vastgesteld door de Raad van Bestuur.
  
  
    4
    In samenspraak met de Raad van Bestuur maakt de archivaris afspraken met het Nationaal Archief over vervroegde overbrenging van archiefbescheiden.
  
  
    5
    In het geval dat de archiefbescheiden zijn opgenomen in een informatiesysteem, wordt bij overbrenging van archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, naast de archiefbescheiden ook de bijbehorende context overgebracht.
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
    Artikel
    15
    Audit uitvoeren op archief
  
  
    1
    De archivaris is verantwoordelijk voor het opstellen van een auditplan en het laten uitvoeren van periodieke audits op:
    
      
        a.
        het archief,
      
      
        b.
        het beheer van archiefbescheiden,
      
      
        c.
        de functionele werking van informatiesystemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen.
      
    
  
  
    2
    Naar aanleiding van een audit wordt door de archivaris een rapport opgesteld. Dit rapport geeft een duidelijk overzicht van de wijze waarop de archieftaken worden uitgevoerd, signaleert problemen en risico’s en bevat eventueel adviezen.
  
  
    3
    De archivaris stelt naar aanleiding van een audit de rapportage vast na overleg met betrokken partijen en stuurt de rapportage aan de zorgdrager.
  
  
    4
    De archivaris stelt éénmaal per jaar een totaalrapportage van de uitgevoerde audits op voor de zorgdrager.
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
    Artikel
    16
    Calamiteiten bij archiefbescheiden
  
  
    1
    De archivaris zorgt ervoor, in samenspraak met de voorzitter van de Raad van Bestuur (namens de zorgdrager), dat in het geval dat een calamiteit dit noodzakelijk maakt, de overbrenging van de archiefbescheiden onmiddellijk ter hand wordt genomen en volgens een calamiteitenplan op efficiënte wijze, stapsgewijs worden overgebracht naar een veilige, daartoe bestemde locatie. De archivaris stelt de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed hiervan onverwijld op de hoogte.
  
  
    2
    De zorgdrager stelt een calamiteitenplan vast waarin wordt aangegeven hoe te handelen in geval van calamiteiten. De archivaris ziet er op toe dat er voor ieder archiefdeel een calamiteitenplan is opgesteld.
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-20242024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
      
  
    Hoofdstuk
    5
    Slotbepalingen
  
  
    Artikel
    17
    Intrekking eerdere regeling
  
  De Regeling archiefbeheer UWV (Staatscourant 17 september 2004, nr. 179) wordt ingetrokken.
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
    Artikel
    18
    Inwerkingtreding
  
  Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de publicatie van de Staatscourant waarin het is geplaatst.
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
    Artikel
    19
    Citeertitel
  
  Dit besluit kan worden aangehaald als: Regeling archiefbeheer UWV 2023.
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-20242024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
    
    
  
    Dit besluit wordt met de toelichting in de Staatscourant gepubliceerd.
  
  
    
      Amsterdam
      12 december 2023
    
  
  
    
      M.
      Camps,
    
    Voorzitter Raad van Bestuur
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024
  
2024673807-03-202412-12-20232024673807-03-202412-12-202308-03-2024