Source: Basiswettenbestand
URL: BWBR0010854/1999-12-11_0/xml/BWBR0010854_1999-12-11_0.xml

Document:
Vaststelling selectielijst Kabinet der Koningin199923809-12-199912-11-199999.005281199923809-12-199912-11-199999.00528111-12-1999
  Vaststelling selectielijst Kabinet der Koningin199923809-12-199912-11-199999.005281199923809-12-199912-11-199999.00528111-12-1999
  
    
  Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van Oranje-Nassau, enz. enz. enz.
  
    Op de voordracht van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, F. van der Ploeg, van 8 november 1999, nr. WJZ/1999/43066(8097) , directie Wetgeving en Juridische Zaken, gedaan in overeenstemming met het Kabinet der Koningin;
    Gelet op artikel 5, tweede lid, aanhef en onder a, van de Archiefwet 1995;
    Gezien het advies van de Raad voor cultuur van 3 juni 1997, nr. arc-97.933/2;
  
  
    Hebben goedgevonden en verstaan: 
  
199923809-12-199912-11-199999.005281199923809-12-199912-11-199999.00528111-12-1999
    
      
  
    Artikel
    1
  
  De bij dit besluit gevoegde ’Selectielijst van het Kabinet der Koningin 1994–2015’ en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld. 
199923809-12-199912-11-199999.005281199923809-12-199912-11-199999.00528111-12-1999
      
  
    Artikel
    2
  
  Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.
199923809-12-199912-11-199999.005281199923809-12-199912-11-199999.00528111-12-1999
    
    
  
    Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is belast met de uitvoering van dit besluit dat met de daarbij behorende selectielijst en toelichting in de Staatscourant zal worden geplaatst.
  
  
    De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen,F. van derPloeg
  
199923809-12-199912-11-199999.005281199923809-12-199912-11-199999.00528111-12-1999
    
  
    Inhoudsopgave
  
  
    
      I
      Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015
    
    1. Inleiding
    2. Organisatie
    3. Taakgebieden
    4. Selectie-uitgangspunten
    5. Totstandkoming van de lijst
    6. Systematiek van de lijst 
  
  
    
      II
      Selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015
    
    A. Handelingen voortvloeiend uit de taak ambtelijke ondersteuning van de Koningin
    1. Fungeren als trait d’union
    2. Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd
    3. Overige ambtelijke ondersteuning
    B. Handelingen voortvloeiend uit de archieftaak
    C. Handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering en ondersteunende processen
    1. Organisatie-ontwikkeling
    2. Bestuurs- en beheershandelingen
    3. Privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer
    4. Overlegstructuren
    5. Documentaire Informatievoorziening
    6. Dienstuitoefening
    7. Financieel beheer
    8. Personeelsbeheer 
  
  
    
      I
      Toelichting behorend bij de selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015
    
    
      
        1
        Inleiding
      
      De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 verplichten de overheid archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Voor deze vernietiging is een selectielijst het instrument. Artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 regelt de ontwerp- en de vaststellingsprocedure voor selectielijsten. Hierin is aangegeven dat bij het ontwerpen rekening gehouden moet worden met:
      
        
           de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;
        
        
           de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
        
        
           de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
        
        
           het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
        
      
      De selectielijst van het Kabinet der Koningin is gebaseerd op het ’Institutioneel onderzoeksrapport Kabinet der Koningin’. Het beschrijft per handeling of de neerslag ervan overgebracht moet worden naar de Rijksarchiefdienst. Het overbrengen dient te geschieden volgens de ’Normen goede en geordende staat’. Met alle bovengenoemde belangen is in deze lijst rekening gehouden. De selectielijst Kabinet der Koningin wijkt af van andere lijsten; de lijst heeft betrekking op de organisatie en afzonderlijke taakgebieden van het Kabinet en bestrijkt dus geen beleidsterrein. Gelet op het bijzondere karakter van het Kabinet en de beperkte omvang van de organisatie is de lijst tevens bedoeld als een werkinstructie inzake het beheer van de gegevensbestanden. Het is om deze reden dat ook de handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering/ondersteunende processen erin zijn opgenomen. Als model is de selectielijst van de Algemene Rekenkamer gebruikt 1Besluit van 3 februari 1995 houdende vaststelling van de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van de Algemene Rekenkamer.. De periode waarvoor deze selectielijst geldt is 1994 - 2015. 
    
    
      
        2
        Organisatie
      
      Het Kabinet der Koningin valt als zelfstandig rijksorgaan onder begrotingshoofdstuk II van de Rijksbegroting (Hoge Colleges van Staat en Kabinet der Koningin). De positie en taken zijn neergelegd in het koninklijk besluit van 22 december 1840, nr. 44 en het koninklijk besluit van 14 december 1893, nr. 17.
      Het Kabinet bestaat uit een directeur, een plaatsvervangend directeur en vier afdelingen. De directeur en de plaatsvervangend directeur worden bij koninklijk besluit benoemd. De overige personeelsleden worden bij beschikking van de directeur benoemd, bevorderd en ontslagen. Deze bevoegdheid is hem daartoe bij mandaat verleend. De feitelijke uitvoering daarvan ligt bij de directeur personeelszaken van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Op de ambtenaren van het Kabinet der Koningin is van toepassing de Ambtenarenwet 1929 (Stb. 1929, 530). 
    
    
      
        3
        Taakgebieden
      
      De in de loop der tijd aan het Kabinet der Koningin opgedragen taken zijn:
      
        
          a.
           ambtelijk ondersteunen van de Koningin bij de uitoefening van haar staatsrechtelijke taken en fungeren als trait d’union tussen de Koningin en ministers;
        
        
          b.
           bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten en soortgelijke regeringsbescheiden;
        
        
          c.
           interne bedrijfsvoering en bewaking van uitvoerende processen.
        
      
      Deze taken worden hierna toegelicht. 
    
    
      
        a
        Ambtelijke ondersteuning van de Koningin (koninklijk besluit van 22 december 1840, nr. 44)
      
      Deze taak richt zich op drie onderdelen: 
      
        
          1º.
          
            Fungeren als trait d’union
          
          Het registreren, inhoudelijk samenvatten en aan de Koningin doorgeleiden van alle door de bewindspersonen aangeboden stukken. Deze stukken zijn:
          
            
               voordrachten en nadere rapporten van ministers en staatssecretarissen met betrekking tot voorstellen van wet, ontwerp-algemene maatregelen van bestuur, ontwerp-koninklijke besluiten en aangenomen (rijks)wetten;
            
            
               aanhangigmakingen bij de Raad van State van ontwerp-goedkeuringswetten voor verdragen, van voorstellen van wet en van algemene maatregelen van bestuur;
            
            
               verlofaanvragen van ministers en staatssecretarissen;
            
            
               machtigingen tot afwijzing van gratieverzoeken, tot administratieve wijziging van getekende koninklijke besluiten, tot afwijzing verzoekschriften militairen en tot het vragen van agrément voor toekennen van koninklijke onderscheidingen en voor toelaten buitenlandse ambassadeurs en consuls;
            
            
               nota’s, rapporten en brieven van particulieren, ministers of staatssecretarissen en (overheids-)instanties;
            
            
               dankbetuigingen van gedecoreerden voor verleende koninklijke onderscheidingen.
              Het ontvangen, lezen en ter behandeling aan de ministeries overdragen van de van particulieren ontvangen verzoekschriften.
              
                Artikel 5 van de Grondwet 1983 en 1987 geeft ieder het recht schriftelijk verzoeken in te dienen bij het bevoegd gezag. Op basis van dit grondwetsartikel ontvangt de Koningin jaarlijks vele verzoekschriften. Deze verzoekschriften worden na registratie:
            
            
               hetzij om bericht en raad voorgelegd aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris; ten aanzien van deze verzoekschriften ontvangt de Koningin achtergrondinformatie en het antwoord in concept dat de bewindspersoon voornemens is te geven; na instemming ontvangt de betrokken bewindspersoon de machtiging tot afdoening van het stuk in de voor-gestelde vorm; in incidentele gevallen kan daarnaast een korte noodzakelijk geachte wijziging ter nadere overweging worden voorgelegd;
            
            
               hetzij ter afdoening toegezonden aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris; na afdoening door het ministerie ontvangt het Kabinet een afschrift van het verzonden antwoord of de mededeling dat het ministerie het verzoekschrift deponeert en geen verdere actie onderneemt;
            
            
               hetzij gedeponeerd (onsamenhangende brieven, waaruit geen concreet probleem is te distilleren).
              Daarnaast moeten op basis van wettelijke regelingen bepaalde verzoekschriften aan de Koningin worden gericht. Een deel van deze verzoekschriften wordt rechtstreeks gezonden naar de verantwoordelijke minister (bijvoorbeeld naturalisaties, naamswijzigingen) of naar een door hem daartoe aangewezen ambtsdrager (bijvoorbeeld sollicitaties naar het ambt van burgemeester worden verstuurd naar de Commissaris der Koningin in de provincie, waarbinnen de vacature ontstaat). De overige verzoekschriften (bijvoorbeeld verzoeken om gratie en ontslag) ontvangt het Kabinet rechtstreeks. Deze worden na registratie ter behandeling voorgelegd aan de verantwoordelijke minister of staatssecretaris. Gehonoreerde verzoekschriften komen in de vorm van een (ontwerp)koninklijk besluit weer bij het Kabinet terug.
              In de trait d’union-functie staat het Kabinet der Koningin tussen de Koningin enerzijds en de ministers en de staatssecretarissen anderzijds in. Het Kabinet brengt de verbinding tot stand; dit komt tot uitdrukking in de correspondentie die de Directeur namens de Koningin voert en zijn bemiddeling bij het totstandkomen van contacten.
            
          
        
        
          2º.
          
             Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd
          
          Deze taak omvat de volgende onderdelen:
          
            
               het verzamelen van achtergrondinformatie voor de Koningin ten behoeve van periodieke, dat wil zeggen met een zekere regelmaat terugkerende, ontvangsten (bewindspersonen, leden Staten-Generaal, Gouverneurs, Commissarissen der Koningin, burgemeesters e.d.) en incidentele ontvangsten in verband met bijvoorbeeld het afleggen van de eed of belofte in handen van de Koningin;
            
            
               het verzamelen van achtergrondinformatie ten behoeve van inkomende en uitgaande staatsbezoeken, officiële bezoeken en werkbezoeken;
            
            
               het verzamelen van achtergrondinformatie over andere relevante onderwerpen voor de Koningin;
            
            
               het voeren van correspondentie namens de Koningin;
            
            
               het opstellen en overbrengen van boodschappen aan staatshoofden van vreemde mogendheden via het ministerie van Buitenlandse Zaken en ambassades. 
            
          
        
        
          3º.
          
            Overige ambtelijke ondersteuning
          
          Deze taak heeft betrekking op de ambtelijke ondersteuning bij de kabinetsformatie en de troonrede en omvat:
          
            
               het fungeren als trait d’union tussen Koningin en ministers en staatssecretarissen;
            
            
               het voeren van correspondentie namens de Koningin;
            
            
               het verzamelen van achtergrondinformatie voor de Koningin;
            
            
               andere vormen van ambtelijke ondersteuning zoals het opstellen en uitgeven van communiqués bij de kabinetsformatie.
              Voorts heeft deze taak betrekking op de ambtelijke ondersteuning tijdens het regentschap. Het Kabinet der Koningin vervult voor de Regent dezelfde werkzaamheden als voor de Koningin, dat wil zeggen draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de Regent bij de uitoefening van zijn staatsrechtelijke taken en fungeert als trait d’union tussen de Regent en ministers.
              
                Artikel 37 van de Grondwet 1983 vermeldt de gelegenheden waarbij de Regent het koninklijk gezag uitoefent 2Artikel 37 van de Grondwet vermeldt de gelegenheden waarbij de Regent het koninklijk gezag uitoefent:a.zolang de Koning de leeftijd van achttien jaar niet heeft bereikt (artikel 33 GW);b.indien een nog niet geboren kind tot het koningschap geroepen kan zijn;c. indien de Koning buiten staat is verklaard het koninklijk gezag uit te oefenen (artikel 35 GW);d.indien de Koning de uitoefening van het koninklijk gezag tijdelijk heeft neergelegd (artikel 36 GW);e.zolang na het overlijden van de Koning of na diens afstand van het koningschap een opvolger ontbreekt (artikel 30, tweede lid, GW).. Indien toepassing moet worden gegeven aan artikel 38 van de Grondwet, op grond waarvan de Raad van State het koninklijk gezag uitoefent, vervult het Kabinet der Koningin dezelfde ambtelijke ondersteunende werkzaamheden als voor de Regent. Gezien het feit dat de Raad van State sedert 1890 niet meer geroepen is het koninklijk gezag uit te oefenen, wordt in casu alleen volstaan met deze vermelding. 
            
          
        
      
    
    
      
        b
        Bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten en soortgelijke rege-ringsbescheiden
      
      Deze taak die van oudsher aan de Directeur is opgedragen staat vermeld in het koninklijk besluit van 14 december 1893, nr. 17, en in de Archiefwet 1995. Deze taak omvat het registreren, rappelleren, archiveren, verfilmen van alle archiefbescheiden en overdragen daarvan aan het Algemeen Rijksarchief. Voorts verschaft het Kabinet aan tal van instanties en particulieren informatie over de in het archief opgenomen documenten. 
    
    
      
        c
        Interne bedrijfsvoering en bewaking van uitvoerende processen
      
      Ter ondersteuning van de primaire processen worden ondersteunende handelingen uitgevoerd. Deze hebben betrekking op:
      
        
           organisatie-ontwikkeling;
        
        
           bestuurs- en beheershandelingen;
        
        
           privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer;
        
        
           overlegstructuren;
        
        
           documentaire informatievoorziening;
        
        
           dienstuitoefening;
        
        
           financieel beheer;
        
        
           personeelsbeheer. 
        
      
    
    
      
        4
        Selectie-uitgangspunten
      
      De selectie met betrekking tot het overbrengen van de archiefbescheiden richt zich op de handelingen van het Kabinet der Koningin. Er wordt een scheiding aangebracht tussen te bewaren (naar de Rijksarchiefdienst over te brengen) en (op termijn) te vernietigen gegevens. In samenhang met andere selectielijsten moeten de gegevens een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen mogelijk maken. Het Kabinet valt niet onder een van de gangbare beleidsterreinen en derhalve gelden andere selectiecriteria. In deze lijst is voor elke handeling een waardering aangegeven (bewaren/vernietigen), op grond van de volgende criteria.
      Voor het taakgebied ’bewaren van de oorspronkelijke wetten, koninklijke besluiten en soortgelijke regeringsbescheiden’ geldt als criterium de functie van ’dépot des lois’. Het Staatsarchief is de complete verzameling van originele staatsstukken zoals de wetten, algemene maatregelen van bestuur en koninklijke besluiten. Het archief geeft inzicht in het functioneren van de regering op het hoogste niveau: het vormt als het ware het sluitstuk van de besluitvorming op de ministeries en is daarmee te beschouwen als een toegang op alle ministerie-archieven. Het gehele Staatsarchief blijft bewaard.
      Voor de andere taakgebieden is steeds de afweging gemaakt of de neerslag ook elders aanwezig is. Belangrijke selectiecriteria die het Kabinet hierbij hanteert zijn:
      
        
           externe verantwoording of verslaglegging;
        
        
           inrichting en werkprocedures;
        
        
           bijzondere tijdsomstandigheden (Tweede Wereldoorlog).
        
      
      In de praktijk betekent dit dat de neerslag van de handelingen ter vervulling van de primaire taken van het Kabinet der Koningin bijna integraal voor bewaring in aanmerking komt. Eén categorie valt daarbuiten. De neerslag van de verzoekschriftenadministratie zal op termijn worden vernietigd. Deze bestaat uit registratie en afschriften; het feitelijke dossier betreffende verzoekschriften berust bij de ministeries welke zijn belast met de behandeling van de verzoekschriften. Voor het extern verantwoordingsbelang en de service die het Kabinet aan rekestranten wil bieden is een bewaartermijn van 20 jaar gesteld. Hierop is één uitzondering. Van die verzoekschriften die om bericht en raad aan de betreffende bewindspersonen worden gezonden blijft het dossier permanent bewaard.
      De neerslag van de handelingen in de sfeer van bedrijfsvoering en ondersteuning zal op termijn worden vernietigd, conform de daarvoor vastgestelde wettelijke termijnen.
      Ingevolge artikel 5, onder e, van het Archiefbesluit 1995 kan neerslag van bepaalde als te vernietigen gewaardeerde handelingen betreffende gebeurtenissen of personen van bijzonder cultureel of maatschappelijk belang, van vernietiging worden uitgezonderd. 
    
    
      
        5
         Totstandkoming van de lijst
      
      Het eerste concept van een selectielijst dateert van 28 december 1994. Een tweede concept volgde eind 1995. Aan het ingevolge artikel 3, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 gevoerde driehoeksoverleg namen de volgende personen deel:
      
        
           als deskundige ten aanzien van de organisatie en taken van het Kabinet der Koningin: mr. J. van Ingen, directie-adviseur van het Kabinet der Koningin en auteur van het institutioneel onderzoek;
        
        
           als deskundige ten aanzien van het archiefbeheer: mw. G. Keijzer-Baldé, hoofd van de afdeling Documentaire Informatievoorziening van het Kabinet der Koningin;
        
        
           als vertegenwoordiger van de Algemene Rijksarchivaris: drs. R.C. Hol, Rijksarchivaris PIVOT.
        
      
      Over de kwestie van de toepassing van wet- en regelgeving inzake de openbaarheid in relatie tot de belangen voor de recht- en bewijszoekende burger is overleg gevoerd met het ministerie van Justitie, afdeling Gratie, en het ministerie van Algemene Zaken. Het ging hierbij in het bijzonder om de gratieverleningen en de kroonberoepen.
      Op 3 mei 1996 is de ontwerp-selectielijst door de Directeur van het Kabinet der Koningin aan de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen aangeboden. Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met de ontwerp-selectielijst naar de Raad voor Cultuur is verstuurd. Vanaf 1 juli 1996 lag de ontwerp-selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de bibliotheken van het Kabinet der Koningin, het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, het Algemeen Rijksarchief en de rijksarchieven in de provincie. De terinzagelegging heeft niet geresulteerd in een reactie. Na afloop van de terinzagelegging is de ontwerp-selectielijst op 28 augustus 1996 om advies gezonden naar de Raad voor Cultuur.
      Het advies van de Raad voor Cultuur van 3 juni 1997 (arc-97.933/2) heeft geleid tot nader overleg tussen het Kabinet der Koningin en de Algemene Rijksarchivaris. Naar aanleiding van het advies zijn de volgende wijzigingen in de ontwerp-selectielijst aangebracht:
      
        
           in de titel van de selectielijst is de periode 1994–2015 opgenomen;
        
        
           bij handeling A.1.2 is de waardering bewaren toegekend aan de strips met aantekeningen van het Staatshoofd en uitgebreide strips betreffende ingewikkelde wet- en regelgeving;
        
        
           de waardering van handeling C.7.7 is gewijzigd van vernietigen in bewaren. 
        
      
    
    
      
        6
        Systematiek van de lijst
      
      De selectielijst is opgedeeld in de drie taakgebieden die hierboven zijn omschreven. Per taakgebied is een opsomming gegeven van de handelingen. In de linkerkolom staat het volgnummer, in de tweede kolom de omschrijving van de handeling, in de derde kolom de producten, in de vierde kolom de bewaartermijn en in de vijfde kolom eventuele toelichtingen. 
    
  
  
    
      II
      Selectielijst van het Kabinet der koningin 1994–2015
    
    De kolommen in de overzichten van deze selectielijst hebben de volgende betekenis:
    Nr. = volgnummer van de handeling
    Omschrijving = korte omschrijving van de handeling
    Producten = (schriftelijke) neerslag van de handeling
    Termijn = bewaartermijn (bewaren = permanent bewaren: betekent na 20 jaar overdragen aan ARA; x jaar = x jaren bewaren, daarna vernietigen;
    na vervanging = vernietigen van een stuk nadat vervanging daarvan heeft plaatsgehad)
    Toelichting = ruimte voor toelichting 
    
      
        A. Handelingen voortvloeiend uit de taak ambtelijke ondersteuning van de Koningin (koninklijk besluit 22 december 1840, nr. 44)
      
      
        
          1. Fungeren als trait d'union
        
        
          
          
          
          
          
          
            
              
                 Nr. 
              
              
                 Omschrijving 
              
              
                 Producten 
              
              
                 Termijn 
              
              
                 Toelichting 
              
            
            
              
                 A.1.1 
              
              
                 Het ontvangen en 
              
              
                 Registratie 
              
              
                 a. bewaren 
              
              
                 b. De originele 
              
            
            
              
              
                 registreren van: 
              
              
              
              
                 verzoekschriften 
              
            
            
              
              
                 a. wetsvoorstellen, 
              
              
              
              
                 worden doorgezonden 
              
            
            
              
              
                 ontwerp-koninklijke 
              
              
              
              
                 naar de 
              
            
            
              
              
                 besluiten, verdragen en 
              
              
              
              
                 verantwoordelijke 
              
            
            
              
              
                 andere door de Koningin te 
              
              
              
              
                 bewindspersonen. Het 
              
            
            
              
              
                 tekenen stukken; 
              
              
              
              
                 Kabinet behoudt 
              
            
            
              
              
                 b. verzoekschriften en 
              
              
              
                 b. 20 jaar 
              
              
                 slechts een 
              
            
            
              
              
                 afschriften van 
              
              
              
              
                 registratie en de 
              
            
            
              
              
                 antwoordbrieven van 
              
              
              
              
                 afschriften van 
              
            
            
              
              
                 bewindslieden; 
              
              
              
              
                 antwoorden op de 
              
            
            
              
              
                 c. boodschappen van 
              
              
              
                 c. bewaren 
              
              
                 verzoekschriften. Het 
              
            
            
              
              
                 staatshoofden van vreemde 
              
              
              
              
                 dossier berust bij de 
              
            
            
              
              
                 mogendheden; 
              
              
              
              
                 ministeries. 
              
            
            
              
              
                 d. overige aan het Kabinet 
              
              
              
                 d. bewaren 
              
              
            
            
              
              
                 der Koningin gerichte 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 stukken. 
              
              
              
              
            
            
              
                 A.1.2 
              
              
                 Het op vormvereisten 
              
              
                - strips (samenvattingen)
              
              
                 - strips: 
              
              
                 De strip is een korte 
              
            
            
              
              
                 controleren, inhoudelijk 
              
              
                - wetsvoorstellen met 
              
              
                 vernietigen na 
              
              
                 samenvatting van de 
              
            
            
              
              
                 samenvatten, administreren 
              
              
                 memorie van toelichting 
              
              
                 afhandeling, 
              
              
                 inhoud voor de 
              
            
            
              
              
                 en doorgeleiden aan de 
              
              
                 - AMvB's met nota van 
              
              
                 behalve strips 
              
              
                 Koningin. 
              
            
            
              
              
                 Koningin van alle van de 
              
              
                 toelichting 
              
              
                 met 
              
              
                 De door de Koningin 
              
            
            
              
              
                 bewindslieden afkomstige 
              
              
                 - ontwerp-KB's (eventueel 
              
              
                 aantekeningen 
              
              
                 getekende stukken 
              
            
            
              
              
                 ontwerp-wet en regelgeving 
              
              
                 met toelichting) 
              
              
                 van het 
              
              
                 gaan voor contraseign 
              
            
            
              
              
                 en overige stukken die ter 
              
              
                - verdragen met toelichtende
              
              
                 Staatshoofd en 
              
              
                 terug naar de 
              
            
            
              
              
                 goedkeuring/kennisneming 
              
              
                 nota 
              
              
                 uitgebreide 
              
              
                 bewindslieden en 
              
            
            
              
              
                 aan de Koningin worden 
              
              
                - adviezen Raad van State
              
              
                 strips 
              
              
                 komen daarna ter 
              
            
            
              
              
                 voorgelegd. 
              
              
                 - voordrachten bewindslieden
              
              
                 betreffende 
              
              
                 bewaring terug op het 
              
            
            
              
              
              
                - nadere rapporten
              
              
                 ingewikkelde 
              
              
                 Kabinet (zie A.1.4). 
              
            
            
              
              
              
                 bewindslieden 
              
              
                 wet- en 
              
              
            
            
              
              
              
                - minuut-brieven 
              
              
                 regelgeving 
              
              
            
            
              
              
              
              
                - overige 
              
              
            
            
              
              
              
              
                 producten: 
              
              
            
            
              
              
              
              
                 bewaren 
              
              
            
            
              
                 A.1.3 
              
              
                 Het doorzenden aan 
              
              
                 a. registratie 
              
              
                 a. bewaren 
              
              
                 b. De 
              
            
            
              
              
                 ministeries en Hoge 
              
              
                 b. verzendbevestigingen 
              
              
                 b. 1 jaar 
              
              
                 verzendbevestiging is 
              
            
            
              
              
                 Colleges van Staat van door 
              
              
              
              
                 een administratief 
              
            
            
              
              
                 de Koningin afgedane 
              
              
              
              
                 hulpmiddel. 
              
            
            
              
              
                 stukken 
              
              
              
              
                
              
            
            
              
                 A.1.4 
              
              
                 Het ontvangen van 
              
              
                 registratie originele 
              
              
                 bewaren 
              
              
                 De originele wet- en 
              
            
            
              
              
                 gecontrasigneerde wetten, 
              
              
                 wetten, AMvB's, KB's 
              
              
              
                 regelgeving blijft 
              
            
            
              
              
                 AMvB's en KB's 
              
              
              
              
                 bewaard (dépot des 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 lois). Zie B.1. 
              
            
            
              
                 A.1.5 
              
              
                 a. Het lezen en ter 
              
              
                 a. Samenvattingen van de 
              
              
                 a. 20 jaar 
              
              
                 a. en b. De 
              
            
            
              
              
                 behandeling overdragen of 
              
              
                 inhoudgeleidestempels c.q. 
              
              
              
                 registratie van de 
              
            
            
              
              
                 om bericht en raad 
              
              
                 apostilles, minuut- 
              
              
              
                 verzoekschriften aan 
              
            
            
              
              
                 verzenden aan de betrokken 
              
              
                 ontvangstbevestigingsbrieven 
              
              
              
                 het staatshoofd wordt 
              
            
            
              
              
                 bewindslieden van de van 
              
              
                 en minuut- 
              
              
              
                 20 jaar bewaard, de 
              
            
            
              
              
                 particulieren ontvangen 
              
              
                 doorgeleidingsbrieven 
              
              
              
                 verzoekschriften zelf 
              
            
            
              
              
                 verzoekschriften. 
              
              
                 b. afschriften 
              
              
                 b. 20 jaar 
              
              
                 worden ter afdoening 
              
            
            
              
              
                 b. Het kennisnemen van 
              
              
                 c. rapporten en minuut- 
              
              
                 c. bewaren 
              
              
                 doorgezonden aan de 
              
            
            
              
              
                 afschriften van door de 
              
              
                 machtigingsbrieven 
              
              
              
                 betrokken 
              
            
            
              
              
                 bewindslieden verzonden 
              
              
                 d. notities 
              
              
                 d. bewaren 
              
              
                 bewindslieden. Het 
              
            
            
              
              
                 antwoordbrieven aan 
              
              
              
              
                 Kabinet der Koningin 
              
            
            
              
              
                 adressanten op ter 
              
              
              
              
                 ontvangt ter 
              
            
            
              
              
                ter behandeling
              
              
              
              
                 kennisneming de 
              
            
            
              
              
                 overgedragen 
              
              
              
              
                 door 
              
            
            
              
              
                 verzoekschriften. 
              
              
              
              
                 de bewindslieden 
              
            
            
              
              
                 c. Het kennisnemen van 
              
              
              
              
                 opgestelde 
              
            
            
              
              
                 rapporten inzake om bericht 
              
              
              
              
                 antwoordbrieven. 
              
            
            
              
              
                 en raad verzonden 
              
              
              
              
                 N.B. Een zeer beperkt 
              
            
            
              
              
                 verzoekschriften en 
              
              
              
              
                 aantal 
              
            
            
              
              
                 opstellen van 
              
              
              
              
                 verzoekschriften 
              
            
            
              
              
                 machtigingsbrief ter 
              
              
              
              
                 wordt gedeponeerd en 
              
            
            
              
              
                 afdoening door 
              
              
              
              
                 komt niet voor 
              
            
            
              
              
                 bewindslieden. 
              
              
              
              
                 blijvende bewaring in 
              
            
            
              
              
                 d. Het verstrekken van 
              
              
              
              
                 aanmerking. Het 
              
            
            
              
              
                 informatie uit en over 
              
              
              
              
                 betreft 
              
            
            
              
              
                 verzoekschriften aan de 
              
              
              
              
                 onsamenhangende 
              
            
            
              
              
                 Koningin. 
              
              
              
              
                 brieven, waaruit geen 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 concreet probleem is 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 te distilleren. 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 c. De rapporten 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 betreffende bericht- 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 en raadstukken hebben 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 een zwaarder 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 karakter; bij de 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 beantwoording van 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 deze brieven is de 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 Koningin inhoudelijk 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 betrokken. Deze komen 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 derhalve voor 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 bewaring in 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 aanmerking. 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 d. 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 Managementoverzichten 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 met een samenvatting 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 over de inhoud van 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 verzoekschriften 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 worden bewaard. 
              
            
            
              
                 A.1.6 
              
              
                 a. Het vastleggen op 
              
              
                - microfilms
              
              
                 a. bewaren 
              
              
                 a. Zie B.1. 
              
            
            
              
              
                 microfilm en het archiveren 
              
              
                - archiefstukken
              
              
              
                 b. Gedeponeerde 
              
            
            
              
              
                 van wetten, AMvB's en KB's 
              
              
              
              
                 verzoekschriften zijn 
              
            
            
              
              
                 met de daarbij behorende 
              
              
              
              
                 overwegend 
              
            
            
              
              
                 (nadere) rapporten, 
              
              
              
              
                 onsamenhangende 
              
            
            
              
              
                 adviezen en 
              
              
              
              
                 brieven, waaruit geen 
              
            
            
              
              
                 aanbiedingsbrieven e.d. 
              
              
              
              
                 concreet probleem is 
              
            
            
              
              
                 b. Het archiveren van te 
              
              
              
                 b. 20 jaar 
              
              
                 te distilleren. 
              
            
            
              
              
                 deponeren verzoekschriften. 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 c. Het archiveren van 
              
              
              
                 c. bewaren 
              
              
            
            
              
              
                 bericht en raadrapporten 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 met kopie verzoekschriften. 
              
              
              
              
            
            
              
                 A.1.7 
              
              
                 Opstellen en overbrengen 
              
              
                 notities 
              
              
                 bewaren 
              
              
                
              
            
            
              
              
                 van boodschappen aan 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 staatshoofden van vreemde 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 mogendheden via het 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 Ministerie van Buitenlandse 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 Zaken en ambassades 
              
              
              
              
            
            
              
                 A.1.8 
              
              
                 Secretariaatswerkzaamheden: 
              
              
                - adreslijsten
              
              
                 na vervanging 
              
              
                 periodieke 
              
            
            
              
              
                 werkplanning, samenstellen 
              
              
                 - agenda's 
              
              
              
                 bijstelling; oud 
              
            
            
              
              
                 overzichten en bijhouden 
              
              
                - planningsoverzichten
              
              
              
                 vervalt 
              
            
            
              
              
                 agenda's 
              
              
              
              
            
          
        
      
      
        
          2. Informatieverstrekking aan het constitutioneel staatshoofd
        
        
          
          
          
          
          
          
          
            
              
                Nr.
              
              
                 Omschrijving 
              
              
                 Producten 
              
              
                 Termijn 
              
              
                 Toelichting 
              
            
            
              
                A.2.1
              
              
                 achtergrondinformatie 
              
              
                - notities met curriculum 
              
              
                bewaren
              
              
            
            
              
              
                 voor de Koningin ten 
              
              
                 vitae 
              
              
              
            
            
              
              
                 behoeve van 
              
              
                 - werkdossiers 
              
              
              
            
            
              
              
                 periodieke, d.w.z. 
              
              
                 - notities 
              
              
              
            
            
              
              
                 met een zekere 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 regelmaat 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 terugkerende, 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 ontvangsten 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 (bewindslieden, leden 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 Staten-Generaal, 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 Gouverneurs, 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 Commissarissen der 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 Koningin en anderen) 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 en incidentele 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 ontvangsten in 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 verband met 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 bijvoorbeeld het 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 afleggen van de 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 eed/belofte in handen 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 van de Koningin; 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 b. Ontvangst van bij 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 het Hof 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 geaccrediteerde 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 ambassadeurs; 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 c. Inkomende en 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 uitgaande 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 staatsbezoeken, 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 officiële bezoeken en 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 werkbezoeken; 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 d. Andere relevante 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 onderwerpen. 
              
              
              
              
            
          
        
      
      
        
          3. Overige ambtelijke ondersteuning
        
        
          
          
          
          
          
          
            
              
                Nr. 
              
              
                Omschrijving
              
              
                Producten
              
              
                Termijn
              
              
                Toelichting
              
            
            
              
                A.3.1
              
              
                Ambtelijke en
              
              
                - draaiboeken
              
              
              
                Het Kabinet der
              
            
            
              
              
                 administratieve 
              
              
                - minuut-brieven 
              
              
              
                 Koningin 
              
            
            
              
              
                 ondersteuning bij 
              
              
                 - communiqués 
              
              
              
                 verzorgt ook de 
              
            
            
              
              
                 kabinetsformaties 
              
              
                 - adviezen Voorzitter 
              
              
              
                 communiqués bij 
              
            
            
              
              
              
                 Eerste en Tweede Kamer; 
              
              
              
                 tussentijds 
              
            
            
              
              
              
                 Vice-President van de 
              
              
              
                 aftredende 
              
            
            
              
              
              
                 Raad van State en 
              
              
              
                 bewindslieden. 
              
            
            
              
              
              
                 fractievertegenwoordigers 
              
              
              
            
            
              
              
              
                 politieke partijen Tweede 
              
              
              
            
            
              
              
              
                 Kamer 
              
              
              
            
            
              
              
              
                - rapporten (in- 
              
              
              
            
            
              
              
              
                 )formateur 
              
              
              
            
            
              
              
              
                 - gespreksnotities 
              
              
              
            
            
              
                 A.3.2 
              
              
                 Ambtelijke en 
              
              
                 - draaiboeken 
              
              
                 bewaren 
              
              
            
            
              
              
                 administratieve 
              
              
                 - troonredes 
              
              
              
            
            
              
              
                 ondersteuning bij 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 de troonrede 
              
              
              
              
            
            
              
                 A.3.3 
              
              
                 Waarneming 
              
              
                 idem bij staatshoofd 
              
              
                 bewaren 
              
              
                 Het Kabinet der 
              
            
            
              
              
                 koninklijk gezag 
              
              
              
              
                 Koningin 
              
            
            
              
              
                 door Regent en 
              
              
              
              
                 verricht voor 
              
            
            
              
              
                 Raad van State 
              
              
              
              
                 de Regent en de 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 Raad van State 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 dezelfde 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 werkzaamheden 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 als voor de 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 Koningin als 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 staatshoofd. 
              
            
          
        
      
    
    
      
        B. Handelingen voortvloeiend uit de archieftaak (koninklijk besluit van 14 december 1893, nr. 17 en Archiefwet)
      
      
        
          
          
          
          
          
          
            
              
                 Nr. 
              
              
                 Omschrijving 
              
              
                 Producten 
              
              
                 Termijn 
              
              
                 Toelichting 
              
            
            
              
              
              
              
              
            
            
              
                 B.1 
              
              
                 Het bewaren van 
              
              
                 Kabinetsarchief 
              
              
                 bewaren 
              
              
                 Kabinetsarchief 
              
            
            
              
              
                 de 
              
              
                 (zie A.1.4). 
              
              
              
                 wordt 
              
            
            
              
              
                 oorspronkelijke 
              
              
              
              
                 overgedragen na 
              
            
            
              
              
                 staatsstukken 
              
              
              
              
                 het verstrijken 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 van een termijn 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 van 20 jaar. 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 Van de stukken 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 wordt tevens 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 een kopie 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 gemaakt op 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 microfilm. 
              
            
            
              
                 B.2 
              
              
                 Het 
              
              
                 correspondentie 
              
              
                 bewaren 
              
              
            
            
              
              
                 beantwoorden 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 van vragen en 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 het verstrekken 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 van 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 inlichtingen 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 uit het 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 Kabinetsarchief 
              
              
              
              
            
          
        
      
    
    
      
        C. Handelingen voortvloeiend uit de interne bedrijfsvoering en ondersteunende processen
      
      
        
          1. Organisatie-ontwikkeling
        
        
          
          
          
          
          
          
            
              
                 Nr. 
              
              
                 Omschrijving 
              
              
                 Producten 
              
              
                 Termijn 
              
              
                 Toelichting 
              
            
            
              
              
              
              
              
            
            
              
                 C.1.1 
              
              
                 Organisatiewijziging 
              
              
                 beschikkingen 
              
              
                 bewaren 
              
              
            
            
              
              
                 en vaststelling van 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 taken van afdelingen 
              
              
              
              
            
            
              
                 C.1.2 
              
              
                 Formatievaststelling 
              
              
                - beschikkingen 
              
              
                 bewaren 
              
              
            
            
              
              
              
                - functiebeschrijvingen 
              
              
              
            
            
              
                 C.1.3 
              
              
                 Het vaststellen van 
              
              
                 beschikkingen 
              
              
                 na vervanging 
              
              
            
            
              
              
                 mandaatbesluiten op 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 materieel en 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 personeelsgebied 
              
              
              
              
            
          
        
      
      
        
          2. Bestuurs- en beheershandelingen
        
        
          
          
          
          
          
          
            
              
                 Nr. 
              
              
                 Omschrijving 
              
              
                 Producten 
              
              
                 Termijn 
              
              
                 Toelichting 
              
            
            
              
              
              
              
              
            
            
              
                 C.2.1 
              
              
                 Managementteam 
              
              
                 - vergaderstukken 
              
              
                 5 jaar 
              
              
            
            
              
              
              
                 - mt-besluiten 
              
              
              
            
            
              
                 C.2.2 
              
              
                 Het vaststellen van een 
              
              
                 plannen 
              
              
                 5 jaar 
              
              
            
            
              
              
                 opleidingsplan 
              
              
              
              
            
            
              
                 C.2.3 
              
              
                 Het voeren van intern 
              
              
                 vergaderstukken 
              
              
                 5 jaar 
              
              
            
            
              
              
                 werkoverleg 
              
              
              
              
            
            
              
                 C.2.4 
              
              
                 Het opstellen van 
              
              
                 - werkinstructies 
              
              
                 na vervanging 
              
              
            
            
              
              
                 werkinstructies en 
              
              
                 - roosters 
              
              
              
            
            
              
              
                 dienstroosters 
              
              
                - handboek 
              
              
              
            
            
              
                 C.2.5 
              
              
                 Het opstellen van een 
              
              
                 informatieplannen 
              
              
                 na vervanging 
              
              
            
            
              
              
                 informatievoorzieningsplan 
              
              
              
              
            
            
              
                 C.2.6 
              
              
                 Het opzetten en 
              
              
                 - nota's 
              
              
                 5 jaar 
              
              
            
            
              
              
                 instandhouden van interne 
              
              
                - personeelsbladen
              
              
              
            
            
              
              
                 voorlichting en 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 communicatie 
              
              
              
              
            
            
              
                 C.2.7 
              
              
                 Het instellen van een 
              
              
                 beschikkingen 
              
              
                 bewaren 
              
              
                 Wijzigingswet 
              
            
            
              
              
                 Ondernemingsraad 
              
              
              
              
                 WOR, zie C.6.5 
              
            
          
        
      
      
        
          3. Privaatrechtelijke handelingen en materieel beheer
        
        
          
          
          
          
          
          
            
              
                 Nr. 
              
              
                 Omschrijving 
              
              
                 Producten 
              
              
                 Termijn 
              
              
                 Toelichting 
              
            
            
              
              
              
              
              
            
            
              
                 C.3.1 
              
              
                 Het verrichten van 
              
              
                 overeenkomsten 
              
              
                 - overeenkomsten: 
              
              
                 Conform artikel 
              
            
            
              
              
                 privaatrechtelijke 
              
              
              
                
              
              
                 3:306 van het BW 
              
            
            
              
              
                 rechtshandelingen 
              
              
              
                 20 jaar 
              
              
                 Besluit 
              
            
            
              
              
              
              
                 - aanbesteding 
              
              
                 aanbesteding van 
              
            
            
              
              
              
              
                 van werken door 
              
              
                 werken 1973 
              
            
            
              
              
              
              
                 derden uit te 
              
              
            
            
              
              
              
              
                 voeren voor 
              
              
            
            
              
              
              
              
                 zover niet 
              
              
            
            
              
              
              
              
                 gegund: 10 jaar 
              
              
            
            
              
                 C.3.2 
              
              
                 Het overdragen van 
              
              
                 - minuut-brieven 
              
              
                 5 jaar 
              
              
                 Besluit beheer 
              
            
            
              
              
                 overtollige 
              
              
                 - overdrachtslijsten
              
              
              
                 overtollige 
              
            
            
              
              
                 rijksgoederen aan de 
              
              
              
              
                 rijksgoederen 
              
            
            
              
              
                 Dienst der Domeinen 
              
              
              
              
            
            
              
                 C.3.3 
              
              
                 Het in bruikleen 
              
              
                - overeenkomsten 
              
              
                 5 jaar nadat 
              
              
            
            
              
              
                 verkrijgen van 
              
              
                 van bruikleen 
              
              
                 kunstvoorwerp 
              
              
            
            
              
              
                 kunstvoorwerpen 
              
              
                 - processen-verbaal 
              
              
                 is teruggegaan 
              
              
            
            
              
              
              
              
                 naar de 
              
              
            
            
              
              
              
              
                 bruikleengever 
              
              
            
            
              
                 C.3.4 
              
              
                 Het materieel beheer 
              
              
                 lijsten 
              
              
                 na vervanging 
              
              
            
            
              
              
                 van 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 inventarisgoederen 
              
              
              
              
            
            
              
                 C.3.5 
              
              
                 Het inkopen van ge- 
              
              
                - aankoopbewijzen 
              
              
                 10 jaar 
              
              
            
            
              
              
                 en verbruiksgoederen 
              
              
                - betalingsbewijzen 
              
              
              
            
            
              
                 C.3.6 
              
              
                 Het verzorgen van de 
              
              
                 voorraadregistratie 
              
              
                 10 jaar 
              
              
                 Comptabiliteitswet 
              
            
            
              
              
                 magazijn- en 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 voorraadadministratie 
              
              
              
              
            
          
        
      
      
        
          4. Overlegstructuren
        
        
          
          
          
          
          
          
            
              
                 Nr. 
              
              
                 Omschrijving 
              
              
                 Producten 
              
              
                 Termijn 
              
              
                 Toelichting 
              
            
            
              
              
              
              
              
            
            
              
                 C.4.1 
              
              
                 Lidmaatschap in overlegstructuren met:
              
              
                vergaderstukken
              
              
                5 jaar 
              
              
                Voorbeelden:
              
            
            
              
              
                 - ministeries/Hoge Colleges van Staat
              
              
              
              
                - CCASA
              
            
            
              
              
                - hoforganisatie
              
              
              
              
                - CCBIDOC
              
            
            
              
              
              
              
              
                - Hocosta
              
            
            
              
              
              
              
              
                - OSFD 
              
            
            
              
              
              
              
              
                - Kabinetszakenoverleg
              
            
          
        
      
      
        
          5. Documentaire informatievoorziening
        
        
          
          
          
          
          
          
            
              
                 Nr. 
              
              
                 Omschrijving 
              
              
                 Producten 
              
              
                 Termijn 
              
              
                 Toelichting 
              
            
            
              
              
              
              
              
            
            
              
                 C.5.1 
              
              
                 Het verrichten van 
              
              
                - notities 
              
              
                 na vervanging 
              
              
                 Het onderzoek 
              
            
            
              
              
                 onderzoek in 
              
              
                - literatuuroverzichten
              
              
              
                 dient ter 
              
            
            
              
              
                 literatuur- en 
              
              
              
              
                 ondersteuning 
              
            
            
              
              
                 parlementaire 
              
              
                - werkdossiers 
              
              
              
                 van de notities 
              
            
            
              
              
                 bestanden t.b.v. 
              
              
              
              
                 die voor de 
              
            
            
              
              
                 informatievoorziening 
              
              
              
              
                 Koningin worden 
              
            
            
              
              
                 voor de Koningin 
              
              
              
              
                 gemaakt. Bij 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 elke ontvangst 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 wordt nieuwe 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 literatuur- en 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 parlementaire 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 documentatie 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 verzameld. 
              
            
            
              
                 C.5.2 
              
              
                 Het collectioneren en 
              
              
                 - monografieën 
              
              
                 na vervanging 
              
              
            
            
              
              
                 beheren van een 
              
              
                - series 
              
              
              
            
            
              
              
                 bibliotheek en 
              
              
                 - ABC-dossiers 
              
              
              
            
            
              
              
                 documentatiebestand 
              
              
                 - tijdschriftartikelen 
              
              
              
            
            
              
              
              
                 - parlementaire 
              
              
              
            
            
              
              
              
                 documentatie 
              
              
              
            
          
        
      
      
        
          6. Dienstuitoefening
        
        
          
          
          
          
          
          
            
              
                 Nr. 
              
              
                 Omschrijving 
              
              
                 Producten 
              
              
                 Termijn 
              
              
                 Toelichting 
              
            
            
              
              
              
              
              
            
            
              
                 C.6.1 
              
              
                 Het opstellen en uitvoeren 
              
              
                 - plannen 
              
              
                 na vervanging 
              
              
                 ARBO-wet van 8 
              
            
            
              
              
                 van een 
              
              
                 - ontruimingsvoorschriften
              
              
              
                 nov-80 
              
            
            
              
              
                 bedrijfsveiligheidsplan, 
              
              
              
              
                 (Stb. 664) 
              
            
            
              
              
                 waarin opgenomen een 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 bedrijfshulpverleningsplan 
              
              
              
              
            
            
              
                 C.6.2 
              
              
                 Het opstellen en uitvoeren 
              
              
                 - plannen 
              
              
                 na vervanging 
              
              
                 - ARBO-wet 
              
            
            
              
              
                 van een ARBO-jaarplan en 
              
              
                 - verslagen 
              
              
              
                 - Wet 
              
            
            
              
              
                 een ARBO-jaarverslag 
              
              
              
              
                 terugdringing 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 ziekteverzuim van 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 22-dec-93 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 (Stb. 750) 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 - Ziektewet van 5 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 juni 1913 (Stb. 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 204) 
              
            
            
              
                 C.6.3 
              
              
                 Het opstellen en uitvoeren 
              
              
                 - notities 
              
              
                 na vervanging 
              
              
                - ARBO-wet 
              
            
            
              
              
                 van een verzuimbeleid 
              
              
                - voorschriften 
              
              
              
                - Wet 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 terugdringing 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 ziekteverzuim 
              
            
            
              
              
              
              
              
                - Ziektewet 
              
            
            
              
                 C.6.4 
              
              
                 Het opstellen van 
              
              
                 a. huisregels 
              
              
                 a. na 
              
              
                 EER-Convenant 
              
            
            
              
              
                 huisregels 
              
              
                 b. handboeken 
              
              
                 vervanging 
              
              
            
            
              
              
              
                 c. overzichten 
              
              
                 b. na 
              
              
            
            
              
              
              
              
                 vervanging 
              
              
            
            
              
              
              
              
                 c. 10 jaar 
              
              
            
            
              
                 C.6.5 
              
              
                 Functioneren 
              
              
                 a. verkiezingslijsten 
              
              
                 a. na vervanging 
              
              
                 - Wet op de 
              
            
            
              
              
                 Ondernemingsraad 
              
              
                 b. vergaderstukken 
              
              
                 b. 5 jaar 
              
              
                 Ondernemingsraden 
              
            
            
              
              
              
                 c. minuut-brieven 
              
              
                 c. 5 jaar 
              
              
                 (WOR) van 28 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 jan-71 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 (Stb. 54) 
              
            
            
              
              
              
              
              
                - Zie C.2.7 
              
            
          
        
      
      
        
          7. Financieel beheer
        
        
          
          
          
          
          
          
            
              
                 Nr. 
              
              
                 Omschrijving 
              
              
                 Producten 
              
              
                 Termijn 
              
              
                 Toelichting 
              
            
            
              
              
              
              
              
            
            
              
                 C.7.1 
              
              
                 Het voeren van 
              
              
                - minuut-brieven 
              
              
                 bewaren 
              
              
                 Comptabiliteitswet 
              
            
            
              
              
                 overleg met 
              
              
                - nota's 
              
              
              
            
            
              
              
                 Binnenlandse Zaken 
              
              
                - vergaderstukken 
              
              
              
            
            
              
              
                 m.b.t. 
              
              
                - accountantsrapporten
              
              
              
            
            
              
              
                 begrotingsbeheer en 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 financiële 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 verslaglegging 
              
              
              
              
            
            
              
                 C.7.2 
              
              
                 Het beheren van een 
              
              
                 giro- en 
              
              
                 10 jaar 
              
              
                 Beschikking 
              
            
            
              
                
              
              
                 bankrekening 
              
              
                 bankrekeningen 
              
              
              
                 kasbeheer 
              
            
            
              
                 C.7.3 
              
              
                 Het vervaardigen van 
              
              
                 ontwerp-begrotingen 
              
              
                 10 jaar 
              
              
                 - HAFIR 
              
            
            
              
              
                 ontwerp-begrotingen 
              
              
              
              
                 - Handboek AO KDK 
              
            
            
              
                 C.7.4 
              
              
                 Het verwerken van 
              
              
                 facturen/ 
              
              
                 10 jaar 
              
              
                 - HAFIR 
              
            
            
              
              
                 declaraties 
              
              
                 declaraties/ 
              
              
              
                 - Handboek AO KDK 
              
            
            
              
              
              
                 factuur- 
              
              
              
            
            
              
              
              
                 administratie 
              
              
              
            
            
              
                 C.7.5 
              
              
                 Het vervaardigen van 
              
              
                 financiële 
              
              
                 10 jaar 
              
              
                 - HAFIR 
              
            
            
              
              
                 financiële 
              
              
                 overzichten 
              
              
                
              
              
                 - Handboek AO KDK 
              
            
            
              
              
                 maandverantwoordingen 
              
              
              
              
            
            
              
                 C.7.6 
              
              
                 Het beheren van de 
              
              
                 kasboeken 
              
              
                 5 jaar na 
              
              
                 HAFIR 
              
            
            
              
              
                 kas 
              
              
              
                 accountantscontrole 
              
              
            
            
              
                 C.7.7 
              
              
                 Het vervaardigen van 
              
              
                 handboeken 
              
              
                 bewaren 
              
              
            
            
              
              
                 een handboek 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 administratieve 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 organisatie 
              
              
              
              
            
          
        
      
      
        
          8. Personeelsbeheer
        
        
          
          
          
          
          
          
            
              
                 Nr. 
              
              
                 Omschrijving 
              
              
                 Producten 
              
              
                 Termijn 
              
              
                 Toelichting 
              
            
            
              
              
              
              
              
            
            
              
                 C.8.1 
              
              
                 Het werven, aanstellen, 
              
              
                - besluiten en bijbehorende 
              
              
                 bij aanstelling: 75
              
              
                 - Directeur Kabinet der 
              
            
            
              
              
                 bevorderen, schorsen en 
              
              
                 correspondentie 
              
              
                 jaar na 
              
              
                 Koningin heeft de 
              
            
            
              
              
                 ontslaan van personeel 
              
              
                 - personeelsmutatieformulieren
              
              
                 geboortedatum; 
              
              
                 Directeur 
              
            
            
              
              
              
              
                 bij afwijzing: 
              
              
                 Personeelszaken van het 
              
            
            
              
              
              
              
                 na 5 jaar 
              
              
                 ministerie van 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 Binnenlandse Zaken 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 gemandateerd tot het 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 opstellen en uitvoeren 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 van de 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 personeelsbeschikkingen 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 voor medewerkers van 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 het Kabinet. 
              
            
            
              
              
              
              
              
                 - Personeelsdossier 
              
            
            
              
                 C.8.2 
              
              
                 Individuele 
              
              
                 - verslagen 
              
              
                 75 jaar 
              
              
                 Personeelsdossier 
              
            
            
              
              
                 personeelsbegeleiding 
              
              
                 - beoordelingen 
              
              
              
            
            
              
              
                 (waaronder 
              
              
                 - besluiten 
              
              
              
            
            
              
              
                 functionerings- en 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 beoordelingsgesprekken) 
              
              
              
              
            
            
              
                 C.8.3 
              
              
                 Het bijhouden van de 
              
              
                 overzichten 
              
              
                 5 jaar 
              
              
            
            
              
              
                 ziekte- en 
              
              
              
              
            
            
              
              
                 verlofadministratie
              
              
              
              
            
            
              
              
              
              
              
            
            
              
                 C.8.4 
              
              
                 Het doen instellen van 
              
              
                 uitslagen onderzoek 
              
              
                 10 jaar na 
              
              
                 Uitvoering door de 
              
            
            
              
              
                 veiligheidsonderzoeken 
              
              
              
                 verlaten dienst 
              
              
                 Binnenlandse 
              
            
            
              
              
                 i.v.m. 
              
              
              
              
                 Veiligheidsdienst 
              
            
            
              
              
                 vertrouwensfuncties 
              
              
              
              
            
          
        
      
    
  
199923809-12-199912-11-199999.005281199923809-12-199912-11-199999.00528111-12-1999
  
199923809-12-199912-11-199999.005281199923809-12-199912-11-199999.00528111-12-1999