Source: Basiswettenbestand
URL: BWBR0035714/2015-12-25_0/xml/BWBR0035714_2015-12-25_0.xml

Document:
Besluit Vervanging Archiefbescheiden20143148803-11-201420-10-201420143148803-11-201420-10-201401-01-2015
  Besluit Vervanging Archiefbescheiden (IND)20143148803-11-201420-10-201420143148803-11-201420-10-201401-01-2015
  
    
  Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) te Rijswijk
  De Minister van Veiligheid en Justitie,
  
    Gelet op:
    
      
        •
        
          artikel 7 van de Archiefwet 1995;
      
      
        •
        
          artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995;
      
      
        •
        
          artikel 26b van de Archiefregeling;
      
      
        •
        de Archiefbeheerregels Veiligheid en Justitie 2014;
      
      
        •
        de Uitvoeringsregeling Archiefbeheer Veiligheid en Justitie 2014;
      
    
  
  
    Besluit:
  
20143148803-11-201420-10-201420143148803-11-201420-10-201401-01-2015
    
      
  Onder verwijzing naar de artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995 over te gaan tot vervanging van de inkomende stukken van 4x5 werkdagen geleden, gerekend vanaf 6 weken na publicatie van het Besluit in de Staatscourant en daarna steeds van 4x5 werkdagen geleden, zolang de uitvoering van dit proces op de vastgestelde wijze geschiedt en dit wordt bevestigd door de controle ter zake.
  De vervanging vindt plaats door middel van een digitale reproductie.
  Voor wat betreft de in de hiervoor genoemde voorschriften neergelegde eisen aan dit besluit en het feitelijke scanproces, wordt verwezen naar het Handboek Centraal Scanproces (vervanging door digitalisering).
  De vervanging betreft
  
    
      •
      de centraal en decentraal op papier inkomende post, geregistreerd in INDiGO
      
        
          ○
          voor alle lopende en nieuwe vreemdelingendossiers, die vallen onder de Vw 2000
        
        
          ○
          voor alle lopende en nieuwe naturalisatiedossiers die vallen onder de RWN
        
      
    
    
      •
      de faxen als inkomende post inzake het hierboven genoemde
    
    
      •
      de centraal inkomende post voor het proces van Bureau Medische Advisering (BMA)
    
    
      •
      toestemmingsverklaringen van BMA
    
    
      •
      kopieën van persoonlijke geschriften, zoals geboortebewijzen, diploma’s, etc.
    
    
      •
      inkomende foto’s en vingerslips
    
  
  Niet onder dit Besluit vallen:
  
    
      •
      bescheiden die digitaal zijn opgesteld en waarvan is vastgesteld dat ze archiefbescheiden zijn, zoals:
      
        
          ○
          mail,
        
        
          ○
          IND-producties etc.
        
      
    
    
      •
      niet-scanbare objecten zoals röntgenfoto’s op een usb-stick
    
    
      •
      archiefbescheiden:
      
        
          a.
          waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat;
        
        
          b.
          die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard
        
      
    
  
  De digitaal opgeslagen archiefbescheiden zullen in het Centraal Digitaal Depot (CDD) van de Justitiële Informatiedienst gedurende de vastgestelde bewaartermijnen in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard volgens de eisen, zoals gesteld in de Archiefregeling.
  Hierbij geldt, dat indien door voortschrijding van de technologie, dan wel vervanging van de gebruikte technologie, dan wel door achteruitgang van de gegevensdrager, dan wel vermindering van de kwaliteit van de digitaal opgeslagen archiefbescheiden, conversie naar een nieuw bestandsformaat of migratie zal plaatsvinden.
  Bij de overweging om tot vervanging over te gaan, is rekening gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed c.q. gegevensbron voor overheidsorganen en recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek, zoals bepaald in artikel 2 aanhef en onder c en d van het Archiefbesluit.
20154740924-12-201516-12-201520154740924-12-201516-12-201525-12-201506-07-2015
    
    
  
    Dit Besluit zal in de Staatscourant worden geplaatst.
  
  
    
      Rijswijk
      20 oktober 2014
    
  
  De Minister van Veiligheid en Justitie,namens deze,het hoofd van de Immigratie- en Naturalisatiedienst,R.J.T. vanLint,
20143148803-11-201420-10-201420143148803-11-201420-10-201401-01-2015
    
  
    Bijlage
    1
    Handboek vervanging door digitalisering (Centraal Scanproces)
  
  
    Opvraagbaar bij de IND.
  
  
20143148803-11-201420-10-201420143148803-11-201420-10-201401-01-2015
    
  
    Bijlage
    2
    Handboek Decentraal Scanproces
  
  
    Opvraagbaar bij de IND.
  
20143148803-11-201420-10-201420143148803-11-201420-10-201401-01-2015
  
20143148803-11-201420-10-201420143148803-11-201420-10-201401-01-2015