Source: Basis Wettenbestand
URL: BWBR0043232/2020-03-03_0/xml/BWBR0043232_2020-03-03_0.xml

Content:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><toestand xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" bwb-ng-vast-deel="http://wetten.overheid.nl/id/BWBR0043232/2020-03-03/0" xsi:noNamespaceSchemaLocation="https://repository.officiele-overheidspublicaties.nl/Schema/BWB-toestand/2016-1/xsd/toestand_2016-1.xsd" bwb-id="BWBR0043232" inwerkingtreding="2020-03-03"><bwb-inputbestand/><bwb-wijzigingen/><redactionele-correcties/><wetgeving dtdversie="2.0" soort="ministeriele-regeling" stam-id="15352503" versie-id="26529712" id="C37657701" label-id="15297524" inwerkingtredingsdatum="2020-03-03">
  <intitule bwb-ng-variabel-deel="/Intitule" stam-id="15352533" versie-id="26529632" id="C37657621" label-id="15297444" inwerking="2020-03-03" bron="Stcrt.2020-12037" effect="nieuwe-regeling" ondertekening_bron="2020-02-18" publicatie_bron="2020-03-02" publicatie_iwt="2020-03-02" status="goed">Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 18 februari 2020, 20935100, houdende routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden (Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs)<meta-data><brondata><oorspronkelijk><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie></oorspronkelijk><inwerkingtreding><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie><inwerkingtreding.datum isodatum="2020-03-03">03-03-2020</inwerkingtreding.datum></inwerkingtreding></brondata></meta-data></intitule>
  <citeertitel bwb-ng-variabel-deel="/Citeertitel" status="officieel" stam-id="15352543" versie-id="26529642" id="C37657631" label-id="15297454" inwerking="2020-03-03" bron="Stcrt.2020-12037" effect="nieuwe-regeling" ondertekening_bron="2020-02-18" publicatie_bron="2020-03-02" publicatie_iwt="2020-03-02">Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs<meta-data><brondata><oorspronkelijk><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie></oorspronkelijk><inwerkingtreding><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie><inwerkingtreding.datum isodatum="2020-03-03">03-03-2020</inwerkingtreding.datum></inwerkingtreding></brondata></meta-data></citeertitel>
  <regeling>
    <aanhef bwb-ng-variabel-deel="/Aanhef" stam-id="15352553" versie-id="26529652" id="C37657641" label-id="15297464" inwerking="2020-03-03" bron="Stcrt.2020-12037" effect="nieuwe-regeling" ondertekening_bron="2020-02-18" publicatie_bron="2020-03-02" publicatie_iwt="2020-03-02" status="goed">
  <wie>De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,</wie>
  <considerans>
    <considerans.al bevat="grondslag">Gelet op <extref doc="jci1.3:c:BWBR0007376&amp;artikel=7" label-id="1214404" verwijzing-id="2984085" bwb-id="BWBR0007376">artikel 7 van de Archiefwet 1995</extref></considerans.al>
  </considerans>
  <afkondiging>
    <al>Besluit:</al>
  </afkondiging>
<meta-data><brondata><oorspronkelijk><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie></oorspronkelijk><inwerkingtreding><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie><inwerkingtreding.datum isodatum="2020-03-03">03-03-2020</inwerkingtreding.datum></inwerkingtreding></brondata></meta-data></aanhef>
    <regeling-tekst>
      <artikel bwb-ng-variabel-deel="/Artikel1" stam-id="15352563" versie-id="26529662" id="C37657651" label-id="15297474" inwerking="2020-03-03" label="Artikel 1" bron="Stcrt.2020-12037" effect="nieuwe-regeling" ondertekening_bron="2020-02-18" publicatie_bron="2020-03-02" publicatie_iwt="2020-03-02" status="goed">
  <kop>
    <label>Artikel</label>
    <nr status="officieel">1</nr>
  </kop>
  <al>Over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden:</al>
  <lijst level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
    <li bwb-ng-variabel-deel="/Artikel1/Onderdeela">
      <li.nr>a.</li.nr>
      <al>die zullen worden ontvangen of opgemaakt vanaf de datum van<extref doc="jci1.3:c:BWBR0026019" label-id="10068854" verwijzing-id="2984086" bwb-id="BWBR0026019"> instelling van de Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs (HO&amp;S/BS/2009/119774)</extref>, geplaatst in de Staatscourant van 29 juni 2009, nr. 117;</al>
    <meta-data><jcis><jci versie="1.3" verwijzing="jci1.3:c:BWBR0043232&amp;artikel=1&amp;o=a&amp;z=2020-03-03&amp;g=2020-03-03" onderdeel="o=a"/></jcis></meta-data></li>
    <li bwb-ng-variabel-deel="/Artikel1/Onderdeelb">
      <li.nr>b.</li.nr>
      <al>volgens de specificaties, vastgelegd in de bij dit besluit horende <intref doc="" label-id="15297514" verwijzing-id="2984093" bwb-id="BWBR0043232" bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage">bijlage</intref> ‘handboek routinematige digitale vervanging CDHO’;</al>
    <meta-data><jcis><jci versie="1.3" verwijzing="jci1.3:c:BWBR0043232&amp;artikel=1&amp;o=b&amp;z=2020-03-03&amp;g=2020-03-03" onderdeel="o=b"/></jcis></meta-data></li>
  </lijst>
<meta-data><brondata><oorspronkelijk><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie></oorspronkelijk><inwerkingtreding><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie><inwerkingtreding.datum isodatum="2020-03-03">03-03-2020</inwerkingtreding.datum></inwerkingtreding></brondata><jcis><jci versie="1.0" verwijzing="1.0:c:BWBR0043232&amp;artikel=1&amp;g=2020-03-03" onderdeel="artikel=1" korte-verwijzing="1.0:c:BWBR0043232&amp;artikel=1"/><jci versie="1.3" verwijzing="jci1.3:c:BWBR0043232&amp;artikel=1&amp;z=2020-03-03&amp;g=2020-03-03" onderdeel="artikel=1" korte-verwijzing="jci1.3:c:BWBR0043232&amp;artikel=1"/></jcis></meta-data></artikel>
      <artikel bwb-ng-variabel-deel="/Artikel2" stam-id="15352573" versie-id="26529672" id="C37657661" label-id="15297484" inwerking="2020-03-03" label="Artikel 2" bron="Stcrt.2020-12037" effect="nieuwe-regeling" ondertekening_bron="2020-02-18" publicatie_bron="2020-03-02" publicatie_iwt="2020-03-02" status="goed">
  <kop>
    <label>Artikel</label>
    <nr status="officieel">2</nr>
  </kop>
  <al>Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.</al>
<meta-data><brondata><oorspronkelijk><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie></oorspronkelijk><inwerkingtreding><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie><inwerkingtreding.datum isodatum="2020-03-03">03-03-2020</inwerkingtreding.datum></inwerkingtreding></brondata><jcis><jci versie="1.0" verwijzing="1.0:c:BWBR0043232&amp;artikel=2&amp;g=2020-03-03" onderdeel="artikel=2" korte-verwijzing="1.0:c:BWBR0043232&amp;artikel=2"/><jci versie="1.3" verwijzing="jci1.3:c:BWBR0043232&amp;artikel=2&amp;z=2020-03-03&amp;g=2020-03-03" onderdeel="artikel=2" korte-verwijzing="jci1.3:c:BWBR0043232&amp;artikel=2"/></jcis></meta-data></artikel>
      <artikel bwb-ng-variabel-deel="/Artikel3" stam-id="15352583" versie-id="26529682" id="C37657671" label-id="15297494" inwerking="2020-03-03" label="Artikel 3" bron="Stcrt.2020-12037" effect="nieuwe-regeling" ondertekening_bron="2020-02-18" publicatie_bron="2020-03-02" publicatie_iwt="2020-03-02" status="goed">
  <kop>
    <label>Artikel</label>
    <nr status="officieel">3</nr>
  </kop>
  <al>Dit besluit wordt aangehaald als:</al>
  <al>Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs.</al>
<meta-data><brondata><oorspronkelijk><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie></oorspronkelijk><inwerkingtreding><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie><inwerkingtreding.datum isodatum="2020-03-03">03-03-2020</inwerkingtreding.datum></inwerkingtreding></brondata><jcis><jci versie="1.0" verwijzing="1.0:c:BWBR0043232&amp;artikel=3&amp;g=2020-03-03" onderdeel="artikel=3" korte-verwijzing="1.0:c:BWBR0043232&amp;artikel=3"/><jci versie="1.3" verwijzing="jci1.3:c:BWBR0043232&amp;artikel=3&amp;z=2020-03-03&amp;g=2020-03-03" onderdeel="artikel=3" korte-verwijzing="jci1.3:c:BWBR0043232&amp;artikel=3"/></jcis></meta-data></artikel>
    </regeling-tekst>
    <regeling-sluiting bwb-ng-variabel-deel="/SlotformulierEnOndertekening" stam-id="15352593" versie-id="26529692" id="C37657681" label-id="15297504" inwerking="2020-03-03" bron="Stcrt.2020-12037" effect="nieuwe-regeling" ondertekening_bron="2020-02-18" publicatie_bron="2020-03-02" publicatie_iwt="2020-03-02" status="goed">
  <slotformulering>
    <al>Dit besluit met de daarbij behorende bijlage zal in de Staatscourant worden geplaatst.</al>
  </slotformulering>
  <ondertekening>
    <functie>De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,</functie>
    <naam>
      <voornaam>I.K. van</voornaam>
      <achternaam>Engelshoven</achternaam>
    </naam>
  </ondertekening>
<meta-data><brondata><oorspronkelijk><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie></oorspronkelijk><inwerkingtreding><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie><inwerkingtreding.datum isodatum="2020-03-03">03-03-2020</inwerkingtreding.datum></inwerkingtreding></brondata></meta-data></regeling-sluiting>
    <bijlage bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage" stam-id="15352603" versie-id="26529702" id="C37657691" label-id="15297514" inwerking="2020-03-03" bron="Stcrt.2020-12037" effect="nieuwe-regeling" ondertekening_bron="2020-02-18" publicatie_bron="2020-03-02" publicatie_iwt="2020-03-02" status="goed">
  <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie_1" opmaak="default">
    <kop>
      <titel status="officieel">Handboek routinematige digitale vervanging CDHO</titel>
    </kop>
    <al>Versie1.1</al>
  </divisie>
  <table colsep="0" frame="all" pgwide="1" rowsep="0" tabstyle="xml1">
    <tgroup align="left" char="" charoff="50" cols="2" colsep="1" rowsep="1" tgroupstyle="xml1">
      <colspec colname="col1" colnum="1" colwidth="8.95*"/>
      <colspec colname="col3" colnum="2" colwidth="35.82*"/>
      <tbody valign="top">
        <row rowsep="1">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" rowsep="1" valign="top">
            <al>Datum</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" rowsep="1" valign="top">
            <al>6 februari 2020</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" rowsep="1" valign="top">
            <al>Referentienummer</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" rowsep="1" valign="top">
            <al>20934499</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" rowsep="1" valign="top">
            <al>Status</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" rowsep="1" valign="top">
            <al>Concept</al>
          </entry>
        </row>
      </tbody>
    </tgroup>
  </table>
  <al>
    <nadruk type="vet">Inhoud</nadruk>
  </al>
  <table colsep="0" frame="none" pgwide="1" rowsep="0" tabstyle="xml1">
    <tgroup align="left" char="" charoff="50" cols="2" tgroupstyle="xml1">
      <colspec colname="col1" colnum="1" colwidth="1.00*"/>
      <colspec colname="col2" colnum="2" colwidth="13.41*"/>
      <tbody valign="top">
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>
              <nadruk type="vet">1.</nadruk>
            </al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>
              <nadruk type="vet">Beschrijving van het DMS </nadruk>
            </al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>1.1</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Watson en Easyarchive</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>1.2</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Digitaal Archiefbeheer</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>2.1</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Organisatie waarvoor de werkwijze geldt</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>2.2</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>2.3</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Documenten waarop vervanging niet van toepassing is</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>
              <nadruk type="vet">3.</nadruk>
            </al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>
              <nadruk type="vet">Verantwoordelijkheden en bevoegdheden </nadruk>
            </al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>3.1</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Organisatie en taken CDHO</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>3.2</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Organisatie en taken bureau</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>
              <nadruk type="vet">4.</nadruk>
            </al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>
              <nadruk type="vet">Inrichting van het vervangingsproces (scannen) </nadruk>
            </al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>4.1</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Proces vervanging van documenten (postbehandeling)</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>4.1.1</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Inkomende post</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>4.1.2</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Uitgaande post</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>4.2</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>De situering van het scanproces</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>4.3</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Scancontrole</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>4.4</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Registreren gescande documenten in het DMS</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>
              <nadruk type="vet">5.</nadruk>
            </al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>
              <nadruk type="vet">Hardware, software en specificatie van de scanner </nadruk>
            </al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>5.1</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Beschrijving hardware</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>5.2</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Onderhoud scanner</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>5.3</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Beschrijving software</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>5.4</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Onderhoud scansoftware</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>
              <nadruk type="vet">6.</nadruk>
            </al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>
              <nadruk type="vet">Proces van vernietiging </nadruk>
            </al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>6.1</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Verklaring van vervanging</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>6.2</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Frequentie van vernietiging</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>
              <nadruk type="vet">7.</nadruk>
            </al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>
              <nadruk type="vet">Actualiseren handboek </nadruk>
            </al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>7.1</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Actualiseren handboek</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>
              <nadruk type="vet">8.</nadruk>
            </al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>
              <nadruk type="vet">Bijlagen </nadruk>
            </al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>8.1</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Bijlage 1, Criteria voor uitzondering van vervanging</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>8.2</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Bijlage 2, Instructie kwaliteitscontrole te scannen documenten</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>8.3</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Bijlage 3, Instellingen scanners</al>
          </entry>
        </row>
        <row rowsep="0">
          <entry align="left" colname="col1" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>8.4</al>
          </entry>
          <entry align="left" colname="col2" colsep="0" morerows="0" rotate="0" valign="top">
            <al>Bijlage 4, Specificatie scanner en scansoftware</al>
          </entry>
        </row>
      </tbody>
    </tgroup>
  </table>
  <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie_2" opmaak="default">
    <kop>
      <titel status="officieel">Inleiding</titel>
    </kop>
    <al>Op 1 juli 2009 is de Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs (hierna ook: CDHO) ingericht (<extref doc="jci1.3:c:BWBR0026019" label-id="10068854" verwijzing-id="2984087" bwb-id="BWBR0026019">Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 17 juni 2009, nr. HO&amp;S/BS/2009/119774, tot het instellen van een Commissie doelmatigheid hoger onderwijs</extref> (Instellingsbesluit Commissie Doelmatigheid Hoger Onderwijs). De CDHO werkt sinds haar oprichting met een dubbel archief; op papier en digitaal. Per 1 maart 2020 zal de CDHO verhuizen naar een pand waarin de opslag van papieren documenten niet meer mogelijk is. Om die reden, en omdat de CDHO over wil gaan op volledig digitaal werken, wil de CDHO de archiefbescheiden structureel vervangen door een digitale reproductie en de papieren versie vervangen.</al>
    <al>
      <extref doc="jci1.3:c:BWBR0007376&amp;artikel=7" label-id="1214404" verwijzing-id="2984088" bwb-id="BWBR0007376">Artikel 7 van de Archiefwet 1995</extref> biedt de zorgdrager de mogelijkheid om over te gaan tot routinematige digitale vervanging van archiefbescheiden. Dit artikel maakt het voor de zorgdrager mogelijk om archiefbescheiden structureel te vervangen door een digitale reproductie en de papieren versie te vernietigen. Dit handboek digitale vervanging is als bijlage bij het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden CDHO gevoegd. In dit handboek zijn de eisen, zoals opgenomen in de archiefregeling, uitgewerkt ten behoeve van de CDHO.</al>
  </divisie>
  <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie1" opmaak="default">
    <kop>
      <nr status="officieel">1</nr>
      <titel status="officieel">Beschrijving van het DMS</titel>
    </kop>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie1/Divisie1.1" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">1.1</nr>
        <titel status="officieel">Watson en Easyarchive</titel>
      </kop>
      <al>De CDHO werkte van 1 juli 2009 tot 1 februari 2018 met het DMS Sherlock. Dit DMS is op 1 februari 2018 vervangen door het DMS Watson. Watson wordt gebruikt voor documentregistratie, dossierregistratie, digitale opslag van documenten, document- en dossierbeheer en het bijhouden van de workflow van documenten.</al>
    </divisie>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie1/Divisie1.2" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">1.2</nr>
        <titel status="officieel">Digitaal Archiefbeheer</titel>
      </kop>
      <al>Het archiefbeheer bij de CDHO wordt ingericht in en ondersteund door Watson en Easyarchive. Het proces rond digitaal werken en digitale dossiervorming is zodanig ingericht, dat een maximale opname van verantwoordingsdocumenten met hun context in de digitale dossiers gegarandeerd is. Daarnaast wordt de uitvoering van het proces getoetst door de medewerker die is belast met de zorg voor de digitale archivering. De monitoring is gericht op het minimaliseren van fouten door menselijk handelen en het controleren of op de voorgeschreven wijze gebruik wordt gemaakt van het DMS. De digitale dossiervorming vindt bij aanvang en tijdens de afhandeling van werkprocessen plaats.</al>
    </divisie>
  </divisie>
  <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2" opmaak="default">
    <kop>
      <nr status="officieel">2</nr>
      <titel status="officieel">Reikwijdte van het vervangingsproces</titel>
    </kop>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.1" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">2.1</nr>
        <titel status="officieel">Organisatieonderdelen waarvoor de werkwijze geldt</titel>
      </kop>
      <al>De werkwijze geldt voor alle documenten van de CDHO.</al>
    </divisie>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.2" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">2.2</nr>
        <titel status="officieel">Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden</titel>
      </kop>
      <al>De vervanging heeft betrekking op alle papieren documenten die de CDHO ontvangt of opmaakt voor de uitoefening van haar taken. Deze documenten worden door scanning gedigitaliseerd en worden opgenomen en beheerd in Watson:</al>
      <lijst level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.2/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>documenten die op papier binnenkomen;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.2/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>documenten die op papier worden verstuurd (met 'natte' handtekening);</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.2/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>documenten die tijdens de zaakafhandeling enige tijd in papieren vorm beschikbaar zijn geweest en waarop ten aanzien van de inhoud belangrijke aantekeningen zijn gemaakt.</al>
        </li>
      </lijst>
      <al>Bij de inrichting van het vervangingsproces is een relatie gelegd met de werkprocessen die digitaal van oorsprong zijn. Er wordt een koppeling gemaakt door middel van metadata, waardoor er één digitaal dossier ontstaat.</al>
    </divisie>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.3" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">2.3</nr>
        <titel status="officieel">Documenten waarop vervanging niet van toepassing is</titel>
      </kop>
      <al>Vervanging is niet van toepassing op documenten die in de zin van de <extref doc="jci1.3:c:BWBR0007376" label-id="1215304" verwijzing-id="2984089" bwb-id="BWBR0007376">Archiefwet</extref> geen archiefbescheiden zijn. Voorbeelden hiervan zijn:</al>
      <lijst bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.3/Opsomming_1" level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.3/Opsomming_1/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Nieuwsbrieven</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.3/Opsomming_1/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Tijdschriften</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.3/Opsomming_1/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Reclamefolders</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.3/Opsomming_1/Onderdeel._4">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Vrijblijvende offertes</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.3/Opsomming_1/Onderdeel._5">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Boekwerken</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.3/Opsomming_1/Onderdeel._6">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Antwoordkaartjes</al>
        </li>
      </lijst>
      <al>Het Besluit routinematige digitale vervanging archiefbescheiden CDHO is niet van toepassing op documenten die betrekking hebben op de personeelsleden die in dienst zijn bij de NVAO ten behoeve van de CDHO. Deze documenten worden gedigitaliseerd en opgenomen in het PI-systeem van de NVAO.</al>
      <al>Verder is vervanging niet van toepassing op documenten die een meerwaarde hebben voor het cultureel erfgoed. Deze documenten worden, voor zover mogelijk, gedigitaliseerd en geregistreerd in Watson. De papieren documenten zijn de originele archiefbescheiden en worden dienovereenkomstig gearchiveerd. De papieren archiefbescheiden worden na het verstrijken van de wettelijke termijn in goede, geordende en toegankelijke staat naar het Nationaal Archief overgebracht. Deze uitzondering is gebaseerd op <extref doc="jci1.3:c:BWBR0007748&amp;artikel=2" label-id="1021504" verwijzing-id="2984090" bwb-id="BWBR0007748">artikel 2, eerste lid, onderdeel c, van het Archiefbesluit 1995</extref>, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:</al>
      <lijst bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.3/Opsomming_2" level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.3/Opsomming_2/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>waarvan de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de uitwendige vorm;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.3/Opsomming_2/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>die als bestanddeel van het culturele erfgoed een symbolische waarde of historische belevingswaarde vertegenwoordigen.</al>
        </li>
      </lijst>
      <al>Digitale vervanging is verder onverenigbaar met het belang, bedoeld in <extref doc="jci1.3:c:BWBR0007748&amp;artikel=2" label-id="1021504" verwijzing-id="2984091" bwb-id="BWBR0007748">artikel 2, eerste lid, onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995</extref>, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:</al>
      <lijst bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.3/Opsomming_3" level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.3/Opsomming_3/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie2/Divisie2.3/Opsomming_3/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.</al>
        </li>
      </lijst>
      <al>Als het gaat om welke documenten/documentsoorten blijvend op papier worden bewaard, sluit de CDHO zich aan bij de overwegingen zoals die in de handreiking vervanging archiefbescheiden versie 2.0 van 21-02-2017 zijn geformuleerd.</al>
      <al>De elementen en kenmerken uit de handreiking zijn de criteria waarop wordt bepaald welke documenten uitgezonderd worden van vervanging (bijlage 1).</al>
    </divisie>
  </divisie>
  <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie3" opmaak="default">
    <kop>
      <nr status="officieel">3</nr>
      <titel status="officieel">Verantwoordelijkheden en bevoegdheden</titel>
    </kop>
    <al>In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatie en taken van de CDHO. Dit om in het kader van de routinematige digitale vervanging de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van de postontvangst, de postbehandeling de archiefvorming en het archiefbeheer te beschrijven.</al>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie3/Divisie3.1" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">3.1</nr>
        <titel status="officieel">Organisatie en taken CDHO</titel>
      </kop>
      <al>In het instellingsbesluit CDHO is de organisatie van de CDHO beschreven.</al>
    </divisie>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie3/Divisie3.2" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">3.2</nr>
        <titel status="officieel">Organisatie en taken bureau</titel>
      </kop>
      <al>Het bureau van de CDHO is belast met de zorg voor een hoogwaardige informatiehuishouding.</al>
      <al>De opdracht bestaat uit:</al>
      <lijst level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie3/Divisie3.2/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>De zorg voor het onderhoud en beheer van de sets metagegevens;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie3/Divisie3.2/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het bewaken en beheren van eenduidigheid van de sets metagegevens;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie3/Divisie3.2/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het monitoren van de tijdigheid van bewerkingen;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie3/Divisie3.2/Onderdeel._4">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het borgen van het institutioneel geheugen;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie3/Divisie3.2/Onderdeel._5">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het distribueren van de gedigitaliseerde documentstroom;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie3/Divisie3.2/Onderdeel._6">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>De zorg voor de kwalitatieve intake van de inkomende documentstroom;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie3/Divisie3.2/Onderdeel._7">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het waarborgen van de beschikbaarstelling van de inkomende documentstroom aan gebruikers;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie3/Divisie3.2/Onderdeel._8">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>De verantwoordelijkheid voor het beheer van de documentaire informatie.</al>
        </li>
      </lijst>
    </divisie>
  </divisie>
  <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4" opmaak="default">
    <kop>
      <nr status="officieel">4</nr>
      <titel status="officieel">Inrichting van het vervangingsproces (scannen)</titel>
    </kop>
    <al>Het scanproces raakt (potentieel) een juridisch belang en een cultuurhistorisch belang. Het gecontroleerd vervangen van archiefbescheiden door middel van digitalisering moet daarom zodanig van opzet zijn dat de waarde ten bate van verantwoording en bewijs gehandhaafd blijft en niet in het geding komt. Het scanproces is zodanig ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als bij papier het geval is. Deze criteria liggen in de aard van: authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid, duurzaamheid (NEN-ISO 15489).</al>
    <al>De vervanging heeft bij de CDHO de volgende kenmerken:</al>
    <lijst bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Opsomming_1" level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
      <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Opsomming_1/Onderdeel._1">
        <li.nr>•</li.nr>
        <al>De papieren post die de CDHO van overheidsinstellingen, bedrijven en maatschappelijke organisaties ontvangt wordt door middel van scanning gedigitaliseerd en vervolgens ter behandeling aan de organisatie aangeboden.</al>
      </li>
      <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Opsomming_1/Onderdeel._2">
        <li.nr>•</li.nr>
        <al>De post die de CDHO op papier verzendt, voorzien van een handtekening (de z.g. ‘natte handtekening’), wordt door middel van scanning gedigitaliseerd en als nieuwe versie toegevoegd aan het bestaande digitale document in het DMS.</al>
      </li>
      <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Opsomming_1/Onderdeel._3">
        <li.nr>•</li.nr>
        <al>Gedigitaliseerde documenten die op enig moment in het afhandelingsproces worden geprint en waarop aantekeningen worden gemaakt, worden door middel van scanning wederom gedigitaliseerd en als nieuwe versie toegevoegd aan het bestaande document in het DMS.</al>
      </li>
    </lijst>
    <al>De vervanging geldt voor alle fysieke documenten gebruikt bij of voortkomend uit de werkprocessen van de CDHO, dus zowel voor permanent te bewaren als voor op termijn te vernietigen archiefbescheiden. De afhandeling van zaken en documenten vindt (uitzonderingen daargelaten) volledig digitaal plaats.</al>
    <al>De CDHO hanteert de volgende uitgangspunten voor vervanging:</al>
    <lijst bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Opsomming_2" level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
      <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Opsomming_2/Onderdeel._1">
        <li.nr>•</li.nr>
        <al>Papieren documenten worden gescand naar PDF-1A;</al>
      </li>
      <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Opsomming_2/Onderdeel._2">
        <li.nr>•</li.nr>
        <al>Het gedigitaliseerde document wijkt NIET af van het originele papieren document;</al>
      </li>
      <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Opsomming_2/Onderdeel._3">
        <li.nr>•</li.nr>
        <al>De materiële staat van de te scannen documenten wordt voordat digitalisering plaatsvindt gecontroleerd;</al>
      </li>
      <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Opsomming_2/Onderdeel._4">
        <li.nr>•</li.nr>
        <al>Na scanning wordt een kwaliteitscontrole op de scan uitgevoerd.</al>
      </li>
    </lijst>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.1" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">4.1</nr>
        <titel status="officieel">Proces vervanging van documenten (postbehandeling)</titel>
      </kop>
      <al>Zoals in de inleiding van hoofdstuk 4 is beschreven heeft vervanging bij de CDHO de volgende kenmerken:</al>
      <lijst level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.1/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Papieren post die de CDHO van overheidsinstellingen, bedrijven en maatschappelijke organisaties ontvangt wordt gescand door middel van de batch “inkomend scannen”;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.1/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Post die de CDHO op papier verzendt, voorzien van een handtekening (de z.g. ‘natte handtekening’), wordt gescand door middel van de batch “definitief scannen”;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.1/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Gedigitaliseerde documenten die op enig moment in het afhandelingsproces worden geprint en waarop aantekeningen worden gemaakt, worden gescand door middel van de batch “tussentijds en definitief (bij)scannen”.</al>
        </li>
      </lijst>
      <al>De archiefmedewerkers van de NVAO zijn verantwoordelijk voor het bezorgen van de poststukken bij de CDHO.</al>
      <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.1/Divisie4.1.1" opmaak="default">
        <kop>
          <nr status="officieel">4.1.1</nr>
          <titel status="officieel">Inkomende post</titel>
        </kop>
        <al>De bureaucoördinator van de CDHO bepaalt welke post geopend moet worden en welke post niet geopend mag worden. Nadat de inkomende post is geopend wordt aan de hand van onderstaande argumenten bepaald welke documenten geregistreerd en dus gescand moeten worden. Deze argumenten zijn:</al>
        <lijst level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
          <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.1/Divisie4.1.1/Onderdeel._1">
            <li.nr>•</li.nr>
            <al>Bewijsvoeringargument;</al>
          </li>
          <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.1/Divisie4.1.1/Onderdeel._2">
            <li.nr>•</li.nr>
            <al>Verantwoordingsargument;</al>
          </li>
          <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.1/Divisie4.1.1/Onderdeel._3">
            <li.nr>•</li.nr>
            <al>Bedrijfsvoeringargument;</al>
          </li>
          <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.1/Divisie4.1.1/Onderdeel._4">
            <li.nr>•</li.nr>
            <al>Cultuur historisch belang.</al>
          </li>
        </lijst>
        <al>Nadat de selectie van de te registreren post is uitgevoerd dient er een controle plaats te vinden op de documenten voordat tot het daadwerkelijk scannen kan worden overgegaan.</al>
      </divisie>
      <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.1/Divisie4.1.2" opmaak="default">
        <kop>
          <nr status="officieel">4.1.2</nr>
          <titel status="officieel">Uitgaande post</titel>
        </kop>
        <al>Uitgaande post wordt na ondertekening van het uitgaande document door een medewerker verstuurd. Door de medewerker worden de volgende documenten aan de officemanager van de CDHO aangeboden:</al>
        <lijst level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
          <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.1/Divisie4.1.2/Onderdeel._1">
            <li.nr>•</li.nr>
            <al>Kopie uitgaande brief;</al>
          </li>
          <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.1/Divisie4.1.2/Onderdeel._2">
            <li.nr>•</li.nr>
            <al>Scan uitgaande brief.</al>
          </li>
        </lijst>
      </divisie>
    </divisie>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.2" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">4.2</nr>
        <titel status="officieel">De situering van het scanproces</titel>
      </kop>
      <al>Zoals in de inleiding van dit handboek is aangegeven worden de scanwerkzaamheden verricht door de medewerkers van de CDHO. Scanning geschiedt in kleur, tenzij er geen kleur gedetecteerd wordt.</al>
      <al>Voor het scannen gelden de volgende uitgangspunten:</al>
      <lijst level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.2/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het scanproces mag niet uitvallen. Als een scan-PC, een server of de scansoftware niet (goed) functioneert, mag dit niet tot gevolg hebben dat niet meer kan worden gescand;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.2/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>De scan dient dezelfde kwaliteit te hebben als het originele document. Aantekeningen dienen bij terug scanning goed leesbaar te zijn;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.2/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>De scanners dienen geschikt te zijn voor het kunnen verwerken van de ingekomen post zowel kwalitatief als kwantitatief (capaciteit, hoeveelheid en snelheid);</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.2/Onderdeel._4">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Binnen het scanproces worden vier batchclasses onderscheiden:</al>
          <lijst level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
            <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.2/Onderdeel._4/Onderdeel._1">
              <li.nr>○</li.nr>
              <al>Inkomende post;</al>
            </li>
            <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.2/Onderdeel._4/Onderdeel._2">
              <li.nr>○</li.nr>
              <al>Inkomende post vertrouwelijk;</al>
            </li>
            <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.2/Onderdeel._4/Onderdeel._3">
              <li.nr>○</li.nr>
              <al>Bij scannen tussentijds (als bijlage);</al>
            </li>
            <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.2/Onderdeel._4/Onderdeel._4">
              <li.nr>○</li.nr>
              <al>Bij scannen definitief (als definitieve versie)</al>
            </li>
          </lijst>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.2/Onderdeel._5">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Kleurherkenning is een geautomatiseerd proces. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende document uiteindelijk in kleur of in grijswaarden wordt opgeslagen. Indien in kleur wordt gescand, wordt het digitale beeld opgeslagen in een sRGB kleurprofiel.</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.2/Onderdeel._6">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Er dient op 300 dpi te worden gescand.</al>
        </li>
      </lijst>
    </divisie>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">4.3</nr>
        <titel status="officieel">Scancontrole</titel>
      </kop>
      <al>Voor de scancontrole gelden de volgende uitgangspunten:</al>
      <lijst bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3/Opsomming_1" level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3/Opsomming_1/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Een andere scanmedewerker dan diegene die de scan(batch) heeft uitgevoerd, controleert direct na het uitvoeren van een scan(batch) de kwaliteit van de images visueel via het beeldscherm aan de hand van de criteria zoals hieronder beschreven;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3/Opsomming_1/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>De controle wordt uitgevoerd op de rechterzijde van het scherm, de daadwerkelijke scan en is toegespitst op leesbaarheid, volledigheid en authenticiteit (is het digitale document een waarheidsgetrouwe kopie van het papieren document)</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3/Opsomming_1/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Er wordt gekeken of:</al>
          <lijst level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
            <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3/Opsomming_1/Onderdeel._3/Onderdeel._1">
              <li.nr>○</li.nr>
              <al>alle pagina’s zijn gescand (met en zonder tekst)</al>
            </li>
            <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3/Opsomming_1/Onderdeel._3/Onderdeel._2">
              <li.nr>○</li.nr>
              <al>alle pagina’s recht zijn gescand</al>
            </li>
            <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3/Opsomming_1/Onderdeel._3/Onderdeel._3">
              <li.nr>○</li.nr>
              <al>alle pagina’s volledig zijn gescand</al>
            </li>
            <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3/Opsomming_1/Onderdeel._3/Onderdeel._4">
              <li.nr>○</li.nr>
              <al>alle pagina’s foutloos zijn gescand (geen vlekken, strepen, kleurafwijkingen of onterecht lege pagina’s)</al>
            </li>
          </lijst>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3/Opsomming_1/Onderdeel._4">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Lege pagina’s die in de scan aanwezig zijn die niet in het fysieke document voorkomen worden verwijderd.</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3/Opsomming_1/Onderdeel._5">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Als de kwaliteit goedgekeurd is kan de batch gesloten worden door op het icoontje Close Batch te klikken.</al>
        </li>
      </lijst>
      <al>De prestatie indicatoren zijn:</al>
      <lijst bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3/Opsomming_2" level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3/Opsomming_2/Onderdeel._1">
          <li.nr>○</li.nr>
          <al>Van de te scannen documenten is 100% gescand;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3/Opsomming_2/Onderdeel._2">
          <li.nr>○</li.nr>
          <al>100% van de gescande documenten en pagina's komt overeen met het aantal te scannen documenten;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3/Opsomming_2/Onderdeel._3">
          <li.nr>○</li.nr>
          <al>100% van de gescande documenten is op ware grootte via het scherm goed leesbaar;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.3/Opsomming_2/Onderdeel._4">
          <li.nr>○</li.nr>
          <al>100% van de documenten wordt bij het releasen naar het DMS voorzien van de juiste generieke kenmerken.</al>
        </li>
      </lijst>
    </divisie>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie4/Divisie4.4" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">4.4</nr>
        <titel status="officieel">Registreren gescande documenten in het DMS</titel>
      </kop>
      <al>Nadat de documenten zijn gescand worden deze in de werkvoorraad van de medewerkers geplaatst.</al>
    </divisie>
  </divisie>
  <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie5" opmaak="default">
    <kop>
      <nr status="officieel">5</nr>
      <titel status="officieel">Hardware, software en specificatie van de scanners</titel>
    </kop>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie5/Divisie5.1" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">5.1</nr>
        <titel status="officieel">Beschrijving hardware</titel>
      </kop>
      <al>De CDHO gebruikt voor het scannen de volgende hardware:</al>
      <lijst level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie5/Divisie5.1/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>1 scanner van het merk Ricoh; Type C5503</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie5/Divisie5.1/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>5 werkstations van het merk Lenovo, type X260</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie5/Divisie5.1/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>6 beeldschermen van het merk Dell, 24 inch</al>
        </li>
      </lijst>
    </divisie>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie5/Divisie5.2" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">5.2</nr>
        <titel status="officieel">Onderhoud scanners</titel>
      </kop>
      <al>Het onderhoud aan de scanners wordt uitgevoerd conform de bij de NVAO gehanteerde voorschriften.</al>
    </divisie>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie5/Divisie5.3" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">5.3</nr>
        <titel status="officieel">Beschrijving software</titel>
      </kop>
      <al>Op de scanunit van CDHO wordt gebruik gemaakt van de volgende software:</al>
      <al>Voor het huidige DMS geldt:</al>
      <al>Naam DMS : Easy Archive</al>
      <al>Versie : 6.1</al>
      <al>Serverlocatie : cloudopslag Microsoft Azure</al>
      <al>Andere technische details :</al>
      <plaatje>
        <illustratie id="263855" breedte="942" display="block" formaat="png" hoogte="656" kleur="nee" naam="263855.png" type="lijn" uitlijning="start"/>
      </plaatje>
    </divisie>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie5/Divisie5.4" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">5.4</nr>
        <titel status="officieel">Onderhoud scansoftware</titel>
      </kop>
      <al>Voor storingen kan gebruik worden gemaakt van de ICT helpdesk van de NVAO.</al>
      <al>Een <nadruk type="vet">technische beschrijving van de scanners en de scansoftware</nadruk> is als <nadruk type="vet">bijlage</nadruk> bij dit handboek gevoegd.</al>
    </divisie>
  </divisie>
  <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie6" opmaak="default">
    <kop>
      <nr status="officieel">6</nr>
      <titel status="officieel">Proces van vernietiging</titel>
    </kop>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie6/Divisie6.1" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">6.1</nr>
        <titel status="officieel">Verklaring van vervanging</titel>
      </kop>
      <al>Nadat door de zorgdrager het besluit tot vervanging is genomen en is gepubliceerd in de Staatscourant, wordt op grond van <extref doc="jci1.3:c:BWBR0007748&amp;artikel=8" label-id="1021624" verwijzing-id="2984092" bwb-id="BWBR0007748">artikel 8 van het Archiefbesluit 1995</extref> jaarlijks een verklaring van vervanging opgesteld. De verklaring beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard. De coördinator van het bureau van de CDHO is bevoegd tot routinematige vernietiging van de onder het vervangingsbesluit vallende archiefbescheiden en ondertekening van de verklaring van vervanging. Uit oogpunt van efficiency wordt per vernietigingsperiode (kwartaal) een specificatie opgemaakt van de vervangen archiefbescheiden en toegevoegd aan de verklaring van vervanging.</al>
    </divisie>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie6/Divisie6.2" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">6.2</nr>
        <titel status="officieel">Frequentie van vernietiging</titel>
      </kop>
      <al>Alle papieren originelen die vallen onder de werking van het vervangingsbesluit, worden, met uitzondering van de documenten die gezien hun aard en/of inhoud niet worden vervangen, na digitalisering vernietigd. Dit gebeurt niet direct nadat digitalisering heeft plaatsgevonden. De papieren originelen worden nog voor een periode van één maand bewaard. Na het verstrijken van deze periode vindt vernietiging plaats.</al>
      <al>De vernietiging van de documenten bestaat uit onderstaande stappen:</al>
      <lijst level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie6/Divisie6.2/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Selecteren van de te vernietigen documenten;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie6/Divisie6.2/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Opstellen van een verklaring van vernietiging;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie6/Divisie6.2/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Na ondertekening van de verklaring van vernietiging worden de documenten in een container voor vernietiging vertrouwelijk papier afgevoerd.</al>
        </li>
      </lijst>
    </divisie>
  </divisie>
  <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie7" opmaak="default">
    <kop>
      <nr status="officieel">7</nr>
      <titel status="officieel">Actualiseren handboek</titel>
    </kop>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie7/Divisie7.1" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">7.1</nr>
        <titel status="officieel">Actualiseren handboek</titel>
      </kop>
      <al>Het beheer van het handboek is belegd bij de Coördinator van het bureau van de CDHO. De Coördinator voert jaarlijks een check uit of alle onderdelen, inclusief de bijlagen, van het handboek nog actueel zijn. Eventuele aanpassingen worden in het handboek doorgevoerd. Na aanpassing en vaststelling zal het handboek als een nieuwe versie worden opgeslagen.</al>
    </divisie>
  </divisie>
  <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8" opmaak="default">
    <kop>
      <nr status="officieel">8</nr>
      <titel status="officieel">Bijlagen</titel>
    </kop>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.1" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">8.1</nr>
        <titel status="officieel">Bijlage 1, Criteria voor uitzondering van vervanging</titel>
      </kop>
      <al>De elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten en/of bestanddelen met intrinsieke waarde en die het criterium zijn om niet tot vervanging over te gaan zijn:</al>
      <lijst level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.1/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.1/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.1/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke);</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.1/Onderdeel._4">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.1/Onderdeel._5">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.1/Onderdeel._6">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.1/Onderdeel._7">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.1/Onderdeel._8">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie.</al>
        </li>
      </lijst>
    </divisie>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">8.2</nr>
        <titel status="officieel">Bijlage 2, Instellingen scanners</titel>
      </kop>
      <al>Het scannen geschiedt in kleur. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende document uiteindelijk in kleur of in grijswaarden (half tone) wordt opgeslagen.</al>
      <al>De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij kleurenscanning zijn:</al>
      <lijst bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_1" level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_1/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Optische resolutie 300 dpi</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_1/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Kleurprofiel sRGB</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_1/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Double sided scanning;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_1/Onderdeel._4">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Kleurdiepte 24 bit;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_1/Onderdeel._5">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>OCR quality - High.</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_1/Onderdeel._6">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Bestandsformaat: TIFF</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_1/Onderdeel._7">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Compressie: geen</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_1/Onderdeel._8">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Omzetting naar: PDF/A-1-b versie 1.6</al>
        </li>
      </lijst>
      <al>De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij grijswaarden scanning zijn:</al>
      <lijst bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_2" level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_2/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Optische resolutie 300 dpi</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_2/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Kleurprofiel sRGB</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_2/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Double sided scanning;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_2/Onderdeel._4">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Kleurdiepte 8 bit;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_2/Onderdeel._5">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>OCR quality - High.</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_2/Onderdeel._6">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Bestandsformaat: TIFF</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_2/Onderdeel._7">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Compressie: geen</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_2/Onderdeel._8">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Omzetting naar: PDF/A-1-b versie 1.6</al>
        </li>
      </lijst>
      <al>De algemene kwaliteitsinstellingen van de scanners bij bitonaal scanning zijn:</al>
      <lijst bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_3" level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_3/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Optische resolutie 300 dpi</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_3/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Kleurprofiel sRGB</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_3/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Double sided scanning;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_3/Onderdeel._4">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Kleurdiepte 1 bit;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_3/Onderdeel._5">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>OCR quality - High.</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_3/Onderdeel._6">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Bestandsformaat: TIFF</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_3/Onderdeel._7">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Compressie: geen</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.2/Opsomming_3/Onderdeel._8">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Omzetting naar: PDF/A-1-b versie 1.6</al>
        </li>
      </lijst>
      <al>Om een goede beeldkwaliteit te kunnen garanderen wordt gebruik gemaakt van Kofax VRS Eilte. Dit pakket wordt aanbevolen wanneer er sprake is van veel ongestructureerde data en niet vooraf vastgestelde documentstandaarden. Het verbetert het OCR proces bijvoorbeeld door enigszins schuin gescande pagina’s recht te trekken en portrait/landscape te herkennen.</al>
      <al>VRS is per scanner volgens onderstaande overzichten geconfigureerd.</al>
      <table colsep="1" frame="all" pgwide="1" rowsep="1" tabstyle="xml1">
        <tgroup align="left" char="" charoff="50" cols="3" tgroupstyle="xml1">
          <colspec colname="col1" colnum="1" colwidth="132*"/>
          <colspec colname="col2" colnum="2" colwidth="57*"/>
          <colspec colname="col3" colnum="3" colwidth="256*"/>
          <thead valign="bottom">
            <row rowsep="1">
              <entry align="center" colname="col1" colsep="1" morerows="0" nameend="col3" namest="col1" rotate="0" valign="top">
                <al>RICOH : MPC5503</al>
              </entry>
            </row>
          </thead>
          <tbody valign="top">
            <row rowsep="1">
              <entry align="center" colname="col1" colsep="1" morerows="0" nameend="col3" namest="col1" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Page Ajustments (Pagina aanpassingen)</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Auto Deskew</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Aan</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Uitlijning van de pagina</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Auto Crop</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Aan</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Zoekt de grenzen van de pagina en past de pagina hierop aan</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Edge Cleanup</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Aan</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Haalt eventuele zwarte randen van de pagina af</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Edge Fill</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Aan</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Vult zwarte randen op</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Hole Fill</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Aan</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Vult indien aanwezig perforator gaten</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Auto Rotate</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Aan</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Automatische pagina oriëntatie herkenning</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Merge Sides</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Uit</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Zijkanten samenvoegen</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="center" colname="col1" colsep="1" morerows="0" nameend="col3" namest="col1" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Blank Page (Blanco pagina)</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Detect</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Uit</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Detecteert witte pagina’s</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Delete and detect</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Uit</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Verwijdert witte pagina’s</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Settings</nadruk>
                </al>
                <al>Content Sensitivity</al>
                <al>Ignore Holes</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="bottom">
                <al>60</al>
                <al>Ja</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Instelling t.a.v. de gevoeligheid</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="center" colname="col1" colsep="1" morerows="0" nameend="col3" namest="col1" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Clarity (Helderheid)</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Brightness and</al>
                <al>contrast</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>45</al>
                <al>50</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="1" rotate="0" valign="top">
                <al>Instellingen t.a.v. helderheid en contrast</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Gamma</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>10</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Auto Brightness</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Aan</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Automatisch helderheid</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Auto Contrast</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Uit</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Automatisch contrast</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="center" colname="col1" colsep="1" morerows="0" nameend="col3" namest="col1" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Black and white (Zwart &amp; Wit)</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Line weight</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>3</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Instellingen lijndikte</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Speckle Filter</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>3</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Verwijderd stipjes op de pagina</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Greytone Picture</al>
                <al>Enable</al>
                <al>Density</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="bottom">
                <al>Ja</al>
                <al>60</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Grijstonen afbeeldingen.</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="center" colname="col1" colsep="1" morerows="0" nameend="col3" namest="col1" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Color (Kleur)</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Color - Detection</nadruk>
                </al>
                <al>Enable</al>
                <al>Sensitivity</al>
                <al>Ignore background color</al>
                <al>Detect Small Color Object</al>
                <al>Small Object Sensitivity</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="bottom">
                <al>Ja</al>
                <al>50</al>
                <al>Nee</al>
                <al>Ja</al>
                <al>80</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Kleurherkenning &amp; herkenning van kleine kleurobjecten</al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Background Smoothing</nadruk>
                </al>
                <al>Enable</al>
                <al>Smoothness</al>
                <al>Background Color to White</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="bottom">
                <al>Ja</al>
                <al>15</al>
                <al>Nee</al>
              </entry>
              <entry align="left" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Regulering achtergrond</al>
              </entry>
            </row>
          </tbody>
        </tgroup>
      </table>
    </divisie>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.3" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">8.3</nr>
        <titel status="officieel">Bijlage 3, Instructie scancontrole</titel>
      </kop>
      <al>De scancontrole vindt plaats in de scanapplicatie. Er wordt gecontroleerd of:</al>
      <lijst bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.3/Opsomming_1" level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.3/Opsomming_1/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>alle pagina’s zijn gescand (met en zonder tekst);</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.3/Opsomming_1/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>alle pagina’s recht zijn gescand;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.3/Opsomming_1/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>alle pagina’s volledig zijn gescand;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.3/Opsomming_1/Onderdeel._4">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>alle pagina’s foutloos zijn gescand (geen vlekken, strepen, kleurafwijkingen of onterecht lege pagina’s).</al>
        </li>
      </lijst>
      <al>Indien een scan op een van de bovenstaande punten niet in orde worden bevonden dan kan als volgt worden gehandeld:</al>
      <lijst bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.3/Opsomming_2" level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.3/Opsomming_2/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Als er lege pagina’s in de scan aanwezig zijn die niet in het fysieke document voorkomen worden deze verwijderd.</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.3/Opsomming_2/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Als er foute pagina’s zijn moeten deze pagina’s opnieuw gescand worden.</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.3/Opsomming_2/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Ook kan er voor gekozen worden om het hele document opnieuw te scannen.</al>
        </li>
      </lijst>
      <al>Vervolgens wordt de scan opnieuw gecontroleerd.</al>
    </divisie>
    <divisie bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.4" opmaak="default">
      <kop>
        <nr status="officieel">8.4</nr>
        <titel status="officieel">Bijlage 4, Specificatie scanner en scansoftware</titel>
      </kop>
      <al>
        <nadruk type="vet">Scanner:</nadruk>
      </al>
      <al>Voor de scanning wordt gebruikt gemaakt van multifunctionals van RICOH : MPC5503</al>
      <al>Specificaties voor het scangedeelte:</al>
      <plaatje>
        <illustratie id="263856" breedte="631" display="block" formaat="png" hoogte="454" kleur="nee" naam="263856.png" type="lijn" uitlijning="start"/>
      </plaatje>
      <al>Als software is Adobe Acrobat Distiller DC in gebruik: professionele versie 18.9.20044251705</al>
      <al>Vanaf maart 2020:</al>
      <al>SCANNER IM C5500</al>
      <al>Scansnelheid: ARDF 80 afb. per minuut (200/300 dpi)</al>
      <al>Scansnelheid: SPDF 120 afb. per minuut (enkelzijdig)/240 afb. per minuut (dubbelzijdig)</al>
      <al>Resolutie: maximum 1200 dpi</al>
      <al>Bestandsindelingen Enkele pagina TIFF, Enkele pagina JPEG, Enkele pagina hoge compressie PDF, Enkele pagina PDF-A, Meerdere pagina's TIFF, Meerdere pagina's PDF, Meerdere pagina's hoge compressie PDF, Meerdere pagina's PDF-A</al>
      <al>Scanmodi E-mail, Map, USB, SD-kaart</al>
      <tussenkop kopopmaak="vet">Scanmodule</tussenkop>
      <al>De Scanmodule wordt gebruikt om alle fysieke documenten uit een geprepareerde batch te digitaliseren. Deze module zorgt voor het scheiden van de pagina’s in digitale documenten op basis van de aangebrachte scheidingsvellen. Lege pagina’s worden hierbij automatisch verwijderd. Een geprepareerde batch kan zowel zwart/witte documenten als kleur bevatten. Doordat Vitual ReScan (VRS) gebruikt wordt, zal dit automatisch worden herkend.</al>
      <tussenkop kopopmaak="vet">Virtual Rescan module (VRS)</tussenkop>
      <al>Door gebruik te maken van VRS is het mogelijk om documenten met een slechte kwaliteit (zoals documenten met een donkere achtergrond, patronen of op vies- of gekreukeld papier) toch goed in te scannen zonder tussenkomst van een scanoperator.</al>
      <al>Alle documenten worden standaard in kleur gescand. De VRS module bepaalt of de pagina van het betreffende document uiteindelijk in kleur of in half-tone (vanaf 3-10-2011) wordt opgeslagen. Dit gebeurt op basis van kleurherkenning en de hoeveelheid kleurobjecten op de scan. In de testfase zijn deze instellingen vastgesteld. Voor het tunen van de VRS instellingen is een baseline van documenten genomen waarop de instellingen zijn afgestemd. Alle gekleurde onderdelen van de documenten uit de baseline moeten ook door de VRS module als zodanig herkend en gescand worden.</al>
      <tussenkop kopopmaak="vet">Recognition module</tussenkop>
      <al>De Recognition module is in staat documenten, formulieren en barcodes te herkennen.</al>
      <al>De module wordt ingezet voor het herkennen van scheidingsvellen en uitlezen van de ‘gebruikersgroep’ van een barcode op het scheidingsblad. Deze wordt bij de release ingevuld in het E-Doc veld gebruikersgroep.</al>
      <tussenkop kopopmaak="vet">Validatiemodule</tussenkop>
      <al>De Validation module is een module waarin de batchdocumenten kunnen worden voorzien van metakenmerken (indexeren). Dit gebeurt aan de hand van een aantal velden dat beschikbaar wordt gesteld aan de medewerker en een afbeelding van het gescande document. Deze module wordt gebruikt voor inkomende documenten om de gebruikersgroep te valideren en voor de “uitgaande” documenten om het documentnummer toe te kennen.</al>
      <tussenkop kopopmaak="vet">PDF generator</tussenkop>
      <al>De PDF-generator converteert alle documenten in een batch van het standaard TIFF-formaat naar het PDF-formaat. Voorafgaand wordt de tekst uit de afbeelding herkend via OCR (Optional Character Recognition). De PDF-generator is in staat om op de achtergrond wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van de gebruiker.</al>
      <tussenkop kopopmaak="vet">Release module</tussenkop>
      <al>De Release module zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde documenten, in PDF-formaat, samen met de ingevoerde metakenmerken worden overgenomen in E-Doc. Deze module is in staat op de achtergrond wachtende batches af te handelen en vergt geen actie van de gebruiker.</al>
      <al>De release naar het DMS gebeurt door middel van het releasescript van Ascent Capture, een Visual Basic Active-X DLL. Het releasescript bepaald tot welke batchklasse een document behoort en plaatst vervolgens de juiste gegevens, inclusief het image, in E-Doc. In het releasescript worden de volgende onderdelen uitgevoerd:</al>
      <lijst bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.4/Opsomming_1" level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.4/Opsomming_1/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het documentprofiel wordt in eDOCS aangemaakt. De indexgegevens en eventuele andere gegevens worden aan het documentprofiel toegevoegd;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.4/Opsomming_1/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS documentserver. Dit wordt bepaald door E-Doc;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.4/Opsomming_1/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het document wordt aan de hand van een aantal metagegevens in een postbak gezet.</al>
        </li>
      </lijst>
      <al>Het bijscan release script zorgt ervoor dat de gedigitaliseerde uitgaande documenten, in PDF-formaat, op basis van het documentnummer als nieuwe versie wordt toegevoegd bij de bestaande registratuur. In het releasescript worden de volgende onderdelen uitgevoerd:</al>
      <lijst bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.4/Opsomming_2" level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.4/Opsomming_2/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het document wordt toegevoegd als nieuwe versie;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.4/Opsomming_2/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het applicatieveld wordt omgezet naar het veld Acrobat, zodat de nieuwe documentversie vanuit eDocs wordt geopend met deze applicatie;</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.4/Opsomming_2/Onderdeel._3">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Het bestand wordt verplaatst naar de bestandslocatie op de eDOCS Documentserver. Dit wordt bepaald door E-Doc.</al>
        </li>
      </lijst>
      <tussenkop kopopmaak="vet">Compressie</tussenkop>
      <al>De instellingen voor compressie zijn zodanig gekozen dat een meest optimale combinatie ontstaat van kwaliteit, doorlooptijd en bestandsgrootte. Bij de kwaliteit is het uitgangspunt dat er geen informatieverlies in het werkproces optreedt. Dit is onderzocht in praktijktests.</al>
      <al>De volgende instellingen worden gehanteerd:</al>
      <lijst bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.4/Opsomming_3" level="single" nr-sluiting="." start="1" type="expliciet">
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.4/Opsomming_3/Onderdeel._1">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Er wordt geen gebruik gemaakt van een JPEG-compressie in de scandriver.</al>
        </li>
        <li bwb-ng-variabel-deel="/Bijlage/Divisie8/Divisie8.4/Opsomming_3/Onderdeel._2">
          <li.nr>•</li.nr>
          <al>Bij de omzetting naar PDF/A-1-b wordt een JPEG-compressie van 75 toegepast.</al>
        </li>
      </lijst>
      <tussenkop kopopmaak="vet">Technische metadata</tussenkop>
      <al>Onderstaande metadata van technische aard wordt meegegeven aan het gegenereerde PDF bestand.</al>
      <table colsep="1" frame="all" pgwide="1" rowsep="1" tabstyle="zebra1">
        <tgroup align="left" char="" charoff="50" cols="3" tgroupstyle="zebra1">
          <colspec colname="col1" colnum="1" colwidth="153*"/>
          <colspec align="center" colname="col2" colnum="2" colwidth="135*"/>
          <colspec align="center" colname="col3" colnum="3" colwidth="135*"/>
          <thead valign="bottom">
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Ministerie OC&amp;W</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>CDHO</al>
              </entry>
            </row>
          </thead>
          <tbody valign="top">
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Kofax 9.0</nadruk>
                </al>
                <al>3-10-2011 tot heden</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">RICOH Scan en Fax Manager</nadruk>
                </al>
                <al>
                  <nadruk type="vet">Vanaf 13-2-2020</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" nameend="col2" namest="col1" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Bestandsinformatie</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Directory</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Zelf in te geven</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Filesize</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">V</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>File Modify Date</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">V</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>File Permissions</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">n.v.t. </nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>File Type</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">V</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>MIME Type</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">V</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" nameend="col2" namest="col1" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">PDF informatie</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>PDF Version</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">v</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Linearized</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">??</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Title</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Zelf in te geven</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Author</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Zelf in te geven </nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Create Date</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">V</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Modify Date</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">V</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Page Count</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">V</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Tagged PDF</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">X</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" nameend="col2" namest="col1" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">XMP informatie</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top"/>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Format</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Indien gewenst</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Title</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Indien gewenst</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Creator</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Indien gewenst </nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Create Date</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Idem aan pdf create date</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Modify Date</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">n.v.t. </nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>DocumentID</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">Indien gewenst</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Part</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">X</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
            <row rowsep="1">
              <entry align="left" colname="col1" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>Conformance</al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col2" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">√</nadruk>
                </al>
              </entry>
              <entry align="center" colname="col3" colsep="1" morerows="0" rotate="0" valign="top">
                <al>
                  <nadruk type="vet">X</nadruk>
                </al>
              </entry>
            </row>
          </tbody>
        </tgroup>
      </table>
    </divisie>
  </divisie>
<meta-data><brondata><oorspronkelijk><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie></oorspronkelijk><inwerkingtreding><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie><inwerkingtreding.datum isodatum="2020-03-03">03-03-2020</inwerkingtreding.datum></inwerkingtreding></brondata></meta-data></bijlage>
  </regeling>
<meta-data><brondata><oorspronkelijk><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie></oorspronkelijk><inwerkingtreding><publicatie effect="nieuwe-regeling" soort="Stcrt" urlidentifier="stcrt-2020-12037"><publicatiejaar>2020</publicatiejaar><publicatienr>12037</publicatienr><uitgiftedatum isodatum="2020-03-02">02-03-2020</uitgiftedatum><ondertekeningsdatum isodatum="2020-02-18">18-02-2020</ondertekeningsdatum><kenmerk>20935100</kenmerk></publicatie><inwerkingtreding.datum isodatum="2020-03-03">03-03-2020</inwerkingtreding.datum></inwerkingtreding></brondata><jcis><jci versie="1.0" verwijzing="1.0:c:BWBR0043232&amp;g=2020-03-03" onderdeel="wetgeving" korte-verwijzing="1.0:c:BWBR0043232"/><jci versie="1.3" verwijzing="jci1.3:c:BWBR0043232&amp;z=2020-03-03&amp;g=2020-03-03" onderdeel="wetgeving" korte-verwijzing="jci1.3:c:BWBR0043232"/></jcis></meta-data></wetgeving></toestand>