Máy chấm công

Máy chấm công, đôi khi được gọi là "hộp chấm công", "máy bấm giờ" hoặc "máy ghi thời gian", là một thiết bị ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc công việc của nhân viên làm việc theo giờ (hoặc những người làm việc theo giờ linh hoạt) tại một địa điểm kinh doanh.

Trong các máy chấm công cơ học, việc này được thực hiện bằng cách đưa một tấm giấy dày (gọi là thẻ chấm công) vào khe trên máy. Khi thẻ chấm công chạm vào một điểm tiếp xúc ở phía sau khe, máy sẽ in thông tin ngày và giờ (dấu thời gian) lên thẻ. Một hoặc nhiều thẻ chấm công có thể dùng làm bảng chấm công hoặc cung cấp dữ liệu để điền vào bảng chấm công. Điều này cho phép người quản lý thời gian có hồ sơ chính thức về số giờ làm việc của nhân viên để tính toán tiền lương phải trả cho nhân viên.

Lịch sử

Nguồn gốc
Máy chấm công đời đầu có dạng như máy ghi chữ ký tự động do Charles E. Van Voorhis sáng chế ra tại Chicago, Hoa Kỳ vào năm 1888 và Công ty Chicago Time Register sản xuất. Ở thiết kế này, nhân viên ký tên lên cuộn giấy và vận hành cần gạt để nhận dấu thời gian tự động từ cơ chế đồng hồ liên kết. Một phiên bản cải tiến sau này của Tiến sĩ Alexander Shiels thuộc hiệp hội "Kosmoid (các công ty luyện kim)" (bằng sáng chế được cấp năm 1904) và sau đó được sản xuất lại, một lần nữa dưới thương hiệu "Kosmoid", do Công ty Rusmoid của London, vào khoảng năm 1920.

.]]

Phân loại
Đồng hồ chấm công cơ bản

Máy chấm công cơ bản chỉ đóng dấu ngày và giờ lên thẻ chấm công, tương tự như máy xác nhận đỗ xe. Chúng thường được kích hoạt bằng một nút mà người lao động phải nhấn để đóng dấu vào thẻ, hoặc đóng dấu khi thẻ được đưa vào hết cỡ. Một số máy sử dụng thẻ bấm lỗ thay vì đóng dấu, điều này có thể hỗ trợ xử lý tự động trên các máy móc không có khả năng nhận dạng ký tự quang học.

Ngoài ra còn có các biến thể tùy thuộc vào nhà sản xuất và loại máy móc được sử dụng, cũng như việc người dùng muốn ghi lại dữ liệu hàng tuần hay hàng tháng. Thẻ chấm công thường có các khu vực ghi ngày làm việc, "giờ vào" và "giờ ra" để nhân viên có thể "chấm công vào" hoặc "chấm công ra" đúng chỗ. Nhân viên có thể phải tự căn chỉnh đúng khu vực trên thẻ để chấm công hoặc đóng dấu. Một số máy chấm công có chuông hoặc rơle tín hiệu để báo cho nhân viên biết thời gian hoặc giờ nghỉ cụ thể.

Việc gian lận trong sử dụng máy chấm công có thể bao gồm việc đóng dấu đè lên dấu thời gian khác và chấm công hộ, nghĩa là một nhân viên ghi thời gian thay cho nhân viên khác. Trong những trường hợp nghiêm trọng, nhân viên có thể sử dụng thủ đoạn chấm công hộ để trốn việc cả ngày hoặc tích lũy thêm giờ làm thêm.

Máy chấm công tự tính

Máy chấm công tự động cũng tương tự như máy chấm công cơ bản. Tuy nhiên, vào cuối mỗi ca, tổng thời gian đã ghi lại sẽ được cộng lại, cho phép bộ phận nhân sự hoặc tính lương xử lý nhanh hơn. Những máy này đôi khi có thêm các chức năng khác như đóng dấu tự động, in hai màu và dịch chuyển cột tự động.

Hệ thống chấm công dựa trên phần mềm tương tự như hệ thống dựa trên giấy, nhưng chúng dựa vào máy tính và thiết bị đầu cuối đăng ký. Chúng được hỗ trợ bởi phần mềm có thể tích hợp với bộ phận nhân sự và trong một số trường hợp là phần mềm tính lương. Các loại hệ thống này đang trở nên phổ biến hơn nhưng do chi phí ban đầu cao, chúng thường chỉ được các doanh nghiệp lớn có hơn 30 nhân viên áp dụng. Mặc dù vậy, chúng có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều tiền mỗi năm bằng cách giảm thiểu lỗi và rút ngắn thời gian quản lý.

Theo dõi thời gian trên thiết bị di động
Với sự phổ biến rộng rãi của các thiết bị di động (điện thoại thông minh, thiết bị cầm tay), các loại hệ thống theo dõi thời gian tự động mới đã được phát minh, cho phép lực lượng lao động di động – chẳng hạn như các công ty sơn hoặc công ty xây dựng – theo dõi giờ làm việc và thời gian nghỉ của nhân viên. Điều này thường được thực hiện thông qua ứng dụng di động hoặc hệ thống gọi điện thoại dựa trên IVR. Sử dụng thiết bị di động cho phép các doanh nghiệp xác thực tốt hơn việc nhân viên hoặc nhà cung cấp của họ có thực sự "chấm công" tại một địa điểm cụ thể hay không bằng cách sử dụng chức năng GPS của điện thoại di động để xác thực thêm.

Sinh trắc học
Máy chấm công sinh trắc học là một tính năng của các hệ thống chấm công và quản lý thời gian tiên tiến hơn. Thay vì sử dụng chìa khóa, mã số hoặc chip để nhận dạng người dùng, chúng dựa vào một thuộc tính duy nhất của người dùng, chẳng hạn như dấu vân tay, vân bàn tay, tĩnh mạch ngón tay, tĩnh mạch lòng bàn tay, nhận dạng khuôn mặt, mống mắt hoặc võng mạc. Thuộc tính của người dùng sẽ được quét vào hệ thống.

Đầu đọc sinh trắc học thường được sử dụng kết hợp với hệ thống kiểm soát ra vào, cấp cho người dùng quyền truy cập vào tòa nhà, đồng thời ghi lại thời gian và ngày tháng khi họ bắt đầu làm việc. Các hệ thống này cũng cố gắng giảm thiểu gian lận như "chấm công hộ". Khi kết hợp với hệ thống kiểm soát ra vào, chúng có thể giúp ngăn chặn các loại gian lận khác như "nhân viên ma", nghĩa là có các danh tính được thêm vào bảng lương nhưng không tồn tại.

Tham khảo

Liên kết ngoài

IBM Time Clocks (PDF files)
National Museum of American History: International Dial Time Recorder Clock
www.timerecorder.de/ (mostly in German, but partly translated into English) is one of the most comprehensive online documentations of the history of time recorders and time clocks
Harlow Bundy's home in Binghamton, it was restored and now houses a museum dedicated to the Bundys.
Washington Becomes Third State to Enact Biometric Privacy Law
Texas Business and Commerce Code - BUS & COM § 503.001 | FindLaw