Norma nº 101/2008

Altera a Portaria-TCU n.º 108, de 6 de maio de 2005, que dispõe sobre procedimentos e ações de gestão documental no Tribunal de Contas da União.

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso das suas competências legais e regimentais, e tendo em vista o que dispõe a Portaria-Segepres nº 2, de 2 de abril de 2008, resolve:Art. 1º Fica alterada a redação dos incisos XVI a XX e acrescido o inciso XXI do art.2º da Portaria-TCU nº 108, de 2005, que passa a vigorar com o seguinte teor:"Art. 2º (...)(...)XVI - tabela de temporalidade: instrumento de destinação de documentos, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, descarte e reprodução de documentos;XVII - tratamento documental: conjunto das atividades de classificação, descrição, avaliação, conversão de suporte, guarda, preservação e destinação de documentos;XVIII - valor administrativo: qualidade pela qual um documento serve ao desempenho da atividade-fim e da atividade-meio de uma instituição;XIX - valor histórico: qualidade pela qual um documento expõe fatos sobre a atuação do Tribunal, cuja memória seja considerada relevante;XX - valor informativo: qualidade pela qual um documento, independentemente de seu valor probatório, permite conhecer seres, coisas e fatos; eXXI - valor probatório: qualidade pela qual um documento evidencia a existência ou a veracidade de um fato."Art. 2º Fica alterada a redação do caput e do inciso II do art. 3º da Portaria-TCU nº 108, de 2005, que passa a vigorar com o seguinte teor:"Art. 3º Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CAD), vinculada à Secretaria-Geral da Presidência (Segepres), cabendo a essa Comissão:(...)II - submeter, por intermédio da Segepres, as propostas de instituição, alteração e adaptação do Código de Classificação de Documentos de Arquivo e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos à aprovação da Presidência do Tribunal; "Art. 3º Fica alterada a redação dos incisos I, IV e VII e dos §§ 1º a 7º, e acrescidos os incisos VIII e o § 8º do art. 4º da Portaria-TCU nº 108, de 2005, que passa a vigorar com o seguinte teor:"Art. 4º (¿)I - o titular do Centro de Documentação do Instituto Serzedello Corrêa (ISC/Cedoc), que a presidirá;(...)IV - um representante da Segepres;(...)VII - um representante da Secretaria das Sessões (Seses);VIII - o titular do Serviço de Gestão Documental do Instituto Serzedello Corrêa (ISC/Cedoc/Seged).§ 1º Os membros titulares referidos nos incisos I e VIII terão por suplentes seus substitutos legais.§ 2º Cada um dos membros referidos nos incisos II a VII terá um suplente.§ 3º Os membros titulares e suplentes referidos nos incisos II a VII serão indicados pelos respectivos dirigentes das unidades e designados pela Segepres por meio de portaria.§ 4º Os membros designados para comporem a CAD decidirão em nome das unidades as quais eles representam.§ 5º As reuniões da CAD serão convocadas pelo presidente da Comissão, de ofício, ou a pedido de qualquer dos seus membros, sempre que se façam necessárias.§ 6º A CAD somente se reunirá para deliberação com maioria absoluta dos seus membros.§ 7º O Seged prestará apoio técnico e administrativo às atividades da CAD.§ 8º A Segepres poderá designar especialistas em Arquivologia, ou em áreas relacionadas à atuação da CAD, para prestar apoio técnico ao desenvolvimento das atividades da Comissão."Art. 4º Fica alterada a redação do art. 9º da Portaria-TCU nº 108, de 2005, que passa a vigorar com o seguinte teor:"Art. 9º A transferência e o recolhimento de documentos observarão cronograma elaborado pelo Seged."Art. 5º Fica alterada a redação do caput do art. 10 da Portaria-TCU nº 108, de 2005, que passa a vigorar com o seguinte teor:"Art. 10. Observado o cronograma de que trata o artigo anterior, as unidades do Tribunal procederão à identificação dos documentos com temporalidade vencida na fase corrente, para transferência ao Seged."Art. 6º Fica alterada a redação do caput do art. 11 da Portaria-TCU nº 108, de 2005, que passa a vigorar com o seguinte teor:"Art. 11. Os documentos transferidos ao Seged serão acompanhados de guia de transferência de documentos."Art. 7º Fica alterada a redação do caput do art. 12 da Portaria-TCU nº 108, de 2005, que passa a vigorar com o seguinte teor:"Art. 12. Observado o cronograma de que trata o art. 9º, o Seged procederá ao recolhimento dos documentos com temporalidade vencida na fase intermediária e destinados à guarda permanente."Art. 8º Fica alterada a redação do § 1º do art. 15 da Portaria-TCU nº 108, de 2005, que passa a vigorar com o seguinte teor:"Art. 15. (...)(...)§ 1º Os documentos destinados à guarda permanente, nos termos do inciso I, serão recolhidos ao Seged. "Art. 9º Fica alterada a redação do caput do art. 20 da Portaria-TCU nº 108, de 2005, que passa a vigorar com o seguinte teor:"Art. 20. A conversão e a produção de documentos em microfilme ou em outro suporte alternativo terá por base os valores e prazos documentais, devendo ser objeto de análise pela CAD a ser submetida à Segepres. "Art. 10. Fica alterada a redação do art. 21 da Portaria-TCU nº 108, de 2005, que passa a vigorar com o seguinte teor:"Art. 21. Os documentos com valor de guarda permanente poderão ser descartados após a microfilmagem, desde que haja anuência da CAD."Art. 11. Fica revogado o inciso III do art. 24 da Portaria-TCU nº 108, de 2005.Art. 12. A Segepres estabelecerá cronograma para classificação, avaliação e descarte dos documentos e processos encerrados, a ser implementado após a publicação desta Portaria.Art. 13. A CAD submeterá à Segepres, com vistas ao aprimoramento da gestão documental no TCU, propostas de atualização do Código de Classificação de Documentos de Arquivo e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, bem como de demais procedimentos, instrumentos e formulários necessários ao cumprimento da Portaria-TCU nº 108, de 2005.Art. 14. A atualização dos anexos da Portaria-TCU nº 108, de 2005, pode ser realizada por meio de ato da Segepres.Art. 15. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.WALTON ALENCAR RODRIGUESPresidente