Norma nº 117/2006

Aprova a realização do Projeto Organização de Trabalhos do Serviço de Atividades de Apoio - Organizar e designa seu gestor.

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 109 da Resolução nº 140, de 13 de dezembro de 2000, e na PortariaTCU nº 176, de 28 de julho de 2003, resolve:Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto Organização de Trabalhos do Serviço de Atividades de Apoio (Serap) - Organizar, nos termos do Anexo desta Portaria.Art. 2º Fica designado o Técnico de Controle Externo (Área Apoio Técnico e Administrativo) MARINALDO MALHEIROS DA FRANCA, matrícula nº 2396-5, para exercer a função de Líder do Projeto de que trata esta Portaria.Parágrafo único. Cabe ao líder do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 8º da Portaria-TCU nº 176, de 2003, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.Art. 3º Fica autorizado o titular da Secretaria-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário, à substituição do líder ou de membro do projeto.Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.ADYLSON MOTTAPresidente               TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       PROPOSTA DE PROJETO       Art. 1  ORGANIZAÇÃO DE TRABALHOS DO SERAP - ORGANIZAR   Página 1 de 4       1. Identificação do gestor do projeto      I - Nome   II - Matrícula   III - E-mail   IV - Ramal       Marinaldo Malheiros da Franca   2396-5   MARINALDOMF@TCU.GOV.BR   7395       V - Função do gestor   VI - Origem da FC          VII - Gerente      VIII - Coordenador   X   IX - Líder   NA       X - Nome do substituto eventual   XI - Matrícula   XII - E-mail   XIII - Ramal       Suzana Pantoja da Rocha   2345-0   SUZANAPR@TCU.GOV.BR   7861       XIV - Local / telefone       Edifício Anexo II Sala 15 - 3316-7395       2. Identificação do projeto      XV - Nome do projeto       Organização de Trabalhos do Serap ¿ Organizar       XVI - Período de realização   XVII - Unidade patrocinadora       29/05/06   a   28/07/06   Segedam / Seseg   3. Vinculação estratégica      XVIII - Plano estratégico do TCU (Portaria ¿ TCU nº 02, de 05 de janeiro de 2006).       a)        Objetivo Estratégico 14: Aperfeiçoar instrumentos de controle e processo de trabalho.Iniciativa Estratégica: mapear e racionalizar os principais processos de trabalho do TCU.       XIX - Plano de diretrizes do TCU ¿ biênio 2005-2006       a)        Diretriz 5: ampliar a contribuição do TCU para o aperfeiçoamento da Administração Pública.Medida 5.13: mapear e racionalizar os principais processos de apoio, especialmente os relativos à gestão de contratos e de patrimônio e aos processos de compra indicando, sempre que possível, os riscos e controle.   4. Problema/oportunidade      XX - Descrição do problema ou da oportunidade       a)        Observa-se deficiência ou mesmo ausência de dados gerenciais em decorrência de:- Falta de especificação de roteiro de procedimentos e rotinas.- Indefinição de quais dados gerenciais são necessários ao Serap e de como obtê-los.- Deficiência no controle da prestação de serviços.       b)        Os procedimentos de atendimento relativos às solicitações dos serviços inerentes ao Serap não são normatizados.       c)         Observa-se, também, que o projeto, com a inclusão de padronização de processos de trabalho poderá levar o Serap à sustentabilidade do atendimento tempestivo e ao adequado desempenho da execução de suas atividades.       XXI - Evolução do quadro (apresentar dados)       a)        Dentre as principais atividades do Serap, a de maior importância, por sua capilaridade e quantidade de pessoas envolvidas, é o serviço de copa. Tal atividade envolve a prestação dos serviços na copa propriamente, bem como o apoio a eventos, no que tange a disponibilização de pessoal e de produtos (café e água), além dos serviços prestados nos gabinetes das autoridades e apoio em sessões de colegiado.       b)        Apesar da importância do serviço, tem-se verificado certa desorganização e descontrole da atividade, provavelmente devido à ausência de uma visão clara do processo de trabalho como um todo, o que tem gerado um desperdício, estimado da ordem de cerca de 30% dos recursos materiais utilizados nas copas (café, açúcar, água, copos, palhetas etc), bem como constantes reclamações quanto à qualidade dos produtos oferecidos.       c)         Observa-se, também, a utilização inadequada das instalações das copas  por parte dos servidores do Tribunal, aliada a uma postura inadequada desses servidores quanto aos terceirizados que trabalham nesses locais, o que gera desmotivação e descomprometimento com o trabalho.                  TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       PROPOSTA DE PROJETO       Art. 2  ORGANIZAÇÃO DE TRABALHOS DO SERAP - ORGANIZAR   Página 2 de 4       5. Escopo do projeto      I - 5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)         Mapear, modelar e publicar na intranet fluxos de processos de trabalhos e implantar sistemática de geração de relatórios gerenciais no Serap.   5.2. Meta - Indicador - Produto - Cliente      II - META   III - Indicador   IV - Produto   V - Cliente       VI - Objetivo específico   VII - Quanto   VIII - Data de término         a)        Identificar e mapear os processos de trabalho do Serap.   01   23/06/2006   Processo mapeado   Matriz SIPOCFluxo  do processo de serviço de copa mapeado   Seseg       b)        Realizar visitas técnicas a outras entidades para avaliar comparativamente processos análogos.   03   23/06/2006   Visitas realizadas   Relatório contendo avaliação das práticas observadas   Seseg       c)         Redesenhar processo de trabalho mapeado.   01   21/07/2006   Processo de trabalho redesenhado   Novo fluxo de processo de trabalho mapeado   Seseg       d)        Publicar na intranet fluxo do processo de trabalho mapeado.   01   21/07/2006   Fluxo publicado   Fluxo de processo de trabalho publicado na intranet   Seseg       e)        Definir indicadores para o processo mapeado.   100%   25/07/2006   Matriz de indicadores aceita   Matriz de indicadores definidos   Seseg       f)          Implementar sistemática de medição dos processos de trabalho e de geração de relatórios gerenciais.   01   26/07/2006   Relatórios gerenciais disponibilizados   Relatórios gerenciais   Seseg       g)        Elaborar proposta de norma que discipline o atendimento do Serap   01   28/07/2006   Minuta de norma aceita   Minuta de norma elaborada   Seseg   5.3. Benefícios (impacto esperado dos produtos do projeto)      a)        Aperfeiçoamento da visão sistêmica do fluxo de processos de trabalho no Serap.       b)        Definição objetiva dos processos de trabalho do Serap,  com  melhoria  no relacionamento entre a Seseg e os clientes internos, uma vez que ficarão estabelecidos os limites de atuação e a responsabilidade de cada uma das partes no processo.       c)         Satisfação dos clientes internos.       d)        Aprendizado e internalização da rotina de mapeamento de processo para aplicação futura nas demais atividades da unidade.   5.4. Não escopo (o que o projeto não vai fazer)      a)        Desenvolvimento ou implementação de sistema informatizado de rotinas mapeadas.       b)        Implantação de processos de trabalho redesenhados.       c)         Especificação de roteiro de procedimentos e rotinas.       d)        Mapeamento e redesenho dos processos de distribuição de água e de fiscalização de contratos.                  TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       PROPOSTA DE PROJETO       Art. 3  ORGANIZAÇÃO DE TRABALHOS DO SERAP - ORGANIZAR   Página 3 de 4       6. Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)      I - Nome da parte envolvidaII - patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e  físicos)   III - Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas         a)        Segedam   Patrocinador do projeto. Apoio administrativo para o desenvolvimento do projeto e cessão de pessoal de apoio.       b)        Seseg   Co-patrocinador do projeto. Assessoramento técnico e alocação de pessoal e de recursos materiais para o projeto.       c)         Seplan   Assessoramento técnico no mapeamento, redesenho e descrição dos processos de trabalho.   7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto      IV - Risco   V - Impacto   VI - ProbabilidadeVII - de ocorrer   VIII - Ação paraIX - (E) Evitar ocorrência do riscoX - (M) Mitigar ocorrência do riscoXI - (R) Reduzir impacto do risco ocorrido   XII - ResponsávelXIII - pela ação         a)        Falta de cooperação de servidores do setor vinculado ao projeto.   Alto   Médio   -          Conscientização e solicitação de cooperação com a equipe do projeto (M).-          Identificar focos de resistência e levar ao conhecimento dos superiores sua ocorrência (M).   Titulares da Seseg, da Dicap e líder do projeto   8. Relação com outros projetos      XIV - Projetos predecessores   XV - Projetos conexos   XVI - Projetos sucessores            Modernizar 1      9. Equipe do projeto      XVII - Nome   XVIII - Matrícula   XIX - Lotação   XX - Período   XXI - Dedicação integral/ parcial / por atividade                    Marinaldo Malheiros da Franca   2396-5   Seseg   29/05 a 28/07/2006   Integral                  Suzana Pantoja da Rocha   2345-0   Seseg   29/05 a 28/07/2006   Parcial                  Solimar Vieira de Sant¿Anna   2143-1   Seseg   29/05 a 28/07/2006   Parcial                  Ricardo Araújo Malachias   5713-4   Seplan   29/05 a 28/07/2006   Por Atividade                  Estagiário         29/05 a 28/07/2006   Integral   10. Custos adicionais estimados      XXII - Recurso   XXIII - Valor estimado   XXIV - Data inicial de liberação do recurso         a)        Estagiário (nível superior)   R$ 900,00   01/06/2006       b)                     XXV - Total de custos estimados   R$ 900,00      Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)11. Outros recursos necessários      XXVI - Recurso   XXVII - Fornecedor         a)                  b)                             TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       PROPOSTA DE PROJETO       Art. 4  ORGANIZAÇÃO DE TRABALHOS DO SERAP - ORGANIZAR   Página 4 de 4       12. Finalização      I - Data   II - Assinatura do gestor do projeto         Em ___/___/2006   MARINALDO MALHEIROS DA FRANCALíder do Projeto       III - Manifestação do Titular da Unidade Patrocinadora       De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em ___/___/2006.Encaminhe-se a presente proposta à Seplan, visando à aprovação do projeto junto à Presidência.       Seseg, em ___/___/2006   ANDRÉ LUIZ MENDESSecretário de Serviços Gerais       IV - Manifestação do titular da unidade patrocinadora       De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em ___/___/2006.Encaminhe-se à Seplan, para fins de aprovação.       Segedam, em ___/___/2006   MAURO MOREIRA BARBOSASecretário-Geral de Administração       V - Manifestação da Seplan       Manifesto-me favoravelmente à autorização do projeto.       Seplan, em ___/___/2006   ALESSANDRO GIUBERTI LARANJASecretário de Planejamento e Gestão