Norma nº 1/2012

Dispõe sobre as competências - a organização - o funcionamento - as atividades - a lotação e a distribuição de funções de confiança da Secretaria-Adjunta de Administração.

       O SECRETÁRIO-ADJUNTO DE ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas atribuições regulamentares e em observância ao disposto no inciso II do art. 86 da Resolução-TCU nº  240, de 23 de dezembro de 2010, bem como nos arts. 7º, 8º e 9º da Portaria-Segedam nº  1, de 3 de janeiro de 2011, consolidada,  considerando as competências estabelecidas no art. 54 da Resolução-TCU nº  240, de 2010, e as subdelegações de competência atribuídas à Secretaria-Adjunta de Administração pela Portaria-Segedam nº  2, de 3 de janeiro de 2011; e  considerando que a natural evolução dos processos de trabalho afetos à Secretaria-Adjunta, desde sua instituição em 2009, resultou no redesenho das atribuições da unidade e na necessidade de redistribuição interna das atividades, resolve:  Art. 1º  As competências, a organização, o funcionamento, as atividades, a lotação e a distribuição de funções de confiança das subunidades integrantes da Secretaria-Adjunta de Administração (Adadmin) são as constantes desta Portaria.  Art. 2º  A Secretaria-Adjunta de Administração tem por finalidade assessorar a Secretaria-Geral de Administração no exercício de suas competências, especialmente no que se refere ao planejamento, à execução, à sistematização, à normatização, à coordenação e ao acompanhamento das ações estratégicas de administração, bem como na gestão das soluções de tecnologia da informação que dão suporte à área administrativa.  Art. 3º  Para os efeitos desta norma, entende-se por gabinete da Secretaria-Geral de Administração o espaço ocupacional no qual se encontram os dirigentes e os assessores da Secretaria-Geral e de suas unidades integrantes.  Art. 4º  Compete à Secretaria-Adjunta de Administração:  I - consolidar as propostas das unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração relativas ao Plano de Diretrizes do Tribunal;  II - elaborar o Plano Diretor de Administração, em consonância com orientação emanada do Secretário-Geral de Administração e em alinhamento aos Planos Estratégico e de Diretrizes do Tribunal;  III - realizar o desdobramento, no âmbito das subunidades integrantes de sua estrutura, das diretrizes e iniciativas aprovadas pelo Secretário-Geral de Administração;  IV - orientar as demais unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração sobre o desdobramento das diretrizes definidas e a elaboração de indicadores, acompanhar as ações desenvolvidas, controlar o alcance das metas e avaliar os resultados alcançados;  V - coordenar a atualização de normas e manuais no âmbito da Secretaria-Geral de Administração e de suas unidades integrantes;  VI - coordenar o desenvolvimento, a sistematização, a normatização, a implantação, a orientação e a publicação dos atos administrativos e informações do Tribunal, de modo a garantir a transparência da gestão, nos termos da Lei Complementar nº  131, de 27 de maio de 2009;  VII - promover a articulação entre as unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração e as demais unidades do Tribunal;  VIII - coordenar a gestão e o aprimoramento das soluções de TI que dão suporte à área administrativa;  IX - organizar o encontro de chefes de SA e de gerentes de processo e apoiar, no âmbito da Secretaria-Geral de Administração, a realização do encontro de dirigentes e do encontro de diretores;  X - disseminar boas práticas administrativas nas suas subunidades e nas unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração;  XI - coordenar o atendimento das demandas administrativas emanadas pelas unidades de assessoramento a autoridades, bem como das solicitações da espécie apresentadas pelas autoridades ativas e inativas, e seus respectivos pensionistas;  XII - tomar providências técnicas para apurar responsabilidade de servidor do Tribunal por infração praticada no exercício de suas atribuições;  XIII - publicar atos administrativos do TCU no Diário Oficial da União (DOU) , no Boletim do Tribunal de Contas da União (BTCU) e em outros veículos oficiais;  XIV - prestar apoio técnico e operacional às unidades do Tribunal no que tange à atividade administrativa; e  XV - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.  Art. 5º  A Secretaria-Adjunta de Administração tem a seguinte estrutura:  I - Assessoria (ASS) ;  II - Diretoria de Apoio Estratégico (Dapes) ;  III - Comissão Disciplinar Permanente (CDP) ;  IV - Gerências de Processos:  a) Gerência de Publicação de Atos Administrativos (Gpublic) ;  b) Gerência de Diárias e Passagens (Gdip) ; e  c) Gerência de Patrimônio, Pessoal, Processos e Documentos (Gprod) .  Parágrafo único. A gestão das soluções de tecnologia da informação que dão suporte à área administrativa será realizada pelo gabinete da Secretaria-Adjunta de Administração mediante constituição de grupo (s) de trabalho específico (s) .  Art. 6º São atividades comuns às subunidades da Secretaria-Adjunta de Administração:  I - receber, registrar, autuar, constituir, distribuir, tramitar, instruir, consultar, encerrar, arquivar e expedir documentos e processos;  II - prestar informações no âmbito de sua área de atuação;  III - alimentar e manter atualizadas as bases de informação relativas à subunidade;  IV - promover a colaboração e o compartilhamento de informações com as demais subunidades da Secretaria-Adjunta de Administração;  V - alimentar e manter atualizado no Portal TCU, no âmbito de sua atuação, a área de conteúdo da Secretaria-Adjunta de Administração;  VI - alimentar e manter atualizado, se for o caso e no âmbito de sua área de atuação, o "Catálogo de Formulários", o "Manual do Servidor" e as informações relativas ao link "Transparência Administrativa" no Portal TCU;  VII - zelar pela segurança da informação e pelo sigilo profissional no âmbito da subunidade;  VIII - elaborar expedientes atinentes à sua área de atuação;  IX - guardar, controlar e zelar pela integridade dos bens em uso na subunidade;  X - acompanhar o inventário dos bens existentes na subunidade;  XI - realizar estudos e pesquisas relativas às matérias pertinentes à sua área de atuação e propor soluções de melhoria no desenvolvimento das atividades correlatas;  XII - propor normas e rotinas para as atividades desempenhadas na sua área de atuação;  XIII - elaborar e atualizar manual de rotinas e procedimentos a cargo da subunidade;  XIV - elaborar relatórios de suas atividades;  XV - elaborar extratos, no âmbito de sua área de atuação, para publicação de decisões da Secretaria-Adjunta de Administração;  XVI - consolidar e solicitar materiais e serviços necessários ao funcionamento da Secretaria-Adjunta de Administração;  XVII - preparar certidões e declarações solicitadas, na sua área de competência, nos termos da Portaria-TCU nº  256, de 13 de novembro de 2000, e submetê-las ao Secretário-Adjunto;  XVIII - efetuar ações necessárias aos trabalhos desenvolvidos por profissionais de empresas contratadas cujas atividades são realizadas no âmbito da subunidade;  XIX - participar do processo de formulação e de acompanhamento dos planos relativos à Secretaria-Adjunta de Administração;  XX - observar as boas práticas de gestão administrativa na condução dos trabalhos;  XXI - zelar, no âmbito de sua área de atuação, pela satisfação dos clientes com os serviços prestados pela Secretaria-Adjunta de Administração;  XXII - consoante diretriz emanada pela Secretaria-Adjunta de Administração, levantar oportunidades de melhoria nas demandas encaminhadas pelas unidades, comunicando o resultado do trabalho ao Secretário-Adjunto, para as providências cabíveis; e  XXIII - prestar apoio administrativo-operacional solicitado pelo Secretário-Adjunto.  Art. 7º  A Assessoria tem por finalidade auxiliar o dirigente da unidade, especialmente no que se refere à elaboração de pareceres e despachos, bem como às atividades inerentes à elaboração e ao acompanhamento do Plano Diretor de Administração.  Art. 8º  Compete à Assessoria:  I - elaborar pareceres, pronunciamentos, expedientes e comunicações do Secretário- Adjunto, bem como informativos da Secretaria-Adjunta de Administração;  II - desenvolver estudos técnicos e pesquisas;  III - instruir processos relativos à prestação de serviço extraordinário;  IV - instruir processos de solicitação de ressarcimento de despesas, à exceção daqueles formalmente a cargo das gerências de processo da Secretaria-Adjunta da Administração;  V - instruir os demais processos que lhe sejam distribuídos pelo dirigente da unidade, elaborando os extratos para publicação, quando necessário;  VI - elaborar, em parceria com a subunidade responsável, as minutas dos atos normativos referentes à área de atuação da Secretaria-Adjunta de Administração;  VII - coordenar o acompanhamento das metas definidas no Plano Diretor de Administração pelas subunidades da Secretaria-Adjunta de Administração;  VIII - acompanhar o cumprimento das metas definidas no Plano Diretor de Administração pelas unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração;  IX - elaborar, em parceria com as demais subunidades da Secretaria-Adjunta de Administração, relatórios de gestão conforme periodicidade e modelo definidos pelo Secretário-Adjunto;  X - consolidar, no âmbito da Secretaria-Geral de Administração, a proposta anual de áreas de interesse e de temas prioritários relativos à licença para capacitação consoante normativo específico, bem como, quando couber, as necessidades de treinamento dos servidores;  XI - acompanhar a atualização de normas no âmbito da Secretaria-Geral de Administração e de suas unidades integrantes;  XII - apoiar a participação do Secretário-Adjunto nos comitês e comissões institucionais dos quais ele participe;  XIII - participar de grupos de trabalho e projetos de interesse da Secretaria-Adjunta de Administração;  XIV - acompanhar a atualização, no Portal TCU, da área de conteúdo da Secretaria-Adjunta de Administração;  XV - acompanhar a atualização, no Portal TCU, do link "Transparência Administrativa", do "Catálogo de Formulários" e do "Manual do Servidor" pelas unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração;  XVI - auxiliar na celebração de instrumentos de cooperação técnica de interesse da Secretaria-Adjunta;  XVII - promover a adoção de práticas de gestão do conhecimento no âmbito da Secretaria-Adjunta de Administração;  XVIII - organizar as reuniões periódicas da Secretaria-Adjunta de Administração; e  XIX - desenvolver outras atividades que lhe sejam atribuídas pelo dirigente da unidade.  Art. 9º  A Diretoria de Apoio Estratégico tem por finalidade atender, diretamente ou indiretamente, as demandas administrativas relativas às autoridades do Tribunal mediante interação com as partes envolvidas na solução, contribuindo para o incremento da qualidade e tempestividade da entrega dos produtos e serviços solicitados, bem como para o aprimoramento dos procedimentos adotados.  Art. 10. Compete à Diretoria de Apoio Estratégico:  I - criar e manter cadastro das autoridades ativas e inativas, bem como de seus dependentes e pensionistas;  II - prestar às autoridades, e a seus pensionistas, informações e orientações de caráter geral acerca de solicitações e requerimentos de natureza administrativa;  III - receber demandas das autoridades e seus pensionistas, monitorar o atendimento e prestar aos interessados as informações e as orientações cabíveis, especialmente no que se refere a pleitos afetos a:  a) admissão;  b) assistência à saúde;  c) concessão de aposentadoria, pensão e montepio civil;  d) emissão de passagens;  e) pagamento de diárias;  f) manutenção e reforma das unidades de assessoramento a autoridades;  g) ocupação de imóveis funcionais;  h) serviços de comunicação e segurança;  i) reconhecimento de direitos; e  j) concessão de vantagens e benefícios.  IV - operacionalizar o ressarcimento de:  a) despesas realizadas pelas autoridades, seus dependentes e pensionistas, com a aquisição de medicação de uso contínuo, na forma disciplinada pela Resolução-TCU nº  222, de 11 de março de 2009; e  b) despesas médicas de pequeno vulto realizadas pelas autoridades, seus dependentes e pensionistas, em conformidade com a Resolução-TCU nº  222, de 2009, e com a Portaria-TCU nº  315, de 2 de outubro de 2009.  V - instruir os processos que lhe sejam distribuídos pelo dirigente da unidade, elaborando os extratos para publicação, quando necessário;  VI - promover a colaboração e o compartilhamento de informações com as demais áreas da Secretaria-Geral de Administração no que concerne às demandas administrativas das autoridades e seus pensionistas;  VII - manter-se informada quanto às inovações afetas ao atendimento das demandas administrativas das autoridades, inclusive por meio do acompanhamento da atualização de normas e da interação com outros órgãos da administração pública;  VIII - manifestar-se, sob demanda do dirigente da unidade, acerca da elaboração de minutas dos atos normativos que contemplem matérias inerentes a demandas administrativas das autoridades e seus pensionistas;  IX - interagir com as unidades de assessoramento a autoridades com vistas a identificar oportunidades de melhoria no atendimento das demandas administrativas das autoridades e seus pensionistas; e  X - desenvolver outras atividades inerentes à sua área de atuação.  Art. 11. A Comissão Disciplinar Permanente é órgão colegiado da Secretaria do TCU, de natureza técnica e de caráter permanente, que tem por finalidade apurar responsabilidade de servidor do Tribunal por infração praticada no exercício de suas atribuições.  Parágrafo único. A Comissão Disciplinar Permanente constitui diretoria específica da Secretaria-Adjunta de Administração.  Art. 12. Compete à Comissão Disciplinar Permanente:  I - formalizar processo disciplinar objetivando apurar responsabilidade de servidor por infração praticada no exercício de suas atribuições ou que tenha relação com as atribuições do cargo em que se encontra investido;  II - exercer suas atividades com independência e imparcialidade, assegurado o sigilo necessário à elucidação dos fatos ou exigido pelo interesse da Administração, com realização das reuniões e das audiências da Comissão em caráter reservado;  III - verificar eventuais impedimentos ou suspeição de seus membros;  IV- convocar servidores, com ciência do dirigente da respectiva unidade de lotação, e terceiros para promover tomada de depoimentos, acareações, investigações, perícias e sindicâncias, bem como as providências que se fizerem necessárias visando à coleta de provas, propondo a requisição, quando necessário, de técnicos e peritos, de modo a permitir a completa elucidação dos fatos e das irregularidades administrativas;  V - indiciar servidor, quando for o caso, com a especificação dos fatos a ele imputados e das respectivas provas, bem como os dispositivos legais ou regulamentares transgredidos, assegurando-lhe ampla defesa;  VI - autorizar vista dos autos e cópias do processo ao acusado ou patrono da defesa;  VII - elaborar relatório conclusivo de processo disciplinar, propondo as providências cabíveis, e apresentá-lo, via Secretaria-Adjunta de Administração e Gabinete do Presidente, ao Corregedor do Tribunal, para julgamento, nos termos da Resolução-TCU nº  159, de 19 de março de 2003; e  VIII - desenvolver outras atividades típicas da área que lhe forem determinadas pelo Corregedor do Tribunal.  Art. 13. A Gerência de Publicação de Atos Administrativos tem por finalidade coordenar o processo de trabalho relativo à publicidade dos atos administrativos produzidos no âmbito do TCU mediante publicação no DOU, BTCU ou outro veículo oficial, consoante regulamentação específica.  Art. 14. Compete à Gerência de Publicação de Atos Administrativos:  I - elaborar minutas de normativo relativas à prática de atos de gestão, de interesse da Secretaria-Adjunta de Administração e da Secretaria-Geral de Administração;  II - receber, realizar triagem, formatar e organizar as matérias destinadas à publicação no DOU;  III - receber, realizar triagem, formatar e organizar as matérias destinadas à publicação no BTCU;  IV - elaborar, para publicação no BTCU, extratos de atos administrativos oriundos da Secretaria-Adjunta de Administração, da Secretaria-Geral de Administração e do Gabinete do Presidente;  V - elaborar e formatar extratos referentes à ratificação de despesas, instrumentos de cooperação e contratos, encaminhando-os para publicação no DOU;  VI - estruturar, controlar a numeração, editar e publicar o BTCU;  VII - orientar às unidades do Tribunal no que concerne às normas de elaboração dos expedientes destinados à publicação no DOU e no BTCU;  VIII - acompanhar, para fins de divulgação no BTCU, as matérias relativas ou de interesse do TCU publicadas no DOU;  IX - manter registros e arquivos, bem como o controle das matérias publicadas nos boletins, organizando e atualizando o respectivo índice;  X - atender às solicitações de pesquisa relacionadas às matérias publicadas nos BTCU;  XI - acompanhar e fiscalizar a execução do contrato com a Imprensa Nacional para publicação de matérias no DOU, observada delegação de competência específica;  XII - alimentar e manter atualizada, no Portal TCU, a área de conteúdo do BTCU e, no âmbito de sua atuação, da Secretaria-Geral de Administração;  XIII - solicitar ao setor pertinente da Secretaria das Sessões a atualização de portaria-TCU que seja alterada mediante portaria-Segedam;  XIV - disponibilizar, no Portal TCU, os informativos da Secretaria-Adjunta de Administração e da Secretaria-Geral de Administração;  XV - instruir, nos processos de remoção de servidor, o cálculo da indenização com transporte de bagagens e bens pessoais, bem como acompanhar a comprovação do deslocamento do servidor e de seus dependentes; e  XVI - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.  Art. 15. A Gerência de Diárias e Passagens tem por finalidade gerenciar o processo de trabalho afeto à emissão de passagens e ao pagamento de diárias requisitadas pelas unidades do TCU, em conformidade com norma específica.  Art. 16. Compete à Gerência de Diárias e Passagens:  I - instruir processos de concessão de diárias;  II - instruir processos de solicitação de ressarcimento de despesas relativos a diárias e passagens;  III - analisar e elaborar as minutas de autorização de ressarcimento de despesas com transporte por quilômetro rodado;  IV - atestar viagem a serviço dos dirigentes da Secretaria-Geral de Administração e das unidades que a integram;  V - requisitar e autorizar a emissão de passagens aéreas;  VI - acompanhar e fiscalizar a execução do contrato de emissão de passagens aéreas, observada delegação de competência específica;  VII - realizar levantamentos estatísticos referentes ao pagamento de diárias e à emissão de passagens aéreas;  VIII - cadastrar e conceder acesso, às unidades do Tribunal, na solução de TI de reserva de passagens aéreas;  IX - instruir pedidos de ressarcimento de seguro internacional de saúde; e  X - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.  Art. 17. A Gerência de Patrimônio, Pessoal, Processos e Documentos tem por finalidade coordenar, no âmbito do gabinete da Secretaria-Geral de Administração, os processos de trabalho relativos ao patrimônio, aos registros de pessoal, e aos documentos e processos, bem como operacionalizar a concessão de suprimento de fundos para as unidades sediadas em Brasília-DF à exceção do Instituto Serzedello Corrêa.  Art. 18. Compete à Gerência de Patrimônio, Pessoal, Processos e Documentos, no âmbito do gabinete da Secretaria-Geral de Administração:  I - solicitar, guardar, controlar, zelar e inventariar os bens alocados, inclusive os existentes nas subunidades da Secretaria-Adjunta de Administração à exceção daqueles relativos à Comissão Disciplinar Permanente;  II - lançar e alterar, na solução de TI corporativa, os registros de frequência, afastamento, férias, recesso e demais ocorrências dos servidores;  III - cadastrar, na solução de TI corporativa, a alteração de lotação de servidor no âmbito das unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração;  IV - solicitar, administrar e gerenciar as requisições de material de consumo, inclusive para as subunidades da Secretaria-Adjunta de Administração;  V - controlar os limites máximos para concessão de licença para capacitação requerida por servidores lotados na Secretaria-Geral de Administração e em suas unidades integrantes;  VI - manter arquivo sistemático e atualizado de documentos e processos;  VII - receber, registrar, distribuir e expedir documentos e correspondências;  VIII - constituir, receber, autuar, tramitar, consultar, encerrar e arquivar processos mediante solução de TI de gestão processual;  IX - inserir peças nos autos e realizar demais procedimentos inerentes à inserção;  X - operacionalizar critérios para distribuição de processos;  XI - manter atualizado o rol de responsáveis do exercício relativos à unidade gestora 030001;  XII - controlar os serviços reprográficos;  XIII - adotar os procedimentos necessários ao atendimento dos pedidos de vista e cópia de processos administrativos que estejam encerrados ou para os quais não tenha sido designado relator, ressalvadas eventuais delegações de competência específicas;  XIV - instruir e gerir os processos de concessão de suprimento de fundos para as unidades sediadas em Brasília-DF à exceção do Instituto Serzedello Corrêa;  XV - emitir relatórios afetos aos profissionais de empresas contratadas;  XVI - autorizar a saída de veículos automotores pertencentes à frota do Tribunal, na Sede, para realização de trabalho externo por servidores; e  XVII - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.  Art. 19. As funções de confiança alocadas à Secretaria-Adjunta de Administração estão distribuídas em conformidade com o Anexo I a esta Portaria.  Art. 20. A lotação de servidores na Secretaria-Adjunta de Administração encontra-se definida no Anexo II a esta Portaria.  Art. 21. A estrutura organizacional da Secretaria-Adjunta de Administração é aquela constante do Anexo III a esta Portaria.  Art. 22. Ficam revogadas as Portarias-Adadmin nº  6, de 13 de maio de 2011, e nº  8, de 17 de outubro de 2011.  Art. 23. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.              CARLOS ROBERTO CAIXETA  Secretário-Adjunto      (* Republicada em virtude do que dispõe o art. 3º da Portaria-Adadmin nº  2, de 1º de agosto de 2012)