Norma nº 371/1998

Adota Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos no âmbito do Tribunal de Contas da União, e dá outras providências.

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso de suas atribuições legais e regulamentares, eConsiderando a necessidade de adoção de instrumentos de gestão documental no âmbito desta Casa;Considerando a necessidade de viabilizar a eliminação de papéis desprovidos de quaisquer valores que possam justificar sua guarda e conservação em arquivo;Considerando a necessidade de assegurar a preservação de documentos com valor permanente;Considerando a necessidade de maior integração das ações relacionadas ao arquivamento de documentos nas fases corrente, intermediária e permanente, resolve:Art. 1º Ficam adotados, em caráter provisório, para o tratamento dos documentos produzidos ou recebidos nesta Casa, o Código de Classificação de Documentos por Assunto e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (anexos I e II), aprovados pela Resolução nº 04/96 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, publicada no DOU de 29.04.96, até que o Tribunal elabore e adote Código de Classificação e Tabela de Temporalidade próprios.§ 1º A adoção dos instrumentos de gestão documental de que trata o caput, deste artigo tem por finalidade possibilitar, principalmente, e de imediato, o descarte de documentos que tenham perdido os valores que justifiquem sua manutenção em arquivo, de modo a viabilizar a utilização racional dos espaços disponíveis nas unidades desta Casa.§ 2º Fica a Divisão de Comunicação Administrativa - Dicom, da Secretaria de Material, Patrimônio e Comunicação Administrativa, incumbida de realizar estudos sobre a produção documental de todas as unidades desta Casa, devendo esses estudos serem programados e aprovados pela Segedam e pela Unidade responsável pela documentação a ser analisada, com vistas à elaboração de Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos próprios para o Tribunal de Contas da União.§ 3ª É também atribuição da Dicom o gerenciamento da aplicação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de que trata esta Portaria.Art. 2º Todo documento produzido ou recebido no Tribunal antes, mesmo de iniciada sua tramitação, será classificado por assunto, de acordo com o Código de Classificação constante do anexo I desta Portaria.§ 1º O Serviço de Protocolo e Expedição e os demais Serviços que tenham a incumbência de autuar documentos indicarão, juntamente com o número atribuído, a classificação do documento por assunto.§ 2º Os documentos não autuados, produzido ou recebidos pelas unidades do Tribunal, serão classificados por essas Unidades, com o registro do código de classificação por assunto no lado superior direito do documento.§ 3º O documento que se referir a mais de um assunto será codificado pelo assunto principal, enquanto que os assuntos secundários serão registrados em Folhas de Referência (fl. 13, anexo I).§ 4º Cada assunto secundário será registrado em Folha de Referência distinta, juntamente com os dados do documento recebido ou produzido, sendo a mesma arquivada na respectiva pasta a que se refere o assunto.§ 5º Caso ocorra classificação incorreta ou descaracterização do código inicialmente indicado, as unidades responsáveis pelo tratamento do assunto a que se referir o documento deverão solicitar, aos Serviços de que trata o § 1º deste artigo, a modificação do código de classificação atribuído.Art. 3º Todo documento, após sua classificação, terá a temporalidade controlada pela unidade responsável por sua guarda na fase corrente, com base na Tabela de Temporalidade constante do anexo II desta Portaria.Parágrafo único. Com periodicidade mínima de seis meses e máxima de um ano, as unidades do Tribunal procederão ao levantamento da documentação sob sua guarda, com temporalidade vencida na fase corrente, adotando as providências indicadas nos artigos 8º, 9º e 10 desta Portaria, para o descarte, eliminação ou para o recolhimento ao Serviço de Arquivo.Art. 4º Os documentos poderão ser retirados dos Arquivos por empréstimo, com a utilização da Requisição de Documento (fl. 15, anexo I), devendo uma via substituir o documento em seu local de guarda até que seja devolvido, enquanto a outra via será destinada ao controle do prazo de empréstimo.Art. 5º A Secretaria de Informática - Seinf fica incumbida de adotar providências para a informatização do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade ora adotadas, de modo a possibilitar o controle da temporalidade dos documentos por meio de sistema informatizado.§ 1º Para os documentos não autuados, a Seinf deverá incluir, também, no sistema de que trata o caput deste artigo, o controle da tramitação.§ 2º Enquanto não dispuserem do sistema, informatizado as unidades farão o controle da temporalidade dos documentos por meio do formulário Controle da Temporalidade de Documentos, anexo IV desta Portaria.Art. 6º O suporte técnico destinado ao treinamento de servidores para manuseio das ferramentas e técnicas de arquivo será fornecido pelo Instituto Serzedello Corrêa - ISC, sob a coordenação da Divisão de Comunicação Administrativa - Dicom.Art. 7º Fica instituída, em caráter permanente, a Comissão de Avaliação e Destinação de Documentos - CAD, a quem caberá a aprovação do descarte de documentos e a emissão de parecer sobre ajustes no Código de Classificação e na Tabela de Temporalidade, bem como sobre o material aquivístico a ser utilizado nos Arquivos do Tribunal, visando assegurar a preservação dos documentos.§ 1º A Comissão será coordenada pelo diretor da Divisão de Comunicação Administrativa e terá como membros o chefe do Serviço de Arquivo, que substituirá o coordenador em suas ausências, e mais três servidores designados pela Segedam.§ 2º As deliberações da Comissão ocorrerão com, no mínimo, três de seus membros.Art. 8º As unidades deverão submeter-se à consideração da CAD, por meio do formulário Relação de Documentos com Previsão de Eliminação, anexo V, os documentos com temporalidade vencida nos arquivos correntes e com previsão de eliminação na Tabela de Temporalidade.§ 1º A Comissão poderá solicitar informações complementares ou a remessa dos documentos ao Serviço de Arquivo, para a análise da conveniência do descarte.§ 2º Para analisar a conveniência de ajustes no Código de Classificação e na Tabela de Temporalidade a Comissão de que trata este artigo poderá realizar estudos sobre a documentação produzida ou recebida nas Unidades do Tribunal.Art. 9º Aprovada a eliminação ou o descarte pela Comissão, as Unidades emitirão o Termo de Eliminação de Documentos, modelo constantes do anexo VI desta Portaria, que terá como anexo a Relação de Documentos com Previsão de eliminação, aprovada pela CAD.Parágrafo único. Os documentos a serem eliminados poderão, com base em critérios aprovados pela Segedam, ser incinerados ou vendidos como material inservível, caso em que os documentos serão descaracterizados.Art. 10. O recolhimento de documentos dos Arquivos Correntes ao Serviço de Arquivo deverá ser feito por meio da Guia de Recolhimento de Documentos, anexo VII desta Portaria.§ 1º O recolhimento de documentos ao Serviço de Arquivo será precedido de sua tramitação.§ 2º A Guia a que se refere o caput deste artigo deverá ser utilizada também para o recolhimento, ao Serviço de Arquivo, dos documentos cuja eliminação não tenha sido aprovada pela Comissão de Avaliação e Destinação de Documentos.Art. 11. A implantação da sistemática de controle documental e de arquivo de que trata esta Portaria será realizada de acordo com cronograma a ser estabelecido pela Secretaria-Geral de Administração.Art. 12. No tratamento da documentação recebida ou produzida pelo Tribunal aplicam-se os conceitos e dispositivos da Portaria nº 262/86, exceto quando houver divergência dos termos desta Portaria.Art. 13. Fica temporariamente suspenso o recolhimento de documentos relativos a atividades-meio ao Serviço de Arquivo, até que o mesmo esteja estruturado para o recebimento da documentação.Art. 14. Esta Portaria entre em vigor na data de sua publicação.HOMERO SANTOSPresidente