Norma nº 325/2011

Dispõe sobre o recebimento e a gestão de documentos e objetos protocolados junto ao Tribunal de Contas da União.

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso das atribuições legais e regimentais, e tendo em vista o disposto no art. 57 da Resolução-TCU nº 233, de 4 de agosto de 2010,considerando a implantação institucional de sistemática processual baseada na utilização de documentos arquivados em meio eletrônico com vistas a facilitar o acesso da sociedade aos serviços prestados pelo Tribunal e aprimorar o atendimento oferecido aos cidadãos;considerando a edição da Instrução Normativa nº 68, de 25 de outubro de 2011, que dispôs sobre o recebimento de documentos pelo Tribunal;considerando a importância de padronizar e sistematizar as novas práticas de trabalho afetas ao recebimento de documentos e à gestão documental advindas das inovações introduzidas pela Instrução Normativa nº 68, de 2011;considerando os procedimentos, no âmbito do Tribunal, para recebimento, autuação e tramitação de processos e documentos dispostos na Resolução-TCU nº 191, de 21 de junho de 2006, ressalvados os requisitos específicos ao meio eletrônico estabelecidos na Resolução-TCU nº 233, de 2010; econsiderando os estudos e os pareceres constantes dos processos TC 025.580/20105 e TC 037.601/20113, resolve:CAPÍTULO IDAS DISPOSIÇÕES INICIAISArt. 1º O recebimento e a gestão de documentos e objetos protocolados junto ao Tribunal de Contas da União (TCU) obedecerão ao disposto nesta Portaria, observada a legislação vigente.Art. 2º Para os fins desta norma, entende-se por:I - documento: qualquer documento oficial - com finalidade institucional - custodiado pelo TCU;II - custodiante: pessoa ou unidade do TCU que detém a posse, mesmo que transitória, de informação produzida ou recebida pelo Tribunal;III - original: documento - registro de fato que se quer preservar - originalmente produzido e autenticado pelo autor e conservado no suporte e formato em que foi emitido, com os devidos sinais de validação;IV - cópia: documento duplicado de forma fiel a partir do original por meio da utilização de diferentes métodos, observando-se que a cópia pode ser autenticada por terceiro mediante, por exemplo, autenticação do tipo "confere com o original";V - segunda via: reprodução exata do documento original, com fidelidade de grafismo e de aparência do original;VI - gestão documental: conjunto de procedimentos que objetiva garantir a produção, a manutenção e a preservação, ao longo do tempo, de documentos fidedignos, autênticos, acessíveis e compreensíveis, independentemente da forma ou do suporte em que a informação resida;VII - certificação digital: conjunto de procedimentos que asseguram a integridade das informações e a autoria das ações realizadas em meio eletrônico, mediante assinatura eletrônica;VIII - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco com vistas a firmar determinado documento com sua assinatura;IX - unidades: secretarias-gerais e suas unidades integrantes, unidade de controle externo e unidades de assessoramento a autoridade, em consonância com a estrutura da Secretaria do Tribunal disposta em normativo específico;X - unidade competente: unidade que detém atribuição institucional afeta ao assunto principal tratado em determinado documento;XI - guarda temporária: guarda de documento para o qual, em função da natureza, está previsto procedimento de descarte após cumprido o respectivo prazo de retenção; eXII - prazo de retenção: intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativo e legal plenos de modo a cumprir a finalidade que determinou sua produção, e após o qual será descartado.Parágrafo único. Aplicam-se ao documento original, à cópia e à segunda via, os princípios de segurança da informação afetos à confidencialidade, disponibilidade e integridade, nos termos previstos na Resolução-TCU nº 217, de 15 de outubro de 2008.CAPÍTULO IIDO PROTOCOLO DE DOCUMENTOS E OBJETOS NO TCUArt. 3º Os documentos serão recebidos pelo TCU em meio eletrônico mediante serviço de protocolo eletrônico no Portal TCU.§ 1º Até a entrada em funcionamento do serviço de protocolo eletrônico ou na impossibilidade de o interessado fazer o envio em meio eletrônico, os documentos devem ser protocolados mediante recebimento, pelo TCU, de cópia ou segunda via em papel dos originais, salvo quando a entrega do original for exigível pela legislação consoante as hipóteses indicadas no Anexo I a esta Portaria.§ 2º O setor responsável pelo protocolo entregará ao remetente comprovante de recebimento de documento em papel, emitido por solução de tecnologia de informação do TCU, no qual constará aviso sobre o descarte de cópia ou de segunda via após o prazo de retenção previsto nesta Portaria.§ 3º Os documentos protocolados junto ao TCU devem ser classificados, mediante uso de solução de tecnologia da informação do Tribunal, quanto a requisitos inerentes à gestão documental e à segurança da informação, em especial no que tange à confidencialidade, em consonância com a Resolução-TCU nº 229, de 11 de novembro de 2009.Art. 4º Serão tratados como segunda via os documentos em papel protocolados no TCU, exceto quando houver o recebimento de termo original de contrato, acordo de cooperação ou instrumento congênere, de cópia, bem como de original cuja entrega é exigida pela legislação.§ 1º Não incumbe ao TCU providenciar cópia em papel de documento a ser protocolado em suas dependências, excetuando-se os casos previstos em lei.§ 2º Na hipótese de recebimento postal de original em papel sem cópia ou segunda via, a unidade ou setor competente, de posse do documento devidamente protocolado, providenciará a cópia em papel e a devolução via postal, de imediato, do original ao remetente, anexando orientação de que remessas futuras de documentos devem observar o disposto na Instrução Normativa nº 68, de 25 de outubro de 2011.§ 3º Na aplicação do parágrafo anterior, quando for impossível a identificação do remetente, a unidade ou setor competente não realizará cópia e utilizará o original.Art. 5º Quando do protocolo, os documentos em papel serão convertidos para o meio eletrônico.§ 1º Objetos cuja digitalização não seja tecnicamente possível podem ser convertidos em arquivo eletrônico por meios alternativos, tais como captura de vídeo, imagem fotográfica ou áudio, de modo a viabilizar a inserção nos autos eletrônicos, cabendo a posterior devolução desses objetos ao respectivo fornecedor.§ 2º Na hipótese de o arquivo eletrônico a que se refere o parágrafo anterior apresentar formato que inviabilize o exame no âmbito dos autos eletrônicos, o objeto deve ser identificado como documento físico vinculado ao processo e enviado à unidade competente para guarda e posterior devolução ao fornecedor ou descarte.§ 3º Cabe ao Serviço de Gestão Documental do Instituto Serzedello Corrêa elaborar e distribuir, após aprovação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, guia específico com os procedimentos para guarda, devolução ou descarte de objeto protocolado no TCU cuja digitalização não seja tecnicamente viável.§ 4º Os documentos eletrônicos resultantes da conversão a que se refere o caput, após certificação digital que garanta a fidedignidade da versão eletrônica, têm a mesma força probante dos originais, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização.Art. 6º Aplica-se aos documentos em papel recebidos pelo TCU procedimento idêntico para protocolo e conversão em meio eletrônico, independentemente de constituírem, ou não, peças processuais de autos eletrônicos ou em papel.Art. 7º O protocolo e a conversão de documentos em papel para o meio eletrônico devem observar os procedimentos e os controles de segurança da informação previstos no TCU, em especial, aqueles relativos à confidencialidade nos termos da Portaria-TCU nº 124, de 3 de maio de 2010§ 1º Após o protocolo e a conversão em meio eletrônico, o documento em papel de natureza sigilosa será encaminhado em envelope fechado à respectiva unidade competente.§ 2º As denúncias, declarações de bens e rendas e outros documentos em papel, que por sua natureza devam ser de conhecimento restrito e requeiram tratamento especial, serão recebidos e identificados como sigilosos e observarão procedimentos específicos de tramitação definidos para esse fim.Art. 8º Os procedimentos para protocolo no TCU e conversão em meio eletrônico de documentos em papel são os estabelecidos em guia específico, cuja elaboração e distribuição incumbem à Secretaria-Adjunta de Soluções e Sistemas Corporativos em parceria com o Serviço de Protocolo e Expedição da Secretaria de Engenharia e Serviços Gerais.Art. 9º Após protocolados e convertidos para o meio eletrônico, os documentos serão encaminhados à respectiva unidade ou setor competente.CAPÍTULO IIIDA GUARDA E DO DESCARTE DOS DOCUMENTOS E OBJETOS PROTOCOLADOS NO TCUArt. 10. Compete ao interessado a guarda, pelo prazo legal pertinente, do documento original cuja cópia ou segunda via em papel for protocolada junto ao TCU.Art. 11. O prazo de retenção de cópia ou de segunda via em papel é de seis meses contados da data de protocolo no Tribunal e a retenção de documento original em papel segue o disposto na Portaria-TCU nº 108, de 6 de maio de 2005.Art. 12. O descarte de documento contempla a sua exclusão do acervo do Tribunal, após avaliação e o cumprimento do prazo de retenção, e pode envolver, entre outros procedimentos, fragmentação e doação de original, cópia ou segunda via, observados os termos e os limites indicados na Portaria-TCU nº 108, de 2005.Parágrafo único. O descarte de documento em papel de natureza sigilosa deve ser realizado de tal forma que a informação nele contida não possa ser recuperada.Art. 13. Incumbe à unidade custodiante efetivar a organização documental, a guarda temporária e o descarte, após o prazo de retenção, de cópia ou segunda via em papel protocolada no TCU, observados os procedimentos previstos no Anexo II a esta Portaria.Parágrafo único. O descarte dos papéis de que trata o caput custodiados por unidades localizadas em Brasília pode ser realizado pelo Serviço de Gestão Documental do Instituto Serzedello Corrêa, de acordo com o cronograma estabelecido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.Art. 14. Para original em papel protocolado no TCU, compete à unidade custodiante, observados os procedimentos indicados no Anexo III a esta Portaria, efetivar a organização documental, a guarda pelo período determinado no mencionado Anexo III e o posterior envio ao Serviço de Gestão Documental do Instituto Serzedello Corrêa para guarda ou descarte nos termos da Portaria-TCU nº 108, de 2005.Art. 15. Na organização documental de original, cópia ou segunda via em papel que gerou peça de processo eletrônico, a unidade custodiante deve identificar a qual número de processo está associado o referido documento em papel.Art. 16. O descarte de original, cópia ou segunda via de documento em papel protocolado no TCU e inserto, em caráter excepcional, em processo em papel será realizado pelo Serviço de Gestão Documental do Instituto Serzedello Corrêa, observados o prazo de retenção afeto ao referido processo e os procedimentos dispostos na Portaria-TCU nº 108, de 2005.Art. 17. A guarda e o descarte de papel pela unidade custodiante devem observar os procedimentos de segurança e os controles relativos ao tratamento de informações quanto à confidencialidade, disponibilidade e integridade dispostos na Portaria-TCU nº 124, de 2010, e eventuais orientações emanadas pelo Comitê de Segurança da Informação.CAPÍTULO IVDAS DISPOSIÇÕES FINAISArt. 18. Aos documentos em papel produzidos no âmbito do TCU aplica-se, no que couber, o disposto nesta Portaria.Art. 19. Fica autorizado o procedimento de descarte, após o prazo de seis meses contados da data de protocolo no TCU, para cópia ou segunda via de documento em papel convertida para o meio eletrônico, a partir de 2008, para fins de constituição de peça em processo eletrônico, desde que confirmada a devida certificação digital que garanta a fidedignidade da versão eletrônica do documento.Parágrafo único. O descarte referido no caput será realizado conforme orientação emanada pelo Serviço de Gestão Documental do Instituto Serzedello Corrêa, e envolve trabalho prévio da unidade custodiante no qual restarão identificadas a cópia e a segunda via de documentos em sintonia com os conceitos indicados nesta Portaria.Art. 20. Compete à Secretaria-Geral de Administração a distribuição de fragmentadoras a todas as unidades do TCU com vistas a possibilitar o descarte de documentos e a adoção de medidas adicionais de segurança da informação, observado prévio levantamento de necessidades.Art. 21. Incumbe à Secretaria de Comunicação promover, interna e externamente ao TCU, a divulgação das inovações contidas na Instrução Normativa nº 68, de 2011, e nesta Portaria, com subsídio nas informações repassadas pelas Secretaria-Adjunta de Soluções e Sistemas Corporativos e Secretaria-Adjunta de Administração.Parágrafo único. A Secretaria de Soluções de Tecnologia da Informação, em parceria com a Secretaria-Adjunta de Soluções e Sistemas Corporativos, deve incluir, por determinado período, mensagem nas comunicações processuais com vistas à divulgação da Instrução Normativa nº 68, de 2011.Art. 22. Ato do Presidente do TCU definirá as regras para descarte de documentos e processos eletrônicos após aprovação do Plano de Preservação de Documentos Eletrônicos previsto na Resolução-TCU nº 233, de 2010.Art. 23. O uso indevido do protocolo e da gestão documental fica sujeito à apuração de responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.Art. 24. Incumbe à Comissão de Coordenação Geral atualizar os Anexos a esta Portaria, ouvidos, se necessário, a Consultoria Jurídica e o Comitê de Segurança da Informação.§ 1º A alteração do Anexo I ocorrerá mediante demanda formulada pela unidade diretamente envolvida e homologada pela respectiva secretaria-geral.§ 2º O ajuste dos Anexos II e III requer proposta prévia da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.Art. 25. Fica a Comissão de Coordenação Geral autorizada a expedir os atos necessários à regulamentação da presente norma e a dirimir os casos omissos.Art. 26. Esta Portaria entra em vigor em 2 de janeiro de 2012.BENJAMIN ZYMLERPresidenteANEXO I À PORTARIA-TCU Nº 325, DE 16 DE DEZEMBRO DE 2011ENTREGA DE DOCUMENTO ORIGINAL EXIGIDA PELA LEGISLAÇÃODocumento fiscal de comprovação de despesa - como nota fiscal, fatura ou recibo - que fundamente pagamento a fornecedor do Tribunal, ressarcimento e restituição de responsabilidade do TCU, bem como prestação de contas de suprimento de fundos concedidos a servidor do TribunalDocumento comprobatório recebido pela Secretaria de Gestão de Pessoas para fins de contagem de tempo de serviço de autoridade ou servidor do TCU ANEXO II À PORTARIA-TCU Nº 325, DE 16 DE DEZEMBRO DE 2011PROCEDIMENTOS DA UNIDADE CUSTODIANTE PARA ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL, GUARDA TEMPORÁRIA E DESCARTE DE CÓPIA OU SEGUNDA VIA DE DOCUMENTO EM PAPEL PROTOCOLADA NO TCUApós receber cópia ou segunda via em papel devidamente protocolada, a unidade custodiante deve realizar as seguintes ações:I - quanto à organização documental e à guarda temporária:a) na hipótese de ter sido gerada peça em processo eletrônico, vincular a cópia ou segunda via em papel ao respectivo processo por meio da anotação manual do número do TC no canto superior direito do documento;b) arquivar a cópia ou segunda via em ordem cronológica de recebimento e acondicioná-la em caixa-arquivo, envelope ou capa de processo referente ao ano corrente, fixando o rótulo de "cópia ou segunda via"; ec) armazenar a cópia ou a segunda via durante o período de seis meses a contar da data de protocolo, observando que para aquela de natureza sigilosa devem ser tomadas medidas de proteção lógica e física que garantam o acesso exclusivo dos usuários autorizados e que lhe seja aposta, também, rotulação de "sigiloso", em consonância com a Portaria-TCU nº 124, de 2010.II - quanto ao descarte:a) após o período de seis meses a que se refere a alínea "c" do item I, providenciar o descarte;b) seguir os métodos e especificações de descarte orientados pelo Serviço de Gestão Documental do Instituto Serzedello Corrêa e pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;c) realizar o descarte da cópia ou segunda via em papel de natureza sigilosa de tal forma que a informação nela contida não possa ser recuperada;d) na hipótese de descarte por fragmentação, observar que:d.1) a fragmentação poderá ser realizada pela unidade custodiante, por empresa ou por entidade sem fins lucrativos;d.2) os papéis fragmentados serão destinados à reciclagem mediante doação a entidades sem fins lucrativos ou por meio de venda;d.3) previamente à fragmentação devem ser retirados elementos como bailarinas, clipes e espirais dos documentos, bem como separadas as folhas brancas das coloridas;d.4) se a fragmentação não for realizada pela unidade custodiante, servidor da unidade deve acompanhar todo o procedimento e receber o termo de fragmentação emitido pela empresa ou entidade responsável;d.5) se houver venda do material fragmentado, receber o comprovante de depósito na conta única do Tesouro, de número 3000100001188557, do valor arrecadado com a reciclagem dos papéis;d.6) em caso de doação, coletar o comprovante pertinente junto à entidade beneficiada;d.7) deve ser autuado processo administrativo eletrônico no qual constarão o termo de fragmentação e, se couber, o comprovante de depósito feito na conta única do Tesouro ou o comprovante de doação; ed.8) tendo sido cumprido o objetivo dos autos, o processo a que se refere a alínea anterior deve ser encerrado e arquivado na unidade custodiante.ANEXO III À PORTARIA-TCU Nº 325, DE 16 DE DEZEMBRO DE 2011PROCEDIMENTOS DA UNIDADE CUSTODIANTE PARA ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL E GUARDA POR PRAZO DETERMINADO DE ORIGINAL EM PAPEL PROTOCOLADO NO TCUApós receber original em papel devidamente protocolado, a unidade custodiante deve realizar as seguintes ações quanto à organização documental e à guarda temporária:a) na hipótese de ter sido gerada peça em processo eletrônico, vincular o original em papel ao respectivo processo por meio da anotação manual do número do TC no canto superior direito do documento;b) arquivar o original em papel em ordem cronológica de recebimento e acondicioná-lo em caixa-arquivo, envelope ou capa de processo referente ao ano corrente, destacando que se trata de "documento original", observando que:b.1) as caixas devem ser ordenadas de acordo com o número e o ano, como por exemplo, caixa 1/2011, 2/2011 e assim sucessivamente;b.2) para documentos que ocuparem mais de uma caixa, indicar no campo "quantidade de caixas da etiqueta" o número total de caixas do conjunto documental, como por exemplo, 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3;b.3) a cada novo ano reiniciar a numeração da caixa, a exemplo de 1/2012 e 2/2012; eb.4) para o original de natureza sigilosa devem ser tomadas medidas de proteção lógica e física que garantam o acesso exclusivo dos usuários autorizados e ser aposta, também, rotulação de "sigiloso", em consonância com a Portaria-TCU nº 124, de 2010.c) armazenar o original em papel pelo prazo de:c.1) um ano a contar da data de encerramento do processo, para documento que gerou peça em autos eletrônicos; ec.2) um ano a contar da data de protocolo, para documento que não gerou peça em processo eletrônico e nem em papel.d) findo o prazo estabelecido na alínea "c", encaminhar o original em papel para o Serviço de Gestão Documental do Instituto Serzedello Corrêa, para fins de guarda ou descarte nos termos indicados na Portaria-TCU nº 108, de 2005;e) o encaminhamento de que trata a alínea anterior de original sigiloso deve seguir as regras de proteção dispostas em normativos específicos;f) se a unidade custodiante optar por realizar o descarte do original em papel em suas dependências, deve-se:f.1) efetivar o descarte somente após cumprido o prazo de retenção disposto na Portaria-TCU nº 108, de 2005;f.2) seguir os métodos e especificações de descarte orientados pelo Serviço de Gestão Documental do Instituto Serzedello Corrêa e pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;f.3) realizar o descarte do original em papel de natureza sigilosa de tal forma que a informação nela contida não possa ser recuperada;f.4) na hipótese de descarte por fragmentação, observar que:f.4.1) a fragmentação poderá ser realizada pela unidade custodiante, por empresa ou por entidade sem fins lucrativos;f.4.2) os papéis fragmentados serão destinados à reciclagem mediante doação a entidades sem fins lucrativos ou por meio de venda;f.4.3) previamente à fragmentação devem ser retirados elementos como bailarinas, clipes e espirais dos documentos, bem como separadas as folhas brancas das coloridas;f.4.4) se a fragmentação não for realizada pela unidade custodiante, servidor da unidade deve acompanhar todo o procedimento e receber o termo de fragmentação emitido pela empresa ou entidade responsável;f.4.5) se houver venda do material fragmentado, receber o comprovante de depósito na conta única do Tesouro, de número 3000100001188557, do valor arrecadado com a reciclagem dos papéis;f.4.6) em caso de doação, coletar o comprovante pertinente junto à entidade beneficiada;f.4.7) deve ser autuado processo eletrônico no qual constarão o termo de fragmentação, a guia de descarte aprovada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a cópia da ata de reunião da Comissão na qual a referida guia foi aprovada e, se couber, o comprovante de depósito feito na conta única do Tesouro ou o comprovante de doação; ef.4.8) tendo sido cumprido o objetivo dos autos, o processo a que se refere a alínea anterior deve ser encerrado e arquivado na unidade custodiante.