Norma nº 138/2009

Dispõe sobre a concessão de vista e cópia de autos de controle externo no âmbito do Tribunal e disciplina a utilização do meio eletrônico.

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício das suas atribuições, e tendo em vista o disposto nos arts. 163 a 167 do Regimento Interno, e no art. 1º, parágrafo único, e art. 142 da Resolução-TCU nº 191, de 21 de junho de 2006Considerando a necessidade de oferecer à sociedade serviço mais célere e eficiente de acesso às informações processuais produzidas ou custodiadas pelo TCU, resguardado o sigilo previsto na legislação;Considerando que a concessão de vista e cópia em meio eletrônico constitui fase importante na implantação de processo eletrônico no Tribunal;Considerando que a concessão de cópias eletrônicas a título gratuito possui custo financeiro inferior ao custo administrativo envolvido no eventual controle de ressarcimento dos emolumentos associados; eConsiderando que a digitalização dos autos favorece a celeridade dos trabalhos ao possibilitar a continuidade do andamento processual de modo concomitante à concessão de vista e cópia, bem como ao evitar o deslocamento dos autos entre unidades do Tribunal, resolve:Art. 1º Os procedimentos para concessão de vista e de cópia de autos de controle externo obedecem ao disposto nesta Portaria, observadas as Resoluções-TCU nº 191, de 2006, e n° 36, de 30 de agosto de 1995, e a legislação pertinente.Art. 2º Para os efeitos desta Portaria, entende-se por:I - vista: ato pelo qual a parte, diretamente ou por intermédio de seu procurador, mediante prévia solicitação, recebe os autos para exame;II - vista física: vista na qual há o exame dos autos em papel;III - vista eletrônica: vista na qual há o exame dos autos em arquivo(s) eletrônico(s);IV - cópia: ato pelo qual a parte, diretamente ou por intermédio de seu procurador, mediante prévia solicitação, recebe cópia dos autos;V - cópia física: cópia na qual há reprodução, parcial ou total, em papel, dos autos originais;VI - cópia eletrônica: cópia na qual há reprodução, parcial ou total, em arquivo(s) eletrônico(s), dos autos originais;VII - unidade demandada: unidade do Tribunal que recebe a solicitação de vista ou cópia;VIII - unidade detentora: unidade que detém a carga dos autos no momento da solicitação de vista ou cópia.Art. 3º A concessão de vista e cópia de autos de controle externo será realizada em meio eletrônico quando a unidade demandada e a unidade detentora não estiverem localizadas na mesma unidade da federação.§ 1º A concessão de vista e cópia em meio eletrônico pode ser adotada para outras hipóteses, a critério da unidade detentora.§ 2º Para a situação a que se refere o caput deste artigo, pode ser concedida, excepcionalmente, vista e cópia físicas, mediante justificativa da unidade detentora.§ 3º Compete à unidade demandada:I - solicitar à unidade detentora a digitalização do processo;II - informar ao autor do pedido de vista ou cópia a data a partir da qual os arquivos eletrônicos estarão disponíveis para fins de atendimento da solicitação, cientificando-lhe que os arquivos eletrônicos representam o conteúdo do processo na data da digitalização; eIII - adotar os procedimentos necessários à efetiva concessão de vista e cópia ao autor da solicitação.§ 4º Cabe à unidade detentora:I - providenciar a digitalização do processo;II - armazenar, no sistema Sisdoc, os arquivos correspondentes ao processo digitalizado; eIII - informar à unidade demandada quando da conclusão dos procedimentos de digitalização e de registro no sistema.§ 5º Os procedimentos operacionais para digitalização dos autos e armazenamento do(s) arquivo(s) eletrônico(s) correspondente(s) são definidos no Anexo I desta Portaria.§ 6º As unidades de assessoramento a autoridades contarão com o apoio da Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais (Aceri), por meio da Sala Ministro Luiz Octávio Galloti ("Sala dos Advogados"), para a realização dos procedimentos de que trata este artigo.§ 7º É vedada a concessão de vista e cópia em meio eletrônico de processo sigiloso ou de documentos que identifiquem o denunciante, em processos de denúncia, devendo constar o registro do caráter reservado das informações em cada cópia física a ser fornecida.Art. 4º Deferido o pedido de vista ou de cópia dos autos, a parte deverá apresentar, quando couber, comprovante de recolhimento da importância correspondente ao ressarcimento dos custos, por meio de Guia de Recolhimento da União (GRU), conforme orientações disponíveis no Portal TCU.§ 1º Os emolumentos devidos pelos serviços de vista ou cópia são os definidos no Anexo II desta Portaria.§ 2º Será dispensado o pagamento nas solicitações de interesse de órgão ou entidade da administração pública federal, estadual ou municipal, em conformidade com o art. 101, §1º, da Resolução-TCU nº 191, de 2006.Art. 5º Aos processos da área administrativa aplica-se, no que couber, o disposto nesta Portaria, em consonância com o parágrafo único do art. 143 da Resolução-TCU nº 191, de 2006.Art. 6º A Secretaria de Tecnologia da Informação (Setec) disponibilizará, posteriormente, solução de TI que permita a concessão de vista e cópia eletrônicas por meio do Portal TCU, de modo a viabilizar a evolução dos procedimentos definidos nesta Portaria.Art. 7º Fica a Secretaria-Geral de Controle Externo (Segecex) autorizada a promover, sempre que necessário, a atualização do Anexo I desta Portaria.Art. 8º Revogam-se as Portarias-TCU nº 246, de 28 de julho de 1994, e nº 164, de 27 de julho de 2006.Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.UBIRATAN AGUIARPresidenteANEXO I À PORTARIA-TCU Nº 138, DE 9 DE MARÇO DE 2009Procedimentos operacionais de digitalização dos autos em papel e armazenamento do(s) arquivo(s) eletrônico(s) correspondentesI - Recebido o pedido de vista ou cópia de processo que não esteja em sua própria carga, a unidade demandada solicitará à detentora, por mensagem eletrônica à caixa postal da unidade, a digitalização do processo.II - O pedido de vista ou cópia deverá ser digitalizado e enviado como anexo à mensagem eletrônica.III - A unidade detentora, por meio de consulta ao sistema Sisdoc, identificará os volumes do processo principal e, se for o caso, dos anexos e dos apensos já digitalizados na sua totalidade.IV - Após identificação dos volumes já digitalizados, a unidade detentora procederá a digitalização dos volumes restantes.V - Com a utilização de equipamento escaneador (scanner), os volumes, do principal, dos anexos e apensos, serão digitalizados individualmente, folha a folha, frente e verso, incluindo a capa.a) Folhas com grampos, documentos com gramatura elevada, capa, ou folhas com outros documentos colados poderão ser reproduzidos em cópias reprográficas antes da digitalização a fim de não danificar o scanner.b) Para um melhor desempenho do scanner, aconselha-se a colocação de 20 folhas por vez na bandeja de alimentação.c) Para cada volume será gerado um único arquivo "pdf".VI - Uma vez digitalizado, o arquivo correspondente a cada volume deve ser armazenado no sistema Sisdoc, com a devida vinculação ao respectivo processo e com os seguintes parâmetros:a) Caso já exista versão previamente armazenada no Sisdoc de arquivo correspondente a volume não encerrado, esta deverá ser substituída pelo arquivo contendo a nova versão.b) A critério da unidade detentora, poderá ser atribuído escopo mais restritivo ao documento correspondente a cada volume digitalizado, ficando a unidade responsável por registrar as permissões de acesso que julgar pertinentes.VII - Uma vez concluído o processo de digitalização, a unidade detentora informará a conclusão do procedimento, mediante mensagem eletrônica, à unidade demandada.  VIII - O autor do pedido de vista ou cópia será informado pela unidade demandada de que sua solicitação está em condições de ser atendida.IX - Para a concessão de vista eletrônica será disponibilizado computador conectado à rede TCU, com autenticação local, cujo acesso e configuração é o descrito a seguir:a) Acesso: Login: usuario  /  Senha: usuáriob) O computador conterá uma pasta compartilhada, nomeada "VISTA_ELETRONICA", onde os arquivos para vista serão armazenados.X - Antes de o solicitante iniciar o procedimento de vista, o conteúdo da pasta deverá ser completamente excluído, e os arquivos de interesse do solicitante para ela copiados.XI - A cópia eletrônica será fornecida mediante gravação dos arquivos eletrônicos em discos de gravação definitiva (CD-R ou DVD-R).XII - A unidade demandada é a responsável pela gravação dos arquivos, devendo entregar a mídia gravada somente após a assinatura do termo de recebimento da cópia. XIII - O Serviço de Suporte a Clientes (Sesuc/Setec), por meio do 0800, prestará apoio às unidades na execução dos procedimentos descritos neste anexo.XIV - As unidades da Sede poderão solicitar ao Serviço de Produção Gráfica (Sesap/Disop/Segraf) o apoio nos procedimentos de digitalização. ANEXO II À PORTARIA-TCU Nº 138, DE 9 DE MARÇO DE 2009ParâmetroConteúdoTipo do documentoVolume digitalizadoAssuntoPrimeiro volume da unidade principalVolume Aberto: UNIDADE_PRINCIPAL_VOLUME_000 Volume Encerrado:UNIDADE_PRINCIPAL_VOLUME_000_ENCERRADODemais volumes da unidade principalVolume Aberto:UNIDADE_PRINCIPAL_VOLUME_VVVVolume Encerrado:UNIDADE_PRINCIPAL_VOLUME_VVV_ENCERRADOOnde: ¿VVV¿ corresponde ao número do volume, desde 001 até 999Primeiro volume de anexoVolume Aberto:ANEXO_NNN_VOLUME_000Volume Encerrado:ANEXO_NNN_VOLUME_000_ENCERRADOOnde: ¿NNN¿ corresponde ao número do anexo, desde 000 até 999Demais volumes de anexoVolume Aberto:ANEXO_NNN_VOLUME_VVV;Volume Encerrado:ANEXO_NNN_VOLUME_VVV_ENCERRADO; Onde: ¿NNN¿ corresponde ao número do anexo e ¿VVV¿ corresponde ao número do volume do anexo, desde 000 até 999EscopoPúblico