Norma nº 1/2011

"Dispõe sobre as competências, a organização interna, o funcionamento, as atividades e a distribuição de cargos e de funções de confiança da Secretaria-Adjunta de Administração."

       O SECRETÁRIO-ADJUNTO DE ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas atribuições regulamentares e em observância ao disposto no inciso II do art. 86 da Resolução-TCU nº  240, de 23 de dezembro de 2010, bem como nos arts. 7º, 8º e 9º da Portaria-Segedam nº  1, de 3 de janeiro de 2011,  considerando as subdelegações de competência constantes da Portaria-Segedam nº  2, de 3 de janeiro de 2011; e  considerando o disposto no art. 54 da Resolução-TCU nº  240, de 23 de dezembro de 2010, resolve:  Art. 1º As competências, a organização interna, o funcionamento, as atividades e a distribuição de cargos e de funções de confiança das unidades integrantes da Secretaria-Adjunta de Administração (Adadmin) são as constantes desta Portaria.  Art. 2º A Secretaria-Adjunta de Administração (Adadmin) tem por finalidade auxiliar a Secretaria-Geral de Administração (Segedam) no exercício das suas competências, em especial quanto ao gerenciamento e execução de atividades de apoio ao funcionamento do Tribunal e à coordenação da Assessoria e dos projetos vinculados diretamente ao Secretário-Geral, bem como no gerenciamento das soluções de tecnologia da informação que dão suporte à atividade administrativa.  Art. 3º Compete à Secretaria-Adjunta de Administração (Adadmin) :  I-elaborar, em consonância com orientação emanada do Plano Estratégico do Tribunal e do Secretário-Geral de Administração, o Plano Diretor de Administração;  II-realizar o desdobramento, no âmbito das unidades integrantes da sua estrutura, das diretrizes aprovadas pelo Secretário-Geral de Administração;  III-orientar às demais unidades integrantes da Segedam sobre o desdobramento das diretrizes definidas e a elaboração de indicadores, acompanhar as ações desenvolvidas, controlar o alcance das metas e avaliar os resultados alcançados;  IV-coordenar a atualização de normas e manuais no âmbito da Segedam e de suas unidades integrantes;  V-coordenar o desenvolvimento, a sistematização, a normatização, a implantação, a orientação e a publicação dos atos administrativos e informações do tribunal, de modo a garantir a transparência da gestão, nos termos da Lei Complementar nº  131, de 27 de maio de 2009;  VI-promover a articulação entre as unidades integrantes da Segedam e as demais unidades integrantes do Tribunal;  VII-prestar apoio técnico e operacional às unidades integrantes do Tribunal no que tange à atividade administrativa;  VIII-gerenciar e zelar pela atualização das bases de informação relativas à sua área de atuação;  IX-coordenar a definição, desenvolvimento, aquisição, gerenciamento, aprimoramento, disseminação e manutenção das soluções de tecnologia da informação (TI) que dão suporte à atividade administrativa; e  X-desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.  Art. 4º A Secretaria-Adjunta de Administração (Adadmin) tem a seguinte estrutura:  I-Assessoria (ASS) ;  II-Diretoria de Sistemas Administrativos (Disad) ;  III-Comissão Disciplinar Permanente (CDP) ;  IV-Gerências de Processos:  a) Gerência de Publicação de Atos Administrativos (Gpublic) ;  b) Gerência de Diárias e Passagens (Gdip) ;  c) Gerência de Pessoal e Patrimônio (Gpep) ; e  d) Gerência de Processos e Documentos (Gprod) .  Art. 5º São atividades comuns a todas as unidades integrantes da Adadmin:  I-receber, registrar, autuar, constituir, distribuir, tramitar, instruir, consultar, encerrar, arquivar e expedir documentos e processos;  II-prestar informações no âmbito de sua área de atuação;  III-elaborar expedientes atinentes à sua área de atuação;  IV-guardar, controlar e zelar pela integridade dos bens em uso na subunidade;  V-zelar pela segurança da informação e pelo sigilo profissional no âmbito da subunidade;  VI-acompanhar o inventário dos bens existentes na subunidade;  VII-elaborar e atualizar manual de rotinas e procedimentos a cargo da subunidade;  VIII-elaborar relatórios de suas atividades;  IX-elaborar extratos para publicação de decisões da Adadmin;  X-consolidar e solicitar materiais e serviços necessários ao funcionamento da Adadmin;  XI-realizar estudos e pesquisas relativas às matérias pertinentes às suas áreas de atuação e propor soluções de melhoria no desenvolvimento das atividades correlatas; e  XII-propor normas e rotinas para as atividades desempenhadas na sua área de atuação.  Art. 6º A Assessoria (ASS) tem por finalidade prestar apoio ao titular da unidade, especialmente quanto à elaboração de pareceres e despachos e ao gerenciamento do cumprimento das metas decorrentes do Plano Diretor de Administração.  Art. 7º Compete à Assessoria (ASS) :  I-elaborar pareceres, pronunciamentos, expedientes e comunicações do Secretário-Adjunto;  II-desenvolver estudos técnicos e pesquisas;  III-instruir processos que lhe sejam distribuídos pelo titular da unidade, elaborando os extratos para publicação, quando necessário;  IV-elaborar, em parceria com subunidade responsável, as minutas dos atos normativos referentes à área de atuação da Adadmin;  V-gerenciar o cumprimento das metas definidas no Plano Diretor de Administração para todas as unidades integrantes da Segedam;  VI-elaborar, em parceria com as demais subunidades da Adadmin, relatórios de gestão conforme periodicidade e modelo definidos pelo Secretário-Adjunto;  VII-coordenar a atualização de normas e manuais no âmbito da Segedam e de suas unidades integrantes; e  VIII-desenvolver outras atividades que lhe sejam atribuídas pelo titular da unidade.  Art. 8º A Diretoria de Sistemas Administrativos (Disad) tem por finalidade promover a melhoria e o desenvolvimento de sistemas corporativos voltados para a área administrativa, disseminar o uso de ferramentas de TI no âmbito da Segedam, de modo a incrementar a produtividade das áreas envolvidas e aumentar a segurança dos processos de trabalho, repercutindo na melhoria do atendimento aos clientes internos.  Art. 9º Compete à Diretoria de Sistemas Administrativos (Disad) :  I-acompanhar a definição, modelagem, desenvolvimento, aquisição e manutenção dos recursos corporativos de TI necessários ao funcionamento das unidades integrantes da Segedam;  II-supervisionar o desenvolvimento de soluções departamentais para as unidades integrantes da Segedam;  III-desenvolver planilhas e formulários para aperfeiçoar os processos de trabalho das unidades integrantes da Segedam;  IV-desenvolver modelos de relatórios e de planos de trabalho para aperfeiçoar a gestão das unidades integrantes da Segedam;  V-coordenar a publicação de informações gerenciais no link "Transparência Administrativa", no Portal TCU; e  VI-desenvolver outras atividades inerentes à sua área de atuação.  Art. 10. A Comissão Disciplinar Permanente (CDP) é órgão colegiado de natureza técnica e de caráter permanente e tem por finalidade apurar responsabilidade de servidor do Tribunal por infração praticada no exercício de suas atribuições.  Art. 11. Compete à Comissão Disciplinar Permanente (CDP) :  I-formalizar processo disciplinar objetivando apurar responsabilidade de servidor por infração praticada no exercício de suas atribuições ou que tenha relação com as atribuições do cargo em que se encontra investido;  II-exercer suas atividades com independência e imparcialidade, assegurado o sigilo necessário à elucidação dos fatos ou exigido pelo interesse da Administração; realizando as reuniões e as audiências da Comissão em caráter reservado;  III-verificar eventuais impedimentos ou suspeição dos seus membros;  IV-convocar servidores, com ciência do titular da respectiva unidade, e terceiros para promover tomada de depoimentos, acareações, investigações, perícias e sindicâncias, bem como as providências que se fizerem necessárias visando à coleta de provas, propondo a requisição, quando necessário, de técnicos e peritos, de modo a permitir a completa elucidação dos fatos e das irregularidades administrativas;  V-indiciar servidor, quando for o caso, com a especificação dos fatos a ele imputados e das respectivas provas, bem como os dispositivos legais ou regulamentares transgredidos, assegurando-lhe ampla defesa;  VI-autorizar vista dos autos e cópias do processo ao acusado ou patrono da defesa;  VII-elaborar relatório conclusivo de processo disciplinar, propondo as providências cabíveis, e apresentá-lo, via Adadmin e Gabinete do Presidente, ao Corregedor do Tribunal de Contas da União, para julgamento, nos termos da Resolução-TCU nº  159, de 19 de março de 2003; e  VIII-desenvolver quaisquer outras atividades típicas da área que lhe forem determinadas pelo Corregedor.  Art. 12. A Gerência de Publicação de Atos Administrativos (Gpublic) tem por finalidade garantir a publicidade dos atos administrativos produzidos no âmbito do TCU mediante publicação no Diário Oficial da União e no Boletim do Tribunal de Contas da União, conforme dispuser regulamentação específica.  Art. 13. Compete à Gerência de Publicação de Atos Administrativos (Gpublic) :  I-elaborar portarias de interesse da Adadmin e da Segedam;  II-preparar ordens de serviço de alteração de lotação e de remoção de pessoal;  III-instruir, nos processos de remoção de servidor, o cálculo da indenização com transporte de bagagens e bens pessoais e acompanhar a comprovação do deslocamento do servidor e de seus dependentes;  IV-receber, realizar triagem, formatar e organizar as matérias destinadas à publicação no DOU;  V-receber, realizar triagem, formatar e organizar as matérias destinadas à publicação no BTCU;  VI-elaborar extratos de atos administrativos oriundos da Segedam e do Gabinete do Presidente para publicar no BTCU;  VII-elaborar e formatar extratos referentes à ratificação de despesas, acordos de cooperação, contratos e demais documentos, encaminhando-os para publicação no DOU;  VIII-elaborar os informativos da Adadmin e da Segedam;  IX-estruturar, controlar a numeração, editar e publicar o BTCU;  X-alimentar e manter atualizada a página do BTCU no Portal TCU, bem como a pasta de boletins no servidor de arquivos da Sede;  XI-orientar os demais setores no que concerne às normas de elaboração dos expedientes destinados à publicação no DOU e no BTCU;  XII-acompanhar, para fins de divulgação no BTCU, as matérias relativas ou de interesse do TCU publicadas no DOU;  XIII-manter registros e arquivos, bem como o controle das matérias publicadas nos boletins, organizando e atualizando o respectivo índice;  XIV-atender às solicitações de pesquisa relacionadas às matérias publicadas nos BTCUs; e  XV-desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.  Art. 14. A Gerência de Diárias e Passagens (Gdip) tem por finalidade gerenciar o processo de trabalho consistente da emissão de passagens e do pagamento de diárias requisitadas pelas unidades do TCU em conformidade com norma específica.  Art. 15. Compete à Gerência de Diárias e Passagens (Gdip) :  I-instruir processos de concessão de diárias;  II-instruir processos de solicitação de ressarcimento de despesas;  III-analisar e elaborar as autorizações de ressarcimento de despesas com transporte por quilômetro rodado;  IV-atestar viagem a serviço do titular da Segedam e dos dirigentes das unidades que a integram;  V-atestar e gerenciar o pagamento das taxas de ocupação de imóveis da reserva técnica do TCU;  VI-requisitar, emitir e receber passagens aéreas;  VII-acompanhar e fiscalizar a execução do contrato de emissão de passagens aéreas;  VIII-instruir processos de solicitação de passagens aéreas a colaboradores eventuais;  IX-realizar levantamentos estatísticos referentes ao pagamento de diárias e emissão de passagens aéreas;  X-instruir pedidos de ressarcimento de seguro internacional de saúde;  XI-cadastrar e conceder acesso das unidades do Tribunal ao sistema informatizado de reserva de passagens aéreas; e  XII-desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.  Art. 16. A Gerência de Pessoal e Patrimônio (Gpep) tem por finalidade gerenciar os registros e movimentações do pessoal e do patrimônio alocado à Segedam e suas unidades integrantes nos respectivos sistemas eletrônicos de gestão.  Art. 17. Compete à Gerência de Pessoal e Patrimônio (Gpep) :  I-solicitar, guardar, controlar, zelar e inventariar os bens alocados às unidades instaladas no Gabinete da Secretaria-Geral de Administração;  II-lançar e alterar, no Sistema de Gestão de Pessoas, os registros de frequência, afastamento, férias, recesso e demais ocorrências dos servidores lotados na Secretaria-Geral de Administração e nas suas unidades integrantes;  III-cadastrar, no Sistema de Gestão de Pessoas, a alteração de lotação de servidor no âmbito das unidades integrantes da Secretaria-Geral de Administração;  IV-solicitar, administrar e gerenciar as requisições de material de consumo no âmbito da Segedam;  V-controlar os limites máximos para concessão de licença-capacitação requerida pelos servidores lotados na Secretaria-Geral de Administração e nas suas unidades integrantes;  VI-gerenciar a emissão de correspondências; e  VII-desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.  Art. 18. A Gerência de Processos e Documentos (Gprod) tem por finalidade gerenciar os documentos e processos que tramitam pela Segedam e suas unidades integrantes, bem como gerenciar os suprimentos de fundo no âmbito da Adadmine das demais unidades do TCU.  Art. 19. Compete à Gerência de Processos e Documentos (Gprod) :  I-instruir processos de suprimento de fundos;  II-receber, registrar, distribuir e expedir documentos e expedientes no âmbito das unidades instaladas no Gabinete da Segedam;  III-constituir, receber, autuar, tramitar, consultar, encerrar e arquivar, no sistema informatizado de gestão processual, os processos de responsabilidade das unidades instaladas no Gabinete da Segedam;  IV-inserir peças nos autos e numerar páginas;  V-gerenciar os trabalhos dos prestadores de serviço terceirizados alocados à unidade;  VI-estabelecer critérios de distribuição de processos;  VII-manter organizado o arquivo de processos da Segedam;  VIII-manter arquivo sistemático e atualizado de documentos;  IX-controlar os serviços reprográficos no âmbito da Segedam; e  X-desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.  Art. 20. As funções de confiança alocadas à Adadmin estão distribuídas em conformidade com o Anexo I desta Portaria.  Art. 21. A lotação de servidores na Adadmin está distribuída na forma do Anexo II desta Portaria.  Art. 22. A estrutura organizacional da Adadmin é aquela constante do Anexo III desta Portaria.  Art. 23. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação              CARLOS ROBERTO CAIXETA  Secretário-Adjunto        ANEXO I À PORTARIA-ADADMIN Nº 1, DE 25 DE JANEIRO DE 2011     Distribuição das funções de confiança da Secretaria-Adjunta de Administração                 SECRETARIA-adjunta DE ADMINISTRAÇÃO     NÍVELFC     EXISTENTES     TOTAL             DIREÇÃO     ASSESSORAMENTO             Gabinete     Secretário-Adjunto     FC-5     1     -     1             Assessor      FC-3     -     1     1             Total da subunidade     1     1     2             Disad     Diretor     FC-4     1     -     1             Total da subunidade     1     -     1             CDP     Diretor     FC-4     1     -     1             Total da subunidade     1     -     1             Gpublic     Gerente de Processo     FC-3     1     -     1             Assistente Administrativo     FC-1     -     2     2             Total da subunidade     1     2     3             Gdip     Gerente de Processo     FC-3     1     -     1             Assistente Administrativo     FC-1     -     1     1             Total da subunidade     1     1     2             Gpep     Gerente de Processo     FC-3     1     -     1             Assistente Administrativo     FC-1     -     1     1             Total da subunidade     1     1     2             Gprod     Gerente de Processo     FC-3     1     -     1             Assistente Administrativo     FC-1     -     1     1             Total da subunidade     1     1     2             Total Adadmin     7     6     13                          ANEXO II À PORTARIA-ADADMIN Nº 1, DE 25 DE JANEIRO DE 2011     Lotação autorizada para as unidades da Secretaria-Adjunta de Administração                 UNIDADES     AUFC-CE     AUFC-ATA     TEFC     AUX     TOTAL             Secretaria-Adjunta      1     -     -     -     1             Assessoria     1     -     -     -     1             Disad     1     -     2     -     3             CDP      1     -     2     -     3             Gpublic     -     -     11     -     11             Gdip     -     -     6     -     6             Gpep     -     -     4     -     4             Gprod     -     -     7     1     8             TOTAL     4     -     32     1     37              ANEXO III À PORTARIA-ADADMIN Nº 1, DE 25 DE JANEIRO DE 2011  Estrutura organizacional da Secretaria-Adjunta de Administração         ADADMIN                        ASSESSORIA                      CDP         DISAD                        GPROD          GPEP           GDIP             GPUBLIC