Norma nº 174/2009

Aprova a realização do Projeto SIM - Sistematização de Instruções de Mérito.

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no Art. 83, §1º, da Resolução-TCU nº 214, de 20 de agosto de 2008, e no Art. 5º da PortariaTCU nº 325, de 12 de dezembro de 2006, resolve:Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto SIM - Sistematização de Instruções de Mérito, nos termos do Anexo desta Portaria.Art. 2º Fica designada a Analista de Controle Externo Kátia Maria Alencar Fernandes, matrícula nº 2318-3, para exercer a atribuição de Coordenadora de Projeto, sob regime de dedicação integral.Parágrafo único. Cabe ao coordenador do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no Art. 8º da Portaria-TCU nº 325, de 2006, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos do Tribunal de Contas da União.Art. 3º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.UBIRATAN AGUIARPresidenteTRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃOPROPOSTA DE PROJETO SISTEMATIZAÇÃO DE INSTRUÇÕES DE MÉRITO - SIMPágina 1de 41. Identificação do gestor do projetoNome do gestorMatrículaE-mailRamalKátia Maria Alencar Fernandes2318-3katiaaf@tcu.gov.br7712Função do gestor Gerente  XCoordenador LíderNome do substituto eventualMatrículaE-mailRamalElísio de Azevedo Freitas5643-0elisioaf@tcu.gov.br5088Local / telefoneBrasília / Telefone: 3316-77122. Identificação do projetoNome do projetoSistematização de Instruções de Mérito - SIMPeríodo de realizaçãoUnidade patrocinadora04/05/2009 a 03/11/2009SEGECEX3. Vinculação estratégicaPlano Estratégico do TCU (Portaria ¿ TCU nº 02, de 05 de janeiro de 2006).a) Objetivo estratégico 8: Ampliar a divulgação de resultados da gestão pública e das ações de controle;b) Objetivo estratégico 11: Reduzir o tempo de apreciação de processos;c) Objetivo estratégico 14: Aperfeiçoar instrumentos de controle e processos de trabalho;d) Objetivo estratégico 17: Otimizar a utilização do conhecimento organizacional.Plano de Diretrizes do TCUa) Objetivo 1: Reduzir o tempo de apreciação de processos; b) Objetivo 3: Ampliar a divulgação de resultados da gestão pública e das ações de controle.c) Objetivo 4: Aperfeiçoar instrumentos de controle e processos de trabalho.Plano Diretor da Unidade Patrocinadoraa) Objetivo 1: Reduzir o tempo de instrução de processos.b) Objetivo 3: Aperfeiçoar instrumentos de controle e processos de trabalho.4. Problema / oportunidadeDescrição do problema ou da oportunidade a) Realização de trabalhos repetitivos (retrabalho) que prejudicam a produtividade da Unidade;b) Qualidade não uniforme das instruções com fundamentações excessivas ou incompletas, com falta de objetividade ou de concisão ou ainda pautadas em jurisprudências desatualizadas, gerando perda de efetividade dos trabalhos.c) Instruções desconexas com a jurisprudência do TCU e demais Tribunais Superiores;d) Necessidade de aumento de produtividade devido ao aumento progressivo de demanda;e) Redução qualitativa do estoque da Unidade;f) Divergência de encaminhamentos para as mesmas questões pela falta de debate técnico, pela assimetria de informações e por personalismos;Evolução do quadro (apresentar dados)a) Atualmente perde-se muito tempo com pesquisa e elaboração de instruções sobre matérias já analisadas e pacificadas na SERUR e no próprio tribunal. Em razão disso ¿ e de outros fatores ¿ em 2008 houve registro de sensível aumento do estoque de processos na SERUR. Observa-se que em dezembro de 2007 existiam 490 processos na Unidade (entre abertos e sobrestados), já em dezembro de 2008 havia 576 processos na SERUR (entre abertos e sobrestados). Como se pode observar existe uma tendência de aumento no estoque de processos. O projeto busca oferecer apoio e promover aumento de produção das instruções de mérito dos processos de baixa e média complexidade, proporcionando mais tempo para o exame de processos de alta complexidade, embora hoje ainda não seja possível mensurar em termos numéricos a redução de estoque que será proporcionada.TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃOPROPOSTA DE PROJETO SISTEMATIZAÇÃO DE INSTRUÇÕES DE MÉRITO - SIMPágina 2 de 45. Escopo do projeto5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema) Sistematizar os exames das questões incidentais, materiais ou processuais, mais recorrentes nos processos em fase recursal. 5.2 Meta -Produto - HomologadorMETAProdutoHomologadorObjetivo específicoQuantoData de términoa) Definir os temas que serão objeto de sistematização.106/05/2009Lista de temas objeto de sistematização[1].Junniusb) Elaborar e validar as questões sistematizadas na primeira fase.  428/05/2009Questões sistematizadas da lista de temas aprovados ¿ fase 1. Junniusc) Elaborara e validar as questões sistematizadas na segunda fase. 414/07/2009Questões sistematizadas da lista de temas aprovados ¿ fase 2.Junniusd) Elaborar e validar as questões sistematizadas na terceira fase.425/08/2009Questões sistematizadas da lista de temas aprovados ¿ fase 3.Junniuse) Elaborar e validar as questões sistematizadas na quarta fase.420/10/2009Questões sistematizadas da lista de temas aprovados ¿ fase 4.Junnius5.3 Não escopo (o que o projeto não vai fazer)a) Sistematização da Jurisprudência do TCU.b) Procedimento de atualização das questões de mérito sistematizadas pelo projeto.c) Sistematização de questões de mérito complexas e que não são repetitivas. 6. Benefícios (impacto esperado dos produtos do projeto)a) Sistematização das instruções de mérito dos processos em fase recursal;b) Incremento da produtividade da unidade técnica;c) Celeridade, economicidade, objetividade e concisão na elaboração de instruções, bem como a uniformização no tratamento das questões mais recorrentes ou pacificadas no âmbito do TCU;d) Ampliação, transparência e disseminação de conhecimentos;e) Ganho de racionalidade nos trabalhos elaborados pela Secretaria;f) Utilização de teses jurídicas atualizadas;g) Economia processual.TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃOPROPOSTA DE PROJETO SISTEMATIZAÇÃO DE INSTRUÇÕES DE MÉRITO - SIMPágina 3 de 47. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projetoRiscoImpactoProbabilidade de ocorrerAção para(E) Evitar ocorrência do risco(M) Mitigar ocorrência do risco(R) Reduzir impacto do risco ocorridoResponsável pela açãoa) Descontinuidade por falta de dedicação exclusiva dos servidores ao projeto.AltoBaixo (E) Inclusão de servidores com dedicação integral ao projeto; (M) Minimizar a entrega de demandas desconexas com o Projeto ¿ SIM aos seus componentes.Junniusb) Ausência de colaboração das diretorias técnicas.MédioBaixo (E) Reuniões com todos os setores da Secretaria, para conscientizar sobre a relevância do Projeto e sobre a necessidade de participação de todos ¿ prestando subsídios aos seus componentes.(M) Contato direto com todos os diretores da Secretaria, para que no dia-a-dia fiquem atentos a assuntos que carecem de sistematização.Junniusc) Licença e férias dos componentes da equipe do projeto.Alto Alto (R) Negociar com o patrocinador metas factíveis no período destas ausências. Kátia8. Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)Nome da parte envolvidapatrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e  físicos)Item negociado ou a negociar com as partes envolvidasa) SEGECEX (patrocinador e parceiro)Apoio formal para constituição do projeto;Recursos tecnológicos.b) CONJUR (parceiros)Cessão de um servidor para compor a equipe do projeto, com dedicação integral.c) SERUR Um servidor para coordenar a equipe do projeto, com dedicação integral9. Relação com outros projetosProjetos predecessoresProjetos conexosProjetos sucessoresProjeto Sisjur;Projeto Segedam sem Papel;Projeto Parecer. Não há.Expansão para todo o tribunal e atualização de um banco de dados no qual estas questões de mérito sistematizadas estejam contidas.10. Custos adicionais estimadosRecursoValor estimadoData inicial de liberação do recursoa) Contratação de estagiário para compor a equipe do Projeto (6 x 700,00).R$ 4.200,00Abril de 2009.b)    c)    Total de custos estimadosR$ 4.200,00 Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃOPROPOSTA DE PROJETO SISTEMATIZAÇÃO DE INSTRUÇÕES DE MÉRITO - SIMPágina 4 de 411. Outros recursos necessáriosRecursoFornecedora)   b)   12. Equipe do projetoNomeMatrículaLotaçãoPeríodoDedicação integral/ parcial / por atividade1. Kátia Maria Alencar Fernandes2318-3SERUR20/04/2009 a 23/10/2009Dedicação integral2. Elísio de Azevedo Freitas5643-0CONJUR20/04/2009 a 23/10/2009Dedicação integral3. Charles Andrews Pires (estagiário) SERUR20/04/2009 a 23/10/2009Dedicação integral13. FinalizaçãoDataAssinatura do gestor do projetoEm 16/04/2009   KÁTIA MARIA ALENCAR FERNANDESCoordenadora do ProjetoManifestação do titular da unidade patrocinadoraDe acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em ___/___/2009.Encaminhe-se à Seplan, para fins de aprovação.SEGECEX, em ___/___/2009   PAULO ROBERTO WIECHERS MARTINSSEGECEXSecretário GeralManifestação da SeplanManifesto-me favoravelmente à autorização do projeto.SEPLAN, em ___/___/2009   CLAUDIO SARIAN ALTOUNIANSecretário de Planejamento e Gestão