Norma nº 279/2007

Prorroga o prazo de realização do Projeto Atuar - Atualização da Administração de Recursos Humanos no TCU.

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 86, § 1º, da Resolução nº 199, de 28 de dezembro de 2006, e na PortariaTCU nº 325, de 12 de dezembro de 2006, resolve:Art. 1º Fica prorrogado até 31 de março de 2008, conforme relatório de prorrogação anexo, o prazo para conclusão do Projeto Atuar - Atualizaçãoda Administração de Recursos Humanosno TCU, aprovado pela Portaria-TCU nº 125, de 5 de maio de 2004, e prorrogado pela Portaria-TCU nº 168, de 28 de julho de 2006.Art. 2º Fica designada a Técnica de Controle Externo, PATRÍCIA LUQUE CARREIRO, matrícula nº 6018-6, para exercer as atribuições de Líder do Projeto de que trata esta Portaria, ficando, em conseqüência, dispensada da função de confiança de Coordenador de Projeto, código FC-3, exercida no referido Projeto.Art. 3º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.Art. 4º Esta Portaria entra em vigor a partir de 1º de janeiro de 2008.WALTON ALENCAR RODRIGUESPresidente               TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       RELATÓRIO nº __PRORROGAÇÃO DO PROJETO       1.                                          ATUAR   Página 1 de 5             Período do projeto   Unidade patrocinadora   Gestor do projeto       01/04/2004 a 31/12/2007 (prorrogado)   Segedam ¿ Segep   Patrícia Luque Carreiro   1. Objetivo do projeto      Aperfeiçoar a capacidade de resposta da Secretaria de Recursos Humanos às demandas que lhe são apresentadas no exercício de suas funções institucionais.   2. Situação do projeto (em relação ao previsto na proposta)      Execução em relação ao total do projeto         (    ) Menos de 10% executado   (    ) 10% a 40% executado   (    ) 41% a 80% executado   (X) acima de 80% executado       Controle       (    ) Execução adiantada   (    ) Execução dentro do previsto   (X) Execução atrasada         3. Cumprimento de metas acordadas na proposta      Produto   Indicador   Quanto   Data de término   Comentários(comentários relevantes na execução ou no formato do produto, discrepância entre datas, alteração de escopo, inclusão de novos produtos, outros)         a)   Manual de Gestão de Pessoas da Serec homologado junto ao corpo técnico   Manual de Gestão de Pessoas homologado   1   P: 15/12/2006R:   Meta cancelada.O Manual de Gestão de Pessoas foi um produto entregue pela empresa contratada em 2005, com o modelo vigente à época. Restou, no entanto, homologar o manual junto ao corpo de gestores da Serec naquela ocasião. Porém, a homologação não foi realizada. Com a mudança de secretários, e consequente alteração do organograma e dos processos de trabalho da Segep, seria necessário não apenas homologar, mas revisar e reajustar todo o manual, o que poderá demandar tempo e recursos humanos para o mesmo, e exigiria um outro produto a ser realizado. O Manual entregue, mesmo sem homologação, foi repassado ao projeto do novo SGP para conhecimento.       b)   Minuta de portaria contendo os macroprocessos e os principais processos de trabalho nível 1 da função gestão de pessoas com seus respectivos responsáveis   Minuta de portaria aprovada   1   P: 15/12/2006R:   Meta cancelada.A portaria em questão se destina a regulamentar todas as atividades referentes à gestão de pessoas, com a devida repartição de competências entre Segep e ISC. O ISC está passando por um processo de restruturação, com a modelagem de processos de trabalho, o que pode ensejar uma redefinição de macroprocessos e revisão desta minuta de portaria. O patrocinador do projeto entendeu como dispensável a realização deste produto na atual Segep.       c.1)   DW Sipad ajustado   Sistema ajustado   1   P: 31/07/2007R: 31/01/2007   Meta cumprida.Com aceite do patrocinador       c.2)   ODS GRH ajustado   Sistema ajustado   1   P: 31/07/2007R: 31/01/2007   Meta cumprida.Com aceite do patrocinador.       d.1)   Processo de trabalho gestão de clima organizacional desenhado e implantado   Processo de trabalho desenhado e implantado   1   P: 30/10/2007R: 30/11/2007   Meta cumprida.O processo de gestão do clima organizacional foi desenhado e implantado com sucesso. foi realizada a transferência de tecnologia da empresa contratada para o corpo técnico da Segep.                  TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       RELATÓRIO nº __PRORROGAÇÃO DO PROJETO       2.                                          ATUAR   Página 2 de 5             Produto   Indicador   Quanto   Data de término   Comentários(comentários relevantes na execução ou no formato do produto, discrepância entre datas, alteração de escopo, inclusão de novos produtos, outros)         d.2)   Pesquisa de clima organizacional   Pesquisa realizada e aprovada   1   P: 15/10/2007R: 05/09/2007   Meta cumprida.A pesquisa de clima organizacional atingiu 66% de respondentes. Os resultados foram apresentados em primeira reunião para os secretários da Segep e da Seplan. Posteriormente, foram feitas apresentações para os membros do CGP e ainda em outra ocasião para todos os servidores.       d.3)   Modelo de gestão de clima organizacional   Modelo aceito   1   P: 15/12/2007R: 09/03/2007   Meta cumprida.Com aceite do patrocinador.       d.4)   Metodologia de aferição de indicadores (qualitativos e quantitativos) relativos à gestão de pessoas   Metodologia aprovada   1   P: 15/12/2007R: 05/09/2007   Meta cumprida.O produto está inserido no relatório de resultados da pesquisa de clima organizacional.       e)   Processos de trabalho redesenhados com regras de negócio detalhadas   Processos de trabalho redesenhados e aceitos   8   P: 15/12/2007R:   Meta cancelada.Com a criação da CAS e as novidades a serem implementadas por ocasião do projeto Segedam Sem Papel, o patrocinador considerou desnecessária a continuidade deste produto. Além disso, o servidor designado para desempenhar a atividade saiu do projeto e o processo de redesenho interrompido. Não foi localizado servidor qualificado para a tarefa na Segep, com disponibilidade para participar do projeto.       f)   Servidores da Serec treinados de acordo com o levantamento efetuado no PCD (Plano de Capacitação e Desenvolvimento da Segep)   Total de servidores da Segep treinados / total a treinar pelo PCD   75%   P: 15/12/2007R:   Meta parcialmente cumprida.Foram realizados cursos de Redação (4 turmas), cursos de informática (13 turmas) e  curso de pós-graduação em Gestão de Pessoas (com término do contrato previsto para 31/12/2007).Não foi atingido, contudo, a meta de servidores treinados na Segep (75%). Foram utilizadas 93 vagas dos cursos para servidores que estiveram lotados por ocasião da matrícula ou estão atualmente  nesta Secretaria. Isso representaria 55% de servidores da Secretaria treinados. Porém, é importante ressaltar que alguns servidores participaram de mais de um curso, o que significa que o percentual real de servidores treinados é menor.Estava previsto, inicialmente, cursos de Legislação de Pessoal. Eles foram, no entanto, suprimidos, em função de alguns fatores:histórico de baixa participação de servidores da Segep em cursos;pouca disponibilidade de verba oriunda do projeto BID, em função das quedas de valor do dólar;dificuldade de conciliação de calendários da Segep e do ISC.                  TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       RELATÓRIO nº __PRORROGAÇÃO DO PROJETO       3.                                          ATUAR   Página 3 de 5             Produto   Indicador   Quanto   Data de término   Comentários(comentários relevantes na execução ou no formato do produto, discrepância entre datas, alteração de escopo, inclusão de novos produtos, outros)         g)   Novo método de emissão de carteiras funcionais desenvolvido   Novo método aprovado   1   P: 31/12/2007R:   Mudança de escopo.O processo de emissão das novas carteiras funcionais (cartão magnético) foi incorporado pela DIREC, uma vez que o novo sistema de controle de acesso e frequência prevê crachá integrado à carteira funcional. O projeto Atuar daria suporte ao regulamentação, sob demanda, o que não foi necessário, até o presente momento.       h.1)   Base de dados do GRH auditada   % da base de dados auditada   70%   P: 31/12/2007R:   Meta em andamento: 20% executado.A auditoria está sendo realizada a contento pela servidora e com o auxílio de 2 estagiários.       h.2)   Base de dados do GRH consistente (após a auditoria)   % da base de dados consistente   70%   P: 31/12/2007R:   Meta em andamento.Esse produto é conseqüência da conclusão do produto ¿h.1¿.       h.3)   Definição de regras de negócio para evitar o cadastramento de dados inconsistentes   Definição de regras aprovada   1   P: 31/12/2007R:   Meta em andamento: 20% executado.A definição das regras de negócio quanto a inconsistência no cadastramento de dados iniciou-se junto com a auditoria da base de dados e, ao final da auditoria, será gerado um relatório conclusivo.       i.1)   Documentos críticos com tratamento documental   % de documentos críticos com tratamento documental   100%   P: 31/12/2007R:   Meta em andamento: 20% executado.Existem 2 grupos de documentos para serem tratados e digitalizados (não serão microfilmados): BTCU e Pastas Funcionais. As edições do BTCU já receberam tratamento documental e já foram digitalizadas. Elas serão disponibilizadas, segundo instrução da Setec, no portal TCU.O grupo das pastas funcionais está sendo executado, tendo atingido cerca de 20% do total de pastas. A empresa contratada está desenvolvendo um programa de carga para a migração dos dados para a base do TCU.Dependerá da Setec, no entanto, uma solução definitiva para a inclusão de novos documentos e uma ferramenta de pesquisa para localização dos documentos digitalizados.       i.2)   Documentos críticos digitalizados   % de documentoscríticos digitalizados   100%   P: 31/12/2007R:   Meta em andamento: 20% executado.Produto resultante do produto ¿i.1¿.       j)   Procedimentos para incorporação dos produtos do projeto à rotina da Serec   % de procedimentos com incorporação preparada   100%   P: 31/12/2007R:   Meta em andamento: 40% executado.Alguns produtos do projeto já foram incorporados pela Segep em sua rotina. Resta ainda a incorporação dos produtos ainda não finalizados, como a digitalização das novas pastas funcionais e auditoria do restante da base de dados do GRH.   4. Atividade realizada fora do plano (se couber)      Descrição   Comentários         a)   Fórum de Gestão de Pessoas no Setor Público   Contou com 340 participantes inscritos, de 85 diferentes instituições, vindos de 7 unidades da federação.                  TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       RELATÓRIO nº __PRORROGAÇÃO DO PROJETO       4.                                          ATUAR   Página 4 de 5       5. Dificuldade encontrada (se couber)      Dificuldade   Ação para saneamento         a)   Falta de mobilização e interesse dos servidores da Segep para participação nos cursos propostos no PCD   Solicitação aos gestores para incentivar os servidores de suas unidades   6. Impacto gerado pelos produtos (registrar se impacto já ocorrido)      a)   Possibilidade de visualização e pesquisa de documentos dos assentamentos funcionais, com a preservação dos originais.       b)   Desenvolvimento de metodologia própria para a pesquisa de clima organizacional, capaz de estudar com profundidade e abrangência todos os aspectos do Tribunal.       c)   Exclusão de dados duplicados da base de dados do GRH que possibilitarão a migração de uma base mais consistente para o novo sistema de gerenciamento de pessoas, a ser adquirido pelo Tribunal.   7. Definição do formato da prorrogação      Período da prorrogação       01/01/2008 a 31/03/2008       Justificativa da prorrogação       O foco principal da prorrogação será acompanhar os trabalhos de digitalização de documentos da Segep e supervisionar o contrato com a Domínio Tecnologia Relacional Ltda., com término previsto para março de 2008. O acompanhamento prevê organização de remessas de documentos, em momentos pré-estabelecidos, com a devida transferência de guarda dos documentos à empresa, e posterior conferência do encaminhamento das remessas; apoio operacional à empresa (autorização de entrada e saída de equipamentos, autorização para entrada de funcionários, confecção de crachás, empréstimo de móveis do TCU, com o devido monitoramento de seu uso, etc.); a intermediação da empresa com outras unidades e subunidades do TCU, cujas atividades estão relacionadas à digitalização (Setec, equipe do BTCU/Segedam, diretorias da Segep, outros projetos ¿ Pessoa e Projeto Bid); acompanhamento de questões técnicas; aceite e homologação dos produtos entregues; encaminhamento de notas fiscais para pagamentos dos serviços.Adicionalmente,  durante o período em que a digitalização estiver ocorrendo, será possível dar continuidade aos trabalhos de auditoria da base de dados do GRH, de forma a atingir o percentual previsto de 70% da base de dados do GRH auditada. Essa limpeza da base de dados já será útil por ocasião da migração para o novo sistema GRH, ainda a ser adquirido e foco do projeto Novo SGP.Ressalte-se que a função de coordenador de projeto FC-3 será dispensada na prorrogação, haja vista a nomeação da atual coordenadora de projeto para a função de Chefe de serviço FC-3 do Serviço de Admissões e Avaliação de Desempenho, prevista para janeiro de 2008.       Alterações no desenvolvimento dos trabalhos (se couber, registrar alterações relevantes a serem adotadas durante o período de prorrogação)       ------       META   Indicador   Produto   Cliente       Objetivo específico   Quanto   Data de término       a)   Documentos críticos com tratamento documental   100%   31/03/2008   100% de documentos críticos higienizados   Documentos higienizados   Segep       b)   Documentos críticos digitalizados   100%   31/03/2008   100% dos documentos críticos digitalizados   Arquivos em pdf dos documentos críticos, com possibilidade de pesquisa textual no documento e metadados definidos para pesquisa.   Segep       c)   Procedimentos para inclusão de novos documentos no arquivo virtual da Segep.   1   31/03/2008   Relatório elaborado e aprovado   Relatório para incorporação de novos documentos ao arquivo virtual da Segep, com a especificação de procedimentos e equipamentos necessários.   Segep       d.1)   Base de dados do GRH auditada   70%   31/03/2008   70% da base de dados auditada, consistente e aprovada   Base de dados consistente   Segep       d.2)   Definição de regras de negócio para evitar o cadastramento de dados inconsistentes   1   31/03/2008   Relatório com definição de regras aprovada   Relatório contendo regras de negócio para evitar o cadastramento de dados inconsistente   Segep                  TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       RELATÓRIO nº __PRORROGAÇÃO DO PROJETO       5.                                          ATUAR   Página 5 de 5             Não escopo (o que o projeto não vai fazer)       a)   Desenvolver aplicativo para nova inclusão e consulta de documentos digitalizados       Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)       Nome da parte envolvidapatrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e  físicos)   Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas       a)   Projeto Pessoa   Fornecedor de informações da base tecnológica do TCU para a migração de documentos digitalizados       b)   Setec   Parceiro para armazenamento dos documentos funcionais e BTCU¿s digitalizados.       c)   Projeto Bid   Responsável pelo encaminhamento de pagamentos ao PNUD       d)   Segep e suas diretorias   Cliente e patrocinador       e)   Equipe BTCU / Segedam   Cliente       f)   Projeto Novo SGP   Cliente       Custos estimados (registrar se houver alteração dos custos previstos na proposta)       Recurso   Valor estimado   Data inicial de liberação do recurso       a)   2 Estagiários (nível superior)   R$ 4.200,00          b)   1 Estagiário (ensino médio)   R$ 1.350,00          Total de custos estimados   R$ 5.550,00          Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)      Equipe do projeto (registrar se houver alteração da equipe prevista na proposta)   8. Finalização      Nome   Matrícula   Lotação   Período   Dedicação integral/ parcial / por atividade         1.   Patrícia Luque Carreiro (líder de projeto)   6018-6   Segep   31/12/2007 a 31/03/2008   parcial       2.   Carlos Orfila Lima de Sousa   3028-7   Segep   31/12/2007 a 31/03/2008   Integral       3.   Maria Raquel Vieira   3373-1   Segep   31/12/2007 a 31/03/2008   Integral       4.   Maria de Fátima Barbosa Ferreira   964-4   Segep   31/12/2007 a 31/03/2008   Integral