Norma nº 111/1990

Dispõe sobre procedimentos de formalização e tramitação de processos na Secretaria do Tribunal de Contas da União, e dá outras providências. Revoga a Portaria nº 030, de 27.04.90.

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, resolve:Art. 1º Os processos sujeitos a informações ou pareceres, inclusive os relativos a inspeções ou auditorias, bem como os documentos a eles referentes, deverão ser devidamente protocolizados.§ 1º Aplica-se o disposto neste artigo aos processos que tratarem de assunto sigiloso, que terão a indicação genérica de "Sigiloso".§ 2º Assunto sigiloso é aquele que, por sua natureza, deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requeira medidas especiais para sua segurança.§ 3º Deverão ser adotadas as seguintes medidas de Segurança na formalização, tramitação e guarda de processos ou documentos considerados sigilosos:I - aposição na capa, se houver, e na primeira página, junto ao número do protocolo, da inscrição: SIGILOSO";II - acondicionamento em envelope, na expedição e tramitação, no qual constará, apenas, a inscrição "SIGILOSO", o número do processo, o nome e a função do destinatário;III - no caso de reprodução, a cópia, de acordo com sua destinação, receberá igual tratamento previsto para a tramitação e guarda do original;IV - no caso de decorrerem diligência ou comunicações, deverão ser observadas as medidas de segurança acima explicitadas; eV - mantenha, enquanto guardados, em local de acesso restrito.Art. 2º Na elaboração dos relatórios de inspeções ou auditorias as equipes designadas providenciarão o resguardo do sigilo necessário, evitando, sob sua responsabilidade, que outros servidores deles tomem conhecimento.§ 1º É vedada às equipes de inspeções ou auditorias, e às autoridades competentes para encaminhamento do assunto, a extração de cópias de relatórios, enquanto não sejam estes definitivamente elaborados e submetidos ao dirigente da respectiva Unidade da Secretaria-Geral.§ 2º Uma vez acostada a redação final dos relatórios, deles serão extraídas as cópias necessárias ao cadastro da Unidade originária da instrução dos processos respectivos, ficando ao dispor dos membros das equipes, sempre observadas as medidas imprescindíveis ao resguardo do sigilo regulamentar.§ 3º Em nenhuma hipótese os relatórios, juntos aos processos, ou isoladamente, tramitarão em aberto pelas Unidades da Secretatia-Geral do Tribunal de Contas da União, seguindo seu curso em envelopes lacrados, com a nota de "sigilo" sem indicação, no rótulo, da natureza ou do assunto focalizado, salvo quando não acusarem irregularidades graves ou indícios de débitos.Art. 3º A inobservância das medidas preconizadas nesta Portaria por qualquer dos servidores partícipes do procedimento, em caso de quebra de sigilo, será considerada indício razoável de autoria do ilícito até prova em contrário, ficando, a critério do Presidente do Tribunal, o afastamento do indicado de suas funções, até final deliberação, sem prejuízo de seus direitos e deveres estatutários e funcionais.Art. 4º O capeamento dos processos, observadas a sua natureza, far-se-á nas cores a seguir indicadas:I - BRANCA - concessão de aposentadoria, reforma, pensão e atos de admissão de pessoal;II - AZUL - tomada ou prestação de contas e assunto correlato;III - ROSA - relatório de inspeção ou levantamento de auditoria;IV - VERDE - matéria administrativa interna; eV - VERMELHA - papéis e processos de natureza urgente.Parágrafo único. Consideram-se urgentes e desse modo serão tramitados e instruídos, os processos e papéis referentes a:I - requisições ou pedidos de informações formulados pelos Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário;II - consultas;III - denúncias;IV - expedientes relacionados com a inobservância de preceitos ou normas atinentes a entrega das importâncias devidas a Estados, Municípios, Territórios e Distrito Federal;V - representação prevista no artigo 79, § 1º, do Decreto-lei nº 2.300/86 e alterações posteriores;VI - outros assuntos que, a critério do Plenário, do Presidente ou do Relator, sejam entendidos como tal.Art. 5º A numeração dos processos será iniciada no primeiro dia útil de cada ano, na Sede e nas IRCEs, de acordo com a tabela elaborada pelo Centro de Informática e Processamento de Dados (CPD) para o sistema de Controle e Acompanhamento de Processos.Art. 6º O expediente que tenha relação com processo protocolizado no Tribunal receberá o número referente a este e será encaminhado ao local onde ele se encontrar, para a devida juntada.Parágrafo único. No caso de o processo encontrar-se fora do Tribunal, o expediente a ele relacionado deverá ser autuado com número novo, indicando-se o número do originário e encaminhando-se ao setor competente, para oportuna anexação.Art. 7º Poderá ser efetuada a anexação, apensação, desapensação de processos e desanexação de documentos.§ 1º A juntada, por anexação, que se fará em caso de processos que se complementam, tem caráter definitivo, entranhando-se um ao outro, com o encerramento do que foi anexado.§ 2º A juntada, por apensação, de caráter transitório, far-se-á quando dois ou mais processos em estudo tenham correlação entre si, mantendo-se superpostos um ao outro, ficando em segundo lugar o apensado, conservando cada um o respectivo número, com a movimentação das fichas correspondentes.§ 3º A desanexação constitui a retirada de peças dos autos, identificando-se os documentos retirados e a sua destinação, constituindo apartado com número próprio, se for o caso.§ 4º A desapensação consistirá na separação de processos anteriormente apensados, mediante despacho exarado em cada um deles.Art. 8º O processo, dependendo da quantidade de documentos que o integram, poderá ser desdobrado em principal e volumes anexos.§ 1º Os volumes anexos serão numerados seqüencialmente, em algarismos romanos, indicando-se em cada um o número do processo a que pertence.§ 2º As folhas do processo principal e de cada um dos seus volumes anexos terão numeração independente.Art. 9º Compete ao Serviço de Comunicações - SC da Sede:I - receber, autuar e numerar os processos e papéis;II - encaminhar ao setor próprio do CPD, devidamente formalizados, os processos ou papéis para cadastramento no "Banco de Dados" do sistema de controle e acompanhamento de processos;III - prestar informações ao público interessado sobre andamento dos processos; eIV - providenciar a entrega de processos, correspondências e outros documentos.§ 1º Nenhum processo ou papel poderá permanecer no SC da Sede por mais de cinco dias, contados da data do recebimento, devendo ter andamento imediato os considerados urgentes.§ 2º A correspondência entregue no SC da Sede deverá ser expedida no prazo máximo de três dias, a contar do seu recebimento.Art. 10. Compete ao Serviço de Administração - SAd das IRCEs:I - receber, autuar e numerar os processos e papéis;II - encaminhar ao CPD formulários próprios para cadastramento dos processos no "Banco de Dados" do sistema de controle e acompanhamento;III - comunicar ao CPD o encerramento, a anexação ou qualquer alteração de cadastro do processo;IV - conferir diariamente os extratos de movimentação emitidos pelo CPD, saneando as impropriedades verificadas;V - apensar às prestações ou tomadas de contas, se houver, o respectivo relatório de inspeção, de levantamento de auditoria, a tomada de contas especial, se esta se referir a qualquer dos agentes responsáveis do período, e demais documentos referentes a contrato, convênio, acordo, ajuste e outros, que guardem relação com o período daquelas prestações ou tomadas de contas;VI - informar à Secretaria de Planejamento e Coordenação - SPC as alterações ocorridas na clientela da Inspetoria, no que se refere ao nome das entidades, à natureza jurídica, vinculação ministerial e ao prazo para apresentação das contas ao Tribunal;VII - distribuir os processos ou papéis às unidades competentes;VIII - encaminhar os processos e papéis, após decisão final e prazos regulamentares, ao Serviço de Microfilmagem e Arquivo-SMA, observadas as normas pertinentes;IX - requisitar processos ou papéis ao SMA;X - prestar informações ao público interessado sobre andamento de processos;XI - outras tarefas designadas pelo titular da Inspetoria; eXII - aplica-se também ao SA das IRCEs o disposto nos parágrafos 1º e 2º do artigo 9º desta Portaria.Art. 11. Compete ao CPD:I - cadastrar os processos ou papéis e fornecer o respectivo dígito verificador ou de controle;II - atualizar o "Banco de Dados" com as alterações, anexações, entradas de referentes, saídas e atendimentos de diligências, tramitações e os encerramentos dos processos, com base em documentos e/ou formulários recebidos, imprimindo as respectivas fichas;III - expedir processos ou expedientes a eles referentes acompanhados das fichas que comprovem a atualização do "Banco de Dados";IV - emitir, diariamente, relação das diligências com prazo vencido, para adoção das providências que se fizerem necessárias a cargo dos SA, exceto com relação aos processos de concessão, cuja relação será quinzenal;V - prestar informações sobre andamento dos processos; eVI - exercer a atividade coordenadora sobre o sistema de controle e acompanhamento de processos, podendo elaborar manuais e propor instruções.Art. 12. Compete aos Serviços de Administração - SA da Sede:I - receber os processos e papéis, já formalizados, conferindo e arquivando as respectivas fichas;II - informar ao CPD, por meio de formulário próprio, as decisões do Tribunal ou de autoridades competentes de que resulte o encerramento de processos instruídos pela Sede e Regionais; eIII - desempenhar as atribuições a que aludem os incisos III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X e XI do artigo 10, aplicando-se-lhe o disposto nos parágrafos 1º e 2º do artigo 9º desta Portaria.Art. 13. Compete ao informante:I - numerar e rubricar as folhas do processo, na ordem cronológica ;II - verificar, no prazo de até cinco dias úteis, a contar da distribuição, se o processo contém todas as peças necessárias ao exame, para, em caso negativo, propor diligência ou restitui à Secretaria de Controle Interno - CISET, conforme o caso;III - diligenciar direta e pessoalmente, quando, para instrução do processo, for necessária a obtenção de elementos em outro setor da Secretaria-Geral do Tribunal, evitando diligências e despachos interlocutórios;IV - examinar as prestações ou tomadas de contas em conjunto e/ou em confronto, quando couber, com o respectivo relatório de inspeção, de levantamento de auditoria, com a tomada de contas especial, se for do ordenador de despesa do mesmo período, e com os demais documentos referentes a contrato, convênio, acordo, ajuste e outros, pertinentes ao exercício daquelas prestações ou tomadas de contas. A tomada de contas especial de responsável secundário, por não ter reflexo com as contas do Ordenador de Despesas, deve tramitar independentemente;V - verificar, nas tomadas ou prestações de contas, se os documentos que as integram, por cópia, estão devidamente autenticados pela Unidade ou Entidade de origem ou pelo Controle Interno;VI - verificar, no tocante às tomadas de contas especiais, se contêm os elementos indispensáveis à caracterização da origem ou proveniência do débito, tais como: identificação do responsável (nome, Cadastro de Pessoa Física - CPF e endereço), quantificação do débito, com os respectivos documentos comprobatórios e período do evento;VII - articular a conclusão, conforme deva ser transmitida, no caso de diligência ou recomendação;VIII - sempre que o processo em exame evidenciar continência ou conexão com outros em tramitação no Tribunal, assinalar o fato, bem como indicar a fase processual em que se encontram, a fim de possibilitar à Presidência distribuí-los a um só Relator;IX - observar, no exame dos autos, as instruções contidas em manuais próprios; a utilização de formulários, quando couber; a jurisprudência predominante do Tribunal, inclusive os enunciados sumulares; e as normas legais e regulamentares aplicáveis;X - indicar o número da folha, quando for feita qualquer remissão a elementos de outro processo, mencionar o número deste;XI - relatar os fatos que mereçam destaque nos autos, emitindo sempre proposta conclusiva, observando, na instrução: clareza; precisão; concisão; linguagem sóbria; isenção de parcialidade; legibilidade e ortografia oficial; eXII - observar, na instrução dos processos, também as seguintes formalidades: numeração seguida dos parágrafos; inutilização de folhas ou espaços em branco; identificação do processo no alto à direita; denominação do setor em que tenha exercício o informante, permitida a abreviatura; data; assinatura; nome do informante por extenso e matrícula; cargo ou função, datilografados ou reproduzidos por meio de carimbo; e outras que se fizerem necessárias.Art. 14. O Diretor de Divisão ou o Encarregado de Grupo de Trabalho deverá:I - distribuir, imediatamente, os processos ou papéis aos informantes;II - orientar, tecnicamente, o informante na instrução do processo;III - manifestar sua concordância, quando nada tiver a acrescentar ao parecer do informante; eIV - emitir parecer, na hipótese de discordância ou qualquer acréscimo necessário.Art. 15. O titular de Unidade da Secretaria-Geral poderá:I - conceder vista dos autos a quem de direito; eII - fornecer cópia de peças de processo que haja sido solicitada por agentes responsáveis arrolados nos autos ou seus representantes legais, observada a tabela em vigor sobre os respectivos custos.Art. 16. Na elaboração de instruções, informações, pareceres ou despachos, o servidor signatário deverá, sempre que se referir a qualquer sigla, em sua primeira remissão, escrever por extenso o seu significado.Art. 17. A correspondência, a cargo das Unidades da Secretaria-Geral, será ultimada no prazo máximo de oito (8) dias, contados do recebimento do processo.Art. 18. Para maior celeridade na instrução dos processos, a diligência para seu saneamento, sempre que possível, e a critério do Titular de Unidade da Secretaria-Geral, poderá ser realizada "in loco".Parágrafo único. O informante dirigir-se-á ao órgão ou entidade munido do respectivo ofício diligenciador, e prestará, se solicitado, os esclarecimentos adicionais necessários, retornando, em prazo razoável, para recebimento das informações requisitadas.Art. 19. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revoga a Portaria nº 030, de 27.04.90, e demais disposições em contrário.ADHEMAR PALADINI GHISIPresidente