Norma nº 18/2009

Dispõe sobre o controle de qualidade dos trabalhos realizados pelas unidades técnico-executivas vinculadas à Segecex.

 PORTARIA SEGECEX N o 18, DE 5 DE JUNHO DE 2009  Dispõe sobre o controle de qualidade dos trabalhos realizados pelas unidades técnico-executivas vinculadas à Segecex.                       O SECRETÁRIO-GERAL DE CONTROLE EXTERNO, no exercício das competências conferidas pelo art. 32 da Resolução – TCU no 214, de 20 de agosto de 2008, e no uso da autorização concedida pelo art. 7o da Portaria – TCU no 177, de 27 de abril de 2009;                       Considerando que as metas estabelecidas para o biênio 2009/2010 trazem como objetivo o incremento da tempestividade e produtividade nas ações de controle externo;                       Considerando a necessidade da existência de padrões capazes de assegurar que o aumento de produtividade não se realize em detrimento da qualidade necessária aos trabalhos produzidos pelas unidades técnico-executivas;                       Considerando as competências atribuídas à Secretaria Adjunta de Supervisão e Suporte (Adsup) pelo art. 13 da Portaria – Segecex no 3, de 23 de janeiro de 2009; resolve:                       Art. 1º . O controle de qualidade dos trabalhos realizados pelas unidades técnico-executivas vinculadas à Segecex será operacionalizado pela Diretoria de Acompanhamento e Avaliação da Secretaria Adjunta de Supervisão e Suporte (Dirac/Adsup).                       Art. 2º . Para fins de controle de qualidade, serão analisados os seguintes conjuntos de processos:                      I – processos constantes de amostras selecionadas por iniciativa da Adsup;                       II – processos encaminhados à Segecex pelos Gabinetes dos Relatores com registro de falhas; e                       III – processos de cobrança executiva encaminhados pelo Gabinete do Ministério Público junto ao TCU e pelo Serviço de Cadastros e Cobrança Executiva da Secretaria Adjunta de Supervisão e Suporte (Scbex/Adsup) com registro de falhas.                      § 1º. Para fins do disposto nos incisos II e III, a Adsup disponibilizará aos Gabinetes e ao Scbex os formulários constantes dos Anexos I e II desta portaria.                      § 2º. As análises amostrais poderão ser realizadas por meio dos sistemas eletrônicos adotados pelo Tribunal ou com base nos autos físicos requisitados às unidades técnico-executivas, a critério da Adsup.                       § 3º. Para fins da requisição de que trata o parágrafo anterior, a Adsup deverá selecionar, preferencialmente, processos já encerrados, de modo a não impactar a instrução e processamento de matérias ainda não apreciadas pelo Tribunal.                      § 4º. A Adsup comunicará previamente às unidades os processos componentes das amostras a serem analisadas.                      § 5º. A amostra de que trata o inciso I poderá ser direcionada para a análise de processos que se encontrem em situações específicas, podendo, nesses casos, ser verificados aspectos não constantes do Anexo III, desde que os critérios sejam estabelecidos e divulgados previamente. (Incluído) (Portaria-Segecex nº 14, de 29/04/2010, BTCU nº 16/2010)                      Art. 3º . As peças e atos de cada processo serão analisados de forma amostral, com vistas à verificação da incidência das falhas listadas no Anexo III.                      § 1º . As falhas serão classificadas de acordo com a categoria de relevância na qual se enquadrem.                      § 2º . Para os fins deste artigo, serão adotadas as seguintes definições:                      I – falha crítica – é aquela que impede a apreciação do processo por parte do Tribunal ou o prosseguimento da instrução processual, exigindo a devolução por parte do Gabinete e/ou o retorno a fases anteriores de instrução, sob pena de ineficácia da decisão ou dos atos subsequentes;                      II – falha maior – é aquela que não impede a apreciação do processo por parte do Tribunal ou o prosseguimento da instrução processual, mas causa grande impacto, com necessidade de trabalho corretivo ou adicional por parte do destinatário;                      III – falha média – é aquela que não exige imediato trabalho corretivo ou adicional por parte do destinatário, mas pode exigir trabalho corretivo ou adicional em fase subsequente, reduz sensivelmente a utilidade e o aproveitamento do trabalho ou instrução processual e/ou impacta a tempestividade ou a adesão a normas; e                      IV – falha menor – é aquela que reduz em menor nível a utilidade e o aproveitamento do trabalho ou instrução processual.                       § 3º. Não será objeto de avaliação o mérito das propostas contidas nos processos avaliados, exceto no que diz respeito à inobservância às normas e princípios aplicáveis.                      § 4º. Não serão consideradas as falhas sanadas no âmbito da unidade de origem, desde que não tenham produzido efeitos ou impactado o andamento do processo.                       § 5º. Constatada mais de uma falha, será considerada para fins de avaliação da qualidade do processo apenas a relevância da falha mais grave, na forma do Anexo IV desta portaria, não se somando as demais.                      § 6°. A Adsup deverá avaliar a efetiva responsabilidade da unidade pelas falhas constatadas.                       § 7º. No que diz respeito aos processos de cobrança executiva, a responsabilidade pelas falhas será atribuída:                       I - exclusivamente à unidade técnico-executiva responsável, no caso de falhas detectadas pelo Scbex/Adsup antes do encaminhamento do processo ao Ministério Público junto ao TCU;                      II - à unidade técnico-executiva responsável e à Adsup, no caso de falhas detectadas pelo Ministério Público junto ao TCU.                      § 8º. As falhas constantes dos itens 1.58, 2, 6.10 e 7 do Anexo III desta portaria não impactarão a nota de qualidade dos processos, sem prejuízo da expedição de orientações. (Incluído) (Portaria-Segecex nº 14, de 29/04/2010, BTCU nº 16/2010).                       § 9º . O disposto na primeira parte do parágrafo anterior não se aplica aos casos de contumaz inobservância das orientações expedidas. (Incluído) (Portaria-Segecex nº 14, de 29/04/2010, BTCU nº 16/2010).                       Art. 4º. O resultado da análise de qualidade procedida pela Adsup será encaminhado por meio eletrônico à unidade técnico-executiva responsável e indicará as falhas identificadas e sua classificação.                       § 1º . O formulário constante do Anexo I visa a orientar a análise efetuada pela Adsup e não será encaminhado à unidade técnico-executiva.                      § 2º . O resultado da análise de qualidade efetuada pela Adsup terá natureza gerencial e não implicará anuência aos atos processuais nos quais não se apontaram falhas.                      Art. 5º . O conjunto das falhas constatadas será registrado pela Adsup em base de dados própria, podendo o resultado das análises empreendidas ser utilizado para os seguintes fins:                       I – cálculo do alcance das metas das unidades;                      II – expedição de orientações individualizadas e de caráter geral;                       III – identificação de necessidades de treinamento; e                       IV – aperfeiçoamento de manuais e normas internas. Parágrafo único. A Adsup fará publicar a cada quadrimestre relatório das falhas de maior incidência como forma de orientação preventiva às unidades..                      Art. 6º . Durante o segundo quadrimestre de 2009, a Adsup implementará em caráter experimental a sistemática disciplinada por esta portaria, devendo propor à Segecex os ajustes que entender necessários à sua implementação plena no terceiro quadrimestre, consideradas as sugestões de aprimoramento formuladas pelas demais unidades.                       Art. 7º . O controle de qualidade realizado pela Adsup não dispensa o controle de qualidade inerente e concomitante ao processo de trabalho, de responsabilidade dos próprios servidores e de seus supervisores.                       Art. 8º . Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação. PAULO ROBERTO WIECHERS MARTINS   ANEXO I À PORTARIA-SEGECEX No 18, DE 5 DE JUNHO DE 2009FORMULÁRIO DE IDENTIFICAÇÃO DE FALHAS EM PROCESSOS DE CONTROLE EXTERNO(VER DOCUMENTO ORIGINAL)