Norma nº 175/2007

Aprova a realização do Projeto Portal Gerencial - Gerenciar e designa seu gestor.

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 86, § 1º, da Resolução nº 199, de 28 de dezembro de 2006, e na PortariaTCU nº 325, de 12 de dezembro de 2006, resolve:Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto Portal Gerencial - Gerenciar, nos termos do Anexo desta Portaria.Art. 2º Fica designado o Analista de Controle Externo Gustavo Henrique de Oliveira Borges, matrícula nº 6496-3, para exercer a função de confiança de Coordenador de Projeto, código FC-03, constante do Anexo X da Resolução nº 199, de 2006, e alocada às funções de gestores de projetos.Parágrafo único. Cabe ao coordenador do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 8º da Portaria-TCU nº 325, de 2006, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.Art. 3º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.WALTON ALENCAR RODRIGUESPresidente               TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       PROPOSTA DE PROJETO       1.                                           2.                                          PORTAL GERENCIAL ¿ Gerenciar   Página 1 de 5       1. IDENTIFICAÇÃO      4.       Nome do projeto       Portal Gerencial - Gerenciar       5.       Período de realização   6.       Unidade patrocinadora       16/07/2007 a 16/11/2007   Secretaria de Planejamento e Gestão ¿ Seplan       7.       Nome do gestor   8.       Matrícula   9.       E-mail   10.  Ramal       Gustavo Henrique de Oliveira Borges   6496-3   gustavoho@tcu.gov.br   7407       11.  Função do gestor          12.  Gerente   X   13.  Coordenador      14.  Líder       15.  Nome do substituto eventual   16.  Matrícula   17.  E-mail   18.  Ramal       Martinho Shintate   5076-8   martinhos@tcu.gov.br   5270       19.  Local / telefone       Seplan, ed. Sede, sala 148 / 3316-5270       2. VINCULAÇÃO ESTRATÉGICA (em que o projeto vai ajudar na estratégia definida pelo TCU)      20.  Plano estratégico do TCU       a)   Objetivo estratégico 19 ¿ Desenvolver cultura orientada a resultados.       b)   Objetivo estratégico 8 ¿ Ampliar a divulgação de resultados da gestão pública e das ações de controle.       c)   Iniciativa estratégica 1 ¿ Aperfeiçoar o processo de identificação e divulgação das ações dos resultados das ações de controle.       21.  Plano de diretrizes do TCU       a)   Ação 1.4 ¿ Colher e utilizar informações estratégicas para definição das ações de controle.       b)   Ação 6.7 ¿ Ampliar o uso do DW Sinergia para extração e disseminação de informações armazenadas nas bases de dados do TCU.       22.  Plano diretor de Tecnologia da Informação       a)   Ação 1.1.2 ¿ Aperfeiçoar o sistema Sinergia para fornecimento de informações que permitam melhor acompanhamento e priorização de processos.       b)   Ação 4.10 ¿ Ampliar o uso do sistema Sinergia para extração e disseminação de informações armazenadas nas bases de dados do TCU.       c)   Ação 4.10.4 ¿ Implementar demandas evolutivas da Seplan e Adcon no sistema Sinergia.       23.  Plano diretor da Seplan       a)   Ação 3.1.c ¿ Reestruturar o Portal Sinergia.       3. PROBLEMA/OPORTUNIDADE      26.  Descrição objetiva do problema ou oportunidade       a)   Existe a necessidade cada vez maior de integração das informações que se encontram dispersas em diversos sistemas informatizados e unidades do Tribunal. Tal fato dificulta a obtenção tempestiva de informações que atendam aos questionamentos suscitados para suporte ao processo de tomada de decisão gerencial. Essa deficiência pode ser minimizada por meio do desenvolvimento de um portal de informações gerenciais, utilizando-se o Sistema Sinergia e o Portal Corporativo do TCU, que congregue informações das principais bases de dados do Tribunal em relatórios gerenciais, que possibilitarão a análise de resultados e de tendências, auxiliarão no processo de definição de estratégias de atuação e na melhoria de processos de trabalho e, consequentemente, no desempenho da organização.       b)   As informações gerenciais atualmente disponíveis no sistema Sinergia, dado o volume de dados dispostos, são de difícil acesso, condição esta que vem inibindo sua utilização por parte de autoridades e corpo técnico do TCU.       c)   A secretarias Seplan e Adcon disponibilizam, em esforços distintos, alguns relatórios de informações gerenciais em suas páginas no Portal Corporativo do TCU. É possível unir os trabalhos desenvolvidos nessas secretarias para formar um repositório de informações gerenciais em nível institucional, evitando duplicação de esforços e agregando conhecimentos de diferentes equipes de trabalho.                  TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       PROPOSTA DE PROJETO       27.                                      28.                                     PORTAL GERENCIAL ¿ Gerenciar   Página 2 de 5             29.  Evolução do quadro (apresentar dados referentes ao problema ou oportunidade)       a)   O sistema Sinergia apresenta dados extraídos de 9 sistemas do TCU ¿ Processus, Radar, GRH, Fiscalis, SIDOC, Clientela, SISUNIDADE, SIPAD e SISAC. No entanto, os relatórios gerados pelos sistemas citados não apresentam a quantidade de informações que poderiam ser disponibilizadas pelo Sinergia. Além disso, a estrutura desses relatórios não pode ser ajustada pelos usuários, ao contrário dos relatórios desenvolvidos a partir do Sinergia, que podem ser modificados de acordo com as necessidades dos seus usuários para auxiliar o processo de tomada de decisões adequadamente.       b)   O desenvolvimento de relatórios para apresentação das informações do Sinergia requer conhecimento técnico da ferramenta Business Objects e do sistema Sinergia. Atualmente, os servidores do TCU não possuem capacitação para realizar esse trabalho e precisam demandar essa tarefa a Seplan ou Adcon. Essas secretarias dispõem de 5 servidores para a execução desse trabalho, cumulativamente com outras atribuições, o que ocasiona atrasos consideráveis para o atendimento das demandas. Após a conclusão do Portal Gerencial, os relatórios que devem ser atualizados e utilizados periodicamente serão desenvolvidos por uma equipe especializada e disponibilizados em um repositório único de acesso a todos os servidores do TCU.       c)   Os relatórios disponibilizados pela secretarias Seplan e Adcon apresentam, muitas vezes, informações sobre o mesmo assunto. É possível identificar esforços em duplicidade entre essas secretarias em cerca de 65% dos relatórios disponibilizados. Pode-se assumir que um relatório bem elaborado é desenvolvido despendendo-se em média um esforço de 5 horas. Considerando apenas o tempo de elaboração dos relatórios, podemos concluir que há um desperdício de 32.5 horas de trabalho ¿ aproximadamente 1 semana de trabalho de um servidor ¿ a cada grupo de 10 relatórios elaborados por essas secretarias. Se considerarmos o tempo de manutenção desses relatórios, esse dispêndio é ainda maior. Portanto, não é interessante que servidores do TCU executem o mesmo trabalho, com resultados idênticos, em secretarias diferentes.   4. OBJETIVO GERAL (em relação à resolução do problema ou ao aproveitamento da oportunidade)      a)   Desenvolver, agrupar e disponibilizar relatórios gerenciais no Portal TCU, acerca do desempenho das unidades técnicas e dos gabinetes.   5. ESCOPO (o que o projeto vai fazer)      34.  META   35.  Produto   36.  Cliente(quem aprova)       37.  Objetivo específico   38.  Quanto   39.  Data de término         a)   Desenvolver modelo de especificação e documentação de relatórios.   1   20/07/2007   Modelo de especificação e documentação de relatórios aceito   Seplan       b)   Desenvolver modelo de apresentação para os relatórios, observando o padrão do Portal TCU.   1   20/07/2007   Modelo de apresentação para os relatórios aceito.   Seplan       c)   Desenvolver modelo de check list para orientar a implementação dos relatórios.   1   20/07/2007   Modelo de check list para orientar a implementação dos relatórios aceito.   Seplan       d)   Orientar a equipe do projeto sobre o processo de desenvolvimento.   100%   20/07/2007   Orientação da equipe do projeto sobre o processo de desenvolvimento realizado.   Seplan       e)   Especificar, desenvolver e homologar os relatórios necessários para atender aos Gabinetes de Ministros e Auditores e Corregedoria.   11   14/08/2007   Relatórios gerencias para os Gabinetes publicados e aceitos   Seplan, Gabinetes e Corregedoria       f)   Especificar, desenvolver e homologar os relatórios necessários para atender ao Ministério Público junto ao TCU.   8   27/08/2007   Relatórios gerencias para o Ministério Público junto ao TCU publicados e aceitos   Seplan e MP/TCU       g)   Especificar, desenvolver e homologar os relatórios necessários para atender a Segepres e Conjur.   17   25/09/2007   Relatórios gerencias para o TCU publicados e aceitos   Seplan, Segepres e Conjur       h)   Especificar, desenvolver e homologar os relatórios necessários para atender à Segecex.   24   02/11/2007   Relatórios gerencias para a Segecex publicados e aceitos   Seplan e Segecex                  TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       PROPOSTA DE PROJETO       40.                                      41.                                     PORTAL GERENCIAL ¿ Gerenciar   Página 3 de 5             42.  META   43.  Produto   44.  Cliente(quem aprova)       45.  Objetivo específico   46.  Quanto   47.  Data de término         i)   Especificar, desenvolver e homologar os relatórios necessários para detalhar as Unidades Jurisdicionadas.   3   07/11/2007   Relatórios gerencias das Unidades Jurisdicionadas publicados e aceitos   Seplan e Segecex       j)   Especificar, desenvolver e homologar os relatórios necessários para atender a Secoi.   2   09/11/2007   Relatórios gerencias para a Presidência publicados e aceitos   Seplan e Secoi       k)   Especificar, desenvolver e homologar os relatórios necessários para atender à Segedam.   3   14/11/2007   Relatórios gerencias para a Segedam publicados e aceitos   Seplan e Segedam       l)   Divulgar os resultados do projeto entre seus usuários por meio de apresentações, videoconferência e notas informativas.   100%   16/11/2007   Plano de divulgação dos resultados do projeto elaborado e implementado   Seplan   6. NÃO ESCOPO (o que o projeto não vai fazer)      a)   Implementar alterações na estrutura do sistema Sinergia.       b)   Atender a demandas esporádicas de desenvolvimento de relatórios de informações.       c)   Realizar a manutenção dos relatórios já desenvolvidos e divulgados pela Seplan ou Adcon.       d)   Realizar treinamentos de usuários na ferramenta Business Objects.   7. BENEFÍCIOS (impacto esperado dos produtos do projeto)      a)   Facilitar o acesso a informações gerenciais, de modo a incentivar a tomada de decisões amparada em indicadores de desempenho e dados objetivos.       b)   Dar suporte e celeridade ao processo de tomada de decisões.       c)   Adaptar os relatórios gerenciais já existentes à tecnologia Web Inteligence.       d)   Disponibilizar, em local único, informações operacionais e gerenciais sobre o desempenho do TCU e de suas unidades.       e)   Contribuir para o processo de monitoramento da implementação da estratégia de atuação do TCU.       f)   Evitar a dispersão de esforços na produção de relatórios gerenciais sobre o desempenho do TCU e de suas unidades.   8. RISCOS (fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto)      54.   Risco   55.   Impacto   56.   Probabilidade57.   de ocorrer   58.   Ação para59.   (E) Evitar ocorrência do risco60.   (M) Mitigar ocorrência do risco61.   (R) Reduzir impacto do risco ocorrido   62.   Responsável63.   pela ação         a)   Atraso no processo de instalação do ambiente de desenvolvimento que executará a versão XI da ferramenta Business Objects.   Alto   Baixa   (M) Participação do gestor no processo de instalação, para ampliar os recursos humanos alocados no processo. (R) Iniciar as etapas de planejamento das fases do projeto com antecedência (ajuste no ciclo PDCA).   Gestor; Sedin/Setec.       b)   Indisponibilidade do software Business Objects versão XI.   Alto   Baixa   (E) Negociar com a empresa Cast Informática S/A a disponibilização da versão XI da ferramenta Business Objects. (R) Iniciar as etapas de planejamento das fases posteriores do projeto com antecedência (ajuste no ciclo PDCA).   Gestor; Sedin/Setec.                  TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       PROPOSTA DE PROJETO       64.                                      65.                                     PORTAL GERENCIAL ¿ Gerenciar   Página 4 de 5             66.   Risco   67.   Impacto   68.   Probabilidade69.   de ocorrer   70.   Ação para71.   (E) Evitar ocorrência do risco72.   (M) Mitigar ocorrência do risco73.   (R) Reduzir impacto do risco ocorrido   74.   Responsável75.   pela ação         c)   Indisponibilidade do sistema Sinergia.   Alto   Baixa   (R) Executar atividades do projeto não relacionadas com o Sinergia; correção técnica das falhas.   Gestor; Sedin/Setec.       d)   Falhas na estrutura de dados do sistema Sinergia.   Médio   Baixa   (R) Priorizar o desenvolvimento dos relatórios de dados não relacionados às falhas; correção técnica das falhas.   Gestor; Sedin/Setec.       e)   Atendimento insatisfatório das ordens de serviços repassadas à empresa Cast Informática S/A.   Baixo   Média   (M) Elaborar ordens de serviço detalhadas; acompanhar a execução das atividades da empresa; somente atestar a execução dos serviços após o seu atendimento satisfatório.   Gestor.       f)   Demandas de implementação de novos relatórios durante as etapas de homologação dos relatórios gerenciais.   Baixo   Média   (M) Registrar as demandas de novos relatórios e negociar prazo para o seu atendimento com a Seplan.   Gestor; Seplan.       g)   Dificuldades na condução das etapas de homologação dos relatórios gerenciais.   Baixo   Baixa   (E) Solicitar o apoio dos principais dirigentes do TCU na realização da etapa de homologação; (M) Planejar com antecedência a realização da etapa de homologação.   Gestor.   9. IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES ENVOLVIDAS NO PROJETO (em relação a que aspecto)      78.   Nome da parte envolvida79.   Patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e  físicos)   80.   Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas         a)   Seplan   Patrocinador e disponibilização de 2 servidores em tempo parcial para o projeto.       b)   Adcon   Disponibilização de 1 servidor em tempo integral para gerir o projeto.       c)   Sedin/Setec   Suporte a questões técnicas envolvendo o Sinergia e apoio ao projeto.       d)   Segec/Setec   Apoio à publicação do Portal Gerencial no Portal TCU.       e)   Projeto Arquitetura da Informação   Apoio à organização e estruturação do conteúdo do Portal Gerencial.   10. RELAÇÃO COM OUTROS PROJETOS      83.  Projetos predecessores   84.  Projetos conexos   85.  Projetos sucessores         Informações Gerenciais ¿ SINERGIASinergia   Arquitetura da Informação   -   11. EQUIPE DO PROJETO      88.   Nome   89.   Matrícula   90.   Lotação   91.   Período   92.   Dedicação integral/ parcial /por atividade         1.   Gustavo Henrique de Oliveira Borges   6496-3   Adcon   13/07/07 a 31/10/07   Integral       2.   Leonard Renne Guimarães Lapa   5100-4   Seplan   13/07/07 a 31/10/07   Parcial       3.   Martinho Shintate   5076-8   Seplan   13/07/07 a 31/10/07   Parcial                        TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       PROPOSTA DE PROJETO       93.                                      94.                                     PORTAL GERENCIAL ¿ Gerenciar   Página 5 de 5       12. RECURSOS NECESSÁRIOS (recursos materiais)      96.  Recurso   97.  Fornecedor         a)   -   -   13. CUSTOS ADICIONAIS ESTIMADOS      99.  Recurso   100.                       Valor estimado   101.                       Data inicial de liberação do recurso         a)   Alocação de técnico da empresa Cast Informática S/A para atender a ordens de serviço referentes a serviços de suporte do projeto (120 horas).   R$ 11.460,00   16/07/2007       102.                     Total de custos estimados   R$ 11.460,00   16/07/2007   Obs.: (1) O contrato n.º 8/2007, firmado com a empresa Cast Informática S/A, estabelece a prestação de serviços de suporte técnico a soluções OLAP Business Objects. Essa contratação define que o TCU pode usufruir de 480 horas, por ano, dos serviços prestados por essa empresa. A partir de negociação com o Sedin/Setec, unidade responsável pelo relacionamento com a Cast Informática S/A, definiu-se que o projeto disporia de 120 horas desses serviços. O custo de cada hora está definido no contrato em R$ 95,50.14. FINALIZAÇÃO      105.                       Data   106.                       Assinatura do gestor do projeto         Em ___/___/2007   Gustavo Henrique de Oliveira BorgesCoordenador do Projeto       107.                       Manifestação do titular da unidade patrocinadora       De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em ___/___/2007.Manifesto-me favoravelmente à autorização do projeto.       Seplan, em ___/___/2007   Alessandro Giuberti LaranjaSecretário de Planejamento e Gestão