Norma nº 125/2004

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 109 da Resolução nº 140, de 13 de dezembro de 2000, e na Portaria-TCU nº 176, de 28 de julho de 2003, resolve:

 Art. 1º  Fica aprovada a realização do projeto Atualização da Administração de Recursos Humanos no TCU - Atuar nos termos da proposta anexa a esta portaria.Art. 2º  Fica designado o Técnico de Controle Externo, ALEXANDRE FRANÇA DE ARAÚJO, matrícula nº 3382-0, para exercer, relativamente ao projeto de que trata esta portaria, a função de confiança de Coordenador de Projeto, código FC-3, constante da Resolução nº 147, de 28 de dezembro de 2001, e alocada à Secretaria-Geral de Controle Externo; ficando, em conseqüência, dispensado da função de confiança de Chefe de Serviço, código FC-3, exercida no Serviço de Administração de Sistemas e Cadastro - SSC da Secretaria de Recursos Humanos - Serec.Parágrafo único. Cabe ao gestor do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 8º da Portaria - TCU nº 176, de 2003, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos. Art. 3º  Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.VALMIR CAMPELOPresidenteANEXO ÚNICONomeMatrícula¿X¿ -  Espécie de gestorOrigem da FCAlexandre França Araújo3382-0 GerenteXCoordenador LíderSegecexNome do substituto eventualMatrículaRuth Helena Oliveira de Souza2468-6Local/telefoneAnexo II sala  204,   ramal : 77951.	Identificação do gestor do projetoNome do projetoAtualização da Administração de Recursos Humanos no TCU ¿ ATUAR Período de realizaçãoUnidade patrocinadora01/04/2004 a 31/07/2006 Segedam - Secretaria ¿Geral de Administração2.	Identificação do projetoVínculo principal com Plano Estratégico do TCU (objetivo e estratégia)a)Objetivo estratégico 5: aprimorar política interna de gestão de pessoas;b)Estratégia 9: aperfeiçoar os processos de trabalho do TCU;c)Estratégia 10: assegurar elevado o nível de satisfação dos servidores do TCU.Vínculo principal com Plano de Diretrizes (diretriz e medida)a)Diretriz 5: contribuir para aprimorar política interna de gestão de pessoas no TCU;b)Diretriz 6: aperfeiçoar os serviços de apoio e administrativo no TCU.Vínculo principal com Plano Diretor - se houver  (diretriz e medida)a)Meta 1: aprimorar a política interna de gestão de pessoas;b)Meta 2: aperfeiçoar a prestação de serviços administrativos no TCU.3.	Vinculação estratégicaDescrição do problema ou da oportunidade a)Atualmente a Secretaria de Recursos Humanos  tem uma série de processos de trabalho que se otimizados permitirão ampliar suas ações em benefício de todo o Tribunal de Contas da União. Tais ações, alinhadas com as novas tendências de administração de recursos humanos, subsidiarão propostas de políticas de recursos humanos (RH) inerentes à gestão de pessoas no âmbito do TCU. b)A promoção de melhorias na Serec, ajustada às necessidades dos seus clientes internos e externos, está alinhada com as estratégias organizacionais do Tribunal de aperfeiçoar os processos de trabalho de suas unidades. Tal melhoria possibilitará o desenvolvimento de ações sistemáticas de padronização e disseminação de informações da Serec, bem como o melhor atendimento das demandas das diversas unidades do TCU. c)Neste projeto, estão  planejadas ações de levantamento e definição de todos os processos organizacionais e atividades da Secretaria; bem como identificação de lacunas, sobreposições de trabalho, oportunidades de melhoria e processos críticos. O projeto também permitirá identificar eventuais necessidades de reestruturação organizacional da Serec e de capacitação específica para o corpo técnico da Secretaria com fundamentos técnicos e visão sistêmica que, aliados às experiências profissionais desses servidores, possibilitará uma  integrada contribuição ao processo da gestão de pessoas do TCU.d)Assim, diante da necessidade de aperfeiçoamento da Serec, o projeto é considerado oportunidade, uma vez que visa aumentar a eficácia das ações da Secretaria em responder às demandas do Tribunal. Evolução do quadro (apresentar dados)a)Tanto a participação na Pesquisa de Satisfação quanto o índice de satisfação dos servidores da Serec apresentam-se, até o momento, baixos. Com o desenvolvimento deste projeto pretende-se estimular os servidores a participarem da Pesquisa e também, elevar o percentual de satisfação da Secretaria de Recursos Humanos. b)As atividades da Serec dizem respeito às ações relativas a benefícios sociais, pagamento e legislação de pessoal, cadastro e controle do banco de horas de todos os servidores do Tribunal. O levantamento pormenorizado dos processos de trabalho levará a uma otimização das ações da Secretaria evitando atividades sobrepostas e trabalhos estagnados, fato que interfere no desempenho dos seus servidores e nas ações de gestão da recursos humanos. Assim, com o previsível  aumento de servidores na Casa nos próximos exercícios, torna-se imprescindível o constante aperfeiçoamento dos processos de trabalho da Serec.4.	Problema / oportunidadePROJETO ATUAR - Atualização Administrativa de Recursos Humanos  no TCUPágina 2 de 9c)Ressalta-se que a gestão de RH necessita de práticas que não tornem o trabalho da instituição moroso, fato que se refletirá na satisfação dos servidores do TCU (Sede e Estados) em relação aos serviços da área de recursos humanos. Com o incremento das rotinas de RH,  os servidores da Casa terão respostas mais imediatas a suas demandas e, por conseqüência, a otimização de  seu tempo disponível para o desempenho das atividades no TCU.Aperfeiçoar a capacidade de resposta da Secretaria de Recursos Humanos às demandas que lhe são apresentadas no exercício de suas funções institucionais.  5. 	Escopo do projeto5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)METAIndicadorProdutoClienteObjetivo específicoQuantoData de términoa)Mapear processos de trabalho da Serec 100%14/06/04Quantidade de processos mapeados na Serec /quantidade de processos existentes na SerecRelatório validado contendo o levantamento e definição de todos os processos organizacionais e atividades, com identificação de lacunas e sobreposições, oportunidades de melhoria e processos críticosSerecProjeto ProsigSA da SegecexSA da SegedamSA da Secex MGb)Mapear métodos e técnicas utilizados pela Serec (tácitos ou explícitos) 100%14/06/04Quantidade de métodos e técnicas mapeados na Serec /quantidade de métodos e técnicas  existentes na Serec Relatório validado de métodos e técnicas da Serec mapeados SerecProjeto ProsigSA da SegecexSA da SegedamSA da Secex MGc)Elaborar em parceria com o Projeto Atena documento de visão de futuro para Gestão de Recursos Humanos no TCU0114/07/04Documento de visão de futuro para Gestão de Recursos Humanos no TCU aprovado  Relatório  aprovado de recomendações ¿ políticas, práticas, processos, organização e modelo de gestão de pessoasDocumento de visão de futuro para Gestão de Recursos Humanos no TCU [1]validado  Relatório  validado de recomendações ¿ políticas, práticas, processos, organização e modelo de gestão de pessoasSERECISC d)Aprimorar a pesquisa de satisfação 114/08/04Relatório aprovado com novo modelo de pesquisa de satisfaçãoRelatório validado com novo modelo de pesquisa de satisfaçãoSerec5.2. Meta - indicador - produto - cliente PROJETO ATUAR - Atualização Administrativa de Recursos Humanos  no TCUPágina 3 de 9METAIndicadorProdutoClienteObjetivo específicoQuantoData de términoe)Propor metodologia de aferição de indicadores (qualitativos e quantitativos) relativos à gestão de pessoas  114/08/04Relatório aprovado com metodologia de aferição de indicadores (qualitativos e quantitativos) relativos à gestão de pessoasRelatório validado com metodologia de aferição de indicadores (qualitativos e quantitativos) relativos à gestão de pessoasSerecf)Elaborar termo de referência para contratação de consultoria para especificação do novo sistema GRH 101/09/04Termo de referência aprovado para contratação de consultoria para especificação do novo sistema GRHTermo de referência validado para contratação de consultoria para especificação do novo sistema GRHSerecProjeto de Apoio à Modernizaçãog)Aprimorar métodos e técnicas a serem utilizados pela Serec 119/11/04Manual aprovado de métodos e técnicas da Serec Manual validado com métodos e técnicas da Serec   SerecProjeto Prosigh)Elaborar termo de referência para contratação de consultoria para diagnóstico das necessidades de treinamento130/09/04Termo de referência aprovado para contratação de consultoria para diagnóstico das necessidades de treinamentoTermo de referência validado para contratação de consultoria para diagnóstico das necessidades de treinamentoSerecProjeto de Apoio à Modernizaçãoi)Realizar redesenho dos processos  de trabalho da Serec1   112/10/04   19/11/04 Relatório aprovado dos processos de trabalho da Serec  Plano de implantação dos processos redesenhados aprovadoManual validado dos processos de trabalho da Serec Proposta validada de plano de implantação dos processos SerecSA da Segecex SA da Segedam SA da Secex MGProjeto AtenaProjeto Prosigj)Elaborar proposta de capacitação do corpo técnico da Serec e de chefes de SA 115/12/04Relatório com plano de capacitação do corpo técnico da Serec e de chefes de SA aprovadoRelatório com plano de capacitação do corpo técnico da Serec e de chefes de SA validadoProjeto AtenaSerecl)Elaborar especificação, completa, do novo sistema GRH   115/12/04Especificação aprovada para o novo sistema GRH Especificação validada  para contratação de novo sistema GRH  SerecSetecProjeto de Apoio à Modernizaçãom)Elaborar termo de referência para contratação de consultoria para desenvolvimento do novo sistema GRH 130/12/04Termo de referência aprovado para contratação de consultoria para desenvolvimento do novo sistema GRHTermo de referência validado para contratação de consultoria para desenvolvimento do novo sistema GRHSerecProjeto de Apoio à ModernizaçãoAtenaPROJETO ATUAR - Atualização Administrativa de Recursos Humanos  no TCUPágina 4 de 9METAIndicadorProdutoClienteObjetivo específicoQuantoData de términon)Diagnosticar estrutura organizacional adequada à  Serec  alinhada com a visão de futuro previamente definida1    1     119/11/04    19/11/04     28/02/05 Relatório de avaliação da estrutura organizacional da Serec aceito  Plano de implantação da  estrutura organizacional da Serec aceito  Minuta de normativo para nova estrutura organizacional aceitaRelatório de avaliação da estrutura organizacional da Serec validado Proposta de plano de implantação da  estrutura organizacional da Serec validada Minuta de normativo para nova estrutura organizacional propostaSegedamSerec o)Implementar processos de trabalho críticos redesenhados, mantendo o atual GRH como suporte  e provocando o menor número de alterações possível no sistema, evitando novos custos.100%30/06/05    Quantidade de processos críticos com redesenho implementado /quantidade de processos críticos existentes na SerecPlano validado de implementação dos processos de trabalho Redesenho dos processos críticos implementados Serec   Serecp)Promover auditoria da base de dados do GRH preparando-a para a migração para o novo sistema.100%30/07/0580 % da base de dados do GRH auditadaRelatório de auditoria da base de dados do GRH SerecSetecq)Realizar programa de treinamento e sensibilização para servidores da Serec e chefes de SA envolvidos em  processos críticos90%01/07/06Quantidade de  servidores da Serec e chefes de SA envolvidos nos processos críticos treinados / quantidade de servidores da Serec e chefes de SA envolvidos em processos críticos  Servidores e chefes de SA capacitados nos processos críticosSerecChefes de SAr)Implementar novo sistema GRH versão 1.0 (cadastro, folha de pagamento, direitos e concessões). As especificações do Projeto Atena e do Indicador de Conhecimentos serão objeto de versões posteriores do sistema.130/07/06Novo sistema GRH implementadoNovo sistema GRHSerecSetec PROJETO ATUAR - Atualização Administrativa de Recursos Humanos  no TCUPágina 5 de 9 a)Planejamento b)Mapeamento dos processos de trabalho da Serecc)Mapeamento de métodos e técnicas da Serecd)Definição de visão de futuro para gestão de pessoase)Redesenho dos processos de trabalhof)Diagnóstico da estrutura organizacionalg)Implementação do redesenho de processos críticos de trabalhoh)Capacitação do corpo técnico da Serec e chefes de SAi)Implementação do novo GRHj)Aperfeiçoamento da pesquisa de satisfação l)Definição de metodologia de aferição de indicadores (qualitativos e quantitativos) relativos à gestão de pessoasm)Divulgação o)Encerramento5.3. Macroetapas (primeiro nível da estrutura analítica do projeto - EAP )a)Propor política de avaliação de desempenho;b)Implantar nova estrutura organizacional proposta;. c)Capacitar todos os servidores da Serec. O projeto treinará os servidores da Serec e chefes de SA envolvidos nos processos críticos;d)Implantar a pesquisa de satisfação aprimorada;e)Implantar metodologia de aferição de indicadores (qualitativos e quantitativos) relativos à gestão de pessoas;f)Implantar o redesenho de todos os processos mapeados na Serec. Serão implementados apenas os processos críticos;g)Não desenvolverá o GRH com todos os recursos hoje disponíveis. O projeto cuidará do desenvolvimento do novo sistema GRH versão 1.0 (cadastro, folha de pagamento, direitos e concessões) . Essa versão estará contemplada apenas com as atribuições básicas dos módulos do GRH. Não estarão contemplados a princípio: Módulo de relatórios gerenciais, averbação, indicador de conhecimentos,  gestão por competências.5.4. Não escopo (o que o projeto não vai fazer)Parte envolvida: patrocinador, cliente, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e  físicos), parceiro Item negociado com as partes envolvidas internas ou item a negociar com as partes envolvidas externasa)Segedam ¿ patrocinadora do projetoApós o encerramento do projeto, será responsável pela implantação da nova estrutura organizacional (caso aprovada pelo Tribunal). b)Serec ¿ principal clienteApós o encerramento do projeto, será responsável pela utilização e atualização dos métodos e técnicas mapeados, pelo coordenação da capacitação especificada no plano de treinamento e  pela implantação do novo sistema GRH, dos novos processos de trabalho, do novo modelo de pesquisa de satisfação, das outras metodologias de aferição de indicadores em gestão de pessoas. c)Seplan  Contribuição técnica para elaboração da proposta de reestruturação organizacional, para mapeamento dos processos de trabalho da Serec e compatibilização deste projeto com outros, em especial àqueles de modelagem de processos de trabalho.6. 	Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)PROJETO ATUAR - Atualização Administrativa de Recursos Humanos  no TCUPágina 6 de 9Parte envolvida: patrocinador, cliente, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e  físicos), parceiro Item negociado com as partes envolvidas internas ou item a negociar com as partes envolvidas externasd)SetecOperacionalização, após a compra, de sistema institucional para mapeamento de processos  de trabalho. Contribuição técnica para especificação e desenvolvimento do novo sistema GRH. e)ISC  Fornecimento de recursos educacionais para programa de treinamento e sensibilização para servidores da Serec e chefes de SA envolvidos em processos críticos. A realização dos treinamentos pode contemplar a contratação dos profissionais do mercado ou a alocação de servidores do Tribunal.f)Projeto de Apoio à ModernizaçãoAporte financeiro com recursos do BIDCoordenação, junto ao PNUD, de procedimentos licitatórios para realização das contratações especificadas no âmbito deste projeto.g)Projeto AtenaElaboração de Documento de visão de Futuro para Gestão de Recursos Humanos no TCU e relatório de recomendações de políticas, práticas, processos, organização e modelo de gestão de pessoas.Contratação de consultoria para aprimoramento da pesquisa de satisfação e proposição de metodologia de aferição de indicadores relativos à gestão de pessoas.Contribuição técnica para redesenho dos processos de trabalho, elaboração de proposta de capacitação do corpo técnico da Serec e de chefes de SA e para especificação de novo sistema GRHh)Projeto ProsigAtualização do Manual Administrativo, em desenvolvimento no âmbito do Prosig, com os novos processos de trabalho e respectivos métodos e técnicas identificados no Projeto Atuar.  i)Chefes de SA da Segedam, Serec e da Secex MGContribuição técnica para redesenho de processos de trabalho e validação do Manual de Normas da Serecj)Consultoria externa para mapeamento e melhoria de processos de trabalhoContribuição técnica e metodológica para realização  do mapeamento e melhoria de processos de trabalho SERECl)Consultoria externa para identificação das necessidades de capacitação dos servidores da Serec e chefes de SAContribuição técnica e metodológica para propor treinamento para o corpo técnico da SEREC com base nas diretrizes de RH no TCU m)Consultoria externa para especificação do novo sistema GRHContribuição técnica e metodológica para elaborar Termo de Referência do novo GRH com base no documento de visão e nos processos redesenhados n)Consultoria externa para desenvolvimento de novo GRHContribuição técnica e metodológica para elaborar Termo de Referência do novo GRH com base no documento de visão e nos processos redesenhados o)Consultoria externa para aprimoramento de pesquisa de satisfaçãoContribuição técnica e metodológica para aprimoramento da pesquisa de satisfação bem como descoberta de novos campos de pesquisa em RH no âmbito do TCUp)AdfisContribuição técnica para especificação de novo sistema GRH no que tange ao Indicador de ConhecimentosPROJETO ATUAR - Atualização Administrativa de Recursos Humanos  no TCUPágina 7 de 9RiscoImpactoProbabilidade de ocorrer(E) Ação para evitar / (M) mitigar  / (R) reduzir impacto Responsável pela açãoa)Falta de comprometimento do corpo gerencial da Serec em colaborar com as atividades necessárias ao desenvolvimento do projetoAltoBaixo(M) Sensibilizar o corpo gerencial mediante contato pessoal e mensagens eletrônicas comunicando o andamento das atividades e solicitando, quando necessário, apoio e sugestõesCoordenador do projetoSecretário da Serec(M) Agendamento antecipado de todos os compromissos.(M) Divulgar o andamento dos trabalhos, informando a todos as decisões e prazos do projeto.b)Não-cumprimento dos prazos contratuais por parte das consultorias contratadasAltoMédio(E) Exigir que as fornecedoras supram a equipe com informações necessárias para o devido gerenciamento do projeto.(E) Realizar reuniões periódicas entre equipe TCU e equipe das empresas contratadas, para verificar marcos do projeto.(E) Instalação de pelo menos parte da equipe das contratadas no ambiente TCU.Coordenador do projetoc)Atraso na contratação de consultoriasAltoAlto(E) Ajustar com o Projeto de Apoio à Modernização prazos entre elaboração dos termos de referência, contratação de consultoria e entrega dos produtos.(E) Antecipar a elaboração dos termos de referência. (M) Negociar com o Projeto de Apoio à Modernização e acompanhar a agilização dos procedimentos licitatórios. Coordenador do projetod)Número insuficiente de servidores da Serec responsáveis pelo acompanhamento e transferência tecnológica do projeto.AltoMédio(E) Solicitar a cada  diretoria da Serec a designação de dois servidores para participarem do  projeto em tempo parcial ou por atividades do projeto.Secretário da SerecCoordenador do projetoe)Atribuir aos membros da equipe do projeto outras atividades não vinculadas aos objetivos do  projetoBaixoBaixo(E) Negociar a transferência de atividades de rotina, em especial a realização da pesquisa de satisfação, para outros servidores externos à equipe do projeto.Coordenador do projeto f)Dificuldade de obtenção de informações sobre os processos de trabalhoMédioAlto(R) Obter informações por meio de profissionais externos à unidade.Coordenador do projetog)Inconsistência na base de dados do atual sistema GRHAltoMédio(E) Realizar, em conjunto com a Setec, auditoria na base de dados do GRH antes da migração do atual sistema para novo sistema Coordenador do projetoSecretário da Serec Secretário da Setec7.	Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto Projetos predecessoresProjetos conexosProjetos sucessoresa) Apoio à modernização do TCU ¿ BIDNova versão para o novo GRH b) Atena  c) Prosig 8.	Relação com outros projetosPROJETO ATUAR - Atualização Administrativa de Recursos Humanos  no TCUPágina 8 de 9RecursoValor estimado R$Data inicial de liberação do recursoa)Consultoria para mapeamento e redesenho dos processos de trabalho da Serec  603.000,004º Trim 2003b)Consultoria externa para identificação das necessidades de capacitação dos servidores da Serec e chefes de SA    15.000,003º Trim 2004c)Consultoria externa para especificação do novo sistema GRH    45.000,004º Trim 2004d)Consultoria externa para desenvolvimento de novo GRH2.400.000,002º Trim 2005e)Treinamentos diversos   445.000,004º Trim 2004f)Consultoria externa para aprimoramento de pesquisa de satisfação e identificação de visão de futuro em gestão de pessoas0,00  no âmbito deste projeto. (Consultoria foi contratada pelo projeto Atena).3º Trim 2004Total de custos estimados3.508.000,00 9 	Custos estimadosRecursoFornecedora)Espaço físico para acomodar a equipe do TCU e  empresas contratadasSEGEDAM/SESEGb)Microcomputadores, impressoras e estrutura de rede.SETECc)Mobiliário (mesas, cadeiras, armários, gaveteiros).SEMATd)1 ramal telefônicoSESEGe)Organização e apoio operacional para realizar  treinamentosISCf)Software institucional para mapeamento de processos de trabalho (desejável)TCUObs.: (totalidade dos recursos será do BID ou da contrapartida do TCU) 10.	Outros recursos necessáriosNomeMatrículaLotaçãoPeríodoDedicação integral/ parcial / por atividadea)Alexandre França de Araújo3382-0SEREC/DIREC01/04/2004 a 31/07/2006integralb)Ruth Helena Oliveira de Souza24686SEREC/DIREC01/04/2004 a 31/07/2006integralc)Rosa Lúcia Moreira Monteiro2770-7SEREC/DIREC01/04/2004 a 31/07/2006integrald)José Antônio de Ávila Neto-----Estagiário01/04/2004 a 31/07/2005integrale)Sérgio de Brito Lima2971-8SEREC/Assessoria01/10/2004 a 31/07/2006Por atividadef)Delenda Assunção Araújo Bruno4221-8Seplan13/04/2004 a 13/10/2004Por atividadeg)Roger Matias Pires2425-3Setec01/09/2004 a 151/12/2004Por atividadeh)Geci Orione Pereira Goulart*2982-3Setec03/05/2004 a 30/07/2005Por atividade11.	Equipe do projeto Data e assinatura do gestor do projetoEm 26/4/2004   Alexandre França AraújoCoordenador de projeto 12.	FinalizaçãoPROJETO ATUAR - Atualização Administrativa de Recursos Humanos  no TCUPágina 9 de 9Manifestação do titular da unidade de patrocinadora De acordo, conforme acordo firmado em ata de reunião de abertura realizada em 20/04/ 2004.Encaminhe-se a presente proposta à Seplan, visando à aprovação do projeto.Serec,   27 / 4/ /2004   Fernando Luiz Souza da EiraSecretário de Recursos Humanos Segedam,    27/ 4 /2004    Antônio José Ferreira da TrindadeSecretário-Geral de Administração 	Manifestação do titular da unidade de patrocinadora		De acordo, conforme acordo firmado em ata de reunião de abertura realizada em 20/04/ 2004.Encaminhe-se a presente proposta à Seplan, visando à aprovação do projeto.	Serec,   27 / 4/ /2004	Fernando Luiz Souza da EiraSecretário de Recursos Humanos	Segedam,    27/ 4 /2004	Antônio José Ferreira da TrindadeSecretário-Geral de Administração