Norma nº 2/1997

Estabelece a necessidade de realização de reunião mensal nas unidades subordinadas à Segecex, com envio da ata à Secretraria-Geral em até dez dias.

                                                                            Portaria nº 002,  de 15 de janeiro de 1997.                                                                            Institui nova sistemática de realização e encaminhamento das atas de reuniões,                                                                            com freqüência mínima mensal, das Secretarias integrantes da SEGECEX e dá outras providências.                 O SECRETÁRIO-GERAL DE CONTROLE EXTERNO DO TCU, no uso de suas atribuições regulamentares, e                CONSIDERANDO a necessidade de se realizar reuniões periódicas em cada unidade técnica, com o objetivo de:a) disseminar informações de interesse da unidade;b) discutir assuntos técnicos e administrativos que exijam a participação dos servidores da Secretaria;c) avaliar a produção do período; ed) harmonizar a atribuição de HDUs, distribuindo melhor os encargos e tarefas mais difíceis e complexos;CONSIDERANDO, ainda, que a Comissão de Coordenação Geral - CCG, ao regulamentar as atividades de coordenação e supervisão previstas no art. 1º da  Portaria nº 278/94, fixou a obrigatoriedade, com freqüência mínima mensal, de reuniões do dirigente de cada unidade técnica executiva com os referidos servidores (cf. art. 2º, inciso VI da Portaria CCG nº 001, de 27.09.94, in BTCU nº 47, de 04.10.94);CONSIDERANDO, finalmente, a proposta aprovada na 1ª Reunião da SEGECEX, realizada em 08.01.97,RESOLVE:Art. 1º As Secretarias integrantes da SEGECEX promoverão, ordinariamente,  reunião, a realizar-se uma vez ao mês, e , extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocação do Secretário.Art. 2º A pauta será organizada dentre os temas sugeridos pelo Secretário, Diretores, Assessores e demais servidores.Parágrafo único. Para efeito de organização da pauta, a Secretaria manterá controle unificado das propostas apresentadas pelos participantes.       Art. 3º Observar-se-á nos trabalhos a seguinte  ordem:I - leitura, discussão e votação da ata da reunião anterior,  inclusive das resenhas das atas da SEGECEX;II - comunicações e informações do Secretário sobre fatos e questões de interesse da Unidade, especialmente a indicação das decisões mais relevantes constantes em Atas do Plenário e das Câmaras e os casos apreciados no período anterior à reunião e que tenham sido instruidos pela Unidade;III - apreciação dos problemas e assuntos técnicos e administrativos constantes da pauta;IV - avaliação da produção do período, destacando, sempre que possível, a situação  informada no Quadro de Saída de Processos (cf. Memorando-Circular SEGECEX nº 38, de 12.08.96) e os processos constantes em Atas do Plenário e das Câmaras instruídos pela Unidade, harmonizando a atribuição dos HDUs e estabelecendo, se for o caso, melhor distribuição dos encargos e tarefas inerentes às Divisões da Unidade;V - assuntos gerais.Art. 4º Será designado participante da reunião para estudar e pesquisar os assuntos considerados relevantes, sendo-lhe concedido prazo para apresentação dos estudos e resultados do exame procedido.Art. 5º Os temas em discussão durante a reunião obedecerão à ordem determinada pelo dirigente máximo presente à mesma.Art. 6º Das reuniões serão lavradas atas que resumirão, com clareza, o que tiver ocorrido, devendo constar:I - a data e a hora da abertura e do encerramento da reunião;II - o nome do participante que dirigiu os trabalhos;III - os nomes dos demais participantes;IV - os assuntos discutidos.§ 1º Fica mantida a padronização atual das atas estabelecidas pela SEPLOM, consoante disposto no art. 8º, § 3º, da Portaria CCG nº 001, de 27.09.94 (in BTCU nº 47, de 04.10.94), e constante do Apêndice do texto "Diretrizes para Reuniões Produtivas" preparado pela referida Unidade Técnica e distribuído às Secretarias,  sem prejuízo de ser seguida a formatação adotada para a resenha das atas da SEGECEX.§ 2º Na forma prevista no art. 5º da mencionada Portaria CCG nº 001/94, cópias das atas serão encaminhadas à SEGECEX, no prazo máximo de 10 dias após a sua realização, para fins de conhecimento dos temas e problemas enfrentados pela Unidade.§ 3º Será procedido, sistematicamente, controle do envio das atas de reuniões, conforme modelo Anexo.§ 4º Na hipótese de não ter sido realizada a reunião mensal prevista nesta Portaria, a ata da reunião subsequente deverá consignar os motivos ensejadores.Art. 7º As atas das reuniões serão assinadas ou rubricadas por todos  os participantes.Art. 8º Por reunião a que comparecerem, os participantes farão jus aos HDUs correspondentes ao tempo de duração.Parágrafo único. O participante designado na forma do art. 4º desta Portaria  fará jus aos HDUs correspodentes ao tempo dispendido no estudo e/ou pesquisa.Art. 9º  As atas recebidas pela SEGECEX, depois de registradas na respectiva folha de controle, serão agrupadas por região, com vistas á análise, em conjunto, dos problemas, fatos, ocorrências e propostas nelas contidas.Parágrafo único. Para os fins colimados neste artigo, as atas, como instrumento de comunicação formal com a SEGECEX, deverão atender todas as exigências previstas na presente Portaria, inclusive a observância da ordem dos trabalhos (art. 3º).Art. 10  Esta Portaria entra em vigor a partir de 17 de janeiro de 1997.Art. 12. Revogam-se as disposições em contrário.                                                                             JOSÉ NAGEL                                                             Secretário-Geral de Controle Externo