Norma nº 176/2003

Dispõe sobre a constituição e gestão de projeto no âmbito da Secretaria do Tribunal.

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições legais e regulamentares e com base no art. 109 da Resolução nº 140, de 13 de dezembro de 2000, econsiderando os fundamentos da nova organização da Secretaria do Tribunal previstos no art. 1º da Resolução nº 140, de 2000, em especial a realização de trabalho em equipe por meio de projeto;considerando a necessidade da definição de critérios para a constituição e funcionamento dos projetos com modelo de gerenciamento baseado em teorias, métodos e ferramentas geralmente aceitos e devidamente ajustados para a realidade do Tribunal;considerando a conclusão do projeto de Implantação da Gestão de Projeto no TCU e as sugestões constantes do seu relatório de encerramento;considerando a necessidade de atualização do Manual de Gestão de Projetos do TCU - MGPJ, resolve:Art. 1º Os critérios para a constituição e gestão de projeto no âmbito da Secretaria do Tribunal são os estabelecidos nesta Portaria.Art. 2º Projeto é o trabalho ou empreendimento planejado, com começo e término previamente definidos, visando à solução de problemas específicos, ao aproveitamento de oportunidade ou à oferta de produtos singulares.Art. 3º Os projetos, necessariamente, devem apresentar o vínculo com o plano anual de diretrizes e, no que couber, com objetivo e estratégia previstos no Plano Estratégico do Tribunal (PET).Art. 4º Os projetos serão desenvolvidos, em especial, para realizar os seguintes trabalhos:I - desenvolvimento de soluções que resultem na melhoria de gestão no âmbito interno do Tribunal;II - desenvolvimento de soluções que favoreçam a melhoria de resultados e a prevenção de danos à gestão de recursos e de patrimônio públicos;III - estudos que visem à definição de metodologia ou sistemática de trabalho;IV - atendimento de demanda específica que comporte grande esforço de planejamento e coordenação para gerar resultado dentro de prazo estabelecido;V - conjunto de auditorias com vistas a avaliações sistêmicas;VI - ações, trabalhos ou auditorias concomitantes que precisem de coordenação centralizada em razão da congruência de objetivos, da especificidade da matéria ou da metodologia a ser utilizada;VII - conjunto de eventos vinculados a objetivo específico na área de formação, de treinamento e de desenvolvimento de gerentes e servidores;VIII - realização de concursos e de pesquisas.Art. 5º Os procedimentos para autorização de projeto constam do Anexo desta Portaria.Parágrafo único. É dispensada a autuação de processo visando à proposição e autorização de projeto.Art. 6º A portaria de autorização de projeto também fará a designação do respectivo gestor e será elaborada pela Secretaria de Planejamento e Gestão - Seplan, tendo como anexo a proposta do projeto aprovada em reunião de abertura.§ 1º O gestor do projeto terá trinta dias úteis, a partir de sua designação, para elaboração do plano do projeto em aplicativo específico, conforme previsto no Manual de Gestão de Projetos.§ 2º As mudanças que venham a ocorrer no projeto e que tenham reflexo na proposta ou no plano aprovado serão analisadas pela Seplan e, se necessário, negociadas com as partes envolvidas, para posterior divulgação.Art. 7º São critérios para atribuição de função de confiança destinada à gestão de projeto:I - projeto que, pela complexidade e abrangência do seu escopo, necessite ser desdobrado em subprojetos;II - projetos simultâneos sob a responsabilidade de um mesmo servidor;III - projeto que ocupe membros lotados em Secretarias de Controle Externo nos Estados para desenvolver, à distância, atividades específicas;IV - período mínimo de três meses;V - justificada relevância da matéria;VI - produto de importância estratégica para o alcance de metas institucionais;VII - desenvolvimento de nova tecnologia ou metodologia com impacto geral nas atividades da Secretaria do Tribunal, especialmente da área de controle externo;VIII - complexidade das atividades de coordenação com relação ao número de metas a serem alcançadas e de itens a serem controlados.§ 1º A função de confiança de gerente de projeto, nível FC-4, somente poderá ser alocada para gestão de projeto que apresente, no mínimo, um dos critérios previstos nos incisos de I a III deste artigo e, ainda, três entre as previstas nos demais incisos, simultaneamente.§ 2º A função de confiança de coordenador de projeto, nível FC-3, somente poderá ser alocada para gestão de projeto que apresente, simultaneamente, três critérios entre os previstos nos incisos deste artigo, à exceção dos incisos de I a III.Art. 8º Cabe ao gerente ou ao coordenador de projeto:I - negociar com os clientes e demais partes envolvidas no projeto;II - elaborar o plano do projeto;III - definir os recursos materiais e humanos, as contratações e os treinamentos necessários para realização do projeto;IV - negociar a cessão de servidores para compor a equipe;V - demandar junto aos setores competentes da Secretaria do Tribunal as providências e os materiais necessários para a realização dos trabalhos de acordo com as negociações e as especificações firmadas na etapa de planejamento;VI - atestar compras e prestação de serviços de acordo com as especificações negociadas e a legislação pertinente;VII - definir metodologia específica para o trabalho a ser desenvolvido;VIII - solicitar treinamento ao Instituto Serzedello Corrêa, orientar e treinar os membros da equipe sempre que necessário;IX - controlar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos, adotando metodologia e ferramentas próprias para gestão de projeto, tendo como referência o Manual de Gestão de Projetos e as orientações repassadas pela Secretaria de Planejamento e Gestão - Seplan;X - tomar providências corretivas e, caso seja necessário, ajustar o plano do projeto negociando com clientes e fornecedores envolvidos;XI - firmar expedientes e portarias no âmbito do projeto, quando necessário para execução das atividades planejadas e dentro dos limites legais e regulamentares vigentes;XII - encerrar o projeto, elaborando relatório e documentando os procedimentos relativos à gestão do projeto, com vistas à definição de padrões ou de melhorias para trabalhos futuros;XIII - prestar contas, mediante relatório de situação, em conformidade com a metodologia da gestão de projetos;XIV - entregar diretamente ao titular da unidade patrocinadora os produtos do projeto;XV - realizar a avaliação de desempenho trimestral dos servidores com dedicação integral ao projeto;XVI - transmitir, mensalmente, os elogios e demais ocorrências relacionadas aos registros funcionais às respectivas chefias imediatas;XVII - realizar a divulgação do projeto, de seus produtos e resultados;XVIII - observar a metodologia da gestão de projetos e os procedimentos definidos no Manual de que trata o art. 17 deste normativo.§ 1º O responsável por projetos fará o acompanhamento dos trabalhos e a avaliação de seus resultados, tendo como referência os indicadores definidos na proposta e no plano.§ 2º O gestor de projeto contará com o apoio do serviço de administração da unidade patrocinadora.Art. 9º O servidor membro de equipe será alocado ao projeto de acordo com proposta aprovada nos termos do art. 6º deste normativo.Parágrafo único. O servidor estará subordinado ao gestor do projeto nos períodos para os quais estiver prevista a sua participação.Art. 10. Os produtos decorrentes de projetos serão apresentados ao titular da unidade patrocinadora, não cabendo outra apreciação formal no âmbito da mesma unidade.Art. 11. O servidor será designado para função de confiança de gerente ou de coordenador de projeto mediante portaria do Presidente do Tribunal, no mesmo ato a que se refere o art. 6º deste normativo.§ 1º Cabe à Secretaria-Geral de Administração agendar a dispensa do servidor da função de gerente ou de coordenador de projeto, de forma automática, para o dia seguinte ao previsto para o final do projeto, nos termos da proposta autorizada mediante portaria a que se refere o art. 6º deste normativo.§ 2º A Secretaria-Geral de Administração somente marcará outra data para a dispensa do gestor da respectiva função de confiança mediante nova portaria do Presidente do Tribunal, alterando o período de realização do projeto.§ 3º No caso de o projeto não ser concluído no prazo previsto no § 1º deste artigo, e não havendo a alteração prevista no § 2º, o gestor concluirá o trabalho sem a percepção da função de confiança.Art. 12. Enquanto o servidor estiver no exercício temporário de uma função de gerente de projeto poderão ser atribuídos a ele, simultaneamente, projetos conexos que contribuam claramente para o mesmo objetivo e, nesse caso, exercerá a função de confiança até terminar o último prazo previsto para os projetos sob sua responsabilidade.Art. 13. Gerente e coordenador de projeto poderão ter sob sua responsabilidade o controle de bens patrimoniais.Parágrafo único. O gestor do projeto, quando não tiver sob sua responsabilidade a carga patrimonial dos bens utilizados pela equipe do projeto, deverá notificar ao responsável pelo material cedido qualquer anormalidade incidente sobre o patrimônio cedido, sob pena de ser arrolado como responsável solidário.Art. 14. É vedada a utilização de função de confiança de gerente ou de coordenador de projeto para dirigir ou chefiar atividades de rotina ou de manutenção a cargo de qualquer unidade da Secretaria do Tribunal.Art. 15. A indicação de servidor para o exercício da função de gerente ou de coordenador de projeto deve considerar, preferencialmente, a aprovação no curso de formação para gestão de projetos e a alternância entre servidores.Art. 16. Fica a Secretaria de Planejamento e Gestão encarregada de exercer o acompanhamento da gestão de projetos no TCU, cabendo-lhe as seguintes competências nessa área:I - assessorar a alta administração em relação aos projetos desenvolvidos;II - prestar consultoria interna;III - zelar pela regulamentação e padronização;IV - promover a melhoria contínua da gestão de projetos;V - promover a gestão do conhecimento.Art. 17. Fica aprovada a segunda versão do Manual de Gestão de Projetos no TCU.Parágrafo único. Fica a Seplan autorizada a promover atualização do Manual de que trata este artigo.Art. 18. Ficam revogadas as Portarias nº 267, de 16 de agosto de 2001, e nº 145, de 18 de junho de 2002.Art. 19. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.VALMIR CAMPELOPRESIDENTEANEXO I DA PORTARIA-TCU Nº 176, DE 28 DE JULHO DE 2003Procedimentos para autorização de projetoR - responsável pela ação;C  - pessoa  ou unidade consultada e que influencia diretamente na decisão; P - participa do procedimento itemPROCEDIMENTO(1)Presi-dência(2)Seplan(3)Unidade de plano diretor(4) Unidade patroci-nadora(5)Partes envol-vidas(6)Gestor do projeto(7)Equipe do projeto Identificação de trabalhos vinculados diretamente ao plano de diretrizes anuais ou medidas de plano diretor do exercício, que serão desenvolvidos por meio de projetos.Art. 1  CPR     Definição de projetos prioritários e da precedência e conexão entre eles, atentando para os prazos das metas às quais estiverem vinculados.Art. 2  CRPP    Indicação dos gestores de projeto, preferencialmente servidores formados  em gestão de projeto.P(i)                                        CRArt. 3  P    Elaboração da proposta do projeto com orientação da Seplan. PP  R  Análise das propostas e orientação aos futuros gestores, verificando consistência quanto à forma (modelo adotado pelo TCU) e ao conteúdo. R   P  Reunião de abertura com as partes envolvidas com o projeto, e elaboração da respectiva ata, visando à negociação e definição de escopo (metas, indicadores, produtos) prazos, estimativas de custo, equipe, bem como fornecimento dos recursos necessários ao projeto (para a reunião ser produtiva, realizar  negociações preliminares). A anuência dos fornecedores de recursos deve estar explícita na ata dessa reunião.Art. 4  C(i)                                        PPPPR  Encaminhamento à Seplan da ata da reunião de abertura (item 6) e da proposta definitiva, ajustada nos termos das negociações definidas na reunião. Assinam a proposta o futuro gestor do projeto, em conjunto com o titular da unidade patrocinadora. P   R  Elaboração da portaria de autorização do projeto e de designação do gestor, tendo como anexo a proposta assinada e a ata da reunião de abertura. R      Autorização do projeto pelo Presidente, mediante assinatura da portaria apresentada pela Seplan.RP              Encaminhamento, por meio eletrônico, da portaria de autorização e da proposta do projeto à Divisão de Divulgação da Segedam, para publicação.RS.A.               Retorno dos documentos citados no item 10 à Seplan.RS.A.               Elaboração do plano do projeto no MS Project, no prazo de 30 dias úteis, a partir da portaria de autorização do projeto e designação do gestor (item 8). P   RP         Análise do plano e solicitação de ajustes, se necessários. R   PP         Arquivamento dos documentos relativos à gestão do projeto, em área própria no servidor da rede de computadores do Tribunal. P   R          Atualização do GRH quanto à designação do gestor, utilizando o BTCU como fonte de informação. Nessa mesma oportunidade, deve ser feito o agendamento para dispensa do gestor da respectiva FC, de acordo com o período constante da proposta. P  RSegedam  LEGENDA DAS COLUNAS(1) Presidência - é a coluna que resume procedimentos inerentes ao Presidente (itens 2, 3 e 9), à Secretaria da Presidência (itens 2, 6 e 9) e Serviço de Administração da Presidência (itens 10 e 11).(2) Seplan - Secretaria de Planejamento e Gestão -  é a unidade responsável pela coordenação e acompanhamento do sistema de planejamento e gestão do Tribunal.(3) Unidade de plano diretor: Secretaria-Geral de Controle Externo - Segecex, Secretaria-Geral de Administração- Segedam, Secretaria-Geral das Sessões - SGS,  Secretaria de Planejamento e Gestão - Seplan, Instituto Serzedello Corrêa - ISC, Secretaria de Tecnologia da Informação - Setec e opcionalmente as unidades de assessoramento especializado.(4) Unidade patrocinadora - é a unidade que tem maior interesse em que o projeto aconteça, em razão dos resultados e dos produtos esperados do projeto. Ela tem forte influência para garantir recursos para o projeto.(5) Partes envolvidas - refere-se principalmente aos fornecedores internos e externos, clientes, consultores e outros segmentos interessados no projeto. Às vezes podem ocorrer conflitos de interesse que devem ser ajustados.(6) Gestor do projeto - é o servidor indicado como responsável pela gestão do projeto - gerente ou coordenador.(7) Equipe do projeto - são os servidores cedidos para compor a equipe do projeto e que podem ter dedicação integral ou parcial, dependendo do que foi negociado na reunião de abertura.