Norma nº 1/2003

Dispõe sobre a organização interna e das competências e atividades da Secretária Adjunta de Contas (Adcon)

 Portaria-ADCON Nº 1, DE 5 DE fevereiro DE 2003 Dispõe sobre a organização interna das competências e atividades da Secretaria Adjunta de Contas.                 O SECRETÁRIO DA sEcretaria ADJUNTA DE CONTAS, no uso de suas atribuições regulamentares e considerando o disposto no inciso III do art. 102 da Resolução n.º 140, de 13 de dezembro de 2000, e no art. 2º da Portaria-Segecex nº 1, de 07 de janeiro de 2003, resolve:                Art. 1º As competências e atividades das subunidades integrantes da Secretaria  Adjunta de Contas, observado o disposto nos arts. 16, 17 e 102 da Resolução nº 140, de 2000, são as constantes deste normativo.                Art. 2º À Secretaria Adjunta de Contas, unidade técnica subordinada à Secretaria-Geral de Controle Externo, no cumprimento de sua finalidade de auxiliar a Secretaria-Geral de Controle Externo no gerenciamento, na supervisão e na avaliação das ações e das atividades inerentes ao exame de processos de contas e de outros relativos à apreciação de atos de gestão das unidades jurisdicionadas ao Tribunal, compete:                I – coordenar e orientar o planejamento geral das atividades técnico-executivas que subsidiam o julgamento das contas, em decorrência do desdobramento das diretrizes definidas pelo Tribunal, bem como acompanhar o desempenho das Secretarias de Controle Externo e de Recursos;                II – sistematizar entendimentos sobre ressalvas de grande incidência nas contas, com vistas a orientar a formulação de propostas de mérito e a propiciar ganho de escala com relação à qualidade e à produtividade;                III – realizar o monitoramento dos erros e ressalvas mais freqüentes nas contas, inclusive por área de supervisão ministerial, visando a propor, tempestivamente, medidas preventivas ou corretivas;                IV – emitir notas técnicas sobre matéria de sua competência, realizar estudos e pesquisas, coordenar a elaboração de normas e a padronização de procedimentos referentes ao exame e instrução de processos;                V – gerenciar e zelar pela atualização das bases de informação relativas à sua área de atuação, especialmente as relativas a unidades jurisdicionadas, acompanhamento da gestão pública, cadastro de contas julgadas irregulares e seus respectivos responsáveis, cobrança executiva e contas arquivadas por economia processual e clientela, entre outras necessárias ao bom desempenho de sua área;                VI – elaborar estudos concernentes à distribuição da carga de trabalho entre as Secretarias de Controle Externo e à elaboração das listas de unidades jurisdicionadas;                VII – instruir consultas formuladas ao Tribunal e disseminar entendimento acerca da matéria após a deliberação do Tribunal;                VIII – prestar apoio e assessoramento à Secretaria-Geral de Controle Externo em matéria de sua competência;                IX – desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.                §1º À Secretaria Adjunta de Contas incumbe, ainda, o exercício das competências genéricas previstas no art. 102 da Resolução n.º 140, de 2000.                §2º Sempre que se fizer necessário e houver autorização da Secretaria-Geral de Controle Externo, poderão ser realizados trabalhos conjuntos da Secretaria com outras unidades técnico-executivas da Segecex, visando à utilização mais eficiente dos conhecimentos e habilidades do corpo técnico.                Art. 3º A Secretaria Adjunta de Contas tem a seguinte estrutura:                I – Diretoria Técnica de Acompanhamento do Exame de Contas (DIACON);                II – Diretoria Técnica de Gestão dos Sistemas Corporativos de Controle Externo (DISISC);                III – Assessoria;                IV – Serviço de Administração.                Parágrafo único. A Secretaria conta, ainda, com uma função comissionada de assistente e com as funções alocadas pelo Secretário-Geral de Controle Externo de acordo com a necessidade de suas atividades ou de projetos a serem desenvolvidos.                Art. 4º Compete a Diretoria Técnica de Acompanhamento do Exame de Contas (DIACON):                I – promover pesquisas e estudos e coordenar a elaboração de normas destinadas a aprimorar e a padronizar procedimentos referentes ao exame e a instrução de processos de contas e de outros relativos à apreciação de atos de gestão das unidades jurisdicionadas;                II – definir indicadores e fornecer informações gerenciais para subsidiar o planejamento e o acompanhamento do desempenho das atividades relativas ao exame de contas pelas Secretarias de Controle Externo e de Recursos;                III – sistematizar entendimentos sobre ressalvas de grande incidência nas contas, com vistas a orientar a formulação de propostas de mérito e a propiciar ganho de escala com relação à qualidade e à produtividade;                IV – monitorar os erros e as ressalvas mais freqüentes nas contas, inclusive por área de supervisão ministerial, visando a propor medidas preventivas ou corretivas;                V – elaborar estudos concernentes à distribuição da carga de trabalho entre as Secretarias de Controle Externo e à elaboração das listas de unidades jurisdicionadas;                VI – propor, executar, acompanhar e controlar os planos da secretaria relativos às suas competências específicas;                VII – guardar, controlar e responsabilizar-se pelos materiais permanentes sob sua carga;                VIII – organizar e dispor de bases de informações acerca das atividades da diretoria;                IX – desempenhar outras atividades afins que lhes forem cometidas pelo titular da unidade.                Art. 5º Compete a Diretoria Técnica de Gestão dos Sistemas Corporativos de Controle Externo (DISISC):                I – gerenciar o uso e o funcionamento dos sistemas corporativos de controle externo relativos à área de atuação da ADCON, em especial os que suportam as atividades de exame e julgamento de contas e de acompanhamento da gestão pública;                II – gerenciar as necessidades de desenvolvimento e manutenção nos sistemas corporativos de controle externo relativos à área de atuação da ADCON, definindo e priorizando, em conjunto com a área de tecnologia da informação, os projetos e atividades a serem implementados;                III – coordenar a elaboração de normas e a padronização de procedimentos com vistas a zelar pela atualização das bases de informação dos sistemas corporativos de controle externo relativos à área de atuação da ADCON;                IV – emitir notas  técnicas  sobre  matéria  de  sua competência, realizar estudos e pesquisas, coordenar a elaboração de normas e a padronização de  procedimentos referentes ao uso e funcionamento dos sistemas corporativos de controle externo, relativos à área de atuação da ADCON;                V – apoiar as iniciativas de criação de mecanismos de extração de dados das bases dos sistemas corporativos de controle externo da área de atuação da ADCON, contribuindo para melhoria dos instrumentos de gestão do TCU;                VI – propor, executar, acompanhar e controlar os planos da secretaria relativos às suas competências específicas;                VII – guardar, controlar e responsabilizar-se pelos materiais permanentes sob sua carga;                VIII – organizar e dispor de bases de informações acerca das atividades da diretoria;                IX – desempenhar outras atividades afins que lhes forem cometidas pelo titular da unidade.                Art. 6º A Assessoria tem por finalidade desenvolver estudos e pesquisas, preparar pareceres, pronunciamentos, expedientes e comunicações do Secretário Adjunto, instruir processos que lhe sejam distribuídos pelo titular da unidade, bem como promover a divulgação dos resultados dos trabalhos da Secretaria.                Art. 7º Compete ao Serviço de Administração, observadas as disposições regulamentares e no âmbito da Secretaria:                I – receber, distribuir e expedir documentos e papéis, promovendo os competentes registros nos sistemas informatizados, quando for o caso;                II – manter arquivo sistemático e atualizado de documentos, publicações e expedientes de interesse da unidade;                III – efetuar registros relativos à freqüência e ao afastamento de servidores e estagiários lotados na unidade, bem como a elaboração, guarda e remessa dos documentos pertinentes;                IV – encaminhar atestados médicos, requerimentos e demais documentos relativos à situação funcional de servidores lotados na unidade;                V – receber, aceitar, constituir, autuar, tramitar, distribuir, consultar, encerrar e arquivar processos de interesse da unidade ou de servidor nela lotado;                VI – promover o acompanhamento dos processos de interesse da unidade e providenciar a confecção dos respectivos relatórios gerenciais;                VII – gerenciar e zelar pela atualização das bases de informação relativas à sua área de atuação, especialmente as relativas ao cadastro de contas julgadas irregulares e seus respectivos responsáveis, cobrança executiva e contas arquivadas por economia processual;                VIII – manter registro atualizado de dados e informações sobre recursos humanos, materiais e tecnológicos e sobre processos de interesse da unidade;                IX – inserir peças nos autos, numerar páginas e reproduzir cópias de processos e documentos;                X – adotar procedimentos necessários a compra de bens, contratação de serviços e concessão de diárias e requisição de passagens;                XI – executar e controlar a distribuição de materiais permanente e de consumo;                XII – guardar, controlar e responsabilizar-se pelos materiais permanentes com carga para o Serviço de Administração, Gabinete da Secretaria e Assessoria;                XIII – acompanhar o inventário dos bens existentes na Secretaria e subunidades;                XIV – adotar procedimentos necessários à manutenção preventiva e reparatória da estrutura física e das instalações disponíveis em toda a Secretaria;                XV – prestar apoio administrativo-operacional à Secretaria e subunidades;                XVI – secretariar as reuniões da Secretaria;                XVII – adotar outras providências determinadas pelo titular da secretaria.                Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.  ALEXANDRE VALENTE XAVIER