Norma nº 5/2011

Aprova a realização do Projeto de Implementação da Política de Relacionamento do TCU - Fase 1.

       O PRESIDENTE DA COMISSÃO DE COORDENAÇÃO GERAL DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso de suas atribuições regulamentares e tendo em vista o disposto no §2º do art. 5º da Portaria-CCG nº 1, de 03 de abril de 2007,     considerando o estabelecido no §8º do art. 7º da Portaria-TCU nº 210, de 5 de junho de 2009, que dispõe sobre a constituição e gestão de projetos no âmbito da Secretaria do Tribunal; e     considerando o exame procedido pela Comissão de Coordenação Geral acerca da proposta de projeto apresentada em consonância com o Anexo à Portaria-TCU nº 210, de 2009, resolve:     Art. 1º  Fica aprovada a realização do Projeto de Implementação da Política de Relacionamento do TCU - Fase 1.     Art. 2º  Fica autorizada a Auditora Federal de Controle Externo (AUFC) Rubia Marchetti Trevizani, matrícula nº 7685-6, a exercer a atribuição de gestora de projeto, sob regime de dedicação integral.     Parágrafo único. Cabe à gestora de projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 10 da Portaria-TCU nº 210, de 2009, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.     Art. 3º  Incumbe ao Secretário-Geral de Administração ­- observadas as delegações e as subdelegações de competência vigentes e o disposto no art. 16 da Portaria-TCU nº  210, de 2009, designar a servidora indicada no caput do artigo anterior na função de coordenador de projeto, dispensando-a da função de confiança atualmente exercida.     Parágrafo único. Compete, também, ao Secretário-Geral de Administração - mediante provocação da unidade patrocinadora - realizar substituição, eventual dispensa ou nova designação do coordenador do projeto, bem como eventual alteração de lotação de servidores posteriormente alocados ao trabalho.     Art. 4º  Cabe à unidade patrocinadora observar que o período autorizado para a realização de trabalho por coordenador de projeto de curta duração não deve contemplar o usufruto de férias e o afastamento em razão de plantão no recesso, bem como os demais afastamentos que possam ser previamente agendados pelo servidor e por sua unidade de lotação, a exemplo da licença para capacitação, nos termos dispostos pela Portaria-CCG nº 52, de 14 de dezembro de 2009.     Art. 5º  Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.              CRISTIANO RONDON PRADO DE ALBUQUERQUE  Presidente da CCG           ANEXO À PORTARIA-CCG Nº 5, DE 17 DE JANEIRO DE 2011                              TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO           PROPOSTA DE PROJETO - CURTA DURAÇÃO             PROJETO RELAÇÕES INSTITUCIONAIS                                        1. Identificação do gestor do projeto              Nome do gestor     Matrícula     E-mail     Ramal             Rubia Marchetti Trevizani     7685-6     rubiamt@tcu.gov.br      7913             Função do gestor             X     Coordenadora           Líder             Nome do substituto eventual     Matrícula     E-mail     Ramal             Pedro Dolabela de Lima Lopes     8925-7     pedrodl@tcu.gov.br      5141             Local / telefone             Aceri - (61) 3316-5141                                                      2. Identificação do projeto              Nome do projeto             Projeto de Implementação da Política de Relacionamento do TCU - Fase 1              Período de realização     Unidade patrocinadora             17/1/2011 a 16/7/2011     Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais - Aceri           3. Vinculação estratégica              Plano Estratégico do TCU             a)      Objetivo Estratégico 1: Ser reconhecido pela contribuição ao combate a corrupção, desvio, desperdício e fraude e ao aperfeiçoamento da administração pública.             b)      Objetivo Estratégico 3: Estimular a transparência da gestão pública.             c)      Objetivo Estratégico 7: Estimular o controle social.             d)      Objetivo Estratégico 8: Ampliar a divulgação de resultados da gestão pública e das ações de controle.             e)      Objetivo Estratégico 9: Atuar em cooperação com órgãos públicos e com a rede de controle.             f)      Objetivo Estratégico 10: Intensificar o relacionamento com o Congresso Nacional e a sociedade.             Plano de Diretrizes do TCU - 2010             a)      Objetivo 1: Ampliar a divulgação de resultados da gestão pública e das ações de controle.             b)      Objetivo 2: Atuar em cooperação com órgãos públicos e com a rede de controle.             Plano Diretor da Secretaria-Geral da Presidência - 2010             a)      Diretriz 1: Transparência / Objetivo 1: Ampliar a divulgação de resultados da gestão pública e das ações de controle.             b)      Diretriz 2: Parcerias Estratégicas  / Objetivo 2: Atuar em cooperação com órgãos públicos e com a rede de controle.             c)      Diretrizes da Aceri: 1 - Fortalecer as atividades relativas às relações institucionais do TCU para o bom desempenho do controle externo.           4. Problema / oportunidade              Descrição do problema ou da oportunidade              a)      Fortalecer a realização de parcerias estratégias pelo Tribunal com o público externo (instituições públicas e privadas) a partir da definição de diretrizes que permitam identificar e diferenciar quem são os atores mais importantes para o TCU e qual a melhor forma de se estabelecer um vínculo positivo com eles.  A partir disso, começa-se a interagir, por meio de ações coordenadas de comunicação, e a personalizar o comportamento da organização.              b)      O momento atual - mudança de governo no Poder Executivo Federal, em especial - é propício para o estabelecimento de relações com os novos gestores públicos que estão assumindo postos estratégicos no executivo federal. Assim, torna-se necessária a proposição de um plano de ações de curto prazo para que o TCU possa reforçar, com os novos gestores, a sua missão institucional, assegurando, assim, o fortalecimento do controle externo.Ressalta-se que as organizações privadas e até as públicas estão se valendo dos conhecimentos de Relações Públicas para promover as relações institucionais. Nesse contexto, desenvolvem programas de ação com todos os públicos, pois um público pode facilitar ou impedir a capacidade de uma instituição para atingir seus objetivos. Para tal, identificam públicos, suas reações, percepções e pensam em estratégias comunicacionais de relacionamento de acordo com as demandas sociais e o ambiente organizacional. Supervisionam e coordenam programas de comunicação com públicos - grupos de pessoas que se auto-organizam quando uma organização os afeta ou vice-versa. Preveem e ajudam a alta direção a gerenciar conflitos e crises que porventura passam essas mesmas organizações.                  c)      O TCU - por se tratar de uma instituição pilar de modernidade em gestão pública e, também, por estar atento às necessidades de seus públicos de relacionamento - precisa aprimorar sua Política de Relacionamento Institucional. A intenção é de que, colocando este projeto em prática, os relacionamentos continuem a ocorrer, mas com a definição prévia de diretrizes organizacionais, o que trará ganhos para o Tribunal, para o próprio público de relacionamento e para a sociedade.  Além disso, pretende-se criar um banco de dados para que estas ações possam ser registradas e acompanhadas.             Evolução do quadro (apresentar dados)              a)      Consta no Plano Estratégico  2006-2010 do TCU, na variável Ambiente Externo, a necessidade de o Tribunal formar parcerias com outras instituições e entes públicos, bem como com o setor privado, a fim de se adequar ao contexto histórico atual: o das relações institucionais e da sociedade que exige melhores serviços públicos.  "Esse contexto, para o controle externo, traz profundas implicações e exige inovação de processos e formas de trabalho, coerência e adoção de novas posturas, como o estímulo à participação da sociedade no controle do uso dos recursos públicos, a ampliação da transparência das ações de controle e da administração pública, a aproximação com a sociedade, os gestores públicos e o Congresso Nacional e a gestão adequada do conhecimento organizacional e do capital intelectual." Neste  período de vigência do Plano Estratégico, o TCU desempenhou ações (Rede de Controle, Diálogo Público, Encontros Institucionais com Autoridades) que visaram esta aproximação com outras instituições, algo que pode intensificado e aprimorado.             b)      O workshop "Trabalhando com os Influenciadores", realizado pela FSB Comunicações, no dia 9 de agosto de 2010, identificou ações para nortear a atuação do TCU na sua ação institucional, com foco na Assessoria de Comunicação Social (Ascom) , Assessoria Parlamentar (Aspar) , Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais (Aceri) e outras Secretarias da Corte.  Ao todo são 26 ações focadas em cinco Eixos (Legislativo, Executivo, Judiciário, Mídia e Academia) , com sugestões de iniciativas a serem realizadas desde já. Se aplicadas, as ações permitirão transformar influenciadores negativos ao Tribunal em aliados e posicionar positivamente a Corte junto aos seus principais públicos de interesse (executivo, legislativo, judiciário, mídia, opinião pública e Academia) . As iniciativas implicam na construção de credibilidade, manutenção da confiança, redução de ruídos e promoção do Tribunal de Contas da União.              c)      Em workshop relativo à Geração de Cenários Prospectivos - PET-TCU 2011-2015, realizado em julho de 2010 no ISC, como resultado do trabalho do grupo 4 (que abordava aspectos de relacionamento e comunicação) , foi sinalizada a importância de se investir em ações que fortaleçam as relações institucionais, adotando-se políticas e técnicas de marketing no serviço público.           5. Escopo do projeto              5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)                    Identificar públicos de relacionamento dentro do universo dos jurisdicionados no maior detalhe possível, bem como diferenciá-los sob duas maneiras (valor e necessidade) a fim de sistematizar a Implementação da Política de Relacionamento do TCU e de propor à Presidência ações de relacionamento institucional de curto e médio prazos. Entende-se por médio prazo o período de dois anos.           5.2. Meta -Produto - Homologador              META     Produto     Homologador             Objetivo específico     Quanto     Data de término                   a)      Preparar instrumentos de pesquisa e entrevistar o titular da Segecex com o propósito de identificar as unidades dentro da própria Secretaria-Geral que devem ser entrevistadas no que diz respeito a relacionamento com públicos estratégicos      1     21/01/2011     Entrevista com titular da Segecex     Segepres / Assessoria da Segepres             b)      Preparar instrumentos de pesquisa e entrevistar o a Chefe do Gabinete da Presidência, o Secretário-Geral da Presidência e gestores da Segecex      14 entrevistas     28/01/2011     Entrevistas com a Chefe de Gabinete da Presidência, o Segepres e Secretários da Segecex     Segepres / Assessoria da Segepres             c)      Propor ações de curto prazo para não perder a oportunidade do momento político propício (transição no Poder Executivo)      1     15/2/2011     Relatório com sugestões de ações e datas possíveis     CCG             d)      Identificar instituições (públicas e privadas) que fazem relações Institucionais e agendar reunião para benchmarking e preparar roteiro para aquisição de informações     1     15/2/2011     Lista de instituições e agendamento     Segepres / Assessoria da Segepres             e)      Visitar instituições e observar melhores práticas   (sistemas informatizados e ações, bem como programas de relacionamento) de cada instituição visitada em benchmarking.       100%  das instituições constantes do Produto "D"     31/03/2011     Relatórios de visitação     Segepres / Assessoria da Segepres             f)      Preparar instrumentos de pesquisa para identificação e análise de diagnóstico de relacionamentos do TCU por meio das unidades da Segecex  nos Estados e entrevistá-los por telefone ou videoconferência.     1     31/03/2010     Formulários de Diagnóstico e roteiros para entrevistas e para condução de grupos de discussão     Segepres / Assessoria da Segepres             g)      Aplicar formulários e realizar entrevistas individuais e  em grupos de discussão, se for o caso, sobre os públicos de relacionamento das unidades da Segecex apontadas pelo titular para serem ouvidas.     1     25/03/2010     Relatório de consolidação     Segepres / Assessoria da Segepres             h)      Consolidação dos Resultados - Identificação dos Públicos atuais de Relacionamentos     1     25/04/2011     Relação sistematizada dos públicos atuais de relacionamento     CCG             i)      Diferenciação dos Públicos de Relacionamento     1     27/05/2011     Relação sistematizada das diferenças      CCG             j)      Definição de públicos estratégicos a serem trabalhados com ações ainda em 2011     1     15/06/2011     Relatório com identificação dos públicos e a importância deles     CCG             k)      Roteiro de ações e programas de relacionamento para com o público definido como estratégico em 2011 (incluindo ações de diálogo público) .     1     16/07/2011     Relatório final     CCG             l)      Guia de orientação aos Dirigentes informando quais são os públicos considerados estratégicos para o TCU e qual a melhor forma de cada unidade se relacionar com eles.     1     16/7/2011     Relatório Final     CCG             m)      Criação de um banco de dados na linguagem apex para armazenar as informações relacionadas às ações de Relacionamento Institucional (similar ao que já existe na Assesssoria Parlamentar)      1     16/7/2011     Banco de dados     CCG           5.3. Não escopo  (o que o projeto não vai fazer)               a)      Decidir a melhor unidade estratégica em que o trabalho de relações institucionais deveria ser realizado.              b)      Executar o programa de implementação da política de relacionamento do TCU.             c)      Interagir com públicos (clientes) do TCU - Fase 2 do Projeto de Implementação do Política de Relacionamento do TCU             d)      Personalizar o comportamento da organização por meio de Plano Anual de Relacionamento do TCU: Implementar e implantar  projetos ou  programas de relações públicas, bem como ações aproximativas, com públicos de relacionamento do TCU - Fase 2 do Projeto de Implementação do Política de Relacionamento do TCU             e)      O projeto não irá propor ações de relacionamento institucional para o período posterior a dois anos.                               6. Benefícios  (impacto esperado dos produtos do projeto)               a)      O Tribunal reconhecerá , no que tange aos jurisdicionados,  seus públicos de relacionamento (e, dessa maneira, como se relacionar com eles) em cada ponto de contato, em todos os meios usados, em todos os lugares.               b)      Diferenciar os públicos de relacionamento do TCU no universo dos jurisdicionados  de acordo com suas necessidades e valores.             c)      Identificar, por meio de pesquisa e diagnósticos. os públicos (cartela de clientes) que o TCU se relaciona.             d)      O conhecimento prévio dos públicos de relacionamento do TCU, o que possibilitará que, em  ações e projetos de comunicação social, os resultados esperados de tais iniciativas obtenham mais êxito.             e)         Estabelecer ações de curto prazo para serem implementadas concomitantemente com a realização do Projeto.           7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto              Risco     Impacto     Probabilidadede ocorrer     Ação para (E) Evitar ocorrência do risco (M) Mitigar ocorrência do risco (R) Reduzir impacto do risco ocorrido     Responsávelpela ação                   a)      Cultura da organização: A Aceri é comumente reconhecida no TCU pela sua forte atuação na área de Cerimonial em detrimento das práticas em relacionamento institucional     Alto     Média      (E) Conscientização sobre a importância do projeto às chefias das unidades parceiras     Patrocinador e CCG             b)      Dificuldade na disponibilização de servidores para participar de atividades do projeto     Alto     Média      (E) Negociação prévia com as chefias das unidades parceiras     Patrocinador             c)      Falta de disponibilidade da equipe, dentro da dedicação prevista     Médio     Baixo      (E) Negociar com as respectivas chefias imediatas     Patrocinador             d)      Atraso no cronograma de entrevistas e grupos de discussão por conta da agenda ocupada dos gestores.     Alto     Média      (E) Realizar agendamentos com antecedência e sensibilizar sobre a importância da presença de cada convocado para a reunião     Coordenador (a) do projeto           8. Identificação das partes envolvidas no projeto  (em relação a que)               Nome da parte envolvidapatrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e  físicos)      Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas                   a)      Aceri      Patrocinador do projeto. Entre outras atividades, incumbe disponibilizar dois servidores, além da coordenadora do projeto, que tenham formação em Comunicação Social e uma estagiária para o bom andamento das atividades do projeto.Além disso, ceder espaço físico e computadores, bem como ramais telefônicos no período da execução do projeto.             b)      Assessoria da Segepres     Apoiar a supervisão do projeto.              c)      Segecex, Aspar, Secom.      Unidades parceiras. Entre outras atividades, cabe disponibilizar, no mínimo, um servidor de cada unidade quando necessário ao bom andamento das atividades do projeto.             d)      Gestores do TCU       Fornecedor interno. Entre outras atividades, contempla a disponibilidade de tempo para responder pesquisas e entrevistas formuladas pela equipe do projeto, bem como, se necessário, participar de grupos de discussão.                                     9. Relação com outros projetos              Projetos predecessores     Projetos conexos     Projetos sucessores                         Projeto PET-TCU 2011-2015  Projeto Comunicação Interna     1)  Projeto de Implementação do Política de Relacionamento do TCU - Fase 2  2)  Plano Anual de Relacionamento do TCU (que abrangerá as ações de Comunicação/Relações Públicas/Institucionais e os públicos estratégicos a participarem de tais iniciativas)  - Fase 3  3)  Projeto de Responsabilidade Social no TCU (alinhado à Política de Relacionamento)            10. Custos adicionais estimados              Recurso     Valor estimado     Data inicial de liberação do recurso                                                         Aquisição de dois mini-gravadores digitais      R$ 700,00     18/02/2011                                             Total de custos estimados     R$ 700,00                 Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)   11. Outros recursos necessários              Recurso     Fornecedor                   a)      Local de trabalho com mobiliário adequado (computador, impressora, telefone, estrutura de rede)      Aceri             b)      Sala de reuniões com mobiliário adequado (mesa, cadeiras, computador com projetor)      Aceri           12. Equipe do projeto              Nome     Matrícula     Lotação     Período     Dedicação integral/ parcial / por atividade                   1.     Rubia Marchetti Trevizani      7685-6     Aceri     17/01/2011 a 16/07/2011     Integral             2.     Pedro Dolabela de Lima Lopes     8925-7     Aceri     17/01/2011 a 16/07/2011     Integral             3.     Elciana Lucas Dos Santos     2759-6     Aceri     17/01/2011 a 16/07/2011     Parcial             4.     Tércio Ribas  Torres     5864-5a     Ascom     17/01/2011 a 16/07/2011     Por atividade             5.     Cláudia Abreu Martins     1650-0     Ascom     17/01/2011 a 16/07/2011     Por atividade             6.     Bruna Raniero Fonseca Naoum      6233-2     Segecex     17/01/2011 a 16/07/2011     Por atividade             7.     Claudio Nogueira Aucelio     1073-1     Aspar     17/01/2011 a 16/07/2011     Por atividade             8.     Um (a) estagiário (a) da Segepres/Aceri           Aceri     17/01/2011 a 16/07/2011     Por atividade                                                       13. Finalização              Data     Assinatura do gestor do projeto                   Em janeiro de 2011        RUBIA MARCHETTI TREVIZANICoordenadora do Projeto             Manifestação do titular da unidade patrocinadora             De acordo, em  janeiro de 2011                   Claudia Goncalves ManceboChefe da Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais             Manifestação do titular da Secretaria-Geral da unidade patrocinadora             De acordo, encaminhe-se à Seplan para fins de aprovação junto à CCG.              Segepres, em janeiro de 2011       CRISTIANO RONDON PRADO DE ALBUQUERQUE Secretário-Geral da Presidência