Norma nº 21/2010

Dispõe sobre a centralização na Sede do TCU de atividades administrativas das secretarias de controle externo nos estados, a título de experiência-piloto.

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,Considerando a possibilidade de economia de escala e de melhor planejamento das compras do Tribunal;Considerando a possibilidade da ocorrência de ganhos operacionais por meio da redução do número de processos e das consultas à Consultoria Jurídica (Conjur) e da possível redução da quantidade de contratos firmados pelo Tribunal;Considerando a possibilidade de uniformização dos procedimentos de licitação e das contratações;Considerando a possibilidade de melhoria das condições de trabalho dos Serviços de Administração (SAs) das Secretarias de Controle Externo (Secexs) sediadas nos estados em virtude da desoneração de parte dos serviços administrativos; eConsiderando os relatórios constantes do processo nº TC-015.545/2006-5, resolve:Art. 1º Os atos relativos à centralização na Sede do Tribunal de Contas da União de atividades administrativas das Secexs sediadas nos estados, a título de experiência-piloto, obedecem ao disposto nesta Portaria.Art. 2º A experiência-piloto de que trata esta Portaria abrange as seguintes unidades:I - Secretaria de Controle Externo no Estado do Acre (Secex-AC);II - Secretaria de Controle Externo no Estado de Alagoas (Secex-AL);III - Secretaria de Controle Externo no Estado do Amapá (Secex-AP);IV - Secretaria de Controle Externo no Estado de Mato Grosso (Secex-MT);V - Secretaria de Controle Externo no Estado de Mato Grosso do Sul (Secex-MS);VI - Secretaria de Controle Externo no Estado do Rio Grande do Norte (Secex-RN);VII - Secretaria de Controle Externo no Estado de Rondônia (Secex-RO);VIII - Secretaria de Controle Externo no Estado de Roraima (Secex-RR).Parágrafo único. Para fins de acompanhamento e emissão do relatório de avaliação, a experiência-piloto abrangerá os atos administrativos das Secexs referidas no caput relativos ao exercício financeiro de 2010.Art. 3º Respeitadas as competências e atribuições de cada unidade a que se refere o art. 2º desta Portaria, são passíveis de centralização:I - a elaboração de projetos básicos;II - os procedimentos de licitação, de adesão à ata de registro de preço e de gestão contratual;III - as contratações com base nos incisos IV, V, VII, VIII, X, XI, XIII, XVI, XVII, XX e XXII do art. 24 e no art. 25 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993;IV - a emissão de passagens aéreas;V - o pagamento de diárias;VI - o ressarcimento de despesas com transporte.§ 1º As Secexs sediadas nos estados continuam responsáveis pelas contratações por dispensa de licitação com base nos incisos I e II do art. 24 da Lei nº 8.666, de 1993, e por inexigibilidade de licitação, sem previsão contratual, nos termos do art. 25 do mesmo diploma legal, bem como pelas despesas custeadas por meio de suprimento de fundos.§ 2º A execução orçamentária, financeira e contábil das despesas continuará a cargo das Secexs sediadas nos estados, exceto aquelas relacionadas aos pagamentos de passagens aéreas, de diárias e de ressarcimento de despesas com transporte.Art. 4º Todos os documentos, processos e solicitações pertinentes às atividades centralizadas na Sede devem ser autuados e processados na forma de processo eletrônico administrativo.Parágrafo único. Os processos administrativos em meio físico, cuja gerência passe a ser centralizada, devem ser convertidos em processos eletrônicos administrativos.Art. 5º Deve-se priorizar as contratações por meio de pregão eletrônico e, quando isso não for possível, será nomeada comissão especial pelo Secretário-Geral de Administração, a qual se responsabilizará pela condução da Sessão Pública na Secex demandante.Art. 6º Compete, para efeito desta Portaria, ao Secretário-Geral de Administração autorizar a realização de processos licitatórios nas modalidades concorrência, tomada de preços, convite e pregão eletrônico ou presencial, bem como efetuar as respectivas homologações e, ainda, as adesões a atas de registro de preços.§ 1º As autorizações para as contratações com base nos incisos IV, V, VII, VIII, X, XI, XIII, XVI, XVII, XX e XXII do art. 24 da Lei nº 8.666, de1993, bem como as previstas no art. 25 do mesmo diploma legal são de competência do Secretário de Licitações, Contratos e Patrimônio.§ 2º Compete ao Secretário de Licitações, Contratos e Patrimônio autorizar reajustes decorrentes de cláusulas contratuais, apostilamentos, inclusive as despesas acessórias.Art. 7º Quando não se tratar de atividades centralizadas, as Secexs sediadas nos estados continuarão exercendo suas competências delegadas e subdelegadas originariamente.Art. 8º Compete ao Secretário de Licitações, Contratos e Patrimônio, nos contratos firmados no âmbito da experiência-piloto de que trata esta Portaria, autorizar a liberação de garantia prestada por licitante vencedor, de acordo com o previsto no § 4º do art. 56 da Lei nº 8.666, de 1993, podendo tal competência ser subdelegada.CAPÍTULO IDO PROCEDIMENTO LICITATÓRIO, ADESÃO A ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS, DISPENSA E INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃOArt. 9º No que tange a procedimento licitatório, adesão a atas de registro de preços, dispensa e inexigibilidade de licitação, as atribuições e providências ficam assim distribuídas:I - a cargo das Secexs a que se refere o art. 2º desta Portaria:a) autuar o respectivo processo administrativo eletrônico;b) juntar ao processo a que se refere a alínea "a" o expediente em que o chefe de Serviço de Administração (SA) da Secex propõe a contratação, prorrogação do contrato ou a adesão à ata de registro de preços, ratificada pelo respectivo Secretário;c) apoiar as Secretarias da Sede, prestando todas as informações necessárias à instrução dos processos de contratação;II - a cargo da Secretaria de Licitações, Contratos e Patrimônio (Selip):a) elaborar o termo de referência nas compras de bens permanentes padronizados e de consumo;b) elaborar os respectivos editais;c) publicar os respectivos editais;d) realizar as respectivas sessões públicas;e) receber, examinar, decidir os recursos e, caso mantenha a decisão recorrida, submetê-los à autoridade competente;f) analisar a proposta e a documentação da empresa vencedora, emitindo parecer conclusivo nas aquisições de bens permanentes padronizados e de consumo;g) indicar o vencedor do certame;h) adjudicar, por meio do pregoeiro, o objeto, quando não houver recurso;i) encaminhar o processo devidamente instruído à autoridade superior, propondo a homologação;j) controlar os estoques e a distribuição de materiais de consumo para as Secexs a que se refere o art. 2º desta Portaria;k) planejar as licitações e as compras para atendimento das Secexs a que se refere o art. 2º desta Portaria;l) autorizar as contratações e assinar os contratos efetuados com base no § 1º do art. 6º desta Portaria;III - a cargo da Secretaria de Engenharia e Serviços de Apoio (Sesap):a) elaborar o termo de referência quando envolver a compra de bens permanentes não padronizados, contratação de serviços de engenharia e serviços de natureza continuada;b) no caso de contratação de serviços, juntar ao respectivo processo os seguintes elementos:1) justificativa para a contratação, informando os benefícios diretos e indiretos resultantes;2) natureza do serviço, se continuado ou não;3) justificativa para a relação entre a demanda e a quantidade de serviço a ser contratado, acompanhada, no que couber, dos critérios de medição utilizados, documentos, fotografias e outros meios probatórios que se fizerem necessários;4) custo estimado da contratação, com base em pesquisa dos preços praticados no mercado em contratações similares ou por meio da adoção de valores constantes de indicadores setoriais, tabelas de fabricantes, valores oficiais de referência, tarifas públicas ou outros equivalentes;5) quando se tratar de contratação de serviços a serem executados mediante terceirização, o orçamento estimado será apresentado na forma de planilhas de formação de preços e custos estimados, conforme modelos fornecidos pela Selip;6) a produtividade de referência, quando cabível, ou seja, aquela considerada aceitável para a execução do serviço, sendo expressa pelo quantitativo físico do serviço na unidade de medida adotada, levando-se em consideração, entre outras, as seguintes informações:6.1) rotinas de execução dos serviços;6.2) quantidade e qualificação da mão-de-obra estimada para execução dos serviços;6.3) relação do material adequado para a execução dos serviços com a respectiva especificação;6.4) relação de máquinas, equipamentos e utensílios a serem utilizados;6.5) condições do local onde o serviço será realizado;7) em caso de proposta de contratação de serviço a ser executado mediante cessão de mão-de-obra, informações detalhadas das condições que possam ajudar na identificação do quantitativo de pessoal e insumos necessários à execução contratual, tais como:7.1) quantitativo de usuários;7.2) horário de funcionamento do órgão e horário em que deverão ser prestados os serviços;7.3) restrições de área, identificando questões de segurança institucional, privacidade, segurança, medicina do trabalho, entre outras;7.4) instalações, especificando-se a disposição de mobiliário e equipamentos, arquitetura, decoração, entre outras;8) em caso de proposta de contratação de serviços de limpeza, conservação e higienização, informação detalhada das áreas internas, áreas externas, esquadrias externas e fachadas envidraçadas, classificadas segundo as características dos serviços a serem executados, periodicidade, turnos e jornada de trabalho necessários, além de outras consideradas relevantes;9) em caso de proposta de contratação de serviços de segurança armada ou desarmada, informação sobre as escalas de serviço necessárias;c) analisar a proposta e a documentação da empresa vencedora nas compras e contratações mencionadas na alínea "a" deste inciso, emitindo parecer conclusivo;d) adotar outras providências necessárias à adequada instrução dos respectivos autos para fins de atendimento à legislação em vigor;IV - a cargo das Secretarias de Infraestrutura de Tecnologia da Informação (Setic) e de Soluções de Tecnologia da Informação (STI), conforme o caso:a) elaborar o termo de referência quando envolver a contratação de serviços ou bens de informática;b) analisar a proposta e a documentação da empresa vencedora, emitindo parecer conclusivo;V - a cargo da Secretaria de Orçamento, Finanças e Contabilidade (Secof), a emissão de declaração de adequação orçamentária e financeira da despesa, quando cabível;VI - a cargo da Conjur, a emissão de parecer sobre a minuta de edital e/ou contrato;VII - a cargo da Secretaria-Geral de Administração (Segedam):a) autorizar a abertura do processo licitatório ou a adesão a atas de registro de preços;b) decidir sobre os recursos contra atos do pregoeiro quando este mantiver sua decisão;c) adjudicar o objeto da licitação, quando houver recurso;d) homologar o resultado da licitação;e) assinar o contrato, cuja contratação tenha autorizado;f) autorizar a aplicação de sanções a licitantes e/ou contratados, cuja contratação tenha autorizado.Parágrafo único. As disposições da alínea "b" do inciso III deste artigo se aplicam, no que couber, às compras de bens permanentes ou de consumo.CAPÍTULO IIDA GESTÃO DOS CONTRATOSArt. 10. A gestão de contratos envolve o acompanhamento de cada contrato, as prorrogações, as repactuações, os pedidos de reequilíbrio econômico-financeiro, os reajustes decorrentes de cláusulas contratuais, os apostilamentos, os acréscimos e decréscimos permitidos pela Lei nº 8.666, de 1993, as alterações qualitativas e as aplicações de sanções.Art. 11. No que tange à gestão dos contratos, as atribuições e providências ficam assim distribuídas:I - a cargo das Secexs a que se refere o art. 2º desta Portaria:a) verificar a conformidade da prestação dos serviços e da alocação dos recursos necessários de forma a assegurar o perfeito cumprimento do contrato;b) designar formalmente, nos termos dos arts. 67 e 73 da Lei nº 8.666, de 1993, e 6º do Decreto nº 2.271, de 7 de julho de 1997, servidor para fiscalização do contrato;c) autuar processo eletrônico administrativo específico para acompanhamento do cumprimento, pelo contratado, das obrigações trabalhistas e previdenciárias, quando se tratar de contratos de terceirização;d) receber a documentação trabalhista e previdenciária do contratado, nos termos e prazos definidos no contrato, digitalizando-a e juntando-a ao processo eletrônico administrativo referido na alínea "c" até o dia útil seguinte ao do recebimento;e) tramitar o respectivo processo para o Serviço de Apoio à Fiscalização de Contratos (SFC), da Divisão de Gestão Contratual (Dicad), subunidade da Selip, para análise da documentação a que se refere a alínea "d";f) receber as notas fiscais e/ou faturas, apor o devido ateste no próprio corpo dos documentos, digitalizá-los e juntá-los ao processo de fiscalização e pagamento até o dia útil seguinte ao do recebimento;g) realizar pesquisa de regularidade cadastral do contratado junto ao Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (Sicaf) ou, na impossibilidade de acesso ao referido Sistema, mediante consulta aos sítios eletrônicos oficiais, juntando ao processo de fiscalização e pagamento o respectivo extrato;h) após a juntada de que tratam as alíneas "f" e "g", propor, atendidas as condições contratuais autorizadoras, o pagamento mediante despacho circunstanciado, atestando a correta execução dos serviços pelo contratado e o fiel cumprimento das obrigações assumidas;i) informar em campo próprio, no despacho mencionado na alínea "h", os valores a serem retidos referentes aos tributos estaduais e/ou municipais, nos casos em que o Tribunal seja legalmente considerado substituto tributário, bem como as alíquotas e bases de cálculo desses tributos;j) adotar outras providências necessárias à adequada instrução do respectivo processo, em atendimento à legislação em vigor;k) emitir atestados de capacidade técnica;l) auxiliar a Selip quanto à entrega de documentos diversos aos contratados;II - a cargo da Selip:a) acompanhar a digitalização dos contratos e demais documentos correlatos no Sistema Contrata;b) acompanhar a execução do contrato e tomar as providências quanto às alterações, prorrogações e outros ajustes;c) adotar, com auxílio das Secexs a que se refere o art. 2º desta Portaria, as providências necessárias à aplicação de sanções pelo descumprimento de cláusulas contratuais;d) elaborar as minutas de termos aditivos;e) autorizar e assinar os termos aditivos relativamente às contratações efetuadas com base no § 1º do art. 6º desta Portaria, inclusive os apostilamentos;f) definir os procedimentos recomendados para fiscalização e acompanhamento da execução dos contratos, orientando as Secexs a que se refere o art. 2º desta Portaria, por meio de roteiros de atuação e modelos de documentos;g) aplicar as sanções quando se tratar de contratações efetuadas com base no § 1º do art. 6º desta Portaria;III - a cargo da Secof, a emissão de declaração de adequação orçamentária e financeira da despesa, quando cabível;IV - a cargo da Conjur, a emissão de parecer sobre as minutas de termos aditivos;V - a cargo da Secretário-Geral de Administração:a) autorizar os termos aditivos, exceto daquelas contratações autorizadas no âmbito da Selip;b) assinar os termos aditivos, salvo os apostilamentos e os decorrentes das contratações efetuadas com base no § 1º do art. 6º desta Portaria.§ 1º No caso de prorrogação do contrato, as Secexs a que se referem o art. 2º desta Portaria devem:I - consultar o contratado sobre o seu interesse em prorrogar o contrato;II - manifestar-se sobre a necessidade de continuação do serviço contratado, bem como sobre a conveniência e oportunidade de sua prorrogação;III - devolver à Selip o respectivo processo em até 60 (sessenta) dias após o seu recebimento, com manifestação quanto ao seu interesse e do contratado na prorrogação.§ 2º No caso de prorrogação de contrato, cabe à Sesap demonstrar, por meio de pesquisa de preços, as vantagens da renovação para o Tribunal.§ 3º No caso de pedidos de repactuação dos contratados e de demais pedidos de alteração contratual, cabe às Secexs a que se refere o art. 2º desta Portaria:I - receber os pedidos, sobre eles emitir opinião prévia e encaminhá-los à Selip;II - auxiliar a Selip na obtenção das convenções coletivas de trabalho locais referentes às categoriais profissionais abrangidas pelo contrato;III - subsidiar a Selip com outras informações e dados julgados necessários.§ 4º No caso de aplicação das sanções previstas no contrato, as Secexs a que se refere o art. 2º desta Portaria devem:I - representar à autoridade competente o descumprimento de cláusulas contratuais;II - oficiar o contratado a apresentar defesa prévia;III - manifestar-se sobre a defesa prévia do contratado;IV - manifestar-se sobre eventual recurso, se necessário.§ 5º O ingresso da Secex na experiência-piloto de que trata esta Portaria para fins de gestão contratual fica condicionado à inclusão no Sistema Contrata de todas as informações relativas aos contratos vigentes, incluindo os arquivos anexados, como edital, proposta do contratado, contrato, termos aditivos, notas de empenho, extratos de publicação e garantias, se houver.CAPÍTULO IIIDA LIQUIDAÇÃO E DO PAGAMENTO DAS DESPESASArt. 12. A liquidação e o pagamento das despesas devem realizar-se no âmbito da própria Secex envolvida na experiência-piloto de que trata esta Portaria, após análise da documentação trabalhista e previdenciária pela Selip.§ 1º Nos pagamentos de serviços envolvendo terceirização, ainda que ocorra o descumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, a Secex deverá proceder à retenção e ao recolhimento do INSS, observado o prazo estabelecido na legislação previdenciária.§ 2º Na hipótese de pagamento de juros de mora e demais encargos por atraso, os respectivos autos devem ser instruídos com as justificativas e submetidos à apreciação da autoridade superior competente, que adotará as providências para verificar se é ou não caso de apuração de responsabilidade, identificação dos envolvidos e imputação de ônus a quem deu causa.CAPÍTULO IVDO PEDIDO E FORNECIMENTO DE PASSAGENS AÉREAS, PAGAMENTOS DE DIÁRIAS, RESSARCIMENTOS E INDENIZAÇÕESArt. 13. No que tange a pedido e fornecimento de passagens aéreas, pagamentos de diárias, ressarcimentos e indenizações, as atribuições e providências ficam assim distribuídas:I - a cargo das Secexs a que se refere o art. 2º desta Portaria:a) autuar o respectivo processo eletrônico administrativo;b) juntar ao processo a que se refere a alínea "a" a portaria de autorização e/ou de fiscalização, especificando, quando for o caso, o código Fiscalis, o(s) cargo(s), o(s) nome(s) completo(s) e matrícula(s) do(s) servidor(es), destino da viagem, data de saída e chegada, forma de transporte e outras informações e documentos necessários à adequada instrução do processo;c) efetuar as reservas de passagens aéreas, preferencialmente pelo sistema eletrônico;d) enviar o respectivo processo eletrônico à Segedam;e) adotar outras providências necessárias à adequada instrução dos respectivos autos para fins de atendimento à legislação em vigor;II - a cargo da Secretaria Adjunta de Administração (Adadmin):a) analisar e instruir o pagamento de diárias e o ressarcimento de despesas com transporte;b) publicar os atos de pagamento de diárias e de ressarcimento de despesas com transporte;c) encaminhar o respectivo processo à Secof para pagamento e demais providências;III - a cargo da Secof:a) emitir no início do exercício os empenhos para atender às despesas com diárias, passagens e ressarcimentos;b) efetuar os pagamentos aos servidores beneficiados;c) emitir os documentos financeiros necessários ao pagamento da despesa;d) emitir os documentos contábeis de regularização de impropriedades verificadas nos processos de liquidação e pagamento de despesas com diárias, passagens e ressarcimentos;e) reenviar os respectivos autos às Secexs responsáveis, após a realização da conformidade de gestão de cada pagamento para os procedimentos relativos à comprovação da viagem e da participação no evento;f) analisar a comprovação da viagem, emitindo despacho conclusivo sobre a despesa;g) registrar a baixa da responsabilidade de servidores no Siafi;h) registrar o valor da(s) diária(s) paga(s) na(s) ficha(s) financeira(s) do(s) servidor(es) e arquivar o respectivo processo.Art. 14. Os casos omissos serão resolvidos pelo Secretário-Geral de Administração.Art. 15. Esta Portaria entrará em vigor nesta data.UBIRATAN AGUIAR