Norma nº 243/2007

Aprova a realização do Projeto Apolo - Modelagem de Processos de Trabalho de Educação Corporativa e designa seu gestor.

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 86, § 1º, da Resolução nº 199, de 28 de dezembro de 2006, e na PortariaTCU nº 325, de 12 de dezembro de 2006, resolve:Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto Apolo - Modelagem de Processos de Trabalho de Educação Corporativa, nos termos do Anexo desta Portaria.Art. 2º Fica designado o Técnico de Controle Externo José Ronaldo Carvalho Vasconcelos, matrícula nº 1868-6, para exercer a função de confiança de Coordenador de Projeto, código FC-03, constante do Anexo X da Resolução nº 199, de 2006, e alocada às funções de gestores de projetos.Parágrafo único. Cabe ao coordenador do projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 8º da Portaria-TCU nº 325, de 2006, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.Art. 3º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.Art. 4º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.WALTON ALENCAR RODRIGUESPresidente(Publicada no DOU de 23/10/2007, Seção 2, p. 42)TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃOPROPOSTA DE PROJETOPROJETO APOLOPágina 1 de 61. Identificação do gestor do projetoNomeMatrículaE-mailRamalJosé Ronaldo Carvalho Vasconcelos1868-6josecv@tcu.gov.br5848Função do gestorOrigem da FC GerentexCoordenador LíderFunção da Gestão de ProjetosNome do substituto eventualMatrículaE-mailRamalThiago de Azevedo Barbosa5865-3thiagoab@tcu.gov.br5861Local / telefoneSala 302 do ISC, ramal 5848.  2. Identificação do projetoNome do projetoModelagem de Processos de Trabalho de Educação Corporativa ¿ Projeto ApoloPeríodo de realizaçãoUnidade patrocinadora22/10/2007 a 31/10/2008 Instituto Serzedello Corrêa - ISC    3. Vinculação estratégicaPlano estratégico do TCUa)       Perspectiva ¿Processos Internos¿Objetivo Estratégico 14: Aperfeiçoar instrumentos de controle e processos de trabalho.b)      Perspectiva ¿Pessoas e Inovação¿Objetivo Estratégico 17: Otimizar a utilização do conhecimento organizacionalObjetivo Estratégico 19: Desenvolver cultura orientada a resultados.c)       Iniciativa Estratégica 11: Mapear e racionalizar os principais processos de trabalho do TCU.d)      Iniciativa Estratégica 16: Estruturar e integrar práticas de gestão do conhecimentoe)       Iniciativa Estratégica 18: Aprimorar processo de gestão do desempenho por resultados.Plano de diretrizes do TCUa)       Perspectiva ¿Processos Internos¿Iniciativa Estratégica 5: Mapear e racionalizar os principais processos de trabalho do TCU.Ação 5.7: Implementar metodologia de mapeamento e redesenho de processos, de modo a garantir o alinhamento entre indicadores estratégicos e de processos.    4. Problema / oportunidadeDescrição do problema ou da oportunidade a)       O Instituto carece de instrumento que oriente servidores na execução de suas rotinas, também há carência na sistematização de informações administrativas, relacionada à dispersão de dados, instruções e procedimentos a serem adotados no suporte as suas áreas, o que dificulta o entendimento no desenrolar das atividades, e ocasiona problemas como comunicação entre os setores, resultando na insatisfação dos usuários.b)      Atualmente, o ISC tem seus processos de trabalho parcialmente atendidos pelo sistema ISCNet. Devido a uma série de fatores relacionados ao sistema, tais como não possuir documentação, utilizar tecnologia de banco de dados e codificação de linguagem que não são padrões do TCU e serem mantidos por técnicos da própria unidade, sem apoio da Setec, o ISC está envidando esforços para adquirir nova solução para a automação de seus processos de trabalho.Para que o sistema de automação tenha sucesso na sua implementação, é importante que os processos de trabalho estejam modelados para servir de insumo para o desenvolvimento e customização do sistema.TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃOPROPOSTA DE PROJETOPROJETO APOLOPágina 2 de 6Evolução do quadro (apresentar dados)a)       A estrutura organizacional do ISC mudou significativamente a partir de 2007. Suas novas estrutura e atribuições, definidas pela Portaria ISC nº 2, de 12/04/2007, implicou alterações nos processos de trabalho e papéis dos seus servidores. As novas atribuições, tais como gestão de desenvolvimento de competências e gestão de educação a distância, surgiram a partir da conclusão dos projetos Atena e Pégaso, respectivamente. Além de absorver essas novas atribuições, a nova estrutura organizacional buscou também racionalizar os processos de trabalho relacionados com capacitação e treinamento, baseada nos preceitos da norma NBR ISO 10015 - Diretrizes para treinamento.Com o propósito de identificar os processos de trabalho da nova organização, no primeiro semestre de 2007, o ISC, com apoio metodológico da Seplan, realizou levantamento dos principais macroprocessos, relacionando objetivos, produtos e clientes. As discussões sobre os processos de trabalho demonstraram maturidade e motivação do corpo gerencial e dos servidores do ISC em modelar os processos, visando suas melhorias, com uso de indicadores e possibilidades de automação. Após o levantamento, foram identificados cinco macroprocessos: seleção e integração de novos servidores, gestão de competência, educação corporativa, gestão de informação, e apoio logístico e tecnológico. Prioritariamente, o macroprocesso educação corporativa foi subdividido em 9 (nove) processos. Apenas nesse levantamento inicial foram identificados 58 produtos que são entregues aos clientes internos e externos do ISC.Após a verificação da magnitude e complexidade dos processos de trabalhos do ISC, uma conclusão consensual do grupo foi a necessidade de se instituir um projeto, com duração de pelo menos doze meses, para dar continuidade a essa modelagem, detalhando as tarefas, informações, atores e indicadores.  5. Escopo do projeto5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema) Mapear, modelar e disponibilizar fluxos de processos e procedimento operacional padrão relativos a educação corporativa no TCU. 5.2.Meta - Indicador - Produto - ClienteMETAIndicadorProdutoClienteObjetivo específicoQuantoData de términoa)       Mapear, modelar e publicar os 3 primeiros processos  de trabalho que já estão em execução: Serviços de secretaria; Incentivo à educação continuada e Coordenação executiva. 3     29/02/08Nº de processos mapeados e modeladosFluxos dos 3 primeiros  processos em execução mapeados e  modelados: Serviços de secretaria; Incentivo à educação continuada e Coordenação executiva.ISC314/03/08Nº de processos validados e publicadosFluxos dos 3 primeiros  processos em execução validados e publicados[1]ISCb)      Elaborar e publicar o procedimento operacional padrão dos 3 primeiros processos mapeados e validados.330/04/08Padronização dos 3 primeiros processos mapeados formalizadaProcedimentos operacionais padrão (POPs) dos 3 primeiros processos elaborados e publicadosISCc)       Propor eventuais alterações, atualizações  ou elaborações de normativos.116/05/2008Minuta de normativo dos 3 primeiros  processos em execução aceitaMinuta de normativo dos 3 primeiros  processos em execução entregueISCTRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃOPROPOSTA DE PROJETOPROJETO APOLOPágina 3 de 6METAIndicadorProdutoClienteObjetivo específicoQuantoData de términod)      Formular indicadores para medição dos índices de produção dos 3 primeiros processos de trabalho.116/05/2008Lista de indicadores de produção dos 3 primeiros processos de trabalho aceitaLista de indicadores de produção dos 3 primeiros processos de trabalho elaboradaISCe)       Mapear, modelar e publicar os 3 últimos processos  de trabalho que já estão em execução: Seleção e contratação de instrutores e serviços educacionais; Planejamento educacional e Seleção de participantes.   330/05/08Nº de processos mapeados e modeladosFluxos dos 3 últimos  processos em execução mapeados e modelados: Seleção e contratação de instrutores e serviços educacionais; Planejamento educacional e Seleção de participantes. ISC313/06/08Nº de processos validados e publicadosFluxos dos 3 últimos  processos em execução validados e publicadosISCf)        Elaborar e publicar o procedimento operacional padrão dos 3 últimos processos mapeados e validados.301/08/08Padronização dos 3 últimos processos mapeados formalizadaProcedimentos operacionais padrão (POPs) dos 3 últimos processos elaborados e publicadosISCg)      Propor eventuais alterações, atualizações  ou elaborações de normativos115/08/08Minuta de normativo dos 3 últimos processos em execução aceitaMinuta de normativo dos 3 últimos  processos em execução entregueISCh)      Formular indicadores para medição dos índices de produção dos 3 últimos processos de trabalho115/08/08Lista de indicadores de produção dos 3 últimos processos de trabalho aceitaLista de indicadores de produção dos 3 últimos  processos de trabalho elaboradaISCi)        Modelar os 3 processos que ainda não estão em execução: Consultoria para autodesenvolvimento; Produção do conhecimento e inovação e Avaliação de programas educacionais.329/08/08Nº de processos modelados e publicadosFluxos dos 3 processos modelados e publicados: Consultoria para autodesenvolvimento; Produção do conhecimento e inovação e Avaliação de programas educacionais. ISC315/09/08Nº de processos validados e publicadosFluxos de processos validados e publicadosISCTRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃOPROPOSTA DE PROJETOPROJETO APOLOPágina 4 de 6METAIndicadorProdutoClienteObjetivo específicoQuantoData de términoj)         Propor eventuais alterações, atualizações  ou elaborações de normativos131/10/08Minuta de normativo dos 3 processos que ainda não estão em execução aceitaMinuta de normativo dos 3 processos que ainda não estão em execução elaboradaISCk)       Formular indicadores para medição dos índices de produção dos 3 processos de trabalho que ainda não estão em execução131/10/08Lista de indicadores de produção dos 3 processos de trabalho que ainda não estão em execução aceitaLista de indicadores de produção dos 3 processos de trabalho que ainda não estão em execução elaboradaISC5.3.Benefícios (impacto esperado dos produtos do projeto)a)       Garantia de sustentabilidade dos processos de trabalho operacionalizados.b)      Visão sistêmica dos processos de trabalho, permitindo identificar a interdependência entre as unidades.c)       Eliminação da sobreposição de ações em um mesmo processo de trabalho, evitando duplicidades e retrabalho.d)      Disseminação da gestão do conhecimento, facilitando a comunicação entre as unidades. e)       Redução de custos na capacitação de novos servidores responsáveis pelos processos de trabalho mapeados.f)        Transferência do capital intelectual do indivíduo para a instituição.  5.4.Não escopo (o que o projeto não vai fazer)a)       Implantação dos 3 processos modelados que ainda não estão em execução.b)      Automação dos 6 processos mapeados e modelados que estão em execução e dos 3 processos modelados que ainda não estão em execução.c)       Medição de indicadores de produção dos processos de trabalho.d)      Atualização dos fluxos de processos mapeados e modelados após publicação na intranet.e)       Atualização dos procedimentos operacionais padrão (POPs) após publicação na intranet.f)        Aprovação e publicação de normativos.g)      Elaboração de procedimentos operacionais padrão para os processos de ¿Consultoria para autodesenvolvimento¿; ¿Produção do conhecimento e inovação¿ e ¿Avaliação de programas educacionais¿.h)      Treinamento de servidores e colaboradores dos procedimentos operacionais padrão elaborados.  6.Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)Nome da parte envolvidapatrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e físicos)Item negociado ou a negociar com as partes envolvidasa)       ISCPatrocinador do projeto. Apoio administrativo, assessoria técnica, alocação de pessoal e de recursos materiais para desenvolvimento do projeto.b)      SeplanAssessoramento técnico no mapeamento, modelagem e descrição dos processos de trabalho.Assessoramento técnico na elaboração de indicadores de produção dos processos de trabalho.c)       SetecTreinamento dos membros da equipe do projeto no Aris.Alocação de 1 servidor para o projeto.Assessoramento técnico para validação da estrutura dos processos para futura automação.TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃOPROPOSTA DE PROJETOPROJETO APOLOPágina 5 de 67. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projetoRiscoImpactoProbabilidadede ocorrerAção para(E) Evitar ocorrência do risco(M) Mitigar ocorrência do risco(R) Reduzir impacto do risco ocorridoResponsávelpela açãoa)       Ausência de cooperação dos gerentes e dos membros da equipe.AltoBaixa(M) Reunião de conscientização e solicitação de cooperação com a equipe do projetoDiretor-Geral do ISCb)      Ausência de capacitação e/ou a não-adaptação à metodologia de levantamento, à utilização e aos padrões da ferramenta Aris.AltoBaixa(E) Treinar a equipe na utilização da ferrramenta Aris (padrão e metodologia).Seplan, Sequapc)       Indefinição sobre os processos que ainda não estão em execução.AltoMédia(E) Definir os responsáveis pelos processos.Diretor-Geral do ISCd)      Atraso na entrega dos produtos em decorrência de fruição de férias e recessoAltoMédia(R) Acordar com os membros da equipe a entrega antecipada de produtos que possam impactar na entrega final do projeto.Coordenador do projeto      8. Relação com outros projetosProjetos predecessoresProjetos conexosProjetos sucessoresProjeto AtenaProjeto PégasoProjeto SGPProjeto para implantação dos novos processos modelados   9. Equipe do projetoNomeMatrículaLotaçãoPeríodoDedicação integral/ parcial / por atividade José Ronaldo Carvalho Vasconcelos1868-6SECOF22/10/07 a 31/10/2008integral Eduardo Calhman de Miranda5852-1SEGES22/10/07 a 31/10/2008Parcial Cristina Aparecida de Barros3545-9SECOR22/10/07 a 31/10/2008Parcial Thiago de Azevedo Barbosa5865-3SEDUC22/10/07 a 31/10/2008Parcial Antonio José Passos Pinheiro 340-9SESED22/10/07 a 31/10/2008Parcial Dora Botelho Bastos6498-0SEPLAN22/10/07 a 31/10/2008Por atividade Maria Emília Bossi Queiroz5721-5SEPLAN22/10/07 a 31/10/2008Por atividade Paulo André Mattos de Carvalho2439-2SETEC22/10/07 a 31/10/2008Por atividade José Carlos Leone de Jesus2332-9SEGEP22/10/07 a 31/10/2008Por atividade Estagiário em TI  SETEC22/10/07 a 31/10/2008Integral      10. Custos adicionais estimadosRecursoValor estimadoData inicial de liberação do recursoa)       Alocação de um estagiário para auxiliar nas atividades do projeto (1 x 12 x R$ 700,00).R$ 8.400,0031/10/2008Total de custos estimadosR$ 8.400,00 Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃOPROPOSTA DE PROJETOPROJETO APOLOPágina 6 de 611. Outros recursos necessáriosRecursoFornecedora)         b)        c)            12. FinalizaçãoDataAssinatura do gestor do projetoEm ___/___/2007José Ronaldo carvalho vasconcelosCoordenador do ProjetoManifestação do titular da unidade patrocinadoraDe acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em ___/___/2007.Encaminhe-se à Seplan, para fins de aprovação.ISC, em ___/___/2007Carlos Eduardo Queiroz PEREIRADiretor-Geral do ISCManifestação da SeplanManifesto-me favoravelmente à autorização do projeto.Seplan, em ___/___/2007Alessandro Giuberti LaranjaSecretário de Planejamento e Gestão