Norma nº 28/2010

Aprova a realização do Projeto Estruturação da Gestão do Ambiente de Modelagem de Processos de Trabalho (Isis).

       A PRESIDENTE DA COMISSÃO DE COORDENAÇÃO GERAL DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso de suas atribuições regulamentares e tendo vista o disposto no §2º do art. 5º da Portaria-CCG nº  1, de 03 de abril de 2007,     considerando o estabelecido no §8º do art. 7º da Portaria-TCU nº  210, de 05 de junho de 2009, que dispõe sobre a constituição e gestão de projetos no âmbito da Secretaria do Tribunal; e     considerando o exame procedido pela Comissão de Coordenação Geral acerca da proposta de projeto apresentada em consonância com o Anexo à Portaria-TCU nº  210, de 2009, resolve:     Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto Estruturação da Gestão do Ambiente de Modelagem de Processos de Trabalho (Isis) .     Art. 2º Fica autorizada a Auditora Federal de Controle Externo (AUFC) Patricia Armond de Almeida, matrícula nº  8208-2, a exercer a atribuição de gestora de projeto, sob regime de dedicação integral.     Parágrafo único. Cabe à gestora de projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 10 da Portaria-TCU nº  210, de 2009, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos.     Art. 3º Incumbe ao Secretário-Geral de Administração ­- observadas as delegações e as subdelegações de competência vigentes e o disposto no art. 16 da Portaria-TCU nº  210, de 2009 - designar a AUFC indicada no caput do artigo anterior na função de coordenadora de projeto e promover, se couber, a alteração de lotação dos demais servidores alocados ao projeto.     Parágrafo único. Compete, também, ao Secretário-Geral de Administração - mediante provocação da unidade patrocinadora - realizar substituição, eventual dispensa ou nova designação do coordenador do projeto, bem como eventual alteração de lotação de servidores posteriormente alocados ao trabalho.     Art. 4º Cabe à unidade patrocinadora observar que o período autorizado para a realização de trabalho por coordenador de projeto de curta duração não deve contemplar o usufruto de férias e o afastamento em razão de plantão no recesso, bem como os demais afastamentos que possam ser previamente agendados pelo servidor e por sua unidade de lotação, a exemplo da licença para capacitação, nos termos dispostos pela Portaria-CCG nº  52, de 14 de dezembro de 2009.     Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.        ANA CLÁUDIA MESSIAS DE LIMA MARTINS  Presidente da CCG  ANEXO À PORTARIA-CCG Nº 28, DE 24 DE MAIO DE 2010                           TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO           PROPOSTA DE PROJETO - CURTA DURAÇÃO             ISIS - ESTRUTURAÇÃO DA GESTÃO DO AMBIENTE DE MODELAGEM DE PROCESSOS DE TRABALHO           1. Identificação do gestor do projeto              Nome do gestor     Matrícula     E-mail     Ramal             Patricia Armond de Almeida     8208-2     patriciara@tcu.gov.br     7651             Função do gestor             X     Coordenador           Líder             Nome do substituto eventual     Matrícula     E-mail     Ramal             Juliana Belmok Bordin     8142-6     bordinjb@tcu.gov.br     5167             Local / telefone                                                                    2. Identificação do projeto              Nome do projeto             ISIS - ESTRUTURAÇÃO DA GESTÃO DO AMBIENTE DE MODELAGEM DE PROCESSOS DE TRABALHO             Período de realização     Unidade patrocinadora             24/05/2010 a 16/07/2010 e de 09/08/2010 a 31/08/2010     SEPLAN           3. Vinculação estratégica              Plano Estratégico do TCU             a)      Aperfeiçoar instrumentos de controle e processos de trabalho             b)      Otimizar a utilização do conhecimento organizacional             Plano de Diretrizes do TCU             a)      -             Plano Diretor da Secretaria-Geral da Unidade Patrocinadora             a)      7.7 Realizar análise crítica e modelagem dos fluxos de processos definidos pela equipe do processo eletrônico e negociados com a Segepres             b)      4. Assegurar elevados níveis de satisfação na consultoria prestada.           4. Problema / oportunidade              Descrição do problema ou da oportunidade             a)      O Tribunal de Contas da União (TCU) , pela natureza de sua atividade, tem o dever de ser exemplo na administração pública brasileira. Deve buscar aperfeiçoar-se constantemente, de forma a alcançar patamares cada vez mais altos de excelência em gestão. Para isso, uma das linhas de ação adotadas pelo Tribunal é a gestão de processos de trabalho.O investimento do Tribunal na melhoria dos seus processos deveria ter como expoente a implantação do sistema de processo eletrônico, iniciativa que leva o TCU para uma nova era. Considerando a evolução com a adoção do meio eletrônico, a revitalização do pool de gestão de processos é essencial para subsidiar a evolução e o aprimoramento dos processos, e não apenas sua simples automatização.             b)      Entretanto, a situação atual real apresenta discrepâncias em relação a esse modelo ideal. A revisão dos processos de trabalho e eliminação de desperdícios pode alavancar resultados e ao mesmo tempo aumentar a satisfação das pessoas. A busca permanente da melhoria dos processos de trabalho é dever de todos no Tribunal, cabendo especialmente à Secretaria de Planejamento e Gestão (Seplan) , promover a gestão de processos no âmbito do Tribunal, em especial quanto ao seu mapeamento, modelagem e implantação, e assegurar a integração dos macroprocessos do TCU. Porém, pode-se perceber a baixa demanda por consultorias em melhorias de processos, especialmente na área fim, as diversas iniciativas de mapeamento isoladas e sem vínculo com a Seplan, além da subutilização da ferramenta de mapeamento de processos adotada pelo Tribunal - o Aris - como indícios da desvinculação entre o modelo de gestão desejado e a prática da instituição.              c)      Atualmente, em paralelo às dificuldades de implantar efetivamente esse escopo de atuação, há questões administrativas e de falta de investimento na organização dos alicerces para a utilização satisfatória do Aris. Esta ferramenta requer uma administração adequada de seus recursos e do ambiente em que está instalada, aspectos que estão apresentando diversas falhas. Apenas como exemplo, podem ser citados (1) a carência de material para responder adequadamente às demandas de treinamento tanto do público interno quanto do externo, (2) a subutilização da ferramenta Aris e (3) as frequentes falhas de publicação dos processos de trabalho no Portal do Tribunal, levando ao descrédito na qualidade dessas informações.              d)      As ações propostas visam à estruturação do ambiente que subsidia projetos de melhoria de processos de trabalho e abrangem a atualização dos padrões e a melhora da administração do Aris, buscando revitalizar o zelo por essa área de competência.A Seplan, como promotora da metodologia de melhoria de processos e atuando como consultora nos projetos dessa natureza, tem oportunidade de explorar um vasto campo de atuação. O reconhecimento dessa importância por parte dos demais gestores tem sido explicitado em alguns trabalhos recentes e demonstra o potencial dessa linha para o fortalecimento da unidade.Se bem explorada, a modelagem de processos de trabalho, aliada à melhoria contínua e à eliminação de defeitos e desperdícios, pode aumentar a produtividade, melhorar os resultados e ao mesmo tempo a satisfação das equipes por estar dedicando sua energia em atividades realmente significativas. E para isso, a ferramenta de modelagem de processos é subsídio fundamental.Espera-se, enfim, fortalecendo as bases para ações de melhoria de processos, contribuir para o fortalecimento do próprio TCU, preparando-o para ter meios de enfrentar as demandas da sociedade e, com isso, conduzir a organização para um novo patamar de qualidade e resultados em sua atuação.           5. Escopo do projeto              5.1. Objetivo geral do projeto                    Promover a estruturação do ambiente que subsidia projetos de melhoria de processos de trabalho e abrange a atualização dos padrões metodológicos e a melhora da administração do Aris, buscando revitalizar o zelo por essa área de competência.            5.2. Meta -Produto - Homologador              META     Produto     Homologador             Objetivo específico     Quanto     Data de término                   a)      Diagnosticar utilização atual do Aris     -     31/5/10     Relatório de diagnóstico da utilização atual do Aris     Claudio Sarian (Seplan)              b)      Atualizar e estruturar os padrões de modelagem de processos      -     16/7/10     Relatório de viabilidade de adoção da notação BPMN na ferramenta Aris     Claudio Sarian (Seplan)              -     16/7/10     Guia de modelagem de processos atualizado     Claudio Sarian (Seplan)              -     16/7/10     Solicitação de implantação do novo padrão de notação encaminhada ao Seinq, se for o caso     Claudio Sarian (Seplan)              c)      Aprimorar a administração da ferramenta Aris     -     16/7/10     Relatório de revisão e melhoria dos processos de trabalho de administração e publicação das bases de dados do Aris     Claudio Sarian (Seplan)              d)      Divulgar a gestão de processos no TCU     -     31/8/10     Apostila para capacitação de servidores em modelagem de processos criada     Claudio Sarian (Seplan)              -     31/8/10     Projeto de divulgação da gestão de processos no TCU e de padrões de modelagem de processos desenvolvido     Claudio Sarian (Seplan)               5.3. Não escopo  (o que o projeto não vai fazer)               a)      avaliar ferramentas alternativas ao Aris;             b)      oferecer capacitação em melhoria de processos;             c)      definir indicadores para os processos de trabalho;             d)      decidir a compra de nova versão do Aris;             e)      promover procedimentos de compra de nova versão ou de atualização do Aris.           6. Benefícios  (impacto esperado dos produtos do projeto)               a)      Promover a administração adequada dos recursos e do ambiente da ferramenta Aris.             b)      Prover o TCU de material para responder adequadamente às demandas de consultoria em modelagem e em melhoria de processos.             d)      Promover a disseminação e utilização adequada da ferramenta Aris, tanto para a área meio quanto para a área fim.           7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto              Risco     Impacto     Probabilidadede ocorrer     Ação para (E) Evitar ocorrência do risco (M) Mitigar ocorrência do risco (R) Reduzir impacto do risco ocorrido     Responsávelpela ação                   a)      A inação da unidade em relação ao escopo de atuação de sua competência traz o risco de, por não responder adequadamente às demandas tanto do público interno quanto do externo, ter sua imagem afetada, enfraquecer seu papel dentro da organização e perder espaço de atuação.     Alto     Alta      (M) divulgação dos benefícios da modelagem e das novas facilidades conquistadas após o projeto     Gestor do projeto             b)      O risco de mudar os padrões vigentes existe na medida em que qualquer mudança afeta a rotina atual.     Médio     Baixa      (M) As mudanças propostas vêm ao encontro dos anseios que diversas unidades já externaram, tornando-se, mais do que risco de mudança, o atendimento ao desejo de evolução da organização.     Gestor do projeto             c)      A adequada manutenção do Aris e sua aplicação nos projetos de melhoria de processos requer um foco estratégico consistente e contínuo direcionado à melhoria contínua dos processos na organização, sem o qual se torna difícil colher os frutos dos esforços empenhados.     Alto     Alto      (R) divulgação dos benefícios da modelagem e das novas facilidades conquistadas após o projeto     Gestor do projeto              8. Identificação das partes envolvidas no projeto              Nome da parte envolvidapatrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e  físicos)      Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas                   a)      Seinq      -  apoiar as atividades do projeto e responder as demandas de informações que lhe forem apresentadas;-  participar das discussões de definição de conceitos e de padrões;-  participar da revisão de processos de trabalho de diagnóstico, administração e publicação das bases de dados do Aris e implantar as melhorias definidas que lhe couberem;-  adequar as ferramentas de trabalho (Aris, Portal) aos padrões definidos pela Seplan;-  promover a atualização e a manutenção do Aris;-  manter o atendimento no nível de serviço esperado do Seinq.             b)      ISC     -  apoiar as atividades do projeto e responder as demandas de informações que lhe forem apresentadas;-  apoiar o desenvolvimento de apostila para capacitação de servidores em modelagem de processos, abrangendo especialmente a utilização da ferramenta Aris.              c)      Ascom     -  apoiar as atividades do projeto e responder as demandas de informações que lhe forem apresentadas;-  desenvolver (em conjunto com a Seplan) e executar campanha de divulgação da gestão de processos no TCU e de padrões de modelagem de processos.           9. Relação com outros projetos              Projetos predecessores     Projetos conexos     Projetos sucessores                    (Não se aplica)       (Não se aplica)       (Não se aplica)               10. Custos adicionais estimados              Recurso     Valor estimado     Data inicial de liberação do recurso                   a)       (Não se aplica)                          Total de custos estimados                       Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)   11. Outros recursos necessários              Recurso     Fornecedor                   a)       (Não se aplica)                        12. Equipe do projeto              Nome     Matrícula     Lotação     Período     Dedicação integral/ parcial / por atividade                   1.     PATRICIA ARMOND DE ALMEIDA     8208-2     Seplan     Duração do projeto     Integral             2.     VALERIA CRISTINA GOMES RIBEIRO     3067-8     Seplan     Duração do projeto     Parcial             3.     JULIANA BELMOK BORDIN     8142-6     Seplan     Duração do projeto     Parcial             4.     IZABELLA SILVA MATOS     x01496098170     Seplan     Duração do projeto     Parcial              13. Finalização              Data     Assinatura do gestor do projeto                   Em 20/05/2010        PATRICIA ARMOND DE ALMEIDACoordenadora do Projeto             Manifestação do titular da unidade patrocinadora             De acordo, em 20/05/2010                   CLAUDIO SARIAN ALTOUNIANSecretário de Planejamento e Gestão             Manifestação do titular da Secretaria-Geral da unidade patrocinadora             De acordo, encaminhe-se à CCG para fins de aprovação.             Segepres, em 21/05/2010     ANA CLAUDIA MESSIAS DE LIMA MARTINSSecretária-Geral da Presidência