Norma nº 2/2015

"Dispõe sobre a organização interna, competências e atividades da Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais do Tribunal de Contas da União."

       A CHEFE DA ASSESSORIA DE CERIMONIAL E RELAÇÕES INSTITUCIONAIS, no uso de suas atribuições regular no uso de suas atribuições regulamentares e considerando o disposto no inciso II do art. 97 e no art. 98 da Resolução-TCU 266, de 30 de dezembro de 2014, resolve:  Art. 1º As competências e atividades das subunidades integrantes da Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais (Aceri) , observado o disposto nos arts. 29 e 30 da Resolução-TCU nº 266, de 2014, são as constantes deste normativo.  Art. 2º A Aceri, com base na Portaria-TCU 105, de 5 de março de 2015, que alterou os anexos da Resolução-TCU nº 266, de 2014, tem a seguinte estrutura:  I. Serviço de Planejamento e Organização das Atividades do Cerimonial I;  II. Serviço de Planejamento e Organização das Atividades do Cerimonial II.  Art. 3º Compete ao Serviço de Planejamento e Organização das Atividades do Cerimonial I:  Processos Administrativos  I. juntar, arquivar, excluir e realizar demais ações em documentos, comunicações e papéis de interesse da Aceri, promovendo os competentes registros nos sistemas informatizados;   II. autuar, atualizar, excluir e realizar demais ações nos documentos, comunicações e papéis de interesse da Aceri, promovendo os competentes registros nos sistemas informatizados;  III. incluir, registrar, triar, conferir e assinar documentos administrativos;   IV. tramitar e realizar demais ações nos processos administrativos;   V. distribuir processos e documentos eletrônicos para análise interna e externa;   VI. monitorar e agir sobre as demandas contidas nas pastas do e-TCU;  VII. controlar prazos processuais;  VIII. reiterar ou reenviar ofício;  IX. juntar documentos físicos;  X. controlar arquivo de documentos;  XI. encaminhar atos expedidos para publicação no BTCU (portarias, ordens de serviço, etc.) ;  XII. digitalizar processos e documentos;  Sistema Patrimônio  XIII. controlar o empréstimo de material permanente;  XIV. incluir e atualizar informações respectivas;   XV. incluir fornecedores no sistema Contrata;  XVI. solicitar o tombamento de bens;  XVII. transferir carga e/ou responsabilidade patrimonial;  XVIII. realizar inventário anual de bens;  XIX. devolver bens inservíveis ou em desuso para a secretaria do tribunal responsável;  XX. realizar inventário de bens devido à mudança de detentor da carga;  XXI. adotar procedimentos necessários à manutenção preventiva e reparatória da estrutura física e das instalações dos espaços e salas sob responsabilidade da Aceri;  Execução Orçamentária e Financeira  XXII. atender diligências de unidades da Secretaria-geral de Administração (Segedam) ;  XXIII. abrir, controlar e prestar contas de suprimento de fundos;  XXIV. acompanhar saldos orçamentários e financeiros;  XXV. solicitar recursos orçamentários e financeiros;  XXVI. acompanhar saldos dos empenhos estimativos;  XXVII. elaborar proposta orçamentária anual e plurianual  XXVIII. solicitar ratificação de despesa;   XXIX. solicitar a unidades da Segedam inscrição de empenhos em restos a pagar  XXX. reconhecer e propor encaminhamento para pagamento de despesas de exercícios anteriores;  XXXI. liquidar despesas nos contratos cuja execução esteja a cargo da Aceri;  XXXII. executar a gestão documental (designação por portaria da Unidade) ;  XXXIII. propor anulação de saldos remanescentes de empenhos inscritos em restos a pagar;  XXXIV. licitação e Contratos; Contratação Direta sem Licitação  XXXV. realizar procedimentos para solicitação de prorrogação, repactuação e rescisão contratual;  XXXVI. realizar procedimentos para aquisição e serviços por dispensa de licitação;  XXXVII. fiscalizar/acompanhar contratos da Unidade (designação por portaria da Unidade)   XXXVIII. atestar notas fiscais e faturas de bens e serviços;  XXXIX. receber, conferir, organizar, controlar e distribuir material de consumo;  XL. realizar cotação de preço no mercado  XLI. representar sobre a necessidade de aquisição de material ou realização de serviço;  XLII. solicitar mensalmente, junto a unidade específica do tribunal, material de consumo, bem como controlar o uso;  XLIII. acompanhar as assinaturas de periódicos, jornais e do sistema profissional para consulta e gerenciamento dos contatos com as autoridades do poder público brasileiro.  Gestão de Pessoal  XLIV. manter registro atualizado referente a dados e informações a respeito de recursos humanos lotados na unidade;  XLV. proceder seleção, controle, supervisão e distribuição de atividades aos estagiários;  XLVI. fazer avaliação mensal dos estagiários sob sua supervisão;  XLVII. elaborar portarias e ordens de serviço;  XLVIII. entregar correspondências em mãos;  XLIX. distribuir processos e documentos internamente;  L. lançar/ajustar mensalmente a frequência dos servidores nos sistemas do tribunal;  LI. lançar/ajustar mensalmente os horários dos servidores nos sistemas do tribunal;  LII. lançar, acompanhar e verificar homologação dos afastamentos dos servidores nos sistemas do tribunal;  LIII. encaminhar atestados médicos dos servidores para unidade específica do tribunal;  LIV. serviços de Transporte, Mensageria e Serviços Externos  LV. preparar correspondências para envio pela ECT: emitir AR, confeccionar envelope, etc.  LVI. preparar e enviar documentos e processos por SEDEX e PAC;  LVII. preparar e solicitar transporte de materiais/documentações nas viaturas oficiais;  LVIII. entregar correspondências em mãos;  Serviços Diversos  LIX. manter arquivo sistemático, em pastas específicas, dos ofícios, memorandos e outras comunicações expedidos e recebidos pela Secretaria  LX. manter arquivo sistemático e atualizado de documentos, publicações e expedientes de interesse da unidade;   LXI. adotar outras providências determinadas pela titular da secretaria.  Art. 4º Compete ao Serviço de Planejamento e Organização das Atividades do Cerimonial II:  I. planejar, organizar, coordenar e executar atividades inerentes ao desenvolvimento e ampliação das relações institucionais do TCU;  II. prestar assessoramento e apoio na organização e na realização de eventos institucionais;  III. gerenciar e assegurar a atualização de bases de informação necessárias ao desempenho da competência da Aceri, especialmente quanto aos dados de autoridades e de dirigentes do TCU e de instituições relacionadas ao trabalho deste tribunal;  IV. colaborar com a divulgação do TCU junto à sociedade brasileira;  V. estimular a realização de ações institucionais voltadas para o controle social;  VI. assistir o presidente do TCU, as demais autoridades do tribunal e as unidades da secretaria do TCU, quando solicitada, quanto ao protocolo a ser observado em cerimônias e eventos oficiais;  VII. recepcionar e acompanhar autoridades e dignitários em visita ao TCU;  VIII. recepcionar e acompanhar visitantes durante as visitas monitoradas ao TCU;  IX. auxiliar, quando solicitado, os gabinetes de autoridades a providenciar reservas de transporte, hospedagem e outros preparativos para viagens oficiais, no âmbito do território nacional, do Presidente, ministros e demais autoridades do TCU;  X. acompanhar, quando solicitado, o presidente, os ministros do TCU e as autoridades visitantes durante embarque e desembarque de viagens oficiais;  XI. gerenciar o uso do Auditório Ministro Pereira Lira, do Auditório Ministro Arnaldo Prieto, do Salão Nobre Ministro Alberto Hoffmann, da Sala de Conferências Ministro Bento José Bugarin, do Espaço Ecumênico e do Plenário do Anexo III;  XII. adotar outras providências determinadas pelo titular da secretaria.  Serviços Diversos  XIII. Manter arquivo sistemático, em pastas específicas, dos eventos cuja organização esteja a cargo da Secretaria.  Art. 5º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.  SHIRLEY GILDENE BRITO CAVALCANTE  Chefe da Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais