Norma nº 231/2008

Prorroga o prazo de realização do Projeto Apolo - Modelagem de Processos de Trabalho de Educação Corporativa.

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 83, § 1º, da Resolução nº 214, de 20 de agosto de 2008, e na PortariaTCU nº 325, de 12 de dezembro de 2006, resolve:Art. 1º Fica prorrogado até 28 de novembro de 2008, conforme relatório de prorrogação anexo, o prazo para conclusão do Projeto Apolo - Modelagem de Processos de Trabalho de Educação Corporativa, aprovado pela Portaria-TCU nº 243, de 19 de outubro de 2007.Art. 2º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.Art. 3º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.WALTON ALENCAR RODRIGUESPresidenteANEXO À PORTARIA-TCU Nº 231, DE 13 DE OUTUBRO DE 2008TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃORELATÓRIO nº __PRORROGAÇÃO DO PROJETOArt. 1  APOLOPágina 1 de 6I - Período do projetoII - Unidade patrocinadoraIII - Gestor do projeto22/10/2007 a 31/10/2008ISCJosé Ronaldo Carvalho Vasconcelos1. Objetivo do projeto Mapear, modelar e disponibilizar fluxos de processos e procedimento operacional padrão relativos a educação corporativa no TCU.2. Situação do projeto (em relação ao previsto na proposta original)IV - Execução em relação ao total do projeto(   ) Menos de 10% executado(    ) 10% a 40% executado( X   ) 41% a 80% executado(  ) acima de 80% executadoV - Controle(    ) Execução adiantada(    ) Execução dentro do previsto( X   ) Execução atrasada3. Cumprimento de metas acordadas na propostaVI - ProdutoVII - QuantoVIII - Data de términoIX - ComentáriosX - (comentários relevantes na execução ou no formato do produto, discrepância entre datas, alteração de escopo, inclusão de novos produtos, outros)a)       Fluxos dos 3 primeiros  processos em execução mapeados e  modelados: Serviços de secretaria; Incentivo à educação continuada e Coordenação executiva. 329/02/08O início do programa de formação em outubro de 2007 dificultou substancialmente a entrega dos produtos no prazo planejado, pois, os donos dos processos a serem mapeados dividiram-se entre as demandas mais urgentes desse evento e as do Projeto. Além disso, alguns servidores integrantes da equipe do Projeto não voltaram ao trabalho logo após o recesso - 16/01/08 ¿ por terem marcado férias antes do início da execução do Projeto, retornando ao serviço no início de fevereiro de 2008.  Assim, a entrega desse produto foi feita em 30/03/08.b)      Fluxos dos 3 primeiros  processos em execução validados e publicados314/03/08 c)       Procedimentos operacionais padrão (POPs) dos 3 primeiros processos elaborados e publicados330/04/08Além das considerações enunciadas acima, somaram-se outras de fatores imprevisíveis, tais como: os donos dos processos a serem mapeados na Coordenação Executiva, entre março e abril/07, licenciaram-se do trabalho para tratamento de saúde. Sendo assim, entregamos esse produto no tempo possível em 30/05/08.d)      Minuta de normativo dos 3 primeiros  processos em execução entregue116/05/08Ofereceram-se contribuições necessárias à elaboração da nova Resolução que substituiria a Resolução 165/2003. e)Lista de indicadores de produção dos 3 primeiros processos de trabalho elaborada116/05/08Nesse período houve extrema dificuldade em conciliar as agendas de trabalho dos gerentes das unidades responsáveis pelos processos com as demandas do Projeto, sendo possível a entrega desse produto somente em 20/06/2008.TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃORELATÓRIO nº __PRORROGAÇÃO DO PROJETOArt. 2  APOLOPágina 2 de 6I - ProdutoII - QuantoIII - Data de términoIV - ComentáriosV - (comentários relevantes na execução ou no formato do produto, discrepância entre datas, alteração de escopo, inclusão de novos produtos, outros)f)Fluxos dos 3 últimos  processos em execução mapeados e modelados: Seleção e contratação de instrutores e serviços educacionais; Planejamento educacional e Seleção de participantes.330/05/08O processo de Seleção e contratação de instrutores e serviços educacionais é muito controverso. Assim, a elaboração do diagrama de fluxo desse processo demandou mais trabalho e reflexão pelos agentes do processo. A discussão estendeu-se ao longo do primeiro semestre e só se definiu o modelo em agosto deste ano. Assim, não se pode entregar este produto dentro do prazo planejado. Só entregamos e publicamos em 15/08/08. g)Fluxos dos 3 últimos  processos em execução validados e publicados313/06/08 h)Procedimentos operacionais padrão (POPs) dos 3 últimos processos em execução elaborados e publicados.3 01/08/08No ISC, durante o mês de julho - por questão de cumprimento de calendário das Ações Educacionais - a grande maioria dos servidores sai de férias, o que impossibilitou a entrega no prazo planejado. Os POP¿s de Planejamento educacional e Seleção de participantes foram concluídos e entregues em 05/08/08. Quanto ao POP de Seleção e contratação de instrutores e serviços educacionais só foi possível a entrega em 08/10. i)Minuta de normativo dos 3 últimos  processos em execução entregue115/08/08Ofereceram-se contribuições necessárias à elaboração da nova Resolução que substituiu a Resolução 165/2003. Trabalha-se, ainda, na elaboração de Portarias que regulamentarão os eventos internos e externos do ISC, com índice de realização em 75%. j)Lista de indicadores de produção dos 3 últimos  processos de trabalho elaborada115/08/08A elaboração dos Procedimentos operacionais padrão desses modelos, demandou mais tempo do que o previsto. Assim, não foi possível entregar dentro do prazo. No entanto, já foi iniciado o levantamento de indicadores desses processos, sendo prevista a entrega para 17/10.  l)Fluxos dos 3 novos processos modelados e publicados: Consultoria para autodesenvolvimento; Produção do conhecimento e inovação e Avaliação de programas educacionais. 329/08/08Negociou-se com o patrocinador a substituição do processo Consultoria para autodesenvolvimento pelo processo Diagnóstico das necessidades de desenvolvimento de competências, que não estava na proposta original do projeto. A modelagem do processo Produção do conhecimento e inovação já foi realizada e publicada no Portal em 15/09/08. A  modelagem do processo Avaliação das ações educacionais foi concluída em 70% e a  de Diagnóstico das necessidades de desenvolvimento de competências, foi concluída e entregue em 09/10. O Projeto está entregando, também, os POP¿s desses respectivos modelos, o que não estava previsto na proposta de trabalho inicial . Fluxos de processos validados e publicados315/09/084. Atividade realizada fora do plano (se couber)TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃORELATÓRIO nº __PRORROGAÇÃO DO PROJETOArt. 3  APOLOPágina 3 de 65. Dificuldade encontrada (se couber)I - ProdutoII - QuantoIII - Data de términoIV - ComentáriosV - (comentários relevantes na execução ou no formato do produto, discrepância entre datas, alteração de escopo, inclusão de novos produtos, outros)m)Minuta de normativo dos 3 processos que ainda não estão em execução elaborada131/10Produto iniciado. Elaboração em construção e previsão de entrega e validação em 07/11/08.n)Lista de indicadores de produção dos 3 processos de trabalho que ainda não estão em execução elaborada131/10Produto em elaboração. Previsão de entrega para 31/10/08.VI - DescriçãoVII - Comentáriosa)       Visita à UniBacen para conhecimento e comparação com os novos processos de trabalhos em construção no ISC e que constam da proposta do Projeto (Avaliação dos programas educacionais, Diagnóstico das necessidades de desenvolvimento de competências e Produção do conhecimento e inovação).Os processos que estão sendo implantados no ISC, tais como: Avaliação das ações educacionais, Produção do conhecimento e inovação e Diagnóstico das necessidades de desenvolvimento de competências, são processos em construção. Para modelá-los, precisava-se conhecer algo já em execução para adaptar à Educação Corporativa do TCU. Reservar esta necessária visita levou-nos um considerável tempo, haja vista que dependíamos da agenda da UniBacen.6. Impacto gerado pelos produtos (registrar se impacto já ocorrido)VIII - DificuldadeIX - Ação para saneamentoa)       Concorrem com o Projeto de modelagem da Educação Corporativa ¿ Apolo, as demandas ordinárias das ações educacionais, bem como as extraordinárias do Programa de formação de novos servidores, tanto no início dos trabalhos do Projeto (outubro/07) como ao final dos trabalhos (outubro/08). Com isso, todo o corpo técnico do ISC está dividido entre a entrega de produtos com prazo mencionado na proposta de trabalho do Projeto e as demandas urgentes do Programa de formação, requerendo da coordenação do Projeto um esforço adicional para o cumprimento do cronograma planejado. Negociação com os gerentes das Unidades a serem mapeadas para conciliar os trabalhos da Unidade com o Projeto ¿ meio período para o Projeto e o outro para atender o programa de formação.b)      O prazo para entrega do mapeamento e modelagem, elaboração de Procedimento Operacional Padrão (POP¿s) e Indicadores de desempenho do Processo Coordenação Executiva, foi comprometido devido à descontinuidade dos trabalhos, pois, os servidores responsáveis pelo processo precisaram ausentar-se para tratamento de saúde e receberam licença médica.Negociação com o gerente da Unidade para substituir os servidores licenciados por outros que pudessem atender esta demanda.c)       Durante o mapeamento e modelagem do Processo Coordenação Executiva, o chefe do Serviço de Coordenação Executiva foi substituído e essa Unidade ficou sem gerente titular por um mês, dificultando, assim, a negociação para a realização dos trabalhos.Negociamos com o chefe interino a cessão parcial dos servidores que conheciam o processo. d)      No transcurso do mapeamento e modelagem da Educação Corporativa, a norma que regulamenta os procedimentos de trabalho no Instituto Serzedello Corrêa foi alterada ¿ Resolução 212, de 25/06/2008 e editadas novas Portarias. Com isso alguns modelos de trabalho já construídos ficaram defasados e precisam de atualização com a nova Resolução. Sendo assim, solicita-se a prorrogação do prazo final do projeto de 31/10 para 28/11/08, visando atualização dos processos de trabalho já modelados.7. Definição do formato da prorrogaçãoTRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃORELATÓRIO nº __PRORROGAÇÃO DO PROJETOArt. 4  APOLOPágina 4 de 6I - DificuldadeII - Ação para saneamentoe)       Modelar processos novos, em construção ou ainda não executados. Avaliação dos programas/ações educacionais, Diagnóstico das necessidades de desenvolvimento de competências e Produção do conhecimento e inovação, são processos novos até então não praticados ou praticados parcialmente, os quais exigem estudo e requerem visitas a outras Universidades Corporativas para conhecer o que já existe. Essa atividade demanda visitas de benckmarking, o que não foi previsto no escopo original do Projeto.Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)a)       Na Coordenação Executiva das ações educacionais, cada servidor executava o processo de uma forma diferente. Após a modelagem dos processos tem-se uma forma padronizada e única de atuação, o que facilita a compreensão dos processos por todos os colaboradores. b)      O Serviço de secretaria do ISC já tem todos os seus processos de trabalho modelados o que facilitou a compreensão das rotinas, ampliou a visão sistêmica e com a chegada da nova gerente, ofereceram-se instrumentos objetivos para a métrica dos processos de trabalho ¿ Indicadores de desempenho. c)       O projeto tem levado todos os servidores do ISC a questionar a forma de trabalho. Com isso surgem novas idéias colaborativas com a nova forma de realizar os procedimentos de trabalho, bem como a conscientização dos modelos por esses servidores.d)      Facilidade de integração de servidores novos no ISC.8. FinalizaçãoIII - Período da prorrogaçãoDe 01/11/2008 a 28/11/2008.IV - Justificativa da prorrogaçãoAtualizar os modelos de trabalho ¿ Serviços de secretaria, Incentivo à educação continuada e Coordenação executiva - modelados à luz da norma anterior à norma atual (Resolução 212, de 25/06/08, Portaria-ISC Nº 5, de 16/07/08, Portaria-ISC nº 6, de 30/07/08, Portaria Conjunta-ISC-SEGEP Nº 1, de 13/08/08, Portaria Conjunta ISC-SEGEP nº 2, de 18/08/08) que regem os serviços do ISC.V - Alterações no desenvolvimento dos trabalhos (se couber, registrar alterações relevantes a serem adotadas durante o período de prorrogação)Início da vigência de novos normativos, quais sejam: Resolução 212, 25/06/08, Portaria-ISC nº 5, de 16/07/08, Portaria-ISC nº 6, de 30/07/08 e Portaria conjunta-ISC-SEGEP nº 1, de 13/08/08. Com a alteração das normas alguns procedimentos de trabalho (Concessão de bolsa para cursar idioma estrangeiro, licença para capacitar-se e autorização para obter regime especial de cumprimento de jornada de trabalho), também se modificaram. A atualização dos modelos mapeados e modelados após publicação na intranet, não é escopo do projeto. Porém, caso não se atualize os produtos já entregues com a norma atual, todo o trabalho feito até aqui fica comprometido e não poderá ser implementado.VI - METAVII - ProdutoVIII - HomologadorIX - Objetivo específicoX - QuantoXI - Data de término a)       Elaborar e publicar o procedimento operacional padrão do processo Seleção e contratação de instrutores e serviços educacionais 1 10/10/08Procedimento operacional padrão (POP) elaborado e publicado.ISCb)      Formular indicadores para medição dos índices de produção dos processos: Planejamento educacional, Seleção de participantes e Seleção e contratação de instrutores. 217/10/2008Lista de indicadores dos processos Planejamento educacional e Seleção de participantes elaborada.ISC