Norma nº 191/2006

Prorroga o prazo de realização do Projeto Modernização Administrativa da Segedam (Modernizar 1).

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 109 da Resolução nº 140, de 13 de dezembro de 2000, e na Portaria-TCU nº 176, de 28 de julho de 2003, resolve:Art. 1º Fica prorrogado até 30 de novembro de 2006, conforme relatório de prorrogação anexo a esta Portaria, o prazo para conclusão do Projeto Modernização Administrativa da Segedam (Modernizar 1), aprovado pela Portaria-TCU nº 70, de 20 de abril de 2006.Art. 2º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.Art. 3º Esta Portaria entra em vigor a partir de 31 de julho de 2006.ADYLSON MOTTAPresidente               TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       RELATÓRIO nº __PRORROGAÇÃO DO PROJETO       PROJETO DE MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DA SEGEDAM ¿ MODERNIZAR 1   Página 1 de 3             I - Período do projeto   II - Unidade patrocinadora   III - Gestor do projeto       24/04/2006 a 31/07/2006   Segedam   Pedro Santana de Sousa   1. Objetivo do projeto      Aprimorar a capacidade de gestão de atividades críticas da Segedam   2. Situação do projeto (em relação ao previsto na proposta)      IV - Execução em relação ao total do projeto         (    ) Menos de 10% executado   (    ) 10% a 40% executado   (  X  ) 41% a 80% executado   (    ) acima de 80% executado       V - Controle       (    ) Execução adiantada   (    ) Execução dentro do previsto   (  X  ) Execução atrasada         3. Cumprimento de metas acordadas na proposta      VI - Produto   VII - Indicador   VIII - Quanto   IX - Data de término   X - ComentáriosXI - (comentários relevantes na execução ou no formato do produto, discrepância entre datas, alteração de escopo, inclusão de novos produtos, outros)         a)   Fluxos de trabalhos críticos da Secof e roteiros elaborados e disseminados.   Nº de processos de trabalho homologados   03   31/07/06   Concluído no prazo.       b)   Sistemática de gestão de processo de trabalhos críticos do Serap implementada.   Nº de processos de trabalho homologados   02   31/07/2006 (data prevista)   Concluídos aproximadamente 25% do acordado no projeto Organizar, faltando criar novo fluxo de alguns dos processos de trabalho, a disseminação desses fluxos, a definição de indicadores, a definição de sistemática de geração de relatórios gerenciais e a elaboração de minuta de norma que discipline o atendimento do Serap.       c)   Minuta de norma de classificação de bens no âmbito do TCU.   Minuta de norma de classificação de bens aceita   01   31/07/2006 (data prevista)   Concluídos aproximadamente 75% dos produtos acordados no projeto Classificar. Foram concluídos os produtos ¿sinopse da legislação em vigor¿ e ¿relatório de visitas (benchmarking)¿. Todavia, a minuta de norma que regulamente a classificação e controle de bens no âmbito do TCU ainda está em andamento.   4. Atividade realizada fora do plano (se couber)      XII - Descrição   XIII - Comentários         a)             b)         5. Dificuldade encontrada (se couber)      XIV - Dificuldade   XV - Ação para saneamento         a)   Realização dos jogos da copa do mundo no período atrapalharam o andamento regular dos trabalhos, bem como o gozo de período de recesso por parte de alguns membros e colaboradores dos projetos    Buscou-se acelerar a realização de algumas atividades visando a suprir essas ausências ocasionais. Entretanto, o impacto revelou-se maior do que o esperado.       b)   Complexidade de alguns temas em grau maior do que o inicialmente imaginado, o que se tornou mais evidente em especial quando da etapa de elaboração de normas.   Buscou-se a distribuição do estudo dos temas mais complexos entre todos os membros da equipe,  procedendo-se depois a reuniões de debate com a participação de todos os envolvidos.                  TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       RELATÓRIO nº __PRORROGAÇÃO DO PROJETO       PROJETO DE MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DA SEGEDAM ¿ MODERNIZAR 1   Página 2 de 3       6. Impacto gerado pelos produtos (registrar se impacto já ocorrido)      a)   Elevação da satisfação da equipe.       b)   Maior integração entre os servidores.       c)   Maior conhecimento dos processos de trabalho.   7. Definição do formato da prorrogação      Período da prorrogação       01/08/2006 a 30/11/2006.       Justificativa da prorrogação       A prorrogação se faz necessária para que sejam concluídos os trabalhos de implementação da sistemática de gestão de processos de trabalho críticos do Seseg/Serap, de finalização do processo de elaboração da minuta de norma de classificação de bens no âmbito do TCU e de mapeamento de mais três processos de trabalho da Secof.No que se refere ao projeto Organizar, desenvolvido no âmbito da Seseg, que tem como objetivo geral ¿mapear, modelar e publicar na intranet fluxos de processos de trabalhos e implantar sistemática de geração de relatórios gerenciais no Serap¿, verifica-se um considerável atraso em virtude da grande complexidade na obtenção, análise e tratamento dos dados necessários ao mapeamento e ao redesenho dos processos de trabalho selecionados. O mapeamento e redesenho dos referidos processos são elementos essenciais ao desenvolvimento e à conclusão das fases seguintes, o que explica o atraso no desenvolvimento dos demais produtos previstos na proposta do projeto.Quanto ao projeto Classificar, desenvolvido no âmbito da Semat, propõe-se a elaboração de catálogo de material permanente do TCU, a qual não estava prevista na concepção original do projeto. Dada a percepção de grande utilidade do catálogo para os fins inicialmente propostos, sugere-se aproveitar a base e o aprendizado que a equipe adquiriu para a instrumentalização dessa ferramenta.Já no que se refere ao projeto Padronizar, desenvolvido no âmbito da Secof, vislumbra-se a oportunidade de ampliação dos objetivos anteriormente propostos no projeto no que tange ao mapeamento e à elaboração dos fluxos de trabalho críticos e à elaboração de roteiros, tendo em vista o sucesso obtido no mapeamento dos dois processos acordados e de mais um processo fora do escopo inicial. Ao todo, foram detectados dezenove processos de trabalho naquela Secretaria, todos igualmente importantes, embora alguns mais críticos que outros. Assim, na segunda etapa proposta, é de interesse da Secretaria que se aproveitem os conhecimentos adquiridos na primeira etapa recém-finda e o ânimo dos membros da equipe para que sejam feitos mapeamento e divulgação de roteiros de mais três processos de trabalho.       Alterações no desenvolvimento dos trabalhos (se couber, registrar alterações relevantes a serem adotadas durante o período de prorrogação)       META   Indicador   Produto   Cliente       Objetivo específico   Quanto   Data de término       a)   Coordenar o desenvolvimento e a implantação de sistemática de gestão de processos de trabalho críticos no Serap com foco em resultado. (Projeto Organizar)   01   31/10/2006   Nº de processos de trabalho homologados   Sistemática de gestão de processos de trabalhos críticos implementada   SegedamSeseg       b)   Coordenar a proposição de alteração na regulamentação para incorporação, baixa e controle de bens permanentes e elaboração do catálogo de material permanente do TCU. (Projeto Classificar)   02   31/10/2006   Minutas de norma de classificação de bens e de Catálogo de Material Permanente do TCU aceitos   Minuta de norma de classificação de bens no âmbito do TCU e Catálogo de material permanente do TCU   SegedamSematSecof       c)   Coordenar o mapeamento, a padronização e a disseminação de processos de trabalho críticos da Secof. (Projeto Padronizar)   03   30/11/2006   Nº de processos de trabalho homologados   Fluxos de processos de trabalho críticos e roteiros elaborados e disseminados   SegedamSecof                  TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       RELATÓRIO nº __PRORROGAÇÃO DO PROJETO       PROJETO DE MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DA SEGEDAM ¿ MODERNIZAR 1   Página 3 de 3             XVI - Não escopo (o que o projeto não vai fazer)       a)   Elaboração de indicadores de desempenho.       b)   Implantação da nova forma de classificação de bens proposta pelo projeto.       c)   Atualização do sistema patrimônio com base na nova classificação.       d)   Atualização da contabilização de bens permanentes com base na nova classificação .       e)   Implantação de processos de trabalho redesenhados.       f)   Informatização de processos de trabalho.       g)   Aprimoramento de processos de trabalho da Serec.       XVII - Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)       XVIII - Nome da parte envolvidaXIX - patrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e  físicos)   XX - Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas       a)   Segedam   Alocação de pessoas e de recursos materiais para o desenvolvimento do projeto.       b)   Semat   Assessoramento técnico e fornecimento de especialista na gestão de recursos materiais.       c)   Secof   Assessoramento técnico e fornecimento de especialista na gestão de recursos orçamentários e financeiros.       d)   Seseg   Assessoramento técnico e fornecimento de especialistas em serviço de controle e distribuição de materiais de apoio a copas e eventos, bem como, possivelmente,  providências referentes à adequação física dos espaços necessários à implementação do centro de atendimento ao cliente do Serap, a ser implementada em projeto específico a ser coordenado pelo projeto Modernizar 1.       e)   Seplan   Contribuição metodológica para o gerenciamento do projeto.       XXI - Custos estimados (registrar se houver alteração dos custos previstos na proposta)       XXII - Recurso   XXIII - Valor estimado   XXIV - Data inicial de liberação do recurso       a)                b)                XXV - Total de custos estimados             Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)      XXVI - Equipe do projeto   8. Finalização      XXVII - Nome   XXVIII - Matrícula   XXIX - Lotação   XXX - Período   XXXI - Dedicação integral/ parcial / por atividade         1.   Pedro Santana de Sousa   2708-1   Segedam   01/08 a 30/11/2006   Integral       2.   José Ronaldo Carvalho Vasconcelos   1868-6   Secof   01/08 a 30/11/2006   Por atividade       3.   André Luiz Marcelino da Silva     6008-9   Semat   01/08 a 31/10/2006   Por atividade       4.   Marinaldo Malheiros de Franca   2396-5   Seseg   01/08 a 31/10/2006   Por atividade