Norma nº 183/2008

Aprova a realização do Projeto Determinar - Racionalização das Determinações e Investimento em Monitoramento e designa seu gestor.

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no exercício de suas atribuições e com base no art. 86, § 1º, da Resolução nº 199, de 28 de dezembro de 2006, e na PortariaTCU nº 325, de 12 de dezembro de 2006, resolve:Art. 1º Fica aprovada a realização do Projeto Determinar - Racionalização das Determinações e Investimento em Monitoramento, nos termos do Anexo desta Portaria.Art. 2º Fica designado o Analista de Controle Externo Augusto Gonçalves Ferradaes, matrícula nº 3458-4, para exercer a atribuição de Líder do Projeto sob regime de dedicação integral, com prejuízo das atribuições da função de Diretor da 1ª Diretoria Técnica da 1ª Secretaria de Controle Externo.Parágrafo único. Cabe ao Líder do Projeto a responsabilidade de exercer as competências previstas no art. 8º da Portaria-TCU nº 325, de 2006, e observar o disposto no Manual de Gestão de Projetos do Tribunal de Contas da União.Art. 3º Fica autorizado o Secretário-Geral de Administração a proceder, sempre que necessário e mediante provocação da unidade patrocinadora, à substituição ou à nomeação do gestor ou de membro do projeto.Art. 4º Esta Portaria entra em vigor a partir de 5 de agosto de 2008.WALTON ALENCAR RODRIGUESPresidenteTRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO 1Secretaria-Geral de Administração BTCU Brasília Ano xli n. 31/2008               TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       PROPOSTA DE PROJETO       DETERMINAR   Página 1 de 5   1. Identificação do gestor do projeto      Nome do gestor   Matrícula   E-mail   Ramal       AUGUSTO GONÇALVES FERRADAES   3458-4   AUGUSTOGF@TCU.GOV.BR   7305       Função do gestor       Gerente   Coordenador   X   Líder       Nome do substituto eventual   Matrícula   E-mail   Ramal       Isis Maria Passos Lima   510-0   isispl@tcu.gov.br   7305       Local / telefone       1ª Diretoria Técnica - SECEX-1 - Anexo I Sala 112 Tel. 33167305   2. Identificação do projeto      Nome do projeto       Determinações - Racionalização das Determinações e Investimento em Monitoramento       Período de realização   Unidade patrocinadora       05/08/2008 a 30/06/2009   Segecex   3. Vinculação estratégica      Plano Estratégico do TCU (Portaria ¿ TCU nº 02, de 05 de janeiro de 2006).       a)   Objetivos estratégicos 14 - Aperfeiçoar instrumentos de controle e processos de trabalho       b)   Objetivos estratégicos 13 - Aperfeiçoar a estrutura legal e normativa de suporte ao controle externo       c)   Iniciativa estratégica 11 - Mapear e racionalizar os principais processos de trabalho do TCU       Plano de Diretrizes do TCU       a)   Objetivo priorizado na perspectiva dos processos interno: Aperfeiçoar instrumentos de controle e processos de trabalho.Iniciativa Estratégica 6:Item 6.7 ¿ Estabelecer sistemática de monitoramento das determinações e recomendações a órgãos e entidades.       Programa Áquila       a)   Projeto Áquila O.5 - Racionalização das Determinações e Investimento em Monitoramento   4. Problema / oportunidade      Descrição do problema ou da oportunidade       a)   Durante o Projeto Áquila foram apontados fatos e procedimentos internos, classificados como ¿rupturas¿, que prejudicam a tempestividade e a efetividade do controle. No tocante às determinações e ao monitoramento, as rupturas constituem-se em fatos como:- O Tribunal vem fazendo muitas determinações, provavelmente em quantidade superior ao que seria necessário e superior à capacidade operacional de monitorá-las;- O Tribunal realiza muitas determinações para as quais não é realizado o devido monitoramento;- Existem poucas normas ou regras internas, com padrões e requisitos, para a proposição de determinações e de recomendações para as unidades fiscalizadas, o que implica diversidade, e até questionamentos, quanto a aspectos como: relevância e oportunidade; consistência e fundamentação; coerência de tratamentos e entendimentos.Entre as propostas realizadas naquele Projeto para a melhoria da atuação do Tribunal, duas referem-se à realização de determinações e de recomendações, assim como de seu monitoramento, as quais estão contempladas no Projeto Determinar.Assim, este projeto está alinhado com o Programa Áquila e objetiva a qualificação da atuação do Tribunal, contribuindo, consequentemente, para a melhoria geral do controle.                  TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       PROPOSTA DE PROJETO       DETERMINAR   Página 2 de 5         Evolução do quadro (apresentar dados)       a)   Levantamento realizado em relação ao Dnit demonstra que, entre os itens de determinações e recomendações feitos desde 2002 até o final de 2007, existem  de mais de 300 para a adoção de medidas corretivas gerais ou didáticas, sem que existam condições racionais e objetivas para a realização de monitoramento. Em exame experimental realizado pela 1ª Secex em 2007, para quase metade das determinações do tipo geral ou didática não foi observada motivação suficiente para a sua realização;       b)   Em levantamento realizado durante o Projeto Áquila, verificou-se que várias secretarias tiveram em processos por elas instruídos a realização de centenas de determinações ou recomendações no ano de 2006, o que representa uma quantidade certamente acima de suas capacidades de monitoramento e, muito provavelmente, também acima da capacidade de implementação de medidas corretivas das unidades fiscalizadas;       c)   Levantamento realizado pela Adcon em 2007 revelou que menos de 10% das determinações registradas no sistema Radar também tiveram algum registro de monitoramento no sistema Radar Monitoramento, o que pode ser visto como indicação de que o monitoramento precisa de referências mais claras e objetivas. Embora os sistemas do Tribunal já possam ser utilizados, existências carências em relação ao gerenciamento da situação.       d)   As constatações acima foram tratadas no Projeto Áquila, o qual apresentou, em seu resultado final, propostas de soluções para os problemas e de melhorias, as quais estão contempladas aqui.   5. Escopo do projeto      5.1. Objetivo geral do projeto (em relação à oportunidade ou à solução do problema)         Desenvolver métodos e procedimentos operacionais a serem aplicados na elaboração de determinações e recomendações, assim como no seu monitoramento.   5.2. Meta - Produto - Homologador      META   Produto   Homologador       Objetivo específico   Quanto   Data de término         a)   Elaborar proposta de classificação e tratamento das determinações e recomendações do Tribunal para o caso do Dnit   1   10/10/2008   Proposta de classificação e tratamento das determinações e recomendações do Tribunal para o caso do Dnit, elaborada e aceita   Segecex/Adcon/Seses-Dijur       b)   Elaborar proposta de classificação e tratamento das determinações e recomendações do Tribunal, em geral   1   31/10/2008   Proposta de classificação e tratamento das determinações e recomendações, em geral, do Tribunal, elaborada e aceita   Segecex/Adcon/Seses-Dijur       c)   Consolidar as determinações, recomendações e entendimentos do tipo ¿genérico¿ já realizados e propor o seu monitoramento por assunto, em relação ao caso do Dnit   11   14/11/200814/11/2008   1) Relatório com a consolidação das determinações, recomendações e entendimentos do tipo ¿genérico¿ já realizados em relação ao Dnit, elaborado e aceito;2) Proposta de monitoramento por assunto das determinações consolidadas acima, em relação ao Dnit, elaborado e aceito.   Segecex/Adcon/1ª SecexSegecex/Adcon/1ª Secex       d)   Elaborar modelo de consolidação das determinações, recomendações e entendimentos do tipo ¿genérico¿ já realizados pelo Tribunal e propor o seu monitoramento por assunto   1   28/11/2008   1) Modelo de consolidação das determinações, recomendações e entendimentos do tipo ¿genérico¿ já realizados pelo Tribunal, elaborado e aceito;2) Proposta de monitoramento por assunto de determinações genéricas, desenvolvido e aceito.   Segecex/Adcon                  TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       PROPOSTA DE PROJETO       DETERMINAR   Página 3 de 5         META   Produto   Homologador       Objetivo específico   Quanto   Data de término         e)   Realizar visitas técnicas para coleta de dados e informações junto a algumas unidades estaduais   6   30/05/2009   Relatório de visitas e de informações coletadas, elaborado e aceito.   Segecex       f)   Desenvolver roteiro de procedimentos para a elaboração de propostas de determinações e recomendações   1   23/01/2009   Roteiro de procedimentos para a elaboração de determinações e recomendações elaborado e aceito.   Segecex/Adcon       g)   Desenvolver roteiro de procedimentos para o monitoramento das determinações, recomendações e entendimentos   1   06/02/2009   Roteiro de procedimentos para o monitoramento das determinações, recomendações e entendimentos, elaborado e aceito.   Segecex/Adcon       h)    Elaborar proposta de adequação dos normativos internos para a aplicação dos modelos e roteiros acima.   1   20/02/2009   Proposta de adequação dos normativos internos para a aplicação dos modelos e roteiros acima, elaborada e aceita.   Segecex/Adcon (Disis)/Segepres/Adfis (Dinor)       i)    Elaborar o plano de divulgação dos produtos aos interessados   1   20/02/2009   Plano de divulgação dos produtos aos interessados, elaborado e aceito.   Segecex/Adcon/Segepres       j)    Realizar a divulgação dos produtos do projeto aos interessados, conforme plano de divulgação   1   13/03/2009   Relatório da divulgação dos produtos do projeto aos interessados elaborado e aceito.   Segecex/Adcon       k)    Supervisionar e acompanhar a implementação dos modelos pelas demais unidades técnicas, assim como a verificar e implementar ajustes que se tornem necessários   7   31/06/2009   Relatórios de Supervisão e acompanhamento da implementação dos modelos pelas demais unidades técnicas, assim como da verificação e implementação de ajustes que se tornem necessários, elaborado e aceito.   Segecex/Adcon   5.3. Não escopo (o que o projeto não vai fazer)      a)   Desenvolvimento ou ajustes em sistemas informatizados utilizados no Tribunal;       b)   A operacionalização da classificação das deliberações além dos estudos de caso (Dnit);       c)   O monitoramento de determinações ou recomendações;   6. Benefícios (impacto esperado dos produtos do projeto)      a)   Aprimoramento e padronização das propostas de determinação e de recomendação;       b)   Melhor qualificação de determinações e recomendações, melhorando a atuação do Tribunal;       c)   Maior concretização do monitoramento das determinações e recomendações, incrementando a efetividade do controle;       d)   Redução da quantidade de deliberações.                  TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       PROPOSTA DE PROJETO       DETERMINAR   Página 4 de 5   7. Fatores que podem pôr em risco o êxito do projeto      Risco   Impacto   Probabilidadede ocorrer   Ação para(E) Evitar ocorrência do risco(M) Mitigar ocorrência do risco(R) Reduzir impacto do risco ocorrido   Responsávelpela ação         a)   Indisponibilidade de pessoal com conhecimentos sobre as situações estudadas e sobre os estudos de caso   Alto   Média   Negociação com os titulares de unidades técnicas que detêm esse pessoal ou pessoal que os substitua em suas demandas (E)   Gestor do projeto       b)   Resistências por parte de algumas unidades técnicas em implementar os modelos aprovados, seja em função de discordância seja em função de indisponibilidade de recursos humanos   Alto   Alta   Informação sobre os trabalhos do projeto e divulgação dos seus produtos e da importância e dos benefícios de sua implementação (M);Orientação superior para a implementação dos produtos (R).   Gestor do projetoSegecex       c)   Volume muito alto de determinações a serem trabalhadas, especialmente para a modelagem da forma de monitoramento daquelas do tipo geral já realizadas   Alto   Alta   Definição de um limite, possivelmente temporal, para a consideração das determinações (E).   Gestor do projeto       d)   Dificuldades para a formatação da base de dados inicial, em Access, em função da indisponibilidade de pessoal com esse conhecimento.   Alto   Média   Disponibilização de colaboradores de outras origens, como da Setec ou da Adfis (M)   Segecex   8. Identificação das partes envolvidas no projeto (em relação a que)      Nome da parte envolvidapatrocinador, cliente, parceiro, fornecedor interno ou externo de serviços e recursos (humanos e  físicos)   Item negociado ou a negociar com as partes envolvidas         a)   Segecex (patrocinador e cliente)   Apoio à implementação dos modelos junto às unidades técnicas.       b)   Adcon (parceiro e cliente)   Apoio logístico com espaço físico e instalações, bem como participação no desenvolvimento conceitual dos trabalhos       c)   Dijur (parceiro e cliente)   Suporte metodológico na classificação das determinações       d)   1ª Secex (cedente de pessoal e de caso para estudo)   Cessão de um analista para a gestão do projeto e cessão de um analista, em tempo parcial, com conhecimento do Dnit;Permissão para trabalho em assuntos relativos ao Dnit.       e)   Setec   Apoio e participação no desenvolvimento de propostas relativas aos sistemas informatizados do Tribunal, bem como apoio para o desenvolvimento de soluções provisórias para a operacionalização de produtos do projeto.       f)   Seses/Secinf   Participação no desenvolvimento da operacionalização de produtos do projeto.       g)   Programa Áquila   Participação e apoio nos planos de divulgação e em sua implementação   9. Relação com outros projetos      Projetos predecessores   Projetos conexos   Projetos sucessores         Projeto Áquila   10. Custos adicionais estimados      Recurso   Valor estimado   Data inicial de liberação do recurso       a)   Diárias (2 ACEs em 6 (seis) visitas a Secex regionais)   R$ 7.200,00   10/09/2008       b)   Passagens (2 ACEs em 6 (seis) visitas a Secex regionais)   R$ 18.000,00   10/09/2008       Total de custos estimados   R$ 25.200,00   Obs.: (comentar sobre fontes de recursos, base de cálculo e outros esclarecimentos necessários)               TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO       PROPOSTA DE PROJETO       DETERMINAR   Página 5 de 5   11. Outros recursos necessários      Recurso   Fornecedor         a)   Espaço físico, mesas e computadores   Segecex/Adcon   12. Equipe do projeto      Nome   Matrícula   Lotação   Período   Dedicação integral/ parcial / por atividade         1.   Augusto Gonçalves Ferradaes   3458-4   1ª Secex   05/08/08 a 30/06/09   Integral       2.   Isis Maria Passos Lima   510-0   3ª Secex   05/08/08 a 30/06/09   Integral       3.   Andrea Carla Ponce de Leon A Pinto   1565-2   Segecex   05/08/08 a 30/06/09   Parcial       4.   Cláudio Massao Matsunaga   5629-4   1ª Secex   05/08/08 a 30/06/09   Parcial   13. Finalização      Data   Assinatura do gestor do projeto         Em ___/___/2008   Augusto gonçalves ferradaesLíder do Projeto       Manifestação do titular da unidade patrocinadora       De acordo, conforme ata de reunião de abertura realizada em ___/___/2008.Encaminhe-se à Seplan, para fins de aprovação.       Segecex, em ___/___/2008   jorge pereira de macedoSecretário-Geral de Controle Externo       Manifestação da Seplan       Manifesto-me favoravelmente à autorização do projeto.       Seplan, em ___/___/2008   Alessandro Giuberti LaranjaSecretário de Planejamento e Gestão