Norma nº 15/2014

Estabelece critérios e prazos para a distribuição dos processos encerrados e documentos arquivados de unidades extintas, anteriormente integrantes da estrutura da Segecex.

 PORTARIA-SEGECEX Nº 15, DE 12 DE SETEMBRO DE 2014  Estabelece critérios e prazos para a distribuição dos processos encerrados e documentos arquivados de unidades extintas, anteriormente integrantes da estrutura da Secretaria-Geral de Controle Externo – Segecex.           O SECRETÁRIO-GERAL DE CONTROLE EXTERNO, no uso das atribuições conferidas pelos arts. 33, incisos II e III, c/c § 2º, inciso VII, da Resolução-TCU nº 253, de 21 de dezembro de 2012, alterada pela Resolução-TCU nº 256, de 23 de outubro de 2013, e          Considerando que as secretarias atualmente integrantes da estrutura da Segecex, definidas na Resolução-TCU nº 253, de 2012, foram compostas a partir do remanejamento de diretorias e serviços de sua estrutura anterior, conforme distribuição presente no Anexo I da Portaria Segecex nº 7, de 18 de março de 2013, alterado pela Portaria Segecex nº 7, de 5 de maio de 2014;          Considerando a necessidade de se conferir tratamento aos documentos arquivados e aos processos encerrados das unidades anteriormente integrantes da estrutura da Segecex, resolve:          Art. 1º  Os processos encerrados e os documentos arquivados que estiverem na responsabilidade por agir, bem como aqueles que estiverem na responsabilidade técnica das secretarias que integravam a estrutura anterior da Segecex, serão distribuídos e terão seus cadastros atualizados conforme as regras contidas nesta Portaria.          Art. 2º  Para os fins desta Portaria entende-se por:          I – unidade extinta: unidade técnica da estrutura da Segecex anterior à Resolução Resolução-TCU nº 253, de 2012;          II – unidade atual: unidade técnica da estrutura da Segecex definida pela Resolução Resolução-TCU nº 253, de 2012, com as denominações constantes do Anexo I da Portaria Segecex nº 7, de 18 de março de 2013, alterado pela Portaria Segecex nº 7, de 5 de maio de 2014:          III – unidade destinatária: unidade atual, à qual será transferida a responsabilidade por agir ou responsabilidade técnica de processos ou documentos, conforme o caso.          Art. 3º  A responsabilidade técnica dos processos de controle externo encerrados será transferida, das unidades extintas para as unidades atuais, conforme a alocação da clientela a que pertençam.          Art. 4º  A responsabilidade por agir dos processos de controle externo encerrados, das unidades extintas, será alterada de acordo com a tabela constante do anexo desta Portaria, observando-se que tal alteração:          I – dar-se-á independentemente de aceite das unidades destinatárias, no caso dos processos eletrônicos e dos processos físicos convertidos para o meio eletrônico;          II – ficará pendente de aceite nas unidades destinatárias, quanto aos processos físicos.Art. 5º  Aplica-se aos documentos de controle externo e aos documentos e processos administrativos a mesma regra de transferência de responsabilidade por agir mencionada no caput do art.4º.           Art. 6º  A Secretaria de Gestão de Sistemas e de Informação para o Controle (Seginf) adotará, no prazo de quinze dias, a contar da publicação desta Portaria, as providências previstas nos artigos 3º, 4º e 5º, e encaminhará às unidades destinatárias:          I - a relação dos processos, de controle externo e administrativos, que tiveram sua responsabilidade por agir alterada;          II – a relação dos processos físicos convertidos para o meio eletrônico que tiveram sua responsabilidade técnica alterada.          Art. 7º  Às unidades destinatárias relacionadas no anexo desta Portaria caberá:          I -  no prazo de trinta dias a contar do recebimento das relações previstas nos incisos I e II do art. 6º:          a) localizar fisicamente os processos físicos de controle externo que tiverem sua responsabilidade por agir alterada, dar aceite no sistema e-TCU, e arquivá-los em sua unidade, para fins das providências constantes da Portaria-Segecex nº 11, de 9 de junho de 2014, que dispõe sobre o inventário anual de processos          b) localizar os autos em papel dos processos eletrônicos convertidos que tiveram sua responsabilidade técnica alterada e encaminhá-los às unidades responsáveis técnicas ou, em caso de processos apensados, às unidades responsáveis técnicas do processo principal.          II - no prazo de sessenta dias a contar da publicação desta Portaria, localizar fisicamente e arquivar em sua unidade:          a) os documentos físicos referentes a documentos eletrônicos, produzidos ou recebidos pelas unidades constantes da tabela do anexo.          b) os demais documentos físicos, de controle externo e administrativos, relacionados à unidade constante da tabela do anexo, recebidos ou produzidos por ela, a exemplo de portarias, ordens de serviço, ofícios, memorandos, ARs, despachos, representações e documentos relativos a pessoal e a patrimônio.          § 1º  A fim de dar cumprimento ao disposto neste artigo, a unidade destinatária solicitará às unidades que tiverem em sua estrutura diretoria advinda das unidades extintas constantes do anexo desta Portaria o encaminhamento dos processos e documentos descritos neste artigo.          § 2º  Os processos e documentos previstos neste artigo deverão ser arquivados de acordo com as orientações expedidas pelo Serviço de Gestão Documental – Seged e deverão ser mantidos na unidade até o prazo de transferência previsto na Portaria-TCU nº 108, de 6 de maio de 2005.          Art. 8º  Os processos de controle externo que tiverem sua responsabilidade por agir alterada por meio desta Portaria deverão ser enviados à unidade técnica responsável por suas clientelas, para adoção das medidas cabíveis e posterior arquivamento, sempre que houver solicitação de informações, pedido de cópia, ou necessidade de se realizar instrução.           Art. 9º  A distribuição dos processos e documentos relativos a unidades extintas não constantes do anexo, os demais casos omissos e as situações especiais serão resolvidos pelo Secretário-Geral de Controle Externo.          Art. 10.  Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. (assinado eletronicamente)MAURÍCIO DE ALBUQUERQUE WANDERLEYSecretário-Geral de Controle Externo