Norma nº 8/2012

Dispõe sobre a organização interna - as competências e as atividades da Secretaria de Licitações - Contratos e Patrimônio.

       O SECRETÁRIO DE LICITAÇÕES, CONTRATOS E PATRIMÔNIO, no uso de suas atribuições regulamentares e considerando o disposto nos arts. 60 e 86, inciso II, e nos anexos IV e VII da Resolução TCU nº  240, de 23 de dezembro de 2010, nos arts. 16, 17 e 18 da Portaria-Segedam nº  1, de 3 de janeiro de 2011 e alterações, e na Portaria-Segedam nº  5, de 3 de janeiro de 2011, resolve:  Art. 1º  As competências e as atividades da Secretaria de Licitações, Contratos e Patrimônio (Selip) e de suas subunidades são as constantes desta Portaria.  Art. 2º A Selip, unidade subordinada à Secretaria-Geral de Administração (Segedam) , tem por finalidade gerenciar e executar atividades inerentes à aquisição e administração de bens patrimoniais e de consumo, à contratação de obras e serviços em geral e à gestão e ao apoio à fiscalização de contratos.  Art. 3º  Compete à Secretaria de Licitações, Contratos e Patrimônio:  I - planejar, gerenciar e controlar a aquisição, a conservação, a guarda e a distribuição de bens patrimoniais e de consumo no âmbito do Tribunal, assim como realizar inventário e promover desfazimento de bens;  II - realizar procedimentos licitatórios visando à contratação de obras, serviços e compras;  III - formalizar, acompanhar, providenciar a publicação e controlar a execução dos contratos firmados pelo Tribunal;  IV - apoiar a atividade de fiscalização de contratos administrativos firmados pelo Tribunal;  V - manter sob sua guarda e responsabilidade os documentos, os títulos, os processos e as escrituras relativos ao registro de bens imóveis de propriedade do Tribunal situados no Distrito Federal;  VI - atualizar os atos normativos referentes às áreas de licitação, contratos, material e patrimônio, bem como informar e orientar as demais unidades da Secretaria do Tribunal quanto ao cumprimento das normas estabelecidas;  VII - gerenciar e assegurar a atualização das bases de informação necessárias ao desempenho de sua competência, em especial, as relativas a bens patrimoniais e de consumo, a registro e acompanhamento de contratos firmados pelo Tribunal;  VIII - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade.  Art. 4º  A Secretaria de Licitações, Contratos e Patrimônio (Selip) tem a seguinte estrutura:  I - Diretoria de Licitações (Dilic) :  a) Serviço de Elaboração de Editais (SEE) ;  b) Serviço de Pregão e Cotação Eletrônica (SPC) ;  b.1) 3 Gerências de Processo.  II - Diretoria de Gestão Contratual (Dicad) :  a) Serviço de Elaboração de Contratos (SEC) ;  b) Serviço de Prorrogação e Apoio a Gestão Contratual (SGC) ;  c) Serviço de Instrução de Repactuações e Sanções Contratuais (SRS) .  III - Diretoria de Material e Patrimônio (Dipat) :  a) Serviço de Gestão de Material (SGM) ;  b) Serviço de Gestão Patrimonial (SGP) ;  c) Serviço de Inventário (SEI) .  IV - Assessoria (Ass) .  Art. 5º  Compete à Diretoria de Licitações (Dilic) :  I - coordenar e orientar a aquisição de bens e serviços, no âmbito da sede do Tribunal;  II - receber pedidos de aquisição de materiais e contratação de serviços;  III - auxiliar, quando necessário, as Secretarias nos Estados na condução de processos licitatórios;  IV - propor, quando for o caso, aplicação de sanção a licitantes;  V - propor, quando for o caso, aplicação de sanção a fornecedores e prestadores de serviços contratados diretamente;  VI - propor a designação de pregoeiros e leiloeiros bem como, se conveniente, a constituição de comissão de licitação;  VII - encaminhar editais, minutas de contrato para exame e aprovação pela Consultoria Jurídica;  VIII - desenvolver outras atividades inerentes à sua competência e finalidade.  Art. 6º  Compete ao Serviço de Elaboração de Editais (SEE) :  I - analisar as especificações, os termos de referência, os projetos básico e executivo e as demais peças necessárias à definição do objeto a ser adquirido ou contratado;  II - propor adequações e orientar, quando necessário, as unidades do Tribunal na elaboração dos documentos mencionados no inciso anterior;  III - elaborar os instrumentos convocatórios das licitações;  IV - dotar os procedimentos necessários à aprovação dos instrumentos convocatórios e à obtenção de autorização para a realização dos certames;  V - instruir os processos de licitação, após verificação da adequação orçamentária e obtenção de parecer jurídico, se for o caso;  VI - desenvolver outras atividades inerentes à sua competência e finalidade.  Art. 7º  Compete ao Serviço de Pregão e Cotação Eletrônica (SPC) :  I - adotar as providências necessárias à divulgação e publicação dos avisos das licitações e seus resultados;  II - adotar as providências necessárias à publicação dos atos de dispensa e das declarações de inexigibilidade de licitação;  III - responder os pedidos de esclarecimentos e instruir os processos de impugnação de edital;  IV - conduzir as licitações, fazendo cumprir as regras estabelecidas, analisando as propostas e os documentos dos licitantes, receber, examinar e proferir decisão sobre os recursos, declarando os vencedores e adjudicando os objetos das licitações;  V - processar as compras diretas e propor, quando for o caso, a utilização de suprimento de fundos para despesas de pequeno vulto;  VI - instruir e encaminhar os processos de compras diretas para emissão de nota de empenho, caso não haja necessidade de formalizar termo contratual, após análise das propostas comerciais e dos documentos apresentados pelos fornecedores;  VII - propor encaminhamento dos processos de compras diretas para a Diretoria de Gestão Contratual, quando houver necessidade de formalização de termo contratual, após análise das propostas comerciais e dos documentos apresentados pelos fornecedores;  VIII - adotar as providências necessárias à adesão a ata de registro de preço de outro órgão ou entidade da administração pública;  IX - gerenciar as atas de registro de preços do Tribunal;  X - contatar fornecedores e prestadores de serviços, com vistas à consecução de suas atividades;  XI - desenvolver outras atividades inerentes à sua competência e finalidade.  Art. 8º  Compete à Diretoria de Gestão Contratual (Dicad) :  I - coordenar e orientar as atividades de elaboração e apoio à gestão e à fiscalização de contratos;  II - receber e instruir pedidos de contratação e de alterações contratuais;  III - prestar apoio às Secretarias dos Estados, nos assuntos da Diretoria, quando solicitado;  IV - propor a aplicação de penalidades a licitantes vencedores quando não atenderem à convocação para assinatura dos contratos ou quando deixarem de entregar a garantia no prazo previsto nos contratos;  V - orientar as demais unidades do TCU na condução dos procedimentos de formalização, acompanhamento e alteração de contratos;  VI - formular consultas à CONJUR, SECOI e a Órgãos externos, nos assuntos de competência da Diretoria;  VII - executar as atividades inerentes à gestão do Sistema Contrata;  VIII - revisar, quando solicitado, as minutas de contratos constantes dos editais de licitação e sugerir as alterações cabíveis, previamente à análise da Conjur;  IX - orientar, quando necessário, as Unidades Fiscalizadoras de Contratos quanto à aplicação de penalidades a fornecedores e contratados;  X - incluir, nos sistemas pertinentes, os registros de penalidades aplicadas a fornecedores e contratados do Tribunal;  XI - desenvolver outras atividades inerentes à sua competência e finalidade.  Art. 9º  Compete ao Serviço de Elaboração de Contratos (SEC) :  I - elaborar as atas de registro de preços e os termos de contrato, de acordo com o edital, o termo de referência e a proposta do empresário;  II - elaborar os termos de convênios e acordos de cooperação, de acordo com as negociações prévias com o convenente ou a instituição parceira;  III - adotar, nas contratações diretas com formalização de termo contratual, todos os procedimentos necessários à formalização do respectivo termo;  IV - adotar, nas solicitações de alteração contratual, todos os procedimentos necessários à formalização do respectivo termo aditivo, quando cabível;  V - providenciar o empenho prévio às contratações de sua responsabilidade, encaminhando o processo de contratação com a minuta do termo a ser assinado para emissão de empenho;  VI - contatar os licitantes vencedores de certames organizados pelo Tribunal e, ainda, os fornecedores escolhidos por adesão a ata de registro de preços e contratações diretas, para formalização de termos contratuais, no âmbito da sede do TCU e das Secretarias que integram o Projeto de Centralização;  VII - manter atualizado os bancos de dados de contratos, nos seus assuntos, disponibilizando no Portal informações sobre os termos contratuais firmados pelo TCU;  VIII - adotar os procedimentos necessários à publicação dos extratos dos termos contratuais de sua competência;  IX - adotar, nas rescisões contratuais, as medidas necessárias para a formalização dos respectivos termos, quando cabíveis;  X - atualizar o Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (Siasg) com informações sobre os termos contratuais de sua competência, firmados pelo TCU;  XI - prover os fiscais dos contratos de documentos e informações necessárias às suas atividades;  XII - desenvolver outras atividades inerentes à sua competência e finalidade.  Art. 10. Compete ao Serviço de Prorrogação e Apoio a Gestão Contratual (SGC) :  I - controlar a vigência dos contratos, convênios, ajustes, acordos e assinaturas de periódicos, adotando os procedimentos necessários de prorrogação desses instrumentos;  II - providenciar o empenho prévio às prorrogações de sua responsabilidade, encaminhando o processo de prorrogação com a minuta do termo a ser assinado para emissão de empenho;  III - elaborar certidões e atestados de capacidade técnica e de desempenho requeridos por fornecedores e prestadores de serviços;  IV - atualizar o Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (Siasg) com informações sobre os termos contratuais de sua competência, firmados pelo TCU;  V - manter atualizado os bancos de dados de contratos, nos seus assuntos, disponibilizando no Portal informações sobre os termos contratuais firmados pelo TCU;  VI - adotar os procedimentos necessários à publicação dos extratos dos termos contratuais de sua competência;  VII - organizar, controlar e manter arquivo dos processos que deram origem aos termos contratuais, inclusive convênios, ajustes e acordos de cooperação;  VIII - preparar e encaminhar processos para arquivo permanente e para descarte;  IX - receber, guardar, liberar e controlar o vencimento das garantias contratuais;  X - registrar, nos sistemas pertinentes, as sanções aplicadas a contratados;  XI - prover os fiscais dos contratos de documentos e informações necessárias às suas atividades;  XII - desenvolver outras atividades inerentes à sua competência e finalidade.  Art. 11. Compete ao Serviço de Instrução de Repactuações e Sanções Contratuais (SRS) :  I - instruir os processos de repactuação, reajuste e revisão contratual, adotando todas as medidas necessárias à formalização dos termos aditivos ou apostilamentos, quando cabíveis;  II - providenciar o empenho prévio aos aditamentos contratuais de sua responsabilidade, encaminhando o respectivo processo com a minuta do termo a ser assinado para emissão de empenho;  III - adotar as medidas necessárias à aplicação de sanções a contratados do Tribunal, nos limites das competências da Dicad;  IV - examinar, previamente, as planilhas de estimativa de custos que comporão os editais de licitação e as das licitantes classificadas provisoriamente em primeiro lugar nos respectivos certames, quando solicitado;  V - orientar e auxiliar as Unidades Fiscalizadoras de Contratos na aplicação de sanções a fornecedores e contratados, quando solicitado;  VI - manter atualizado os bancos de dados de contratos, nos seus assuntos, disponibilizando no Portal informações sobre os aditivos contratuais firmados pelo TCU;  VII - adotar os procedimentos necessários à publicação dos extratos dos aditivos contratuais de sua competência;  VIII - atualizar o Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (Siasg) com informações sobre os aditivos ou apostilamentos contratuais de sua competência;  IX - orientar as Unidades Fiscalizadoras de Contratos quanto a procedimentos e boas práticas de acompanhamento e fiscalização, em especial quanto à análise de documentação previdenciária e trabalhista para prevenção da responsabilização subsidiária do tomador em contratos de terceirização de serviços que envolvam cessão de mão de obra;  X - prover aos fiscais de contratos documentos e informações necessárias às suas atividades;  XI - desenvolver outras atividades inerentes à sua competência e finalidade.  Art. 12. Compete à Diretoria de Material e Patrimônio (Dipat) :  I - dirigir e coordenar a administração de materiais e bens patrimoniais pertencentes ao Tribunal ou sob sua responsabilidade;  II - oficializar inutilização, destruição, extravio, alienação e comodato de material ou bem permanente da sede do TCU, assinando o respectivo termo de inutilização, baixa, doação ou cessão de uso;  III - dirigir e coordenar a realização de inventário periódico e eventual na sede do TCU, para confirmar a existência dos bens registrados na carga de determinado servidor ou localizados em determinado lugar, bem como para atualizar os respectivos registros patrimoniais e conciliá-los com os contábeis;  IV - propor a aprovação dos inventários periódicos e eventuais, bem como encerrar esses processos, se não houver divergência;  V - propor a instauração de processo de responsabilização de servidor ou de terceiro pela perda, extravio, avaria ou destruição de bem pertencente ao Tribunal ou sob sua responsabilidade;  VI - expedir, a pedido do servidor, declaração sobre a existência ou a inexistência de pendência administrativa concernente à detenção de bens do Tribunal;  VII - propor a aplicação de penalidade a fornecedor que cometeu irregularidade na entrega de bem, quando o recebimento for de responsabilidade de uma de suas unidades subordinadas;  VIII - conceder perfil de acesso ao Sistema de Controle de Material;  IX - desenvolver outras atividades inerentes à sua competência e finalidade.  Art. 13. Compete ao Serviço de Gestão de Material (SGM) :  I - elaborar planos periódicos de suprimento, após consulta às unidades interessadas, análise do histórico de consumo e avaliação do estoque disponível;  II - dar início ao processo de compra de materiais, encaminhando à unidade responsável termo de referência contendo especificação técnica, quantidade e estimativa de preço de cada item;  III - fazer o recebimento provisório dos materiais de consumo, mediante simples conferência das quantidades e das descrições contidas nas embalagens com a nota fiscal e o respectivo contrato ou nota de empenho;  IV - fazer o recebimento definitivo dos materiais de consumo, com apoio da unidade competente, quando se exigir conhecimento técnico especializado, tal como nos casos de bens de informática, equipamentos eletro-eletrônicos, materiais médico-hospitalares;  V - relatar irregularidade cometida por fornecedor na entrega de bem;  VI - armazenar e distribuir os materiais de consumo, atendendo ao plano prévio de suprimento;  VII - manter controles de entrada e saída de materiais de consumo do almoxarifado;  VIII - elaborar, mensalmente, relatórios e balancetes e, anualmente, o balanço físico-financeiro dos materiais de consumo, com as variações ocorridas;  IX - manter atualizado, com imagens e especificações, catálogo de materiais de consumo;  X - propor mudança de especificação de material de consumo, considerando as opções disponíveis no mercado e eventuais mudanças nos processos de trabalho do TCU;  XI - desenvolver outras atividades inerentes à sua competência e finalidade.  Art. 14. Compete ao Serviço de Gestão Patrimonial (SGP) :  I - manter atualizado o cadastro dos bens patrimoniais, registrando fatos modificativos do acervo de bens patrimoniais;  II - manter atualizados os registros dos responsáveis pelos bens patrimoniais e de suas localizações;  III - planejar as compras, elaborar os termos de referência e programar o recebimento de bens permanentes para implementação de planos de padronização, modernização ou ampliação, ou para a substituição de bens irreparáveis;  IV - desenvolver e manter atualizado catálogo de padronização de bens permanentes;  V - fazer o recebimento provisório dos bens permanentes mediante simples conferência das quantidades e das descrições contidas nas embalagens com a nota fiscal e o respectivo contrato ou nota de empenho;  VI - fazer o recebimento definitivo dos bens permanentes, com apoio da unidade competente, quando se exigir conhecimento técnico especializado, tal como nos casos de bens de informática, equipamentos eletro-eletrônicos e materiais médico-hospitalares;  VII - relatar irregularidade cometida por fornecedor na entrega de bem;  VIII - identificar e incorporar os bens patrimoniais recebidos;  IX - realizar a distribuição, a movimentação e a redistribuição de bens patrimoniais;  X - autorizar a distribuição e a redistribuição de bens patrimoniais da sede para outras UGs deste Tribunal;  XI - recolher e manter em depósito os bens móveis permanentes que não estão em uso;  XII - providenciar, se conveniente e com apoio da unidade competente, quando se exigir conhecimento técnico especializado, tal como nos casos de bens de informática, equipamentos eletro-eletrônicos, materiais médico-hospitalares, o reparo dos bens móveis permanentes avariados;  XIII - propor a constituição de comissão especial para desfazimento de bens inservíveis;  XIV - manter arquivo de documentos, títulos, processos e escrituras relativos aos bens imóveis de propriedade do Tribunal de Contas da União situados no Distrito Federal;  XV - manter registro e arquivo de documentos relativos aos bens de terceiros sob responsabilidade do Tribunal;  XVI - manter arquivo das notas fiscais e certificados de garantia dos bens permanentes da sede do Tribunal;  XVII - manter arquivo dos certificados de registro dos veículos;  XVIII - elaborar, mensalmente, relatórios e balancetes e, anualmente, o balanço físico-financeiro de bens patrimoniais, com as variações ocorridas;  XIX - desenvolver outras atividades inerentes à sua competência e finalidade.  Art. 15. Compete ao Serviço de Inventário (SEI) :  I - realizar o inventário exigido quando da substituição de responsável ou detentor e nos casos de criação, extinção ou transformação de unidade administrativa na sede do TCU;  II - realizar os inventários periódicos e eventuais na sede do TCU;  III - fiscalizar o cumprimento das normas de identificação, guarda, conservação e utilização de bens patrimoniais, relatando à autoridade competente eventuais irregularidades, para fins de instauração de processo de apuração de responsabilidade;  IV - conduzir processos de responsabilização de servidor ou de terceiro pela perda, extravio, avaria ou destruição de bem permanente na Sede do Tribunal;  V - manter atualizada a tabela de classificação de bens permanentes para fins contábeis;  VI - emitir parecer sobre os relatórios de inventário;  VII - comunicar ao Serviço de Gestão Patrimonial fatos modificativos do acervo de bens patrimoniais apurados nos inventários e nas conciliações com a contabilidade, para atualização do cadastro de bens permanentes;  VIII - desenvolver outras atividades inerentes à sua competência e finalidade.  Art. 16. À Assessoria (ASS) , unidade de apoio ao dirigente da Selip, compete:  I - elaborar relatórios gerenciais;  II - preparar pronunciamentos, expedientes e comunicações;  III - realizar estudos e pesquisas;  IV - instruir processos;  V - coordenar as atividades de planejamento;  VI - gerenciar mensagens e correspondências da Secretaria;  VII - coordenar o atendimento às demandas da Corregedoria e da Ouvidoria do Tribunal;  VIII - desenvolver outras atividades inerentes à sua competência e finalidade.  Art. 17. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.  Art. 18. Fica revogada a Portaria-Selip nº  06, de 11 de fevereiro de 2011.              ARY FERNANDO BEIRÃO  Secretário   voltar  ANEXO I DA PORTARIA-SELIP Nº 8, DE 9 DE MARÇO DE 2012     Quadro Analítico de Funções de Confiança da Selip              FUNÇÕES     NÍVEL              Secretário de Licitações, Contratos e Patrimônio     FC-05             Diretor de Gestão Contratual     FC-04             Diretor de Licitações     FC-04             Diretor de Material e Patrimônio     FC-04             Chefe do Serviço de Elaboração de Contratos     FC-03             Chefe do Serviço de Prorrogação e Apoio a Gestão Contratual     FC-03             Chefe do Serviço de Instrução de Repactuações e Sanções Contratuais     FC-03             Chefe do Serviço de Elaboração de Editais     FC-03             Chefe do Serviço de Pregão e Cotação Eletrônica     FC-03             Chefe do Serviço de Gestão de Material      FC-03             Chefe do Serviço de Gestão Patrimonial     FC-03             Chefe do Serviço de Inventário     FC-03             Assessor     FC-03             Assessor     FC-03             Assistente Administrativo     FC-01             Assistente Administrativo     FC-01              Resumo das Funções de Confiança da Selip              Secretaria-Geral de Administração     FC     Direção     Assessoramento     TOTAL             Selip     Secretário de Licitações, Contratos e Patrimônio     FC-5     1     -     1             Diretor     FC-4     3     -     3             Chefe de Serviço     FC-3     8     -     8             Gerente de Processo     FC-3     3     -     3             Assessor     FC-3     -     2     2             Assistente Administrativo     FC-1     -     2     2             Total     15     4     19                 ANEXO II DA PORTARIA-SELIP Nº 8, DE 9 DE MARÇO DE 2012  ORGANOGRAMA DA SELIP