Norma nº 85/2023

Dispõe sobre o Plano de Preservação de Documentos Eletrônicos do Tribunal de Contas da União (PPDETCU).

 O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, em especial ao disposto nos arts. 28, inciso XIV e 170, do Regimento Interno do TCU,considerando o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012; na Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018; no Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002; na Resolução - TCU nº 233, de 4 de agosto de 2010; na Resolução - TCU nº 303, de 28 de novembro de 2018; na Resolução - TCU nº 261, de 11 de junho de 2014; na Resolução - TCU nº 259, de 7 de maio de 2014, e na Portaria - TCU nº 110, de 15 de julho de 2020; considerando a necessidade de disciplinar e assegurar os requisitos e condições de captura, gestão, armazenamento, preservação e disponibilidade dos documentos eletrônicos gerados ou custodiados no âmbito do Tribunal de Contas da União; econsiderando as informações constantes do processo TC-010.511/2020-2, resolve:CAPÍTULO IDAS DISPOSIÇÃO PRELIMINARESArt. 1º Este Plano de Preservação de Documentos Eletrônicos do Tribunal de Contas da União (PPDE-TCU) compreende princípios, objetivos, diretrizes e requisitos para a preservação de documentos eletrônicos.Art. 2º Para os efeitos dessa portaria, são estabelecidos os seguintes conceitos e definições:I - autenticidade: garantia de que um documento é livre de adulterações;II - confiabilidade: garantia de completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua criação;III - curadoria digital: avaliação, seleção, preservação, manutenção e arquivamento de documentos eletrônicos em repositório arquivístico digital confiável;IV - disponibilidade: garantia de acesso à informação por usuários autorizados, quando necessário;V - documento eletrônico: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização;VI - guarda de longo prazo: documentos e processos que devam ser preservados por mais de 10 anos;VII - guarda permanente: aquela na qual os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo devem ser definitivamente preservados;VIII - formato de arquivo: organização de dados dentro de objetos digitais, usualmente projetada para facilitar o armazenamento, recuperação, processamento, apresentação e/ou transmissão dos dados pelo software, como por exemplo: .doc, .txt, .xls;IX - integridade: documento intacto e não corrompido cuja mensagem que deve comunicar para atingir seu objetivo está inalterada;X - item não digitalizável: objeto recebido em suporte não eletrônico ou em suporte eletrônico incompatível com os padrões de armazenamento definidos pela tecnologia do Tribunal; XI - migração: transferência de informação digital com foco na preservação de todo o conteúdo da informação, de forma que a nova implementação da informação no arquivo substitua a anterior;XII - pacote de informação: informação de conteúdo junto com a informação de descrição de preservação (metadados de preservação);XIII - preservação digital: processo específico de manutenção dos materiais digitais através do tempo e das diferentes gerações de tecnologia, independentemente de onde estejam armazenados;XIV - proveniência: informação que documenta o histórico de uma informação de conteúdo. Essa informação relata a origem ou a fonte da informação de conteúdo, sua custódia e mudanças desde a sua produção, como, por exemplo, o usuário que registrou os dados e a informação sobre seu arquivamento, manuseio e migração;XV - Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq): local em que os conteúdos informacionais são armazenados e organizados segundo padrões que permitam sua recuperação tempestiva a longo prazo; eXVI - segurança da informação: proteção da informação contra ameaças para garantir a continuidade do negócio, minimizar os riscos e maximizar a eficiência e a efetividade das ações do negócio.Art. 3º Este plano abrange documentos eletrônicos assinados, oficializados, conferidos com o original ou que constituam peça de processo, bem como documentos eletrônicos não oficializados, tratados pelas soluções de TI corporativas que dão suporte ao uso de processos e documentos eletrônicos no âmbito do TCU.§ 1º Para serem incluídos no escopo de preservação de acordo com o presente plano, documentos presentes em outros suportes ou locais de armazenamento poderão ser transportados ou replicados nas soluções de TI de que trata o caput deste artigo, utilizando os meios computacionais disponíveis.§ 2º Para fins de preservação digital, todos os documentos eletrônicos de que trata este artigo devem receber classificação arquivística, de modo que se possa identificar o que poderá ser descartado e o que deverá ser preservado por longo prazo.§ 3º Após a identificação do que é de guarda de longo prazo ou permanente, esses documentos deverão ser envidados para o RDC-Arq para fins de preservação.Art. 4º A infraestrutura tecnológica de hardware e software utilizada deve garantir a confiabilidade, autenticidade e integridade dos documentos eletrônicos.CAPÍTULO IIDOS PRINCÍPIOS E OBJETIVOSArt. 5º O PPDE-TCU segue os seguintes princípios:I - transparência, efetividade, eficiência, acessibilidade, disseminação e preservação; eII - responsabilidade, estratégia, aquisição, desempenho, conformidade e comportamento humano, ligados a boa governança corporativa de tecnologia da informação.Art. 6º Os objetivos do PPDE-TCU são:I - assegurar o pleno acesso aos documentos eletrônicos, pelo prazo definido institucionalmente;II - garantir, permanentemente, a autenticidade dos documentos eletrônicos;III - implantar repositório institucional específico para a preservação digital;IV - contribuir para reduzir o risco em segurança da informação; eV - diminuir os riscos de perda de informação institucional.CAPÍTULO IIIDOS REQUISITOSArt. 7º Os documentos eletrônicos recebidos ou produzidos pelo TCU deverão ter os seguintes requisitos de preservação digital:I - formatos de arquivo específicos para os documentos eletrônicos existentes na Casa; eII - possibilidade de migração para novas versões, sem perda de autenticidade.Art. 8º Os documentos eletrônicos a serem preservados serão salvos em formato que permita a sua preservação ao longo do tempo sem comprometer a confiabilidade, autenticidade e integridade do documento.Art. 9º Anualmente, as áreas de tecnologia da informação, juntamente com a área de gestão documental, deverão fazer revisão dos formatos e softwares utilizados, para fins de recomendação ou verificação da continuidade de seu uso no Tribunal.Art. 10. Os documentos e processos eletrônicos receberão obrigatoriamente classificação arquivística no momento de sua autuação na solução de serviços eletrônicos denominada TCUeletrônico.Art. 11. O TCU-eletrônico deverá fazer o cálculo da temporalidade desses e emitir relatórios com o estoque das unidades e suas respectivas fases de guarda.Art. 12. Deverá ser mantido o histórico das tabelas de classificação e temporalidade no TCUeletrônico.Art. 13. O sistema deverá manter o histórico das alterações feitas no código de classificação e na tabela de temporalidade.Art. 14. Documentos e processos identificados como de guarda permanente deverão ser transferidos para um RDC-Arq, conforme recomendação do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) em sua Resolução nº 43, de 4 de setembro de 2015.§ 1º Documentos e processos eletrônicos que não sejam de guarda permanente, mas possuam guarda de longo prazo serão encaminhados ao RDC-Arq, de forma a mantê-los pelos prazos estabelecidos em seu processo de avaliação.§ 2º Documentos e processos eletrônicos, incluindo documentos não oficializados, cuja destinação final seja o descarte na tabela de temporalidade, e que já tenham cumprido todo o prazo de guarda, poderão ser excluídos do sistema eletrônico de gestão de documentos, mantendo-se somente os seus metadados com a informação sobre o descarte.§ 3º Itens não digitalizáveis que acompanhem processos eletrônicos de guarda permanente ou intermediária de longo prazo não poderão ser descartados e deverão ser enviados para arquivamento no Serviço de Gestão de Biblioteca e Arquivo (SGBA).Art. 15. Os sistemas informatizados responsáveis pela gestão de documentos digitais devem manter funcionalidades de classificação de segurança da informação e atribuição de autorização de acesso em conformidade com as normas, regras e leis vigentes.CAPÍTULO IVDas diretrizes de armazenamentoArt. 16. O sistema de gestão de documentos e processo eletrônicos do Tribunal, responsável pelo armazenamento e recuperação de conteúdo dos documentos eletrônicos, deverá possibilitar a exportação dos documentos e seus metadados para um RDC-Arq.Art. 17. Os metadados dos documentos eletrônicos deverão ser mantidos em banco de dados relacional com garantia da sua integridade.Art. 18. A estrutura do sistema de gestão de documentos e processos eletrônicos deve ser preservada para garantir a integridade dos dados exportados para o RDC-Arq.Art. 19. Os acórdãos, decisões e demais documentos emanados pelos órgãos colegiados existentes em formato digital serão exportados para o RDC-Arq, uma vez que esses documentos originais já nascem permanentes por seu valor histórico.Art. 20. Toda infraestrutura computacional de hardware e software, utilizada para suporte aos sistemas de armazenamento de documentos eletrônicos, deve estar coberta por cláusulas de suporte e garantia de atualização de versão e estar sujeitas a políticas de backup que inclua testes periódicos de recuperação de informações.Art. 21. Os servidores de arquivo e de banco de dados, o sistema de gestão de documentos e processos eletrônicos e o RDC-Arq serão constantemente monitorados pelas áreas de Tecnologia da Informação com vistas à identificação de falhas que possam comprometer a recuperação de documentos.Art. 22. O ambiente de contingência do TCU incluirá redundância dos servidores de arquivo, de aplicação e de banco de dados relativos aos documentos digitais e respectivos metadados.Art. 23. Atendidos os critérios estabelecidos na tabela de temporalidade, serão mantidas no ambiente de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), apenas a última versão de documentos eletrônicos não oficializados.Art. 24. Após a transferência de documento eletrônico para o RDC-Arq, serão mantidas no GED, além da última, apenas as versões cuja próxima versão registrada não tenha sido criada pelo mesmo autor.CAPÍTULO VDo repositório para preservação digitalArt. 25. O TCU deverá adotar um RDC-Arq institucional dedicado à preservação digital.§ 1º O repositório de preservação digital inclui tanto o software como o hardware correspondente.§ 2º O repositório de preservação digital deverá utilizar padrões abertos.§ 3º O repositório de preservação digital deverá estar de acordo com a norma brasileira NBR 15.472, de 9 de abril de 2007, em seu modelo de referência para um sistema aberto de arquivamento de informação (SAAI).§ 4º As atualizações tecnológicas necessárias do repositório de preservação digital integrarão o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI).Art. 26. As regras de acesso de usuários ao repositório de preservação digital serão definidas pelo Instituto Serzedello Correa (ISC) juntamente com a área de segurança da informação.Art. 27. Para encaminhamento e aceite no repositório de preservação digital os documentos eletrônicos deverão estar consolidados, em sua versão final, e deverão ser submetidos a avaliação documental nos termos do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade Documental.Art. 28. Os documentos ou processos eletrônicos consolidados aceitos no repositório de preservação digital deverão atender aos requisitos de acesso e recuperação integral de seu conteúdo, devendo ser compreensíveis independente do sistema em que foram gerados.Art. 29. O conteúdo de cada documento eletrônico enviado ao repositório de preservação digital deverá estar acompanhando pelo pacote de informações dos requisitos de preservação digital, identificando a proveniência, contexto, referência e fixidez do documento.Parágrafo único. Os pacotes com os requisitos de preservação digital deverão possuir descritores que os identifiquem claramente em relação aos demais pacotes.Art. 30. Os documentos e processos eletrônicos aceitos no repositório de preservação, e seus respectivos pacotes de informação, deverão ter o histórico de processamento preservado indefinidamente.CAPÍTULO vDAS ResponsabilidadesArt. 31. O ISC é responsável por:I - gerir a preservação de documentos e processos eletrônicos no Tribunal;II - coordenar as ações relativas à preservação de documentos e processos eletrônicos, inclusive quanto à inserção de ações relacionadas à preservação documental nos planos de ação das diferentes unidades do Tribunal;III - coordenar a implantação e a revisão periódica do PPDE;IV - posicionar-se quanto aos aspectos de preservação de documentos eletrônicos e físicos, independentemente de estarem ou não submetidos a sistemas de gestão documental;V - executar as ações educacionais dos usuários quanto aos aspectos de preservação;VI - participar da execução das diretrizes e ações de preservação que envolvam conceitos arquivísticos;VII - submeter à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CAD) questões pertinentes à preservação dos documentos eletrônicos;VIII - ser unidade gestora do RDC-Arq;IX - realizar curadoria digital dos documentos e processos eletrônicos que serão transferidos ao repositório de preservação digital e a gestão da consulta nesse repositório;X - orientar os servidores sobre a necessidade do cumprimento das normas de gestão documental, principalmente aquelas relativas a documentos digitais a serem preservados, os formatos de arquivo adotados, a utilização dos sistemas de gestão de documentos e a correta classificação arquivística e de confidencialidade dos documentos digitais;XI - analisar os impactos das regras de negócio na preservação documental e vice-versa; eXII - efetuar a documentação dos aspectos de negócio relativos à preservação digital nos sistemas de gestão de processos e documentos.Parágrafo único. A orientação quanto à confidencialidade dos documentos digitais será realizada em conjunto com a Secretaria de Ouvidoria e Segurança da Informação (Sesouv) ou unidade que a suceder.Art. 32. A Secretaria de Tecnologia da Informação e Evolução Digital (Setid) é responsável por:I - implementar os mecanismos e controles informatizados que apoiem a preservação documental;II - construir ou apoiar a aquisição e instalação do módulo informatizado de gestão da preservação, de acordo com as especificações relativas à tecnologia da informação e definições emanadas pelas áreas competentes;III - efetuar a documentação dos aspectos tecnológicos relativos à preservação digital nos sistemas de gestão de processos e documentos;IV - identificar os formatos de arquivo e softwares adequados para preservação e efetuar o cadastramento no sistema informatizado;V - gerar a documentação digital e física relativa à recuperação de documentos digitais;VI - emitir parecer sobre os custos e impactos das ações de preservação nas soluções e serviços de tecnologia da informação;VII - prover a infraestrutura necessária à hospedassem do RDC-Arq;VIII - monitorar o ambiente computacional e garantir à disponibilidade do RCD-Arq de acordo com os níveis de serviço acordados com a unidade gestora;IX - comunicar ao ISC eventual identificação de documentos armazenados em ambiente computacional sob sua responsabilidade, para avaliação da necessidade de preservação; eX - apoiar as demais ações e diretrizes de preservação de processos e documentos que envolvam tecnologia da informação.Art. 33. A Sesouv é responsável por:I - apoiar o ISC no que diz respeito ao estabelecimento de perfis de acesso dos documentos e processos enviados RDC-Arq;II - orientar o ISC com relação aos aspectos da Lei de Proteção de Dados quando da implantação do modulo de acesso aos documentos e processos preservados no RDC-Arq; eIII - promover a orientação dos usuários quanto aos aspectos de segurança da informação envolvidos na preservação digital.Art. 34. As demais unidades do Tribunal são responsáveis por:I - prever nos seus respectivos planos de ação iniciativas relacionadas à preservação documental; eII - identificar, nos sistemas sob sua gestão, documentos que necessitem ser preservados por longo prazo.Art. 35. A CAD, por força do estabelecido nos incisos IV e V do art. 4º da Portaria TCU nº 110/2020, é responsável por deliberar sobre questões relativas à preservação de documentos digitais a ela submetidas.Art. 36. À Comissão Gestora de Tecnologia da Informação (CGTI) compete priorizar, em acordo com as áreas envolvidas, as atividades relativas à preservação de documentos eletrônicos.CAPÍTULO vIDas disposições finaisArt. 37. Compete ao ISC, consultadas as unidades envolvidas, propor à GCTI, no prazo de até noventa dias, plano de ação com detalhamento das iniciativas priorizadas para implantação do disposto nesta portaria.Parágrafo único. A preservação dos processos administrativos e de controle externo eletrônicos deverá ser priorizada.Art. 38. As unidades básicas e técnicas do Tribunal deverão adequar seus planos diretores e de ações de modo a priorizar adequadamente a implantação do estabelecido por essa portaria, consideradas as devidas responsabilidades.Art. 39. Esse plano e seus resultados serão avaliados e revistos, no mínimo, a cada cinco anos, pela CGTI em parceria com a CAD e submetidos à aprovação da Comissão Geral de Coordenação (CCG), a fim de verificar as atualizações necessárias.Art. 40. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.MINISTRO BRUNO DANTAS