A documentação da despesa deve ser mantida em boa ordem pelo convenente pelo prazo de 5 (cinco) anos, contados da aprovação da prestação ou da tomada de contas do gestor do órgão concedente (art. 30, § 1º, da IN/STN 01/1997). Esse prazo é interrompido pela prática de algum ato que, de alguma forma, leve ao conhecimento do responsável convenente a adotar alguma providência atinente à prestação de contas, seja solicitando-a integralmente em razão de omissão, seja requisitando outras informações ou documentos complementares.