O convênio firmado sob a égide da Instrução Normativa STN 12/1988 não fixou prazo para a manutenção de documentação em arquivo, o que só foi feito mediante a edição da Instrução Normativa STN 03/1990, que definiu o prazo em 5 (cinco) anos, contados da aprovação da prestação ou tomada de contas do gestor do órgão ou entidade concedente, relativa ao exercício da concessão. A inércia da Administração inviabiliza a apresentação de esclarecimentos por parte do responsável, por ter expirado o prazo estipulado em normativo, em prejuízo aos princípios constitucionais da ampla defesa e do contraditório.