Top 5 faktore om u hibriede gebeurtenis veilig te hou - vinniger
03 Jun 2021 - 6 minute gelees
Vir baie geleentheidspersoneel is daar lanklaas 'n lewendige geleentheid beplan of aangebied. Maar in plaas daarvan om COVID-19 toe te laat om die wêreld tot stilstand te bring, het die geleentheidsbedryf 'n manier gevind om aan te pas. Deur virtuele geleenthede te aanvaar, kon organiseerders inhoud aan gretige gehore lewer.
Virtuele sosiale geleenthede is nou algemeen. En hierdie gebeure het 'n goeie werk gedoen om ons verbind te hou. 'N Virtuele gebeurtenis sal egter nooit die vreugde van 'n plaasgebeurtenis en interaksie met ander vervang nie.
Aangesien entstowwe makliker beskikbaar is, kyk die slim organisator na die toekoms. En een van die belangrikste opkomende neigings is baster gebeure. Hibriede gebeure bevat virtuele komponente en persoonlike komponente. Maar hoe kan u 'n byeenkoms aanbied met persoonlike deelnemers, terwyl u dit beskerm teen die pandemiese risiko's wat nog bestaan?
As u 'n suksesvolle baster-geleentheid wil aanbied, moet u die gesondheid en veiligheid van die deelnemers prioritiseer. Om u te help om hierdie moeilike landskap te verken, het ons 'n lys saamgestel met veilige wenke vir hibriede geleenthede!
Top 5 beproefde maniere om u volgende bastergeleentheid veilig te hou
Daar is baie om oor na te dink as u 'n geleentheid van enige aard beplan. En om 'n geleentheid tydens 'n wêreldwye pandemie te beplan, voeg net nog meer komplikasies by. Hier is waar u moet begin as u dink aan basterveiligheid.
1. Kies die regte plek
Die beveiliging van die regte lokaal is belangrik vir elke geleentheid. Maar nou moet u nadink oor hoe die lokaal COVID-19-protokolle kan akkommodeer.
Oorweeg die volgende wanneer u die geskiktheid van die lokaal beoordeel:
Die grootte van die lokaal
Is daar genoeg ruimte vir deelnemers aan bastergeleenthede om rond te beweeg en sosiale afstand te respekteer? Kyk verder as die vergader- of konferensielokale en kyk na die voorportaal, sitkamer en gangruimte.
Die lokaal se maksimum kapasiteit
Dit is onwaarskynlik dat u toegelaat sal word om die lokaal maksimaal te vul. U moet egter uitvind of die lokaal 'n nuwe kapasiteit het, gebaseer op CDC-aanbevelings. Gebruik hierdie nommer om die geskiktheid van die lokaal te bepaal. Dit kan ook u geleentheidsbeplanning en strategieë vir bemarking van geleenthede.
Lees u lokaalkontrak aandagtig deur. Kyk vir enige klousules wat verband hou met COVID-aanspreeklikheid, uitstel en / of kansellasies. As daar 'n force majeure-bepaling is, vra dan watter COVID-scenario's gedek word. As COVID nie gedek word nie, vra of daar 'n ander bepaling is wat dieselfde dekking kan bied.
Die Global Biorisk Adviesraad (GBAC) help organisasies om biogevaarrisiko's soos COVID-19 te oorkom. Die GBAC STAR word toegeken aan fasiliteite wat die regte skoonmaak- en ontsmettingsprosedures ingestel het. Hierdie maatreëls sal die verspreiding van kontaminante soos COVID verminder.
2. Maak die aanmelding veilig
Registrasie en aanmelding van geleenthede is dikwels die meeste plekke by 'n regstreekse geleentheid. En dit maak hulle een van die riskantste by u baster-geleentheid. Neem stappe om die aanmelding van geleenthede te stroomlyn, die wagtyd te verminder en die aantal mense in een gebied te vergader.
Doen soveel as moontlik vooraf
Gebruik 'n gebeurtenis registrasie platform of 'n webwerf vir registrasie van geleenthede kan die inklok ter plaatse uitskakel. Moedig deelnemers aan om so vroeg as moontlik te registreer. Stuur alle kentekens en identifikasie per pos. Dit sal die noodsaaklikheid van 'n tou of byeenkoms by aankoms uitskakel.
Met aanlyn-inklok kan deelnemers hul aankomstyd kies. Dit voorkom dat groot groepe mense op dieselfde tyd opdaag. Oorweeg dit om deelnemers enige sosiale / werkborrels te laat identifiseer. As u 'n konferensie aanbied met groepe wat van dieselfde kantoor af kom, kan u dit groepeer. Dit beteken dat hulle op dieselfde tyd sal aankom en hul kontak met ander sosiale borrels beperk.
Neem meer ruimte in beslag
Probeer 'n groot spasie gebruik as u ter plaatse moet registreer. Hoe meer ruimte u het, hoe meer kan u sosiale distansie aanmoedig en afdwing. Alhoewel u minder deelnemers aan u baster-byeenkoms het, sal u twee keer die spasie wil gebruik om byeenkomste aan te teken.
Skep 'n verkeersvloei
Een manier om beweging in die geleentheidsruimte te beheer, is om duidelike en gedefinieerde verkeersvloei te skep. U wil toegewyde ingange en uitgange skep. Merk die rigting wat u wil hê mense moet neem sodra hulle die geleentheidslokaal binnegekom het. Hou personeellede of byeenkomspersoneel byderhand om hierdie vloei af te dwing en te vergemaklik.
Dit is belangrik dat die gehoor verstaan ​​wat van hulle verwag word. Hulle sal moet weet en verstaan ​​hoe hulle moet optree terwyl hulle by die geleentheid is. Maar hulle moet ook weet van enige gesondheids- en veiligheidskontrole wat ingestel word. As u van gaste 'n negatiewe COVID-19-toets moet aflê, moet hulle dit vooraf weet. U wil hulle genoeg tyd gee om een ​​te kry.
3. Ontwerp vir veiligheid
Om in te skryf aanlyn en om rigtinggewende verkeersvloei te bepaal, is wonderlik. Maar daar is meer unieke en kreatiewe dinge wat u kan doen! Skep byeenkomsdekor wat die veiligheid van basters sal bevorder. En baie hiervan geleentheid dekor elemente kan geïmplementeer word sonder om die deelnemerservaring te beïnvloed.
Sommige ontwerpaspekte wat u moet oorweeg, is:
Persoonlike beskerming van die geleentheid
Groot plante en blommerangskikkings as kamerverdelers
Kussings met handelsmerke van die gebeurtenis met 'n boodskap wat sê soos "Om sosiale afstand te respekteer, moet u asseblief nie hier sit nie." Dit is 'n manier om afstand in algemene ruimtes soos sitkamers af te dwing
Skep tafel- en stoelkombinasies om afstand te skep
Gebeurtenis of borg gebrandmerk hand sanitizer stasies
Grab and Go-spysenieringsopsies
4. Kommunikeer reëls en verwagtinge aan deelnemers
As u u baster-geleentheid beplan en bemark, moet u u veiligheidspogings uitlig. Vir sommige mense kan dit die verskil maak in hul aankoopbesluit.
Op jou gebeurtenis webwerf, bespreek die stappe wat u geneem het om die lokaal te beveilig. Bespreek die reëls wat u vir deelnemers vasgestel het.
Nadat u geregistreer is, stuur u gaste 'n gedetailleerde gids of 'n lys met reëls en verwagtinge. As u u reëls moet verander of bywerk, stuur hierdie opdaterings per e-pos na registrante. Gewoonlik wil u vermy om te veel e-pos aan deelnemers te stuur. Maar dit is nog lank nie gewone tye nie, en die verduideliking kan welkom wees.
Hoe meer inligting u aan deelnemers kan verskaf, hoe meer vertroue sal hulle hê om u geleentheid by te woon.
5. Bly op hoogte van CDC-aanbevelings
Die pandemiese landskap skuif heeltyd. Dit is belangrik dat u op hoogte is van die jongste aanbevelings van die Sentrums vir Siektebeheer (CDC).
Gaan die CDC se webwerf gereeld in die beplanningsproses. Hul riglyne kan u help om u eie reëls en riglyne te formuleer.
Maak seker dat u die webwerf vaker besoek, aangesien die datum vir u baster-geleentheid nader kom. Daar kan van u verwag word om u eie planne aan te pas. Het altyd ander opsies, soos om na 'n virtuele gebeurtenis oor te skakel as dit onmoontlik is om bymekaar te kom.
Dit is u belangrikste prioriteit om persoonlike deelnemers veilig te hou teen COVID-19. Volg ons advies en gebruik 'n registrasie en platform vir geleentheidsbestuur kan help. Die platform kan kommunikasie met deelnemers vergemaklik en kontakpunte verminder met aanlyn-inklok.
Wil u u volgende geleentheid aanbied? Bespreek vandag nog 'n demo en leer meer oor hoe ons baster- en virtuele geleentheidsplatform u kan help om 'n ongelooflike, tog veilige geleentheidservaring saam te stel!