Hoe voorkom ek bedrog by die werk?
Suid-Afrika het een van die hoogste werkplek bedrogsyfers in die wêreld. Volgens onlangse statistieke het meer as 80 persent van Suid-Afrikaanse maatskappye bedrog binne hul maatskappy aangemeld. Bedrog by die werk kan 'n besigheid tot op sy knieë dwing deur finansiële verlies en slegte publisiteit. Die onus rus egter op die eienaar van die besigheid (werkgewer) om bedrog teen te veg. Die werkgewer kan in die breë twee benaderings volg om bedrog te beveg, naamlik:
Voorkoming; en Reaksie. Die werkgewer kan die volgende gebruik ter voorkoming van bedrog deur sy werknemers:
Deurdagte aanstellings: Volg die verwysings van nuwe kandidate op. Skakel die vorige werkgewer van die kandidaat en maak seker die persoon het 'n goeie werksrekord. Oorweeg selfs om agtergrondsoeke en persoonlikheidstoetse te laat doen en maak seker die kandidaat is gepas vir u besigheid. Opleiding: Dit is meestal die werknemers wat eerste bewus word van bedrieglike aktiwiteite binne die werkplek. Gee u werknemers die nodige opleiding rakende u interne beleide oor bedrog en diefstal. Verseker dat u werknemers die nodige kennis het om bedrog te kan identifiseer en strukture het om dit met vrymoedigheid te kan rapporteer. Anonieme rapportering: Daar is gevind dat werknemers meer vrylik bedrog rapporteer as hulle anoniem kan bly. Stel strukture in plek om anonieme rapportering by die werkplek te verseker. Positiewe werksomgewing: Ontwikkel 'n wederkerige respek tussen die werknemers en die werkgewer. Dit is gevind dat 'n 'oop deur benadering' baie help om werknemers positief te maak oor die werkgewer en sy interne beleide. 'n Oop deur benadering vergemaklik ook kommunikasie tussen die bestuur en die werknemers. Interne beleid: Verseker dat daar behoorlike voorkomingsmiddels ingebou is in u interne beleid. Voorkomingsmiddels sluit onder andere die volgende in:
Skeiding van pligte: Geen werknemer behoort verantwoordelik te wees vir beide die opname en prosessering van 'n transaksie nie. Toegangsbeheer: Toegang tot fisiese en finansiële bates sowel as toegang tot rekenkundige sisteme behoort beperk te word tot slegs sekere werknemers. Magtigingsbeheer: Ontwikkel beleide oor hoe finansiële transaksies gemagtig, opgeneem en hersien moet word. Onderneem gereelde oudits: Elke besigheid behoort gereelde oudits uit te voer. Dit stel die besigheid in staat om bedrog vroeg te identifiseer en stuur 'n boodskap aan die werknemers dat die werkgewer ernstig is oor bedrog. Stel die voorbeeld: Die werkgewer en senior bestuur moet ten alle tye die voorbeeld stel. As die werkgewer eerbaar optree en die interne beleid streng navolg sal die werknemers makliker navolg. Ondersoek elke insident: Dit dien geen doel om goeie interne beleide in plek te hê, maar dit word nie afgedwing nie. Die ondersoek van elke insident sal die werkgewer in staat stel om 'n presedent daar te stel en om die nodige bewysmateriaal te versamel teen die betrokke werknemer. Die tweede been van bedrog bestryding in die werkplek is reaksie. Die werkgewer moet dadelik optree teen bedrog. Hierdie optrede sluit 'n behoorlike ondersoek in asook die opgaar van bewyse, gevolg deur dissiplinêre stappe en selfs kriminele klagtes. Die werkgewer moet verseker dat hy 'n waterdigte saak opbou teen die beskuldigde om te verhoed dat 'n skuldige werknemer heraangestel moet word omdat daar nie genoegsame bewyse ingevorder is deur die werkgewer nie. Die werkgewer moet korrekte arbeidsregtelike en strafregtelike stappe volg om die beskuldigde van sy besigheid te verwyder.
Werkgewers word aangeraai om hul interne prosedures en beleide gereeld te hersien en veral klem te plaas op meganismes ter voorkoming van bedrog. Waar reaksie nodig is, word dit sterk aanbeveel dat die advies van 'n regs-of arbeidskundige vroegtydig ingewin word ten einde te verseker dat die korrekte stappe geneem word en spyt nie later volg weens foute met die ondersoek- of aanklag proses nie.