Jaarvergadering 2012 « Dwarswegstrand
NOTULE VAN DIE NEGENTIENDE ALGEMENE JAARVERGADERING GEHOU OP WOENSDAG, 19 DESEMBER 2012 OM 09:00 IN DIE N.G. KERKSAAL, LANGSTRAAT, GROOT BRAKRIVIER
1. OPENING & VERWELKOMING
Mnr Wahl open die vergadering met gebed.
Die voorsitter, mnr JS Roux, verwelkom almal teenwoordig en lewer die volgende openingstoespraak :
"Ons Maatskappy is in 1994 gevestig, en volgende jaar is ons 20 jaar oud. Die betekenis van die jaar 1994 sal u nie ontgaan nie, en dit mag wees dat as ons in 1994 geweet het wat ons nou weet, ons anders sou gehandel het.
Hoe dit ookal sy, ek kan dit as 'n feit stel dat toe ons in 1994 met die Maatskappy begin het, het ons nie geweet wat die toekoms sou inhou nie. Die Romeine het 'n stelling gehad "tye verander, en ons word saam met hulle verander". Die meeste toekomskundiges gee toe dat mense as 'n reël hulle bes probeer in die lig wat tot hulle beskikking is, maar dui daarop dat ons nie altyd kreatief met wat ons weet, omgaan nie, en as gevolg daarvan word ons soms deur verandering onkant gevang. Ons het oor die jare as Algemene Jaarvergadering redelike weerstand teen bepaalde veranderinge gebied, insluitende inligting rondom die veranderde Maatskappyewet, en suggesties dat ons dalk ons struktuur moet verander om meer soepel op verandering te kan reageer, het grotendeels by ons verby gegaan.
Vandag breek 'n oomblik van waarheid egter vir ons aan. Ons kan die veranderde Maatskappyewet nie verder ontsnap nie. Ons gaan later vandag in ons vergadering bepaalde veranderinge in ons Akte van Oprigting en ons Statute oorweeg. Ons het twee hoof keuses, alhoewel met kleiner variante. Ons kan die veranderinge aanvaar, wat sal beteken dat ons ons toekoms min of meer self nog kan bepaal. Alternatiewelik kan ons die voorstelle verwerp. Doen ons dit, sal die betrokke dokumente wel verander, omdat die standaard Akte en –Statuut wat die wetgewing bepaal, dan op ons basies afforseer word.
Ek kry soms die indruk dat baie van ons dink dat ons die huise besit wat ons op Dwarswegstrand opgerig of dalk gekoop of geërf het. Dit is nie so nie. Enkele jare gelede reeds is ons meegedeel dat wat elkeen van ons het, is 'n paar aandele in die Maatskappy en die gepaardgaande Gebruiksooreenkoms. Ons het nie titel op die grond as indiwidue nie, en ons het nie titel op die gebou op daardie grond nie. Dit is die besit van die Maatskappy. Daarom het u ook in vandag se sakelys gesien dat ons oor die versekering van die Maatskappy se vaste eiendom gaan gesels, want al wat elkeen van ons as versekerbare belang kan beskou, is die roerende eiendom in die wonings wat ons beset. Hierdie gesprek sal miskien weer eens die situasie vir ons baie duidelik omlyn – dat die gesprek rondom titel wat enkele jare gelede begin is, dalk weer aan die gang gekry sal moet word. U het my nie nodig om kommentaar oor die posisie in die land te lewer nie: maar dit is nie per abuis dat die Wet op Aandeelblok Maatskappye dit moontlik maak om 'n maatskappystruktuur soos ons s'n om te skakel nie. In 'n vorige rondte het mense voor die moontlike kostes van omskakeling gestuit: dalk moet ons tog die debat op 'n manier heropen.
Ons sal tydens ons vergadering die statutêr-voorgeskrewe sake hanteer. Ons sal onder andere mosies van lief en leed aanvaar, waartydens ons gewaardeerde lede van die Maatskappy wat sedert ons vorige vergadering ontslaap het, in herinnering sal roep. Van ons wat vandag hier is, sal volgende jaar nie meer hier wees nie – dit mag wees dat ons aandele verkoop, dat ons na ander weivelde trek, of dat ons in ander hoedanighede gaan funksioneer.
Ek lê die tuig as Voorsitter van die Kaapland Onderwystrust aan die einde van hierdie jaar neer, en sal dus in 2013 nie meer by die Maatskappy betrokke wees nie. In hierdie stadium betuig ek dank en waardering aan mnr Vosloo en sy personeel vir die reëlings wat vir die vergadering getref is, asook elkeen van u wat die moeite doen om hierdie vergadering by te woon: dit word waardeer. Van die lede van die uitgaande Direksie is hier – u sien in die sakelys dat die Direksie waarskynlik volgende jaar anders gaan lyk – en ek wil graag vir elkeen van hulle vir hulle bydraes bedank."
Daarna nooi hy almal uit om deel te neem aan die vergadering.
49 Aandeelhouers is teenwoordig soos per bywoningsregister
30 Aandeelhouers word deur gevolmagtigdes verteenwoordig
Direkteure wat ook aandeelhouers is: Dr EM Brooks, Mnre TP Bruyns en JJ Roelofse
Direkteure wat nie aandeelhouers is nie: Mnre JS Roux (Voorsitter), K von S. Wahl en MC Gericke
Mnr SG Vosloo : Namens die Bestuursagent, Residentia Trust (Edms) Beperk
Direkteure afwesig met verskoning: Dr EH Davies
Aandeelhouers afwesig met verskoning: G Meyer en DJ Basson
Aangesien voldoende skriftelike kennisgewing van die vergadering aan alle aandeelhouers gegee is en 'n kworum teenwoordig is ooreenkomstig paragraaf 26 van die Statute, word die vergadering as behoorlik gekonstitueer verklaar.
Die voorsitter rig 'n dankmosie aan die Bestuursagent Residentia Trust (Edms) Bpk, AC Venter & Kie Ouditeure en die regsadviseur Mnr Jan Truter van Truter & Hurter Ing. Prokureurs, vir hul bydraes en steun gedurende die afgelope jaar.
Die mosie word aanvaar.
5. AANWYS VAN DRIE STEMTELLERS EN VERGADERINGPROSEDURES
Die volgende drie persone word deur die vergadering aangewys as stemtellers:
Mnr Eddie Haumann, Mev Marina Schutte en Mev Sandra Homann
Die vergaderingprosedures het vooraf sirkuleer saam met die kennisgewing van die sakelys en word as gelese beskou.
6. NOTULE VAN DIE SEWENTIENDE ALGEMENE JAARVERGADERING
Die notule het vooraf sirkuleer en word eenparig goedgekeur as 'n juiste en korrekte weergawe van die vergadering.
7. SAKE VOORTVLOEIEND UIT DIE NOTULE
7.1 Voorstel deur Minderheidsaandeelhouersvereniging – Verdeling van Gebruiksreëls
Die voorstel om
Deel 2 van die Bestuursreëls te wysig deur die benaming Gebruiksreëls te skraap en dit te
vervang met twee nuwe afdelings te wete Gebruikskode en Gedragskode; en
die huidige 33 Gebruiksreëls sinvol te herverdeel tussen die twee kategorieë,
word eenparig goedgekeur.
Die jaarverslag van die direksie het vooraf sirkuleer en word as gelese beskou.
Geleentheid word gegee vir vrae.
Sekuriteit: Me M Kotze verwys na onwettige plakkery en versoek die Kaapland Onderwystrust om ernstige oorweging te skenk aan die beveiliging, hetsy deur afkamping en/of daaglikse toesig, ten opsigte van die eiendom wat grens aan Morrisonweg, oos van die ingangspad.
Padreserwe in Kloofontwikkeling: Mnr Bruyns doen navraag na die rede waarom die padreserwe deur die Aandeleblokmaatskappy verkry is. Die voorsitter verduidelik dat dit gedoen moes word omrede die padreserwe gemeenskaplike eiendom is en lankal reeds aan die Maatskappy oorhandig moes word. Soos die geval is met die pad in die ou gedeelte van die strandoord, moet die Maatskappy die pad in stand hou.
Die voorsitter versoek Mnr Vosloo van Residentia Trust om die vergadering verder hieroor toe te lig. Mnr Vosloo lig die vergadering in dat die Aandeleblokmaatskappy 'n regsopinie vanaf advokaat Kosie Oliver van Kaapstad bekom het en dat dit duidelik gestel is dat die pad 'n gemeenskaplike area/pad is wat deur alle aandeelhouers benut word en nie 'n uitsluitlike gebruiksarea nie. Mnr Vosloo meld dat die advokaat meer as bereid is om 'n afvaardiging van die minderheidsgroep hieroor te woord te staan met die oog op breedvoerige verduideliking en stel voor dat sterk oorweging hieraan geskenk moet word.
Hy bevestig voorts dat Kaapland Onderwystrust op eie koste 'n advokaat in Pretoria aangestel het om aan hulle 'n regsopinie te lewer oor die oordrag van die pad.
Dieselfde repliek is deur beide advokate gelewer, naamlik dat die pad gemeenskaplike eiendom is, nie in besit van 'n privaat aandeelhouer behoort te wees nie en lankal reeds oorgedra moet gewees het na die Aandeleblokmaatskappy, sodat dit deur laasgenoemde onderhou kan word.
In antwoord op 'n navraag vanaf die vloer, word bevestig Mnr Vosloo dat dat enige kapitale verbeteringe tot die paaie deur aandeelhouers betaalbaar is, soos omskryf word in paragraaf 12.6.1 van die Gebruiksooreenkoms, naamlik " dat een lid nie beswaar word met die koste wat redelikerwys aan 'n ander lid of perseel toegedeel behoort te word nie."
Gesprekvoering volg oor die standaard van die padreserwe in die Kloofontwikkeling wat na bewering volgens vorige ingenieursverslae nie aan alle standaarde voldoen het nie. Verskeie insette hieroor word gelewer.
Die volgende mosie deur Prof Barnard word gesekondeer en aanvaar : Die vergadering spreek sy misnoeë uit oor die besluit van die direkteure van Kaapland Onderwystrust met betrekking tot die padreserwe in die Kloofontwikkeling. Daar is onbeantwoorde vrae oor die padreserwe in die lig van die historiese verloop daarvan. Die vergadering betreur dit verder dat daar geen verwysing is na die huidige toestand van die padreserwe nie en dat die direkteure van die Kaapland Onderwystrust nie melding maak van stappe om hierdie toestand reg te stel voordat die oordrag plaasvind nie.
Die vergadering neem kennis dat aandeelhouers in die Kloofontwikkeling, wat die pad gebruik, in die toekoms vir die herstelkoste verantwoordelik sal wees.
In antwoord op 'n navraag vanaf die vloer, word bevestig dat die twee advokaatopinies wat ingewin is, een deur die Aandeleblokmaatskappy en die ander deur die Kaapland Onderwystrust, beskikbaar gestel sal word op aanvraag.
Na verdere bespreking noem die voorsitter dat dit enige persoon vry staan om in gesprek te tree met die advokaat wie die Direksie geadviseer het om tot hierdie stap oor te gaan.
Hierna word die direksieverslag met dank aanvaar en goedgekeur.
9. JAARPROGRAM VIR 2013
Die vergadering neem kennis van die jaarprogram van die Direksie vir 2013.
10. FINANSIëLE STATE : 1 Oktober 2011 tot 30 September 2012
Die geouditeerde finansiële state het vooraf sirkuleer en word as gelese beskou.
Geleentheid word gegee vir vrae, waarna die state eenparig goedgekeur word soos voorgelê.
Voorsteller: Prof MC Barnard
Sekondant: Mnr H du Toit
11. AANSTELLING VAN OUDITEURE
Mnre AC Venter en Kie word aangestel as ouditeure tot na afloop van die volgende algemene jaarvergadering.
Voorsteller: Mnr J Schutte
Sekondant: Prof MC Barnard
Die voorgestelde begroting vir die finansiële jaar 1 Oktober 2012 tot 30 September 2013, het vooraf gesirkuleer en word as gelese beskou.
Mnr Dewald Viljoen doen navraag na die rede waarom daar oorbegroot word vir die items "Reis- & Verblyf: : Direkteure" en "Herstelwerk & Onderhoud" en haal vergelykende begrote en werklike syfers aan vir die voorafgaande twee finansiële jare.
Mnr Vosloo verduidelik as volg:
Reis- & Verblyf : Direkteure: Nie alle direkteure kon alle direksievergaderings gedurende 2012 bywoon nie, wat die uitgawes ten opsigte van vlugkostes verminder het. Dieselfde tendens mag hom moontlik nie weer voordoen in 2013 nie, wat beteken dat indien die begrote bedrag vir hierdie item verminder sou word, daar 'n tekort mag ontstaan.
Herstelwerk & Onderhoud: Die oorskot van ongeveer R11,400 in die vorige boekjaar, sal vanjaar aangewend moet word tot die uitgawe van ongeveer R46,000 aan 'n professionele waardeerder wat aangestel moet word om alle onroerende bates van die Maatskappy korrek te waardeer teen vervangingswaarde, sodat die Direksie hul verpligting in terme van nuwe Wetgewing kan nakom met betrekking tot die versekering van alle onroerende bates van die Maatskappy, soos bespreek sal word onder paragraaf 14 van die Sakelys.
Daar word beklemtoon dat enige oorskot fondse per begrote item in die Maatskappy se Reserwefonds gestort word en Mnr Gericke (direksielid) beklemtoon dat sodanige fonds nooit sterk genoeg kan wees vir 'n Maatskappy soos hierdie nie.
Prof Barnard doen navraag na die verhoging in Bestuursfooie en mnr Vosloo lig die vergadering in dat in terme van die gewysigde Maatskappywet, Residentia Trust (Edms) Bpk inderdaad aangestel is as maatskappysekretaris en daar menige bykomende verpligte is wat nagekom moet word.
In antwoord op 'n vraag deur Mnr Kemp, bevestig Mnr Vosloo dat die begroting gebaseer is op 'n totale getal van 3240 uitgereikte aandele, nadat dit verminder is met die 250 aandele van die padreserwe in die Kloofontwikkeling wat nou as onuitgereikte aandele aangetoon word. Die heffing betaalbaar per aandeelhouding styg dus ietwat.
Mnr Haumann versoek dat die direksie oorweging moet skenk aan die verkryging van die aandeleblokke wat tans gemeenskaplike tuine is, maar nog aan die Kaapland Onderwystrust behoort. Die aangeleentheid sal verwys word vir bespreking by die eerste direksievergadering in 2013. Hierna word die begroting goedgekeur soos voorgelê.
13. JAARLIKSE HEFFING
Goedgekeur soos voorgelê.
Artikel 19 van die Wet op Aandeleblokke (No 59 van 1980) bepaal dat die direkteure van die Maatskappy die onroerende bates van die Maatskappy moet verseker ooreenkomstig die besluite van aandeelhouers op 'n aandeelhouersvergadering.
Aandeelhouers word daaraan herinner dat alle eiendom, dit wil sê woonhuise, woonstelle, chalets, paaie, tuine en oop gedeeltes aan die Aandeleblokmaatskappy behoort en dat 'n aandeelhouer slegs die reg het om die bates te gebruik.
Hierdie gebruiksregte word verkry uit die Gebruiksooreenkoms tussen die Aandeleblok-maatskappy en die aandeelhouer.
Tot dusver was die versekering van wonings deur elke aandeelhouer afsonderlik gedoen, maar dit word nou die verantwoordelikheid van die Aandeleblokmaatskappy in terme van hul wetlike verpligting. Elke aandeelhouer sal aanspreeklik wees vir die koste van sy aandeleblok se versekeringspremie. Die inhoud van wonings moet egter deur aandeelhouers self verseker word.
Kennis is geneem van die voorlopige versekeringspremies soos vervat in die Sakelys.
Die versekering word gegee dat versekeringspremies goedkoper sal wees as wat aandeelhouers tans betaal, aangesien daar een globale versekeringspolis sal wees.
Kennis word ook geneem dat dit van uiterste belang is dat die korrekte oppervlaktes van alle onroerende bates (geboue) bepaal moet word, ten einde te verseker dat dit korrek volgens vervangingswaarde verseker kan word. Bespreking vind plaas. In antwoord op 'n navraag deur Mnr Kemp, word bevestig dat die Aandeleblokmaatskappy alle versekeringseise namens aandeelhouers sal hanteer. Uitbetalings sal aan die ABM geskied en daarná aan aandeelhouers.
Mnr Schutte stel voor, en dit word gesekondeer, dat volmag aan die direkteure gegee word om voort te gaan met die aanstelling van 'n professionele waardeerder om die korrekte oppervlaktes van alle geboue te bepaal en dit te waardeer, sodat die versekeringsmaatskappy alle onroerende bates kan verseker teen die beste versekeringskoers.
Die finale versekeringspolis sal deur die direksie goedgekeur word op hul eerste direksievergadering en aandeelhouers sal skriftelik verwittig word wanneer die nuwe polis in werking sal tree.
Op hierdie punt stel Mnr Vosloo van Residentia Trust voor dat ondersoek ingestel moet word na die inbring van 'n leningsrekening in die boeke van die Maatskappy, wat die waarde van verbeteringe op aandeleblokke sal weergee, sodat wanneer iets sou gebeur en die Aandeleblokmaatskappy ontbind moet word, aandeelhouers daardie geld van die ABM kan eis.
Na bespreking word goedkeuring gegee dat die nodige ondersoek gedoen word.
15. SPESIALE BESLUITE
15.1 Omskakeling van die Maatskappy se pari-waarde aandele
Goedgekeur soos voorgelê, nadat stemming per stembrief plaasgevind het en 81% van die getal van lede ten gunstige van die omskakeling is.
15.2 Vervanging van die Akte van Oprigting en die Statute deur 'n Akte van Oprigting wat voldoen aan Wet 71 van 2008 (soos gewysig)
Die volgende mosie deur Prof Barnard word gesekondeer en aanvaar: Die vergadering spreek sy teleurstelling uit oor die laat voorlegging aan aandeelhouers van die wysiging van die Aandeleblokmaatskappy se Akte van Oprigting, Statute en Gebruiksooreenkoms.
Verder maak die vergadering beswaar teen die wyse waarop die veranderinge in die konsep aan aandeelhouers voorgehou word. Wysigings wat in die konsep vervat is, behoort byvoorbeeld gekursiveerd (of op enige ander beklemtoonde wyse) aangedui te word sodat aandeelhouers beter in staat kan wees om die veranderinge in die konsep met die oorspronklike te vergelyk.
Stemming per stembrief vind plaas.
81% van die getal van lede het ten gunstige van die voorstel gestem.
Die voorstel is dus goedgekeur soos voorgelê.
16. VERKIESING VAN DIREKSIE
Die Direksie word soos volg saamgestel:
16.1 Benoem deur Kaapland Onderwys Trust: Mnre JC du Toit, MC Gericke, JP Haupt, K von S Wahl
16.2 Verkies deur ander aandeelhouers: Mnr F Brand, Dr EM Brooks en Prof MC Barnard
Die Boukommissie vir 2012 word soos volg saamgestel:
17.1 Aangewys deur direksie: Mnr MC Gericke, Dr EM Brooks, Mnr AFA Taljaard
17.2 Verkies deur AJV: Mnr TP Bruyns, Mnr JC Loock
18. MOSIES DEUR LEDE OP DIE SAKELYS GEPLAAS
18.1 Ondersoek – omskakeling van Aandeleblokmaatskappy na Deeltitelskema of Eie Titel
Mosie deur Mnr J Schutte, behoorlik gesekondeer en goedgekeur:
Ons stel voor dat die aandeelhouers 'n spesiale vergadering reël om in Mei-maand, of op 'n geskikte datum, die herstrukturering van die aandeelhouding van openbare grond te bespreek en om die besluit rondom deeltitel en eie titel voor te lê aan die vergadering.
Die huidige komitee oor die aangeleentheid ontvang 'n mandaat van die algemene jaarvergadering om professionele hulp te verkry om die mees geskikte vorm van eienaarskap te ondersoek en om in hierdie verband alle gevolglike handelinge (met beraamde kostes) uiteen te sit.
Mnr Schutte stel terselfdertyd voor dat ondersoek ingestel moet word na die skepping van 'n leningsrekening in die Aandeleblokmaatskappy se boeke wat aandeelhouers se kapitale verbetering op aandeleblokke sal beskerm. Algemeen aanvaar.
Die voorsitter bedank almal vir hul teenwoordigheid en deelname.
Hy bedank Me van Zijl van Residentia Trust vir die reëlings van die vergadering.
Hy noem dat hy die tuig nou neerlê en spreek sy dank uit vir die tydperk wat hy op direksie kon dien en aandeelhouers tot diens kon wees.