Om 'n werknemer te vereis om vir besigheidsredes te beweeg, kan vir daardie werknemer moeilik wees. Daarom word baie werknemende verhuis uitgawes deur werkgewers betaal. Hier is 'n blik op hoe die proses om werknemers se verhuisuitgawes te betaal werk, insluitende wat aftrekbaar is vir u as besigheid, wat aan die werknemer belasbaar is en hoe om hierdie uitgawes aan te meld op W-2-vorms van werknemers.
Watter werknemer beweeg uitgawes wat jy moet betaal
Dit is die beste om te voldoen aan die vergoeding van slegs die vervoerkoste wat deur die IRS goedgekeur is as aftrekkings van 'n werknemersbelastingopgawe.
Volgens die IRS is aftrekbare vervoerkoste vir werknemers slegs ingesluit
"redelike uitgawes van:
Beweging van huishoudelike goedere en persoonlike effekte van die vorige huis na die nuwe huis, en
Reis (insluitend verblyf) van die vorige huis na die nuwe huis.
Terugbetalings van nie-aftrekbare uitgawes is altyd aan die werknemer belasbaar, selfs al kan die vergoeding kwalifiseer as 'n verantwoordbare plan (soos hieronder beskryf).
Die Belasting Implikasies van Werknemers Verhuiskoste Vergoedings
Oor die algemeen is enige betaling wat u aan werknemers betaal, belasbaar, en die betaling van werknemende vergoedings word beskou as 'n belasbare voordeel. Maar daar is 'n manier om die voordeel nie-belasbaar te maak aan die werknemer.
As u wil hê dat die werknemer se bewegende onkoste nie aan die werknemer onbelasbaar is nie (die IRS gebruik die term "uitgesluit" van belasting), moet u dit betaal deur wat die IRS 'n aanspreeklike plan doen .
In hierdie geval betaal die werknemer die uitgawes en betaal u dit terug.
Om aan die kriteria vir 'n verantwoordbare plan te voldoen, moet die uitgawes opgespoor word en slegs spesifieke uitgawes kan betaal word. Die uitgawes moet ook vir besigheidsdoeleindes wees.
Die werknemer moet aftrekbare uitgawes betaal of aangegaan het terwyl hy dienste verrig as 'n werknemer van u maatskappy. U moet dalk dokumenteer dat die skuif deur u besigheid benodig word.
Daar is ook 'n paar rekeningkundige prosedures wat gevolg moet word sodat die vergoedingsplan kan wees
Die werknemer moet binne 'n redelike tydperk voldoende rekeninge vir hierdie uitgawes hê. " Dit beteken dat die werknemer u kwitansies moet ontvang vir alle uitgawes.
As u die werknemer 'n voorskot op hierdie uitgawes gee, die werknemer moet binne 'n redelike tyd enige oortollige geld terugbetaal.
Byvoorbeeld, laat ons sê dat u $ 5,000 voorskryf vir die verskuiwing van uitgawes en die werknemer gee u kwitansies vir $ 3,660. Die werknemer moet u 'n tjek vir die saldo gee ($ 1,350). As al die kriteria vir 'n aanspreeklike plan nie nagekom word nie, is die plan nie 'n aanspreeklike plan nie. En " vergoeding vir onuitkortbare uitgawes " (aan die werknemer) en toelaes vir diverse of ongespesifiseerde uitgawes is aan die werknemer belasbaar.
Net om absoluut duidelik te wees: Enige terugbetalings aan werknemers onder onverklaarbare plan moet as belasbaar beskou word (insluitend weerhouding), selfs al is die vergoeding vir uitgawes wat aftrekbaar is vir die werknemer. En enige betalings wat nie deur kwitansies gestaaf word nie, al is dit deel van 'n aanspreeklike plan, is belasbaar en onderhewig aan weerhouding.
Inheemse loonbelasting op verhuiskoste aan werknemers
As die betalings gemaak is onder die kriteria vir 'n aanspreeklike plan, en al die nodige voorwaardes nagekom is, is die betalings aan werknemers vir verhuiskoste nie onderhewig aan weerhouding nie.
Verkeersuitgawes wat nie onder die kriteria vir 'n aanspreeklike plan gemaak word nie (hierbo beskryf) is onderworpe aan federale inkomstebelasting, FICA-belasting (Maatskaplike Sekuriteit en Medicare) en federale werkloosheidsbelasting.
Verslagdoening van bewegende onkostebetalings op 'n werknemer se W-2-vorm
As die vergoeding aan die werknemer aan al die voorwaardes van 'n aanspreeklike plan voldoen, soos hierbo beskryf, hoef u nie hierdie vergoedings op die werknemer se W-2 in te sluit nie. As die werknemer u voldoende rekeningkunde vir die uitgawes gee, maar die oorskot nie vergoed word nie, moet u met u betaalstaatdiens of belastingvoorbereider kyk om te bepaal hoe om die belasbare en niebelasbare bedrae aan te meld. U moet die bedrag van hierdie voordeel rapporteer wanneer u die W-2 jaarlikse belastingverslag vir die werknemer vir die vorige jaar voltooi.
Patriot Software bied meer verduideliking oor hoe hierdie uitgawes aangegaan word op 'n werknemer se W-2-vorm. Ons sal die voorbeeld hierbo gebruik, waar die werknemer $ 5,000 ontvang vir die verskuiwing van uitgawes, het ontvangste vir $ 3,660, en die oorblywende $ 1,350. Die bedrag wat die werknemer hou, is aan die werknemer belasbaar. Ons aanvaar dat hierdie betaling gedoen word onder die vereistes vir 'n verantwoordbare plan, soos hierbo beskryf:
Die belasbare $ 1,350 is ingesluit in Doos 1 van die W-2 (en in bokse 3, 5 en 16, indien belas deur die staat of stad).
Die federale en staatsbelastingheffing en FICA-belasting moet bereken word vir die belasbare $ 1,350 en ingesluit in die toepaslike blokkies op die W-2.
U moet die $ 3,660 insluit (die bedrag gelyk aan die ondergetekende bedrag (byvoorbeeld die niebelasbare gedeelte) in vak 12 van Vorm W-2 met kode "L."
Vir meer besonderhede oor hoe dit werk, sien IRS Publication 15 (Circular E).
Die gee van 'n werknemer ekstra geld vir die verskuiwing van uitgawes
Sommige besighede gee werknemers 'n vaste bedrag vir die verhuising van uitgawes, afhangende van die tipe skuif en die afstand. Die betaling kan steeds vir u besigheid as 'n besigheidskoste aftrekbaar wees.
As u 'n werknemer geld wil gee vir die verskuiwing van uitgawes en laat die werknemer besluit hoe hierdie geld bestee gaan word, het u 'n nie-rekordbare plan, volgens die IRS-regulasies. In hierdie geval, soos hierbo genoem, as u nie wil hê dat die werknemer kwitansies moet toon nie, is al die betaling aan die werknemer as 'n voordeel belasbaar. Daarbenewens moet die federale inkomstebelasting- en FICA-belasting op die betaling teruggehou word .
In hierdie geval wil jy dalk 'n bykomende bedrag by die betaling voeg om die werknemer te help met die bykomende belasting wat betaal moet word. Dit word 'n tjek genoem, en dit is gedoen om die werknemer die presiese bedrag van die betaling te gee, na belasting.
Byvoorbeeld, as u 'n werknemer $ 2 000 in verhuiskoste betaal, kan u 'n opbrengs bereken om meer as $ 2 000 te gee om die ekstra belasting te dek. Patriot Software het 'n grootrekenrekenaar wat u hiermee kan help.
Werknemersvervoeruitgawes is aftrekbaar
Betaling van werknemende verhuis uitgawes is 'n aftrekbare besigheidskoste vir u besigheid. Werknemersbelastinguitgawes vir werknemers moet beperk word tot dié wat die werknemer op sy of haar eie belastingopgawe kon aftrek. Dit beteken net die koste vir die verskuiwing van huishoudelike goedere en vir reisuitgawes na die nuwe plek vir die werknemer en sy of haar familie.
Om werknemers te vertel oor die vergoedingsplan vir verhuiskoste
Soos met enige ander werknemervoordeel, moet alle werknemers dieselfde behandel word. U kan kriteria stel om te kwalifiseer vir die plan per werknemer tipe (bv. Per uur), maar u kan nie een werknemer in dieselfde klassifikasie meer van hierdie voordeel as 'n ander gee nie.
Dit is altyd 'n goeie idee om hierdie tipe voordeel skriftelik te stel en dit in u kommunikasie met werknemers in te sluit. Jou werknemer handboek of beleid en prosedure handleiding is 'n goeie plek om die plan te beskryf. Moenie vergeet om inligting oor die belastingimplikasies van hierdie voordeel in te sluit nie.
Helpende werknemers met hul bewegende koste aftrekkings
Tensy jy 'n gekwalifiseerde belastingvoorbereider is , gee belastingadvies aan werknemers oor inkomstebelastingaftrekkings nie 'n goeie ding om te doen nie. Moedig jou werknemers aan om professionele belastingadvies te kry of om professionele belastingprogrammatuur te gebruik . Hier is 'n paar dinge wat u kan doen om werknemers te help om hierdie bewegende uitgawe te verstaan ​​en hoe dit hul belasting sal beïnvloed:
Gee werknemers 'n werkverplaatsingspakket wat verduidelik hoe en wanneer verhuiskoste deur u maatskappy vergoed word.
Gee werknemers die geleentheid om hul onttrekkings te verander (op Vorm W-4 ) om die aanvanklike vergoedingsbetaling te verantwoord.