8 stappe om jou sommer vandag nog beter e-posse te laat skryf - Werknet
Volgens Lize-Mari Labuschagne 18 Oktober 2021 Ongekategoriseerd
Foute in e-pos-etiket by die werk sal waarskynlik nie jou loopbaan kelder nie, maar dit sal verwarring en oponthoude veroorsaak en selfs onbeantwoord bly.
Bemeestering van die ongesproke reëls van professionele e-pos sal 'n invloed uitoefen op hoe bekwaam jou kollegas jou beskou. E-Posse wat goed saamgestel en opgestel is, sal daartoe bydra dat jy as bevoeg oorkom en jou sterk kommunikasievaardighede ten toon stel. Daarbenewens sal jou kollegas meer waarskynlik reageer omdat hulle verwag dat jou digitale kommunikasie duidelik, bondig en op die man af sal wees.
Jeff Su, 'n spesialis in praktiese loopbaanontwikkeling en produktiwiteit, het 'n agt-stap plan gebou om jou leiding te gee in die skryf van beter e-posse by die werk. Begin hulle vandag nog toepas!
Inkorporeer 'n oproep tot aksie in die onderwerpslyn
Sluit 'n duidelike oproep tot aksie in die onderwerpslyn in. Vertel die ontvangers presies wat jy wil hê hulle moet doen, en die beraamde tyd wat hulle sal benodig om dit te doen. Hierdie baie klein truuk gee hulle baie meer konteks. Byvoorbeeld, in plaas van om te skryf: "Aksie benodig, terugvoer vir projek X", skryf: "Vyf minute – oorsig terugvoer vir projek X".
Een e-posdraad per onderwerp
Volstaan by een e-posdraad vir dieselfde onderwerp. Moenie aparte e-posse vir dieselfde projek uitstuur as jy 'n opdatering, 'n nuwe idee of 'n opvolgvraag het nie. Die ontvangers sal nie oor die konteks van die oorspronklike e-posdraad vir verwysing beskik nie. Veelvoudige nuwe e-posse oor dieselfde onderwerp prop net hulle in-bokse onnodig vol.
Indien jy ontvangers in 'n e-posdraad bygevoeg of verwyder het, sluit 'n kort verduideliking in. Dalk moes jy 'n nuwe rolspeler betrek vir insette of iemand uithaal om hulle in-boks 'n blaaskans te gee. 'n Professionele en maklike manier om dit te doen is om 'n sin reg bo by te voeg wat duidelik aandui wie jy bygevoeg of verwyder het. Voeg parentese by die font of verander dit in skuinsdruk, om die inligting van die werklike liggaam van die e-pos te skei.
Begin met die hoofpunt
Onthou dat e-posse nie veronderstel is om op dieselfde wyse geskryf te word as briewe aan jou familie om vir geld te vra nie! Mense is geneig om baie inligting met die inval in te sluit en konteks te skep, en die punt van die boodskap eers heel aan die einde van die e-pos in te sluit. Plaas altyd jou hoofpunt eerste, gevolg deur die konteks.
Gee 'n opsomming in jou antwoord
As jy 'n e-pos ontvang met 'n klomp ongeorganiseerde inhoud, som die afsender se hoofpunte vir hom op in jou antwoord. Neem 'n paar minute om temas in die e-pos wat met mekaar verband hou te groepeer en hulle in 'n paar sinne op te som voordat jy antwoord. Nie alleen help dit jou om te bevestig dat jou begrip korrek is nie, maar die afsender sal ook die ekstra moeite waardeer wat jy gedoen het om hom te help om sy gedagtes te orden.
Hiperskakel indien moontlik
Indien jy 'n skakel oor e-pos deel, neem 'n paar ekstra sekondes om Opdrag K op Mac of Kontrole K op Windows te klik en hiperskakel die eksterne webwerf of video. Jou e-pos sal sonder 'n lomp skakel skoner en sagter op die oog wees. Dit verminder ook die kanse dat jy 'n fout sal maak deur 'n ekstra letter in die oorspronklike URL by te voeg of uit te wis.
Verander verstek-opsie ("default") na "Reply" (nie "Reply all" nie)
Hierdie benadering sal jou help om enige skade te beredder wat mag voorkom as jy 'n e-pos oorhaastig stuur, en jy per abuis 'n fout in jou boodskap gemaak het. Dis makliker om die skade te beperk as die e-pos na een ontvanger gestuur is in plaas van 'n hele klomp.
Verander "undo send"-opsies
Haat jy nie daardie gevoel wanneer jy besef jy het 'n fout gemaak 'n paar sekondes nadat jy die boodskap afgestuur het nie? Verander die "undo send"-opsie na 30 sekondes, en jy sal 'n tydbuffer hê wat jou toelaat om jou foute reg te maak.