Ten einde insetbelasting te kan eis vanaf die Suid-Afrikaanse Inkomstediens (SAID) moet fakture ontvang vanaf verskaffers voldoen aan die vereistes van 'n geldige BTW faktuur. Alle besighede wat geregistreer is vir BTW moet die nodige aandag skenk aan fakture wat ontvang word. Met die verandering in die BTW koers van 14% tot 15%, het BTW onder die soeklig gekom. Dit sal beteken dat daar weer hernieude fokus geplaas word op BTW nakoming, meer spesifiek wanneer insetbelasting geëis word en wat 'n geldige BTW faktuur uitmaak. Die nagaan van BTW fakture word ongelukkig afgeskeep wanneer dit kom by maandelikse boekhouding. Dit is baie belangrik om hieraan aandag te gee, aangesien alle fakture "geldig" moet wees voordat die insetbelasting van die SAID geëis kan word.
Hiermee 'n uiteensetting van wat vereis word van 'n geldige BTW of belasting faktuur:
Dit moet die woorde "Belastingfaktuur", "BTW faktuur" of "Faktuur" bevat;
Die naam, adres en BTW registrasienommer van die verskaffer moet op die faktuur verskyn;
Die naam, adres en indien die ontvanger 'n ondernemer is, die ontvanger se BTW registrasienommer, moet op die faktuur verskyn;
Daar moet 'n faktuurnommer, asook die datum van uitreiking op die faktuur verskyn;
Akkurate beskrywing van die goedere en / of dienste wat verkry word moet op die faktuur verskyn (indien dit tweedehandse goed is, moet dit duidelik aangedui word);
Hoeveelheid of volume van die goedere en / of dienste wat ontvang word; en
Die waarde van die goedere en / of dienste ontvang, asook die waarde van die BTW gehef en die totale koste.
Ingevolge Suid-Afrika se BTW stelsel, kan besighede BTW insette, van toepassing op besigheidsonkostes, teen BTW uitsette aftrek en dus verhaal vanaf die SAID. Die belangrikste brondokument in hierdie stelsel is dus 'n BTW faktuur. Let daarop dat die BTW Wet vereis dat 'n BTW faktuur binne 21 dae vanaf die datum waarop die goedere en / of dienste gelewer is, uitgereik moet word.
'n Geldige BTW faktuur moet uitgereik en ontvang word wanneer die waarde van die goedere en / of dienste ontvang meer as R5 000 is. 'n Verkorte BTW faktuur kan uitgereik word indien die randwaarde minder as R5 000 is en 'n BTW faktuur is nie nodig in die geval van 'n transaksie van R50 of minder nie. Let egter daarop dat 'n bewys van aankoop steeds benodig word ten einde die koste vir inkomstebelastingdoeleindes te kan aftrek.