Riglyne en Reëls 2016 | Namibie
Riglyne en Reëls 2016	Namibiese Riglyne en Reëls soos opgeneem in die Kerkorde (2016)
Riglyne vir die beslegting van kerklike geskille.
Riglyne vir gemeentes wat te klein word om volle pos vir predikant te dra.
Inspraak deur lidmate by kerkvergaderinge.
Riglyne vir die invul van registers.
Reëls van die Mediesefonds.
Die Ned Geref Kerk en ander Christelike kerke en groepe.
1. Riglyne vir die beslegting van kerklike geskille
Hierdie Riglyne is dieselfde as die Algemene Sinode Funskionelebesluit 34.
Ampsdraers en lidmate poog allereers om onderlinge konflik op ŉ persoonlike en pastorale wyse op te los.
ŉ Kerkvergadering kan, waar konflik onder sy aandag kom, persone benoem om die oplossing daarvan te begelei.
Oplossing word bereik wanneer:
3.1 ŉ alternatief as oplossing vir die probleem gevind is wat vir al die betrokkenes aanvaarbaar is, of
3.2 die betrokkenes ooreenkom om ruimte vir mekaar te maak om van mekaar te kan verskil en met mekaar versoen.
In die hantering van konflik geld onder meer die volgende:
4.1 Duidelikheid moet verkry word oor die presiese aard en omvang van die konflik.
4.2 Alle betrokkenes moet volle geleentheid kry om hulle siening van die saak te stel.
4.3 Die begeleier(s) tree altyd so op dat hy/sy nie by die konflik betrokke raak nie.
4.4 Alle betrokkenes behoort hulle volle samewerking te gee om ŉ oplossing te bereik.
4.5 Die begeleiers rapporteer aan die kerkvergadering wat hulle benoem het.
4.6 ŉ Kerkvergadering kan ook ŉ ander kerkvergadering vra om die hantering van die konflik oor te neem.
2. Riglyne vir gemeentes wat te klein word om volle pos vir predikant te dra
LEWENSONDERHOUD VAN LERAAR
1.1 Die gemeente in wie se diens ‘n predikant staan, is volgens die Woord en volgens die Kerkorde van die Ned Geref Kerk verantwoordelik vir sy volle lewensonderhoud, (salaris en alle toelaes). Die skaal wat van tyd tot tyd deur die Algemene Sinode neergelê word, dien as riglyn. (Vgl KO art 13, Bep 13.1.1).
1.2 Wanneer ‘n kerkraad beplan om ‘n beroep uit te bring, deeglik besin word of die gemeente in staat sal wees om vir die afsienbare toekoms die Bybelse verantwoordelikheid tov ten opsigte van hulle leraar na te kom. Indien die kerkraad wel oortuig is dat hy dit kan doen en ‘n beroep uitbring, doen hy ‘n werk(s)-aanbod (die beroepsbrief) aan die beroepe leraar. Indien die beroepene gelei voel om die beroep te aanvaar, word ‘n diensooreenkoms onderhandel wat deur beide partye geteken word. Hierdie diensooreenkoms mag onder geen omstandighede later eensydig gewysig word indien die finansiële posisie van die gemeente verswak nie. Sodanige wysiging is kontrakbreuk.
1.3 Indien ‘n kerkraad wel na verantwoordelike beroeping en met ‘n verantwoorde bedieningspraktyk deur omstandighede buite sy beheer (bv. grootskaalse verhuising van lidmate) in finansiële probleme beland, bly EEN van die volgende moontlike optredes (in rangorde) vir die kerkraad oop:
1.3.1 Hulp uit die Salaris Ondersteuningsfonds (vgl NGKN Regl 21);
1.3.2 Oorgaan tot ‘n tentmakersbediening (vgl NGKN Regl 18);
1.3.3 Beroepbaarstelling van leraar (vgl 2.6.4 by NGKN Regl 5);
1.3.4 Kombinasie van gemeentes (Bep 13.1.4.2, NGKN Regl 3);
1.3.5 Eenwording van gemeentes; (Vgl. Bep 13.1.4 ‑ 13.1.6, NGKN Regl 3)
Die prosedure wat by elk van hierdie moontlikhede gevolg moet word, word in par. 2 verder verduidelik.
KERKREGTELIKE MOONTLIKHEDE VIR GEMEENTES IN FINANSIËLE NOOD
2.1 Salaris Ondersteuningsfonds
2.1.1 Die Salaris Ondersteuningsfonds bied slegs oorbruggingshulp vir ‘n gemeente wat tydelik in finansiële nood verkeer. Prosedure vir aansoek word in NGKN Regl 21 beskryf. Indien hierdie hulp nie voldoende is nie, kan die volgende moontlikheid oorweeg word (sien par 2.2).
2.2.2 Indien ‘n gemeente met finansiële probleme besluit om ‘n proponent te beroep, bestaan die moontlikheid van hulpverlening uit die Algemene Bedieningsfonds. Hierdie fonds is oospronklik deur die Algemene Sinode geskep weens die ooraanbod van proponente wat die kerk op ‘n stadium beleef het. Die doel van die fonds is om gemeentes in staat te stel om bykomende poste vir proponente te skep en só die groot getal werklose gelegitimeerdes van die kerk uit die nood te help. Streng gesproke geld hierdie fonds dus nie vir gemeentes met slegs een predikantspos nie! In die jongste verlede het die doel van die Algemene Bedieningsfonds uitgebrei om ook voorsiening te maak vir hulp by kerkplantings. Gemeentes wat wel hiervan wil gebruik maak, moet asb self verdere navrae doen.
2.2 Tentmakerbediening (Vgl NGKN Regl 18)
2.2.1 Predikante tans in diens van gemeentes
Indien ‘n gemeente finansieel nie in staat is om ‘n bestaande predikantspos langer ten volle te dra nie, mag daar met verlof van die volle ring, nie die Ringskommissie nie, tot ‘n tentmakersbediening oorgegaan word.
2.2.2 Nuwe poste wat deur ‘n gemeente geskep word
Indien ‘n gemeente ‘n pos vir meerdere bediening skep, maar nie in staat is om ‘n predikantspos ten volle te dra nie, mag daar met verlof van die volle ring tot die beroeping van ‘n leraar vir tentmakerbediening oorgegaan word.
2.2.3 Prosedure vir implementering
Die prosedure vir beroeping van ‘n leraar vir die tentmakerbediening word omskryf in NGKN Regl 18 (vgl ook Bep 31.3.6.)
2.3 Beroepbaarstelling van leraar
Indien dit vir ‘n gemeente finansieel onmoontlik word om langer sy leraar voltyds te onderhou en daar nie ‘n moontlikheid bestaan om oor te gaan tot ‘n tentmaker­bediening nie, of indien die leraar nie daartoe bereid is nie, mag die kerkraad na raadpleging van die ring, by die moderatuur aansoek doen dat die leraar beroepbaar gestel word. Sodanige optrede veronderstel dat die gemeente daarna (nadat die leraar ‘n beroep aanvaar en vertrek het) een van twee opsies sal uitoefen:
2.3.1 in kombinasie met ‘n ander gemeente gaan (NGKN Regl 3);
2.3.2 tot eenwording met ‘n ander bestaande gemeente oorgaan (NGKN Regl 3).
KOMBINASIE VAN GEMEENTES (NGKN REGL 3)
3.1 Indien ‘n kerkraad tot hierdie oplossing besluit, geld die volgende DRIE VOORWAARDES
3.1.1 Slegs een leraar tussen twee, of meer gemeentes;
3.1.2 Opstel van ‘n kontraktuele ooreenkoms;
3.1.3 Gewilligheid van die leraar;
3.2 Twee gemeentes kan slegs in kombinasie gaan, indien daar ‘n vakante leraarspos van een van die gemeentes bestaan. Indien wel, is die prosedure soos volg:
3.2.1 Die dagbesture van die twee kerkrade hou samesprekings waartydens ‘n kontraktuele ooreenkoms opgestel word. Hierdie dokument moet die volgende insluit:
3.2.1.1 Diensverpligtinge en dienstye van die leraar.
Dit verwys na die aantal weke per maand wat die leraar in elke gemeente werksaam sal wees, met verwysing na die relatiewe poslading in elke gemeente (3/8 pos teenoor 5/8 pos, of 1/2 pos teenoor ½ pos, of ¼ pos teenoor ¾ pos). L.W.: Hierdie leraar sal verantwoordelik wees om alle ampspligte (Art 9, Bep 9) in albei gemeentes na te kom;
3.2.1.2 Salarisverpligting van elke gemeente.
Dit word bereken volgens die poslading van die betrokke gemeente met ‘n aanduiding van die wyse van uitbetaling (datum van oorbetaling, aftrekorder, ens). Vir spesiale ritte tussen die twee gemeentes moet die leraar volgens die normale kilometertarief van die sinode vergoed word.
3.2.1.3 Domisilie van die leraar.
Dit bepaal die gemeente waar hy sal woon en waar die amptelike kerkkantoor vir die pos sal setel. Hierdie kerkkantoor neem volle verantwoordelikheid vir die administrasie verbonde aan die leraarspos. Die administrasie van die pos sluit onder andere in:
Uitbetaling van salaris en alle toelaes van die leraar,
instandhouding van die pensioenfonds en mediese fonds van die leraar, ens.
Die ander kerkraad mag geen direkte uitbetalings doen nie, maar betaal slegs sy maandelikse bydrae oor aan die domisilie‑kerkraad.
3.2.1.4 Die wyse van verandering en moontlike opsegging van die kontraktuele ooreenkoms en kombinasie.
3.3 Bogenoemde kontraktuele ooreenkoms moet daarna volledig deur die twee kerkrade afsonderlik goedgekeur word.
3.4 ‘n Kombinasie‑klousule moet deur die voorsitter en skriba van albei kerkrade onderteken word, net soos in geval van ‘n beroepsbrief. Ook die leraar moet op die kombinasie‑klousule teken dat hy gewillig is tot ‘n “kombinasie‑pos”. Die kombinasie‑klousule moet die datum van kombinasie aandui. (Sien voorbeeld van kombinasie‑klousule in par 3.9)
3.5 Na finalisering en goedkeuring van die kontraktuele ooreenkoms deur beide kerkrade en die ondertekening van die kombinasie‑klousule, moet approbasie in al die betrokke gemeentes verkry word. Dit beteken dat die besluit tot kombinasie in die betrokke gemeentes vanaf die kansel afgekondig moet word op twee agtereenvolgende Sondae (sien KO Art 5; en Bep 15.2).
3.6 Nadat approbasie van al die betrokke gemeentes verkry is (dws geen besware ingebring is na twee afkondiginge nie), moet die kombinasie‑klousule en die kontraktuele ooreenkoms aan die huidige beroepsbrief van die leraar geheg word en aan die Ringskommissie deurgestuur word vir goedkeuring.
3.7 Nadat goedkeuring van die kombinasieklousule en kontraktuele ooreenkoms van die Ringskommissie ontvang is (net soos in geval van ‘n beroep en beroepsbrief), word die leraar in die nuwe gemeente(s) bevestig (sien KO Art 5). Bevestiging in sy ou gemeente is nie weer nodig nie.
3.8 Beide ooreenkomste se geldigheid is onderhewig aan die goedkeuring van die Ringskommissie en moet as sodanig in die ooreenkomste vervat word.
4 VOORBEELD VAN KOMBINASIEKLOUSULE
1 Hiermee verklaar die kerkraad van …………. (naam van gemeente A)
sowel as die kerkraad van ……………. (naam van gemeente B)
dat hulle besluit het om op ………….. (datum van inwerkingstelling van kombinasie)
luidens NGKN Regl 3, in kombinasie te gaan,
volgens die aangehegte kontraktuele ooreenkoms,
dat elke kerkraad onderneem om alle verpligtinge volgens die kontraktuele ooreenkoms na te kom en
dat die leraar gewillig is om in die gekombineerde pos te dien.
Hiermee verklaar ek ………………………………… (volle name van leraar) dat ek gewillig is om my beroepsbrief van die gemeente ………………………….. (naam van huidige gemeente) so te wysig dat ek vanaf gemelde datum, volgens die aangehegte kontraktuele ooreenkoms, die kombinasie‑pos van die gemeentes …………………. en ………………….. aanvaar.
(Handtekening van leraar)
(Handtekeninge van alle lede van die kerkrade wat die ooreenkoms goedgekeur het)
(Datum van goedkeuring/ondertekening)
3. Inspraak deur lidmate by kerkvergaderinge
Interpretasie van Bep 3.9.6
1 KENNISGEWING VAN VERGADERINGS
Omdat lidmate volgens hierdie bepaling reg tot inspraak by kerklike vergaderings het (kerkraad, ring, sinode), sal kerkvergaderings hulle kennisgewing vooraf aan lidmate moet bekendmaak met verwysing na datum, plek en agendapunte. Dit kan gedoen word deur die opplak van ŉ kennisgewing op ŉ kerklike kennisgewingbord, ŉ kennisgewing vanaf die kansel, of (in die geval van kerkrade) by wyse van aanduiding op die kerkalmanak – met verwysing: “Agenda beskikbaar by skriba.
Indien lidmate van hulle reg gebruik wil maak om inspraak op agendapunte van ŉ kerkvergadering te lewer (kerkraad, ring, sinode), het hulle dan (luidens par 1) die volle geleentheid tot insae in die agenda gehad. Die reg om inspraak te lewer moet egter uitgeoefen word op ŉ ordelike manier. Elke kerkvergadering moet derhalwe sy eie ordereëlings tref, oor die prosedure vir inspraak van lidmate, dws sodat die ordelike verloop van die vergadering enersyds nie belemmer word nie, en die reg van lidmate andersyds nie ingekort word nie.
PROSEDURE IN INSPRAAK
Elke kerkvergadering stel vooraf sy “prosedure vir inspraak van lidmate” op, notuleer dit (of neem dit op in sy eie reglement van orde) en maak dit ook so bekend aan die gemeente. Die volgende minimum vereistes behoort in die prosedure van die kerkraad aangeteken te wees:
3.1 Vooraf kennisgewing en tydsbeper­king
Lidmate moet ŉ redelik tyd vooraf aan die voorsitter (of skriba) van die vergadering skriftelik kennis gee dat hulle ŉ vergadering wil bywoon om inspraak te gee. (Bv minstens 1 week vooraf vir ŉ kerkraad, 1 maand vooraf vir die ring, 3 maande vooraf vir die sinode (vgl punt 8.1 van NGKN Regl 8 en Bep 28.1).
3.2 Inhoud van kennisgewing
In die kennisgewing sal die lidmaat die volgende moet aandui:
3.2.1 wie die aansoeker is wat gaan praat (naam, telefoon, adres);
3.2.2 oor watter punt van die bestaande agenda gepraat gaan word;
3.2.3 ŉ kort en bondige beskrywing van sy standpunt;
3.2.4 ŉ kort verklaring van die gronde van sy standpunt;
3.2.5 of die inspraak slegs mondelings sal geskied en of daar ŉ aanvullende skriftelike voorlegging gemaak gaan word.
Die “Prosedure vir inspraak van Lidmate” sal moet bepaal dat skriftelike voorleggings ook die voorgeskrewe tydsbeperking in ag moet neem (sien pt 3.1 hierbo). Dit is nodig vir behoorlike kennisname en voorbereiding deur die lede van die kerkvergadering (kerkraad, ring, sinode).
3.3 Staande voorskrifte van die Regle­ment van Orde (NGKN Regl 8)
Die “Prosedure vir inspraak van Lidmate” sal ŉ duidelike verwysing na Bep 21 moet hê, nl dat alle kerklike vergaderings hulle aan die voorskrifte van die sinode se “Reglement van Orde” moet hou, veral met verwysing na punt 8 van NGKN Regl 8 oor die behandeling van sake. Derhalwe moet lidmate – wat inspraak wil lewer – vooraf daaraan herinner word dat hulle hulle ook aan daardie voorskrifte moet hou. Ter wille van duidelikheid moet die volgende aspekte in die “prosedure” uitgewys word:
3.3.1 Tydens die vergadering word slegs die voorsitter aangespreek (8.3.8);
3.3.2 die voorsitter bring sake aan die orde soos dit vir hom geskik lyk en gee (indien nodig) verduidelikings en inligting wanneer ŉ punt bespreek word (8.2.1);
3.3.3 lidmate het slegs ŉ eenmalige spreekbeurt van 5 minute (8.3.1, 8.3.5, 8.3.6);
3.3.4 slegs lede van die kerkraad kan voorstelle maak. Lidmate wat die kerkraad besoek, het nie daardie reg nie (8.4.1.1, vgl daarby 8.3.4);
3.3.5 omdat slegs lede wat voorstelle ingedien het die reg tot repliek het (8.3.6), het lidmate wat die vergadering vir inspraak bywoon geen reg tot repliek nie (dws ŉ tweede spreekbeurt).
3.4 In persoon of in absentia
Die “prosedure” sal ook moet bepaal of ŉ lidmaat ŉ voorlegging “in persoon” moet doen, en of dit “in absentia” gedoen kan word (alleen dmv ŉ voorlegging). Hieroor moet die kerkraad self besluit. Indien die kerkvergadering besluit dat ŉ voorlegging in persoon móét geskied, word die punt nogtans bespreek en afgehandel, selfs al sou die persoon – weens watter omstandighede ookal – nie opdaag nie, met inagneming van die inhoud van die skriftelike voorlegging.
Die “prosedure” sal ook moet duidelik maak dat geen woordvoerder toegelaat sal word om namens die betrokke lidmaat te praat nie (bv ŉ prokureur).
Ander belangrike aspekte wat in die prosedure aangespreek moet word:
OOP OF GESLOTE DEURE:
Al drie die kerkvergaderinge (kerkraad, ring, sinode) word met oop deure gehou (punt 1 van NGKN Regl 8). Wanneer ŉ vergadering egter sy deure sluit, of gesuiwer word (bv in gevalle van tug), word lidmate se reg tot inspraak op daardie punt opgeskort en moet hulle die vergadering verlaat (verwys NGKN Regl 11: 3.1.1 en 8.1). Dit staan bv ŉ kerkraad vry om na goeddunke die deure te sluit – nadat ŉ lidmaat op ŉ betrokke agendapunt aangehoor is – dws om die debat verder sonder enige besoekers te voer en tot ŉ besluit te kom.
5.1 Indien ŉ lidmaat ŉ saak wil opper wat nie op die bestaande agenda verskyn nie, kan hy/sy sodanige versoek skriftelik aan die voorsitter rig – binne een week nadat die agenda by die skriba ter insae was en minstens een week voor die vergadering (sien punt 8.1 van NGKN Regl 8). Die voorsitter plaas dit voorlopig op die agenda en gee so kennis aan die lidmaat, hangende die goedkeuring van die kerkraad. Die goedkeuring en finalisering van die agenda geskied normaalweg net na konstituering van die vergadering – nog voor enige besoekers toegelaat word. Word die punt deur die kerkraad goedgekeur, dan word dit normaalweg deel van die agenda en word dit bespreek op die besondere plek in die agenda, soos bepaal deur die voorsitter.
5.2 Word ŉ agendapunt – wat deur ŉ lidmaat opgegee is – nie by konstituering deur die kerkraad goedgekeur as agendapunt nie, dan word die punt onder korrespondensie geplaas. Wanneer die vergadering by korrespondensie kom (aan die einde van die vergadering), spreek hulle hulle as vergadering uit oor die versoek mbt die volgende vergadering. Indien die versoek goedgekeur word, word dit op die agenda geplaas vir die volgende vergadering. Indien dit afgekeur word, was daar geen sodanige punt nie.
Kommentaar: Die kerkraad behou die reg om te besluit wat op sy agenda verskyn. Lidmate kan nie toegelaat word om sake wat nie by die kerkraad tuishoort nie, op die agenda te plaas nie (KO Art 21, 22). Daar moet ook toegesien word dat die kerkraad nie herhaaldelik met dieselfde saak “lastig geval” word nie en dat die voorskrifte van revisie omseil word nie. Daarom word die “sif” ingebou soos in 5.1 en 5.2 hierbo gestel.
In die lig van wat hierbo in par 3.3.3 gesê is, is dit duidelik dat lidmate nie toegelaat kan word om aan die gewone debatvoering in die kerkraad deel te neem nie. Hulle het slegs inspraak oor die betrokke punt waarvoor hulle gevra het, indien dit goedgekeur is.
Ter wille van die goeie verhoudinge in ŉ gemeente kan dit ook verstandig wees as die kerkraad (vooraf) besluit om – in gevalle waar sake van lidmate op die agenda kom – per geslote stembriefie te stem. Dit behoort dan ook so in die “prosedure” opgeneem te word.
Omdat die drie kerkvergaderings met ope deure gehou word, mag enige lidmaat enige van hierdie drie vergaderings (sonder vooraf kennisgewing) as waarnemers bywoon, mits die teenwoordigheid van sodanige lidmate nie die ordelike verloop van die vergadering versteur nie (bv indien dit ŉ groot groep word). Indien steurnis voorkom, mag die vergadering besluit om die deure te sluit. Besoekers is dan verplig om die vergadering te verlaat. Tydens die vergadering is besoekende lidmate verplig om hulle aan die ordereëlings van die betrokke vergadering te hou, maar het geen spreekreg nie. (Sinodale Regskommissie, Mei 2000)
4. Riglyne vir die invul van registers
1.1 Noodsaak van ’n lidmateregister
1.1.1 Elke gemeente moet ’n lidmateregister vir doop- en belydende lidmate hê – óf ’n hand­geskrewe (of getikte) register óf ’n gerekenariseerde register óf albei.
1.2.1 Kontroleer gegewens deeglik voor elke inskrywing in ’n register om te verseker dat name, vanne, gemeentename en datums korrek is. Die voorletters en vanne van leraars; die name en vanne van alle ander persone; die name van gemeentes; en alle datums moet volledig en korrek verstrek word.
1.2.2 Ten einde die juiste geboortedatum en die spelling van name vir inskrywing in die register te verseker, moet die ouer(s) by die aanmelding vir die doop die dokument toon wat by die registrasie van die kind se geboorte uitgereik is. Ongeregistreerde dooplidmate moet vóór belydenisaflegging ’n doopseel inlewer.
Die name en vanne van persone en die name van gemeentes moet volledig en korrek verstrek word. Afkortings soos BFN vir Bloemfontein en PE vir Port Elizabeth, en populêr-gebruikte maar nie-amptelike name soos “Groote Kerk” vir Kaapstad en “Bosmanstraat-kerk” vir Pretoria is ontoelaatbaar. Die korrekte name verskyn in die Jaarboek van die NG Kerk.
1.4 Skryfwyse van datums
Datums word volgens die agtsyferstelsel, in die orde van dag, maand, jaar geskryf en met punte verdeel. [Voorbeeld: 3 April 2015 word as 03.04.2015 geskryf]
1.5 Geen herhalingstekens
Geen herhalingstekens of woorde soos “do” of “ditto” is toelaatbaar nie.
1.6 Alfabetiese inskrywings
Inskrywings geskied in alfabetiese orde. Vanne soos Van der Merwe en Van Rensburg kom onder die letter V. ’n Van soos Janse(n) van Rensburg, waar die Janse(n) ’n deel van die van uitmaak en die betrokke persoon dit self so gebruik, kom onder J.
1.7 Ooplaat van reëls
Ter wille van ruimtebesparing word daar normaalweg geen reël tussen twee inskrywings in die lidmateregisters vir doop- en belydende lidmate oopgelaat nie. Om dieselfde rede begin die inskrywings van elke volgende nuwe jaar of termyn nie telkens op ’n nuwe bladsy nie. Waar dit nodig geag word om ’n nuwe jaar of termyn aan te dui, kan ’n reël oopgelaat word, met toevoeging van die jaartal.
1.8.1 As algemene reël geld dat niks vermeld mag word wat lasterlik is of ’n stigma dra nie. Opmerkings soos “buite-egtelik”, “vader onbekend” of “enkelouer” is heeltemal ontoelaatbaar.
1.8.2 Inligting wat in die opmerkingskolom van die dooplidmateregister verstrek word, moet verklarend wees ten opsigte van buitengewone omstandighede wat die kerkregtelike posisie van die doopouers, dopeling of bedienaar van die doop raak, of wat op die wese en implikasie van die sakrament betrekking het.
1.8.2.1 Waar die vader of moeder byvoorbeeld nie ’n belydende lidmaat van ’n gemeente is nie, of om ’n ander rede nie by die doop teenwoordig is nie, moet die dooplidmateregister aandui dat die betrokke ouer nie die doopbelofte afgelê het nie. In so ’n geval word met die opmerking “Vader/Moeder lê belofte alleen af” volstaan. Waar by ’n registerinskrywing addisionele inligting van nut kan wees, mag dit – met eerbiediging van die gestelde riglyn – in die opmerkingskolom aangeteken word, selfs al maak die Reglement nie spesifiek daarvoor voorsiening nie.
1.8.2.2 In die geval waar iemand na belydenis gedoop, deur doopouers aangeneem, óf na ouderdom van 7 jaar gedoop word, word dit in die opmerkingskolom aangeteken met verwysing na die datum van die kerkraadsbesluit. [Voorbeelde: “Na oud 7 gedoop. KR 10.02.2015” of “Gedoop na belydenis. KR 10.02.2015”]
WYSIGINGS EN/OF AANVULLINGS
2.1.1 Rektifikasie [regstelling] beteken om ’n fout in die register, byvoorbeeld “Johannis” tot “Johannes” of 20.04.1967 tot 21.04.1967, reg te stel.
2.1.2 Naamsverandering beteken om ’n bepaalde voornaam of van, byvoorbeeld “Petrus” deur “Hermanus” of “Conradie” deur “Nienaber”, soos dikwels by aanneming gebeur, te vervang.
2.1.3 Versuimde registrasie is die aanvulling van inligting in die register vir doop- of belydende lidmate wat deur versuim direk na die gebeurtenis agterweë gebly het.
2.2 Vorms en adres
2.2.1 Aansoeke vir wysiging/aanvulling word in tweevoud [Sien 2.4 hier onder] op die voorgeskrewe vorm of in die voorge­skrewe formaat en met die nodige bewysstukke/stawende dokumente ingedien
2.2.1.1 by die kerkraad van die gemeente waar die doop plaasgevind het,
2.2.1.2 of in die geval van ’n belydende lidmaat, by die kerkraad van die gemeente waar die inskrywing versuim of foutief is
2.2.1.3 of, wanneer die oorspronklike inskrywing nie opgespoor kan word nie, waar die belydende lidmaat tans aangeteken is.
2.3.1 Ten opsigte van ’n rektifikasie en naamsverandering is die vereiste bewysstukke/stawende dokumente as volg:
2.3.1.1 In die lidmateregister: ’n identiteitsdokument of ’n geboortesertifi­kaat.
2.3.1.2 In die dooplidmateregister: ’n identiteitsdokument of ’n geboorteser­tifi­kaat.
2.3.1.3 In die dooplidmateregister vir ’n wettige aanneming: die aannemingsorder en ’n identiteitsdoku­ment of ’n geboortesertifikaat. Die nommer en datum van die aannemingsorder moet agter die name van die aanneemouers geskryf word. Aangesien die moeder se nooiensvan nie op dié order verskyn nie, moet dit verkry en duidelik op die aansoekvorm ingevul word.
2.3.2 Vereiste bewysstukke/stawende dokumente vir ’n versuimde inskrywing van ’n doop:
2.3.2.1 Skriftelike verklarings van twee betroubare en ongesensureerde lidmate, doopouers uitgesluit, dat die betrokke persoon wel gedoop is
2.3.2.2 of ’n skriftelike verklaring deur die leraar wat die doop waargeneem het, vergesel van ’n afdruk van die betrokke bladsy in die doopkladboek en, indien beskikbaar, ’n doop- of lidmaatskapkaart/-boekie of ’n foto van die gebeurtenis.
2.3.3 Vereiste bewysstukke/stawende dokumente vir ’n versuimde inskrywing van ’n belydenisaflegging:
2.3.3.1 skriftelike verklarings verkry van twee betroubare en ongesensureerde lidmate dat die betrokke persoon wel belydenis van geloof afgelê het
2.3.3.2 of ’n verklaring deur die betrokke leraar vergesel van ’n afdruk van die betrokke bladsy in die lidmaatskapkaart/-boekie.
2.4.1 Tydens ’n kerkraadsvergadering gaan die kerkraad die aansoek na en keur dit goed.
2.4.2 Hierna word albei die voltooide aansoekvorms saam met die bewysstukke by die argivaris ingedien. [Die aansoek kan ook per e-pos in PDF-formaat ingedien word in welke geval die duplikaat nie nodig is nie. Die nodige bewysstukke moet steeds aangeheg word.]
2.4.3 Die argivaris kontroleer of die aansoek aan al die vereistes voldoen, teken die wysiging/aanvulling in die betrokke registerafskrif aan en stel die kerkraad daarvan in kennis.
2.4.4 Die skriba van die kerkraad bring nou die goedgekeurde wysiging in die oorspronklike register aan.
2.5 Aantekening in registers
2.5.1 Geen skrappings in die registers is toelaatbaar nie. Die korrekte besonderhede word met rooi ink bo die foutiewe gegewens, wat in alle gevalle met rooi ink onderstreep word, ingeskryf. In die opmerkingskolom word daar, ook met rooi ink, aangeteken dat die argivaris dit goedgekeur het, met verwysing na die datum. Die amptenaar wat die wysiging aanbring, parafeer dit met vermelding van sy/haar amp. [Voorbeeld: Arg 10.02.2015 KM Skriba]
2.5.2 By versuimde registrasie word die inskrywing in rooi ink gedoen in die register van die jaar waarin en so naby moontlik aan die plek waar dit versuim is, met, indien nodig, ’n verwysingsnota.
2.5.2.1 In die opmerkingskolom word daar, ook in rooi ink, die nodige aantekening gemaak. Die amptenaar wat die wysiging aanbring, parafeer dit met vermelding van sy/haar amp. [Voorbeeld: Vers reg. Arg. 11.09.2015. ARB Skriba].
2.5.2.2 Indien die inskrywing nie by die spesifieke jaar waar dit versuim is, gedoen kon word nie, moet ’n verwysingsnota by die jaar waar die inskrywing moes plaasgevind het (byvoorbeeld 1983), aangebring word. [Voorbeeld: Jooste, Pieter N – sien 2015].
2.5.3 ’n Skryffout wat in die lopende jaar begaan is, moet dadelik (sonder aansoek om rektifikasie) reggestel word deur die fout met rooi ink te onderstreep en die regstelling in rooi ink daarbo in te skryf. Die skriba parafeer dit.
2.5.3.1 In die registerafskrifte word die korrekte besonderhede dan sonder meer oorgeskryf.
2.5.3.2 ’n Skryffout word gemaak wanneer die skriba wel die korrekte besonderhede ontvang het, maar ’n fout maak met die inskryf daarvan in die register en dit dadelik opmerk.
2.5.4 ’n Naamsverandering in die lopende jaar word hanteer soos in 2.5.1 hier bo.
2.5.5 Waar die persoon se van verander is, moet ’n verwysing in rooi ink gemaak word by die relevante plek. [Byvoorbeeld: “Van der Merwe, Pieter N – Sien by Jooste, Pieter N” moet by die V’s ingevoeg word as die persoon se van van “Jooste” na “Van der Merwe” verander is]
2.6.1 Waar ’n gemeente slegs ’n gerekenariseerde register het, moet daar steeds jaarliks ’n Doop- en Lidmaatregisterafskrif gedruk en bewaar word, benewens die stel wat na die Argief versend moet word [Sien 6 hier onder]. Wysigings (soos bedoel in hierdie paragraaf 2) word op hierdie afskrifte (in die gemeente se besit) gedoen én in die gemeente-administrasieprogram.
2.6.2 Die alternatief is dat ’n nuwe stel registerafskrifte vir die betrokke jaar gedruk word, nadat die data op die gemeente-administrasieprogram gewysig is. Dit nuwe stel word saam met die verouderde stel en die goedkeuringsbrief van die Argief bewaar.
3.1 Van en voornaam
3.1.1 Die dopeling
3.1.1.1 Die dopeling word geregistreer onder die van soos dit op sy/haar identiteitsdokument verskyn met die name van die biologiese ouers voluit geskryf.
3.1.2 Die ouers
3.1.2.1 Slegs die nooiensvan van die moeder word saam met haar volle voorname ingeskryf en nie haar getroude van nie, maar as haar nooiensvan en haar getroude van dieselfde is, word “geb.” duidelikheidshalwe voor haar nooiensvan geskryf. [Byvoorbeeld: Louise geb. Dippenaar]
3.1.2.2 Alle voorname van ouers en dopelinge word voluit geskrywe.
3.1.2.3 Waar die vader of moeder nie ’n belydende lidmaat van ’n gemeente is nie, of om ’n ander rede nie by die doop teenwoordig is nie, moet die lidmateregister vir dooplidmate dit aandui dat die betrokke ouer nie die doopbelofte afgelê het nie (Sien 1.8.2.1 hierbo).
3.2 Buite-egtelike kind
3.2.1 Die dopeling word langs die gewone weg geregistreer.
3.2.2 Slegs die nooiensvan en voornaam van die moeder word ingeskryf. Indien dit ’n weduwee of geskeide vrou is, word haar getroude van in hakies langsaan aangebring [Byvoorbeeld: “Susan Spies (nou Nel)”]. Die reël vir die vader se naam word oopgelaat. In die opmerkingskolom word aangebring: “Moeder lê belofte alleen af” (Sien ook 1.8.2.1 hierbo).
3.3 Aangenome kind
3.3.1 Waar ’n dopeling voor die doopbediening aangeneem is, word die dopeling onder die van van die aannemende ouers ingeskryf en word die name van die aannemende ouers voluit in die ouerkolom ingeskryf.
3.3.2 Indien die kind na die doopbediening aangeneem word en hy/sy ’n ander van kry, word die voorgeskrewe weg vir naamsverandering gevolg (Sien 2 hier bo). Onder geen omstandighede mag die naam van die oorspronklike ouers geskrap word nie. Ter wille van die alfabetiese orde moet ’n verwysing in rooi ink van die nuwe van na die ou van in die betrokke register gemaak word (Sien 2.5.5 hier bo).
3.3.3 Indien slegs die van van die kind verander is, sonder dat die kind wettiglik aangeneem is, kan die name van die ouers nie verander word nie.
3.3.4 By die uitreiking van ’n doopseel of ’n dooplidmaatskapsertifikaat word die volle name van die aannemende ouers sonder meer ingevul.
3.4 Kind in pleegsorg
3.4.1 Waar die dopeling voor die doopbediening in pleegsorg geneem is, word die dopeling onder sy/haar eie van ingeskryf, terwyl die naam van die pleegsorgouers voluit in die ouerkolom verskyn. In die opmerkingskolom word die datum van die kerkraadsbesluit aangeteken. [Voorbeeld: KR 26.02.2015]
3.4.2 Indien die kind na die doopbediening aangeneem word en hy/sy ’n ander van kry, word die voorgeskrewe weg vir naamsverandering gevolg (Sien 2 en veral 2.5.5 hier bo). Onder geen omstandighede mag die naam van die oorspronklike ouers geskrap word nie.
3.5 Doop van kinders ouer as sewe jaar
3.5.1 In die opmerkingskolom moet van die doop van ’n kind van sewe jaar en ouer rekenskap gegee word met vermelding van die datum van die kerkraadsbesluit. [Voorbeeld: KR 26.02.2015]
3.6 Doop van kinderhuiskinders ouer as sewe jaar
3.6.1 ’n Ongedoopte kinderhuiskind van sewe jaar en ouer wie se kinderhuisplasing min of meer ’n permanente vorm aangeneem het, en wat dit begeer, kan gedoop word. Die implikasie is dat ’n persoon of persone naas die eie, pleeg- of aanneemouer by die doop op die formulier kan antwoord en vir die geestelike opvoeding van ’n kinderhuiskind verantwoordelikheid kan neem.
3.6.2 Die kinderhuis of gemeente kan nie korporatief as pleegouer optree vir doeleindes van die aflê van en die uitvoering van die doopbelofte nie. Kerkrade kan wel, nadat die biologiese ouers, waar moontlik, daaroor geraadpleeg is, lidmate van die gemeente wat bereid is om verantwoordelikheid te neem vir die verbondsopvoeding, aanwys om as doopgetuies of geestelike voogde op die formulier te antwoord by die bediening van die doop aan ’n kinderhuiskind van sewe jaar of ouer.
3.6.3 Die dopeling word in die Dooplidmateregister geregistreer onder die van soos dit op sy/haar identiteitsdokument/geboortesertifikaat verskyn met die name van die biologiese ouers voluit geskryf.
3.6.3.1 Indien die naam van een of albei van die biologiese ouers nie bekend is nie, word daar in die betrokke ouerkolom aangeteken dat dit nie beskikbaar is nie. [Voorbeeld: Vader se naam nie beskikbaar nie]
3.6.3.2 Indien die kinderhuiskind ’n buite-egtelike kind is, word slegs die voornaam en nooiensvan van die moeder ingeskryf. Indien die moeder ’n weduwee of geskeide vrou is, word haar getroude van in hakies langsaan aangebring [Byvoorbeeld: “Susan Spies (nou Nel)”]. Die reël vir die vader se naam word in hierdie geval dus oopgelaat (Sien ook 1.8 en 3.2.2 hier bo).
3.6.4 Die volle voorname en van van die doopgetuies wat as doopouers optree, kom voluit in die volgende twee reëls in die kolom vir die ouers. Die nooiensvan van ’n vrou word ingeskryf met haar getroude van in hakies.
3.6.5 In die opmerkingskolom moet van die doop van ’n kinderhuiskind ouer as sewe jaar rekenskap gegee word met vermelding van die datum van die kerkraadsbesluit. [Voorbeeld: KR 26.02.2015]
3.7 Onopspoorbare bewys van dooplidmaatskap
Waar geen dooplidmaatinskrywing opgespoor kan word nie, maar die dooplidmaat (of die dooplidmaat se ouers/voogde) ’n verklaring ingedien het dat hy of sy wel gedoop is en die kerkraad met die verklaring tevrede is [Gebruik 2.3.2 hier bo as riglyn], word die persoon in die lidmateregister ingeskryf. In die opmerkingskolom word aangeteken dat ’n verklaring ingelewer is asook die datum van die kerkraadsbesluit. [Voorbeeld: Verklaring ingel. KR 10.06.2015]
3.8 Doop in ’n ander gemeente
3.8.1 In die geval waar met toestemming van die plaaslike kerkraad die doop in ’n ander gemeente bedien word, registreer die skriba van die gemeente waar die doop bedien is, die doop in die doop­lid­mate­register, maar reik gelyktydig ’n bewys van dooplidmaatskap uit wat aan die gemeente waar die dopeling woonagtig is, gestuur word vir registrasie in dié gemeente se dooplidmate­register.
3.8.2 Die skriba wat die dooplidmaatskap oorplaas, teken in die opmerkingskolom aan van watter gemeente toestemming vir die doop ontvang is. [Voorbeeld: Toest. Maitland]
3.9 Doop van kinders uit ander kerke
In die opmerkingskolom moet van die doop van kinders uit ander erkende kerke rekenskap gegee word deur die kerk te vermeld in die opmerkingskolom. [Voorbeeld: Van RKK Kaapstad]
3.10 Doop van kinders uit buiteland
3.10.1 As lidmate wat net tydelik in die buiteland woon, hulle kind in ’n ander gemeente as hulle tuis­gemeente in Suid-Afrika wil laat doop, moet hulle die skriftelike toestemming van hulle tuis­gemeente verkry. Sien verder 3.8 hier bo.
3.10.2 Waar lidmate wat permanent in die buiteland woon en daar by ’n gemeente inskakel, hulle kind in Suid-Afrika wil laat doop, moet hulle die skriftelike toestemming van hulle gemeente in die buiteland verkry. Die doopgesprek word deur die leraar waar die kind gedoop gaan word, gevoer en na die doop registreer die skriba die doop in die dooplidmateregister, maar reik gelyktydig ’n bewys van dooplidmaatskap uit wat aan die gemeente waar die dopeling woonagtig is, gestuur word vir registrasie. Die opmerkingskolom word voltooi soos in 3.8.2 of 3.9.1.
3.10.3 Waar lidmate wat permanent in die buiteland woon en nie daar by ’n gemeente kan inskakel nie, hulle kind in Suid-Afrika wil laat doop, vra die kerkraad van die gemeente waar hulle wil laat doop, hulle attestate aan vanaf die gemeente waar hulle lidmate was voordat hulle geëmigreer het. Die doopgesprek word deur die leraar waar die kind gedoop gaan word, gevoer en na die doop registreer die skriba die doop in die dooplidmateregister.
3.11 Volwasse doop
3.11.1 Waar ’n volwassene na belydenis gedoop word, word die inskrywing in beide die dooplid­materegister en die belydende lidmateregister gedoen en word dit in die opmerkingskolom aangeteken met ’n verwysing na die datum van kerkraadsbesluit. [Voorbeeld: Gedoop na belydenis. KR 12.03.2015]
3.11.2 Die name van die ouers word steeds voluit in die dooplidmateregister geskryf. Indien die name van die ouers onbekend is, word in die ouerkolom aangeteken: “Name nie beskikbaar nie”. Sien ook 1.8.2.2 hier bo.
3.11.3 Die doopinskrywing van ’n getroude vrou geskied onder haar nooiensvan met die huidige van tussen hakies. [Voorbeeld: Rossouw (nou Nel)]
3.12 Doop na moeder se hertroue
3.12.1 In die geval waar ’n weduwee of ’n geskeide vrou weer trou en die kinders uit die vorige huwelik nog gedoop moet word, word die kinders geregistreer onder die van van die natuurlike (biologiese) vader. Albei die natuurlike ouers se name moet steeds in die ouerkolom aangeteken word. In die opmerkingskolom word aangeteken dat die moeder die belofte alleen afgelê het en dat die vader oorlede is of dat die egpaar geskei is. [Voorbeelde: Vader oorlede op 12.12.1981. Moeder lê belofte alleen af / Geskei op 12.12.1981. Moeder lê belofte alleen af]
3.12.2 Alleen indien die kind se van langs geregtelike weë verander is, kan die kind by die doop onder die nuwe van geregistreer word en slegs indien bogenoemde ouer se nuwe man of vrou die kind wettiglik aangeneem het, kan sy /haar naam, in plaas van die biologiese ouer s’n, in die ouerkolom aangeteken word. In so ’n geval moet die dokumentêre bewys (aannemingsorder in geval van wettige aanneming) aan die betrokke kerkraad voorgelê word. Verder word presies gehandel soos in 3.3.1 uiteengesit.
3.12.3 Indien so ’n aanneming eers na die doop plaasvind, moet langs die voorgeskrewe weg aansoek om naamsverandering in die dooplidmateregister gedoen word (Sien 2.3.1.3, asook 2.4 en 2.5).
3.13.1 Die inskrywing van die name van doopgetuies by ’n “normale doop” word ontmoedig omdat dit eintlik geen kerklike doel dien nie.
3.13.2 Die name van getuies wat as doopouers optree kom in die ouerkolom en wel onder die ruimte vir die ouers se name. Dit gebeur egter slegs wanneer die ouers nie self die dopeling ten doop kan bring nie. Sulke gevalle moet hoogs uitsonderlik wees en deur die kerkraad goedgekeur word en so in die opmerkingskolom aangeteken word [Voorbeeld: Doopgetuies lê belofte af. KR 26.02.2015]. Die naam van die wettige ouers word normaalweg in die ouerkolom geskryf.
3.13.3 Die voorname en van van die doopgetuies word voluit geskryf. Die nooiensvan van die vrou word ingeskryf met haar getroude van in hakies.
3.14 Oorgekom van en vertrek na ’n ander gemeente
3.14.1 Wanneer ’n dooplidmaat met of sonder sy/haar ouers na ’n ander gemeente vertrek, reik die skriba ’n bewys van dooplidmaatskap uit wat in die nuwe gemeente ontvang, afgelees en in die dooplidmateregister ingeskryf word. Die geboortedatum en datum van doop en die naam van die leraar wat die doop bedien het, moet ook op die uitgereikte bewys van dooplidmaatskap verskyn.
3.14.2 Die dooplidmateregister word verder net soos die lidmateregister voltooi. Sien 4.2.1 tot 4.2.5 hier onder.
3.15 Lidmaatskap oor gemeentegrense heen 3.15.1 Sien 4.5.1 hier onder.
DIE BELYDENDE LIDMATEREGISTER
4.1 Aflegging van geloofsbelydenis
4.1.1 Die datum van belydenisaflegging en die geboortedatum van die belydende lidmaat word in die betrokke kolom ingeskryf. Wanneer die belydende lidmaat na ’n ander gemeente vertrek, moet die geboortedatum op die uitgereikte attestaat/bewys van lidmaatskap verskyn.
4.1.2 Wanneer ’n vrou belydenis aflê, word dit onder haar nooiensvan in die register aangeteken en die van behou sy deurgaans in lidmateregisters vir belydende lidmate aan hoeveel gemeentes sy daarna ook al mag behoort en hoeveel male sy ook al mag trou. Dit kan alleen verander word as sy haar nooiensvan wettig laat verander en dan ook aansoek doen om naamsverandering in die lidmateregister vir belydende lidmate. Waar ’n vrou uit ’n ander gemeente of kerk kom en haar getroude van verskyn op die attestaat/bewys van lidmaatskap/verklaring, moet sy nogtans onder haar nooiensvan aangeteken word. Telkens word haar geldende getroude van in hakies bygevoeg. [Voorbeeld: Dippenaar (nou Odendaal)].
4.1.3 Sien 3.11.1 hier bo vir iemand wat na belydenis gedoop is.
4.2 Oorgekom van en vertrek na ’n ander gemeente
4.2.1 In die geval van ’n lidmaat wat by wyse van attestaat of bewys van lidmaatskap uit ’n ander gemeente kom, word die naam van die betrokke gemeente in die regte kolom ingeskryf. Die datum van inskrywing in die register geld as datum van aankoms in die gemeente.
4.2.2 In die geval van ’n vertrekkende lidmaat word die datum wanneer en die gemeente waarheen hy/sy vertrek, in die betrokke kolom ingeskryf op die plek waar die naam oorspronklik in die register ingeskryf is.
4.2.3 Waar ’n getroude vrou by wyse van attestaat of bewys van lidmaatskap van ’n ander gemeente (Sien 4.2.1) oorkom, word haar naam en nooiensvan soos dit op die attestaat of bewys van lidmaatskap voorkom, in die register ingeskryf. Die huidige van word tussen hakies geskryf (Sien ook 4.1.2).
4.2.4 Aangesien ’n predikant se akte van demissie ook sy/haar attestaat is, word sy/haar bevestigingsdatum as die datum van sy/haar oorkoms aangeteken.
4.2.5 Wanneer ’n persoon te sterwe kom, moet dit teen sy/haar naam in die opmerkingskolom aangeteken word. [Byvoorbeeld: Oorl 10.02.2011]
4.3 Oorkoms van ’n ander kerk of Christelike groep
4.3.1 Waar ’n persoon uit ’n ander kerk wil oorkom, doen hy/sy self die nodige om te bedank/bewys van lidmaatskap van die vorige kerk te verkry.
4.3.2 Waar ’n persoon uit ’n ander kerk wil oorkom en – na die voorgeskrewe prosedure – lidmaat van die gemeente word, word die korrekte naam van die vorige kerk in die kolom “VAN WAAR” geskryf en in die opmerkingskolom die datum van die kerkraadsbesluit aangeteken.
4.3.2.1 Lidmate uit kerke wat die Drie Formuliere van Enigheid onderskryf:
4.3.2.1.1 Die kerkraad besluit oor die aansoek om lidmaatskap.
4.3.2.1.2 In die opmerkingskolom van die register word verwys na die datum van die kerkraadsbesluit. [Voorbeeld: KR 10.06.2015].
4.3.2.2 Lidmate uit ander kerke:
4.3.2.2.1 Die aansoeker voltooi Vorm 6 (Verklaring vir ondertekening deur lidmate van ander kerkgenoot­skappe). Nadat daar aan die vereistes voldoen is wat vir die betrokke persoon geld of bepaal is, besluit die kerkraad oor die aansoek om lidmaatskap. In die opmerkingskolom van die register word verwys na die betrokke vorm en datum van die kerkraadsbesluit. [Voorbeeld: Vorm 6; KR 10.06.2015]
4.4 Vertrek na ’n ander kerk
4.4.1 Waar ’n persoon na ’n ander kerk wil oorgaan, bedank hy/sy self en beteken dit die beëindiging van lidmaatskap van die Ned Geref Kerk. Die prosedure van 4.6 hier onder word gevolg.
4.5 Lidmaatskap oor gemeentegrense heen
4.5.1 In alle gevalle waar die kerkraad ’n besluit moes neem, moet die datum van die kerkraadsbesluit in die opmerkingskolom aangeteken word. [Voorbeeld: KR 10.02.2015]
4.6 Verlies van lidmaatskap en herregistrasie
4.6.1 Aangesien die NG Kerk geen interkerklike attestaat of bewys van lidmaatskap het nie en die oorgaan van lidmate by wyse van ’n “Verklaring insake lidmaatskap” (Vorm 7) moet geskied, moet verlies van lidmaatskap (byvoorbeeld: oorgaan na ’n nie-erkende kerk of afsnyding) en oorgaan na ’n erkende kerk (byvoorbeeld: om huweliksredes na ’n kerk met ’n gereformeerde belydenis) op presies dieselfde wyse hanteer word deur die uitreiking van ’n Vorm 7 ná besluit deur die Kerkraad.
4.6.1.1 Indien verlies van lidmaatskap gedurende die jaar van oorspronklike registrasie geskied, word dit in die opmerkingskolom aangeteken dat die lidmaatskap verval het. Die datum van die kerkraadsbesluit word ook vermeld. [Voorbeeld: Lm verval. KR 10.02.2015.]
4.6.1.2 Indien verlies van lidmaatskap buite die jaar van oorspronklike registrasie geskied, word dit by die oorspronklike inskrywing in die opmerkingskolom, met verwysing na die datum van die kerkraadsbesluit, aangeteken. Met vermelding van die naam, jaar van inskrywing en datum van die kerkraadsbesluit, word die saak per brief aan die Argief oorgedra vir aantekening in die betrokke registerafskrif.
4.6.1.3 Indien die naam van die kerk waarheen die persoon oorgegaan het, bekend is, moet dit ook in die opmerkingskolom aangeteken word. [Voorbeeld: Lm verval. Oor na RKK. KR 10.02.2015.]
4.6.1.4 Wanneer ’n persoon by wyse van belydenisaflegging of oorkoms weer lidmaat word, word dit so in die register aangeteken met verwysing na die kerk en die datum van die kerkraadsbesluit in die opmerkings­kolom.
4.6.1.5 Waar ’n persoon ’n gemeente verlaat sonder om by ’n ander kerk aan te sluit en dan weer na berou na die kerk terugkeer, moet hy/sy weer belydenis van geloof aflê en dit moet so in die register aangeteken word. By verlating word in die opmerkingskolom aangeteken dat die lidmaatskap verval het.
4.7 Onopspoorbare bewys van lidmaatskap
4.7.1 Waar geen lidmaatinskrywing opgespoor kan word nie, maar die lidmaat ’n verklaring ingedien het dat hy of sy wel belydenis van geloof afgelê het in ’n Ned Geref gemeente en die kerkraad daarmee tevrede is, word die persoon in die lidmateregister ingeskryf. In die opmerkingskolom word aangeteken dat ’n verklaring ingelewer is asook die datum van die kerkraadsbesluit. [Voorbeeld: Verklaring ingel. KR 10.06.2015]
5.1 In elke gemeente word die huwelike wat daar bevestig word in ’n huweliksregister aangeteken (gebruik die “Kerklike Huweliksaantekening­boek”, beskikbaar by Bybel-Media). Hierdie huweliksregister is nie die huweliksbevestiger se huweliksregister nie, maar ’n register van huwelike wat in die betrokke kerkgebou of gemeente bevestig is.
5.2 Hierdie registers word sover moontlik ook deur die kerkraad se argiefkommissie gekontroleer en moet, net soos in die geval van ander registers, na die Argief gestuur word wanneer dit nie meer deur die gemeente benodig word nie.
6.1 Alle afskrifte moet ’n korrekte en getroue weergawe van die oorspronklike registerinskrywings wees. Vertrekkende lidmate word nie aangeteken nie, behalwe as hulle vertrek het in dieselfde kerkjaar as wat hulle aangekom het.
6.1.1 As ’n register egter gebrekkig aangelê is, beteken dit nie dat die gebreke in die afskrifte herhaal moet word nie. Die gegewens in die register moet met ander woorde in hul korrekte vorm oorgeskryf of-getik word. Die kerkraad moet die afskrifte nagaan:
6.1.1.1 deur al die besonderhede in die lidmateregister vir dooplidmate met dié in die doopkladboek te vergelyk;
6.1.1.2 deur die name in die lidmateregister vir belydende lidmate met die attestate/bewyse van lidmaatskap en die lys van name van persone wat belydenis afgelê het, te vergelyk;
6.1.1.3 deur die teenblaaie van die lidmaatsertifikaat- en attestaatboek met die lidmateregisters vir belydende lidmate te vergelyk en
6.1.1.4 deur die besonderhede in die afskrifte noukeurig met dié in die lidmateregisters vir doop- en belydende lidmate te vergelyk.
6.1.2 Die parafering en handtekening van die kommissie/persone deur die kerkraad aangewys, beteken dat die afskrifte nagegaan, waar nodig gekorrigeer en uiteindelik as korrek gesertifiseer is. Alle wysigings moet ook geparafeer word.
6.2 Voltooiing van die registerafskrifte
6.2.1 Op die voorblad verskyn slegs die naam van die gemeente en die tydperk waaroor die afskrifte strek. Die naam van die gemeente en die jaartal word verder op elke bladsy aangedui.
6.2.2 Lê die binneblaaie soos ’n boek oop. Begin met die inskrywings op die agterkant van die eerste blad en gaan dan voort soos dit in die register voorkom. Nommer die bladsy so dat wanneer die “boek” oop lê, die registrasieruimte op elkeen van die twee velle dieselfde nommer kry.
6.2.3 Daar mag geen bladsye tussenin oopgelaat word nie. Moet dus nie elke letter van die alfabet op ’n nuwe bladsy begin nie. Hoogstens mag daar tussen die name wat met verskillende letters van die alfabet begin, ’n reël oopgelaat word.
6.2.4 Geen gewone regstelling mag bo-oor ’n skryffout van die registerhouer aangebring word nie. Die fout moet met rooi ink onderstreep en die regstelling in rooi ink daarbo ingeskryf word. Alle regstellings word geparafeer. Let wel: ’n gewone regstelling of korreksie is geen wysiging of rektifikasie nie.
6.2.5 Op die laaste bladsy van die afskrifte en net onder die laaste inskrywing sertifiseer die kerkraad dat die afskrifte ’n korrekte en getroue weergawe van die oorspronklike register is. Elke binnebladsy word ook regs onder klein en netjies geparafeer.
6.2.6 Voltooide afskrifte moet nie opgerol of gevou word nie.
6.3 Gebrekkige registerafskrifte
Die kerkraad moet toesien dat alle stukke wat deur die argief vir verbetering, aanvulling of vervanging na hulle kerkraad terugverwys is, binne vier weke aan die Argivaris terugbesorg word. (Sien ook Reglement 4.3: 3.2.9).
6.4.1 Waar gemeentes hulle registers en/of registerafskrifte op rekenaar doen, geld al die voorskrifte soos reeds genoem. Sien veral 1.2 tot 1.6 hierbo.
6.4.2 Let ook op die volgende vereistes (Sien Reglement 4.3: 2.2.2 tot 2.2.5):
6.4.2.1 Die papier wat gebruik word, moet duursame A4-papier wees wat 100 gram per vierkante meter weeg. Argiefpapier is beskikbaar by Bybel-Media.
6.4.2.2 Drukwerk moet met netjiese en leesbare lettertipes gedoen word met ink wat nie maklik verbleik of uitgewis kan word nie.
6.4.2.3 Die spasiëring tussen lyne mag nie kleiner as die huidige spasiëring wees nie. Indien ongelinieerde papier gebruik word, moet lyne daarop aangebring word. Inskrywings moet steeds genommer word.
6.4.2.4 Daar moet voorsiening gemaak word vir presies dieselfde kolomme in dieselfde volgorde as in die oorspronklike registers (dit hoef nie noodwendig dieselfde wydte te wees nie). Indien ongelinieerde papier gebruik word, moet kolomlyne daarop aangebring word.
6.4.2.5 Drukwerk moet op beide kante van die papier wees, met genoeg spasie vir inbinding (lê die binneblaaie soos ’n boek oop – die regterkantlyn van die linkerbladsy en die linkerkantlyn van die regterbladsy moet ten minste twee sentimeter wees).
6.4.2.6 Sommige van die rekenaar sagteware programme wat gebruik word om afskrifte van lidmate­registers te druk, kan nie al die vereistes van 6.4.2 hier bo nakom nie. Dit word egter wel onder bepaalde omstandighede deur die Argief aanvaar. Skakel asseblief vooraf met die Argief om te verneem of ’n bepaalde pakket se drukstukke vir die Argief aanvaarbaar is.
5. Reëls van die Mediesefonds
Dekking onder ŉ geregistreerde Mediesefonds is verpligtend vir alle werknemers wat daarvoor kwalifiseer. Meeste van die gemeentes is as groep ingeskakel by Namibia Medical Care. Die reëls van hierdie fonds is by die Sinodale Kantoor beskikbaar.
6. Die Ned Geref Kerk en ander Christelike kerke en groepe
Vergelyk AS Regl 22:1-3
BEPALING VAN DIE VERHOUDING TOT ANDER KERKE EN GROEPE
1.1 Die Woord van God is die primêre maatstaf en basis by die bepaling van die NG Kerk se houding teenoor en verhouding tot ander kerke en godsdienstige groepe.
1.2 Hoe ŉ kerk die Bybel verstaan, die hoofsaak van die boodskap van die Bybel interpreteer en dit op die lewe toepas, staan uitgedruk in die kerk se belydenisskrif(te).
1.3 Die belydenisgrondslag wat die NG Kerk onderskryf en waaraan hy hom gebonde ag, is:
1.3.1 Die drie ekumeniese belydenisse, nl. die Apostoliese Geloofsbelydenis, die Geloofsbely­denis van Nicea en die Geloofsbelydenis van Athanasius, wat die NG Kerk met die meeste ander Christelike kerke deel.
1.3.2 Die drie Formuliere van Eenheid, nl. die Nederlandse Geloofsbelydenis, die Heidelbergse Kategismus en die Dordtse Leerreëls, wat die NG Kerk met ŉ aantal gereformeerde kerke deel en wat die eiendomlike van die NG Kerk is.
1.4 Die NG Kerk se belydenisgrondslag is ondergeskik aan die Bybel en moet steeds daaraan getoets word.
1.5 Dit is nie voldoende dat ŉ belydenis op papier staan of dat iemand dit op ŉ stadium in die verlede onderskryf het nie. Daar moet ook gevra word of ŉ bepaalde kerk en sy lidmate hulle daardeur gebonde ag en of die belydenis in ŉ godvrugtige lewe konkreet word.
1.6 Die gesamentlike kriteria vir bepaling van die NG Kerk se houding teenoor en verhouding tot ander kerke en groepe is dus die wil van God Drie-enig soos in die Bybel weergegee, en weerspieël in
die Christelike lewenswandel, diens en getuienis.
(Sien Agenda van die Algemene Sinode 1994, bl 66, punt 14.2.1 tot 14.2.5 vir ŉ bespreking van dié kriteria).
2 GROEPERINGE VAN DIE CHRISTENDOM
2.1 Om kerke en Christelike groepe in te deel, is moeilik omdat sekeres in meer as een kategorie pas en ander nêrens. Verder moet daar rekening gehou word met die feit dat kerke nie staties is nie, maar gedurig besig is om te verander en dat sekere kerke gekenmerk word deur ŉ patroon van wyduiteenlopende modaliteite wat onder een struktuur gehuisves word. Oor die aard en graad van die NG Kerk se verhouding tot onderstaande kerke word deur die Algemene Sinode beslis (vgl ook 3.1.2, 3.1.4, 3.2 en 3.3).
2.2 Hier word uitgegaan van die groot groeperinge van die Christendom soos dit in die geskiedenis ontvou het, nl.
2.2.1 Gereformeerde kerke
Waaronder die Familie van NG Kerke, die Gereformeerde Kerke in Suid-Afrika, die Nederduitsch Hervormde Kerk van Afrika, die Afrikaanse Protestantse Kerk, die Presbiteriaanse Kerke (Uniting Presbyterian Church in Southern Africa, Evangelical Presbyterian Church), die Church of England in Southern Africa, die United Congregational Church of Southern Africa, die Volkskerk van Afrika, die Calvyn Protestantse Kerk en die Rynse Kerk.
2.2.2 Ander Protestantse kerke
Waaronder die Lutherse kerke, die Anglican Church of South Africa (die Anglikaanse Kerk), die Methodist Church of Southern Africa, die Baptiste Kerke (in onderskeiding van die charismatiese baptiste kerke) en die Evangelies Gereformeerde Kerk.
2.2.3 Pinkster en Charismatiese kerke
Die pinkstergroepe, bv. die Apostoliese Geloofsending van Suid-Afrika, die Volle Evangelie Kerk, die Pinkster Protestantse Kerk en die Assemblies of God. Charismatiese groepe, bv. die Hatfield Christian Church/Centre en Rhema.
Ander, bv. die Kerk van die Nasarener, Lede in Christus en die Sewende Dag Adventiste.
2.2.4 Nie-Reformatoriese Kerke
Waaronder die Rooms Katolieke Kerk en die Oosters Ortodokse Kerke.
2.2.5 Afrika Onafhanklike Kerke
2.2.6 Ander groepe
Waaronder die Jehovasgetuies, die Christian Science, die Church of Jesus Christ of the Latter Day Saints (die Mormone) en die Apostelkerke (die Ou Apostel Kerk, die Nuwe Apostel Kerk, die Apostel Eenheid, die Twaalf Apostels, ensovoorts).
PRAKTIESE TOEPASSING VAN DIE KRITERIA
3.1 Samewerking met ander Christelike Kerke
3.1.1 Die NG Kerk sal alles doen om op ŉ verantwoordelike wyse, sonder prysgawe van die eie standpunt, met ander Christelike kerke saam te stry vir die behoud van die Christelike lewensbeginsels.
3.1.2 Die graad en wyse van samewerking sal in elke geval bepaal word deur die graad van ooreenstemming ten opsigte van belydenis, kerkorde, erediens en siening van die Christelike lewenswandel van die betrokke kerk (vgl 1.6 hierbo).
3.1.3 Ekumene moet deur alle kerkver­gaderinge beoefen word te wete die Algemene Sinode, sinodes, ringe en kerkrade. Dit is nodig om te beklemtoon dat plaaslike ekumene op die agenda van elke kerkraad moet bly.
3.1.4 Die Algemene Sinode bepaal die beleid oor die aard en graad van ekumeniese verhoudinge (vgl KO Artikel 70).
3.2 Verlening van kerklike voorregte sonder oordrag van lidmaatskap
3.2.1 Die doop
3.2.1.1 Die doop word aan kinders van lidmate van kerke uit die eerste vier groeperinge, wat nie die verbondsdoop verwerp nie, bedien, mits hulle skriftelike verlof daartoe van die betrokke kerkraad of instansie van die kerk waaraan hulle behoort, ontvang het.
3.2.1.2 Lidmate van kerke uit die eerste vier groeperinge wat nie die verbondsdoop verwerp nie, kan, met toestemming van hulle eie kerkraad en na die dooponderhoud, toegelaat word om saam met hulle eggenoot/eggenote, wat lidmaat van die NG Kerk is, by te staan by die doopbediening van hulle kinders en ook op die vrae te antwoord.
3.2.1.3 Lidmate van kerke wat die verbondsdoop verwerp, persone uit groepering 5 en 6, asook mense wat Christus bely, maar nie formeel aan ŉ kerk behoort nie, kan na die dooponderhoud toegelaat word om saam met hulle eggenoot/ eggenote, wat lidmaat van die NG Kerk is, by te staan by die doopbediening van hulle kinders sonder dat die vrae aan hulle gestel word en hulle daarop moet antwoord.
3.2.1.4 Die kerkraad van ŉ NG gemeente kan aan lidmate toestemming verleen om hulle kinders in ŉ gemeente van ŉ kerk uit die eerste twee groeperinge (vgl 2.2.1 en 2.2.2 hierbo) te laat doop.
3.2.2 Die nagmaal
3.2.2.1 In gemeentes van die NG Kerk mag besoekers die nagmaal gebruik op voorwaarde dat hulle toegang en vrymoedigheid daartoe in hulle eie gemeentes het.
3.2.2.2 Die volgende sou as moontlike voorbeeld kon dien van ŉ uitnodiging tot deelname aan die nagmaal: “Aangesien die kerk van Christus meer omvattend is as slegs hierdie gemeente word elkeen van u wat u persoonlike verlossing in Jesus Christus gevind het, in u eie gemeente toegang tot die nagmaal en vrymoedigheid daartoe het en wat u kan vereenselwig met die leer oor die nagmaal, soos dit in die formulier aan u voorgehou is, uitgenooi om aan hierdie nagmaalsfees deel te neem. Wie egter die genadewerk van God minag en tog deelneem, eet en drink ŉ oordeel oor hulle self.”
3.2.2.3 In ekumeniese verhoudinge op sowel gemeentelike as sinodale vlak word wedersydse toeganklikheid al dan nie van die betrokke kerke bespreek en dienooreenkomstige gedragswyses bepaal.
3.2.2.4 Lidmate van ŉ NG gemeente kan op besoek in ŉ ander kerk nagmaal gebruik indien daardie kerk dit toelaat. Lidmate behoort dus voortdurend ingelig te word oor die sin van die nagmaal en die implikasies wat dit het vir die wyse waarop ŉ mens as nagmaalsgas in ander gemeentes en kerke optree. Hierdie inligting kan verskaf word deur die prediking, die inkleding van die liturgie en die kategese.
3.3 Oorkoms na ŉ NG-gemeente
3.3.1.1 Geloof in die God van die Heilige Skrif soos dit in die Formuliere van Eenheid tot uitdrukking kom, is die enigste voorwaarde om aan ŉ NG gemeente as gemeente van Christus te behoort.
3.3.1.2 Lidmaatskap van alle NG gemeentes is oop vir enige gelowige wat die belydenis van hierdie kerk aanvaar.
3.3.1.3 Die opneem van lidmate uit ander kerke is in beginsel en praktyk ŉ gemeentelike aangeleentheid wat onder die toesig van die kerkraad en in ooreenstemming met die amptelike ordereëlings plaasvind.
3.3.1.4 In elke geval waar iemand uit ŉ ander kerk of groep na ŉ NG gemeente wil oorkom/ terugkom, moet ŉ deeglike pastorale gesprek gevoer word oor alle aspekte van die leer en lewe van so iemand (vgl hier ook 1.6 hierbo) en oor die beweegredes vir die aansoek.
3.3.1.5 Tydens hierdie pastorale gesprek moet rekening gehou word met die feit dat nie alle lede van ŉ bepaalde kerk dieselfde geestelike ingesteldheid en geestelike peil het of dieselfde opvattinge huldig nie.
3.3.2 Aanvaarding van doop
3.3.2.1 Die doop van persone uit ander kerke word aanvaar mits dit
geskied het in die Naam van die Vader en die Seun en die Heilige Gees;
met water bedien is, en
bedien is deur ŉ persoon wat afgesonder is vir die bediening van die Woord en die sakramente.
3.3.2.2 Die doop van persone wat in een van die Apostelkerke (waaronder die Ou Apostel Kerk, die Nuwe Apostel Kerk, die Apostel Eenheid en die Twaalf Apostels) gedoop is, word nie aanvaar nie.
3.3.3 Belydende lidmaatskap
3.3.3.1 In die pastorale gesprek met persone wat uit kerke uit die eerste twee groeperinge van kerke na ŉ NG gemeente wil oorkom, word gelet op punte van verskil in leer en lewe sodat die persoon die leer van die NG Kerk heelhartig kan onderskryf.
3.3.3.2 Van persone uit kerke uit groepering 3 en 4 word naas die pastorale gesprek ook gedeeltelike of volledige onderrig met belydenis van geloof voor ŉ kommissie van die kerkraad of voor die gemeente vereis.
 Hierdie twee kerke word vir praktiese redes hier geplaas