Life@SU - NETWERK VIR STAATMAKERS
“Persoonlike assistente (PA’s) is die hart van enige organisasie.” Dít was die woorde van prof Thuli Madonsela, bekleër van die leerstoel vir Maatskaplike Geregtigheid en die Reg aan die Universiteit Stellenbosch (US) se Fakulteit Regsgeleerdheid, toe sy op Woensdag 17 April die nuut-gestigte PA-forum by die Lanzerac-wynlandgoed toegespreek het.
Die doel van die byeenkoms, wat deur Wildré Kok, die PA van die US se Rektor en Visekanselier, prof Wim de Villiers, gereël is, was om waardering aan die US se persoonlike assistente te betoon en om erkenning te gee aan die belangrike rol wat hulle binne die instelling speel.
Madonsela se bemoedigende woorde het die belangrikheid van administratiewe personeel beklemtoon en sy het die PA’s by die geleentheid herinner aan die groot rol wat hulle binne die legkaart van die Universiteit Stellenbosch speel. “Daar kan nooit goeie oorsigbestuur wees sonder persoonlike assistente wat die voortou neem nie; elke rol is belangrik en daar nie ŉ ding soos ‘ek is net die stert’ nie. Dit verg ŉ hele gemeenskap.”
Die dag se program het ook ŉ oorsig oor belangrike universiteitsake deur die Rektor ingesluit. “Vandag gaan daaroor om julle te bemagtig sodat julle ons kan help om nog groter doelwitte te bereik. Baie dankie vir die geleentheid om met julle te kan praat; ek ondersteun hierdie inisiatief ten volle,” het hy ter afsluiting gesê.
Die Senior Direkteur van die US se Afdeling Korporatiewe Kommunikasie, dr Phumzile Mmope, het die groep ingelig oor die dienste wat haar afdeling aan die Universiteit bied. Sy het die waarnemende Adjunkdirekteur vir Handelsmerk en Korporatiewe Identiteit, Marguerite Cloete, bekendgestel, wat oor die belangrikheid van handelsmerke se identiteit gepraat het.
Die sessie het ook tyd vir vrae en antwoorde ingesluit en die Universiteit se Korporatiewe Identiteit- en Handelsmerk-handleiding en hulpmiddele is verduidelik.
Kok het gesê dat sover sy weet was daar in die afgelope tien jaar nie ŉ forum van hierdie aard nie. “Daar was blykbaar ŉ tipe forum in die tyd van prof Chris Brink (US-Rektor van 2002 tot 2007), toe Johanna van Niekerk nog sy PA was.”
Volgens haar is die fokus van die forum om ŉ platform te skep waar PA’s gemaklik met mekaar kan skakel – veral die nuwe PA’s wat pas by die US begin het.
Sy het bygevoeg dat die platform ook gebruik sal word om inligting en beste praktyke met mekaar te deel. “Hierdie platform skep ŉ gedeelde sin vir samewerking tussen assistente en bou vertroue onder mekaar. Ek wil graag ander PA’s bemagtig en van my eie kennis en ervaringe deel,” het Kok gesê.
“Die rol van ŉ PA is baie divers en verander voortdurend. Om tred te hou met ŉ veranderende omgewing, moet jy heeltyd op hoogte bly van nuwe tendense en nuwe tegnologie. Dit is seker wat dit so opwindend maak, ŉ mens doen nie jaar ná jaar dieselfde werk nie.
“PA’s moet regtig uitblink in multitaakverrigting, want jy is met 110 dinge gelyk besig, van reisreëlings, bespreking en koördinering van vergaderings tot dagboekbestuur en reël van afsprake, skakeling met interne en eksterne belanghebbers, uitgaan om take te verrig, ensovoorts.”
Kok het ook lig gewerp op die verskeie verantwoordelikhede wat op ŉ PA rus. “As PA dra jy ook ŉ baie groot verantwoordelikheid om jou hoof en instelling te verteenwoordig – dit gaan nooit oor jou as PA nie. ŉ Mens moet altyd die groter prentjie in gedagte hou, want wat jy doen of nie doen nie, reflekteer op jou hoof, jou kantoor en jou instelling.”