Goeie kantoorbestuur vir u klein besigheid
Goeie kantoorbestuur is goed vir jou onderste lyn
Disorganisering en verwarring is irriterend, maar dit is ook net sleg vir besigheid . Dink aan dit as 'n formule as jy wil: die chaos verhoog vergelyk die wins daal. Die antwoord? Goeie kantoorbestuur. Hier is hoe jy goeie kantoorbestuur kan gebruik om chaos in jou klein besigheid te beheer:
1. Vestig kantoorbestuursroetines en hou by hulle.
Roetine take benodig roetine prosedures as jy georganiseer wil bly en dinge glad verloop.
Stel roetines op vir die hantering van papierwerk en kantoorstelsels. Byvoorbeeld, indien moontlik, moet elke stukkie papier wat in u kantoor kom, hanteer word een keer, opgetree en ingedien word - nie lukraak op 'n lessenaar gestapel nie. Net so moet digitale kommunikasie soos e-posse geprioritiseer word en onmiddellik opgetree word of gemerk word vir toekomstige optrede.
Kantoorstelsels, insluitend desktops, skootrekenaars, lêerservers, multifunksionele drukkers en mobiele toestelle, benodig beide administrasie- en noodprosedures. Wanneer die stelsel ineenstort of 'n rekenaarverwante toerusting gaan misluk, moet almal in u kantoor weet wie om te bel en wat nie te doen nie (soos om die probleem self te probeer oplos). Leer die 3 stappe om jou kritieke besigheidsdata te beskerm.
2. Stel duidelik verdeelde verantwoordelikhede op.
Goeie kantoorbestuur hang af van mense wat weet wat verantwoordelik is vir wat - dit is mense wat aanspreeklik is vir wie dinge gedoen word.
Wat sou byvoorbeeld gebeur as die aankope vir jou klein besigheid deur elkeen gedoen is? Sou jy dit kan vind wanneer jy dit benodig? Om een ​​persoon in beheer te stel om alle toerusting en voorrade te bestel, los die probleem op en hou die dinge glad. Laat werknemers die aangewese persoon enige versoeke vir voorrade stuur, of skryf 'n handgeskrewe lys op 'n opsigtelike plek waar mense kan byvoeg wat hulle benodig.
Dit is dieselfde met (rekenaar) stelseladministrasie. Jy moet een persoon wat verantwoordelik is vir die sekuriteit van jou rekenaarstelsels, en hou van dinge soos rekeninge, wagwoorde en sagteware. Met behulp van wolk-gebaseerde stelsels vir kantoorapplikasies, is rekeningkundige sagteware en data-berging 'n ideale oplossing vir klein ondernemings, maar jy moet steeds 'n betroubare persoon hê om administratiewe take uit te voer soos om gebruikers toe te voeg / te verwyder, toestemmings toe te ken, ens.
3. Hou rekords - en hou jou besigheid rekords opgedateer.
Om rekords te hou, klink soos die maklikste deel van goeie kantoorbestuur. Totdat jy die behoefte oorweeg om daardie rekords sowel toeganklik as opgedateer te hou. Maar die eerste reël om 'n goeie kantoorbestuurder te wees, sal jou help om 'n greep hieroor te kry. maak opdaterings rekords 'n kantoor roetine. As jy byvoorbeeld 'n nuwe kliënt of kliënt kry, is dit net 'n oomblik om hom in jou kontakdatabasis te betree. Dan sal dit net nog 'n oomblik of twee neem om die rekord op te dateer nadat jy met hom gepraat het.
(Let ook daarop dat die meeste jurisdiksies privaatheidswette bevat wat die hantering van kliëntinligting reguleer.)
4. Stap deur jou kantoor en sit 'n sitplek.
Is u kantoor 'n voorbeeld van ruimtebestuur of spasie wanbestuur?
As jy deur die kantoor loop, moet jy om struikelblokke rondbeweeg of die risiko loop om oor iets te struikel?
As jy by 'n lessenaar gaan sit, kan jy daar werklik gemaklik daar werk? Word dinge logies gereël sodat die dinge wat jy die meeste by die lessenaar gebruik, die naaste aan die hand is?
Daar is baie dinge wat vandag in kantore vasgevang is, van drukkerstande deur liasseringskaste . Vir goeie kantoorbestuur moet jy seker wees dat al die dinge in die kantoor gereël word vir maksimum doeltreffendheid - en maksimum veiligheid. Die basiese beginsels van klein of huiskantoorontwerp bied wenke om die krag, beligting en ventilasiebehoeftes van u kantoorruimte veilig te ontmoet.
5. Beplan die vervelige werk.
Dit is te maklik om dinge af te skryf wat jy nie daarvan hou om te doen nie, en die meeste sakemanne geniet nie take soos inskrywings , gestuur en ontvangs of boekhouding - selfs kantoorbestuurders nie.
Ongelukkig sal 'n kantoor, soos 'n kombuis, nie goed funksioneer sonder die take wat gedoen word nie.
As jy 'n klein sake-eienaar is wat nie in staat is om alles wat jy as 'n vervelige of onaangename werk aan iemand anders beskou, te dwing nie, moet jy dit gereeld dwing deur elke week daaraan te skeduleer. Neem byvoorbeeld 'n oggend of middag, en spandeer dit om koue oproepe te maak , e-posnavrae wat nie-prioriteit is, terug te stuur, sosiale media-plasings te maak , die rekeningkunde op te spoor of die rekords by te werk.
6. Delegeer en uitkontrakteer.
In 'n perfekte wêreld sou almal net doen wat hy of sy tyd gehad het om te doen en goed gedoen. Aangesien die wêreld nie perfek is nie, plaas baie mense dinge wat hulle nie die tyd of talent het om goed te doen nie.
Delegering en uitkontraktering kan nie net jou kleinbesigheid se kantoorbestuur verbeter nie, maar laat jou ook op jou talente konsentreer en sodoende jou bottom line verbeter. 'N deeltydse of virtuele assistent kan baie van u kantoor of administratiewe take hanteer. Vir meer oor delegering, sien Besluit om te delegeer .
7. Maak besigheidsbeplanning 'n prioriteit.
Baie klein sake-eienaars spandeer hul dae op en reageer - en dan wonder hoekom hulle hul wiele lyk. Sakebeplanning is 'n belangrike komponent van goeie kantoorbestuur en moet deel wees van u gereelde kantoorbestuursroetine.
Suksesvolle klein sake-eienaars spandeer elke week tyd op sakebeplanning, en baie gebruik daaglikse sakebeplanning sessies as 'n instrument vir doelwitstelling en groei.
Hierdie sakebepalingsgids is 'n goeie grondslag om jou besigheidsbeplanningspogings aan die gang te kry; Dit lê 'n raamwerk vir besigheids beplanning vir jou kleinsake-onderneming voor en bied hulpbronne op alles om 'n visiestelling te skryf deur die reëls vir die stel van besigheidsdoelwitte .
As jy personeel het, betrek hulle hulle in sakebeplanning , formeel of informeel.
Jy sal die verskil geniet
Moenie chaos laat inmeng met sake doen nie. Sodra jy begin met die toepassing van hierdie sewe beginsels van goeie kantoorbestuur, sal jy verbaas wees oor die verskil wat goeie kantoorbestuur maak - en hoeveel meer besigheid jy doen.