Sien voorbeelde van korrekte en verkeerde dokumentasie in menslike hulpbronne
Dokumentasie is die geskrewe en behoue ​​rekord van werksgeleenthede . Dokumentasie bestaan ​​uit regerings en wetlik-mandaat-elemente, dokumente wat deur maatskappybeleid en -praktyk vereis word, dokumente wat deur beste menslike hulpbronne-praktyke voorgestel word, en formele en informele rekordhouding oor werksgeleenthede.
Dokumentasie oor 'n indiensnemingsrekord
Dokumentasie is 'n geskrewe rekord van 'n werknemer se optrede, bespreking, voorvalle van prestasieafrigting , getuienis van oortredings van die polisie, dissiplinêre optrede, positiewe bydraes, beloning en erkenning, ondersoeke, versuim om vereistes en doelwitte te bereik, prestasie-evaluering en meer.
Dokumentasie kan die werkgewer of werknemer 'n geskrewe rekord van die gebeure en besprekings wat rondom 'n spesifieke gebeurtenis plaasgevind het, behou. Dokumentasie van die indiensnemingsverhouding verskaf 'n skriftelike rekord wat nodig mag wees om sulke aksies te ondersteun soos werknemersbevordering, werknemerbetalings en dissiplinêre aksie, insluitende diensbeëindiging .
Dokumentasie oor werknemers is oor die algemeen positief en negatief, indien nodig. Dit is feiteloos en nie veroordelend nie. Dit beskryf gebeure soos hulle voorkom nie die siener se menings en gedagtes oor die gebeurtenis nie. Die dokumentasie beskryf ook die aksies wat in merkwaardige gevalle geneem is, soos wanneer u formele werknemer erkenning gee of dissiplinêre stappe doen.
Onthou dat u dokumentasie so naby moet maak wanneer die voorval so moontlik plaasvind sodat die dokumentasie betyds, gedetailleerd en akkuraat is.
In 'n regsgeding is dokumentasie oor 'n werknemer se verlede se prestasie dikwels van kritieke belang vir die uitkoms wat die werkgewer ervaar van die gebeurtenis.
Om 'n regverdige prentjie van die werknemer se prestasie te bied sonder om suiwer op die negatiewe gebeure te fokus, is die doelwit.
Beleid, prosedures, die werknemerhandboek en prestasieontwikkelingsplanne is ook vorms van dokumentasie wat verwagte werkgewersgedrag en werkplekvereistes opteken om 'n ordelike, regverdige werkplek in stand te hou waarin werknemers weet wat van hulle verwag word.
Dokumentasie is ook die geskrewe rekord van die verklarings van die beskuldigde, die aanklaer en getuies van vyandige werkplekgeleenthede wat wangedrag van werknemers insluit, soos seksuele teistering .
Dokumentasie kan formeel wees en in die werknemer se personeellêer behou word . Daar word van werknemers verwag om hierdie dokumentasie te teken om te erken dat hulle 'n afskrif ontvang het en die inhoud nagegaan het. (Die handtekening beteken nie ooreenkoms met die stellings in die dokumentasie nie.)
Hierdie dokumentasie bevat ook permanente rekords soos die getekende aansoek om werk, geskrewe werkverwysings , aansoekmateriaal soos hervat- en dekbriewe en agtergrondtoetse. Afgesien van die personeelpersoneellêer, word dokumentasie soos die I-9-vorm wat die geskiktheid van die werknemer om in die VSA te bekwaam , ook gehandhaaf, asook mediese rekords, FMLA-rekords en so meer.
Dokumentasie kan ook informeel wees soos in 'n bestuurder se rekord van sy of haar gesprekke met 'n werknemer in die loop van 'n jaar. Dit is belangrik dat bestuurders hierdie dokumentasie op al hul verslaggewende personeellede handhaaf; Geen werknemer moet uitgespreek word as gevolg van prestasie nie. (Dit kan op 'n latere datum as diskriminasie beskou word.)
Gebruik van dokumentasie
Dokumentasie van kritieke voorvalle, hetsy positief of negatief, word ook aanbeveel sodat bestuurders 'n rekord van werknemerprestasie oor 'n tydperk het.
Dokumentasie word op ander maniere in organisasies gebruik. Dit kan prosedures, werkinstruksies en rekenaarprogrammatuurinstruksies insluit, maar om die name van die Menslike Hulpbronne-funksie te noem, is dit die algemene gebruike van dokumentasie. En dit is instruksies oor hoe om toepaslik te dokumenteer.
Prestasie Dokumentasie Monsters
Dokumentasie oor 'n werknemer se prestasie sal jou toelaat om werknemers te dissiplineer , beëindig of redelik bevorder, beloon en erken . Sonder dokumentasie, maak 'n saak vir enige van hierdie optrede moeilik en potensieel riskant vir die werkgewer.
Die werkgewer moet enige moontlike beskuldiging oor diskriminerende behandeling van werknemers vermy.
Regtigheid opsy, goeie werkgewers wil 'n werkomgewing skep wat regverdig, konsekwent en ondersteunend is van werknemerdoelwitte en loopbaanplanne.
Hierdie omgewing word ondersteun deur die bestuurder se professionele dokumentasie van werknemerprestasie - beide luiende gedrag en aksies wat regstelling of verbetering benodig. Vroeër, hoe om te dokumenteer, is in detail bespreek. Hierdie monsters gee u meer voorbeelde van toepaslike dokumentasie.
Merk is gewoonlik laat vir werk. Mark mis te veel werk.
1 April: Mark het siek geword en 8 ure se werk gemis.
4 April: Mark het om 10:00 by die werk aangekom, twee uur laat van sy geskeduleerde aanvangstyd.
6 April: Mark het 'n dokter se afspraak beplan en toe by die huis gebly om 'n nuwe oond te laat installeer.
12 April: Mark het siek geword en 8 ure se werk gemis.
Maria is onbetroubaar. Sy doen amper nooit wat sy daartoe verbind het om te doen nie.
2 Mei: Maria belowe dat die eerste konsep van die produkvoorstel beskikbaar sal wees vir hersiening op vandag se weeklikse vergadering. Mary het nie 'n konsepdokument soos verwag voorgestel nie. Sy het gesê sy was te besig en die mense wie se hulp sy nodig gehad het, het nie met haar teruggekom nie.
Bestuurder het gereageer: Watter hulp het jy nodig gehad? Inligting? Wie het nie teruggekom na jou en wat het jy van hulle nodig gehad nie?
Carl en Michael moes Mary op hoogte hou van hul vordering.
Wat maak jou so besig dat jy nie tyd gehad het om deur te gaan met jou verbintenis nie? Maak te veel verpligtinge met beperkte ure om dit te vervul.
Wanneer sal jy die konsepdokument beskikbaar stel vir hersiening?
Hierdie monsters bied 'n oorsig van hoe effektiewe dokumentasie lyk, teenoor die dokumentasie wat verkeerd geskryf is. Volg hierdie advies om beleide, prestasie en gebeure in u werkplek effektief en wettig te dokumenteer.