Hoe om `n insiggewende aantekening te skryf: 15 stappe (met foto`s)
Hoe om `n insiggewende aantekening te skryf
`N Inligtingsbrief beskryf `n spesifieke onderwerp en die agtergrond daarvan, en is gewoonlik vir `n staatsamptenaar of ander politieke leiers. Hierdie mense wat besluite moet neem, moet elke dag moeilike keuses oor verskillende probleme maak en het nie tyd om elkeen deeglik te ondersoek nie. `N Inligtingsbrief help om iemand se aandag op `n enkele onderwerp te trek en dit te vul met belangrike besonderhede wat jy moet weet. Dit stel ook oplossings voor en beveel verbeteringe aan. Om te weet hoe om `n inligtingsbrief te skryf is `n nuttige vaardigheid vir studente, sakemanne, politici en gemeenskapsaktiviste. `N Oorredende insiggewende nota is bondig, goed georganiseer en dek die belangrikste en relevante data, sowel as die oplossings.
Deel 1omskryf en brei die inligtingsbrief uit
Deel 2beskryf die probleem
Deel 3bied gevolgtrekkings en aanbevelings
Deel 4wysig die dokument
Omskryf en brei die inligtingsbrief uit
Leer jou gehoor ken Voordat u die inligtingsbrief begin skryf, is dit belangrik om te oorweeg wie dit sal lees. Dit sal die keuses bepaal wat u deur die dokument sal maak. Voordat jy begin, dink aan die volgende vrae en probeer die antwoorde vind as jy dit nie ken nie:
Wie sal hierdie dokument lees? Staatsamptenare? Sakebestuurders? ¿Periodistas? Enige gemengde groep van daardie mense?
Hoeveel weet die publiek dit al? Ken hulle selfs iets? Wat is dit wat die gehoor Moet jy weet?
Watter gesag het die publiek oor die onderwerp? Watter veranderinge kan hulle maak?
Beplan die belangrike punte. Voordat u die insiggewende aantekening begin skryf, moet u die belangrike punte wat u wil ontwikkel, óf geestelik óf in `n skema uiteensit.
Aangesien `n insiggewende aantekening gewoonlik slegs 1 of 2 bladsye is, moet u dit opsom. Politieke leiers is baie besig en jou insiggewende aantekening sal nie die enigste probleem wees wat aangespreek moet word nie. Daar is geen moontlikheid dat jy onnodige inligting of baie uitgebreide verduidelikings plaas nie. Besluit jou belangrike punte vooraf om `n bondige insiggewende aantekening voor te berei.
Oorweeg dit om `n sjabloon te gebruik. Alhoewel die formaat van `n informatiewe nota nie baie kompleks is nie, kan jy jouself tyd bespaar deur een van die vele gratis aanlyn templates te laai om inligtingsnotas in Microsoft Word te maak.
`N sjabloon kan jou help om jou idees te organiseer en vinnig `n insiggewende nota te ontwikkel.
Maak lyne van naam, datum en onderwerp. As jy nie `n sjabloon gebruik nie, moet jy jou dokument begin voorberei deur naam, datum en onderwerplyne te maak.
In die reël van die naam sal u aandui aan wie die insiggewende aantekening aangespreek word.
Op die datumlyn sal u die datum aandui waarop u die dokument gestuur het.
In die vaklyn moet jy in enkele woorde die hoofonderwerp van die insiggewende nota beskryf, byvoorbeeld: "Die voorkoms van teistering in Latyns-Amerika." Dit sal die leser toelaat om die onderwerp te ken waaroor die dokument gaan, sonder om dit selfs deur te gaan.
Oorweeg `n opsomming afdeling. Enkele insiggewende aantekeninge bevat `n opsomming afdeling aan die begin van die dokument wat die hele dokument in `n paar hoogtepunte sintetiseer. Besluit of jy dit wil doen en indien wel, moet jy plek vir daardie afdeling.
Vir `n baie besige leser kan u in die opsomming vooraf weet wat die belangrike punte is, sodat u die res van die dokument kan blaai.
`N Goed vervaardigde insiggewende aantekening is dikwels bondig genoeg tot die punt dat hierdie afdeling onnodig is. Vir sake wat onmiddellike aksie vereis, kan dit egter `n manier wees om die dringendheid van die dokument te beklemtoon deur die sperdatum in die opsomming duidelik te noem.
Die opsomming moet nie meer as drie tot vier hoogtepunte hê nie.
Maak `n begin wat die probleem opsom. Die volgende gedeelte van die dokument moet die probleem of probleem volledig beskryf. Dit begin met `n kort begin (gewoonlik met die ondertitel "Onderwerp" of "Doel") wat in een of twee sinne die hoofkwessie waarop die dokument gesentreer word of die rede waarom jy dit gestuur het, beskryf.
Byvoorbeeld, jy kan iets skryf soos: "Geweldige voorvalle wat verband hou met pesteering word in skole in Latyns-Amerika toeneem. Huidige dissiplinêre beleid is dalk nie voldoende om die probleem aan te spreek nie. "
Som die agtergrond of hoof feite op. Die volgende afdeling (waarvan die onderskrif `Oorwegings` of `Agtergrond` moet wees) moet gedetailleerde inligting verskaf oor die situasie van die probleem of probleem, met die fokus op die onlangse ontwikkeling of huidige status van die situasie.
Hierdie afdeling moet die inligting bevat wat nodig is vir die leser om `n besluit te neem oor die aangeleentheid. U moet inligting uitsluit wat nie vir daardie doel nodig is nie, maak nie saak hoe interessant dit mag wees nie.
As jy dit nog nie gedoen het nie, doen `n bietjie navorsing voordat jy hierdie afdeling skryf. U moet die inligting in hierdie afdeling so akkuraat, spesifiek en opgedateer as moontlik maak.
Indien nodig, vertaal die inligting vir u gehoor om hierdie afdeling duidelik en eenvoudig te maak. Vermy jargon, tegniese taal of inligting wat nie vir die publiek van sentrale belang is nie.
Gebruik die data en statistieke soos toepaslik. Verduidelik egter dinge in woorde wat die publiek vinnig en maklik kan verstaan.
Sluit jou opinies uit. U standpunt oor die situasie of wat daaroor gedoen moet word, moet nie in hierdie afdeling verskyn nie. Hou dit as streng objektief.
U kan egter kies om die voordele en nadele van verskeie huidige of voorgestelde maatreëls te bespreek, sodat u die sterk punte en swakpunte van elkeen uitlig.
Bied gevolgtrekkings en aanbevelings
Maak dit relevant. Die inligtingsbrief moet eindig met afdelings waarvan die onderskrifte "Conclusies", "Aanbevelings" of "Volgende stappe" is. Hierdie sluiting moet duidelik maak waarom die leser die saak belangrik moet oorweeg.
Probeer om die probleem direk met die leser se eie belang te koppel om die dokument meer oortuigend te maak.
Byvoorbeeld, jy kan iets sê soos: "Voorvalle wat verband hou met bullebakkery veroorsaak dat ouers die opsie van privaatskole oorweeg. Sulke voorvalle is gekoppel aan die verkryging van lae grade en die afname van die gradeplegtigheid, wat skole laat lyk wat minder effektief is in die oë van die gemeenskap. So verminder hulle die geleentheid van Latyns-Amerika om die finansiering met private en federale fondse aan te vul. "
Stel `n oplossing voor. Baie informatiewe aantekeninge sal `n voorgestelde oplossing bied vir die probleem wat beskryf is. Op hierdie manier verbind hulle die probleem met `n verandering wat in die beleid gesoek word om die situasie te verbeter.
Sommige inligtingsnotas sal die voorgestelde oplossings opsom in `n afdeling waarvan die onderskrif aanbevelings kan wees. Maar sommige skrywers verkies volgende stappe omdat hulle glo dat dit `n sagter toon het en dat dit minder aggressief of vermoedelik is. Onthou dat die leser die een sal wees wat die finale besluit oor die probleem maak en nie jy nie.
Hierdie afdeling hoef nie "gebalanseerd" te wees nie, net soos die agtergrond of oorwegingsafdeling. Dit kan `n spasie wees vir jou om jou opinie uit te spreek oor wat gedoen moet word.
Daar moet egter op gelet word dat u nie `n spesifieke oplossing hoef te ondersteun nie. U kan ook enkele opsies blootstel met hul voor- en nadele en versoek die leser om dit te oorweeg en sekere maatreëls te tref om die probleem aan te spreek. Moenie noodwendig spesifiseer watter maatreël die beste sal wees nie.
Gebruik inligting om jou argument te ondersteun. U voorstelle in hierdie laaste afdeling moet logies vloei uit die inligting wat in die vorige afdelings aangebied word. Gebruik die inligting wat u aangebied het om aan te toon waarom die oplossing wat u voorstel, goed is.
Maak seker dat enige oplossing wat u voorstel, duidelik en direk verband hou met die onderwerp soos u dit beskryf. Verbeel jou byvoorbeeld dat jy in die vorige afdeling die gebrek aan programme gemik het om bullebakkery te voorkom. In daardie geval sal dit sin maak dat u `n program van die tipe voorstel en dat u die effektiwiteit daarvan in ander skole kan aandui. As voorkomingsprogramme nog nie opgedaag het nie, kan so `n oplossing lyk asof dit uit nêrens gekom het nie.
Wysig die dokument
Verminder dit `N Inligtingsbrief moet slegs ongeveer twee bladsye wees. As die nota meer bladsye het, moet u eerste stap in die redigeerproses wees om dele te vind en dit te verminder.
Soek inligting wat nie verband hou met die onderwerp of dit is minder belangrik nie, en verwyder dit, veral as dit nie verband hou met die oplossings wat jy aanbied nie.
Maak ook seker dat jy nie belangrike inligting benodig wat nodig is om jou argument duidelik en oortuigend te maak nie. Jy moet dalk een stuk inligting vir `n ander verander.
Probeer om jouself in die skoene van `n politikus of burokraat te sit wanneer jy redigeer. Dink aan die hoeveelheid inligting wat hierdie mense elke dag ontvang. Moenie bydra tot die probleem nie. Maak deel uit van die oplossing deur die nodige inligting te verskaf om `n besluit te neem: nie meer nie en nie minder nie.
Moenie tegniese taal insluit nie. Hou by die redigering aandag aan die jargon of tegniese taal wat jou dokument minder toeganklik maak. Selfs as u dit wou vermy tydens die skryf van die dokument, is dit moontlik dat daar `n paar uitdagende tale in die dokument kan ontstaan.
Veral as jy `n deskundige in die vak is wat jy skryf, is dit maklik om te onthou dat die taal wat vir jou daagliks vir jou moeilik is, moeilik kan wees om vir ander te verstaan.
Hou ook in gedagte dat dit nie altyd dadelik duidelik is waarom iets belangrik is vir mense wat nog nie vertroud is met `n onderwerp nie. Politieke leiers kan gewoonlik nie kundiges wees oor al die kwessies waarop hulle besluite moet neem nie.
Maak seker dat die struktuur logies is. Maak seker dat die belangrike inligting wat u ingesluit het, logies van die probleem vloei soos u dit opsom. Wees baie seker dat enige oplossing wat u voorstel, ook hierdie belangrike oorwegings aanspreek.
Gaan noukeurig na. Nadat u aandag gegee het aan die lengte en vloeibaarheid van die dokument, gee dit `n noukeuriger oorsig om seker te maak dat dit geen foute het nie.
Die leser kon nie `n dokument wat grammatikale, ortografiese en stylfoute baie ernstig bevat nie. Dit is moontlik dat jy jouself meer skade sal berokken as om voordeel te trek uit die stuur van `n dokument soos hierdie omdat dit jou standpunt kan diskrediteer.
Hersien inligtingsnotas geskryf deur prominente leiers en kundige onderwysers, sodat jy kan leer uit hul oortuigende metodes.
Onthou dat, hoewel u notas aan `n sekere persoon gerig kan word, ander mense dit ook kan lees: werknemers, kollegas en selfs die media. Dit is `n goeie rede om u skryfwerk so toeganklik moontlik te hou, selfs al is die beoogde leser `n bietjie kennis van die vak.