Privaatheidskennisgewing - Maties Alumni
Privaatheidskennisgewing aan Alumni en Vriende
Afdeling Ontwikkeling en Alumni-betrekkinge
Ons alumni en vriende van die Universiteit Stellenbosch (US) is vir ons geweldig belangrik. Ons wil graag met jouin verbinding bly en joupersoonlike data volgens jouwense bewaar. Hierdie privaatheidskennisgewing verduidelik hoe ons die persoonlike data gebruik wat Ontwikkeling en Alumni-betrekkinge (OAB) van ons alumni en vriende versamel.
Dit is belangrik dat die persoonlike inligting wat ons van jouhojouakkuraat en op datum is. Werk daarom gereeld joupersoonlike inligting by tydens joubetrekkinge met ons, deur vir ons 'n e-pos aan alumni@sun.ac.za te stuur.
Hoe versamel ons persoonlike inligting?
Indien jouaan die US gestudeer het, word data wat die Universiteit tydens joustudentetyd versamel het, van joustudenterekord na die OAB-databasis oorgeplaas wanneer jouafgestudeer het. Dit is om jouop die hoogte te hojouvan byeenkomste, netwerk- en vrywilligersgeleenthede, asook ander aktiwiteite wat joualma mater reël.
Indien joudie US ondersteun het (in geld of in natura) of as vrywilliger by die US gewerk het, behojouons die persoonlike data wat joutydens die interaksie voorsien het. Dit is om jouop die hoogte te hojouvan die impak van jouondersteuning en om jouverdere geleenthede te bied om met die Universiteit te skakel.
Indien joufinansiële steun ontvang het via filantropiese inkomste wat deur die OAB verkry is, versamel ons die persoonlike data vir verslagdoening aan die donateur en die instelling.
Indien jouop uitnodigings na byeenkomste gereageer het, kan ons die inligting bewaar oor persoonlike voorkeure en die geleenthede wat joubygewoon het.
Watter persoonlike data word geprosesseer?
Indien jouaan die Universiteit gestudeer het, prosesseer ons biografiese, kontak- en opvoedingsbesonderhede wat die Universiteit tydens joustudentetyd versamel het. Indien jouin 'n US-geaffilieerde koshuis gewoon het, of deel van 'n private studente-organisasie was, versamel ons ook joubesonderhede soos hierbo aangedui.
Indien joudie Universiteit as 'n donateur of vriend ondersteun het, behels die data wat ons prosesseer, joupersoonlike kontakbesonderhede, jouaffiliasie, asook joukommunikasievoorkeure.
Ons kan ook persoonlike inligting versamel en stoor wat afkomstig is van openbare bronne wat beskikbaar is (direk of via internetsoektog-funksies). Hierdie openbare bronne behels onder meer LinkedIn, Twitter, Graduway, en ander sakeverwante hulpbronne soos die webwerwe van maatskappye.
Voorbeelde van kategorieë persoonlike data wat ons kan stoor
Biografiese/kontakbesonderhede soos jounaam, posadres/e-posadres en telefoonnommer, geboortedatum, nasionaliteit, huwelikstatus en studentenommer;
Opvoedkundige besonderhede soos die kursusse wat joubygewoon en voltooi het, die studietydperke, die koshuise waarin jougewoon het, die klubs en verenigings waaraan joubehoort het, en of jouenige finansiële hulp (beurse) ontvang het terwyl jougestudeer het;
Professionele besonderhede soos werkgewer, beroep en werkadres;
Enige voorkeure wat jouvir 'n spesifieke doel voorsien het, onder meer toegangsvereistes of ander aanpassings en dieetvoorkeure vir die doeleindes van geleentheidsbestuur, en joukommunikasievoorkeure;
Filantropiese besonderhede soos jouskenkingsgeskiedenis (van tyd of geld) aan die US, jouareas van filantropiese belang, en die filantropie waarvoor joualgemeen bekend is;
Betrokkenheidsbesonderhede soos joulidmaatskap van klubs, verenigings en alumni-groepe, joubywoning van US-geleenthede, jouverbintenis met ander alumni, vriende van die US, en algemeen bekende verbintenisse met belanghebbendes buite die Universiteit;
Foto's soos dié wat ons by geleenthede neem, of om 'n gepubliseerde onderhoud te vergesel, sportklubfoto's, en foto's wat in 'n openbare domein is.
Wat is die oogmerk met prosessering?
Die meeste persoonlike data wat ons stoor, is die inligting wat jouaan die Universiteit verstrek het of inligting wat in die openbare domein is. Ons prosesseer slegs data vir spesifieke doeleindes en indien dit geregverdig is ooreenkomstig die Wet op die Beskerming van Privaatheid van Inligting (POPIA), Wet 4 van 2013.
In die algemeen prosesseer ons joupersoonlike data om jouervaring en betrokkenheid by die Universiteit as ondersteuner en/of lid van ons alumni-gemeenskap te verbeter.
Ons prosesseer ook persoonlike data vir die volgende doeleindes:
Om filantropiese steun vir strategiese US-projekte te genereer. Meer spesifiek kan hierdie aktiwiteite die volgende behels:
Die verspreiding van publikasies (bv. Matieland en PHAMBILI), die deurstuur van bywerkings oor gebeure op die kampus, en die uitstuur van e-posnuusbriewe oor die Universiteit en die instansie se geldinsamelingsprojekte op 'n manier wat pasgemaak en relevant is vir u;
Hulpverlening aan jouten einde kontak met ander alumni en/of ondersteuners en donateurs van die Universiteit te behojoudeur jouna alumni-reünies en Universiteitsgeleenthede te nooi;
Die uitstuur van inligting oor konserte en sportbyeenkomste waarby US-groepe betrokke is, sodat jouby eksterne geleentheidsorganiseerders kaartjies kan koop (via Computicket, Webtickets of Quicket);
Inligting aan jouoor die voordele wat ná graduering aan alumni beskikbaar is, byvoorbeeld loopbaanadvies en opvoedkundige programme;
Versoeke aan jouvir joumoontlike steun aan die US (bv. deur skenkings, deelname aan opnames, vrywilligerswerk, of deur op te tree as mentor);
Dankbetuigings vir skenkings aan tyd of geld ter ondersteuning van die Universiteit se belange;
Die uitvoering van die vereiste navorsing vir ons noulettendheidsondersoek in pas met ons beleid oor die ontvangs van geskenke; en
Die voorsiening van interne rekordhouding en administrasie (bv. om 'n skenking te prosesseer of 'n geleentheid wat jouwil bywoon te administreer).
Om jouadres te bevestig en om verslae voor te berei met die gebruik van kaarte deur jouadres te "geokodeer" en wêreldwye alumni-verspreiding te bewerkstellig.
Om foto's en video's van ons aktiwiteite en geleenthede te publiseer.
Om anonieme statistieke op te stel vir rangordening/ranglyste waaraan die US deelneem.
Ons kan soms welvaartondersoeke uitvoer. Dit behels die gebruik van betroubare derde partye wat namens ons inligting in die openbare domein nagaan, ten einde 'n aanduiding van individue se finansiële skenkingskapasiteit te gee. Ons gebruik nooit die gegewens wat deur hierdie oefening versamel word as die enigste grondslag vir die uitstuur van kommunikasie nie. Dit is egter 'n beginpunt vir verdere navorsing wat ons oor 'n persoon doen om te bepaal of die persoon moontlik die US wil ondersteun, en dit kan enige vorige betrokkenheid by die US, die persoon se filantropiese belange, en vorige skenkings insluit. Dit stel ons in staat om slegs kontak te maak met individue wie se belange volgens ons by ons geldinsamelingsmissie aansluit.
Wat is die regsgrondslag vir prosessering?
Ons beskojoudie prosessering van joupersoonlike data vir die bogenoemde doeleindes as 'n vereiste:
in die nastrewing van die US se wettige belang by fondsinsameling en alumni-betrokkenheid, ten einde 'n stewige verbintenis met ons alumni en ondersteuners te handhaaf;
om die US in staat te stel om die instansie se wetlike verpligtinge na te kom en aan die betrokke wetgewing te voldoen;
vir die uitvoering van take wat in die openbare belang verrig word of vir die uitoefening van ons amptelike bevoegdheid, bv. vir die Graduate Employability Rankings; en
slegs af en toe, indien dit nodig is om jouof 'n ander persoon se hoofbelange te beskerm en jounie toestemming kan verleen nie (bv. in 'n noodgeval).
Hoe stoor ons joudata en word dit veilig gehou?
JOUdata word veilig in ons databasis gestoor en slegs werknemers aan wie streng gebruikersregte verleen is, het toegang daartoe.
Binne die US word joudata slegs gedeel met die partye wat toegang moet verkry om ons alumni- en ondersteunersaktiwiteite uit te voer. JOUpersoonlike data word veilig op die OAB-databasis bewaar en toegang daartoe is tot benoemde werknemers beperk.
JOUpersoonlike inligting word slegs op 'n behoefte- en vertroulikheidsgrondslag met partye gedeel en slegs indien hulle met ons alumni- en ondersteunersaktiwiteite behulpsaam kan wees. Hierdie partye tree namens ons en volgens ons uiteengesette instruksies op en mag nie joudata prosesseer vir enige ander doel as die oogmerk waarvoor dit bedoel is nie. Hierdie partye word verplig om 'n verswygingsooreenkoms te voltooi en te bevestig dat die data veilig bewaar sal word.
Dit kan nodig wees dat ons van tyd tot tyd joupersoonlike data met derde partye deel, soos volg:
Derde partye aangewys deur die US om dienste in verband met alumni, ondersteuners en fondsinsameling te verskaf – ons deel biografiese, kontak- en opvoedkundige besonderhede, professionele besonderhede, en besonderhede oor vrywilligerswerk en filantropie;
Verskaffers van plekke waar geleenthede gehojouword – name, dieetvereistes en inligting in verband met hulpverlening;
Die Registrateur en die Beurskantoor; en
Af en toe en wanneer vereis, met interne en eksterne ouditeure.
Ons maak seker dat ons oor die gepaste ooreenkomste vir datadeling en/of dataverwerking beskik, voordat ons joupersoonlike data met ander databeheerders deel.
Ons verkoop geensins joupersoonlike data aan derde partye nie en derde partye word nie toegelaat om die data te verkoop wat ons met hulle deel het nie.
Hoe lank bewaar ons joudata?
Ons bewaar die grootste gedeelte van joudata vir 'n onbepaalde tyd ter ondersteuning van joulewenslange verbintenis met die US.
Hierdie privaatheidskennisgewing word indien nodig en minstens jaarliks hersien.
Hierdie privaatheidskennisgewing word hersien om te verseker dat ons ons POPIA-nakomingspraktyke voldoende bekend maak.