Eerstens kan ’n elektroniese transkripsie gemaak word, wat by uitstek die mees kompakte vorm van ’n teks is en gevolglik die minste geheue van die rekenaar en bediener opneem, wat ook beteken dat dit die maklikste oor netwerke versprei kan word, selfs wanneer die eindverbruiker ’n stadige internetkonneksie het. Die mees akkurate benadering volgens Deegan en Tanner (2004:494) is die sogenaamde hertik-tegniek (rekeying-tegniek): twee of drie tiksters tik die betrokke dokument oor, en dan word sagteware gebruik om die verskille tussen die drie weergawes te bepaal (Microsoft Word 2007 kan byvoorbeeld so ’n vergelyking doen). Die kanse dat drie tiksters dieselfde fout sal maak, is minimaal, maar die nadeel hiervan is dat dit tyd- en gevolglik geldrowend is, en die formaat van die dokument gaan ook verlore.
Tweedens kan ’n digitale beeld geskep word in formate soos TIFF of JPEG (sien hier onder), maar dit het die nadeel dat voltekssoektogte bemoeilik word.
Derdens bestaan die opsie van ’n geënkodeerde teks, gewoonlik in Text Encoding Initiative (TEI), wat uitstekende toegang tot die inligting verleen, maar soos die eerste opsie tyd- en geldrowend is, en ook die formaat van die dokument vernietig.
Die vierde opsie word deur die Gutenberg-projek gevolg en behels die enkodering van inligting in die eenvoudigste vorm moontlik: ’n gewone teksdokument (.txt). Dieselfde nadele van die eerste en derde opsies geld, maar projek Gutenberg se stigter, Michael Hart, glo hierdie opsie skep die grootste waarskynlikheid dat die digitale dokument steeds in die afsienbare toekoms leesbaar sal wees.
’n Verdere nadeel van tipe 2 is dat strepe, handskrif en lettertipes verlore gaan, wat beteken dat die digitale kopie nie getrou is aan die analoogkopie nie. Om hierdie rede is besluit om na tipe 3 PDF-dokumente oor te skakel aangesien dit ’n middeweg (of wat Deegan en Tanner (2004:496) ’n “hibridiese oplossing” noem) verteenwoordig: dit bly getrou aan die oorspronklike, maar bemagtig ’n voltekssoektog.
Alhoewel tipe 3 nie so akkuraat is soos ’n tipe 2 wat deur ’n kontroleerder nagegaan is nie, wys bostaande voorbeeld van tipe 2 dat die karakterherkenningsagteware in hierdie paragraaf 100 persent akkuraat was – grotendeels te danke aan die gehalte van die TIFF. Die verlies van inligting wat met ’n tipe 3-omskakeling gepaard gaan, word dus deur effektiewe voorbereiding beperk. Deegan en Tanner (2004:496) skryf juis dat so ’n hibridiese vorm baie geskik is vir koerantknipsels, veral omdat dit toegang tot groot volumes inligting bemagtig terwyl onkoste heelwat laer is as by ander opsies. Foute kan in elk geval oor die hoof gesien word in soektogte deur van sogenaamde “fuzzy matching” gebruik te maak: ’n soekenjin (soos Paperport) verwag dan klein herkenningsfoute te wagte wanneer deur die teks gesoek word.
In die toekoms kan moontlikhede ondersoek word om ’n Afrikaanse woordeboek met hierdie sagteware te integreer, wat die akkuraatheid van die karakterherkenning sal verbeter (Hu e.a. 2009:396).
AnyDoc en Cardiff Teleform is twee seldsame programme wat handskrif kan herken, en kan in die toekoms oorweeg word om oorspronklike korrespondensie en handgeskrewe manuskripte elektronies leesbaar te maak. Beide het egter hul beperkings, en die digitalisering van handgeskrewe manuskripte sal in die toekoms veel makliker deur middel van tiksters voltrek kan word, met die oorspronklike bloot ’n gewone PDF wat nie soekbaar is nie.
Hierdie koppeling beteken dat die digitale dokument dieselfde naam moet dra as die aanwinsnommer op die databasis, en die herbenoeming van digitale dokumente in ooreenstemming met die oorspronklike knipselnommer was een van die grootste uitdagings van die projek. Aangesien die getal knipsels op tussen 350 000 en 400 000 geskat word, is die individuele herbenoeming van digitale dokumente nie ’n koste-effektiewe oplossing nie. Neem ook in ag dat knipsels gereeld uit meer as een bladsy bestaan (tussen 1 en 25 bladsye), dus is die aantal enkelbladsy-dokumente wat herbenoem moet word, veel meer as die geskatte 400 000 knipsels. Omdat ’n knipsel nie noodwendig uit een bladsy bestaan nie, is daar geen konstante volgorde waarop outomatiese herbenoemingsagteware berus nie en daarom was ons verplig om dokumente individueel te herbenoem. Adobe Bridge is vir ’n tyd lank gebruik omdat dit ’n makliker gebruikerskoppelvlak (user interface) verskaf as Windows Explorer, en later is ’n Acrobat-plug-in (Autosplit) opgespoor wat die proses met bykans 50 persent bespoedig het. Laasgenoemde opsie verg dat bladsye in ’n enkele PDF van honderde bladsye op ’n slag gekombineer word; hierna word boekmerke (bookmarks) ingesit wat dieselfde naam as die knipselnommer dra, en dan word die dokument weer outomaties geskei (split) sodat die nuwe dokument – ’n knipsel met al sy bladsye – dieselfde naam as die boekmerk (en daarom ook die oorspronklike knipselnommer) dra. Dit lyk heelwat meer omslagtig as wat dit is: met hierdie metode herbenoem ’n mens dan slegs tussen ’n derde en die helfte van die dokumente. Die grootte van dokumente was egter ’n probleem, omdat ’n dokument wat uit meer as 1 000 bladsye bestaan, te lomp geword het om mee te werk.