Hoe om virtuele of hibriede konferensies te hou wat volhoubaar is
21 April 2021 - 11 minute gelees
Met die toenemende kommer vir aardverwarming is dit logies dat u dit as volhoubare en klimaatvriendelike konferensie wil aanbied as 'n virtuele of baster konferensie. Die oprigting van 'n volhoubare konferensie neem baie tyd en organisasie in beslag, maar dit is die moeite werd om die impak wat die geleentheidsbedryf op klimaatsverandering het, te verminder.
Volhoubaarheid gaan nie altyd oor die omgewingsimpak nie en kan ook beteken dat u gebeurtenis ekonomiese, sosiale en politieke veranderinge kan onderhou.
As 'n organiseerder van die geleentheid moet u dalk tyd afstaan ​​om volhoubare produkte te verkry, volhoubare doelwitte te skep en beste praktyke in te stel om hierdie doelwitte te bereik. Dit verg miskien onderhandeling wat prys, werkvloei en prosesse, vennootskappe en voorbereiding betref.
As u graag van u geleentheid 'n volhoubare geleentheid wil maak, dan is u op die regte plek. Of u nou 'n virtuele gebeurtenis, 'n hibriede gebeurtenis of 'n persoonlike geleentheid aanbied, u kan 'n paar stappe doen om u omgewingsimpak te verminder en die volhoubaarheid van geleenthede te verhoog.
Volhoubaarheid en die aanbied van virtuele of hibriede konferensies
Voordat u binneduik, is dit noodsaaklik om te besef dat die tipe gebeurtenis wat u hou, die volhoubaarheidsvlak sal bepaal wat u kan bereik. As u sekere volhoubaarheidsdoelwitte wil bereik, moet u objektief kyk na die aantal geleenthede wat u hou en hoeveel van die geleenthede aanlyn aangebied sal word.
As u van plan is om 20 persoonlike konferensies binne een jaar te hou, sal u outomaties 'n hoë rekening opdok teen die klimaatimpak. As u van die gebeure na 'n virtuele gebeurtenisformaat oorskakel, kan dit die omgewingsimpak verbeter. Virtuele konferensies bied ook meer kanse op volhoubaarheid as u bekommerd is oor die bereiking van die regte gehore. Sommige gebeure floreer egter beter in die persoonlike formaat, dus moet u 'n balans oorweeg.
Wanneer u 'groen doelwitte' opstel, moet u hierdie oorweging voor die deur hou. As u byvoorbeeld koolstofneutraal wil wees, kan dit u kanse verbeter om die doel te bereik deur sommige van u gebeure, of aspekte van die gebeure, na die digitale formaat te skuif. Maak die draai vroeg om u koolstofneutrale doel te bereik, en gebruik dan die tyd om koolstofneutraal te wees, selfs al voeg u persoonlike en baster gebeure by die skedule.
Deur die tipe gebeurtenisse na almal aanlyn of gedeeltelik aanlyn te skuif, sal u al agterkom dat u omgewingsimpak verminder het. Met virtuele geleenthede of die opsie om 'n hibriede byeenkoms aanlyn by te woon, sal u dalk sien dat minder deelnemers vir die geleentheid inkom. Dit verminder die hoeveelheid koolstof in die lug drasties, wat u onberekenbare koolstofvoetspoor verminder.
Omgewingsimpak van konferensies en gebeure in die persoon
Die omgewingsimpak van u geleentheid sal afhang van die ligging en die grootte van die geleentheid. Vir die grootste deel beïnvloed alle gebeurtenisse op die een of ander manier die omgewing negatief. Selfs die aanbieding van virtuele konferensies sal die omgewing benadeel; die bedrag sal egter baie minder wees.
Volgens die direkteur van volhoubaarheid by MeetGreen, Eric Wallinger, "word groot afleweringsentrumgebaseerde aflewerings gedurende 'n periode van 500,000-5 dae baie meer as 6 XNUMX pond gerapporteer." As ons nadink oor die frekwensie van persoonlike gebeure en die hoeveelheid afval wat gereeld geproduseer word (veral by geleenthede wat nie volhoubaarheid beskou nie), kan ons sien hoe skadelik die geleentheidsbedryf kan wees.
As ons na die volgende getalle kyk, kan ons sien hoe invloedryk 'n gebeurtenis kan wees:
Die tipiese konferensieganger produseer 1.89 kg afgedankte afval per dag, waarvan 1.16 stortingsterrein is en 176.67 kg CO2e-uitstoot per dag.
Ongeveer 41% van die tipiese afval by 'n geleentheid is stortingsterreine. Slegs 35% kan herwin word. 3% word geskenk, en 21% is organies.
Lugreise dra verreweg die meeste (70%) koolstofvoetspoor by uit enige aspek van bywoning van geleenthede.
Ter ondersteuning van hierdie getalle beweer navorsing uit die vroeë 2000's dat reis die mees dominante vorm van die omgewingsimpak is wat 'n internasionale konferensie kan ervaar. Die gemiddelde 1,000 XNUMX persoonlike gebeurtenis lewer ongeveer 530 ton CO2e-uitstoot as gevolg van die gemiddelde hoeveelheid lugreise, energieverbruik en oortollige voedsel wat elke persoon gebruik. Daarom moet geleenthede stappe neem om die afval wat tydens die fisiese gebeurtenis geproduseer word, te verminder en lugreise te verminder.
Volhoubaarheid in terme van omgewingsimpak is welbekend, maar volhoubaarheid verwys ook na die kommersiële en produktiewe waarde van die geleentheid, wat sosiale en ekonomiese gevolge het.
Hoe u u virtuele of hibriede konferensie kan omskakel in 'n volhoubare een
Volhoubaarheid behels meestal die vermindering van die hoeveelheid afval wat die geleentheid lewer. Of dit nou fisiese afval is of afval soos koolstofuitset, daar is verskillende maniere waarop gebeure kan bydra tot meer bewuste metodes.
Maklike stappe om te neem wanneer u 'n virtuele konferensie of baster-geleentheid aanbied, sluit in:
Die verskaffing van virtuele of baster opsies vir deelnemers
Kies plekke naby deelnemers om reistyd te verminder (tot ten minste motorreis)
Kies plekke en hotelle met emissiereduksieprogramme, insluitend die aankoop van groen energie
Aansporings te gee aan deelnemers wat vervoer neem
Uitskakeling van pendeldienste met 'n wandelbare geleentheidsgebied
Bereken ook die koolstofvoetspoor van u geleentheid, sodat u die potensiële impak van u geleentheid kan sien en hoe maklike aansporings hierdie impak verminder.
1. Hoe om lokale te kies vir volhoubare virtuele en hibriede konferensies
Die vermoë om meer omgewingsvriendelik te wees, hang grootliks af van die funksies van die lokaal. As u 'n beperkte plek kies, kan dit volhoubaarheid bemoeilik. As dit die geval is, en die lokaal nie aan sekere standaarde kan voldoen nie, moet u dit probeer vergoed deur op ander items op hierdie lys te fokus.
Hier is 'n paar dinge wat u moet oorweeg as u na die regte plek soek:
Vind uit of u virtuele of hibriede konferensieverkoper aanvaar ISO 20121 en ISO 14001, wat bedryfstandaarde is vir volhoubare beste praktyke. As 'n lokaal volhoubaar of omgewingsvriendelik is, moet dit bewys lewer dat dit volhoubaar is met bestuurstelsels.
Soek deursigtigheid in verslagdoening en verslae in die verlede oor aangebied geleenthede. Hierdie verslae moet ooreenstem met die belangrikste verslagdoeningspraktyke, soos die Global Reporting Initiative, of dit kan in 'n enkelvoudige voetspoorverslag blyk.
Kyk of die lokaal met 'n operasionele strateeg saamwerk om die omgewingsimpak van die lokaal te verbeter deur saam te werk met gebouebestuurders en ingenieurs.
Plekke vir hibriede konferensies moet ook fokus op sosiale verantwoordelikheid, insluitend geleenthede vir diens, gemeenskapsbetrokkenheid en filantropie.
Meer verantwoordelikheid kan ontstaan ​​met 'n onafhanklike sertifisering om groen te word. Sertifikate soos die LEED-standaarde of Green Key beteken dat derdepartye die bedrywighede van die gebou beoordeel het en ooreenkom dat dit doeltreffend werk.
Identifiseer of die hibriede geleentheidsplek deel uitmaak van volhoubaarheidspogings soos hernubare energie. U kan selfs so ver gaan om na die primêre belanghebbendes van die maatskappy te kyk om hul waarskynlikheid om binnekort groen te word, te bepaal. Dit is veral belangrik as u 'n langtermyn-sakeverhouding met hulle wil hê.
2. Bevorder 'n 'Volhoubaarheid'-fokus
Selfs as u beperkte beheer het oor die omgewingsfokus van u konferensielokaal, kan u die spesifieke rigting van die geleentheid bevorder. As u lokaal die eksterne gebruik van produkte moontlik maak, oorweeg dit om meubels, toebehore of toerusting van vorige verkopers te hergebruik, kompostering te lewer en geen afval by te dra op soortgelyke maniere as wat die Statebondspele in Glasgow 2014 gedoen het nie.
Alhoewel Glasgow die voordeel gehad het van 'n vennootskap met Olimpiese organiseerders, en die vermoë het om items van 'n vorige byeenkoms te hergebruik, kan u dit tog oorweeg om die geleentheid as 'n zero afvalgebeurtenis te bevorder en meer organisasies aan boord te kry om te help.
'N Ander idee is die CIBJO, wat die eerste gebeurtenis in die juweliersbedryf geword het wat koolstofneutraal was. CIBJO het koolstofkrediete aangeskaf om die hoeveelheid kweekhuisgasvrystellings wat met hul kongres verband hou, te vergoed. Die geld word dan geskenk aan projekte soos windplase en metaanopvangstelsels om koolstofvrystellings vir die toekoms te verminder. Aangesien 'n gedeelte van die verkope tot hierdie skenking bygedra het, het die deelnemers goed gevoel oor hul bydrae, wat die verkope verhoog het. U kan moontlik ook 'n belastingaansporing vir hul kaartjie-aankoop aanbied.
Oorweeg dit om hierdie idees saam met u plek voor te stel of om buite-verkopers in te win om dit te laat realiseer.
3. Werk saam met plaaslike inisiatiewe vir die aanbieding van volhoubare virtuele of hibriede konferensies
As u voorsiening maak vir spyseniering buite, oorweeg dit om plaaslike plaaslike produkte te ondersteun om plaaslike boere te ondersteun en die vrystelling van kweekhuisgasse in voedselvervoer te verminder.
As u 'n baster-konferensie aanbied, wil u ook saamwerk met 'n plaaslike gemeenskapsentrum wat die afvalvermindering van oorskietkos bevorder. Sommige spyseniers of plaaslike gemeenskapsinisiatiewe het hierdie verbindings beskikbaar. Daarom is dit net nodig om hierdie individue te bekom.
As u plek betrokke wil wees, vertel hulle dat u slegs belangstel in programme vir groen kos of programme wat die ondersteuning van die skenking van ekstra kos, komposteerbare borde, die vermindering van waterafval, die gebruik van komposteerbare, herwinde of herwinbare eetgerei en koskompostering gebruik. Ons beveel sterk aan om met enige van hierdie organisasies saam te werk en die prys vir 'n borgplek te verreken. Aangesien volhoubaarheid 'n belangrike fokuspunt van u bemarkingspogings sal wees, sal dit die vennoot vrugte afwerp.
4. Digitaliseer waar van toepassing
Die aanbieding van 'n virtuele konferensie is een van die beste maniere om die koolstofvoetspoor van u geleentheid te verminder. As u nie ten volle kan baster nie, moet u seker maak dat u digitaliseer waar u kan. As u 'n virtuele konferensie aanbied, druk u minder registrasiepakkies, kaartjies, boekies, en verminder u miskien selfs die plastiek op die naamplaatjies.
Die kalender en uittreksels van al u vergaderings kan op u mobiele app beskikbaar wees via u geleentheidsplatform. U kan ook die gebruik van mobiele toestelle bevorder deur laaikiosken (handige ontmoetings-en-groetplekke) regdeur die konferensielokaal te plaas.
5. Besnoei die plastiek
As u plastiekmateriaal vir enige van u bemarkingsmateriaal gebruik, moet u toesien dat hierdie plastiek herwinbaar is. Indien nie, moet u 'n ander verskaffer vir hierdie items kry. Vind produkte wat goedgekeur is om met TerraCycle herwin te word of kan verbind word tot 'n plaaslike herwinningsprogram.
Plastiek wat deur u geleentheid gebruik word (en nie vir etes nie), moet as herwinbaar by u gehoor gepromoveer word. Vra dat u deelnemers aan die einde van die konferensie die herwinningsartikels in 'n asblik gooi, of dat hulle peule of vullisblikke in die hele lokaal herwin.
6. Kondense fisiese gebeure na groter spitsberade
Aangesien reis baie bydra tot die gevolge van u geleentheid, moet u oorweeg hoe u die reis kan verminder. Om te verbaster of om 'n virtuele konferensie aan te bied, is een manier, maar soos ons vroeër genoem het, is dit nie altyd moontlik nie.
Oorweeg dit om minder geleenthede deur die jaar aan te bied en eerder u fokus na 'n groot beraad te verskuif. Deur 'n belangrike beraad aan te bied, sal u waarskynlik meer belangstelling kry van deelnemers aan groot name, en sal u waarskynlik 'n beter opkomst sien! Prominente spitsberade is ideaal vir netwerke en verbindings. Hulle sal ook meer tyd bied vir afgeleë ondernemings of bedrywe.
Die aanbieding van 'n volhoubare virtuele of hibriede konferensie in 2021
Dit kan makliker wees om 'n virtuele konferensie in 2021 aan te bied, aangesien die meeste geleenthede aanlyn of in 'n hibriede formaat plaasvind. As u egter vanjaar 'n persoonlike konferensie aanbied, kan dit u moeilik vind om op kort kennisgewing volhoubare verskaffers te bekom.
As u 'n volhoubare virtuele konferensie in 2021 wil aanbied, moet u die beste praktyke inkrementeel toepas sodat u die spanning om heeltemal groen te word, kan verminder.
Die VN se doelwitte vir volhoubare ontwikkeling is 'n uitstekende plek om te begin wanneer u die wie, wat en hoe dit volhoubaar kan maak, oorweeg.
Al die 17 doelstellings en stappe wat gedoen kan word, kan geïmplementeer word wanneer u 'n hibriede konferensie skep. Hier is 'n paar dinge om op te fokus:
Skenk wat u nie gebruik nie
Mors minder en ondersteun plaaslike boere
Vermy vermorsing van water
Gebruik slegs energie-doeltreffende toestelle en gloeilampe
Ondersteun die gemarginaliseerdes en benadeeldes
Fiets, stap of gebruik openbare vervoer
Herwin papier, plastiek, glas en aluminium
Fokus op klimaatsaksie
Vermy plastieksakke om die oseane skoon te hou
Plant 'n boom en help om die omgewing te beskerm
Staan op vir menseregte
Hal vir plaaslike ontwikkeling en finansiering (vennootskappe)
Nie elke gebeurtenis kan fokus op al die doelstellings of aksie-items wat hierbo en deur die VN uiteengesit word nie; dit kan egter in 'n gebeurtenis op haalbare maniere geïmplementeer word om hierdie volhoubare doelwitte te bevorder.
Wil u u volgende virtuele of baster konferensie aanbied? Kontak vandag en leer meer oor ons bekroonde alles-in-een virtuele platform oplossing wat u kan help om u handelsmerkpogings te vergroot.
Tags: konferensiebeplanning agenda gebeurtenis Event Management Byeenkomsbemarking Gebeurtenisbeplanning