Wanneer u besigheid het, moet u briewe aan u kliënte skryf. Daar is baie redes om `n besigheidsbrief aan `n kliënt te skryf. Ons kan skryf om u te verwittig van nuwe gebeure of spesiale aanbiedings by ons kommersiële vestiging. Ons kan ook `n besigheidsbrief vir meer persoonlike redes, soos `n onbetaalde faktuur, of om verskoning vra vir sakepraktyke wat nie goed gevaar het nie. Ongeag die onderwerp van die brief, moet ons `n professionele toon in die brief van die brief handhaaf. Volg die onderstaande stappe om `n besigheidsbrief aan `n kliënt te skryf.
Opstel van `n sakebrief
Stel die formaat van die brief. Aan die bokant van `n besigheidsbrief moet u maatskappy se inligting ingesluit word, gevolg deur die huidige datum en die ontvanger se inligting. Daarbenewens is hierdie tipe briewe ook saamgestel uit die onderwerp, die groet, die liggaam en die afskeid.
Gebruik `n blokstylformaat en `n lettergrootte wat geskik is vir `n sakebrief. Die lettertipe moet "Times New Roman" of `n ander soortgelyke font wees. Die fontgrootte moet tussen 12 en 14 wees.
Plaas jou maatskappy se inligting in die boonste linkerkant van die brief as jy nie `n briefhoof gebruik nie. Die inligting moet nie meer as twee reëls, enkelruimte, insluitend net jou adres dek nie.
`N Brief met jou briefhoof bo-op moet jou adres reeds op die papier gedruk het. As u `n vraestel gebruik met die briefhoof wat reeds gedruk is, hoef u u inligting nie weer te skryf nie.
Skryf die datum wat twee reëls tussen jou inligting en die huidige datum verlaat. Wanneer u die datum skryf, skryf die naam van die maand en die jaar volledig, in plaas daarvan om dit in verkorte vorm te skryf. Byvoorbeeld, in plaas van om 6/6/11 te skryf, skryf 6 Junie 2011.
Skryf die ontvanger se inligting in die volgende 3 of 4 reëls, in `n enkele spasie. Laat twee reëls tussen die datum en die begin van die ontvanger se inligting. Hierdie inligting sluit die naam van die persoon in wie u skryf, en die naam en adres van die maatskappy. As u nie die naam van die maatskappy het nie, skryf die naam van die ontvanger op die eerste reël, gevolg deur die adres.
Laat twee reëls om die groet te begin. Gee die persoon aan wat u skryf aan die toepaslike titel, soos: Mej., Mev. Of Mnr. As u nie seker is van die titel wat u kliënt verkies nie, gebruik Mej.
Skryf die liggaam van die brief kortliks. `N Besigheidsbrief moet so kort moontlik wees en terselfdertyd presies weet wat die kliënt moet weet.
Skryf `n versamelingsbrief as jou kliënt jou geld skuld. In die brief van die brief moet jy `n paar betaalopsies met `n hoflike toon noem.
Dit bied `n afslag as die betaling binne `n bepaalde tydperk gedoen word. Spesifiseer die betaaldatum en die spesifieke afslag.
Definieer die gevolge van `n gebrek aan betaling van die vereiste bedrag. Laai `n spesifieke rentekoers of `n laat fooi indien die betaling na die sperdatum gemaak word. Daarbenewens kan u ook aandui dat die rekening na `n sekere datum na `n versamelingsagentskap oorgeplaas sal word.
Skryf `n verskoningbrief onmiddellik nadat jy besef het dat daar `n fout gemaak is. Dui duidelik aan wat u gaan doen om die probleem op te los en om foute in die toekoms te vermy.
Dui u posisie ten opsigte van die maatskappy aan en u vermoë om die foute wat gemaak is, reg te stel. As jy nie die gesag het om die probleem op te los nie, skryf nie die brief nie. Maak die persoon die geleentheid om die fout reg te stel.
Gebruik die woord "ons" in plaas van "my" wanneer u die brief in die naam van `n maatskappy skryf. Deur die toepaslike terme te gebruik, sal jou kliënt dink dat die hele maatskappy bereid is om die probleem op te los.
Beëindig jou brief met `n afskeidse frase, soos "Die uwe" of "Die uwe." Hierdie finale sin moet geskryf word om twee reëls na die liggaam te verlaat.
Teken die brief en skryf jou naam in druk. Gebruik blou of swart pen om te teken.
Heg enige dokument aan jou kliënt. Skryf "Aanhegsels" na u naam in druk. Daarbenewens kan u `n lys van die aangehegte dokumente maak in plaas van die skryf van `Aanhegsels`.