Visser, J. (1999) Art. 34 | kerkrecht.nl
In alle vergaderinge moet by die praeses 'n skriba gevoeg word om noukeurig op te skrywe wat noodsaaklik opgeteken moet word.
Hierdie deftige woord (kyk ook artt. 35 en 41) beteken niks anders nie as "voorsitter". (Waarom ons nog nie ontslae geraak het van hierdie en ander latynse oorblyfsels in ons Kerkorde nie, verstaan ek nie).
In artikels 35, 37 en 41 word bepaal dat 'n bedienaar van die Woord voorsitter moet wees in kerklike vergaderings (kyk by art. 37, bl. 168 vir beredenering in hierdie verband).
'n Skriba is die "sekretaris" van 'n kerklike vergadering. (Nog 'n latynse oorblyfsel!).
Die taak van die skriba is "om noukeurig op te skrywe wat noodsaaklik opgeteken moet word." Met ander woorde: die skriba moet noukeurig die verrigtinge en besluite van die vergadering notuleer.
Die belangrikheid van korrekte en noukeurige notulering van 'n kerklike vergadering kan nooit genoeg beklemtoon word nie. Dit geld in dubbele mate van die notulering van tughandelinge.
Die notule van 'n vergadering is die enigste gesaghebbende en wettige weergawe van die verrigtinge/besluite van so 'n vergadering. Versigtigheid moet egter aan die dag gelê word wanneer oor persone genotuleer word.
Die notule moet 'n weergawe wees van wat in die agenda vasgestel is.
Dit beteken egter nie dat elke klein besonderheid van wat in die vergadering gebeur het, in die notule aangeteken moet word nie. Beraadslaginge hoef nie opgeteken te word nie, omdat persoonlike menings nie
van belang vir notule-doeleindes is nie. Daar hoef byvoorbeeld nie genotuleer te word: "Broeder So-en-so het dit en dat gesê" nie. In hierdie artikel word bepaal dat slegs dié dinge wat noodsaaklik is, in die notule opgeneem moet word.
Om uit te maak wat noodsaaklik is en wat nie, is nie altyd ewe maklik nie; daarom moet 'n skriba 'n fyn aanvoeling hê van wat hy moet notuleer, en die vergadering moet hom daarin leiding gee, indien nodig. Daarom is die goedkeuring en vasstelling van enige notule van die uiterste belang.
Oor die algemeen word slegs besluite genotuleer; dit is egter nie nodig (en ook nie wenslik) dat genotuleer word wie 'n voorstel gemaak en wie gesekondeer het nie. Ook hoef nie aangeteken te word hoeveel ten gunste van 'n voorstel was en hoeveel daarteen gestem het nie; daar word net genotuleer: "Die vergadering besluit..." (kyk hierby art. 31, p. 136 e.v.).
Dit is ook belangrik dat by elke besluit van kerklike vergaderings (waar van toepassing) 'n duidelike motivering gegee en genotuleer word (kyk p. 128).
Rapporte van kommissies hoef nie woordeliks genotuleer te word nie; dit word as bylaes in die notule aangemerk en dan geliasseer.
Gebruik van bandopname.
Mag 'n skriba gebruik maak van 'n bandopname om hom te help met die skryf van 'n notule?
Hierdie vraag kan positief beantwoord word. Dit moet egter beklemtoon word dat so 'n bandopname veilig bewaar moet word, net soos die notuleboek. Nadat die betrokke notule goedgekeur is, moet die bandopname so gou moontlik vernietig word.
Goedkeuring van notule.
Die goedkeuring van notules moet met groot noukeurigheid gedoen word. Want, soos reeds gesê is, die notule is die enigste gesaghebbende en wettige weergawe van die verrigtinge/besluite van enige vergadering.
Die notules van meerdere vergaderings moet goedgekeur word voordat die vergadering afsluit; want (anders as 'n kerkraad) is 'n volgende vergadering 'n ander vergadering as die vorige, met ander afgevaardigdes en 'n ander moderamen.
Notuleboek moet genommerde bladsye hê.
Dit is noodsaaklik dat notuleboeke genommerde bladsye moet hê, om moontlike vervalsing van notules te voorkom. In die verlede het daar wel gevalle voorgekom waar notules in ongenommerde boeke vervals is.
Wanneer getikte notules in notuleboeke geplak word, of 'n aantal getikte notules in boekvorm gebind word, moet dit met groot noukeurigheid en versigtigheid gedoen word.
Korrespondensie voortvloeiend uit vergadering.
Korrespondensie voortvloeiend uit 'n kerkraadsvergadering is die verantwoordelikheid van die skriba. Dit moet verkieslik so spoedig moontlik ná die betrokke vergadering afgehandel word, wanneer die besonderhede nog vars in die geheue is.
Korrespondensie voortvloeiend uit meerdere vergaderings word afgehandel deur die korresponderende kerkraad/deputate vir korrespondensie.
Uittreksels uit notule.
Wanneer 'n vergadering geen vertroulike sake behandel het nie, is uittreksels uit en insae in notules toelaatbaar.
Persoonlike aangeleenthede is gewoonlik vertroulik; daarom mag uittreksels uit notules van sulke sake slegs met groot versigtigheid en noukeurigheid gegee word.
Persone wat belang het by vertroulike sake, het die reg op uittreksels van/insae in die toepaslike gedeelte(s) van 'n notule.
Soms word 'n "gewaarmerkte" afskrif van 'n gedeelte uit 'n notule aangevra. Indien met "gewaarmerkte" bedoel word sertifisering deur 'n "buitestaande" kommissaris van ede, soos byvoorbeeld 'n polisiebeampte, kan so 'n versoek nie bewillig word nie. Die notule van 'n
kerklike vergadering kan tog nie aan 'n buitestaander voorgelê word vir verifiëring van 'n uittreksel nie.
Die handtekening van voorsitter en skriba is in so 'n geval voldoende.
In meerdere vergaderings word by die skriba 'n adjunk-skriba gevoeg om behulpsaam te wees met die notulering.
In kerkrade is dit raadsaam om afsonderlike skribas te benoem vir die sogenaamde "breë kerkraad" en die kerkraad (ouderlinge, art. 37). Die skriba van die kerkraadsvergadering kan ook verantwoordelik wees vir die hantering van attestasies.