Coronavirus-inperking: Skep so ’n kantoor en werkroetine tuis
JY LEES NOU Coronavirus-inperking: Skep so ’n kantoor en werkroetine tuis
Werk jy tydens die inperkingstyd van die huis af? Hier is wenke om die tyd te oorleef.
As jou werk van so ’n aard is dat jy dit uit die huis kan doen, is dit belangrik om vir jou ’n spesifieke werkruimte tuis te skep, sê Maryke Groenewald, ’n lewensafrigter van Pretoria.
As jy nie ’n eie studeerkamer of tuiskantoor het nie, kan die eetkamertafel ook deug.
“Dit moet ’n plek wees waar jy georganiseerd kan wees, waar jy ál jou boeke en die toerusting wat jy benodig, kan neersit,” sê sy.
Nog ’n vereiste vir jou werkplek is jy moet daar goed kan konsentreer, sê Melissa de Klerk, ’n geestesgesondheidspesialis van Kaapstad.
Natuurlike lig is goed vir jou siels­gesondheid en dit kan bydra tot kalmte, konsentrasie en kreatiwiteit,” sê Lizel Stephan, ’n lewensafrigter van Kaapstad.
Jy moet iewers werk waar jy gemaklik is en nie gereeld onderbreek word nie, sê Lizel.
Met dié dat jy en jou kollegas die volgende paar weke of selfs langer deur video-verbindings moet vergader, moet jy ook let op die ruimte agter jou rug.
“Maak seker jy is tevrede met dit wat die ander persoon op die agtergrond gaan sien.”
Terwyl werknemers uit die huis werk, is die werkgewer verplig om hulle van die nodige gereedskap daarvoor te voorsien, sê Jan du Toit, ’n konsultant van Labor Guide South Africa.
As dit nie vir die werkgewer moontlik is nie weens die koste daarvan of omdat die toerusting nie beskikbaar is nie, kan hulle ooreenkom dat die werknemers hul eie toerusting by die huis ?gebruik.
Jy kan van jou werkgewer verwag om jou vir ekstra data- en lugtydkoste te vergoed en moontlik ook vir elektrisiteit, afhangend van die omstandig­hede.
VESTIG ’N NUWE ROETINE
Noudat die meeste mense nie meer bedags by die werk is nie, kan dit vir hulle ontwrigtend wees.
Maar ’n vaste roetine gee ons lewe ’n bekende ritme en laat ons gemaklik voel, sê Lizel, en daarom is dit belangrik dat jy so gou moontlik ’n nuwe roetine tuis skep.
“Jou ritme word verbreek, maar hoe vinniger jy in ’n nuwe een kan kom, hoe beter. Jy sal meer gerus voel as jy soggens steeds op dieselfde tyd opstaan. Jy kan ’n bietjie gemakliker aantrek as wanneer jy werk toe sou gaan, maar jy gaan baie beter voel as jy skoon en vars is,” sê sy.
Hou dus by die roetine wat jy vasstel: Staan soggens op dieselfde tyd op, stort of bad nes jy gewoonlik sou, trek aan asof jy “werk” toe gaan, eet ontbyt op dieselfde tyd en skakel op dieselfde tyd as gewoonlik in vir werk.
Moenie vroeër met jou werk wegspring net omdat jy dit van die huis af kan doen nie, en moet ook nie later as gewoonlik werk net omdat jou werk- en huislewe nou meer verweef is nie.
Dis noodsaaklik om steeds tyd te skep vir asemhaal, rus en ontspan – en ook om te sorg dat jy jouself en jou gesin nie afskeep noudat jy van die huis af werk nie. Net omdat jy tuis werk, beteken dit nie jy moet elke wakker uur van die dag werk nie!
Maar dink ook opnuut oor sinvolle werkure, sê Melissa. Terwyl party mense steeds by hul kantoorure wil hou, kan ander dit aanpas sodat hulle die werk gedoen kry in tye wanneer die kleingoed minder aandag benodig.
Veral ouers moet nou kreatief met hul daaglikse roetine wees, sê Melissa.
“Party mense werk nou van ses tot agt in die oggend, kry die kinders aan die gang en werk dan later die dag verder.”
Om jou met jou werk- en huisrol te help kophou, stel Lizel voor jy stel ’n doenlysie op.
“Meng gerus jou werklysie en die lys van dinge wat jy by die huis moet doen. As jy met die hond moet gaan stap, kan jy dit by jou teepouse inwerk.”
Sy sê mense wat tuis werk, is geneig om produktiewer te wees omdat hulle weet hulle moet verantwoordelik optree wanneer hulle onder hul bestuurder se oog uit is.
“Dit oefen baie meer druk op ons uit as wat ons dink.”
Dit is dus belangrik dat jy nie vergeet om blaaskanse te neem en tyd te skep om te ontspan nie.
STEL GRENSE VIR JOU GESIN EN KOLLEGAS – EN VIR JOUSELF
Praat met jou gesin oor die nuwe om­standighede by die huis, veral sodat jong kinders dit beter kan verstaan, beveel ­Maryke aan.
“Maak seker daar is spesifieke tye vir werk, maar ook vir gehaltetyd saam met die kinders. Bespreek dit vooraf met hulle sodat jou kroos kan verstaan hoekom jy nog moet werk en waarom jy nie heeldag saam met hulle kan speel nie.”
Verduidelik aan hulle dat hulle hulself ’n ruk lank moet besig hou wanneer dit vir jou tyd is om aandag te gee aan dringende sake of te werk aan dinge wat konsentrasie verg. As jy ’n deur tussen julle kan toemaak of kan vra dat hulle in ’n ander kamer speel as die een waar jy werk, doen dit.
“Druk ’n groen en ’n rooi gesiggie uit wat jy op die deur kan plak. As jy byvoorbeeld in ’n belangrike vergadering is en glad nie gesteur mag word nie, plak jy die rooi gesiggie op. Wanneer hulle maar kan inkom, plak jy die groen gesiggie op,” sê Lizel.
Maak dit duidelik hulle kan jou wel onderbreek as daar ’n noodgeval is, sê sy.
Nie net moet jy aan jou huismense grense stel wanneer jy uit die huis werk nie; jy moet dit ook aan jouself stel.
“ ’n Mens kan maklik voor jou rekenaar vasgevang raak, maar jy gaan beter kan konsentreer as jy gereeld opstaan. Gaan buitentoe en doen strekoefeninge, maar moenie voor die televisie vasval nie,” gee Melissa raad.
Dit is ook belangrik dat jy met jou kollegas oor jou werkure kommunikeer.
“Sê vir mekaar dít is my ure; dís wanneer ek beskikbaar is,” sê Melissa. Dan hoef jy nie skuldig te voel as jy jou rekenaar op ’n sekere tyd afskakel of jou selfoon tot ’n bepaalde tyd in die oggend op die stilfunksie sit nie.
“Ons leef in ’n tyd waar ons weens slimfone altyd beskikbaar is en dit verg selfgeldende kommunikasie. Jy moet grense stel en selfsorg toepas,” benadruk Melissa.
Die werk sal dalk voor en ná jou werkure “in jou huis” wees, maar jy moet self sorg dat jy op die gepaste tyd daaraan aandag gee en afskakel wanneer die broodnodige gesinstyd of tyd vir ontspan aanbreek.
Gebruik dié hulpmiddels
Alleen in jou tuiskantoor kan dit maklik vir jou voel of jy afgesonder is en nie meer in ’n span werk nie. Kommunikasie is nou belangriker as ooit.
Sorg dat jy duidelik met jou bestuurder of kollegas kommunikeer oor take wat afgehandel moet word en oor verwagtings, sê Maryke. Kom ooreen hoe gereeld julle met mekaar in verbinding sal tree en hoe gereeld julle vir mekaar sal terugvoer gee.
Wanneer iemand vir jou ’n e-pos stuur, erken ontvangs wanneer jy dit kry – anders wonder die persoon wat dit vir jou gestuur het of dit jou wel bereik het en kan dit by hulle angstigheid skep.
Vra ook dat ontvangs van jou e-pos erken word.
Maar moenie net op e-pos of teksboodskappe staatmaak nie, waarsku ­Lizel.
Meer direkte interaksie is nodig om verhoudings gesond te hou en te sorg dat misverstande nie insluip nie
As jy die Microsoft Office 365-program op jou rekenaar of slimfoon aflaai, kan jy direk met kontakte gesels wat dit ook afgelaai het. Jy en jou kontakte kan vir mekaar bood­skappe stuur wat julle dadelik sal ontvang as julle aanlyn is, maar julle kan mekaar ook met die videokamerafunksie bel – soortgelyk aan Skype.
Die program maak dit ook maklik om groot vergaderings te hou, want jy kan sogenaamde “kanale” opstel om ’n paar mense op ’n slag by dieselfde gesprek in te sluit.
Wanneer jy in die program na daardie kanaal bel, sal almal wat by die groep ingesluit is by die gesprek kan aansluit. Jy kan ook vergaderings in hul aanlyn dagboek skeduleer en daar ’n skakel deel waarop almal kan klik as hulle by die vergadering wil aansluit.
Tot 250 mense kan gelyktydig aan so ’n videokonferensie deelneem.
Julle kan ook in die program dokumente deel en uitruil, saam aan lêers werk en wat ook al op jou skerm is met mekaar deel sodat almal gelyk dieselfde dokument as op jou skerm kan sien.
Om Teams te kan gebruik, moet jy op Microsoft Office 365 ingeteken wees.
Om vir ’n jaarlikse pakket van Microsoft Office 365 in te teken, sal jou eenmalig R899 uit die sak jaag.
Jy het ook die opsie om R89 maandeliks vir ’n jaar se toegang te betaal. Dit gee jou dan ook toegang tot al Microsoft se ander programme soos Word, Excel en PowerPoint.
Bandwydte: Vir groep­video-oproepe het jy ’n lynspoed van 1 Mbps-aflaaispoed en 500 Kbps-­oplaaispoed nodig.
Met dié app kan jy virtuele werkruimtes skep en met tot 15 mense gelyktydig deur kitsboodskappe en stem- of videokonferensies kommunikeer.
’n Gratis opsie kan vir ’n onbeperkte tyd gebruik word, maar dan word julle tot een-tot-een-video-oproepe beperk. As jy groepvideo-oproepe wil maak, kos dit vanaf $6,67 (R113) per maand.
Bandwydte: Vir groepvideo-oproepe met vyf of meer deelnemers het jy ’n internetlynspoed van 4 Mbps (aflaai) en 600 Kbps (oplaai) nodig.
Jy en jou kollegas kan die program gebruik om aanlyn vergaderings te reël en deur boodskappe en videokonferensies te kommunikeer.
Dis ideaal vir aanlynseminare, want tot 500 mense kan daarmee ’n opleidingsessie bywoon en 300 mense kan aan ’n videovergadering deelneem. Die sessies kan opgeneem en gedeel word.
Die netjiese koppelvlak is gebruikersvriendelik, maar teen R255-R340 per maand is dit nogal duur. Daar is wel ’n gratis weergawe wat dit moontlik maak om met tot 100 mense te vergader, maar dan het julle net 40 minute om koppe bymekaar te sit.
Bandwydte: Die minimum lynspoedvereiste is 600 Kbps (op/af), maar vir optimale gebruik word 1,5 Mbps (op/af) aanbeveel.
Jy hoef jou nie daaroor te bekommer of jou spanmaats of klante die regte rekenings of sagteware het nie – jy deel net ’n skakel deur e-pos waarop hulle kan klik om by die gesprek aan te sluit. Gebruikers kan daarmee kletskamers skep en per stem- of video-oproep kommunikeer. Hulle kan ook dokumente en lêers deel.
Tussen 100 en 250 mense kan aan ’n video-oproep deelneem, afhangend van die plan wat jy kies. En jy kan so ’n oproep ook regstreeks na tot 10 000 lede van jul organisasie.
Jy kan dit vir 14 dae gratis beproef. Intekengeld vir basiese gebruik beloop sowat $5,40 (R91,80) per maand.
Bandwydte: Vir optimale funksionering het jy ’n lynspoed van 2,6 Mbps (oplaai en aflaai) nodig.