TYDSBESTUUR IN DIE WERKPLEK Hoe verloop jou dag? - Werk...
TYDSBESTUUR IN DIE WERKPLEK
Hoe verloop jou dag?
Dr Henriette Smith Oktober 2017
Tydsbestuur in die werkplek is 'n groot uitdaging.
Afleidings, ontwrigtings, e-posse, vergaderings, sperdatums, eise, versoeke, prioriteite... die lys van dinge wat jy het om te bestuur kan maklik oorweldigend wees.
6 algemene afleidings by die werk is:
• Mense (ditjies en datjies, lang gesprekke)
• E-pos (moenie elke boodskap lees wat oppop nie)
• Telefoon (laat jou stempos sy werk doen)
• Internet (sosiale media, ens)
• Liggaam (honger, dors, energievlakke of badkamer besoeke)
• Omgewing (te warm, koud, swak lig of geraas)
En jy is nie alleen nie. Baie van die mense rondom jou sal ook verwoed rondplas, desperaat probeer om hul koppe bo die produktiwiteit waterlyn te hou.
Vir diegene wat nie kan nie? Stres, druk en 'n gevoel van oorweldiging is die al te bekende uitkoms.
Maar daar is goeie nuus. Verbetering van jou tydsbestuur by die werk is nie naastenby so moeilik as wat jy dalk dink nie. En die winste kan groot word. Die uitkomste is moeite werd om die tyd en moeite dit neem 'n paar basiese wenke en tegnieke om te leer.
Minder stres, meer kalmte en beheer, groter motivering, verbeterde energie en 'n ware gevoel van bevrediging, om nie te praat van bewondering van kollegas (of jaloesie?) is alles moontlik.
Drie belangrike maatstawwe kan gebruik word om suksesvolle tydsbestuur in die werkplek te definieer :
Produktiwiteit – hoeveel jy doen
Prestasie – hoe goed jy doen wat saak maak
Persepsie – hoe jy en ander mense voel oor wat jy doen
Wat ook al jou redes vir doen wat jy doen, beter tydsbestuur by die werk beteken jy kan voortdurend streef om jou doeltreffendheid (wat jy doen) en jou effektiwiteit (hoe jy dit doen) te verbeter, wat albei belangrik is in hoe jy jou loopbaan bestuur.
Beter tydsbestuur in die werkplek: 10 maniere om meer te doen van dit wat saakmaak
1. Weet wat jou rolle is
Is jy kristalhelder oor wat van jou verwag word? Dit is van kardinale belang omdat dit definieer wat jy besluit om tyd te spandeer op. Nie heeltemal seker wat jy veronderstel is om te doen nie?
Jou keuses is eenvoudig:
Hou aan raai
Kry duidelikheid daaroor
As jy die eerste opsie kies, waar sal jy beland? Meer tot die punt, hoeveel tyd kon jy spaar as jy besluit om te leer hoe om te effektief werkstake te delegeer? Dit is die hoeksteen van beter tydsbestuur in die werkplek en noodsaaklik as jy wil produktief by die werk wees.
2. Ken jou doelwitte
Weet jy waarvoor jy mik, individueel en gesamentlik? Sal jy in staat wees om selfs vertel wanneer jy daar kom? Soos met rolle, so met doelwitte. Weet wat jy wil wees, doen en hê, want, soos die gesegde sê, 'as jy nie die saad plant nie, sal jy opeindig met onkruid'.
Maak 'n lys van jou groot werk doelwitte, en jy sal weet waarop om jou tyd op te spandeer wanneer jy daar is. Alles anders is 'n vermorsing van jou tyd.
3. Begin goed
Jou dag begin eintlik van die oomblik dat jy wakker word. Beplan 'n realistiese 'pre-werk roetine' wat verseker jy kry so vroeg as moontlik by die werk kom. Jou roetine kan, eintlik moet, die vorige aand begin. Hoekom? Omdat, wat die eerste 30 minute gebeur stel die toon vir die ure wat dit volg. So, kry jou klere uitgelê, weet waar jou sleutels, selfoon en ander persoonlike items is, en hê alles gereed om te gaan. Jou pre-werk roetine kan voortdurend verfyn word. Jy kan selfs tot op die punt kom waar, as jy ry, jy jou kar op die regte manier om parkeer!
4. Raak georganiseerd
As jy nie reeds is nie, leer vandag hoe om georganiseerd te word. Sit dit op jou doenlysie. Dit maak nie saak hoe lank jy dit doen nie - doen dit net elke dag totdat jy by die punt is wat jy weet wat kom waar. Uiteindelik sal jy nie meer 'n deurmekaar lessenaar hê nie. Selfs as jy net effens meer georganiseerd raak, sal die tyd wat jy wen beduidend wees. Jou werksdag sal glad vloei, en jy sal onnodige stres verminder. Dit is belangrik, of jy begin of meer ervare is .
5. Werk met grense
Die skryf van 'n doenlysie is 'n noodsaaklike gewoonte as jy goeie tydsbestuur wil beoefen in die werksplek. Maar dit is so maklik om net take by te voeg soos en wanneer hulle opduik, en dan bou 'n steeds groeiende lys op van dinge om te doen. Die uitslag? Dinge word gedoen op grond van dringendheid. Belangrike, maar nie dringende dinge word uitgestel totdat hulle dringend geword. En so duur die siklus van stres voort.
Een manier om dit te voorkom is om 'n limiet op jou doenlysie stel. Hier is hoe:
Versamel alle werk vir een dag (byvoorbeeld, Maandag). Soos die dag aangaan, sit alles wat nie vandag gedoen moet word nie in 'n enkele 'volgende dag' skinkbord,
Aan die einde van Maandag, skryf elke eenmalige taak neer wat jy het om môre te doen(Dinsdag). Gebruik 'n aksie dagboek om dit te doen.
Verplaas die papier, verslae, memo's ens uit jou 'volgende dag' skinkbord na 'n 'vandag' skinkbord.
Skryf in jou aksie dagboek, die aksies voortspruitend uit stempos of e-pos versoeke.
Voeg jou gereelde aksies wat jy daagliks wil doen by jou aksie dagboek.
Dit is die beperking van jou werk vir vandag. Jy weet presies wat die limiet is van een dag se werk. Laat 'n paar 'buffer tye' oop, want 'dringende' take sal opduik, en jy sal onderbrekings ervaar regdeur die dag. Dis ook oukei, want jy het beplan vir dit.
Op 'n sekere punt, is dit sekerlik die moeite werd om 'n meer gedetailleerde werklas ontleding te doen om t die hoeveelheid werk wat van jou verwag word om te doen te bepaal.
Dit sal jou voorsien met 'n akkurate prentjie, en in staat stel om beter tydsbestuur in die werksplek te hê.
6. Verbind tot aktiwiteite wat die moeite werd is
Mense gee hulself meer werk om te doen wanneer hulle onnodig vrywillig aanbied of instem om iets te doen. Hulle sê 'Ja', gebaseer op gevoelens soos entoesiasme vir 'n projek of 'n begeerte om te beïndruk. Dit is noodsaaklik om jouself te vra "Is die gevolge die prys werd?" Is jy bereid om jou tyd, energie en reputasie vir watter doel, projek of taak op die tafel is te gebruik?
7. Dink ' min en dikwels '
'n Groot klomp papierwerk of 'n inkassie vol van e-posse is dikwels die sein om net hier en daar iets te doen wat jou belangstelling lok. Wat gebeur met die res? Tensy jy 'n stelsel het, word dit nie gedoen nie. Hallo, uitstel! In plaas daarvan, dink ' min en dikwels '. As jy 'n deurlopende rol, doel of projek het, doen dit elke werksdag, al is dit hoe min wat jy doen. Die aanvanklike weerstand is verslaan, en jy kry meer gedoen.
8. Oorweeg Covey se kwadrante
Een van die bekendste, maar minste toegepaste hulpmiddels wat goeie tydsbestuur in die werkplek ondersteun is die tyd bestuur matriks bekend gemaak deur Stephen R. Covey.
Gebruik dit om jou te help om die dringendheid of belangrikheid te bepaal van alles wat jy by die werk en weg van dit ook, doen.
Kwadrant 1 - dringend en belangrik
Die kwadrant van vereistes - reaktiewe take wat gedoen moet word, dikwels op die laaste oomblik. Krisisse, 'vure doodslaan' en sperdatums is tipiese voorbeelde.
Tyd spandeer in hierdie kwadrant kan nie vermy word nie, maar dit kan aansienlik verminder word as jy bereid is om meer tyd te spandeer in...
Kwadrant 2 - belangrik maar nie dringend
Die kwadrant van kwaliteit - proaktiewe take, dikwels gewoontes, wat die gehalte van jou werk en lewe handhaaf of verbeter. Dit is die een waarop jy moet fokus om meer tyd in deur te bring.
Hoe meer jy hierdie kwadrant uitbrei, hoe minder gebruik jy die ander drie, veral 'pseudo-noodgevalle' verminder wat nooit toegelaat moet word om so te word nie.
Kwadrant 3 - dringend, maar nie belangrik
Die kwadrant van misleiding - baie mense het al huis toe gegaan in die aand en gewonder waar al die tyd heen is. Wel, dit was hier! Talle vergaderings, gewilde aktiwiteite en maklike take is waarskynlik 'n vermorsing van jou tyd. Sommige van die ergste skuldiges? Ander mense! Hoe is jy daarmee om onderbrekings te bestuur?
So, hoe jy hanteer tydmors aktiwiteite?
Leer hoe om jouself te laat geld en sê 'Nee'.
Kwadrant 4 - nie dringend of belangrik
Die kwadrant van tydmors - jy weet wat dit is en jy weet wanneer jy daarin was. Die truuk is om te weet wanneer jy daarin is. Dit begin dikwels as 'n rustige tyd (wat kwadrant 2 is). Die oortiep punt kom wanneer jy te lank spandeer om sinnelose dinge te doen.
Tydmors aanlyn, TV en uitermate lang gesprekke is klassieke voorbeelde.
Tydmors is onvermydelik, maar daar is strategieë om slegte gewoontes te verander wat jou sal help om minder tyd te mors. Jy kan selfs leer hoe om te goed tyd te mors.
9. Eindig goed
Tensy daar 'n ware noodgeval is, gaan huis toe op 'n vasgestelde tyd. Wat dit ook al is, as dit nie gedoen is nie, voeg dit weer by jou 'volgende dag' aksies totdat jy dit afgehandel kry. Maak dit een van jou daaglikse take om 'n persoonlike einde van werk roetine te vestig. Sluit daarby in 'n 'beplan die volgende dag'. Los werk by die werk sover moontlik. As jy van plan is om te werk by die huis, is dit geneig om te talm in jou gedagte totdat jy dit uiteindelik doen. Die oplossing? Wel, as dit nie by die huis is nie, kan jy dit nie doen nie, kan jy?
Werk by die werk en lewe by die huis - die wêreld sal steeds aanhou draai.
10. Bly bewus
Wil jy beter tydsbestuur in die werksplek handhaaf?
Hou jou produktiwiteits gereedskap toeganklik. Hoe makliker dit is om te gebruik, hoe meer jy sal geneig wees om hulle eintlik gebruik. Moet nooit op jou louere rus nie. Sodra jy bewus is van die belangrikheid van goeie tydsbestuur by die werk, hou aan soek na maniere om dit te handhaaf en verbeter joune. Jy sal verbaas wees oor die effek wat dit het op jou motivering, bevrediging, produktiwiteit, energie en geluk.