Wanneer jy vir onthaalkoste eis, moet dit in ooreenstemming met sekere voorwaardes wees, byvoorbeeld die beskikbaarheid van fondse, finansierdersvereistes en redelikheid. Bepaalde perke word per persoon gestel, onder meer vir etes, verversings en gratifikasie. Alle eise moet vergesel wees van 'n faktuur van die restaurant, die rede vir die onthaal, en wie die onthaal (intern of ekstern) bygewoon het.
Reis- en verblyftoelae
Die reëls en regulasies soos bepaal deur die Suid-Afrikaanse Reserwebank (SARB) en die US (Universiteit Stellenbosch) vir die bespreking van akkommodasie, vlugte, gehuurde voertuie en eise vir reis en verblyf (plaaslik en internasionaal) vir reisdoeleindes.
Om buitelandse verblyftoelae te eis, moet die betrokke geldeenheid vir elke land gebruik word. Bewys van die wisselkoers wat gebruik word, moet by die rekwisisie vir betaling aangeheg word.
Wanneer 'n versoek om vergoeding van uitgawes aangegaan in die buiteland ingedien word, moet bewys van die uitgawebedrag in rand voorsien word, byvoorbeeld kredietkaartstaat of bewys van die buitelandse wisselkoers op die datum van omskakeling van kontant.
By die bespreking van vlugte deur enige ander verskaffer as die voorkeurreisagente, naamlik Maties, Neelsie en Indojet Travel, moet vergelykbare kwotasies by die genoemde reisagente verkry word en by die betalingsversoek aangeheg word.