Kantoor en Administrasie - Loopbane volgens bedryfsektore
HOME > Loopbane volgens bedryfsektore Back
Besigheids Eenheid Kontroleur
Kantoor en Administrasie
Kantooradministrateurs speel 'n fundamentele rol in die interne bedryf van 'n besigheid. Daar word grotendeels na hulle verwys as "alles-doeners", omdat hul rolle tipies als insluit, van die invoer van data en die hantering van die maatskappy se korrespondensie tot die organisering van maatskappy funksies, soos gholf-dae en eindjaar funksies. Hulle word dikwels beskou as die eerste indruk van 'n maatskappy, aangesien hulle gewoonlik daarvoor verantwoordelik is om besoekers te ontmoet en te groet, en in die regte rigting te stuur, of om hulle te help om kontak te maak met die betrokke beamptes binne die maatskappy. Baie administratiewe ondersteuningsberoepe begin by toetrede met leerlingskap posisies, maar deesdae verkies die meeste werkgewers dat werknemers die maatskappy binnekom met vorige opleiding in die betrokke veld – soos 'n sekretariële, boekhouding of basiese rekenaarkursus. Kantooradministrateurs werk nou saam met ander personeel en moet dus met ander kan saamwerk as deel van 'n span. Bekwaamheid op 'n verskeidendheid gebiede, soos ondervinding in verskillende sagteware-pakkette, uitstekende organisatoriese vaardighede vir die ontwikkeling van liasseringstelsels, bo-gemiddelde kommunikasievaardighede, en die vermoë om by nuwe situasies of nuwe posisies aan te pas is definitief voordelig wanneer jy aansoek doen om 'n posisie in hierdie sektor. Poste vir kantoor en administrasie ondersteuning en bestuur word in feitlik elke nywerheid aangetref. Die grootste aantal van hierdie poste kan in maatskappye met 'n groot administratiewe werkmag gevind word, byvoorbeeld banke, sake dienste, gesondheid sorg en opvoedkundige fasiliteite en assuransie maatskappye. Van liassering, of data in 'n rekenaar terminaal invoeg, tot opsigter en bestuurs posisies, is opsies en geleenthede op hierdie gebied wyd en wisselend. Kantoor- en administratiewe werk 'n Administratiewe assistent hanteer gewoonlik algemene kantoorpligte, wat take mag insluit soos die koördinering van liasseringstelsels, betaallyste, aankoop prosedures en ander administratiewe aktiwiteite vir 'n departement binne 'n organisasie. Ander verantwoordelikhede is interpretasie van bedryfsbeleid; die instelling van nuwe prosedures; die oplossing van enige administratiewe probleme; besluitneming oor kantooruitleg; bystand op gebiede soos die voorbereiding van begrotings of finansiële verslae; die samestelling van inligting; en bystand met die beplanning van funksies. Administratiewe assistente is soms verantwoordelik vir oorsig en toesighouding oor ander werkers. Rekenaarbekwaamheid, leierskapeienskappe, en uitstekende organisatoriese en kommunikasievaardighede is belangrik in hierdie werk. Die werk van 'n mediese ontvangsdame verskil hoofsaaklik van dié van ander ontvangsdames, omdat daar gewoonlik van 'n mediese ontvangsdame verwag word om 'n deeglike kennis van mediese terminologie en sagteware te hê, asook 'n algemene belangstelling in die gesondheids- en mediese sektore. Mediese ontvangsdames gebruik gespesialiseerde sagteware of netwerkstelsels vir boekhouding of om verslae by verskeie dokters in te dien. Pligte in hierdie werk sluit in: die skedulering van afsprake vir pasiënte; verduideliking van beleid aan pasiënte en hantering van ander algemene navrae deur pasiënte; afhandeling van inkomende en uitgaande korrespondensie; merk en indiening van patologie-monsters aan laboratoriums vir toetsing; neem van oproepe van patologie-laboratoriums of radiologie-departemente en deurgee van inligting aan die dokter; hantering van oproepe van pasiënte vir die herhaling van voorskrifte; skedulering van hospitaal opnames; liassering van verslae of mediese fonds dokumentasie; gebruikmaking van 'n diktafoon masjien vir die tik van vertroulike mediese verslae wat deur die dokter opgeteken word; sowel as toesien dat die ontvangsarea altyd skoon en netjies is. In hierdie beroep is dit noodsaaklik om onafhanklik te kan werk en respek vir die privaatheid en vertroulikheid van pasiënte se rekords te hê. Dit is uiters belangrik om pasiënte en hul familielede op 'n taktvolle en empatieke manier te kan hanteer. Omdat maatskappye oor snelgroeiende hoeveelhede inligting beskik wat aangeteken en verwerk moet word, is data inname klerke in meeste sektore van die sakewêreld broodnodig. Data inname klerke voer inligting soos kliënte se persoonlike besonderhede, mediese rekords en lidmaatskap lyste in die rekenaarstelsel in. Baie maatskappye het opleidingsprogramme vir verskeie rekenaar sagteware toepassings wat binne die maatskappy gebruik word. Hierdie werk is perfek vir mense met hoë- snelheid tik vaardighede en hoë vlakke van akkuraatheid, en wat hulle "voet in die deur" wil kry en dit as oorgang gebruik om hulle potensiaal vir bevordering te bewys, of na 'n beter-besoldigde pos wil vorder met verhoogde verantwoordelikhede. Persoonlike assistente werk nou saam met senior personneellede soos bestuurders of direkteure, om hulle werklading te verlig en hulle dag te organiseer. 'n Goeie PA beskik gewoonlik oor uitgebreide kennis van die maatskappy en personeel, het uitstekende kommunikasie en organisasie vaardighede, en kan ook diskreet bly, hoe en wanneer nodig. Baie PA's begin in junior administrasie posisies en werk hulle pad na bo deur harde werk en ondervinding wat hulle in die werk opdoen. 'n PA se pligte is veelvoudig en kan enigiets insluit vanaf notules afneem tot aanbiedings skep, en kan selfs spesiale funksies vir die maatskappy reël. Daar is vele geleenthede op die gebied van tak bestuur indien jy oor die regte opvoeding, vaardighede en ondevinding beskik. 'n Tak Bestuurder benodig sterk mense bestuurs vaardighede en die vermoë om 'n span te ontwikkel. Kliëntediens en besigheids ontwikkeling vaardighede is ook onontbeerlik. Die grootte van die besigheid bepaal gewoonlik die verantwoordelikhede van 'n tak bestuurder, maar die tak bestuurder is normaalweg verantwoordelik vir alle aspekte van die tak, vanaf sekerheid tot om ontevrede kliënte tevrede te stel. In 'n neutedop – tak bestuurders is verantwoordelik vir die bestuur van personeel, ontwikkeling van die besigheid en die groei en voordeeligheid van die besigheid. Daar is gewoonlik uitstekende vooruitsigte om na hoër posisies binne die organisasie te beweeg. Winkel bestuurders is verantwoordelik vir die algehele bestuur van 'n winkel. Hulle hoofrolle sluit die volgende in: om seker te maak dat teikens bereik word en winste vermeerder; kliënte diens sake word flink hanteer; gesondheid, veiligheid en sekuriteit word op die korrekte manier hanteer; toesig oor voorraad beheer; en personeel bestuur – wat onderhoude, werwing en opleiding insluit. 'n Winkel bestuurder moet self-gemotiveerd wees, 'n goeie spanleier wees, duidelik kan kommunikeer, iemand wat vinnig kan dink en besluite neem, en moet aan die kliënt se behoeftes toegewyd wees. 'n Aanleg vir verkope en 'n goeie sin vir besigheid is ook baie belangrik. Lang, ongereelde werksure is algemeen in hierdie werk, veral gedurende vakansies, besige inkopie ure en voorraad opnames. 'n Magasynmeester (storeman) is in beheer van 'n spesifieke gebied wat groot hoeveelhede voorrade bevat. Die magasynmeester beheer die dag tot dag beheer van die stoorkamer of magasyn, en is verantwoordelik vir 'n verskeidenheid pligte soos om goedere na aanvraag uit te soek, goedere te versend en opvolg van aflewerings, beheer van personeel in die stoorkamer, en oor die algemeen seker te maak dat die beplanning, organisasie en bestuur van die stoor glad verloop. Mens moet oor goeie organisasie vaardighede beskik, moet hoflik teenoor kliënte en verksaffers optree, en moet verantwoordelikheid aanvaar indien items verkeerd uitgereik, of by die verkeerde adres of persoon afgelewer word. Kantoor en administratiewe verenigings OPSA Die vereniging vir kantoor beroepsmense van Suid-Afrika (OPSA) is in 1982 gestig vir administratiewe assistente, administrasie-bestuurders, uitvoerende assistente, uitvoerende beamptes, kantoorassistente, kantoorbestuurders, persoonlike assistente, ontvangsdames, sekretaresses en tiksters – eintlik alle professionele kantoorpersoneel. Hul missie is om die sekretariële beroep te verhef deur internasionaal erkende standaarde van uitmuntendheid toe te pas deur: prestasie standaarde vir administratiewe beroepsmense te bevorder en te ontwikkel; leiding en raad te verskaf vir voortgesette persoonlike en professionele groei; lede se suksesse te erken; en geleenthede te bied vir leiding en netwerking, sowel nasionaal as internasionaal. www.opsa.org.za IAAP Die missie van die internasionale vereniging van administratiewe beroepsmense (IAAP) is om die erkende leier van administratiewe beroepsmense te wees en hul individuele en gesamentlike waarde, beeld, bekwaamheid en invloed te verhoog. IAAP se doel is om inligting, opvoeding en opleiding te verskaf en om standaarde van uitmuntendheid daar te stel wat erken word deur die besigheidsgemeenskap vanuit 'n wêreld perspektief. IAAP se doelwitte is om die standaarde van alle administratiewe beroepsmense te verhoog en hul werkverhoudings met bestuur te bevorder deur voortgesette opvoeding, gemagtigde programme en publikasies. IAAP se visie is om all administratiewe beroepsmense te inspireer en toe te rus om uitmuntendheid te bereik. www.iaap-hq.org ICSA Die instituut van geoktrooieerde sekretaresses en administrateurs (ICSA) is 'n onafhanklike, self-regulerende professionele liggaam, wat in 1891 gestig is. Dit is die leidende professionele liggaam vir maatskappy sekretaresses en korporatiewe administrateurs in die openbare, privaat en vrywillige sektore, en tree op as die professionele forum vir 46 000 lede en 27 500 studente wêreldwyd. Lede beskik oor 'n breë grondslag van kennis en die plooibaarheid om doeltreffend op te tree as professionele administrateurs en bestuurders in posisies wat tradisionele spesialis-grense oorsteek. Hierdie uitmuntendheid word weerspieël in die erkenning van die kwalifisering vir lidmaatskap aan alle onderafdelings dwarsoor die wêreld. www.icsa.co.za IAC Die instituut van administrasie en handel (IAC) bevorder formele studie en strewe om standaarde vir professionele uitmuntendheid te handhaaf. Die IAC bevorder die hoogste professionele standaarde van bekwaamheid en integriteit van lede, sowel as bekwaamheid en etiese gedrag onder lede. Hulle bereik dit deur hoë standaarde van beoordeling te handhaaf in besigheids- en openbare bestuurskwalifikasies in suider Afrika. www.iacsa.co.za Alle besigheids bedrywighede benodig goed-georganiseerde kantoor, administratiewe en bestuur ondersteuning om effektief te kan funksioneer. Alhoewel die funksies, pligte, rolle en verantwoordelikhede van kantoor personeel grootliks verskil, moet hierdie werknemers nogtans oor 'n breë kennis van kantoor vaardighede beskik, sowel as persoonlike buigbaarheid om by potensiële veranderings, of loopbaan bevordering binne die organisasie se struktuur te kan aanpas. Dit kan ook bykomende formele opvoeding insluit. Diegene wat 'n loopbaan op die gebied van administrasie oorweeg, kan verwag om in gemaklike kantore te werk. Dit sal voordelig wees om oor 'n basiese kennis van rekenaar vaardighede te beskik, sowel as 'n algemene kennis van hoe om kantoor toerusting soos faksmasjiene en fotokopieërders te gebruik. Sterk kommunikasie vaardighede, die vermoë om as deel van 'n span te werk, vaardighede om probleme op te los, leierskap vermoë, vasberadenheid, getrouheid en aanpasbaarheid is almal voordelige eienskappe vir 'n loopbaan in bestuur. IAH/IAC Die Instituut vir Administrasie en Handel (IAH/IAC) handhaaf 'n register van lede en pas sy kode van etiek en professionele gedrag toe. Dit bevorder formele opvoeding en poog om standaarde van professionale uitnemendheid te handhaaf. Die IAH bevorder die hoogste professionele standaarde van doeltreffendheid en integriteit van lede, sowel as doeltreffendheid en etiese gedrag onder sy lede. Hulle bereik dit deur hoë standaarde van waardebepaling in besigheids- en openbare bestuurs kwalifikasies in Suidelike Afrika. (www.iacsa.co.za) BMF Die "Black Management Forum" (BMF) staan vir die ontwikkeling en bemagtiging van bestuurs leierskap, primêr onder swartes en wesenlik binne korporasies. Die BMF het 'n rol gespeel om ekonomiese geleenthede vir swart mans en vrouens te skep deur sy pogings om die Arbeid Billikheids Wet en die stigting van die Swart Ekonomiese Bemagtigings Kommissie (SEBK/BEEC) te vestig. (www.bmfonline.co.za) SASK/SACOB Die Suid Afrikaanse Sakekamer is die grootste besigheids organisasie in die land. Deur sy samestellende kamers het dit 'n ledetal van tot 40 000 besighede, waarvan meeste klein tot middelslag is. Ongeveer 150 van die grootste besigheidskorporasies in Suid Afrika is direkte lede van SASK/SACOB, en byna 50 nasionale verenigings is verwante lede. SACOB dien op nywerheidsrade en regerings liggame, en in hierdie kapasiteit maak dit aanbevelings as die besigheidstem aan regering en ander nywerheid rolspelers. NBI Die Nasionale Besigheids Inisiatief (NBI) is as sonder-winsoogmerk, besigheids-gebaseer, openbare belange organisasie gestig, met meer as 180 leidende Suid Afrikaanse en Internasionale maatskappye as lede. Sy fokus is op die bydrae van die sake gemeenskap tot sosio-ekonomiese lewering, werkskepping en lewering van basiese dienste binne regeringstrukture gevestig. (www.nbi.org.za) Chantelle Gradidge Vir meer inligting oor werk in kantoor en administrasie, sien asb. die Mei 2007-uitgawe van SA Career Focus Magazine. OTHER: Loopbane volgens bedryfsektore
| Aardwetenskappe | Besigheid, Admin & Finansies | Bewaring | Dierewetenskappe | Gemeenskapsorg & Dienste | IT & Kommunikasie | Konstruksie & Ingenieurswese | Media & Vermaaklikheid | Medies & Gesondheid | Onderrig & Opleiding | Regering | Regte, Veiligheid & Sekuriteit | Skoonheid & Mode | Sosiale Wetenskappe | Sport & Ontspanning | Toerisme, Voedsel & Gasvryheid | Vervoer, Seevaart & Lugvaart | Wetenskap & Tegnologie | Bedryfsektore | Bemarking, Reklame en Verkoop | Biologie en Lewenswetenskappe | Botaniese Plant- en Terreinaanleg | Buitelandse diens | Drukkery en verpakking | Eiendom | Finansies en Bankwese | Handvaardigheid en Fisiese Arbeid | Ingenieurswese | Joernalistiek, taal en kommunikasie | Kantoor en Administrasie | Kleinhandel | Kuns en Kreatiwiteit | Kuns en kultuur | Landbou en boerdery | Maritiem | Media en Joernalisme | Mode en Bykomstighede | Motor Nywerheid, Vervoer en Maritiem | Mynboubedryf | Opvoeding- en Opleidingsektor | Reis en Toerisme | Skoonmaak en Huishouding | Tegnies, Meganies en Elektries | Teken en Ontwerp | Tuinontwerp | Uitvoerende kunste | Veiligheid en Sekuriteit | Versekering | Voertuig operateurs of bestuurders | HOME