5 Kritieke Gebeurtenisbeplanning Foute wat jy moet weet
5 Kritieke Gebeurtenisbeplanning Foute om te vermy
Belangrike gebeurtenis beplanning wenke om 'n rampspoedige spesiale gebeurtenis te vermy
Murphy se wet bepaal dat as iets verkeerd kan gaan, sal dit waarskynlik sal. Dinge wat verkeerd is, is 'n feit van die lewe waaraan ons almal moet lewe.
Maar wanneer dit by die beplanning van gebeurtenisse kom, sal 'n bevoegde gebeurtenisbestuurder altyd Murphy se wet probeer versag deur die potensiaal vir goedere te herken en daarvolgens te beplan.
As 'n gebeurtenisbestuurder is dit jou verantwoordelikheid om seker te maak dat jou kliënt se spesiale geleentheid glad en met so min hakies so menslik moontlik verloop.
In die werklike wêreld is dit nie moontlik om elke moontlikheid te dek nie, maar ten minste moet jy bewus wees van kritieke gebeurtenis beplanningsfoute wat elke gebeurtenisbestuurder moet vermy.
Voorwaarts is voorafgegaan, dus laat ons die vyf noodsaaklike wenke dompel wat u kan help om 'n ongelukkige ramp by u volgende beplande gebeurtenis te vermy.
Slegte kommunikasie - dit is waarskynlik die mees algemene fout wat deur onervare gebeurtenisbeplanners gemaak word en is ten alle koste vermy. Slegte kommunikasie (soos in miskommunikasie of geen kommunikasie) kan ongeluk spel. Slegte kommunikasie is dikwels die gevolg van 'n gebrek aan aandag aan detail, veral wanneer dit kom by u gebeurtenis kontrolelys. Dit is absoluut noodsaaklik dat u effektief met beide u interne geleentheidspan en u verskaffers kommunikeer. Terwyl jy nie almal wil bemoedig nie, moet jy weet wie doen wat en wanneer om te verseker dat almal wat betrokke is, weet wat van hulle verwag word en hou by hul toegewysde rooster.
Swak of ontbrekende gebeurlikheidsbeplanning - daar is 'n goeie kans dat ten minste sommige dinge verkeerd gaan loop in die dae en ure wat aan jou gebeurtenis lei. Erger nog, sommige dinge sal waarskynlik sleg gaan tydens u spesiale geleentheid. Dit is normaal en verwag word. 'N Professionele gebeurtenis beplanner dink vooruit, identifiseer wat verkeerd kan gaan en het 'n goeie gebeurlikheidsplan in plek. Byvoorbeeld, wat as jou registrasiestelsel wanfunksioneer op die dag van die gebeurtenis? Wat as jy uit kos loop omdat ekstra mense opdaag? Wat as jou keynote spreker nie opdaag of laat arriveer nie? As enige van hierdie dinge gebeur het, sou u dit kon hanteer? Met ander woorde, sou jy 'n plan B hê?
Onvoldoende vervoer - is jy heeltemal seker dat die vervoer wat jy georganiseer het om afgevaardigdes en aanbieders na en van jou geleentheid te kry, voldoende is? Kontroleer in die weke wat aan u gebeurtenis lei, en op die dag van die gebeurtenis, dat alle vervoervereistes voldoende nagekom word. Jy moet dink in terme van gebeurlikheid. Wat gebeur as 'n voertuig op die oggend van jou gebeurtenis breek? Het jy alternatiewe vervoer beskikbaar vir jou?
Gebrek aan duidelike tekens - Niks is meer frustrerend vir diegene wat 'n spesiale geleentheid bywoon as om verwar te word oor waar die volgende aanbieding gehou word nie. Vermy dit deur seker te maak dat jy voldoende tekens vertoon wat maklik leesbaar en verstaanbaar is. Dit is beter om oorboord te gaan en te veel tekens te hê as risiko-deelnemers verlore gaan en voortdurend vra vir aanwysings.
Onvoldoende personeel voorhande - op die dag van jou spesiale geleentheid sal jy waarskynlik met 'n groot aantal deelnemers te doen kry. Moenie die fout maak om van net een of twee individue afhanklik te wees om vrae of kommentaar van afgevaardigdes te hanteer nie. Maak seker dat jy 'n goeie koptelling van die deelnemers het en veral verseker dat tussen jou span van beplanningspan en personeel deur verskaffers voorsien word, jy jou geleentheid behoorlik beman.
Behalwe om te dink en te beplan, is dit moeilik om 'n gladde en suksesvolle gebeurtenis te verseker. Die beste beleid is om altyd te kyk en te kontroleer.