Die verkrygingskaart, of P-kaart, is 'n vorm van maatskappy kredietkaart wat uitgereik word aan werknemers wat dan goedere en dienste kan verkry sonder om die transaksie te verwerk deur die tradisionele aankoopprosedure, soos die gebruik van aankooprekwisisies of aankope.
Daar is 'n aantal verskillende verkrygingskaartprogramme, sommige behels slegs die gebruik van maatskappy-goedgekeurde verkopers, terwyl ander toelaat dat enige verskaffer gebruik word.
Die aankope wat deur 'n werknemer gemaak word deur middel van 'n verkrygingskaartjie is oor die algemeen klein en lae waarde. Baie negatiewe reaksies oor die verkrygingskaartprogramme is spesifiek gemik op die misbruik van die kaart deur werknemers. Die voordele van verkrygingsprogramme is egter veel groter as die risiko's en koste verbonde aan die bedryf van die program.
Voordele van Aankoopkaarte
Die regering van die Verenigde State het bevind dat aankope onder $ 2500 slegs uit 2 persent van die totale owerheidsbesteding bestaan, maar het 85% van alle aankope verantwoord. Aangesien die administratiewe koste van hierdie klein aankope dikwels die werklike dollarbesteding oorskry het, het die gebruik van verkrygingskaarte in baie staatsdepartemente toegeneem. Een regeringsagentskap, die Departement van Handel, het beraam dat die gebruik van verkrygingskaarte hulle meer as $ 22 miljoen per jaar op administratiewe koste en die vermindering van die aankoop van verwerkingstyd bespaar.
Die gebruik van die kaarte het die aankoopdepartemente toegelaat om sy pogings te konsentreer in die 15 persent van die totale verkrygingsbesteding wat 98 persent van die totale uitgawes uitmaak.
Implementering van interne beheermaatreëls
Die misbruik van verkrygingskaarte is hoofnuus, maar hierdie misbruik, veral in staatsdepartemente, toon gewoonlik 'n hoë dollarwaarde, maar is dikwels minder as die helfte van een persent van die totale uitgawes.
Mishandeling vind wel plaas, maar dit kan beheer word deur behoorlike interne beheermaatreëls te implementeer om afval en misbruik te verminder.
Sterk bestuursriglyne is noodsaaklik vir 'n suksesvolle verkrygingskaartprogram. Bestuur moet duidelik definieer wat die toegelate gebruike vir die kaart is en definieer en stel hulle boetes op vir betaling misdade, bedrog en misbruik. Natuurlik moet die prosedures en hulpbronne van die agterkant in plek wees om die kontroles te implementeer. As daar nie genoeg hulpbronne is om die misbruik van verkrygingskaarte te monitor en te hanteer nie, sal die misbruik voortduur en toeneem aangesien die gebrek aan toewyding in die program deur sy gebruikers gesien word.
Wie kry 'n kaart?
Nog 'n negatiewe siening in die verkrygingskaartprogramme is dat maatskappye dink hulle moet kaarte gee aan al hul werknemers wat aankope maak. Dit is nie die geval nie; Om 'n verkrygingskaart uitgereik word, word vertroue gegee. 'N Maatskappy moet die gebruiker van die kaart kan vertrou omdat hulle die maatskappy se geld bestee . Daar moet 'n goedkeuringsproses wees waar werknemers gekies, hersien en goedgekeur moet word. As 'n werknemer slegte krediet het, moet hulle 'n maatskappy verkrygingskaart kry?
Imposerende Besteding Limiete
Soos enige kredietkaart, moet daar 'n kredietlimiet vir die gebruiker wees.
Kredietkaartmaatskappye gee kaarthouers 'n beperking op grond van hul vermoë om te betaal. Vir korporatiewe kaarthouers moet maatskappye aan die kaarthouers 'n bestedingslimiet gee wat toepaslik is vir hul posisie en hul waarskynlike besteding. Byvoorbeeld, 'n persoon wat as IT-ontleder werksaam is, mag slegs benodig word om inkjet en klein rekenaar randapparatuur te koop wat slegs 'n paar honderd dollar per jaar kan bedra. Die besteding limiet vir hierdie werknemer moet dit weerspieël en nie 'n dekking limiet van $ 2500 ontvang wat aan alle IT-personeel gegee mag word nie. Besteding limiete moet op 'n periodieke basis hersien word, sodat 'n toepaslike vlak aan werknemers gegee word op grond van hul werklike besteding.