Neem só beheer oor jou inboks - Jou Werk | Solidariteit WêreldJou Werk | Solidariteit Wêreld
Tuis › 2016-werk › Neem só beheer oor jou inboks
As jy voel dat jou inboks buite beheer geraak het en dat dit hopeloos te veel van jou tyd in beslag neem, moet jy hier lees.
Die meeste van ons ontvang te veel e-pos en spandeer te veel tyd om dit te antwoord. Selfs al is dit nie die geval nie, is die kanse goed dat jy gereeld kyk om te sien of daar 'n nuwe boodskap is. Jou aandag word afgetrek en al die boodskappe en inligting veroorsaak dat jy oorweldig voel en fokus verloor. In so 'n geval is jou inboks eerder 'n hindernis as 'n hulpmiddel. As jy só voel, is dit tyd om te herevalueer hoe jy jou inboks bestuur.
Ons almal wil ons e-pos vinniger afhandel, maar die oplossing lê nie net in hoe vinnig jy daardeur kan werk nie, maar ook in die tipes boodskappe wat jy in jou inboks ontvang. Dit gaan oor hoe jy jou tyd gebruik.
Verminder jou e-pos
Het jy werklik tyd om al die nuusbriewe te lees wat jy ontvang? Indien nie, maak seker dat jy op die "unsubscribe"-skakel onderaan die nuusbrief kliek en só ontslae raak van onnodige e-pos. Moenie nuusbriewe – of ander boodskappe ─ in jou inboks versamel nie. Mense besef nie dat 'n inboks nooit bedoel was as 'n stoorplek vir boodskappe nie.
Adam Boettiger is 'n spreker en kenner op die gebied van e-pos bestuur. Hy sê ons moet dié goue reël volg: "Indien 'n e-posboodskap wat jy lees, langer as 5 minute gaan neem om te lees en te antwoord, moet dit 'n telefoonoproep wees." Dit mag dalk klink of dit andersom moet wees as jy die koste van 'n telefoonoproep in ag neem, maar hy het dalk iets beet. Boettiger beweer dat meer inligting in 'n 2-minute-telefoongesprek uitgeruil kan word as in 'n boodskap wat jou 10 minute neem om te skryf en die ander persoon 10 minute om te lees. Indien jy boodskappe stuur wat te lank is, kan jy ook verwag dat die ontvanger nie deeglik daardeur gaan lees nie (miskien die eerste en laaste paragraaf).
Hanteer nuwe e-pos só
Than Pham is 'n blogger en spesialis in tydbestuur vir organisasies en persoonlike produktiwiteit vir bestuurders. Hy sê dat ons baie tyd mors as ons gedurig ons e-pos lees soos dit inkom. Pham beveel aan dat e-pos gedurende vaste tye van die dag gelees moet word en dan nie vir langer as 'n halfuur op 'n keer nie.
Dit uitdaging is om jou e-posprogram af te skakel en te weet dat dit heeltemal aanvaarbaar is om e-pos slegs tydens vaste tye in die dag te lees. Pham stel voor dat, indien jy minder as dertig boodskappe per dag kry, dit voldoende behoort te wees om jou e-pos teen 10:00 en weer teen 15:00 te lees.
Dieselfde beginsel word voorgestel in die tydskrif Psychologies. In die artikel How to tame your Inbox skryf die outeur, Oliver Burkeman, dat jy moet eksperimenteer met tye wat jou sal pas, soos byvoorbeeld om e-pos om 9:00, 14:00 en 17:00 te lees. As dit te moeilik is, begin eers deur een keer elke uur te kyk en dit dan geleidelik te verminder. Jy kan selfs 'n persoonlike reël maak om nooit e-pos by die huis te lees nie en om nie e-pos op jou slimfoon te ontvang nie.
Die doel is dus om boodskappe te lees wanneer jy wil en nie wanneer jou inboks dit vereis nie.
Wanneer om terug te stuur
Die meeste van ons begin die dag deur e-posse te lees, maar probeer gerus om eers 'n uur se werk te doen of jou belangrikste taak af te handel voordat jy e-pos oopmaak. Dit is die eerste stap om beheer te neem van jou dag.
As jy 'n e-pos agterstand het om in te haal, beveel Burkeman aan dat jy die e-pos wat ouer is as twee maande skuif na 'n aparte lêer. Spandeer dan daagliks slegs 20 minute daaraan om daardeur te werk. Jy kan dit selfs groepeer: 'vee uit'; 'verwysings'; en 'aktief'. Wanneer 'n nuwe boodskap inkom, kan jy dit ook na een van hierdie groepe skuif.
Adam Boettiger, 2015, "5 ways to save time on email", Business Know-How.com, http://www.businessknowhow.com/internet/emailtime.htm.
Jeremy Dean, 2010, "Email's dark side: 10 Psychology studies", Psyblog, http://www.spring.org.uk/2010/09/emails-dark-side-10-psychology-studies.php.
Oliver Burkeman, 2014, "How to tame your Inbox", Psychologies, https://psychologies.co.uk/work/life-lab-experiment-work-5.html.
Thanh Pham, 2015, "Five Simple Yet Effective Tips for Managing Your Email", Lifehack.org, http://www.lifehack.org/articles/communication/five-simple-yet-effective-tips-for-managing-your-email.html.