Algemene foute Lawyers maak wanneer e-posse gestuur word
Prokureurs, soos almal, maak foute in hoe hulle e-pos gebruik. Sommige e-posfoute word horror stories, terwyl ander net verleentheid is. Die volgende is nege algemene foute wat prokureurs maak wanneer u e-posse skryf en stuur.
Gestuur vanaf die lessenaar van (Voeg naam in)
Van tyd tot tyd kry ek 'n e-pos van 'n prokureur wat 'n e-pos stuur in die naam van sy lessenaar. Hier is 'n paar probleme met die benadering tot e-pos.
Eerstens sal die indeks-indeks van die meeste e-posstelsels nie 'n lang naam vertoon nie. Die meeste mense sal net 'n gedeelte van 'van die lessenaar van' sien, en dalk 'n paar letters van die persoon se voornaam. Belangriker, dit lyk dom en 'n bietjie pretensieus. 'N lessenaar stuur nie e-posse nie. As 'n prokureur 'n e-pos stuur, moet dit in sy of haar naam wees.
Sommige prokureurs hou daarvan om kreatief te wees met die voorkoms van hul e-posse. Die ander dag het ek 'n prokureur se handtekeningblok gesien en ek het gedink ek het visieprobleme gehad. Dit blyk dat die wazige briewe opsetlik was. Spesiale effekte mag vermaaklik lyk, maar enigiets wat die woorde moeilik maak om te lees, is 'n slegte idee. Veral as dit moeilik is om te lees, is die prokureur se naam en e-pos adres.
Nog erger as die spesiale effekte op die briewe is wanneer prokureurs hul e-posse met kunswerk of fancy grafika rommel. Dit maak die boodskap stadiger om af te laai, stadiger om oop te maak, en nog meer moeite om te lees.
Die doel van 'n e-pos is om inligting, nie artistieke vaardighede, te kommunikeer nie. Hou dit eenvoudig.
Geen Handtekening Blok
Dit is nie so moeilik om 'n outomatiese handtekeningblok in die meeste e-posstelsels op te stel nie. Dit hoef nie ingewikkeld te wees nie, en menings wissel van hoeveel inligting in 'n handtekeningblok ingesluit moet word. Sommige prokureurs verander hul e-posse in mini-advertensies wat in elke e-pos uitgaan, terwyl ander 'n baie minimale benadering volg met net hul naam en e-pos adres of telefoonnommer.
Die meeste stel 'n soort privaatheidskennisgewing of regsverskil aan die onderkant van die voetskrif. Al hierdie is aanvaarbare gebruike van 'n e-pos handtekening blok. Wat nie aanvaarbaar is nie, is om e-posse uit te stuur wat die sender nie identifiseer nie. Die ontvanger van 'n e-pos moet nie raai wie die e-pos gestuur het nie. Prokureurs moet hulself duidelik identifiseer in elke kommunikasie wat hulle uitstuur, en as die prokureur slim is, sal die e-pos ook 'n privaatheidskennisgewing insluit.
Skryf e-posse terwyl dit kwaad is
Een van die voordele van die ou stelsel van die stuur van briewe aan mense was dat daar 'n ingeboude "afkoel" -periode was tussen wanneer 'n brief geskryf sou word en wanneer dit eintlik aan die ontvanger sou uitgaan. As die prokureur self die brief getik het, sal dit waarskynlik nog 'n paar uur lank op 'n tafel gaan sit voordat hy na die poskantoor gaan. As dit gedikteer is, teen die tyd dat die sekretaresse klaar was om dit te tik, het die prokureur dalk verby gekom wat hom in die eerste plek so kwaad gemaak het.
Daardie beskerming bestaan ​​nie in e-pos nie. Met 'n e-pos, kan die prokureur binne 'n paar sekondes van 'n kwaadaardige missief ontslae raak van wat die woede veroorsaak het. 99,99% van die tyd sal dit 'n slegte idee wees. Niemand dink duidelik wanneer hy deur woede gedryf word nie. Gaan doen iets anders, en kom later terug na die aanstootlike probleem wanneer sommige van die woede verdwyn het.
Dit kan die verskil maak tussen die behoud of verlies van kliënte, vriende en geld.
Nie tydige reaksies maak nie
Sommige prokureurs voel dat die ou "5-dag reël" vir die reaksie op besigheids korrespondensie ook van toepassing is op e-pos. Dit beteken nie. Maak nie saak hoe ongemaklik dit mag wees nie, die werklikheid is dat mense vinniger antwoorde op 'n e-pos verwag as wat hulle doen aan 'n brief wat deur die pos gestuur word. As 'n kliënt of 'n ander prokureur 'n e-pos stuur, probeer om binne 24 uur te antwoord indien moontlik. As dit 'n ingewikkelde saak is wat nie op die oomblik behoorlike aandag gegee kan word nie, stuur ten minste 'n erkenning en laat die persoon weet wanneer 'n reaksie moet word verwag. Die meeste kliënte sal 'n vriendelike boodskap waardeer wat sê die e-pos is ontvang en sal in die nabye toekoms gereageer word. In die gesig van stilte word die kliënt oorgelaat om te spekuleer of die prokureur selfs die e-pos het, of 'n reaksie op pad is, of of die kliënt se kommer eenvoudig geïgnoreer word.
Verkeerde ontvanger in die To-veld
Een van die groot dinge oor die outomatiese voltooiing van e-pos stelsels is dat dit prokureurs die e-posadresse van hul kliënte of kollegas vinniger kan vind. Een van die risiko's van die motor-voltooi funksie is dat 'n prokureur wat nie versigtig is nie, die e-pos aan die verkeerde persoon kan stuur. In sommige gevalle kan dit net 'n klein verleentheid wees, maar in sommige gevalle kan dit professionele nalatigheid wees. Moenie per ongeluk e-pos konfidensiële kliëntkommunikasie stuur aan opponerende raad of selfs aan 'n ander kliënt nie.
Gebruik die opsie 'Antwoord alles'.
Opposerende raad stuur 'n e-pos aan u met 'n voorstel of beweer sy posisie oor 'n probleem. U stuur die e-pos aan die ander prokureurs in u firma wat betrokke is by die saak om dit te bespreek. Binnekort word die "antwoord al" -knoppie vrylik gebruik. Niemand merk dat opponerende raad gekopieer word oor die interne bespreking by u firma nie. Dit gebeur. As u 'n e-pos wil stuur vir bespreking, moet u die sender se inligting uitstryk voordat u dit stuur. En wanneer u die opsie Antwoord-opsie gebruik, maak seker dat elke e-pos adres in die ontvangerlys verskyn voordat u dit stuur.
8. Slordige vaklyne. Onthou dat enigiets wat na 'n ander prokureur gestuur word in 'n e-pos aan enigiemand anders gestuur kan word. Dink twee keer voor die gebruik van vaklyne soos "my idiotiese kliënt" of "dom regter se bestelling." 'N Mens weet nooit waar 'n afskrif van daardie e-pos mag land nie. Moenie vaklyne ook leeg laat nie, aangesien dit 'n ander prokureur mag laat weet dat daar 'n e-pos oor jou saak is. 'N Eenvoudige onderwerplyn van "Parkerson-saak" of "Smith voorgestelde ooreenkoms" of watter titel ookal relevant is vir die inhoud van die e-pos werk die beste.
En terwyl 'idiotiese kliënt' die akkuraatste beskrywing van die inhoud van die e-pos is, is dit 'n swak keuse vir die onderwerplyn.
9. Kyk na jou toon - en moenie iemand anders mislei nie. Wanneer mense van aangesig tot aangesig met mekaar praat, maak gesigswyses en stemtone gewoonlik 'n persoon se bedoeling duidelik. By telefoonoproepe is 'n persoon se stem gewoonlik genoeg om te kan vertel wanneer iemand sarkasties, grap of ernstig is. Maar in e-pos is dit gevaarlik maklik om 'n persoon se voorneme heeltemal verkeerd te lees. Talle vriendskappe is beskadig deur een persoon wat 'n ander persoon se voorneme in stellings in 'n e-pos mislees. En met prokureurs wat reeds gebruik word om met mekaar te argumenteer, is dit maklik vir 'n prokureur om vinnig te aanvaar dat die ander persoon vyandig of onbeskof is.
Soos bespreek onder "skryf e-pos terwyl dit kwaad is," neem 'n paar minute af om af te koel voordat u 'n reaksie op die eikel se e-pos stuur.
Na 'n uur verby, kan jy besef dat jy dit in die eerste plek heeltemal verkeerd lees. Moenie 'n hare-sneller reaksie hê op stellings wat in e-posse gemaak is nie, en moenie 'n reaksie afvuur totdat dit oorweeg is of dit moontlik is dat die sender 'n ander doel het as wat dit aanvanklik verskyn het nie. As dit blyk dat 'n verklaring op meer as een manier gelees kan word, en een van die maniere is nie-offensief, probeer om die sender die voordeel van die twyfel te gee voordat hy sy kop met 'n dodelike e-pos missief afskakel.