Besigheidsvereistes Dokumente vir Besigheidsprojekte
Jou klein besigheid is gereed om uit te brei - of nuwe produkte te verkoop - of 'n verskeidenheid veranderinge. En jy soek 'n konsultant of 'n kontrakteur om jou te help met hierdie projek. Een van die eerste dinge wat u moet doen is om 'n besigheidsvereiste dokument op te stel.
Kom ons neem 'n voorbeeld: 'n Maatskappy (ons noem hulle ZXYW LLC) het besluit om sy rekeningkundige funksies uit te kontrakteer na 'n gedeelde dienssentrum in die VSA. Hulle begin 'n proses om 'n plek te vind, die dienste op te stel, te huur en te bestuur. werknemers.
Dit is 'n ingewikkelde onderneming en dit sal baie maande neem om te bereik. Hulle begin met 'n span wat 'n besigheidsvereiste dokument voorberei.
Wat is 'n besigheidsvereiste dokument?
Die doel van 'n besigheidsvereiste dokument is om 'n volledige prentjie van 'n projek of nuwe sakeplan te gee , sodat almal duidelik is oor wat gedoen moet word en wanneer.
'N Besigheidsvereiste dokument (BRD) kan in twee fases oorweeg word. In die eerste fase van 'n projek is dit 'n dokument wat al die vereistes vir die projek uiteensit, insluitende koste, besonderhede oor implementering, geprojekteerde voordele, mylpale en tydlyn vir implementering.
In die tweede fase kan die BRD eintlik 'n kontrak tussen die twee partye word, met die formele uiteensetting van die vereistes van die verhuringsmaatskappy (ZXYW LLC in hierdie geval) en die kontrakteur wat die werk doen. Jy sal meer sien oor die kontraktaal hieronder.
Hoe verskil 'n besigheidsvereiste dokument van 'n sakeplan?
Alhoewel beide dokumente dieselfde tipe afdelings bevat (byvoorbeeld 'n uitvoerende opsomming), is die bedoeling anders.
'N Besigheidsplan word geskep om 'n nuwe of bestaande besigheid te lei, maar meer dikwels is die doel om aan 'n uitlener aan te bied vir finansiering van opstart of uitbreiding.
Die sakeplan bevat algemene inligting oor die maatskappy en sy planne en strategieë om inkomste te genereer om die lening terug te betaal.
Finansiële state is 'n belangrike deel van die sakeplan, terwyl die finansiële dokumente in die BRD dalk heeltemal anders kan wees, gebaseer op 'n spesifieke projek.
Hoe is 'n besigheidsvereiste dokument anders as 'n versoek om voorlegging?
Die verskil tussen die twee dokumente is klein, maar belangrik. Tipies, 'n versoek om 'n voorstel (RFP) is geskep met die doel om voorstelle van verskeie verkopers te vra. In die voorbeeld van ZYXW word 'n RFP gestuur na potensiële maatskappye wat uitkontrakteringsdienste verskaf, om bod te doen.
'N BRD, aan die ander kant, is voorberei vir 'n spesifieke ondernemer of gesamentlike onderneming wat reeds deur die verhuringsmaatskappy gekies is. Die BRD bevat meer besonderhede en meer spesifikasies en sperdatums wat langs die pad en aan die einde van die projek nagekom moet word.
Wanneer 'n RFP geskep word, kom dit met 'n sperdatum en vereistes vir die indien van bod. Die bod word geëvalueer na die sperdatum.
Wat moet in 'n besigheidsvereiste-dokument ingesluit word?
Op sommige maniere is 'n besigheidsvereiste dokument soortgelyk aan ander vorme van besigheidsvoorstelle. Die BRD moet insluit:
1 . 'N Opsommende verklaring , soms 'n uitvoerende opsomming genoem , wat die projekvereistes in die algemeen uiteensit.
Die opsommende verklaring word gewoonlik geskryf nadat die BRD voltooi is.
2. Die doelwitte van die projek. Hierdie doelwitte moet in SMART formaat wees ; spesifiek, meetbaar, haalbaar, realisties en tydgebonde.
3 . Die agtergrond en 'n behoefte-verklaring of rasionaal vir die projek. Dit is 'n belangrike deel van die dokument, dus moenie dit uitlaat nie. Om te verduidelik waarom die projek nodig is, is 'n primêre drywer van die projek, en die sukses daarvan sal afhang van hoe goed dit die behoefte bevredig.
4. Die omvang van die projek - wat ingesluit moet word en wat nie ingesluit moet word nie. In die voorbeeld van die ZXYW-maatskappy hierbo het die maatskappy dit duidelik gemaak dat die omvang nie die toonaangewende topbestuur insluit nie - daardie individue sal deur die maatskappy voorsien word.
5. Finansiële state. Finansiële state is noodsaaklik vir 'n algemene oorsig van die effek van die projek op die maatskappy se balansstaat en inkomste oor 'n bepaalde tydperk.
Natuurlik, hoe die maatskappy die projek sal finansier, is ook belangrik om hier te bespreek.
6. Funksionele vereistes en kenmerke. Dit is die plek om besonderhede te verskaf, insluitend diagramme, organisasiekaarte en tydlyne.
7. Personeelbehoeftes. Wie moet gehuur word, en wanneer. Watter kategorieë werknemers sal nodig wees en hoe sal hulle betaal word. Wie betaal hulle en wanneer. Aangesien ZXYW 'n mense-gebaseerde fasiliteit oprig, is dit 'n belangrike deel van hul BRD.
8. Skedule, tydlyn en sperdatums. Fases van die projek moet in hierdie afdeling uiteengesit word, om seker te maak dat alle partye verstaan ​​wat benodig word en wanneer. In die ZXYW-projek was die eerste fase die keuse van 'n terrein, insluitend die verkenning van verskeie potensiële stede.
9. Veronderstellings. Hierdie deel van die dokument word dikwels oor die hoof gesien. Om aannames uit te spel, help om probleme later te voorkom. Byvoorbeeld, in die kontrak hierbo wou die maatskappy huurkontrak nie koop nie , die kantoorruimte.
10. Koste en voordeel. 'N koste-batenanalyse is 'n gedetailleerde lys van alle koste van die projek en spaargeld uit die projek moet ingesluit word.
Wat maak die besigheidsvereistes dokument 'n kontrak?
Soos hierbo genoem, is die BRD in die aanvanklike fase 'n voorstel. U het dalk opgemerk dat daar iets ontbreek in die lys van afdelings hierbo - betaling vir dienste gelewer. Sonder 'n verklaring van die betalings aan die kontrakteur en die tydsberekening van daardie betalings, is daar geen kontrak nie.
Voordat die twee partye op die dokument afteken, moet die standaard kontraktaal bygevoeg word, met die hulp van 'n prokureur, insluitend
Beloftes om te betaal en beloftes om dienste te lewer
Beperkende verbonde , wat die kontrakteur verhinder om die maatskappy se handelsgeheime te neem of dit met ander te deel.