deur dr ST Potgieter
Die begrip van tydsbestuur is 'n ingeburgerde term wat oor 'n wye front gebruik word. Dit word ook gereeld in die werkplek bespreek omrede dit so 'n belangrike aspek in enige werksituasie is.
Tyd is die een kommoditeit wat aan almal in gelyke hoeveelheid gegee word. Dit maak nie saak of jy ryk of arm, uitvoerende direkteur van die maatskappy of 'n werker op laagste vlak, of jy die president van die land of 'n petroljoggie is nie. Een en almal van ons het een ding in gemeen: elke dag ontvang ons 24 uur gratis, verniet. Hierdie ure kan jy nie opgaar, spaar, bank of bêre om later te gebruik nie. Jy het net twee keuse: óf jy kan jou 24 uur oordeelkundig gebruik óf jy verkwis dit. Dit was Jim Rohn wat gesê het: "Tyd is meer waardevol as geld. Jy kan altyd meer geld kry, maar jy kan nie meer tyd kry nie."
Tydvermorsing is een van die grootste frustrasies in die werkplek. Vra maar vir enige entrepreneur hoe hy voel nadat sy dag onproduktief verloop het. Of vra maar enige besigheidseienaar wanneer sy werksmense tydmors en nie doeltreffend funkioneer en optimaal aandag aan hul werk gee nie. In die woorde van Benjamin Franklin: "Tyd is geld."
Het jy al gevoel hoe jy 'n dag deurleef het en eintlik nie veel gedoen of bereik het nie - dis so 'n 'verlore' dag in jou lewe.
Maar kom ons gebruik die term tydsbestuur en kyk na wenke hoe om dit te verbeter:
Sorg dat jou werksomgewing georganiseerd is. Wanneer jou dinge deurmekaar is, leêrs is nie hul plek nie, die sisteem funksioneer swak, goed is voortdurend weg en soek, word tyd baie vermors op onbenullighede.
Sorg vir 'n beplanningsrooster met bepaalde doelwitte wat vir die dag gedoen moet word. Wanneer spesifieke doelwitte nie uiteengesit en aan die einde van dag gemonitor word nie, neig werkers om onproduktief te wees.
Doen die belangrikste take eerste en handel dit af.
Moenie uitstel om 'n taak te doen nie. Soms stel 'n mens uit omrede jy nie lus is of omrede jy nie heeltemal bevoeg voel om 'n sekere taak te doen nie. Take wat uitgestel word trek rente en uiteindelik vat dit jou veel langer om dit te voltooi. Klim in, doen dit en kry klaar daarmee. Om Madame Necker aan te haal: "Uitstel van klein pliggies lei tot groot probleme."
Wanneer dit wel gebeur dat jy nie nou aandag aan 'n saak kan gee nie, moet jy dadelik herskeduleer. Moenie onbepaald uitstel sonder dat jy 'n spesifieke tyd neerpen waarop die taak of afspraak hanteer sal word nie.
Fokus op een saak op 'n keer. Sodra jy tegelyk 'n klomp goed wil doen, verloor jy detail van 'n spesifieke saak en doen jy alles half en maak onnodige foute. Moet dus nie te veel dinge op 'n slag wil doen nie. Doen een ding op 'n keer en doen dit goed. Beweeg dan aan na die volgende taak. So is jy veel meer effektief en kry jy veel meer gedoen.
Beheer tydstelers effektief in die werkplek. Dit is dinge soos:
Onnodige praatjies van ander werkers en besoekers
Telefoon wat kort kort jou werk onderbreek
Kommunikasie wat vaag en onduidelik is
Te veel koffie- en rookpouses
Bestee te veel tyd op internet
Hanteer alles op 'n krisisbestuur-styl
Leer besluitnemingsvaardighede aan. Werkers wat nie kan besluit nie mors tyd. 'n Werker moet weet wat om te doen en indien hy nie weet nie, moet hy die besluit kan maak om te verwys.
'n Beginsel wat gereeld beklemtoon word is dat 'n mens moet leer om te delegeer. Jy hoef nie alles te doen nie. Weet wat is jou prioriteitstake en doen dit. Laat minder belangrike take oor in die hande van ander. Die vrees om te delegeer slurp eenvoudig jou tyd op.
Leer om "nee" te sê en nie te probeer alles vir 'n iedere en elk te wees nie.
Gebruik tegnologie om tyd te bespaar. Die koms van faksmasjiene, epos, selfone, internet, epos en so meer maak dat take vinnig en met spoed hanteer kan word. Gebruik moderne tegnologie funksioneel en doeltreffend.
Leer strategieë en tegnieke aan om take en prosedures vinning, effektief en korrek te hanteer en af te handel.
Skakel die telefoon af en vra die sekretaresse dat jy nie onderbreek wil word nie; en veral wanneer jy tyd nodig het om te konsentreer op 'n projek en onderbrekings jou aandag van jou werk sal wegneem.
Gebruik ook die klein tydjies produktief. Volgens Ingvar Kamprad: "Jy kan so baie doen in tien minute se tyd. Tien minute wat verby is, is vir altyd verby. Breek jou lewe op in eenhede van tien minute en offer so min as moontlik van hulle op in betekenislose aktiwiteite."
'n Groot tydsverkwister in die werkplek is onbekwame en ongemotiveerde werkers. Daarom behoort opleiding van personeel prioriteit te wees. Werkers se motivering moet gereeld gemonitor en prosedures in plek te wees om dit te hanteer.
Leef jou lewe met balans. Sorg dat jy genoeg rus inkry, ontspanning buite die werkplek het, jou sosiale lewe vir afwisseling sorg en jy fisiese oefening inkry. Dis oormoeg werkers wat lusteloos en tam raak, en later nie meer die krag en motivering het om hul tyd effektief in die werkplek aan te wend nie.
Daar is een van bogenoemde aspekte is wat ek 'n kortliks meer wil toelig, naamlik om uit te stel. Uitstel beteken dat ek 'n taak wat ek nou moet doen eerder laat staan en iets anders in die plek daarvan doen. "Uitstel is 'n dief wat tyd steel." (Edward Young). Maar waarom sal mense dan steeds take en opdragte uitstel? Die redes waarom mense uitstel is:
Ø Luiheid - verkies eerder om jou besig te hou met iets wat meer aangenaam en lekkerder is in plaas van om energie in die werk in te sit.
Ø Vrees - jy is te bang om iets te doen, want jy voel onbekwaam om die taak of opdrag uit te voer.
Ø Perfeksionisme - jy wil 'n taak presies 100% reg hê, en jy bly uitstel omrede jy weet dis waarskynlik nie moontlik nie. 'n Verslag mag miskien nie volmaak wees nie, maar dis steeds veel beter as 'n verslag wat glad nie gedoen is nie.
Ø Oorweldig deur die taak - wanneer jy oorspoel word met 'n opdrag en jy weet nie waar om te begin en hoe om dit te doen nie, neig jy om uit te stel.
Ø Wag vir die regte gevoel - ek is nie in die regte stemming om dit nou te doen nie, en sal wag tot my gevoel vir die taak reg is.
Ø Jy doen die opdragte van mense wat die hardste skree en druk op jou plaas, en so stel jy die opdragte uit van mense wat nie so dominerend is nie.
Ø Onvermoë om besluite te maak.
Mense wat uitstel is dikwels net so besig soos die ander werkers. Die verskil is egter wanneer jy uitstel is jy besig met aktiwiteite wat vir daardie moment nie werklik belangrik is nie. Dit is nodig dat 'n mens identifiseer waarom jy uitstel. Verstaan hoe jou verstand en emosies werk en hoe dit jou beïnvloed om uit te stel. Stel dan aksieplanne in werking om dit te oorkom.
Vir enige persoon wat werklik die impak van uitstel in die werkplek wil bereken, behoort die volgende gedagte nogal sin te maak, aldus Fred Brooks: "Hoe gebeur dit dat 'n projek 'n jaar agter skedule raak? Een dag op 'n slag."
Tydvermorsing, swak tydsbestuur en uitstel het 'n geweldige negatiewe inpak op 'n besigheid. Maar dit kan verander en werklik stappe kan in plek gestel word om dit te verbeter.
Miskien goed om te onthou wat Tom DeMarco en Timothy Lister gesê het: "Daar is 'n miljoen maniere om 'n dag se werk te verloor, maar geen enkele manier om dit terug te kry nie."
Goeie tydsbestuur kan aangeleer word. Wanneer jy dit reg toepas kom jy in beheer van jou lewe en in kontrole van jou werk. Werkers wat goeie tydsbestuur toepas is meer produktief, se werkskwaliteit is beter, leef meer gebalanseerd, kan geleenthede sinvol benut, hul vaardigheid en effektiwiteit word hoër aangeslaan en hul kans op bevordering is beter.
Dr ST Potgieter is 'n sielkundige met wye ervaring wat reeds 'n paar selfhelpboeke gepubliseer het. Hy het 'n Meestersgraad in Kliniese Sielkunde en tree gereeld op in radioprogramme van RSG, Radio Tygerberg en Radio Namakwaland. ST is ook 'n gewilde spreker by saamtrekke en funksies, skole, vroue-byeenkomste, kerkgeleenthede, kleingroepbesprekings en maatskappye.