Werksbeskrywing van ampte - VLU Mpumalanga
Lei die vergadering volgens die agenda en handhaaf orde.
Lei die bestuursvergaderings.
Woon streeksvergaderings, konferensie en kongres by om sodoende inligting aan tak te kan deurgee.
Hanteer die lederegister in samewerking met die sekretaresse en tesouriere – sy moet weet wie in haar tak is!
Is te alle tye vir raadpleging beskikbaar.
Tree as verkiesingsbeampte op tydens die verkeising, behalwe as die voorsitster verkiesbaar is (nooi dan ‘n lid van dagbestuur).
Stel die voorsitstersverslag saam.
Verteenwoordig die tak na buite en is verantwoordelik vir alle takwerksaamhede en takgebeure – nie dat sy noodwendig alles doen nie!
Delegeer opdragte vanuit die stoel en kontroleer die uitvoering daarvan.
Ontvang jaarliks ‘n honorarium indien die takfondse dit toelaat.
﻿Dis die voorsitster verantwoordelikheid om toe te sien dat al die ampte die nodige inligting ontvang.
Inligtigting is vir alle lede se insae en nie net vir die voorsitster nie!﻿
Konferensie en Kongres bywoon.
Verjaarsdae: lede per sms herinner aan ‘n persoon wat verjaar.
Nuwe lede verwelkom
Volledige lede en adreslyste byhou.
Voorsitster bystaan met opstel van jaarverslag.
Beplanning van volgende jaar se jaarprogram
Lief en leed deurgee aan lede.
Funksies: Blomme, tafelversierings, reel van eetgoed.
Prysuitdeling – punte van konferensie en kongres.
Werwing van nuwe lede.
Bywoon van streekvergaderings, konferensies en kongresse asook opleiding.
Tree op as plaasvervanger vir Voorsitster.
Tree op as algemene gasvrou by takvergaderings
Neem stoel tydens jaarvergadering, terwyl Voorsitster verslag lewer.
Tree op as Verkiesingsbeampte vir verkiesing van Voorsitster (indien sy self genomineer is, hanteer ‘n Verkiesingsbeampte die hele verkiesing).
Hanteer kompetisie-artikels by vergadeirngs en eerste streekvergadering van jaar,
tensy tak ‘n beoordeings sameroepster aanstel.
Laat weet streeksekretaresse hoeveel lede die werksklasse/inligtingsdae/streeksvergaderings ens. gaan bywoon.
Bestel van kompetisie strokies/boekies.
Insamel van punte: Takkompetisies, Konferensie en Kongres kompetisies.
Punte staat byhou vir prysuitdeling in samewerking met vise-voorsitster-
Werwering van nuwe jonger lede.
Bywoon van streekvergadering en opleiding.
Ontvang van gelde.
Uitreik van kwitansies.
Aankope van benodigdhede.
Tjeks aan streek – en provisie
Reel van beoordelaars vir takkompetisies
Neem van foto’s.
Lief en leed ( afgee van kaartjies, blomme, sms’e).
Funksies: tafelversierings en logistieke reelings.
Werf nuwe jonger lede.
Bemarking van tak.
Bemarking: skryf van inligting oor VLU vir radio en praatjies.
Bywoon van inligtingsdae verpligtend.
Help met reel en aanbied van werksklasse.
Nuwe lede en voornemende lede laat tuis voel in vergaderings
Bemarking en werf nuwe jonger lede.
Verkoop van kaartjies vir funksies.
Uitwerk van jaarprogram-konferensie en kongres artikels.
Insamel van inligting – konferensie en kongres artikels.
Motivering van lede om deel te neem aan kompetisies
Bestaan uit voorsitster, vise-voorsitster, sekretaresse, tesouriere, skakelbeampte, beoordelaarsameroepster en addisionele lede indien benodig.
Die bestuur is verantwoordelik vir saamstel van jaarprogram en reël van fondsinsamelings.
Betrek alle lede by die vergaderings deur bv. sameroepsters en ‘n komiteelid by elke vergadering in te deel.
Alhoewel studierigtings nie meer verpligtend is nie, is dit handige riglyne vir die saamstel van die jaarprogram en bied dit wye keuses.
Dis belangrik dat daar gereeld bestuursvergaderings gehou sal word ( minstens 3 per jaar).
Elke bestuurslid moet weet wat haar pligte is.
Elke tak moet Huishoudelike reëls hê.
Bestaan uit 'n Streeksvoorsitster, Vise-Voorsitster, Tesouriere, Sekretaresse en Beoordelingssameroepster.
Die Streekbestuur is verantwoordelik vir die reël van Streeksvergaderings en Streekfondsinsamelings
Minstens 3 Bestuursvergaderings moet per jaar gehou word.
Doen by elke UB vergadering verslag oor streek/takke/ledetal ens.
Reiseise na UB vergaderings en kongres, boekie/moet in tydperk van 2 jaar elke tak besoek en kan dan eis. Indien meer as een keer besoek, eie koste.
Drie dagbestuursvergaderings moet gehou word.
Ander verpligtinge buite VLU is eie keuse en eie onkoste, dit dra egter by tot bemarking en blootstelling van VLU.
Klein geskenkies deur streeksvoorsitster aan elke streeklid wat kongres bywoon.
Klein geskenkies vanaf streek, moontlik ‘n borg, vir elke kongresganger wat in sakke geplaas word.
Klein geskenkies aan einde van jaar aan elke UB lid.
Direk na eerste streekvergadering word plakboeke, voorsitsterverslae en takalbums beoordeel deur persoon van jou keuse/ dit word nie deur streek beoordeling sameroepster gedoen nie ( dalk eers jou verslag daaruit saamstel, of afskrifte maak, afhangende van tyd).
Sit in tydens beoordeling van streek se artikels – hoor by jou streekbeoordelaar.
Maak afskrifte van ledelyste wat in jaarprogramme verskyn, so het jy lede se kontaknommers.
Teken vergaderingdatums van takke aan wat in jaarprogramme verskyn tov jou kontrole.
Uitsorteer van probleme in takke en streek.
Moontlike stigting van nuwe takke.
Dis goed om alles op rekenaar te hou, of neer te skryf as iets gedoen word, dit maak verslag skryf makliker en soms gaan baie verlore, ons kannie altyd alles onthou nie.
Dokumente wat al hierdie inligting bevat:
Riglyne vir Takke, Streke en Ampte:
Verantwoordelik vir die neem van foto’s by tak-, streekvergaderings, konferensie, kongres, werksklasse en ander VLU geleenthede.
Verantwoordelik vir saamstel van takalbum –foto’s sonder name sê niks.
Takalbum moet jou nie benoud maak nie! Wees georganiseerd, begin
betyds, handel elke VLU geleentheid af, kan selfs vir elke taklid opdrag gee om saam te werk met album – hou ‘n takalbum werksklas , dis lekker geesbou in tak en dan sit jy nie die hele Kersvakansie met die album nie!
Hou takalbums in veilige bewaring – dis kosbare geskiedenis en argief
Stuur gereeld kennis van vergadering , berigte en foto’s aan die media, die Communiquè, streekkoerantjie en ander publikasies.
Stal gereeld takalbums uit by takvergaderings, konferensie en ander VLU geleenthede.
Hou ‘n lêer met alle skakelwerk inligting, asook kontakbesonderhede van ander skakelbeamptes, die Communiquè, koerante, radiostasies, tydskrifte en ander en dra oor aan opvolger.
Neem gereeld foto’s van alle lede en moenie altyd net die bestuur of sekere lede se foto’s plaas nie.
Stuur gereeld knipsels van koerantberigte oor takaangeleenthede na streek- en provinsiale skakelbeampte en hou een vir taklêer – dus 3 van elk. Moenie hele koerant pos nie, net VLU nuus (nie vergadering kennisgewings, dis net vir takalbum) Voorstel: plak naam van koerant met foto/berig op A4, gee vir streekskakel, sy besorg weer aan provinsie se skakel.
Nooi die pers na geleenthede en probeer kontak behou.
Bedank media wanneer berigte verskyn het.
Stuur huldeblyk/meelewing so gou moontlik na die Communiquè met ‘n
foto. Hou dit so kort moontlik!
Die skakelbeampte moet VLU te alle tye bemark – tydig en ontydig!!!
1. Waak teen hoofletters – voorsitster, mev, kongres, ens is met kleinletters in ‘n berig.
2. Punte word nie meer gebruik nie – VLU en nie V.L.U.
3. Aanhalings, versies ens mag nie sonder toestemming gepubliseer
4. Waak teen foto’s sonder mense met bv net koeke op foto.
5. Indien foto’s gepos word, tik aparte berig by elke foto. Nommer agter op foto wat pas by nommer by berig. Merk foto’s met permanente pen, anders smeer die ink en kan dit foto’s wat opmekaar is beskadig. Moenie foto aan berig vasheg met papierknip nie.
6. Foto’s van mense word kop en skouers geneem/ of tot by die heupe
hande ingesluit/ of vollengte voete ingesluit.
7. Swak foto kwaliteit is nie bruikbaar vir plasing nie, ook nie
afskrifte/koerantberigte van foto’s nie.
8. Dis belangrik om volledige berig saam met foto na die Communiquè
te stuur en nie net ‘n foto met onderskrif nie.
9. Moet asb nie berigte in hoofletters tik nie, dit neem baie tyd in beslag
om dit oor te tik.
10. Spelling en sinskontruksie kan baie meer aandag geniet.
11. Proeflees alle berigte en laat ‘n tweede persoon dit ook doen.
12. Gewoonlik wanneer berigte op nippertjie gestuur word, is daar nie tyd
om iemand te vra vir proeflees nie en dan het berig tekortkominge.
13. Stuur asb betyds in en nie eers op dag van sperdatum nie!
Streekskakel kan takskakels herinner aan sperdatums.
14. Kyk na berigte in die media en leer daaruit.
15. Behou kontinuïteit deurgaans in bergite. As bv begin met mev, bly dit
so deurgaans deur berig en word dit nie later Rina nie.
16. Media 24 gaan glad nie meer mnr/mev/me gebruik nie, (BEELD 8 Mei 2012) maar ‘n gemakliker, informele skryfstyl handhaaf.
Waar die gebruik iemand se beroep aandui soos bv ds/dr/prof, sal dit
steeds gebruik word en die Communiquè gaan hierby aanpas.
17. Wanneer getalle deurgegee word, word dit in woorde uitgetik, bv dertien en nie 13 nie, behalwe natuurlik datums en jaartalle.
18. Sorg dat die benaming van die onderskeie poste korrek is bv nie ‘puntesameroepster’ nie, maar ‘beoordelingsameroepster’.
Maak seker dat die inskrywingsboek/-vormpies vir die punte beskikbaar daar is vir kompetisies.
Sien toe dat alle kompetisie artikels behoorlik gesorteer en uitgestal word onder die korrekte afdeling.
Noodsaaklikhede op kompetisietafel: bordjie, mes, teelepel, nat lappie en 'n glas water.
As daar baie artikels is kry hulp vir die beoordeelaar, (jy self kan haar help om net die vorm vir haar intevul terwyl sy vir jou sê wat om te skrywe, jy mag glad nie praat nie tensy sy vir jou iets vra).
Bevestig skriftelik met beoordelares minstens een maand voor die vergadering. Maak gebruik van bevestigingsbriewe verkrygbaar by sekretaresse, bel, of e-pos.
Vra haar kostes, asook vir brandstof. Bespreek dit eers met voorsitter om te bepaal of dit nie te hoog is nie, en bevestig daarna u afspraak.
Wanneer u die beoordelaar ontvang vra haar kilometerafstand sodat tesouriere die tjek/kontant dadelik kan voorberei (?c per kilometer.)
Ontvang self u beoordelaar en stel haar voor aan jul voorsitter.
Na beoordeling en vergadering stel haar voor aan lede en vra haar om kommentaar te lewer oor artikels
Aan einde van die jaar (Nov) kry die punte reg, gee aan voorsitter sodat die sertifikate gedoen kan word.
Kry voorstelle van lede vir konferensie artikels wat September reeds ingedien moet word vir die volgende jaar se beplanning - in samewerking met bestuur word die nuwe kompetisielys opgestel
Reël vir miniskoue ten minste 2 per jaar.
Alle kompetisie-inskrywingsvorms (verkrygbaar by die laaste streeksvergadering) moet ingevul wees en vergesel word met die inskrywingsgelde na die streekbeoordelingsameroepster.
Artikels moet middel Januarie by die streekbeoordelaarsameroepster wees met die inskrywingsgelde. (Of volgens julle reeling)
Bederfbare artikels word die dag voor die konferensie ingehandig (of soos gereël vir beoordeling), daardie artikels moet ook reeds ingevul wees op jou inskrywings vorm met sy inskrywingsgeld, geen laat inskrywings gaan hanteer word nie.
Bly in verbinding met jou streekbeoordelingsameroepster in verband met Inligtingsdag asook opleiding vir eksamen vir nuwe beoordelaars.
﻿‘n Betrokke lid is die een wat vertel van die lekker van VLU en ook hierdie lekker positief uitleef sodat ander vrouens ook graag betrokke wil raak.﻿
﻿As jy kan leiding neem, kan jy organiseer
As jy kan beplan, het jy beheer
As jy kan motiveer, kan jy aktiveer en delegeer
En dan is VLU lekker, keer op keer!!!﻿
Verantwoordelik vir insameling, uitbetaling aan aanteken van alle fondse in tak
Benodig ‘n tjekboek, kwitansieboek, bankboek en ontledingsboek.
Hanteer maandelikse betalings bv saalhuur vir byeeenkomste, koste van sprekers, geskenke ens.
Hanteer looitjielyste, marktafel, kleinkas en alle ander fondsinsamelings.
Hanteer jaarlikse betalings aan hoofkantoor en streek.
Hanteer metaalvoorraad bestellings van hoofkantoor – bestel vroegtydig.
Hanteer ledelyste se oorbetalings aan provinsie en streek saam met sekretaresse en voorsitster – hou by sperdatums en heg tjek/betalingsbewys aan.
Hanteer registrasie van afgevaardigdes na konferesie/kongres saam met
Hanteer inskrywingsgelde vir kompetisies/werksklasse saam met sekretaresse/ vise/ beoordeling sameroepster.
Elke tak moet oor ‘n tjekrekening beskik.
Alle gelde word per tjek/elektronies oorbetaal-geen kontant.
Twee handtekeninge word benodig op tjek, maar drie persone moet tekenregte he.
Eis alle uitgawes terug van tak met strokies/fakture.
Reel jaarliks oudit en hou staat voor aan vergadering.
Voorsien staat aan voorsitster om aan te heg aan haar verslag.
Lewer volledige verslag tydens bestuur- en maandvergaderings.
Doen slegs uitbetalings waarvoor bewyse ontvang is. (Bewaar alle bewyse)
Oorhandig alle boekhouding aan opvolger.
Reik kwitansies uit vir alle inbetalings.
Bewaar fondse veilig en bank so gou moontlik.
Hou ‘n leer met alle bankstate en tjeks.
Enige lid mag te enige tyd vra vir insae in die boeke.
‘n Beraamde jaarlikse begroting moet by die eerste bestuursvergadering voorgehou word ( gebaseer op die vorige jaar se uitgawes).
Behartig alle korrespondensie op amptelike papier in duplikaat en oorhandig, tesame met korrespondensie ontvang aan sekretaresse vir liasering.
Verwittig tekenregte vir opvolger.
Verkry tekenregte vir opvolger.
Let op sperdatums vir betalings aan hoofkantoor en streek.
Doen die bestelling en aankope van die teelepels ens
﻿Die sekretaresse is die hartklop van die tak!﻿
Hou alle takeiendom, veral notuleboeke, in veilige bewaring.
Hanteer die lederegister in
samewerking met die tesouriere en voorsitster.
Hou die lede- en adreslys op datum.
Hanteer die puntestelsel van lede.
Hou afskrifte van alle uitgaande korrespondensie.
Hanteer en liasseer alle korrespondensie en sekretariele inligting – bewaar vir 5 jaar.
Eis alle aankope vir tak met
strokies/fakture terug van tesouriere.
Woon streeksvergaderings by (met stemreg) en maak notas van wat belangrik is.
Hanteer registrasie van afgevaardigdes na konferensie en kongres, in samewerking met tesouriere en voorsitster.
Stel agenda saam met voorsitster op.
Neem notules van vergaderings.
Besonderhede van bestuur en ledetal in tak word voltooi en deurgegee an
streeksekretaresse na afloop van Januarie vergadering vir versending na hoofkontoor.
Verwittig streeksekretaresse en hoofkantoor van verandering op bestuur.
Funksies, blomme, tafelversiering, reel van eetgoed
Ledelyste by te hou.
Presensielys by te hou
Bestel van metaalvoorraad
Invul van geloofsbriewe, en ander korrespondensie
Werwing van nuwe jonger lede.
Bywoon van streekvergaderings en opleiding
Korrespondensie, tikwerk, foonoproepe ens. hanteer.
Alle korrespondensie op VLU Mpumalanga se briefhoofde doen.
Verkry skryfbehoeftes van Voorsitster soos benodig.
Hou besluiteboek met alle langtermyn besluite op datum.
Pligte van die beoordelingssameroep-
ster (STREEK EN PROVINSIE)
Die beoordelingsameroepster moet verkieslik in ten minste een afdeling as ‘n beoordelaar gekwalifiseer wees.
Reël vir die beoordeling van haar streek/provinsie se artikels. Geen beoordelaar mag haar eie streek se artikels beoordeel op konferensie- en kongresvlak nie.
Tydens hierdie beoordeling MOET sy en haar streeksvoorsitter (indien moontlik) teenwoordig wees om toe te sien dat beoordeling regverdig en ordelik plaasvind en vrae van die beoordelaars te beantwoord;
Die puntestate saamstel en dubbele kontrole uitoefen om te verseker dat dit foutloos is;
Die streekbeoordelingsameroepster moet lede werf vir die jaarlikse beoordelaarseksamen en die name aan die provinsiale beoordelingsameroepster verskaf.
Die provinsiale beoordelingsameroepster kan ook self kandidate vir die eksamens werf.
Die prov. Beoordelingsameroepster reel vir die opleiding van die eksamenkandidate.
Die Prov. Beoordelingsameroepster kry die datums van die beoordeling van die onderskeie streke se artikels by die streekbeoordelingsameroepsters en gee dit aan die kandidate sodat hulle kan insit by die beoordeling.
Die Prov. Beoordelingsameroepster moet toesien dat kandidate betyds hul vorms voltooi en eksamengeld inbetaal in die SAVLU rek. nie later as 20 April by Prov. Beoordelingsameroepster nie. Dit moet nie later as 30 April by die S.A.Beoordelingsameroepster wees.
Die Prov.beoord.sameroepster stuur al die vorms en bewyse van betaling aan die S.A. beoordelingsameroepster.
Die Prov. Beoordelingsameroepster moet deurgaans in kontak met die S.A.Beoordelingsameroepster wees.
Die provinsiale- sowel as die steekbeoordelingsameroepsters moet die inligtingsdag oor die S.A. kompetisies by hoofkantoor bywoon en ander lede van die provinsie motiveer om dit by te woon. Gee die naamlys vroegtydig aan die S.A. Beoordelingsameroepster aangesien die lokaal klein is en ‘n beperkte aantal lede geakkommodeer kan word. (Al die provinsies, behalwe Kaapland, woon dié inligtingsdag by). S.A. kompetisies vind net elke derde jaar plaas.
Die Prov. beoordelingsameroepster moet ‘n inligtingsdag oor die S.A. Kompetisies vir die provinsie se lede reël.
Die beoordelingsameroepster (streek sowel as provinsiaal) moet reël vir demonstrasies/kursusse vir haar streek/provinsie.
Die Prov. Beoordelingsameroepster moet gedurende Julie/Augustus ‘n vergadering met die streekbeoordelingsameroepsters hou om sekere kwessies rondom beoordeling te bespreek en die kompetisies vir die volgende jaar te bepaal. Só ‘n vergadering word nie die jaar voor die S.A. kompetisies gehou nie.
Riglyne vir die gekose kompetisies moet breedvoerig opgestel word (sy kan dié taak aan die streekbeoordelingsameroepsters delegeer en net kontroleer).
Die Prov. Beoordelingsameroepster moet die riglyne van die S.A. sowel as die provinsiale kompetisies aan die Communique se redakteur stuur sodat dit in die Okt/Nov/Des uitgawe gepubliseer kan word.
Die streekbeoordelingsameroepster moet in samewerking met haar streeksvoorsitter ‘n dag reël vir die bepaling van die streek se kompetisies , gevolg deur ‘n inligtingsdag.
Alle inligting ten opsigte van kompetisies en eksamens moet deur die prov. Beoordelingsameroepster aan die streekbeoordelingsameroepsters deurgestuur word.
Laasgenoemde moet dit weer aan die takke stuur.
VLU Mpumalanga opleidingsboekie 2015