Moeg vir al die papierwerk in jou praktyk? Maak 'n digitale plan ... | LitNet
Moeg vir al die papierwerk in jou praktyk? Maak 'n digitale plan ...
Lou Coetzer, Naomi Meyer 2012-05-30
Baie mense het 'n hekel aan administrasie en papierwerk. Lou Coetzer is 'n prokureur met 'n plan – wat dalk 'n klein revolusie binne die wêreld se papier-orde kan veroorsaak. Hy het met Naomi Meyer oor 'n kantoor gesels waar kliënte gelukkig is en waar mense nie met onnodige lêers hoef te sukkel nie.
Hallo Lou, dankie vir die geleentheid tot gesprek. Vertel asseblief vir ons lesers van jou agtergrond en jou werk – en enige ander aspek van jou lewe wat jy bereid is om aan die groot klok te hang (soos bus ry hof toe, ensovoorts).
Ek het die BProc-graad einde 1996 aan die Puk verwerf. Daarna het ek by 'n klein firma, Esterhyuse en Lynch in Bloemfontein, my leertyd ("articles") begin. Terwyl ek besig was met die eerste jaar van leertyd, het die regskool in Bloemfontein afgeskop en val ek toe daar in by die na-uurse klasse om die leertyd bietjie vinniger uit die pad te kry. Op 15 Oktober 1998 word ek as prokureur toegelaat en praktiseer as professionele assistent by Schoeman Maree tot en met my skuif na die fraaie Kaap in Januarie 2000. In die Kaap het ek as professionele assistent gewerk by Du Preez Van der Merwe Prokureurs in Bellville tot en met Oktober 2001, toe ek vir my eie rekening onder die naam Coetzer Prokureurs in Table View begin praktiseer het. Ek bedryf 'n algemene praktyk met hoofklem op litigasie in die landdroshof en hooggeregshof. Gedurende 2010 verskuif ek my kantore na Melkbosstrand, aangesien ek van mening is dat Melkbosstrand soos die "poort" na Kaapstad vir die Weskus kan funksioneer. My kantoorpersoneel bestaan uit 'n ontvangsdame/tikster, 'n klerk en 'n assosiaat. Ek vind die Myciti Bus ongelooflik eenvoudig en effektief en maak van die busdiens gebruik sedert die aanvang daarvan. Dis "skoon" en gemaklik en baie koste-effektief. Sodra die busstasie in Melkbosstrand voltooi is, sal ek nie eers meer my motor hoef te gebruik nie – lieflik!
'n Konsep wat my as werknemer by 'n aanlynjoernaal interesseer, maar natuurlik ook vir vele dosyne van ons lesers wat beroepe in kantore beoefen, is die idee van 'n omgewing waar eindelose papieradministrasie uitgeskakel kan word. Tydens 'n gesprek het jy my vertel van jou idees oor 'n prokureurskantoor waar sake net daar op 'n rekenaar afgehandel word, sodat mens nie agterna met die lêer se uitsortering sit nie. Wil jy nie asseblief vir ons lesers van 'n kant af vertel hoe jy so iets visualiseer nie?
Die gedagte van 'n papierlose kantoor is waarskynlik die "spook" van die meeste van my kollegas. Die uitdaging is om jouself / jou kantoor só te bedryf dat enige duplisering van enige take sover moontlik verhoed kan word. 'n Eenvoudige voorbeeld is waar die prokureur dikteer, die band na die tikster gaan, en die tikwerk weer terug na die prokureur vir nagaan en onderteken. 'n Doodeenvoudige proses van 'n brief skryf neem dan gemiddeld 100% langer as wat dit moes geneem het. Hierdie hele proses kan vereenvoudig word waar die prokureur byvoorbeeld gebruik maak van stemherkenningsagteware – waar die diktasie "lewend" en in regte tyd geskied. Daar is ook firmas wat reeds alle lêerinhoud skandeer en op 'n rekenaarstelsel beskikbaar stel – sodoende kan mens letterlik met die druk van 'n knoppie jou lêerinhoud nagaan en navrae beantwoord. Sagtewarepakkette soos Legalsuite en Lexpro (na my mening die bestes) skakel ook by hierdie papierlose-kantoor-opset in en die gebruik daarvan integreer as't ware die bestuur van die kantoor met die litigasiegedeelte – alles papierloos. Met die koms van die rekenaartablette het die tegnologie nou so 'n kritieke stadium bereik dat die prokureur letterlik met die tablet enige probleem en/of kliënt die hoof kan bied. Die tablet sal tipies in verbinding wees met die netwerk waarop die lêerinhoud gestoor word, sowel as toegang hê tot al die elektroniese weergawes van die toepaslike werke, soos Jones & Buckle ens. Enige kliënt moet dan sodoende in die bestek van die konsultasie gehelp kan word met die opstel van ooreenkomste, briewe en opinies. Sodra die dokumente opgestel is, kan dit elektronies aan die kliënt beskikbaar gestel word – op voorwaarde dat die toepaslike fooi vereffen word en die kliënt sodoende die kode verkry om die inhoud te ontsluit. Dink net hoe effektief die prokureur kan funksioneer deur alles basies "lewend" te doen – ook die kliënt word direk hierdeur koste bespaar en sal 'n baie tevrede kliënt van die firma bly.
Die belangrikste vrae is: Is dit prakties en lewensvatbaar? Op ons akademiese afdeling hier by LitNet, LitNet Akademies – met die onderafdeling LitNet Akademies (Regte) – publiseer ons geakkrediteerde artikels. Sou jy reken mens kan ook template of vorms hier beskikbaar stel wat papierwerk vir prokureurs kan uitskakel?
Ja, dit kán lewensvatbaar wees. Die internet is een van die vernaamste navorsingsmetodes in die hedendaagse praktyk.