Verbeter jou produktiwiteit met dié 8 gewoontes(Foto: Pixabay) Voel jy ook soms asof jou doenlysie onveranderd gebly het na ŉ lang werksdag waar jy heeltyd besig was? In die uiters suksesvolle selfhelpboek The Power of Habit skryf Charles Duhigg dat gewoontes die een groot gemene deler is vir hoogs produktiewe mense. Helen Vermaak, bedryfsdirekteur van die aanlyn opleidingsplatformThe Human Edge, sê baie mense word in die steek gelaat deur hul eie swak produktiwiteit en dat hulle dit dan verkeerd probeer regstel. “In antwoord daarop werk ons langer ure, maar dit lei later tot uitbranding. Of ons blameer ons swak produktiwiteit op die hoeveelheid werk wat ons het om te doen, dat ons nie tyd het nie, of ŉ magdom ander verskonings.” Vermaak sê daar is gewoontes wat mense kan aanleer om die eintlike probleem te takel. “Om baie werk te hê en te min tyd om alles te balanseer is niks nuut nie. Maar ons kan leer om weer eienaarskap van ons tyd, energie en aandag te neem deur hierdie agt wenke te volg – vier dinge wat jy moet ophou doen en vier dinge wat jy moet begin doen.” “Stresvrye produktiwiteit is wel moontlik, maar slegs as jy die navrae wat na jou kant toe kom en bestaande projekte bestuur, eerder as wat dit jou bestuur. Dit is moontlik om aan die einde van die dag moeg, maar produktief te voel,” sê Vermaak. Dit beteken nie jy moet glad nie jou e-posse nagaan deur die dag nie, maar dit moet nie die eerste ding wees wat jy doen as jy jou rekenaar aanskakel nie. Wanneer jy jou dag begin deur na e-posse te kyk, word jou uitkyk op die dag verdraai met al die nuwe goed wat in jou inboks lê. Dit is natuurlik vir nuwe idees om belangrik te lyk en jou planne vir die dag omver te gooi. Neem twee of drie minute elke oggend om jou kalender na te gaan. Die inskrywings op jou kalender is goed waartoe jy jou reeds verbind het en dit is die maklikste manier om te sien hoeveel tyd jy oor het vir ander werk vir die res van die dag. Nadat jy na jou kalender gekyk het, kyk na jou doenlysie. Deur ŉ vinnige oog te gooi oor jou kalender en doenlysie voordat jy jou e-posse oopmaak, verhoog jy jou kanse om die “regte” goed eerste te doen. Jy weet reeds wat belangrik is vir die dag en sal daarom nie so vinnig deur nuwe take geswaai word nie. Die meeste van ons hou daarvan om ons te verbeel dat ons deur vier Zoom-vergaderings, middagete, e-posse en al jou ander take, tyd gaan vind om tien take in een dag af te handel. Maar dit is hoog onwaarskynlik. Wanneer ons onrealistiese verwagtinge vir ons skep, soek ons vir moeilikheid in die vorm van frustrasie en die gevoel van mislukking. Mik daarna om elke dag sowat drie dinge te bereik. Nou praat ons nie van roetinetake nie, maar eerder kerntake wat afgehandel moet word vir projekte om suksesvol te wees. As jy ekstra tyd het – fantasties! – jy kan altyd ŉ taak byvoeg. Maar enigiets meer as drie vaste take per dag is gevaarlik ambisieus. Te gereeld oortuig ons onsself dat die woord “ja” met magiese kragte gepaard gaan en dat ons op een of ander manier tyd gaan kry vir meer take. Dit is net ŉ illusie. Jy moet besef dat daar altyd meer is om te doen as wat jy werklik kan vermag. Hou op lukraak “ja” sê sonder om daaroor te dink. Help jou toekomstige self deur nie jou bord oorvol te laai nie. Wanneer iemand jou vra om iets te doen, vra eers ŉ paar vrae sodat jy heeltemal verstaan waarvoor jy jouself inlaat. As jy nie kans sien nie, sê eenvoudig: “Ek is jammer, ek sal dit nie kan doen nie aangesien ek op die oomblik op my ander kernprioriteite moet fokus”. Of jy kan die navraag onderhandel volgens hoeveel werk jy moet insit, byvoorbeeld: “Ek kan nie die taak teen Vrydag klaarmaak nie, maar ek kan dit op Vrydag begin en teen Dinsdag gereed hê. Sal dit werk?”. Een goeie rede hoekom jy nooit jou inboks op jou e-pos moet leegmaak nie, is omdat die volume van jou e-pos nie so belangrik is soos hoe goed jy jou inboks bestuur nie. Wanneer jy jou e-posse begin sorteer en dan 20 minute aandag aan ŉ projek gee wat in een van jou e-posse opgeduik het, verloor jy tyd. Om e-posse te prosesseer is een taak, maar om die werk in ŉ e-pos te doen is ŉ ander taak – moenie die twee meng nie. Maak elke dag tyd vir e-posse, en slegs e-posse. Moenie op enigiets anders fokus nie, lees elke e-pos aandagtig en besluit op aksies wat daarop volg. Skryf die gewenste resultaat op jou doenlysie of kalender en gooi die e-pos weg. Wanneer jy byvoorbeeld 45 minute gebruik om slegs aandag aan jou e-posse te gee, kan jy deur meer items werk, wat jou help om jou kalender beter op te stel sodat jy jou tyd doeltreffend bestuur.