Verhoog jou vertroue in jou projek met risikobestuur
Die beste projekbestuurders het die volle vertroue van hul lynbestuurder en projek borg. Die uitvoerende beamptes agter hul projekte glo hulle wanneer hulle sê hulle benodig ekstra befondsing, meer hulpbronne of hulp om 'n probleem op te los.
As jy in riskante situasies werk, het jy die regte kit nodig. Soos 'n stapper met 'n rugsak tou en krampe, benodig jy die gereedskap om ook die projekrisiko te hanteer.
U kan u bestuurder se vertroue in u projek verhoog met 'n risikobestuursplan.
'N eenvoudige 5-stap proses kan grootliks verander hoe jou baas jou projek (en jou) sien.
Wat is risikobestuur in projekbestuur?
Risikobestuur in projekbestuur is die proses om die projekrisiko's te identifiseer, te assesseer en te reageer.
Projek risiko's is dinge wat die projek kan beïnvloed (positief of negatief, maar oor die algemeen interpreteer mense risiko as gebeurtenisse wat 'n negatiewe impak op die projek sou hê).
Of jou projek groot of klein is, dit sal risiko's daaraan verbonde hê. Dit kan enigiets wees van die risiko dat jou skoolparade gereën word teen die risiko van 'n prysverhoging tot 'n kritiese komponent van jou nuwe kring.
Projek risiko, indien dit nie reg bestuur word nie, kan dit moeiliker maak om jou projek suksesvol te lewer. Ongekontroleerde risiko's kan tyd by jou skedule voeg, werk vir jou tyd en geld vir jou begroting. Bestuurders word senuweeagtig oor hierdie soort ding. Al hierdie dinge kan vermy word met 'n risikobestuursplan.
'N Risikobestuursplan is 'n goeie manier om jou eie vertroue te verhoog in die vermoë van jou projekspan om te lewer - en dit mors ook om jou bestuurder se selfvertroue te verhoog. Jy wil hê hulle moet glo dat jy dit kan doen, en jy wil hê hulle moet bewus wees van wat jou kan keer om die projek suksesvol af te lewer.
'N Risikobestuursplan is 'n perfekte hulpmiddel om dit te doen.
En raai wat? Dit is regtig maklik om te begin.
Projek risikobestuur is 'n eenvoudige 5-stap proses. Kom ons maak dit nie meer ingewikkeld as wat dit moet wees nie. Dit is iets wat jy vandag kan begin, berei jou voor om dit tydens jou volgende vergadering te bespreek en dit klaar te maak aangesien iemand die notule tik.
Soos met soveel dele van projekbestuur, is risikobestuur 'n proses. Die 5 stappe is:
As hierdie terme nie veel vir jou beteken nie, hou dit asseblief vas - ek gaan dit alles verduidelik.
Stap 1: Inisieer
Eerstens wil u die konteks vir u risikobestuur in u projekbestuursomgewing stel.
Daar is waarskynlik nie baie werk om hier te doen nie, want iemand in jou onderneming sal reeds 'n korporatiewe risikobeleid voorberei het en al wat jy moet doen is om dit op te spoor. Dit sal die maatskappy se benadering tot risiko verduidelik en mag selfs die sjablone wat u benodig, mandateer. Sjablonen bespaar jou altyd 'n baan, dus kyk uit vir diegene wat ook!
Selfs as jy nie 'n korporatiewe risikobeleid het nie, kan iemand anders wat projekte langs jou bestuur, 'n projekrisikobestuursplan hê wat jy kan kopieer.
Waarom die wiel herontdek? Hergebruik van dokumente is 'n moet as jy tyd wil bespaar en meer gedoen word.
Gebruik wat jy gevind het om 'n risikobestuursplan vir jou projek te produseer. Dit is deel van u algemene projekbestuursplan en praat oor hoe u die bestuur van risiko op u projek gaan benader.
As jy nie weet wat om in te voeg nie, lees verder! Die volgende stappe sal u 'n beter idee gee van waaroor u in u risikobestuursplan moet praat.
Dit verbeter vertroue deur: Wys jou bestuurder dat jy 'n benadering het om onduidelikheid oor jou projek te hanteer en dat jy aktief risiko gaan bestuur.
Stap 2: Identifiseer
Sodra jy 'n benadering uiteengesit het, kan jy dan begin werk.
Nou identifiseer jy die risiko's wat jou projek sal beïnvloed. Dit is slegs 'n momentopname in die tyd en jou risikobestuur is iets wat jy weer en weer wil terugkom om te verseker dat enigiets nuut daaraan aangebring word.
U kan risiko's identifiseer deur 'n kontrolelys van algemene risiko's te gebruik, 'n onderhoud met belanghebbendes oor die projek (veral die moeilike belanghebbendes soos hulle oor die algemeen baie te sê het oor wat verkeerd kan gaan), dinkskrumsessies en gesonde verstand gebruik.
Jy soek dinge wat probleme kan veroorsaak as hulle ooit gebeur het. (Onthou, risiko's het nog nie gebeur nie. Projekkwessies is dinge wat alreeds gebeur het.)
Maar jy gaan dit doen, jy moet beslis ander mense betrek. Alleen, jy sal nie die hele prentjie hê nie en jy sal dinge misloop.
Risiko's kan en behoort deur enigiemand geïdentifiseer te word. As 'n projekbestuurder, is jou werk om jou kollegas aan te moedig om risiko's op te wek, sodat jy as 'n span iets oor hulle kan doen.
Al die risiko's geïdentifiseer moet in die risikoregister aangeteken word. As u ' n projekkoördineerder op die span of 'n projekondersteunende persoon het, kan hulle dit doen. Andersins is dit deel van die administratiewe take wat u moet doen.
Dit verbeter vertroue deur: Demonstreer dat jy bewus is van die sleutelrisiko's wat jou projek kan beïnvloed en dat jy 'n manier het om voortdurend bewus te wees van nuwe risiko's.
Stap 3: Assesseer
Risiko's word dan geassesseer vir waarskynlikheid en impak. Hierdie gedetailleerde artikel oor hoe om 'n projekrisiko te assesseer, dek jou daarvoor. Gee dit 'n goeie lees as jy nie vertroud is met die proses nie.
As 'n verdere maatstaf, kan jy ook nabyheid bepaal, wat beteken hoe naby die risiko is dat dit waarskynlik sal gebeur. 'N Risiko met hoë nabyheid sal moontlik binnekort plaasvind. 'N risiko met 'n lae nabyheid kan gebeur op 'n sekere punt in die verre toekoms. Dit kan jou nog 'n faktor gee om jou tyd en energie te prioritiseer wanneer dit gaan om die hantering van die risiko's.
Dit verhoog die vertroue deur: Om jou bestuurder en almal op die span te verseker, het 'n duidelike idee van wat sou gebeur as enige van hierdie risiko's werklik tot gevolg gehad het.
Stap 4: Plan Responses
Nou kom ons na die vleislike deel van u risikobestuursplan. In hierdie stap werk jy uit hoe om die risiko te bestuur deur 'n gepaste antwoord te identifiseer.
Ons doen dit omdat tot nou toe al wat jy het, 'n lys is van wat dalk gebeur om jou projek natuurlik in die toekoms te gooi en hoe groot 'n ooreenkoms sal wees. Wat jou bestuurder volgende sal wil weet, is: Wat gaan jy daaraan doen?
Oor die algemeen is daar 4 dinge wat jy kan doen om 'n projekrisiko aan te spreek en te bestuur. Hulle is:
Mitigate (dws Verminder)
Hierdie is in detail in hierdie diep duik gedek in risiko-responsstrategieë vir negatiewe risiko .
Sommige van u risiko's kan 'n positiewe uitkoms hê. Byvoorbeeld: Daar is 'n risiko dat jy soveel van jou nuwe produk verkoop dat jy die telefoonlyne ineenstort. Dit sal 'n lekker probleem wees, maar dit is nog steeds 'n risiko waarvoor ons moet beplan.
Daar is 'n aantal maniere waarop jy kan voorberei vir 'n positiewe risiko wat insluit:
Hierdie word in meer besonderhede in hierdie artikel oor risiko-responsstrategieë vir positiewe risiko bespreek .
Jy sal moet uitvind watter responsstrategie die beste is vir elke risiko op jou register. Byvoorbeeld, jy kan besluit dat die risiko van die fabrieksdak in duie stort, iets wat jy eenvoudig aanvaar, aangesien dit waarskynlik nie sal gebeur nie. Die risiko dat voedselvergiftiging die helfte van jou arbeidsmag uitneem, is egter iets wat jy aktief gaan versag deur al jou spyseniers te heroplei. As dit voorheen gebeur het en eintlik heel waarskynlik is, tensy jy iets daaraan doen, sal jy die risiko wil versag.
Sodra die antwoord geïdentifiseer en ooreengekom is, kan risikoneienaars aangewys word om die risikobestuursaksieplan uit te voer. Met ander woorde, jy het iemand nodig om aanspreeklik te wees vir die siening van die take wat jy saamstem.
Dit verbeter vertroue deur: Wys jou bestuurder dat jy oorweeg het wat om te doen oor die dinge wat probleme vir jou projek kan veroorsaak en dat jy planne instel om onsekerheid en risiko op die projek te verminder.
U risikobestuursplan moet nou insluit wat verantwoordelik sal wees om die risikobeperkingsaktiwiteite vir elke risiko te doen. Hulle moet nou deur die take werk sodat jy die oop risiko's aktief bestuur.
Dit verbeter vertroue deur: Demonstreer dat jy en jou projekspan kan volg deur wat jy gesê het dat jy sou doen. Deur te rapporteer oor wat u behaal het en die risiko's wat u verminder het, toon dit u bestuurspan dat u ernstig is om te lewer en te doen wat nodig is om u projek teen probleme in die toekoms te bewys.
Sodra 'n risiko geslaag het - wanneer dit nie meer relevant is nie, want dit het ook gebeur of kan nie meer gebeur nie - kan jy dit uit jou risikoregister afsluit.
Deur hierdie projek se risikobestuursplan in plek te stel, kan u van ander bestuurders verskil. Jou eie baas sal die bewyse hê dat jy strategies en kreatief kan dink oor wat jou projek kan laat ontbind, en - bowenal - iets daaraan doen. Jy sal die persoon wees wat probleme bestuur voordat hulle gebeur, wegkruipblokkies en voorberei vir enigiets!
Om goed te wees om projekrisiko te bestuur, is 'n veilige manier om as 'n veilige paar of hande deur bestuur beskou te word. Jy benodig nie baie ondervinding of sertifikate om projekrisiko suksesvol te bestuur nie (alhoewel formele kwalifikasies in risikobestuur bestaan). Hierdie maklike 5-stap proses sal binnekort beteken dat projekrisikobestuur in jou projekplanne ingebed is.