Haal die Beste uit 'n Virtuele Vergadering
Watter proses volg jy wanneer jy jou vir 'n belangrike persoonlike ontmoeting gereed maak?
Trek jy netjies aan, gaan jy belangrike besprekingspunte na en verseker jy dat jy gefokus is en aandag gee? Alhoewel dit baie gewoon klink, word dieselfde moeite nie altyd gedoen wanneer dit by virtuele vergaderings kom nie. Die oorweging van sommige van hierdie idees kan jou help om 'n ervaring van virtuele vergaderings te skep wat waarde toevoeg vir almal wat dit bywoon.
Of jy nou daarvan hou of nie, afstandsvergaderings is hier om te bly (ten minste as 'n opsie). Alhoewel daar skynbaar nuwe dinamika is waaraan ons nog gewoond moet raak, behoort die grondbeginsels van 'n vergadering steeds van toepassing te wees.
Hier is 'n paar wenke om te verseker dat jou toekomstige virtuele vergaderings glad verloop:
Maak jou kamera en vergaderingruimte gereed
Waar moontlik behoort jou kamera aan te wees vir virtuele vergaderings. Volgens navorsing word ongeveer 80% van ons persepsie, leer, waarneming en bedrywighede deur gesigsvermoë teweeggebring. Ons konnekteer visueel en om 'n gesig aan die ander kant van die oproep te sien, help ons om verhoudings op te bou.
Wanneer jy persoonlik 'n vergadering bywoon, moet jy netjies geklee wees. Wanneer jy in 'n video is, is 'n groot ruimte sigbaar. Alhoewel jy nie kan verhoed dat iemand toevallig die vertrek binnekom of dat 'n hond in die agtergrond blaf nie, is daar maatreëls wat jy kan tref om vooraf voor te berei. Kry 'n neutrale muur as agtergrond, vermy deurmekaar of onnette ruimtes, en vermy vertrekke wat eggo (matte help om oudioweerklanke te demp).
Net soos in die geval van 'n fisiese vergadering moet jy seker maak dat daar geen tydbotsings is nie – jy moet tyd vir die vergadering opsy sit. Die meeste videokonferensiehulpmiddels soos Zoom en Skype het funksionaliteite wat dit vir jou moontlik maak om jou afsprake op jou kalender te sinchroniseer.
'n Ander waardevolle bate is die hooftrekke van die vergadering. Jy sou nie by 'n persoonlike vergadering opdaag sonder om 'n idee te hê van wat julle gaan bespreek nie. Vir aanlynvergaderings is dit selfs nuttiger om minstens 'n paar hoofpunte te hê wat jy wil bespreek. 'n Duidelike doelwit is 'n goeie manier om gefokus te bly en help om die gevoel te skep dat die vergadering 'n sukses is.
Alhoewel jy dalk liewer 'n foon of tablet vir jou vergadering sou wou gebruik, is dit beter om 'n rekenaar te gebruik. As jy jou webkamera op ooghoogte instel, sal die vergadering meer natuurlik voel. En maak seker dat die dokumente en programme wat jy moontlik nodig sal kry op jou skerm oop is voordat jy begin.
Soos Murphy dit wil hê, kan dinge op die nippertjie verkeerd loop. Al wat ons kan doen om dit te verhoed, is om die programme en tegnologie vooraf te toets (alhoewel dit steeds nie 'n waarborg is nie). Toets jou video-oproepinstelling met 'n vriend of familielid en maak seker jou agtergrond en oudio is van die gewenste gehalte. 'n Bietjie moeite help baie.
Selfs al pas jy sosiale distansiëring toe, kan ons steeds virtueel vergader. Dit is deel van ons missie en SFP maak dit vir jou maklik om die nodige vrae te stel en die advies te kry wat jou sal help om beter besluite oor jou finansiële toekoms te neem.