Hoe om 'n Banquet Event Order (BEO) te lees en te aanvaar
Dit is die sleutel tot 'n suksesvolle gebeurtenis
Plekke wil seker wees dat groot gebeurtenisse gaan sonder 'n hak, of as daar 'n hak is, wil hulle seker wees dis nie hul skuld nie. Met die oog daarop skep hulle versigtig gemaakte Banket Gebeurtenis Bestellings (BEO's) wat gebeurtenis koördineerders moet onderteken. Alhoewel dit moeilik sal wees om te dagvaar as 'n BEO nie na die brief gevolg word nie, is dit vir alle doeleindes 'n wettige kontrak; Sekerlik, dit moet noukeurig gelees word voordat dit onderteken word.
Byna elke groot gebeurtenis wat by 'n hotel of spesiale geleentheid aangebied word, benodig 'n Banket Event Order of BEO, wat 'n kontrak is wat elke detail van die geleentheid uiteensit. As jy 'n gebeurtenis beplanner is, sal jy bekend wil raak met BEO's sodat jy kan verseker dat alle besonderhede korrek gedek word.
Die ooreenkoms word dikwels uiteengesit op 'n vorm wat keuses bevat vir kos en drank, klank / visuele, kameropstelling, insluitende tafelsentrums, personeelvereistes en alle ander items wat verband hou met jou gebeurtenis. Ingesluit in die BEO is 'n afgebroke lys van koste wat u sal moet betaal.
Die ooreenkoms sluit waarskynlik "blokke" van inligting onder subopskrifte, soos kontakinligting, skedule, kos en drankreëlings, kameropstelling, klankvisuele, terme en voorwaardes en die handtekeningblokke.
Lees die Banquet Event Order
Alhoewel dit vanselfsprekend is, moet u die BEO lees en instem tot die bepalings wat in die ooreenkoms uiteengesit word. Maak seker dat u ook die fynskrif lees.
Maak seker dat jy ten volle ingelig is oor wat jy saamstem, insluitende alle koste.
Maak seker dat die volgende in die algemene gedeelte van die BEO uiteengesit word:
Onsite kontak se inligting, insluitend 'n selfoon nommer
Gebruik van die spasie vir die dag van die gebeurtenis (maak seker dat die spasies wat u genoem het die spasies is wat u eintlik getoer het)
Stel, begin en eindtye vir die gebeurtenis
Die totale aantal gaste wat verwag word
Kos- en drankreëlings
'N Gedeelte van die BEO sal gewy word aan kos- en drankreëlings. U wil seker maak dat die volgende in hierdie gedeelte uiteengesit word:
Die hele spyskaart , insluitend alle kursusse
Elke item by 'n buffet, en hoe elke stasie in die kamer geplaas en geposisioneer sal word
Hoe die lokaal voornemens is om die behoeftes van gaste aan te spreek wat spesiale dieetoorwegings het (soos glutenvrye of vegetariese diëte)
Spesiale items rakende diens, soos wyn en vonkelende water op die tafels
'N uiteensetting van alle voedselpryse
Gedetailleerde lys van alkohol, handelsmerke van alkohol en bier beskikbaar by die kroeg
Die BEO moet spesifiek die hele kamer opstel. Dit sluit in:
Plasing van tabelle
Die aantal sitplekke per tafel
Plasing van voedselstasies
Plek van vermaak (en besonderhede aangaande akkommodasie van entertainers indien van toepassing, insluitende berging van toerusting, toegang tot kos en drink, veranderende spasie, ens.)
Plek van bar / s
Sommige BEO's kan selfs 'n diagram van die kamer opstel.
Oudiovisuele en buiteverkopers
Oudiovisuele reëlings sal soms op 'n BEO verskyn, maar aangesien baie lokale 'n a / v-diens aan 'n derde party kontrakteer, is daar dalk 'n aparte kontrak.
As dit in die BEO ingesluit is, maak seker dat alle besonderhede afgehandel is voordat die kontrak onderteken word .
Alle kontrakte, insluitend BEO's, het terme en voorwaardes waaraan u moet voldoen. Maak seker dat jy bewus is van alle bepalings en voorwaardes voordat jy die dokument onderteken. Byvoorbeeld, wat is die bepalings van die ooreenkoms in die geval van 'n kansellasie? Hoe sal geskille opgelos word indien 'n gas byvoorbeeld gly en val?
Dit is belangrik om enige vrae van die fasiliteitbestuurder te vra en besonderhede met u kliënt te bevestig voor u onderteken word. Sodra u die BEO geteken het, is dit 'n bindende kontrak.