Stel sò 'n troue-tydlyn op wat seepglad verloop – Die Ervare Bruid se raad
Elke trougas ken die gevoel te goed. Jy was al by soveel troues waar iets te lank of te kort was, die dansbaan is te laat geopen, die wag vir die bruid het soos 'n ewigheid gevoel, die predikant was 'n uur laat, die bruidspaar het twee ure lank foto's geneem en daar was nie genoeg sitplek vir almal buite nie – maar die saal was steeds off-limits… (al hierdie is voorbeelde van werklike troues wat ek bygewoon het). En jy belowe jouself, met jou troue sal dit nie so wees nie… totdat jy self troue beplan besef mens egter nie hoe baie logistieke agter die tydlyn en verloop van die dag sit nie. Maar daar is wel 'n manier om die dag seepglad te laat verloop, en die middelweg te vind tussen jou gaste se tyd respekteer, maar ook alles doen wat jy graag wil en al die mooi foto's te kry wat nodig is. Die antwoord lê (soos die Ervare Bruid ook al tevore gesê het)- by deeglike beplanning.
Hier is die Ervare Bruid se top wenke vir 'n troue tydlyn opstel wat seepglad verloop:
Bepaal jou troue se unieke behoeftes…
Voordat jy kan dink aan 'n troue-tydlyn saamstel sal jy eers moet bepaal of jou troue en venue enige behoeftes het wat hierdie tydlyn gaan beïnvloed, en tot watter mate.
'n Voorbeeld van so 'n spesiale behoefte is 'n venue soos Kuthaba Bush Lodge, waar die seremonie onder 'n vyeboom in die bos plaasvind. Dit is sowat 15 minute se ry van die venue se ingang af op 'n off-road paadjie wat slegs deur 4×4 voertuie aangepak kan word. Nie alle gaste sal dus met hul eie voertuig toegang hê tot die vyeboom nie, en moet aangery word. Addisionele tyd moet dus beplan word om te sorg dat al die gaste by die boom is en reeds sit wanneer die bruid en haar gevolg daar aankom.
Venues skryf gewoonlik ook tye voor wat die onthaal moet klaarmaak, die kroeg toe maak en die musiek af moet wees – so hou daardie tye ingedagte.
Jy moet dit met jou offisiant bespreek. Doen 'n oefenlopie met julle musiek en kyk ook min of meer hoe lank dit neem vir almal om in te loop.
Maak ook 100% seker jou offisiant en DJ/Musikant wat musiek maak by die seremonie is nie laat nie en weet presies waar om te wees – en hoe laat. Jy wil weet hoe lank dit gaan neem vandat julle begin inloop, totdat julle die eerste soen gehad het en die register teken – vanwaar die fotograaf die tydlyn dan oorneem.
Hoe laat trou julle?
Hierdie moet met die venue en die fotograaf bespreek word. Dit hang af van venue tot venue en seisoen. Sommige venues skryf 'n tyd voor en het spesifieke redes daarvoor, veral met buite-troues is die son dalk op 'n gewenste plek in daardie tyd. Een van jou grootste oorwegings, as dit kom by middag troues – is wat fotograwe noem die golden hour. In daardie golden hour is die son op sy mooiste vir foto's, so jy wil jou couple shoot in daardie tyd doen. Jy moet jou tydlyn daar rondom, saam met jou fotograaf beplan.
Sommige venues of spyseniere skryf 'n tyd voor wat ete bedien word, en alles word daar rondom beplan. Hou dinge ingedagte soos hoe lank dit gaan neem vir mense om te eet en te skep. 'n Buffet maaltyd vat langer en vereis meer logistieke as 'n plated maaltyd (as daar genoeg kelners is). Hoe meer gaste – hoe langer neem ete's oor die algemeen. Die venue/spysenier sal uit ondervinding vir jou 'n indikasie kan gee van hoe lank dit sal neem.
Reken ook hierby in hoe laat julle middagete voor die seremonie gereed gaan wees en beplan minstens 15 minute om gou te eet.
Hou ook ingedagte dat 'n honger en dors gas 'n nors gas is. Hê genoeg drankies vir die gaste. Bottels water of drankies voor die seremonie is gewoonlik 'n wenner, en drankies in 'n ysbad na die seremonie is lekker. As dit te duur raak, reël dat die kroeg oopmaak sodra gaste by die cocktail area aankom. Indien jy canape's bedien het jy bietjie meer speling voordat gaste rasend honger is. 'n Lang cocktail uur kan vergewe word as daar genoeg sitplek is, dit nie te koud of warm is nie en daar eet en drinkgoedjies is. 'n Bietjie vermaak of agtergrond musiek daarby is selfs beter.
'n Honger en dors gas is 'n nors gas…
Probeer ook, selfs al bedien jy canape's om nie te veel tyd te laat verbygaan tussen dit en jou voorgereg of hoof maaltyd nie. Erger selfs, as om honger te wees is om honger te wees en toesprake te luister. So 45 minute tot 'n uur tussen geregte is perfek. Sodra voor of hoofgereg reeds bedien is sal gaste baie meer geneë wees om lang toesprake te luister. En bruidspare is gewoonlik self rasend honger.
Vervoer tye en verkeer:
Hoe lank sal die bruidegom & sy gevolg en die bruid & haar gevolg neem om te beweeg van die plek waar hulle klaarmaak na die seremonie (indien nie op dieselfde perseel veral)? Is daar genoeg vervoer om almal op een slag aan te ry of gaan daar meer as een 'trip' gemaak moet word? Dink ook aan hoe lank dit sal neem om te ry van die seremonie na die area waar foto's geneem word. Oorweeg ook hoe lank gaste gaan neem om te ry na die onthaal area na afloop van die diens. Beplan so bietjie ekstra tyd as dit 'n redelike afstand is, ingeval daar 'n verkeersprobleem is.
Tipe foto's en video's wat afgeneem gaan word:
Watter tipe foto's het julle ingedagte? Byvoorbeeld 'n first look, 'n fotosessie in die nag onder die sterre? Hierdie tipe foto's wat nie standaard gedoen word nie moet jy met jou foto en videograaf bespreek – hulle sal vir jou kan sê hoe om dit by jou tydlyn in te werk, en sal jou ook mooi kan help met jou troue tydlyn – hulle doen dit ELKE naweek! Nog 'n voorbeeld is, indien julle in 'n baie mooi gebou – soos 'n ou kerk – trou – en die fotograaf wil dalk 'n paar mooi foto's van julle neem terwyl die gaste wag vir julle om die register te teken. Bepaal dit vooraf sodat jy so bietjie ekstra tyd beplan hiervoor.
Dink ook saam met jou fotograaf of julle by een plek gaan neem, of bietjie rondry en mooi plekke soek. Mens kan nooit tot op die minuut dit beplan nie, so maak dit eerder te lank as te kort. Beplan ook vir jou en jou bruidegom 'n vinnige 10 min breuk tussen die fotosessie en jul 'grand entrance' om gou water te drink, grimering reg te maak, iets te eet en badkamer toe te gaan.
'n Georganiseerde fotograaf is 'n GROOT bonus – hulle speel 'n massiewe rol in hoe goed die troue by die tydlyn hou – kies slim! 'n Goeie, ervare fotograaf sal enige probleme wat julle gaan laat maak kan hanteer. Indien jy 'n koördineerder het, maak seker die fotograaf en al jou ander diensverskaffers het sy/haar nommer sodat hulle hom/haar kan kontak as iets die tydlyn bedreig. Indien jy nie een het nie, kies 'n kontakpersoon wat weet wat aangaan en op hul tone kan dink.
Jou lys van groep en familie foto's:
Hoe meer en groter groep en familie foto's jy wil hê – hoe langer gaan dit neem. Weereens – raadpleeg jou fotograaf vir 'n skatting van hoe lank hy/sy nodig het om daardie foto's geneem te kry. Hoe meer ervare die fotograaf is, hoe vinniger gaan dit.
Dit help as jy saam met die fotograaf na die venue gaan kyk – sodoende kan julle saam beplan waar hierdie foto's asook die ander foto's geneem gaan word en almal direk soontoe stuur na die diens. Dit spaar tyd wat julle sou spandeer om lekker foto-plekkies te soek op die troudag. Om nog tyd hier te spaar – SMS almal betrokke by die familie/groep foto's die dag voor die troue en vra hulle moet asb na die seremonie agterbly – sodoende sal niemand onseker wees of hulle wel betrokke is by foto's of dalk verdwyn en gesoek moet word nie. Ouma's en oupa's neig om dit te doen want hulle hoor nie die afkondiging nie…
Hoe lank is jou diensverskaffers beskikbaar?
Van hoe laat en tot hoe laat is jou foto-en videograaf beskikbaar? Bespreek met hulle hoe lank hulle nodig het vir die foto's wat jy wil hê (bv foto's van die dekor & tafels, mooimaak foto's, foto's van die garter & bouquet toss, die couple shoot, video's van die toesprake ens) – en pas dan jou tydlyn sò aan dat alles wat afgeneem moet word afloop in die tyd wat die fotograaf en videograaf beskikbaar is.
Indien jy lewendig musiek gebruik, of selfs net 'n DJ – maak seker wat hul kontrak sê oor hoe lank en hoe laat hulle beskikaar is. Indien die seremonie langer as beplan aanhou, of die cocktail uur is langer omdat die fotosessie lank vat – weet wat jy ekstra gaan moet betaal indien hulle dan langer moet bly. Tot hoe laat is jou koördineerder beskikbaar, en waarvoor word sy/hy alles benodig?
Hoe laat sal die dekor en blomme klaar wees?
Voordat jy die finale tydlyn van die foto's met jou fotograaf uitklaar, sal jy by jou dekor maatskappy en bloemiste moet hoor (tesame met die venue) hoe laat die blomme en dekor klaar gaan wees. Baie fotograwe wil alreeds vroeg die dekor afneem – maar verskeie faktore kan beïnvloed of dit gereed gaan wees. Baie warm of koue weer, sal veroorsaak dat die blomme eerder later uitgesit moet word, dit kan ook afhang van hoe lank voor die troue julle deur die venue toegelaat is om die dekor opmaak proses te begin, en hoe laat die huur-items arriveer het. Sit die fotograaf en jou bloemiste en dekor maatskappy in kontak met mekaar sodat hulle saam 'n tyd kan beplan wat vir albei sal werk. Julle moet ook saam besluit of jy jou ruiker alreeds vroeg wil hê vir die portret foto's voor die seremonie.
Onthaal formaliteite & jou MC:
Hoeveel spesiale danse wil julle doen en hoe lank is die liedjies? Hoeveel toesprake het julle beplan, en is die mense 'n tyd-limiet gegee? Indien nie – vra hom/haar so week vooraf of hy/sy vir jou 'n indikasie kan gee van min of meer hoe lank die toespraak is. Die laaste troue waarby ek was het die 'best man' vir 20 min gepraat….
Indien julle baie toesprake het kan julle dit verdeel tussendeur ete's en ander lekker formaliteite. Indien julle voorgereg het – laat dit eers bedien word en doen dan so een of twee toesprake. Doen die pa-en-dogter dans en ma-en-seun dans of laat die MC 'n speletjie doen as hy so iets sou wou doen, en dan nog 'n toespraak. Bedien hoofgereg en open die dansbaan – doen daarna die laaste toesprake – wat dan gewoonlik die bruid & bruidegom is. Sodoende hoef gaste nie so lank op een slag stil te sit nie.
Hoor ook by die MC, sonder om te veel details te vra, of hy enige spesifieke formaliteite beplan wat 'n tydjie kan neem, en hoor min of meer hoe lank dit gaan neem. 'n Verantwoordelike MC kan selfs die ete's se tye en die lys van danse en toesprake gegee word en vrye teuels gegee word om self die tye tussenin te vul soos hy goed dink, en vertrou word om by jul tydlyn te hou. Indien ete byvoorbeeld laat is, sal hy dit dan maklik kan hanteer deur net so een of twee dinge rond te skuif. 'n Goeie MC het ook 'n groot invloed op hoe seepglad alles verloop en vermaak gaste baie.
Besluit ook wanneer julle die koek wil sny. Party paartjies doen dit direk na die seremonie, en ander eers tydens die onthaal.
Hierdie affekteer natuurlik meer die dames. Bespreek met jou haarstilis en grimeer kunstenaar hoeveel dames se hare en grimering gedoen word, en hoe lank neem dit om een klaar te maak? Vind dan uit by jou fotograaf hoe laat julle moet klaar wees vir die eerste portret foto's – en werk jou tye terug vandaar om te bepaal hoe laat julle sal moet begin. Reël dan met die venue dat ontbyt voor dit gebeur – of laat die ontbyt by julle aflewer waar julle klaarmaak. Indien iemand wie nie heeltyd saam julle gaan wees nie se hare of grimering ook gedoen word – probeer vir haar 'n tyd gee.
Beplan ook slim – indien jy aparte foto's wil hê saam met jou hoof strooimeisie of jou ma, beplan sò dat hulle hare en grimering saam met joune teen 'n spesifieke tyd klaar is – en terwyl daardie foto's geneem word kan die res aangaan met hul hare en grimering. Jy wil ook nie, as bruid, te vroeg klaar wees nie, so beplan jou eie hare en grimering so laat as moontlik – net betyds klaar vir die eerste bruids-portret foto's. In ons eboek is daar 'n volledige voorbeeld van so 'n hare-en-grimering tydlyn.
Maak ook seker die manne weet hoe laat hulle waar moet wees, en hoe laat hulle gestort en aangetrek moet wees vir foto's.
Hê altyd 'n buffer…
Ek gee altyd dieselfde raad oor begrotings, en dis steeds geldig. Met die tydlyn wil jy nou nie halfure te veel beplan nie – daardie dag het ook net soveel ure. Maar 'n 10-15 minute buffer help baie. Ekstra tyd is veral handig as dit kom by dinge soos hare en grimering, die seremonie en foto-sessies. As mens daardie ekstra tyd het is almal rustig en jaag nie van een taak na die ander nie. Dis immers julle troudag en mens wil nie gejaag voel nie. Al waar 'n buffer nie ideaal is nie, is die tye wat ete begin. Jy wil die kos so vars as moontlik bedien – skuif eerder ander dinge bietjie rond maar as die kos gereed is moet julle eet!
Maar pasop om vir gaste 'n vroeër tyd op die uitnodiging te gee as wat die troue werklik begin. Ken jou gaste. Indien hulle laatkom-neigings het, is dit dalk aanvaarbaar. Ons het dit self gedoen en sommige gaste was NET betyds. Maar noem dan aan jou meer betroubare vriende dat hulle dalk 'n hafuur gaan wag as hulle op die gegewe tyd daar aankom. Indien julle drankies voor die seremonie bedien is die wag dalk lekkerder…
Stuur jou tydlyn aan almal
Sodra jou tydlyn gefinaliseer is, is die enigste manier om te sorg dat dit uitgevoer word – om dit or te laat aan jou diensverskaffers, gevolg en familie.
Jou koördineerder, fotograaf, bloemiste, offisiant, MC, musikante & DJ en natuurlik jou gevolg moet almal sommer 'n kopie van die tydlyn ontvang. En dan natuurlik jou haarstilis en grimeerkunstenaar. Maak ook seker enige diesnverskaffers met items wat nog op die dag afgelewer moet word, weet hoe laat dit moet gebeur, en het 'n kontakpersoon met wie hulle enige probleme wat opduik kan uitklaar.
Stuur dan ook sommer vir die ouers, asook die ouers van die blomme-meisies en ringdraers en enige ander diensverskaffers of vriende wat 'n rol speel. Sodoende hoef niemand raai-raai-riepa te speel oor wat volgende gebeur of wat hulle moet doen, en hoe laat nie.
Na al die moeite wat jy ingesit het om so sorgvuldig as moontlik te beplan en almal in te lig – is dit uit jou hande. Jy moet ontspan en geniet en nie eens dink aan die tyd nie. Just go with the flow en geniet elke omblik. Laat almal om jou namens jou bekommer oor skedules & tye sodat jy nie hoef nie.