SES WENKE VIR MEER EFFEKTIEWE AANLYNVERGADERINGS – BGR Nortje
COVID-19 verander steeds die fundamentele maniere waarop ons sake doen. Alhoewel baie organisasies al gedeeltelik aanlyn vergaderings gehou het, het die pandemie hierdie praktyk in skerp fokus gebring en neem 86% van die werkers nou ten minste een keer per week aan 'n aanlynvergadering deel. Volgens Forbes was daar vanaf 2010-2020 'n toename van 400% in die aantal werknemers wat tuis werk.
Aangesien vergaderings en selfs werksonderhoude nou grotendeels aanlyn gevoer word, is dit belangrik om te verseker dat die boodskap en doel nie verlore gaan in die aandag van die huis, slegte konneksies, klankprobleme en enige ander moontlike hindernisse nie. Hier is ses wenke om seker te maak dat u aanlynvergaderings altyd 'n sukses is.
"Die vergaderings moet soos sout wees – 'n spesery wat versigtig bestrooi word om 'n gereg te verbeter, en nie roekeloos oor elke vurk gevul word nie. Te veel sout vernietig 'n gereg. Te veel vergaderings vernietig moreel en motivering" (Entrepreneur en skrywer van" Rework ", Jason Fried)
Alhoewel die kapasiteit vir digitale vergaderings en onderhoude al 'n geruime tyd bestaan, het dit hierdie jaar eers werklik gewild geword. COVID-19-afsluitings dwarsoor die wêreld het maatskappye gedwing om alternatiewe vir hul gewone stelsels te maak, en digitale vergaderings het 'n alledaagse gebeurtenis vir die meeste in die werkplek geword. Die vraag is, werk hulle net so goed as gereelde, persoonlike vergaderings, en gaan daar iets in die stelsel verlore as daar onderhoude gevoer word vir nuwe aanstellings?
In April het een van die voorste navorsings- en adviesondernemings ter wêreld, Gartner, 'n intensiewe ontleding gedoen van die huur in die digitale wêreld en gevind dat hoewel die vermoë bestaan ​​dat digitale vergaderings en onderhoude net so effektief kan wees soos reëlings in die werklike wêreld, maar nie so effektief nie, omdat eenvoudige foute gemaak word wat die doeltreffendheid daarvan verminder.
Gevolglik kom vergaderings wat tyd verbruik sonder om veel te behaal, meer gereeld aanlyn. Deelnemers kan verbindingsprobleme en kommunikasie-vertragings ervaar. Hulle kan ook probleme ondervind om die bespreking gestruktureerd te hou, en verskeie mense wat terselfdertyd begin praat.
Wat onderhoude met potensiële werknemers betref, kan hierdie probleme 'n reeds gespanne situasie vir die kandidaat vererger, wat tot 'n minder as ideale onderhoud lei.
"Daar is verskeie belangrike strategieë wat HR-funksies moet gebruik om virtuele onderhoude effektief te voer om 'n positiewe kandidaat-ervaring en effektiewe assessering deur die huurbestuurder of ander onderhoudvoerders te verseker," sê Lauren Smith, vise-president in die Gartner HR-praktyk.
Wat kan dus gedoen word om u aanlynvergaderings en onderhoude meer doeltreffend te maak?
Nooi so min as moontlik mense uit
Navorsers by een van Europa se grootste onafhanklike navorsingsorganisasies SINTEF benadruk dat dit belangrik is om vergaderings so klein as moontlik te hou. Hulle werk het daartoe gelei dat hulle tot die gevolgtrekking gekom het dat meer as twaalf deelnemers aan vergaderings nie kan praat nie, hulle onbetrokke sal voel en die vergadering ontevrede sal verlaat. Hou in gedagte, hoe meer deelnemers, hoe korter is die tyd beskikbaar vir elkeen om aktief deel te wees van die gesprek.
Gebruik waar moontlik videoklets ("chat")
Ons besef verbale kommunikasie is die primêre manier is om te kommunikeer, moet ons nooit onderskat hoeveel daar nie-verbaal gesê word. Om mekaar te kan sien, is dit baie belangrik om vertroue tydens onderhoude en tussen lede van vergaderings te verkry, en dit is ook 'n belangrike deel van die verkryging van goeie data. Volgens navorsingswetenskaplike Nils Brede Moe is dit baie makliker om 'n menslike verbintenis te voel as jy iemand se gesig kan sien, en dit help albei om die situasie en mekaar se gevoelens beter te lees.
Die persoon wat die vergadering hou, is ook beter in staat om die vloei en probleme met tyd te beheer as mense hierdie nie-verbale leidrade kan sien.
Hou 'n duidelike agenda en gedefinieerde doelwitte
Vergaderings met vae agendas is nooit 'n goeie idee nie, maar dit geld nog meer aanlyn. Struktuur is uiters belangrik aanlyn, dus maak seker dat u 'n formele agenda voorberei met al die belangrikste kwessies wat tydens die vergadering bespreek moet word en dit volgens u besigheidsbehoeftes sorteer. Meld ook duidelik watter rol u van elke deelnemer aan die vergadering verwag en hoe lank die vergadering gaan duur. Hierdie agenda moet vroegtydig aan elke deelnemer gestuur word, sodat hulle akkuraat kan voorberei.
Deur 'n tydsbeperking vir elke agendapunt in te stel, kan u help om baie meer waarde in u beperkte tyd te kry. As deelnemers weet dat 'n punt net tien minute het vir bespreking, sal hulle gefokus bly en sal die vergadering nie van pas raak nie.
Maak die vergaderlokaal vroeg oop
Die meeste vergaderings begin stiptelik op die vasgestelde tyd, maar SINTEF stel voor dat die vergaderlokaal eerder 15 minute voor die aangeduide begintyd moet oopgemaak word, sodat die deelnemers hul klank en video kan toets voordat die vergadering begin. Deelnemers wat aanmeld na die aanvang van die vergadering, onderbreek die vloei en interaksie van die vergadering vinnig en almal moet op die vasgestelde tyd gereed wees om gereed te wees.
Deel notas en teken die vergaderings op
Aangesien werknemers nou van die huis af vergaderings hou en dus afgelei kan word, of klank- of verbindingsprobleme het, is dit 'n goeie idee om elke vergadering eenvoudig op te neem en aan die einde mense skakels na die opname te stuur. Sommige aanlyn-vergaderingsdienste het 'n ingeboude rekordfunksie, terwyl ander van u dalk 'n ekstra app soos Pio Smart Recorder of GoToMeeting moet aflaai.
Nog 'n goeie wenk vir die einde van die vergadering is om aan elke persoon 'n lys te stuur van die aksiepunte wat vir elke agendapunt geïdentifiseer word, tesame met die naam van die persoon wat verantwoordelik is vir die lewering daarvan. Op hierdie manier weet almal presies waar hulle staan ​​en kan hulle op die opname die relevante gebiede opsoek wat op hulle van toepassing is.
Stel 'n moderator aan
Of u nou 'n paneelonderhoud of 'n vergadering voer, die voorsitter van die bespreking kan baie moeiliker wees aanlyn, veral as nie alle deelnemers hul video aan het nie. Dit is dus 'n goeie idee om 'n vergaderingsmoderator aan te stel wat mense toestemming gee om te praat en die gesprek oor die onderwerp te hou.
Die moderator moet ook bewus wees van die woorde wat hulle gebruik en probeer om so duidelik en bondig as moontlik te wees. Hulle moet mense se name gebruik as hulle dit aanspreek, want dit is nie altyd duidelik met wie direk gepraat word nie, en die instruksies moet aan die einde van elke agendapunt herhaal word om te verseker dat almal op dieselfde bladsy is.