Hoe lank om besigheidsrekords vir die CRA of IRS te hou?
Die aantal jare is anders in Kanada en die VSA
Vraag: Hoe lank moet ek my besigheidsrekords hou?
Vir belastingdoeleindes, moet u u inkomstebelastingopgawes en ander besigheidsrekords vir ses jaar behou indien die Canada Revenue Agency (CRA) u belastingopgawes hersien en / of u klein besigheid hersien. ( Moet nie 'n CRA-oudit hê nie. Vermy hierdie 10 rooi vlae .) Dit sluit rekords in papier of elektroniese vorm in en moet alle ondersteunende dokumentasie insluit vir inkomste en eise vir aftrekbare uitgawes.
Vir Amerikaanse belastingopgawes, "hou rekords vir drie jaar vanaf die datum waarop jy jou oorspronklike opgawe ingedien het of twee jaar vanaf die datum waarop jy die belasting betaal het, wat ookal later is, indien jy 'n eis vir krediet of terugbetaling indien nadat jy jou opgawe ingedien het. rekords vir sewe jaar indien u 'n eis indien vir 'n verlies van waardelose sekuriteite of slegte skuldaftrekking "(IRS).
Wat tel as besigheidsinkomste in Kanada?
Watter besigheidsuitgawes kan afgetrek word?
Die Canada Revenue Agency (CRA) verklaar eintlik: "As u u opgawe betyds terugstuur , hou u rekords vir ten minste ses jaar na die einde van die belastingjaar waarop dit betrekking het" (klem bygevoeg). Die ses jaar is egter aan die einde van die tydperk waarvoor die belastingopgawe geliasseer is, dus vir 'n belastingopgawe wat in 2015 ingedien word, moet u die rekords hou tot 31 Desember 2021 (een dag minder as sewe jaar). Die meeste besighede hou hul rekords vir sewe jaar om verwarring te vermy.
As u rekords in elektroniese vorm is, moet hulle beskikbaar wees in 'n formaat wat deur die CRA leesbaar is. Vir addisionele inligting oor elektroniese rekordvereistes, sien die CRA-omsendbrief IC05-1R1 Elektroniese Rekordhouding.
Die IRS kan elektroniese rekeningkundige rekords van gewildste rekeningkundige sagtewareprogramme aanvaar en mag dit versoek om gedrukte papier te verminder en die behoefte aan opvolgversoeke te verminder.
Wat as ek 'n belastingaangifte aantrek?
Vir die Kanadese belastingopgawe waarsku die CRA ook dat indien u ' n belastingbeswaar of -appèl ingedien het , u rekords moet hou totdat die kwessie afgehandel is en tot die tydsbeperking vir die indiening van enige verdere appèl verstryk het (wat kan beteken dat rekords vir 'n spesifieke fiskale jaar langer as ses jaar).
Dieselfde geld wanneer 'n Amerikaanse belastingvonnis aangevra word. Hou alle rekords tot die appèlproses voltooi is.
Let ook daarop dat wanneer 'n belastingvonnis aangevra word, bykomend tot die hou van afskrifte van alle papierkorrespondensie moet u ook skriftelike rekords hou van elke vergadering of telefoongesprek met belastingbeamptes, insluitend die datum, tyd en onderwerp van gesprek. Om deeglike rekords te hou sal jou kans op 'n suksesvolle appèl verhoog.
Kan ek 'n uitsondering op die sesjaarreël kry?
As u van u besigheidsrekords in Kanada wil beskik voordat die minimum tydperk van ses jaar verby is, moet u skriftelik toestemming van die direkteur van u belastingdienstekantoor verkry. Die vorm om hiervoor te gebruik, is T137, Versoek vir Vernietiging van Boeke en Rekords. Die Canada Revenue Agency mag of mag nie 'n uitsondering toestaan ​​nie. As jy jou dokumente of elektroniese rekords voor ses jaar vernietig sonder toestemming van die CRA, kan jy onderhewig wees aan vervolging.
Let daarop dat die CRA ook kan eis dat sommige of alle rekords vir 'n addisionele tydperk behoue ​​bly.
Wat as ek my besigheid sluit ?
As u besigheid nie opgeneem is nie (bv. Dit is 'n eenmansaak of vennootskap ), moet u ook u rekords vir ses jaar vanaf die einde van die vorige belastingjaar behou. 'N Ingelyfde besigheid moet rekords hou vir twee jaar vanaf die datum van ontbinding van die korporasie.
Wat as my rekords verlore, gesteel of vernietig word (deur vuur, vloede, ensovoorts)?
As u aftrekkings geëis het, maar nie die toepaslike ondersteunende dokumentasie kan opstel indien u versoek word deur die CRA of IRS, sal u eise waarskynlik geweier word. As die rekords gesteel of vernietig is deur 'n daad van God, of as jy bewyse kan lewer van diefstal of vernietiging, soos foto's van die skade, afskrifte van polisie- of brandverslae, ens.
die CRA / IRS kan jou eise meer gunstig beskou. Wanneer u egter aftrekkings eis, is die bewyslas op die belastingpligtige .
Dit is u verantwoordelikheid om alle redelike maatreëls te tref om te verseker dat u papier / elektroniese boeke en rekords beskerm word , hetsy op u eie besigheidsperseel of deur 'n derde party (soos 'n rekenmeester of boekhouer). Rugsteunkopieë moet in veilige berging of (vir elektroniese dokumente) op rugsteunmedia of op wolkberging gemaak word.
As u nie rugsteunkopieë het nie, moet u alles doen om u rekords te rekonstrueer deur banke, kredietkaartmaatskappye, verskaffers, ens. Vir afskrifte van u rekords te kontak. U kan ook die hulp van 'n belastingadviseur vereis om met die CRA of IRS te onderhandel.