Behoorlike Briefformaat: Hoe om 'n Besigheidsbrief korrek te skryf
by Charley Mendoza Oct 25, 2018
Wat word in gedagte wanneer jy die frase sakebriewe hoor? Moenie wit koeverte met fancy briefhoofde en drukkende skryfwerk in gedagte hou nie? In die meeste gevalle sal jy reg wees.
Selfs as alles by e-pos vandag e-pos gedoen word, is besigheidsbriewe nie uitgestorwe nie of word dit heeltemal buite styl beskou, sodat dit steeds betaal word hoe om dit korrek te skryf en te formateer.
Dele van 'n standaard besigheidsbriefformaat
Soos u waarskynlik in laerskool geleer het, is besigheidsbriewe saamgestel uit verskillende dele. Hierdie afdeling dek wat ingesluit is in elke deel en die korrekte besigheidsbriefformaat.
1. Sender se inligting
Dit is belangrik om te weet hoe om 'n besigheidsbrief behoorlik aan te spreek, veral as jy 'n antwoord verwag.
Hierdie afdeling bevat u volledige adres, telefoonnommer en e-posadres. Sommige mense hou daarvan om hul volledige naam bo-aan hierdie lys in te sluit, maar sommige mense dink dit is oortollig omdat jy in elk geval die brief met jou naam sal onderteken. Jy hoef dit nie in te sluit as die papier wat jy gebruik het 'n briefhoof het nie.
Wat om in te sluit en op te stel:
Land (indien nie in dieselfde land as u ontvanger nie)
2. Vandag se datum
Spell die maand uit en sluit die volledige jaar in. Skryf die maand, datum en jaar as u 'n sakebrief in die VSA stuur, maar begin die datum met die dag (bv. 18 Oktober 2018) as u 'n brief in die VK of Australië stuur.
3. Adviseur-inligting (bv. Binne-adres)
Sluit die ontvanger se inligting in, begin met hul naam, gevolg deur hul werk titel en volledige adres. Gee die ontvanger aan met mev. Mnr. Of gebruik enige toepaslike toepaslike titel
Die aanhef wat in die geadresseerde gebruik word, hoef nie dieselfde te wees as die een wat hier gebruik word nie. Dit hang alles af van hoe naby of bekend jy is met die adres en die konteks van jou brief. Die dekaan aan die Kollege vir Wetenskappe mag jou tannie wees, maar as jy in amptelike hoedanigheid aan haar skryf, is dit beter as jy die aanhef "Dekaan (Van)" of "Dr. (Van) "omdat daar 'n kans is dat ander mense haar korrespondensie hanteer. Militêre en godsdienstige titels moet geskryf word soos dit is.
Nie seker van die ontvanger se geslag nie? Moenie Meneer of Mevrou gebruik nie, skryf net "Liewe" gevolg deur hulle volle naam. As jy nie weet wie die presiese kontakpersoon is nie, sal "aan wie dit dalk kommer" sal handel. U kan ook die departement of groep aanspreek wat u brief sal hanteer, soos "Lede van die Huurkomitee" of "Condominium Association Management."
Stop altyd die begroeting met 'n dubbelpunt, nie 'n komma nie.
Die brief van die brief is gewoonlik saamgestel uit een tot drie kort paragrawe, elk met 'n spesifieke bedoeling en georganiseer vir duidelikheid.
Inleiding. Verduidelik die rede vir die brief en wat jy daarmee wil bereik. As die ontvanger nie weet wie jy is nie, kan jy ook hier onderlinge verbindings noem.
Tweede paragraaf. Gee meer besonderhede oor jou versoek, soos die stappe wat jy geneem het of fooie betaal het. In die geval van bemarking of werk aansoek briewe, die tweede paragraaf is waar jy sal verkoop die produk wat jy bevorder of jou aansoek.
Derde paragraaf. Opsioneel en word ingesluit in situasies waar die tweede paragraaf nie genoeg is om die situasie ten volle te verduidelik nie.
Die sluiting sluit een of twee sinne in wat die ontvanger versoek om die nodige stappe in u brief te neem, en dankie dat u u e-pos lees.
Voorbeelde van sakelys sluitingsdatum:
E-pos my asseblief by (jou e-pos) of bel my by (jou besigheidsfoon) om 'n vergadering te skeduleer. Dankie vir u oorweging.
As jy iets met my of die span moet bespreek, moet asseblief nie huiwer om ons te bel nie (jou selfoon). Ons is altyd tot u diens.
Die komplimentêre sluit is 'n afskriffrasie wat voor u handtekening ingevoeg is. Jy het baie opsies hier, maar oor die algemeen moet jy diegene wat waardering of dank bedank, in letters ontbreek waar jy niks vra nie.
Teken die letter onder die komplimentêre sluit. Maak seker dat jy minstens vier enkele spasies tussen jou naam en sluiting laat, sodat daar genoeg plek vir jou handtekening is. U mag u werftitel, telefoonnommer en e-posadres onder u volle naam ook insluit.
Voor die ouderdom van die e-pos, het mense "Aanhegsels" onderaan sakebriewe geskryf om aan te dui dat die koevert ander dokumente bevat. Dink daaraan as die gedrukte weergawe van "sien aanhangsel" vir e-posse.
Bylaes word onderaan die brief aangeteken, 'n paar spasies onder jou handtekening, gevolg deur 'n lys van die dokumente wat ingesluit is. Byvoorbeeld:
3 tipes besigheidsbriefformate
Besigheidsbriewe kom gewoonlik in een van drie hoofformate, volle blokkies, verander of ingedruk. Alhoewel daar geen regte of verkeerde formaat is nie, is daar gevalle soos in universiteitstoepassings, waar 'n spesifieke formaat benodig word. As jy nie seker is watter formaat jy moet volg nie, gaan eers na vorige briewe wat jy van die instelling ontvang het en volg dieselfde opmaak.
Volle blok is die mees algemene formaat vir besigheidsbriewe omdat dit die maklikste is. Jy hoef nie bekommerd te wees oor insekte en alles is regverdig. Enkele spasiëring word gebruik in plaas van inspringings vir nuwe paragrawe.
Hieronder is 'n voorbeeld van 'n volledige blokbrief van die Universiteit van Noord-Carolina se skryfkantoor:
Die gewysigde formaat is 'n bietjie moeilik om te onthou, want nie alles is regverdig nie. Die geadresseerde, aanhef, en die brief van die brief is regverdig, terwyl die sender se adres, datum, komplimentêre sluitingsdatum en handtekening aan die regterkant gekoppel is.
In die onderstaande voorbeeld is daar twee spasies tussen die sender se adres en die datum waarop die brief geskryf is en drie spasies tussen die ontvanger se adres en groet. Daar is ook twee spasies tussen die eerste paragraaf van die briefliggaam en aanhef en twee spasies vir elke nuwe paragraaf.
Die komplimentêre sluit, handtekening en die laaste paragraaf van die brief is al twee spasies uitmekaar.
Hieronder is 'n voorbeeld van 'n sakebrief in gewysigde formaat van Savvy Business Correspondence:
Die ingedrukte of semi-blokformaat is soortgelyk aan die gewysigde formaat, behalwe dat die begin van elke paragraaf ingedruk is.
Sakebrief Formatering en Ontwerp Wenke
Jou besigheidsbrief moet 'n goeie eerste indruk maak, want in sommige gevalle lees die brief die eerste keer dat die ontvanger jou maatskappy ontmoet.
1. Professionele briefhoof
Maatskappye is nie die enigste wat briefhoofde kan gebruik nie. Solopreneurs, werksoekers en enigiemand wat 'n handelsmerk vir homself wil maak, kan 'n briefhoof gebruik om hul briewe uniek te maak. Letterheads kan ook gebruik word om die dokument se egtheid na die ontvanger te verifieer, wat dikwels die geval is vir staatsletters en bankletters.
Jy kan professionele briefhoof skryfbehoeftes templates op Envato Elements of GraphicRiver vind.
Briefhoofontwerp wissel, die enigste ding wat konsekwent is, is dat dit jou maatskappy se naam en logo, adres en kontakbesonderhede moet insluit. As jy nie 'n logo of maatskappy se naam het nie, vervang dit net met deel met jou volle naam. Aangesien besigheidsbriewe formele is, kies 'n briefhoofontwerp wat nie te besig of kleurvol is nie, aangesien dit afbreuk doen aan die boodskap wat jy stuur.
Moenie skryfbehoeftes of geurpapier gebruik nie.
Wil jy jou eie briefhoof skep? Kyk na hierdie templates van Envato:
10 Besigheids Briefhoofontwerpwenke (Met Moordenaar Handelsidentiteitsvoorbeelde)
Dit is goed om bome te red, maar moenie te veel teks in een bladsy druk nie. Daar is geen marge oor nie. Laat 1 "tot 1.5" per kant.
3. Vlak font
Vermy fancy fonts en moeilik om kursief te lees. Hou by Verdana, Arial, Courier New, of Times New Roman met 'n minimum lettergrootte van 12.
4. Formele Letterspasie
Gebruik enkelruimte tussen paragrawe om die brief makliker te lees. U moet ook ten minste een enkele spasie tussen al die elemente van die brief gebruik, behalwe tussen u handtekening en gedrukte naam waar vier lynstrokies benodig word.
5. Tweede bladsy-briefhoof vir addisionele bladsye
Besigheidsbriewe moet bondig genoeg wees om net een bladsy te benodig, maar dit is nie altyd die geval nie. Regskontrakte, klagtes en enkele raadgewende briewe vereis soms addisionele bladsye.
Besigheidsbriewe word vir allerhande redes gestuur. Besighede stuur dit aan hul kliënte of aan ander besighede waarin hulle werk, soos verskaffers of logistieke vennote. Individue skryf sakebriewe vir besigheids- en minder formele doeleindes ook.
Hier is 'n paar voorbeelde van soorte besigheidsbriewe:
Nie alle klagtes kan uitgesaai word en behoorlik aangespreek word op sosiale media nie, sommige onderwerpe is 'n bietjie sensitief of verleentheid, jy wil nie die risiko loop dat dit virale gaan nie. Nie alle klagtes kan uitgesaai word nie en word behoorlik aangespreek op sosiale media nie, sommige onderwerpe is 'n bietjie sensitief van verleentheid, jy wil nie die risiko loop dat dit virale gaan nie.
Maak jou klagte kort, op die punt, en beleefd. Moenie net maak oor wat die maatskappy verkeerd gedoen het nie, vertel hulle presies wat jy wil hê hulle moet daaraan doen.
'N Bedankingsbrief is wat 'n werknemer na hul baas stuur wanneer hulle hul werk wil ophou. In die meeste gevalle moet u ten minste 14 dae of twee weke voor u amptelike vertrekdatum van die maatskappy toelaat.
Hier volg 'n voorbeeld van 'n bedankingsbrief van American Recruiters:
Let wel: As jy nie die geslag van die persoon wat jou brief ontvang nie, is dit beter om 'n algemene groet te gebruik soos "aan wie dit mag raak" as om "mnr. / Ms" te gebruik. of "meneer".
'N Gedrukte dekbrief word saam met 'n CV gestuur om kortliks te verduidelik hoekom jy 'n goeie kandidaat vir die werk is. Goeie dekkingsbriewe is soos voorgereg in die sin dat dit werwers 'n gevoel gee van wat hulle van jou kan verwag, sonder om noodwendig te herhaal wat reeds op jou CV is.
Lees hierdie handleiding vir meer inligting oor die skryf van 'n dekbrief:
Hoe om 'n Dekbrief te skryf - Die Ultieme Gids
20 Voorbladbrief Voorbeelde
22 E-pos Omslagbrief wenke: Met maklike monsters om te volg
Aanbevelingsbriewe word gestuur om 'n aansoeker se goeie reputasie met 'n vorige werkgewer of bestuurder te verifieer. In sommige gevalle is hierdie aanbevelings niks meer as 'n sjabloon wat deur iemand van HR opgewek is nie, nadat die spasies oor 'n werknemer se begin- en einddatum ingevul is. As jy egter 'n dekbrief vir 'n goeie werknemer skryf, is dit beter as jy verder gaan as die sjabloon om te wys dat jy die tyd waardeur jy saam gewerk het, waardeer.
Kyk na hierdie gids as u enige hulp nodig het met die skryf van 'n aanbevelingsbrief:
Hoe om 'n uitstekende aanbevelingsbrief te skryf (+ Templates)
5. Brief om inligting te versoek
Briewe wat inligting aanvra, word dikwels aan besighede gestuur deur individue of verteenwoordigers van ander besighede wanneer hulle inligting oor 'n spesifieke produk of diens wil hê. Hierdie briewe kan ook aan regeringskantore geskryf word wanneer hulle inligting verlang oor die aansoek om 'n permit of navraag doen oor 'n staatsprosedure.
Hier volg 'n voorbeeld van 'n brief om inligting van Word Mart te versoek:
6. Aanpassing of Verander Brief
Het jy al ooit 'n brief ontvang waarin aangedui word dat jou foonrekening se vervaldatum aangepas is of dat die bedrag wat jy betaal, verander is? Dit is 'n aanpassingsbrief. Dit gaan nie net om datums en bedrae nie, maar aanpassings of veranderings word ook gestuur wanneer besighede kliënte wil verwittig van veranderinge in die produk of diens wat hulle gekoop het.
Hieronder is 'n voorbeeld van 'n vervaldatum aanpassingsbrief van Corporate Finance Institute:
7. Besigheidskennisgewings en Uitnodigings
Aandeelhouersbriewe, nuwe produkaankondigings en liefdadigheidsgebeurtenisse is sakebriewe. Briewe wat 'n nuwe hoof uitvoerende beampte, 'n IPO, en selfs diegene wat u aan 'n konvensie nooi, val ook onder briewe vir sake-aankondiging. Hierdie briewe word óf as 'n interne memorandum gestuur sodat alle werknemers bewus is van veranderinge binne die maatskappy, of as 'n aankondiging aan belanghebbendes van die maatskappy.
Hier is 'n voorbeeld van 'n besigheidsuitnodiging vir 'n opvoedkundige seminaar van Letters.org:
Wenke oor die skryf van besigheidsbriewe
Die gebruik van die regte regverdiging en insluitend al die regte elemente is nie genoeg vir 'n goeie sakebrief nie. Nog belangriker is om die regte toon te maak en te verseker dat u ontvanger u brief se voorneme verstaan.
Hou die volgende wenke in gedagte wanneer u 'n besigheidsbrief skryf.
1. Kort en Eenvoudig
Vermy hoëfalutinwoorde en blombeskrywings. Hou die eerste paragraaf kort. As jy nie seker is hoe om te begin nie, skryf net "Ek skryf met verwysing na ..." en verduidelik jou versoek daarvandaan.
2. Leser se voordeel
Dit is makliker om die ontvanger se samewerking te kry as jy 'n brief met hul voordele in gedagte skryf. Beklemtoon wat jy kan doen, bied hulle in plaas van wat jy wil hê hulle moet doen.
Wat is die doel van die brief wat jy stuur? Betoon u dank, simpatie of veeleisende betaling vir skuld? Wat ook al, jy moet die regte toon bepaal sodat die ontvanger die dringendheid van jou versoek verstaan.
4. Geen Jargon
Vermy jargon, tensy jy absoluut seker is dat die ontvanger sal verstaan waaroor jy praat.
5. Gebruik van persoonlike voornaamwoorde
Selfs as dit 'n sakebrief is, is dit goed om persoonlike voornaamwoorde soos jy, ek, ons en ons te gebruik. Hou by "Ek" as jy skryf volgens jou mening en gebruik "Ons" as jy namens die maatskappy skryf.
6. Voeg BK by wanneer nodig
Het jy geweet dat "CC" hoflikheidskopie beteken? Terug in die dag toe briewe waar getikseer, "CC" beteken koolstofkopie, want dit is wat tiksters gebruik wanneer duplikate gemaak word. In elk geval, dit is die afkorting wat u onder die omheining moet insluit indien u van plan is om 'n afskrif van die brief aan iemand anders te stuur.
As jy 'n hoflike kopie aan meer as een persoon stuur, lys die tweede naam onder die eerste sonder die 'CC'.
"Cc: Mark Smith, Hoof Finansiële Beampte XYZ Widgets"
Die formaat vir e-pos besigheidsbriewe
Volgens sms-kenners, teksversoek, word slegs 20% van e-posse oopgemaak en 95% van die tekste word binne drie minute van ontvangs gelees, terwyl 'n groot hoeveelheid e-pos onmiddellik verlore raak of onttrek word. Dit is geen wonder dat sommige besighede so ver gaan as wat hulle stuur nie. korrespondensie via druk en epos gevolg deur 'n verkorte weergawe as 'n teks, net om te verseker dat die ontvanger dit kry.
Om 'n formaliteit te behou tydens die aanpassing aan die digitale medium, is die formatering en al die elemente van die gedrukte sakebrief nog in 'n e-pos besigheidsbrief ingesluit, behalwe vir twee klein verskille. Die vaklyn dien as 'n briefopsomming of 'n aanduiding van waaroor die brief handel. Die sender se inligting is onderaan die brief, net onder die gedrukte naam van die sender.
Om meer te leer oor hoe om e-pos te formateer, bestudeer die volgende tutoriale:
Hoe om behoorlike besigheids e-pos formaat te bemeester - en Vermy Professionele Ramp
Hoe om behoorlik 'n formele e-pos te skryf (wat resultate kry)
Hoe om 'n meer effektiewe e-pos te skryf (15 + beste wenke en truuks)
Gebruik 'n besigheids koevert as jy 'n brief per pos stuur. Gebruik 'n koevert met jou maatskappy se logo sodat die ontvanger dit onmiddellik kan herken van jou maatskappy en om te verhoed dat jou brief verval word met ander promosie-rommel wat hulle ontvang.
As jy nie seker is of jou handskrif leesbaar is nie, gebruik jou drukker en woordverwerker om die adres op die koevert te druk. Stuur belangrike dokumente en tydgevoelige briewe via koerier.
Noudat jy geleer het hoe om 'n brief te formateer, kan jy begin met die stuur van jou eie besigheidsbriewe.