"1. Die Algemene Sinode aanvaar die aanbevole lees-stof oor kerklike argief- en museumbeleid van die AKA en die betrokke kommissie van die sinodes as ’n tussen-tydse maatreël tot by die publisering van AKA se hand-leiding."
*6 Een gesentraliseerde register blyk nou ’n groter moontlikheid te wees. Dit kan indirek wees, want deur ’n modem of ’n faksmasjien kan gekoppelde gemeentes met baie min moeite binne ’n dag of twee lidmaatskap elektronies aanvra en oorplaas. Dit kan ook direk van aard wees deurdat die verskillende sinodes besluit om gemeentes te verlos van die rompslomp wat register-houding; aanvra en oorplaas van lidmaatskap; en die jaarlikse registerafskrifte meebring, deur die hele proses by die betrokke sinodale argief te hanteer.
1.2.4.1 Die AKA gaan voort met sy ondersoek ten opsigte van sentralisering van registers en doen verslag aan die ASK oor die twee alternatiewe en die ASK handel die saak af:
"Die Algemene Sinode besluit dat die AKA ’n standpunt oor die kerkregtelike en inligtingkundige implikasies van rekordbeheer in die kerk moet formuleer met verslag aan die ASK of die Algemene Sinode."
Die AKA definieer Rekordbeheer as die beheer oor kerklike dokumente deur middel van reëls wat vir die hele kerk geld ten opsigte van die bewaring en vernie-tiging van dokumente. Rekordbeheer het vir die kerk van die uiterste belang geword omdat die kerk sonder ’n doeltreffende geheue nie doeltreffend kan funksioneer nie. Só loop hy die gevaar om in stryd met sy eie besluite te handel en vir homself en ander probleme te skep.
Vroeër het die argief hoofsaaklik ’n navorsingsdiens, bewaringstaak en registerdiens as opdrag gehad. Die klem het in die meeste argiewe uitgebrei na inligting-verskaffing aan persone binne en buite die kerk vanweë die gerekenariseerde ontsluiting van kerklike dataver-samelings wat ’n magdom van inligting vir die kerk beskikbaar maak en die behoefte aan inligting versterk. Die beskikbaarstel van die inligting help die kerk in sy besluitnemingsprosesse, verleen hulp aan gemeentes in hulle administratiewe take en bedien predikante van inligting. Die verandering het by byna al die kerk se argiewe ingetree en het ook gelei tot ’n naamsver-andering in Bloemfontein, Pietermaritzburg en Pretoria, nl Argief- en Inligtingsdiens.
Die werksterrein van die argief het verbreed in reaksie op die eise wat die wêreld aan die kerk stel om aktueel te bly en sy lidmate in die verkleinde wêreld te begelei deur die inligtingmynveld van keuses en veranderende same-lewingsverbande. Dit het veroorsaak dat die taak van die argief grootliks verskuif het na dienslewering - ook inlig-tingsdiens - om die kerk in die breedste verband in sy besluitnemingsprosesse tot hulp te wees.
Kommentaar wat deur die Transvaalse Kerkargief gele-wer is oor die modemproefneming, toon dat e-pos vir die kerk ’n effektiewe kommunikasiemedium is wat betrou-baarheid en spoed ten opsigte van vergaderingstukke, pos en die oorplasing van lidmaatskap betref. Dit gee die kerk ook toegang tot inligting van die verskillende sinodes (ontsluit deur die argiewe), sowel as inligting op die Internet. Kommunikasie ter voorbereiding vir vergader-ings word bespoedig en bevorder. Dit word moontlik om teen bekostigbare tariewe van e-pos en telefoonkon-ferensies óf e-pos en videokonferensies (in die toekoms) gebruik te maak in plaas van duur vergaderings op sinodale en Algemene Sinodale vlak. Meer as l00 ge-meentes/leraars/kommissies het reeds hul eie e-pos adresse wat op ’n daaglikse basis gebruik word. Enige gemeente, leraar of kommissie wat oor ’n modem beskik, kan toegang tot al die inligting verkry wat die kerk, lidmate en leraars se bediening direk raak. Vergelyk in hierdie verband "Inlig-Aktueel" van die Argief- en Bestuursinligtingsdienste in Pretoria wat intekenaars op die hoogte hou met koerantartikels wat die kerk en sy bediening raak.
Die argiewe van Transvaal, Kaap en Natal kan per modem inligtingsoektogte vir navorsers en die kerk by mekaar doen. ’n Direkte gevolg van die samewerking was die ontstaan van internet- en e-posstrukture vir die kerk waardeur inligting bekom en versprei word. lnternettuisblaaie op alle vlakke van die kerk het bekos-tigbaar geword en dienste is beskikbaar om elke ge-meente/kommissie in staat te stel om sy werksaamhede en bedieninge op die internet bekend te stel en só ’n nuwe bedieningsterrein te betree. Gedurende November 1996 het die Argief- en Bestuursinligtingsdienste van Pretoria ’n werkswinkel namens CNW Info by die WNNR gereël waar ’n aantal genooides byeen was om oor die praktiese benutting van e-pos en die internet in gemeen-tebediening te besin. Vir sending en pastorale bear-beiding lê groot nuwe uitdagings en moontlikhede voor, terwyl sommige jeuggroepe vanuit die kerk al die uit-daging opgeneem het.
Die volgende is ’n opsomming van die versamelings wat op die gestandaardiseerde DBText-program ingevoer is en sedert 1995 ontsluit word en by die argiewe wat deelneem op rekenaar beskikbaar is vir daaglikse ge-bruik deur die kerk - aantal rekords tussen ():
Telefoonskakelborde: Daar is in die pers berig dat verandering in kabels deur TELKOM vir die Jaar 2000 ’n verandering ten opsigte van die tipe skakelbord mag noodsaak omdat bestaande skakelborde nie die Jaar 2000-verandering sal kan hanteer nie. Op 27 Januarie 1998 het Telkom se Bemarkingsafdeling telefonies die versekering gegee dat analoog-kabels nog steeds in gebruik sal wees en dat ISDN-kabels nie verpligtend sal word en sodoende iets met die Jaar 2000-probleem te make het nie. Wat skakelborde betref, is daar groter onsekerheid omdat baie skakelborde deur ’n rekenaar werk of geprogrammeer is. Sodra verskaffers om skrif-telike versekering gevra word dat die skakelbord wel Jaar 2000-aanpasbaar is, word gewoonlik aanbeveel dat hulle eers ’n ondersoek doen teen bepaalde koste.
Daar is gevind dat die lys verouderd en in sommige gevalle onnodig uitgebreid is. ’n Nuwe lys word aan die sinode voorgelê vir goedkeuring en vir gebruik in kerklike registers.
1.2.1 Verskonings wat vir ’n vergadering aangebied is, wat geen verdere implikasie het as dat die persoon die vergadering nie kon bywoon nie, en wat in die notule reflekteer word.
1.2.5 Kennisgewings en uitnodigings (na ’n jaar) mits die inligting op die betrokke stukke elders bekom kan word.
1.3.2 Statistiese en ander gegewens kan vernietig word wanneer die inhoud op ’n versamelstaat vasgelê is, byvoorbeeld: omsendbriewe ontvang waarvan reeds ken-nis geneem is, waarna nie weer terugverwys sal word nie en wat geen verdere implikasie het as die eenmalige saak wat daarin aangeroer is nie.
* Maandelikse finansiële state, ouer as 5 jaar, waarvan besonderhede sonder enige verdere implikasies net op die betrokke maand van toepassing is, waarvan die besonderhede elders (bv op ’n finansiële jaarstaat) ge-vind kan word en waarna nie weer terugverwys sal word nie. Dieselfde geld vir inbetalingslyste van diakens.