Hoe om 'n dokumentbestuurstelsel te skep
3 stappe om 'n dokumentbestuurstelsel te skep
Hoe om 'n dokumentbestuurstelsel vir klein besighede te skep
Dokumentbestuur is die proses om dokumente so te hanteer dat inligting geskep, gedeel, georganiseer en gestoor kan word, doeltreffend en toepaslik. As sodanig is dit belangrik om te leer hoe om 'n dokumentbestuurstelsel te skep.
Vir baie besighede is die fokus van dokumentbestuur op die organisasie en berging van dokumente. Hulle wil dokumente op 'n georganiseerde en veilige manier stoor wat steeds dokumente maklik kan vind.
Hierdie artikel sal jou wys hoe om 'n dokumentbestuurstelsel te skep wat dit presies doen.
As jy "dokumentbestuur" in enige soekenjin tik, kry jy lang lyste van oplossings vir dokumentbestuur, baie met sagteware of programme wat die voordele van 'n papierlose kantoor adverteer.
Dokumentbestuursprogrammatuur of programme is egter ontwerp om u besigheid se hantering van elektroniese lêers te verbeter . Die probleem is dat baie klein besighede te doen het met mengsels van outydse data op papier- en elektroniese lêers - en in sommige gevalle is die persentasie papierdata baie groter.
Een oplossing vir die probleem van 'n gemengde data omgewing sou wees om 'n dokument beeldstelsel te gebruik om al u besigheid se dokumente om te skakel na elektroniese vorm. Maar dit is te duur en tydrowend vir baie klein besighede.
Die goeie nuus is dat jy die basiese beginsels van 'n dokumentbestuurstelsel kan installeer sonder om enige spesiale sagteware te koop of deur groothandeldokumente te gaan.
Die stelsel hoef nie kompleks te wees nie; jy moet net tyd belê in die beplanning en implementering daarvan.
Die opstel van 'n dokumentbestuurstelsel behels drie stappe;
skep van 'n dokument bestuursplan,
die implementering van die dokumentbestuursplan,
en volg deur.
Die eerste stap om die plan te skep, behels die beantwoording van hierdie vier vrae:
Wat is die reëls vir die maak van dokumente?
Fakture , betaalherhalingsbriewe, verkoopsbrosjures, e-pos, balansstate , sigblaaie, verslae - Alle besighede skep 'n verskeidenheid dokumente in die loop van die doen en byhou van sake. En om sake te hou, moet alle besighede reëls opstel vir die skep van dokumente.
Is daar byvoorbeeld in-huis templates vir sommige van jou standaard besigheidsdokumente, soos briewe en fakture, en waar is hulle geleë?
Is daar 'n interne stylgids wat gevolg moet word?
Moet nuwe dokumente gedateer en / of gestempel wees?
Watter prosedures moet gevolg word vir die deel of hersiening van dokumente?
Vir sommige klein ondernemings is die enigste punt oor die skep van dokumente wat van belang is, waar die templates vir verskeie besigheidsdokumente geleë is en hoe om dit te gebruik. Maar as die skep van dokumente binne jou besigheid behels dat verskillende mense saamwerk, hersien of opdatering van dokumente, moet jy tyd bestee om te besluit hoe hierdie dinge gedoen moet word om doeltreffendheid en konsekwentheid te verseker.
Hoe sal ons dokumente stoor?
Daar is eintlik twee aspekte van hierdie vraag.
Die eerste behels die fisiese aspekte van berging. Selfs as u kleinbesigheid dokumente in liasseringskaste stoor, is daar koste verbonde aan stoorplek; nie net die koste van die liasseerkabinette self nie, maar die koste van tyd wanneer jy en / of jou werknemers dokumente lê of dit gaan haal. Trouens, die grootste koste verbonde aan stoor, vir die meeste klein besighede, is waarskynlik die koste van die tyd wat vermors word wanneer mense dokumente soek.
Die tweede aspek van die stoor van dokumente is organisatoriese; hoe sal dokumente geliasseer word? Die sleutel tot die indiening van dokumente is om goeie lêerbestuurspraktyke te volg.
U moet ook weet hoe u dokumente sal argiveer. Hoe sal u lêers hanteer wat verouderd is of net gereed is om na die terugbrander in u dokumentbestuurstelsel verskuif te word?
By die begin van elke jaar, byvoorbeeld, gaan ek deur die verskillende werkverwante lêers op my rekenaar, diegene wat nie meer aktief is nie, uitwis en nuwe dopgehou wat volgens jaar en / of onderwerp gemerk is, aan die gang hou.
Dieselfde kan met papierlêers gedoen word; Dit is nie moeilik om ou (er) dokumente uit 'n lêergids en etiket te verwyder nie en maak 'n nuwe een met "Ou" in die titel. Sommige sagteware bied outomatiese argief opsies. Met Microsoft Outlook kan u byvoorbeeld ou e-pos argiveer.
Hoe kan die herwinning van dokumente vereenvoudig word?
Hierdie vraag is die hart van u dokumentbestuurstelsel. In 'n opname deur Leger Marketing vir Xerox Canada het die Kanadese SMB- eienaars en -bestuurders gemiddeld $ 2,152 per jaar gekos om dokumente te bestuur en te stoor en ongeveer een uur per dag om hierdie dokumente (globeandmail.com) te soek.
Weereens, goeie indieningspraktyke kan 'n lang pad na die oplossing van die probleem wees. Deur die Databestuur-artikels op hierdie werf te blaai, sal jy begin. As jy dinge doen soos konsekwent streng benoemingskonvensies volg, sal dokumente baie makliker wees om te vind.
En of jy 'n eenmansaak is wat solo of 'n sake-eienaar met werknemers werk , raai ek aan om 'n lêerlêerlys te skep , wat gebruikers herinner waar spesifieke soorte lêers gaan en waar spesifieke dokumente kan vind. As u besigheid is soos die meeste, onthou om in te sluit of die lêer op u rekenaarstelsel, 'n interne bediener, in die wolk of nie in 'n fisiese plek soos 'n liasseringskas ingedien word, al dan nie. Veronderstel byvoorbeeld dat jy beelde, video of selfs papierfoto's in my besigheid gebruik. 'N Inskrywing in u lêerlêerlys kan wees:
Digitale beelde / video: rekenaar (of bediener) - ry E: / fotos - lêer in die toepaslike vakmap
Papierfoto's: liasseringskas 3 - Foto's - alfa per vak
Gedeelde netwerk- of wolkritte moet volgens inhoud volgens die inskrywing van die kassie laai.
Hoe kan ons ons dokumente veilig maak?
Die eerste lyn van verdediging vir dokument sekuriteit is fisies die besigheidsperseel self beveilig. Alle besighede moet sekuriteit stelsels hê, soos alarmstelsels, geïnstalleer - selfs tuisondernemings .
Besighede kan ook nodig of wil belê in ander sekuriteits toestelle, soos vensterbalkies, grense, sekuriteitskameras en / of patroliedienste. U kan al die tyd spandeer wat u wil skep wagwoorde en enkripsie lêers in 'n poging om u elektroniese lêers te beskerm, maar dit maak nie saak of iemand net kan dwaal en jou rekenaar steel en die hardeskyf vergesel nie.
Alle liasseerkabels moet afsluitbaar wees en na die ure oopgesluit word (en gesluit by middagete indien niemand betroubaar naby sal wees nie).
Algemene sekuriteitsprosedures vir elektroniese dokumente behels gereeld back-up van dokumente en die hou van dokument-rugsteun iewers anders as dieselfde hardeskyf waar die oorspronklike dokumente geleë is. Off-site is die beste om te waak teen die feit dat u besigheidsdata uitgewis word deur natuurrampe - nog 'n rede waarom die wolk ideaal is vir besigheid .
Klein ondernemings met kollegas of werknemers wat dieselfde rekenaarnetwerk deel, kan ook sekere gebruikers se toegang beperk, sodat hulle slegs van die netwerk se hulpbronne kan gebruik of sien. Byvoorbeeld, u kan dalk 'n netwerk- of wolkdeelmap met die naam "Rekeningkunde" hê wat slegs toegang tot die bestuur het. Selfs as 'n gebruiker toegang tot 'n bron, soos 'n aansoek, kan spesifieke dokumente beskerm word. Inhoud van dokumente kan ook geïnkripteer word, sodat hulle slegs toeganklik is vir diegene wat die nodige enkripsiesleutel het.
Werknemersdiefstal is 'n ander bedreiging vir datasekuriteit. Kleinsakeondernemings met werknemers moet hersieningsfaktore nagaan en agtergrondkontrole op werknemers 'n kwessie van beleid maak.
Implementeer u dokumentbestuurstelsel
Sodra jy jou dokumentbestuursplan geskep het deur die vrae hierbo te beantwoord, is jy gereed om dit te implementeer. Maak seker dat al jou personeel die besonderhede van jou besigheid se dokumentbestuurstelsel ken en toepaslike prosedures volg wanneer dokumente geskep, gestoor en opgespoor word.
Jy moet ook seker wees dat almal wat dokumente in jou organisasie besoek en gebruik, deur dinge doen soos om dokumente behoorlik te benoem en te stoor. Kontroleer gereeld om te toets of sekere lêers maklik gevind kan word en om te verhoed dat dit foutief is.
U kan 'n dokumentbestuurstelsel op 'n dag opstel, maar dit sal konsekwent in die loop van die tyd die sleutel tot die sukses daarvan wees. Die belonings is groot - om te vind wat jy wil vind as jy dit wil hê en gemoedsrus.