Hoe om `n aansoek om voorlegging (rfp) te skryf: 19 stappe
`N Voorstel vir `n voorstel, of RFP vir sy akroniem in Engels, is `n besigheidsinstrument waarmee maatskappye konsultante of onafhanklike werkers kan soek om `n behoefte te bevredig. Die ontwikkeling van `n effektiewe RFP sal die kanse verhoog dat jy goeie voorstelle van goed gekwalifiseerde kandidate sal ontvang. Hoe meer direkte jy gaan oor jou verwagtinge in die RFP, hoe meer waarskynlik is jy die perfekte kandidaat vir die werk.
Deel 1bepaal jou behoeftes
Deel 2beplan die rfp
Deel 3skryf die rfp
Deel 4stuur die rfp
Weet wat jy wil hê Die eerste stap is om te weet watter tipe resultaat u van `n projek wil bekom. Om `n visie te hê, sal jou help om die regte vrae oor die dienste van `n konsultant te vra.
Identifiseer die tipe projek wat jy doen en lys die stappe wat jy sal moet volg om dit te bereik.
Bepaal die tipe hulp wat jy dink jy benodig. Is u behoeftes tegniese, verwant aan ontwerp of albei? Sal jy `n persoon of `n span nodig hê om aan jou projek te werk? Kan die werk op afstand gedoen word of moet jy `n plaaslike persoon vind met wie jy persoonlik kan ontmoet?
Vra jouself af watter programmeerders of spesialiste jy moet huur om jou projek te bereik.
As u `n aanvanklike visie het, beteken dit nie dat die projek presies moet uitkom soos u dit visualiseer nie (of dit sal wees).
Evalueer jou doelwitte en jou missie. Die algemene doelstellings en missie van u onderneming kan net so belangrik wees as die besonderhede van die projek self.
Lees die verklaring van fundamentele doelwitte van u onderneming weer, selfs al het u dit self geskryf.
Wees eksplisiet oor hoe die projek die missie van die maatskappy sal dien.
Verander jou visie vir die projek as dit nie met die algemene doelwitte van die maatskappy ooreenstem nie.
Identifiseer hoe die projek jou onderneming sal verbeter, voldoen aan die behoeftes van aandeelhouers of beleggers, of dien jou kliënte.
Skryf `n verklaring oor hoe hierdie projek die doelwitte van die maatskappy sal bereik. U mag die stelling in u RFP insluit, maar dit sal u ook help om u eie doelstellings vir die projek te fokus.
Bepaal jou begroting. U moet `n spesifieke nommer hê vir die hoeveelheid geld wat u op die projek kan spandeer. Om direk oor jou toelaatbare begroting te wees, sal uiteindelik jou verhouding help met die konsultant wat jy huur.
Praat vooraf met u rekeningkundige of finansiële departement. Moenie net aanvaar dat jy weet hoeveel geld jy op `n projek kan spandeer nie.
Maak seker dat al die dele van die projek en al die mense wat u sal moet huur, insluit om u te help om aan die behoeftes van die projek te voldoen.
Beplan vir addisionele uitgawes. Projekte, veral groot projekte, oorskat selde die begroting. As u `n ekstra spasie vir onverwagte uitgawes van die begin af weglaat, sal u blou bly.
Dit bied `n mededingende koers. Onthou dat betaal minder dikwels tot laer gehalte lei. Terselfdertyd betaal jy te veel dalk nie `n aansienlik beter projek as om net die "huidige koers".
Skep `n tydlyn U moet `n gedetailleerde tydlyn saamstel met sperdatums vir beide die voorstel en die projek self. U mag die projek in stappe of stadiums verdeel en `n ander term aan elkeen toeken.
Maak `n kalender in omgekeerde volgorde. Begin met die finale sperdatum vir die voltooide projek en werk in retrospek en bepaal individuele sperdatums soos u vorder.
Gee `n sperdatum vir die voorstel wat 2 tot 6 weke nadat jy die RFP ingedien het, afhangende van die vlak van detail en aanpassing wat jy nodig het.
Bepaal ook `n sperdatum om die RFP te skryf.
Beplan die RFP
Lees ander RFP Een van die beste maniere om `n effektiewe RFP te skryf, is om ander mense se versoeke te lees. Dit gee jou `n idee van watter inligting ingesluit moet word, watter soort ontwerp is makliker om te lees en te volg en watter soort aanvullende illustrasies moet ingesluit word.
Soek vir RFP monsters aanlyn. Daar is baie voorbeelde beskikbaar wat die struktuur en belangrike inligting uiteensit.
Lees ware RFP van ander maatskappye. Stel jou voor jy is `n konsultant wat probeer om `n voorstel te maak. Lees ander mense se RFP`s en kyk of daar enige ontbrekende inligting is wat jou sal help om `n beter voorstel te skryf. Maak seker dat jy daardie inligting in jou RFP insluit.
Probeer om te soek na RFP van maatskappye wat pas by jou besigheidsprofiel. As jy iemand by `n ander maatskappy ken, vra hulle of hulle ou RFP`s het wat jy as modelle kan gebruik.
Sien templates vir aanlyn-RFP. Dit kan `n goeie beginpunt wees, maar jy kan dit ook gebruik om te leer hoe om jou RFP te skryf en dit dan op jou eie te doen om meer buigsaamheid in terme van formaat en detail te hê.
Dit bepaal die omvang en die geprojekteerde perke. Voordat jy die RFP skryf, moet jy die omvang en grense van jou projek ken. Miskien moet jy die projek herbereken as jy besef dat jy te veel in `n baie kort tyd vra.
Dit kan nuttig wees om `n lys te hou van dinge wat hierdie spesifieke projek nie sal aanspreek nie, selfs as u van plan is om terug te keer na die idees in die toekoms. (U bevat waarskynlik nie hierdie inligting in die RFP nie).
Wees duidelik oor die omvang van die projek in u RFP. Dit sal die konsultante in staat stel om beter voorstelle vir jou projek uit te werk.
Wees realisties oor die resultate wat u kan verwag met inagneming van die begroting en die tydsbeperkings wat u aan die konsultant sal oplê.
Maak `n lys van wat daar behoort te wees en wat jy graag wil hê. Een manier om te weet wat jy regtig wil hê in die antwoorde op jou RFP is om `n lys van jou behoeftes en jou wense te maak. Elkeen van u behoeftes (of dinge wat moet wees) moet by u RFP ingesluit word. U sal dalk sommige of die meeste van u wense wil insluit, maar maak seker dat u RFP nie onrealisties of te moeilik word om te bestuur nie.
U kan in u RFP duidelik maak watter items nodig is en wat u verkies.
Te veel voorkeure (wense) kan potensiële konsultante wegneem wat voel dat hulle nie gekwalifiseer is op grond van die geïdealiseerde beskrywing nie.
Hou jou lys van dinge wat jy graag wil hê om die voorstelle te evalueer sodra hulle begin aankom.
Besluit wie die voorstelle sal lees en die projek toeken. Die persoon wat die voorstelle sal stuur wat gestuur word in reaksie op die RFP, moet ten minste die RFP kan lees, indien nie, voordat dit gestuur word.
Maak seker dat die persoon se verwagtinge duidelik in die RFP gestel word.
Spesifiseer die minimum kwalifikasies van `n kandidaat. Benewens spesifieke behoeftes en wense vir die projek, wil u dalk u verwagtinge rakende die oorsprong, opvoeding en ervaring van die konsultante wat aan u projek sal werk, uiteensit.
Maak `n konsep van `n telkaart wat u sal gebruik om die voorstelle te evalueer. As u dit doen voordat u die RFP stuur, kan u u behoeftes en verwagtinge verfyn voordat u dit skryf. Op hierdie manier sal jy seker wees om die belangrikste faktore in jou RFP in te sluit en te beklemtoon.
Bepaal `n graderingstelsel vir die voorstelle. Oorweeg verskeie kategorieë met `n skaal van 1 tot 10 en `n totale telling.
Die voorstel of voorstelle met die hoogste tellings sal jou behoeftes duideliker maak en is waarskynlik diegene wat gekies word.
Enkele kategorieë wat jy in jou telkaart moet oorweeg, is estetika en ontwerp, visie, implementering, begroting plan, ondervinding en verwysings, die verskaffing van sperdatums, die integrasie van jou besigheidsmodel in jou ontwerp, innovasie, gebruik van tegnologie, professionalisme, reaksie op konstruktiewe kritiek en kommunikasievaardighede.
Skryf die RFP
Sluit alle tersaaklike besonderhede in. Terwyl u dalk nie die lesers van u RFP wil oorweldig met onnodige inligting nie, moet u alle tersaaklike besonderhede insluit. Dit kan wees:
Wie is jy en wat is die doelwitte van jou onderneming?
Hoekom benodig jy `n konsultant vir jou projek
Watter resultate verwag jy aan die einde van die projek?
Hoe gaan jy met die maatskappy werk
Hoeveel kan jy betaal
Hoe en wanneer om die voorstel te stuur
Hoe wil jy die voorstel geformateer word
Wanneer sal u elke stadium van die projek moet voltooi
Hoe sal jy die voorstelle evalueer en kies
Wanneer beplan jy om die gekose konsultant of agentskap in kennis te stel?
Wie om te kontak in geval van vrae
Wees spesifiek, maar nie te spesifiek nie. Terwyl jy wil hê dat jou RFP duidelik en spesifiek moet wees oor die tipe projek en konsultant wat jy verwag, wil jy nie hê dit moet so spesifiek wees dat jy goeie kandidate uitsluit nie. Om `n balans te vind, kan ingewikkeld wees.
As u nie spesifiek genoeg is nie, is u geneig om op voorstelle wat vae of nie in lyn met u visie is nie, te skommel.
As jy te spesifiek is, sal jy nie genoeg voorstelle ontvang nie en kan jy voel dat jy nie genoeg opsies het nie.
U moet u RFP dalk herskryf indien die voorstelle te vaag is of as u nie genoeg ontvang nie.
Organiseer die RFP effektief. Omdat jy baie inligting in `n kort hoeveelheid ruimte verskaf, is die organisasie die sleutel tot `n effektiewe RFP.
Verskaf duidelike afdelings. Afdelings kan help om die verskillende dele van u voorstel in te organiseer "snacks" van inligting maklik om te verteer.
Gebruik vet en onderstreep om die belangrikste punte te beklemtoon, maar doen dit matig. Minder as 10% van die teks moet vet of onderstreep wees.
Verdeel lang dele van kolpuntteks of verdeel hulle in verskeie korter afdelings.
Voeg `n paar goed ontwerpte grafika by om visuele belangstelling te gee en die teks te verdeel.
Versoek verwysings Maak seker dat u verwysings as deel van u RFP versoek. U moet kan uitvind of vorige kliënte tevrede was met beide die proses om met `n konsultant of agentskap te werk en met die finale projek wat hulle ontvang het.
Maak seker dat jy eintlik die verwysings noem wat die konsultant verskaf. Vra of die vorige kliënt weer die konsultant sal huur en maak seker dat die proses, sowel as die produk, tydens u ondervraging aangespreek word.
Kontroleer jou RFP voordat jy dit stuur. Die indiening van `n verwarrende RFP of een wat vol grammatikale en spelfoute is, is onprofessioneel en kan jou `n paar goeie voorstelle kos. Om ernstig as `n maatskappy geneem te word, moet jy `n kwaliteit produk stuur.
Vra iemand anders om jou RFP ook na te gaan. Dit kan moeilik wees om jou eie foute op te spoor.
U kan dalk probeer om iemand buite die projek of selfs buite die maatskappy te vra om u RFP te lees om die duidelikheid van die doel na te gaan.
Stuur die RFP
Stuur RFP na respekvolle raadgewende agentskappe. Alhoewel groot agentskappe dikwels baie verskillende konsultante vir hulle werk, sal hulle probeer om die beeld en reputasie van hul agentskap te beskerm. Dit is dus onwaarskynlik dat hulle werknemers wat onder hul verwagtingsvlakke verrig.
Soek vir aanlyn agentskap resensies. Die aanlyn resensies is nie perfek nie, maar hulle is dikwels `n goeie plek om te begin. Neem egter negatiewe kritiek liggies. Maak seker dat u die spesifieke besonderhede van enige klagte lees en enige emosionele taal ignoreer.
Vra `n kollega of `n kenner van `n maatskappy wat soortgelyk is aan joune aan wie hulle sou beveel om jou RFP te stuur. Selfs mededingende maatskappye sal u waarskynlik `n eerlike aanbeveling van respekvolle agentskappe gee.
Bel `n agentskap en vra vir verwysings. Dit is nie ongewoon om verwysings na individuele konsultante te vra nie, so `n agentskap moet ook bereid wees om verwysings te verskaf. Maak seker dat u spesifieke vrae aan die verwysings rakende die proses van werk met die agentskap vra en as hulle die agentskap weer vir toekomstige projekte sal gebruik.
Beperk die aantal individuele agentskappe waarheen jy jou RFP stuur. As jy jou RFP aan almal stuur, sal jy te veel voorstelle ontvang om hulle realisties te oorweeg of jou RFP sal nie ernstig opgeneem word nie.
Die ontwikkeling van `n voorstel duur baie tyd en dit is onwaarskynlik dat `n agentskap of konsultant bereid sal wees om jou versoek ernstig te neem en tyd daaraan te spandeer as hulle sien dat jou RFP op te veel plekke verskyn.
Fokus eerder op die aanspreek van `n kleiner aantal voorstelle van `n beter gehalte.
Laat genoeg tyd vir mense om `n kwaliteit voorstel te maak. Om agentskappe en konsultante genoeg tyd te gee om jou RFP te lees en te absorbeer, jou eie visie vir die projek te skep en `n kwaliteit voorstel te ontwikkel, sal jou `n beter idee gee van hoe die finale produk sal wees.
Hou by jou term. Dit is waarskynlik dat `n agentskap wat `n laat voorstel indien, ook laat sal wees met die sperdatums vir projekte. As jy die sperdatums ernstig opneem, oorweeg dit nie voorstelle wat gestuur is nadat die spertyd geslaag is nie. As jy nie so bekommerd is oor sperdatums nie en meer bekommerd is oor `n kwaliteitsproduk, wil jy dalk steeds laat versendings oorweeg.