Kontinuïteit van meerdere vergaderings (sinodes)
Artikel 45: Elke meerdere vergadering benoem ’n korresponderende kerkraad of deputate vir korrespondensie wat alle stukke en dokumente van die vergadering ontvang en bewaar en sy handelinge op die volgende vergadering besorg.
Eweneens benoem elke meerdere vergadering ’n roepende kerkraad om die volgende vergadering op te roep en te ontvang op die vasgestelde tyd en plek of anders op die tyd en plek wat die roepende kerkraad in die geval van die partikuliere sinode, volgens advies van sy klassis, en in die geval van die algemene sinode, volgens advies van sy partikuliere sinode, bepaal.
1. Meerdere vergaderings (sinodes) is vergaderings van kerke
By artikels 29 en 41 is verduidelik dat sinodes (meerdere vergaderings) daar is ter wille van die kerke en nie andersom nie. Elke klassis (meerdere vergadering of sinode) is ’n byeenkoms van kerke op homself en nie ’n permanente kerklike struktuur wat kontinueer nie. Daarom maak die kerke in die samekoms onderling voorsiening vir die volgende samekoms deur een van die kerke verantwoordelik te stel vir ’n aspek wat die kontinuïteit raak. Hulle benoem ’n kerk om volgens afspraak of anders na raadpleging met ander kerke die kerke vir ’n volgende samekoms saam te roep en die basiese stukke na te gaan (art 33). Die plaaslike kerk en kerkraad is permanent en kan dus dien as adres en agent vir 'n volgende meerdere vergadering. ’n Kerkraad verleen die basis vir oproep, ontvangs en konstituering van ’n vergadering van meer kerke (Hd 15) en ’n kerkraad kan die argiewe bewaar, stukke vir die volgende vergadering ontvang en ordelik voorlê
2. Meerdere vergaderings moet ordelik verloop
Die Here God skep orde uit chaos en herskep sy kerk as orde uit die sondeval (Milner 1970:123v). In die kerk van die Here moet alles welvoeglik en ordelik toegaan (1 Kor 14: 40). Met die oog daarop moet die dienaars min maar noodsaaklike reëlings instel, sonder om dwang op die gewetens van die gelowiges uit te oefen (art 32 NGB; Calvyn Inst IV.9.xiii). Besluite van vorige samekomste is belangrik (art 46). Gevolglik moet die notule en argiewe van die vorige vergaderings bewaar en ter wille van kontinuïteit op die volgende vergadering beskikbaar wees. Die oudste kerke het die instruksies en adviese van die apostels bewaar en in konsilies aan ander kerke beskikbaar gestel.
Die eerste kerkorde (1571) maak slegs vir gereelde periodieke samekomste van kerke voorsiening. In 1574 word prakties verder gereël dat die samekomste in die kerke (vergaderplekke) sal roteer (Biesterveld, Kuyper 1905:36,65). In 1578 word bepaal dat ’n klassis “ten laaste” (voor dit sluit) ’n roepende kerk vir die volgende klassis moet aanwys. ’n Bepaalde kerk moet ook opdrag ontvang om ’n provinsiale sinode saam te roep en die sake voor te dra wat die klassis nie kon afhandel nie (Biesterveld, Kuyper 1905:106,108). In 1586 word kort en bondig gestel dat die aangewese roepende kerkraad ook die handelinge (argiewe) van die betrokke klassis, partikuliere of algemene sinode op die volgende vergadering moet besorg. Dit word net so in 1619 behou.
In die Dordtse Kerkorde 1619 het artikel 41 vir die oproep van ’n klassis voorsiening gemaak terwyl artikel 47 bepaal het: “Met die sluiting van sowel
die partikuliere as die algemene sinode moet aan ’n kerk opgedra word om met advies van die klassis die tyd en plek van die volgende sinode te bepaal” (Biesterveld, Kuyper 1905:202,238).
Die GKSA het in 1964 die taak en plek van die roepende en korresponderende kerkrade onderskei en omlyn in die lig van praktyke wat reeds ontwikkel het. So is vir ’n korresponderende kerkraad of alternatiewelik vir deputate vir korrespondensie (dws persone) voorsiening gemaak (GKSA 1964:71).
2. Die Roepende Kerkraad
Die GKSA het in 1964 die orde vir die oproep van ’n meerdere vergadering duidelik bewoord en koppel die vraag na “advies” duidelik aan ’n situasie waar ’n buitengewone vergadering weens onvermydelike omstandighede op ’n ander tyd en plek opgeroep moet word as wat in die vorige besluit bepaal was. Die oorspronklike bepaling weerspieël die selfstandigheid, vermoë van en vertroue in mindere kerke om te oordeel waar en wanneer ’n meerdere vergadering moet saamkom. Dit is tipies van die gereformeerde kerkreg dat mindere vergaderings namens alle kerke kan handel (artt 4,66). ’n Kerk kan net met die klassis raadpleeg om die samekoms van ’n algemene sinode te reël. Die GKSA het die geval van advies van ’n “partikuliere sinode” ingevoeg. Dit maak die prosedure lomper en het waarskynlik uit sisteemdwang gebeur. Wanneer die tyd en plek van ’n volgende klassis moet verander, raadpleeg die roepende kerkraad met die korresponderende kerkraad of anders die korresponderende kerkraad met een of meer naburlge kerkrade.
Kerke moet beslis omdat dit die enigste permanente instelling is. Deputate vir korrespondensie (as persone) is nie bevoeg om hieroor te adviseer nie. Toe die nasionale sinode verklein is (GKSA 1958:37-43), was daar selfs sprake van “roepende” sinodes (GKSA 1967:347). Hierdie opvatting gaan verkeerdelik van sinodes as blywende strukture soos van ’n kerkraad uit. Omdat meerdere vergaderings in en deur middel van ’n plaaslike kerk saamkom, word hulle volgens die plek van die roepende kerk en tyd van samekoms genoem en onderskei (bv Sinode van Dordrecht 1618/19).
Die roepende kerkraad roep die ander kerke vir die betrokke vergadering op, gaan die geloofsbriewe na in die lig van Kerkorde, stel vas hoeveel afgevaardigdes ontvang moet word en maak so die vergadering fisies moontlik en lei daarna die konstituering.
Sedert 1945 het die GKSA in nasionale sinode altyd op dieselfde plek vergader en dieselfde roepende kerkraad aangewys. In Nederland vergader kerke dikwels in dieselfde gerieflike ruimte, maar roteer die roepende kerkrade. Hierdie prosedure benadruk die pluraliteit van die verskyning van die kerk van Christus en die gelykheid tussen kerke baie beter.
3. Die korresponderende kerkraad of deputate vir korrespondensie
Die woord “korrespondeer” beteken in die kerkorde ooreenstem, een-wees of saamwerk in kerkverband (art 52). “Korrespondensie” wys hier egter op gewone administratiewe verkeer. Wanneer die roepende kerkraad soos
gedurende die 16de eeu, die argiewe moet bewaar, kan dit gebeur dat klassikale argiewe tot vier keer per jaar van hande moes verwissel. Dit bring die veiligheid van kosbare argiewe sowel as doeltreffende administrasie tussen ’n vorige en volgende klassis (sinode) in gedrang. Daarom moet by voorkeur ’n vaste kerkraad of alternatiewelik bevoegde persone met hierdie taak belas word, so lank die absolute veiligheid en noukeurige bewaring van die argiewe verseker is.
Die kerke benoem gewoonlik korresponderende kerkrade vir klassisse en partikuliere sinodes, maar deputate vir korrespondensie vir nasionale en algemene sinodes vir wie die sentrale Kerkargief maklik bereikbaar is. Deputate vir korrespondensie skep vir mindere vergaderings probleme wanneer dergelike persone verhuis, siek word, ontslag neem, ensovoorts. ’n Korresponderende kerkraad verskaf daarteenoor ’n vaste adres, al behartig die voorsitter en skriba in praktyk grootliks hierdie taak. Hulle behoort egter die kerkraad op die hoogte te hou. Nie alle kerkrade en ongelukkig nie alle predikante kan met die veilige bewaring van argiewe en stiptelike hantering van stukke van meerdere vergaderings vertrou word nie. Toerusting en bekwaamheid moet die keuse bepaal. Die roepende kerkraad kan bygeval ook korresponderende kerkraad wees.
4. Die taak van die korresponderende kerkraad
Die korresponderende kerkraad behartig gewoonlik die onafgehandelde korrespondensie (art 49) en bewaar alle stukke soos notules, finansiële state, korrespondensie, rapporte, ensovoorts van vorige vergaderings. Wanneer nodig vra die korresponderende kerkraad verlof om argiewe van die betrokke meerdere vergadering na ’n sentrale argiefbewaarplek te sentraliseer.
Die rapport van die korresponderende kerkraad dien net na die konstituering en rapport van die roepende kerkraad afgehandel is. Dit rapporteer oor opdragte van die vorige vergadering wat afgehandel is, lê stukke wat vir die agenda van die betrokke vergadering ontvang is ter tafel en vestig vir goeie orde aandag op sake wat voorrang moet geniet en waarvoor voorsiening gemaak moet word, soos byvoorbeeld vir die benoeming van ’n roepende en ’n korresponderende kerkraad. Die rapport van die korresponderende kerkraad oor die stukke is die basiese agenda van die vergadering.
Die meeste meerdere vergaderings versoek dat stukke ’n bepaalde tyd voor die volgende vergadering aan die korresponderende kerkraad gestuur moet word. So ’n reglement van orde is ’n ordereëling en kan nie die bepaling van artikel 33 of die prerogatief van die betrokke meerdere vergadering met betrekking tot sy agenda ophef nie. Sekere stukke soos appèlle (art 31) kan direk ter tafel gelê word en ander stukke kan “aanvullend” tot die agenda net na die rapport van die korresponderende kerkraad ter tafel kom. Die betrokke vergadering besluit op meriete of hy dergelike stukke ontvang. Dit kan ontvangs weier indien mindere vergaderings uit onverskilligheid stukke van middelmatige belang nie betyds aan die korresponderende kerkraad gestuur het nie. ’n Laatgekome stuk wat die welsyn van die kerke raak, moet ter tafel geneem word sodat die kerke nie skade ly nie.
4. Gesentraliseerde kerkargiewe
Die kerke onderneem saam in ’n sentrale Kerkargief ordening, liassering, versorging en bewaring van kerklike argiewe deur vakdeskundige personeel. Die argiewe bly eiendom van die betrokke kerke en word volgens bepaalde reëls en besluite in die Kerkargief bewaar (vgl GKSA 1961, 1964, Snyman, Spoelstra: 1963). Die stukke van meerdere vergaderings bly eiendom van die kerke. Argiewe is die spore of geheue van die kerke en daarom van onskatbare waarde vir die volgende geslagte. Geen individu mag na goeddunke om watter rede ook al van hierdie kerklike eiendom waardeloos beskou of vernietig nie.