Alle transaksies word in joernale gegroepeer en geklassifiseer volgens die aard en oorsprong van die transaksies.
Om die transaksies in joernale vas te lê en te prosesseer, bestaan hoofsaaklik uit 7 maklike stappe:
1.Stel die verstek opsies vir die joernaal. (Slegs nodig om dit eenmalig te doen, tensy u behoeftes verander).
2.Sleutel 'n unieke naam (alias) vir die joernaal in.
3.Kies of u die transaksies inklusief of eksklusief van BTW wil insleutel. (Indien u nie vir BTW geregistreer is nie, kan u hierdie stap ignoreer).
4.Sleutel die transaksies in die joernaal in.
5.Balanseer die joernaal.
6.Druk 'n lys van die transaksies in die joernaal. Kontroleer vir foute en stel reg, indien nodig.
7.Posteer die joernaal.
U kan u transaksies op 'n daaglikse basis insleutel en eers aan die einde van die week of maand, of selfs wanneer u wil, finaliseer. Indien u die Joernaal toemaak sal u nie die ongeposteerde transaksies verloor nie. Wanneer u die joernaal later wil finaliseer, kan u stappe 5 en 6 afhandel.
In enige rekeningkundige stelsel sal u normaalweg, soos in die handstelsel, eers al u transaksies in die boeke van eerste inskrywing of hulpjoernale inskryf en dit dan na die grootboek oorplaas. U sal eers die brondokumente in groepe, d.i. u verkope, u aankope, u ontvangstes u betalings, ens. uitsorteer. In 'n onderneming word vyf stelle joernale normaalweg gebruik om daaglikse transaksies vas te lê.
1.Verkoopsjoernaal - Hierdie joernaal of boek word gebruik om u verkope vir 'n spesifieke periode vas te lê. U sal die faktuurnommer as verwysing, datum van die faktuur, faktuur besonderhede, die debiteur (aan wie u verkoop het), uitset BTW (indien u vir BTW geregistreer is) en die bedrag wat u die kliënt gevra het - BTW inklusief of eksklusief, afhangende van u vereistes, invoer.
2.Aankoopjoernaal - Hierdie joernaal word gebruik om al die aankope wat in die bedryf van u besigheid gemaak het, vas te lê. Besonderhede wat vasgelê word, is onder andere, die faktuurnommer (as verwysing), die datum van aankope, aankoop besonderhede, van wie aangekoop, inset BTW (indien u vir BTW geregistreer en van toepassing is) en die bedrag wat u betaal het - BTW inklusief of eksklusief afhangende van u behoeftes.
3.Kasboek - Die Kasboek bestaan uit 'n Ontvangste- en 'n Betalingsjoernaal. Die Ontvangste- en Betalingsjoernaal moet met bankstate gerekonsilieer word.
a)Ontvangstejoernaal - Hierdie boek is aan die Ontvangstejoernaal in die Kasboek gekoppel. Alle deposito’s, word met die datum van die deposito, die beskrywing van die ontvangste, en die bedrag in die boek vasgelê. Wanneer 'n debiteur 'n betaling maak, sal die Bankrekening gedebiteer en die Debiteur se rekening gekrediteer word, nadat die bedrag reeds vroeër in die Verkoopsjoernaal teen die betrokke debiteur se rekening gedebiteer was.
b)Betalingsjoernaal - Hierdie boek is aan die Betalingsjoernaal in die Kasboek gekoppel. Alle betalings wat gemaak is, word met die datum, besonderhede en die bedrag in dié boek vasgelê. Betalings sal die Krediteur (Verskaffer) of die uitgawe, na gelang van die geval, debiteer en die Bankrekening krediteer.
4.Algemene joernaal - Hierdie joernaal word gebruik om alle ander algemene transaksies wat nie by die bogenoemde ingedeel kan word nie, te boek te stel. Voorbeelde van die tipes transaksies wat in algemene joernale ingevoer word, is om foute reg te stel (bv. indien u die verkeerde rekening gekrediteer het), en om u openingsbalanse aan te neem, loonrol, waardevermindering, ens.