Hoe om duidelike en professionele e-posse te skryf?
Publiceert par Tranquillus | Desember 26, 2018 | Geskrewe en mondelinge kommunikasievaardighede
E-pos is die voorkeurkommunikasie-instrument vir die meeste van ons. E-pos is fantasties, want jy hoef nie op dieselfde tyd as jou gespreksgenoot beskikbaar te wees om te kommunikeer nie. Dit stel ons in staat om vorentoe te beweeg met voortdurende kwessies wanneer ons kollegas nie beskikbaar is of aan die ander kant van die wêreld is nie.
Die meeste van ons verdrink egter in 'n eindelose lys e-posse. Volgens 'n verslag wat in 2016 gepubliseer is, ontvang en stuur die gemiddelde besigheidsgebruiker meer as 100 e-posse per dag.
Daarbenewens is e-posse te maklik verkeerd verstaan. 'N Onlangse Sendmail-studie het bevind dat 64% van mense 'n e-pos gestuur of ontvang het wat woede of onopsetlike verwarring veroorsaak het.
As gevolg van die hoeveelheid e-posse wat ons stuur en ontvang, en omdat e-posse dikwels verkeerd vertolk word, is dit belangrik om dit op 'n duidelike en bondige wyse te skryf.
Hoe om 'n professionele e-pos korrek te skryf
Om kort en presiese e-posse te skryf, sal die tyd wat aan die bestuur van e-pos toegeken word, verminder en jou meer produktief maak. Deur jou e-posse kort te hou, sal jy waarskynlik minder tyd aan e-posse en meer tyd aan ander take bestee. Dit gesê, skryf duidelik is 'n vaardigheid. Soos alle vaardighede, sal jy moet werk aan die ontwikkeling daarvan.
In die begin kan dit jou net so lank neem om kort e-posse te skryf as om lang e-posse te skryf. Selfs al is dit egter die geval, sal jy jou kollegas, kliënte of werknemers help om meer produktief te wees, want jy sal minder rommel by hul inkassie voeg, wat hulle sal help om vinniger op jou te reageer.
Deur duidelik te skryf, sal jy bekend staan ​​as iemand wat weet wat hulle wil hê en dinge gedoen kry. Albei is goed vir jou loopbaanvooruitsigte.
So, wat neem dit om duidelike, bondige en professionele e-posse te skryf?
Identifiseer jou doelwit
Duidelike e-posse het altyd 'n duidelike doel.
Elke keer as jy gaan sit om 'n e-pos te skryf, neem 'n paar sekondes om jouself af te vra: "Hoekom stuur ek dit? Wat verwag ek van die ontvanger?
As jy nie hierdie vrae kan beantwoord nie, moet jy nie e-pos stuur nie. Om e-posse te skryf sonder om te weet wat jy nodig het, mors jou tyd en dié van jou ontvanger. As jy nie presies weet wat jy wil nie, sal dit moeilik wees om jouself duidelik en bondig uit te druk.
LEES Die uiteensetting van effektiewe e-pos skryf
Gebruik die reël 'Een ding op 'n slag'
E-posse is geen plaasvervanger vir vergaderings nie. Met besigheidsvergaderings, hoe meer agenda-items waaraan jy werk, hoe meer produktief is die vergadering.
Met e-posse is die teenoorgestelde waar. Hoe minder jy verskillende onderwerpe in jou e-posse insluit, hoe meer dinge verstaanbaar vir jou gesprekspartner.
Daarom is dit 'n goeie idee om die "een ding op 'n slag"-reël te beoefen. Maak seker dat elke e-pos wat jy stuur oor een ding gaan. As jy oor 'n ander projek moet kommunikeer, skryf nog 'n e-pos.
Dit is ook 'n goeie tyd om jouself te vra, "Is hierdie e-pos regtig nodig?" Weer, net absoluut noodsaaklike e-posse getuig van die respek van die persoon aan wie jy e-posse stuur.
Beoefening van empatie
Empatie is die vermoë om die wêreld deur die oë van ander te sien. Wanneer jy dit doen, verstaan ​​jy hul gedagtes en gevoelens.
As jy e-posse skryf, dink aan jou woorde vanuit die leser se oogpunt. Met alles wat jy skryf, vra jouself af:
Hoe kan ek hierdie sin interpreteer as ek dit ontvang het?
Sluit dit dubbelsinnige terme in om te spesifiseer?
Dit is 'n eenvoudige, maar tog effektiewe aanpassing van die manier waarop u moet skryf. As u nadink oor die mense wat u sal lees, verander dit die manier waarop hulle op u reageer.
Hier is 'n empatiese manier om na die wêreld te kyk om jou te help om aan die gang te kom. Die meeste mense:
Is besig. Hulle het nie tyd om te raai wat jy wil hê nie, en hulle wil graag jou e-pos kan lees en vinnig daarop reageer.
Geniet 'n kompliment. As jy iets positiefs oor hulle of hul werk kan sê, doen dit. Jou woorde sal nie vermors word nie.
Hou daarvan om bedank te word. As die ontvanger jou op enige manier gehelp het, onthou om hulle te bedank. Jy moet dit doen selfs al is dit hul werk om jou te help.
Wanneer jy vir iemand die eerste keer e-pos stuur, moet jy die ontvanger vertel wie jy is. Jy kan dit gewoonlik in een sin doen. Byvoorbeeld: "Dit was lekker om jou by [Event X] te ontmoet. »
LEES Briefsjabloon: versoek betaling vir u ongebruikte betaalde verlof
Een manier om inleidings te verkort, is om dit te skryf asof jy van aangesig tot aangesig ontmoet. Jy sal nie in 'n vyf minute lange monoloog wil raak wanneer jy iemand persoonlik ontmoet nie. Moet dit dus nie per e-pos doen nie.
Jy weet nie of 'n inleiding nodig is nie. Miskien het jy reeds die ontvanger gekontak, maar jy weet nie of sy jou sal onthou nie. U kan u geloofsbriewe in u elektroniese handtekening laat.
Dit voorkom misverstande. Om jouself weer aan iemand voor te stel wat jou reeds ken, kom as onbeskof voor. As sy nie seker is of sy jou ken nie, kan jy haar net jou handtekening laat nagaan.
Beperk jouself tot vyf sinne
In elke e-pos wat jy skryf, moet jy genoeg sinne gebruik om te sê wat jy nodig het, nie meer nie. 'N nuttige praktyk is om jouself te beperk tot vyf sinne.
Minder as vyf sinne is dikwels brutaal en onbeskof, meer as vyf sinne mors tyd.
Daar sal tye wees wanneer dit onmoontlik is om 'n e-pos met vyf sinne te hou. Maar in die meeste gevalle is vyf sinne genoeg.
Aanvaar die dissipline van die vyf sinne en jy sal jouself gouer e-pos skryf. U sal ook meer antwoorde kry.
Gebruik kort woorde
In 1946 het George Orwell skrywers aangeraai om nooit 'n lang woord te gebruik waar 'n kort sal doen nie.
Hierdie raad is vandag selfs meer relevant, veral wanneer jy e-posse skryf.
Kort woorde toon respek vir jou leser. Deur kort woorde te gebruik, het jy jou boodskap maklik om te verstaan.
Dieselfde geld vir kort sinne en paragrawe. Vermy die skryf van groot blokke teks as u wil hê u boodskap moet duidelik en maklik wees om te verstaan.
Gebruik die aktiewe stem
Die aktiewe stem is makliker om te lees. Dit moedig ook optrede en verantwoordelikheid aan. Inderdaad, in die aktiewe stem fokus die sinne op die persoon wat optree. In die passiewe stem fokus die sinne op die voorwerp waarop 'n mens optree. In die passiewe stem kan dit klink asof dinge vanself gebeur. Aktief gebeur dinge net wanneer mense optree.
Hou by 'n standaardstruktuur
Wat is die sleutel om jou e-posse kort te hou? Gebruik 'n standaard struktuur. Dit is 'n sjabloon wat u kan volg vir elke e-pos wat u skryf.
LEES Voorbeeldbrief om betaling van 'n premie te eis
Behalwe om jou e-posse kort te hou, help jy ook om vinnig na 'n standaardstruktuur te skryf.
Met verloop van tyd sal u 'n struktuur ontwikkel wat vir u sal werk. Hier is 'n eenvoudige struktuur om jou te begin:
Die rede vir jou e-pos
'n Oproep tot aksie
'N Sluitingsboodskap (Sluiting)
Kom ons kyk elkeen van hierdie in diepte.
Dit is die eerste reël van die e-pos. "Hallo, [Voornaam]" is 'n tipiese groet.
Wanneer jy vir die eerste keer vir iemand e-pos stuur, is 'n kompliment 'n goeie begin. 'n Goedgeskrewe kompliment kan ook as inleiding dien. Byvoorbeeld :
"Ek het jou aanbieding oor [onderwerp] op [datum] geniet. »
"Ek het jou blog oor [onderwerp] baie nuttig gevind. »
"Dit was 'n plesier om jou by [geleentheid] te ontmoet. »
Die rede vir jou e-pos. In hierdie afdeling sê jy: "Ek gaan e-pos stuur om te vra oor..." of "Ek het gewonder of jy kan help met..." Soms sal jy twee sinne nodig hê om jou redes vir skryf te verduidelik.
'n Oproep tot aksie. Sodra u die rede vir u e-pos verduidelik het, moet u nie aanvaar dat die ontvanger sal weet wat om te doen nie. Gee spesifieke instruksies. Byvoorbeeld:
"Kan jy vir my daardie lêers teen Donderdag stuur?" »
"Kan u dit in die volgende twee weke skryf?" "
"Skryf asseblief vir Yann daaroor, en laat weet my wanneer jy dit gedoen het. »
Deur u versoek in die vorm van 'n vraag te struktureer, word die ontvanger uitgenooi om te reageer. Alternatiewelik kan u ook gebruik: "laat my weet wanneer u dit gedoen het" of "laat my weet of dit vir u goed is." "
sluiting. Voordat jy jou e-pos stuur, maak seker dat jy 'n slotboodskap insluit. Dit dien die dubbele doel om jou oproep tot aksie te herhaal en die ontvanger goed te laat voel.