Die Sinode van 1961 het 'n duidelike besluit geneem oor die argiewe van die kerkverband waaroor dit die volle en uitsluitlike beheer het. Die Sinode spandeer koste en moeite om die argivale dokumente van die kerkrade in die argief te huisves.
Die doel van die argief:
Die argiefbewaarplek is 'n inligtingsbron wat sistematies georganiseer is en in diens is van die Gereformeerde Kerke in Suid-Afrika.
As gevolg van sy ryke bron van inligting dien die argief ook ander wetenskappe (persone of instansies in ander velde), beantwoord as instansie amptelike en akademiese navrae en gee aan navorsers voorligting in die wyse, metode van navorsing.
Funksies van die argief:
Om rekords/materiaal met historiese waarde te identifiseer, te bekom en te evalueer sodat dit kan dien as geheue vir nageslagte;
Om voldoende en behoorlike toestande te skep vir berging, beskerming en bewaring van die argief-rekords en ander versamelings;
Om argief-rekords en versamelings te restoureer en te orden, te beskryf, sodat hulle fisiese ligging (waar hulle gevind kan word) gedokumenteer kan word;
Om 'n stelsel voor te berei vir naslaan en om argivalia beskikbaar te maak en hulp te verleen aan navorsers;
Om toegang tot inligting te bied wat met die vereistes van die wet en skenkingsooreenkomste ooreenkom;
Om inligting oor versamelings beskikbaar te stel aan belanghebbendes binne-, en buite die Kerkverband; en
Om met ander argief- en versamelbewaringsplekke te skakel op kerk-, nasionale en provinsiale vlak.
Argivalia word tans in bokse geberg, maar soos enige bewaarruimte, is die spasie besig om minder te raak.
'n Argief-ruimte in aansluiting by die bestaande argief sal dalk verkry moet word, dat die argief op twee plekke/vlakke/terreine beheer en bestuur sal moet word, indien daar nie 'n ander gebou verkry word nie.
Reeds met die Sinode van 2000 is aan die deputate opdrag gegee dat dringende aandag gegee moet word aan die vraag of die GKSA argief nie 'n nuwe argiefgebou benodig nie?
Indien daar nie aan die bogenoemde ideaal uitvoering gegee word nie, mag die GKSA argief binnekort gekonfronteer word met 'n probleemsituasie dat argivalia op geen andere wyse as elektronies bewaar kan word nie.
Voordele: Elektroniese Bewaring
Plekbesparing deur middel van berging van dokumente in elektroniese formaat; Gemeentedokumente wat elektronies ontvang word is eenvormig, en word in eenvormige formaat in argief geberg; Outentieke inligting wat elektronies ontvang word, kan as primêre bron deur navorsers gebruik word; Elektroniese inligting stel personeel in staat om navrae vinniger te beantwoord; Die daarstel van 'n eenvormige stelsel vir registers het die voordeel dat inkomende informasie met geringe koste en moeite verwerk en aan navorsers beskikbaar gestel word.
Faktore wat in ag geneem moet word by die bewaring van argiewe en museumsitems is:
Indien die vlakke van temperatuur en relatiewe humiditeit (RH) nie reg is nie, kan dit skadelike chemiese reaksies in die materiaal versnel, wat muf, suur, inkrimping en brosheid veroorsaak. Die grootste gevaar is die fluktuasies van temperatuur en RH, en moet dit ten alle koste vermy word veral gedurende die dag. Baie stres word op die papier geplaas wat met vogtigheid swel en wanneer die humiditeit weer verlaag, krimp die papier weer vanweë vogverlies.
Die beste praktyke is om die fluktuering van temperatuur en RH eerder te beheer as om na onrealistiese vlakke van temperatuur en RH te mik. Lugverkoeling kan help om die temperatuur en die RH te beheer, maar dit moet 24 uur per dag funksioneer. Anders gaan die effektiwiteit daarvan verlore. Dit moet ook weg van die versamelings geïnstalleer wees.
UV-strale en hitte-uitstraling van die son en kunsmatige beligting is nadelig vir argiewe en museumitems.
Buisligte is die beste vir enige argivalia bewaring.
Geen vensters mag in die bergingsarea wees nie.
Baie stof en gasse is in die lug wat probleem vir argiewe veroorsaak.
Stofdeeltjies dring tot in die papiervesels en verswak dit.
Lugfiltrering van 85% is nodig in die kelder vir die argiewe en veral by die foto- , en magnetiese materiaal.
Stof kan suur bevat wat die suurgehalte (pH) van die papier kan verander. As stof op die fotografiese film beland, kan dit die emulsielaag beskadig en skrape en ander skade veroorsaak.
Die absorbering van suur gasse vererger die brosheid van papier.
Dooie lug moet vermy word en goeie ventilasie is nodig. Stagnante lug bevorder skimmel, swamme en bakterieë.
Voordat enige argivalia in die kelder geplaas word, word alles eers goed skoongemaak.
Daarna word dit wat nodig is gerestoureer, en gesorteer, in bokse geplaas en in die deurgangskluis geplaas.
In die deurgangskluis word motbolle en gif gespuit om seker te maak dat, indien daar na die skoonmaak proses nog goggas of eiers agter gebly het, dit verwyder kan word Die temperatuur in die kelder word beheer om seker te maak dat daar nie enige peste kan ontstaan of groei nie.
Die doel van restourasie is om die fisiese en funksionele integriteit van 'n voorwerp te restoureer deur die gevolge van verandering en skade te herstel.
Restourasie beteken die vernuwing van die oorspronklike kondisie, grootliks deur metodes wat nie-skadelik is vir die geheel, met die korrekte hulpbronne en materiaal.
Algemene inligting oor Argief
Handleiding Gemeentes Inligting argief oop per afspraak
Inligting aan kerkrade Wet 2 van 200 Riglyne vir bewaring
Navorsingsvorm - versoek om toegang tot rekord van openbare liggaam Bekendstelling van die GKSA se argief
Kontaknommers en werksure:
Die argief is oop Maandae tot Vrydae vanaf 08:00 tot 13:00 en 14:00 tot 16:00.
Kontak die argief gerus vir meer inligting:
Telefoonnommer: 018 294 8952
Straatadres: Hoek van Molen en Borcherdstraat
Posadres: 20004, Noordbrug, 2522, Teologiese Skool, Potchefstroom.
Wie kan die argief besoek
Genealogiese navorsers en gemeentelede kom soek inligting in die argief. Navrae deur kerkrade word beantwoord uit hulle argivale dokumente, onthou die dokumente bly steeds eiendom van die gemeente. Die argivaris gee leiding en stel dokumente beskikbaar vir navorsing.